E-DOCHÁZKA VE ŠKODA AUTO PREZENTACE PROJEKTU 27.01.2011
TOMÁŠ BONHARD, ONDREJ TROJÁK
Škoda Auto
AGENDA •
Výchozí fakta
•
Cíle projektu
•
Základní principy procesu
•
Kontextové schéma
•
Docházkové terminály
•
Schvalovací proces
•
Přehled aplikací
•
Roll-out řešení
•
Přínosy
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
2
E-DOCHÁZKA – ZADÁNÍ VÝCHOZÍ FAKTA •
25.000 zaměstnanců
•
7.000 zaměstnanců odchází ze směny během několika minut
•
1.000 schvalovatelů docházky
•
1.000 zadavatelů / zpracovatelů
•
200 směnných modelů
•
15 kategorií zaměstnanců
•
4 způsoby zaznamenávání pracovní doby
•
Rozsáhlá kolektivní smlouva – příplatky, nepřítomnosti, složitost systému
•
Vysoký podíl „ručních“ transakcí
•
Chybějící flexibilita a produktivita výkaznictví
•
Četná zjištění o porušování interních pravidel a norem
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
3
E-DOCHÁZKA – ZADÁNÍ CÍLE PROJEKTU •
Sjednocení a zjednodušení stávajících procesů, zvýšení produktivity
•
Zamezení zneužívání systému a falšování záznamů
•
Optimalizace výkonu personálu, vyšší využití pracovní doby
•
Zlepšení informačního servisu managementu
•
Personální úspory
•
Úspory nákladů
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
4
E-DOCHÁZKA – ZÁKLADNÍ PRINCIPY 1. Načítání časů PŘÍCHODŮ A ODCHODŮ na docházkových terminálech s využitím multifunkčních zaměstnaneckých průkazů 2. NAHRÁNÍ DAT do systému SAP a kmenové záznamy do docházkového systému (automaticky) 3. VYHODNOCENÍ DAT O DOCHÁZCE v průběhu měsíce 4. SCHVÁLENÍ DOCHÁZKY na konci měsíce, možnost průběžného schválení přesčasů
5. ZPRACOVÁNÍ MEZD 6. Dozor nad vyhodnocováním, kontrola docházky, odborná podpora
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
5
KOMPLEXNÍ KOMUNIKAČNÍ SCHEMA E-DOCHÁZKA, ED SEMAFOR – PRODUKTIVNÍ SYSTÉM DMZ LDAP, ověření
DMZ WEB WEBSEAL DMZ APP
IBM WAS
eD Semafor
DMZ DB eVstupy
eDoch ŠkoNet
APP SRV eVstupy
IF 6020
XI
IF 6020
SAP E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
IF 6020
3.2.2011
Docházkové terminály IF 1735 IF 1735 IF 1735 IF 1735
6
DOCHÁZKOVÉ TERMINÁLY Robustní provedení docházkových terminálů Použití v „rizikových„ zónách
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
7
ZPRACOVÁNÍ A SCHVALOVÁNÍ DAT Příklad zpracování a schvalování dat v projektu e-Docházka
Schválí celou podřízenou OJ, kromě sám sebe
ZaměstnanecZadavatel (Asistentka)
Schvalovatel (Vedoucí OJ)
Schvalovatel (koordinátor)
ZaměstnanecZadavatel
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
Zaměstnanec
3.2.2011
Schvalovatel – podpisový zástupce (koordinátor)
Zaměstnanec
8
APLIKACE VE ŠKODA AUTO WEBOVÁ APLIKACE e-DOCHÁZKA (technologie ABAP webdynpro)
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
9
APLIKACE VE ŠKODA AUTO WEBOVÁ APLIKACE e-DOCHÁZKOVÝ LIST (technologie ABAP Webdynpro)
SAP APLIKACE „REFERENT DOCHÁZKY“ (technologie ABAP) Aplikace pro mzdovou účetní - především pro kontrolu stavu zpracování docházkových dat. Za účelem snadného použití standardních transakcí SAP je pro aplikaci použita technologie ABAP. SAP APLIKACE eD SOFIST (technologie ABAP) Aplikace k dennímu porovnávání plánu personálního obsazení pracovišť na směnách se skutečností. Pyramidovitý sběr dat a reporting managementu. Výstupy slouží m.j. jako podklady pro měření produktivity práce. E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
10
APLIKACE VE ŠKODA AUTO WEBOVÁ APLIKACE eD SEMAFOR (technologie Java) Aplikace k online načítání přítomností zaměstnanců na pracovišti a jejich zobrazení nadřízenému. Jedná se o kombinaci dat z docházkového a přístupového systému.
