Upaya Bagian Account Payable The Sahid Rich Jogja Hotel Dalam Meminimalisir Keterlambatan Pembayaran Hutang Kepada Supllier

Jurnal Khasanah Ilmu - Volume 7 No.2 – 2016 – khasanah.bsi.ac.id

Upaya Bagian Account Payable The Sahid Rich Jogja Hotel Dalam Meminimalisir Keterlambatan Pembayaran Hutang Kepada Supllier 1

2

Wigati , Atun Yulianto AKPAR BSI Yogyakarta 1 2 E-mail : [email protected] , [email protected] Abstract - Development of business accommodation in Yogyakarta from year to year increase. In running a business is certainly not free from obstacles that could delay the work and cause disfluencies effort. Problems arising in accommodation services, especially at The Sahid Rich Jogja Hotel, among others, is to delay the process of debt repayment. On one side of the hotel are required to operate continuously meet customer needs, but on the other hand companies do not always have sufficient cash flow to pay all purchase transactions. Therefore, there should be efforts to resolve the problem so that the hotel can go according to plan. This study uses descriptive qualitative data collection techniques of observation, interviews, library research, and document study. Accounts payable The Sahid Rich Jogja Hotel is one part of the accounting department is responsible for the planning and process of hotel debt payments to suppliers. Supplier is an individual or institution that continuously provide goods or needs to counterparties. In the process of debt payments to suppliers required supporting documents are maintained as accounts payable staff such as notes, invoices, checks, and so on as proof of payment transactions are legitimate. The results showed the obstacles faced part accounts payable in debt repayment The Sahid Rich Jogja Hotel is a delay suppliers in submitting evidence of transactions, a typing error in the amount of rupiah value of transactions with evidence of legitimate, suport the data portion reception late, data redundancy and validation transactions slow. Overcoming the efforts made by the accounts payable is committed to improving the accuracy of the document check transactions with suppliers, immediately make journal vouchers on transactions that have a complete document, and maintain good relationships with suppliers. Keywords: Department of Accounting, Accounts Payable, Supplier Abstrak - Perkembangan usaha akomodasi di Yogyakarta dari tahun ke tahun terus meningkat. Dalam menjalankan sebuah usaha tentu tidak lepas dari hambatan yang dapat menunda pekerjaan dan menyebabkan ketidaklancaran usaha. Masalah yang timbul pada usaha akomodasi khususnya pada The Sahid Rich Jogja Hotel antara lain adalah keterlambatan proses pembayaran hutang. Disatu sisi hotel dituntut untuk terus beroperasi memenuhi kebutuhan pelanggan, namun di sisi yang lain perusahaan tidak selalu memiliki cash flow yang cukup untuk membayar semua transaksi pembeliannya. Oleh karena itu harus ada upaya mengatasi masalah tersebut agar hotel dapat berjalan sesuai dengan rencana. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data observasi, wawancara, studi pustaka, dan studi dokumen. Account payable The Sahid Rich Jogja Hotel merupakan salah satu bagian departemen accounting yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan proses pembayaran hutang hotel kepada supplier. Supplier merupakan individu atau institusi yang secara kontinu menyediakan barang atau kebutuhan kepada pihak rekanan. Dalam proses pembayaran hutang kepada supplier dibutuhkan dokumen pendukung yang dikelola account payable staff seperti nota, faktur, cek, dan lain sebagainya sebagai bukti transaksi pembayaran yang sah. Hasil penelitian menunjukkan adanya kendala yang dihadapi bagian account payable dalam pelunasan hutang The Sahid Rich Hotel yaitu keterlambatan supplier dalam menyerahkan bukti transaksi, kesalahan penulisan jumlah rupiah nilai transaksi dengan bukti yang syah, suport data bagian penerimaan yang terlambat, redudansi data dan pengesahan transaksi yang lambat. Mengatasi hal tersebut upaya yang dilakukan account payable adalah dengan komitmen meningkatkan ketelitian cek dokumen transaksi dengan supplier, segera membuatkan jurnal voucher pada transaksi yang telah lengkap dokumennya, dan menjaga hubungan baik dengan supplier. Kata kunci: Departemen Accounting, Account Payable, Supplier 1.1. Pendahuluan Yogyakarta selain dikenal sebagai kota budaya dan pendidikan juga dikenal sebagai kota pariwisata. Berkembangnya industri pariwisata di Yogyakarta secara tidak langsung mempengaruhi peningkatan industri lainnya seperti akomodasi perhotelan. Perkembangan Pariwisata di DIY di dukung dengan pembangunan fasilitas fisik, sarana dan prasaran pariwisata dan industri kreatif ISSN : 2087 – 0086

