DRAF: Persyaratan Sistem Pengelolaan RSPO dan Panduan untuk Sertifikasi Kelompok Produksi TBS Versi 1.5; Oktober 2014
Penting: Dokumen DRAF ini disusun oleh Global Sustainability Associated di bawah arahan Kelompok Kerja Petani RSPO dan selanjutnya direstrukturisasi oleh ProForest. Dokumen ini menyajikan komentar/saran dari para anggota Kelompok Kerja Petani RSPO. Dokumen ini akan disampaikan untuk konsultasi publik dan tidak dapat dianggap sebagai bentuk akhir. Komentar dapat disampaikan menggunakan format (template) yang terlampir.
Daftar Isi
BAGIAN 1
PENDAHULUAN, MAKSUD DAN RUANG LINGKUP .................................................. 3
1.1
Pendahuluan .......................................................................................................................... 3
1.2
Tujuan ...................................................................................................................................... 3
1.3
Ruang Lingkup ....................................................................................................................... 4
1.3.1. Penerapan terhadap Berbagai Situasi Global .............................................................. 4 1.3.2. Model Rantai Suplai yang berlaku .................................................................................. 6 1.3.3. Kapan Dokumen Ini Digunakan ...................................................................................... 6 1.4
Istilah-istilah dan definisi ....................................................................................................... 8
1.4.1 Definisi Petani Sawit (smallholder) dan outgrower........................................................... 8 1.4.2
Tinjauan Sistem Sertifikasi Kelompok ............................................................................. 10
1.4.3. Entitas Kelompok ............................................................................................................. 11 1.4.4. Keanggotaan Kelompok ............................................................................................... 11 1.4.5. Manajer Kelompok .......................................................................................................... 11 1.4.6. Sistem Manajemen (disesuaikan dari ISO 9000) .......................................................... 11 1.4.7. Sistem Kontrol Internal (ICS)............................................................................................ 12 1.4.8. Audit Internal.................................................................................................................... 12 1.4.9. Unit Sertifikasi .................................................................................................................... 14 1.4.10. Akreditasi dan Sertifikasi ................................................................................................. 14 1.4.11. Sertifikasi Kelompok ......................................................................................................... 14 1.4.12. Sertifikat Kepatuhan RSPO ............................................................................................. 15 1.5
Panduan yang Diperlukan .................................................................................................. 15
1.6
Dokumen Pengganti............................................................................................................ 15
1.7
Bahan-Bahan Acuan ........................................................................................................... 16
1.8 Jadwal Pemberlakuan ............................................................................................................ 16
BAGIAN 2. PERSYARATAN SERTIFIKASI KELOMPOK ................................................................... 16 2.1. Unsur 1 (U1): Entitas Kelompok dan Persyaratan Pengelolaan Kelompok ...................... 17 U1.1
Entitas Kelompok harus dibentuk sesuai ketentuan hukum yang berlaku .............. 17
U1.2
Kelompok harus dikelola oleh satu Manajer Kelompok ............................................. 18
U1.3
Kelompok harus memiliki rencana kelola usaha Kelompok ...................................... 19
2.2. Unsur 2 (U2): Sistem Kontrol Internal (ICS) – Kebijakan dan Pengelolaan ....................... 20 U2.1
Sistem Kontrol Internal Kelompok harus berisi kebijakan dan prosedur yang terdokumentasikan yang mengatur pengelolaan operasional ....................... 20
Hal. | 1
2.3. Unsur (U3): Sistem Kontrol Internal (ICS) – Kegiatan Operasional ..................................... 25 U3.1
Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur pengoperasian standar (SOP) untuk Kelompok tersebut. ............................................................. 25
U3.2
Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur untuk penilaian dampak sosial dan lingkungan ............................................................................. 28
U3.3
Sistem Pengelolaan RSPO harus mencakup Prosedur untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan-persyaratan pelatihan, di mana sistem ini dikomunikasikan dan dilaksanakan secara efektif, dan efektivitasnya akan dimonitor. ................................................................................................................. 31
U3.4
Sistem Pengelolaan RSPO harus mencakup Prosedur untuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan, baik internal maupun eksternal, di mana prosedur ini dikomunikasikan dan dilaksanakan dalam RSPO secara efektif dan efektivitas tersebut dimonitor............................................................. 34
U3.5
Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup sistem yang sudah disiapkan agar Tandan Buah Segar (TBS) bersertifikat RSPO yang dihasilkan oleh Kelompok dapat diperdagangkan. ............................................................ 35
2.4. Unsur 4 (U4): Pengelolaan Kelompok untuk Penanaman Baru ......................................... 37 U4.1
Manajer Kelompok harus memastikan dilakukannya PENANAMAN BARU sesuai dengan persyaratan RSPO. ................................................................................... 37
BAGIAN 3
PANDUAN UNTUK KEPATUHAN TERHADAP P & C RSPO 2013 ............................... 40
Prinsip 1: Komitmen terhadap Transparansi................................................................................ 40 Prinsip 2: Kepatuhan terhadap Hukum dan Peraturan yang Relevan .................................... 45 Prinsip 3: Komitmen terhadap Viabilitas Keuangan dan Ekonomis Jangka Panjang ........... 51 Prinsip 4: Penggunaan Praktik-Praktik Terbaik oleh Pengusaha Perkebunan dan Pabrik Kelapa Sawit ......................................................................................................................... 54 Prinsip 5: Tanggung Jawab Lingkungan dan Konservasi Sumber Daya Alam dan Keanekaragaman Hayati ................................................................................................... 73 Prinsip 6: Pertimbangan Bertanggung Jawab atas Pekerja Serta Individu dan Komunitas Yang Terpengaruh Oleh Kegiatan Pekebun dan Pabrik Kelapa Sawit......................... 84 Prinsip 7: Pengembangan Penanaman Baru yang Bertanggung Jawab ............................. 101 Prinsip 8: Komitmen Terhadap Perbaikan Terus Menerus Dalam Area-area Kegiatan Utama ............................................................................................................................................. 115
Hal. | 2
Persyaratan untuk Sistem Pengelolaan dan Panduan Sertifikasi Kelompok untuk Produksi TBS Draf 1.5 – Oktober2014
Bagian 1 1.1
Pendahuluan, Maksud dan Ruang Lingkup
Pendahuluan
Pekebun kecil menanam kelapa sawit dengan cara yang sama dengan perkebunan besar. Perbedaan paling utama antara pekebun besar dan kecil adalah pada cara pengorganisasiannya. Jika pekebun kecil dapat diorganisasi ke dalam kelompok-kelompok, mereka akan memiliki akses yang lebih baik terhadap sarana produksi pertanian, sehingga akan membantu dalam melaksanakan dan mempertahankan Praktik Budi Daya Terbaik (Best Agricultural Practice/(”BAP”) yang akhirnya mengarahkan mereka untuk mengembangkan dan menerapkan Praktik Manajemen Terbaik (Best Management Practice/”BMP”). Hal ini akan menjamin bahwa operasi dilakukan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku serta menjunjung standar kehandalan yang tinggi, memperlakukan pekerja dengan hormat dan bermartabat, serta mengurangi dampak negatif lingkungan hidup. Penerapan BAP dan pengembangan BMP akan meningkatkan hasil panen dan produksi, mengurangi gagal panen dan meningkatkan pendapatan para pekebun kecil. Dengan mengorganisasi petani kecil dalam sebuah asosiasi atau kelompok , maka hal ini dapat: 1. menyediakan kerangka kerja agar pekebun kecil dapat menerapkan BAP dan mengembangkan BMP secara sistematis; 2. meningkatkan akses pekebun kecil terhadap sarana produksi pertanian; 3. memungkinkan terjadinya Ekonomi Skala; dan 4. mengembangkan lingkungan untuk perbaikan berkesinambungan di bidang keberlanjutan, keamanan, lingkungan, hak asasi manusia dan etika Sertifikasi kelompok bagi pekebun kecil, baik secara perorangan maupun yang yang terorganisasi dalam suatu asosiasi, koperasi atau plasma, memungkinkan masing-masing anggota kelompok mendapatkan manfaat dari ekonomi skala karena menjadi bagian dari kelompok yang lebih besar serta membuat sertifikasi menjadi lebih terjangkau karena biaya yang berkaitan dengan sertifikasi dapat ditanggung bersama.
1.2
Tujuan
Akses menuju sertifikasi bagi semua produsen dari berbagai ukuran merupakan hal yang penting untuk mencapai Tujuan, Visi dan Misi RSPO. Prinsip dan Kriteria (Principles and Criteria atau “P&C”) RSPO tahun 2013 dapat diterapkan untuk semua pekebun kelapa sawit termasuk pekebun kecil. Perbedaan ketika menerapkan P&C RSPO 2013 pada pekebun besar dan kecil adalah kesesuaian dan tingkatan P&C yang harus dipatuhi oleh pekebun kecil. Beberapa pekebun kecil perorangan memiliki sumber daya untuk menerapkan P&C RSPO 2013 secara mandiri. Artinya, sebagian besar pekebun kecil perorangan tidak dapat menerapkan BAP secara efektif atau menetapkan BMP. Terlepas dari apakah seorang pekebun kecil benar-benar mandiri atau tergabung dalam suatu asosiasi atau skema
Hal. | 3
plasma (misalnya melalui kontrak), metodologi penting untuk mendapatkan sertifikasi terletak pada formasi kelompok yang bersangkutan dan manajemen para anggotanya. Untuk memfasilitasi akses bagi semua pekebun kecil yang hendak menyertifikasi Tandan Buah Segar (“TBS”) mereka, maka dikembangkanlah dokumen ini dengan memuat persyaratan sistem pengelolaan dan panduan RSPO untuk sertifikasi kelompok produksi TBS . Dokumen ini memberikan panduan bagi Manajer Kelompok dalam merancang, mendokumentasikan dan menerapkan suatu sistem manajemen berdasarkan P&C untuk Produksi Minyak Kelapa Sawit Berkelanjutan tahun 2013 yang telah Disahkan oleh Badan Eksekutif RSPO dan Diterima pada Sidang Umum Luar Biasa Anggota RSPO tanggal 25 April 2013.
1.3
Ruang Lingkup
Dokumen ini dapat diterapkan bagi semua pekebun kecil, baik itu petani kemitraan, petani swadaya, petani kerja sama (associated smallholder) atau outgrower, maupun anggota kelompok di mana ruang lingkup sertifikasi dibatasi untuk produksi TBS. Unit sertifikasinya adalah kelompok tersebut dan 100% anggotanya. Setiap keberadaan Pabrik Kelapa Sawit perlu disertifikasi terpisah berdasarkan P&C untuk Produksi Minyak Sawit yang Berkelanjutan 2013. Dalam sertifikasi kelompok, semua anggota resmi suatu kelompok harus mematuhi persyaratan tertentu kelompoknya serta standar RSPO yang terkait. Standar dimaksud adalah: • • • •
P&C untuk Produksi Minyak Sawit yang Berkelanjutan 2013 Yang Disahkan oleh Badan Eksekutif RSPO dan disetujui pada Sidang Umum Luar Biasa Anggota RSPO pada tanggal 25 April 2013; Sistem Sertifikasi RSPO yang disetujui oleh Badan Eksekutif RSPO pada tanggal 26 Juni 2007; Persyaratan Akreditasi dan Sertifikasi RSPO untuk Sertifikasi Kelompok pada tanggal 26 Agustus 2010; dan Standar Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO: Sebagaimana disetujui oleh Badan Eksekutif RSPO pada tanggal 25 November 2011
Dokumen ini memberi panduan bagi Manajer Kelompok untuk menerapkan keempat dokumen tersebut, termasuk juga panduan bagi anggota kelompok perorangan. Saat menggabungkan unsurunsur untuk sertifikasi kelompok, dokumen ini mengadopsi pendekatan berbasis proses dengan membawa Manajer Kelompok melewati suatu rangkaian logis dalam mendirikan suatu entitas Kelompok, mengatur kegiatan operasional, serta mempertahankan pengendalian dan perbaikan yang terus menerus. 1.3.1. Penerapan terhadap Berbagai Situasi Global Kelapa Sawit dapat dibudidayakan oleh perkebunan, petani kerja sama/kemitraan, petani swadaya dan outgrower. RSPO sebelumnya tidak mengizinkan diikutsertakannya outgrower ke dalam sistem sertifikasi. Dokumen ini mengakui peran outgrower pada berbagai situasi di seluruh dunia dan dapat diterapkan bagi para petani kerja sama/kemitraan , petani swadaya dan outgrower.
Hal. | 4
Keempat tipe produsen ini dapat berdiri sendiri dan dapat pula bergerak dalam berbagai gabungan (Tabel 1), dan disebut sebagai pekebun kecil. Tabel 1: Calon skenario sertifikasi yang mencakup kebun dan pabrik kelapa sawit, petani kerja sama (associated smallholder)/petani kemitraan, petani swadaya berkelompok dan outgrower
1 2 3 4 5 6 7 8
Kebun / Estate Estate + Pabrik Kelapa Sawit Estate + Pabrik Kelapa Sawit Estate + Pabrik Kelapa Sawit Estate + Pabrik Kelapa Sawit Estate + Pabrik Kelapa Sawit Estate + Pabrik Kelapa Sawit Estate + Pabrik Kelapa Sawit Estate + Pabrik Kelapa Sawit
Non – Estate
Petani kemitraan
Petani swadaya
Petani kemitraan
Petani swadaya
Outgrower
Outgrower
Petani kemitraan Petani kemitraan Petani swadaya
Outgrower
Petani swadaya Outgrower
9 10
Petani kemitraan Petani kemitraan
11
Petani kemitraan
12
Petani kemitraan
Petani swadaya Petani swadaya
Outgrower Outgrower
13
Petani swadaya
14
Petani swadaya
Outgrower
Outgrower
15
Di beberapa negara, petani kerja sama (associated smallholder)/petani kemitraan, petani swadaya dan outgrower dapat muncul tercampur (kombinasi) dengan Pabrik Kelapa Sawit Mandiri (Tabel 2). Tabel 2: Calon skenario sertifikasi potensial mencakup petani swadaya, petani kerja sama (associated smallholder) /petani kemitraan, petani swadaya berkelompok dan outgrower
Non – Estate 16 17 18 19
Pabrik Kelapa Sawit Mandiri Pabrik Kelapa Sawit Mandiri Pabrik Kelapa Sawit Mandiri Pabrik Kelapa Sawit Mandiri
Hal. | 5
Petani kerja sama/kemitraan
Petani swadaya
Petani kerja sama/kemitraan
Petani swadaya
Petani kerja sama/kemitraan Petani kerja sama/kemitraan
Outgrower
Outgrower
20
Pabrik Kelapa Sawit Mandiri Pabrik Kelapa Sawit Mandiri Pabrik Kelapa Sawit Mandiri
21 22
Petani swadaya
Outgrower
Petani swadaya Outgrower
Oleh karena itu, terdapat 22 skenario untuk menerapkan persyaratan sistem dan panduan RSPO untuk sertifikasi kelompok produksi TBS, bahkan lebih. Namun demikian, disadari bahwa beberapa skenario sangat kecil kemungkinannya untuk bisa diterapkan atau hanya mungkin diterapkan pada situasi atau kondisi geografis yang unik. 1.3.2. Model Rantai Suplai yang berlaku Ada empat pilihan dalam rantai suplai, yaitu Penjagaan Identitas (Identity Preserved), Segregasi, Keseimbangan Massa (Mass Balance) dan Pesanan & Klaim (Book & Claim) seperti yang ditawarkan oleh GreenPalm. (Catatan: TBS bersertifikat saat ini hanya bisa diperdagangkan mengikuti sistem Pesanan & Klaim (Book & Claim). Saat ini sedang diusahakan dimasukkannya opsi TBS bersertifikat dalam rantai suplai fisik). 1.3.3. Kapan Dokumen Ini Digunakan Jika Minyak Sawit Mentah (Crude Palm Oil/“CPO”) akan disertifikasi pada pabrik kelapa sawit tanpa melibatkan petani kerja sama (associated smallholder)/petani kemitraan, petani swadaya atau kelompok outgrower, maka cukup menggunakan panduan dalam P&C RSPO 2013 (lihat bagian A pada Tabel 3 di bawah). Jika CPO yang akan disertifikasi berasal dari gabungan antara estate dan petani kerja sama (associated smallholder)/petani kemitraan, petani swadaya dan kelompok outgrower (lihat bagian B pada Tabel 3 di bawah ini), maka pilihan berikut dapat dilakukan: • •
secara seragam menerapkan panduan dalam P&C RSPO 2013 untuk 100% TBS; atau menerapkan panduan P&C RSPO 2013 untuk Perkebunan dan Pabrik Kelapa Sawit dan menerapkan panduan dalam dokumen ini untuk TBS yang bukan berasal dari perkebunan, akan tetapi kemudian menghubungkan semua TBS melalui Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO 2011.
Jika hanya TBS yang disertifikasi, yaitu tanpa adanya pabrik kelapa sawit atau perkebunan, maka semua panduan yang diperlukan ada dalam dokumen ini (lihat C pada Tabel 3 di bawah). Skenario yang tidak mungkin terjadi dalam menyertifikasi hanya CPO dari pabrik dan perkebunan kelapa sawit dan secara terpisah menyertifikasi TBS dari sumber-sumber non-estate (lihat bagian D pada Tabel 3 di bawah) menggunakan panduan dari P&C RSPO 2013 untuk sertifikasi CPO dan dokumen ini untuk sertifikasi TBS, akan tetapi ini memerlukan operasi dua rantai suplai yang terpisah.
Hal. | 6
Tabel 3: Ulasan terhadap Opsi-Opsi dan Panduan Sertifikasi
Tujuan Sertifikasi
Panduan
Situasi (dari Tabel 1 dan 2)
Pilihan Rantai Suplai yang tersedia
A
Untuk sertifikasi CPO saja (Pabrik Kelapa Sawit + Estate)
Terapkan panduan P&C RSPO 2013
Hanya situasi 8
B
Untuk sertifikasi CPO (Estate + Pabrik dan nonestate)
Terapkan panduan P&C RSPO 2013 secara seragam terhadap semua estate yang ada, pabrik kelapa sawit, pekebun kecil dan outgrower.
Situasi 1-8 dan 16 - 22.
Fisik Identity Preserved, Segregasi atau Keseimbangan Massa Virtual Sistem Pesanan & Klaim (Book & Claim) Fisik Identity Preserved, Segregasi atau Keseimbangan Massa Virtual Sistem Pesanan & Klaim (Book & Claim)
Atau Terapkan panduan P&C RSPO 2013 terhadap semua estate dan pabrik kelapa sawit yang ada, dan terapkan dokumen ini terhadap TBS non-estate yang masuk ke pabrik kelapa sawit. Hubungkan semua TBS melalui Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO (Dokumen Akhir sebagaimana Disetujui oleh Badan Eksekutif RSPO tanggal 25 November 2011). C
Untuk sertifikasi FFB saja (Situasi non-estate)
Terapkan panduan dokumen ini.
D
Untuk sertifikasi CPO dan FFB yang terpisah (kombinasi Estate + Pabrik Kelapa Sawit dan nonestate atau dalam hal adanya pabrik kelapa sawit mandiri dan non-estate)
Terapkan panduan P&C RSPO 2013 terhadap estate dan/atau Pabrik Kelapa Sawit untuk CPO.
Hal. | 7
dalam
Terapkan panduan dalam dokumen ini untuk TBS dari
Situasi 9-15
Virtual Sistem Pesanan & Klaim (Book & Claim) Saat ini TBS bersertifikat hanya bisa diperdagangkan mengikuti sistem Pesanan & Klaim (Book & Claim). Saat ini sedang diusahakan untuk memasukkan opsi TBS bersertifikat berdasarkan rantai suplai fisik.
Situasi 1-8 dan 16 – 22 di mana rantai suplainya terpisah.
Untuk CPO fisik - Identity Preserved, Segregasi atau Keseimbangan Massa Virtual Sistem Pesanan & Klaim (Book
& Claim)
sumber non-estate. Jangan suplai.
1.4
gabungkan
rantai
Untuk FFB Virtual Sistem Pesanan & Klaim (Book & Claim)
Istilah-istilah dan definisi
1.4.1 Definisi Petani Sawit (smallholder) dan outgrower Interpretasi Nasional (“IN”), Interpretasi Lokal dan IN Negara Produsen Kecil (sesuai Lampiran 1 dan 1A Sistem Sertifikasi RSPO) akan menentukan bagaimana dokumen ini dapat diterapkan pada petani swadaya, petani kerja sama (associated smallholder) dan petani kemitraan, serta pada outgrower di lokasi masing-masing. Definisi umum di bawah ini dapat digunakan sebagai panduan. Sebagai bagian dari proses IN (termasuk di dalamnya Interpretasi Lokal dan IN Negara Produsen Kecil), maka definisi kerjanya perlu diatur. Jika diperlukan, petani sawit (smallholder) dapat dibagi menjadi petani swadaya (independent smallholder), petani kemitraan (scheme smallholder), atau_petani kerja sama (associated smallholder). Proses IN juga perlu menentukan suatu batas maksimal jumlah petani sawit yang dapat bergabung dalam satu kelompok tunggal. Selain itu, proses IN juga perlu menentukan batasan-batasan terkait apa yang disebut sebagai outgrower yang memenuhi syarat untuk bisa dimasukkan ke dalam pengaturan/persyaratan Sistem Pengelolaan ini beserta dokumen panduan RSPO untuk sertifikasi kelompok produksi TBS, yaitu melalui pengaturan ambang batas maksimal luasan hektar, di mana jika batas tersebut dilewati maka panduan P&C RSPO 2013 harus diterapkan. Jika IN tidak mengatur Outgrower, maka dokumen ini akan berlaku bagi Outgrower yang mengolah kebun dengan luasan maksimum 500 hektar. Untuk Outgrower yang mengolah lahan dengan luasan di atas 500 hektar, maka akan tunduk pada P&C Produksi Minyak Sawit Berkelanjutan 2013. Berikut ini adalah beberapa prinsip pemandu yang mungkin akan membantu mengatur dan mendefinisikan sub kelompok yang ada dalam petani sawit (smallholder). Outgrower Petani yang penjualan TBS-nya dilakukan melalui kontrak eksklusif pekebun/pengusaha pabrik kelapa sawit. Outgrower bisa merupakan petani sawit.
kepada
Outgrower bisa merupakan satu ataupun kumpulan/beberapa outgrower.
Petani Sawit (smallholder) Petani yang menanam kelapa sawit, terkadang disertai dengan produksi bahan pangan lain untuk memenuhi kebutuhan sendiri (subsisten). Tenaga kerjanya sebagian besar adalah
Hal. | 8
keluarga, dan kebun merupakan sumber utama penghasilan mereka. Lahan yang ditanami kelapa sawit umumnya kurang dari dari 50 hektar. Adapun petani sawit yang tidak memiliki perjanjian yang mengikat dalam bentuk kontrak dengan pabrik kelapa sawit mandiri adalah: Petani Swadaya (independent smallholder) Meski beragam, kondisi petani mandiri dicirikan oleh: kebebasan untuk menentukan pemanfaatan lahan mereka sendiri, komoditas apa yang akan ditanam beserta pengelolaannya. Pengaturan, pengelolaan dan pendanaannya dilakukan secara mandiri dan tidak terikat kontrak dengan pabrik kelapa sawit tertentu. Akan tetapi mereka dapat tergabung dalam asosiasi dan/atau menerima bantuan atau penyuluhan dari dinas pemerintahan atau organisasi lain. (catatan: dalam konteks petani swadaya, kontrak dengan pabrik kelapa sawit untuk mengirimkan hasil panennya tidak dilihat sebagai perjanjian kontrak yang sepenuhnya terikat dengan pabrik kelapa sawit melainkan hanya perjanjian bisnis semata, bukan perjanjian utang piutang)
Petani Kerja Sama (Associated Smallholder, konsep di Papua Nugini) Di Papua Nugini, petani kerja sama didefinisikan sebagai berikut: Memiliki kesamaan karakteristik dengan produsen petani swadaya, seperti dalam hal pemanfaatan lahan dan keputusan pengelolaan, akan tetapi berkaitan sangat dekat dengan pabrik kelapa sawit ekstraksi tertentu untuk pemasaran dan layanan tambahannya. Sementara petani sawit yang memiliki perjanjian yang mengikat dalam bentuk kontrak dengan pabrik kelapa sawit mandiri adalah: Petani Kontrak (Contracted Smallholder) [juga sering disebut petani kerja sama (associated smallholder)] Walaupun juga sangat beragam, petani jenis ini dicirikan sebagai petani sawit yang memiliki hubungan dengan pabrik kelapa sawit dengan suatu kontrak atau perjanjian yang mengatur penjualan TBS-nya. Pabrik kelapa sawit dimaksud dapat menyediakan beberapa layanan tambahan kepada para petani sawit jenis ini.
Petani kemitraan (scheme smallholder) Meski juga sangat beragam, petani kemitraan dicirikan sebagai petani sawit yang secara struktural terikat dengan kontrak, perjanjian utang/kredit atau perencanaan dengan pabrik kelapa sawit tertentu, dan tidak memiliki kebebasan memilih komoditas yang akan ditanam.
Hal. | 9
1.4.2
Tinjauan Sistem Sertifikasi Kelompok
Beberapa pekebun kecil dapat memperoleh sertifikasi RSPO sebagai satu kelompok jika mereka secara resmi mendaftar untuk bergabung dalam sebuah kelompok dan oleh Manajer Kelompok dianggap telah memenuhi Standar RSPO yang relevan untuk Produksi Kelapa Sawit Berkelanjutan. Hal ini berlaku juga untuk Outgrower sebagaimana diatur pada bagian 1.4.1 yang ingin menerapkan Standar Kelompok. Anggota kelompok resmi menjalankan kegiatan operasionalnya berdasarkan persyaratan kontrak atau yang mengikat mereka dengan Manajer Kelompok yang mengatur rinci komitmen mereka terhadap standar tersebut dan mengizinkan dilakukannya penilaian. Suatu kelompok dapat dipertimbangkan mengikuti sertifikasi RSPO jika: 1. semua anggota resminya memenuhi Standar Produksi Kelapa Sawit Berkelanjutan RSPO yang relevan; dan 2. Manajer kelompoknya memenuhi persyaratan yang diminta untuk sertifikasi kelompok dalam dokumen ini. Tinjauan diagram skematik untuk persyaratan sistem pengelolaan dan panduan RSPO untuk sertifikasi kelompok produksi TBS disajikan pada Gambar 1.
Entitas Kelompok
Rantai Pasokan Fisik
tbs
PKS Manajer Kelompok Kemungkinan adalah orang yang sama
Auditor Internal
P&K RSPO 2013 Pada audit internal melengkapi sistem kontrol internal
uang
uang
atau
cpo
Konsumen Rantai pasokan
Audit eksternal memeriksa anggota grup terpilih
Rantai pasokan virtual GreenPalm
Proses audit internal
Rantai pasokan
Konsumen
Keanggotaan
Anggota Kelompok Formal Pada audit internal melengkapi sistem kontrol internal
Anggota Kelompok Potensial Pada audit internal melengkapi sistem kontrol internal
uang
Hanya pemeriksaan internal Pemeriksaan eksternal Pemeriksaan internal dan eksternal
Gambar1: Diagram skematik untuk Persyaratan Sistem Pengelolaan dan panduan RSPO untuk sertifikasi Kelompok produksi TBS
Badan sertifikasi akan mengkaji apakah mekanisme untuk memastikan kepatuhan semua anggota kelompok resmi yang memiliki persyaratan kelompok sudah berjalan dengan baik dan efisien, ketika dikelola oleh Manajer Kelompok. Pengkajian ini dilakukan dengan memverifikasi sistem pengelolaannya (mencakup kebijakan, dokumentasi, prosedur dan proses terkait) terhadap P&C RSPO 2013, termasuk di dalamnya melakukan kajian berdasarkan pengambilan sampel anggota kelompok untuk menentukan konsistensi dalam pelaksanaan P&C RSPO (lihat bagian 1.4.7 untuk pengambilan sampel).
Hal. | 10
1.4.3. Entitas Kelompok Entitas Kelompok merupakan organisasi yang didirikan berdasarkan hukum sebagaimana diatur di negara tempat organisasi tersebut didirikan, yang juga sekaligus merupakan anggota RSPO. Entitas kelompok membentuk kelompok, di mana kelompok ini, sebagai contoh, dapat berbentuk perorangan, pabrik kelapa sawit, perusahaan pengelola, koperasi, asosiasi pekebun kelapa sawit, perserikatan, atau siapa pun yang hendak membentuk sebuah kelompok. 1.4.4. Keanggotaan Kelompok
Anggota kelompok adalah Pekebun Kecil Kelapa Sawit dan Outgrower (sebagaimana diatur di bagian 1.4.1) yang secara tertulis setuju untuk mengikuti Peraturan Struktur Kelompok berdasarkan panduan Entitas Manajemen Kelompok dan arahan Manajer Kelompok, sesuai dengan Sistem Kontrol Internal (Internal Control System atau “ICS”) tertulis. Kelompok dapat terdiri dari berapa pun anggota selama Manajer Kelompok dapat menunjukkan kemampuan dan sumber daya yang mencukupi untuk mengelola kelompok tersebut, akan tetapi tetap berada dalam koridor IN dan/atau Interpretasi Lokal dan batasan ukuran untuk Outgrower. 1.4.5. Manajer Kelompok Manajer kelompok ditunjuk oleh Entitas Kelompok dan bertanggung jawab untuk melakukan pelatihan dan pengawasan terhadap semua anggota kelompok dan untuk memastikan bahwa pengelolaan kelapa sawit anggota dilakukan sesuai dengan persyaratan P&C RSPO 2013 yang disesuaikan dengan skala operasional di negara asalnya. Manajer Kelompok harus mendokumentasikan dan menerapkan prosedur untuk menunjukkan kepatuhan terhadap persyaratan P&C RSPO 2013. Manajer Kelompok mengajukan permohonan mendapatkan sertifikat kepada Badan Sertifikasi yang terakreditasi ASI, dengan mewakili semua anggota kelompok. Badan Sertifikasi melakukan audit Sistem Kontrol Internal (ICS) dan pengambilan sampel Anggota Kelompok sesuai dengan persyaratan standar ini dan persyaratan dari: Sistem Sertifikasi RSPO Dokumen Akhir disetujui oleh Badan Eksekutif RSPO pada tanggal 26 Juni 2007; Persyaratan Akreditasi dan Sertifikasi RSPO untuk Sertifikasi Kelompok pada tanggal 26 Agustus 2010 dan revisi setelahnya; dan Dokumen Akhir Sistem Sertifikasi Rantai Suplai RSPO yang disetujui Badan Eksekutif RSPO pada tanggal 25 November 2011.
1.4.6. Sistem Manajemen (disesuaikan dari ISO 9000)
Seperangkat unsur yang saling berkaitan atau berhubungan dari suatu organisasi untuk membuat kebijakan dan tujuan, serta proses untuk mencapai tujuan tersebut. Catatan 1: Suatu sistem pengelolaan dapat mengatasi satu atau beberapa bidang, yaitu P&C RSPO, Keselamatan, dan Lingkungan. Catatan 2: Unsur-unsur sistem ini mencakup struktur organisasi, peran dan tanggung jawab, perencanaan, operasional, dsb. (penanaman, pemanenan, penyemprotan, dan pengangkutan). Catatan 3: Ruang lingkup suatu sistem manajemen dapat mencakup keseluruhan organisasi, fungsi dan bagian organisasi yang spesifik dan teridentifikasi, atau sekurangnya satu fungsi lintas kelompok organisasi. Misalnya Sertifikasi Kelompok.
Hal. | 11
1.4.7. Sistem Kontrol Internal (ICS) ICS adalah seperangkat prosedur dan proses terdokumentasi yang mendefinisikan cara kerja suatu kelompok; memastikan pengelolaan catatan; mencatat audit internal anggota dan menjelaskan kewajiban anggota dan staf ICS. ICS mengatur indikator yang dapat diterapkan bagi anggota dan cara penanganan ketidakpatuhan terhadap indikator yang ada dengan mengacu pada serangkaian prosedur dan tindakan. Sebagai tambahan, ICS menentukan metodologi untuk ukuran contoh pada audit internal. Dalam mengembangkan ICS, disarankan agar Manajer Kelompok melakukan manajemen risiko untuk mengidentifikasi, mengkaji, mengevaluasi dan menangani risiko yang dapat mempercepat atau memperlambat pencapaian tujuan seluruh P&C RSPO, sehingga tindakan penanganan risiko yang relevan dapat dilakukan. Hal ini akan memastikan agar kelompok tersebut mematuhi persyaratan P&C RSPO dan memenuhi keseluruhan tujuan RSPO. Harus dicatat bahwa risiko adalah ’efek dari ketidakpastian terhadap tujuan’. Panduan lebih lanjut dapat diperoleh dari ISO 31000: 2009 Pengelolaan Risiko – Prinsip dan Petunjuk.
1.4.8. Audit Internal Kunci ICS adalah kajian terhadap Anggota Kelompok mengenai kemampuan mereka memenuhi standar P&C RSPO 2013. Audit internal adalah proses yang sistemik dan terdokumentasi, dilakukan oleh auditor internal tanpa memiliki hubungan dengan subyek audit (bersih dari konflik kepentingan), untuk menilai kinerja anggota kelompok dan menentukan efektivitas Sistem ICS yang dijalankan Kelompok. Kajian contoh harus selalu menyertakan wawancara anggota Kelompok yang lokasinya sedang dikaji. Manajer Kelompok diharuskan untuk melakukan kajian risiko terhadap para anggota Kelompoknya. Penilaian risiko membantu Manajer Kelompok mengidentifikasi intensitas pengambilan sampel yang sesuai dari anggota kelompoknya untuk penilaian terhadap sertifikasi. Kajian risiko harus mempertimbangkan keragaman anggota Kelompok (yaitu kisaran ukuran, struktur manajemen, ragam lahan, dsb.) dan risiko apapun yang berhubungan dengan kegiatan yang sedang dilakukan (contohnya seberapa banyak penanaman kembali atau perluasan yang dilakukan, berapa banyak anggota yang baru dan, untuk kajian lanjutan, apakah ada catatan mengenai ketidakpatuhan). Sebagai tambahan, kajian risiko harus mempertimbangkan risiko yang berhubungan dengan kapasitas Manajer kelompok dalam melakukan tugasnya dengan baik (contohnya perubahan manajemen, angka pergantian staf yang tinggi, atau jumlah staf yang sangat sedikit dibandingkan dengan ukuran Kelompok yang dikelola). Semakin beragam suatu Kelompok dan semakin banyak faktor risiko yang berkaitan dengan Kelompok atau Manajer Kelompok, maka risikonya semakin tinggi, sehingga perlu menambah ukuran sampel. Kelompok berisiko rendah adalah kelompok yang relatif homogen secara geografis maupun sosioekonomi, dan kelompok yang sedang tidak melakukan kegiatan penanaman kembali, tidak memiliki perluasan, tidak ada anggota baru, Kelompok dan Manajernya sudah terbentuk dengan baik dan, untuk kajian lanjutan, tidak memiliki catatan ketidakpatuhan. Sementara kelompok berisiko tinggi adalah kelompok yang sangat heterogen (terpisah secara geografis, memiliki lahan yang sangat berbeda, tingkat pengalaman yang berbeda dalam budi daya kelapa sawit, ukuran perkebunan yang sangat beragam, kondisi sosio-ekonomi yang beragam antar
Hal. | 12
anggota, dsb.), terdapat perluasan atau penanaman kembali yang baru dilakukan, dan/atau manajemen Kelompok baru mengalami perubahan. Adapun kelompok berisiko sedang adalah kelompok yang sebagian homogen namun tidak seragam. Tidak ada kegiatan penanaman kembali dan/atau perluasan, akan tetapi manajemen Kelompok memiliki catatan adanya ketidakpatuhan. Panduannya adalah, ‘tingkat risiko’ harus ditetapkan pada Tingkat 1 – risiko rendah, Tingkat 2 – risiko sedang, Tingkat 3 - risiko tinggi. Ukuran contoh harus ditentukan oleh rumus (0.8√y) x (z), di mana z adalah pengganda yang ditetapkan oleh kajian risiko. Pengganda ditetapkan sebagai berikut: Risiko rendah = pengganda 1, risiko sedang = pengganda 1.2, risiko tinggi = pengganda 1.4 (lihat Tabel 4). Tabel 4: Contoh ukuran pengambilan sampel untuk anggota kelompok dalam kajian internal
Jumlah anggota kelompok =y 6 14 25 39 56 75 100 500 1000 2500 3600
Minimum = 0.8√y 2 3 4 5 6 7 8 18 26 40 48
Tingkat 1 – Risiko rendah = (0.8√y) x (1) 2 3 4 5 6 7 8 18 26 40 48
Tingkat 2 – Risiko sedang = (0.8√y) x (1.2) 3 4 4 6 7 8 10 21 30 48 58
Tingkat 3 – Risiko tinggi = (0.8√y) x (1.4) 3 5 6 7 8 10 11 25 35 56 67
Catatan: Ukuran sampel selalu dibulatkan ke atas (misal: 2,4 dibulatkan menjadi 3). Pembulatan dilakukan pada tahap akhir perhitungan. Contoh skenario: Contoh 1 Suatu kelompok terdiri dari 100 anggota: Para anggota Kelompok tersebut telah bersama-sama selama 10 tahun di bawah satu orang Manajer Kelompok yang sama. Adapun semua lahan pertanian mereka mempunyai ukuran yang sama dan terletak di lembah yang sama dengan bentuk lahan datar. Semua pohon kelapa sawit berumur antara 6 hingga 15 tahun dan tidak ada anggota kelompok yang memiliki pinjaman atau utang, dan semua lahan berada dalam sistem kepemilikan berdasarkan garis ibu (matriarkis). Hal ini mencerminkan kondisi berisiko rendah di mana semuanya memiliki faktor risiko sebesar 1. Oleh karena itu, jumlah anggota kelompok yang diambil sebagai sampel adalah 8 dari 100 anggota. Contoh 2 Suatu kelompok terdiri dari 100 anggota: Para anggota Kelompok tersebut telah bersama-sama selama 10 tahun di bawah satu orang Manajer Kelompok yang sama. Adapun semua lahan pertanian mereka mempunyai ukuran yang sama dan terletak di lembah yang sama dengan bentuk lahan datar. Sebanyak 80 anggotanya memiliki sawit berumur antara 6 dan 15 tahun, namun 20 anggota sisanya sedang melakukan penanaman kembali. Tidak ada anggota kelompok yang mempunyai pinjaman atau utang, dan semua lahan berada dalam sistem kepemilikan berdasarkan garis ibu (matriarkis). Hal ini mencerminkan kondisi berisiko rendah untuk 80 anggota kelompok yang memiliki sawit berumur antara 6 dan 15 tahun (faktor risiko
Hal. | 13
sebesar 1, sehingga tingkat pengambilan sampel adalah 7 dari 80 anggota kelompok). Kondisi berisiko tinggi dihadapi oleh 20 anggota lainnya yang tengah melakukan penanaman kembali (faktor risiko 3, sehingga tingkat pengambilan sampelnya adalah 5 dari 20 anggota kelompok yang berasal dari sub kelompok yang melakukan penanaman kembali berisiko tinggi). Contoh 3 Suatu kelompok terdiri dari 100 anggota: Para anggota Kelompok tersebut telah bersama-sama selama 10 tahun di bawah satu orang Manajer Kelompok yang sama. Adapun semua lahan pertanian mereka mempunyai ukuran yang sama dan terletak di lembah yang sama dengan bentuk lahan datar. Sebanyak 80 dari anggotanya memiliki sawit berumur antara 6 dan 15 tahun, sementara 20 anggota baru saja bergabung. Tidak ada anggota kelompok yang mempunyai pinjaman atau utang, dan semua lahan berada dalam sistem kepemilikan berdasarkan garis ibu (matriarkis). Dari 80 anggota yang memiliki pohon kelapa sawit berumur antara 6 dan 15 tahun, 40 di antaranya memiliki catatan ketidakpatuhan. Hal ini mencerminkan situasi risiko rendah untuk 40 anggota yang tidak memiliki catatan ketidakpatuhan (faktor risiko sebesar 1 dan tingkat pengambilan sampel 5 dari 40). Sementara risiko sedang adalah untuk 40 anggota lain yang memiliki catatan ketidakpatuhan dan memiliki faktor risiko 2, sehingga tingkat pengambilan sampelnya adalah 6 dari 40 anggota. Terdapat kondisi risiko tinggi terhadap 20 anggota yang baru bergabung ( faktor risiko sebesar 3), sehingga memiliki tingkat pengambilan sampel 5 dari 20 anggota yang berasal dari sub kelompok ini. 1.4.9. Unit Sertifikasi Manajer Kelompok dan 100% anggota Kelompok. 1.4.10. Akreditasi dan Sertifikasi Prosedur Sertifikasi Kelompok RSPO yang disarankan pada dasarnya sesuai dengan persyaratan proses akreditasi dan sertifikasi yang ada pada Sistem Sertifikasi RSPO 2007 dan revisi lanjutannya. Namun demikian, perbedaan berikut perlu dipertimbangkan oleh badan sertifikasi dan badan akreditasi: • •
• •
Sertifikat kepatuhan RSPO diberikan pada Entitas Kelompok. Pedagang TBS yang menangani TBS antara anggota kelompok dan pabrik kelapa sawit haruslah disertifikasi secara mandiri untuk Standar Sertifikasi Rantai Suplai RSPO, atau jika tidak harus merupakan bagian dari struktur Kelompok dengan rantai sistem penjagaan yang berada di bawah kontrol manajer Kelompok sesuai dengan bagian-bagian yang dapat diterapkan dari Standar Rantai Suplai RSPO untuk model rantai suplai IP, SG dan/atau MB. Aturan sertifikasi sebagian tidak berlaku untuk suatu Kelompok. Pengumpulan informasi dan audit anggota Kelompok harus mempertimbangkan variabel signifikan dalam perbedaan skala dan budaya untuk penanaman sawit yang ditemukan di dunia internasional dalam hal penanaman kelapa sawit.
