Vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 10 februari 2014 Aanwezig PMR: OMR: LMR: SL: Bestuurder: Interim: Notulist: Afwezig:
1
Elsje van Leeuwen, Lieke Blaauw, Ireen van Lint, Jolanda van Tol, Dick Stam. Mario Verheijen (voorzitter),Ellen van Es en Jeroen Peters Mathilde Wijnschenk, Olaf Bosman en Lieke van Harteveld Frank van de Kamp Ties Havinga Harry de Groot Wilma Honkoop Mechteld Leemans
Opening en vaststellen agenda
Mario Verheijen is technisch voorzitter en opent de vergadering. Er wordt een geluidsopname gemaakt ter ondersteuning van de notulen. Deze opname wordt na het vaststellen van de notulen vernietigd. Voorstellen Harry de Groot: is 15 jaar rector van een scholengemeenschap geweest, sinds 18 jaar adviseur/reorganisaties/interim. Het is een extra ingelaste vergadering, met korte agenda; eindtijd 21.00 uur. 2
Notulen vorige MR-vergadering
2.1 Notulen vorige vergadering 21 januari 2014 Hav: 3 kanttekeningen al via de mail gestuurd. punt a: onder 3.1 moet staan: indien ze niet zouden voldoen aan ons profiel, dan gaan we verder zoeken naar andere kandidaten. punt b: onder 3.5 3e zijn moet geen 10 maar 4 december staan. punt c: was discussiepunt: dat de redactie van de VAR belde voordat ze het persbericht hadden, is niet gezegd en wordt daarom ook niet vermeld. Ellen van Es: wil graag in de notulen terug zien tijdens de rondvraag de discrepantie wat er in het begin van de vergadering is gezegd en wat er aan het eind gezegd is door Hav over interimmer (zie punt a). Al telefonisch contact met elkaar over gehad; graag nog even zwart op wit. 2 zijn aangepast, 1ste punt is onduidelijkheid over. Zal opmerking daarover in notulen voegen. Sluiting deze vergadering was idd 18:00 uur. 2.2 Notulen voorlaatste vergadering d.d. 17 december 2013 Informatie grotendeels achterhaald. Tot eind van deze week is er gelegenheid om wijzigingen aan te brengen. Daarna worden de notulen als voor akkoord beschouwd. Opmerkingen mailen naar
[email protected]. Opmerking Lew 26 feb: geen mails ontvangen, notulen dus voor akkoord beschouwd 3
Tekorten
Vraag van voorzitter aan Bestuurder: wat is de actuele financiële informatie. Wat is het daadwerkelijk tekort en hoe is het ontstaan? Graag toelichting van bestuurder. Hav: er zijn helaas nog geen bijgestelde cijfers t.o.v. werkbegroting; morgen conceptcijfers jaarrekening 2013.
Vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 10 februari 2014 1
3.1 Historisch ontstaan PMR: Behoefte om informatie van de diverse kanalen scherp krijgen/hoge mate van urgentie om volgende stap te zetten. SL: gedetailleerde vragen aan Controller voorgelegd. Klopte het overschot van 2012? Begroting voor 2013 gemaakt, waar bezuinigingen niet gerealiseerd zijn. Andere factoren hebben geleid tot een nog groter tekort in 2013 wat gemaskeerd wordt door incidentele gelden. 6 ton is het tekort dat dreigt over 2014; is alleen niet vindbaar in werkbegroting omdat daar al rekening gehouden is met het terugdringen van het aantal fte's . Als we 2014 doordraaien met hetzelfde aantal fte's dan komen we uit op tekort van 6 ton. PMR: hoe kan dat dan? 3½ fte is de overschrijding op personeel=ruim 2 ton. Welke factoren zijn dat dan? We willen een specifieker antwoord dan een aantal factoren. SL: moet een duidelijker antwoord komen, dat streven is er. OMR: 1e kwartaal is zo voorbij, wanneer is er duidelijkheid? Hav: omschrijving factoren en analyse cijfers. 1 maart 2014 is er duidelijkheid over de cijfers. OMR: 26 februari graag duidelijkheid, 27 februari is nl. de volgende extra MR-vergadering. LMR: als je niet weet welke factoren het zijn, hoe weet je dan dat het 6 ton is op de begroting? PMR: wil het ook zwart op wit zien, maar graag ook uitleg. 3.2
