Draaiboek Mexicaanse Griep bij de OBA
Amsterdam, juli 2009 Openbare Bibliotheek Amsterdam Oosterdokskade 143, 1011 DL Amsterdam www.oba.nl 020- 52 30 701
INHOUDSOPGAVE
Algemeen
3
1. Risicoreductie
3
2. Contacten met anderen verminderen
4
3. Persoonlijke hygiëne
4
4. Reinigen van de werkplek
5
5. Zieke medewerkers
5
6. Ziekteverzuimbeleid
6
7. Bedrijfsvoering naar klanten
6
8. Bedrijfsvoering intern
7
9. Communicatie
7
10. Crisisteam
8
Tenslotte
8
2 van 8
ALGEMEEN Dit draaiboek is bedoeld om de Openbare Bibliotheek Amsterdam op verantwoorde wijze voor te bereiden op een mogelijke Grieppandemie veroorzaakt door de Mexicaanse griep. Een grieppandemie is een wereldwijde uitbraak van griep. In korte tijd worden veel mensen ziek. In vergelijking met een gewone seizoensgriep worden meer mensen ziek en bovendien worden zij ernstiger ziek. Er is nog niet goed aan te geven of er speciale risicogroepen zijn. Het lijkt er wel op dat de gemiddelde leeftijd van de patiënten relatief laag is. Een verklaring hiervoor zou kunnen zijn dat jongeren onderling meer contact met leeftijdsgenoten hebben en minder vaak in aanraking zijn geweest met griepvirussen. Uitbraak van een pandemie betekent dat op het hoogtepunt een derde van de medewerkers ongeveer 8 dagen niet op het werk verschijnt. De redenen hiervoor zijn: -ze zijn zelf ziek -ze hebben zorg voor andere mensen die ziek zijn -ze zorgen voor jonge kinderen die niet naar school kunnen. Maar niet alleen in de bibliotheek blijven mensen thuis. Ook andere bedrijven en organisaties waar we mee samenwerken krijgen met personeelsuitval te maken. Dit kan gevolgen hebben voor de bevoorrading van materialen en voor de beschikbaarheid van diensten van leveranciers. Om hier als bibliotheek goed voorbereid mee om te gaan is dit draaiboek met de volgende uitgangspunten opgesteld.
1. RISICOREDUCTIE Het griepvirus verspreidt zich vooral via de lucht door hoesten, niezen en praten.. Het kan daarbij een afstand tussen twee mensen overbruggen van ongeveer een meter. Ook kan het virus overgedragen worden door via de handen, door besmet geraakte oppervlakten aan te raken. Na besmetting duur het een paar dagen voordat de besmette persoon ziek wordt. De incubatietijd bedraagt 1-7 dagen. Mensen met griep zijn al een dag voordat ze symptomen hebben en zich ziek voelen besmettelijk. De kern van de risicoreductie voor de medewerkers bestaat uit een drietal vuistregels: *de medewerkers houden minimaal een meter afstand tot elkaar *ze verplaatsen zich niet onnodig *er wordt voor hygiëne en reinheid gezorgd.
