WERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN

WERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN Met oa. uitleg kostenvergoedingen vrijgesteld en vast, auto van de zaak, bedrijfskleding etc.

Het is complexe materie, want u hebt te maken met allerhande wettelijke regelingen die naast en soms ook door elkaar lopen. Dit rapport is uw handleiding waar u direct mee aan de slag kan.

Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2

Kostenvergoeding vrijgesteld Wat houdt de regeling in? Tips en aandachtspunten

5 5 10

2. 2.1 2.2 2.3 2.4

Kostenvergoeding vast Wat houdt de regeling in? Tips en aandachtspunten Administratie verplichtingen Vraag en antwoord

11 12 15 16 16

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

Auto van de zaak Het ter beschikking stellen van een auto Waarde van de auto Eigen bijdrage werknemer Kilometeradministratie Nieuwe regelgeving bestelauto 2012 Wachtdienstregeling Autokostenforfait voor autoverkopers In buitenland wonende werknemers Wijziging in de loop van een jaar Administratieve verplichtingen werkgever

19 20 23 24 29 32 32 34 34 34 35

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Openbaarvervoerkaart Vergoeden van de kosten Verstrekken van de plaatsbewijzen Vrij reizen met openbaar vervoer Reisaftrek Vervoer ‘vanwege de werkgever’

36 36 37 37 37 38

5 5.1 5.2 5.3

39 39 42

5.4 5.5 5.6

Bedrijfskleding Wat houdt de regeling in? Schade aan kleding die geen werkkleding is De verstrekking of terbeschikkingstelling van kleding die geen werkkleding is Voor- en nadelen bedrijfskleding Administratieve verplichtingen Vraag en antwoord

6 6.1 6.2 6.3 6.4

Congressen Wat houdt de regeling in? Vrije vergoedingen Aftrekbaarheid voor de werkgever Aftrekbaarheid voor de werknemer

46 47 48 48 49

7 7.1 7.2

Representatie Wat houdt de regeling in? Voordelen

51 51 53

HRPRAKTIJK.NL – W ERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN

42 43 43 44

2

8 8.1 8.2 8.3

Studiekosten Wat houdt de regeling in? Vergoeden studiekosten Voordelen

54 54 57 58

9 9.1 9.2

(Vak)literatuur Wat houdt de regeling in? Voor- en nadelen

59 59 60

10 10.1 10.2 10.3

Verhuiskosten Wat houdt de regeling in? Wat kan de werkgever vrij vergoeden? Voor- en nadelen

61 62 63 63

11 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 11.8 11.9 11.6

Werkkostenregeling De regeling (algemeen) Systematiek nieuwe regeling Intermediaire kosten Ongewijzigde regels Nieuwe regels Nihilwaardering en bepaalde waarderingsforfaits Overzicht bijzondere posten Overgangsregeling Vraag en antwoord Bijlage 1 Posten die onder het algemeen (werkkosten)forfait vallen, aangewezen als eindheffingsbestanddeel

65 65 65 66 67 67 69 71 71 71


75

3

Inleiding In dit rapport besteden wij aandacht aan een aantal (verschijnings)vormen van arbeidsvoorwaarden, met de nadruk op kostenvergoedingen. Deze arbeidsvoorwaarden gelden in principe voor elk type arbeidsverhouding. Zowel bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd als bij een arbeidsverhouding die op basis van de fiscale regelgeving met een dergelijke arbeidsovereenkomst gelijk wordt gesteld (zoals de fictieve dienstbetrekking), kan de werkgever met deze mogelijkheden rekening houden om een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket aan te bieden. Een groot aantal van deze vormen kunnen de werkgever en de werknemer ook inpassen in een zogenoemd arbeidsvoorwaardenbeleid à la carte. De diverse onderwerpen krijgen een schematische behandeling met een stappenplan. In de begeleidende teksten vindt u de voorwaarden waaraan elke regeling moet voldoen. Naast diverse fiscale en sociale verzekeringsrechtelijke regels moet een werkgever rekening houden met onder meer het arbeidsrecht, de pensioenwetgeving, de wettelijke bepalingen inzake het minimumloon, de internationale regelgeving (zowel fiscaal- als sociaal-verzekeringsrechtelijk), de vreemdelingenwetgeving en regels omtrent veiligheid en arbeidsomstandigheden. Met ingang van 2011 geldt de werkkostenregeling, tenzij de werkgever gekozen heeft voor de zogeheten overgangsregeling. Het is complexe materie, want u hebt te maken met allerhande wettelijke regelingen die naast en soms ook door elkaar lopen. Ook bij toepassing van de werkkostenregeling, die de gewenste vereenvoudiging zou moeten brengen, zal de lezer nog met vragen geconfronteerd worden. Het is dus voor u van belang om op het rechte pad te blijven en de weg niet kwijt te raken. Met dit rapport nemen wij u hierbij aan de hand.


4

1.

Kostenvergoeding vrijgesteld

1.1

Wat houdt de regeling in?

Kosten die een werknemer maakt voor het vervullen van zijn dienstbetrekking, mag de werkgever in beginsel vrij vergoeden. Bijna iedere werknemer die een dienstbetrekking uitoefent, maakt zulke kosten. De hier besproken regeling geldt als de werkgever in 2012 niet gekozen heeft voor toepassing van de werkkostenregeling. Als hiervan wel sprake is, zie hoofdstuk 17. De werkgever kan niet alle kosten die de werknemer maakt, vrij vergoeden. Uiteraard moet er een verband zijn met de dienstbetrekking. Sommige kosten kan de werkgever in het geheel niet vrij vergoeden; voor een aantal kostencategorieën geldt dat de werkgever een beperkte vergoeding kan verstrekken. Kosten die de werkgever in het geheel niet vrij kan vergoeden, hebben meestal betrekking op persoonlijke aangelegenheden/zaken. Het privé-element in deze kostencategorieën is dermate groot dat de werkgever de kosten niet vrij kan vergoeden. Als de werkgever desondanks toch de werknemer wil compenseren voor de gemaakte kosten, moet de werkgever dit bedrag belasten. Kosten die de werkgever niet vrij kan vergoeden, zijn: • • •

• • •

kosten van een onzelfstandige werkruimte in de woning van de werknemer; kosten van een zelfstandige werkruimte in de woning van de werknemer als de werknemer ook buitenshuis een werkruimte heeft en niet meer dan 70% van zijn totale inkomen vanuit de werkruimte thuis verdient; kosten van zelfstandige werkruimte in de woning van de werknemer als de werknemer niet buitenshuis een werkruimte heeft en niet meer dan 70% van zijn totale inkomen vanuit deze werkruimte verdient of niet meer dan 30% van zijn totale inkomen vanuit deze werkruimte verdient; kosten van het telefoonabonnement dat voor minder dan 10% zakelijk wordt gebruikt; kosten van maaltijden waarbij het zakelijk karakter van bijkomstig belang is; kosten van parkeergelegenheid in of bij de woning van de werknemer;


5

• • • • • • •

kosten van computers en dergelijke die niet voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt; kosten van kleding, met uitzondering van werkkleding; kosten van persoonlijke verzorging; geldboetes die zijn opgelegd door een Nederlandse strafrechter, en bedragen die de werknemer betaalt om vervolging te voorkomen; kosten van misdrijven waarvoor de werknemer is veroordeeld; kosten van wapens en munitie; kosten van agressieve dieren.

Kosten die de werkgever niet onbeperkt aan de werknemer kan vergoeden, dragen vaak een privé-element in zich. Tot aan het maximum kan de werkgever bijvoorbeeld de volgende kosten vrij vergoeden: • • • • •

kosten van het gebruik van de eigen auto door de werknemer tot maximaal € 0,19 per kilometer; kosten van een zakelijke verhuizing door de werknemer tot maximaal de kosten van het overbrengen van de inboedel verhoogd met maximaal € 7.750; kosten van dubbele huisvesting gedurende een periode van maximaal 24 maanden; kosten van werkruimte thuis tot maximaal 20% van de huurwaarde van de woning van de werknemer. In deze 20% zijn ook de energiekosten en de kosten van de inrichting begrepen; kosten van het inrichten van de werkkamer mag de werkgever tot maximaal € 1.815 vrij vergoeden, als de werknemer minimaal één dag per week thuis gaat werken, dit schriftelijk is vastgelegd en de inrichting van de werkkamer aan de eisen van de Arbowet voldoet. De grens van € 1.815 geldt voor het lopende kalenderjaar en de vier voorafgaande samen.

Kosten die niet in de voorgaande categorieën zijn genoemd, mag de werkgever vrij vergoeden, voorzover het om zakelijke kosten gaat. De werkgever kan op vier verschillende manieren de werkelijk gemaakte/te maken kosten vergoeden die samenhangen met de dienstbetrekking. Deze vier mogelijkheden zijn: 1. De werkgever vergoedt kosten op declaratiebasis. 2. De werkgever verstrekt een vaste kostenvergoeding. 3. De werkgever past (bij dienstreizen) een combinatie toe van een vaste vergoeding en declaraties (per diem vergoeding). 4. De werkgever stelt de werknemer een creditcard ter beschikking. 1. De werkgever vergoedt kosten op declaratiebasis Een voor de werkgever 'veilige' manier van het vergoeden van kosten is door op declaratiebasis te werken. De werkgever controleert dan precies welke bedragen voor welke kostenposten worden vergoed. Op deze wijze beoordeelt de werkgever steeds of de vrije vergoeding fiscaal is toegestaan. Om een te zware administratieve last voor de werkgever te voorkomen kan de werkgever een systeem invoeren waarbij met periodieke declaratieformulieren wordt gewerkt. De werknemers vullen periodiek, bijvoorbeeld eens per maand of eens per twee weken, een declaratieformulier in. Bij het ingevulde formulier worden aankoopnota's en andere specificaties gevoegd ter onderbouwing van de kosten die zijn gemaakt.


6

De werkgever kan beoordelen of de gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor een vrije vergoeding en kan vervolgens tot uitbetaling overgaan. 2. De werkgever verstrekt een vaste kostenvergoeding De werkgever voorkomt veel administratieve rompslomp door in plaats van op declaratiebasis kosten te vergoeden de werknemers een algemene vaste kostenvergoeding te verstrekken. Ook voor de werknemer is het invoeren van een vaste vergoeding eenvoudiger; de werknemer hoeft immers niet meer maandelijks of tweewekelijks een declaratie in te vullen. Kenmerk van een vaste vergoeding is dat de vergoeding vaak niet te herleiden is naar de periode waarin de kosten worden gemaakt. Dit is overigens fiscaal niet van belang. Een vaste kostenvergoeding is vooral raadzaam als de werkgever regelmatig terugkerende kosten vergoedt. Bij sterk wisselende bedragen aan kosten en kostensoorten kan een vaste vergoeding geen uitkomst bieden. De werkgever mag alleen een vrije algemene kostenvergoeding verstrekken als hij aan de volgende eisen voldoet: a. De kostenvergoeding is naar aard en omvang van de kosten gespecificeerd. b. De kostenvergoeding wordt op verzoek van de inspecteur onderbouwd. a. De kostenvergoeding is gespecificeerd Voordat de werkgever een vrije kostenvergoeding kan verstrekken, moet er een specificatie aanwezig zijn van de vergoeding. Dit houdt in dat duidelijk moet vaststaan welke kosten in de vergoeding zijn begrepen. Ook moet per kostencategorie vaststaan om welk bedrag het gaat. Het spreekt voor zich dat de desbetreffende werknemer deze onderbouwing ook kent. Voorbeeld: Een werkgever verstrekt een algemene kostenvergoeding van € 45 per maand ter bestrijding van literatuurkosten, representatiekosten en telefoonkosten. De specificatie van de vergoeding luidt als volgt: Literatuur

€ 11,25

Representatie

€ 22,50

Zakelijk telefoongebruik thuis

€ 11,25

b. De kostenvergoeding wordt op verzoek van de inspecteur onderbouwd Een kostenvergoeding is bedoeld ter bestrijding van de kosten die de werknemer maakt als gevolg van de uitoefening van de dienstbetrekking. Om te controleren of de vaste vergoeding reëel is en mogelijk geen verkapte salarisbetaling is, kan de inspecteur vragen om een steekproefsgewijs onderzoek. Het onderzoek moet aantonen dat de kostenvergoeding die de werknemers ontvangen, ook echt dient ter bestrijding van kosten die de werknemers daadwerkelijk maken. Het steekproefsgewijze onderzoek wordt uitgevoerd per werknemer of per categorie van werknemers. Een categorie werknemers moet bestaan uit werknemers die min of meer dezelfde kosten maken. Functieverschillen zijn hierbij dus niet doorslaggevend.


7

De vraag is of een werkgever ook al verplicht is een steekproefsgewijs onderzoek uit te voeren zonder dat de inspecteur daarom heeft verzocht. In zijn uitspraak van 11 juli 2007 stelt het gerechtshof Amsterdam dat in een situatie waarin de inspecteur niet heeft verzocht om een steekproefsgewijs onderzoek, een vaste kostenvergoeding alleen vrij kan worden uitbetaald voor zover de inhoudingsplichtige overtuigend kan aantonen dat de vaste kostenvergoeding strekt tot vergoeding van werkelijk ten behoeve van de dienstbetrekking gemaakte kosten. Bovendien heeft de Hoge Raad op 7 maart 2008 bepaald dat het niet is toegestaan een vaste vrije vergoeding later te onderbouwen met andere kosten. In de betreffende Hoge Raad-uitspraak was de vergoeding bedoeld voor werkkleding, laarzen en gereedschap (het betrof een metselbedrijf). Toen uit de steekproef een tekort bleek, stelde de werkgever zich op het standpunt dat een deel van de vergoeding als koffiegeldvergoeding kon worden gezien. Dit achteraf herkwalificeren van de vaste kostenvergoeding is dus niet toegestaan. Als dus met een steekproefsgewijs onderzoek wordt gewacht totdat de inspecteur daartoe een verzoek heeft gedaan, bestaat de kans dat de uit dat onderzoek voortvloeiende resultaten niet overeenstemmen met de eerder opgestelde specificatie van de vaste kostenvergoeding en dat de inspecteur de al verstrekte vaste kostenvergoeding (deels dan wel geheel) als belast loon zal zien. Beide hiervoor genoemde uitspraken nopen daarom tot de conclusie dat het noodzakelijk is de steekproef op eigen initiatief uit te voeren en daarmee niet te wachten tot de belastingdienst naar aanleiding van een controle daartoe verplicht. Bovendien is het aan te raden de steekproef met enige regelmaat te herhalen, bijvoorbeeld eens in de vijf jaar. Een vaste kostenvergoeding kan bijvoorbeeld dienen voor dekking van representatiekosten, kleine kosten die de werknemer tijdens dienstreizen maakt, kosten van vakliteratuur en kleine autokosten die een werknemer met een auto van de zaak maakt. De Hoge Raad heeft bevestigd dat een werkgever zogenoemde 'interne representatiekosten' (kosten verbonden aan collegiaal gedrag binnen de onderneming, zoals het trakteren op gebak bij een verjaardag) vrij kan vergoeden. Voorbeeld: Een werkgever verstrekte aan zijn werknemers diverse vaste kostenvergoedingen, waaronder een vergoeding voor 'interne representatie'. Deze vergoeding bestond onder meer uit kosten voor uitingen van collegiaal gedrag. De inspecteur was van mening dat de werkgever geen vrije vergoeding voor interne representatiekosten kon verstrekken en legde aan de werkgever een naheffingsaanslag loonbelasting op. De inspecteur merkte deze vergoedingen namelijk aan als belaste vergoedingen voor personeelsverenigingen en dergelijke (bijvoorbeeld personeelsfonds en lief-en-leedpotjes). Vergoedingen voor personeelsverenigingen en dergelijke kon de werkgever op basis van de Wet op de loonbelasting tot 1 januari 2007 niet vrij aan de werknemer vergoeden. De Hoge Raad was het echter niet met de inspecteur eens en oordeelde dat de vergoeding van interne representatiekosten geen vergoeding was voor personeelsverenigingen en dergelijke en dat interne representatiekosten dus vrij vergoed mogen worden. Voor de onderbouwing van een vaste kostenvergoeding kan dus onder meer ook rekening worden gehouden met interne representatiekosten. 3. Combinatie van vaste vergoeding en declaraties bij dienstreizen In plaats van een maandelijkse vaste vergoeding of een declaratiestelsel kan de werkgever een combinatie van beide systemen hanteren. Vooral bij werknemers die dienstreizen maken, is dit een eenvoudig hanteerbaar stelsel. In dit systeem kent de werkgever een vaste vergoeding per dag ('per diem') toe. Als handleiding voor de HRPRAKTIJK.NL – W ERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN

8

maximaal te vergoeden bedragen wordt vaak de regeling gebruikt die voor ambtenaren geldt. Deze vergoedingen gelden overigens alleen bij dienstreizen en niet voor werknemers die op een vaste werkplek werken. Op basis van deze regeling kan de werkgever een vergoeding geven die gebaseerd is op de volgende uitgangspunten: •

• • • •

een vergoeding wegens verblijfkosten voor ieder vol etmaal dat de dienstreis duurt: een bedrag van € 4,33 voor kleine uitgaven overdag (dagcomponent), alsmede een bedrag van € 12,95 voor kleine uitgaven 's avonds (avondcomponent); € 13,63 voor een lunch (lunchcomponent); € 20,62 voor een avondmaaltijd (dinercomponent); € 82,42 voor logies (logiescomponent); € 8,15 voor een ontbijt (ontbijtcomponent).

De werkgever mag ontbijtkosten alleen vrij vergoeden als er een overnachting plaatsvindt. Dit geldt ook voor de kosten van kleine consumpties 's avonds. De vrije vergoeding van dinerkosten en overnachtingskosten kan alleen plaatsvinden als de werknemer een factuur overhandigt. In dit systeem volgt de werkgever voor de 'grotere' uitgaven als dineren overnachtingskosten een declaratiesysteem en geeft de werkgever voor kleine consumpties een algemene vergoeding. Voor dienstreizen naar het buitenland gelden overigens andere bedragen dan de hiervoor vermelde. Voor dergelijke reizen geldt de 'Reisregeling buitenland' die per land (en vaak per stad) aangeeft welke maximale bedragen de werkgever voor logieskosten en overige kosten vrij kan vergoeden. Een vergoeding van kosten van een parkeergelegenheid in of bij de woning van de werknemer is belast. Hierbij kan worden gedacht aan een parkeergelegenheid voor een auto, maar ook aan bijvoorbeeld een stallingruimte voor een motor of fiets. Parkeergelegenheid bij de woning is bijvoorbeeld een garage of oprijlaan. Daaronder valt ook een garagebox, een parkeerdek of een vaste parkeerplek in de onmiddellijke nabijheid van de woning. Het is daarbij niet van belang of de parkeergelegenheid eigendom van de werknemer is. De belastingdienst neemt bij controle van vaste kostenvergoedingen regelmatig het standpunt in dat diverse kosten, die op zich voor vrije vergoeding in aanmerking komen, niet kunnen dienen ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding. Dit onderbouwt zij dan met het argument dat dergelijke kosten eerder voor vergoeding op declaratiebasis in aanmerking komen. Als voorbeeld kan hier gelden het dineren met relaties. De belastingrechter te Amsterdam heeft dit standpunt van de belastingdienst echter van tafel geveegd. Het feit dat bepaalde kosten zich bij uitstek lenen voor declaratie en gewoonlijk op declaratiebasis zullen worden vergoed, zorgt er niet voor dat de vergoeding van dergelijke kosten niet kan worden opgenomen in een vaste kostenvergoeding. Dergelijke kosten kunnen wel degelijk dienen ter onderbouwing, mits ze zich maar voldoende regelmatig voordoen. 4. De werkgever stelt de werknemer een creditcard ter beschikking De werkgever kan de werknemer een creditcard ter beschikking stellen die op naam en rekening staat van de werkgever. Op deze manier kan de werknemer die kosten maakt voor de dienstbetrekking, deze direct ten laste laten komen van de werkgever. Voordeel van het gebruik van een creditcard is dat de werknemer geen kosten hoeft 'voor te


9

schieten' en geen declaraties hoeft in te dienen. De werkgever moet uiteraard achteraf wel controleren of de kosten die de werknemer betaalt met de creditcard, daadwerkelijk een zakelijk karakter dragen en of de werkgever deze kosten vrij kan vergoeden.

1.2

Tips en aandachtspunten

Tip 1: Algemene kostenvergoeding voor terugkerende kosten De werkgever kan voor regelmatig terugkerende kosten een algemene vergoeding verstrekken. Eenmalige kosten horen in principe niet thuis in een algemene kostenvergoeding. Als deze eenmalige kosten echter jaarlijks terugkeren, kunnen ze zonder meer in een vaste vergoeding worden opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan de jaarlijkse contributie voor een beroepsvereniging of een jaarabonnement op een vaktijdschrift. Tip 2: Eenvoudige manier: algemene vergoeding verstrekken De werkgever die kiest voor een eenvoudige manier van het vergoeden van kosten, zal een algemene kostenvergoeding verstrekken. Voordeel hiervan is de eenvoud en de lichte administratieve last voor zowel de werkgever als de werknemer. Nadeel is echter dat de inspecteur om een steekproef onder de werknemers kan vragen, waarbij de werknemers en de werkgever moeten aantonen dat de vrije vergoeding niet te hoog is. Overigens is het aan te raden om niet te wachten totdat de inspecteur verzoekt om een steekproefsgewijs onderzoek, maar dit onderzoek al op eigen initiatief uit te voeren en de steekproef regelmatig te herhalen (bijvoorbeeld eens in de vijf jaar). Tip 3: Veilige manier: op declaratiebasis vergoeden De werkgever die geen risico wil lopen om problemen te krijgen met betrekking tot de hoogte van de vrije algemene kostenvergoeding, vergoedt kosten op declaratiebasis. Bij het vergoeden op declaratiebasis zijn altijd facturen en bonnen aanwezig als bewijs dat de kosten die gemaakt zijn, een zakelijk karakter dragen en dat de werkgever deze kosten geheel/gedeeltelijk vrij mag vergoeden. Tip 4: Check of de bestaande onderbouwing van de vaste kostenvergoeding nog voldoet aan fiscale wetgeving In veel gevallen maakt bijvoorbeeld een vergoeding van de computer thuis deel uit van de vaste kostenvergoeding. Als niet kan worden aangetoond dat deze pc voor meer dan 90% zakelijk wordt gebruikt, is echter een vergoeding voor de pc thuis belast. Dit kan dus tot gevolg hebben dat de vaste kostenvergoeding niet langer correct is onderbouwd, waardoor de vaste kostenvergoeding (deels) moet worden gezien als belast loon. Daarnaast is het zeker aan te bevelen periodiek, bijvoorbeeld één keer per drie of vijf jaar, aan de hand van een onderzoek na te gaan of de onderbouwing van de vaste vergoeding nog actueel en in overeenstemming is met de dan geldende fiscale regelgeving.


