30-9-2011
Agenda
Duurzaam rendement van software Week van Kwaliteitsmanagement 3 oktober 2011 Joost Kouwenberg
•
Wie zijn wij?
•
Problematiek bij klanten
•
Aanpak Reliant Consultancy
•
Praktijkvoorbeeld
•
Samenwerking met Mavim
•
Conclusies
Reliant Consultancy is als onafhankelijke adviesbureau actief in het domein informatisering en beschikt over jarenlange en aantoonbare ervaring in zowel de SW-branche, gemeentes, sportbonden als productie- en handelsbedrijven. Onze dienstverlening:
•
Informatiemanagement
•
Projectmanagement
•
Risicomanagement
•
IT-beheer(s)vraagstukken
•
Software selectie en implementatie
•
Procesbeheersing
Reliant Consultancy combineert specifieke branche-kennis met een vernieuwende aanpak en inzet van slimme instrumenten en gaan daarbij samenwerkingsverbanden aan met diverse partijen waaronder:
1
30-9-2011
Problematiek rondom procesmanagement
Voorbeelden van klanten waar wij Mavim Rules hebben ingezet bij onze projecten:
Prestaties versus normen en processen • •
Onvoldoende inzicht in verband tussen processen en prestaties Verband tussen normen en realisatie niet inzichtelijk vanuit de processen
Terwijl: • •
Processen leidend zijn voor de prestaties Processen leidend zijn voor de betrouwbaarheid van de cijfers over de geleverde prestaties (validatie)
Processen onvoldoende leidend en inzichtelijk bij selectie- en implementatie van nieuwe systemen Terwijl: •
Systemen ondersteunend moeten zijn aan de processen van de organisatie
Informatie- en procesparadox
Problematiek rondom procesmanagement •
Organisatie van procesbeheersing onvoldoende • •
Onduidelijkheid over proceseigenaren Onduidelijkheid over sleutelfunctionarissen die verantwoordelijk zijn voor het beheren van de processen
Wie, wat, waarmee en wanneer niet duidelijk • • • •
Taken en verantwoordelijkheden Formulierbeheer Periodiciteit Actualiteit
•
•
Doel van procesvastlegging onduidelijk • •
Voor welk doel leggen wij processen vast (intern, communicatie, certificering) Met welke diepgang leggen wij processen vast
•
Groei systemen en data Functiegebieden, processen, intern en extern Aantal en omvang Diversiteit Snelheid ontwikkelingen Toenemende complexiteit Organisatie Infrastructuur Datamodellen Uitwisselbaarheid Aanpassingsvermogen Korte levensduur data Statisch Complex Duur Taalbarrière business en IT-afdeling Gebruik Hoogdrempelig Tijdrovend Inefficiënt gebruik Kostbaar
Toenemende behoefte/eisen : Actueel inzicht prestaties en processen Tijdige ontsluiting Snel aanpassen Vooruit kijken Laagdrempelig in gebruik Gebruiksgemak Snel, tijdig en betrouwbaar Uitwisseling met partners etc etc
2
30-9-2011
Aanpak Reliant Consultancy:
Aanpak Reliant Consultancy:
• Nulmeting waarin wordt gekeken naar:
Management & organisatie Organisatie
Systemen & Data
– De samenhangen van processen, systemen, cultuur en bedrijfsprestaties – Huidige procesbeschrijvingen
Bedrijfsprestaties
Mensen Cultuur
• • • •
&
Actualiteit (veranderingsgraad van de organisatie) Volledigheid (normen, verantwoordelijkheden, periodiciteit) wijze van communicatie doel
– Organisatie rondom procesbeheersing – Te bereiken doelen en resultaten – Mavim conventies (eenduidigheid in vastlegging, communicatie etc)
Processen & Procedures
Aanpak Reliant Consultancy:
Praktijkvoorbeeld
Plateau 3
Projectplan
Plateau 2 Tactische
Strategische informatie
– Van productiebedrijf naar arbeidsontwikkelbedrijf – Van centrale sturing naar divisiestructuur – Grote diversiteit aan werksoorten (productie, groen, detacheringen, schoonmaak, reïntegratie) – ISO- en HACCP Certificering – Markt enorm in verandering
informatie
Plateau 1 Operationele informatie
Plateau 0 Seeing is beleeving
1-2 weken
Go
1 maand
2-3 maanden
• Groot SW-bedrijf met 1000 medewerkers
3-6 maanden
3
30-9-2011
Uitkomsten nulmeting
Verwachtingen Afstemming Borging Communicatie Vertrouwen
Anders gezegd: Organisatie, processen en informatievoorziening was niet afgestemd op de verandering van productiebedrijf naar arbeidsontwikkelbedrijf en van centraal naar decentraal
Vervolg
• Overkoepelend project met daarin aandacht voor: – Inrichten organisatie m.b.t. arbeidsontwikkeling – Borgen divisiestructuur – Selectie en implementatie nieuw HRM en cliëntvolgsysteem – In kaart brengen van alle processen rondom HRM en arbeidsontwikkeling m.b.v. Mavim Rules – Opzetten informatiemodel
Invoering Mavim
• Gestart met een drietal zaken, te weten: – Opzetten conventies in Mavim Rules
Invoering Mavim
• Werkgroepen die verantwoordelijk waren voor: – Implementatie delen van het nieuwe systeem (inclusief training en instructies) – De gewenste informatievoorziening – Het opzetten van de “nieuwe” processen • • • • • •
– Neerzetten van de beheersorganisatie – Ontwerpen sjabloon waarlangs diverse werkgroepen processen moeten aanleveren
Aanleveren van de processen via een vast sjabloon Goedkeuring van proceseigenaren Klankbordsessie met eindgebruikers Omzetting naar Mavim Rules Bewaking van eenduidigheid en volledigheid Publicatie van Mavim Rules processen via intranet / communicatie naar eindgebruikers • Training eindgebruikers in gebruik Mavim Rules via intranet
4
30-9-2011
Invoering Mavim
Samenwerking met Mavim
Maar • Toegankelijk • Beheersbaar • Actueel • Eenduidig • Door gehele organisatie
Toegevoegde waarde MAVIM
Respect en duidelijkheid
RELIANT
Creatief Vasthoudend Managen verwachtingen
MAVIM RULES WAS HIERBIJ NIET MEER DAN EEN HULPMIDDEL
Maar nu staan wij aan vooravond van: Uitrol business improvement & analysis: samenwerking tussen Mavim, Reliant Consultancy en qlikview
Vragen
????
5
