iHR ICT Solutions arrangement: EFI Facturatie en Abonnementen applicatie met Debiteurenbeheersysteem E-Factuur Intermediair | EFI is een speciaal ontwikkeld facturatie- en debiteurenbeheersysteem waarmee het financieel Advieskantoor professioneel wordt ondersteund bij de overgang naar een toekomstvast verdienmodel. Alle incasso’s worden overzichtelijk geadministreerd waardoor veel gemak en een efficiënte facturatie tegen lage kosten wordt aangeboden. Het EFI Debiteurenbeheersysteem signaleert en verwerkt volledig geautomatiseerd alle in- en excasso’s, herinneringen en aanmaningen. Met het gebruik van de EFI applicatie zijn administratieve processen volledig transparant en heeft het Advieskantoor real-time inzicht in kantooromzet en openstaande facturen. De EFI Facturatie- en Abonnementenapplicatie met Debiteurenbeheersysteem biedt het Advieskantoor de mogelijkheid om ZELF(standig) en adequaat aan het roer te blijven bij het efficiënt incasseren van serviceabonnementen, verrichtingentarieven, premies, urenregistraties en offertes. De EFI applicatie biedt veel gemak en efficiënte facturatie processen tegen lage kosten!
Kenmerken E-Factuur Intermediair | EFI Het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem biedt oplossingen voor:
Facturatieprocessen voor serviceabonnementen, verrichtingentarieven, premies, urenregistraties en offertes
Volledig geautomatiseerd alle in- en excasso’s, herinneringen en aanmaningen
Volledig geautomatiseerd Debiteurenbeheer
Facturatie inregelen in de E-Factuur Intermediair | EFI applicatie
Facturatiegegevens worden vooraf ingeregeld en kunnen handmatig in het EFI Facturatiesysteem worden ingevoerd
Met het EFI Facturatiesysteem kunt u uw dienstverlening met de daarbij behorende prijs koppelen aan een bepaalde klant. Dit kan voor een eenmalige factuur, een factuur in termijnen of een abonnement
U dient bij uw bank een incassocontract aan te vragen voor het kunnen ontvangen en verwerken van betalingen in het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem
Voor het fiscaal goed laten verlopen van uw facturatie dient er een BTW nummer aanwezig te zijn
Wanneer er schadeverzekeringen worden geïncasseerd dient bij de Belastingdienst Amsterdam een vergunning te worden aangevraagd om assurantiebelasting te mogen heffen
Het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem kan worden gekoppeld aan diverse systemen waardoor veel gebruikersgemak door eenmalige klanten gegevens invoer
Volledige data koppelingen zijn er al in de programma’s van De Nationale Hypotheekbond, AssuPortal en PremiePensioenPlan | PPP waardoor veel gebruikersgemak voor het Advieskantoor.
-1-
IncassoGarant optie Via DirectPay Services bieden wij exclusief voor EFI licentienemers de IncassoGarant optie aan. Kenmerken zijn:
Het Advieskantoor maakt gebruik van het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem. Bij non-betaling is er de mogelijkheid om gebruik te maken van het IncassoGarant product.
DirectPay beoordeelt of met het Advieskantoor een overeenkomst wordt aangegaan. Voor het kunnen verkopen van on-inbare vorderingen wordt met DirectPay Services een overeenkomst gesloten. De basis hiervoor is dat de procedure de eisende partij niets kost, terwijl de gang naar de rechter wel altijd gemaakt kan worden.
DirectPay zal na export uit het EFI Facturatiesysteem eerst nog in een kort buitengerechtelijk traject van 30 dagen trachten de debiteur alsnog tot betaling over te laten gaan. De kosten die de debiteur in rekening gebracht krijgt zijn wettelijk en bedragen 15% met een minimum van € 40,-. Gaat de debiteur niet tot betaling over dan zal een dagvaarding volgen. Als de kantonrechter vonnis heeft gewezen dan zal deze door de deurwaarder persoonlijk worden overhandigd. Mocht de debiteur alsnog niet betalen dan zullen wij overgaan tot executiemaatregelen en diverse beslagleggingen.
De uitbetaling aan de schuldeiser, ofwel het Advieskantoor, is afhankelijk van de fase waarin de debiteur betaalt of wanneer uiteindelijk vonnis wordt gewezen. Het Advieskantoor krijgt een rekening courant en front-office ondersteuning bij DirectPay Services.
