PEMODELAN SISTEM DINAMIK UNTUK MELIHAT PENGARUH PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGELOLAAN SURAT DI PERUM PERHUTANI DI PERUM PERHUTANI Nama Mahasiswa NRP Pembimbing
: Dwi Fatrianto Suyatno : 5109 202 007 : Erma Suryani ST MT Ph D : Erma Suryani, ST, MT, Ph.D Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
1
Latar Belakang Latar Belakang 9 Surat menyurat merupakan kegiatan yang tak terpisahkan dalam sebuah kehidupan organisasi. organisasi 9Penelitian yang dilakukan oleh Zantout (1999) menyatakan bahwa dokumen merupakan salah satu memori dari sebuah organisasi . 9Perum Perhutani sebagai salah satu BUMN yang ada di Indonesia menyadari pentingnya adanya pengelolaan surat dalam organisasinya. organisasinya Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
2
Peraturan dan Undang ‐ d d Undang d • UU no 8 tahun 1997, tentang Dokumen Perusahaan • UU no 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan Secara umum berisi tentang bahwa untuk menjamin g j ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, diperlukan suatu pengelolaan kearsipan yang disesuaikan dengan teknologi informasi yang berkembang saat ini. Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
3
Perumusan Masalah 1. Bagaimana merancang model simulasi yang dapat menggambarkan kondisi pengelolaan surat di Perum Perhutani yang ada saat ini ? 2. Bagaimana merakit skenario kebijakan yang dapat mendukung pengelolaan surat agar berjalan dengan efisien untuk meningkatkan fungsi dari Sistem Informasi Pengelolaan S Surat yang sudah d h diterapkan di k di Perum P Perhutani ? Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
4
Ruang Lingkup 1 Data 1. Data diperoleh dari karyawan Perum Perhutani diperoleh dari karyawan Perum Perhutani yang terlibat dalam proses pengeloaan surat. 2 Dalam pemodelan sistem dinamik ini digunakan 2. Dalam pemodelan sistem dinamik ini digunakan untuk melihat pemanfaatan Sistem Informasi Pengelolaan Surat yang sudah diterapkan di Pengelolaan Surat yang sudah diterapkan di Perum Perhutani, untuk kemudian dianalisa p proses yang sudah berjalan pada saat ini untuk y g j p diketahui variabel apa saja yang berpengaruh dalam proses tersebut Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
5
Tujuan 1. Merancang model sistem dinamik yang menggambarkan proses pengelolaan surat menggunakan sistem informasi sesuai prosedur dari proses pengelolaan surat yang ada saat ini. 2. Menunjukkan bagaimana model sistem dinamik dapat menganalisa proses penerapan sistem informasi untuk mengetahui variabel – variabel apa saja yang mempengaruhi hi proses penerapan sistem it i f informasi i dalam d l suatu organisasi. 3. Merakit skenario kebijakan yang berkaitan dengan proses peningkatan i k t pemanfaatan f t sistem it i f informasi i manajemen j pengelolaan surat dalam rangka meningkatkan efisiensi waktu dan jumlah surat yang terkelola sesuai prosedur. Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
6
Manfaat f 1 Metode 1. Metode sistem dinamik dapat dijadikan salah sistem dinamik dapat dijadikan salah satu cara bagi para peneliti dibidang sistem informasi untuk mengevalusi kinerja sistem yang g j y g sudah ada dan mengidentifikasikan variabel – variabel apa saja yang dapat digunakan untuk mengoptimalisasi sistem informasi tersebut. 2. Dapat memberikan masukan kepada Perum p p Perhutani untuk dapat mengoptimalkan proses pemanfaatan sistem informasi pengelolaan surat Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
7
KAJIAN PUSTAKA
Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
8
Surat • Surat merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi atau instansi, karena surat dapat digunakan g sebagai g alat komunikasi secara tertulis dan juga dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi organisasi atau instansi. Surat adalah suatu sarana komunikasi yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. (Djoko Purwanto, 2002) Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
9
Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen • SIM (Sistem Informasi Manajemen) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manager maupun non manajer j dalam d l perusahaan h saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. masalah (Davis, G.B., 1992) Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
10
Sistem Dinamik Sistem Dinamik • Sistem dinamik merupakan penggambaran dari perilaku sistem yang mana memiliki hubungan interpedensi dan berubah terhadap waktu. • Sistem dinamik merupakan gambaran suatu sistem yang memiliki proses umpan balik atau feedback structure yang saling berkaitan dan menuju ke arah keseimbangan. (Sterman, John. 2000) Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
11
Sistem Dinamik (cont...) Sistem Dinamik (cont...) 1. Problem Articulation
5. Policy Formulation and Evalution
2. Dynamic 2 Dynamic Hypotesis
4. Testing
3. Formulation
Siklus Pemodelan Sistem Dinamik (Sterman, John. 2000) Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
12
Distribusi Probabilitas Distribusi probabilitas adalah model matematik yang Distribusi probabilitas adalah model matematik yang menghubungkan nilai variabel dengan probabilitas terjadinya nilai itu dalam populasi (Arifin 2009) terjadinya nilai itu dalam populasi. (Arifin, 2009) Ada 2 Macam Jenis Distribusi Probabilitas Ada 2 Macam Jenis Distribusi Probabilitas 1. Distribusi Probabilitas Diskrit 2 Distribusi Probabilitas Kontinyu 2. Distribusi Probabilitas Kontinyu
Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
13
Overall Equipment Effectiveness Overall Equipment Effectiveness (OEE) adalah Sebuah konsep metrik untuk mengevaluasi kinerja sebuah peralatan, yang diinterpretasikan sebagai b i perkalian k li ketersediaan, k t di ki j dan kinerja d kualitas. (Nakajima,1988)
Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
14
Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) d l d h l ( ) Merupakan framework atau kerangka kerja Teknologi Informasi (TI) yang dikembangkan oleh IT Governance Intitute i ( (ITGI) ) pada d tahun h 2007 untukk versii 4.1. (ITGI, COBIT 4.1, 2007) Pada dasarnya COBIT dikembangkan untuk membantu memenuhi berbagai kebutuhan manajemen dengan menjembatani kesenjangan informasi antara risiko bisnis, bisnis kontrol, dan masalah teknis (Tanuwijaya 2010) (Tanuwijaya, Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
15
Framework COBIT Framework COBIT
Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
16
Diagram Alir Metode Penelitian
Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
17
Persamaaan Validasi Persamaaan Validasi
Model dianggap valid jika E2 ≤ 30%
Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
18
Percobaan dengan Skenario Percobaan dengan Skenario Spesifikasi Skenario meliputi (Sterman, 2000): Spesifikasi Skenario meliputi (Sterman, 2000): 1. Kondisi apa yang mungkin timbul dari lingkungan sistem. 2. Kebijakan yang mempengaruhi sistem antara lain, aturan atau keputusan baru, strategi, dan struktur p g sistem yang ada dunia nyata, bagaimana merepresentasikan dalam model. 3. Analisis sensitivitas: Bagaimana pengaruh rekomendasi sistem perbaikan terhadap kebijakan di b bawah. h Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
19
Jenis Skenario Teori Barlas 1989, menyebutkan dua macam jenis skenario, yaitu 1. Skenario struktur Dil k k d Dilakukan dengan jalan mengubah struktur dari model. j l b h t kt d i d l Skenario jenis ini memerlukan pengetahuan yang cukup mengenai sistem agar struktur baru yang diusulkan dapat memperbaiki kinerja sistem. 2. Skenario parameter Dilakukan dengan jalan mengubah nilai parameter dari l k k d l b h l d model. Selanjutnya akan dilihat dampaknya terhadap p output model. Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
20
Penyelarasan Tujuan Bisnis dan Tujuan TI dalam COBIT d l Tahapan ‐ tahapan yang dilakukan untuk penyelarasan Tujuan Bisnis dan TI dari l T j Bi i d TI d i menentukan hubungan antara Tujuan Bisnis yang dipilih dengan Tujuan TI yang terkait berdasarkan tingkat resiko sesuai dengan tujuan organisasi (Haryanto, 2010) Dwi Fatrianto ‐ 5109 202 007
21