3 van 8
2. CONTACTEN MET ANDEREN VERMINDEREN Om de kans op besmetting te voorkomen is het wenselijk directe contacten met collega’s en klanten zoveel mogelijk te verminderen. De OBA hanteert tijdens de grieppandemie hiervoor de volgende uitgangspunten: -Gebruik van selfservice wordt zoveel mogelijk bevorderd. -Bezoekers wordt gewezen op de mogelijkheid van verlengen via de website. -Het stellen van vragen via aladin wordt bevorderd. -Groepsbezoeken en activiteiten worden in geval van besmettingsgevaar afgelast. Met name met scholen zal hierover overleg plaatsvinden. -Vergaderingen worden zoveel mogelijk beperkt in aantal en in omvang. -Waar mogelijk wordt via electronische weg gecommuniceerd. -Niet noodzakelijke dienstreizen worden afgelast. -Gebruik van openbaar vervoer door medewerkers wordt waar mogelijk vermeden. 3. PERSOONLIJKE HYGIËNE Maatregelen op het gebied van persoonlijke hygiëne helpen om besmetting te voorkomen. Concrete maatregelen zijn: -Regelmatig handen wassen met water en zeep. Handen drogen met een papieren doekje. Het papieren doekje daarna meteen in de vuilnisbak gooien. De OBA heeft inmiddels voor alle vestigingen ook flacons Soft Care voor handdesinfectie ter beschikking gesteld. Tevens zal voor alle vestigingen gezorgd worden voor papieren handdoekjes. -Zo min mogelijk ogen, neus en mond aanraken. -Papieren zakdoekje gebruiken tijdens hoesten en niezen. Het gebruikte zakdoekje meteen in de vuilnisbak gooien. Handen na het hoesten of niezen met water en zeep wassen. -Geen bekers, borden, lepels e.d. met anderen delen. 4. REINIGEN VAN DE WERKPLEK Het griepvirus kan enige tijd overleven buiten het lichaam. Het virus kan daarom ook op handen komen bij het aanraken van voorwerpen. Via de handen kan het virus in ogen, neus of mond komen en zo besmetting overbrengen. Door oppervlakten die vaak met de handen door verschillende mensen worden aangeraakt dagelijks schoon te houden wordt de kans op besmetting zo klein mogelijk. Voorbeelden van dergelijke oppervlakten zijn:
4 van 8
-gootstenen -handgrepen -leuningen -telefoons -kranen -licht- en liftknoppen -zeephouders -balies -toetsenborden van pc’s. Met de schoonmaakbedrijven van de OBA is afgesproken dat deze plekken extra vaak zullen worden schoongemaakt. Ook de schoonmaakbedrijven die voor de OBA werken hanteren een speciaal draaiboek waarin bovenstaande punten zijn opgenomen. Ook de medewerkers wordt verzocht de eigen werkplek en de publieksbalies schoon te houden en regelmatig te reinigen. Hiertoe zullen speciale doekjes beschikbaar worden gesteld. 5. ZIEKE MEDEWERKERS Medewerkers kunnen op verschillende manieren te maken krijgen met de gevolgen van een grieppandemie. Ze kunnen zelf ziek worden, voor zieke naasten zorgen, en / of geconfronteerd worden met familie of vrienden die te kampen met (de gevolgen) van de griep. Ook hebben ze contacten met klanten en leveranciers die weer hun eigen ervaringen met griep hebben. Belangrijk is om zoveel mogelijk contact met mensen die griep hebben te voorkomen. Zieke werknemers en bezoekers zijn een bron van besmetting. Medewerkers en bezoekers worden daarom verzocht niet te komen als ze griepsymptomen hebben. Wanneer er sprake is van een combinatie van vijf van onderstaande symptomen kan het mogelijk om griep gaan: -koorts > 38 graden Celsius -koude rillingen -spierpijn -moeheid -hoesten -hoofdpijn -keelpijn. 5 van 8
Zieke medewerkers wordt verzocht zo snel mogelijk – in ieder geval binnen 48 uur – te beginnen met het innemen van virusremmers. Mensen die virusremmers gebruiken zijn gemiddeld een dag minder lang ziek en zijn minder besmettelijk voor hun omgeving. Deze virusremmers zijn verkrijgbaar op voorschrift van de huisarts. Na herstel kunnen de medewerkers de griep in deze vorm niet meer krijgen. (wel andere vormen van griep, zoals de seizoensgriep of een mutatie van deze griep) 6. ZIEKTEVERZUIMBELEID Tijdens de grieppandemie is een speciaal ziekteverzuimbeleid van kracht. Medewerkers wordt verzocht onmiddellijk (voor 9.00 uur ’s ochtends) aan de leidinggevende en het directiesecretariaat te melden: -Of zij griepverschijnselen hebben zodat de OBA kan lokaliseren waar dit zich in de organisatie voordoet en de collega’s gewaarschuwd kunnen worden en er maatregelen genomen kunnen worden. -Of ze naar de huisarts zijn gegaan en virusremmers hebben gekregen. -Wanneer ze verwachten weer te kunnen beginnen. Indien een medewerker geen koorts meer heeft en niet niest of hoest kan hij/zij na een wachtperiode van 24 uur weer gaan werken. Indien een medewerker na 2 weken nog niet in staat is te werken moet hij/zij contact opnemen met de bedrijfsarts. Tevens worden verzoeken voor bijzonder verlof om te zorgen voor zieken of naasten direct in behandeling genomen. 7. BEDRIJFSVOERING NAAR KLANTEN Uitgangspunt is om de bedrijfsvoering zoveel mogelijk in stand te houden. Bij veel zieken zal per vestiging en regio bekeken worden hoe ermee om te gaan en hoeveel er met de inzet van uitzendkrachten kan worden opgevangen. Bij beperking van de dienstverlening wordt de volgende schaal gehanteerd: -Beperken van de dienstverlening tot zelfservice en raadpleegfunctie. -Spreiden van de medewerkers over zoveel mogelijk openingsuren. -Sluiten van een of meerdere vestigingen in een regio. -Alleen de regiobibliotheek openhouden.