1.4.11. Sertifikasi Kelompok Keberhasilan sertifikasi RSPO pada Kelompok memerlukan sistem manajemen Kelompok yang diaudit oleh badan sertifikasi yang terakreditasi RSPO. Contoh yang mewakili anggota kelompok dimasukkan ke dalam audit untuk menentukan, apakah sistem manajemen yang diterapkan sudah sesuai dengan persyaratan RSPO untuk sertifikasi Kelompok.
Hal. | 14
Sertifikat Kepatuhan RSPO diberikan kepada Kelompok secara keseluruhan di mana para pekebun perorangan dicantumkan dalam daftar yang ada di bagian lampiran, bersama-sama dengan ukuran lahan yang dikelola, tanggal bergabung dengan kelompok dan tanggal keluar dari kelompok (jika ada). Hal ini memungkinkan anggota Kelompok untuk menjual TBS-nya yang bersertifikat RSPO secara kolektif kepada pabrik kelapa sawit, atau mereka dapat menjual sertifikat yang setara dengan jumlah ekuivalen Minyak Sawit Berkelanjutan yang Bersertifikat (Certified Sustainable Palm Oil atau CSPO) yang dapat dihasilkan dari produksi TBS (berdasarkan laju ekstraksi minyak tetap dan perkiraan) melalui sistem Pesanan & Klaim (Book & Claim) (GreenPalm). Semua perubahan pada jumlah keanggotaan, hektaran atau jumlah volume TBS dapat disesuaikan pada audit pengawasan berikutnya. Menjual Penjualan produk bersertifikat GreenPalm membuat TBS tidak dapat dijual sebagai TBS bersertifikat RSPO dan karenanya mengurangi jumlah CSPO aktual yang memasuki model rantai suplai Identity Preserved (IP), Segregasi (SG) atau Keseimbangan Massa (MB), akan tetapi memiliki keuntungan dengan memberikan keuntungan finansial langsung kepada kelompok secara keseluruhan jika permintaan pasar untuk TBS bersertifikat RSPO tidak mencukupi atau tidak adanya pabrik kelapa sawit bersertifikat RSPO di sekitar mereka. Tentu saja ada pilihan untuk menjual TBS terlebih dahulu kepada pabrik kelapa sawit bersertifikat yang akan memasukkannya ke dalam rantai suplai mereka. 1.4.12. Sertifikat Kepatuhan RSPO Kelompok akan diberikan satu sertifikat saja (tunggal). Jumlah sertifikat dibagi oleh semua anggota Kelompok, di mana tiap anggota memiliki kode identifikasi yang unik mengikuti nomor sertifikat Kelompok.
1.5
Panduan yang Diperlukan
Dokumen ini memberikan panduan untuk: 1. Mendirikan dan mengelola Kelompok pekebun kecil yang secara kolektif ingin menyertifikasi Tandan Buah Segar (TBS) mereka. 2. Menjalankan P&C RSPO 2013 dalam skema sertifikasi Kelompok. Ini berlaku bagi semua pekebun kecil dan dapat diterapkan juga untuk petani swadaya, kerja sama dan petani kemitraan serta outgrower yang ingin menyertifikasi produksi TBS mereka secara gabungan.
1.6
Dokumen Pengganti
Dokumen ini menggantikan keberlakuan dokumen-dokumen sebagai berikut: 1) P&C RSPO untuk Produksi Minyak Kelapa Sawit Berkelanjutan – Panduan untuk Petani kemitraan: Disiapkan oleh Kelompok Kerja Petani Sawit tanggal 2 Juli 2009;
Hal. | 15
2) P&C RSPO untuk Panduan Produksi Minyak Kelapa Sawit Berkelanjutan untuk Petani Plasma di bawah Sertifikasi Kelompok yang disiapkan oleh Kelompok Kerja Petani Sawit tanggal 19 Juni 2010; 3) Sistem Sertifikasi RSPO (disetujui oleh Badan Eksekutif tanggal 30 Agustus 2011 tentang Prosedur Hasil Revisi untuk Persetujuan Kriteria Generik Internasional sebagai Interpretasi Nasional di negara produsen kecil) (Lampiran 1A); dan 4) P&C RSPO untuk Produksi Minyak Kelapa Sawit Berkelanjutan Panduan, Rancangan Panduan Interim Ke-3 mengenai Petani Sawit: Disusun untuk Gugus Tugas Petani Sawit bulan September 2008.
1.7
Bahan-Bahan Acuan 1) Ulasan Panduan RSPO untuk Petani Sawit: Ulasan Dokumen terhadap Draf Panduan Generik dan Interpretasi Nasional – Laporan Akhir 15 April 2009 (ProForest). 2) Standar RSPO untuk Sertifikasi Kelompok (versi Akhir) – disetujui bulan Juli 2010 (Perubahan bulan April 2013). 3) Sistem Sertifikasi RSPO; dokumen versi Akhir yang disetujui oleh Badan Eksekutif RSPO tanggal 26 Juni 2007 (disetujui oleh Badan Eksekutif pada tanggal 30 Agustus 2011 mengenai Prosedur Hasil Revisi untuk Pengesahan Kriteria Generik Internasional sebagai Interpretasi Nasional di Negara Produsen Kecil (Lampiran 1A). 4) Petani Sawit Mandiri dan sistem-sistem suplai RSPO yang berbeda; apa yang perlu diubah? [28 Maret 2012 (AidEnvironment)] .
1.8 Jadwal Pemberlakuan Dokumen ini diberlakukan pada tanggal XX 2014 (tanggal yang diharapkan untuk pengesahan dari Dewan Gubernur RSPO). Kemudian semua Interpretasi Nasional (IN) akan dipenuhi dalam waktu 12 bulan. Semua panduan petani swadaya yang telah ada sebelumnya akan tetap berlaku hingga tanggal XX 2015.
Bagian 2. Persyaratan Sertifikasi Kelompok Unsur-unsur berikut ini menjelaskan persyaratan-persyaratan untuk Sistem Sertifikasi Kelompok. Unsur 1: Unsur 2: Unsur 3: Unsur 4:
Hal. | 16
Entitas Kelompok dan Persyaratan Pengelolaan Kelompok Sistem Kontrol Internal - Kebijakan dan Pengelolaan Sistem Kontrol Internal (ICS) – Kegiatan Operasional Pengelolaan Kelompok untuk Penanaman Baru
2.1. Unsur 1 (U1): Entitas Kelompok dan Persyaratan Pengelolaan Kelompok U1.1
Entitas Kelompok harus dibentuk sesuai ketentuan hukum yang berlaku
U1.1.1 Harus ada dokumen yang membuktikan bahwa Entitas dimaksud identitas jelas dan sesuai hukum yang berlaku
memiliki
Entitas kelompok harus: • merupakan organisasi yang dibentuk sesuai hukum yang berlaku sebagaimana diatur dalam pendaftaran di negara yang bersangkutan; • merupakan anggota RSPO; • menunjuk satu Manajer Kelompok; • menentukan sifat dan struktur administrasi pusatnya. Panduan: Harus ada dokumen yang membuktikan bahwa para anggota Kelompok telah secara formal bergabung dengan Kelompok tersebut (RSPO P&C 2013 ref 1.2). Anggota formal dimaksud harus sudah menandatangani perjanjian dengan Manajer Kelompok dengan berkomitmen mematuhi standar RSPO untuk produksi kelapa sawit yang berkelanjutan. Manajer Kelompok dan masing-masing anggota akan menyimpan salinan perjanjian dimaksud. Salinan ini harus dipegang oleh Manajer Kelompok sekurangnya 5 tahun. U1.1.2 Dokumen yang menunjukkan kepemilikan atau penyewaan yang sah sesuai hukum yang berlaku, sejarah penguasaan lahan, dan pemanfaatan lahan yang sebenarnya sesuai hukum harus sudah ada sebelum bergabung dengan Kelompok yang bersangkutan (Indikator 2.2.1 P&C RSPO 2013). U1.1.3 Entitas Kelompok harus memiliki kontrak dengan badan sertifikasi berakreditasi ASI untuk melaksanakan Audit P&C RSPO jika pihaknya telah siap. Panduan: ASI mempublikasikan daftar badan-badan sertifikasi berakreditasi RSPO di laman situsnya. U1.1.4 Entitas Kelompok harus memiliki persyaratan keanggotaan dalam bentuk tertulis untuk keikutsertaan para anggota individual di dalam kelompok di mana hal ini juga mencakup keanggotaan baru. U1.1.5 Harus ada bukti bahwa sifat dan struktur administrasi pusat Kelompok telah disampaikan oleh Manajer Kelompok kepada semua anggota Kelompok dengan sebagaimana mestinya.
Hal. | 17
U1.2
Kelompok harus dikelola oleh satu Manajer Kelompok
U1.2.1 Manajer Kelompok yang ditunjuk dapat merupakan suatu entitas berdasarkan hukum yang memiliki identifikasi jelas atau dapat pula perseorangan yang bertindak sebagai suatu entitas berdasarkan hukum. Panduan: Manajer Kelompok bertanggung jawab atas dipastikannya kepatuhan Kelompok terhadap standar ini serta bertanggung jawab atas persiapan dan pelaksanaan Sistem Kontrol Internal. •
Jika Manajer Kelompok bukan merupakan perseorangan, maka harus ada penjelasan mengenai struktur secara umum dari Manajer Kelompok yang bersangkutan, dengan merinci kedudukan dan tanggung jawab semua personil yang diidentifikasi dengan jelas.
•
Manajer Kelompok dan/atau para personilnya tidak boleh memiliki konflik kepentingan apapun yang dapat mempengaruhi kinerjanya.
U1.2.2 Manajer Kelompok harus mampu menunjukkan sumber daya dan kapasitas yang cukup sebagaimana dibutuhkan untuk mengelola sertifikasi Kelompok dan penilaian kinerja berdasarkan Standar ini. Panduan: Manajer Kelompok bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua anggota Kelompoknya sudah mematuhi standar ini beserta Persyaratan RSPO untuk Sertifikasi Kelompok. Manajer Kelompok harus memiliki kapasitas untuk mengendalikan, memonitor dan mengevaluasi semua anggota terkait dengan kepatuhan mereka terhadap standar RSPO ini, termasuk di dalamnya berkomunikasi dengan para anggota tersebut serta datang ke tempat mereka sesering yang diatur. Manajer Kelompok secara khusus harus mampu menunjukkan kemampuan dalam: • mengelola Prosedur dan Dokumentasi Kelompok, yang dikenal sebagai Sistem Kontrol Internal (ICS); • memiliki kewenangan penuh dalam mengelola Kelompok sebagaimana diarahkan oleh entitas Kelompok; • memiliki tanggung jawab untuk merumuskan persyaratan keanggotaan Kelompok; • memiliki tanggung jawab untuk memastikan dilaksanakannya semua persyaratan yang menjadi dasar sertifikasi, termasuk segala tindakan perbaikan yang diajukan oleh badan sertifikasi, dengan sepenuhnya;
Hal. | 18
•
menunjukkan kecukupan sumber daya yang ada (yaitu sumber daya manusia, keuangan, fisik dan lainnya yang relevan) agar pengelolaan Kelompok secara teknis dan administratif dapat berjalan efektif dan tidak memihak.
Catatan: Jumlah maksimal anggota yang dapat didukung oleh sistem pengelolaan, sumber daya manusia dan kapasitas teknis Manajer Kelompok akan dinyatakan, dan mungkin juga dibatasi oleh proses Interpretasi Nasional (IN), dan dalam hal ukuran hektaran Outgrower.
U1.2.3 Manajer Kelompok dan para personilnya harus mampu berkomunikasi menggunakan bahasa setempat atau dalam bahasa yang dapat dipahami pekerja (baik dalam bentuk lisan maupun tertulis). (Indikator 2.3.3 P&C RSPO 2013) U1.2.4 Manajer Kelompok dan/atau para personilnya harus mampu menunjukkan kemampuannya dalam: • persyaratan produksi kelapa sawit untuk pekebun kecil; • P&C RSPO untuk Produksi Kelapa Sawit Berkelanjutan; • Standar Sertifikasi Kelompok dalam P&C RSPO; • Standar RSPO untuk Sertifikasi Rantai Suplai; • prosedur dan kebijakan internal kelompok.
U1.3
Kelompok harus memiliki rencana kelola usaha Kelompok
U1.3.1 Rencana kelola usaha Kelompok harus dibuat untuk sekurangnya 3 tahun dan harus diperbaharui setiap tahunnya. Rencana dimaksud harus mencakup sebagai berikut. • Rencana penanaman baru (lihat Kriteria 2.2). • Rencana penanaman kembali untuk sekurangnya 5 tahun atau lebih lama jika diperlukan untuk mengatur pengelolaan tanah rapuh (Kriteria 4.3 RSPO 2013). Harus ada bukti telaah tahunan terhadap rencana ini. • Produksi TBS. Perhatikan untuk bahan tanam yang berkualitas, penggunaan praktik pertanian terbaik, optimalisasi hasil panen. • Perubahan dalam keanggotaan. • Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) (Kriteria 4.7 P&C RSPO 2013). • Rencana aksi untuk peningkatan berkelanjutan (Prinsip 8 P&C RSPO 2013). Mencakup, akan tetapi tidak terbatas pada, hal-hal berikut. Pengurangan dalam penggunaan pestisida (Kriteria 4.6 P&C RSPO 2013). Dampak lingkungan (Kriteria 4.3, 5.1 dan 5.2 P&C RSPO 2013). Pengurangan Limbah (Kriteria 5.3 RSPO P&C 2013). Polusi dan emisi Gas Rumah Kaca (GRK) (Kriteria 5.6 dan 7.8 P&C RSPO 2013). Dampak sosial (Kriteria 6.1 P&C RSPO 2013). Optimalisasi panen TBS.
Hal. | 19
Panduan: Manajer Kelompok bertanggung jawab untuk memastikan dipertimbangkannya halhal berikut ini dan untuk memutuskan apakah perlu dimasukkan dalam Rencana Pengembangan Usaha Kelompok. Kontribusi pada pembangunan setempat yang berdasarkan atas hasil konsultasi dengan masyarakat setempat harus ditunjukkan. Kontribusi pada pembangunan setempat harus dilakukan berdasarkan hasil konsultasi dengan masyarakat setempat. Lihat Kriteria 6.2. Konsultasi demikian harus didasarkan atas prinsipprinsip transparansi, keterbukaan dan partisipasi, serta harus mendorong masyarakat untuk dapat mengidentifikasi prioritas dan kebutuhannya sendiri, termasuk perbedaan kebutuhan antara laki-laki dan perempuan (Kriteria 6.11.1 P&C RSPO 2013). Jika terdapat petani plasma, maka harus ada bukti telah dialokasikannya upaya dan/atau sumber daya yang ada untuk meningkatkan produktivitas para petani tersebut (Kriteria 6.11.1 P&C RSPO 2013).
2.2. Unsur 2 (U2): Sistem Kontrol Internal (ICS) – Kebijakan dan Pengelolaan U2.1
Sistem Kontrol Internal Kelompok harus berisi kebijakan dan prosedur yang terdokumentasikan yang mengatur pengelolaan operasional
U2.1.1 Kebijakan yang ada harus didokumentasikan, dikomunikasikan dan dilaksanakan secara efektif untuk mengatur hal-hal berikut. (a) (b) (c) (d) (e)
Kode Etik. Keselamatan. Keberlanjutan dan/atau Lingkungan. Buruh atau Hubungan Kerja (hak asasi manusia, kerja paksa, pekerja anak, jam kerja, pelecehan, diskriminasi, kebebasan berserikat). Pelecehan dan tindak kekerasan dalam bentuk seksual dan segala bentuk lainnya.
Ini sekurangnya harus berisikan suatu kebijakan tunggal atau serangkaian kebijakan terpisah sebagai berikut. i. Penjabaran dan penegasan pada kode etik dan integritas di semua kegiatan operasional dan transaksi (Indikator 1.3.1 P&C RSPO 2013). ii. Kebijakan untuk kesempatan yang sama, termasuk di dalamnya identifikasi kelompok-kelompok yang terkait/terdampak di lingkungan sekitar (Indikator 6.8.1 P&C RSPO 2013). Jika calon pekerja memiliki kualitas yang sama, maka yang harus selalu diberikan prioritas adalah warga masyarakat setempat. Diskriminasi dalam arti yang positif tidak akan dianggap bertentangan dengan Kriteria 6.8 (Kriteria 6.11 P&C RSPO 2013).
Hal. | 20
iii. iv. v. vi. vii.
Pencegahan terjadinya pelecehan dan kekerasan dalam bentuk seksual dan segala bentuk lainnya. (Indikator 6.9.1 P&C RSPO 2013). Perlindungan terhadap hak-hak reproduksi semua orang, khususnya perempuan (Indikator 6.9.2 P&C RSPO 2013). Penghargaan terhadap hak asasi manusia (lihat Kriteria 1.2 dan 2.1) (Indikator 6.13.2 P&C RSPO 2013). Kebijakan untuk menangani pekerja anak (Kriteria 6.7 P&C RSPO 2013). Kebijakan untuk menangani kerja paksa dan perdagangan manusia (Kriteria 6.12 P&C RSPO 2013).
Panduan: Jika terdapat hubungan kerja dengan pekerja temporer atau migran, maka harus dibuat kebijakan pekerjaan secara khusus beserta prosedur terkait untuk dilaksanakan dan dimonitor untuk memastikan dipahaminya kebijakan dan prosedur tersebut (Kriteria 6.12.3 P&C RSPO 2013). U2.1.2 Sistem Kontrol Internal (ICS) harus mencakup Prosedur untuk pengambilan keputusan dan harus menjelaskan tanggung jawab yang ada dalam kelompok yang bersangkutan. Manajer Kelompok harus menunjukkan kemampuannya dalam mengelola Kelompok secara sistematis dan efektif dengan: i. mengidentifikasi area geografis yang akan ditangani oleh Kelompok; ii. mempersiapkan, mengelola dan mendokumentasikan struktur manajemen Kelompok; iii. mengidentifikasi jelas tanggung jawab semua orang yang dipekerjakan oleh Manajer Kelompok dalam rangka menjalankan Kelompok; iv. mempersiapkan dan mengelola aturan Kelompok, termasuk di dalamnya kriteria untuk keanggotaan; v. menyediakan dokumentasi pembayaran upah dan kondisi hubungan kerja bagi semua karyawan dan subkontraktor (contohnya jam kerja, potongan, lembur, sakit, pemberian libur, cuti melahirkan, alasan-alasan pemecatan, periode pemberitahuan sebelum pemutusan hubungan kerja, dsb.) (Indikator 6.5.1 dan 6.5.2 P&C RSPO 2013). vi. mengakui hak-hak karyawan, termasuk di dalamnya para pekerja migran dan transmigran, serta pekerja kontrak untuk mendirikan serikat kerja dan melakukan negosiasi kolektif dengan pihak pemberi kerjanya, di mana hal ini harus dihormati sesuai dengan ketentuan Konvensi 87 dan 98 dari Organisasi Buruh Internasional (ILO) (Kriteria 6.6 RSPO P&C 2013). U2.1.3 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus berisi Prosedur untuk mengelola catatan-catatan untuk semua anggota Kelompok. Manajer Kelompok harus melaksanakan suatu sistem untuk mengelola catatancatatan dan laporan berikut ini.
Hal. | 21
i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi. xii.
Daftar nama, alamat dan detail kontak serta cara yang dapat dilakukan untuk berkomunikasi. Peta lokasi. Area tanaman kelapa sawit dalam hektaran. Hak atas tanah/hak pemanfaatan. Salinan deklarasi anggota yang telah ditandatangani. Detail kontak secara penuh. Tanggal keanggotaan. Sub kode yang diberikan untuk mengikuti nomor sertifikat. Tanggal penandatanganan deklarasi oleh anggota sebagaimana dinyatakan dalam Persyaratan Keanggotaan Kelompok. Tanggal keluar dari Kelompok jika ada, beserta alasannya. Produksi TBS hasil perkiraan dan yang aktual dalam satuan metrik ton per tahun. Catatan monitoring dan pelatihan. Segala tindakan korektif yang diajukan dan tindakan yang diambil untuk memenuhi persyaratan kepatuhan.
Panduan: Catatan-catatan yang ada harus dijaga agar selalu terbaharui sepanjang waktu untuk semua anggota Kelompok: Catatan Kelompok harus diarsipkan selama sekurangnya 5 tahun dengan menggunakan sistem keamanan yang semestinya. U2.1.4 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus berisi Prosedur untuk mengeluarkan anggota dari Kelompok. Manajer Kelompok harus menerapkan suatu sistem untuk mengeluarkan anggota dari Kelompok. Panduan: • Manajer Kelompok harus menyatakan jelas kewenangan mengeluarkan anggota dari cakupan sertifikat jika persyaratan keanggotaan Kelompok atau segala tindakan perbaikan sebagaimana diminta oleh badan sertifikasi atau Manajer Kelompok tidak dipatuhi. • Buat aturan untuk kondisi tidak dipatuhinya persyaratan keanggotaan Kelompok. • Buat aturan untuk kondisi tidak dipatuhinya tindakan perbaikan yang diminta oleh Manajer Kelompok atau badan sertifikasi. • Kelola catatan-catatan dan Bukti untuk tindakan-tindakan yang dilakukan. U2.1.5 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup informasi terkait penentuan harga TBS dan harus menyampaikan informasi dimaksud secara efektif kepada semua anggota Kelompok. Manajer Kelompok harus menjalankan:
Hal. | 22
• •
prosedur untuk menyampaikan informasi kepada semua anggota terkait dengan mekanisme penentuan harga untuk semua TBS dan memastikan dipahaminya informasi tersebut dengan jelas (Kriteria 6.10 P&C RSPO 2013); prosedur untuk menyampaikan informasi kepada semua anggota terkait dengan harga-harga yang telah lalu, yang dibayarkan untuk TBS.
U2.1.6 Sistem Manajemen RSPO harus mencakup prosedur keluhan yang terdokumentasi. Manajer Kelompok harus menjalankan prosedur ini dan memonitor efektivitasnya. (Indikator 6.3.1 P&C RSPO 2013). Panduan: • Prosedur ini harus memberikan bukti jelas yang menunjukkan bahwa: Sistem ini terbuka bagi semua pihak terdampak, akan menyelesaikan sengketa secara afektif, tepat waktu dan dengan sebagaimana mestinya, memastikan anonimitas pihak pengadu dan saksi pengungkap (whistleblower), jika diminta. (Kriteria 6.3.1 dan 6.9.3 P&C RSPO 2013). • Prosedur ini harus mengatur pendokumentasian kedua proses untuk menyelesaikan sengketa tersebut, serta menyediakan hasilnya. (Kriteria 6.3.2 P&C RSPO 2013). • Proses dan hasil dari segala perjanjian dan klaim kompensasi yang dihasilkan dari negosiasi akan didokumentasikan, dengan bukti berupa keikutsertaan pihak terdampak, dan akan disediakan bagi publik (Kriteria 6.4.3 P&C RSPO 2013). • Mekanisme untuk mengidentifikasi hak-hak secara hukum yang berlaku, secara adat dan hak pengelolaan harus dijalankan. • Prosedur untuk mengidentifikasi pihak-pihak yang berhak mendapatkan kompensasi harus dikembangkan (Kriteria 6.4.1 P&C RSPO 2013). • Prosedur untuk mengalkulasi dan mendistribusikan kompensasi secara adil (baik dalam bentuk uang maupun bentuk lainnya) harus dikembangkan. • Mekanisme ini akan diciptakan dan dilaksanakan, dimonitor dan dievaluasi secara partisipatif; di mana sebagai hasil dari evaluasi, maka akan dilakukan tindakan perbaikan. Prosedur ini akan mempertimbangkan: perbedaan gender pada kedudukan dalam melakukan klaim terhadap hak, kepemilikan dan akses terhadap lahan, perbedaan antara masyarakat transmigran dan yang sudah berada di suatu tempat sejak lama, dan perbedaan antara pembuktian hak menurut sistem hukum yang berlaku nasional dan versi komunal masing-masing kelompok etnis/suku bangsa. (Kriteria 6.4.2 P&C RSPO 2013). U2.1.7 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup Prosedur yang terdokumentasikan untuk mengidentifikasi semua peraturan perundangan yang berlaku beserta konvensi internasional terkait (Indikator 2.1.2 P&C RSPO 2013). Manajer Kelompok harus menjalankan prosedur ini dan memonitor efektivitasnya.
Hal. | 23
• •
Manajer Kelompok akan menjalankan sistem yang terdokumentasikan untuk melacak adanya perubahan dalam hukum yang berlaku (Indikator 2.1.4 P&C RSPO 2013). Kepatuhan para anggota Kelompok terhadap hukum yang berlaku akan dimonitor (Indikator 2.1.1 P&C RSPO 2013).
Panduan: ICS akan memberikan bukti kemampuan Manajer Kelompok dalam mengelola kelompoknya dengan cara yang sistematis dan efektif di dalam kerangka hukum nasional yang berlaku beserta konvensi-konvensi internasional yang sudah diratifikasi di negara yang tersebut.
Hal. | 24
2.3. Unsur (U3): Sistem Kontrol Internal (ICS) – Kegiatan Operasional U3.1
Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur pengoperasian standar (SOP) untuk Kelompok tersebut.
U3.1.1 Manajer Kelompok harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan semua Prosedur Pengoperasian Standar (SOP) yang terkait dengan para anggota Kelompok. SOP merupakan bagian tak terpisahkan dari pelatihan semua anggota dan setidaknya harus mencakup berikut ini. • Persiapan lahan untuk baik penanaman baru maupun penanaman kembali. • Kerapatan, pola dan teknik penanaman. • Kontrol Erosi Tanah. • Kontrol Penyiangan Gulma dan Gulma. • Penggunaan bahan kimia pertanian yang aman dan dapat dilakukan (Indikator 4.6.1, 4.6.2 4.6.3, 4.6.4 P&C RSPO 2013). • Metode yang telah terbukti untuk pemakaian pestisida yang mampu meminimalkan risiko dan dampaknya (Indikator 4.6.7 P&C RSPO 2013). • Pemupukan, serta pengambilan sampel daun dan tanah. • Catatan input/asupan pupuk (Indikator 4.2.2 P&C RSPO 2013). • Pengelolaan kesuburan tanah hingga tingkatan yang mampu memastikan hasil panen yang optimal dan berkelanjutan, jika memungkinkan (Indikator 4.2.1 P&C RSPO 2013). • Daur ulang hara: Tandan Kosong dan residu sawit pasca penanaman kembali (Indikator 4.2.4 P&C RSPO 2013). • Pengendalian Manajemen Hama Terpadu (Integrated Pest Management atau “IPM”) (Indikator 4.5.1 dan 4.5.2 P&C RSPO 2013). • Pengelolaan air. • Pemangkasan (pruning) daun kelapa sawit. • Panen dan ekstraksi. • Pemeliharaan jalan. • Identifikasi dan pembuangan limbah hasil industri (Indikator 4.4.3 dan 4.4.4 RSPO jika dapat dilakukan). Panduan: Prosedur pengoperasian standar (SOP) merupakan bagian tak terpisahkan dari pelatihan semua anggota dan harus ada bukti untuk telah diikutinya Praktik Budi Daya Terbaik (BAP) sebagaimana diatur dalam SOP, dengan tujuan untuk mengatur kesuburan tanah hingga tingkatan yang dapat memastikan hasil panen yang optimal dan berkelanjutan, jika memungkinkan (Kriteria 4.2.1 P&C RSPO 2013). U3.1.2 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup rencana Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) yang terdokumentasikan, serta disampaikan dan
Hal. | 25
dijalankan secara efektif, di mana efektivitasnya dimonitor (Kriteria 4.7 P&C RSPO 2013). Manajer Kelompok harus: • mengidentifikasi apa saja risiko dan bahaya yang berkaitan dengan perkebunan kelapa sawit bagi semua anggotanya (Indikator 4.7.2 P&C RSPO 2013); • menyelenggarakan pelatihan peningkatan kesadaran untuk memitigasi risikorisiko tersebut; • memastikan digunakannya Alat Pelindung Diri (APD) sebagaimana telah diidentifikasi dalam penilaian risiko (Indikator 4.6.5 P&C RSPO 2013); • menyusun prosedur darurat (hanya untuk risiko-risiko utama); • memastikan dilaksanakannya prosedur kesehatan dan keselamatan oleh anggota. Panduan: U3.1.3 Sistem Kontrol Internal (ICS) harus mencakup program audit internal terhadap anggota Kelompok. Manajer Kelompok harus melaksanakan program audit yang mencakup setidaknya hal-hal berikut ini. •
Apakah proses yang sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan untuk pengevaluasiannya secara obyektif dalam rangka menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi?
•
•
Audit internal terhadap anggota Kelompok dilakukan secara berkala (sekurangnya satu tahun sekali) berdasarkan persyaratan dalam Tabel 1 untuk memastikan kepatuhan secara terus menerus terhadap semua persyaratan Sertifikasi Kelompok. Pemeliharaan semua catatan yang ada.
Panduan: Audit internal perlu dilakukan secara sistematis, mandiri dan memiliki proses yang terdokumentasi. Catatan audit internal ini perlu dikelola untuk waktu sekurangnya 5 tahun. Audit internal tambahan harus dijadwalkan dalam hal munculnya potensi permasalahan atau jika Manajer Kelompok menerima informasi dari pemangku kepentingan mengenai dugaan ketidakpatuhan yang dilakukan oleh anggota Kelompok. U3.1.4 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur audit awal untuk menemukan kesenjangan antara kondisi aktual dan peraturan yang berlaku (Initial Gap Audit) pada pemohon-pemohon yang hendak mendaftar menjadi anggota Kelompok. Manajer Kelompok harus menjalankan audit ini terhadap para anggota baru.
Hal. | 26
• •
•
Sebelum pemohon mendapatkan status keanggotaan penuh dalam Kelompok, Manajer Kelompok akan melakukan pelatihan dan Initial Gap Audit bagi mereka. Persyaratan awal bagi keanggotaan adalah bahwa tidak ada penanaman baru yang dilakukan di kawasan Hutan primer atau kawasan lainnya yang diperlukan untuk menjaga atau meningkatkan satu atau lebih Nilai Konservasi Tinggi (NKT) semenjak bulan November 2005 (Kriteria 5.2 dan 7.3 P&C RSPO 2013). Initial Gap Audit tersebut harus mempertimbangkan kecocokan baik secara fisik maupun sosial dengan lahan beserta kepatuhan yang ada terhadap standar ini dan ketentuan RSPO secara umum.
(Catatan: saat ini penanaman baru, dan dalam hal ini volume TBS anggota baru, tidak dapat diubah hingga audit selanjutnya. Hal ini terlepas dari apakah TBS tersebut dijual dengan sertifikat GreenPalm atau dijual ke pabrik.) U3.1.5 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup perencanaan yang terdokumentasi untuk penggunaan bahan kimia pertanian, serta harus disampaikan dan dilaksanakan secara efektif, di mana efektivitasnya dimonitor sedemikian rupa sehingga bahan kimia pertanian digunakan dengan cara yang tidak membahayakan kesehatan atau lingkungan (Kriteria 4.6 P&C RSPO 2013). Manajer Kelompok harus memastikan hal-hal berikut ini. Semua penggunaan pestisida dan herbisida (bersama-sama disebut sebagai bahan kimia pertanian atau agrochemicals) memiliki alasan yang dapat dibenarkan. Jika memungkinkan, maka yang harus digunakan adalah produk yang sesuai secara selektif dan spesifik dengan target hama, gulma atau penyakit yang dituju serta memiliki dampak minimal terhadap spesies yang bukan merupakan sasarannya (Indikator 4.6.1 P&C RSPO 2013). Dikelolanya catatan penggunaan pestisida (termasuk di dalamnya bahan aktif yang digunakan dan nilai dosis mematikannya (LD50), area di mana bahan ini digunakan, jumlah bahan aktif yang digunakan per hektar serta jumlah penggunaannya) (Indikator 4.6.2 P&C RSPO 2013). Penggunaannya harus diminimalkan sebagai bagian dari rencana yang ada, serta sesuai dengan rencana Manajemen Hama Terpadu (IPM). Penggunaan pestisida yang hanya sekadar bersifat pencegahan semata tidak diperbolehkan, kecuali dalam situasi spesifik sebagaimana diidentifikasi dalam panduan Praktik Terbaik nasional (Indikator 4.6.3 P&C RSPO 2013). Pestisida yang dikategorikan oleh Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) sebagai Kelas 1A atau 1B, atau yang masuk daftar Konvensi Stockholm atau Rotterdam, dan bahan paraquat, tidak boleh digunakan, kecuali dalam situasi-situasi spesifik sebagaimana diidentifikasi dalam panduan Praktik Terbaik nasional (Indikator 4.6.4 P&C RSPO 2013). Penggunaan bahan-bahan semacam ini harus diminimalkan dan dihilangkan sebagaimana merupakan bagian dari rencana, dan hanya dapat digunakan dalam keadaan-keadaan yang luar biasa. Penggunaannya dibatasi hanya oleh mereka yang berpengalaman atau terlatih (Indikator 4.6.5 P&C RSPO 2013).
Hal. | 27
Wadah kosong bekas bahan-bahan tersebut harus disimpan dan dibuang dengan sebagaimana mestinya (Indikator 4.6.6 P&C RSPO 2013). Pekerjaan apapun yang menggunakan pestisida tidak boleh dilakukan oleh perempuan hamil atau menyusui (Indikator 4.6.12 P&C RSPO 2013).
Panduan: Pastikan bahwa rencana dimaksud dimasukkan dalam rencana penyampaian informasi, dan bahwa poin-poin di atas dimasukkan dalam rencana Pelatihan. U3.1.6 Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur mengenai pengelolaan tanah secara efektif. Manajer Kelompok harus: • memastikan bahwa tanah ringkih dipetakan dan dijelaskan rinci kepada para anggota Kelompok melalui pelatihan (Indikator 4.3.1 P&C RSPO 2013); • memberlakukan strategi pengelolaan untuk penanaman di lahan dengan kemiringan yang melampaui batas tertentu (hal ini harus spesifik terkait dengan tanah dan iklimnya) (Indikator 4.3.2 P&C RSPO 2013); • meminimalkan dan memonitor pelesakan/subsidensi pada lahan gambut (Indikator 4.3.4 P&C RSPO 2013); • melakukan penilaian drainase sebelum penanaman kembali pada lahan gambut untuk menentukan kelangsungan jangka panjang dari drainase yang diperlukan bagi pertumbuhan kelapa sawit (Indikator 4.3.5 P&C RSPO 2013). • memberlakukan strategi pengelolaan untuk tanah lainnya yang ringkih dan bermasalah (contohnya tanah berpasir, berkandungan organik rendah dan tanah sulfat masam/TSM) (Indikator 4.3.6 P&C RSPO 2013).
U3.2
Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup prosedur untuk penilaian dampak sosial dan lingkungan
U3.2.1 Manajer Kelompok harus mengatur dan memfasilitasi Analisis Dampak Sosial dan Lingkungan (SEIA) yang independen dan mencakup area Kelompok secara geografis sebagaimana diatur. Ini harus dilakukan melalui metodologi partisipatif, termasuk di dalamnya bersama para pemangku kepentingan terkait yang terdampak, dan harus didokumentasikan serta dikomunikasikan kepada semua anggota Kelompok. Semua SEIA yang dilakukan harus sesuai dengan peraturan perundangan secara Nasional (Kriteria 5.1 dan 6.1 dan indikator 7.1.1). Panduan: • SEIA tersebut akan bersifat ekstensif dengan peta yang menunjukkan semua kawasan konservasi, termasuk di dalamnya NKT, ERT, aliran air dan lahan basah yang berada di dalam area Kelompok.
Hal. | 28
• • • •
• • •
Harus dilakukan konsultasi untuk memastikan telah diidentifikasinya semua kawasan konservasi yang ada. Catatan/notulensi pertemuan akan didokumentasikan (Indikator 5.1.1 P&C RSPO 2013). Akan ada bukti bahwa penilaian tersebut telah dilakukan secara partisipatif bersama para pihak terdampak (Indikator 5.1.2 P&C RSPO 2013). Rencana penghindaran atau mitigasi dampak negatif dan dukungan bagi dampak positif, serta monitoring dampak yang telah diidentifikasi akan dikembangkan dalam konsultasi bersama para pihak terdampak, akan didokumentasikan dan dijadwalkan, termasuk di dalamnya kewajiban untuk pelaksanaannya (Indikator 5.1.3 P&C RSPO 2013). Anggota Kelompok perorangan akan disadarkan mengenai keberadaan kawasan konservasi yang mungkin menerima dampak dari kegiatan operasional kelapa sawitnya. Tindakan-tindakan mitigasi harus dipersiapkan dan dikomunikasikan kepada para anggota Kelompok. Akan dilakukan monitoring terhadap efektivitas tindakan tersebut (Indikator 5.1.1 P&C RSPO 2013).