Betaling van debiteur - Incassofase; buitengerechtelijk - Na dagvaarding; maar voor zitting*
Uitbetaling aan het Advieskantoor 100% 80%
De uiteindelijke garantie die wordt geboden is 35% op het moment dat er vonnis wordt gewezen. * Uiteraard bepaalt DirectPay in welke zaken er wel of niet gedagvaard wordt. Blijkt iemand bijvoorbeeld in de WSNP opgenomen te zijn, dan zullen wij ook niet dagvaarden. In deze gevallen worden er ook géén kosten aan het Advieskantoor doorberekend.
Facturatieprocessen via de E-Factuur Intermediair | EFI applicatie
E-mail met een e-factuur en daarbij een pdf factuur via het EFI Facturatiesysteem
Via het EFI Facturatiesysteem efficiënt, veilig én snel uw diensten laten betalen met iDEAL, Creditcard of Automatische Incasso Versturen facturen, periodiek of eenmalig, via de post of digitaal via een e-factuur
De optie ‘verstuur géén factuur’ is mogelijk met geautomatiseerde controle van het Debiteurenbeheersysteem
Geautomatiseerd versturen van herinneringen en aanmaningen
Oninbare facturen naar incassobureau Van Arkel Gerechtsdeurwaarders voor minnelijke- of juridische incasso
IncassoGarant product via partner DirectPay Services voor het verkopen van on-inbare vorderingen
Met het EFI Facturatie- en Debiteurenbeheersysteem heeft u altijd een actueel inzicht in het gehele facturatie proces
De EFI applicatie geeft 24/7 de actuele stand van zaken weer rondom de betaalstatus van facturen en abonnementen.
-2-
Afdracht BTW en Assurantiebelasting E-Factuur Intermediair | EFI
De EFI applicatie genereert overzichten waarmee de BTW en Assurantiebelasting afdrachten kunnen worden gedaan.
Op ieder gewenst moment kunt u zien wat de BTW of Assurantiebelasting omzet is.
U kunt uw accountant via een eigen accountant-inlogcode in het EFI programma, op een heel eenvoudige wijze de BTW en Assurantiebelasting aangifte laten doen. De overzichten worden automatisch door het programma gegenereerd.
Stappenplan debiteurenbeheer Goede ervaringen zijn opgedaan met het persoonlijk benaderen van elke klant. De achtergrond van de wijziging kan dan goed worden uitgelegd. Ook kan dan direct worden ingegaan op eventuele weerstand zoals die bij de klant op dat moment leeft. Effectief maar ook arbeidsintensief. 1. Informatie. Opstellen van opdrachtovereenkomst en voorwaarden waarin de betalingscondities duidelijk zijn vermeld. 2. Facturatie. Een stellige en duidelijke factuur. Verstuur deze op tijd en snel. 3. Herinnering en aanmaning. Als de betalingstermijn is verlopen stuur dan direct een herinnering. Tussendoor telefonisch navragen kan helpen om te achterhalen waarom een rekening niet wordt betaald. 4. Sommatie. Is de betaling nog niet voldaan, stuurt u dan een sommatie met ingebrekestelling. Overweeg een betalingsregeling als uw klant krap bij kas is. 5. Incassobureau of DirectPay inschakelen. Hebben deze stappen geen succes? Overweeg de zaak ter incasso uit handen te geven.
E-Factuur Intermediair | EFI tarieven E-Factuur Intermediair | EFI kent een transparant businessmodel dat uitgaat van betalen naar gebruik, ofwel:
Software as a Service (SaaS) Het gebruik van de EFI licentie is opgebouwd uit 2 componenten; het licentietarief en facturentarief op voorschotbasis.
Licentietarief: o
€ 19,95 per maand
inclusief alle functionaliteiten, onderhoud, upgrade's en dagelijkse data backups met een streng beveiligde data opslag bij EvoSwitch Datacenter * In het arrangement wordt de 1e maand geen licentietarief berekend*
Facturentarief: o
€ 0,10 per factuur *
op voorschotbasis *
Bij het aangaan van de EFI licentie wordt u verzocht een juiste inschatting op te geven van het facturen gebruik op jaarbasis. Deze berekening gaat uit van het aantal (abonnement) relaties x 12 maanden factureren en geeft het voorschotbedrag-facturen-gebruik per maand. Met uw opgave factureren wij u per kwartaal het voorschotbedrag-facturen-gebruik. Ook de zogenaamde ‘ínterne’ facturen, voor het debiteurenbeheersysteem, worden meegenomen in de totaaltelling. Per kwartaal monitoren wij het facturen gebruik, zodat bij afwijkingen naar boven of beneden, de kwartaal incasso kan worden aangepast aan een nieuw voorschotbedrag-facturen-gebruik.
