I./E. A HIVATAL BELSŐ SZERVEZETI EGYSÉGEI KÖZÖTTI EGYÜTTMŰKÖDÉS JAVÍTÁSA -BEVEZETŐ-
• Rákóczifalva polgármesteri hivatalának dolgozói létszáma: • 22 fő • ebből köztisztviselői létszám 19 fő • Felépítése: hierarchikus rendszerű, a polgármester és a jegyző alá rendeződő • Három fő ügyintézőcsoport van: titkárság, hatósági csoport, pénzügyi csoport
• Vezetési struktúra szintjei: • Polgármester • Jegyző • Aljegyző • CSOPORTOK
• Titkársági csoport: • Pályázati referens, polgármesteri asszisztens, testületi adminisztrátor, titkársági ügyintéző, iktató takarító • Ez a csoport a hivatal működéséért, a közvetlen irányításért-koordinációért felel, illetve a pályázati lehetőségekkel foglalkozik
• Hatósági csoport: • Jogi, szabálysértési ügyintéző, beruházási és építésügyi ügyintéző, humánpolitikai ügyintéző, gyermekvédelmi és szociálpolitikai ügyintéző, szociálpolitikai ügyintéző, népesség-nyilvántartó, anyakönyvvezető, általános építésügyi ügyintéző • A hivatal e szakmai szárnya hatóságként jár el a települési ügyekben
• Pénzügyi csoport: • Költségvetési koordinátor, pénzügyi csoportvezető, költségvetési gazdálkodó, pénzügyi csoportvezető-helyettes, vagyon- és készletgazdálkodó, pénztáros, adóügyi ügyintézők • Ez a csoport a hivatal, az alárendelt intézmények, közvetetten a település-pénzügyi feladatokban hivatott munkát végezni
• A munka menetét és az osztályok, ügyintézők kapcsolatát komolyan hátráltatja a fizikai hely szerint értendő szétszabdaltság • Nincs egységes épület ugyanis, a tisztviselők a terjedelmes és széttagolt hivatalban egymástól célszerűtlenül távol helyezkednek el • Helygazdálkodási okok miatt a testületi üléseket kénytelenek a házasságkötő teremben megtartani
• A hivatal hangulata jó, családias, ilyen szempontból semmi nem hátráltatja a sikeres közös munkát • A kis lélekszámnak köszönhetően gyakoriak az ügyintéző-ügyintéző, ügyintéző-ügyfél rokoni kapcsolatok • Az előző tényezőknek hála minden tekintetben pozitív a légkör, a konfliktusok időlegesek csak
• Az ügyintézéskor a rokoni-baráti kapcsolatok alapján szigorúan nincs semmilyen pozitív vagy negatív diszkrimináció, erre tudatosan ügyelnek. Mivel kis közösség, igyekeznek mindenki ügyét a lehető legszívélyesebben, leginkább gördülékenyen elintézni. Az általános segítségre törekvés a jellemző hozzáállás. Mivel alacsony a hivatal létszáma, jellemzően összetartanak.
• Az összeszokott csapatnak és a vizionális alkalmazásnak köszönhetően a munkahelyi versengés nem jellemző még a legkisebb mértékben sem • Minden a kooperatív szellemiség irányelveinek rendelődik alá: ők egy olyan összetartó kis csapatként határozzák meg magukat, amelynek feladata a település élén állva a lehető legtöbbet kihozni a környezet adta lehetőségekből
A hierarchikus piramismodell-berendezkedés ellenére a hivatal jól működik, ám a részegységek közötti informális kötődésnek hála, a horizontális működési modell bevezetésére is alkalmas. Mivel a csapatmunka és az összetartás kiemelt tényezője a hivatali folyamatoknak, nem jelent gondot elsajátítani az ügyfél-szállítói belső szerepeket.