EIA dimaksud harus mencakup kegiatan-kegiatan berikut di bawah ini jika dilakukan. • Pembangunan jalan baru, pabrik kelapa sawit atau infrastruktur lainnya. • Pembangunan drainase atau sistem irigasi. • Penanaman kembali dan/atau perluasan area tanam. • Pengelolaan limbah pabrik kelapa sawit, jika ada (Kriteria 4.4). • Pembukaan vegetasi alami yang masih ada. • Pengelolaan hama dan penyakit melalui pembakaran terkendali (Kriteria 5.5 dan 7.7). • Rencana ini harus mencakup metode untuk memitigasi dampak yang dihasilkan dari praktik yang dilakukan pada saat ini beserta monitoringnya. E.3.2.2 Manajer Kelompok harus menyusun Rencana dan Sistem Kelola Lingkungan untuk semua anggota Kelompok dan harus memastikan kepatuhan sebagaimana diwajibkan, melalui pelatihan dan monitoring. Panduan: • Semua produk buangan dan sumber-sumber polusi akan diidentifikasi dan didokumentasikan (Indikator 5.3.1 P&C RSPO 2013). • Semua bahan kimia beserta wadahnya akan dibuang secara bertanggung jawab (Indikator 5.3.2 P&C RSPO 2013). • Rencana pengelolaan dan pembuangan limbah akan didokumentasikan dan dilaksanakan untuk menghindari atau mengurangi polusi (Indikator 5.3.3 P&C RSPO 2013). • Tidak akan ada persiapan lahan yang menggunakan pembakaran, kecuali dalam situasi spesifik sebagaimana diatur dalam ‘Guidelines for the Implementation of the ASEAN Policy on Zero Burning’ (Panduan untuk Implementasi Kebijakan Tanpa Bakar di ASEAN) tahun 2003, atau panduan lain yang setara di kawasan-kawasan lainnya (Indikator 5.5.1 P&C RSPO 2013).
Hal. | 29
•
• • •
Jika sudah pernah dilakukan pembakaran dalam persiapan lahan untuk penanaman kembali, maka akan ada bukti diberikannya persetujuan terhadap pembakaran terkendali sebelum kegiatan tersebut dilakukan, sebagaimana diatur dalam ‘Guidelines for the Implementation of the ASEAN Policy on Zero Burning’ (Panduan untuk Implementasi Kebijakan Tanpa Bakar di ASEAN) tahun 2003, atau panduan lain yang setara di kawasan-kawasan lainnya (Indikator 5.5.2 P&C RSPO 2013). Rencana ini akan ditinjau sekurangnya satu kali dalam dua tahun dan akan diperbaharui kapan pun diperlukan. Setelah selesainya peninjauan tersebut, akan dilakukan perubahan terhadap praktik yang ada pada saat ini. Akan ada bukti bahwa peninjauan tersebut mencakup partisipasi dari pihak terdampak (Indikator 5.1.4 P&C RSPO 2013). Dampak bersama dari Kelompok sebagai satu kesatuan akan diperhatikan secara khusus. Catat penilaian dampak yang berkaitan dengan dampak lingkungan dan sosial dan bagaimana cara memitigasi dampak negatif dan mendukung dampak positif (Kriteria 5.1, 6.1, 7.1 dan 7.8 P&C RSPO 2013). Catat dokumentasi penilaian HCV dan bagaimana hal ini ditangani di dalam Kelompok (Kriteria 5.2 dan 7.3 P&C RSPO 2013).
Dapat dijalankannya suatu rencana peningkatan efisiensi dari penggunaan bahan bakar fosil dan optimalisasi energi terbaharui harus dipertimbangkan, dan jika tidak dapat dilakukan maka harus dinyatakan dalam dokumen ini (Kriteria 5.4 P&C RSPO 2013). E.3.2.3 Program pemeliharaan jalan harus sudah disiapkan dan dapat dilaksanakan hingga tahap kegiatan operasional bagi semua anggota (Indikator 4.3.3 P&C RSPO 2013). Panduan: E.3.2.4 Manajer Kelompok harus menyusun, menginformasikan dan memonitor rencana kelola air kepada semua anggota Kelompok (Indikator 4.4.1 P&C RSPO 2013). Rencana kelola dimaksud harus mencakup: • pengelolaan air permukaan dan air tanah dalam.; • perlindungan aliran air dan lahan basah; • harus menunjukkan dilakukannya pemeliharaan dan pemulihan kawasan riparian dan zona penahan lainnya dengan semestinya (mengacu pada praktik terbaik nasional dan panduan nasional) (Indikator 4.4.2 P&C RSPO 2013). Panduan: Rencana kelola air ini akan: • mempertimbangkan efisiensi penggunaan dan dapat diperbaharuinya sumbersumber air;
Hal. | 30
• memastikan bahwa penggunaan dan pengelolaan air melalui kegiatan operasional yang dilakukan tidak akan mengakibatkan dampak merugikan pada pengguna lainnya yang ada di dalam wilayah tangkapan tersebut, termasuk di dalamnya masyarakat setempat dan pengguna air tradisional; • bertujuan untuk memastikan bahwa masyarakat setempat dapat mengakses air yang layak dan bersih untuk keperluan minum, memasak, mandi dan kebersihan; • Menghindarkan pencemaran air tanah permukaan dan air tanah dalam melalui limpasan tanah, hara atau bahan kimia, atau akibat dari pembuangan limbah yang dilakukan tidak sebagaimana mestinya.
U3.3
Sistem Pengelolaan RSPO harus mencakup Prosedur untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan-persyaratan pelatihan, di mana sistem ini dikomunikasikan dan dilaksanakan secara efektif, dan efektivitasnya akan dimonitor.
E.3.3.1 Manajer Kelompok harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratanpersyaratan pelatihan untuk memastikan agar semua anggota memahami Standar RSPO ini berikut cara mematuhinya. Manajer Kelompok harus: • menyusun dan menjalankan program pelatihan formal yang melingkupi semua aspek dalam Prinsip dan Kriteria RSPO (P&C RSPO), dan mencakup penilaian berkala terhadap kebutuhan akan pelatihan dan pendokumentasian program tersebut (Indikator 4.8.1 P&C RSPO 2013); • mengelola catatan pelatihan untuk setiap anggota dan setiap karyawan entitas Kelompok (Indikator 4.8.2 P&C RSPO 2013). Panduan: Manajer Kelompok akan memberikan informasi dan pelatihan untuk para anggota Kelompok dan para calon anggota, serta memastikan kepatuhan mereka terhadap: • jalannya fungsi-fungsi dan tanggung jawab dalam Kelompok. • kaitannya dengan standar RSPO. E.3.3.2 Manajer Kelompok harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan pelatihan untuk memastikan dipahaminya prosedur kegiatan operasional oleh para anggota dan kepatuhan mereka terhadapnya, serta menyelenggarakan pelatihan operasional. Ini harus mencakup: hukum yang berlaku dan akan dilaksanakan (Indikator 2.1.2 P&C RSPO 2013). Panduan: Lihat U3.1.1
Hal. | 31
Praktik terbaik untuk pengelolaan secara agronomi.
Panduan: Lihat E 3.1.1 untuk semua topik yang akan dicakup di dalamnya.
Kesehatan dan Keselamatan serta penggunaan APD (Kriteria 4.7 P&C RSPO 2013).
Panduan: Pelatihan harus mencakup kebijakan kesehatan dan keselamatan yang melingkupi semua kegiatan (Indikator 4.7.1 P&C RSPO 2013). Untuk pelatihan anggota Kelompok dalam penggunaan APD, lihat bagian E 3.1.2.
Pestisida digunakan dengan cara yang tidak membahayakan kesehatan atau lingkungan (Kriteria 4.6 P&C RSPO 2013).
Panduan: Lihat bagian E 3.1.5.
Pengelolaan lingkungan dan Konservasi.
Panduan: Mencakup: • Hasil dari pemetaan tanah (lihat E 3.1.1) (Kriteria 7.2 P&C RSPO 2013). • Hasil dari penilaian dampak Lingkungan dan Sosial (lihat E 3.2.1) (Kriteria 5.1 dan 7.1 P&C RSPO 2013). • Rencana Kelola Lingkungan (lihat bagian E 3.2.2) (Kriteria 5.2 P&C RSPO 2013). • Pengelolaan air (lihat bagian E 3.2.4) (Indikator 4.4.1 P&C RSPO 2013).
Isu sosial dan hubungan kerja
Panduan: Lihat U 2.1.1 • Pelatihan harus mencakup kebijakan Kelompok untuk kesempatan yang sama, termasuk di dalamnya identifikasi Kelompok terkait/terdampak dalam lingkungan setempat (Indikator 6.8.1 P&C RSPO 2013). • Kebijakan Kelompok untuk mencegah terjadinya pelecehan dan kekerasan dalam bentuk seksual dan segala bentuk lainnya (Indikator 6.9.1 P&C RSPO). • Kebijakan Kelompok untuk melindungi hak reproduksi semua orang, khususnya perempuan (Indikator 6.9.2 P&C RSPO 2013). • Kebijakan kelompok untuk penghormatan terhadap hak asasi manusia (lihat Kriteria 1.2 dan 2.1) (Kriteria 6.13.2 P&C RSPO 2013). • Kebijakan Kelompok untuk menangani praktik pekerja anak (Kriteria 6.7 P&C RSPO 2013). • Kebijakan Kelompok untuk menangani praktik kerja paksa dan perdagangan manusia (Kriteria 6.12 P&C RSPO 2013).
Hal. | 32
Harus ada pernyataan yang diumumkan menggunakan bahasa setempat berisi pengakuan atas kebebasan berserikat (Kriteria 6.6.1 P&C RSPO 2013).
•
Kode etik dan integritas dalam semua kegiatan operasional dan transaksi. Panduan: • Pelatihan mengenai kebijakan yang mengatur dan menegaskan mengenai kode etik dan integritas dalam semua kegiatan operasional dan transaksi (Indikator 1.3.1 P&C RSPO 2013).
Pembayaran dan lingkungan kerja karyawan. Panduan: Mencakup: • asuransi; • jam kerja, potongan, lembur, sakit; • pemberian libur; • cuti persalinan; • prosedur pemutusan hubungan kerja • perekrutan, seleksi dan pengangkatan dilakukan berdasarkan keahlian dan kemampuan; • praktik kerja paksa dan perdagangan manusia tidak diperbolehkan. Jika memungkinkan: • pembayaran upah dan kondisi hubungan kerja bagi semua karyawan dan subkontraktor (contohnya jam kerja, potongan, lembur, sakit, pemberian hari libur, cuti persalinan, alasan pemutusan hubungan kerja, periode pemberitahuan sebelum pemutusan hubungan kerja, dsb.) akan disediakan (Indikator 6.5.1 dan 6.5.2 P&C RSPO 2013); • jelaskan bagaimana agar bukti-bukti yang ada dapat ditahan untuk menunjukkan bahwa karyawan dan kelompok, termasuk di dalamnya masyarakat setempat, perempuan dan pekerja migran tidak mengalami perlakuan diskriminasi (Indikator 6.8.2 P&C RSPO 2013); • seleksi dalam perekrutan, pengangkatan dan promosi dilakukan berdasarkan atas keahlian, kemampuan, kualitas dan kelayakan medis sebagaimana diperlukan untuk jabatan pekerjaan yang ada (Indikator 6.8.3 P&C RSPO 2013); • pelatihan harus dilakukan untuk membantu Kelompok memahami agar tidak melakukan bentuk-bentuk praktik kerja paksa atau perdagangan manusia (Indikator 6.12.1 P&C RSPO 2013); • tidak dilakukan substitusi kontrak (Indikator 6.12.2 P&C RSPO 2013); • dalam hal dipekerjakannya pekerja sementara atau migran, maka kebijakan dan prosedur yang khusus menangani perburuhan harus dipahami (Indikator 6.12.3 P&C RSPO 2013).
Hal. | 33
U3.4
Sistem Pengelolaan RSPO harus mencakup Prosedur untuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan, baik internal maupun eksternal, di mana prosedur ini dikomunikasikan dan dilaksanakan dalam RSPO secara efektif dan efektivitas tersebut dimonitor.
U3.4.1 Manajer Kelompok harus memastikan didokumentasikannya rencana komunikasi, dan efektivitasnya dimonitor (Indikator 6.2.1 P&C RSPO 2013). Panduan: • Rencana tersebut mengatur orang yang bertanggung jawab untuk isu-isu ini (yang bisa merupakan Manajer Kelompok) (Indikator 6.2.2 P&C RSPO 2013). • Kelola daftar yang berisi para pemangku kepentingan dan catatan komunikasi, termasuk di dalamnya pemastian penerimaan; dan dilakukan usaha untuk memastikan dipahaminya hal tersebut oleh para pihak terdampak dan untuk menanggapi masukan/input dari para pemangku kepentingan (Indikator 6.2.3 P&C RSPO 2013). U3.4.2 Harus ada bukti yang menunjukkan bahwa dokumen-dokumen berikut ini telah disediakan untuk para anggota dan calon anggota. o Penjelasan mengenai proses sertifikasi RSPO. o Penjelasan mengenai persyaratan keanggotaan kelompok. o Penjelasan mengenai apa saja yang dibutuhkan oleh Manajer Kelompok dan hakhak yang dimiliki badan sertifikasi untuk mengakses dokumen-dokumen dan perkebunan para anggota Kelompok dalam rangka evaluasi dan Monitoring. o Penjelasan mengenai persyaratan badan sertifikasi dan RSPO sehubungan dengan informasi publik. o Penjelasan mengenai segala kewajiban yang ada sehubungan dengan keanggotaan kelompok, seperti: • pengelolaan informasi untuk tujuan monitoring; • persyaratan untuk mematuhi persyaratan-persyaratan atau permintaan tindakan perbaikan yang dikeluarkan oleh badan sertifikasi; • kewajiban lainnya untuk keanggotaan Kelompok; • penjelasan mengenai segala biaya yang berhubungan dengan keanggotaan Kelompok. U3.4.3
Kelompok yang bersangkutan harus menyediakan dokumen-dokumen berikut ini untuk diakses publik (Indikator 1.2.1 P&C RSPO 2013). • Hak atas tanah/hak pemanfaatan (Kriteria 2.2 P&C RSPO 2013). • Rencana Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) (Kriteria 4.7 P&C RSPO 2013). • Rencana dan penilaian dampak yang berkaitan dengan dampak lingkungan dan sosial (Kriteria 5.1, 6.1, 7.1 dan 7.8 P&C RSPO 2013). • Dokumen-dokumen terkait Nilai Konservasi Tinggi (NKT) (Kriteria 5.2 dan 7.3 P&C RSPO 2013). • Rencana pencegahan dan pengurangan polusi (Kriteria 5.6 P&C RSPO 2013). • Rincian pengaduan dan keluhan (Kriteria 6.3 P&C RSPO 2013). Hal. | 34
• • • • •
Prosedur negosiasi (Kriteria 6.4 P&C RSPO 2013). Rencana perbaikan berkelanjutan (Kriteria 8.1 P&C RSPO 2013). Ringkasan publik dari laporan audit sertifikasi. Kebijakan tentang hak asasi manusia (Kriteria 6.13 P&C RSPO 2013). Pernyataan kebebasan berserikat (jika ada) (Kriteria 6.6 P&C RSPO 2013).
Panduan: Akan ada bukti dalam sistem dokumentasi yang menunjukkan bahwa Kelompok telah menyediakan informasi yang mencukupi mengenai isu-isu (lingkungan, sosial dan/atau legal) yang relevan dengan Kriteria-Kriteria RSPO kepada pemangku kepentingan terkait untuk memungkinkan partisipasi yang efektif dalam pengambilan keputusan (Indikator 1.1.1 P&C RSPO 2013). Manajer Kelompok harus memastikan bahwa semua dokumen yang disebutkan di atas sudah diperbaharui dan harus selalu tersedia di Kantor Kelompok sepanjang waktu. Dokumen lainnya harus dipertimbangkan jika hendak disediakan untuk akses publik. U3.4.4 Catatan mengenai permintaan informasi dan tanggapan harus dikelola (Indikator 1.1.2 P&C RSPO 2013). Panduan: Akan ada bukti dalam sistem dokumentasi yang menunjukkan bahwa Kelompok telah menyediakan informasi yang cukup mengenai isu-isu (lingkungan, sosial dan/atau legal) yang relevan dengan Kriteria-Kriteria RSPO kepada pemangku kepentingan terkait untuk memungkinkan partisipasi yang efektif dalam pengambilan keputusan (Indikator 1.1.1 P&C RSPO 2013). Catatan mengenai permintaan informasi dan tanggapan akan dikelola selama jangka waktu 5 tahun (Indikator 1.1.2 P&C RSPO 2013).
U3.5
Sistem Kontrol Internal (ICS) Kelompok harus mencakup sistem yang sudah disiapkan agar Tandan Buah Segar (TBS) bersertifikat RSPO yang dihasilkan oleh Kelompok dapat diperdagangkan.
Panduan: Harga-harga pada saat ini dan yang lalu yang telah dibayarkan untuk TBS harus tersedia dan dapat diakses oleh publik (Indikator 6.10.1 P&C RSPO 2013). Harus diberikan bukti yang menunjukkan bahwa penetapan harga TBS dan mekanismenya telah dijelaskan kepada para anggota (Indikator 6.10.2 P&C RSPO), bahwa semua pihak memahami kesepakatan kontrak yang mereka tanda tangani, dan bahwa kontrak tersebut bersifat adil, sesuai dengan hukum yang berlaku dan transparan (Indikator 6.10.3 P&C RSPO 2013). Pembayaran sebagaimana telah disetujui harus dilakukan tepat pada waktunya (Indikator 6.10.4 P&C RSPO 2013).
Hal. | 35
U3.5.1 Manajer Kelompok harus mendokumentasikan dan menjalankan sistem untuk pelacakan dan penelusuran TBS yang diproduksi oleh para anggota Kelompok dan hendak dijual sebagai TBS bersertifikat RSPO. U3.5.2 Harus ada prosedur Kelompok secara kolektif untuk penjualan semua TBS bersertifikat. Untuk memastikan bahwa TBS tanpa sertifikat tidak dijual sebagai produk bersertifikat RSPO. Jika TBS bersertifikat dicampur bersama TBS yang tidak bersertifikat sebelum penjualan dan pengangkutan ke pabrik kelapa sawit, maka harus disiapkan sistem keseimbangan massa untuk memastikan bahwa kuantitas TBS yang dijual sebagai Keseimbangan Massa adalah sama dengan kuantitas TBS bersertifikat RSPO dalam campuran tersebut. U3.5.3 Semua penjualan TBS yang berasal dari perkebunan anggota Kelompok harus didokumentasikan. Ini harus mencakup: • dokumen tagihan dan penerimaan (pembelian dan penjualan); • informasi mengenai pengangkutan; • nomor identifikasi kelompok dari anggota yang bersangkutan; • deskripsi produk yang dijual (yaitu bersertifikat RSPO atau tidak), volume produk dan tujuannya. U3.5.4 Manajer Kelompok harus mengelola salinan semua dokumentasi dan catatan terkait untuk transaksi produk kelompok selama jangka waktu 5 tahun. U3.5.5 Penjual TBS harus merupakan bagian dari sistem pengelolaan Kelompok atau harus memegang Sertifikat Rantai Suplai RSPO. Penjual TBS lebih baik diikutsertakan dalam kontrol sertifikasi Kelompok daripada mendapatkan sertifikat rantai suplainya sendiri. Manajer Kelompok akan memastikan bahwa penjual memiliki prosedur yang jelas untuk memastikan akurasi perhitungan keseimbangan massa jika hal ini memungkinkan dan bahwa semua TBS yang dijual oleh penjual dapat ditelusuri kembali hingga anggota Kelompok yang bersangkutan. Panduan: • Harus ada kontrak antara penjual TBS dan Manajer Kelompok. • Penjual TBS dimaksud harus mengelola catatan pembelian dan penjualan secara lengkap. • Jika Penjual TBS memegang Sertifikat Rantai Suplai RSPO, maka salinan sertifikatnya harus diberikan kepada Manajer Kelompok.
Hal. | 36
2.4. Unsur 4 (U4): Pengelolaan Kelompok untuk Penanaman Baru U4.1
Manajer Kelompok harus memastikan dilakukannya PENANAMAN BARU sesuai dengan persyaratan RSPO.
U4.1.1 Harus ada bukti yang menunjukkan bahwa tidak ada penanaman baru yang telah dilakukan di hutan primer atau kawasan manapun yang diperlukan untuk memelihara atau meningkatkan satu atau lebih Nilai Konservasi Tinggi (NKT) sejak bulan November 2005. Penanaman baru harus direncanakan dan dikelola sebaik mungkin untuk memastikan dipelihara dan/atau ditingkatkannya NKT-NKT yang telah diidentifikasi (Indikator 7.3.1 P&C RSPO 2013). Panduan: RSPO tengah mengembangkan suatu perangkat penilaian NKT yang cocok bagi Sertifikasi Kelompok. Akan dilakukan penilaian NKT secara komprehensif, termasuk di antaranya konsultasi pemangku kepentingan, sebelum dilakukannya segala konversi pemanfaatan lahan atau penanaman baru. Ini akan mencakup analisis perubahan pemanfaatan lahan untuk menentukan perubahan pada vegetasi yang ada semenjak bulan November 2005. Analisis ini akan digunakan, dengan proksi, untuk mengindikasikan adanya perubahan status NKT (Indikator 7.3.2 P&C RSPO 2013). Tanggal persiapan lahan dan dimulainya kegiatan akan dicatat (Indikator 7.3.3 P&C RSPO 2013). U4.1.2 Manajer Kelompok harus memastikan kecocokan lingkungan dari lahan yang diperuntukkan bagi kelapa sawit. Panduan: Menggunakan perangkat berikut ini. Kecocokan tanah dengan menggunakan peta dan survei tanah jika memungkinkan untuk menciptakan kecocokan jangka panjang antara lahan yang bersangkutan dengan budi daya kelapa sawit (Indikator 7.2.1 P&C RSPO 2013). Kembangkan peta yang mengidentifikasi tanah-tanah marjinal dan ringkih, termasuk di dalamnya derajat kemiringan yang sangat curam dan tanah gambut, yang akan digunakan untuk mengidentifikasi kawasan-kawasan yang akan dihindarkan di masa yang akan datang (Indikator 7.4.1 P&C RSPO 2013). Informasi topografis yang sesuai untuk menjadi panduan dalam perencanaan drainase dan sistem irigasi, jalan raya dan infrastruktur lainnya (jika ada) (Indikator 7.2.2 P&C RSPO 2013). Semua temuan harus dipertimbangkan dalam rencana dan kegiatan operasional yang selanjutnya. U4.1.3 Manajer Kelompok harus memastikan kesesuaian sosial dari lahan yang diperuntukkan bagi kelapa sawit. Panduan: Hal. | 37
Kawasan-kawasan yang dibutuhkan masyarakat terdampak untuk memenuhi kebutuhan pokoknya, dengan mempertimbangkan potensi perubahan positif dan negatif dalam mata pencaharian sebagai hasil dari kegiatan operasional yang diusulkan, harus diidentifikasi dalam konsultasi bersama masyarakat yang bersangkutan dan dimasukkan dalam penilaian NKT dan rencana kelola (lihat Kriteria 5.2) (Indikator7.3.5 P&C RSPO 2013). Harus ada bukti yang menunjukkan bahwa masyarakat setempat yang terdampak memahami bahwa mereka berhak untuk menolak kegiatan operasional yang direncanakan di lahan mereka sebelum dan selama diskusi awal, selama tahap pengumpulan informasi dan konsultasi terkait, selama negosiasi dan hingga penandatanganan dan ratifikasi perjanjian oleh masyarakat setempat tersebut (Indikator 7.5.1 P&C RSPO 2013). Akan dipersiapkan suatu sistem untuk mengidentifikasi masyarakat yang berhak mendapatkan kompensasi (Indikator 7.6.2 P&C RSPO) dan suatu sistem untuk menghitung dan membagikan kompensasi secara adil (dalam bentuk uang ataupun lainnya) (Indikator 7.6.3 P&C RSPO 2013). Proses dan hasil dari segala klaim kompensasi akan didokumentasikan dan disediakan untuk diakses publik (Indikator 7.6.5 P&C RSPO). Akan disediakan bukti yang menunjukkan bahwa masyarakat terdampak dan para pemegang hak memiliki akses terhadap informasi dan saran yang bebas dan mandiri dari pihak manapun yang mendukung proyek, terkait dengan konsekuensi legal, ekonomi, lingkungan dan sosial dari kegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan di lahan mereka (Indikator 7.6.6 P&C RSPO 2013). Pembuatan rencana kelola dan prosedur operasional yang sebagaimana mestinya akan dikembangkan dan dijalankan untuk menghindarkan atau memitigasi potensi dampak negatif (Indikator 7.1.2 P&C RSPO). U4.1.4 Tidak akan ada bukti dilakukannya persiapan lahan melalui pembakaran, kecuali dalam situasi-situasi spesifik tertentu sebagaimana diatur dalam dalam ‘Guidelines for the Implementation of the ASEAN Policy on Zero Burning’ (Panduan untuk Implementasi Kebijakan Tanpa Bakar di ASEAN) tahun 2003 atau panduan lain yang setara di kawasan-kawasan lainnya (Indikator 7.7.1 P&C RSPO 2013). Panduan: Dalam keadaan-keadaan luar biasa di mana api menjadi harus digunakan untuk mempersiapkan lahan untuk penanaman, maka akan ada bukti diberikannya persetujuan terhadap pembakaran terkendali sebelum kegiatan tersebut dilakukan, sebagaimana diatur dalam ‘Guidelines for the Implementation of the ASEAN Policy on Zero Burning’ (Panduan untuk Implementasi Kebijakan Tanpa Bakar di ASEAN) tahun 2003, atau panduan lain yang setara di kawasan-kawasan lainnya (Indikator 7.7.2 P&C RSPO 2013).
Hal. | 38
U4.1.5 Akan dikembangkan suatu rencana aksi yang menjelaskan tindakan-tindakan operasional yang perlu dilakukan untuk memelihara atau meningkatkan NKT-NKT yang ada dan yang mengacu pada prosedur operasional terkait dari pihak pekebun (lihat Kriteria 5.2) (Indikator 7.3.4 P&C RSPO 2013). Panduan: Dalam hal diusulkannya penanaman secara terbatas di lahan dengan tanah ringkih dan marjinal, termasuk gambut, maka akan dikembangkan dan dijalankan rencana untuk melindungi tanah-tanah tersebut tanpa menyebabkan dampak negatif (Indikator 7.4.2 P&C RSPO 2013). Akan ada rencana untuk meminimalkan emisi Gas Rumah Kaca (GRK) yang mempertimbangkan penghindaran kawasan lahan yang memiliki Stok Karbon Tinggi (SKT) dan/atau opsi-opsi penyerapan karbon (Indikator 7.8.2 P&C RSPO 2013).
Hal. | 39
Bagian 3
Panduan untuk Kepatuhan terhadap P & C RSPO 2013
Panduan tambahan ini diberikan untuk membantu Manajer Kelompok, para anggota perorangan dan auditor badan sertifikasi dalam menjalankan dan melakukan audit Kelompok Pekebun Mandiri kelapa sawit.
Prinsip 1: Komitmen terhadap Transparansi RSPO
1.1
Kriteria
Indikator
Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit menyediakan informasi yang memadai kepada para pemangku kepentingan mengenai isu lingkungan, sosial dan legal yang relevan dengan Kriteria RSPO, dalam bahasa dan bentuk yang sesuai guna memudahkan partisipasi efektif dalam
1.1.1 Harus ada bukti bahwa Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit memberikan informasi yang memadai terkait isu-isu (lingkungan, sosial dan/atau legal) yang relevan terhadap Kriteria RSPO ke para pemangku kepentingan yang relevan demi terciptanya partisipasi efektif dalam pembuatan keputusan.
Hal. | 40
1.1.2 Arsip laporan-laporan mengenai permintaan informasi serta tanggapan yang diberikan harus disimpan dengan baik.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya.
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Manajer Kelompok harus dapat:-
Anggota perorangan harus dapat:
Prosedur berjudul: “Mengelola Komitmen terhadap Transparansi”. Buat daftar dokumen apa saja yang dapat diakses publik. Jelaskan bahwa semua dokumen yang ada dalam daftar tersebut dapat disediakan kepada publik jika diminta. Lihat bagian 1.2 untuk penjelasan lebih rinci. Prosedur ini harus mencakup ringkasan pada bagian awal catatan buku permintaan dan tanggapan. Terkait dengan 6.3 dan 6.11.
Menunjukkan pemahamannya bahwa semua pengunjung dan semua permintaan informasi ditujukan kepada manajer Plasma Kelompok.
Susun buku untuk mencatat semua pengunjung dan semua permintaan informasi.
Tanggal kapan dilakukannya kunjungan atau permintaan. Nama perorangan yang datang berkunjung atau meminta informasi. Sifat dari kunjungan atau permintaan tersebut. Informasi apa yang disediakan. Komentar-komentar yang diterima.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Menilai Manajer Kelompok
U3.4.3
Diharapkan terdapat prosedur yang berjudul Mengelola Komitmen untuk transparansi.
U3.4.4
Prosedur ini harus memuat dokumendokumen yang tersedia bagi publik, dan menjelaskan bahwa semua dokumen dimaksud tersedia bagi publik jika diminta serta memuat prosedur mengenai bagaimana cara meninta dokumen tersebut. Lihat bagian 1.2 untuk rincian dokumen. Prosedur ini dapat dimasukkan pada bagian awal catatan permintaan dan tanggapan, dan dapat pula tidak. Bagian ini berkaitan dengan bagian 6.3 dan 6.11. Harus dijelaskan, di mana prosedur dan dokumen disimpan. Pilih beberapa dokumen saja dan periksa di mana tempat penyimpanannya. Pilih beberapa permintaan saja dan
RSPO
Kriteria
Indikator
pembuatan keputusan.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Ditunjukkannya bahwa mereka meninjau permintaan catatan dan tanggapan informasi Kelompok setidaknya satu tahun sekali.
Apakah semua staf mengetahui perihal dokumen-dokumen tersebut? Menilai Anggota Perorangan
Tunjukkan bagaimana informasi ini digunakan untuk meningkatkan kinerja Kelompok.
Periksa para anggota yang sudah dipilih apakah sudah memiliki pemahaman yang baik bahwa semua permintaan informasi ditujukan kepada manajer Plasma Kelompok.
Kembangkan mekanisme untuk umpan balik dari pertanian perseorangan dan kemudian analisis data tersebut untuk meningkatkan kinerja. staf
kantor
mengetahui
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
periksa bagian jadwal tanggapan dan kelengkapan jawaban atau dokumennya.
Salinan dari dokumen yang tersedia bagi publik harus disediakan di Kantor Kelompok.
Pastikan bahwa persyaratan ini.
Panduan bagi Auditor
akan
Kunjungan audit ke anggota perorangan harus mencakup pertanyaan mengenai kriteria ini. Informasikan semua anggota Kelompok bahwa semua permintaan informasi akan diajukan kepada manajer Plasma Kelompok. Masukkan unsur-unsur di atas dalam pelatihan Kelompok dan berikan penekanan pada pelaksanaan kebijakan dan rencana mitigasi.
1.2
Dokumen manajemen terbuka untuk publik, kecuali apabila
Hal. | 41
1.2.1 Dokumen yang dibuka untuk publik harus meliputi, tapi tidak terbatas kepada, hal-hal berikut: • Sertifikat/hak penggunaan tanah (Kriteria 2.2);
Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa tema pelatihan tersebut. Panduan bagi Manajer Kelompok Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya. Manajer Kelompok harus mampu untuk: -
Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS Anggota perorangan harus dapat:Menunjukkan pemahamannya bahwa semua
Menilai Manajer Kelompok
U1.1.1
Dokumen-dokumen yang dimuat dalam daftar harus semua dihadirkan dan dalam keadaan telah diperbaharui.
U3.3.2
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
berkaitan dengan rahasia perusahaan (commercial confidentialit y) atau terdapat kemungkinan bahwa informasi dari dokumen tersebut akan menimbulkan dampak lingkungan atau sosial negatif bila dibuka.
• Rencana kesehatan dan keselamatan kerja (Kriteria 4.7); • Rencana dan penilaian terkait dengan analisis dampak sosial dan lingkungan (Kriteria 5.1, 6.1, 7.1 dan 7.8); • Dokumentasi HCV (Kriteria 5.2 dan 7.3); • Rencana pengurangan dan pencegahan polusi (Kriteria 5.6); • Detil keluhan dan pengaduan (Kriteria 6.3); • Prosedur negosiasi (Kriteria 6.4); • Rencana perbaikan berkelanjutan (Kriteria 8.1); • Rangkuman publik dari laporan penilaian sertifikasi; • Kebijakan Hak Asasi Manusia (Kriteria 6.13).
Menyusun daftar dokumen-dokumen berikut ini pada bagian dokumen Komitmen terhadap Transparansi yang tersedia untuk publik.
pengunjung dan semua permintaan informasi ditujukan kepada manajer Plasma Kelompok.
Pastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan besarnya skala entitas dan akan ditinjau secara berkala.
Salinan dari dokumen yang tersedia untuk publik harus tersedia di Kantor Kelompok. Hak atas tanah/hak penggunaan (Kriteria 2.2); Rencana Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) (Kriteria 4.7); Rencana dan penilaian dampak terkait dengan dampak lingkungan dan sosial (Kriteria 5.1, 6.1, 7.1 dan 7.8); Dokumentasi NKT (NKT 5.2 dan 7.3); Rencana pencegahan dan pengurangan polusi (Kriteria 5.6); Informasi rinci mengenai pengaduan dan keluhan (Kriteria 6.3); Prosedur negosiasi (Kriteria 6.4); Rencana perbaikan berkelanjutan (Kriteria 8.1); Ringkasan publik untuk laporan penilaian sertifikasi; Kebijakan hak asasi manusia (Kriteria 6.13); Secara berkala melakukan pengecekan, apakah dokumen-dokumen ini sudah diperbaharui dan sudah sebagaimana mestinya. Sebagai suatu tinjauan aturan umum secara tahunan. Bahkan jika tidak ada perubahan yang diminta sekalipun, lakukan pencatatan dokumen, tanggal dilakukannya semua tinjauan dan tanggal pembuatannya. Kelola semua versi yang ada sebagai dokumen-dokumen terpisah. Apakah dokumen-dokumen tersebut berada dalam satu tempat dan tersedia bagi publik jika diminta. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui perihal persyaratan tersebut
Hal. | 42
Catat bahwa segala perubahan yang meluas dan tentukan mengapa perubahan tersebut diperlukan. Periksa, apakah semua bentuk asli maupun salinan dari semua versi yang diperbaharui sudah disimpan dengan aman. Pastikan bahwa semua staf mengetahui perihal dokumen tersebut. Menilai Anggota Perorangan Periksa para anggota yang sudah dipilih apakah sudah memiliki pemahaman yang baik bahwa semua permintaan informasi harus ditujukan kepada manajer Plasma Kelompok.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada U3.4.3
RSPO
Kriteria
Indikator
1.3
Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit berkomitmen pada perilaku etis dalam seluruh transaksi dan operasi bisnis.
1.3.1 Harus terdapat kebijakan tertulis yang berisi komitmen terhadap kode integritas dan perilaku etis dalam seluruh pelaksanaan operasi dan transaksi, yang harus didokumentasikan dan dikomunikasikan ke seluruh level pekerja dan operasi.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS.
Manajer Kelompok harus dapat: Menunjukkan bahwa Kelompoknya memiliki kebijakan tertulis untuk komitmen terhadap kode etik dan integritas dalam semua kegiatan operasional dan transaksinya.
Anggota perorangan harus dapat:-
Kebijakan tersebut harus dibuat dalam kerangka kerja Konvensi PBB tentang Anti Korupsi, khususnya Pasal 12.
Menunjukkan bahwa mereka menerima hasil cetak atau mengikuti presentasi atau pertemuan yang membahas kode etik.
Memperoleh salinan membacanya.
kerangka
kerja
ini
dan
Kebijakan ini harus mencakup sekurangnya hal-hal berikut ini.
Hal. | 43
Menunjukkan bahwa mereka mengetahui apa yang dimaksud dengan kode etik.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.1
Kebijakan tersebut harus dibuat dalam kerangka kerja Konvensi PBB tentang Anti Korupsi, khususnya Pasal 12. Ambil dan baca satu salinan.
U3.3.2
Periksa, apakah kebijakan tersebut setidaknya sudah mencakup hal-hal sebagai berikut. • Penghormatan kepada pelaksanaan usaha yang adil. • Pelarangan terhadap semua bentuk korupsi, penyuapan dan penggelapan dalam penggunaan dana dan sumber daya.
• Penghormatan terhadap pelaksanaan usaha yang adil. • Pelarangan terhadap semua bentuk korupsi, penyuapan dan penggelapan dalam penggunaan dana dan sumber daya. • Disklosur/pengungkapan informasi sesuai dengan peraturan yang berlaku dan apa yang diterima oleh praktik industrial.
• Disklosur/pengungkapan informasi sesuai dengan peraturan yang berlaku dan apa yang diterima oleh praktik industrial.
Kebijakan ini harus dibuat dalam bahasa yang dapat dipahami oleh anggota Kelompok beserta para pekerja dan stafnya.
Apakah kebijakan tersebut dibuat dalam bahasa yang dapat dipahami oleh mereka dan para staf/pekerjanya?
Anggota kelompok harus mengakui bahwa pihaknya memahami dan mematuhi Kebijakan tersebut.
Pilihlah beberapa ditanyakan.
Mengomunikasikan kebijakan ini kepada para anggota Kelompoknya dan menunjukkan catatan perihal bagaimana komunikasi tersebut dilakukan.
Jika kebijakan tersebut telah disampaikan sebagai suatu Kelompok, maka pastikan Anda mencatat siapa saja yang menghadiri pertemuan
Pastikan bagaimana hal ini telah dikomunikasikan kepada para anggota Kelompok.
anggota
untuk
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Jika disampaikan sebagai suatu Kelompok, maka pastikan Anda mencatat siapa saja yang menghadiri kegiatan tersebut, meminta para anggota perorangan untuk menandatangani dokumen yang menunjukkan bahwa mereka telah menghadiri kegiatan atau menerima dokumen. Diagram sederhana yang menunjukkan praktik mana saja yang dapat diterima mana yang tidak untuk dapat membantu para Anggota Kelompok yang tidak dapat baca tulis (buta huruf).
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
briefing dan apakah mereka telah mengakui bahwa mereka telah mengikutinya atau menerima dokumen kebijakan yang bersangkutan. Beri perhatian lebih pada isu melek huruf/keaksaraan dan tentukan apakah komunikasi yang dilakukan sudah cocok bagi Kelompok tersebut. Menilai Anggota Perorangan Pilih anggota secara acak dan uji pemahaman mereka mengenai apa yang dimaksud dengan kode etik. Pastikan bahwa mereka telah menerima hasil tercetak atau atau telah mengikuti presentasi atau pertemuan pembahasan hal ini.
Hal. | 44
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Prinsip 2: Kepatuhan terhadap Hukum dan Peraturan yang Relevan RSPO
Kriteria
Indikator
2.1
Terdapat kepatuhan terhadap seluruh regulasi dan hukum lokal, nasional, dan internasiona l yang telah diratifikasi.
2.1.1 Harus tersedia bukti kepatuhan terhadap persyaratan legal yang relevan
Panduan bagi Manajer Kelompok Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya.
Daftar pengecekan untuk para Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
2.1.2 Sistem yang terdokumentasi, meliputi informasi tertulis mengenai persyaratan-persyaratan legal, harus dipelihara.
Manajer Kelompok harus dapat: -
Anggota perorangan harus dapat:-
Menyusun daftar semua peraturan perundangan yang berlaku dan menyatakan:
Memberikan Anda bukti bahwa Manajer Kelompok telah menjelaskan perihal pentingnya peraturan perundangan kunci, di mana peraturan tersebut disimpan di kantor Kelompok.