Mondelinge toelichting overschrijdingen Hav: factor 1: tegenvaller ABP naheffing van 1 ton. Hadden van een reservering van 22.000 dus 78.000 tekort. Niet alleen een naheffing, maar dat tikt door in 2013 en 2014. Oorzaak daarvan is een softwarefout bij Afas. PMR: zie je dat als een structureel tekort? Hav: ja omdat dat jaren erna nog doorloopt. Softwarematige fout stond dus ook al in de begroting. PMR: krijgen we een naheffing van ABP over 2013? Hav: niet dat ik weet. SL: nee. PMR: dus er is alleen in 2012 een fout gemaakt. Hav: heeft ook effect op 2013: daar is al meer afgedragen, was alleen niet begroot. SL: 934.000 betaald in 2012 aan pensioenpremies. In 2013: 1.087.000. Komende jaren is begroot op 1.000.006. Dus in 2013 extra afgedragen, in 2014 en volgend minder extra. De helft van de naheffing is incidenteel en de helft structureel. Factor 2: formatieplan niet gehanteerd is. Verschil 3 ½ fte. Factor 3: post externen meer ingezet dan begroot: 100.000 meer. PMR: als je externen in moet huren, is het structureel probleem? SL: 2013: 55.000 begroting externen. 155.000 uitgegeven dus een ton teveel. Voor 2014 is doel veel minder externen inhuren: prognose 35.000 komend jaar. PMR: die externen zijn geen structurele kwestie. Hav: nee, hoeft niet, hangt af van de opdracht. Factor 4: afstemming van Foleta (planningsinstrument van SL en P&O voor de inzet van de mensen en de afstemming op Afas. 4,96 fte=verschil. In Afas systeem wordt er 5 fte meer betaald dan in Foleta aangegeven. PMR: dus de overschrijding van het formatieplan was niet zichtbaar Factor 5: fout controller waar we te laat achter kwamen. Factor 6: situatie controller halve dag per week. HRM-interim van 1 dag per week. Dingen zijn dus niet op tijd boven tafel gekomen en dus te laat ingegrepen. PMR: alles wat na 1 januari doorloopt, is dat per definitief structureel? Hav: nee vaste lasten lopen door, afschrijvingen, huisvesting, vast personeel, mensen met tijdelijke benoeming/uitbreiding: daar kun je wat aan doen. Je kunt geen lessen afnemen/dan kom je niet aan je onderwijstijd.
Vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 10 februari 2014 2
Afspraak: voor volgende vergadering (27 februari ’14) een verklaring van het historische ontstaan van de huidige situatie (cijfermateriaal) en toelichting daarop, met aandacht voor wat incidenteel en structureel is.
4
Bezuinigingen
PMR: Er is een Plan van Aanpak hoorden we van de RvT. Is dat het stuk van 30 januari 2014 gericht aan RvT en GMR: onder embargo vorige week aan de PMR ter inzage gegeven? SL: nee, dit is het kader waarin gewerkt wordt. PMR: we herkenden het niet als een Plan van Aanpak, ondanks de naam van het bestand. Het is vlak voor deze vergadering door ons verspreid onder de MRleden. Hav: dit is idd de laatste versie. Week van 9 december, inventarisatie van mogelijkheden. 30 januari scherper stuk gemaakt. PMR: staan uitgangpunten in, gebaseerd op? Wij spreken nu pas over het ontstaan van het tekort Hav: toelichting op de begroting 2014 staat dat we uitgaan van bezuinigen op personeel van 6 ton in 2014. Desondanks nog 51.000 negatief en voldoe je niet aan de rentabiliteitseisen van de Raad van Toezicht met eigenlijk 2% ruimte om tegenvallers op te vangen. PMR: we willen eerst begrijpen waar het tekort vandaan komt, en willen daarna kijken naar wat de beste oplossingen zijn. Structurele problemen moeten structureel worden opgelost, incidentele problemen incidenteel. Hav: 6 ton op personeel terugbrengen. Als we niets doen dan hebben we er 7 maanden last van. 2014 en 2015: 2 x 6 ton = 1,2 miljoen van de 1,5 miljoen. Dan kom je in de gevarenzone. PMR: wat moeilijk is te begrijpen. Immers: in 2012 (achteraf) klein tekort. Conclusie in 2013: We hebben een structureel probleem met teveel personeel. Kortom, waar is het fout gegaan vorig jaar al? Harry: in vergelijk met financiële situatie op andere scholen valt het wel mee. Je moet wel uit de gevarenzone blijven. Morgen moeten we het helder krijgen. Incidentele dingen gebeuren overal. Het gaat om de formatie: je kunt niet jarenlang meer personeel betalen dan vergoeding van het rijk. Structureel moet e.e.a aangepakt worden met behoud van onderwijskwaliteit. OMR: in december geconstateerd, dus al veel eerder ontstaan. Waarom bv. Al niet in mei ontdekt? Als ABP extra afdracht is, is vervelend, maar zijn verplichte betalingen. Dit soort analyses willen we graag zien. 27/2 bespreken. Hav: controller werkt op dinsdag en donderdag. 25 februari willen we rond hebben met controller; dat is de inzet. Harry: H&M en controller om info vragen. Is er wel of niet een structureel probleem? Daar gaan we naar op zoek. Aandringen op 27 februari i.v.m. vergadering 25 februari aanleveren, moet haalbaar zijn. 5