I./E. A HIVATAL BELSŐ SZERVEZETI EGYSÉGEI KÖZÖTTI EGYÜTTMŰKÖDÉS JAVÍTÁSA
TARTALOMJEGYZÉK 1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása
1.2 Helyzetelemzés 1.3 Következtetések 2. Tanácsadó rész 2.1. Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Informatikai megoldások 3. Melléklet 3.1 Konszenzuális működési rendszer 10 alaptörvénye
1. Elemző rész – 1.1 Célok meghatározása
1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA 1. Annak belátása, hogy a kompromisszum alapú döntéseknek hosszú távon romboló hatása van a munkaszervezetben;
2. A munkaszervezetben fogalmának tisztázása;
előforduló
korrupció
3. A kooperáló és dezertáló stratégia bemutatása;
1. Elemző rész – 1.2 Helyzetelemzés
1.2 HELYZETELEMZÉS Tisztázni kell, hogy szervezeti egységek együttműködése fogalmilag kizárt. Munkatársak közötti együttműködésről, szinergiáról beszélhetünk, amely csak úgy alakítható ki, ha az emberek szemléletére igyekszünk hatni. Ezek után remélhető a szervezeti egységek közti együttműködés javulása. Jelen elemző dokumentum készítésénél Agenda 2013 azon, az együttműködést veszélyeztető korrupciós pontokat mutatja be, melyek a képzéseket megtartó trénerek jelentéseiben szerepelnek, valamint sorozatosan ismétlődő jelenségek a munkaszervezetekben.
1.2 HELYZETELEMZÉS A hivatal dolgozóinak együttműködését veszélyeztető korrupciós pontok a munkaszervezetben: Kompromisszumok
Minimalizmus Önérdek, destruktivitás, dezertálás Rendezetlenség, rendetlenség Az állandóság biztonságának látszata.
1.2 HELYZETELEMZÉS Mivel jelen elemző dokumentum a Hivatal munkatársainak együttműködését megakadályozó korrupciós pontokkal kezdte helyzetelemzését, itt érdemes tisztázni, mit értünk korrupció alatt. E latin eredetű szó hallatán eszünkbe jutnak a sajtóban nap mint nap tárgyalt vesztegetési botrányok, a protekció, azonban látni kell, hogy e jelenségek még csak a jéghegy csúcsának tekinthetők.
1.2 HELYZETELEMZÉS A corruptio eredeti jelentése: erőszakkal elront, megront. Ám, az alapvető értékek elrontása, megrontása nem a vesztegetési botrányokkal indul, abban csupán kulminál. Amikor az egyén felrúgja azt az alapvető természeti törvényt – amelyet Arisztotelész óta eleddig senkinek nem sikerült megcáfolnia –, hogy az ember társas lény, s semmibe veszi a közösséggel való együttműködési kötelezettségét, azzal nem mást tesz mint megrontja a közösségi alapértékeket.
1.2 HELYZETELEMZÉS Észre kell tehát venni, hogy minden korrupció, ami a közösségi érdek egyéni érdek alá rendelésére törekszik, még akkor is, ha ez nem számottevő. Amikor egy munkaszervezetben XY azért nem juttat el információkat a vezetőnek, mert így árthat annak a személynek, akinek helyére pályázik, az korrupció (szembehelyezkedés a közösségi érdekekkel, megrontása a közösségi alapvető értékeknek).
1.2 HELYZETELEMZÉS A már hírértéket képviselő korrupciós botrányok azért nem ismernek határokat, mert a jelentéktelennek tűnő „megrontásokra” csak legyintünk, avagy nem is gondoljuk, hogy korrupció. Hankiss Elemér szerint a borravaló is korrupció. Ha egy hajvágás ára a megállapodás szerint 1200 forint, vajon miért adunk 1500 forintot? Talán azért, mert ezzel legközelebb lehetőségünk nyílik rá a közösség tagjaival szemben, hogy sürgős esetben soron kívül fogadjon minket a fodrász.
1.2 HELYZETELEMZÉS Ahhoz, hogy az ország megváltozzon, először az embereknek kell változniuk. Nem szmíthatunk addig változásra, amíg saját munkaszervezetünkből nem rekesztjük ki a korrupciót. Amikor egy Hivatal kitűzi a célt, hogy javítson munkatársai együttműködési hajlandóságán, valójában a korrupciós pontok felszámolását tűzi ki célul, s ezt nem csak saját munkaszervezetéért, hanem az egész országért teszi.
1. Elemző rész – 1.3 Következtetések
1.3 KÖVETKEZTETÉS A Hivatal munkatársai munkaszervezetük pozitívumaként látták, hogy a kollégák kompromisszumkészsége kimagasló, s ennek köszönhetően működőképes a döntésrendszer. Ez nem csupán jelen dokumentumban vizsgált Hivatal sajátossága, hanem egy – a hétköznapjainkat átitató – tévhit. Hajlamosak vagyunk azt gondolni, hogy a kompromisszumokon alapú döntés a legjobb, ami elérhető.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Tagadhatatlan, hogy van rosszabb a kompromisszumoknál: amikor nincs döntés. Ám a kompromisszumnál a döntést megelőzi, hogy a közösség tagjai a azt elfogadják. Érdekes a latin eredetű szó etimológiai háttere, ugyanis a compromisso egyik jelentése: megemészt. Vagyis, a döntésben résztvevők a döntés meghozatala érdekében kölcsönösen engednek. S az engedésből következő ellenérzéseket a felek „emészteni” próbálják.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Nem közömbös tehát, hogy milyen úton születik döntés, s milyen csatateret hagy maga után. Amikor ugyanis, amikor a feleknek a döntés érdekében kénytelenek engedni, az szükségszerűen sebeket ejt a „beleegyezők” (emésztők) büszkeségén, presztízsén. Ebből következően csak azoknak a döntéseknek nincs negatív következménye, amellyel a felek egyetértenek. Ez a konszenzus.