10

2.

Kostenvergoeding vast


11

2.1


Bijna iedere werknemer die een dienstbetrekking uitoefent, maakt kosten. Een werknemer zal – en dat is vanuit zijn gezichtspunt bezien heel logisch – al snel stellen dat hij die kosten maakt op grond van zijn dienstbetrekking (verwervingskosten). De belastingdienst denkt daar genuanceerder over. Bepaalde verwervingskosten kan de werkgever (beperkt) vrij vergoeden. Het is niet mogelijk beroepskosten in de aangifte inkomstenbelasting (behoudens kosten openbaar vervoer/woon-werkverkeer) in aftrek te brengen. Dit betekent dat het vergoeden van deze kosten door de werkgever aantrekkelijk is. Zeker als dit kan zonder inhouding van loonheffingen. Dit hoofdstuk is wat betreft het opzetten van een kostenvergoeding zowel bij de keuze voor de overgangsregeling en die voor de werkkostenregeling van toepassing. Voor de vraag of kosten vrij vergoed kunnen worden, is het antwoord hierop afhankelijk of de ondernemer al dan niet gekozen heeft voor toepassing van de werkkostenregeling. In dit laatste geval verwijzen wij naar hoofdstuk 17. Voorbeeld: De reparatiekosten van de auto van de zaak kan de werkgever wel vrij vergoeden, maar kan de werknemer niet aftrekken. Zijn collega, die geen auto van de zaak heeft, kan kosten van het woon-werkverkeer met zijn eigen auto niet in zijn aangifte inkomstenbelasting aftrekken. De werkgever kan hem deze wel vrij vergoeden (€ 0,19 per kilometer). Bij de beoordeling of een werkgever kosten vrij kan vergoeden, moet men wel kijken of de hoogte van de kosten redelijk en/of behoorlijk is. Uiteraard kan een werkgever kosten alleen vrij vergoeden als het om verwervingskosten gaat. Met andere woorden: de kosten die de werknemer maakt en die de werkgever wil vergoeden, kan deze werkgever alleen vrij vergoeden als de kosten zakelijk te verantwoorden zijn. Het moet gaan om vergoedingen die dienen tot bestrijding van de kosten, lasten en afschrijvingen die een werknemer maakt in het kader van een behoorlijke vervulling van zijn dienstbetrekking. In de wet zijn enkele kostensoorten genoemd die de werkgever niet vrij kan vergoeden. Daarnaast kan de werkgever bepaalde kostensoorten slechts beperkt vrij vergoeden.


12

Kostenvergoeding Voor de loonheffingen (de loonbelasting, premies volks- en werknemersverzekeringen, alsmede premie Zorgverzekeringswet) is een kostenvergoeding een vergoeding van de werkgever die is bedoeld om de kosten die een werknemer maakt voor het goed vervullen van zijn dienstbetrekking, te bestrijden. Van een kostenvergoeding is dus alleen sprake als de werkgever een bepaald geldbedrag ook met die bedoeling aan de werknemer geeft. Die bedoeling moet vooraf duidelijk zijn. Een kostenvergoeding moet de werkgever naast het normale loon worden verstrekken. Voorbeeld: Een werkgever en een werknemer spreken een salaris af van € 3.000 bruto per maand. Verder worden er geen afspraken gemaakt. Achteraf kan bijvoorbeeld niet worden gesteld dat € 200 van de € 3.000 een vrije reiskostenvergoeding is. Variabele of vaste vergoedingen Een werkgever kan kosten zowel op declaratiebasis als in de vorm van een vaste kostenvergoeding vergoeden. In beide situaties moet duidelijk zijn waar de vergoeding betrekking op heeft. Bij declaraties moet de werknemer de onderliggende bonnen dan ook overhandigen; de werkgever moet deze bewaren. Als de werknemer bepaalde kosten structureel declareert, is het verstrekken van een vaste vergoeding voor deze kosten praktischer. Van vaste vergoedingen die de werkgever aan werknemers verstrekt, moet een duidelijke onderbouwing aanwezig zijn in de loonadministratie. Deze onderbouwing moet aangeven op welke kostensoorten de vaste vergoeding betrekking heeft en om welke bedragen (per kostensoort) het gaat. Het belang van een goede onderbouwing kan niet voldoende worden benadrukt. Zonder onderbouwing mag de belastingdienst de vaste kostenvergoeding direct en geheel tot het loon rekenen. Daarnaast mogen de kostenposten en de bedragen die in de onderbouwing zijn opgenomen, naderhand niet met terugwerkende kracht worden aangepast. Voorbeeld: Werknemer A ontvangt een vaste vergoeding van € 45 per maand. Van deze vaste vergoeding is de volgende specificatie aanwezig bij de loonadministratie: Zakelijke telefoonkosten

€ 5

Lunches

€ 10

Representatiekosten

€ 15

Kosten auto van de zaak

€ 10

Kleine kosten onderweg

€ 5

Over de in het voorbeeld genoemde representatiekosten kan nog worden opgemerkt dat interne representatiekosten (bijvoorbeeld traktaties aan collega's) minder geschikt lijken voor opname in de onderbouwing. De Hoge Raad heeft in 2008 namelijk geoordeeld (daarbij terugkomend op eerdere rechtspraak) dat die kosten slechts vrij te vergoeden zijn als daar zakelijke overwegingen aan ten grondslag liggen. Verdere rechtspraak zal waarschijnlijk volgen om aan te geven wanneer dat het geval is.


13

Kenmerk van vaste vergoedingen is dat de vergoeding vaak niet precies terug te leiden is naar de periode waarin de kosten worden gemaakt. Voor de loonheffingen is dat ook niet van belang. Voorbeeld: Of de werknemer uit voorbeeld 3 in maand 1 € 35, in maand 2 € 60 en in maand 3 € 40 kosten maakt, is niet belangrijk. Van belang is dat het gemiddelde ongeveer € 45 per maand bedraagt. Het is dus zeker mogelijk voor variabele kosten een (vrije) vaste vergoeding te verstrekken. Praktijkervaringen wijzen echter uit dat de belastingdienst daar in een aantal gevallen anders over denkt. De fiscus is soms van oordeel dat dergelijke kosten slechts op declaratiebasis kunnen worden vergoed. De vaste vergoeding kan natuurlijk ook bij uitstek worden gebruikt om vaste, per periode terugkerende kosten te vergoeden. Een voorbeeld is de vergoeding voor het abonnement op een vaktijdschrift, waarvoor in de regel slechts jaarlijks een factuur wordt ontvangen. 'Vaste' vergoedingen De term 'vaste' vergoedingen houdt niet in dat de vergoeding nooit mag veranderen. Een vaste vergoeding kan bijvoorbeeld voor een bepaalde periode of een bepaald project worden vastgesteld. Voorbeeld: Werknemer V gaat regelmatig op zakenreis. Hij verblijft dan in de plaats waar hij zijn werkzaamheden verricht. De werkgever kan de kosten op declaratiebasis vergoeden. Hij zou echter ook een vaste vergoeding per dag kunnen geven. Voor- en nadelen van vaste kostenvergoedingen Het voordeel van vaste kostenvergoedingen is overduidelijk. Het scheelt zowel de werknemer als de werkgever een hoop werk ten opzichte van een vergoedingensysteem op declaratiebasis. Zowel de werknemer (declaratie invullen) als de werkgever (declaratie controleren en declaratie telkens weer verder afhandelen) worden met die werkzaamheden constant geconfronteerd. Een ander voordeel is dat een werkgever aan meerdere werknemers die een gelijksoortige onderbouwing van de vaste kostenvergoeding hebben, dezelfde vaste vergoeding kan verstrekken. Als de werkgever met de belastingdienst vooraf afspraken kan maken, biedt dat ook voor hem vooraf zekerheid over de (on)belastbaarheid van de vergoedingen. Overigens biedt het verstrekken van vaste vergoedingen niet alleen voordelen voor de werknemer en de werkgever. Het scheelt ook de belastingdienst het nodige controlewerk. Nadeel van het verstrekken van vaste vergoedingen is dat sommige werknemers mogelijk tekort worden gedaan. De belastingdienst zal in het algemeen ook geen afspraken maken over het vrij verstrekken van een vaste kostenvergoeding als degenen die (iets) meer kosten hebben, een extra vergoeding claimen. Het systeem van vaste vergoedingen impliceert namelijk dat de ene werknemer (mogelijk) iets te weinig krijgt en de ander iets te veel.


14

Vaste kostenvergoeding versus vergoeding op declaratiebasis De belastingdienst neemt bij controle van vaste kostenvergoedingen regelmatig het standpunt in dat diverse kosten, die op zich voor vrije vergoeding in aanmerking komen, niet kunnen dienen ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding. Dit onderbouwt zij dan met het argument dat dergelijke kosten eerder voor vergoeding op declaratiebasis in aanmerking komen. Als voorbeeld kan hier gelden het dineren met relaties. De belastingrechter heeft dit standpunt van de belastingdienst echter van tafel geveegd. Het feit dat bepaalde kosten zich bij uitstek lenen voor declaratie en gewoonlijk op declaratiebasis zullen worden vergoed, zorgt er niet voor dat de vergoeding van dergelijke kosten niet kan worden opgenomen in een vaste kostenvergoeding. Dergelijke kosten kunnen wel degelijk dienen ter onderbouwing, mits ze zich maar voldoende regelmatig (= jaarlijks) voordoen. Een uitzondering daarop vormt een vergoeding voor de kosten inzake het woon-werkverkeer. Deze moet als afzonderlijke vergoeding worden verstrekt en kan dus niet in een vaste algemene kostenvergoeding worden opgenomen. Hetzelfde geldt voor de kosten van zakelijke reizen. Steekproef De belastingdienst kan de werkgever verplichten een kostenonderzoek te houden. In de praktijk betekent dit dat de belastingdienst van de groep werknemers die eenzelfde vaste kostenvergoeding ontvangen, een representatieve groep aanwijst die gedurende een bepaalde periode alle kosten die zij maken, moeten noteren en de bijbehorende bonnen moeten bewaren. Over het algemeen betreft dit een periode van drie maanden. De belastingrechter heeft echter beslist dat, als de werkgever niet meewerkt aan de steekproef, hij op een andere manier mag aantonen dat de vaste vergoeding een (al dan niet gedeeltelijk) zakelijk karakter heeft.

2.2

Tips en aandachtspunten

Van een kostenvergoeding kan in het algemeen alleen sprake zijn als de werknemer ook daadwerkelijk kosten maakt. Als de werknemer geen kosten maakt, valt er ook niets vrij van loonheffingen te vergoeden. De werknemer die al het gereedschap dat hij nodig heeft, van zijn werkgever krijgt, kan niet daarnaast ook nog een vrije vergoeding voor het kopen van gereedschap krijgen. Kostenvergoedingen die op grond van de cao worden betaald, zijn niet per definitie vrijgesteld van loonheffingen. Geregeld verschijnen echter besluiten waarin wordt aangegeven welke cao-vergoedingen in de optiek van de fiscus vrij kunnen worden verstrekt. Bij korte onderbrekingen van de werkzaamheden, bijvoorbeeld bij ziekte of verlof, mag de werkgever de betaling van de vaste vergoeding continueren. Als de werknemer zijn werkzaamheden gedurende een langere periode niet kan verrichten, zal de werkgever de vaste kostenvergoeding moeten stopzetten. De vergoeding ziet immers op het vergoeden van kosten. Als de werknemer deze kosten gedurende een langere periode niet maakt, kan de werkgever geen vrije vergoeding verstrekken. Het algemene standpunt van de belastingdienst is dat bij ziekte van een werknemer de werkgever de vaste vergoeding nog gedurende de maand volgende op die waarin de werknemer ziek is geworden, kan doorbetalen.


15

Het kan zinvol zijn om vooraf met de belastingdienst afspraken te maken over het verstrekken van vaste kostenvergoedingen. Dat voorkomt dat er achteraf discussie plaatsvindt over de hoogte van de vaste kostenvergoeding. Een aandachtspunt bij het maken van afspraken met de belastingdienst is de indexatie van de hoogte van de vaste kostenvergoeding. Men dient er rekening mee te houden dat de belastingdienst indexaties afwijst. Dat is met name van belang als er afspraken worden gemaakt voor een langere periode. Ook kan met de belastingdienst worden afgesproken dat er om een bepaalde tijd steekproeven worden gehouden. Die steekproeven zouden dan aanleiding kunnen vormen de afspraak aan te passen. Als de belastingdienst om een steekproef vraagt, is het verstandig om over de omvang van die steekproef, maar ook over de eventuele gevolgen van die steekproef goede afspraken te maken. Bijvoorbeeld of die steekproef ook terugwerkende kracht mag of moet hebben. Voor een aantal soorten verwervingskosten zal nooit een (vrije) vaste kostenvergoeding kunnen worden gegeven. En goed voorbeeld daarvan zijn de kosten van de zakelijke reizen met de privéauto van de werknemer. Bij die kosten kan wel gedurende het jaar op voorschotbasis een 'vaste' vergoeding worden verstrekt. Maar een maal per jaar zal toch een afrekening moeten plaatsvinden. Voor sommige kostenposten hangt de beantwoording van de vraag of de kosten vrij kunnen worden vergoed, af van het beroep van de werknemer. Zo valt een vergoeding voor fotorolletjes voor een fotograaf wel onder beroepskosten, voor een schrijvend journalist doorgaans niet.

2.3

Administratieve verplichtingen

De vaste kostenvergoedingen moeten in de loonadministratie worden geboekt. Vaste regels daarvoor bestaan er niet. Als er vooraf geen afspraken zijn gemaakt over de (hoogte) van de vaste kostenvergoeding, moet de werkgever ook zo veel mogelijk de gegevens die de basis hebben gevormd voor de vaste kostenvergoeding, bewaren. Daarbij valt te denken aan: • • •

rekeningen, kwitanties en dergelijke (al dan niet bewaard in het kader van een steekproef); de administratie van de werknemer; declaratiestaten.

Bovendien kan aan de hand van steekproefgegevens over andere perioden worden aangetoond dat de kosten in de onderzoeksperiode niet (abnormaal) afwijken van een doorsneeperiode. De gegevens moet een werkgever zeven jaar na afloop van het jaar, waarop deze gegevens betrekking hebben, bewaren.

2.4

Vraag en antwoord

1) Welke kosten kan een werkgever in 2012 vrij vergoeden door middel van een vaste vergoeding? De werkgever heeft hierbij gekozen voor de overgangsregeling (en dus niet voor toepassing van de werkkosten). Voor het onderbouwen van een vaste kostenvergoeding kan bijvoorbeeld rekening worden gehouden met de volgende kosten:


16

• • • • •

representatiekosten (» hoofdstuk 10) (interne representatiekosten lijken zich minder te lenen voor opname in de onderbouwing; zie de opmerkingen bij voorbeeld 3); autokosten die een werknemer met een auto van de zaak maakt, zoals bijvoorbeeld parkeer-, veer- en tolgelden en kosten van auto wassen; kleine kosten die tijdens dienstreizen worden gemaakt; kosten van vakliteratuur; contributies voor beroepsorganisaties, vakbonden en dergelijke.

Over de kosten van de auto van de zaak nog het volgende. Wettelijk is bepaald dat een stallingsvergoeding belast is. De kosten van (met name) de garage in of bij de woning van de werknemer kan een werkgever dus niet vrij vergoeden. 2) Supermarktketen 'de Super' heeft zes regiomanagers in dienst. Een groot deel van de bezigheden van de regiomanagers bestaat uit het bezoeken van leveranciers. De regiomanagers beschikken over een auto van de zaak. Naar aanleiding van de vele dienstreizen ontvangt 'de Super' veel declaraties voor representatiekosten, autokosten en overige kleine kosten die deze managers onderweg maken, zoals telefoonkosten en kleine consumpties. De administratieve last die deze declaraties meebrengen, wil 'de Super' verminderen door aan de regiomanagers een vaste vergoeding te verstrekken, bij voorkeur aan alle zes regiomanagers dezelfde. Ter bepaling van de vaste vergoeding wordt aan de hand van de door de regiomanagers ingediende declaraties van de afgelopen vier maanden een overzicht gemaakt van de gemaakte kosten per maand. Kosten

Regiomanagers A

B

C

D

E

F

Representatiekosten

25

10

15

35

30

25

Autokosten

10

30

25

5

20

10

Kleine kosten onderweg

10

5

5

0

5

10

Totaal

45

45

45

40

55

45

Overzicht gemiddeld gemaakte kosten Bij het vaststellen van een of meerdere vaste vergoedingen moet men rekening houden met het vereiste dat een vaste vergoeding per kostencategorie naar aard en veronderstelde omvang moet zijn gespecificeerd. Uit het overzicht van de gemiddeld gemaakte kosten in die vier maanden, blijkt dat de regiomanagers A, B, C en F in totaal dezelfde kosten maken, te weten € 45. Daarnaast geven A en F dezelfde bedragen aan uit de diverse kostensoorten. Daarom kunnen zij eenzelfde vaste vergoeding ontvangen. B en C hebben een andere onderbouwing van de gemiddelde kosten van € 45 per maand. Deze wijken zodanig af van het uitgavenpatroon van A en F dat aan hun niet dezelfde vaste vergoeding met dezelfde onderbouwing kan worden verstrekt. Van deze vaste vergoedingen moet dan ook een afzonderlijke onderbouwing worden bewaard bij de loonadministratie. Voor D en E geldt hetzelfde als is opgemerkt voor B en C. Bovendien wijkt de hoogte van de gemiddeld gemaakte kosten af. Gezien het feit dat de kostenvergoeding naar aard en veronderstelde omvang moet zijn onderbouwd, geldt voor HRPRAKTIJK.NL – W ERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN

17

nieuwe werknemers dat de werkgever een kostenvergoeding pas vrij kan verstrekken als een onderbouwing hiervan aanwezig is. Wellicht dat overigens nog wel in overleg met de belastingdienst de werkgever eenzelfde vaste vergoeding kan verstrekken aan de diverse regiomanagers.


18

3.

Auto van de zaak

Als een werkgever aan een werknemer een auto (personenauto of bestelauto) ter beschikking stelt die de werknemer mede voor privédoeleinden mag gebruiken, geldt in beginsel een bijtelling van 25% van de cataloguswaarde van de auto. Als er sprake is van een zeer zuinige, dan wel zuinige personenauto of bestelauto, bedraagt het percentage 14% respectievelijk 20%. De bijtelling bedraagt 14% als de CO2-uitstoot van de auto lager is dan: • •

95 gram per kilometer bij een auto die op diesel rijdt; 110 gram per kilometer bij een auto die niet op diesel rijdt.

De bijtelling bedraagt 20% als de CO2-uitstoot van de auto: • •

meer bedraagt dan 95 gram per kilometer, maar niet meer dan 116 gram per kilometer voor auto's met een dieselmotor; meer bedraagt dan 110 gram per kilometer, maar niet meer dan 140 gram per kilometer voor auto's die niet op diesel rijden.

De hier vermelde grammen CO2 uitstoot gelden per 1 januari 21012. Vanaf 1 juli 2012 vindt een periodieke aanpassing plaats. Dit betekent dat men eerder geconfronteerd wordt met een hoger bijtellingspercentage. Bij een auto die zowel op lpg/aardgas als op benzine rijdt, mag voor de CO2-uitstoot worden uitgegaan van een auto die op aardgas/lpg rijdt. Dit is van belang omdat de CO2uitstoot bij aardgasauto's circa 20% lager is dan bij benzineauto's. Voor lpg-auto's is dit percentage zo'n 10% lager. Door uit te gaan van de uitstoot bij lpg- of aardgasgebruik komt een auto dus eerder voor een bijtelling van slechts 14% of 20% in aanmerking. Hoeveel de CO2-uitstoot van de auto bedraagt, kan de werkgever vinden op het milieulabel en op het zogenoemde certificaat van overeenstemming. Dit certificaat kan de werkgever opvragen bij de fabrikant of de importeur. Voor het bepalen van de CO2uitstoot kan de werkgever ook het brandstofverbruiksboekje van de Rijksdienst voor Wegverkeer (RDW) raadplegen of de website van de RDW (www.rdw.nl). De werkgever moet over de bijtelling loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet inhouden en afdragen aan de belastingdienst. De bijtelling privégebruik is geen loon voor de werknemersverzekeringen. Van 2010 tot en met 2014 is de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto nihil wanneer een werknemer rijdt in een auto zonder CO2-uitstoot. Hierbij kan men denken aan een elektrische auto. Indien sprake is van een ter beschikking gestelde auto van 15 jaar of ouder, geldt een bijtelling van 35% van de waarde van de auto in het economisch verkeer. Let op! Dit hoofdstuk is zowel van toepassing op de werkgever die de werkkostenregeling in 2012 toepast, als op de werkgever die gebruikmaakt van de overgangsregeling.


19

3.1

Het ter beschikking stellen van een auto

Gelet op het gegeven dat in de praktijk werkgevers in feite nog geen auto's zonder CO2uitstoot verstrekken, is dit in het schema niet opgenomen. Mocht hiervan sprake zijn, dan is de bijtelling in 2012 nihil.


20

Het begrip ter beschikking stellen Het autokostenforfait is van toepassing als de auto ook voor privédoeleinden ter beschikking is gesteld. Een auto wordt geacht voor privédoeleinden ter beschikking te zijn gesteld, tenzij blijkt dat de auto op kalenderjaarbasis niet meer dan vijfhonderd kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt. In de volgende situaties is in ieder geval sprake van een aan de werknemer ter beschikking gestelde auto: •

• •

Het mogen gebruiken van een auto van de zaak voor zakelijke en privédoeleinden, waarbij normaliter alle kosten voor rekening komen van de werkgever. De auto is eigendom van de werkgever dan wel de werkgever heeft de auto geleased. De werkgever vergoedt alle kosten van de auto van de werknemer. De auto is eigendom van de werknemer dan wel de werknemer heeft de auto gehuurd/geleased. Als een auto van de zaak nagenoeg op ieder door de werknemer gewenst moment kan worden gebruikt, is sprake van een ter beschikking gestelde auto.

