Vállalkozási ismeretek tréning Változásmenedzsment Időgazdálkodás 2012. december 10. Puskás Hajnalka
Alapvető szervezeti Pénzügyi ismeretek 1. 2.
3. 4. 5. 6.
Meglévő és lehetséges pénzügyi források és kiadások felmérése A foglalkoztatás költségei 2012-ben, béren kívüli juttatások Éves költségvetés megtervezése Cash flow készítése, elemzése Bizonylatolási rend a mindennapi munka során Pénzügyi (stratégiai) tervezés – a költséghatékonyságra és a likviditás fenntartására tekintettel
1. Meglévő és lehetséges pénzügyi források és kiadások felmérése For profit vállalkozás Saját tőke Hitel Árbevétel (termék és szolgáltatás értékesítése) Melléktermék eladásából származó bevétel Másodlagos szolgáltatás árbevétele Egyéb
Nonprofit szervezet Tagdíjak Szponzorok támogatása Adományok 1% Pályázatok Megrendelések, szolgáltatások Vállalkozói tevékenység
1. Meglévő és lehetséges pénzügyi források és kiadások felmérése
Bevételek növelésének lehetőségei:
Piac bővítés A fogyasztók számának növelése Lefedett földrajzi terület növelése (pl. más településeken, országokban való megjelenés) Adott földrajzi területen több fogyasztó bevonása Fogyasztási gyakoriság növelése (egy-egy vásárló többet fogyasszon) Minőség növelése Fejlesztések, rugalmasság, termékskála alakítása Hatékony marketing kampány Partnerek bevonása, stb.
A vállalkozás sikeréhez, a bevételek növeléséhez kell:
a piaci igények felmérése megfelelő színvonalú szolgáltatások nyújtása, termékek előállítása versenyképes áron szerződés szerinti teljesítés (idő, minőség) jó kapcsolat kialakítása és fenntartása a megrendelőkkel, vevőkkel
1. Meglévő és lehetséges pénzügyi források és kiadások felmérése
Beruházások
Vállalkozás indításakor
Ingatlan Berendezés Kezdő készlet
Vállalkozás működtetése során
Profil váltás/bővítés beruházás igénye Termelés volumenének növeléséhez szükséges beruházások
1. Meglévő és lehetséges pénzügyi források és kiadások felmérése
Kiadások Ingatlan vásárlás, bővítés, bérlés rezsi költségek ha van ingatlan: állagmegóvás, felújítás nyomtatvány, irodaszer könyvelés bankszámlavezetés adminisztratív teendők Eszközbeszerzés Alapanyagok Munkabérek, járulékok, Cafeteria
1. Meglévő és lehetséges pénzügyi források és kiadások felmérése Oktatási költségek Szakértői díjak Stb.
1. Meglévő és lehetséges pénzügyi források és kiadások felmérése
Költséghatékonyság, költségtakarékosság a források szűkössége és a tagoknak, támogatóknak, az adófizetőknek, valamint a nyilvánosságnak való elszámolás miatt kiemelt szempont a gazdálkodásban is, akkor is ha
Saját bevételt költ el a szervezet vagy Magánemberektől vagy Vállalatoktól vagy Más szervezetektől kap támogatást vagy Pályázati pénzből fedezi a kiadásokat
1. Meglévő és lehetséges pénzügyi források és kiadások felmérése Sok kicsi sokra megy!
Kiadások csökkentésének lehetőségei:
Takarékoskodás az energiával Tonerek újratöltése 2 oldalasra nyomtatás és/vagy 2 oldal egy oldalra Használt papír hátoldala jegyzetpapírnak Költségek elemzése – pl. étkezési utalvány kezelési költsége: 300 Ft és 400 Ft-os címletnél: 30 Ft. 12.000 Ft értékű vásárlásnál melyik éri meg?