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
11
E-DOCHÁZKA – PŘÍPRAVA ROLL-OUT MEDIÁLNÍ PŘÍPRAVA Podnikové časopisy – Škoda Mobil, Týdeník Zaměstnanecký portál INFORMAČNÍ, MOTIVAČNÍ SETKÁNÍ S MANAGEMENTEM 20 setkání, 300 oslovených manažerů PŘÍPRAVA UŽIVATELŮ 76 školících dnů 2.000 proškolených uživatelů – zadavatelů, schvalovatelů Organizace seminářů před první měsíční uzávěrkou v produktivním systému Distribuce návodek k obsluze docházkových terminálů každému zaměstnanci 1-2 měsíční test aplikací v testovacím prostředí
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
12
ČASOVÝ PLÁN ROLL-OUT Produktivní start
Organizační jednotky
01.02.2010 Pilotní provoz
Část VA, VZP, EOI Útvary EOE, ZTT
01.11.2009
500
01.04.2010
VA, VZP, EU
01.03.2010
3200
01.05.2010
VN, PD, PS, T
01.04.2010
3000
01.06.2010
VK, VR, EOI
01.05.2010
4100
01.07.2010
VZM, VZN, VZL, VZO, P, Z
01.06.2010
6300
01.08.2010
VZS, VLC, E, N
01.06.2010 01.07.2010
2500
01.09.2010
Ostatní
01.08.2010
2700
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
Testovací provoz
3.2.2011
Počet zaměstnanců
13
E-DOCHÁZKA – PŘÍNOSY ZVÝŠENÍ KVALITY ŘÍZENÍ – Manažer je zodpovědný za včasné vyhodnocení a schválení dat o docházce jeho podřízených (včetně všech dalších údajů souvisejících se zúčtováním mezd) – Operativnější přehled o nepřítomnosti/přítomnosti zaměstnanců. – Informace o průběžných stavech přítomných zaměstnanců („on-line“). – Poskytnutí informací o pracovní době všem zaměstnancům. – Možnost vyhodnocení docházkových dat včetně minulosti (od počátku elektronické evidence, i na denní bázi). ÚSPORA NÁKLADŮ – Příprava všech podkladů k automatickému zúčtování mezd je na straně jednotlivých vedoucích a jejich střediscích, což významně snižuje administrativu mzdových účtáren – Úspora papírových podkladů pro zúčtování mzdy.
ZVÝŠENÍ PRODUKTIVITY – Efektivní využití pracovní doby. – Nižší časové nároky na zpracování docházkových dat. – Zlepšení podkladů pro strategické plánování osob – Eliminace případných duplicit při zadávaní údajů o docházce do různých systémů – Snížení personálu ve mzdovém účetnictví E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
14
E-DOCHÁZKA – PŘÍNOSY II TRANSPARENTNOST PROCESŮ – Jednotný způsob evidence docházky s využitím multifunkčních karet. – Zprůhlednění procesu pořízení a zpracování docházky. ZVÝŠENÍ DISCIPLÍNY – Omezení možnosti zneužití a falšování záznamů na papírové podobě podkladu. – Významné omezení přenosu ID karty na jiné osoby (včetně neoprávněného označování známkovacích karet jinými osobami). – Zamezení případného falšování údajů o docházce v původním systému INTEGRAČNÍ ŘEŠENÍ ZALOŽENÉ NA JASNÝCH PRAVIDLECH – Technická infrastruktura docházkových terminálů je zodpovědná za generování záznamů o příchodech a odchodech, veškeré další zpracování, vyhodnocení a doplnění dat o docházce se děje v informačním systému SAP s maximálním využitím standardní funkcionality modulu SAP HCM – Interface mezi oběma systémy je SAPem podporovaný standard (SAP-HRPDC) – Zúčtování mezd je automatický proces bez nutnosti uživatelského zásahu, veškeré podklady pro zúčtování jsou připraveny předchozím vyhodnocením dat o docházce DALŠÍ PŘÍNOSY PROPOJENÍM S PŘÍSTUPOVÝM SYSTÉMEM E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
15
HLAVNÍ PŘÍČINY ÚSPĚCHU SILNÝ PROJEKTOVÝ TÝM Interní tým Škoda Auto špičkoví nositelé know-how v oblastech IT (SW i HW), mzdového účetnictví, procesního managementu a další… Dodavatelský tým S&T CZ Zkušení analytici a vývojáři se znalostmi z předchozích projektů Dobrá znalost technologií, používaných ve Škoda Auto Silné kapacitní zázemí ROBUSTNÍ KOMUNIKAČNÍ KONCEPT A PŘÍPRAVA UŽIVATELŮ PODPORA SPONZORŮ DOSAŽENÍ CÍLŮ DODRŽENÍ ROZPOČTU RYCHLÁ NÁVRATNOST INVESTIC DODRŽENÍ TERMÍNŮ
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
16
DĚKUJEME ZA POZORNOST
e-Doch tým Škoda Auto a S&T na cyklistickém závodě IT-Challenge 5. září 2010 v Benicích u Benešova
E-DOCHÁZKA ŠKODA AUTO
3.2.2011
17