Let op! Als een werkgever een auto aan de werknemer verstrekt voor een enkele zakelijke rit, moet de werknemer er rekening mee houden dat de belastingdienst het standpunt kan innemen dat sprake is van een ter beschikking gestelde auto. Omdat in deze situatie geen sprake is van privégebruik, is er geen loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd als dit aantoonbaar is. Voorbeeld: Een werknemer heeft de beschikking over een auto van de zaak die hij ongelimiteerd voor privédoeleinden mag gebruiken. Het voordeel bestaande uit dit privégebruik vormt een onderdeel van zijn totale beloning voor zijn werkzaamheden. De werkgever moet het voordeel in de loonadministratie betrekken. Voorbeeld: De werknemer beschikt niet over een auto van de zaak, maar gebruikt zijn eigen auto. Voor het woon-werkverkeer en zakelijk verkeer ontvangt hij een vergoeding van € 0,55 per kilometer. De werknemer ontvangt een vergoeding van de werkgever van € 16.500 (30.000 kilometer × € 0,55). De totale kosten van de auto bedroegen € 17.000. Omdat de werkgever nagenoeg alle kosten vergoedt, kan het standpunt worden ingenomen dat hier sprake is van een ter beschikking gestelde auto door de werkgever aan de werknemer. Voorbeeld: Werkgever Snelle Auto BV laat door haar moedermaatschappij (die 100% van de aandelen bezit) een personenauto aan zijn werknemer ter beschikking stellen. Voor de werknemer geldt hier onverkort het autokostenforfait.


21

Het begrip auto Een auto is in dit kader een personenauto of een bestelauto in de zin van de Wet op de belasting van personenauto's en motorrijwielen 1992. Er bestaan een aantal uitzonderingen hierop. De werkgever mag namelijk het autokostenforfait niet toepassen voor een bestelauto: 1. die door aard of inrichting (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen; of 2. die buiten werktijd niet gebruikt kan worden door de werknemer; of 3. waarvoor de werkgever privégebruik heeft verboden. Ad 1. Bestelauto die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen Een bestelauto die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen, is bijvoorbeeld een auto met alleen maar een bestuurdersstoel. Of een bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor vervoer van goederen, hangt met name af van de feiten en omstandigheden. De werkgever dient als loon aan te geven de waarde in het economische verkeer van het privégebruik verminderd met de eventuele bijdrage van de werknemer voor het privégebruik betaald aan de werkgever. De regels die gelden voor personenauto's, gelden ook voor ter beschikking gestelde bestelauto's. Wanneer een bestelauto door de aard of inrichting nagenoeg niet geschikt is om voor privédoeleinden te gebruiken, kan de werkgever de fiscale bijtelling achterwege laten. Volgens rechterlijke uitspraken zijn de volgende type bestelauto's in elk geval nagenoeg niet geschikt voor privégebruik: 1. de bestelauto van een bloemenhandelaar, voorzien van vaste stellages en dermate groot dat de bestelauto geen parkeergarage in kan; of 2. een bestelauto van een schilder, waarbij de laadruimte is voorzien van een vastgeschroefde kunststoffen bak en de auto door het gebruik dermate vies is en stinkt dat privégebruik nagenoeg niet mogelijk is. Tip! Bij het ter beschikking stellen van een bestelauto aan een werknemer kunt u in overweging nemen, indien mogelijk, om een bestelauto ter beschikking te stellen die niet kwalificeert als auto in de zin van het autokostenforfait. Denk hierbij aan een bestelauto zonder enige passagiersstoel. Ad 2. Bestelauto die buiten werktijd niet gebruikt kan worden Een bestelauto die buiten werktijd niet gebruikt kan worden, is bijvoorbeeld een bestelauto die de werknemer buiten werktijd op het bedrijfsterrein moet plaatsen en waarbij de werkgever controle uitoefent dat dit ook daadwerkelijk gebeurd. Ad 3. Bestelauto waarvoor een verbod op privégebruik geldt De werkgever mag het autokostenforfait niet toepassen als hij privégebruik van de bestelauto heeft verboden. Ook moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan: • •

Het verbod van privégebruik is schriftelijk vastgelegd. De werkgever controleert de naleving van het verbod van privégebruik.


22

•

Bij overtreding van het verbod van privégebruik, legt de werkgever een sanctie op.

De belastingdienst heeft een voorbeeldafspraak ter zake van verbod op privégebruik opgesteld. De werkgever kan de voorbeeldafspraak downloaden op de site van de belastingdienst. Als de werkgever een afwijkende afspraak hanteert, loopt de werkgever het risico dat de belastingdienst stelt dat de afspraak niet voldoet. Om dit risico te voorkomen kan de werkgever de afspraak ter goedkeuring voorleggen aan: Belastingdienst/Oost/Coördinatiepunt privégebruik auto Antwoordnummer 403 7100 WB Winterswijk Voorbeeld: De werkgever kan de naleving van het verbod van privégebruik controleren door bijvoorbeeld de kilometerstanden te vergelijken met de hoeveelheid gebruikte brandstof, toezicht te houden op verkeersboeten, schademeldingen of tanken buiten werktijd. Tip! Leg goed vast hoe de naleving van het verbod van privégebruik is gecontroleerd. Bewaar de bevindingen bij de loonadministratie. Let op! Een passende sanctie bij overtreding van het verbod van privégebruik is bijvoorbeeld een geldboete, verhaal op de werknemer van de nageheven loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet of ontslag. Een voorbeeldafspraak inzake verbod op privégebruik auto kan de werkgever downloaden op de internetsite van de belastingdienst. Autokostenforfait De hoogte van het autokostenforfait wordt bepaald aan de hand van de volgende factoren: • •

3.2

de catalogusprijs van de auto; het van toepassing zijnde percentage.

Waarde van de auto

Voor het bepalen van de waarde van de auto moet de werkgever een aantal situaties onderscheiden: • •

•

Een ter beschikking gestelde bestelauto waarvan voor 1 juli 2005 het kenteken deel I is afgegeven. De werkgever moet de cataloguswaarde van de auto (inclusief omzetbelasting, maar exclusief BPM) in aanmerking nemen. Een ter beschikking gestelde personenauto of bestelauto waarvan het kenteken is toegekend voor 1 juli 2006. De werkgever moet de cataloguswaarde van de auto (inclusief omzetbelasting en BPM) in aanmerking nemen. Accessoires die zijn aangebracht voor de dag van toekenning van het kentekenbewijs, behoren tot de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Een ter beschikking gestelde personenauto of bestelauto waarvan het kenteken is toegekend op of na 1 juli 2006. De werkgever moet de cataloguswaarde van de


23

• •

auto (inclusief omzetbelasting en BPM) in aanmerking nemen. Accessoires die door of namens de fabrikant of de importeur zijn aangebracht voor de datum van toekenning van het kentekenbewijs, behoren tot de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. Accessoires die door de dealer zijn aangebracht, tellen niet mee. Een ter beschikking gestelde personenauto of bestelauto die ouder is dan vijftien jaar. De werkgever moet de waarde in het economische verkeer van de auto hanteren (bijtellingspercentage 35). Met ingang van 1 maart 2009 kan de werkgever de belasting over de bijtelling in verband met buitengewone beveiligingsmaatregelen (bij beveiligde auto's) voor haar rekening nemen. De werkgever moet dan de eindheffing toepassen op het deel van de bijtelling dat is toe te rekenen aan de buitengewone beveiligingsmaatregelen (bijvoorbeeld kogelvrij glas, doorrijbanden en deur- of vloerbepantsering). Op het overige deel moet de werkgever het autokostenforfait op de gebruikelijke wijze in de loonheffing toepassen.

Met ingang van 1 juli 2006 mogen bij de vaststelling van de waarde van de ter beschikking gestelde personenauto of bestelauto de accessoires die door de dealer zijn aangebracht, niet worden meegenomen. Voorbeeld: Een werknemer krijgt een auto ter beschikking gesteld. De auto is uitgerust met een door de fabrikant aangebracht schuifdak, speciale wielen en spoilers. De catalogusprijs van deze auto bedraagt € 40.000. Een standaarduitvoering van hetzelfde model kost € 35.000. De autokostenfictie wordt in dit voorbeeld berekend over € 40.000. Voorbeeld: De werknemer krijgt een auto ter beschikking gesteld waarvan het kenteken is afgegeven na 1 juli 2006. De cataloguswaarde van deze auto in standaarduitvoering bedraagt € 35.000. Vervolgens rust de dealer de auto uit met speciale wielen en banden, schuifdak en radio. Door de wijzigingen kost de auto € 41.000. Voor de berekening van het autokostenforfait wordt nu uitgegaan van een cataloguswaarde van € 35.000. Uit deze voorbeelden blijkt dat het voor de werknemer fiscaal voordeliger is een standaarduitvoering aan te schaffen en die vervolgens, dus later door de dealer, te laten 'optuigen'. Als tussen het moment van bestelling en aflevering van de auto de catalogusprijs van de auto wijzigt, is op basis van de huidige opvattingen van de belastingdienst de prijs op het tijdstip van afgifte van het kentekenbewijs deel I doorslaggevend. Voor de bepaling van de fiscale bijtelling geldt de Nederlandse catalogusprijs als uitgangspunt. Dit betekent dat wanneer de werkgever bijvoorbeeld een auto leaset in het buitenland, niet de (vaak lagere) buitenlandse catalogusprijs als uitgangspunt voor de bijtelling mag worden genomen.

3.3

Eigen bijdrage werknemer

De Hoge Raad heeft bepaald dat als de werknemer zelf in de aanschafprijs van de auto van de zaak heeft bijgedragen deze bijdrage betrekking heeft op zowel het privégebruik als het zakelijk gebruik. De betaling door de werknemer is dus deels een vergoeding voor privégebruik en deels een uitgaaf in verband met de dienstbetrekking.


24

Het gevolg van een en ander is dat de werknemersbijdrage moet worden gesplitst in een deel dat betrekking heeft op het zakelijke gebruik en een deel dat betrekking heeft op het privégebruik. Het zakelijk deel is niet aftrekbaar van het autokostenforfait, het privédeel wel. Omdat een eenmalige eigen bijdrage betrekking heeft op meerdere jaren van gebruik van de auto van de werkgever, moet deze aan meerdere jaren worden toegerekend. Als de werkgever de bijdrage van de werknemer volledig etiketteert als bijdrage privégebruik, kan deze ook voor het geheel in mindering op het privégebruik komen. De bijtelling kan echter nimmer (op kalenderjaarbasis bezien) negatief zijn. De verwerking van een eenmalige bijdrage aan een auto van de zaak door de werknemer geschiedt nu als volgt. De bijdrage moet worden toegerekend aan de verwachte gebruiksduur van de auto. Per loontijdvak moet de aan dat tijdvak toe te rekenen bijdrage worden uitgesplitst in een deel voor het privégebruik en een deel voor het zakelijke gebruik. Het aan het privégebruik toe te rekenen deel komt in mindering op de bijtelling op grond van het autokostenforfait; deze kan niet negatief worden. Als de werkgever ter zake van het privégebruik een financiële bijdrage van de werknemer vraagt, komt deze bijdrage geheel in mindering op de forfaitaire bijtelling. Autokostenforfait Het van toepassing zijnde percentage van het autokostenforfait is als volgt: Privékilometers

%

0-500

0

501 en meer

25 (0 zonder CO2-uitstoot, 14 bij een zeer lage CO2uitstoot en 20 bij een lage CO2-uitstoot)

Bijtelling 25% of meer In beginsel bedraagt de bijtelling voor het privégebruik van de auto 25% van de cataloguswaarde van de auto. Als het privégebruik echter hoger is, kan de bijtelling op een hoger bedrag worden vastgesteld. In de praktijk komt dit niet veel voor. Bovendien moet de inspecteur bewijzen dat de werkelijke waarde van het privégebruik hoger is dan het autokostenforfait. Voorbeeld: De inspecteur kan stellen dat de bijtelling meer bedraagt dan 25% als de werknemer de auto onbeperkt privé mag gebruiken, terwijl de werknemer een dienstverband heeft van slechts een dag per week. Bijtelling 14% Onder de 14%-categorie vallen auto's waarvan de CO2-uitstoot maximaal: • •

95 gram per kilometer is voor dieselmotoren; of 110 gram per kilometer is voor niet-dieselmotoren.

Bij een auto die zowel op lpg/aardgas als op benzine rijdt, mag voor de CO2-uitstoot worden uitgegaan van een auto die op aardgas/lpg rijdt. Dit is van belang omdat de CO2uitstoot bij aardgasauto's circa 20% lager is dan bij benzineauto's. Voor lpg-auto's is dit HRPRAKTIJK.NL – W ERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN

25

percentage zo'n 10% lager. Door uit te gaan van de uitstoot bij lpg- of aardgasgebruik komt een auto dus eerder voor een bijtelling van slechts 14% in aanmerking. Hoeveel de CO2-uitstoot van de auto bedraagt, kan de werkgever vinden op het milieulabel en op het zogenoemde certificaat van overeenstemming. Dit certificaat kan de werkgever opvragen bij de fabrikant of de importeur. Voor het bepalen van de CO2uitstoot kan de werkgever ook het brandstofverbruiksboekje van de Rijksdienst voor Wegverkeer (RDW) raadplegen of de website van de RDW (www.rdw.nl). Voorbeeld: De cataloguswaarde van een auto is € 22.000. De bijtelling voor privégebruik auto bedraagt € 5.500 (25% van € 22.000) op jaarbasis. Als het een auto betreft waarvoor een bijtelling van 14% geldt, bedraagt de bijtelling € 3.080. Bijtelling 20% Onder de 20%-categorie vallen auto's waarvan de CO2-uitstoot: • •

hoger is dan 95 gram per kilometer, maar niet hoger is dan 116 gram per kilometer bij dieselmotoren; hoger is dan 110 gram per kilometer, maar niet hoger is dan 140 gram per kilometer bij niet-dieselmotoren.

Bij de bepaling of een auto in een goedkopere categorie dan 25% valt is de uitvoering van de auto medebepalend. Van de volgende automerken en -uitvoeringen is bekend dat ze onder de 20%-categorie kunnen vallen. Let wel, de uitvoering van voornoemde auto's is hierbij wel van belang. Bijtelling 0% Wil een werknemer een bijtelling voorkomen, dan moet hij laten blijken dat hij de auto voor niet meer dan vijfhonderd kilometer op kalenderjaarbasis voor privédoeleinden gebruikt. Hiervoor geldt de vrije bewijsleer. We zullen een aantal bewijsmogelijkheden behandelen. Als de auto geen CO2-uitstoot heeft, bedraagt de bijtelling voor de jaren 2010 tot en met 2014 0%. De bijtelling voor auto's van de zaak die meer dan vijftien jaar geleden voor het eerst in gebruik zijn genomen, is minimaal 35% van de waarde van de auto in het economisch verkeer. Bij deze oude auto's is de catalogusprijs dus niet van belang. Overzicht bijtellingspercentages jaren 2011 tot en met 2015 Bijtelling afhankelijk van CO2-uitstoot 1 januari 2012

1 juli 2012 2013

2014

2015

14% bijtelling <111

< 111

<103

<96

<89

<83

20% bijtelling 111-140

111-140

103-132

96-124

89-117

83-110

2011 Benzine


26

Bijtelling afhankelijk van CO2-uitstoot 1 januari 2012

1 juli 2012 2013

2014

2015

> 140

>132

>124

>117

>110

14% bijtelling <96

< 96

<92

<89

<86

<83

20% bijtelling 96-116

96-116

92-114

89-112

86-111

83-110

25% bijtellling

>116

>114

>112

>111

>110

2011 25% bijtelling >140 Diesel

>116

Overgansregeling Voor zuinige en zeer zuinige auto’s, waarvan de datum eerste tenaamstelling ligt vóór 1 juli 2012, geldt een overgangsregiem. Deze luidt als volgt: 1. Indien de auto op 30 juni 2012 en daarna aan dezelfde werknemer ter beschikking staat geldt het verlaagde bijtellingspercentage van 20% of 14% dat op 30 juni 2012 geldt. Als de werknemer naar een andere werkgever gaat en in dezelfde auto blijft rijden, bijvoorbeeld bij een lease auto, verandert het bijtellingspercentage niet. Indien de werkgever deze auto op of na 1 juli aan een andere werknemerterbeschikking stelt, geldt hetgeen vermeld is onder 2). 2. Indien de auto vóór 1 juli 2012 op de naam van de werkgever staat (of op naam van de leasemaatschappije) en de werkgever stelt de auto op of na 1 juli 2012 aan een (andere) werknemer ter beschikking, dan blijft het verlaagde bijtellingspercentage van 20% of 14% behouden. Dat geldt ook als de werkgever deze auto later aan een andere werknemer ter beschikking stelt. 3. Voor auto’s die op of na 1 juli 2012 van eigenaar wisselen, zijn er twee mogelijkheden; a.heeft de werknemer die de auto direct voor de eigendomsoverdracht ter beschikking had, diezelfde auto na de overdracht nog steeds ter beschikking? Dan blijft voor deze auto het verlaagde bijtellingspercentage dat op 30 juni 2012 geldt, van toepassing. b.Krijgt een andere werknemer de auto ter beschikking na de eigendomsoverdracht? Dan blijft voor deze auto het verlaagde bijtellingspercentage, dat op 30 juni 2012 geldt, tot 1 juli 2017 van toepassing. Let op! Voor auto’s waarvan de datum eerste tenaamstelling ligt op of na 1 juli 2012, geldt het volgende. Op de datum eerste tenaamstelling bepaalt men de bijtelling voor het privégebruik auto. Als deze bijtelling 14% of 20% is, geldt dit verlaagde bijtellingspercentage 60 maanden. De termijn van 60 maanden start op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de datum eerste tenaamstelling valt. Op de laatste dag van de termijn van 60 maanden bepaalt de werkgever opnieuw het bijtellingspercentage volgens de normen die dan gelden. Dat nieuwe percentage geldt dan weer voor 60 maanden.


27

Het bijtellingspercentage en de termijn van 60 maanden zijn gekoppeld aan het kentekenbewijs. Zij blijven gelden als de auto van eigenaar of werknemer wisselt. De wettelijke regeling is zodanig vorm gegeven dat in principe altijd de 25%-bijtelling geldt, tenzij de werkgever het lager van toepassing zijnde percentage kan bewijzen. Bij excessief privégebruik van de auto moet men de werkelijke waarde van het gebruik belasten. Daarvan mag men aftrekken: • Bij zeer zuinige auto’s: 11 % van de grondslag voor de bijtelling privé gebruik; • Bij zuinige auto’s: 5% van de grondslag voor de bijtelling privé gebruik auto. Verklaring geen privégebruik Indien de werknemer de auto niet voor privédoeleinden gebruikt, kan hij een verklaring van geen privégebruik bij de belastingdienst aanvragen. Met een dergelijke verklaring kan de werkgever de bijtelling in de loonadministratie achterwege laten. Verder is de werkgever dan gevrijwaard voor eventuele boetes of naheffingsaanslagen loonbelasting, premie volksverzekeringen en premie ZVW. Deze aanslagen legt de belastingdienst bij overtreding in die situaties aan de werknemer zelf op. Met ingang van 1 januari 2013 wordt de werknemer in deze situaties ook geconfronteerd met de premies werknemersverzekeringen, aangezien vanaf dat moment het voordeel van de auto van de zaak ook premieloon voor de werknemersverzekeringen is. Zonder een dergelijke verklaring zal de werkgever bij een eventuele controle moeten bewijzen dat de auto voor minder dan vijfhonderd kilometer privé is gebruikt, indien hij voornoemde bijtelling achterwege laat. De werknemer zal ook geconfronteerd kunnen worden met een aanzienlijke boete. Het is daarom ook bij de aanwezigheid van een verklaring geen privégebruik voor de werknemer van belang om een sluitende kilometeradministratie te hebben. De vrijwaring geldt niet als de werkgever op de hoogte is van de onjuistheid van de verklaring. Bijvoorbeeld, omdat de werkgever weet dat de werknemer de auto heeft gebruikt voor een vakantie naar Frankrijk. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit de declaratie van buitenlandse brandstof. Maar ook als de werknemer wekelijks zijn kilometers moet verantwoorden en uit deze verantwoording een kwalificerend privéautogebruik naar voren komt. Bestelauto's Voor bepaalde groepen bestelauto's geldt aanvullend het volgende. Bestelauto's die buiten werktijd niet gebruikt kunnen worden (bijvoorbeeld doordat de bestelauto's achter het hek van de vestigingsplaats van de werkgever blijven), vallen niet onder de autokostenfictie. Onder voorwaarden geldt deze uitzondering ook voor bestelauto's die wel mee naar huis genomen kunnen worden. De autokostenfictie is niet van toepassing als de werkgever een verbod op het privégebruik van de bestelauto oplegt aan de werknemer. Van een dergelijk verbod is sprake indien: a. het verbod schriftelijk is vastgelegd; b. de werkgever de vastlegging van het verbod bij de loonadministratie bewaart; c. de werkgever voldoende toezicht houdt op de naleving van het verbod; én


28

d. de werkgever een passende sanctie oplegt indien het verbod wordt overtreden. Bestelauto's die naar aard of inrichting uitsluitend geschikt zijn voor goederenvervoer De waarderingsregel van het privévoordeel (bijtelling van 25% van de cataloguswaarde) geldt niet voor bestelauto's die door de aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt blijken te zijn voor vervoer van goederen. De werkgever moet het werkelijke voordeel tot het loon rekenen. Het werkelijke voordeel zal berekend moeten worden op basis van het aantal privékilometers × de werkelijke kilometerprijs.

3.4

Kilometeradministratie

Indien de werknemer geen 'verklaring privégebruik' aan de werkgever overhandigt, zal de werkgever in beginsel 25% (dan wel 14%, 20% of 0% afhankelijk van de CO2-uitstoot van de auto) van de cataloguswaarde van de auto als loon in aanmerking nemen. Als uit ander bewijs blijkt dat het privégebruik maximaal vijfhonderd kilometer bedraagt, kan de bijtelling achterwege blijven. In de praktijk komt het er vaak op neer dat de werknemer een sluitende kilometeradministratie moet bijhouden. De staatssecretaris van Financiën heeft regels gegeven waaraan naar zijn opvatting een sluitende kilometeradministratie moet voldoen. Er is ten behoeve hiervan een zogenoemde rittenstaat ontwikkeld. Voorwaarde is dat de werknemer deze rittenstaat volledig invult en dat hij daarnaast ter ondersteuning van het gemelde desgevraagd een agenda en garagenota's van het desbetreffende jaar ter inzage kan overleggen. De regels houden in dat de werknemer een rittenstaat moet bijhouden, waaruit per dag voor elke rit de begin- en eindstand van de kilometerteller, de gereden route, het zakelijk bezoekadres of de aanduiding privé moet blijken. De werkgever moet de kilometeradministratie controleren en bewaren bij de loonadministratie. Modelrittenstaat De staat is als volgt ingericht: Gegevens auto: Merk: Type: Kenteken: Beschikkingsperiode: Datum Ritnr. Beginstand Eindstand Van/naar Gereden Bezoekadres Privérit? Privéomrijkilometers (1) route (2) (3) (4) (5)

---

---

1. 2. 3. 4.

