Zápis z 3. jednání Kontrolního výboru Zastupitelstva města Chrudim Datum a místo konání: 6. května 2015 v 17.00 hod., zasedací místnost tajemníka, budova ul. Pardubická 67 Přítomní: viz prezenční listina, přítomno 6 členů KV z 9, p. místostarosta M.Tejkl, J. Stýblová - OFN. Program jednání: Zařadit informaci o podání rezignace na členství v KV a předání místostarostovi k zajištění postupu dle zákona o obcích. Na program ZM by měla být zařazena i volba nového člena KV. 1. Informace o kontrole objednávek a dodržování základních zásad zákona o veřejných zakázkách, návrh na usnesení (provedl předseda p. Kudrnáč) Diskuzi o reálné potřebě na dílčí práce a zadávání prací týkajících se údržby veřejné zeleně ukončil předseda výboru s odkazem na zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, §11 Rámcová smlouva. Bylo hlasováno o přijetí usnesení: Pro: 6 Proti:0 Zdržel se:0 Usnesení č. 1/KV/2015 Členové výboru byli seznámeni se závěrem kontroly a doporučují ZM vzít na vědomí výstupy z kontroly a uložit starostovi města a tajemníkovi MěÚ 1. Prověřit, zda nedostatky popsané v kontrolní zprávě jsou skutečnými porušeními zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a vnitřní směrnice města č. SM 018 o veřejných zakázkách. 2. V případě potvrzení závěrů kontrolní zprávy přijmout taková opatření, aby k porušování zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a vnitřní směrnice města č. SM 018 o veřejných zakázkách nadále nedocházelo a uložit jednotlivým vedoucím odborů povinnost toto zabezpečit. 3. Řešit problematiku opakujících se zakázek stejného nebo podobného rozsahu (stavební, elektrikářské, instalatérské, revizní, údržba zeleně) tak, aby nadále byly v souladu se zákonem o veřejných zakázkách. 2. Informace o kontrole náležitostí smluvních vztahů a postupy při pronájmech a prodejích městského majetku dle vybraných nájemních a kupních smluv (provedli členové pí Vodičková a p. Pištora) Místostarosta informoval o problému obsazování nebytových prostor v souvislosti s nabídkou a poptávkou. Výsledkem diskuze přítomných členů o cenovém rozpětí nájmů, které se řídí Usnesením Rady města Chrudim č. 329/2004 ze dne 10.11.2004 a dále dle rozdělení městských zón (směrnice č. 3/2014, o městských zónách) bylo hlasování o přijetí usnesení. Pro: 5 Proti:1 Zdržel se:0 Usnesení č. 2/KV/2015 Členové výboru byli seznámeni se závěrem kontroly a doporučují ZM vzít na vědomí výstupy z kontroly a uložit starostovi města a tajemníkovi MěÚ 1. Prověřit, zda výše nájemného v nebytových prostorách dle usnesení č. 329/2004 odpovídá aktuální výši obvyklého nájemného i s poukázáním na skutečnost, že o úpravě výše nájemného z nebytových prostor bylo rozhodováno Radou města Chrudim naposledy koncem roku 2004, tj. před deseti lety. V úvahu by měla být vzata hladina nabídky a poptávky pronájmu nebytových prostor.