Voor het ODE geldt: -Beperken van de dienstverlening tot uitlenen en raadpleegfunctie. -Afsluiten van de liften, m.u.v. mindervaliden. -Spreiden van de medewerkers over zoveel mogelijk openingsuren. 6 van 8
Algemeen / overheidsbeleid Naast het interne beleid bestaat nog de mogelijkheid dat de bibliotheek op last van de overheid dicht moet. Uiteraard zal daaraan gevolg worden gegeven. Bij sluiting van de bibliotheek voor het publiek zal de medewerkers in de frontoffice de keuze worden geboden tussen het opnemen van vrije dagen of het verrichten van andere werkzaamheden. De interne besluitvorming over beperking van de dienstverlening vindt in alle gevallen plaats door het crisisteam (zie onder 10).
8. BEDRIJFSVOERING INTERN Uitgangspunt is ook hier de bedrijfsvoering zoveel mogelijk in stand te houden. Als meest cruciale diensten gelden in deze situatie: -ICT -Beheer -Secretariaat / registratie ziek- en betermeldingen / interne en externe communicatie Voor deze diensten zal een scenario worden opgesteld waarbij ze altijd (evt. met externe ondersteuning) de minimum dienstverlening kunnen verzorgen. 9. COMMUNICATIE De OBA zal tijdens een grieppandemie voortdurend communiceren naar medewerkers en naar klanten, leveranciers, overheden en pers. Intern -dagelijks zal onder de medewerkers een digitale nieuwsbrief worden verspreid met de stand van zaken -de algemene gegevens zullen via intranet beschikbaar komen. Extern -de gebruikers zullen met name via de website en via digitale nieuwsbrieven worden geïnformeerd -in de vestigingen zal via affiches worden gecommuniceerd over aangepaste dienstverlening -leveranciers zullen waar nodig worden geïnformeerd over beperking van de dienstverlening -in geval van beperkte dienstverlening zullen de betrokken subsidiënten hierover worden geïnformeerd 7 van 8
-de pers zal regelmatig worden geïnformeerd over de stand van zaken bij de OBA.
10. CRISISTEAM Voor de begeleiding van de gang van zaken en het nemen van besluiten wordt een speciaal crisisteam samengesteld met voor alle functies ook een vervanger. De samenstelling van het team is als volgt: *Hans van Velzen
directeur / voorzitter
(vervanger Candy Duinker)
*Theo Stam
Staffunctionaris P&O
(vervanger Wim Polling)
*Jan Scholte
Hoofd Beheer
(vervanger Frans Visser)
*Carolien ter Bocht
VGW-commissie OR
(vervanger n.n.t.b.)
*Ine van der Meer
Regiohoofd
(vervanger Marij Janssen)
*Mirjam van der Velde
Secretariaat / verslag
(vervanger Esther de la Rambelje)
Het crisisteam komt in geval van een pandemie dagelijks om 9.30 uur bijeen en neemt de noodzakelijke besluiten waarna alle betrokkenen zullen worden geïnformeerd. Met de bedrijfsarts van Arboned zal voortdurend worden afgestemd over de stand van zaken. TENSLOTTE Met dit draaiboek verwacht de OBA een goede basis te hebben neergelegd om de gevolgen bij het uitbreken van een pandemie zo goed mogelijk op te vangen. Uiteraard is een en ander afhankelijk van de omvang van de pandemie waarvan we natuurlijk van harte hopen dat die zal meevallen.
Amsterdam, juli 2009
8 van 8