Tijdspad komende periode
Harry: medio maart zijn de aanmeldgegevens bekend + prognoses zittende leerlingen. Het wordt heel kort dag. LMR: als de aanmeldingen tegenvallen, wordt het tekort dan dus groter? Hav: dat zijn minder inkomsten, dan wordt dat kalenderjaar 2015, teldatum = 1 oktober. SL: prognose: houden rekening met lichte daling. OMR: wanneer duidelijkheid? SL: 12 maart. Harry: Uiterlijk 22 april moet er eventueel een “vervelend” bericht uit naar het tijdelijke personeel. 25 april is laatste werkdag voor vakantie; dan stuur je geen brief. Vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 10 februari 2014 3
PMR: Zorgen over tijdspad tot 22 april 2014. Als alles vanaf nu goed gaat, dan is het nog een kort tijdsbestek. Tijdelijke contracten, taakbeleid aanpassen, is heel veel werk. Harry: met afvaardiging MR regelmatig tussentijdse informatieverstrekking. PMR heeft elke week overleg met SL namens de personeelsgeleding. Data zichtbaar maken/tijdspad voor iedereen. OMR: graag planning ivm bespreekcyclus met de MR. Voorzitter: 27 februari is de volgende vergadering. Harde deadline van 22 april, worden gedwongen in bepaalde agenda. Hav: vergaderlijstcyclus = 1 x per 6 weken? PMR: 27 februari is een extra vergadering, 18 maart volgende reguliere vergadering, wellicht 1 extra inlassen. Harry: het wordt zwaar buffelen, strakke afspraken maken met controller. Jammer dat hij maar 2 dagen per week aanwezig is en H&M 4 dagen. Roostermakers om advies vragen, personeel van SL naar Bestuur getrokken. Vragen naar personeel/contracten. Gesprekken met de SL en MR. toekomstige gegevens instroom half maart gekoppeld met schetsen van de . Roostermaker/Personeel. 3 e week maart duidelijkheid. April veel overleg. gesprek gehad met AOB. Zwaarder overleg moet plaatsvinden als we geen gewone maatregelen kunnen nemen. Er is geen meerjarig formatieplan aanwezig, dan wordt het lastig om een sociaal plan te maken. Er zullen veel gesprekken moeten plaatsvinden om de vakbonden tegemoet te komen. PMR; als er maatregelen genomen worden in bv. taakbeleid, dan instemming nodig. Instemming betreft 2/3 meerderheid personeel. Grote groep. Tijd inruimen anders lukt het niet. Voorzitter: naast enorme tijdsdruk beslissingen ook tijd voor communicatie inruimen: mensen moeten mee kunnen leven in het proces. SL: eens. PMR: we willen niet onder druk gezet worden, voelt het behoorlijk als zware druk, moet niet ten kosten gaan van het grondig bekijken van de mogelijkheden. Harry: het is nu al februari. Als we deadline van mei niet halen, dan is er meer geld verloren. Extra menskracht is nu nodig. MR wordt voor het blok gezet. Dat is zo. Moeten in gesprek blijven. Kan niet anders= de opdracht. PMR: streven we naar zo evenwichtig mogelijke bezuinigingen? Harry: ik begin niet bij financiën, maar ga naar mensen luisteren. Ik ga beneden zitten/mensen uitnodigen, zorgen tackelen. Waar komen de historische beslommeringen vandaan? De bedreiging: ben ik het? Moet een open verhaal zijn. Dan pas over financiën praten. PMR: evenwichtige of snelle bezuinigen? Harry: evenwichtig gekoppeld aan snelheid. PMR: Wij begrijpen de noodzaak voor urgentie, maar benadrukken dat een open tweezijdige onderlinge communicatie dat proces ondersteunt. Herhaling kern vorige vergadering: ga verstandig om met ons. maatregelen, plan van aanpak, inspraak. Vastleggen bij die besluiten, MR advies/betrekken. LMR: kunnen we een gezamenlijke agenda maken zodat we op schema blijven en dat we e.e.a. kunnen afvinken? Hav: wil wel een opzet maken zit in het stappenplan.