2.1.3 Mekanisme memastikan kepatuhan diimplementasikan.
Panduan bagi Manajer Kelompok
untuk harus
2.1.4 Sistem yang mencatat setiap perubahan dalam hukum harus diimplementasikan.
siapa yang memonitor dan memperbaharui daftar tersebut; dari mana peraturan tersebut diperoleh; bagaimana diedarkan dan seberapa sering dilakukan; siapa yang memastikan pelaksanaan peraturan tersebut. Pastikan bahwa Anda dapat menunjukkan pihak ketiga bahwa peraturan tersebut dipahami dan dilaksanakan oleh para Anggota Kelompok. Kembangkan ‘Daftar peraturan perundangan’ yang memuat semua produk peraturan perundangan yang ada dan tentukan mana yang relevan dengan Kelompoknya. Untuk Kelompok yang lebih besar, maka tentukan apa saja bagian-bagian yang relevan dari peraturan tersebut dan tulis penjelasan sederhana mengenai apa artinya bagi suatu Kelompok dan anggotanya. Tambahkan satu bagian mengenai bagaimana cara mengomunikasikan ini dan bagaimana caranya menjelaskan peraturan-peraturan kunci kepada Kelompok.
Hal. | 45
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Mengidentifikasi bagaimana Anda diberitahukan mengenai persyaratanpersyaratan yang ada berdasarkan hukum dan menunjukkan bukti dilakukannya semua kursus pelatihan yang diikuti dengan cara mencetak sertifikat kehadiran untuk semua hari pelatihan yang diikuti perihal topik ini. Memberikan salinan cetak (jika ada) yang dibagikan, atau menunjukkan bukti diikutinya pertemuan yang membahas topik ini.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.7
Periksa apakah dokumen dengan judul ‘Daftar peraturan perundangan’ atau yang serupa dengan itu yang memuat produk peraturan perundangan yang berlaku; atau bagi kelompok dengan ukuran lebih besar, juga menjelaskan poin-poin kunci yang ada.
U3.3.2
Manajer Kelompok harus dapat menjelaskan proses bagaimana ia memonitor perubahan-perubahan yang terjadi dalam peraturan perundangan yang ada. Harus jelas mengenai bagaimana daftar tersebut diperoleh dan harus ada orang yang bertanggung jawab mengelola dan meninjaunya secara berkala. Untuk kelompok kecil, posisi ini bisa diberikan kepada Manajer Kelompok, dan untuk kelompok dengan ukuran lebih besar, bisa diisi oleh anggota staf. Lakukan penilaian, apakah daftar tersebut sudah sesuai dengan ukuran Kelompok dan berisikan peraturan perundangan yang penting bagi Kelompok tersebut. Untuk kelompok dengan ukuran lebih besar, periksa bahwa bagian-bagian terkait dari masing-masing produk peraturan tersebut telah diuraikan dan
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
dijelaskan.
Pertimbangkan bagaimana cara mengomunikasikan peraturan yang signifikan tersebut kepada para anggota Kelompok.
Diharapkan adanya suatu prosedur yang mengatur bagaimana agar daftar ini dikomunikasikan.
Catat bagaimana penyampaian/komunikasi tersebut dilakukan.
Catat perubahan-perubahan bersifat meluas dan tanyalah, mengapa perubahan tersebut diperlukan.
Jika disampaikan sebagai suatu kelompok, maka pastikan bahwa Anda mencatat siapa yang menghadirinya. Minta para anggota perorangan untuk menandatangani bahwa mereka telah menghadiri kegiatan tersebut atau menerima dokumennya.
Periksa apakah salinan produk peraturan perundangan dimaksud sudah disimpan di tempat yang aman dan apakah semua staf mengetahui keberadaan dokumen tersebut.
Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab untuk menjaga agar daftar ini terus diperbaharui setiap tahunnya.
Menilai Anggota Perorangan
Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui adanya daftar peraturan.
Periksa para anggota yang sudah dipilih, apakah sudah memiliki pemahaman yang baik mengenai peraturan perundangan yang berlaku bagi anggota perorangan. Periksa, apakah mereka telah menerima dokumen salinan cetak atau telah menghadiri presentasi atau pertemuan yang membahas topik ini.
2.2
Hak untuk menggunak an tanah dapat diperlihatka n dengan jelas, dan hak tersebut tidak
2.2.1 Dokumen-dokumen legal yang menunjukkan kepemilikan atau penyewaan legal, sejarah kondisi kepemilikan, jangka waktu dan penggunaan tanah aktual harus tersedia. 2.2.2 Batas wilayah legal harus ditentukan dengan jelas dan
Hal. | 46
Daftar periksa bagi Manajer Kelompok Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya.
Daftar pengecekan untuk Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Terhubung dengan bagian 2.3.
Anggota perorangan harus dapat:-
Manajer Kelompok harus dapat: -
Menunjukkan bahwa mereka memiliki hak untuk memanfaatkan lahan dan bahwa mereka memiliki salinan dari hak yang mereka
Memberitahukan di mana disimpannya dokumen-
Menilai Manajer Kelompok
U1.1.2
Bagian ini berhubungan dengan bagian 2.3.
U3.4.3
Periksa hak atas tanah atau akta yang memberikan kebolehan bagi dilakukannya budi daya kelapa sawit dan, jika bisa, bagi pembangunan pabrik
RSPO
Kriteria
ditentang oleh masyarakat lokal yang dapat menunjukka n bahwa mereka memiliki hak penggunaan , hak adat, atau hak legal.
Indikator
terlihat diurus. 2.2.3 Apabila terdapat atau telah terjadi perselisihan, bukti tambahan atas akuisisi hak secara legal dan bukti bahwa kompensasi adil telah diberikan kepada pemilik dan penghuni sebelumnya harus disediakan, serta bukti bahwa kompensasi tersebut telah diterima dengan free, prior and informed consent (FPIC). 2.2.4 Tidak boleh terdapat konflik tanah yang signifikan, kecuali syarat-syarat untuk proses-proses resolusi konflik yang dapat diterima (lihat Kriteria 6.3 dan 6.4) telah diimplementasi dan diterima oleh pihak-pihak yang terlibat. 2.2.5 Untuk setiap konflik atau perselisihan terkait tanah, area yang diperselisihkan harus dipetakan secara bersama-sama dengan pihak-pihak yang terdampak (termasuk komunitaskomunitas tetangga dimana berlaku). 2.2.6 Untuk menghindari eskalasi konflik, tidak boleh terdapat bukti penggunaan kekerasan oleh operasi perkebunan atau pabrik minyak sawit dalam menjaga kedamaian dan ketertiban operasioperasi yang sedang dijalankan dan/atau yang direncanakan.
Hal. | 47
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
dokumen yang menunjukkan kepemilikan atau sewa sesuai hukum yang berlaku, serta sejarah atau kepenguasaan lahan dan pemanfaatan lahan yang dilakukan di lapangan sesuai hukum yang berlaku.
miliki tersebut berdasarkan hukum yang berlaku, atau mengetahui di mana salinan tersebut disimpan.
Menunjukkan bahwa Kelompoknya menggunakan lahan tersebut dengan cara yang sesuai hukum yang berlaku. Memberitahukan sejarah singkat pemanfaatan dan pemilikan lahan. Salinan akta hak atas tanah harus disimpan dalam satu map pada masing-masing lokasi yang semestinya. Peta yang menunjukkan batasan-batasan sesuai hukum yang berlaku harus disimpan. Untuk kelompok kecil, yang dibutuhkan cukup peta tata batas kadastral. Namun untuk kelompok yang lebih besar, diharapkan untuk menggunakan GPS. Periksa apakah semua penanda batas sudah jelas di lapangan. Jika tidak, maka periksa kawasan-kawasan yang penanda batasnya tidak jelas dan mulai lakukan tindakan untuk mengklarifikasi situasi demikian. Gunakan penanda batas sementara hingga semua pihak menyepakati batas tersebut. Catat semua pertemuan dan siapa saja yang menghadirinya. Untuk masing-masing kasus, buka berkas kasus dimulai dari pernyataan terkait batas yang disengketakan untuk menguraikan isu tersebut dan cakupannya. Periksa, apakah hak-hak atas tanah atau akta yang memberi kebolehan bagi dilakukannya budi daya kelapa sawit dan, jika bisa, bagi pembangunan pabrik
Jelaskan jika terdapat sengketa (jika ada) atas lahan yang mereka garap dan uraikan apa status sengketa tersebut.
Panduan bagi Auditor
kelapa sawit. Periksa di mana tempat disimpannya dokumen yang membuktikan kepemilikan atau sewa lahan berdasarkan hukum yang berlaku. Periksa, apakah semuanya lengkap dan disimpan di tempat yang aman. Diharapkan agar Kelompok dapat menunjukkan bahwa penggunaan lahan yang dilakukannya sudah sesuai dengan hukum yang berlaku dan bahwa ada beberapa catatan mengenai sejarah pemanfaatan dan kepemilikan lahan yang sesuai dengan ukuran Kelompok. Periksa, apakah salinan dari akta-akta hak atas tanah dapat mudah diakses. Pastikan tersedianya peta-peta yang menunjukkan batas-batas lahan sesuai hukum yang berlaku, dan bahwa petapeta dimaksud sesuai dengan ukuran Kelompok (untuk diperhatikan, dengan semakin besarnya ukuran Kelompok maka Manajer Kelompok disarankan untuk melakukan perbaikan pada petapeta tersebut jika diperlukan). Pastikan melalui pengambilan sampel bahwa beberapa penanda batas yang sudah dipilih ada secara fisik di lapangan (di kawasan Kelompok). Jika tidak ada, maka tentukan apakah telah dicoba dilakukan tindakan untuk mengidentifikasi kawasan potensi konflik atau kawasan di mana batasnya tidak jelas.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
kelapa sawit.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Praktik terbaik untuk diterapkan oleh Kelompok adalah menggunakan penanda sementara di kawasan yang bersangkutan.
Jika benar, maka buatlah pernyataan jelas bahwa tidak ada konflik tanah di setiap lokasi. Namun jika terdapat konflik, maka jelaskan alasannya dan apa statusnya yang terkini. Lakukan pembaharuan terhadap status ini secara triwulanan hingga selesai.
Periksa apakah semua catatan pertemuan ada dan sudah benar.
Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui perihal persyaratan ini.
Pastikan bahwa saat ini tidak ada konflik lahan. Jika ada konflik, apakah sudah dijelaskan dengan semestinya? Periksa kemajuan / proses penyelesaiannya. Menilai Anggota Perorangan Bagian ini berhubungan dengan bagian 2.3. Periksa para anggota yang sudah dipilih, apakah sudah mereka memiliki hak atas tanah sesuai hukum yang berlaku. Gunakan catatan Manajer Kelompok dan lakukan kunjungan kepada beberapa dari anggota yang memiliki konflik atau tidak memiliki dokumen.
2.3
Penggunaan tanah untuk minyak sawit tidak mengurangi hak penggunaan , hak adat atau hak
2.3.1 Peta-peta, dengan skala yang pantas, yang menunjukkan tingkat hak-hak penggunaan, hak adat, atau hak hukum yang diakui (Kriteria 2.2, 7.5 dan 7.6) harus dikembangkan melalui proses pemetaan yang melibatkan seluruh pihak yang terdampak (termasuk komunitas-komunitas tetangga apabila berlaku, dan pihak-pihak
Hal. | 48
Daftar periksa bagi Manajer Kelompok Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya.
Daftar pengecekan untuk Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Bagian ini berhubungan dengan bagian 2.2.
Anggota perorangan harus dapat:-
Manajer Kelompok harus dapat:-
Menunjukkan bahwa mereka memiliki hak memanfaatkan lahan dan/atau memiliki hak ulayat/adat atas lahan yang mereka garap.
Mengidentifikasi siapa saja yang bertanggung jawab menyediakan peta untuk menunjukkan luasan hak
Menilai Manajer Kelompok Bagian ini berhubungan dengan bagian 2.2. Pastikan, apakah terdapat hak ulayat/adat yang perlu dihormati keberadaannya di atas lahan yang ditempati oleh Kelompok tersebut dan bahwa Manajer Kelompok telah
U1.2.3
RSPO
Kriteria
legal dari penggunapengguna lain tanpa persetujuan mereka (berdasarka n FPIC).
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
yang berwenang yang relevan).
ulayat/adat yang diakui.
2.3.2 Salinan perjanjian-perjanjian yang merincikan proses pemberian persetujuan sesuai kategori FPIC (free, prior and informed) (Kriteria 2.2, 7.5 dan 7.6) harus tersedia dan harus meliputi:
Menunjukkan diterapkannya pendekatan partisipatif.
a) Bukti bahwa sebuah rencana telah dikembangkan melalui konsultasi dan diskusi dengan seluruh kelompok yang terdampak dalam komunitas tersebut, dan bahwa informasi telah diberikan ke seluruh kelompok yang terdampak, termasuk informasi mengenai langkah-langkah yang harus diambil untuk melibatkan mereka dalam proses pembuatan keputusan;
Menunjukkan di mana salinan perjanjian hasil negosiasi disimpan dan menunjukkan bahwa perjanjianperjanjian dimaksud mencakup proses yang mengarah kepada persetujuan para pihak.
b) Bukti bahwa perusahaan telah menghormati keputusan komunitas untuk memberikan ataupun tidak memberikan persetujuan mereka terhadap operasi yang sedang dijalankan saat keputusan tersebut diambil; c) Bukti bahwa implikasi legal, ekonomi, lingkungan dan sosial dari pengizinan operasi di tanah mereka telah dipahami dan diterima oleh komunitas yang terlibat, termasuk implikasi terhadap status legal tanah mereka dan waktu berakhirnya hak, konsesi atau masa sewa tanah yang dimiliki perusahaan.
Hal. | 49
Menunjukkan kepatuhan perjanjian/kesepakatan.
dengan
semua
Mengidentifikasi semua konflik yang ada.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Jelaskan apa yang dimaksud dengan hak ulayat/adat.
menunjukkan dipenuhinya tersebut dalam berkas kasus.
hak-hak
Mengetahui apakah hak mereka atas tanah berdasarkan hukum yang berlaku mengakui keberadaan hak-hak ulayat/adat ini.
Periksa, apakah orang yang bertanggung jawab menyiapkan peta untuk menunjukkan luasan hak ulayat/adat yang diakui adalah orang yang berkompeten untuk melakukan hal tersebut. Periksa, apakah Kelompok menunjukkan kepatuhannya terhadap segala perjanjian yang ada.
Jelaskan bagaimana cara memonitor kepatuhan.
Periksa, apakah ada konflik.
Hubungkan dengan bagian 2.2 dan masukkan pernyataan mengenai hak ulayat/adat apapun dalam berkas kasus apapun untuk sengketa yang masih berlangsung. Jika tidak ada hak ulayat/adat, maka sebutkan demikian dengan menjelaskan alasannya.
Pastikan bahwa dokumen tersebut sudah disimpan pada tempat yang aman. Lakukan investigasi, apakah proses perjanjian hasil negosiasi, termasuk di dalamnya catatan proses yang menghasilkan persetujuan sudah sesuai dengan ukuran Kelompok. Periksa apakah proses perjanjian negosiasi termasuk catatan proses menyebabkan persetujuan layak untuk ukuran Kelompok. Periksa keseluruhan proses dan tentukan, apakah sudah dimonitor dengan sebagaimana mestinya. Menilai Anggota Perorangan Bagian ini berhubungan dengan bagian
RSPO
Kriteria
Indikator
2.3.3 Seluruh informasi relevan harus tersedia dalam bentuk dan bahasa yang tepat, termasuk analisis dampak, pembagian keuntungan yang diajukan, dan peraturan-peraturan legal. 2.3.4 Harus tersedia bukti yang menunjukkan bahwa komunitaskomunitas telah diwakilkan melalui institusi atau perwakilan sesuai dengan pilihan mereka, termasuk penasihat hukum.
Hal. | 50
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
2.2. Periksa para anggota yang sudah dipilih, apakah sudah mereka memiliki hak atas tanah secara ulayat/adat di lahan yang mereka garap. Gunakan catatan Manajer Kelompok dan lakukan kunjungan kepada beberapa dari anggota yang memiliki konflik atau tidak memiliki dokumen sebagaimana dimaksud.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Prinsip 3: Komitmen terhadap Viabilitas Keuangan dan Ekonomis Jangka Panjang RSPO
Kriteria
Indikator
3.1
Terdapat rencana manajemen yang terimplement asi, yang bertujuan mencapai viabilitas ekonomi dan finansial jangka panjang.
3.1.1 Sebuah rencana manajemen atau bisnis (minimum tiga tahun) harus didokumentasikan dan meliputi, apabila berlaku, sebuah kasus bisnis untuk petani penggarap skema (scheme smallholders). 3.1.2 Sebuah program penanaman ulang yang dirancang setiap tahun selama minimum lima tahun (namun apabila diperlukan, dapat berjalan lebih lama sesuai dengan tingkat manajemen tanah rentan yang dibutuhkan, lihat Kriteria 4.3), dengan tinjauan tahunan, harus dilakukan.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Daftar periksa bagi Manajer Kelompok Rencana kelola menjelaskan bagaimana Kelompok dikelola dan apa alasan pengelolaannya. Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya . Manajer Kelompok harus dapat:Menyerahkan rencana tersebut dan menjelaskan bagaimana penyusunannya. Jelaskan cakupannya dan alasan diperlukannya sekurangnya satu rencana bagi semua kegiatan garapan dan/atau kegiatan operasional. Berikan bukti bahwa rencana tersebut tetap dalam keadaan terbaharui untuk memastikan rentangnya selama 3 tahun, dan jelaskan bagaimana rencana tersebut disusun dan dimonitor. Rencana usaha atau kelola harus mencakup: Perhatian yang berkualitas.
diberikan
untuk
bahan
Anggota perorangan harus dapat:Menunjukkan bahwa Manajer Kelompok telah menjelaskan rencana usaha tersebut kepada Kelompoknya. Apa Anda tahu kapan Anda akan melakukan penanaman kembali/replanting?
Menilai Manajer Kelompok Harus ada rencana usaha atau kelola yang jelas sesuai dengan ukuran Kelompok. Rencana ini harus berlaku selama 3 tahun dan diperbaharui setiap tahunnya. Jika Kelompok memiliki anggota-anggota yang tidak homogen, maka kemungkinan ada kebutuhan untuk lebih dari satu rencana. Rencana tersebut harus memiliki hubungan yang jelas dengan bagianbagian lainnya dari standar. Harus memberikan informasi yang cukup untuk kualitas bahan tanam. Proyeksi panen = tren panen TBS;
tanam
Perkiraan hasil panen = tren panen TBS. Besar ekstraksi pabrik kelapa sawit = tren Besaran Ekstraksi Minyak Sawit (Oil Extraction Rate/OER) (jika ada). Biaya Produksi = tren biaya per ton Minyak Sawit Mentah (CPO) (jika memungkinkan). Harga perkiraan. Indikator finansial. Program penanaman kembali (replanting) untuk waktu
Hal. | 51
Daftar pengecekan untuk Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Panduan bagi Auditor
Biaya Produksi = biaya per ton tren Minyak Sawit Mentah (CPO) (jika memungkinkan) Harga hasil perkiraan. Indikator keuangan harus sesuai dengan ukuran Kelompok. Besaran Ekstraksi Pabrik Kelapa Sawit = tren Besaran Ekstraksi Minyak (OER) (jika ada). Program penanaman kembali harus
Pengecek an silang dengan unsur yang ada U1.3
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
5 tahun. Pastikan bahwa semua tindakan yang telah diidentifikasi sebagaimana diminta telah didokumentasikan dan dimasukkan dalam rencana usaha tersebut. Hubungkan bagian ini dengan semua standar tersebut. Pastikan bahwa rencana tersebut telah dikomunikasikan kepada para anggota Kelompok, dengan mencatat cara komunikasi tersebut dilakukan. Jika disampaikan sebagai suatu kelompok, maka pastikan bahwa Anda mencatat siapa yang menghadirinya. Minta para anggota perorangan untuk menandatangani bahwa mereka telah menghadiri kegiatan tersebut atau menerima dokumennya. Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab untuk menyimpan rencana ini dan memperbaharuinya setiap tahun. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui adanya rencana tersebut. Masukkan rencana aksinya (8.1).
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
diperhatikan, di mana program ini harus berjangka waktu 5 tahun. Siapa yang menyusun rencana ini? Apakah satu rencana akan mencakup semua lahan garapan dan/atau kegiatan operasional? Siapa yang akan memperbaharui rencana ini setiap tahunnya dan memastikan agar rencana tersebut selalu diperbaharui untuk waktu 3 tahun? Siapa yang akan menjalankan monitor terhadap rencana ini dan bagaimana caranya? Siapa yang akan memperbaharui rencana ini setiap tahunnya dan memastikan agar rencana tersebut selalu diperbaharui untuk waktu 5 tahun? Ada berapa yang diperlukan? Pastikan bahwa semua tindakan yang hasil identifikasi sebagaimana diminta didokumentasikan dan dimasukkan dalam rencana usaha. Hubungkan bagian ini dengan semua standar tersebut. Menilai Anggota Perorangan Periksa para anggota yang sudah dipilih, apakah sudah mereka telah memiliki rencana usaha yang dijelaskan kepada mereka. Secara spesifik apakah mereka mengetahui kapan mereka akan melakukan penanaman kembali? Gunakan catatan Manajer Kelompok
Hal. | 52
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
dan lakukan kunjungan kepada beberapa dari anggota yang tidak memiliki dokumen sebagaimana dimaksud.
Hal. | 53
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Prinsip 4: Penggunaan Praktik-Praktik Terbaik oleh Pengusaha Perkebunan dan Pabrik Kelapa Sawit RSPO
4.1
Kriteria
Indikator
Prosedurprosedur operasi didokumenta sikan secara pantas, serta diimplementa si dan dimonitor secara konsisten.
4.1.1 SOP untuk perkebunan dan pabrik kelapa sawit harus didokumentasikan. 4.1.2 Harus terdapat mekanisme untuk memeriksa konsistensi pengimplementasian prosedur. 4.1.3 Catatan-catatan pemonitoran dan pelaksanaan setiap tindakan harus terpelihara dan tersedia, dengan wajar. 4.1.4 Pabrik kelapa sawit harus mencatat asal-usul dari seluruh Tandan Buah Segar (TBS) yang bersumber dari pihak ketiga.
Hal. | 54
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan bagi Manajer Kelompok Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya, tetapi rinciannya akan beragam tergantung ukuran Kelompok dan kompleksitas kegiatan operasionalnya. Kelompok harus dapat: Menyusun daftar semua kegiatan operasional yang perlu dicantumkan termasuk Pabrik Kelapa Sawit (jika berlaku). Pastikan SOP yang ada sudah memiliki ringkasan yang sebagaimana mestinya untuk tugas utama terkait setiap kegiatan operasional. Memasukkan sub bab mengenai hal berikut (tetapi daftar ini belum lengkap): • Persiapan lahan untuk penanaman baru dan penanaman kembali (replanting). Pertimbangkan semua aspek, contohnya pemotongan batang sawit dengan ekskavator. • Praktik-praktik persemaian. • Kerapatan, pola dan teknik penanaman. • Pengelolaan Erosi Tanah. • Pencabutan dan pengelolaan gulma. • Pengelolaan bahan kimia pertanian. • Pemupukan, pengambilan sampel daun dan tanah (apabila diambil keluar lokasi). Jika tidak dilakukan, jelaskan bagaimana persyaratan pupuk dipenuhi. • Pengelolaan hama & penyakit. • Pengelolaan air.
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Anggota Perorangan dan akan digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Panduan bagi Auditor
Menilai Manajer Kelompok
Anggota Perorangan harus dapat:
Periksa ulang dengan daftar SOP Manajer Kelompok untuk memastikan semuanya sudah lengkap dan terbarui.
Menunjukkan praktik terbaik bagi perkebunan mereka dan bagaimana mereka dapat mengetahui praktik terbaik mana yang paling tepat.
Periksa bagaimana pelaksanaannya dimonitor dan apakah personel yang melakukan monitoring memiliki kompetensi yang cukup.
Menunjukkan bahwa mereka telah menghadiri presentasi pelatihan, hari pembukaan atau instruksi di lapangan tentang pengelolaan kelapa sawit dan menunjukkan dokumentasi terkait.
Periksa, apakah indikator yang telah dipilih untuk monitoring proses sudah memadai untuk skala kegiatan operasionalnya, dan apakah informasi yang diperoleh digunakan untuk meningkatkan praktik-praktik yang dilakukan.
Menunjukkan jumlah hari pelatihan yang telah mereka hadiri dan menyediakan bukti berupa sertifikat Kehadiran untuk setiap hari pelatihan yang dihadiri. Dapat menjelaskan kapan terakhir kali ada pihak yang mendatangi perkebunan mereka untuk memberi penjelasan mengenai praktikpraktik terbaik.
Periksa silang manual SOP ini dengan rencana usaha untuk kesesuaian secara umum. Beri perhatian khusus bagi Persiapan lahan untuk penanaman baru dan penanaman kembali (replanting). Pertimbangkan semua aspek, contohnya pengirisan batang sawit dengan ekskavator dan keberadaan
Pengecek an silang dengan unsur yang ada U3.1.1
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
• •
Pemangkasan pelepah daun. Pemeliharaan Jalan Panen.
Jika ada Pabrik Kelapa Sawit yang merupakan bagian dari kelompok tersebut • Penerimaan TBS. • Sterilisasi TBS. • Penebahan & ekstraksi (pressing). • Proses purifikasi. • Pengolahan biji sawit. • Proses pengolahan kernel/inti sawit. • Pengolahan air. • Energi uap & listrik tenaga uap. • Pemeliharaan mesin. • Pengolahan limbah cair pabrik kelapa sawit (Palm Oil Mill Effluent - POME) dan Tandan Buah Kosong (TBK). Jelaskan siapa yang bertanggung jawab dan identifikasi pihak yang terlibat untuk setiap kegiatan. Secara garis besar, jelaskan siapa yang memastikan penerapan praktik pengelolaan dan bagaimana hal ini dilakukan. Jelaskan tindakan apa yang dimonitor dan bagaimana informasi yang telah diperoleh kemudian digunakan. Periksa silang dengan bagian 3.1 untuk memastikan ada rencana operasional yang mencerminkan rencana usaha 3 tahun, apabila tepat. Satukan semua hal di atas dalam suatu dokumen (manual) tanpa melupakan Kebijakan Tanpa Bakar (5.5). Namakan dokumen ini “Standard Operating Procedures”.
Hal. | 55
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Kebijakan Tanpa Bakar (zero burning). Praktik-praktik persemaian. Kerapatan, pola dan teknik penanaman. Pengelolaan Erosi Tanah. Pencabutan dan pengelolaan gulma. Pengelolaan bahan kimia pertanian. Pemupukan, pengambilan sampel daun dan tanah (apabila diambil keluar lokasi). Jika tidak dilakukan, jelaskan bagaimana persyaratan pupuk dipenuhi. Pengelolaan hama & penyakit. Pengelolaan air. Pemangkasan (pruning) pelepah daun. Pemeliharaan Jalan Panen. Jika ada Pabrik Kelapa Sawit, maka periksa, apakah SOP sudah tersedia dan memadai untuk pengolahan tanaman. Penerimaan TBS. Sterilisasi TBS. Penebahan & ekstraksi (pressing). Proses purifikasi. Pengolahan biji sawit. Pengolahan kernel/inti sawit. Pengolahan air. Energi & listrik tenaga uap. Pemeliharaan mesin. Pengolahan limbah cair pabrik kelapa sawit (Palm Oil Mill Effluent - POME) dan Tandan Buah Kosong (TBK).
Pastikan semua SOP sudah terkumpul dan tersimpan dengan aman di satu
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Tentukan bagaimana penyampaian/komunikasi hal ini dengan anggota kelompok.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
lokasi. Menilai Anggota Perorangan
Catat bagaimana penyampaian/komunikasi tersebut dilakukan.
Periksa sejumlah anggota yang sudah dipilih untuk menentukan apakah mereka telah menerima penjelasan mengenai SOP yang tepat. Mungkin tidak semuanya relevan. Lakukan pemeriksaan hal-hal terkait formalitas pelatihan (kehadiran atau sertifikat yang diberikan).
Jika disampaikan sebagai suatu Kelompok, maka pastikan Anda mencatat siapa saja yang menghadiri kegiatan tersebut, meminta para anggota perorangan untuk menandatangani dokumen yang menunjukkan bahwa mereka telah menghadiri kegiatan atau menerima dokumen. Hubungkan bagian ini secara silang dengan rencana pelatihan (4.8). Dalam kegiatan pelatihan untuk menjelaskan SOP kepada anggota, mempertimbangkan jumlah hari pelatihan, keterwakilan, dan pemberian sertifikat.
Periksa frekuensi perkebunan.
kunjungan
ke
Semua inspeksi lapangan lainnya ditangani layaknya audit produsen komersial biasa.
Kegiatan kunjungan akan dibutuhkan dalam monitoring Pastikan daftar hadir pelatihan dan kunjungan tercatat untuk setiap perkebunan. Dalam tinjauan, periksa jumlah hari untuk setiap pelatihan masing-masing anggota perorangan dan tentukan, apakah sudah mencukupi. Pastikan semua staf kantor mengetahui persyaratan tersebut.
4.2
Praktikpraktik menjaga, atau – apabila
Hal. | 56
4.2.1 Harus terdapat bukti bahwa praktik-praktik pertanian yang baik, sesuai dengan yang telah dijelaskan dalam
Panduan bagi Manajer Kelompok Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya, tetapi rinciannya akan beragam tergantung ukuran
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit
Menilai Manajer Kelompok Apakah ada prosedur yang mencakup
U1.3
RSPO
Kriteria
Indikator
memungkink an – meningkatka n, tingkat kesuburan tanah sehingga menjamin hasil yang optimal dan berkelanjutan .
SOP, telah dijalankan untuk mengelola tingkat kesuburan tanah hingga tingkat yang dapat menjamin hasil yang optimal, apabila memungkinkan. 4.2.2 Laporan catatan-catatan pemakaian pupuk harus dipelihara dengan baik. 4.2.3 Harus terdapat bukti penarikan contoh tanah dan jaringan secara berkala untuk memonitor perubahan dalam status nutrien. 4.2.4 Strategi pendauran ulang nutrien harus diimplementasi, dan dapat meliputi penggunaan Tandan Buah Segar (TBS), Limbah Cair pabrik kelapa sawit, dan residu limbah kelapa sawit setelah penanaman ulang.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Kelompok dan kompleksitas kegiatan operasionalnya.
ICS
aspek-aspek spesifik dari kriteria ini?
Hubungkan bagian ini dengan SOP yang sesuai. Untuk Kelompok kecil, rencana sederhana menjaga kesuburan tanah seperti yang digarisbawahi dalam SOP mungkin sudah cukup.
Anggota Perorangan harus dapat:
Apakah sudah sesuai dengan skala dan sumber daya yang tersedia untuk kelompoknya? Tidak semua praktik akan berlaku.
Semakin besar ukuran kelompok, maka diharapkan semakin baik metode yang digunakan (tetapi masih dalam batasan sumber daya yang dimiliki kelompok tersebut). Manajer Kelompok harus dapat: Menunjukkan prosedur pengukuran kesuburan tanah. Memberikan rincian, siapa yang melakukan penilaian dan seberapa sering dilakukannya. Untuk kelompok dengan ukuran lebih besar, diharapkan terdapat pengetahuan tentang pengukuran rona awal bahan organik tanah. Manajer kelompok harus dapat menjelaskan bagaimana hasil pengukuran digunakan untuk menyusun program pemupukan. Tunjukkan, apakah pemakaian pupuk yang dilakukan sudah sesuai dengan hasil pengukuran. Berikan catatan pemakaian pupuk bagi para anggota yang menjelaskan di mana, kapan, dan jumlah produk sampingan pabrik kelapa sawit yang digunakan di perkebunan (jika ada). Susun prosedur sederhana dengan judul: “Kesuburan
Hal. | 57
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Memastikan apakah ada penggunaan pupuk di lokasi perkebunan dan jenis apa yang digunakan. Menunjukkan cara penggunaan pupuk.
penyimpanan
dan
Menjelaskan siapa yang memberi instruksi mengenai jumlah dan waktu penggunaan pupuk. Menunjukkan bahwa mereka telah menghadiri presentasi pelatihan, hari pembukaan atau instruksi di lapangan tentang pengelolaan kelapa sawit dan menunjukkan dokumentasi terkait. Menunjukkan jumlah hari pelatihan yang telah mereka hadiri dan menyediakan bukti berupa sertifikat Kehadiran untuk setiap hari pelatihan yang dihadiri. Dapat menjelaskan kapan terakhir kalinya ada pihak yang mendatangi kebun mereka untuk memberi penjelasan mengenai praktik terbaik.
U3.1.1
Poin-poin kunci mencakup jumlah pupuk yang digunakan di perkebunan serta catatan yang memadai.
Menilai Anggota Perorangan Periksa para anggota yang sudah dipilih untuk mengetahui apakah mereka telah mendapat penjelasan mengenai SOP pemupukan yang tepat dan jumlah yang disediakan telah digunakan. Mungkin tidak seluruhnya relevan. Lakukan pemeriksaan hal-hal terkait formalitas pelatihan (kehadiran atau sertifikat yang diberikan). Periksa frekuensi perkebunan.
kunjungan
ke
Semua inspeksi lapangan lainnya ditangani layaknya audit produsen komersial biasa.
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Tanah” yang menjelaskan bagaimana kegiatan ini dilakukan. Jelaskan apabila tidak ada kegiatan mengukur atau menjaga kesuburan tanah. Mungkin ada suatu saat di mana dana yang ada tidak cukup untuk pembelian pupuk atau pupuk tidak dapat ditebar karena faktor cuaca. Pastikan tanggal tersebut dicatat.
4.3
Praktikpraktik meminimalka n dan mengontrol erosi dan degradasi tanah.
4.3.1 Peta tanah-tanah yang ringkih harus tersedia. 4.3.2 Strategi manajemen untuk penanaman di lereng yang kecuramannya melewati batas tertentu (tergantung kondisi iklim dan tanah) harus diimplementasi. 4.3.3 Program perawatan jalan harus tersedia. 4.3.4 Penurunan muka tanah (subsidensi) di lahan gambut harus diminimalkan dan dimonitor. Harus tersedia pula program pengelolaan air dan tutupan lahan yang terdokumentasi. 4.3.5 Penilaian tingkat keterkurasan harus tersedia sebelum penanaman ulang
Hal. | 58
Panduan bagi Manajer Kelompok Peta tanah tersedia dan dalam format yang mudah dimengerti. Bagi kelompok kecil, mungkin peta kadaster dengan rincian yang ditulis tangan sudah mencukupi. Kelompok besar diharapkan menggunakan GPS dan alat pemetaan lainnya. Bagian ini berkaitan dengan SOP yang sesuai. Rencana sederhana menjaga kesuburan tanah seperti yang digarisbawahi dalam SOP mungkin sudah cukup untuk kelompok dengan ukuran kecil. Semakin besar ukuran kelompok, maka diharapkan semakin baik metode yang digunakan (tetapi masih dalam batasan sumber daya yang dimiliki kelompok tersebut).
Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya,
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS Anggota Perorangan harus dapat: Menjelaskan kawasan mana saja di dalam areal kebunnya yang tidak sesuai untuk kelapa sawit serta alasannya. Jelaskan bagaimana mereka mendapatkan informasi tersebut. Menunjukkan area lahan gambut, tanah ringkih atau marjinal, atau lereng dan menjelaskan perbedaan SOP untuk setiap area tersebut. Mengetahui batasan untuk penanaman di daerah lereng. Mengetahui
siapa
yang
melakukan
Menilai Manajer Kelompok Periksa, apakah peta tanah sudah memadai untuk ukuran kegiatan operasional dan cukup rinci untuk memenuhi kriteria ini. Dibutuhkan pemeriksaan lapangan. Apakah kelompok tersebut telah menggambarkan metode mitigasi yang dilakukan di lapangan secara memadai, atau apakah masih ada celah beserta buktinya?
Menilai Anggota Perorangan Periksa para anggota yang sudah dipilih, apakah mereka telah menerapkan SOP
U1.3 U3.1.6 U3.2.3
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
dilakukan di atas lahan gambut guna menentukan viabilitas jangka panjang dari tingkat keterkurasan yang dibutuhkan untuk penanaman kelapa sawit.
tetapi rinciannya akan beragam tergantung ukuran Kelompok dan kompleksitas kegiatan operasionalnya.
4.3.6 Suatu strategi manajemen untuk tanah-tanah ringkih dan bermasalah lainnya (misalnya tanah berpasir, tanah dengan kandungan organik rendah, tanah asam sulfat) harus disediakan.
Manajer Kelompok harus dapat: Menunjukkan bahwa Kelompoknya memiliki praktik pertanian yang baik untuk mengurangi erosi, pemadatan tanah dan memastikan terdapat tutupan lahan yang baik. Bagian ini berkaitan dengan bagian 4.1, 4.6 dan 4.8. Petakan semua jalan dan buatkan prosedur tentang pemeliharaan jalan. Peta tulisan tangan bisa dibuat untuk kelompok kecil – gunakan deskripsi untuk membedakan tipe tanah, contohnya warna tanah. Beri penjelasan tentang tanah, contohnya apakah tanah tergenang, dan berapa lama tergenang. Kelompok besar diharapkan menggunakan GPS untuk menyusun peta yang sesuai. Masukkan tahapan-tahapan yang diambil untuk mengurangi dampak terhadap tanah, contohnya jelaskan apakah gerobak atau kerbau digunakan untuk mengangkut Tandan Buah Segar (TBS) ke pinggir jalan karena bentuk transportasi ini dampaknya lebih rendah pada tanah dibandingkan traktor atau metode ekstraksi lainnya. Bagian ini berkaitan dengan bagian 4.1. Catatan: banyak metode yang digunakan juga akan membantu meminimalkan dampak kelompok terhadap lingkungan.
Hal. | 59
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
pemeliharaan jalan. Mengetahui tentang tindakan perbaikan yang dibutuhkan untuk mencegah erosi dan mengapa tutupan lahan sepanjang tahun adalah penting. Menunjukkan bahwa mereka telah menghadiri presentasi pelatihan, hari pembukaan atau instruksi di lapangan tentang pengelolaan kelapa sawit dan menunjukkan dokumentasi terkait.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
yang tepat untuk tanah gambut, rapuh, marjinal dan berlereng. Mungkin tidak semuanya relevan. Pemeriksaan hal-hal terkait formalitas pelatihan (kehadiran atau sertifikat yang diberikan). Periksa frekuensi perkebunan.
kunjungan
ke
Semua inspeksi lapangan lainnya seperti audit produsen komersial biasa.
RSPO
Kriteria
Indikator
4.4
Praktikpraktik pemeliharaan kualitas dan ketersediaan air tanah dan air permukaan.
4.4.1 Harus tersedia sebuah rencana manajemen air yang terimplementasi.
Hal. | 60
4.4.2 Perlindungan aliran air dan daerah rawa, termasuk di dalamnya perawatan dan restorasi tepi sungai dan zona penyangga lainnya (mengacu pada praktik terbaik nasional dan Panduan nasional) harus didemonstrasikan.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan bagi Manajer Kelompok
Perkebunan dan pabrik kelapa sawit menunjukkan mereka memiliki praktik terbaik dalam pengelolaan air. Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya, tetapi rinciannya akan beragam tergantung ukuran Kelompok dan kompleksitas kegiatan operasionalnya. Bagian ini berkaitan dengan SOP yang tepat.
4.4.3 Penanganan limbah PKS sesuai dengan tingkat yang disyaratkan, dan pemonitoran secara berkala terhadap kualitas limbah, terutama Biological Oxygen Demand (BOD), harus secara berkala dengan regulasi nasional (Kriteria 2.1 dan 5.6).
Petakan semua jalur dan badan air dan penuhi prosedur-prosedur berkaitan dengan kriteria ini. Peta tulisan tangan bisa dibuat untuk kelompok kecil – gunakan deskripsi untuk membedakan tipe badan air dan genangan musiman.
4.4.4 Penggunaan air dalam pabrik minyak sawit per ton Tandan Buah Segar (TBS) (lihat Kriteria 5.6) harus dimonitor.
Peta ini dapat digabungkan dengan peta tanah untuk membuat suatu peta terpadu.
