Vriendelijk en nieuwsgierig, zakelijk en rationeel; Zorginkoop 2015 -- Tim Robbe Lezing ten behoeve van de zorgverkoopdag van de branches in de zorg d.d. 9 februari 2015 De zorginkoop voor 2014 is afgerond. Op 1 januari 2015 bent u samen met uw gemeenten gaan werken aan het implementeren en uitvoeren van de nieuwe contracten. Inmiddels krijg ik al eerste signalen over “hick ups”: onduidelijkheden bij facturatie, bij het aanleveren van gegevens voor de eigen bijdrage, bij de bevoorschotting, in de werkprocessen toegang, over productcodes, et cetera. De signalen hebben trouwens betrekking op contracten waar ik bij betrokken ben geweest, maar ook op contracten waarbij ik dat niet was. Daarmee stel ik een generiek probleem vast: de zorginkoop 2014 leidde tot rammelende contracten. In heel Nederland. Bij 393 gemeenten. Terwijl wij met rammelende contracten zitten, starten de regio’s alweer met de zorginkoop 2015. In regio’s met contracten met korte looptijden gaat het hele aanbestedingscircus opnieuw van start om te “transformeren”. In regio’s met bestuurlijk aanbesteedde contracten, met lange, soms onbepaalde looptijden, begint de “transformatie” met nieuwe agenda’s voor de overlegtafels. Tegelijkertijd zitten we natuurlijk nog steeds in de transitie. Er zijn wel juridische verantwoordelijkheid en geld verschoven van Rijk naar gemeenten, maar de wereld is niet opeens anders. We zitten midden in een leertraject hoe om te gaan met de nieuwe werkelijkheid. De grote vraag waar we nu echter voor staan is natuurlijk hoe we nieuwe teleurstellingen in de zorginkoop voorkomen? Kunnen we ervoor zorgen dat de contracten stoppen met rammelen? De vraag voor u hier in de zaal is: welke rol kunt u als zorg- en welzijnsorganisaties daarbij spelen? Ik heb daar lang over nagedacht. Mijn antwoord is dat u vriendelijk en nieuwsgierig, maar zakelijker en rationeler moet oproepen tot open contractuele systemen. Ik licht mijn antwoord toe. Benader uw klanten vriendelijk, maar zakelijk Een bekend nummer van de Rolling Stones is “You can’t always get what you want”. Ik zou daar voor verkopende zorg- en welzijnsorganisaties aan toe willen voegen: “but get
what is necessary”. Om te krijgen wat nodig is, moet u drie zaken kunnen dromen en daarna vriendelijk blijven. Ten eerste uw kostprijs. Als u uw kostprijs niet kent, kunt u geen afspraken voor bekostiging maken met gemeenten. En kunt u voorstellen voor bekostiging van gemeenten ook niet onderbouwd bespreken cq weerleggen. Voor de duidelijkheid: een kostprijs is wat anders dan wat u krijgt! Het kennen van uw huidige(!) kostprijs is echter niet voldoende. U moet ook alternatieven bedenken. Alternatieven voor uw diensten of de manier waarop u deze kunt leveren, wat overigens meer inhoudt dan minder uren leveren. En ook van die alternatieven zult u uw kostprijzen moeten kennen. Alleen dan kunt u onderbouwd tegenvoorstellen doen aan gemeenten. En inhoudelijk gemeenten aanzetten tot wijzigingen in die van hun. Tot slot moet u uw klant kennen. Uw klant is niet “de client”, maar degene die uw facturen betaalt. Dat is dus de gemeente. De gemeente is de meest schizofrene klant die u kunt tegenkomen. Wat de GGZ instellingen een competitief voordeel oplevert. Politiek en bestuur kunnen dezelfde dingen zeggen en andere dingen doen. Of dezelfde dingen doen, maar andere dingen zeggen. Zo ook de ambtenaren die u tegenkomt bij dezelfde gemeente. Zoals uw “client” geen gewone “consument” is, zo is uw “klant” geen gewone “opdrachtgever”. Stem uw strategie daarop af. Partnerschappen, samenwerkingsverbanden en sturingsmodellen hebben vaak een levensduur die net zo lang is als de zittingstermijn van de wethouder. Houd daar rekening mee. Als u uw kostprijzen, alternatieven en klant kent, is het zaak in de onderhandelingen vriendelijk te blijven. Maar wel zakelijk. Onderhandelingen zijn niet persoonlijk, laat u niet meeslepen. Als u voorgaande drie zaken op orde hebt bent u altijd in staat het nodige “binnen te halen”. Het enige dat in de weg kan gaan zitten is uw eigen gedrag dat weerstand oproept bij uw klant. En dat moet u niet willen. Het gaat immers niet om u. Het gaat om uw “client” en uw “personeel”. Denk eraan: ook water zoekt altijd de weg van de minste weerstand om zijn einddoel te bereiken. En bereikt dat.