1.3 KÖVETKEZTETÉS A consensus két (vagy több) fél egybehangzó akaratnyilatkozata. A cél elérését együtt akarják és ennek megfelelően nyilatkoznak. Amíg a kompromisszum az „elfogadom”, a konszenzus az „egyetértek” igével fejezhető ki. Ebben az esetben az adott cél elérése érdekében születik döntés. Akik a kompromisszum létrehozását tűzik ki célul, azt választják, hogy a döntés érdekében hozzanak döntéseket, bármi áron. Nem számolva így az elszenvedett egyéni sérelmekkel, amik a közösséggel szemben jelentős visszahúzó erőt képviselhetnek.
1.3 KÖVETKEZTETÉS
KONSZENZUS
KOMPROMISSZUM
EGYETÉRTEK
ELFOGADOM
D Ö N T É S
1.3 KÖVETKEZTETÉS A fentiekből következik, hogy csak a konszenzuális működési rendszerben képzelhető el szinergia, mert a kompromisszum az egyén „engedése” által hozza létre a döntést, holott az adott célhoz képest kvázi indifferens az egyéni érdek, a szubjektív vélemény.
1.3 KÖVETKEZTETÉS A maximalista emberről sokan negatív véleménnyel vannak, mert úgy gondolják mások teljesítményét saját teljesítményszintjéhez méri. Nem ettől lesz valaki maximalista. A maximalista ember mércéje csak – és kizárólag – önmaga lehet. Ugyanis elvárhatjuk a munkahely valamennyi tagjától, hogy munkájukat adottságaikhoz, lehetőségeikhez mérten a legtökéletesebben végezzék. Mindenkinek legjobb tudása szerint kell ellátnia feladatát.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Az a munkatárs tehát, aki azt lesi, miként tud napról napra kevesebb munkával pénzt keresni (minimalizmus), az korrumpálja a munkaszervezetet.
Más szemszögből nézve: minden ember elvárja ügyfélpozícióból, hogy a pénzéért a szállító a maximumot teljesítse. Ősi római jogi elv, hogy az ember nem várhat el mástól többet, mint amit magával szemben elvár. A maximalizmus tehát az elsődleges közösségi érdeken kívül az egyén elemi érdeke is.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Az ember a közösségi együttélés keretében két lehetőség közül választhat:
I.
Az egyéni érdekeit a közösség érdekei elé helyezi (dezertál);
II.
Az egyéni érdekeit alá rendeli a közösség érdekeinek (kooperál).
Nem reális olyan példa, amely képes lenne megingatni azt a tényt, hogy az egyén hosszútávon csak – és kizárólag – a kooperációs stratégiával találhatja meg boldogulását.
1.3 KÖVETKEZTETÉS A közösségi döntési mechanizmusban nem lehet helye az önérdeknek, csak a közösség érdeke számít. Az ember társas lényként nem alkalmas hosszú távon dezertáló stratégia folytatására.
Legjobban mutatja a dezertáló stratégia romboló erejét a környezetszennyezés. Az önérdek, a profit maximalizálása sokakat távol tart attól, hogy a környezet megvédése érdekében bizonyos – nyilvánvalóan költséges – óvintézkedéseket tegyen (azaz a kooperatív stratégiát válassza).