3. Informace o kontrole poskytování darů městem (provedli členové p. Ratica, p.Bělohlávek a p. Hradec) Pří kontrole poskytování darů města u uvedených subjektů nedošlo k porušení pravidel pro poskytování peněžitého daru, nebylo shledáno závad. Kontrolované subjekty: Sportovní klub Stohokan karate Chrudim - dar ve výši 20.000,- Kč na nákup sportovního vybavení tatami usnesení RM č. R/31/2015 ze dne 23.2.2015, dar schválen. SDH Chrudim - dar ve výši 20.000,- Kč na opravu nefunkční stříkačky a její úpravu na sportovní, usnesení RM č. R/545/2015 ze dne 12.1.2015, dar schválen. Pan Jiří Svratecký - dar ve výši 10.000,- Kč na částečné pokrytí nákladů spojených s účastí na sportovně-kulturní akci „Závody dračích lodí“ v Krucemburku 13.6.2015, usnesení RM č. R/104/2015 ze dne 30.3.2015, dar neschválen. Předseda vznesl ke členům, kteří provedli kontrolu dotaz, zda jim bylo při kontrole vysvětleno, dle čeho jsou příslušnými orgány města subjekty vybírány, a upozornil členy, že by z darů RM a ZM neměly být přidělovány dotace na účely, které byly vyhlášeny v programech města (sportovní dotace, kulturní dotace)
4. Informace o průběhu kontroly nakládání s městskými byty, pravidla, konkrétní prodeje a pronájmy (provedl p. Káles, pí Michalová) Pí Michalová informovala o prověřování dodatků nájemních smluv, které se týkaly prodlužování nájmů. Za kontrolované období nemuselo být dle směrnice č. R/385/2013 „Zásady hospodaření s byty ve vlastnictví města“ posuzováno prodloužení nájemní smlouvy v případech výpovědních důvodů nebo nejméně 2x včas a v plné výši zaplaceného nájemného, neboť tyto případy musejí být posuzovány bytovou komisí, která se po volbách do zvolení nové rady již nesešla. Její činnost nebyla stávající radou zrušena. Místostarosta upozornil, že prodlužování nájmů bezproblémových nájemníku nemusela doporučit bytová komise. Šlo především o sociálně slabé skupiny obyvatelstva, především matky s dětmi. Stejné stanovisko potvrzuje i kontrolní zpráva. Při namátkové kontrole vybraných usnesení o prodloužení nájmů bylo vše v souladu s vnitřními předpisy města. Doporučení předsedy provést analýzu, zda jsou komise RM funkční, pokud je po volbách stále funkční rada nebo se komise pouze nesešly. Zjistí OFN do příštího jednání kontrolního výboru.
5. Seznámení se zprávou o výsledku přezkoumání hospodaření města Chrudim za období roku 2014 Předseda kontrolního výboru seznámil členy s vyjádřením auditora ohledně chyb a nedostatků. Upozornil na Přílohu č. 2 Zprávy auditora a na možná rizika, především v oblasti pohledávek a také citoval upozornění na to, že kontrolní výbor je důležitý článek kontrolního systému. Z tohoto důvodu je třeba věnovat pozornost podrobnější dokumentaci o způsobech jednání a řešených problémech kontrolním výborem. Rizika spojená s činností kontrolního výboru jsou již novým výborem řešena, kontrolní činnost se zintenzivnila a zprávy z kontrolních zjištění jsou připraveny k projednání v ZM. Přezkum hospodaření provedl statutární auditor Ing. Danuše Prokůpková. VYJÁDŘENÍ AUDITORA:
Při přezkoumání hospodaření územního samosprávného celku – Města Chrudim za rok 2014 jsme nezjistili žádné chyby a nedostatky, které by spočívaly v porušení ustanovení § 10 odst. 3 písm. c) bodů 1 až 6 zákona o přezkoumání.
Nebyly zjištěny žádné nedostatky, které by vedly k neúplnosti nebo neprůkaznosti ve vedení účetnictví, nebo k neúplnosti či neprůkaznosti sestavených účetních výkazů a dalších finančních výkazů ve smyslu ustanovení § 2 odst. 2 písm.h) zákona o přezkoumání. Na základě provedeného přezkoumání hospodaření územního samosprávného celku – Města Chrudim nebyla zjištěna žádná skutečnost, která by vedla k přesvědčení, že přezkoumávané hospodaření není ve všech významných (materiálních) ohledech v souladu s hledisky přezkoumání hospodaření. 6. Upozornění na zjištění auditora o nedobytných pohledávkách bytového a nebytového fondu, na které byly jen částečně tvořeny opravné položky (p. Kudrnáč) Vyjádření auditora: Zjištění: V rámci přezkoumání hospodaření s bytovým fondem a nakládání s pohledávkami za bytový a nebytový fond byla zjištěna řada nedobytných pohledávek staršího i mladšího data, na které byly jen částečně vytvářeny opravné položky. Riziko:
Tyto pohledávky se vyznačující nízkou nebo žádnou bonitou a zkreslují tak objem a vykazovaný konečný stav na příslušných pohledávkových účtech a v konečném výstupu nadhodnocují aktiva. OFN – pí Stýblová byla vyzvána k objasnění zprávy auditora ohledně pohledávek Vysvětleno bylo, že vyřazením pohledávky z účetního výkazu Rozvaha do výkazu Podrozvaha nezaniká nárok na pohledávku, toto nepodléhá schvalování orgánů obcí. RM by mohla o převodu pohledávek rozhodnout, ale je možné dávat RM stav o nedobytných pohledávkách na vědomí. Jedná se o standardní účetní záležitost a nemá to vůbec vliv na to, že by pohledávka zanikla. Zastupitelstvo nebo Rada obce schvaluje vzdání se práva nebo prominutí pohledávky (§ 85 a § 102 zákona o obcích). Pí Stýblová seznámila přítomné s objemem pohledávek bytového fondu, který bez opravných položek činil k 31.12.2014 - 6.980,7tis. Kč, oprávky činily 5.832,3tis. Kč, celkem netto pohledávky za bytový fond 1.148,4 tis. a pohledávek nebytového fondu, který bez opravných položek k 31.12.2014 činil 1.035,8 tis. Kč, oprávky činily 672,9 tis Kč., celkem netto pohledávky nebytového fondu 362,9 tis Kč. Předseda kontrolního výboru navrhl pro další kontrolní činnost prověřit, zda je při správě a vymáhání pohledávek učiněno vše tak, aby nedošlo k promlčení nebo zániku z nich vyplývajících práv. Zda jsou činěny všechny potřebné kroky směřující k vymožení pohledávky a to v rozsahu i čase. OFN co možná nejdříve zjistí s ohledem na dodržování právních předpisů (zejm. s ohledem na ochranu osobních údajů) v jakém rozsahu a podobě mohou být informace o pohledávkách kontrolnímu výboru předány. Jedná se o veškeré pohledávky města po splatnosti. Dále OFN zajistí předání Směrnice č. 3/2012, o evidenci, správě, vymáhání a odpisu pohledávek. Připraví soubory s nevymoženými pohledávkami k projednání s předsedou KV. Následně předseda KV rozdělí vytypované pohledávky do souborů a přidělí k jejich kontrole jednotlivé členy KV. Bude provedeno mailem, není třeba k tomu svolávat KV. Předmětem kontroly bude tedy: a) Zjistit, zda pro vymožení té které konkrétní pohledávky byly učiněny všechny nutné kroky a to v souladu s vnitřní směrnicí, která tuto činnost upravuje
b) Zjistit, zda nejsou evidovány nadále pohledávky, u nichž již není pravděpodobné ani možné dosáhnout jejich vymožení a prověřit argumenty, proč nedošlo k jejich odepsání Dílčí protokoly z kontrol a závěrečná zpráva z těchto kontrol budou projednány na příštím KV. 7. Jednací řád výborů Předseda zaslal připomínky k jednacímu řádu p. místostarostovi Čechlovskému. OFN zjistí, zda bude jednací řád předložen k projednávání v ZM. Předseda KV vyjádřil svůj osobní názor, že je proti úpravám nad rámec zákona o obcích a proto nedoporučuje zařazení tohoto bodu na program jednání ZM.
Příští jednání Kontrolního výboru ZM proběhne ve středu dne 24. 6. 2015 od 17:00 hodin v zasedací místnosti tajemníka MěÚ, ul. Pardubická 67. Zápis vyhotovila: Jaroslava Stýblová, OFN Zápis ověřil: Ondřej Kudrnáč, předseda KV Přílohy: Příloha č. 1 - Kontrolní zpráva o výsledku kontroly, jejímž předmětem bylo dodržování právních a vnitřních předpisů při zadávání zakázek malého rozsahu formou objednávek Příloha č. 2 - Vyjádření odborů ke kontrolní zprávě Příloha č. 3 - Kontrolní zpráva o výsledku kontroly náležitostí smluvních vztahů a postupy při pronájmech a prodejích městského majetku dle vybraných nájemních a kupních smluv Příloha č. 4 - Kontrolní zpráva o výsledku kontroly nakládání s městskými byty, pravidla, konkrétní prodeje a pronájmy Příloha č. 5 - Kontrolní zpráva o výsledku kontroly dodržování pravidel pro poskytnutí peněžitého daru
P r e z e n čn í
l i st i n a
ze schůzeKontrolníhoýboru Zastupitelstvaměstav Chrudimi konanédne 6. května2015
IvanBělohlávek Jiří Císař JiříHradec
omluven. ,
'r'
,b\Éh/L-----
J o s e fK á l e s ondřej Kudrnáč V l a d i s l a v aM i c h a l o v á Ivan Pištora R o m a nR a t i c a Radka Vodičková
PŤizvaní:
pJ.r.tr. ../t. ..". ......T.g-,]. .ť. L ul-peur+.....a*b.u.u.t\.
P.,.----= ''/''""'