Kelompok besar diharapkan menggunakan GPS untuk menyusun peta yang sesuai.
Manajer harus dapat: Menunjukkan peta-peta yang menampilkan semua badan air dan zona tepi sungai. Jelaskan bagaimana kelompoknya mengelola daerah riparian. Menunjukkan rencana pengelolaan air yang telah disiapkan untuk semua kegiatan – dikaitkan dengan SOP. Mengidentifikasi semua titik pembuangan limbah cair (jika ada) Mengetahui dari mana air berasal Mengetahui, apakah penggunaan air berdampak
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS Anggota Perorangan harus dapat: Menunjukkan areal dalam perkebunan yang letaknya dekat dengan air dan menjelaskan bagaimana mereka melindungi air tersebut dari kegiatan yang mereka lakukan terhadap lahan.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Menilai Manajer Kelompok
U3.1.1
Periksa apakah peta dan rencana pengelolaan air sudah memadai untuk ukuran kegiatan operasional yang ada dan apakah sudah cukup rinci untuk membantu para anggota memenuhi kriteria ini.
U3.2.1
Dibutuhkan pemeriksaan lapangan dan penyusuran tepi sungai besar.
Jika ada zona penyangga tepi sungai, jelaskan bagaimana area tersebut dijaga dan hal apa saja yang dapat atau tidak dapat dilakukan dalam zona penyangga tepi sungai.
Periksa apakah Rencana Pengelolaan Air telah menggambarkan metode mitigasi yang dilakukan di lapangan atau cari adanya kelalaian.
Menunjukkan bahwa mereka telah menghadiri presentasi pelatihan, hari pembukaan atau instruksi di lapangan tentang pengelolaan kelapa sawit dan menunjukkan dokumentasi terkait.
Jika terdapat pabrik kelapa sawit, gunakan standar audit komersial untuk pabrik kelapa sawit.
Menunjukkan jumlah hari pelatihan yang telah mereka hadiri dan menyediakan bukti berupa sertifikat Kehadiran untuk setiap hari pelatihan yang dihadiri.
Menilai Anggota Perorangan
Dapat menjelaskan kapan terakhir seseorang mendatangi perkebunan mereka untuk memberi penjelasan mengenai praktik-praktik terbaik.
Periksa para anggota yang sudah dipilih untuk mengetahui apakah mereka telah mendapat penjelasan mengenai SOP pengelolaan air. Mungkin tidak semuanya relevan. Pemeriksaan hal-hal terkait formalitas pelatihan (kehadiran atau sertifikat yang diberikan) mungkin bisa bermanfaat. Periksa
frekuensi
kunjungan
ke
U3.2.4 U3.3.2
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
terhadap sumber air. Jika demikian, maka tindakan apa yang diambil kelompoknya untuk memitigasi dampak tersebut Menunjukkan catatan curah hujan serta frekuensi dan cara pengukuran curah hujan. Menunjukkan bagaimana informasi ini digunakan Apabila terdapat pabrik kelapa sawit (jika berlaku) Siapa yang mencatat penggunaan air untuk setiap ton Tandan Buah Segar (TBS) yang diolah? Jika ada, seberapa sering BOD limbah cair diukur, dan siapa yang mengukurnya? Identifikasi semua aliran air penting yang melalui perkebunan. Jika memungkinkan, gambarkan pada peta dengan tangan. Kelompok besar diharapkan menggunakan GPS untuk menyusun peta yang sesuai. Jika memungkinkan, monitor kuantitas air yang mengalir ke dalam perkebunan serta di titik di mana air mengalir keluar perkebunan, setidaknya dua kali setahun. Tunjukkan bahwa kelompoknya memiliki praktikpraktik pertanian yang baik untuk meminimalkan dampak, dan tunjukkan bagaimana praktik ini dikomunikasikan dengan anggota kelompoknya. Link Susun prosedur sederhana dengan judul: “Rencana Pengelolaan Air” yang menjelaskan bagaimana kriteria ini dilaksanakan dalam kelompoknya. Jelaskan jika tidak ada kegiatan yang dilakukan untuk menjaga
Hal. | 61
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
perkebunan. Semua inspeksi lapangan lainnya ditangani layaknya audit produsen komersial biasa. Seharusnya terdapat bukti adanya mekanisme pelaporan yang dimengerti Anggota Perorangan tentang isu-isu berkaitan dengan air.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
kualitas dan ketersediaan air permukaan dan air tanah.
Bagian ini berhubungan dengan bagian 4.1 dan 5.1. Catat bagaimana dikomunikasikanya. Jika disampaikan sebagai Kelompok, maka pastikan Anda mencatat siapa yang hadir dan pastikan setiap orang menandatangani bukti kehadiran dan penerimaan dokumen. Catat semua kunjungan lapangan. Harus terdapat bukti adanya mekanisme pelaporan yang dimengerti Anggota Perorangan tentang isu-isu berkaitan dengan air. 4.5
Hama, penyakit, gulma dan spesies yang terintroduksi yang invasi diatasi secara efektif melalui teknik-teknik Manajemen Hama Terpadu (Integrated Pest Management – IPM) yang tepat.
Hal. | 62
4.5.1 Implementasi rencanarencana Manajemen Hama Terpadu (IPM) harus dimonitor. 4.5.2 Pelatihan untuk orangorang terlibat dalam implementasi Manajemen Hama Terpadu (IPM) harus didemonstrasikan.
Panduan bagi Manajer Kelompok Dilaksanakannya rencana Manajemen Hama Terpadu (IPM). Penerapan Manajemen Hama Terpadu (IPM) mungkin sulit dilakukan bagi kelompok kecil, tetapi diharapkan praktiknya dilakukan di kelompok besar. Manajer Kelompok harus dapat: Mengidentifikasi semua penyakit dan hama yang mempengaruhi kelompoknya. Menyusun garis besar tindakan yang diambil untuk
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS Gabungkan dengan Bagian 4.6
Menilai Manajer Kelompok Pastikan adanya rencana Manajemen Hama Terpadu (IPM) yang terdokumentasi dan dijalankan di lapangan. Jika tidak ada rencana dimaksud, maka periksa apakah terdapat alasan yang cukup atas tidak adanya rencana tersebut. Pastikan, apakah rencana tersebut sudah mencakup prosedur identifikasi semua hama dan penyakit dan rincian
U3.1.1
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
memonitor dan menangani hama-hama penting.
tindakan tepat yang akan diambil.
Mengendalikan hama dan penyakit tersebut dengan cara-cara biologis.
Periksa catatan dan kondisi lapangan untuk memastikan dimonitornya rencana tersebut terhadap poin-poin di atas.
Memiliki prosedur Manajemen Hama Terpadu (IPM) tertulis dengan rincian cara dan siapa yang melakukan monitoring efektivitas prosedur tersebut.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Tentukan bagaimana efektivitas rencana dimonitor untuk hama dan penyakit yang teridentifikasi.
Menyusun prosedur sederhana dengan judul: “Manajemen Hama Terpadu (IPM)” – Jelaskan jika tidak ada kegiatan yang dilakukan.
Menilai Anggota Perorangan
Jelaskan dengan rinci hama dan penyakit, pengendalian biologis yang ada dan tindakan yang dilakukan apabila hama atau penyakit mencapai ambang batas ekonomi untuk tindakan mitigasi. Juga jelaskan dengan rinci bagaimana hama dan penyakit diatasi apabila pengendalian biologis gagal.
Gabungkan dengan bagian 4.6 Catatan: Dibutuhkan inspeksi lapangan .
Gabungkan dengan prosedur pada 4.6 dan pastikan hal tersebut dikomunikasikan kepada Kelompok dengan baik. Catat bagaimana penyampaian/komunikasi tersebut dilakukan.
4.6
Penggunaan pestisida tidak mengancam kesehatan
Hal. | 63
4.6.1 Justifikasi penggunaan setiap pestisida harus ditunjukkan. Apabila memungkinkan, harus digunakan produk-produk yang secara
Jika dipresentasikan sebagai Kelompok, pastikan Anda mencatat siapa yang hadir dan pastikan setiap orang menandatangani bukti kehadiran dan penerimaan dokumen. Panduan bagi Manajer Kelompok Alasan
penggunaan untuk
semua
bahan
kimia
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS
Manajer Kelompok Pastikan keberadaan dokumen yang mengidentifikasi dan memberikan
U1.3 U3.1.1
RSPO
Kriteria
atau lingkungan.
Indikator
khusus ditujukan untuk memberantas hama, gulma atau penyakit yang ditargetkan, serta memiliki dampak minim terhadap spesies di luar target. 4.6.2 Catatan penggunaan pestisida (termasuk bahan aktif yang digunakan dan LD50 bahan aktif tersebut, area yang ditargetkan, jumlah bahan aktif yang diaplikasikan per ha dan jumlah aplikasinya) harus disediakan. 4.6.3 Setiap penggunaan pestisida harus diminiminalkan sebagai bagian dari rencana, dan sesuai dengan rencana Manajemen Hama Terpadu (IPM). Tidak boleh terdapat penggunaan pestisida untuk keperluan pencegahan (preventif) terhadap penyakit, kecuali dalam situasi-situasi khusus yang telah diidentifikasi dalam Panduan Praktik-Praktik Terbaik nasional. 4.6.4 Pestisida yang termasuk kategori Badan Kesehatan Dunia (World Health Organisation) Kelas 1A atau 1B, atau yang tercantum dalam Konvensi Stockholm atau Rotterdam, dan paraquat, tidak digunakan, kecuali dalam situasi-situasi khusus yang telah diidentifikasi dalam Panduan Praktik-Praktik
Hal. | 64
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
pertanian (pestisida dan herbisida).
Anggota Perorangan harus dapat:
Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya, tetapi rinciannya akan beragam tergantung ukuran Kelompok dan kompleksitas kegiatan operasionalnya.
Mengidentifikasi gulma bermasalah di perkebunan.
Mungkin akan ada beberapa kelompok yang memilih kegiatan operasional bebas pestisida. Jika demikian, Manajer Kelompok harus membuat pernyataan singkat dan menjelaskan alasannya. Manajer Kelompok harus dapat: Menyusun daftar semua bahan kimia yang digunakan oleh kelompoknya. Mengidentifikasi gulma dan hama yang ada. Menjelaskan mengapa gulma dan hama tersebut harus dikendalikan. Menyusun daftar bahan kimia pertanian yang tepat untuk pengendalian masing-masing gulma dan hama. Mengetahui bahan aktif dan klasifikasi kadar racun dari bahan kimia pertanian tersebut. Menyusun daftar metode pengendalian alternatif seperti metode pengendalian mekanis. Berikan alasan mengapa metode alternatif tersebut tidak digunakan. Memberikan pernyataan kapan dan mengapa dilakukan aplikasi melalui udara (jika berlaku). Memberikan alasan untuk penggunaan masingmasing bahan kimia. Menunjukkan bagaimana kelompok tersebut memastikan anggota dan pekerjanya (jika berlaku) telah dilatih dan diawasi dengan baik. Menunjukkan bagaimana bahan kimia disimpan dengan aman. Membuktikan bahwa Lembar Data Keselamatan Bahan (Material Safety Data Sheet – MSDS) tersedia untuk semua pekerja dan pengawas.
atau
hama
Menjelaskan bagaimana gulma dan hama tersebut dikendalikan di perkebunannya. Menjelaskan apa yang dilakukan apabila Anda menemukan adanya hama di lapangan.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
alasan bagi penggunaan dan penyimpanan semua bahan kimia , dan bahwa bagian ini berhubungan dengan rencana Manajemen Hama Terpadu (IPM) yang diterapkan.
U3.1.2
Apakah rencana tersebut sudah mencakup hal-hal berikut ini dengan semestinya?
Jika menggunakan pestisida: Tuliskan daftar bahan kimia yang digunakan Jelaskan kapan penggunaannya.
mereka
dilatih
dalam
Tunjukkan di mana dan bagaimana mereka melindungi orang-orang lain dari bahaya yang disebabkan bahan kimia. Jelaskan apa saja bahaya utama terhadap diri sendiri, keluarga dan pekerja (jika berlaku) serta lingkungan akibat penggunaan bahan kimia. Jelaskan mengapa anak-anak dan wanita hamil tidak diperbolehkan berada dekat dengan atau menggunakan bahan kimia. Tunjukkan di mana bahan kimia disimpan. Tunjukkan di mana bahan kimia dicampur.
Penyusunan daftar bahan kimia yang digunakan oleh kelompoknya Identifikasi gulma dan hama yang ada dan jelaskan mengapa gulma dan hama tersebut harus dikendalikan
Apakah informasi di atas sudah memberi alasan yang cukup mengenai penggunaan bahan kimia pertanian yang disebutkan? Menyusun daftar semua bahan kimia yang digunakan Kelompoknya. Mengidentifikasi gulma dan hama yang ada. Menjelaskan mengapa gulma dan hama tersebut harus dikendalikan. Menyusun daftar bahan kimia pertanian yang tepat untuk pengendalian masing-masing gulma dan hama. Mengetahui bahan aktif dan klasifikasi kadar racun dari bahan
U3.1.5 U3.3.2
RSPO
Kriteria
Indikator
Terbaik nasional. Penggunaan pestisida tersebut harus diminimalkan dan dihapuskan sebagai bagian dari rencana, dan hanya boleh digunakan dalam kondisi-kondisi luar biasa.
Panduan bagi Manajer Kelompok
4.6.5 Penanganan, penggunaan atau pengaplikasian pestisida harus dilakukan oleh orang yang telah menyelesaikan pelatihan wajib dan harus selalu diaplikasikan sesuai dengan label kegunaan produk. Peralatan keamanan dan pengaplikasian yang pantas harus disediakan dan digunakan. Seluruh tindakan pencegahan yang terlekat pada produk harus disimak, diterapkan, dan dipahami oleh pekerja (lihat Kriteria 4.7). 4.6.6 Penyimpanan seluruh pestisida harus sesuai dengan praktik-praktik terbaik yang diakui. Seluruh wadah pestisida harus dibuang dengan baik dan tidak digunakan untuk tujuan lain (lihat Kriteria 5.3). 4.6.7 Pengaplikasian pestisida harus melalui metode-metode yang sudah terbukti akan meminimalkan risiko dan dampak negatif. 4.6.8 Pestisida hanya boleh diaplikasikan dari udara apabila terdapat justifikasi yang
Hal. | 65
Pertimbangkan tingkat keaksaraan dan kepantasan informasi. Menyusun daftar Alat Perlindungan Diri (APD) yang dibutuhkan termasuk cara melengkapi/mengganti peralatan tersebut. Bagian ini berkaitan dengan bagian 4.7. Menjelaskan cara dan tempat pembuangan wadah-wadah bekas. Menjelaskan bagaimana, di mana, kapan dan mengapa pemeriksaan medis dilakukan serta bagaimana hasil pemeriksaan medis digunakan untuk melindungi pekerja. Membuat pernyataan tertulis bahwa wanita hamil atau menyusui tidak akan melakukan pekerjaan berkaitan dengan pestisida dan menjelaskan bagaimana memastikan pelaksanaan ketentuan tersebut. Menyimpan catatan penggunaan pestisida dalam kelompoknya.
Susun prosedur sederhana dengan judul: “Penggunaan Pestisida” untuk setiap bahan kimia yang digunakan dan menjelaskan mengapa bahan tersebut digunakan. Muat elemen di atas dalam pelatihan kelompok dan menekankan pelaksanaan keamanan. Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa tema pelatihan tersebut. Kembangkan mekanisme umpan balik dari setiap perkebunan kemudian menganalisis data untuk meningkatkan kinerja.
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Perlihatkan APD yang digunakan, dan jelaskan kapan APD digunakan dan dari mana mereka memperoleh APD baru. Ketahui apa yang disebut dengan Lembar Data Keselamatan Bahan (MSDS). Jelaskan bagaimana membuang wadah bekas. Dapat memastikan apabila mereka telah mendapatkan pemeriksaan medis yang diatur oleh Manajer Kelompok.
Panduan bagi Auditor
kimia pertanian tersebut. Menyusun daftar metode pengendalian alternatif seperti metode pengendalian mekanis. Berikan alasan mengapa metode alternatif tersebut tidak digunakan. Memberikan pernyataan kapan dan mengapa dilakukan aplikasi melalui udara (jika berlaku). Memberikan alasan untuk penggunaan masing-masing bahan kimia. Menunjukkan bagaimana kelompok tersebut memastikan anggota dan pekerjanya (jika berlaku) telah dilatih dan diawasi dengan baik. Menunjukkan bagaimana bahan kimia disimpan dengan aman. Membuktikan bahwa Lembar Data Keselamatan Bahan (Material Safety Data Sheet – MSDS) tersedia untuk semua pekerja dan pengawas. Pertimbangkan tingkat keaksaraan dan kepantasan informasi. Menyusun daftar Alat Perlindungan Diri (APD) yang dibutuhkan termasuk cara melengkapi/mengganti peralatan tersebut. Bagian ini berkaitan dengan bagian 4.7. Menjelaskan cara dan tempat pembuangan wadah-wadah bekas. Menjelaskan bagaimana, di mana, kapan dan mengapa pemeriksaan medis dilakukan serta bagaimana hasil pemeriksaan medis digunakan untuk melindungi pekerja. Membuat pernyataan tertulis
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
terdokumentasi. Dalam rintang waktu yang layak sebelum pengaplikasian pestisida dari udara, komunitas-komunitas sekitar harus diinformasikan mengenai rencana pengaplikasian pestisida tersebut beserta dengan seluruh informasi yang relevan . 4.6.9 Pemeliharaan keahlian dan pengetahuan pekerja dan petani penggarap yang terkait mengenai penanganan pestisida, termasuk pembekalan informasi-informasi yang diperlukan(lihat Kriteria 4.8) harus dapat ditunjukkan. 4.6.10 Pembuangan limbah secara benar, sesuai dengan prosedur yang telah dipahami secara komprehensif oleh pekerja dan manajer harus dapat ditunjukkan (lihat Kriteria 5.3). 4.6.11 Pengawasan medis tahunan yang spesifik untuk operator pestisida, dan tindakan terdokumentasi untuk menangani kondisi-kondisi kesehatan terkait hal tersebut, harus dapat ditunjukkan. 4.6.12 Seluruh pekerjaan yang berkaitan dengan pestisida tidak boleh dilakukan oleh wanita yang sedang hamil atau menyusui.
Hal. | 66
Panduan bagi Manajer Kelompok
Hal yang perlu diperhatikan: Tempat penyimpanan bahan kimia. Harus memiliki tempat mandi darurat. Terdapat P3K, perlengkapan mengatasi tumpahan bahan kimia (spill kit), harus dapat dikunci dan diberi tanda. Pertimbangkan melakukan pencampuran herbisida di suatu lokasi pusat dan membagikannya dalam wadah 25 L. Pertimbangkan aplikasi Volume Ultra Rendah Butiran Semprot (Ultra Low Volume, Controlled Droplet). Jangan mencampur bahan kimia dekat aliran sungai. Cara terbaik untuk menjelaskan sebagian besar elemen ini adalah dengan menggunakan diagram dan gambar.
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
bahwa wanita hamil atau menyusui tidak akan melakukan pekerjaan berkaitan dengan pestisida dan menjelaskan bagaimana memastikan pelaksanaan ketentuan tersebut. Menyimpan catatan penggunaan pestisida dalam kelompoknya.
Menilai Anggota Perorangan Anggota perorangan harus menyadari upaya keamanan berkaitan dengan penggunaan pestisida dan peran Manajemen Hama Terpadu dalam konteks perkebunan. Manajemen Hama Terpadu adalah topik yang sulit dimengerti bagi petani buta huruf. Anggota harus Mengetahui jenis gulma yang ada dalam kebunnya dan menjelaskan pengendaliannya, termasuk apabila ada waspada Manajemen Hama Terpadu untuk sistem pelaporan yang sudah dibuat dalam Kelompok. Telah mengikuti program pelatihan apabila mereka menggunakan bahan kimia. Menyusun daftar bahan kimia yang digunakan di perkebunan dan bagaimana bahan tersebut disimpan,
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
dicampur dan dibuang, dan bagaimana memastikan semua orang di perkebunan bebas dari bahaya, termasuk APD apa saja yang digunakan dan bagaimana peralatan tersebut digantikan. Kemungkinan petani yang buta huruf tidak dapat membaca MSDS. Jelaskan kapan pemeriksaan medis terakhir yang mereka dapat. Seharusnya ada bukti mekanisme pelaporan yang dimengerti anggota perorangan mengenai kecelakaan yang disebabkan pestisida dan dampak lingkungan. 4.7
Rencana keselamatan dan kesehatan pekerjaan didokumenta sikan, dikomunikasi kan secara efektif, dan diimplementa sikan.
Hal. | 67
4.7.1. Harus terdapat kebijakan keselamatan dan kesehatan. Rencana keselamatan dan kesehatan yang mencakup seluruh kegiatan harus didokumentasikan dan diimplementasikan, serta tingkat efektivitasnya dimonitor. 4.7.2 Seluruh operasi yang dapat mengancam keselamatan dan kesehatan harus dikaji risikonya. Prosedur dan tindakan untuk mengatasi risiko-risiko yang telah diidentifikasi harus didokumentasi dan diimplementasi. Seluruh tindakan pencegahan yang terlekat pada
Panduan bagi Manajer Kelompok Rencana Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3). Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya, tetapi rinciannya akan beragam tergantung ukuran Kelompok dan kompleksitas kegiatan operasionalnya. Manajer Kelompok harus dapat: Menggunakan daftar yang dibuat untuk 4.1 dan memastikan semua wilayahnya tercakup dalam rencana. Memiliki kebijakan tertulis untuk Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) . Memiliki rencana K3 dan menjelaskan bagaimana dan siapa yang menyusun rencana tersebut. Mengidentifikasi siapa bertanggung jawab secara keseluruhan di perkebunan dan pabrik kelapa
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS Anggota Perorangan harus dapat: Mengidentifikasi perkebunan.
bahaya
utama
di
Menjelaskan bagaimana melindungi orangorang dari bahaya tersebut. Menunjukkan bahwa mereka telah menghadiri presentasi pelatihan, hari pembukaan atau instruksi di lapangan tentang pengelolaan
Menilai Manajer Kelompok
U1.3
Pastikan adanya rencana terdokumentasi mencakup perihal yang terdaftar pada 4.1.
U3.1.2
Pastikan rencana tersebut mencakup: Kebijakan K3 Mengidentifikasi penanggung jawab keselamatan Analisis risiko yang tepat untuk semua kegiatan operasional
U3.4.3
Pastikan ada Komite Keselamatan Kerja yang sudah ditetapkan (dan/atau K3 adalah fungsi dari komite gender) yang sesuai untuk skala kegiatan operasional
U3.3.2
RSPO
Kriteria
Indikator
produk harus diawasi dengan baik dan diterapkan ke pekerja. 4.7.3 Seluruh pekerja yang terlibat dalam operasi harus diberikan pelatihan praktikpraktik kerja aman (lihat Kriteria 4.8). Peralatan perlindungan yang layak harus disediakan untuk seluruh pekerja di lokasi pekerjaan guna mengatasi seluruh operasi yang berisiko, seperti pengaplikasian pestisida, pengoperasian mesin, pembukaan lahan, proses panen, dan, apabila dilaksanakan, pembakaran lahan. 4.7.4 Orang-orang yang akan bertanggung-jawab harus dapat diidentifikasi. Catatan-catatan pertemuan reguler antara orang yang bertanggung jawab dan pekerja juga harus disediakan. Seluruh masalah kesehatan, keselamatan dan kesejahteraan yang merupakan kekhawatiran pihak-pihak yang terlibat harus didiskusikan dalam pertemuanpertemuan ini , dan isu-isu lain yang diangkat juga harus dicatat. 4.7.5 Harus tersedia prosedurprosedur apabila terjadi kecelakan dan keadaan darurat beserta dengan instruksinya yang harus dapat dipahami dengan jelas oleh seluruh pekerja. Prosedur apabila terjadi
Hal. | 68
Panduan bagi Manajer Kelompok
sawit (jika berlaku). Menunjukkan bahwa mereka telah melakukan Identifikasi Bahaya, Penilaian dan Pengendalian Risiko (Hazard Identification, Risk Assessment and Control – HIRAC) bagi semua kegiatan operasional. Memberi bukti bahwa statistik mengenai kecelakaan dijaga dan digunakan sebagai Panduan budaya keselamatan Kelompok. Pastikan bahwa kantor kelompoknya memiliki rencana evakuasi darurat, melakukan latihan evakuasi darurat, dan memiliki peralatan pemadam kebakaran yang memadai. Penilaian Risiko. Susun catatan Risiko dan Bahaya. Identifikasi bahaya. Mengidentifikasi risiko yang berkaitan dengan bahaya dan tetapkan prosedur untuk mengeliminasi risiko tersebut. Tanyakan pertanyaan berikut: Dapatkan Anda menghindari dan sepenuhnya menghilangkan risiko tersebut? Apakah ada alternatif lain yang dapat digunakan yang tidak terlalu bahaya? Apakah pihak keamanan dapat digunakan dalam hal ini? Apakah dibutuhkan tanda peringatan? Apakah dibutuhkan pelatihan? Bagian ini berkaitan dengan penilaian risiko dan bagian 4.8. Apakah dibutuhkan APD? Analisis risiko bisa jadi cukup sederhana – buat daftar semua kecelakaan yang mungkin terjadi dan tentukan apakah dapat berakibat kematian atau cedera berat atau ringan (berikan masing-masing nilai 3, 2, 1 ). Kemudian tentukan apakah kecelakaan tersebut sangat mungkin terjadi (nilai 3), dapat terjadi (nilai 2), atau tidak mungkin terjadi (nilai 1). Kalikan nilainya dan
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
kelapa sawit dan menunjukkan dokumentasi.
dan catatan yang memadai telah tersimpan.
Menunjukkan jumlah hari pelatihan yang telah mereka hadiri dan menyediakan bukti berupa sertifikat Kehadiran untuk setiap hari pelatihan yang dihadiri. Menjelaskan apa yang terjadi jika ada suatu kecelakaan.
Adanya pelatihan yang tepat dan memadai untuk skala kegiatan operasional dan Bagian ini berkaitan dengan bagian 4.8. Pastikan jumlah personil penolong P3K cukup dan kotak P3K ada. Jika berlaku, pastikan asuransi pekerja sudah tepat. Pastikan kantor Kelompok memiliki rencana evakuasi darurat, melakukan latihan evakuasi darurat, dan memiliki peralatan pemadam kebakaran yang memadai. Pastikan bahwa kebakaran sudah termasuk dalam catatan Bahaya dan Risiko dengan tepat. Semua inspeksi lapangan ditangani layaknya audit produsen komersial biasa. Jika terdapat Pabrik Kelapa Sawit, lakukan audit seperti audit produsen komersial. Menilai Anggota Perorangan Anggota harus dapat mengidentifikasi bahaya K3 utama di perkebunan dan menjelaskan bagaimana orang-orang dilindungi dari bahaya.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
kecelakaan harus tersedia dalam bahasa yang dapat dipahami oleh para pekerja. Pekerja yang telah dilatih untuk memberikan Pertolongan Pertama sebaiknya hadir baik di lapangan maupun di operasi-operasi lainnya, dan peralatan untuk pertolongan pertama harus selalu tersedia di tempat kerja. Catatan seluruh kecelakaan harus disimpan dan ditinjau secara berkala. 4.7.6 Seluruh pekerja harus diberikan perawatan medis, yang ditanggung dalam asuransi kecelakaan. 4.7.7 Seluruh cedera kerja yang terjadi harus dicatat menggunakan penghitungan waktu yang hilang karena kecelakaan (Lost Time Accident – LTA).
Hal. | 69
Panduan bagi Manajer Kelompok
atasi hal-hal dengan nilai tertinggi terlebih dahulu. Pertimbangkan pembentukan Komite K3 – jelaskan bagaimana komite tersebut diorganisir dan siapa yang mencatat notulensi pertemuan? Pada Kelompok Kecil, hal ini termasuk dalam peran Manajer Kelompok, tetapi Kelompok Besar diharapkan akan membentuk Komite Kesehatan K3. Manajer Kelompok harus dapat menjelaskan: Bagaimana kecelakaan didefinisikan dan dicatat Apa yang terjadi apabila ada kecelakaan – siapa yang terlibat, tindakan pencegahan apa yang telah dilakukan dan apa yang akan terjadi – Pelatihan? APD? Siapa yang mengorganisir asuransi pekerja dan memastikan semua pekerja selalu terlindungi asuransi (jika berlaku). Pelatihan apa yang diberikan untuk pencegahan kecelakaan, praktik kerja yang aman, keselamatan dan pertolongan pertama industrial. Bagaimana memenuhi jumlah pekerja yang telah dilatih untuk memberikan Pertolongan Pertama (personil penolong P3K), agar dapat memastikan selalu ada personil penolong P3K di semua lokasi dengan jumlah personel memadai, khususnya untuk Kelompok Besar. Siapa yang terlatih, mengapa, dan tunjukkan bahwa hal ini termasuk dalam matriks pelatihan. Lihat 4.8. Apa yang dianggap pelatihan yang tepat dan siapa yang seharusnya mengadakan pelatihan, serta frekuensi pelatihan ulang agar peserta tidak lupa. Di mana lokasi P3K dan siapa yang melakukan pemeriksaan. Mengetahui berapa jumlah pemadam kebakaran yang tepat untuk digunakan – Catatan: mungkin ada persyaratan legal untuk bangunan kantor.
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Periksa sejumlah anggota yang dipilih yang memahami upaya K3 yang berlaku bagi anggota perorangan. Periksa apakah mereka menerima salinan cetak atau menghadiri presentasi atau rapat, dan di mana diskusi dilakukan? Tanyakan tentang pelaporan dan pencatatan kecelakaan secara khusus. Seharusnya ada bukti mekanisme pelaporan yang dimengerti semua anggota perorangan.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Jelaskan tanda-tanda keselamatan yang tepat untuk Kelompok. Siapa yang memastikan efektivitas tanda-tanda tersebut? Jelaskan prosedur darurat yang berlaku. Susun rencana sederhana dengan judul: “Rencana K3”. Masukkan semua poin-poin di atas. Bagian ini berkaitan dengan rencana pelatihan (4.8). Cantumkan catatan Bahaya dan Risiko dengan nilainilai risiko. Catatan ini harus menjelaskan bagaimana penilaian di atas diterapkan. Pertimbangkan bagaimana umpan balik dari setiap perkebunan dapat disusun dan dianalisis. Pastikan bahwa semua staf kantor paham persyaratan yang ada. Pertimbangkan mengadakan komite Gender apabila banyak perempuan yang terlibat penggunaan pestisida (lihat 6.9 di bawah). Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa tema pelatihan tersebut. 4.8
Seluruh staf, pekerja, petani penggarap dan pekerja kontrak telah diberikan pelatihan yang layak.
Hal. | 70
4.8.1 Program pelatihan formal yang mencakup seluruh aspek PRINSIP DAN KRITERIA RSPO harus tersedia, dan ini meliputi penilaian reguler terhadap kebutuhan pelatihan dan dokumentasi program. 4.8.2 Catatan pelatihan untuk setiap pekerja harus dipelihara.
Panduan bagi Manajer Kelompok Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya, tetapi rinciannya akan beragam tergantung ukuran Kelompok dan kompleksitas kegiatan operasionalnya. Bagian ini berkaitan dengan daftar yang dihasilkan di bagian 4.1. Manajer Kelompok harus dapat:
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS
Tunjukkan semua pelatihan Anda.
sertifikat
kehadiran
Menilai Manajer Kelompok Pastikan ada rencana pelatihan terdokumentasi yang mencakup semua standar yang ada, memadai untuk skala kegiatan operasional, dan yang diimplementasikan. Jika ada, periksa rencana yang ada,
U3.3.1
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Menjelaskan bagaimana semua pekerja, kontraktor dan pekerja sementara melaksanakan pelatihan awal Mengidentifikasi perihal apa saja yang termasuk dalam pelatihan Menunjukkan bagaimana Kebijakan dan Implementasi Kebijakan dll. dimasukkan dalam pelatihan. Menunjukkan bagaimana dan di mana catatan semua pelatihan disimpan. Memiliki matriks pelatihan yang sudah siap dan menunjukkan pihak yang membutuhkan pelatihan, termasuk tema apa, waktu, dan frekuensi pelatihan tersebut. Menyediakan bukti bahwa pelatihan verbal saat apel atau pertemuan pekerja dilakukan secara rutin. Menjelaskan bagaimana kontraktor dipilih dan memastikan mereka memiliki kemampuan melakukan tugasnya sesuai dengan prosedur yang kita miliki. Susun rencana sederhana dengan judul: “Rencana Pelatihan”. Ikut sertakan matriks, serta cara pengelolaan catatan. Dalam dokumen tersebut tunjukkan bagaimana poinpoin di atas dilaksanakan. Bagian ini dikaitkan dengan bagian 4.7, 5.1, dan 5.2. Jangan lupa untuk memastikan poin-poin dalam bagian 5.3 yang akan membutuhkan pelatihan. Pertimbangkan seperti 6.9.
pelatihan
implementasi
kebijakan
Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa
Hal. | 71
Panduan bagi Auditor
termasuk kontraktor.
Menilai Anggota Perorangan Periksa sejumlah anggota yang dipilih untuk menentukan tingkat pelatihan yang diterima. Gunakan catatan Manajer Kelompok dan kunjungi anggota-anggota dengan dokumentasi yang tidak lengkap.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
tema pelatihan tersebut. Pastikan semua staf kantor mengetahui persyaratan tersebut.
Hal. | 72
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Prinsip 5: Tanggung Jawab Lingkungan dan Konservasi Sumber Daya Alam dan Keanekaragaman Hayati RSPO
5.1
Kriteria
Indikator
Aspek-aspek manajemen perkebunan dan PKS, termasuk penanaman ulang, yang berdampak terhadap lingkungan telah diidentifikasi, dan rencana untuk mengurangi dampak negatif dan meningkatka n dampak positif telah dibuat, diimplementa si dan dimonitor, untuk menunjukkan perbaikan secara terus
5.1.1 Analisis dampak lingkungan (Amdal) atau environmental impact assessment (EIA) harus didokumentasikan. 5.1.2 Apabila dampak yang diidentifikasi memerlukan adanya perubahan dalam praktikpraktik yang sedang dijalankan, untuk mengurangi dampak negatif, sebuah jadwal pelaksanaan perubahan tersebut harus dikembangkan dan diimplementasi dalam kerangka rencana manajemen yang komprehensif. Rencana manajemen tersebut harus mengidentifikasi orang (atau orang-orang) yang akan bertanggung jawab terhadap hal terkait. 5.1.3 Rencana ini harus memiliki protokol pemonitoran, yang fleksibel terhadap perubahan operasional, dan harus diimplementasikan untuk memonitor efektivitas langkah-
Hal. | 73
Panduan bagi Manajer Kelompok
Menunjukkan bagaimana setiap perkebunan sudah dikunjungi untuk persyaratan ini Manajer Kelompok harus menyusun prosedur sederhana dengan judul: “Prosedur Mengidentifikasi Aspek dan Dampak Lingkungan” yang mencakup poinpoin di atas. Bagian ini berkaitan dengan rencana pelatihan (4.8) dan rencana manajemen limbah (5.3). Masukkan Catatan Risiko Lingkungan (Aspek & Dampak) dengan melampirkan nilai-nilai risiko tersebut. Dalam dokumen ini jelaskan bagaimana risiko tersebut diidentifikasi dan dimonitor, dan bagaimana upaya mitigasi diterapkan. Dokumen ini berkaitan dengan bagian 5.6 jika ada. Kembangkan mekanisme untuk umpan balik dari pertanian perseorangan dan kemudian analisis data tersebut untuk meningkatkan kinerja. Pastikan bahwa staf kantor mengetahui akan persyaratan ini. Kunjungan audit ke anggota perorangan harus mencakup pemeriksaan risiko lingkungan. Pastikan risiko lingkungan
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS Anggota perorangan harus dapat: Menjelaskan risiko lingkungan utama apa saja yang muncul dari kegiatan mereka dan berdampak pada perkebunan. Menjelaskan apa yang dilakukan pada perkebunan untuk mengurangi risiko tersebut. Mengidentifikasi bagaimana Anda diberitahukan mengenai risiko lingkungan yang ada dan menunjukkan bukti dilakukannya semua kursus pelatihan.
Menjelaskan bagaimana isu-isu lingkungan dilaporkan kembali ke Manajer Kelompok. Menjelaskan bagaimana Anda memberitahukan semua orang yang bekerja di perkebunan Anda mengenai persyaratan tersebut. Apakah Anda memberitahukan Manajer Kelompok apabila ada masalah berkaitan
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Menilai Manajer Kelompok
U1.3
Gunakan daftar yang dihasilkan dalam bagian 4.1 dan 4.6 untuk melakukan pengecekan silang.
U3.2.1 U3.2.2 U3.3.2
Seharusnya ada kaitan silang antara rencana pelatihan (4.8) dengan rencana pengelolaan limbah (5.3).
Diharapkan ada Catatan Risiko Lingkungan yang memperkirakan dan membuat sistem penilaian derajat risiko.
Apakah dokumentasi yang ada memadai untuk skala operasional tersebut? Apakah semua aspek penting sudah diidentifikasi dan dampak risikonya sudah dievaluasi? Apakah rencana mitigasi sudah ada dan efektivitasnya sudah diukur dan
U3.4.3
RSPO
Kriteria
menerus.
Indikator
langkah pengurangan dampak negatif. Rencana ini harus ditinjau minimal setiap dua tahun sekali untuk mencerminkan hasil pemonitoran dan untuk melihat apakah terdapat perubahan operasional yang berdampak positif dan negatif bagi lingkungan.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Masukkan unsur-unsur di atas dalam pelatihan Kelompok dan berikan penekanan pada pelaksanaan kebijakan dan rencana mitigasi. Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa tema pelatihan tersebut. Panduan
dengan lingkungan?
Panduan bagi Auditor
dimonitor? Menilai Anggota Perorangan Periksa sejumlah anggota yang sudah dipilih untuk menentukan tingkat pelatihan yang diterima. Gunakan catatan Manajer Kelompok dan kunjungi anggota-anggota dengan dokumentasi yang tidak lengkap.
Gunakan daftar yang dibuat pada bagian 4.1 dan 4.7 untuk membantu membuat catatan risiko. Pastikan Kelompok tersebut telah mendokumentasikan semua kegiatan operasionalnya – Gunakan Kriteria ini (5.1) untuk acuan silang dan memeriksa akurasi daftar yang dihasilkan.
Para anggota harus dapat
Kegiatan-kegiatan yang hanya dapat berdampak terhadap 5 reseptor lingkungan (lahan, udara, air, sumber daya (termasuk keanekaragaman hayati), dan pemangku kepentingan (utamanya adalah masyarakat). Pastikan semua reseptor yang terkena dampak dalam kegiatan tersebut telah diidentifikasi.
Jelaskan apa yang Anda lakukan untuk mengurangi risiko tersebut.
Analisis risiko cukup sederhana – buat daftar semua bahaya yang mungkin terjadi dan tentukan apakah bahaya tersebut bisa menyebabkan dampak yang besar, medium atau kecil terhadap lingkungan (berikan masing-masing nilai 3, 2, 1 ). Kemudian tentukan apakah bahaya tersebut sangat mungkin terjadi (nilai 3), dapat terjadi (nilai 2), atau tidak mungkin terjadi (nilai 1). Kalikan nilainya dan atasi hal-hal dengan nilai tertinggi terlebih dahulu.
Hal. | 74
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Menjelaskan risiko lingkungan utama apa saja yang muncul dari kegiatan mereka dan berdampak pada perkebunan.