1.3 KÖVETKEZTETÉS Napjainkban már sokan tartanak ott, hogy környezetszennyező életmódjukból fakadó természetkárosodás (pl.: folyók szennyezettség foka) miatt nem képesek termelő tevékenységüket fenntartani. Az meg nem tett környezetvédelmi óvintézkedések ára csak kis részét alkotta volna annak az bevételnek, amely az alaptevékenység lehetetlenné válása miatt elapadt. Több ezer oldalon keresztül lehetne mindennapos, alapvető gondolkodási hiányosságokra visszavezethető példákkal igazolni a dezertáló stratégia negatív hatásait.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Az egyén destruktivitásával először a társadalmat, viszont hosszútávon önmagát rombolja. Az önérdek túlsúlya egy közösségben (akár egy országban vagy egy munkahelyen) visszavezethető arra, hogy az egyének számára nem világosak az ún. közösségi célok.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Sokan rendszer alatt a munkahely egészét értik. Érdekes problémának látszik, hogy a rendszerből következik-e egyenesen a rend? Nyilvánvalóan nem. Ugyanis először alakul ki az egyénekben a rend iránti hajlam, igény és az ehhez rendelt eszközök révén működhet a közösség szintjén a rendszer.
1.3 KÖVETKEZTETÉS
Közösségi célok ismerete
Rend iránti hajlam
A rend megteremtéséhez és a közösségi cél eléréséhez szükséges eszközök a közösségi cél
R E N D S Z E R
1.3 KÖVETKEZTETÉS A rendezetlenség tehát azért nagy gond a munkaszervezetben, mert utal arra, hogy a közösség tagjaiban (illetve egyesekben) nincs meg a rend iránti igény. Így viszont a rendszer kialakítása jelentős akadályokba ütközik. Rendszer tehát nem más, mint (a közösségi célt elérni akaró) emberek gondolkodásának összessége. Csupán azzal építhetünk stabil rendszert, ha az emberek gondolkodására hatunk.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Azt könnyelműség lenne kijelenteni, hogy rendszer nem képes hozzájárulni a rendhez. Képes felgyorsítani a rendhez vezető folyamatot, de rend iránti hajlam nélkül mindez lehetetlen. Leginkább a jog világában érezhető, hogy önmagában szankciókkal (vagyis a jogrendszer eszközeivel) képtelenség rendet teremteni, hiszen ennek alapvető feltétele az állampolgárok jogkövetési hajlama (rend iránti igénye).
1.3 KÖVETKEZTETÉS Egy munkahely fejlődési pályája kétféle lehet: felfelé halad (fejlődik) vagy lefelé tart (hanyatlik). Azok, akik úgy érzik a fejlődés egy adott pontján, hogy eljött a biztonságot adó állandósítás (szintmegtartás) ideje, voltaképpen önkéntesen a hanyatlás útját választották. Ha ugyanis, a közösség tagjaiból kiveszik az állandó jobbítás hajlama, ha nem tesznek azért, hogy amit ma jól végeztek, holnap még jobban végezzék, úgy a közösség (adott esetben a munkahely) elindul a lejtőn.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Az ember egyéni érdekeinek világában úgy érzi, hogy amit tegnap „jóként” élt meg, azt holnap, mint „jobbat” élvezhesse (lakás helyett családi ház). Semmi oka nincs tehát arra, hogy ezen természetes igényével éppen munkavégzése során helyezkedjen szembe, s ne az állandó jobbítás igényével vigye előre munkahelyét.
2. Tanácsadói rész – 2.1 Stratégiai tanácsok
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Hosszútávon elérendő célok: Konszenzuális működési rendszer kialakítása; A szakmai hozzáértés diktatúrájának elismerése a munkaszervezetben; Tudatos javaslattételi kultúra kialakítása
2. Tanácsadói rész – 2.2 Taktikai tanácsok
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK A cselekvési terv:
A cselekvési terv lényege, hogy konkrét, egymásra épülő lépéseket tartalmaz, melyeket meg kell lépni a hosszú távú célok eléréséhez. A lépésekre jellemző, hogy nem csak egy-egy kollégát érintenek, hanem az egész munkahelyet.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Konszenzuális működési rendszer kialakítása A 3. pontban kifejtésre került, hogy a kompromisszumon alapuló döntés a döntés érdekében jön létre. Abban az esetben, ha a közösség tagjai előtt átlátható a kitűzött, úgy az egyének nem a döntés érdekében, hanem a cél elérése érdekében hoznak döntést. Az teljesen egyértelmű, hogy a munkaszervezet céljainak elérése lehetetlen szakmai hozzáértés nélkül. A közösségi céllal való egyetértésnek voltaképpen azonosnak kell lenni a szakember döntésének elfogadásával.