Benader vraagstukken nieuwsgierig, maar rationeel In het Tijdschrift voor Sociale Vraagstukken vindt momenteel een mooie polemiek plaats tussen Evelien Tonkens en Jan Rotmans. Beide zijn hoogleraar. De een op het terrein van burgerkracht, de ander op het terrein van transities. Interessant is dat beide er een heel ander verhaal op na houden dat aardig met elkaar “clasht”. De discussie tussen Tonkens en Rotmans gaat over visie, aannames en modellen enerzijds en onderbouwde feiten anderzijds. Tonkens roept op tot de wetenschappelijke methode, Rotmans doet toekomstvoorspellingen. Deze polemiek is tekenend en leerzaam voor de zorginkoop zoals ik die heb ervaren. Die was vooral nog gebaseerd visies, aannames en modellen en minder op feiten. Visie hebben is mooi, feiten kennen is beter. In de zorginkoop zagen we dat in de beginfase door een gebrek aan feitenmateriaal abstracte visies de boventoon gingen voeren. Toen die onvoldoende handvatten boden om concrete afspraken over prestaties en prijs vast te leggen in contracten, vielen gemeenten terug op “oude” uitvoeringsafspraken. Een visie is dus mooi, maar voor zorginkoop weinig bruikbaar als er geen onderbouwde feiten zijn die de visie kunnen operationaliseren. Dit geldt voor gemeenten, maar ook voor zorg- en welzijnsorganisaties. Hetzelfde geldt voor het onderscheid tussen aannames en feiten. Aannames zijn ongeteste hypotheses en daarmee nog niet bewezen feiten. Op basis van aannames afspraken maken is in principe geen probleem. Zolang de partijen die de afspraken maken maar weten en erkennen dat sprake is van aannames! Dit betekent dat in de praktijk informatie is of beschikbaar kan komen die de hypothese ontkracht of bevestigt. En dat kan en moet effect hebben op de gemaakte afspraken. Ook dit is belangrijk vooraf met elkaar te erkennen en vast te leggen. Om teleurstelling te voorkomen. Tot slot houden inkopers (maar ook verkopers en consultants) van modellen. Modellen om de werkelijkheid te beschrijven. Daarmee geven modellen de schijn dat de werkelijkheid stuurbaar is. Dat is ie niet. Een model is namelijk een interpretatie van de werkelijkheid en is dus niet een maar twee niveau’s verwijderd van die werkelijkheid. Modellen hebben daarmee een beperkte en een tijdelijke houdbaarheid. De interpretatie
van de werkelijkheid is namelijk verschillend per persoon. En de werkelijkheid zelf verandert steeds. Wat wil ik met deze filosofische uiteenzetting nu eigenlijk duidelijk maken? Mijn advies is: laat u niet misleiden door visies, aannames en modellen. Blijf realistisch. Blijf nieuwsgierig. Maar maak wel onderscheid tussen feit en aanname. Kunnen clienten werkelijk met minder zorg? Of zouden we dat graag willen? Kan de sociale omgeving van mensen werkelijk professionele zorg vervangen? Of zouden we dat graag willen? Kan de zorg werkelijk goedkoper? Of zouden we dat graag willen? Het beantwoorden van deze vragen met een (bijna) wetenschappelijke methode zet u sterker in het inkoopgesprek. Maar blijf wel vriendelijk, natuurlijk. Roep op tot open systemen, iedereen wint (behalve consultants) Wat mij betreft is selectieve zorginkoop prima, zolang de zorgvrager en zijn directe omgeving die maar uitvoeren. Maar dat is vaak niet wat inkopers met selectieve zorginkoop bedoelen. De eerste blogs en artikelen zijn alweer verschenen over dit onderwerp. Inkopers bedoelen dat zij op basis van