DRIE CRUCIALE PRIORITEITEN VOOR MEER EFFICIENTE EN MEER RENDABELE COMMUNICATIE
In business zijn de domeinen waarin geavanceerde diensten en productupdates besparingen kunnen genereren zeldzaam. En toch, als het gaat om professionele communicatie, kunt u bijzonder veel besparen en uw efficiëntie verhogen door te kiezen voor de laatste technologieën.
De kosten die gepaard gaan met professionele communicatie zijn erg uitgebreid, van (vaste en mobiele) communicatie zelf over energieverbruik tot onderhoud. Thierry Grégoire, Managing Director van Aastra Belgium, een wereldwijd bedrijf dat deel uitmaakt van de koplopers op de markt van bedrijfscommunicatie, brengt drie kerndomeinen naar voren waarin u duizenden euro’s kunt besparen, terwijl u tegelijkertijd uw productiviteit doet groeien.
In het huidige economische klimaat, waar zowel de controle van de kosten als de reactiesnelheid van de klanten cruciaal zijn, moet u deze drie prioriteiten overwegen wanneer u beslissingen neemt over de toekomst van uw communicatie-infrastructuur. 1. Gecentraliseerd beheer Begin met het evalueren van alle communicatienoden van het bedrijf en hou in het achterhoofd dat een centraal beheerd systeem u een grotere flexibiliteit kan bieden en minder plaats inneemt op de verschillende lokaties.
U kunt uw infrastructuur onderzoeken en verschillende lokale telefooncentrales vervangen door een gecentraliseerde oproepbeheerder. Voor de grote bedrijven met diverse sites, kan een gecentraliseerde SIP (Session Initiation Protocol) trunk, in combinatie met SIPextensies, de meest efficiëntie optie blijken. Deze kan de trunks – en dus de uitgaven – verminderen met 30 tot 50 %.
Of u nu een vastgoedmakelaar bent met verschillende agentschappen, een welzijnsinstelling met verschillende zorgsites of een bedrijf van gemiddelde grootte met een verspreide geografische aanwezigheid, door te centraliseren kunt u veel winnen op het vlak van efficiëntie. Een verlaging van de kosten impliceert geen verlaging van de servicekwaliteit, maar een beter gebruik van uw activa. Een besparing van 300.000 dollar per jaar kan geherinvesteerd worden
in de updates van het netwerk en andere supportdomeinen De “Edmonton Public School Board” (EPSB), een Canadese klant van Aastra verantwoordelijk voor 210 scholen verdeeld over 230 campussen in Alberta, is een uitstekend voorbeeld van centralisatie. Toen EPSB geconfronteerd werd met een verouderend communicatieplatform en oplopende maandelijkse kosten van hun dienstenleverancier, voerde het bestuur een studie uit om de mogelijke winst te evalueren die een meer recente technologie, zoals Voice-over-IP (VoIP), zou kunnen opleveren. Een deel van deze evaluatie heeft uitgewezen dat de EPSB 1500 lijnen betaalde in het district, terwijl slechts 400 lijnen tegelijkertijd gebruikt werden.
EPSB heeft ingezien dat ze een businesscase konden opstellen voor een nieuw communicatiesysteem dat steunde op de return on investment (ROI) die werd verkregen door de consolidatie van lijnen. Dit was mogelijk door de plaatselijke lijnen in iedere school af te schaffen en een gecentraliseerd systeem te gebruiken voor het beheer van de IPsessies, omdat alle scholen een gemeenschappelijk plaatselijk netwerk delen.
Na een gedetailleerde studie koos EPSB voor het platform Aastra. Het systeem is geïnstalleerd in het hoofddatacenter van het “Centre for Education”. Door gebruik te maken van deze gecentraliseerde aanpak, heeft EPSB het aantal lijnen verminderd van 1500 naar 600, goed voor een besparing van 300.000 dollar per jaar, die geherinvesteerd kunnen worden in updates van het netwerk of andere supportdomeinen. Vermits de meerderheid van de oproepen die in de scholen gebeuren, bestemd zijn voor ouders of het administratief personeel, heeft EPSB ook andere besparingen kunnen realiseren door routeringalgoritmes tegen de laagste kost van Aastra te gebruiken voor de langeafstandsoproepen. 2. Virtualisatie Communicatiesystemen maken integraal deel uit van de informaticaomgeving. Door gevirtualiseerde omgevingen te configureren, kunnen bedrijven functioneren met minder servers, minder hardware en een lager energieverbruik.
Brian Riggs, Research Director van Current Analysis: “Bedrijven die communicatietoepassingen en contactcentra gebruiken in gevirtualiseerde omgevingen, hebben het over besparingen van verschillende tientallen duizenden dollars in hardware en bekabeling, en nog andere tientallen duizenden dollars besparing in energieverbruik en afkoeling.”
Dankzij virtualisatie konden we onze initiële serverkosten verminderen met 85%.