---

---

---

---

---

---

De ritten worden per dag genummerd. In te vullen als de gereden route afwijkt van de gebruikelijke. Alleen voor zakelijke ritten. Het karakter van een rit wordt in beginsel bepaald door het doel van de reis.


29

Gegevens auto: Merk: Type: Kenteken: Beschikkingsperiode: Datum Ritnr. Beginstand Eindstand Van/naar Gereden Bezoekadres Privérit? Privéomrijkilometers (1) route (2) (3) (4) (5)

5. Deze kolom moet alleen worden ingevuld als sprake is van een rit met een gemengd karakter.

Als de werkgever door de aard van zijn werkzaamheden veel ritten op eenzelfde dag heeft met de ter beschikking gestelde bestelauto, kan de werknemer in 2010 het bewijs voor het aantal gereden privékilometers leveren met een combinatie van: • •

een vereenvoudigde rittenadministratie; de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever.

Daarbij geldt als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werkgever afspreekt dat: • • •

de werknemer een vereenvoudigde rittenadministratie bijhoudt; privégebruik tijdens werken lunchtijden niet is toegestaan; de werkgever de zakelijke adressen in zijn (project)administratie heeft.

Als de werkgever met een bestelauto van de zaak de bijtelling voor het privégebruik van deze auto wil voorkomen, is het gebruik van deze met ingang van 2010 geldende nieuwe vereenvoudigde rittenadministratie gemakkelijker. Een voorbeeld van een dergelijke afspraak is te downloaden van www.belastingdienst.nl. Ook kunt u de schriftelijke vastlegging van de afspraak voor goedkeuring voorleggen aan de belastingdienst/Oost/Landelijk Coördinatiecentrum Auto, Postbus 213, 7100 AE Winsterswijk. Collectieve afspraken met de inspecteur Met de competente inspecteur van de werkgever kan de werkgever vooraf collectieve afspraken maken over de toepassing van het autokostenforfait van de werknemers. De collectieve afspraak geldt uitsluitend ten aanzien van werknemers die een verklaring ondertekenen, waarin is opgenomen dat de werknemer akkoord gaat met de afspraak die door tussenkomst van de werkgever is getroffen. Werknemers die al een afspraak hebben met hun inspecteur, blijven daaraan gebonden. Als de gemaakte afspraken niet zijn nageleefd, kan de werknemer zich ter voorkoming van een bijtelling niet op de afspraak beroepen. De werknemer moet dan op een andere manier laten blijken dat de bijtelling op nihil moet worden gesteld. Als in de afspraak tussen de werkgever en de werknemer, bijvoorbeeld in een werkgeversverklaring, meerdere van de volgende elementen voorkomen, zal de inspecteur de afspraak eerder als aanvaardbaar bewijs accepteren:


30

• • •

•

een duidelijke omschrijving van de beperkingen die aan het privégebruik worden gesteld; de wijze waarop de werkgever toeziet op de naleving. Een onregelmatig reispatroon vereist bijvoorbeeld meer toezicht dan een regelmatig reispatroon; de wijze waarop de werkgever de gegevens van toezicht vastlegt. Hierbij kunnen bijvoorbeeld ook black-boxregistraties, werkroosters, vakantieoverzichten, ziekteen verlofstaten, garagenota's, schaderapporten en bekeuringen als ondersteunend bewijs dienen; de aard van de sanctie bij het niet-nakomen van de afspraak.

Verklaring geen privégebruik Als de werknemer de auto voor niet meer dan vijfhonderd kilometer op jaarbasis voor privédoeleinden gaat gebruiken, kan hij een 'verklaring geen privégebruik' bij de belastingdienst aanvragen. Als de belastingdienst een dergelijke verklaring afgeeft aan de werknemer, moet deze een kopie van de verklaring overhandigen aan de werkgever. De werkgever kan dan de bijtelling in verband met de auto van de zaak achterwege laten. Als blijkt dat de verklaring ten onrechte is afgegeven, legt de belastingdienst een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet op aan de werknemer en niet aan de werkgever. De belastingdienst legt in deze situatie alleen een naheffingsaanslag op aan de werkgever als deze wist dat de 'verklaring geen privégebruik' ten onrechte was aangevraagd, omdat de werkgever weet dat de werknemer de auto voor meer dan vijfhonderd kilometer op jaarbasis gebruikt voor privédoeleinden. De werkgever is dan niet te goeder trouw. De bewijslast hiervan ligt op de schouders van de inspecteur. De 'verklaring geen privégebruik' kan door de belastingdienst of de werknemer gedurende het kalenderjaar worden ingetrokken. Vanaf dat moment moet de werkgever de bijtelling voor het privégebruik tot het loon van de werknemer rekenen. De werkgever hoeft zijn loonadministratie niet te corrigeren met terugwerkende kracht voor de maanden waarin de werknemer wel beschikte over de verklaring geen privégebruik. De belastingdienst zal een naheffingsaanslag aan de werknemer opleggen. Met ingang van 1 januari 2012 heeft de werknemer een meldplicht. Indien hij de grens van 500 kilometer privé gebruik overschrijdt moet hij dit zelfstandig melden aan de belastingdienst. laat hij dit na, dan kan hij een zelfstandige boete krijgen. Ook de werkgever heeft een dergelijke meldplicht. Echter,als hij niet op de hoogte is van privé gebruik, valt hem niets te verwijten en kan het niet melden niet tot een beboetbaar feit leiden. Let op! De belastingdienst of de werknemer kan de 'verklaring geen privégebruik' gedurende het kalenderjaar intrekken. Vanaf dat moment moet de werkgever de bijtelling voor het privégebruik tot het loon van de werknemer rekenen. De werkgever kan de bijtelling voor privégebruik van de auto van de zaak achterwege laten als de werknemer aan de werkgever een 'verklaring geen privégebruik' aan de werkgever kan overhandigen. Eindheffing bestelauto's met doorlopend afwisselend gebruik Als bestelauto's, in verband met de aard van het werk, doorlopend afwisselend aan verschillende werknemers ter beschikking worden gesteld, kan de werkgever aansluiten bij de praktische regeling. De praktische regeling houdt in dat de werkgever in een


31

dergelijke situatie de eindheffing kan toepassen op het voordeel van het privégebruik. De eindheffing bedraagt € 300 per bestelauto op jaarbasis. Voorbeeld: Bij een koeriersbedrijf wordt de bestelauto op maandag en donderdag gebruikt door werknemer X, op dinsdag door werknemer Y en op woensdag en vrijdag door werknemer Z. De werkgever kan de eindheffing van € 300 toepassen op het voordeel van het privégebruik. Overigens merken wij op dat bestelauto's die door de aard of inrichting (nagenoeg) uitsluitend geschikt blijken te zijn voor vervoer van goederen, het autokostenforfait niet van toepassing is. Als toch privé wordt gereden met deze bestelauto's, moet het werkelijke voordeel van het privégebruik worden belast.

3.5

Nieuwe regelgeving bestelauto 2012

Werkgevers, die (bestel)auto’s aan werknemers ter beschikking stellen , zijn verantwoordelijk voor de inhouding en afdracht van de daarover verschuldigde loonheffingen. Deze verantwoordelijkheid kon met betrekking tot personenauto’s tot en met 2011 en kan ook daarna worden verschoven naar de werknemer door deze een ‘verklaring geen privégebruik’ over te laten leggen. Zie ook hiervoor. Met ingang van 2012 is voor de bestelauto de mogelijkheid om een “Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ aan te vragen. De werknemer vraagt deze met de werkgever digitaal gezamenlijk aan. Aandachtspunt Indien de werkgever weet dat de autoverklaring niet juist is, moet hij vanaf dat moment wel de over de ter beschikking gestelden (bestel)auto verschuldigde loonheffingen in houden en afdragen. Indien men beschikt over een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto hoeft men geen rittenadministratie meer bij te houden. Maakt de werknemer op enig moment gebruik van de bestelauto vooraf, dan moet de werkgever en de werknemer de verklaring laten intrekken. Dit moet vóór aanvang van het privé gebruik. De belastingdienst controleert het ontbreken van privégebruik (bestelauto) dan wel de grens van 500 kilometer onder meer met slim cameratoezicht. Indien de belastingdienst van oordeel is dat op enig moment/ plaats het zakelijk gebruik niet aannemelijk is, zal men het ontbreken van privé gebruik aannemelijk moeten maken. Slaagt de werknemer daarin niet, dan kan hij naheffingen met boeten verwachten. En aangezien hij geen sluitende kilometeradministratie in die situatie heeft, betekent dit dat hij deze naheffing zal moeten accepteren. Het kan dus toch zinvol zijn om bij de aanwezigheid van een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto toch een sluitende kilometeradministratie te voeren als werknemer. Voor elke combinatie werknemer- auto moet een aparte verklaring worden gevraagd. Indien bijvoorbeeld twee werknemers dezelfde bestelauto uitsluitend zakelijk gebruiken of indien één werknemer verschillende bestelauto’s gebruikt, moet men voor elke werknemer en elke bestelauto een verklaring hebben. Informatieplicht Het toch privé tijden – ondanks het zelf aanvragen van een “Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’- wordt bestraft met naheffingen en boeten indien werkgever en werknemer de verklaring niet tijdig hebben laten intrekken. Sinds 1 januari 2012 is er voor werkgevers een nieuwe boete als zij niet aan deze plicht voldoen. De werkgever die weet


32

of vermoedt dat de verklaring ‘Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto” niet meer correct is, moet dit uit eigen beweging melden bij de belastingdienst. Indien hij hiermee in gebreke is kan hij een boete krijgen van maximaal 100% van de door het niet melden in theorie te weinig afgedragen loonheffingen. Deze beote is wettelijk gemaximeerd op € 4.920.

Eigen bijdrage werknemer voor privégebruik Bij het bepalen van het loon in natura inzake de ter beschikking gestelde auto moet ook rekening worden gehouden met een eventuele vergoeding die de werknemer heeft betaald voor het privégebruik. In de praktijk komt het vaak voor dat ofwel het privégebruik is gelimiteerd – bijvoorbeeld niet tijdens vakanties – ofwel er een vergoeding voor het privégebruik moet worden betaald. Een andere variant is dat de werknemer de auto ook tijdens vakanties mag gebruiken, maar dat hij de kosten van brandstof, tolgelden, enzovoort die aan derden zijn betaald, voor eigen rekening moet nemen. In de situatie dat een werknemer aan zijn werkgever een vergoeding voor het privégebruik moet betalen, kan de werkgever deze vergoeding in mindering brengen op de bijtelling vanwege het privégebruik van de auto. Het is zonder meer aan te bevelen de regeling eigen bijdrage werknemer voor het privégebruik goed vast te leggen. Een bijdrage voor overschrijding van de leasenorm, die bij de werkgever geldt, is op zich nog geen bijdrage voor privégebruik. Ook moet de bijdrage privégebruik direct aan de werkgever betaald worden. Vaak vindt dit plaats door ten laste van het netto uit te betalen loon het bijdragebedrag te vragen. Deze kan dan via de salarisstrook direct in mindering komen op de forfaitaire bijtellen. Bij een verklaring geen privégebruik is het vragen van een bijdrage voor privégebruik tegenstrijdig. Overigens kan een dergelijke bijdrage nooit enig fiscaal effect (een aftrekpost voor te belasten loon) hebben. Als de werkgever voor een auto met een CO2-uitstoot van nihil een bijdrage voor privégebruik van de werknemer vraagt, is dit natuurlijk wel fiscaal mogelijk; echter ook hier zal deze bijdrage geen fiscaal effect hebben. Voorbeeld: De cataloguswaarde van de ter beschikking gestelde auto aan de werknemer bedraagt € 25.000. De werknemer betaalt een vergoeding van € 113 per maand voor het privégebruik aan de werkgever. Op jaarbasis heeft de werknemer dus een vergoeding betaald van € 1.356. Het door de werkgever in aanmerking te nemen loon bedraagt dan € 6.250 (€ 25.000 × 25%) verminderd met € 1.356 is € 4.894.


33

3.6

Wachtdienstregeling

Als de werknemer voor een wachtdienst een auto van de zaak krijgt, worden de gereden kilometers tijdens deze wachtdienst als zakelijk aangemerkt als aan de volgende voorwaarden is voldaan: • • • •

De werknemer heeft geen invloed op de keuze van de aangeschafte auto. De werknemer beschikt in privé over een auto die voor privé net zo geschikt is of zelfs nog meer dan de auto van de zaak. De werknemer is tijdens de wachtdienst verplicht binnen een redelijke afstand van zijn woonplaats te blijven. Het aantal kilometers dat tijdens de wachtdienst wordt gereden en het aantal en de plaats van de werkzaamheden waarvoor de werknemer is opgeroepen, worden bijgehouden.

Voorbeeld: Een werknemer gaat tijdens een wachtdienst op familiebezoek met de auto van de zaak. In principe moet deze rit als privé worden aangemerkt. Als de werknemer echter een oproep van zijn werkgever ontvangt, kan de rit gedeeltelijk wijzigen in een zakelijke rit.

3.7

Autokostenforfait voor autoverkopers

In de autobranche is vaak sprake van wisselend gebruik van auto's. Hierdoor is het lastig om de grondslag voor de bijtelling van het privégebruik vast te stellen. In de Handreiking bijtelling privégebruik auto voor de autobranche staat een manier beschreven waarop werkgevers in de autobranche het voordeel van het privégebruik kunnen vaststellen. Met ingang van 1 januari 2009 is de Handreiking bijtelling privégebruik auto voor de autobranche van toepassing voor werkgevers in de autobranche. Voorheen gold de 'Autodealerregeling'.

3.8

In het buitenland wonende werknemers

Werknemers die in het buitenland wonen en als werknemer werkzaam zijn in Nederland, moeten in Nederland belasting betalen over de inkomsten die toerekenbaar zijn aan Nederland. Hieronder kan ook het voordeel uit een ter beschikking gestelde auto vallen. Voorbeeld: Een werknemer woont in Duitsland en werkt in loondienst in Nederland voor een in Nederland gevestigde bv. Op grond van het verdrag tussen Nederland en Duitsland is de belastingheffing over deze inkomsten toegewezen aan Nederland. De werkgever moet hierbij ook rekening houden met het autokostenforfait.

3.9

Wijzigingen in de loop van een jaar

Het komt regelmatig voor dat er in de loop van een jaar mutaties plaatsvinden in het autobezit van een werknemer. In dergelijke gevallen moet het autokostenforfait 'naar tijdsgelang' worden toegepast.


34

Voorbeelden zijn: • • •

Een werknemer krijgt een (nieuwe) auto. Een werknemer krijgt voor het eerst een auto. Een werknemer moet zijn auto afstaan.

Voorbeeld: Een werknemer treedt op 1 maart van enig jaar in dienst en heeft vanaf dat moment de beschikking over een personenauto met een catalogusprijs van € 40.000. Het autokostenforfait bedraagt 8.333 (€ 40.000 × 25% × 10/12).

3.10

Administratieve verplichtingen werkgever

De werkgever moet per loontijdvak in de loonaangifte bij de vraag: 'waarde privégebruik auto', het bedrag dat correspondeert met 25% van de waarde van de auto vóór aftrek van de eigen bijdrage van de werknemer opgeven. Het gaat om het tijdsevenredige bedrag, dus 25%-bijtelling op kalenderjaarbasis gedeeld door het aantal loontijdvakken, dat de werkgever hanteert. Het bedrag van de eigen bijdrage van de werknemer geeft de werkgever bij de desbetreffende vraag in de loonaangifte op. Als er sprake is van een milieuvriendelijke auto, geeft de werkgever 0%, 14% dan wel 20% (afhankelijk van de CO2-uitstoot) van de waarde van de auto aan vóór aftrek van de eigen bijdrage van de werknemer. De werkgever moet in de aangifte loonheffingen een code invullen indien geen bijtelling van de ter beschikking gestelde auto wordt toegepast. De werkgever vult in de rubriek 'Code reden geen bijtelling auto' de van toepassing zijnde code in. Het is niet altijd eenvoudig vast te stellen of er al dan niet sprake is van een auto van de zaak. Een aantal factoren speelt hierbij een rol. De werkgever is verantwoordelijk voor het op de juiste wijze vaststellen van de bijtelling vanwege het privégebruik van de auto van de zaak. Er is alleen geen bijtelling wegens privégebruik verschuldigd als de werknemer de auto voor niet meer dan vijfhonderd kilometer op jaarbasis voor privédoeleinden gebruikt. Om dit aannemelijk te maken zijn er diverse mogelijkheden. Met ingang van 1 januari 2010 zijn er vier categorieën voor de bijtelling van de auto van de zaak. In welke categorie de auto is ingedeeld, is afhankelijk van de CO2-uitstoot van de auto. In de zomer van 2011 is voor rijschoolhouders een vereenvoudiging in de kilometerregistratie ingevoerd. Zij hoeven niet alle rijlessen per leerling te vermelden. Het is de bedoeling dat in het belastingplan 2012 voor bestelauto’s een vervoudiging in de rittenadministratie wordt doorgevoerd. Let op! Met ingang van 1 juli 2011 vindt de BTW-correctie terzake van het privé gebruik niet meer plaats over de forfaitaire bijtelling, doch over het werkelijk privé-gebruik. De correctie is 2,7% van de catalogusprijs inclusief btw en bpm. Door het loslaten van de koppeling met de loonbelasting, wordt het woon-werkverkeer vanaf 1 juli 2011 aangemerkt als privé vervoer. Voor werknemers, die een verklaring geen privégebruik hebben aangevraagd, moet men vanaf 1 juli 2011 ook een forfaitaire correctie van 2,7% van de catalogusprijs hanteren. Het is raadzaam om voor de aanvang van een kalenderjaar een berekening te (laten) maken van enerzijds de (netto)gevolgen van de bijtelling van het autokostenforfait en anderzijds van die van het verstrekken van een kilometervergoeding (bovenmatig deel). Daarnaast spelen uiteraard voor beide opties de kosten die de werkgever moet maken, een medebepalende rol.


35

4.

Openbaarvervoerkaart

Onder openbaar vervoer verstaan wij: 'voor een ieder openstaand personenvervoer volgens een dienstregeling met een auto, bus, trein, tram, metro, veerpont of een via een geleidesysteem voortbewogen voertuig'.

4.1

Vergoeden van de kosten

Bij reizen per openbaar vervoer heeft de werkgever de keuze tussen het verstrekken van een vergoeding op basis van de werkelijke kosten dan wel op basis van maximaal € 0,19 per afgelegde kilometer. Als de werkgever de werkelijke kosten vergoedt, komen de afgelegde kilometers van en naar bushalte of station ook voor een vrije vergoeding van € 0,19 in aanmerking. Als de werknemer gebruikmaakt van een taxi om bij de opstapplaats voor het openbaar vervoer te komen, mogen de werkelijke kosten van het vervoer per taxi worden vergoed. Als de werkgever de volledige kosten van het openbaar vervoer vergoedt, moet de werknemer het originele vervoerbewijs, zodra deze niet meer geldig is, overhandigen aan de werkgever. De werkgever moet het vervoerbewijs bewaren bij de loonadministratie. Als de werknemer een vergoeding heeft ontvangen van de NS wegens een opgelopen vertraging, heeft de werknemer het originele vervoerbewijs bij de NS moeten inleveren. In dat geval moet de werknemer een kopie van het vervoerbewijs én de brief of het emailbericht van de NS inzake de toekenning van de vertragingsvergoeding overhandigen aan de werkgever. De werkgever moet deze bescheiden bewaren bij de loonadministratie. Werknemers die reizen met een ov-chipkaart kunnen geen papieren vervoersbewijzen overhandigen aan hun werkgever. Bij de ov-chipkaart is goedgekeurd dat de werknemer de door het vervoerbedrijf gemaakte overzichten van transacties met de ov-chipkaart aan de werkgever overhandigt. De werkgever moet deze overzichten bewaren bij de loonadministratie. Als de werkgever gekozen heeft om voor het fiscale jaar 2012 de werkkostenregeling toe te passen, kan hij als gerichte vrijstelling de kosten van openbaar vervoer vergoeden. Zie ook hoofdstuk 11.


36

4.2

Verstrekken van de plaatsbewijzen

Als de werknemer reist voor het werk per openbaar vervoer met een plaatsbewijs (treinkaart, buskaart) die de werkgever gratis aan hem heeft gegeven, is sprake van een vrije verstrekking. De werkgever kan daarnaast geen vrije vergoeding betalen van € 0,19 per kilometer. Alleen een vrije vergoeding van € 0,19 per kilometer is mogelijk voor het reizen van en naar de opstapplaats van het openbaar vervoer.

4.3

Vrij reizen met openbaar vervoer

De werkgever kan een ov-jaarkaart die de werknemer ook voor zakelijk en/of voor woonwerkverkeer gebruikt, vrij van heffing vergoeden of verstrekken. Voordeelurenkaart Als de werkgever aan een werknemer een NS-voordeelurenkaart verstrekt of de kosten daarvan vergoedt, kan de waardering van die kaart nihil zijn. Voorwaarde hiervoor is dat de kaart (mede) voor zakelijk verkeer wordt gebruikt. Voor vrije vergoeding komt dan bij gebruik van de kaart voor zakelijke reizen de werkelijke aanschafprijs (met korting) van het plaatsbewijs in aanmerking. Student en ov-jaarkaart Een student die naast zijn studie een baan heeft, kan van de werkgever een vrije vergoeding ontvangen van maximaal € 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer. Ook al heeft de student een ov-jaarkaart in het kader van WSF 18+. Bij de ov-jaarkaart is immers geen sprake van 'vervoer vanwege de werkgever'. Er zijn geen eisen gesteld aan de vorm van de bewaarplicht van ov-bewijzen. Ovbewijzen behoeven dus niet per werknemer bewaard te worden. De werkgever moet wel aannemelijk kunnen maken dat de vergoeding terecht vrij van loonheffingen is uitbetaald.