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Mert itt már nem az a kérdés, hogy az adott döntés tartalma megfelel-e az ő személyes elképzeléseinek, s abból mennyit kellett engednie. A kérdés immár az, hogy belátja-e a közösség célját, valamint azt, hogy annak elérése csak szakemberekkel lehetséges. E minta kialakítása igen hosszú folyamat, s az emberek gondolkodására hatásával érhető el.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Egy vezetőnek trénernek kell lennie a munkahelyén, vagyis belső képzésekkel, értekezletekkel, külsősök által megtartott tréningek megszervezésével rengeteget tud tenni a szemléletformálás érdekében.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK A már átláthatóvá tett célok akkor állhatnak a konszenzuális működési rendszer szolgálatába, ha a döntések a szakmai hozzáértés diktatúrájára épülhetnek. Be kell látni, hogy a jó vezető legitimációja, megbecsülése nem abból következik, hogy polihisztor és mindenhez ő ért a legjobban. A demokratikus berendezkedésű munkaszervezet (amely hatékonyságát azzal veszti el, hogy azoknak is beleszólást biztosít, akik nem értenek hozzá) és a despotikus vezetés között létezik
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK egy arany középút: a szakmai hozzáértés diktatúrájára épített döntésrendszer, ahol az dönt vagy annak a javaslata alapján születik döntés aki az adott kérdéskörhöz a legjobban ért. Megértetni a kollégákkal, hogy döntési képesség és döntésképesség nem szinonim fogalmak. Amíg a döntési képesség a gondolkodási képesség, a döntésképesség hatásköri kérdéseket ölel fel.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK Egyértelmű, hogy egy munkahelyen mindenki nem rendelkezhet hatáskörrel a döntésekhez. Döntési képesség birtokában viszont az mindenkitől elvárható, hogy a jó döntés megszületése érdekében javaslatot tudjon tenni. A javaslattétel joga nem a munkatársak „ünnepnapokon” gyakorolható joga, privilégiuma, hanem a munkavégzéséhez kapcsolódó mindennapos
2.2 TAKTIKAI TANÁCSOK kötelessége (és egyben szakértelmük megvillantása). A tudatos javaslattételi gyakorlat képes regenerálni a munkaszervezet elhaltnak hitt sejtjeit úgy, hogy a puszta végrehajtásra „kárhoztatott” munkatársak, szervezeti egységek döntési képességük kamatoztatásával (javaslatukkal) átlépnek a proaktívitás világába. Aki nem ismeri fel a javaslattételi kötelezettségét, az dezertál és a minimalizmussal, mint korrupciós ponttal árt a közösségnek.
2. Tanácsadói rész – 2.3 Informatikai megoldások
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Olyan program beszerzése és bevezetése, amely lehetővé teszi a munkatársak által tett javaslatok és annak véleményezésének (elfogadásának/el nem fogadásának) átláthatóságát.
Olyan elektronikus adatbázis megalkotása, amely tartalmazza a napi munkavégzéssel járó költségtényezőket (1 oldal nyomtatási, fénymásolási költsége, faxköltség, telefonos percdíjak). E költségek nyilvánossá tétele erősíti az egyének rend iránti hajlamát, s segíti a kooperatív stratégia választásának lehetőségét.
3. Melléklet – 3.1 Konszenzuális működési rendszer 10 alaptörvénye
3.1 KONSZENZUÁLIS MŰKÖDÉSI RENDSZER 10 ALAPTÖRVÉNYE A hivatal dolgozói korrupciómentesen egyetértenek azzal:
1. - a közösségi érdek és a közösségi haszon teljességének célja mindenek felett áll a munkahelyen (érdekegyezőség) 2. - előremutató munkahelyi rendszert építenek, és a szervezeti értékrendet magukévá teszik mind önmagukban, mind a munkahelyükön
3.1 KONSZENZUÁLIS MŰKÖDÉSI RENDSZER 10 ALAPTÖRVÉNYE 3. - biztosítják az ok-okozati összefüggések és célok átláthatóságát a munkahelyen 4. - nyílt kommunikációs rendszert működtetnek 5. - nyílt döntésrendszert és javaslattételi kultúrát hoznak létre 6. - a szakmai hozzáértés diktatúrájában kvánnak dolgozni
3.1 KONSZENZUÁLIS MŰKÖDÉSI RENDSZER 10 ALAPTÖRVÉNYE 7. - teljes az együttműködési és szinergiateremtési szándékuk 8. - megegyezésre igyekeznek jutni egymással a munkafolyamatokban, és tudatos megállapodás-kötési rendszert működtetnek 9. - az érvelési és meggyőzési kultúra oldalán állnak
3.1 KONSZENZUÁLIS MŰKÖDÉSI RENDSZER 10 ALAPTÖRVÉNYE
10. - minden szavukkal, gondolatukkal és cselekedetükkel a konstruktív bizalom elérésén igyekeznek