Harus ada bukti mekanisme pelaporan yang dimengerti oleh anggota perorangan.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
5.2
Status spesies langka, terancam, atau terancam punah dan habitat dengan Nilai Konservasi Tinggi lainnya, apabila ada, yang terdapat dalam perkebunan atau yang dapat terpengaruh oleh manajemen perkebunan atau pabrik minyak sawit, harus diidentifikasi dan kegiatan operasional harus dikelola sedemikian rupa untuk menjamin bahwa spesies dan habitat
5.2.1 Informasi harus disatukan dalam penilaian Nilai Konservasi Tinggi (NKT) yang mencakup area perkebunan dan wilayah lebih luas sesuai dengan konsiderasi bentang alam yang relevan (seperti koridor margasatwa).
Hal. | 75
5.2.2 Apabila spesies langka, terancam, atau terancam punah (rare, threatened or endangered atau RTE), atau NKT, terdapat di lokasi, atau terpengaruh, operasi perkebunan atau pabrik minyak sawit, langkah-langkah untuk menjaga dan/atau melindungi mereka harus diimplementasi melalui rencana manajemen. 5.2.3 Harus terdapat program untuk mendidik angkatan kerja secara reguler mengenai status spesies-spesies RTE, dan langkahlangkah disipliner yang pantas harus ditegakkan sesuai dengan ketentuan perusahaan dan hukum nasional apabila ditemukan bahwa individu yang bekerja untuk perusahaan menangkap, menyakiti, mengoleksi atau membunuh spesies-spesies tersebut. 5.2.4 Apabila rencana manajemen telah diciptakan, harus terdapat pemonitoran yang berkelanjutan: • Status spesies RTE dan NKT yang terdampak oleh operasi
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan bagi Manajer Kelompok
Isu-isu konservasi. Berlaku untuk semua kelompok. Manajer Kelompok harus dapat Memastikan bahwa semua kawasan konservasi telah dipetakan Menunjukkan mereka memiliki daftar jenis-jenis yang Langka, Terancam, atau Terancam Punah (Rare, Threatened, Endangered – RTE) untuk kelompoknya dan telah mengidentifikasi semua habitat bernilai konservasi tinggi (NKT) apabila relevan. Memastikan status konservasi kelompok ini secara umum dan khususnya untuk jenis-jenis Langka, Terancam, atau Terancam Punah (RTE) dilakukan oleh pihak berkompeten. Memastikan personel/pihak yang melakukan penilaian termasuk dalam daftar praktisi NKT RSPO Menjelaskan mengapa kawasan konservasi yang telah dipetakan harus dilestarikan dan, apabila berlaku, tipe NKT yang ada. Menjelaskan secara umum jenis-jenis flora dan fauna yang ada di dalam kawasan konservasi Menjelaskan tindakan-tindakan yang dibutuhkan untuk meningkatkan dan melindungi NKT dan jenis-jenis Langka, Terancam, atau Terancam Punah (RTE) Menjelaskan konsekuensi hukum terkait konservasi di dalam kawasan tersebut dan bahwa hal ini telah dimasukkan dalam catatan peraturan perundangan Menunjukkan pemahaman atas konflik perburuan untuk pangan dengan konservasi
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS Anggota perorangan harus dapat: Menyusun daftar jenis-jenis Langka, Terancam, atau Terancam Punah (RTE) yang dijumpai atau mungkin dijumpai dekat perkebunan mereka. Menjelaskan apa yang harus dilakukan berkaitan dengan konservasi jenis-jenis Langka, Terancam, atau Terancam Punah (RTE) tersebut. Mengidentifikasi bagaimana Anda diberitahukan mengenai kegiatan konservasi yang dibutuhkan dan menunjukkan bukti dilakukannya semua kursus pelatihan. Menjelaskan bagaimana perjumpaan jenisjenis Langka, Terancam, atau Terancam Punah (RTE) dilaporkan ke Manajer Kelompok. Menjelaskan bagaimana Anda memberitahukan semua orang yang bekerja di perkebunan Anda mengenai persyaratan tersebut. Mengidentifikasi bagaimana Anda diberitahukan mengenai kegiatan konservasi yang dibutuhkan dan menunjukkan bukti dilakukannya semua kursus pelatihan berupa sertifikat kehadiran dari pelatihan apapun
Panduan bagi Auditor
Menilai Manajer Kelompok
Pengecek an silang dengan unsur yang ada U1.3
Periksa apakah dokumentasi yang ada sudah memadai untuk skala operasional tersebut dan semua aspek penting sudah diidentifikasi dan dampak risikonya sudah dievaluasi
U3.1.4
Tangani seperti audit produsen besar
U3.4.3
Secara khusus periksa hal berikut, apabila relevan • •
• • •
Apakah sudah dilakukan penilaian NKT Apakah jenis-jenis Langka, Terancam, atau Terancam Punah (RTE) sudah diidentifikasi melalui penilaian NKT Periksa kualifikasi kredensial pihak penilai Apakah penilai tersebut kompeten dan termasuk dalam daftar praktisi NKT RSPO Apakah mereka memetakan semua kawasan konservasi, dan mengapa kawasan konservasi tersebut ditetapkan dengan demikian?
Periksa apakah kawasan konservasi yang telah dipetakan memiliki rencana pengelolaan dan tindakan apa yang telah diambil untuk meningkatkan dan melindungi NKT dan jenis-jenis Langka, Terancam, atau Terancam Punah (RTE)
U3.2.2 U3.3.2
RSPO
Kriteria
Indikator
tersebut terjaga dan/atau terlindungi dengan baik.
perkebunan atau pabrik minyak sawit harus didokumentasikan dan dilaporkan; • Hasil pemonitoran harus dijadikan masukan kembali untuk rencana manajemen. 5.2.5 Apabila kebijakan untuk tidak menggunakan lahan yang ditetapkan untuk NKT (HCV setasides) serta adanya hak-hak komunitas lokal telah diidentifikasi, harus tersedia bukti bahwa sudah tercapai suatu kesepakatan yang telah dinegosiasikan untuk melindungi NKT dan hak komunitas lokal secara optimal
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Menjelaskan bagaimana konflik-konflik tersebut diselesaikan Menjelaskan bagaimana kelompok ini secara aktif mengendalikan kegiatan ilegal seperti perburuan, penangkapan ikan, dan kegiatan pemanenan ilegal lainnya Menjelaskan bagaimana isu-isu di atas disosialisasikan kepada anggota perorangan dalam kelompoknya Menunjukkan bagaimana setiap perkebunan sudah dikunjungi untuk persyaratan ini Panduan Susun prosedur sederhana dengan judul: “Prosedur Pengelolaan Isu-isu Konservasi”yang mencakup poinpoin di atas. Bagian ini berkaitan dengan rencana pelatihan (4.8) dan pertimbangkan apabila dampak dari bagian 5.1 akan mempengaruhi isu-isu konservasi tersebut atau apabila manajemen limbah (diidentifikasi di bagian 5.3) perlu disebutkan. Masukkan unsur-unsur di atas dalam pelatihan Kelompok dan berikan penekanan pada pelaksanaan kebijakan dan rencana mitigasi. Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa tema pelatihan tersebut. Kembangkan mekanisme untuk umpan balik dari pertanian perseorangan dan kemudian analisis data tersebut untuk meningkatkan kinerja. Pastikan bahwa persyaratan ini.
staf
kantor
Poin-poin untuk dipertimbangkan
Hal. | 76
mengetahui
akan
yang dilakukan mengenai tema tersebut. Menjelaskan bagaimana Anda kembali ke Manajer Kelompok
melapor
Menunjukkan bukti kapan terakhir seseorang mendatangi perkebunan Anda untuk menjelaskan praktik terbaik untuk isu-isu konservasi.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Apa saja implikasi hukum berkaitan dengan kegiatan konservasi tersebut? Apakah hal ini termasuk dalam catatan peraturan perundangan? Apakah ada konflik perburuan untuk pangan dengan konservasi? Bagaimana konflik ini diselesaikan? Bagaimana kegiatan ilegal seperti perburuan, penangkapan ikan, dan kegiatan pemanenan ilegal lainnya dikendalikan?
Menilai Anggota Perorangan Periksa sejumlah anggota yang sudah dipilih untuk menentukan apakah mereka telah menerima pelatihan dalam SOP atau tema yang tepat. Mungkin tidak semuanya relevan. Pemeriksaan hal-hal terkait formalitas pelatihan (kehadiran atau sertifikat yang diberikan) mungkin bisa bermanfaat. Periksa frekuensi perkebunan
kunjungan
ke
Semua inspeksi lapangan lainnya diberlakukan seperti audit produsen biasa Harus ada bukti mekanisme pelaporan yang dimengerti oleh anggota
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Apakah dibutuhkan SOP? Apakah dibutuhkan kebijakan terpisah?
5.3
Limbah dikurangi, didaur ulang, digunakan ulang dan dibuang dengan cara yang bertanggung jawab secara sosial dan lingkungan.
Hal. | 77
5.3.1 Seluruh produk limbah dan sumber polusi harus diidentifikasi dan didokumentasi. 5.3.2 Seluruh bahan kimia dan wadahnya harus dibuang secara bertanggung jawab. 5.3.3 Rencana pembuangan dan manajemen limbah untuk menghindari atau mengurangi polusi harus didokumentasi dan diimplementasi.
Panduan bagi Manajer Kelompok Identifikasi limbah dan pembuangan limbah yang aman. Berlaku bagi semua kelompok Manajer Kelompok harus dapat Menyusun daftar semua limbah yang dihasilkan oleh kelompoknya dalam suatu “Catatan Limbah” Mengidentifikasi siapa yang akan bertanggung jawab untuk menyusun daftar dan mengelompokkan hasil limbah dan sumbersumber polusi Menjelaskan bagaimana limbah didaur ulang dan dibuang dalam kelompoknya untuk meminimalkan risiko ke orang lain serta lingkungan Secara khusus, dapat menjelaskan bagaimana aliran-aliran air dilindungi Menjelaskan limbah apa saja yang secara legal dikategorikan sebagai limbah Lampiran 1 dan menunjukkan bagaimana limbah tersebut disimpan dan dibuang secara mematuhi hukum tersebut Menunjukkan bahwa limbah Lampiran 1 termasuk dalam catatan peraturan perundangan (2.1) Menunjukkan bagaimana staf dan petani sawit dilatih untuk pengelolaan limbah Mengidentifikasi bagian-bagian yang tepat dalam rencana pelatihan (4.8) Memastikan bahwa kode praktik nasional apapun dijadikan referensi dan menunjukkan penerapannya
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
perorangan mengenai isu-isu jenis Langka, Terancam, dan Terancam Punah (RTE) Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS Anggota perorangan harus dapat: Menyusun daftar semua limbah yang dihasilkan di perkebunan dan menjelaskan bagaimana masing-masing limbah ditangani untuk mengurangi risiko terhadap manusia dan lingkungan Menyadari adanya Kebijakan Tanpa Bakar dan menjelaskan mengapa kebijakan ini ada dalam kegiatan operasional. Menunjukkan bahwa Anda tidak membakar sampah/limbah Mengidentifikasi tempat di mana limbah disimpan di lokasi perkebunan dan menunjukkan bagaimana Anda menjaga keamanan persediaan air dan melindungi orang-orang dari bahaya limbah Menjelaskan bagaimana Anda memberitahukan semua orang yang bekerja di perkebunan Anda mengenai persyaratan tersebut. Menunjukkan bukti sertifikat kehadiran untuk semua hari pelatihan yang diikuti perihal topik
Menilai Manajer Kelompok Periksa apakah dokumentasi yang ada sudah memadai untuk skala operasional tersebut dan bahwa semua aliran limbah utama sudah diidentifikasi dan dikelola dengan memadai Periksa apakah dokumentasi diperbarui secara rutin Secara khusus, periksa Apakah limbah terkait dengan rencana pelatihan (4.8), catatan lingkungan (5.1), catatan peraturan perundangan (2.1) jika ada, dan pedoman praktik nasional? Apakah aliran air sudah dilindungi secara memadai Apakah ada bukti kegiatan daur ulang Tangani pabrik kelapa sawit, bengkel, dan bahan bakar dalam jumlah besar, layaknya pada audit produsen besar
U1.3 U3.2.2
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Menunjukkan adanya Kebijakan Tanpa Bakar dan cara implementasinya Menunjukkan bagaimana setiap kebun perorangan sudah dikunjungi untuk persyaratan ini Menjelaskan bagaimana isu-isu di atas disosialisasikan kepada anggota perorangan dalam kelompoknya Jika ada •
•
•
Pastikan bengkel pabrik kelapa sawit memiliki lokasi yang jelas untuk memarkir dan mencuci kendaraan, dan semua saluran pembuangan memiliki saluran penerima (interceptor) Pastikan penyimpanan bahan bakar dalam volume besar memiliki tanggul yang memadai (dan mematuhi persyaratan legislatif) dan bahwa semua saluran memiliki saluran penerima Pastikan gudang pupuk, pestisida dan pelumas memiliki ventilasi yang baik, memiliki tanggul pengaman, jauh dari air, dan dapat dikunci.
Panduan Susun rencana sederhana dengan judul: “Rencana Pengelolaan Limbah” dan masukkan poin-poin di atas. Bagian ini berkaitan dengan rencana pelatihan (4.8). Jelaskan bagaimana setiap aliran limbah (Catatan Limbah) ditangani. Salah satu poin inti adalah perlindungan aliran air. Beberapa tindakan Anda akan dapat mengurangi peluang kontaminasi lingkungan dan oleh karena itu memitigasi nilai risiko dari “catatan lingkungan” (5.1). Jangan lupa untuk memperbarui catatan ini dengan upaya mitigasi tersebut. Diharapkan Kelompok besar akan melakukan pembaruan setiap
Hal. | 78
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Menilai Anggota Perorangan
ini. Menjelaskan bagaimana Anda kembali ke Manajer Kelompok
Panduan bagi Auditor
melapor
Menunjukkan bukti kapan terakhir kalinya ada pihak yang mendatangi kebun Anda untuk menjelaskan praktik terbaik mengenai limbah.
Periksa sejumlah anggota yang sudah dipilih untuk menentukan apakah mereka telah menerima pelatihan dalam SOP atau tema yang tepat. Mungkin tidak semuanya relevan. Pemeriksaan hal-hal terkait formalitas pelatihan (kehadiran atau sertifikat yang diberikan) mungkin bisa bermanfaat. Periksa frekuensi perkebunan
kunjungan
ke
Semua inspeksi lapangan lainnya diberlakukan seperti audit produsen biasa. Harus ada bukti mekanisme pelaporan yang dimengerti oleh anggota perorangan mengenai isu-isu terkait pembuangan limbah.
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
tahun, dan kelompok kecil harus berupaya mencapai target pembaruan tersebut. Apabila sampah dari lokasi dan limbah Lampiran 1 merupakan suatu isu, pertimbangkan pembangunan tempat penyimpanan limbah yang baru dan aman dengan drainase dan penampungan oli. Masukkan unsur-unsur di atas dalam pelatihan Kelompok dan berikan penekanan pada pelaksanaan kebijakan dan rencana mitigasi. Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa tema pelatihan tersebut. Kembangkan mekanisme untuk umpan balik dari pertanian perseorangan dan kemudian analisis data tersebut untuk meningkatkan kinerja. Pastikan bahwa persyaratan ini.
staf
kantor
mengetahui
akan
Pertimbangkan apabila dibutuhkan SOP atau instruksi kerja tambahan. Dibutuhkan kunjungan lapangan untuk menilai risiko lingkungan Pastikan bahwa persyaratan ini. 5.4
Efisiensi penggunaan bahan bakar fosil dan penggunaan
Hal. | 79
5.4.1 Rencana peningkatan efisiensi penggunaan bahan bakar fosil dan pengoptimalan energi terbarukan harus diimplementasi dan dimonitor.
staf
kantor
mengetahui
akan
Panduan bagi Manajer Kelompok
Kemungkinan efisiensi energi tidak berlaku untuk
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS
Menilai Manajer Kelompok Jika kriteria ini tidak berlaku, pastikan alasannya sudah jelas.
U3.2.2
RSPO
Kriteria
Indikator
energi terbarukan dioptimalkan.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
kelompok kecil. Diharapkan agar kelompok-kelompok besar, khususnya apabila melibatkan Pabrik Kelapa Sawit, mematuhi kriteria ini.
Tidak berlaku
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Kelompok besar, khususnya jika terdapat Pabrik Kelapa Sawit, maka tangani layaknya seperti produsen besar
Manajer Kelompok harus dapat Menilai Anggota Perorangan
Menjelaskan, apakah kriteria ini berlaku atau berlaku untuk kelompoknya serta menjelaskan alasannya
Kemungkinan besar tidak berlaku.
Jika ada Tunjukkan cara penyusunan dan penyimpanan catatan penggunaan energi, termasuk penggunaan oleh kontraktor, transportasi dan operasional mesin Tetapkan informasi rona awal mengenai penggunaan dan tunjukkan adanya tren mengenai penggunaan tersebut Identifikasi strategi yang meningkatkan efisiensi Jelaskan bagaimana melakukan identifikasi dan mengganti peralatan dan mesin yang tidak efisien Tunjukkan efisiensi dari peralatan tersebut 5.5
Penggunaan metode pembakaran untuk membuka lahan atau menanam ulang dihindari, kecuali dalam situasi khusus sebagaimana telah
Hal. | 80
5.5.1 Pembukaan lahan tidak boleh dilakukan melalui pembakaran, selain dalam situasi khusus yang telah diidentifikasi dalam ‘Guidelines for the Implementation of the ASEAN Policy on Zero Burning’ 2003, atau pedoman sejenis di kawasan lain. 5.5.2 Apabila pembakaran digunakan dalam pembukaan lahan untuk penanaman ulang,
Panduan bagi Manajer Kelompok
Berlaku bagi semua kelompok Manajer Kelompok harus dapat Menyediakan bukti bahwa kebijakan pembakaran tidak digunakan dalam SOPnya Menunjukkan bahwa semua penggunaan api dibenarkan dalam ‘Guidelines for the Implementation of the ASEAN Policy on Zero Burning’ (Panduan untuk Implementasi Kebijakan
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS Anggota perorangan harus dapat: Menunjukkan bahwa mereka tidak melakukan pembakaran saat persiapan lahan atau penanaman kembali (replanting), dan dapat menjelaskan alasannya Jelaskan apa yang Anda ketahui untuk tidak
Menilai Manajer Kelompok
U3.2.1
Jika kriteria ini tidak berlaku, pastikan alasannya sudah jelas
U3.2.2
Apakah dokumentasi yang ada sudah memadai dan sudah dijalankan? Tangani layaknya produsen besar
RSPO
Kriteria
Indikator
diidentifikasi dalam pedoman ASEAN atau praktik terbaik egional lainnya.
harus tersedia bukti bahwa sebelumnya pembakaran terkontrol tersebut telah disetujui sebagaimana ditentukan dalam ‘Guidelines for the Implementation of the ASEAN Policy on Zero Burning’ 2003, atau pedoman sejenis di kawasan lain.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Tanpa Bakar di ASEAN) tahun 2003 Menyediakan persetujuan tertulis dari lembaga lingkungan yang berwewenang mengenai penggunaan api dalam situasi-situasi tertentu sebagaimana ditentukan dalam panduan ASEAN Menunjukkan bukti memiliki rencana cadangan apabila terjadi kebakaran yang tidak disengaja Menunjukkan, apakah setiap perkebunan perorangan sudah dikunjungi untuk persyaratan ini Menunjukkan bagaimana poin-poin di atas disosialisasikan kepada Panduan Gunakan manual SOP (4.1) sebagai acuan silang. Susun kebijakan sederhana dengan judul: “Kebijakan dan Pedoman Tanpa Bakar” yang mencakup semua poin-poin di atas. Bagian ini berkaitan dengan rencana pelatihan (4.8) dan pertimbangkan apabila dampak dari bagian 5.1 akan mempengaruhi isu-isu konservasi tersebut atau apabila manajemen limbah (diidentifikasi di bagian 5.3) perlu disebutkan. Masukkan unsur-unsur di atas dalam pelatihan Kelompok dan berikan penekanan pada pelaksanaan kebijakan dan rencana mitigasi. Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa tema pelatihan tersebut. Kembangkan mekanisme untuk umpan balik dari pertanian perseorangan dan kemudian analisis data tersebut untuk meningkatkan kinerja. Pastikan bahwa persyaratan ini.
Hal. | 81
staf
kantor
mengetahui
akan
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
melakukan pembakaran
Menilai Anggota Perorangan
Menjelaskan bagaimana Anda memberitahukan semua orang yang bekerja di perkebunan Anda mengenai persyaratan tersebut.
Periksa sejumlah anggota yang sudah dipilih untuk menentukan apabila mereka sudah mendapatkan pelatihan mengenai SOP atau tema yang tepat.
Menunjukkan bukti sertifikat kehadiran untuk semua hari pelatihan yang diikuti perihal topik ini.
Periksa hal-hal terkait formalitas pelatihan (kehadiran atau sertifikat yang diberikan) mungkin bisa bermanfaat.
Menjelaskan bagaimana Anda melapor kembali ke Manajer Kelompok apabila terjadi kebakaran yang tidak disengaja di lokasi perkebunan atau apabila api digunakan Menunjukkan bukti kapan terakhir kalinya ada pihak yang mendatangi perkebunan Anda untuk menjelaskan praktik terbaik mengenai Kebijakan Tanpa Bakar
Periksa frekuensi perkebunan
kunjungan
ke
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Poin-poin untuk dipertimbangkan Apakah dibutuhkan SOP? Dibutuhkan kunjungan lapangan untuk memastikan penerapan Kebijakan Tanpa Bakar 5.6
Rencana untuk mengurangi polusi dan emisi, termasuk gas rumah kaca, dikembangka n, diimplementa si dan dimonitor.
5.6.1 Penilaian seluruh kegiatan polusi harus dilaksanakan, termasuk di dalamnya penilaian emisi dalam bentuk gas, partikel, jelaga dan limbah cair (lihat Kriteria 4.4). 5.6.2 Emisi gas rumah kaca (GHG) dan polutan yang signifikan harus diidentifikasi, dan rencana untuk mengurangi atau meminimalkan emisi dan polutan tersebut harus diimplementasi. 5.6.3 Sistem pemonitoran harus diimplementasi, dengan pelaporan reguler mengenai perkembangan emisi dan polutan signifikan dalam operasi perkebunan dan pabrik minyak sawit, dengan menggunakan alat ukur yang tepat.
Panduan bagi Manajer Kelompok Diharapkan agar kelompok-kelompok besar, khususnya jika terdapat Pabrik Kelapa Sawit, mematuhi kriteria ini. Penyimpanan bahan bakar dan generator mungkin bukanlah hal yang perlu diperhatikan untuk kelompok kecil
Tidak berlaku
Menilai Manajer Kelompok
U1.3
Apabila kriteria ini tidak berlaku, pastikan alasannya sudah jelas
U3.4.3
Apakah dokumentasi yang ada memadai dan diterapkan
Bagian ini berkaitan dengan bagian 5.1 dan 5.3
Untuk Kelompok besar, khususnya apabila terdapat Pabrik Kelapa Sawit, maka tangani layaknya produsen besar
Manajer Kelompok harus dapat
Menilai Anggota Perorangan
Menyusun daftar semua polutan dan mengidentifikasi polutan-polutan utama Menunjukkan semua kegiatan kelompok yang menghasilkan polusi telah dievaluasi dan dimasukkan dalam catatan limbah dan catatan dampak lingkungan Menunjukkan prosedur monitoring yang ada untuk kegiatan-kegiatan yang menghasilkan polusi, serta menjelaskan bagaimana mengidentifikasi upayaupaya kunci yang telah dipilih Menjelaskan tindakan yang diambil di saat kondisi luar biasa atau darurat Jika dapat dilakukan dan terdapat Pabrik Kelapa Sawit Masukkan emisi asap dan limbah cair Pabrik Kelapa Sawit (POME) di dalam daftar kegiatan yang menghasilkan polusi
Hal. | 82
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS
Kemungkinan besar tidak berlaku, kecuali ada generator di lokasi tersebut. Tumpahan, kebocoran, atau letak dekat dengan aliran air serta penyimpanannya akan harus diperiksa.
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Jelaskan rencana yang dimiliki kelompok untuk mengurangi kegiatan-kegiatan yang menghasilkan polusi Menjelaskan cara pembuangan limbah cair Pabrik Kelapa Sawit (POME) Menjelaskan dan menunjukkan bahwa penyimpan dan penggunaan bahan bakar telah dikendalikan Panduan Dalam kebanyakan kasus, akan ada hanya beberapa hal dalam kriteria ini. Jika ada kegiatan utama yang menghasilkan polusi, jelaskan bagaimana isu-isu di atas disosialisasikan kepada anggota perorangan dalam kelompoknya Masukkan unsur-unsur di atas dalam pelatihan Kelompok dan berikan penekanan pada pelaksanaan kebijakan dan rencana mitigasi. Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa tema pelatihan tersebut. Jelaskan, apakah ada generator yang digunakan di lokasi perkebunan dan tuliskan generator-generator tersebut. Kembangkan mekanisme untuk umpan balik dari kebun perseorangan apabila menggunakan generator Bagian ini berkaitan dengan dokumen dampak lingkungan (5.1) dan dokumen pengolahan limbah (5.3). Mungkin tidak dibutuhkan dokumen yang terpisah.
Hal. | 83
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Prinsip 6: Pertimbangan Bertanggung Jawab atas Pekerja Serta Individu dan Komunitas Yang Terpengaruh Oleh Kegiatan Pekebun dan Pabrik Kelapa Sawit RSPO
Kriteria
Indikator
6.1
Aspek-aspek manajemen perkebunan dan pabrik minyak sawit yang memiliki dampak sosial, termasuk penanaman ulang, diidentifikasi dengan cara yang partisipatif, dan rencana untuk mengurangi dampak negatif dan meningkatka n dampak positif telah dibuat, diimplementa si dan dimonitor, untuk menunjukkan perbaikan berkelanjutan .
6.1.1 Analisis dampak sosial atau social impact assessment (SIA) termasuk catatan-catatan pertemuan harus didokumentasi
Panduan bagi Manajer Kelompok
6.1.2 Harus tersedia bukti bahwa penilaian telah dilakukan dengan partisipasi pihak-pihak yang terdampak.
Berlaku untuk semua Kelompok
Hal. | 84
6.1.3 Rencana-rencana untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif dan meningkatkan dampak positif, serta pemonitoran dampak-dampak yang telah diidentifikasi, harus dikembangkan dalam konsultasi dengan pihak-pihak yang terdampak, didokumentasi dan disusun dalam jadwal pelaksanaan, termasuk tanggung jawab untuk pengimplementasiannya. 6.1.4 Rencana-rencana tersebut harus ditinjau ulang minimal dua tahun sekali dan diperbarui seperlunya, bila proses peninjauan menunjukkan bahwa praktik yang sedang dijalankan sebaiknya
Panduan bagi Manajer Kelompok
Tanggung jawab sosial berada di bawah kendali Manajer Kelompok yang akan bertanggung jawab terhadap implementasinya.
Manajer Kelompok harus dapat Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk penilaian dampak sosial yang Anda lakukan dan apa pelatihan yang mereka dapatkan Pertimbangkan, apakah Kelompok membutuhkan ahli dari pihak ketiga. Jika tidak, maka kemukakan apa alasannya. Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk penilaian dampak sosial yang Anda lakukan dan apa pelatihan yang mereka dapatkan Pertimbangkan jika Kelompok membutuhkan tenaga ahli dari pihak luar. Jika tidak, kemukakan alasannya.
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS Tidak ada.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Menilai Manajer Kelompok
U1.3
Periksa, apakah semua dokumentasi telah sesuai dengan skala kegiatan operasionalnya dan apakah semua aspek penting telah diidentifikasi.
U3.2.1
Periksa dokumen tersebut, apakah telah diperbarui dan telah dilakukan pengecekan silang terhadap bagian 1.2 dan tersedia untuk publik. Secara spesifik periksalah, apakah penilai dampak sosial adalah pihak yang kompeten. Periksalah kesesuaian dan pelatihan mereka. Apakah penilaian sudah dilakukan dengan melibatkan semua pihak terdampak, dan apakah ada bukti obyektif yang mencukupi untuk mendukung hal ini?
Tegaskan bahwa penilaian dilakukan dengan partisipasi semua pihak terdampak Pertimbangkan bagaimana cara anda menunjukkan hal ini pada pihak ketiga.
Apakah semua dampak sosial kegiatan operasional sudah teridentifikasi, dan apakah ada rencana mitigasi dan monitor untuk dampak yang bersifat signifikan?
Jelaskan bagaimana mereka mengidentifikasi dan melibatkan pihak-pihak terdampak.
Cegah munculnya pelanggaran hak asasi manusia di dalam Kelompok.
U3.2.2 U3.4.3
RSPO
Kriteria
Indikator
diubah. Harus tersedia bukti bahwa proses peninjauan melibatkan partisipasi dari seluruh pihak yang terdampak. 6.1.5 Perhatian khusus harus diberikan pada dampak-dampak terhadap skema petani penggarap (apabila skema tersebut terdapat di perkebunan).
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Tunjukkan dampak sosial yang ditimbulkan dari kegiatan operasional Anda dan apakah Anda bisa memitigasi dan memonitor dampak tersebut Memasukkan semua dampak sosial dalam buku catatan untuk mengidentifikasi penyebab, pihak terdampak dan status dari tindakan mitigasi yang dilakukan Jelaskan bagaimana cara Anda memastikan bahwa kegiatan operasional yang Anda lakukan tidak melanggar hak asasi manusia.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Periksalah, apakah dampak positif dan negatif yang ada sudah dimasukkan Menilai Anggota Perorangan Sangat kecil dilakukan.
kemungkinan
dapat
Kumpulkan semua dokumen SIA dan tempatkan dalam satu folder. Gunakan informasi yang ada di dalamnya untuk membantu Anda membuat buku catatan dampak sosial. Perbaharui setiap dua tahun sekali. Gunakan informasi dari poin 1.2 untuk mengisi buku catatan. Jangan lupa untuk memasukkan dampak yang positif yang ada ke dalam buku catatan.
6.2
Terdapat metodemetode terbuka dan transparan untuk komunikasi dan konsultasi antara pengusaha perkebunan dan/atau pengusaha pabrik minyak sawit, komunitas
Hal. | 85
6.2.1 Prosedur komunikasi dan konsultasi harus didokumentasi.
Panduan bagi Manajer Kelompok
6.2.2 Petugas manajemen yang bertanggung jawab terhadap isuisu ini harus ditunjuk.
Komunikasi dengan masyarakat lain.
6.2.3 Daftar pemangku kepentingan, catatan seluruh komunikasi, termasuk konfirmasi tanda penerimaan dan upaya-upaya untuk memastikan pemahaman dari seluruh pihak yang terdampak, serta catatan seluruh tindakan yang diambil sebagai respons terhadap input para
Berlaku untuk semua Kelompok.
masyarakat
setempat
dan
Manajer Kelompok harus dapat:Membuat daftar berisi semua pemangku kepentingan Anda – buatlah sebuah “daftar pemangku kepentingan” Tanyakan pertanyaan berikut untuk membantu Anda
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS Anggota perorangan harus dapat:Menunjukkan bahwa Anda memahami semua pengunjung dan permintaan informasi mengarah pada manajer Skema Kelompok. Lihat bagian 1.1.
Menilai Manajer Kelompok
U3.4.1
Periksa, apakah semua dokumentasi telah sesuai dengan skala kegiatan operasional dan apakah semua pemangku kepentingan yang signifikan telah diidentifikasi. Memastikan diperbaharuinya secara berkala. Dokumentasi harus dengan bagian 6.3.
daftar
dihubungkan
Periksa sifat dan kualitas informasi yang disampaikan dalam kegiatan
RSPO
Kriteria
Indikator
lokal dan pihak-pihak lain yang terdampak atau tertarik.
pemangku kepentingan, harus dipelihara dengan baik.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Bagaimana cara Anda memperbarui daftar pemangku kepentingan? Bagaimana cara Anda membuat informasi bisa tersedia? Informasi apa yang harus disediakan?
Menilai Anggota Perorangan Sangat kecil kemungkinannya dapat dilakukan, kecuali jika anggota memahami bahwa semua pengunjung dan permintaan informasi harus ditujukan kepada manajer Plasma Kelompok (lihat bagian 1.1)
Susunlah prosedur sederhana berjudul: “Prosedur komunikasi” yang mencakup semua poin di atas. Kemudian hubungkan dengan rencana pelatihan. Tempatkan prosedur ini satu berkas dengan ‘daftar pemangku kepentingan’. Bagian ini berhubungan dengan bagian 6.3. Terdapat sebuah sistem yang disepakati bersama dan didokumenta si untuk menghadapi keluhankeluhan, yang diimplementa sikan dan diterima oleh seluruh pihak yang terdampak.
Hal. | 86
6.3.1 Sistem ini, yang terbuka untuk seluruh pihak yang terdampak, harus menyelesaikan perselisihan dengan pantas, tepat waktu dan efektif, serta menjamin anonimitas pelapor dan pengungkap aib (whistleblower) , apabila diminta. 6.3.2 Dokumentasi untuk proses penyelesaian perselisihan dan hasilnya harus tersedia.
Panduan bagi Manajer Kelompok Pengaduan dan keluhan. Berlaku untuk semua Kelompok.
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS
Dokumentasi sederhana untuk Kelompok kecil, akan tetapi menjadi semakin kompleks ketika kontraktor dan pekerja dimasukkan di dalamnya.
Anggota perorangan harus dapat:-
Manajer Kelompok harus dapat:-
Menjelaskan prosedur keluhan jika memiliki masalah dengan Kelompok, Manajer Kelompok atau sesama anggota dalam Kelompok.
• •
Menjelaskan bagaimana dilakukannya pelaporan keluhan dari pihak eksternal.
•
Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk menyiapkan, mengomunikasikan dan mengimplementasikan sistem manajemen yang mencakup: Hak dan tugas perusahaan beserta pekerja dan kontraktornya. Waktu untuk menanggapi. Protokol untuk menangani pengaduan/kotak. Proses dan perangkat untuk menangani pengaduan. Mencakup tidak hanya pengaduan, tetapi juga pemberian pengakuan.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
komunikasi.
Bagian ini berhubungan silang dengan 1.2.
6.3
Panduan bagi Auditor
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.6
Periksa, apakah dokumentasi yang dilakukan telah mencukupi untuk skala kegiatan operasional. Periksa hal-hal berikut:-
U2.1.6
•
Menunjukkan bahwa Anda memahami bahwa semua pengunjung dan informasi yang diminta harus ditujukan pada manajer Plasma Kelompok. Lihat bagian 1.1.
•
•
Hak dan tugas perusahaan, karyawan dan kontraktornya. Waktu untuk menanggapi. Protokol untuk menangani kotak pengaduan. Proses dan perangkat untuk menangani pengaduan. Mencakup tidak hanya pengaduan, akan tetapi juga pengakuan. Penyelesaian efektif untuk pengaduan-pengaduan yang ada.
Apakah pengaduan-pengaduan yang
U3.4.3
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Penyelesaian yang efektif untuk pengaduan-pengaduan yang ada.
berbeda ditangani dengan sebagaimana mestinya?
Pertimbangkan bagaimana cara membedakan antara pengaduan-pengaduan yang berasal dari jenis yang berbeda.
Apakah semua pemangku kepentingan yang signifikan sudah diidentifikasi (6.2), dan apakah hal ini dapat dilihat dalam mekanisme penanganan keluhan.
Hubungkan bagian ini dengan bagian 6.2. Masukkan pengaturan dalam “Prosedur Komunikasi”. Masukkan poin-poin di atas dalam prosedur ini. Untuk catatan khusus, masukkan hal-hal yang ada dalam bagian 6.8 dan 6.9.
Pilihlah beberapa keluhan saja dan ikuti dengan cara melihat apakah tanggapan diberikan tepat pada waktunya dan apakah kelengkapan jawabannya.
Pertimbangkan bagaimana cara menyatukan umpan balik dari kebun perorangan. Pertimbangkan ide mengenai kotak saran atau pengaduan.
Menilai Anggota Perorangan Sangat kecil kemungkinan dapat dilakukan, kecuali jika semua anggota memahami hak mereka dan semua pengunjung dan keluhan yang ada ditujukan pada manajer Plasma Kelompok.
Analisis data untuk menentukan efektivitas proses dalam tinjauan tahunan. Masukkan unsur-unsur di atas dalam pelatihan Kelompok dan tekankan mengenai berjalannya prosedur keluhan secara internal dan eksternal. Buatlah sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa yang hadir, kapan pelatihan diadakan, dan apa topiknya .
Seluruh negosiasi yang berhubungan
Hal. | 87
6.4.1 Harus tersedia prosedur untuk mengidentifikasi hak legal, adat atau penggunaan, dan prosedur
Panduan bagi Manajer Kelompok
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Periksa sifat dan kualitas informasi yang disampaikan.
Pastikan semua staf kantor mengetahui tentang persyaratan ini.
6.4
Panduan bagi Auditor
Periksa kebun yang sudah dipilih, apakah ada keluhan, dan runut ke belakang untuk melihat apakah keluhan tersebut sudah dicatat. Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.6
CATATAN UNTUK KELOMPOK KERJA (WG): MASIH PERLU MELAKUKAN
U3.4.3
RSPO
6.5
Kriteria
Indikator
dengan kompensasi kehilangan hak legal, adat atau penggunaan diurus melalui sistem yang terdokument asi yang memungkink an masyarakat adat, komunitas lokal, dan pemangku kepentingan lainnya untuk mengekspresi kan pandangan mereka melalui institusi perwakilan masingmasing.
untuk mengidentifikasi orangorang yang berhak mendapatkan kompensasi.
Hak-hak adat/ulayat.
BEBERAPA PEKERJAAN
Berlaku untuk semua Kelompok
Menilai Anggota Perorangan
6.4.2 Prosedur untuk mengkalkulasi dan mendistribusikan kompensasi adil (dalam bentuk uang atau bentuk lain) harus didirikan dan diimplementasi, dimonitor dan dievaluasi dalam cara yang partisipatif, dan tindakantindakan korektif diambil berdasarkan evaluasi tersebut. Prosedur ini harus mempertimbangkan: pengaruh perbedaan jender terhadap kemampuan untuk menuntut hak, kepemilikan dan akses ke tanah; perbedaan antara transmigran dan komunitas yang sudah lama ada; dan perbedaan antara bukti kepemilikan legal dan kepemilikan komunal dari kelompok etnis (masyarakat adat).
Manajer Kelompok harus dapat:-
CATATAN UNTUK KELOMPOK KERJA (WG): MASIH HARUS MELAKUKAN BEBERAPA PEKERJAAN
Gaji dan kondisi untuk pekerja tetap dan
Hal. | 88
Panduan bagi Manajer Kelompok
Menghubungkan dengan program pelatihan (4.8). Prosedur apa yang sudah Anda gunakan untuk mengidentifikasi hak-hak berdasarkan hukum positif dan hak dan adat? Bagaimana cara Anda mengidentifikasi siapa yang berhak untuk mendapatkan kompensasi? Di mana perjanjian-perjanjian tersebut didokumentasikan dan bagaimana mereka tersedia bagi publik?
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
CATATAN UNTUK KELOMPOK KERJA (WG): MASIH PERLU MELAKUKAN BEBERAPA PEKERJAAN
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
CATATAN UNTUK KELOMPOK KERJA (WG): MASIH PERLU MELAKUKAN BEBERAPA PEKERJAAN
6.4.3 Proses dan hasil dari setiap kesepakatan yang dinegosiasikan dan tuntutan kompensasi harus didokumentasi, dengan bukti keterlibatan pihak-pihak yang terdampak, serta dibuka untuk publik. 6.5.1 Dokumentasi gaji dan kondisi harus tersedia.
Panduan bagi Manajer Kelompok Pembayaran upah dan kondisi hubungan kerja.