Aastra meent dat zijn klanten echt kunnen profiteren van de stijgende populariteit van virtualisatie. Verschillende klanten van Aastra, zoals bijvoorbeeld de prestigieuze universiteit van Tromsø in Noorwegen, zijn al overgestapt op virtualisatie.
Bjørnar Nicolaysen, Senior System Administrator van de informatica-afdeling van de universiteit van Tromsø: “Dankzij virtualisatie hebben we de initiële kosten van onze servers kunnen verlagen met 85 % en het aantal fysieke servers teruggebracht van 21 naar 1. We hebben ook makkelijk geavanceerde functies kunnen installeren voor het delen van traffic en redundancy. Bovendien hebben functies van opslag/restauratie de beheerkosten aanzienlijk verminderd en vereenvoudigd. Omdat we een grote campus beheren met meer dan 4000 lijnen, verheugde het ons dat we de rijkdom van de functionaliteiten die de oproepbeheerder en de Unified Communications-oplossingen van Aastra bieden, hebben bewaard in een volledige en gevirtualiseerde omgeving.”
Buiten de vermindering van de total cost of ownership (TCO), kunnen bedrijven genieten van andere voordelen van virtualisatie door de opties te gebruiken van fouttolerantie. Communicatie is vitaal voor de meeste bedrijven en iedere onderbreking kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de activiteiten of de inkomsten. De opties van fouttolerantie maken het mogelijk om Software-as-a-Service te ondersteunen en verzekeren de continuïteit van de service in een groot datacenter, door de mogelijkheid te bieden om de activiteiten over te brengen naar een ander datacenter, zonder onderbreking. 3. Upgraden om te besparen Tal van bedrijven beschikken over communicatiesystemen die doorheen de jaren zijn geëvolueerd, waarbij ze vaak een veelvoud aan netwerken gebruiken. Anderen betalen hoge onderhoudskosten of lopen opportuniteiten mis om hun productiviteit te verhogen door systemen te gebruiken die meer dan tien jaar oud zijn.
Als u uw huidige communicatietechnologieën analyseert, ga dan na hoeveel vaste terminals u daadwerkelijk nodig heeft in uw bedrijf. Door beter gebruik te maken van mobiele extensies eerder dan van vaste terminals, kunt u de flexibiliteit van uw personeel verhogen en tegelijkertijd uw infrastructuurkosten verlagen.
Hou rekening met de voordelen die IP en de routering van al uw oproepen op uw bedrijfsnetwerk u kunnen opleveren. IP kan de opportuniteiten doen groeien door
werknemers de mogelijkheid te geven om van thuis te werken; dankzij de software voor de routering tegen de laagste kost die de werknemers op afstand gebruiken, betalen de bedrijven altijd de laagste tarieven voor de oproepen, waar de werknemers zich ook bevinden. Als er meer werknemers thuiswerken of aan hot desking doen, zult u vaststellen dat u minder bureaus nodig heeft en minder kantoorruimte – opnieuw een aanzienlijke besparing voor uw bedrijf.
Een routeringsoftware zou ook moeten worden overwogen voor wie regelmatig naar het buitenland reist, omdat dit type software bedrijven kan helpen om de vaak hoge roamingkosten te vermijden, in het bijzonder in de Europese Unie. Door bijvoorbeeld de functionaliteit Mobile Least Cost Routing (MLCR) van Aastra te gebruiken kunnen bedrijven hun roamingkosten verminderen met 30 tot 90 %. We zijn erin geslaagd om onze roamingkosten met ongeveer 40 % te verminderen.
Patrik Jarltén, IT Manager bij Water Jet Sweden AB, een bedrijf gespecialiseerd in ultraprecieze snijmachines met waterstralen, heeft grote kostenverminderingen vastgesteld sinds de introductie van Aastra Mobile Client. “We hadden altijd hoge kosten van mobiele communicatie omdat ons personeel zich veel verplaatst om onze internationale klanten te bedienen. Dankzij Aastra Mobile Client en de oplossing Call Manager van Aastra, zijn we erin geslaagd om onze roamingkosten met ongeveer 40% te verminderen. Neem nu bijvoorbeeld het geval van een commercieel directeur die in Zweden woont, maar overdag in Duitsland werkt. Zijn telefoon detecteert tegenwoordig zijn positie in Duitsland en stuurt een HTTPS-pakket om de oproepen om te keren, zodat hij de traditionele roamingkosten vermijdt. Het is een eenvoudig middel om de kosten aanzienlijk te beperken.”
Vooruitgaan Door anders na te denken over de manier waarop u uw systemen gebruikt, door uw vereisten te analyseren en de huidige technologie te begrijpen, zult u erg verrast zijn over de besparingen en de verbeteringen die de installatie van nieuwe communicatiesystemen met zich meebrengen.
Een wijziging van de infrastructuur kan niet alleen besparingen opleveren, maar u ook toegang bieden tot meer geëvolueerde communicatietoepassingen, zodat uw personeel aan productiviteit wint en sneller kan reageren.
Voor meer informatie kunt u terecht bij: Albano Masino, Aastra, Tél. +32 2 727 18 49, E-mail:
[email protected]