Papír alapú dokumentálásról elektronikusra való áttérés Posta költség csökkentése e-mail használattal Legálisan letölthető jogszabályok, szakirodalmak az Internetről
1. Meglévő és lehetséges pénzügyi források és kiadások felmérése
Kiadások csökkentésének lehetőségei:
Telekommunikációs költségek csökkentése a szervezet szokásaihoz illeszkedő legkedvezőbb tarifacsomag kiválasztásával vagy ingyenes vagy kedvezményes telefon és Internet hozzáférés pályázati úton való elnyerése Skype használata A számlavezető bank és bankszámla csomag okos kiválasztása – a szervezet jellemző forgalmához és a költségek elszámolhatóságához igazítva (Számoljon és tárgyaljon, mielőtt szerződik!) Jótékonyságból ingyenesen könyvelő irodák, vállalkozók megkeresése
1. Meglévő és lehetséges pénzügyi források és kiadások felmérése
Kiadások csökkentésének lehetőségei:
Vásárlások időzítése a kedvezményes időszakokra (akciós termékek, szolgáltatások – ugyanaz a minőség olcsóbban) Törzsvásárlói kedvezmények kihasználása Beszerzések koncentrálása – mennyiségi kedvezmények Árukapcsolásból fakadó költségmegtakarítás Bartell Támogatások megszerzése, elnyerése (pl. ingyenes termék, szolgáltatás, pénzbeli támogatás – pályázat) Bértámogatás a Munkaügyi Központtól Önkéntesek foglalkoztatása (regisztráció SZMM-nél!)
2. A foglalkoztatás költségei 2012-ben
Minimálbér összege: 93.000 Ft Középfokú havi garantált bérminimum: 108.000 Ft Munkáltatót terhelő járulékok: bruttó bér 27%-a (szociális hozzájárulási adó)
Br. 93.000 Ft + 27% Szoc.ho. (25.110 Ft) = 118.110 Ft Dolgozónak nettó: 60.915 Ft (gyermek nélkül)/70.915 (1 gyermekkel) Br. 108.000 Ft + 27% Szoc.ho. (29.160 Ft) = 137.160 Ft Dolgozónak nettó: 70.740 Ft (gyermek nélkül)/80.740 Ft (1 gyermekkel)
3. Éves költségvetés megtervezése
A szervezet fenntartásához, működtetéséhez várhatóan szükséges fix költségek:
Iroda/üzem fenntartás Ügyvezető, adminisztrátor foglalkoztatása Bankszámla vezetés Könyvelés Hely(iség) fenntartáshoz rezsi Alapvető adminisztrációhoz szükséges nyomtatványok, irodaszerek
3. Éves költségvetés megtervezése
A fix költségek fedezetének megteremtéséhez szükséges lépések, források:
Saját tőke Árbevétel Támogatások, pályázati források megszerzése Egyéb bevételek megteremtése
3. Éves költségvetés megtervezése
Változó költségek: amelyek a tevékenységek végzésekor merülnek fel – minél több feladatot végez a szervezet, annál nagyobb lesz az összes változó költség. Akkor célszerű új tevékenységeket bevállalni, ha megfelelő árbevételt, profitot hoz (előreláthatólag). Feladat: Tervezze meg vállalkozásának 2013. évi költségvetését jelenlegi ismeretei, várakozásai szerint!
4. Cash flow készítése
A cash flow a pénzáramlás kimutatására szolgál, amely megmutatja a szervezet likviditását az egyes időszakokban. Így segítségével prognosztizálható a szervezet likviditása. Rámutat a kritikus pontokra, problémás helyzetekre, így ezekre előre fel lehet készülni, megoldásokat találni. A szervezet igényei szerinti időbontásban elkészíthető (pl. heti, havi, fél éves kimutatás).
4. Cash flow készítése
Feladat: Az előző feladatban megtervezett éves költségvetés alapján készítse el vállalkozásának havi bontású cash flow-ját 2013-ra! (Ajánlott az Excel program használata.)
Dolgozzon ki megoldási javaslatokat a likviditási problémák megoldására! (pl. OPM)
5. Bizonylatolási rend
Legfontosabb, a mindennapi munka során használt pénzügyi, számviteli bizonylatok:
Számla (készpénzes átutalásos) Bevételi pénztárbizonylat Kiadási pénztárbizonylat Kiküldetési rendelvény
5. Bizonylatolási rend
A bizonylatok kitöltésénél ügyelni kell a formai és tartalmi követelményekre:
Minden szükséges rovat legyen kitöltve (mennyiségi egység, egységár, adószám, stb.) Ha van szerződés, azzal összhangban kerüljön kiállításra A teljesítésnek megfelelően legyen kiállítva a számla Készpénzes számla esetében a teljesítés, a kiállítás és a fizetés ideje megegyezik, átutalásos számlánál nem feltétlenül A pénztárbizonylatoknál nem lehet ugyanaz a pénztáros és az utalványozó
5. Bizonylatolási rend
1.