6.5.2 Hukum tenaga kerja,
Berlaku untuk semua pekerja Kelompok dan petani
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk Digunakan oleh Manajer Kelompok dalam
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.2
Periksa, apakah dokumentasi yang ada
U3.3.2
RSPO
Kriteria
Indikator
pekerja kontrak selalu memenuhi standar minimum legal atau industri dan cukup untuk menyediakan upah hidup yang layak.
perjanjian serikat buruh atau kontrak pekerjaan langsung yang merincikan pembayaran dan kondisi pekerjaan (contohnya jam kerja, deduksi, lembur, sakit, hak libur, alasan pemecatan, periode pemberitahuan pemberhentian kerja, dll.) harus tersedia dalam bahasa yang dapat dipahami oleh pekerja atau dijelaskan secara teliti kepada pekerja oleh petugas manajemen.. 6.5.3 Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit harus menyediakan perumahan layak, persediaan air, kebutuhankebutuhan medis, pendidikan dan kenyamanan yang sesuai dengan standar nasional atau standar lebih tinggi, apabila fasilitas publik tidak tersedia atau tidak dapat diakses. 6.5.4 Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit harus dapat menunjukkan upaya untuk memonitor dan meningkatkan akses pekerja ke makanan yang layak, cukup, dan dengan harga yang terjangkau.
Panduan bagi Manajer Kelompok
yang mempekerjakan orang lain.
Audit ICS
Bagian ini berhubungan dengan bagian 6.6, 6.7, 6.8, 6.9 dan 6.12. Manajer Kelompok harus dapat:-
Menjelaskan apa saja yang menjadi kebijakan dalam hubungan kerja dan remunerasi. Menunjukkan dokumentasi dan slip gaji. Menyatakan siapa yang menyusun kontrak dan memastikan bahwa kontrak tersebut jelas dan dipahami oleh pekerja/kontraktor, dan bahwa kontrak tersebut sudah dijelaskan kepada mereka. Menyatakan bagaimana mereka memastikan bahwa tempat tinggal yang disediakan sudah sesuai dengan standar nasional. Mengidentifikasi perkebunan mana dalam Kelompok yang membayar atau menggunakan pekerja. Pertimbangkan, apakah ada peraturan yang mengatur. Jika ada, maka lakukan pengacuan silang dengan daftar peraturan perundangan (2.1). Jika diperlukan, jelaskan Bagaimana Anda menyediakan layanan medis. Bagaimana Anda menyediakan fasilitas pendidikan dan rekreasi. Bagaimana Anda menyediakan bantuan sosial melalui dana kompensasi keluarga. Bagaimana Anda menyediakan bukti bahwa Anda tidak terlibat dalam praktik kerja paksa. Hubungkan dengan bagian 6.12. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan yang ada.
Hal. | 89
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Dapat diterapkan jika anggota perorangan mempekerjakan orang atau sub kontraktor.
Tunjukkan apa yang Anda ketahui mengenai kebijakan hubungan kerja yang dimiliki Kelompok dan remunerasi yang berlaku. Siapa yang menyusun kontrak dan memastikan bahwa kontrak tersebut sudah jelas dan dipahami oleh pekerja/kontraktor, dan bahwa kontrak tersebut sudah dijelaskan kepada mereka Bagaimana cara Anda menyediakan bukti bahwa Anda tidak terlibat dalam praktik kerja paksa? Hubungkan dengan bagian 6.12.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
telah sesuai dengan skala kegiatan operasional kelompok. Periksa hal-hal berikut:• • • •
Dokumen kebijakan mengenai pengangkatan pekerja dan remunerasi. Kontrak. Slip gaji Periksa tingkat pemahaman para pekerja yang memiliki kontrak.
Hal berikut ini mungkin tidak dapat diterapkan pada semua situasi. Harus mempertimbangkan hukum di negara yang bersangkutan. Periksa: • Apakah semua perumahan yang disediakan telah sesuai dengan standar nasional? Apakah ada peraturan yang mengatur hal ini, dan apakah produk peraturan dimaksud sudah dimasukkan dalam catatan peraturan perundangan? •
Apakah fasilitas medis dan pendidikan serta rekreasi disediakan, dan apakah fasilitasfasilitas tersebut sudah memadai jika dibandingkan dengan peraturan perundangan di daerah atau negara yang bersangkutan?
•
Apakah bantuan
diperlukan sosial dan
adanya apakah
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Pertimbangkan untuk menyelenggarakan pelatihan jika diperlukan, dan sertakan dalam bagian 4.8.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
diberikan? •
•
Apakah ada bukti yang cukup bahwa tidak ada diskriminasi, praktik kerja paksa atau pekerja anak? Hubungkan dengan bagian 6.6, 6.7, 6.8, 6.9 dan 6.12.
Menilai Anggota Perorangan Periksa sejumlah anggota yang sudah dipilih, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan mengenai kebijakan terkait. Periksa hal-hal formalitas selama hari pelatihan yang diselenggarakan (kehadiran atau sertifikat). Periksa frekuensi kunjungan kebun. 6.6
Majikan menghormati hak seluruh pekerja untuk membentuk dan bergabung dengan serikat pekerja yang diingingkan, serta untuk
Hal. | 90
6.6.1 Harus ada pernyataan pengakuan kebebasan berorganisasii yang terpublikasi dalam bahasa lokal. 6.6.2 Notulensi rapat dengan perwakilan pekerja atau serikat pekerja utama harus didokumentasi
Panduan bagi Manajer Kelompok Serikat dagang jika ada Hal ini berlaku untuk semua pekerja Kelompok dan petani yang mempekerjakan orang Hubungkan dengan bagian 6.5, 6.7, 6.8, 6.9. dan 6.12.
Manajer Kelompok harus dapat: Mengidentifikasi siapa yang menyusun, mengomunikasikan dan menjalankan kebijakan
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk Digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS
Berlaku jika anggota perorangan mempekerjakan orang atau sub kontraktor. Tunjukkan cara Anda mengakui kebebasan berserikat. Jelaskan bagaimana Anda berkomunikasi secara efektif dengan pekerja dan
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.2
Periksa, apakah bahwa dokumentasi yang ada telah sesuai dengan skala kegiatan operasional.
U3.3.2
Periksa hal-hal berikut. •
•
Apakah ada dokumen kebijakan mengenai Kebebasan Berserikat, mempekerjakan orang dan remunerasinya, serta kontrak. Periksa tingkat pemahaman
U3.4.3
RSPO
Kriteria
Indikator
berunding secara kolektif. Apabila hak dan kebebasan untuk berasosiasi dan berunding secara kolektif dibatasi oleh hukum, maka majikan memfasilitasi cara-cara paralel untuk berunding dan berasosiasi secara bebas dan independen untuk seluruh
Panduan bagi Manajer Kelompok
Anda terkait pengakuan kebebasan berserikat Jelaskan bagaimana Manajer Kelompok berkomunikasi secara efektif dengan pekerja dan perwakilannya?
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
perwakilannya.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
pekerja yang memiliki kontrak.
Hubungkan dengan bagian 6.5. Menilai Anggota Perorangan
Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan ini.
Periksa sejumlah anggota yang telah dipilih, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan mengenai kebijakan terkait. Periksa hal-hal formalitas hari pelatihan (kehadiran atau sertifikat). Periksa frekuensi kunjungan kebun.
pekerja. 6.7
Anak-anak tidak dipekerjakan atau dieksploitasi.
6.7.1 Harus tersedia bukti dokumenter bahwa persyaratan umur minimum telah dipenuhi oleh para pekerja.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Berlaku untuk semua Kelompok. Hubungkan dengan program pelatihan (4.8). Manajer Kelompok harus dapat: Menyusun kebijakan terhadap praktik Pekerja Anak dan menjelaskan bahwa anak-anak dapat
Hal. | 91
Panduan bagi Anggota Perorangan dan Untuk Digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS Anggota perorangan harus dapat :Menunjukkan bahwa tidak ada praktik pekerja anak di kebun. Jika ada anak yang bekerja di kebun Anda,
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.1
Periksa, apakah ada prosedur yang mengatur aspek spesifik dari kriteria ini
U3.3.2
Periksa, apakah kebijakan tersebut sudah mencukupi. Apakah kebijakan tersebut sudah sesuai dengan skala dan sumber daya yang
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
bekerja di kebun kelompok pada waktu libur dan di luar waktu sekolah. Pisahkan hal ini dari definisi praktik Pekerja Anak. Mengidentifikasi siapa yang menyusun, mengomunikasikan dan menjalankan kebijakan yang Anda terapkan terhadap praktik pekerja anak . Hubungkan dengan bagian 4.8. Tunjukkan dan pastikan pada pihak ketiga bahwa tidak ada praktik penggunaan atau eksploitasi pekerja anak. Jelaskan, berapa usia minimal untuk bekerja, kemudian lakukan pengacuan silang terhadap catatan peraturan perundangan (2.1). Anda mungkin membutuhkan penyelenggaraan pelatihan agar dapat menjalankan kebijakan ini. Terbitkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah peserta yang hadir, waktu pelatihan, dan topik pelatihan. Pertimbangkan bagaimana cara menyusun umpan balik dari kebun perorangan. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan ini Diperlukan kunjungan lapangan. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan ini.
Hal. | 92
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
maka tunjukkan bahwa mereka melakukan pekerjaan di luar jam sekolah dan mereka adalah anggota keluarga dari pekerja di tempat tersebut. Berlaku jika mempekerjakan orang. Tunjukkan cara Anda memberlakukan ketentuan usia minimum bagi pekerja Anda.
Panduan bagi Auditor
tersedia bagi kelompok? Apakah dokumentasi yang ada sudah mencukupi untuk skala kegiatan operasional? Periksa catatan peraturan perundangan untuk ketentuan usia minimum untuk bekerja. Periksa tingkat pemahaman
Menilai Anggota Perorangan Periksa sejumlah anggota yang dipilih untuk melihat, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan mengenai kebijakan terkait. Periksa bahwa tidak ada anak yang bekerja di kebun, kecuali di luar jam sekolah dan mereka adalah anggota keluarga dari pekerja di tempat tersebut. Periksa hal-hal formalitas hari pelatihan (kehadiran atau sertifikat).
Periksa frekuensi kunjungan kebun.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
6.8
Seluruh bentuk diskriminasi berdasarkan ras, kasta, kebangsaan, agama, disabilitas, jender, orientasi seksual, keanggotaan serikat, afiliasi politik, atau umur, dilarang.
Indikator
6.8.1 Kebijakan kesamaan oportunitas yang dapat diakses publik dan meliputi identifikasi kelompokkelompok relevan/terdampak dalam lingkungan lokal harus didokumentasi. 6.8.2 Harus tersedia bukti bahwa pekerja dan kelompok-kelompok termasuk komunitas lokal, perempuan, dan pekerja migran tidak didiskriminasi. 6.8.3 Harus didemonstrasikan bahwa seleksi, perekrutan dan kenaikan jabatan pekerja didadasarkan pada keahlian, kemampuan, kualitas dan kesehatan medis yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan bagi Manajer Kelompok Diskriminasi berdasarkan ras, kasta, negara asal, agama, kecacatan, gender, orientasi seksual, keanggotaan serikat, afiliasi politik, atau umur sangat dilarang. Perlu dirancang kebijakan yang melarang diskriminasi, dan hal ini berlaku bagi semua Kelompok. Hubungkan dengan program pelatihan (4.8). Manajer Kelompok harus dapat: Menyusun kebijakan mengenai kesetaraan peluang. Mengidentifikasi siapa yang menyusun, mengomunikasikan dan menjalankan kebijakan Anda mengenai pelarangan diskriminasi. Jelaskan bagaimana Anda memasukkan prosedur pengaduan istimewa terhadap diskriminasi dalam prosedur pengaduan pada bagian 6.3. Anda mungkin perlu menyelenggarakan pelatihan untuk menjalankan kebijakan ini. Terbitkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah peserta yang hadir, waktu pelatihan dan topik pelatihan. Pertimbangkan bagaimana menyusun umpan balik dari kebun perorangan. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan ini. Diperlukan kunjungan lapangan. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui
Hal. | 93
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Panduan bagi Anggota Perorangan dan Untuk Digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.1
Periksa hal-hal berikut.
U3.3.2
Berlaku jika mempekerjakan sebagai pekerja.
Apakah ada kebijakan yang mencakup aspek spesifik kriteria ini?
U3.3.2
orang
lain
Tunjukkan pemahaman Anda tentang kebijakan Kelompok mengenai kesetaraan peluang. Jelaskan bagaimana pekerja dapat menyampaikan pengaduan pada Manajer Kelompok.
Periksa kecukupan kebijakan tersebut. Apakah kebijakan tersebut sesuai dengan skala dan sumber daya yang tersedia bagi kelompok? Apakah dokumentasi mencukupi untuk skala kegiatan operasi? Periksa tingkat pemahaman.
Menilai Anggota Perorangan Periksa sejumlah anggota yang sudah dipilih, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan mengenai kebijakan terkait. Periksa hal-hal formalitas hari pelatihan (kehadiran atau sertifikat). Periksa frekuensi kunjungan kebun
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
persyaratan ini. 6.9
Tidak ada penghasutan atau perlakuan kejam di tempat kerja, dan hak-hak reproduktif dilindungi.
6.9.1 Kebijakan untuk mencegah segala bentuk pelecehan dan kekerasan seksual dan lainnya harus diimplementasi dan dikomunikasikan pada seluruh pekerja. 6.9.2 Kebijakan untuk melindungi hak-hak reproduktif seluruh pekerja, terutama perempuan, harus diimplementasikan dan dikomunikasikan pada seluruh pekerja. 6.9.3 Mekanisme pengaduan khusus yang menghormati anonimitas dan melindungi pengeluh yang ingin dilindungi harus dibuat, diimplementasi, dan dikomunikasikan pada seluruh pekerja.
Panduan bagi Manajer Kelompok Berlaku untuk semua Kelompok.
Panduan bagi Anggota Perorangan dan Untuk Digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS
Hubungkan dengan program pelatihan (4.8).
Anggota perorangan harus dapat :-
Manajer Kelompok harus dapat:-
Menunjukkan pemahaman Anda mengenai kebijakan Kelompok tentang pencegahan kekerasan dalam bentuk seksual dan bentuk lainnya.
Menyusun satu atau dua kebijakan yang berdiri sendiri dan mencakup: • pencegahan segala bentuk pelecehan dan kekerasan seksual; dan • perlindungan hak reproduksi untuk semua orang, khususnya perempuan. Mekanisme keluhan spesifik yang mengakomodasi anonimitas dan memberikan perlindungan kepada pelapor jika diminta harus didokumentasikan. Kebijakan dan prosedur untuk menangani keluhan harus tersedia dalam bahasa yang dapat dimengerti pekerja. Ketiga hal di atas harus diimplementasikan dan dikomunikasikan pada semua tingkatan pekerja dan anggota kelompok. Pertimbangkan aspek berikut dan masukkan dalam prosedur Anda. Siapa yang menyusun, mengomunikasikan dan menjalankan kebijakan lembaga Anda untuk hak perempuan? Siapa yang bertanggung jawab mengatur komite gender untuk memastikan komunikasi berkala? Bagaimana Anda secara aktif mencegah segala
Hal. | 94
Menunjukkan pemahaman Anda mengenai kebijakan yang dimiliki Kelompok tentang perlindungan hak reproduksi, khususnya untuk perempuan. Menjelaskan cara pengajuan pengaduan pada Manajer Kelompok.
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.1
Pastikan bahwa terdapat satu atau beberapa kebijakan dan prosedur yang menangani spesifik aspek dalam kriteria ini.
U2.1.6
Periksa, apakah kebijakan tersebut sudah sesuai dengan skala dan sumber daya yang ada bagi Kelompok. Periksa tingkat pemahaman terhadap prosedur dan apakah semua data umpan balik sudah digunakan secara efektif.
Menilai Anggota Perorangan Periksa sejumlah anggota yang sudah dipilih, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan mengenai kebijakan terkait, serta tingkat pemahaman mereka. Periksa hal-hal formalitas pada hari pelatihan (kehadiran atau sertifikat). Periksa frekuensi kunjungan ke kebun.
U3.3.2 U2.1.1
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
bentuk pelecehan dan kekerasan seksual? Bagaimana cara Anda mendukung cuti bersalin dan bagaimana Anda mendukung istirahat untuk menyusui? Bagaimana cara Anda memasukkan prosedur pengaduan istimewa ke dalam prosedur keluhan Anda di bagian 6.3? Anda perlu mempertimbangkan bagaimana data dianalisis dan digunakan untuk memitigasi situasi yang ada. Anda mungkin membutuhkan menjalankan kebijakan ini.
pelatihan
untuk
Terbitkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah peserta yang hadir, waktu pelatihan diadakan dan topik pelatihan. Pertimbangkan bagaimana menyusun umpan balik dari kebun perorangan. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan ini. Diperlukan kunjungan lapangan. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan ini. 6.10
Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit berhadapan secara adil
Hal. | 95
6.10.1 Harga yang digunakan sekarang dan sebelumnya untuk pembayaran Tandan Buah Segar (TBS) harus dapat dilihat oleh publik. 6.10.2 Harus bahwa
tersedia bukti pengusaha
Panduan bagi Manajer Kelompok
Menangani Kelompok petani swadaya dan usahausaha lokal. Berlaku bagi semua Kelompok.
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS Anggota perorangan harus dapat:Menjelaskan mekanisme penetapan harga TBS
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.1
Bagian ini hanya membahas anggota Kelompok.
U2.1.5
Perhatikan di bawah ini. Apakah
terdapat
prosedur
yang
U3.5
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
dan transparan dengan petani penggarap dan bisnis lokal lainnya..
perkebunan/pengusaha pabrik minyak sawit telah menjelaskan penetapan harga TBS, dan mekanisme penetapan harga untuk TBS dan input/jasa harus didokumentasi (apabila mekanisme tersebut di bawah wewenang perkebunan atau pabrik minyak sawit).
Bagian ini berhubungan dengan program pelatihan (4.8), dengan bagian 1.2 jika sesuai, bagian kode etik (1.3), daftar pemangku kepentingan (6.2) serta pembayaran upah dan kondisi hubungan kerja.
6.10.3 Harus tersedia bukti bahwa seluruh pihak memahami perjanjian kontrak yang mereka sepakati, dan bahwa kontrak tersebut bersifat adil, legal dan transparan. 6.10.4 Pembayaran yang disepakati harus dibayar secara tepat waktu.
Manajer Kelompok harus dapat: Menjelaskan bahwa pihaknya dapat memastikan bahwa proses pembayaran TBS yang telah lalu serta harga perjanjian dapat tersedia bagi publik. Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas mekanisme penghitungan proses pembayaran TBS, input dan jasa-jasa. Menjelaskan bagaimana pihaknya memastikan bahwa mekanisme tersebut tersedia bagi semua penyuplai. Menjelaskan bagaimana pihaknya memastikan bahwa kontrak-kontrak yang ada bersifat adil, berdasarkan hukum yang berlaku dan transparan, serta dipahami oleh para kontraktor dan penyuplai. Bagian ini berkaitan dengan bagian 6.5. Menunjukkan bahwa pembayaran dilakukan dalam waktu yang wajar. Pertimbangkan, apakah terdapat kebutuhan akan kebijakan perihal ini dan apakah sudah dimasukkan dalam Pelatihan. Terbitkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja pesertanya, kapan waktunya dan apa topiknya. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan ini.
Hal. | 96
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
yang berlaku pada pihaknya.
Panduan bagi Auditor
mengatur aspek spesifik kriteria ini, dan apakah terdapat dokumen yang saling terhubung? Periksa bahwa dokumen proses pembayaran TBS yang telah lalu serta harga perjanjian tersedia bagi publik. Lakukan wawancara terhadap orang yang bertanggung jawab atas mekanisme penghitungan proses pembayaran TBS, input dan jasa, untuk memastikan prosedur yang ada. Apakah semua penyuplai mengetahui adanya prosedur Kelompok sebagaimana dimaksud? Ambil sampel dari mereka dan periksa, apakah para penyuplai ini sudah tercantum dalam daftar pemangku kepentingan (6.2). Periksa kontrak yang ada untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut bersifat adil, berdasarkan hukum yang berlaku dan transparan, serta dipahami oleh para kontraktor dan penyuplai. Bagian ini berhubungan dengan bagian 6.5. Periksa, apakah pembayaran dilakukan tepat pada waktunya. Apakah ada kebijakan yang berlaku perihal ini dan apakah sudah dicakup di dalam Pelatihan?
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Menilai Anggota Perorangan Periksa para anggota yang sudah diseleksi untuk mengetahui, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan perihal kebijakan-kebijakan terkait. Periksa hal-hal formalitas dari hari pelatihan (sertifikat kehadiran yang diberikan). 6.11
Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit berkontribusi ke pembanguna n berkelanjutan lokal apabila dimungkinka n
6.11.1 Kontribusi ke pembangunan lokal yang berdasarkan hasil konsultasi dengan komunitas lokal harus didemonstrasikan. 6.11.2 Apabila terdapat petani penggarap skema, harus tersedia bukti bahwa ada upaya dan/atau alokasi sumber daya untuk meningkatkan produktivitas petani penggarap tersebut.
Panduan bagi Manajer Kelompok
Kontribusi bagi masyarakat setempat. Berlaku bagi semua Kelompok. Bagian ini berhubungan dengan bagian 1.1 dan 1.2 jika sesuai, kode etik (1.3) dan daftar pemangku kepentingan (6.2). Manajer Kelompok harus dapat: Mengidentifikasi siapa yang berkomunikasi dengan masyarakat setempat untuk menentukan bagaimana cara Anda berkontribusi pada pembangunan yang berkelanjutan. Mengetahui, apa saja yang diharapkan masyarakat dan bagaimana hal ini dapat diukur. Lakukan pengevaluasian dan kelola harapanharapan ini.
Masukkan komunikasi eksternal di dalam satu prosedur sederhana yang berjudul “Komitmen
Hal. | 97
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS Tidak ada.
Menilai Manajer Kelompok
U1.3.1
Kecil kemungkinannya memiliki peran penting selama tahap-tahap awal Kelompok kecil, akan tetapi akan meningkat seiring dengan semakin mapannya Kelompok.
U 2.1.1
Menilai Anggota Kelompok Kecil kemungkinannya memiliki peran penting selama tahap-tahap awal Kelompok kecil, akan tetapi akan meningkat seiring dengan semakin mapannya Kelompok. Berikan fokus pada masyarakat Kelompok pada saat pertama kali. Apakah terdapat prosedur yang menangani aspek-aspek spesifik dalam
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
terhadap Transparansi” (1.1).
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
kriteria ini. Apakah dokumen-dokumen tersebut saling berkaitan satu sama lainnya. Apakah dokumen-dokumen yang ada sudah dihubungkan secara silang?
Menilai Anggota Perorangan Tidak ada 6.12
Tidak ada penggunaan tenaga kerja yang diperdagangk an secara ilegal atau dipaksa dalam bentuk apapun.
6.12.1 Harus tersedia bukti bahwa tidak ada penggunaan tenaga kerja yang diperdagangkan secara ilegal (trafficked) atau dipaksa dalam bentuk apapun. 6.12.2 Apabila dibutuhkan, harus didemonstrasikan bahwa tidak terjadi substitusi kontrak.. 6.12.3 Apabila ada tenaga kerja migran atau temporer yang dipekerjakan, sebuah kebijakan tenaga kerja khusus dan prosedurprosedurnya harus didirikan dan diimplementasi.
Hal. | 98
Panduan bagi Manajer Kelompok
Berlaku bagi semua Kelompok.
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Manajer Kelompok harus dapat:-
Berlaku hanya apabila mempekerjakan orang lain.
Menunjukkan kepada pihak ketiga bahwa tidak ada bentuk apapun praktik kerja paksa atau perdagangan manusia yang dilakukan.
Jika berlaku, maka anggota perorangan harus dapat:-
Jika memungkinkan, Manajer Kelompok harus dapat: Menunjukkan kepada pihak ketiga bahwa tidak ada substitusi kontrak.
Menunjukkan dan menjelaskan kebijakan perburuhan khusus untuk buruh temporer atau migran.
Dalam hal dipekerjakannya pekerja migran, maka harus disusun kebijakan dan prosedur hubungan kerja secara khusus. Kebijakan ini harus mencakup: • Pernyataan praktik yang tidak diskriminatif. • Tidak ada substitusi kontrak. • Program orientasi pra kedatangan untuk berfokus secara khusus pada bahasa, keamanan, hukum perburuhan, praktik budaya, dsb.
Jelaskan bagaimana kebijakan tersebut dibuat, semua orang yang bekerja di lahan Anda mengetahui persyaratan ini.
Menilai Manajer Kelompok
U2.1.1
Periksa hal-hal berikut ini.
U3.3.2 U3.3.2
•
•
Menunjukkan sertifikat kehadiran untuk semua hari pelatihan yang dihadiri perihal
•
•
Apakah ada prosedur yang mengatur aspek spesifik dari kriteria ini? Apakah kebijakan yang mengatur pekerja temporer atau migran dilaksanakan dengan sebagaimana mestinya? Apakah sudah sesuai dengan skala dan sumber daya yang tersedia bagi Kelompok tersebut? Periksa tingkat pemahaman.
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
•
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Harus disediakan pemenuhan kebutuhan hidup secara layak.
Anda mungkin memerlukan menjalankan kebijakan ini.
pelatihan
dalam
Terbitkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan yang diselenggarakan dan catat secara terpisah peserta pelatihan, waktu penyelenggaraan dan topiknya.
Panduan bagi Auditor
topik ini.
Menilai Anggota Perorangan
Jelaskan bagaimana Anda melaporkan kembali ke Manajer Kelompok.
Jika dapat dilakukan.
Tunjukkan bukti terakhir kalinya ada orang yang mengunjungi kebun Anda untuk menjelaskan praktik terbaik di bawah kriteria ini.
Pertimbangkan bagaimana cara untuk umpan balik dari perkebunan perorangan. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan ini.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Periksa sejumlah anggota yang sudah dipilih, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan untuk kebijakan yang sesuai tersebut. Periksa hal-hal formalitas hari pelatihan (sertifikat kehadiran diberikan). Periksa frekuensi kunjungan ke kebun.
Catatan: Hal ini mungkin merupakan isu penting di antara beberapa anggota kelompok. 6.13
Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit menghormati hak asasi manusia.
6.13.1 Kebijakan untuk menghormati hak asasi manusia harus didokumentasi dan dikomunikasikan ke seluruh pekerja dan tingkatan operasi (lihat Kriteria 1.2 dan 2.1).
Panduan bagi Manajer Kelompok
Berlaku untuk semua kelompok Manajer Kelompok harus dapat: Menyusun kebijakan bahwa kelompoknya menghargai hak asasi manusia, di mana. pekerja diperlakukan dengan rasa hormat dan bermartabat. Menentukan bagaimana kebijakan ini dikomunikasikan dengan anggota kelompok Kebijakan tentang hak asasi manusia dapat digabungkan dengan kebijakan sistem sosial lainnya Anda perlu mempertimbangkan aspek pelatihan dalam
Hal. | 99
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan Manajer Kelompok dalam audit ICS
Menilai Manajer Kelompok
Anggota perorangan harus dapat:
Apakah ada kebijakan yang mencakup aspek-aspek spesifik dari kriteria ini?
Menjelaskan Kebijakan Kelompok mengenai hak asasi manusia
Periksa poin-poin berikut
Apakah kebijakan yang ada sudah tepat untuk skala dan sumber daya yang tersedia untuk kelompok tersebut? Periksa tingkat pemahaman
U2.1.1 U3.4.3
RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
implementasi kebijakan ini
Menilai Anggota Perorangan
Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah siapa saja yang menghadirinya, kapan diselenggarakannya dan apa tema pelatihan tersebut.
Jika dapat dilakukan
Pertimbangkan bagaimana umpan balik perkebunan perorangan dapat dikumpulkan
dari
Pastikan semua staf kantor mengetahui persyaratan tersebut. Kelompok Kerja RSPO untuk Hak Asasi Manusia akan menyediakan suatu mekanisme untuk mengidentifikasi, mencegah, memitigasi, dan menanggapi isu-isu dan dampak hak asasi manusia. Panduan yang dihasilkan akan mengidentifikasi isu-isu relevan mengenai hak asasi manusia kepada semua Anggota RSPO.
Hal. | 100
Panduan bagi Auditor
Periksa sejumlah anggota yang dipilih untuk menentukan apabila mereka telah mendapatkan pelatihan mengenai kebijakan-kebijakan yang tepat. Kelompok Kerja RSPO untuk Hak Asasi Manusia akan menyediakan suatu mekanisme untuk mengidentifikasi, mencegah, memitigasi, dan menanggapi isu-isu dan dampak hak asasi manusia. Panduan yang dihasilkan akan mengidentifikasi isu-isu relevan mengenai hak asasi manusia kepada semua Anggota RSPO.
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Prinsip 7: Pengembangan Penanaman Baru yang Bertanggung Jawab RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
CATATAN BAGI KELOMPOK KERJA (WG) – TELAAH PROSEDUR NKT YANG BARU UNTUK DIMASUKKAN Untuk diperhatikan, Prosedur Penanaman Baru (NPP) RSPO akan diterapkan 7.1
Analisis dampak sosial dan lingkungan secara independen, partisipatif, dan komprehensif dilaksanakan sebelum pendirian perkebunan atau operasi baru, atau perluasan perkebunan lama, dan hasilnya diperhitungkan dalam perencanaan, manajemen dan operasi.
Hal. | 101
7.1.1 Analisis dampak sosial dan lingkungan yang independen (social and environmental impact assessment atau SEIA) yang dilaksanakan melalui metodologi yang partisipatif dan melibatkan seluruh pemangku kepentingan relevan yang terdampak, harus didokumentasi..
Panduan bagi Manajer Kelompok
7.1.2 Perencanaan manajemen dan prosedur operasional yang layak harus dikembangkan dan diimplementasi untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif potensial yang telah diidentifikasi.
Bagian ini terkait dengan bagian 1.2.
7.1.3 Dalam kasus pembangunan yang meliputi skema outgrower, dampak dari skema dan implikasi dari manajemennya harus diperhatikan secara khusus.
Kewajiban sosial dan lingkungan berada dalam kendali Manajer Kelompok yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Berlaku bagi semua Kelompok, apapun ukurannya. Akan tetapi bentuk rincinya akan berbeda-beda tergantung pada ukuran Kelompok yang bersangkutan beserta kompleksitas kegiatan operasionalnya.
Untuk Kelompok kecil, peta dapat digambarkan dengan tangan. Berikan deskripsi untuk membedakan suatu area dari lainnya, contohnya jenis-jenis pemanfaatan lahan. Untuk Kelompok dengan ukuran lebih besar, diharapkan bisa menggunakan GPS untuk menghasilkan peta yang sebagaimana mestinya. Manajer Kelompok harus dapat:-
Panduan bagi Anggota Perorangan dan akan digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Menilai Manajer Kelompok
U3.2.1 U3.2.2
Dikendalikan oleh Manajer Kelompok. Tidak berlaku, kecuali untuk kondisi berikut.
Periksa, apakah dokumentasi ini sudah sesuai dengan skala operasi yang ada dan periksa apakah semua aspek yang signifikan telah diidentifikasi.
Anggota perorangan harus dapat:-
Secara khusus, periksa:
Menunjukkan pemahaman bahwa SEIA telah dilakukan.
Dokumentasi tersebut untuk mengetahui apakah sudah diperbaharui dan sudah dilakukan acuan silang terhadap bagian 1.2 dan tersedia bagi publik.
Apakah penilai dampak sosial merupakan pihak yang berkompeten? Periksa kecocokan mereka dan pelatihan yang telah mereka dapatkan. penilaian
telah
U3.4.3 U4.1.3
Periksa apakah dokumen tersebut diperbaharui pada saat bergabungnya anggota baru ke dalam Kelompok.
Apakah
U3.3.2
dilakukan
Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab atas penilaian dampak sosial Anda dan apakah pelatihan yang mereka dapatkan. Memastikan bahwa penilaian dimaksud telah dilakukan dengan melibatkan partisipasi semua pihak terdampak. Tunjukkan ini kepada pihak ketiga. Jelaskan bagaimana mereka mengidentifikasi dan melibatkan para pihak terdampak. Pertimbangkan, apakah Anda perlu menggunakan tenaga ahli dari luar. Jika tidak, maka berikan alasannya. Jelaskan apa saja dampak sosial yang disebabkan kegiatan operasional Anda serta apakah Anda dapat memitigasi dan memonitornya. Buat daftar untuk semua dampak sosial, yang mengidentifikasi penyebab, pihak terdampak dan status mitigasinya. Jelaskan bagaimana Kelompok memastikan bahwa kegiatan operasionalnya tidak melanggar hak asasi manusia. Pertimbangkan: Siapa yang memenuhi kualifikasi menjalankan SEIA mandiri? Apakah mereka sepenuhnya memahami persyaratan-persyaratan RSPO? Kumpulkan semua SEIA yang ada dan tempatkan dalam satu berkas. Gunakan informasi yang ada di dalamnya untuk membantu Anda menyusun baik daftar dampak lingkungan (5.1) maupun daftar dampak sosial (6.1). Lakukan pembaharuan setiap dua tahun sekali sebagaimana dijelaskan dalam bagian 6.1. Pastikan bahwa dampak positif yang ada juga dimasukkan dalam daftar dimaksud. Dampak potensial dari kegiatan-kegiatan utama yang diajukan harus dinilai secara partisipatif sebelum penyusunan. Para penilai independen sekurangnya harus mencakup berikut ini (urutan tidak menandakan prioritas). •
Hal. | 102
Penilaian terhadap dampak dari semua kegiatan
dengan partisipasi semua pihak terdampak, dan apakah ada bukti yang cukup untuk hal ini? Bagaimana diidentifikasi dan dilibatkannya para pihak terdampak? Apakah semua dampak sosial dari kegiatan operasional telah diidentifikasi, dan apakah rencanarencana untuk memitigasi dan memonitor hal-hal yang signifikan sudah siap dijalankan? Hindari timbulnya pelanggaran hak asasi manusia. Apakah dampak-dampak positif sudah dimasukkan? Apakah SIA sudah mencakup: Penilaian terhadap dampak dari semua kegiatan terencana yang besar, termasuk di dalamnya penanaman, kegiatan operasional pabrik kelapa sawit, jalan dan infrastruktur lainnya. Penilaian, yang mencakup konsultasi pemangku kepentingan, Nilai Konservasi Tinggi (lihat Kriteria 7.3) yang berpotensi menerima pengaruh negatif. Penilaian potensi dampak pada ekosistem alami yang terletak bersebelahan, termasuk apakah pembangunan atau perluasan akan meningkatkan tekanan pada ekosistem alami yang ada di dekatnya. Identifikasi aliran air, lahan basah dan (jika ada) penilaian potensi dampak terhadap tata air dan subsidensi/pelesakan lahan yang
•
•
•
•
• • • •
•
terencana yang besar, termasuk di dalamnya penanaman, kegiatan operasional pabrik kelapa sawit, jalan raya dan infrastruktur lainnya. Penilaian, termasuk di dalamnya konsultasi pemangku kepentingan, terhadap Nilai Konservasi Tinggi (NKT) (lihat Kriteria 7.3) yang berpotensi mengalami pengaruh negatif. Penilaian potensi dampak yang diakibatkan oleh pembangunan yang sudah direncanakan terhadap ekosistem alami yang terletak bersebelahan, termasuk jika pembangunan atau perluasan akan meningkatkan tekanan pada ekosistem alami yang ada di dekatnya. Identifikasi aliran air dan lahan basah, serta (jika memungkinkan) penilaian terhadap dampak potensial pada tata air dan subsidensi/pelesakan lahan yang disebabkan oleh kegiatan pembangunan yang sudah direncanakan. Tindakan harus direncanakan dan dilakukan untuk memelihara jumlah, kualitas dan akses terhadap sumber daya air dan lahan. Survei tanah rona awal/dasar beserta informasi topografis, termasuk di dalamnya identifikasi terhadap lereng curam, tanah marjinal dan ringkih, kawasan yang rawan erosi, degradasi, subsidensi/pelesakan dan banjir/penggenangan. Analisis terhadap jenis lahan yang akan dimanfaatkan (hutan, hutan terdegradasi, lahan bukaan). Analisis hak kepemilikan lahan dan hak pemanfaatan. Analisis pola pemanfaatan lahan yang ada pada saat ini. Penilaian potensi dampak sosial pada masyarakat sekitar yang disebabkan oleh perkebunan, di mana hal ini mencakup analisis potensi dampak pada mata pencaharian, serta dampak yang berbeda pada perempuan dibandingkan pada lakilaki, etnisitas di masyarakat, dan isu penduduk migran dengan yang sudah menempati daerah tersebut sejak lama. Identifikasi kegiatan yang dapat menghasilkan emisi Gas Rumah Kaca (GRK) yang signifikan.
Kembangkan rencana kelola yang mempertimbangkan
Hal. | 103
disebabkan oleh adanya pembangunan yang sudah direncanakan. Tindakan harus direncanakan dan dilakukan untuk memelihara jumlah, kualitas dan akses terhadap sumber daya air dan lahan. Lakukan survei tanah rona awal/dasar beserta informasi topografis, termasuk di dalamnya identifikasi terhadap lereng curam, tanah marjinal dan ringkih, kawasan yang rawan erosi, degradasi, subsidensi/pelesakan dan banjir/penggenangan. Analisis jenis lahan yang akan dimanfaatkan (hutan, hutan terdegradasi, lahan bukaan). Analisis hak kepemilikan lahan dan hak pemanfaatan. Analisis pola pemanfaatan lahan yang ada pada saat ini. Penilaian potensi dampak sosial pada masyarakat sekitar yang disebabkan oleh perkebunan, di mana hal ini mencakup analisis potensi dampak pada mata pencaharian, serta dampak yang berbeda pada perempuan dibandingkan pada laki-laki, etnisitas di masyarakat, dan isu penduduk migran dengan yang sudah menempati daerah tersebut sejak lama. •
Identifikasi kegiatan yang dapat menghasilkan emisi Gas Rumah Kaca (GRK) yang signifikan.
Untuk diperhatikan, poin terakhir di atas perlu dinilai dalam hubungannya dengan skala Kelompok dan sumber daya yang tersedia.
semua hal di atas.
Kembangkan rencana kelola yang mempertimbangkan semua hal di atas.
Simpan catatan semua pertemuan dan siapa yang menghadirinya, lengkap dengan tanda tangan atau cap jari masing-masing. Minta izin untuk mengambil foto.
Menilai Anggota Perorangan
Dokumen-dokumen ini perlu diajukan ke RSPO setelah diaudit. Oleh karena itu, lakukan acuan silang dengan Prosedur Penanaman Baru (NPP) RSPO. Semua penanaman baru yang dilakukan pasca Januari 2010 harus mematuhi NPP versi baru. 7.2.
Survei tanah dan informasi topografis digunakan dalam perencanaan tempat dalam perkebunan baru, dan hasilnya akan diinkorporasika n dalam pembuatan rencana dan operasi.
7.2.1 Peta kecocokan tanah atau survei tanah yang layak untuk menentukan kecocokan jangka panjang dari tanah untuk kultivasi minyak sawit harus ada dan harus dipertimbangkan dalam pembuatan rencana dan operasi.
Panduan bagi Manajer Kelompok
7.2.2 Informasi topografis yang cukup untuk menjadi acuan perencanaan drainase dan sistem irigasi, jalan dan infrastruktur lainnya harus ada, dan harus dipertimbangkan dalam pembuatan rencana dan operasi.
Berlaku pada semua Kelompok.
Lihat bagian 7.1. Kecocokan tanah berada di bawah kendali Manajer Kelompok yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaannya.