-3-
Entreevergoeding en Opstartservice: o € 225,00
éénmalige entree- en opstartvergoeding
Licentie en facturen incasso: Na het bestellen van de EFI licentie ontvangt licentienemer een e-mail ter bevestiging, met als bijlage: - het verzoek voor de opgave van het geschatte facturen gebruik per jaar, - de machtiging voor kwartaalbetaling via automatische incasso, - de betalingsvoorwaarden E-Factuur Intermediair | EFI, - de e-factuur voor de Entreevergoeding met Opstartservice. Na ontvangst van de Entreevergoeding zenden wij licentienemer de EFI Handleiding en het EFI Excel script. De licentie wordt door de EFI Opstartservice volledig ingericht na ontvangst van de benodigde klanten gegevens.
De ingangsdatum van de EFI licentie en het voorschotbedrag-facturen-gebruik is een pro-rata periode tot het eerstvolgende kwartaal.
Facturering via automatische incasso vindt plaats per kwartaal door E-Factuur Intermediair | EFI op: 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober. Per kwartaal monitoren wij het facturen gebruik, zodat bij afwijkingen naar boven of beneden, de kwartaalbetaling kan worden aangepast aan een nieuw voorschotbedrag-facturen-gebruik.
De EFI tarieven zijn exclusief 21% BTW.
EFI Opstartservice De Opstartservice is belangrijk om direct probleemloos te kunnen gaan werken met alle EFI functionaliteiten. Door het consultantteam wordt de licentie geheel bedrijfsklaar ingericht en betreft de volgende werkzaamheden:
Kantoorlicentie URL, onderhoud en upgrade
Beveiligingskosten SSL certificaten, applicatie inregelen met 10 jaar opslag archief en backups
Desgewenst het inregelen van de iDEAL koppeling en rekeningen
NAW en belangrijke kantoor- en medewerker(s) gegevens plaatsen
Look & Feel; het inregelen van de huisstijl en logo’s in offerte- en factuur sjablonen
Klantendata; klantrelaties importeren na volledige aanlevering van het hiervoor benodigde EFI Excel script met de klanten gegevens.
De EFI applicatie kan op verzoek worden gekoppeld met de meest gangbare Boekhoud-, ERP- en Workflow systemen. Het consultantteam kan desgewenst worden ingeschakeld voor complexe inrichtingswerkzaamheden van Workflows zoals een Excel of CSV conversie. Daarnaast staan onze consultants u graag bij met advies over de inrichting en de optimalisatie van uw ICT bedrijfsprocessen en bieden zij begeleiding bij de implementatie van projecten.
Goede doelen bijdrage EFIM Foundation: Van het EFI licentietarief wordt 0,5% overgemaakt naar de Stichting EFIM Foundation www.efim-foundation.nl met een officiële gecertificeerde ANBI status. De doelstelling van deze stichting is om bij te dragen aan het geestelijke en lichamelijke welzijn van bewoners in de regio Wellawaya in Sri Lanka.