2.
Feladat: A kiosztott bizonylatminták használatával gyakorolja azok helyes kitöltését a megadott adatok alapján! A vállalkozás bankszámlájáról Kiss Lajos nevű munkatársa felvett 60.000 forintot, melyet a házi pénztárban helyeztek el. Állítsa ki a bevételi pénztárbizonylatot! Saját autójával Kecskemétről Budapestre utazott egy konferenciára 2012. október 8-án. Az APEH honlapján található fogyasztási norma és elfogadott üzemanyagár alapján számolja ki az elszámolható költséget és töltse ki a kiküldetési rendelvényt!
5. Bizonylatolási rend Mellé kiadási bizonylatot is állítson ki saját nevére.
3. Szervezetük bérbe adta oktatótermét a „Bérlő Kft-nek” 2012. 09. 29-én, állítson ki részére számlát! Amennyiben készpénzes a számla, akkor bevételi pénztárbizonylatot is töltsön ki hozzá!
6. Pénzügyi (stratégiai) tervezés Feladat: Fentiek ismeretében sorolja fel néhány pontban, hogy milyen szempontokat venne/vesz figyelembe vállalkozása pénzügyi stratégiai tervezésénél!
Változásmenedzsment
Változásmenedzsment „Ne legyünk olyanok, mint a dinoszauruszok!” A minket körülvevő világ állandóan változik. Hogyan kezeljük a változásokat?
Csak akkor reagálunk rájuk, ha muszáj, ami általában már túl késő vagy Számolunk a változással, és ha nem sikerül mindig egy lépéssel előtte járni, legalább megpróbálunk lépést tartani vele vagy Figyelmen kívül hagyjuk a változást, és reménykedünk, hogy majd elmúlik. Ez a szervezet megszűnéséhez is vezethet.
A változást jól kell irányítani!
Változásmenedzsment
változás: az előző állapothoz képest különbözővé válás változtatás: a különbözővé tevés folyamata változni: változást mutatni, vagy azt elszenvedni, különbözővé válni változtatni: változást végrehajtani, különbözővé tenni
Változásmenedzsment A változtatás mélysége:
Érintőleges: finombeállítás, cél: hatékonyság Felületi: újjászervezés, erőforrások újraelosztása Felszínes: tervezés javítása, megváltoztatása, enyhe szemléletváltás Váltás: vezérigazgató/ügyvezető személyének, ill. azok stílusának és stratégiájának megváltoztatása Átható: a szervezet céljainak sikerfelfogásának megváltoztatása Mélyebb: a jövőkép, a filozófia és a küldetés megváltozása Nagyon mélyreható: paradigmaváltás- a gondolkodásmódnak, a problémák megoldásának és az üzletmenetnek a megváltoztatása
Változásmenedzsment Változásmenedzsment: Folyamat, melynek során a jelenlegi állapotból az elképzelt jövőbeli állapotba haladunk. Jelenlegi állapot
Ismert stabil állapot
Átmenet
Fájdalmas váltás
Jövőkép
Ismeretlen nem kívánatos
Változásmenedzsment
A változás mozgató rugója
új konkurencia árváltozás technológia (pl. Internet – on-line banking) szabályozások Alkalmazkodj fogyasztói igények vagy elpusztulsz! új menedzsment Utánozz és küzdj felvásárlás vagy újíts!
Változásmenedzsment Hogyan változtassunk?
Költségcsökkentés Értékesítési csatornák újraértékelése Új termékek/szolgáltatások bevezetése Hirdetés új piacokon Hűségkártya akciók Honlap készítése, on-line eladás Új logisztika (JIT) Just in Time Új értékesítési csatornák kidolgozása Erőforrás kihelyezése a világ más tájaira
Változásmenedzsment Hogyan változtassunk?