4.4

Reisaftrek

Voor de werknemer die per openbaar vervoer reist en geen vergoeding ontvangt van zijn werkgever voor woon-werkverkeer, is de mogelijkheid blijven bestaan om een forfaitair bedrag ten laste van zijn inkomen in de inkomstenbelasting te brengen, de zogenoemde reisaftrek. Voor de reisaftrek is dus het onderscheid tussen woon-werkkilometers en zakelijke kilometers niet komen te vervallen. De reisaftrek geldt namelijk als de werknemer binnen 24 uur heen en terug pleegt te reizen tussen zijn woning of verblijfplaats en arbeidsplaats. Om voor de reisaftrek in aanmerking te kunnen komen gelden de volgende voorwaarden: •

De belastingplichtige moet beschikken over een openbaarvervoerverklaring of een reisverklaring. Als een werknemer net met abonnementen reist, omdat hij bijvoorbeeld in deeltijd werkt, kan hij toch voor de reisaftrek in aanmerking komen. Hij moet dan een reisverklaring van zijn werkgever overleggen en de vervoersbewijzen. In deze reisverklaring moet in ieder geval staan: de naam en het adres van de werknemer, de naam en het adres van de werkgever en het


37

• •

aantal dagen per week waarop de werknemer meestal per openbaar vervoer naar zijn werkplek(ken) reist. De per openbaar vervoer afgelegde enkele reisafstand moet meer bedragen dan tien kilometer. De belastingplichtige moet regelmatig (doorgaans minimaal een keer per week of minimaal veertig dagen) tussen zijn woning en zijn werkplek heen en weer reizen per openbaar vervoer. Reiskosten openbaar vervoer

Enkele reisafstand woonwerkverkeer in km

Bedraagt de reisaftrek op jaarbasis

meer dan

niet meer dan

0

10

10

15

€ 436

15

20

€ 582

20

30

€ 974

30

40

€ 1.207

40

50

€ 1.574

50

60

€ 1.751

60

70

€ 1.943

70

80

€ 2.008

80

-

€ 2.036

Voor de belastingplichtige die op drie, twee of een dag per week naar dezelfde plaats van werkzaamheden reist per openbaar vervoer, bedraagt het aftrekbedrag als de reisafstand niet meer bedraagt dan 90 kilometer: driekwart, de helft respectievelijk een kwart van het in de tabel aangegeven bedrag. Als de enkele reisafstand groter is dan 90 kilometer: € 0,22 per kilometer vermenigvuldigd met het aantal dagen waarop wordt gereisd, maar maximaal € 2.100.

4.5

Vervoer 'vanwege de werkgever'

In de volgende situaties is er sprake van vervoer vanwege de werkgever: 1. De werkgever verzorgt het vervoer, bijvoorbeeld met een zogenoemde personeelsbus. 2. De werknemer reist per openbaar vervoer op basis van door de werkgever aan de werknemer verstrekte plaatsbewijzen. In deze gevallen maakt de werknemer zelf geen reiskosten. De werkgever kan in deze situaties dan ook geen vrije reiskostenvergoeding verstrekken aan de werknemer.


38

5.

5.1

Bedrijfskleding


De werkgever kan de werknemer vrij bedrijfskleding verstrekken, ter beschikking stellen of de kosten daarvan vergoeden. Onder bedrijfskleding kunnen ook schoeisel en accessoires vallen. Als de werkgever voor het fiscale jaar 2012 gekozen heeft voor toepassing van de werkkostenregeling, geldt dit hoofdstuk ook voor deze regeling. Onder de werkkostenregeling geldt een nihilwaardering echter alleen voor door de werkgever ter beschikking gestelde werkkleding. Zie ook hoofdstuk 11. Voorbeeld: Een schildersbedrijf stelt aan zijn werknemers (schilders) een overall ter beschikking. Hoewel de werknemers de overall ook bij een karweitje thuis kunnen dragen, is dit kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om gedurende de uitoefening van het werk te worden gedragen. Over de ter beschikking gestelde (of verstrekte) werkkleding hoeft dus niets als loon (in natura) bij het loon te worden geteld. Ook kan de werkgever overalls die door de werknemers zelf zijn aangeschaft, vrij vergoeden. Voorbeeld: Een groot kantoor stelt aan zijn receptionisten blouses ter beschikking om een uniforme uitstraling te bereiken. Buiten kantoor zijn deze blouses echter niet herkenbaar als werkkleding. De ter beschikking gestelde blouses moeten daarom als loon (in natura) worden aangemerkt. Ook als op de blouses slechts een klein vignet van het bedrijf wordt bevestigd, worden de blouses nog niet als werkkleding aangemerkt. Bijtelling ter zake van loon in natura kan de werkgever echter achterwege laten als verstrekte of ter beschikking gestelde kleding na werktijd achterblijft bij de werkgever. Voorbeeld: Een groot winkelbedrijf verstrekt aan zijn verkoopsters een trui met daarop een grote 2 afdruk van het bedrijfslogo (meer dan 70 cm ). Deze truien zijn daardoor niet geschikt om buiten de werkkring te worden gedragen. Ze kunnen daarom vrij van loonheffingen als werkkleding worden verstrekt.


39

Voorbeeld: Een aannemer stelt zijn werknemers (medewerkers in de bouw) veiligheidshelmen en veiligheidsschoenen ter beschikking. Deze 'kleding' is uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt om gedurende de uitoefening van het werk te worden gedragen, en wordt daarom niet als loon aangemerkt. Als de aannemer echter ook 'gewone' regenpakken ter beschikking zou stellen, zouden die wel tot het loon moeten worden gerekend. Dergelijke regenpakken zijn ook geschikt om buiten het kader van de werkzaamheden te worden gedragen. In de praktijk blijkt het niet eenvoudig te zijn om vast te stellen wat werkkleding precies is. Dit heeft dan ook tot veel en soms tegenstrijdige rechtspraak geleid. De wetgever heeft daarom een definitie van werkkleding in de wet opgenomen. Kleding wordt als werkkleding aangemerkt als zij: • •

uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te worden gedragen; of is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare aan de inhoudingsplichtige 2 gebonden beeldkenmerken met een oppervlakte van minimaal 70 cm . 2

Het logo of ander beeldkenmerk moet in totaal minimaal een oppervlakte van 70 cm hebben. Dit totaaloppervlak kan dus door meerdere kleinere logo's of beeldkenmerken in beslag worden genomen. Voor het bepalen van de oppervlakte moet men uitgaan van een denkbeeldig vierkant of rechthoek om de uiterste punten van het logo. Laatstgenoemde voorwaarde geldt per kledingstuk. Dat wil zeggen dat ieder kledingstuk 2 van een logo, of meerdere kleinere logo's tezamen, van minimaal 70 cm moet zijn 2 voorzien. De '70 cm -eis' geldt niet voor kledingstukken die onderdeel zijn van een uniform. Volgens de staatssecretaris is sprake van een uniform als (een bepaalde categorie) werknemers gelijke kleding dragen die ook buiten de werkomgeving door derden wordt geassocieerd met een bedrijf of beroep. Bijvoorbeeld de kleding van postbestellers en stewardessen, maar niet de zwarte broek of blauwe blazer van chauffeurs. Of deze aanpassing ook daadwerkelijk het aantal conflicten zal indammen, is nog steeds de vraag. Ook voor 1 januari 2001 gold het uitgangspunt dat de kleding uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt moest zijn om bij het verwerven van loon te worden gedragen (teneinde als werkkleding te worden aangemerkt). En ook een bedrijfslogo accepteerde de praktijk als kenmerk van werkkleding. Of hiermee voorgaande rechtspraak is komen te vervallen, is dan ook de vraag. Daarom volgen hierna toch enkele uitspraken, die laten zien dat de vraag of sprake is van werkkleding vooral afhankelijk is (was?) van concrete omstandigheden. Temeer, nu ook onder de werkkostenregeling voor het verstrekken van kleding het tot en met 2010 geldende systeem in zoverre wordt gecontinueerd. Voorbeeld: Het rokkostuum is voor een kelner of musicus werkkleding, terwijl het voor iemand anders gelegenheidskleding kan zijn. Door de belastingrechter is uitgemaakt dat ook voor een universitair docent die optrad als lid van een promotiecommissie, de kosten van een rokkostuum aftrekbaar waren. In een andere zaak heeft de belastingrechter echter ten aanzien van een tekstschrijver die bij premières in black tie moest verschijnen, bepaald dat avondkleding geen werkkleding is. Voorbeeld: Ondanks dat het rokkostuum voor de (mannelijke) musicus geen problemen geeft en zelfs


40

in de wetsgeschiedenis als werkkleding wordt aangemerkt, is de voor een vrouwelijke musicus voorgeschreven kleding, een lange effen zwarte rok, japon of pantalon met witte of zwarte blouse, of een zwart jasje, volgens de rechtspraak geen werkkleding. Niet van belang was dat de kleding niet buiten de dienstbetrekking werd gedragen. Voorbeeld: Over de vraag of het zwarte pak van een predikant werkkleding is, hebben zich al verschillende belastingrechters gebogen. Uiteindelijk heeft onze hoogste belastingrechter (de Hoge Raad) beslist dat het zwarte pak voor een predikant als werkkleding is aan te merken, daar hij zich niet in andere pakken op de kansel kan vertonen. Dat de kleding ook buiten de dienstbetrekking kan worden gedragen, was niet van belang, nu de kleding, evenals bijvoorbeeld het rokkostuum, volgens de Hoge Raad niet geschikt is om in het normale dagelijkse leven te worden gebruikt. Voorbeeld: Voor een verkoopster in een modezaak die verplicht was om tijdens haar werkzaamheden kleding uit de collectie van de betreffende modezaak te dragen, vormde de kleding geen werkkleding. Voorbeeld: Voor een politie-infiltrant werd tweedehands 'bekladde' kleding, die hij als vermomming bij undercoveractiviteiten gebruikte, als werkkleding aangemerkt, terwijl voor de mensen waar hij zich bij deze activiteiten tussen moest begeven deze kleding uiteraard niet als 'werkkleding' herkenbaar was. Voor de politie-infiltrant was deze kleding echter niet draagbaar buiten de uitoefening van de dienstbetrekking. Voorbeeld: Voor een leraar lichamelijke oefening is volgens de rechtspraak ook een poloshirt werkkleding, daar deze kleding specifiek voor het beroep geschikt is. Dat een poloshirt zonder meer geschikt is om buiten de uitoefening van de dienstbetrekking te dragen, was niet van belang. Volgens de rechtspraak is voor politieagenten sportkleding geen werkkleding, aangezien de kleding niet speciaal geschikt is voor de uitoefening van het beroep van politieagent. Voorbeeld: Kleding kan in verband met de dienstbetrekking enige maten groter worden aangeschaft en om die reden niet buiten de dienstbetrekking worden gedragen. Ten aanzien van een beveiligingsbeambte die onder zijn kleding een kogelvrij vest moest dragen, heeft de belastingrechter in 1992 beslist dat de kleding als werkkleding kon worden aangemerkt. Ook de schoenen van een stewardess die een maat te groot zijn omdat haar voeten tijdens het werk (in de lucht) zwellen, konden om dezelfde reden als werkkleding worden aangemerkt. In 1997 heeft de belastingrechter echter ten aanzien van een andere beveiligingsbeambte bepaald dat, nu hij niet aannemelijk kon maken dat hij de kleding niet privé kon gebruiken omdat deze één of twee maten te groot was, de kleding niet als werkkleding kon worden aangemerkt. Als kleding die geen werkkleding is, meer slijt of schade ondervindt door uitoefening van de dienstbetrekking, leidt dit er nog niet toe dat de kleding als werkkleding wordt beschouwd. Voorbeeld: De kleding van een werknemer, werkzaam in een zwaveloverslagbedrijf, die onder een overall wordt gedragen, wordt vervuild en beschadigd door de werkzaamheden. Deze kleding kan, wegens de blijvende zwavellucht, niet meer buiten de dienstbetrekking


41

worden gedragen. Toch heeft onze hoogste belastingrechter geoordeeld dat er dan geen sprake is van werkkleding. Hoge Raad: soms toch loonheffingen verschuldigd bij op zich kwalificerende (een of meerdere) logo's Tot voor kort was in de praktijk het uitgangspunt dat kleding in elk geval als werkkleding 2 wordt aangemerkt als aan de 70 cm -voorwaarde is voldaan. Het feitelijke gebruik van de kleding zou er dan niet meer toe doen. Deze gedachte blijkt echter door een uitspraak van de Hoge Raad (de hoogste belastingrechter in ons land) achterhaald te zijn. In het betreffende geval werd de verstrekte jas niet tijdens de werkzaamheden gebruikt. Ondanks de voldoende grote logo's legde de inspecteur daarom een naheffingsaanslag op. Hoewel de wettelijke bepalingen op het eerste gezicht niet vereisen dat kleding die 2 voldoet aan de 70 cm -voorwaarde ook zakelijk moet worden gebruikt, brengt het wettelijke systeem van vergoedingen en verstrekkingen dit wel met zich mee volgens de Hoge Raad. Conclusie: als kleding niet kan worden aangemerkt als overduidelijke werkkleding, is het 2 niet voldoende om elk kledingstuk te voorzien van logo's ter grootte van in totaal 70 cm per kledingstuk. Die kleding moet ook nog zakelijk worden gebruikt. Het ligt in de lijn der verwachting dat er verdere rechtspraak zal volgen over de mate waarin dat zakelijk gebruik dan moet plaatsvinden.

5.2

Schade aan kleding die geen werkkleding is

Schade aan kleding die geen werkkleding is, kan ook niet zonder meer als schade aan persoonlijke zaken vrij worden vergoed. Voorbeeld: In een zaak waarin een leerkracht in de laagste klassen van het basisonderwijs kosten van kleding als verwervingskosten opvoerde in verband met door haar leerlingen veroorzaakte schade aan haar kleding, heeft onze hoogste rechter beslist dat deze beschadiging van kleding die geen werkkleding is, bij de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden normaal is te achten. Slechts de kosten als gevolg van een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met de dienstbetrekking, kunnen onbelast worden vergoed.

5.3 De verstrekking of terbeschikkingstelling van kleding die geen werkkleding is Verstrekte dan wel ter beschikking gestelde kleding die geen werkkleding is, vormt in beginsel loon in natura dat moet worden gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer. In de wet is een bepaling opgenomen op grond waarvan de verstrekking of terbeschikkingstelling van tijdens de vervulling van de dienstbetrekking gedragen kleding, onbelast kan plaatsvinden. Voorwaarde is dat die kleding na werktijd op de werkplek blijft. De werkgever moet dit echter wel kunnen aantonen. Als kleding al kwalificeert als werkkleding, is voor een vrije vergoeding of een vrije verstrekking niet vereist dat de kleding op de werkplek blijft. Deze regeling geldt dus separaat naast de 'normale' regeling.


42

In het kader van de Arbeidsomstandighedenwet kan de werkgever onder voorwaarden vrij kleding verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen. Deze voorwaarden houden in dat: • • • • •

de werkgever een arboplan heeft; de kledingverstrekking daar, mede gelet op de eigenschappen van de kleding, in redelijkheid deel van uitmaakt; de kleding overwegend tijdens werktijd wordt gedragen; de werknemer geen eigen bijdrage is verschuldigd; er geen sprake is van een aanmerkelijke privébesparing van de werknemer (dat wil zeggen een privébesparing van € 454 of meer op jaarbasis).

5.4

Voor- en nadelen bedrijfskleding

De voordelen van de regeling zijn: • • • •

De vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van bedrijfskleding is voor alle loonheffingen vrij. Als sprake is van bedrijfskleding (werkkleding), is een vergoeding of verstrekking voor het reinigen van kleding door de werkgever vrij van loonheffingen. De waarde van verstrekte of ter beschikking gestelde kleding die geen werkkleding is, is in principe nihil als de kleding binnen de onderneming blijft. Door het ter beschikking stellen van kleding kan uniformiteit worden bereikt.

De nadelen van de regeling zijn: • • • •

De wettelijke definitie van werkkleding kan nog steeds tot discussie leiden. Het verstrekken/vergoeden/ter beschikking stellen van kleding leidt tot waarderingsvraagstukken. Als de kleding niet zonder meer als bedrijfskleding valt aan te merken, moet op ieder kledingstuk een logo, of meerdere kleinere logo's, met een oppervlakte van 2 minimaal 70 cm worden opgenomen, tenzij sprake is van een uniform. Kleding die geen werkkleding is, moet binnen de onderneming blijven en moet daarom centraal worden gereinigd.

Checklist: • •

5.5

Is er sprake van werkkleding? Zo nee, mag de verstrekte of ter beschikking gestelde kleding mee naar huis worden genomen?

Administratieve verplichtingen

Ter beschikking gestelde werkkleding vormt geen belast loon, zodat daarvoor geen administratieve verplichtingen gelden. Wel gelden uiteraard de 'normale' boekhoudkundige verplichtingen, zoals het opnemen van de factuur in de administratie, enzovoort. Declaraties werknemers Als de kosten van werkkleding worden vergoed, moet daarbij aan de verplichtingen worden voldaan die gelden met betrekking tot declaraties van werknemers. Met name HRPRAKTIJK.NL – W ERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN

43

moet ook aandacht worden geschonken aan het zakelijk gebruik van de kleding met logo's. De vergoedingen moeten voor iedere werknemer afzonderlijk bij de loonadministratie worden geadministreerd. De vergoeding hoeft niet in de loonstaat te worden vermeld. Loon in natura Wanneer kleding die wordt verstrekt of ter beschikking wordt gesteld niet als werkkleding kan worden aangemerkt, is sprake van loon in natura. Loon in natura moet voor de waarde in het economisch verkeer dan wel de lagere besparingswaarde in kolom 4 van de loonstaat worden geboekt. In de praktijk zal men veelal de waarde in het economisch verkeer in aanmerking moeten nemen. Er is geen sprake van loon in natura als de kleding aantoonbaar op de arbeidsplaats blijft en dus niet buiten de vervulling van de dienstbetrekking kan worden gedragen. Dit geldt alleen als er sprake is van verstrekken of ter beschikking stellen van kleding, dus niet voor vergoedingen ter zake. Loon in geld De vergoeding van kleding vormt loon in geld als de kleding niet als werkkleding is aan te merken. De vergoeding moet dus 'gewoon' in kolom 3 van de loonstaat worden opgenomen.

5.6

Vraag en antwoord

1) Is het mantelpakje van een stewardess aan te merken als werkkleding? In de wet is een definitie van werkkleding opgenomen. De kleding moet zijn voorzien van zodanige uiterlijke kenmerken dat daaruit blijkt dat deze uitsluitend is bestemd om tijdens het werk gedragen te worden. Met betrekking tot deze uiterlijke kenmerken is aangegeven dat dit moet gaan om logo's van de werkgever met een gezamenlijke oppervlakte van ten 2 minste 70 cm per kledingstuk. De kleur van het mantelpakje van bijvoorbeeld een KLMstewardess is echter ook een uiterlijk kenmerk, waardoor het verdedigbaar is dat ook dit mantelpakje zelfs als het logo zou ontbreken, uitsluitend bestemd is om tijdens het werk gedragen te worden en dat er dus sprake is van werkkleding. Waarschijnlijk zal daarom ook de wettelijke definitie geen eind maken aan de discussies met de belastingdienst en de stroom aan jurisprudentie. In het (vervallen) besluit van 30 juli 2000 van de staatssecretaris van Financiën wordt een uniform (werkkleding) omschreven als voor werknemers gelijke kleding, die ook buiten die werkomgeving door derden wordt geassocieerd met een bedrijf of beroep (bijvoorbeeld postbestellers en stewardessen). In zijn (inmiddels eveneens vervallen) besluit van 6 augustus 2002 heeft de staatssecretaris van Financiën aangegeven dat de beoordeling of er sprake is van een uniform en uit welke onderdelen een uniform bestaat, afhankelijk is van de relevante feiten en omstandigheden van het geval. Bij de beoordeling van het geval gaat het met name om de herkenbaarheid van de kleding in relatie tot de dienstbetrekking. Zo valt kleding in uitbundige bedrijfskleuren gauw onder het begrip werkkleding, aldus de staatssecretaris. Kleding die ook derden in het dagelijkse (privé)leven (bijvoorbeeld het trainingspak of de sportschoenen van de gymnastiekleraar en het ‘zwarte pak’ van de dominee) plegen te gebruiken, wordt niet aangemerkt als werkkleding. Dat geldt ook als vanwege het werk extra stevige kleding nodig is. Kleding die zich wat stof en kleurstelling betreft niet of nauwelijks onderscheidt van in gewone winkels verkrijgbare kleding, wordt niet gauw als werkkleding aangemerkt. Het antwoord op vraag 1 luidt dus positief. HRPRAKTIJK.NL – W ERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN

44

2) Is er sprake van werkkleding als slechts op één van de verstrekte, vergoede of ter 2 beschikking gestelde kledingstukken een logo van ten minste 70 cm is aangebracht? Ieder kledingstuk moet zijn voorzien van zodanige uiterlijke kenmerken dat daaruit blijkt dat het uitsluitend geschikt is om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te dragen. Wanneer bijvoorbeeld aan verkopers van een groot winkelbedrijf truien en broeken worden verstrekt, waarbij slechts op de trui een logo (van een voldoende afmeting) is aangebracht, vormt slechts de trui werkkleding. De broek vormt dan een beloning in natura. Dat is slechts anders als de kledingstukken onderdeel uitmaken van een uniform (zie ook het antwoord op vraag 1). 3) Wat moet tot het loon worden gerekend voor verstrekte, vergoede of ter beschikking gestelde kleding die niet als werkkleding kan worden aangemerkt? Verstrekte of ter beschikking gestelde kleding vormt in dit kader loon in natura. Loon in natura moet in aanmerking worden genomen voor de waarde in het economisch verkeer. Hierop wordt slechts een uitzondering gemaakt als een behoorlijke uitoefening van de dienstbetrekking het gebruik of verbruik van het loon in natura met zich meebrengt. Als een werkgever kleding ter beschikking stelt en de werknemers verplicht deze kleding tijdens het werk te dragen, brengt de verwerving van het loon het gebruik en verbruik van de kleding met zich mee. Dan kan de kleding echter niet worden gewaardeerd op de besparingswaarde, gelet op een rechterlijke uitspraak. In veel gevallen vindt de heffing van loonheffingen plaats op basis van de al genoemde waarde in het economisch verkeer (winkelwaarde). Mag de kleding niet mee naar huis worden genomen, dan kan de vergoeding of terbeschikkingstelling van de kleding vrij plaatsvinden. De werkgever moet echter wel kunnen aantonen dat de kleding na werktijd achterblijft.


45

6

Congressen


46

6.1


Naast een eventueel beloningselement dient de deelname door de werknemer aan een congres ook zakelijke doeleinden. Te denken valt aan kennisvergroting en het vergroten van het netwerk. Als de werkgever voor het fiscale jaar 2012 heeft gekozen voor toepassing van de werkkostenregeling, geldt een gerichte vrijstelling voor de kosten van onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden. Hieronder valt ook congresbezoek. Zie hoofdstuk 11.


47

Onder het begrip congressen vallen onder meer: • • •

cursussen; seminars; symposia en alles wat daarop lijkt.