een aanbestedingsprocedure een select aantal “partners” contracteren, die direct of met onderaannemers de zorg en welzijn maar moeten regelen in een gemeente, wijk of buurt. Liefst een zo klein mogelijk aantal, want dan kunnen we het managen. Waarom ben ik hiervan geen voorstander en zou u het ook niet moeten zijn? Omdat het diversiteit beperkt en het ook u heel snel tot verliezer kan maken. De gemeente aanbieders laten selecteren betekent dat ik als zorgvrager niet meer buiten die selectie om kan. Natuurlijk is er een PGB, maar in de nieuwe wetgeving is pas een PGB mogelijk als de gemeente vindt dat geen alternatief in natura aanwezig is. Dat is er natuurlijk vaker niet dan wel, volgens de gemeente. Als de zorgvrager niet meer buiten de selectie om kan, zullen een beperkt aantal aanbieders de zorgvraag moeten bedienen. Die vraag is divers qua inhoud, maar ook in de tijd. Omdat afwijkingen van het gemiddelde, zo te zeggen, niet bij zelf te kiezen aanbieders terecht kunnen, moeten de geselecteerde aanbieders alle vragen bedienen. Zij zullen zich echter naar het gemiddelde richten, daar hun dienstverlening op afstemmen. Dit betekent dat afwijkende zorgvragen niet of minder ontvangen dan zou moeten of kunnen. Het
betekent ook dat als de zorgvraag opeens verandert, een kwetsbaar systeem van een klein aantal zorgaanbieders onvoldoende snel kan voorzien in een nieuwe vraag. Dit aantal was immers afgestemd op een bepaald gemiddelde. Diversiteit is dus goed; selectieve zorginkoop dan per definitie niet. Ik ken aanbieders die wel gecharmeerd zijn van selectieve inkoop. De reden is dat zij dan volumeafspraken kunnen maken of in ieder geval minder last hebben van competitie om het volume. Deze aanbieders wil ik echter mijn ervaringen met gemeenten voorhouden in de reintegratie, de inburgering en de hulp bij het huishouden. Gemeenten gaan geen overeenkomsten aan met een paar aanbieders voor lange tijd. Er zal een beperking in looptijd zijn, waarna een nieuwe aanbestedingsronde plaatsvindt. Selectieve zorginkoop betekent per defintie een selectie. En selectie betetekent ook dat u “er niet bij kan zitten”. Waar een open systeem u de mogelijkheid geeft binnen gemeentelijke kaders uw “eindgebruikers basis” te bedienen en behouden, kan in een gesloten systeem van selectieve zorginkoop van de ene op de andere dag een hele gemeente uw opdrachtportefeuille ontvallen. Zelfs het risico daarop alleen al lijkt mij ongewenst. Toch? Kortom, zowel u, de gemeenten als de zorgvragers en uw personeel hebben baat bij een open systeem. Een inkoopsysteem waarbij aanbieders kunnen in- en uittreden en waarbij de zorgvrager met zijn omgeving bepaalt van welke aanbieder hij of zij gebruik wil maken. Dergelijke systemen leiden tot diversiteit, robuustheid en kansen voor uw organisaties! Slot We hoeven dus niet opnieuw teleurgesteld te raken in de zorginkoop in 2015 en daarna. We kunnen contracten laten stoppen met rammelen. En u kunt als zorg- en welzijnsorganisaties daarbij een belangrijke rol spelen. Als u vriendelijk en nieuwsgierig, maar zakelijker en rationeler gemeenten oproept tot het instellen van open contractuele systemen, dan gaat het helemaal goed komen. Laat ik afsluiten met een filmwijsheid uit Star Wars, mij aangereikt door een van mijn gemeentelijke opdrachtgevers die wil werken op de manier zoals hier uiteengezet: “Do or do not. There is no try”.