Untuk Kelompok kecil, peta dapat digambarkan dengan tangan. Berikan deskripsi untuk membedakan suatu area dari lainnya, contohnya jenis-jenis pemanfaatan lahan. Untuk Kelompok dengan ukuran lebih besar, diharapkan bisa menggunakan GPS untuk menghasilkan peta yang sebagaimana mestinya. Manajer Kelompok harus dapat: Mengidentifikasi, pihak mana yang telah melakukan survei tanah. Jelaskan alasan mengapa tanah tersebut cocok untuk pengembangan kelapa sawit, dan identifikasi mana saja kawasan dalam wilayah Kelompok yang tidak cocok. Pastikan bahwa dokumen tersebut menjelaskan alasan ketidakcocokannya. Tunjukkan peta tanah dan jalan yang diusulkan pembangunannya.
Hal. | 104
Sangat kecil kemungkinannya dapat dilakukan, kecuali jika dipahami bahwa sudah dilakukan Penilaian Dampak Sosial (SIA). Panduan bagi Anggota Individual dan akan digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS
Lihat bagian 7.1.
U3.3.2
Menilai Manajer Kelompok
U4.1.2
Dikendalikan oleh Manajer Kelompok.
Periksa, apakah peta yang ada sudah memadai dan apakah dokumentasi yang ada sudah sesuai untuk skala operasi yang dimiliki.
Anggota perorangan harus dapat:Menunjukkan pemahaman bahwa telah dilakukan survei tanah dan alasan mengapa ada kawasan-kawasan potensial yang tidak dapat ditanami (jika ada).
Apakah semua aspek penting sudah diidentifikasi dan dipertimbangkan? Apakah sudah diperbaharui untuk memperlihatkan semua perubahan atau penambahan yang diusulkan untuk Kelompok, dan apakah sudah dilakukan pengacuan silang pada bagian 1.2 dan sudah tersedia bagi publik. Apakah penilai tanah adalah pihak berkompeten? Periksa kecocokan dan pelatihan yang mereka dapatkan. Apakah penilaian sudah dilakukan dengan partisipasi semua pihak terdampak, dan apakah ada bukti yang cukup untuk hal ini? Bagaimana diidentifikasi dan dilibatkannya para pihak terdampak?
Menilai Anggota Perorangan
Bagian ini berhubungan langsung dengan bagian 7.1.
Sangat kecil kemungkinan dapat dilaksanakan, kecuali dipahami bahwa telah dilakukan survei tanah.
Dalam hal berubahnya atau bertambah besarnya ukuran Kelompok, maka akan mempengaruhi kriteria ini. 7.3
Penanaman baru sejak November 2005 tidak menggantikan area hutan utama atau area lain yang dibutuhkan untuk memelihara atau meningkatkan sedikitnya salah satu dari Nilai Konservasi Tinggi
7.3.1 Harus tersedia bukti bahwa tidak ada penanaman baru yang menggantikan hutan utama atau area lain yang dibutuhkan untuk memelihara atau meningkatkan salah satu (atau lebih) Nilai Konservasi Tinggi (NKT), sejak November 2005. Penanaman baru harus dirancang dan dikelola sedemikian rupa sehingga menjamin bahwa NKT yang telah diidentifikasi akan terawat dan/atau ditingkatkan kualitasnya (lihat Kriteria 5.2). 7.3.2 Analisis HCV secara komprehensif, yang melibatkan konsultasi dengan pemangku kepentingan, harus dilaksanakan sebelum pelaksanaan konversi atau penanaman baru. Analisis ini mencakup analisis perubahan penggunaan tanah untuk menentukan perubahanperubahan terhadap vegetasi sejak November 2005. Analisis ini harus digunakan, dengan kuasa (through proxy), untuk mengindikasikan perubahan terhadap status NKT. 7.3. Tanggal permulaan dan
Hal. | 105
Panduan bagi Manajer Kelompok Lihat bagian 7.1. Strategi untuk memelihara atau meningkatkan Nilai Konservasi Tinggi (NKT) berada di bawah kendali Manajer Kelompok yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Berlaku bagi semua Kelompok. Bagian ini berhubungan dengan bagian 1.2. Untuk Kelompok kecil, peta dapat digambarkan dengan tangan. Berikan deskripsi untuk membedakan suatu area dari lainnya, contohnya jenis-jenis pemanfaatan lahan. Untuk Kelompok dengan ukuran lebih besar, diharapkan bisa menggunakan GPS untuk menghasilkan peta yang sebagaimana mestinya. Manajer Kelompok harus dapat melakukan hal berikut ini, jika relevan. Menunjukkan kepada pihak ketiga bahwa tidak ada penanaman baru yang dilakukan setelah bulan November 2005 di Kawasan dengan Nilai Konservasi Tinggi (KNKT). Menyusun suatu daftar berisi semua kawasan yang telah diidentifikasi sebagai KNKT. Masukkan spesiesspesies yang ada di kawasan dimaksud ke dalam daftar ini. Yang harus dilakukan penilai tidak hanya sekadar
Panduan bagi Anggota Perorangan dan akan digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Lihat bagian 7.1.
U3.2.2
Menilai Manajer Kelompok
U3.4.3
Dikendalikan oleh Manajer Kelompok:-
Apakah penilaian NKT sudah selesai dilakukan? Apakah spesies-spesies RTE telah diidentifikasi melalui penilaian NKT?
U4.1.1
Anggota perorangan harus dapat:Membuat daftar berisikan spesies-spesies Langka (Rare), Terancam Punah (Threatened) dan Hampir Punah (Endangered) (RTE) yang berada dekat kebun Anda. Identifikasi siapa yang telah memberitahukan keberadaannya kepada Anda dan bagaimana dilakukannya. Jelaskan apa yang telah disarankan untuk Anda lakukan sehubungan dengan spesiesspesies RTE ini. Jelaskan bagaimana Anda melaporkan kembali kepada Manajer Kelompok. Tunjukkan sertifikat kehadiran semua hari pelatihan yang diikuti perihal topik ini. Tunjukkan bukti kapan terakhir kalinya ada orang yang mengunjungi kebun Anda untuk keperluan identifikasi NKT.
Apakah kawasan-kawasan konservasi tersebut memiliki rencana kelola, dan tindakan apa yang telah dilakukan untuk meningkatkan dan melindungi spesies-spesies NKT dan RTE? Periksa, apakah terdapat dokumentasi yang sesuai dengan skala operasi yang ada da, dan apakah semua aspek yang signifikan telah diidentifikasi. Apakah telah dilakukan perubahan besar, dan jika demikian apakah statusnya sudah diperbaharui? Periksa, apakah dokumentasi tersebut telah dilakukan acuan silang dengan bagian 1.2 dan sudah tersedia bagi publik. Periksa, apakah dokumen tersebut diperbaharui pada saat bergabungnya anggota baru dalam Kelompok.
Periksa secara spesifik: Apakah penilai NKT merupakan pihak
U4.1.3 U4.1.5
pembukaan dicatat.
lahan
harus
7.3.4 Sebuah rencana tindakanharus dikembangkan untuk mendeskripsikan tindakan-tindakan operasional yang sesuai dengan penemuan-penemuan dalam analisis NKT, dan yang mengacu pada prosedur operasional perkebunan terkait (lihat Kriteria 5.2). 7.3.5 Melalui konsultasi dengan komunitas yang terdampak, harus diidentifikasi area-area yang dibutuhkan oleh komunitas tersebut untuk memenuhi kebutuhan dasar mereka, dengan mempertimbangkan perubahan positif atau negatif terhadap mata pencaharian sebagai akibat dari operasi yang diajukan; area-area tersebut juga harus diinkorporasikan ke dalam analisis NKTdan rencana manajemen (lihat Kriteria 5.2).
mengidentifikasi dan menyatakan di mana letak keberadaan NKT, melainkan juga harus membantu merancang rencana kelola. Oleh karena itu, rumuskan rencana aksi secara bersama-sama yang menjelaskan bagaimana Anda akan mencegah dampak negatif terhadap kawasankawasan ini. Pastikan bahwa Anda turut memasukkan tindakan yang akan meningkatkan kualitas kawasan dimaksud, jika ada. Pastikan adanya catatan semua pertemuan untuk menunjukkan bahwa penilaian yang sudah dilakukan tersebut bersifat komprehensif/menyeluruh dan bahwa Anda telah melibatkan para pemangku kepentingan. Penilaian dimaksud harus mencakup analisa perubahan pemanfaatan lahan (LUCA) untuk menentukan perubahan-perubahan pada vegetasi sejak bulan November 2005. Akan dibutuhkan peta sederhana. Simpan catatan semua tanggal dilakukannya kegiatan persiapan lahan. Catatan dimaksud pada akhirnya akan digunakan sebagai rona awal/data dasar untuk bagian 5.2. Harus disimpan. Oleh karena itu, gunakan panduan 5.2, di mana Manajer Kelompok harus dapat melakukan berikut ini, jika relevan. Memastikan bahwa semua kawasan konservasi telah masuk dalam peta. Menunjukkan bahwa mereka memiliki daftar spesies-spesies dengan status Langka (Rare), Terancam Punah (Threatened) dan Hampir Punah (Endangered) (RTE) untuk keperluan Kelompoknya dan telah mengidentifikasi semua habitat NKT
Hal. | 106
berkompeten? Periksa kecocokan mereka dan pelatihan yang mereka sudah dapatkan. Periksa kompetensi (kredensial) penilai tersebut, apakah memiliki kualifikasi dan tercantum namanya dalam daftar praktisi NKT RSPO. Apakah mereka memetakan semua kawasan konservasi? Mengapa area tersebut ditunjuk sebagai kawasan konservasi ? Periksa, apakah dokumen tersebut diperbaharui pada saat bergabungnya anggota baru dalam Kelompok. Apakah penilaian sudah dilakukan dengan partisipasi dari semua pihak terdampak, dan apakah ada bukti yang cukup untuk hal ini? Bagaimana diidentifikasi dan dilibatkannya para pihak terdampak? Apakah dokumentasi tersebut sesuai dengan skala operasi yang ada? Apakah semua aspek signifikan telah diidentifikasi dan apakah risiko dampaknya sudah dinilai? Tangani layaknya audit produsen besar Periksa secara spesifik: Apa sajakah konsekuensi berdasarkan hukum yang berlaku, yang berkaitan dengan konservasi? Apakah produk hukum dimaksud sudah dimasukkan dalam daftar peraturan perundangan? Apakah ada konflik antara perburuan untuk kebutuhan makanan versus
yang ada di dalam kawasan Kelompok. Pastikan bahwa status konservasi yang dikelola Kelompok secara umum dan spesies berstatus RTE dan NKT secara khususnya dikerjakan oleh para pihak yang berkompeten. Pastikan bahwa orang-orang yang melaksanakan penilaian adalah mereka yang namanya berada dalam daftar praktisi yang dimiliki RSPO. Jelaskan mengapa kawasan konservasi yang telah dipetakan harus dikonservasi dan jika ada maka jelaskan tahap HCV yang dinyatakan Jelaskan, spesies flora dan fauna mana yang ada di kawasan konservasi tersebut. Jelaskan apa saja tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan dan melindungi spesies-spesies NKT dan RTE yang ada. Jelaskan konsekuensi berdasarkan hukum yang berlaku, yang terkait dengan konservasi di kawasan ini. Dan jelaskan bahwa produk-produk hukum terkait telah dicantumkan dalam daftar peraturan perundangan. Tunjukkan pemahaman mengenai konflik antara kebutuhan perburuan untuk mendapatkan makanan versus konservasi. Jelaskan bagaimana cara menyelesaikan konflik dimaksud. Jelaskan bagaimana cara Kelompok mengendalikan kegiatan-kegiatan ilegal seperti perburuan, penangkapan ikan dan pemungutan hasil hutan. Jelaskan bagaimana hal-hal di atas disosialisasikan kepada para anggota perorangan dalam Kelompok. Tunjukkan bahwa telah dilakukan kunjungan ke kebun-kebun perorangan sehubungan dengan persyaratan ini. Susun suatu prosedur berjudul “Prosedur untuk Pengelolaan Isu Konservasi”. Masukkan semua poin di atas. Hubungan dengan rencana pelatihan (4.8) dan pertimbangkan, apakah ada dampak dalam bagian 5.1 yang akan memengaruhi isu-isu konservasi atau pembuangan limbah (5.3) perlu disebutkan. Apakah dibutuhkan SOP atau kebijakan? Jika demikian, maka lakukan acuan silang dengan bagian 4.1. Apakah
Hal. | 107
Anda
membutuhkan
pelatihan
dalam
konservasi? Bagaimana penyelesaiannya?
cara
Bagaimana dikendalikannya kegiatan ilegal seperti perburuan, pencarian ikan dan pemungutan hasil hutan?
Menilai Anggota Perorangan Periksa sejumlah anggota yang telah dipilih, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan untuk SOP atau topik terkait. Tidak semua relevan. Periksa hal-hal formalitas dari hari pelatihan (kehadiran atau sertifikat yang diberikan). Periksa frekuensi kunjungan ke kebun. Semua inspeksi lapangan lainnya berdasarkan audit produsen komersial pada umumnya. Harus ada bukti mengenai dipahaminya mekanisme pelaporan oleh anggota perorangan untuk isu-isu terkait spesies dengan status RTE.
menjalankan kebijakan dan rencana mitigasi tersebut? Terbitkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat terpisah peserta, tanggal penyelenggaraan dan topiknya. Pertimbangkan bagaimana cara menyatukan umpan balik dari kebun perorangan. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui perihal persyaratan tersebut.
7.4
Penanaman ekstensif pada daerah curam, dan/atau tanah ringkih dan marginal, termasuk lahan gambut, dihindari.
7.4.1 Peta-peta yang mengidentifikasi tanah ringkih dan marginal, termasuk lereng eksesif dan lahan gambut, harus tersedia dan digunakan untuk mengidentifikasi area-area yang akan dihindari. 7.4.2 Apabila terdapat proposal penanaman terbatas di tanah ringkih dan marginal, termasuk lahan gambut, maka strategi untuk melindungi tanah tanpa mendatangkan kerugian harus dikembangkan dan diimplementasi.
Bagian ini berhubungan secara langsung dengan bagian 7.1. Panduan bagi Manajer Kelompok
Penilaian NKT berada dalam kendali Manajer Kelompok yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Berlaku bagi semua Kelompok. Bagian ini berhubungan dengan bagian 1.2. Untuk Kelompok kecil, peta dapat digambarkan dengan tangan. Berikan deskripsi untuk membedakan suatu area dari lainnya, contohnya jenis-jenis pemanfaatan lahan. Untuk Kelompok dengan ukuran lebih besar, diharapkan bisa menggunakan GPS untuk menghasilkan peta yang sebagaimana mestinya. Manajer Kelompok harus dapat:Menunjukkan peta kawasan yang harus dihindari dan menyatakan alasannya dalam peta tersebut. Bagian ini berhubungan langsung dengan bagian 7.1 dan 7.2 Apakah dibutuhkan SOP atau kebijakan? Jika demikian, maka lakukan acuan silang dengan bagian 4.1.
Hal. | 108
Panduan bagi Anggota perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS
Lihat bagian 7.1
U4.1.2
Menilai Manajer Kelompok
U4.1.5
Dikendalikan oleh Manajer Kelompok. Tidak dilakukan, kecuali untuk menunjukkan pemahaman mengapa ada kawasan-kawasan tertentu yang tidak dapat ditanami kelapa sawit.
Periksa, apakah dokumen yang ada sudah sesuai dengan skala operasi dan bahwa semua aspek signifikan telah diidentifikasi. Apakah ada perubahan besar yang sudah dilakukan? Jika demikian, maka apakah sudah dilakukan pembaharuan terhadap dokumen tersebut dan sudah dilakukan acuan silang terhadap bagian 1.2, serta sudah tersedia bagi publik?
Anggota perorangan harus dapat:Menjelaskan bagaimana Anda mengetahui kapan atau di mana tidak boleh menanam kelapa sawit. Menunjukkan bahwa Anda memiliki sertifikat kehadiran untuk hari pelatihan yang Anda ikuti. Menjelaskan, kapan terakhir kalinya ada orang yang mengunjungi kebun Anda untuk menginformasikan lokasi yang tidak boleh Anda tanami.
Periksa, apakah dokumen tersebut diperbaharui pada saat bergabungnya anggota baru dalam Kelompok. Periksa secara khusus Apakah penilai tanah merupakan pihak yang berkompeten? Periksa kecocokan mereka dan pelatihan yang mereka sudah dapatkan. Apakah peta yang dihasilkan sudah sesuai? Apakah penilaian dilakukan dengan
Apakah Anda memerlukan pelatihan dalam menjalankan kebijakan dan rencana mitigasi ini?
partisipasi semua pihak terdampak, dan apakah ada bukti yang cukup untuk hal ini?
Terbitkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat terpisah peserta, waktu dan topiknya.
Bagaimana diidentifikasi dan dilibatkannya para pihak terdampak?
Pertimbangkan bagaimana menyatukan semua umpan balik dari kebun perorangan.
Menilai Anggota Perorangan
Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui perihal persyaratan ini.
Periksa sejumlah anggota yang telah dipilih, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan untuk SOP atau topik terkait. Periksa hal-hal formalitas dari hari pelatihan (kehadiran atau sertifikat yang diberikan). Periksa frekuensi kunjungan ke kebun.
7.5
Pada lahanlahan yang dapat ditunjukkan merupakan hak legal, hak adat, atau hak penggunaan masyarakat lokal, tidak ada pendirian perkebunan baru tanpa persetujuan bebas berinformasi sebelumnya (free, prior and informed) dari masyarakat
Hal. | 109
7.5.1 Harus tersedia bukti bahwa masyarakat lokal yang terkena dampak memahami bahwa mereka berhak menyatakan ‘tidak’ pada operasi-operasi yang direncanakan di lahan mereka sebelum dan selama diskusi awal, selama tahap pengumpulan informasi dan konsultasi yang terkait, selama negosiasi, dan hingga kesepakatan dengan pengusaha perkebunan/pengusaha pabrik minyak sawit telah ditandatangani dan diratifikasi oleh masyarakat lokal.
Panduan bagi Manajer Kelompok Prosedur Persetujuan atas Dasar Informasi Awal Tanpa Paksaan (Padiatapa atau FPIC) berada di bawah kendali Manajer Kelompok yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Berlaku bagi semua Kelompok. Hubungkan secara khusus dengan bagian 7.1 dan penilaian dampak sosial (SIA). Peta mungkin akan membantu, akan tetapi Anda perlu menunjukkan kepada pihak ketiga bahwa proses Padiatapa/FPIC dilakukan sesuai apa yang diinginkan masyarakat. Untuk Kelompok kecil, peta dapat digambarkan dengan tangan. Berikan deskripsi untuk membedakan suatu area dari lainnya, contohnya jenis-jenis pemanfaatan lahan.
Panduan bagi Anggota Perorangan dan akan digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS.
Lihat bagian 7.1.
Dikendalikan oleh Manajer Kelompok. Tidak dapat dilakukan.
Apakah proses Padiatapa/FPIC telah dijalankan dengan partisipasi semua pihak terdampak, dan apakah ada bukti yang cukup untuk hal ini?
U4.1.3
Menilai Manajer Kelompok
Bagaimana para pihak terdampak diidentifikasi dan dilibatkan? Apakah semua dampak sosial dari kegiatan operasional telah diidentifikasi, dan apakah rencana untuk memitigasi dan memonitor dampak-dampak yang signifikan sudah siap dijalankan? Hindarkan manusia.
pelanggaran
hak
asasi
Apakah dampak positif dimasukkan
tersebut. Hal ini diatasi melalui sistem terdokumentasi yang memungkinkan masyarakat dan para pemangku kepentingan lainnya untuk menyatakan pandangan mereka melalui institusi perwakilan masing-masing. 7.6
Apabila dapat didemonstrasik an bahwa masyarakat lokal memiliki hak legal, hak adat, atau hak penggunaan, maka mereka diberikan kompensasi untuk setiap penyerahan hak dan akuisisi lahan yang disepakati, yang bergantung pada pemberian persetujuan bebas berinformasi
Hal. | 110
Untuk Kelompok dengan ukuran lebih besar, diharapkan bisa menggunakan GPS untuk menghasilkan peta yang sebagaimana mestinya.
dalam diskusi? Apakah penilaian sudah dilaksanakan dengan partisipasi semua pihak terdampak, dan apakah ada bukti yang cukup untuk hal ini?
Manajer Kelompok harus dapat: Simpan catatan semua pelatihan yang telah diselenggarakan dan siapa yang menghadirinya, lengkap dengan tanda tangan atau cap jari masingmasing.
Bagaimana para pihak terdampak diidentifikasi dan dilibatkan? Periksa, apakah dokumen tersebut diperbaharui pada saat bergabungnya anggota baru ke dalam Kelompok.
Minta izin untuk mengambil foto. Lihat juga Kriteria 2.2, 2.3, 6.2, 6.4 dan 7.6 untuk indikator.
7.6.1 Penilaian dan identifikasi terdokumentasi atas hak legal, hak adat dan hak penggunaan harus
Panduan bagi Manajer Kelompok Bagian ini berhubungan dengan bagian 2.2 dan 2.3.
tersedia.
Berlaku bagi semua Kelompok.
7.6.2 Sistem untuk mengidentifikasi orang-orang yang berhak mendapatkan kompensasi harus terimplementasi.
Manajer Kelompok harus dapat:-
7.6.3 Sistem untuk menghitung dan mendistribusikan kompensasi adil (dalam bentuk moneter atau bentuk lain) harus terimplementasi. 7.6.4 Komunitas-komunitas yang kehilangan akses dan hak lahan dalam rangka ekspansi perkebunan harus diberikan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan dari pengembangan perkebunan.
Mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab menyusun peta untuk menunjukkan luasan hak adat yang diakui. Menunjukkan kepatuhan terhadap perjanjian ini. Mengidentifikasi semua konflik yang ada. Menunjukkan di mana Anda menyimpan salinan perjanjian hasil negosiasi dan apakah perjanjian dimaksud sudah mencakup proses untuk mencapai kesepakatan. Menjelaskan bagaimana Anda memonitor kepatuhan.
Bagian ini berhubungan dengan bagian 2.2 dan mencakup pernyataan mengenai semua hak adat/ulayat yang ada. Jika tidak ada hak adat/ulayat, maka sebutkan demikian akan tetapi jelaskan alasannya.
Menilai Anggota Perorangan Tidak dapat dilakukan. Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit ICS Anggota perorangan harus dapat:Menjelaskan, apakah mereka memiliki hak adat/ulayat atas tanah di mana Anda berada. Sebutkan jika hak atas lahan berdasarkan hukum positif mengakui hak ini.
Menilai Manajer Kelompok
U4.1.3
Bagian ini berhubungan dengan bagian 2.2. Apakah ada hak adat/ulayat yang perlu dihormati atas lahan yang ditempati Kelompok? Jika tidak ada hak adat, maka apakah Manajer Kelompok dapat menunjukkan sesuai dengan yang Anda kehendaki? Apakah orang yang bertanggung jawab menunjukkan luasan hak adat adalah pihak yang berkompeten untuk melakukan hal demikian? Bagaimana Kelompok menunjukkan kepatuhannya terhadap perjanjian yang ada? Apakah ada konflik? Apakah
dokumen
yang
diperlukan
sebelumnya.
7.6.5 Catatan pemrosesan dan hasil klaim kompensasi harus terdokumentasi dan terbuka untuk publik. 7.6.6 Harus tersedia bukti bahwa komunitas-komunitas dan pemegang hak yang terkena dampak memiliki akses terhadap informasi dan nasihat yang bersifat independen dari pendukung proyek, yang berkaitan dengan implikasi legal, ekonomi, lingkungan dan sosial dari operasioperasi yang direncanakan di lahan mereka.
sudah disimpan di tempat yang aman?
Jelaskan:
Apakah proses pembuatan perjanjian hasil negosiasi, termasuk prosesnya untuk mencapai kesepakatan sudah dilakukan dengan sebagaimana mestinya?
Bagaimana prosedur Anda untuk mengidentifikasi orang-orang yang memegang hak ulayat/adat. Bagaimana penghitungan besarnya kompensasi. Bagaimana masyarakat memperoleh manfaat dari pengembangan perkebunan. Bagaimana dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyediakan klaim bagi publik.
Bagaimana monitoring terhadap keseluruhan proses? Periksa, apakah dokumen tersebut diperbaharui pada saat bergabungnya anggota baru ke dalam Kelompok.
Bagian ini berhubungan langsung dengan bagian 7.1 dan 7.5. Hak adat/ulayat.
Menilai Anggota Perorangan
Berlaku bagi semua Kelompok
Bagian ini berhubungan dengan bagian 2.2.
Bagian ini berhubungan dengan program pelatihan (4.8) Prosedur apa yang telah Anda gunakan untuk mengidentifikasi hak-hak yang berdasarkan hukum positif dan hukum adat? Bagaimana cara Anda mengidentifikasi orangorang yang berhak mendapatkan kompensasi? Ada di mana dokumen perjanjian dan bagaimana penyediaannya untuk publik?
CATATAN UNTUK KELOMPOK KERJA (WG): MASIH PERLU MELAKUKAN BEBERAPA PEKERJAAN
CATATAN UNTUK KELOMPOK KERJA (WG): MASIH PERLU MELAKUKAN BEBERAPA PEKERJAAN 7.7
Tidak ada penggunaan metode pembakaran dalam pembukaan lahan untuk penanaman baru selain dalam situasi-situasi
Hal. | 111
7.7.1 Pembukaan lahan tidak boleh dilakukan melalui pembakaran, selain dalam situasi-situasi khusus yang telah diidentifikasi dalam ‘Guidelines for the Implementation of the ASEAN Policy on Zero Burning’ 2003, atau panduan sejajar di kawasan lain. 7.7.2 Untuk kasus-kasus luar
Panduan bagi Manajer Kelompok Berlaku untuk semua Kelompok
Bagian ini berhubungan dengan rencana pelatihan (4.8), daftar peraturan lingkungan (5.1), daftar peraturan perundangan jika ada (2.1), dan kode praktik yang berlaku secara nasional.
Panduan bagi Anggota Perorangan dan untuk Digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS
Anggota perorangan harus dapat :Menunjukkan bahwa Anda tidak melakukan pembakaran dalam persiapan lahan.
Menilai Manajer Kelompok
U3.2.1
Jika kriteria ini tidak berlaku, apakah alasannya jelas?
U4.1.4
Apakah kebijakan dan dokumentasi yang ada telah sesuai dengan skala kegiatan operasinya? Apakah kebijakan dan dokumentasi dimaksud sudah dilaksanakan?
khusus yang telah diidentifikasi dalam pedoman ASEAN atau dalam praktik terbaik regional lainnya
biasa dimana metode pembakaran akan digunakan untuk pembukaan lahan untuk penanaman, harus tersedia bukti bahwa telah ada persetujuan sebelumnya untuk pelaksanaan pembakaran terkontrol sebagaimana dinyatakan dalam ‘Guidelines for the Implementation of the ASEAN Policy on Zero Burning’ 2003, atau panduan sejenis di kawasan lain.
Manajer Kelompok harus dapat:menjelaskan Apakah Anda sudah memasukkan kebijakan tanpa bakar dalam praktik terbaik untuk persiapan lahan dan untuk penanaman kembali? Apakah Anda sudah memasukkan kebijakan tanpa bakar dalam SOP Anda? Jika Anda menggunakan api, dapatkah Anda memberikan alasan yang dibenarkan bagi dilakukannya tindakan tersebut, serta telah memperoleh persetujuan tertulis dari otoritas lingkungan yang berwenang? Rencana cadangan apa yang Anda miliki jika ada kasus kebakaran yang sifatnya kecelakaan?
Jelaskan bagaimana larangan bakar.
Anda
mengetahui
Tunjukkan Anda memiliki sertifikat kehadiran pelatihan untuk semua pelatihan yang Anda dapatkan. Jelaskan, kapan terakhir kali ada orang yang mengunjungi kebun Anda untuk menjelaskan praktik terbaik dalam penggunaan api?
Lakukan acuan silang dengan SOP manual (4.1).
Apakah dokumentasi diperbaharui secara rutin? Periksa, apakah dokumen tersebut diperbaharui pada saat bergabungnya anggota baru ke dalam Kelompok. Apakah penggunaan api dihubungkan dengan rencana pelatihan (4.8) dan catatan peraturan lingkungan daftar peraturan lingkungan (5.1), daftar peraturan perundangan jika sesuai (2.1) dan kode praktik nasional?
Menilai Anggota Perorangan
Pertimbangkan jika diperlukan SOP dan kebijakan terpisah.
Periksa dengan sejumlah anggota yang sudah dipilih, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan mengenai SOP atau subyek terkait.
Apakah Anda perlu mengadakan pelatihan untuk menjalankan kebijakan dan rencana mitigasi?
Periksa hal-hal formalitas hari pelatihan (kehadiran atau sertifikat).
Terbitkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat terpisah peserta, waktu penyelenggaraan dan topiknya.
Periksa frekuensi kunjungan kebun.
Pertimbangkan bagaimana penyusunan umpan balik dari kebun perorangan. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan ini. Diperlukan kunjungan lapangan.
7.8
Pengembangan perkebunan baru didesain untuk meminimalkan emisi gas rumah kaca
Hal. | 112
7.8.1: Stok karbon dalam area pembangunan yang diajukan dan sumber-sumber emisi potensial utama yang dapat merupakan akibat langsung dari pembangunan harus diidentifikasi dan
Panduan bagi Manajer Kelompok
Penilaian Gas Rumah Kaca (GRK) berada di bawah kendali manajer Kelompok yang akan bertanggung
Panduan bagi Anggota Perorangan dan Untuk Digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS
Lihat bagian 7.1
U1.3
Menilai Manajer Kelompok
U3.2.2
Dikendalikan oleh Manajer Kelompok. Tidak dilakukan, kecuali untuk menunjukkan
Periksa, apakah dokumentasi dan peta yang ada telah mencukupi untuk skala
U3.4.3
netto.
diestimasi.
jawab atas pelaksanaannya.
7.8.2: Harus ada rencana untuk meminimalkan emisi gas rumah kaca netto dengan mempertimbangkan penghindaran lahan-lahan dengan stok karbon tinggi dan/atau opsi pengasingan.
Berlaku untuk semua Kelompok. Hubungkan dengan bagian 1.2 dan 7.1. Penilaian karbon tinggi dapat dihubungkan dengan penilaian NKT (7.3) Manajer kelompok harus dapat:Menunjukkan kepada pihak ketiga bahwa penanaman baru yang dilakukan setelah bulan April 2013, jika dimungkinkan, telah dirancang untuk meminimalkan emisi GRK. Diharapkan untuk ada penggunaan peta sehingga membantu mempertegas penghindaran pemanfaatan lahan gambut dan hutan primer. dan jika memungkinkan yang dipilih untuk ditanami adalah tanah mineral. Untuk Kelompok kecil, peta dapat digambarkan dengan tangan. Berikan deskripsi untuk membedakan suatu area dari lainnya, contohnya jenis-jenis pemanfaatan lahan. Untuk Kelompok dengan ukuran lebih besar, diharapkan bisa menggunakan GPS untuk menghasilkan peta yang sebagaimana mestinya. Jika pabrik kelapa sawit berada dalam kawasan Kelompok, maka harus didokumentasikan strategi mitigasi untuk mengurangi emisi GRK. Kelompok perlu melaporkan secara tertutup kepada RSPO mengenai tindakan mitigasi emisi GRK. Setelah tahun 2016, dokumen ini perlu disediakan kepada publik dan dihubungkan dengan bagian 1.2. Apakah Anda perlu mengadakan pelatihan untuk
Hal. | 113
pemahaman mengapa ada kawasan-kawasan tertentu yang tidak dapat ditanami kelapa sawit.
Anggota perorangan harus dapat:Menjelaskan bagaimana Anda mengetahui kapan atau di mana tidak boleh menanam kelapa sawit. Menunjukkan bahwa Anda memiliki sertifikat kehadiran untuk hari pelatihan yang Anda ikuti. Menjelaskan, kapan terakhir kalinya ada orang yang mengunjungi kebun Anda untuk menginformasikan lokasi yang tidak boleh Anda tanami.
kegiatan operasional, dan apakah semua aspek signifikan yang dapat memengaruhi emisi GRK telah diidentifikasi. Periksa, apakah dokumen tersebut diperbaharui pada saat bergabungnya anggota baru dalam Kelompok. Periksa, apakah sudah diperbaharui, sudah dilakukan acuan silang terhadap bagian 1.2 dan tersedia untuk publik (setelah tahun 2016). Jika dihubungkan dengan bagian 7.3, maka: Apakah penilai HCV adalah pihak yang kompeten? Periksa kesesuaian dan pelatihan yang mereka dapatkan? Periksa kompetensi (kredensial) penilai tersebut, apakah memiliki kualifikasi dan tercantum namanya dalam daftar praktisi NKT RSPO. Why are they conservation areas so designated? Apakah peta yang dibuat sudah sesuai?
Menilai Anggota Perorangan Periksalah sejumlah anggota yang sudah dipilih, apakah mereka telah mendapatkan pelatihan mengenai topik terkait. Periksa hal-hal formalitas dari hari pelatihan (kehadiran atau sertifikat yang diberikan). Periksa frekuensi kunjungan kebun.
U4.1.5
menjalankan kebijakan dan rencana mitigasi? Keluarkan sertifikat kehadiran untuk semua pelatihan dan catat secara terpisah peserta, waktu pelaksanaan dan topiknya. Pertimbangkan cara menyusun umpan balik dari kebun perorangan. Pastikan bahwa semua staf kantor mengetahui persyaratan ini. Diperlukan kunjungan lapangan.
Hal. | 114
Prinsip 8: Komitmen Terhadap Perbaikan Terus Menerus Dalam Area-area Kegiatan Utama RSPO
Kriteria
Indikator
Panduan bagi Manajer Kelompok
8.1
Pengusaha perkebunan dan pengusaha pabrik minyak sawit secara reguler memonitor dan meninjau ulang kegiatan mereka, dan mengembang kan serta mengimplem entasi rencana tindakan yang memungkink an perbaikan berkelanjutan yang tampak dalam operasioperasi utama.
8.1.1 Rencana tindakan untuk perbaikan berkelanjutan harus diimplementasi, berdasarkan pertimbangan dampak sosial dan lingkungan utama serta oportunitas pengusaha perkebunan/pabrik minyak sawit, dan harus meliputi sejumlah indikator-indikator yang bervariasi yang dicakup dalam Prinsip dan Kriteria ini.
Panduan Untuk Manajer Kelompok
Sebagai standar minimum, hal tersebut meliputi, namun tidak terbatas pada: • Pengurangan penggunaan pestisida (Kriteria 4.6); • Dampak lingkungan (Kriteria 4.3, 5.1 dan 5.2); • Pengurangan limbah (Kriteria 5.3); • Polusi dan emisi gas rumah kaca (greenhouse gases – GHG) (Kriteria 5.6 dan 7.8); • Dampak sosial (Kriteria 6.1); • Pengoptimalan hasil basis persediaan (supply base).
Masukkan rencana aksi ini ke dalam rencana usaha (3.1).
Rencana aksi untuk perbaikan terus menerus berada di bawah kendali Manajer Kelompok yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaannya. Berlaku untuk semua Kelompok Manajer kelompok harus dapat :Menyusun jadwal untuk rencana tersebut (misalnya 3 tahun).
Periksa rencana usaha yang telah Anda identifikasi dan dokumentasikan:
Semua peraturan? Kriteria 3.1. Semua SOP? Kriteria 4.1. Semua bahan kimia pertanian? Kriteria 4.6. Bahaya dan risiko? Kriteria 4.7. Alat Pelindung Diri (APD)? Kriteria 4.7. Semua pelatihan yang diperlukan? Kriteria 4.8. Semua kegiatan operasional yang mempunyai dampak lingkungan? Kriteria 5.1. Semua NKT dan RTE? Kriteria 5.2. Semua sumber pencemaran? Kriteria 5.3. Semua dampak sosial? Semua kebijakan Anda?
Lakukan acuan silang dalam rencana aksi bahwa Anda
Hal. | 115
Panduan Bagi Anggota Perorangan dan untuk digunakan oleh Manajer Kelompok dalam audit Sistem Kontrol Internal (ICS)
Panduan untuk Anggota Perorangan dan Untuk Digunakan oleh Manajer Kelompok dalam Audit ICS Anggota perorangan harus dapat:Menunjukkan kesadaran Anda tentang rencana aksi untuk perbaikan terus menerus. Khususnya kapan Anda akan melakukan penanaman kembali.
Panduan bagi Auditor
Pengecek an silang dengan unsur yang ada
Menilai Manajer Kelompok
U1.3
Harus ada rencana aksi untuk perbaikan yang sesuai dengan ukuran Kelompok. Rencana ini harus memiliki periode yang cukup (misalnya 3 tahun) dan diperbaharui setiap tahunnya. Jika Kelompok memiliki anggota-anggota yang tidak homogen, maka kemungkinan ada kebutuhan untuk lebih dari satu rencana.
U3.4.3
Dalam rencana tersebut harus ada hubungan yang jelas dengan bagian standar yang lain – seperti misalnya Semua peraturan? Kriteria 3.1. Semua SOP? Kriteria 4.1. Semua bahan kimia pertanian? Kriteria 4.6. Bahaya dan risiko? Kriteria 4.7. APD? Kriteria 4.7. Semua pelatihan yang diperlukan? Kriteria 4.8. Semua kegiatan operasional yang memiliki dampak lingkungan? Kriteria 5.1. Semua NKT dan RTE? Kriteria 5.2. Semua sumber pencemaran? Kriteria 5.3. Semua dampak sosial? Semua kebijakan? Jika diperlukan, disarankan untuk menghubungkannya dengan rencana
telah memasukkan indikator. • • • • • •
poin-poin
yang
ada
dalam
Pengurangan penggunaan pestisida (Kriteria 4.6); Dampak terhadap lingkungan (Kriteria 4.3, 5.1 dan 5.2); Pengurangan limbah (Kriteria 5.3); Pencemaran dan emisi GRK (Kriteria 5.6 dan 7.8); Dampak sosial (Kriteria 6.1); Mengoptimalkan hasil panen basis suplai
Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab menyusun dan menjalankan rencana aksi ke dalam tindakan di atas. Pertimbangkan kebutuhan akan adanya lebih dari satu rencana jika melihat kondisi geografis kelompok. Jelaskan: Siapa yang menyusun rencana ini? Apakah satu rencana dapat mencakup semua kebun dan/atau kegiatan operasional? Siapa yang akan memastikan diperbaharuinya rencana ini setiap tahunnya dan memastikan agar rencana tersebut selalu diperbaharui untuk waktu 3 tahun? Siapa dan bagaimana rencana tersebut dimonitor?
usaha. Program penanaman kembali harus mendapatkan perhatian khusus, di mana seharusnya dapat berlangsung selama 5 tahun. Siapa yang menyusun rencana ini? Apakah satu rencana dapat mencakup semua kebun dan/atau kegiatan operasional? Siapa yang akan memastikan diperbaharuinya rencana ini setiap tahunnya dan memastikan agar rencana tersebut selalu diperbaharui untuk waktu 3 tahun? Siapa dan bagaimana rencana tersebut dimonitor? Pastikan semua tindakan yang diperlukan dan teridentifikasi sudah terdokumentasi dan dimasukkan dalam rencana usaha. Hubungkan dengan seluruh standar. Rencana aksi sekurangnya harus memasukkan aspek-aspek yang ada dalam indikator. Menilai Anggota Perorangan Periksalah sejumlah anggota yang sudah dipilih, apakah mereka sudah mendapat penjelasan mengenai tujuan umum rencana aksi. Khususnya mengenai kapan mereka akan melakukan penanaman kembali. Gunakan catatan Manajer Kelompok dan lakukan kunjungan kepada beberapa dari anggota yang memiliki
Hal. | 116
konflik atau tidak memiliki dokumen..
Hal. | 117