Onder de kosten van congressen vallen ook de daarop betrekking hebbende reis- en verblijfskosten. Onder het begrip congressen vallen niet excursies, studiereizen en dergelijke. De kosten met betrekking tot reizen en de desbetreffende verblijven voor excursies, studiereizen en dergelijke, vallen dus evenmin onder die van congressen. Het onderscheid tussen enerzijds een congres en anderzijds een excursie is niet altijd even duidelijk. Het onderscheid is echter wel van belang. Niet zozeer voor de werkgever, maar wel voor de werknemer. De werkgever mag de kosten die met congressen en excursies gepaard gaan in beginsel vrij vergoeden. Voor de werknemer zijn niet-vergoede kosten die zijn gemaakt voor congressen en voor excursies, niet als beroepskosten aftrekbaar. Echter, congreskosten zijn voor de inkomstenbelasting (deels) aftrekbaar als scholingsuitgaven. Excursiekosten zijn dat niet. Door de rechter is een vakbeurs aangemerkt als een congres, aangezien er sprake is van gerichte informatieverstrekking. Als er dus sprake is van kennisoverdracht, kan gesproken worden van een congres. De Belastingdienst heeft inmiddels als congres aangemerkt een beroeps- en bedrijfsopleiding, zoals de interne opleiding voor politie- en belastingambtenaren. Er is dan namelijk meestal sprake van een cursus. Als een actrice een schouwburg of een theater bezoekt, is er volgens de rechter sprake van een excursie. Van doorslaggevend belang hierbij is het kortstondige en vrijblijvende karakter van zo'n bezoek.

6.2

Vrije vergoedingen

De werkgever kan alle daadwerkelijk uitgegeven bedragen voor congressen vrij vergoeden. Als de werkgever namelijk bereid is een vergoeding te verstrekken voor met het oog op een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking gedane uitgaven, kan hieraan het vermoeden worden ontleend dat bij deze uitgaven de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking vooropstaat. Een uitzondering hierop vormen de reiskosten die een werknemer met de eigen auto maakt. Deze kan de werkgever tot maximaal het forfaitaire bedrag voor zakelijke kilometers vrij vergoeden. De werkgever moet beseffen dat bij de totstandkoming van de wetgeving op dit gebied uitgebreid is gesproken over het deelnemen aan zogenaamde 'pretcongressen'. Daarmee worden congressen en soortgelijke bijeenkomsten bedoeld die naar het oordeel van de wetgever niet echt een zakelijk belang dienen. Daarover is opgemerkt dat als een werkgever een congres wil vergoeden, dit een zakelijk doel zal dienen. De Belastingdienst zal hier ook van uit moeten gaan. Het kan dan niet de bedoeling zijn dat de Belastingdienst de vergoeding van 'pretcongressen' alsnog belast. De mogelijkheden voor de werknemer om kosten voor congressen ten laste van het inkomen te brengen komen verderop aan de orde.

6.3

Aftrekbaarheid voor de werkgever

De werkgever kan niet alle kosten voor congressen, seminars, symposia en dergelijke ten laste van de fiscale winst brengen. Bepaald is dat 0,4% van het belastbare loon van de werknemers niet aftrekbaar is. Daarbij geldt als minimum een bedrag van € 4.300 (2011/2010) dat niet aftrekbaar is. De werkgever heeft echter de mogelijkheid om deze


48

aftrekdrempel niet toe te passen door ervoor te kiezen om 73,5% van de kosten in aftrek te brengen. Overigens geldt geen aftrekbeperking voor zover bij de werknemer ter zake een bedrag tot het loon is geteld. De aftrekbeperking geldt verder niet voor de kosten van vakcursussen en beroepsopleidingen. Deze kosten kan de werkgever eveneens geheel ten laste van de winst brengen. Over de combinatie van kosten voor voeding, drank en congressen het volgende. Als de kosten van voeding en drank een gering onderdeel uitmaken van de totale congreskosten en een all in prijs gebruikelijk is, behoeven deze kosten niet afgesplitst te worden van de congreskosten. Deze kosten maken dus onderdeel uit van de congreskosten en hoeven niet apart verantwoord te worden. Eten, drank, genotmiddelen, cursusdagen en congressen zijn voor elke onderneming in de NV- of BV-vorm niet geheel aftrekbaar. De ondernemer kan kiezen voor 100% aftrekbaarheid, en (ten minste) € 4.300 fiscale bijtelling, dan wel 73,5% van het geheel aftrekken.

6.4

Aftrekbaarheid voor de werknemer

Kosten van congressen kan de werknemer ten laste van zijn inkomen brengen als scholingsuitgaven, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Allereerst is van belang dat de werknemer de kosten maakt met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning. Ook de kosten gemaakt door de partner van de werknemer, en die ten behoeve van de werknemer zelf zijn, komen voor aftrek in aanmerking. Voor de aftrekmogelijkheid voor congreskosten geldt dat de werknemer (congresdeelnemer) een zakelijk belang moet hebben. Een zogenoemd 'pretcongres' heeft bijvoorbeeld geen zakelijk belang. Zo'n congres dient immers niet voor het verwerven van inkomen. Primair zal men dus moeten toetsen of congreskosten vallen onder de scholingsuitgaven. Daarnaast kan ook van belang zijn wie naar het congres gaat. De rechter heeft het volgende geoordeeld over een chirurg wiens vrouw meeging naar een chirurgencongres. De vrouw werkte mee in de praktijk van haar man. De rechter stelde vast dat bij de deelname van de vrouw aan het congres met name op de voorgrond stond om haar te laten genieten van een reis naar een ander werelddeel. Dit is, aldus de rechter, geen zakelijk belang. De kosten die de vrouw maakte, kon de belastingplichtige dan ook niet aftrekken. De deelname van de chirurg daarentegen diende wel een zakelijk belang. Die kosten kon hij wel in aftrek brengen. Verder is van belang of de kosten meer bedragen dan iemand die een soortgelijke positie maar niet dezelfde baan heeft, zou maken. Voor congressen (als onderdeel van de scholingsuitgaven) heeft de wetgever een aftrekbeperking vastgesteld. In totaal mag een werknemer per jaar maximaal € 15.000 aan scholingsuitgaven aftrekken. Onder omstandigheden kan dit maximum worden verhoogd met scholingsuitgaven die bij niet omzetten van een prestatiebeurs in een gift kunnen worden omgezet. Ook is een minimale voet vastgesteld: de kosten komen voor de werknemer pas voor aftrek in aanmerking voorzover het door de werknemer uitgegeven bedrag hoger is dan € 500. Als voorwaarde geldt uiteraard dat de kosten aantoonbaar zijn gemaakt. De aftrek mag dus niet worden gebruikt als er geen kosten tegenover staan. Reiskosten voor congresbezoek De met een congresbezoek samenhangende reiskosten kan de werknemer niet apart aftrekken. Het zijn geen scholingsuitgaven.


49

Verblijfkosten Alle kosten die de werknemer tijdens het bijwonen van een congres maakt ter zake van het verblijf, kan de werknemer niet ten laste van zijn inkomen brengen. Het zijn geen scholingsuitgaven. Dat geldt ook voor de kosten van voedsel, drank en genotmiddelen. Combinatie van vergoeding en aftrek kosten werknemer De mogelijkheid bestaat dat de werkgever een deel van de door de werknemer gemaakte congreskosten vergoedt. De werknemer kan dan de niet-vergoede kosten in aftrek brengen als scholingsuitgaven. In dat geval moet de werknemer als volgt handelen. Eerst moet worden vastgesteld wat de daadwerkelijke kosten voor de congresdeelnemer zijn geweest. Hierop brengt de werknemer de vergoeding van de werkgever in mindering. Vervolgens kan het dan resterende bedrag, voorzover dat hoger is dan € 500, tot maximaal € 15.000 in aftrek worden gebracht. Daarbij moet de werknemer er wel rekening mee houden dat bepaalde kostenposten, zoals voedsel, drank en genotmiddelen niet tot de scholingsuitgaven behoren. Voorbeeld: Een werknemer neemt in een bepaald jaar deel aan congressen. De kosten daarvan bedragen € 10.000. Zijn werkgever vergoedt hem een bedrag van € 6.000. De werknemer neemt in dat geval nog € 4.000 van de totale kosten voor eigen rekening. Op deze laatste € 4.000 worden het forfait en de voet toegepast. Dit betekent dat de werknemer uiteindelijk € 3.500 (€ 4.000 -/- € 500) zelf draagt. In het voorbeeld is ervan uitgegaan dat er sprake is van scholingsuitgaven.


50

7

Representatie

7.1


Met name werknemers die een commerciële functie vervullen, besteden geld aan het vertegenwoordigen van de werkgever bij relaties en afnemers. Dit is 'externe' representatie. De werknemer vertegenwoordigt de werkgever immers ten opzichte van de buitenwereld. Het is ook mogelijk dat er sprake is van 'interne' representatie. In deze gevallen vertegenwoordigt de werknemer het bedrijf van zijn werkgever ten opzichte van collega's. Hierna komen de volgende vormen van representatie en hun fiscale gevolgen en mogelijkheden aan bod: 1. externe representatie: werkgever verstrekt vergoeding; 2. interne representatie: werkgever verstrekt vergoeding; 3. representatie: werkgever verstrekt geen vergoeding. Let op! Als de werkgever heeft gekozen om in 2012 de werkkostenregeling (WKR) toe te passen, is dit hoofdstuk niet van toepassing voor wat betreft interne representatie. De kosten van externe representatie vormen zgn. intermediaire kosten, die onder de WKR en de overgangsregeling een werkgever vrij kan vergoeden. 1. Externe representatie: werkgever verstrekt vergoeding Met externe representatie wordt bedoeld het vertegenwoordigen van de werkgever ten opzichte van afnemers, concurrenten, zakelijke relaties, overheid en andere bedrijfscontacten. Kosten die de werkgever vrij kan vergoeden. De werkgever kan de volgende kosten vrij vergoeden: 1. kosten van het thuis ontvangen van relaties, bijvoorbeeld: o voedsel (maaltijd, hapjes, gebak, zoutjes, bonbons, enzovoort); o drank (niet alleen koffie/thee, maar ook frisdrank en alcoholische dranken); o overige kosten. 2. kosten van het bezoeken van relaties, recepties, zakelijke bijeenkomsten, bijvoorbeeld: o attenties (bloemen, fles wijn, enzovoort); o reiskosten (alleen als de werknemer geen auto van de zaak gebruikt); o parkeerkosten (alleen als de werknemer een auto van de zaak gebruikt).


51

3. 4. 5. 6.

kosten van het aanbieden van drankjes en maaltijden in restaurants; kosten van relatiegeschenken; kosten van kerstpakketten (dus niet aan eigen personeel); fooien.

Kosten die de werkgever niet vrij kan vergoeden: Het is niet toegestaan om een bedrag voor kleding in de kostenvergoeding te begrijpen. Ook de aanschaf van een rokkostuum of baljurk kan de werkgever niet vrij vergoeden. Het is eventueel te overwegen om de werkgever deze kleding te laten aanschaffen en deze bij speciale gelegenheden aan de werknemer ter beschikking te stellen. Als terbeschikkingstelling alleen plaatsvindt voor zakelijke doeleinden is er geen sprake van loon. Het is overigens wel mogelijk voor de werkgever om de schade die aan privékleding ontstaat, vrij te vergoeden. Ook kosten van persoonlijke verzorging mag de werkgever niet vrij vergoeden. Voorbeeld: Werknemer Jansen gaat namens zijn werkgever naar een afscheidsreceptie van de voorzitter van de plaatselijke middenstandsvereniging. Hij neemt als relatiegeschenk een fles wijn mee. Omdat bij de receptie het dragen van een rokkostuum verplicht is, schaft hij een dergelijk kostuum aan. Jansen rijdt met een auto van de zaak. De kosten van de fles wijn kan de werkgever vrij vergoeden. De parkeerkosten kan de werkgever ook vrij vergoeden (bij een auto van de zaak vormen dit zogenoemde intermediaire kosten). Uiteraard mag Jansen geen € 0,19 per kilometer declareren. De kosten van het kostuum mag de werkgever niet vrij vergoeden. Beter is het daarom om de werkgever het kostuum te laten aankopen. De werkgever kan dan het kostuum bij gelegenheden als deze aan de werknemer ter beschikking stellen. Het rokkostuum moet na afloop van deze bijeenkomst op de werkplek van de werkgever worden bewaard. Algemene representatievergoeding op declaratiebasis De werkgever kan een algemene vaste (maandelijkse) vergoeding geven ter bestrijding van de representatiekosten. Ook is het mogelijk dat de werkgever de representatiekosten op declaratiebasis vergoedt. Uiteraard is het toegestaan beide systemen naast elkaar te gebruiken, mits de werkgever ervoor zorgt dat hij dezelfde kosten feitelijk niet twee maal vergoedt. Als de werkgever een algemene maandelijkse representatievergoeding geeft aan de werknemer, moet een onderbouwing van deze vergoeding aanwezig zijn. Tevens moet de werknemer op verzoek kunnen aantonen dat deze vergoeding niet te hoog is in relatie met de werkelijke representatiekosten. De veiligste manier van vergoeden voor de werkgever is uiteraard om op declaratiebasis de werkelijk gemaakte kosten te vergoeden, waarbij de werknemer originele facturen en bonnen inlevert. De administratieve lasten die dit met zich meebrengt voor de werknemer en de werkgever, doen veel werkgevers echter besluiten tot het verstrekken van een algemene maandelijkse vergoeding. 2. Interne representatie: werkgever verstrekt vergoeding Bij interne representatie vertegenwoordigt de werknemer de werkgever bij zijn collega's. Dit is bijvoorbeeld het geval als de personeelschef namens de werkgever op ziekenbezoek gaat bij een werknemer. Het is duidelijk dat de vraag of er sprake is van zakelijke representatiekosten of van persoonlijke kosten niet altijd even gemakkelijk te beantwoorden is. Het bezoeken van een collega bij diens ziekte en het meenemen van


52

een bloemetje kan immers ook voortkomen uit persoonlijke betrokkenheid. De belastingdienst stelt – naar de praktijk leert – bij interne representatiekosten eerder vragen over de zakelijke motieven dan bij externe representatie. Er zijn zelfs belastingeenheden die het standpunt innemen dat een vergoeding voor interne representatie altijd belast is. Bij interne representatie kan de werkgever de volgende kosten vrij vergoeden: • • •

attenties (bloemen, fruitmand, geboortecadeautje en dergelijke); reiskosten (alleen als er geen auto van de zaak wordt gebruikt); parkeerkosten (alleen als er een auto van de zaak wordt gebruikt).

Uiteraard moet vaststaan dat de kosten een zakelijk karakter hebben. Om discussies over het zakelijke karakter te voorkomen kan de werkgever de rekening van de attentie op zijn naam laten zetten. Dit is geen garantie dat de kosten zakelijk zijn, maar wel een indicatie dat de werknemer de attentie namens de werkgever geeft. 3. Representatie: werkgever verstrekt geen vergoeding Als de werkgever geen vergoeding geeft voor de representatiekosten, blijven de kosten voor rekening van de werknemer. Een werknemer kan geen kosten in de aangifte inkomstenbelasting aftrekken (met uitzondering van de zogenoemde aftrek woonwerkverkeer indien de werknemer gebruikmaakt van het openbaar vervoer).

7.2

Voordelen

1. Wanneer de werkgever de te verstrekken relatiegeschenken inkoopt en deze vervolgens aan de werknemers ter beschikking stelt, kan daarvoor geen bedrag in een vaste kostenvergoeding worden opgenomen. Bewijs dat een werknemer relatiegeschenken verstrekt en voor de bestrijding van de kosten daarvan in zijn vaste kostenvergoeding een vergoeding krijgt, behoeft dan niet te worden geleverd. 2. De kosten van relatiegeschenken komen geheel ten laste van de fiscale winst. De kosten voor relatiegeschenken zijn bij de werknemer niet aftrekbaar van het loon. Als de werkgever aan de werknemer een vergoeding verstrekt voor de in verband met relatiegeschenken gemaakte kosten, behoort deze vergoeding niet tot het loon van de werknemer. Hiermee kan bij de salarisbesprekingen rekening worden gehouden.


53

8

Studiekosten

8.1


Als een werknemer studiekosten maakt die verband houden met zijn dienstbetrekking, kan de werkgever deze vrij vergoeden. Onder het begrip studiekosten in ruime zin vallen: 1. kosten van opleiding of studie voor een beroep; 2. excursies, studiereizen en dergelijke met inbegrip van de desbetreffende reizen en het desbetreffende verblijf; 3. cursussen, congressen, seminars, symposia en dergelijke met inbegrip van de desbetreffende reizen en het desbetreffende verblijf.


54

De behandelwijze van de kosten verschillen per categorie. Onder de hierna te noemen voorwaarden kan een werkgever echter al deze studiekosten vrij vergoeden. Let op! Als de werkgever in 2012 heeft gekozen voor toepassing van de werkkostenregeling, is hetgeen in dit hoofdstuk besproken wordt van overeenkomstige toepassing op de gerichte vrijstelling studiekosten. 1. Kosten van opleiding of studie voor een beroep De kosten van opleiding of studie voor een beroep die geen direct verband houden met het vervullen van de (huidige) dienstbetrekking, kan een werkgever onder de volgende voorwaarden vrij aan de werknemer vergoeden: • • •

Er vindt geen vergoeding van de studiekosten door een ander plaats. De studie is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst en wordt dus niet slechts uit liefhebberij gevolgd. De vergoeding wordt toegezegd voor het einde van het jaar waarin de kosten worden gemaakt.

Voorbeeld: In een uitspraak besliste de belastingrechter dat de kosten van een cursus Nederlands voor een allochtone man geen uitgaven waren ter zake een opleiding of studie voor een beroep, maar moesten worden beschouwd als kosten ter verbetering van de persoonlijke uitrusting. Een vergoeding van deze kosten vormt belast loon. Voorbeeld: De kosten voor het behalen van een amateur-vliegbrevet merkte de rechter in een concreet geval aan als kosten van een opleiding of studie voor een beroep, omdat dit een voorbereiding was op de verdere opleiding tot piloot. Een vergoeding door de werkgever zou in deze situatie vrij zijn geweest. De waarde van een door de werkgever aan de werknemer verstrekte opleiding is vrij. Ook in die situatie moeten de genoemde voorwaarden aanwezig zijn. Voorbeeld: Als de hiervoor genoemde allochtone man de cursus Nederlands bij zijn werkgever had gevolgd, zou er sprake zijn geweest van loon in natura. In dergelijke gevallen moet de waarde van de cursus in het economisch verkeer worden belast. Als kosten van opleiding of studie komen in aanmerking: • • • •

les- en inschrijfgelden; tentamen- en examengelden; kosten van studieboeken en ander lesmateriaal; reiskosten.

Bij reizen al dan niet met een eigen auto van de werknemer kan de werkgever € 0,19 per kilometer vrij vergoeden (het forfait voor zakelijk vervoer). De kosten van een studeerkamer kan de werkgever niet vrij vergoeden, tenzij de kamer voldoet aan de ten aanzien van werkruimte gestelde voorwaarden. De werkgever kan altijd de kosten van openbaar vervoer, indien zakelijk, vrij vergoeden, mits het plaatsbewijs in zijn administratie wordt opgenomen. HRPRAKTIJK.NL – W ERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN

55

Als de werkgever een vergoeding achteraf toekent, bijvoorbeeld na het behalen van een positief resultaat, is de vergoeding geheel belast. De werknemer heeft de kosten dan al kunnen aftrekken in zijn aangifte inkomstenbelasting als persoonsgebonden aftrek. Wel is het mogelijk dat de werkgever de vergoeding vooraf vrij verstrekt onder het stellen van nadere voorwaarden, bijvoorbeeld dat de werknemer de vergoeding geheel of gedeeltelijk terugbetaalt als hij uit dienst treedt of als hij onvoldoende studieresultaten behaalt. Een verschil tussen het verstrekken van een vrije vergoeding en de mogelijkheid om de kosten in de aangifte inkomstenbelasting af te trekken is met name de drempel die in het laatste geval geldt. Bij aftrek in de aangifte inkomstenbelasting kan de werknemer geen reiskosten als aftrekpost claimen. Verstrekt een werkgever aan de werknemer een studietoelage voor zijn kinderen, dan is deze belast. Ook wanneer een werkgever aan het kind direct een studietoelage verstrekt, vormt dit belastbaar loon. Daarbij geldt het kind als werknemer. De in te houden loonbelasting zal in deze situatie echter veelal lager zijn (zolang het kind geen andere inkomsten geniet) dan in de situatie dat de studietoelage tot het loon van de werknemer wordt gerekend. Het kind kan voor de studiekosten weer om aftrek op grond van de persoonsgebonden aftrek in zijn aangifte inkomstenbelasting verzoeken. In deze situatie zijn geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. 2. Excursies, studiereizen en dergelijke met inbegrip van de desbetreffende reizen en het desbetreffende verblijf De werkgever kan ook de kosten[MARGETEKST:kosten van excursies, studiereizen en dergelijke] van excursies, studiereizen en dergelijke, met inbegrip van de desbetreffende reizen en het desbetreffende verblijf, vrij vergoeden. Deze kosten worden geacht te zijn gemaakt tot verwerving, inning en behoud van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, voor zover de totale kosten niet hoger zijn dan hetgeen gebruikelijk is. De vrije vergoeding van reiskosten al dan niet met de eigen auto is beperkt tot € 0,19 per kilometer. Ontvangt de werknemer geen vrije vergoeding voor deze kosten, dan kan hij deze kosten niet in zijn aangifte inkomstenbelasting als aftrekpost claimen. In verschillende rechtelijke uitspraken heeft de rechter beslist dat tot de kosten van excursies, studiereizen en dergelijke niet worden gerekend de kosten van voorbereidende activiteiten, zoals het organiseren van excursies ten behoeve van derden. Deze kosten kunnen daarom wel in de aangifte inkomstenbelasting in aftrek worden gebracht. 3. Cursussen, congressen, seminars, symposia Ten slotte kan de werkgever de kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia en dergelijke met inbegrip van de desbetreffende reizen en het desbetreffende verblijf vrij vergoeden. Uiteraard moet de werknemer deze kosten maken tot verwerving, inning en behoud van het loon. Ook hier geldt weer dat de vrije vergoeding van reiskosten met de eigen auto beperkt is tot het forfait.