Befektetés a technológia fejlesztése Alkalmazottak felkészítése a normarendszer és a menedzsment fejlődését értékelő módszerek bevezetésével Konzultáció az alkalmazottakkal, a helyzet elmagyarázása Új, külsős munkatársak felvétele Felkészülés az új szervezeti kultúrára
Sikeres változásmenedzsment ha a szervezet tagjai minden szinten elkötelezettek a változás iránt A siker feltételei:
Közös jövőkép A szervezet megértése A kultúra összehangolása Kommunikáció Tanácsadók alkalmazása, ha szükséges Erélyes vezetés Érdekeltség
Változásmenedzsment
Összefoglalva:
változtatni nagyon nehéz minél mélyrehatóbb, annál nehezebb minél kevesebb a közös pont a szervezeti kultúra és a változás között, annál kisebb az esély a sikerre szükség van egy erős és fontos támogatásra elengedhetetlen egy olyan testület létrehozása, mely a változást végrehajtja kulcskérdés: a kommunikáció
Változásmenedzsment Feladat: 1. Gondolja át, hogy szervezetüket mely tényezők sarkallják változásra? 2. Milyen lépéseket tervez(nek) a talpon maradás és fejlődés érdekében?
Hatékony időgazdálkodás (Time management)
Hatékony időgazdálkodás (Time management)
Tudja, hogy túl sokat vállal, mégis úgy érzi, hogy ez is kevés. Összeszorítja a fogát és még rátesz egy lapáttal. Aztán eljön a pillanat (ugye már többször eljött), amikor úgy érzi, hogy ezt nem lehet így csinálni, valamit változtatni kell. De mit is tegyen? Szórja ki a rossz vevőket? Foglalkozzon kevesebbet az alkalmazottakkal? Melyik munkát lehetne háttérbe szorítani? Esetleg vegyen fel valakit aki segít a marketingben? Adja ki a könyvelést?
Hatékony időgazdálkodás (Time management)
„Olyan dolgokat végzek, amiket más is el tudna végezni, csak persze még arra sem volt időm, hogy kiadjam őket. Arra gondoltam gyorsabb, ha én megcsinálom.” Előfordult már ez Önnel?
Hatékony időgazdálkodás (Time management) A kevesebb sokszor több
Néha (legalább évente) érdemes átgondolni azt, hogy merre halad, hogy valóban erre akar-e haladni, hogy ez az irány összeegyeztethető az alapvető értékeivel, céljaival. Érdemes végiggondolni, hogy tényleg azokat a feladatokat végzi, ami előreviszi, és tényleg Önnek kell ezeket a feladatokat végezni. A feladatok száma nem csökken. Ezt a tendenciát csak akkor lehet megállítani, ha el tudja dönteni, hogy valójában mi a fontos, és ez alapján, nem akar mindent elintézni, hanem azokat akarja megtenni, amik céljai irányába visznek.
Hatékony időgazdálkodás (Time management) Prioritás meghatározása:
Feladatok összeírása Sürgősek, fontosak és kevésbé sürgősek, kevésbé fontosak szétválogatása Teendők sorrendje: 1. Fontos hosszú távú célok 2. Sürgős
SMART célok meghatározása Olaszul fogok tanulni
2013. december 31-ig befejezem az A1 szintű olasz nyelvtanfolyamot az Alternative English School nyelviskolában, Kecskeméten.
Hatékony időgazdálkodás (Time management) Mi az az egy dolog, amitől leginkább függ az élete? Nincs semmi más dolog, személy, ami csak megközelítőleg is annyira befolyásolná az Ön életét, mint Ön saját maga. Gyakran hivatkozik külső körülményekre, hogy miért is történtek így a dolgok, miért nem tudott időben megcsinálni valamit. Pedig ez mind nem igaz. Csak és kizárólag Önön múlik, hogy sikeresen tudja kialakítani, kezelni az életét, a feladatait. Ha ezt elfogadja, akkor az első lépést már meg is tette, abban az irányban, hogy tudatosabban irányítsa az életét, kevésbé legyen kiszolgáltatva a külső körülményeknek. Vegye a kezébe élete irányítását és alakítsa ki, építse fel újra kedve és igényei szerint. A második lépés, hogy tisztába kell azzal jönnie, hogy mik a legfontosabb, alapvető céljai. Ezek a célok, nem csak üzleti célok (sőt!), hanem az élet minden területére kiható alapelvek, a küldetése.