6
communicatie
PMR: waardeert het als er door het Bestuur en Harry helderheid wordt gegeven over de manier waarop dit alles is gegaan t.a.v. personeel. Soort toelichting. Op dit moment is er geen duidelijkheid. De MR kan deze ook niet geven, daarnaast is niet de taak van de MR. Hav: alleen de historische context? PMR: Ook de fouten benoemen anders blijft er een mysterie houden. SL: mee eens, je hebt geen terugval van leerlingen hopelijk dus uitleg schuldig. Vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 10 februari 2014 4
Voorzitter: helder naar personeel maar ook naar ouders en leerlingen. Eenduidig verhaal. Harry: is er een leerlingenraad? OMR/PMR: ja + ouderraad. Kennis met hen delen. Vertegenwoordigers OR en LR apart informeren. Voorzitter: stappen + content mag je niet aan geledingen over laten. Moet helder zijn vanuit Bestuur en SL. PMR: in de kern historische context schetsen, vraagtekens wegnemen, kern is dat dit niet meer voorkomt want we doen nu dit en dit. LMR: Voor de leerlingen liefst korte samenvatting van voorstellen wat we nu gaan doen. OMR: personeel anders informeren, deze zijn directer betrokken. personeel en leerlingen zijn dagelijkse praktijk, ouders meer op afstand 6.1 communicatie financiën extern PMR: 2e persbericht was van andere toon dan het 1e persbericht. Hav: realiseren dat is wat de redactie ervan gemaakt heeft. PMR; wel bedragen gegeven toch? Hav: ja 7
Rondvraag
Wat is de verwachting mbt leerlingprognose? SL: Open Dag ca. 70 leerlingen minder. Telling was onnauwkeurig, lesjesmiddagen wel goed bezocht, ook de tvwo avond. Hoek Loenen lijkt minder aan het worden. Prognose=stabiel. wat is de status van de werving van de Rector en hoe past het in dit traject? Hav: traject loopt, BAC komt 24 februari bij elkaar dan wordt het profiel opgesteld. Aanstellingsdatum is niet veranderd. Advertentie 8 maart geplaatst. hoe staat het met het Schoolplan? SL: is over nagedacht om het eventueel uit te stellen. Proces is weer opgepakt. Annemiek van Mieghem heeft daarin de leiding. Planning daarvan wordt aangepast en krijgen jullie Wie is het aanspreekpunt voor Financiën en Personeel? Zet op papier wie waar verantwoordelijk voor is met de financiële grens. Worden toezeggingen van Harry door Hav overgenomen? Hav: afgesproken dat financiën weer terugkomt bij SL Broklede, behalve terugdringing inzake personele inzet (interim opdracht). Kleine personele verschuivingen bij Frank. Aanspreekpunt is Harry. Financiën gaan niet meer via mij. Dagelijkse personele dingen via Frank. De totale personele ingreep van die 6 ton is opdracht van den Interimmer. Aanspreekpunt is Harry. Hav blijft eindverantwoordelijk Interimmer heeft opdracht om personele inzet te verminderen. Met wie voert MR het gesprek over de omvang van de personele inzet? Harry: opdracht ligt bij mij met wie bespreken we over de analyse die ten grondslag ligt aan bezuinigen? Hav: onderwerp met zijn drieën bespreken (hav, SL, Harry). Helder beeld. Hav=eindverantwoordelijk Opm. Hav: brief van jullie gehad, ik heb jullie een brief gestuurd die verdient niet de schoonheidsprijs. Content dat jullie geen reglementsgeschil aangaan. MR moet het 1e aanspreekpunt zijn en niet de GMR. De GMR gaat over de Stichting Hav: GMR gedeeld in maraps/begroting op stichtingsniveau. Apart traject voor MR voor Rientjes en Broklede.
8
Sluiting Voorzitter sluit de vergadering om 21.00 uur en bedankt de aanwezigen. Vastgestelde notulen MR-vergadering d.d. 10 februari 2014 5