56

8.2

Vergoeden studiekosten

In de praktijk komt het regelmatig voor dat werknemers bij ontslag de vergoede studiekosten aan de voormalige werkgever moeten terugbetalen. Veelal neemt de nieuwe werkgever van de werknemer de terugbetaling van de studiekosten direct of indirect voor zijn rekening. De staatssecretaris van Financiën onderscheidt de volgende situaties: 1. vergoeding studiekosten door werkgever; 2. terugbetaling studiekosten door werknemer; 3. vergoeding studiekosten door nieuwe werkgever binnen kalenderjaar van terugbetaling; 4. vergoeding studiekosten door nieuwe werkgever buiten kalenderjaar van terugbetaling. 1. Vergoeding van studiekosten door werkgever De werkgever kan de studiekosten vrij van loonheffingen vergoeden aan de werknemer op voorwaarde dat de vergoeding plaatsvindt in het jaar waarin de werknemer de uitgaven doet. De werknemer kan de studiekosten vervolgens niet meer in de aangifte inkomstenbelasting in aftrek brengen, omdat de uitgaven niet meer op hem drukken. 2. Terugbetaling van studiekosten door werknemer De werknemer kan de terugbetaalde studiekosten aan de voormalige werkgever in aftrek brengen in zijn aangifte inkomstenbelasting over dat jaar. Opmerking: de terugbetaalde studiekosten kunnen wellicht ook aangemerkt worden als negatief loon. De staatssecretaris geeft deze optie echter niet weer in zijn besluit. 3. Vergoeding studiekosten door nieuwe werkgever binnen kalenderjaar van terugbetaling De nieuwe werkgever van de werknemer kan de terugbetalingsverplichting aan de exwerkgever direct of indirect van de werknemer overnemen. Er is dan geen sprake van loon voor de werknemer. Het maakt niet uit of de werkgever de studieschuld rechtstreeks betaalt aan de ex-werkgever dan wel de kosten vergoedt aan de werknemer. De staatssecretaris stelt hierbij als voorwaarde dat de nieuwe werkgever de vergoeding betaalt of onvoorwaardelijk toezegt in het kalenderjaar, waarin de werknemer de vergoeding moet terugbetalen aan de ex-werkgever. 4. Vergoeding studiekosten door nieuwe werkgever buiten kalenderjaar van terugbetaling Als de nieuwe werkgever een vergoeding toekent na afloop van het jaar waarin de werknemer terugbetaalt aan de ex-werkgever, is er geen sprake van een vrije studiekostenvergoeding. De werknemer kan de terugbetaling als scholingsuitgaven in zijn aangifte inkomstenbelasting in aftrek brengen. Voor het beantwoorden van de vraag of de werkgever de studiekosten vrij van heffing kan vergoeden, is het van belang of de vergoeding plaatsvindt in het jaar waarin de werknemer de uitgaven doet c.q. de terugbetaling plaatsvindt.


57

8.3 Voordelen De voordelen van de regeling zijn: • •

Een vergoeding voor studiekosten is voor alle loonheffingen vrij. Een stimuleringsmaatregel om de kennis van een werknemer te vergroten.

Checklist: • • • • • • •

Tot welke categorie behoren de studiekosten? Betreft het kosten ter verbetering van de persoonlijke uitrusting? Waarvoor worden de kosten gemaakt (om zakelijke of persoonlijke redenen)? Worden de kosten eventueel al door een ander vergoed? Is er sprake van vervoer vanwege de werkgever? Zo ja, dan kan voor dit vervoer geen vrije vergoeding worden verstrekt. Als de vergoeding afhankelijk is van het resultaat, kan worden gedacht aan een terugbetalingsverplichting. Een vergoeding achteraf is belast. Bij een vergoeding voor studiekosten van kinderen de vergoeding aan de kinderen zelf toekennen.


58

9

(Vak)literatuur

9.1


Als een werknemer ter behoorlijke vervulling van zijn dienstbetrekking kosten maakt voor de aanschaf van literatuur, kan de werkgever deze vergoeden. Het kan daarbij gaan om het volgende: 1. literatuur, als de werknemer die nodig heeft ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking; 2. vakliteratuur: onder vakliteratuur wordt verstaan de literatuur die in een bepaalde beroepsgroep algemeen wordt erkend als voor die beroepsgroep specifiek van belang zijnde literatuur. Alle kosten van literatuur, ook voor zover dit geen echte vakliteratuur is, kan de werkgever vrij vergoeden aan de werknemer, mits de werknemer deze kosten tenminste maakt ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. In plaats van een vergoeding kan de werkgever deze literatuur ook verstrekken. De wetgever heeft willen voorkomen dat er discussie ontstaat over de vraag of literatuur wel is aan te merken als vakliteratuur. Als vaststaat dat de literatuur van belang is voor de uitoefening van de functie, is vrije vergoeding mogelijk. Let op! Als de werkgever voor 2012 heeft gekozen voor toepassing van de werkkostenregeling, kan hij vakliteratuur vrij verstrekken, dan wel vergoeden (valt onder de zogenoemde gerichte vrijstellingen). Onder vakliteratuur wordt verstaan de literatuur die in een bepaalde beroepsgroep algemeen wordt erkend als voor die beroepsgroep specifiek van belang zijnde literatuur. Het Weekblad voor Fiscaal recht en NTFR zijn bijvoorbeeld aan te merken als vakliteratuur voor een belastinginspecteur en een belastingadviseur. Voorbeeld: Een werknemer heeft ter ondersteuning van zijn werkzaamheden diverse naslagwerken en woordenboeken van Van Dale aangeschaft voor de Franse, Duitse, Engelse en Nederlandse taal. Hij heeft als taak het opstellen van adviezen en verzorgen van publicaties. Hoewel het hier niet om vakliteratuur gaat, heeft de werknemer de naslagwerken en woordenboeken nodig om zijn dienstbetrekking uit te kunnen oefenen. De werkgever kan de kosten van de naslagwerken en woordenboeken daarom vrij vergoeden.


59

9.2

Voor- en nadelen

De voordelen van de regeling zijn: •

Een vergoeding van literatuur is voor alle loonheffingen vrij.

De nadelen van de regeling zijn: •

Er is discussie mogelijk over de vraag of de werknemer de kosten maakt ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.

Checklist: • •

Worden de kosten voor literatuur gemaakt in verband met de dienstbetrekking? Zo ja, dan kan de werkgever deze in principe vrij vergoeden.

De kosten van literatuur zijn bij de werknemer in de inkomstenbelasting niet aftrekbaar. Als de werkgever aan de werknemer een vergoeding verstrekt voor de in verband met de dienstbetrekking gemaakte kosten voor literatuur, behoort deze vergoeding niet tot het loon van de werknemer. Hiermee kan bij de salarisbesprekingen rekening worden gehouden.


60

10. Verhuiskosten


61

10.1


Als een werknemer voor zijn dienstbetrekking verhuist, kan de werkgever hem een vrije vergoeding voor verhuiskosten geven. Als de werknemer geen vergoeding krijgt van de werkgever, is er geen mogelijkheid om de kosten vervolgens in de aangifte inkomstenbelasting als aftrekpost op te voeren. Let op! Als de werkgever in 2012 heeft gekozen voor toepassing van de werkkostenregeling, is dit hoofdstuk wel van toepassing. De verhuisregeling is in de werkkostenregeling als een gerichte vrijstelling opgenomen. De hier besproken regeling geldt sinds 1 januari 2009. Inhoud regeling Een verhuiskostenvergoeding is geen loon voor zover 'deze geacht kan worden te strekken tot bestrijding van kosten tot verwerving van het loon'. Dit betekent dat de werkgever de verhuiskostenvergoeding slechts vrij aan de werknemer kan uitkeren als de werknemer voor zijn werk verhuist. Het is echter niet altijd duidelijk of een werknemer voor zijn werk verhuist, of om persoonlijke redenen of dat er sprake is van een combinatie daarvan. Voorbeeld: Een werkgever vraagt de werknemer bij indiensttreding dichter bij het bedrijf te komen wonen, vanwege de voor de functie vereiste bereikbaarheid. De zoon van de werknemer zit in groep zeven van de basisschool. De werknemer wil hem zijn school graag af laten maken in zijn oude omgeving. De werknemer verhuist daarom pas ruim een jaar later naar de omgeving van het bedrijf. De werknemer verhuist in dit voorbeeld voor zijn werk. Zijn nieuwe werkgever vraagt dit van hem. Persoonlijke redenen bepalen echter het tijdstip van de verhuizing. Er is hier dus sprake van een combinatie van zakelijke elementen en privé-elementen. Van belang hierbij is dat slechts een verhuiskostenvergoeding van de 'nieuwe' werkgever vrij blijft. Voorbeeld: Een werknemer wordt ontslagen en slaagt er door outplacement in een nieuwe werkgever in een andere omgeving te vinden. De 'oude' werkgever betaalt de werknemer daartoe een verhuiskostenvergoeding. Ook al voldoet de verhuizing verder aan de hierna te noemen voorwaarden, de vergoeding moet als loon worden aangemerkt. Een vergoeding is slechts vrij als de werkgever waarvoor de werknemer verhuist, dat wil zeggen de 'nieuwe' werkgever, de vergoeding betaalt. Verhuiskostenregeling Er is in ieder geval sprake van een verhuizing om zakelijke redenen als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan: 1. De verhuizing vindt plaats binnen twee jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing. 2. Door de verhuizing wordt de afstand tussen de woning van de werknemer en de plaats van zijn dienstbetrekking met minimaal 60% verkleind, terwijl tot die verhuizing de afstand tussen zijn woning en de plaats van zijn dienstbetrekking ten minste 25 kilometer bedroeg.


62

Als niet aan de voorgaande voorwaarden wordt voldaan, moet de werkgever de zakelijkheid van de verhuizing bewijzen. Advies Herbeoordeel de huidige verhuiskostentoezeggingen aan werknemers (bijvoorbeeld in het personeelshandboek).

10.2

Wat kan de werkgever vrij vergoeden?

Als aannemelijk is dat de werknemer vanwege zijn werk verhuist, kan de werkgever de kosten tot een bepaald maximumbedrag vrij vergoeden. Dit maximum bestaat uit: • •

de werkelijke kosten van het overbrengen van de inboedel; plus maximaal € 7.750.

Herinrichtingskosten De vergoeding van maximaal € 7.750 wordt geacht te strekken tot vergoeding van de herinrichtingskosten, zoals het pasklaar maken van overgebrachte stoffering, alsmede de kosten voor het noodzakelijke opknappen van de nieuwe woning. Hieronder vallen de kosten die iedereen die deze woning zou hebben willen betrekken, zou hebben moeten maken om haar in een redelijke staat te brengen, zoals: • • • •

het weer ophangen van gordijnen; het weer aansluiten van telefoon, gas en elektriciteit; schoonmaakkosten; (binnen)schilderwerk- en behangkosten.

Eindheffing Aan- en verkoopkosten van de nieuwe respectievelijk de oude woning kan een werkgever niet vrij vergoeden. Het ministerie van Financiën heeft echter goedgekeurd dat de werkgever bij verhuizing van een groep werknemers als gevolg van een bedrijfsverplaatsing de over deze vergoeding verschuldigde loonheffing in de vorm van een 'lumpsum' kan afdragen. Vergoedingen van aan- en verkoopkosten van woningen van werknemers bij bedrijfsverplaatsingen en andere zakelijke verhuizingen vormen dus loon met een bestemmingskarakter. De werkgever moet hierover de loonheffing in de vorm van eindheffing tegen het enkelvoudige tarief afdragen. Dit betekent dat de werkgever wel loonheffing over de vergoeding afdraagt, maar dat de werknemers de vergoeding niet tot hun belastbaar inkomen hoeven te rekenen.

10.3

Voor- en nadelen

De voordelen van de regeling zijn: • • •

Er is sprake van een voor alle heffingen vrije vergoeding. De regeling biedt een mogelijkheid om de werknemer te bewegen dichter bij het bedrijf te komen wonen. Nu de werknemer de kosten van verhuizing niet in aftrek kan brengen, is een vergoeding de enige weg om fiscaal vriendelijk te handelen.


63

De nadelen van de regeling zijn: • •

Slechts de nieuwe werkgever kan de vergoeding vrij uitbetalen. Als de verhuizing niet aan de, in de ministeriële regeling vastgelegde, voorwaarden voldoet, moet de werknemer aantonen dat hij voor zijn werk verhuist.

Checklist: • • •

Houdt de verhuizing verband met de dienstbetrekking? Is de vergoeding binnen de normering? Is er een bovenmatig deel? (Zo ja, dan is deze belast.)


64

11. Werkkostenregeling Met ingang van 1 januari 2011 geldt een nieuwe regeling: de werkkostenregeling. In het kader van administratieve lastenverlichting heeft het kabinet in het wetsvoorstel Fiscale vereenvoudigingswet 2010 de werkkostenregeling geïntroduceerd. Op die wijze probeert de wetgever de huidige systematiek van vrije vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer sterk te vereenvoudigen. Of dit lukt, zal de tijd slechts leren. Belangrijk is nu om in 2012 te onderzoeken of het voor u als werkgever zinvol is gebruik te maken van deze nieuwe regeling, dan wel te opteren voor de zogeheten overgangsregeling. In dit onderdeel bespreken wij de nieuwe regeling. De werkgever heeft de mogelijkheid om voor de jaren 2012 en 2013 nog geen gebruik te maken van deze regeling. Hij kiest dan voor de overgangsregeling.

11.1

De regeling (algemeen)

Per 1 januari 2011 kennen wij een geheel nieuwe systematiek van vrije vergoedingen en verstrekkingen. In deze systematiek staat de werkgever centraal en niet zoals tot en met 2010 de werknemer. Kosten moet men collectief op werkgeversniveau en niet meer op individueel niveau beoordelen. Er wordt niet meer gekeken naar zakelijkheid of beloning, maar naar werkkosten. Dit betekent binnen elke organisatie een wezenlijke omslag. Niet alleen de afdelingen P&O en Salarisadministratie, maar ook Finance & Control zullen zich met dit systeem diepgaand moeten bezighouden. Omdat de staatssecretaris problemen voorzag in de omschakeling naar het nieuwe systeem, kunnen werkgevers voor de jaren 2011 tot en met 2013 jaarlijks kiezen voor het tot 2010 geldende regime van vergoedingen en verstrekkingen dan wel voor de nieuwe werkkostenregeling. Op de overgangsregeling komen wij aan het slot van dit hoofdstuk terug. De systematiek rondom vrije vergoedingen en verstrekkingen is ingrijpend veranderd met ingang van 2011. In de nieuwe regeling is de werkgever in beginsel 80% eindheffing verschuldigd over alle kosten die hij voor zijn werknemers maakt, voor zover deze meer bedragen dan 1,4% van de fiscale loonsom. De werkgever kan voor 1,4% van zijn loonsom, vrij en bijna volledig naar eigen inzicht vergoedingen en verstrekkingen geven aan werknemers. Als de werkgever meer vergoedt of verstrekt, is het meerdere in principe belast tegen 80%. Die belasting wordt een volledige werkgeverslast. Wij merken op dat het percentage 1,4 geen vaststaand percentage is. Bij daadwerkelijke invoering van de wet Uniformering loonbegrip (2013) wordt het percentage aangepast. In ieder geval wordt het percentage in 2013 minimaal 1,5.

11.2

Systematiek nieuwe regeling

In de nieuwe regeling bestaan er geen vrije vergoedingen en verstrekkingen meer. Alle vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever aan zijn werknemers doet, vormen in beginsel belastbaar loon. Verstrekkingen in het kader van wellevendheid, sympathie of piëteit uit hoofde van een persoonlijke relatie behoren niet tot het loon. We spreken hier van verstrekkingen die maatschappelijk niet als beloningsvoordeel worden ervaren. Hierbij kunt u, volgens de staatssecretaris, denken aan de rouwkrans van de werkgever of de verstrekking van een fruitmand aan een zieke werknemer. Dergelijke verstrekkingen zijn voor de werknemer geen voordeel uit dienstbetrekking. Intermediaire kosten behoren evenmin tot het loon.


65

11.3

Intermediaire kosten

Het begrip intermediaire kosten is niet nieuw, maar zal onder de nieuwe werkkostenregeling veel meer aandacht krijgen. Intermediaire kosten zijn geen werkkosten. Er is in elk geval sprake van intermediaire kosten in de volgende situaties: • • •

de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren; kosten die worden gemaakt voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld); én kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer).

Dit is de uitleg die wordt gegeven in de toelichting bij het wetsvoorstel. Wanneer de werknemer kosten voorschiet die de werkgever normaliter zelf zou maken en het voorgeschoten bedrag van de werkgever terugkrijgt, is er sprake van intermediaire kosten. De betrokken werknemer doet in feite de uitgave in opdracht van de werkgever. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt bij de werkgever. Als intermediaire kosten noemen wij de kosten die een werknemer maakt ten behoeve van zijn auto van de zaak (zoals brandstofkosten, autowassen, parkeren, enzovoort), de werknemer die kantoorartikelen voor op kantoor aanschaft en de werknemer die namens de werkgever op een beurs staat en daar kosten voorschiet. De grens tussen intermediaire kosten en vergoedingen is in de praktijk echter niet altijd duidelijk. Dit zal dus discussies met de fiscus gaan opleveren. Het personeelshandboek dat in de bedrijfsbibliotheek staat, is eigendom van de werkgever. De kosten kan men niet kwalificeren als werkkosten, maar zijn 'gewone' zakelijke uitgaven van de ondernemer. Als de werknemer dit boek voor de bibliotheek koopt en de kosten door de werkgever vergoed krijgt, maakt hij kosten ten behoeve van de werkgever. Als de werknemer ditzelfde boek aanschaft op kosten van de werkgever en thuis op zijn bureau plaats, is er geen sprake meer van een intermediaire kostenpost, maar een vergoeding (en dus werkkosten). Dit betekent dat deze vergoeding belast loon vormt, tenzij de werkgever dit aanwijst als werkkosten. Als hij dit doet, kan hij in dit geval gebruikmaken van de gerichte vrijstelling 'vakliteratuur'. De bewijslast omtrent het karakter van intermediaire uitgaven ligt bij de werkgever. Kosten voor een etentje met een zakelijke relatie worden aangemerkt als intermediaire kosten. Het deel dat ziet op de kosten die de werknemer heeft betaald voor de zakelijke relatie, zijn intermediaire kosten. Voor de werknemer zelf zijn deze kosten verblijfskosten. Verblijfskosten behoren tot de gerichte vrijstellingen (zie paragraaf 11.6 ). De totale kosten van dit etentje worden dus niet belast. Onder het tot 2010 geldende systeem werden dergelijke kosten aangemerkt als representatiekosten, die eveneens vrij vergoed kunnen worden. Intermediaire kostenposten kan de werkgever in een vaste kostenvergoeding op nemen. Daarbij gelden de volgende voorwaarden: • • • •

De werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken. Hij specificeert de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang. Hij onderbouwt de vaste vergoeding naar het bedrag dat ziet op intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige posten. Hij onderbouwt de vergoeding met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de inspecteur dit vraagt. Bij toepassing van de


66

•

11.4

werkkostenregeling moet de werkgever een vaste vergoeding voor intermediaire kosten (en gerichte vrijstellingen) baseren op een door hem gehouden kostenonderzoek. Dit onderzoek moet plaatsvinden voordat de vergoeding als zodanig wordt verstrekt. Een aanvullende vergoeding is alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk kan maken in hoeverre de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het desbetreffende bedrag van de vaste vergoeding.

Ongewijzigde regels

Nagenoeg onveranderd ten opzichte van de huidige regeling blijven de volgende aftrekmogelijkheden en vrijstellingen voor: • • • • • • • •

ouderdoms-, nabestaanden- en wezenpensioen; stamrechtuitkeringen (wegens te derven inkomsten); aanspraken op uitkeringen bij invaliditeit en ongeval; uitkeringen in verband met schade aan persoonlijke eigendommen tijdens werktijd; uitkeringen in verband met overlijden; fondsenvrijstelling; dienstjubilea (25- en 40-jarig dienstverband); en de levensloopregeling.

Het voordeel van het privégebruik van de auto van de zaak, het genot van de dienstwoning en vergoedingen en verstrekkingen ter zake van (strafrechtelijke gevolgen van) criminele activiteiten (met name geldboeten) blijven tot het reguliere belastbare loon van de werknemer behoren.

11.5

Nieuwe regels

Een werkgever kan in de nieuwe regeling kostenposten (binnen de grenzen van redelijkheid) aanwijzen als belastbaar loon, dan wel een vergoeding of verstrekking aanwijzen als werkkosten. De totale post door de werkgever aangewezen vergoedingen en verstrekkingen, met betrekking tot alle personeelsleden van dezelfde inhoudingsplichtige werkgever zijn een te belasten post. Daarbij gelden twee belangrijke punten: 1. De heffing over deze (totale) post komt volledig voor rekening van de werkgever (80% eindheffing). 2. De wetgever wijst op deze totaalpost gerichte kosten (en verstrekkingen) aan die vrij van loonheffingen zijn. De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor: a. vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 (bedrag 2010) per zakelijke kilometer; b. kosten voor tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking. Het gaat hierbij om maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen. Let op: indien u meer dan twintig dagen op eenzelfde plek verblijft, geldt het zogeheten 20-dagencriterium in de optiek van de fiscus. De gerichte vrijstelling wijzigt dan in een belaste vergoeding. Deze kan de werkgever ten laste brengen van de vrije ruimte, dan wel tot het loon van de werknemer rekenen;


67

c.

d. e. f. g. h. i.

cursussen, congressen, seminars en dergelijke en outplacement voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor de werk-, studie- en opleidingskosten en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures) met het oog op het verwerven van (meer) inkomen; de hierin begrepen reis- en verblijfkosten vallen onder de specifieke gerichte vrijstelling voor reis- en verblijfkosten; maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen; verhuiskosten (voortzetting regelgeving tot en met 2010); extraterritoriale kosten (30%-regeling), in feite voortzetting regeling tot en met 2010; vakliteratuur (voortzetting regelgeving tot en met 2010); kosten van inschrijving in beroepsregister (voortzetting regelgeving tot en met 2010); maaltijden met een zakelijk belang van meer dan 10% (bijvoorbeeld op de werkplek (therapeutisch meeëten), maar geen kantinemaaltijden).