Hatékony időgazdálkodás (Time management)
Tervezés napi szinten – naptárba beírva
Munka Magán programok, szabadidő
Teendők csoportosítása
Az egy helyen, egy településen elintézhető dolgok elintézése egy „csokorban” (pl. egy napon) Az egyszerre végezhető tevékenységek összehangolása, időkihasználás – pl. utazás vagy várakozás közben e-mail-ek, SMS-ek, telefonok elintézése, felkészülés a tárgyalásra, pályázati anyag tanulmányozása, stb.
Az időbeosztás értékelése
Hogyan kezeljük a váratlan eseményeket?
Először is, ha terveztünk, akkor van lehetőségünk átszervezni, azaz pl. a napi utolsó feladatot átrakjuk holnapra és lehet, hogy már meg is oldódott a dolog, nem zökkenünk ki, nem idegeskedünk, nem kapkodunk. Ha két alapvető dolgot elfogadunk, akkor még simábban vehetjük az ilyen problémákat: 1. Az egyik, hogy ilyen váratlan dolgok márpedig mindenképpen lesznek, a legjobb szervezés, előre gondolkodás esetében is. 2. A másik, hogy ha nincsenek ilyen váratlan nagyobb dolgok, akkor is nagy valószínűséggel többet tervezünk egy napra, mint amennyit meg tudunk valósítani.
Hatékony időgazdálkodás (Time management) Mindkét problémára van megoldás: Szellősebben tervezünk (a feladatok között tervezzünk 10-20 perc szünetet, ne tervezzünk az adott napi időnk 100%-ra, inkább kb. 80%-ra) A heti tervezésbe is számoljunk a váratlan eseményekkel, pl. minden péntekre tervezzünk 3 óra üres helyet. Ezt a hét bármelyik napján előforduló váratlan esemény miatti átszervezésnél jól tudjuk majd használni. Havi tervezésnél 1 teljes munkanapot is nyugodtan fenntarthatunk ilyen dolgokra. Használjunk olyan eszközt (elektronikus) amiben az átrendezés lényegesen könnyebb, mint a papír alapú eszközöknél. A lényeg, hogy készüljünk fel, előre ezekre a dolgokra, így nem érhet meglepetés, megrázzuk magunkat és folytatjuk a tervezett munkát, mintha mi sem történt volna.
Hatékony időgazdálkodás (Time management) Mit tanulhatunk a McDonald's-tól? Minden feladat pontosan definiálva van, ki lehet adni az egészet, át lehet adni a munkát másoknak. Ehhez tehát: Hajszálpontosan definiálni kell, hogy mi a feladat, mit várunk el, mik a célok és eredmények. Meg kell teremteni az alapfeltételeket, rá kell szánni az időt az elején, amely bőségesen megtérül a későbbiekben.
Hatékony időgazdálkodás (Time management) Nemszeretem dolgok felkutatása Ezek azok a feladatok, amiket a lehető leghamarabb kell elvégezni. Sőt a legjobb, ha minden nap elején előveszünk egy ilyet. Mert: Jobban indul a nap, utána szinte szárnyakat kapunk. Agyunkból kiürítettünk egy folyamatosan ott levő dolgot, ezért hatékonyabban tudunk dolgozni. Csökkentettük a stresszt, egy teherrel kevesebb. Ha szeretne nyugodtan, stressz mentesen élni, akkor mihamarabb végezze el ezeket a nemszeretem dolgokat! Oldja meg a régóta fejében levő problémákat.
Hatékony időgazdálkodás (Time management)
1. 2.
Feladat: Tervezze meg a következő heti tennivalóit, programját a tanultak alapján! (hétfőtől vasárnapig) Vitassa meg munkatársával, hogyan lehetne megszervezni hatékonyabban a feladatok elvégzését szervezetüknél, hogyan lehetne rövidebb idő alatt több munkát elvégezni – jó beosztással!
Feladat
Egy nagy multinacionális cég vezetője vagy
Hétfő reggel 6 óra van
15 perced van, hogy megtervezd a heti időbeosztásodat
Köszönöm a figyelmüket! Puskás Hajnalka További információk: www.civil-kozpont.hu
[email protected]