-4-
Kenmerken: EFI is All Inclusive en biedt Advieskantoren veel gemak en efficiency Speciaal ontwikkeld in- en excasso facturatiesysteem in eigen look & feel voor het Advieskantoor Facturen, abonnementen en offertes worden digitaal via e-mail verzonden inclusief een bijgeleverde PDF factuur Altijd veilig én snel incasseren via de koppelingen met iDEAL, Creditcard en Automatische Incasso Het unieke EFI Debiteurenbeheersysteem zorgt geautomatiseerd voor herinneringen en aanmaningen Documenten- en Productenbeheer, inclusief eigen dienstverleningdocumenten of voorbeeld documenten Klant-Login-Optie geeft toegang tot het digitale archief met facturenoverzichten Inclusief een uitgebreid Urenregistratiesysteem voor medewerker(s) Inclusief een uitgebreid Autorisatiesysteem voor medewerker(s) EFI dashboard geeft een real-time inzicht in actuele kantooromzetten en de openstaande facturen Straight Through Processing(STP) waardoor perfect werkende transparante administratieve processen De EFI applicatie geeft tijdsbesparingen van 60% tot 80% door minder administratieve handelingen en fouten waardoor werkzaamheden 4x sneller verlopen (bron EIM) Met de digitale e-factuur bespaart de klant aan handelingen en tijd circa 8 minuten (bron Gartner) Veilige en snelle incasso doordat de klant een digitale e-facturen met iDEAL koppeling sneller overmaakt Internet gebruik: 93% van de huishoudens gebruikt internet gemiddeld 104 minuten per dag De EFI applicatie geeft enorme kostenbesparingen in papier- en portokosten, dure software, betaalde updates, zware servers met beheer-en onderhoudscontracten en de uitbesteding aan dure incasso- en factoring bedrijven Het Advieskantoor bespaart circa € 2,00 per digitale e-factuur, ten opzichte van brief en acceptgiro (bron Gartner) Dagelijkse data backups en een streng beveiligde 10 jaar dataopslag bij EvoSwitch Datacenter Automatische invulfuncties voor NAW particulieren en bedrijven inclusief KvK gegevens Interne en externe inkijk mogelijkheid, via geautoriseerde Accountant-login, voor de rapportages en/of de export naar Grootboekrekeningen van omzetten in BTW en Assurantiebelasting De EFI Opstartservice verzorgt de volledige migratie van uw data vanuit uw huidige systeem naar de EFI applicatie De EFI applicatie biedt de mogelijkheid om eenvoudig een koppeling te maken met branche gerelateerde softwareprogramma’s en de meest gangbare Boekhoud-, ERP- en Workflow systemen.
De EFI Facturatie en Abonnementen applicatie is volledig gekoppeld in de gerespecteerde programma’s van De Nationale Hypotheekbond, PremiePensioenPlan | PPP en AssuPortal. Deze software koppelingen en volledige data integratie geeft uw bedrijfsvoering veel gemak en efficiënte facturatie mogelijkheden voor uw abonnementen en verrichtingen fee’s. EFI optimaliseert uw financiële processen effectief en efficiënt! Géén beperkingen van het aantal gebruikers per licentie; géén Multi-User systeem of extra kosten
Minnelijke incasso’s zijn kosteloos of het juridische incassotraject via Van Arkel Gerechtsdeurwaarders IncassoGarant product via partner DirectPay Services voor het verkopen van on-inbare vorderingen All Inclusive; kantoren ontvangen altijd de nieuwste volledige EFI applicatie inclusief onderhoud en upgrade’s E-Factuur Intermediair | EFI biedt een uiterst laag licentietarief maar wel met een professionele ondersteuning
Helpdesk en Consultancy service → E-Factuur Intermediair | EFI www.efactuurintermediair.nl -5-
De voordelen van intermediaire Zelfwerkzaamheid: 1. Om uw facturatie, zowel de in- als excasso’s, ZELF (standig) te verwerken via de EFI Facturatie applicatie is niet lastig maar redelijk eenvoudig en véél voordeliger dan het uitbesteden aan de volmacht- en incassobedrijven. 2. De facturatie uitbesteding aan incassobedrijven kost gemiddeld € 1,00+ per incasso. Een maand abonnement wordt hierdoor qua extra kosten 12 x € 1,00 = € 12,00 (of meer) duurder per jaar!
3. Maakt u gebruik van de EFI Facturatie applicatie dan kost het u (of uw klant) slechts € 0,10 cent per incasso ofwel 12 x € 0,10 = € 1,20 per jaar, waardoor uw marges en concurrentiepositie 10x beter zijn. Als voorbeeld een verschil in kosten bij 500 abo’s per maand: -
Bij uitbesteding aan derden
500 abo’s per maand x € 1,00 = € 500 x 12 maanden = € 6.000 extra kosten
-
ZELF (standig) via EFI Facturatie
500 abo’s per maand x € 0,10 = € 50 x 12 maanden = € 600
4. Qua tijd en uw inspanningen, data overdracht, wijzigingen, controles en dergelijke zijn er géén verschillen. 5. De grootste verschillen zijn: -
incasso betalingen via de EFI Facturatie applicatie zijn direct en veel sneller op uw rekening
-
een prima mogelijkheid voor uw klantenbinding en adequaat klantcontact bij incasso vragen en/of storno’s → → klantbehoud is belangrijk in het begin van het abonnementen tijdperk!