Het 1,4%-forfait wordt berekend over de totale fiscale loonsom van alle werknemers samen (kolom 14) bij dezelfde inhoudingsplichtige werkgever. In verband met het wetsvoorstel Uniformering loonbegrip zal het percentage in 2013 tenminste 1,5% bedragen, dit als gevolg van het (beoogde) vervallen van de belaste werkgeversvergoeding voor de inkomensafhankelijk bijdrage Zorgverzekeringswet. Hierdoor wordt het loon van de werknemer lager, waardoor ook de grondslag voor de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling lager wordt. De werkgever kan kosten aanwijzen als werkkosten. De aangewezen kosten komen dan niet meer op de reguliere (individuele) loonstrook. De werkgever moet deze als werkkosten afzonderlijk in de loonheffingen opnemen. Het gaat daarbij om de bedragen inclusief btw. Bij forfaitwaarderingen, zoals de maaltijd ad € 2,95, is de btw al begrepen in het forfait. Na aanwijzing als werkkosten kan de werkgever gebruikmaken van de hiervoor gemelde gerichte vrijstellingen en de hierna te bespreken nihil- en forfaitwaarderingen. De werkgever mag op de aldus verkregen uitkomst een vrijstelling toepassen van 1,4% van de fiscale loonsom van de werkgever. Het resultaat van deze aftrekpost is bij de werkgever belast tegen 80% eindheffing. De werkgever kan zelf kiezen of hij kostenposten individueel wil verlonen, dan wel als werkkosten wil aanmerken. In de wet is wel als voorwaarde opgenomen dat een werkgever alleen 'gebruikelijke' kosten als werkkosten kan aanwijzen. Hoe dit begrip 'gebruikelijk' moet worden uitgelegd, is op dit moment onvoldoende duidelijk. Overigens heeft de inspecteur de bewijslast als hij van oordeel is dat er sprake is van nietgebruikelijke kosten. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever in zijn administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. Voorbeeld: Werkgever verstrekt aan werknemers vakliteratuur, een vergoeding voor maaltijden onderweg en een interne representatievergoeding. Nu er geen sprake is van intermediaire kosten, heeft de werkgever de mogelijkheid om of individueel te verlonen, dan wel deze verstrekkingen/vergoedingen als werkkosten aan te wijzen. Dit doet deze werkgever. Vervolgens kan hij de vakliteratuur en de maaltijden onderweg als gerichte vrijstelling op nihil zetten. De vergoeding voor interne representatie kent geen nihil- of forfaitwaardering. Dit betekent dat het bedrag van de interne representatiekosten in het werkkostenbudget blijft. Na toepassing van 1,4% van de fiscale loonsom moet de werkgever over het restant een te zijnen komende eindheffingslast betalen van 80%. Over dit eindheffingsloon is de


68

werkgever geen premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW verschuldigd. Keuzemogelijkheid De werkgever heeft een keuzemogelijkheid: als er buiten de gerichte vrijgestelde kosten nog andere werkkosten zijn, kan hij deze kosten als brutoloon uitkeren. Dit betekent dan wel een verhoging van het belastbare inkomen van de werknemer. Vervolgens houdt de werkgever de verschuldigde loonheffingen weer in op het loon van de werknemer. Uiteraard kan de werkgever er ook voor kiezen het betreffende loonvoordeel te bruteren, waardoor de werknemer geen verlaging van zijn nettoloon ondervindt. De werkgever betaalt dan in feite de verschuldigde loonheffingen. Een dergelijke keuze kan onnodig kostenverhogend werken, een en ander mede afhankelijk van de in het concrete geval van toepassing zijnde tarieven. De kosten die de werkgever niet expliciet als vergoeding of verstrekking aanmerkt, moet hij op reguliere wijze in de salarisstrook van de werknemer opnemen. De werkgever kan bepaalde kostensoorten, die hij niet aanwijst, direct tot het individuele loon van de werknemer rekenen. Deze blijven buiten de werkkostenregeling. Het loon van de werknemer wordt hierdoor hoger. Voor zover er sprake is van vergoedingen, moet de werkgever het geldbedrag in aanmerking nemen. Bij de vaststelling van het bedrag dat de werkgever voor het loon in natura tot het loon moet rekenen, kan hij gebruikmaken van waarderingsregels. De waarde in het economische verkeer blijft ook onder de werkkostenregeling als uitgangspunt voor verstrekkingen gelden. Nieuw is echter wel dat er meer dan in het vorige stelsel moet worden aangesloten bij 'hetgeen door een (onafhankelijke) derde aan de werkgever in rekening wordt gebracht (factuurwaarde)'.

11.6 Nihilwaarderingen en bepaalde waarderingsforfaits Naast genoemde gerichte vrijstellingen zijn alle vergoedingen en verstrekkingen belast. Loon in natura: nihilwaarderingen en normbedragen Binnen de werkkostenregeling is alles wat de werkgever zijn werknemer verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking, loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze 'nihilwaarderingen' gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. De nihilwaardering geldt niet voor voorzieningen en verstrekkingen voor de werkplek in het eigen huis van uw werknemer. De woning van de werknemer is fiscaal geen werkplek. Maar is er sprake van thuiswerk in de zin van de Arbowet, dan geldt wel een nihilwaardering voor arbovoorzieningen en -verstrekkingen van de thuiswerkplek. Nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura (verstrekkingen), niet voor vergoedingen in geld. Dit betekent dat vergoedingensystemen aangepast moeten worden. De volgende voorzieningen en verstrekkingen krijgen een nihilwaardering: • •

voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon; arbovoorzieningen;


69

• •

• • • •

•

consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd; ter beschikking gestelde kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls en werkkleding die op het werk 2 achterblijft, alsmede kleding met een of meerdere logo's van ten minste 70 cm per kledingstuk; de renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer koopt (ook binnen cafetariaregelingen); de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar zijn in de inkomstenbelasting; ter beschikking gestelde mobiele telefoon, BlackBerry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is; ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die de werknemer ook ergens anders dan op de werkplek kan gebruiken, als het zakelijke gebruik 90% of meer is; ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.

Normbedragen De aparte normbedragen voor loon in natura blijven gelden. Maar binnen de werkkostenregeling is de waardering van maaltijden die u op de werkplek verstrekt en voor huisvesting en inwoning op de werkplek, vereenvoudigd. Voor andere normbedragen zijn kleine veranderingen doorgevoerd. In de normbedragen is het volgende veranderd: De aparte normbedragen voor loon in natura blijven gelden. Maar binnen de werkkostenregeling is de waardering van maaltijden die u op de werkplek verstrekt en voor huisvesting en inwoning op de werkplek, vereenvoudigd. Voor andere normbedragen zijn kleine veranderingen doorgevoerd. In de normbedragen is het volgende veranderd: •

•

•

Verstrekking van maaltijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimten (€ 2,95) De werkgever hoeft niet meer per werknemer bij te houden hoeveel maaltijden hij gebruikt. Er is geen onderscheid meer tussen een koude en warme maaltijd. De werkgever houdt alleen het totale aantal maaltijden bij; Huisvesting en inwoning op de werkplek Hiervoor geldt een normbedrag van € 5,10 per dag en een normbedrag per maand van maximaal 18% van het jaarloon van de werknemer bij een werkweek van 36 uur. De mogelijkheid om te kiezen voor de lagere besparingswaarde is binnen de werkkostenregeling vervallen; Kinderopvang op de werkplek Als de werkgever kinderopvang op de werkplek organiseert, geldt een normbedrag. Wanneer hij kinderopvang bij een derde inkoopt of buiten de werkplek organiseert, moet de werkgever de kinderopvang volgens de factuurwaarde inclusief btw waarderen.

Voor de personeelslening, die geen nihilwaardering heeft, geldt dat de werkgever de marktrente aan de werknemer in rekening moet brengen. Bij een lagere rente zal het verschil tussen deze marktrente en de daadwerkelijk in rekening gebrachte rente in de loonheffingen betrokken moeten worden.


70

11.7 Overzicht bijzondere posten werkkostenregeling De staatssecretaris van Financiën heeft aangegeven welke posten onder het algemene forfait van de werkkostenregeling vallen, voor welke kosten een nihilwaardering geldt en voor welke kostensoorten een gerichte vrijstelling van toepassing is. Wij verwijzen naar bijlage I bij dit hoofdstuk.

11.8

Overgangsregeling

Gedurende de jaren 2011, 2012 en 2013 mag de werkgever bij aanvang van elk jaar kiezen of hij de werkkostenregeling kiest dan wel de tot 2010 geldende regeling voortzet (het zogenoemde overgangssysteem). Voorafgaande aan de eerste loonaangifte moet de werkgever de keuze definitief maken en kan hij gedurende het kalenderjaar de keuze niet meer wijzigen. De keuze moet blijken uit de administratie van de werkgever. In ieder geval zal hij op het fiscale genietingsmoment van de desbetreffende werknemer zijn keuze moeten hebben gemaakt. Brengt de werkgever in zijn (loon)administratie niet tot uitdrukking dat er individueel verloond wordt, dan zal de werkgever geacht worden dit als werkkosten aangewezen te hebben. Bijzonder is dat als de werkgever gebruikmaakt van het 'oude' regime van vergoedingen en verstrekkingen (het systeem, zoals dat tot 2010 gold en in de voorafgaande hoofdstukken beschreven is), hij de oude waarderingsregel voor personeelsactiviteiten, personeelsreizen en soortgelijke voorzieningen moet toepassen. Deze kosten kan de werkgever dan alleen nog vrij van loonheffingen vergoeden of verstrekken voor zover zij per werknemer per kalenderjaar niet meer bedragen dan € 454. Met forfaits voor bijvoorbeeld maaltijden kan de werkgever bij de bepaling van het te belasten loon rekening houden. Bepaalde zaken met betrekking tot de werkkostenregeling zijn nog niet uitgekristalliseerd.

11.9

Vraag en antwoord

1) Kan de werkkostenregeling worden toegepast per concern-SGI in plaats van per inhoudingsplichtige? De werkkostenregeling kan niet worden toegepast binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen (SGI). De staatssecretaris heeft daarbij opgemerkt dat de loonbelasting niet per concern wordt afgedragen maar per inhoudingsplichtige. 2) Zijn vaste kostenvergoedingen mogelijk voor intermediaire kosten? De staatssecretaris heeft geantwoord dat afspraken over vaste kostenvergoedingen automatisch vervallen als de feiten en omstandigheden die eraan ten grondslag liggen, wijzigen, zoals bij deze wetswijziging. De invoering van de werkkostenregeling leidt uiteraard niet tot het vervallen van afspraken op basis van het oude regime als de werkgever kiest voor de toepassing van het oude regime (de overgangsregeling). Alleen vervallen de afspraken over vergoedingen en verstrekkingen die geheel of gedeeltelijk onder de werking van de werkkostenregeling vallen en waarvoor geen gerichte vrijstellingen gelden. Voor zover de omstandigheden niet zijn gewijzigd, kan ook bij herleving van het oude regime, na een jaar waarin de werkkostenregeling is toegepast,


71

een eerder gemaakte afspraak die door zijn looptijd nog betrekking heeft op het dan startende kalenderjaar, herleven. Een vaste kostenvergoeding in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964 is niet mogelijk voor intermediaire kosten, aldus de staatssecretaris tijdens de parlementaire behandeling van de werkkostenregeling. Een vergoeding van intermediaire kosten valt, naar zijn oordeel, buiten het bereik van het fiscale loonbegrip, voor zover die vergoeding niet hoger is dan het bedrag van de werkelijke kosten. Inmiddels heeft de staatssecretaris echter goedgekeurd, dat intermediaire kosten ook in een vaste vergoeding opgenomen kunnen worden. Zie ook paragraaf 17.4. De werkgever moet de kostenvergoeding voor intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen baseren op de uitkomsten van een door hemzelf gehouden kostenonderzoek. Dit betekent in de praktijk: kosten gedurende een aantal maanden op declaratiebasis vergoeden. Gedurende deze maanden wordt een kostenonderzoek gehouden. De uitkomsten hiervan vormen vervolgens de grondslag van de vaste kostenvergoeding. De werkgever moet bij de vaststelling uiteraard rekening houden met de fiscale regels ter zake van de werkkosten. 3) Kan de werkgever bij een arbeidsrechtelijke afspraak van meer dan € 0,19 per kilometer het meerdere naar zijn keuze ook bij de werknemers belasten? Kilometervergoedingen van meer dan € 0,19 per afgelegde zakelijke reiskilometer, voor zover het niet de werkelijke kosten van een reis per openbaar vervoer betreft, zijn belast. Onder de werkkostenregeling kan de werkgever ervoor kiezen het bovenmatige gedeelte van de kilometervergoeding als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Voor zover een werkgever nog ruimte heeft binnen het forfait, is het met de werkkostenregeling mogelijk om de belaste kilometervergoeding boven de € 0,19 vrij te vergoeden. Verder kan de werkgever het meerdere bij de werknemer als belast loon (al dan niet gebruteerd) verwerken. 4) Aan de hand van welke criteria moet de (on)gebruikelijkheid worden getoetst? De waarde van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mag niet in belangrijke mate afwijken van hetgeen in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Deze bepaling is erop gericht om oneigenlijk gebruik te beperken en biedt de inspecteur de mogelijkheid extreme situaties te bestrijden. De verstrekking van een flatscreen aan alle personeelsleden van een middelgroot of groot bedrijf met kerst leidt niet tot toepassing van de ongebruikelijksheidstoets, omdat het niet ongebruikelijk is dat personeel een cadeau van die omvang van zijn werkgever krijgt. Een (elektrische) fiets van de werkgever om een dag per week naar het werk te komen is niet op voorhand ongebruikelijk, ook niet indien de overige werknemers niet een dergelijke verstrekking ontvangen. Het is immers – meer algemeen bezien – niet ongebruikelijk dat een werkgever – niet collectief – een fiets verstrekt. Het aan een directeur verstrekken van een dure auto (de directeur wordt dus eigenaar van deze auto) zal in het algemeen als ongebruikelijk worden ervaren. 5) Leidt de nieuwe werkkostenregeling altijd tot een voordeel voor de werkgever? De werkkostenregeling moet in de eerste plaats een reductie van administratieve lasten opleveren. Werkgevers die ruimte 'overhouden', kunnen door het vervallen van de bestaande eindheffingen een voordeel hebben. Ook kunnen zij de 'ruimte' benutten om nieuwe arbeidsvoorwaarden toe te kennen. Er zullen echter zeer veel werkgevers zijn die 'ruimte' tekortkomen. 6) Is alles nu belast loon?


72

De staatssecretaris heeft aangegeven dat het beslissend criterium het verband tussen loon en dienstbetrekking blijft zoals dat in de wetsgeschiedenis en de jurisprudentie is gevormd. Zo zullen verstrekkingen uit wellevendheid, sympathie of piëteit op grond van een persoonlijke relatie dan wel als werkgever onbelast blijven. Hierbij kan men bijvoorbeeld denken aan de rouwkrans en de fruitmand bij langdurige ziekte. 7) Geldt de regeling producten eigen bedrijf onder de werkkostenregeling? Bij toepassing van de werkkostenregeling geldt de tot en met 2010 geldende regeling inzake producten eigen bedrijf niet meer. De werkgever moet het voordeel ter zake van de producten eigen bedrijf dus ofwel individueel verlonen dan wel aanwijzen als werkkosten. Toepassing van de werkkostenregeling (een ten laste van de werkgever komende 80% eindheffing) is in principe slechts mogelijk als sprake is van loon uit tegenwoordige arbeid voor wat betreft door de werkgever aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen (daaronder begrepen door de werkgever aan te wijzen gedeelten van vergoedingen en verstrekkingen), voor zover deze vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate hoger zijn dan in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Voor ex-werknemers kan de werkgever bij het verstrekken of vergoeden van producten eigen bedrijf ook gebruikmaken van de werkkostenregeling. In de praktijk zal dit betekenen dat de werkgever over het aan de werknemers komende voordeel een extra heffing van 80% gaat betalen. 8) Zijn kleine geschenken bij toepassing van de werkkostenregeling vrij? De belastingdienst heeft als uitgangspunt dat sprake is van loon bij verstrekkingen en betalingen die duidelijk gerelateerd zijn aan de dienstbetrekking, zoals bloemen ter gelegenheid van secretaresse dag of een ambtsjubileum. Sommige geschenken van de werkgever zijn geen loon uit dienstbetrekking. Zo wordt bijvoorbeeld de rouwkrans van de werkgever of de fruitmand aan een zieke werknemer eerder uit wellevendheid, sympathie of piëteit, op grond van een persoonlijke relatie verstrekt dan uit hoofde van het werkgeverschap. Er is dan hetzij op geld waardeerbaar voordeel, hetzij geen uit hoofde van de dienstbetrekking genoten voordeel, zodat dergelijke verstrekkingen niet onder het loon vallen. IN de praktijk is het niet altijd eenvoudig om vast te stellen in hoeverre een geschenk niet zozeer een grond vindt in de dienstbetrekking dat geen sprake is van loon. De belastingdienst neemt in elk geval aan dat er geen sprake is van loon als een werkgever diens werknemer een persoonlijke attentie geeft in situaties waarin ook anderen dan de werkgever een dergelijke attentie plegen te geven bij de desbetreffende gelegenheid en: * het geen geld of waardebonnen betreft, en * de attentie niet een factuurwaarde (inclusief BTW) heeft die hoger is dan € 25. 9) Wat is een werkplek? Het begrip ‘werkplek’ moet men beoordelen vanuit de werknemer. Een werkplek van een werknemer is een plaats die de werknemer gebruikt in verband met het verrichten van arbeid en waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is. Voor een aantal voorzieningen geldt een nihilwaardering als de werknemer die voorzieningen (deels) gebruikt of verbruikt op de werkplek.


73

In de praktijk komt het vaak voor dat werknemers op verschillende plaatsen arbeid voor de werkgever verrichten. Voor al die plaatsen kan voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing zijn. Vanuit de werkgever bezien is voor al de plaatsen waarvoor hij ARBO-verantwoordelijkheid draagt sprake van een werkplek. Dit brengt echter niet mee dat al die plaatsen ook steeds een werkplek zijn voor alle werknemers van de desbetreffende werkgever. Voor een werknemer is een dergelijke plaats alleen een werkplek als hij daar arbeid verricht. Een werkplek blijft overigens een werkplek zolang de relevante omstandigheden niet wijzigen. Relevante omstandigheden zijn bijvoorbeeld overplaatsing, blijvende arbeidsongeschiktheid en het einde van de dienstbetrekking. Een nihilwaardering geldt niet als een werknemer gebruik maakt van voorzieningen op een werkplek van de werkgever zonder dat de werknemer daar hoeft te zijn om arbeid te verrichten in het kader van zijn dienstbetrekking. Deze voorzieningen behoren dan tegen de factuurwaarde of, indien deze niet aanwezig is, naar de waarde in het economisch verkeer tot het loon. Dit is ook het geval als de werknemer eerder wel op die werkplek in het kader van de dienstbetrekking arbeid heeft verricht. Voor beroepschauffeurs, machinisten, conducteurs en fietskoeriers is de auto of het vervoermiddel een werkplek. Let op! De woning thuis is geen werkplek, als de werkgever hiervoor geen ARBOverantwoordelijkheid draagt. Dit betekent in de praktijk dat vergoedingen/verstrekkingen voor/op de werkplek thuis, fiscaal belast zijn.


74

Bijlage I Posten die onder het algemeen (werkkosten)forfait vallen, aangewezen als eindheffingsbestanddeel Aan- of verkoopkosten van woningen bij verhuizingen, niet zijnde bedrijfsverplaatsing

Algemeen forfait (Tenzij anders vermeld, geldt als waarde voor verstrekkingen de hoofdregel (hetgeen in rekening is gebracht dan wel de waarde in het economische verkeer)

Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door Algemeen forfait luchtvaartmaatschappijen en aanverwante bedrijven Kerstpakketten en andere kleine geschenken

Algemeen forfait

Maaltijden in kantines

Algemeen forfait met een forfaitaire besparingswaarde

Algemeen forfait Niet-verhaalde verkeersboetes (geldboeten buitenlandse autoriteiten, de vergoeding voor Nederlandse geldboeten dient de werkgever individueel te verlonen) Parkeer-, veer- en tolgelden

Algemeen forfait (niet zijnde auto van de zaak)

Schade wegens diefstal tijdens de vervulling de dienstbetrekking

Algemeen forfait

Algemeen forfait Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet pleegt te worden verzekerd

Overige posten die onder het algemeen forfait vallen Apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis

Algemeen forfait

Bedrijfsfitness elders

Algemeen forfait (factuurbedrag)

Contributie van personeelverenigingen

Algemeen forfait

Contributie voor vakvereniging

Algemeen forfait

Fiets, elektrische fiets, scooter e.d. (terbeschikkingstelling)

Algemeen forfait

Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders

Algemeen forfait


75

Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen

Algemeen forfait

Personeelsfeesten, personeelsreizen e.d. Algemeen forfait Persoonlijke verzorging

Algemeen forfait

Producten van het eigen bedrijf

Algemeen forfait

Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van meer dan € 0,19 per kilometer

Algemeen forfait

Algemeen forfait (marktrente) Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (geen lening ter zake van fiets/eigen eerste woning) Algemeen forfait Representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) ten behoeve van interne relaties Verhuiskosten, boven de fiscale normen

Algemeen forfait

Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten

Algemeen forfait

Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen

Algemeen forfait

Werkruimte bij de werknemer thuis

Algemeen forfait

Beveiliging van auto, die ter beschikking Algemeen forfait zijn gesteld en beveiliging van huisvesting, maatregelen voortvloeiend uit de aard van de werkzaamheden van een werknemer (bijvoorbeeld politici, politieke ambtdragers)

Posten met een nihilwaardering die geen forfaitaire ruimte innemen Arbovoorzieningen

Nihilwaardering

Bedrijfsfitness op de werkplek

Nihilwaardering

Consumpties tijdens werktijd die geen deel uitmaken van de maaltijd

Nihilwaardering

Inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigenwoning

Nihilwaardering

Mobiele telefoons (zakelijk gebruik > 10%)

Nihilwaardering


76

Openbaarvervoerkaart (mede zakelijk gebruik)

Nihilwaardering

Portable computers, zoals notebooks en laptops (zakelijk gebruik 90% of meer)

Nihilwaardering

Nihilwaardering Uniform, werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitendgeschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft en kleding met kwalificerend logo Vakliteratuur op de werkplek en thuis

Nihilwaardering

Voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik)

Nihilwaardering

Posten met een gerichte vrijstelling (voortzetting wettelijke regelingen tot en met 2010) Abonnementen voor reizen met openbaar Gerichte vrijstelling vervoer Beroepsvereniging

Gerichte vrijstelling

Bijscholing, cursussen, congressen, training e.d.


Extraterritoriale kosten


Fiets, elektrische fiets, scooter e.d. (per afgelegde zakelijke reiskilometer)

Gerichte vrijstelling (Tot en met € 0,19 per kilometer: zie bij reiskostenvergoedingen)

Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer


Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d. (maaltijden met een zakelijk belang van ten minste 10%)


Outplacement


Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer


Studiekosten van medewerkers


Verblijfskostenvergoeding door tijdelijke werkzaamheden elders


Verhuiskosten binnen de in de wet gegeven grenzen



77

Overige posten Dienstwoning

Individuele heffing bij werknemer

Personenauto en bestelauto

Bestaande wettelijke regeling

Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van externe relaties en klanten

Intermediaire kosten


78

WERKKOSTENREGELING: KOSTENVERGOEDINGEN

Recommend Documents