6. De EFI Facturatie applicatie is gebruiksvriendelijk en helpt Advieskantoren met effectieve facturatieprocessen én het debiteurenbeheer tegen lage kantoorkosten. 7. EFI licentienemers hebben via Van Arkel Gerechtsdeurwaarders B.V. de mogelijkheid van minnelijke- en juridische incasso. Bij minnelijke incasso en geen verdere stappen worden EFI licentienemers géén kosten in rekening gebracht, ofwel No cure, No pay. Het voordeel is: géén betaling van de gebruikelijke € 35,00 administratiekosten. Licentienemers dienen wanneer Van Arkel wordt ingeschakeld melding te maken van de EFI regeling. 8. IncassoGarant product via partner DirectPay Services voor het verkopen van on-inbare vorderingen 9. Zelfwerkzaamheid met gebruik van de EFI Facturatie applicatie loont: méér klantenbinding, marge en rendement!
Unieke koppelingen met andere programma’s:
De EFI Facturatie en Abonnementen applicatie wordt voor uw Advieskantoor door de Opstartservice volledig bedrijfsklaar met klantendata in eigen look & feel ingericht.
De EFI Facturatie en Abonnementen applicatie kan worden gekoppeld met de programma’s van De Nationale Hypotheekbond, PremiePensioenPlan | PPP en AssuPortal waardoor gebruikers efficiënt kunnen factureren tegen lage kosten. Ook voor uw Advieskantoor kunnen wij deze koppelingen verzorgen.
-6-
Branche in verwarring
(Tekst gemaakt naar inzicht van 26 november 2012 door Bureau D & O)
Op eigen kracht strijd aan gaan Het is voor het intermediair niet verstandig om te wachten op eventuele acties van derden die de strategie van de Rabobank gaan veranderen:
beter is het om als intermediair nog scherper de eigen meerwaarde te profileren.* Dat kan het intermediair zelf doen. Een van de elementen die in dit kader extra benadrukt kan worden is de:
eigen onafhankelijkheid. *
Voorbereiden op chaos Er vinden op dit moment in de branche veel veranderingen plaats. Door gebrek aan visie en leiderschap moet worden geconstateerd dat dit veranderingsproces uiterst rommelig verloopt. De wijze waarop bijvoorbeeld de ingrijpende wijziging van het beloningssysteem wordt doorgevoerd, is een regelrechte aanfluiting. Maar ook de wijze waarop wij als sector samenwerken bij verhoging van de efficiency en:
verbetering van de dienstverlening aan de consument * laat ernstig te wensen over. De ontwikkelingen gaan echter met of zonder coördinatie binnen de sector gewoon door. Bureau D & O denkt dan ook dat u zich moet voorbereiden op een of twee jaar van relatieve chaos binnen onze sector. Hierbij zullen we regelmatig worden geconfronteerd met keuzen van partijen die, geïsoleerd bezien, wellicht reacties van angst of boosheid veroorzaken. Het intermediair ‘aan het dorpsplein’ kan echter individueel weinig sturing geven aan deze ontwikkelingen:
wat hij wel kan is zorgen dat de contacten met zijn klanten verder worden versterkt.* D & O is er echter van overtuigd dat alle veranderingen die ons nog te wachten staan allemaal dezelfde uitkomst zullen hebben:
de ondernemer die de sterkste relatie met de klant heeft, is het meest succesvol.* Het lijkt dan ook verstandig om bij keuzen rondom inspanning en investering dit uitgangspunt als rode draad te nemen. *
* Zelfwerkzaamheid met EFI loont: méér klantenbinding, marge en rendement!
-7-
Voorbeeld:
Dashboard EFI Facturatie en Abonnementen applicatie met Debiteurenbeheersysteem; efficiënt, veilig en voordelig.
EFI Dashboard: statistieken en maand(en) informatie, aantal facturen verzonden en gefactureerde bedragen
Facturen overzicht: betaald, teveel of te weinig betaald, herinnering(en), aanmaning
-8-
Contacten overzicht: debiteuren, crediteuren, NAW, facturen en offertes details, openstaand, acties
Nieuw contact invoeren: met automatische invulfuncties, KvK, debiteur, crediteur, automatische incasso, klantinlog
-9-