lainnya seperti tour & travel, transportasi, restoran dan akomodasi. Banyaknya destinasi wisata yang dapat dijangkau dan menarik bagi wisatawan baik domestik maupun mancanegara yang melakukan perjalanan wisata menjadi triger bagi tumbuh kembangnya industri jasa akomodasi di Yogyakarta. Bagi mereka yang melakukan perjalanan wisata lebih dari satu hari tentunya sangat membutuhkan tempat untuk menginap 43

Jurnal Khasanah Ilmu - Volume 7 No.2 – 2016 – khasanah.bsi.ac.id atau bermalam seperti homestay, motel, hotel, resort dan lain sebagainya. Dengan demikian industri akomodasi menjadi salah satu faktor yang memiliki peran dalam mendukung pertumbuhan industri pariwisata di Yogyakarta. Seiring berjalannya waktu pertumbuhan industri pariwisata Yogyakarta diikuti dengan pertumbuhan jumlah hotel mulai dari hotel bintang satu sampai dengan hotel bintang lima. Satu dari sekian banyak hotel yang ikut dalam persaingan industri akomodasi adalah The Rich Sahid Jogja Hotel yang merupakan hotel bintang empat. The Sahid Rich Jogja Hotel dikelola dengan manajemen bisnis modern yang terbagi atas berbagai departeman dan bagian. Departemen yang memiliki peran vital dalam pelayanan tamu baik secara langsung maupun tidak langsung diantaranya adalah departemen front office dan departemen back office. Keduanya mempunyai peranan penting dan saling berkaitan dalam melayani kebutuhan tamu. Kegiatan pelayanan departemen front office tidak akan berjalan lancar apabila tidak ada dukungan dari departemen lain seperti back office khususnya dalam menjalankan kegiatan operasional hotel. Dalam departemen back office terdapat bagian yang bertanggungjawab dalam menangani masalah yang berkaitan dengan cash flow operasional hotel yaitu departemen accounting. Departemen accounting memiliki peran dalam membukukan setiap transaksi yang terjadi melalui departemen front office. Hubungan ini terjadi karena pemenuhan kebutuhan tamu yang datang dengan berbagai keinginan harus dilayani deperteman front office dengan suatu mekanisme pengajuan kebutuhan kepada departemen lain seperti accounting untuk menyusun dan mengalokasikan anggaran keuangan dalam memenuhi kebutuhan tamu secara sistematis dan saling terkait. Departemen accounting di The Sahid Rich Jogja Hotel dibagi menjadi dua bagian, yaitu accounting logistic dan accounting pembukuan. Sub bagian dalam accounting logistic adalah purchasing, receiving, cost control dan store. Sedangkan sub bagian yang ada di accounting pembukuan adalah financial controller, assistant chief accountant, general cashier, account payable, account receiveble dan income audit. Departemen accounting merupakan bagian yang mengolah dan juga menyimpan seluruh data transaksi keuangan hotel untuk menghasilkan informasi dan laporan keuangan. Adapun informasi yang dihasilkan harus berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu sehingga dapat memudahkan pengambilan keputusan dalam aktifitas-aktifitas suatu perusahaan seperti pembelian, penjualan, dan produksi. ISSN : 2087 – 0086

Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang terstruktur dalam menjalankan usaha bisnis di dalam perusahaan. Pada proses pembelian, evaluasi dan pemilihan supplier merupakan aspek penting yang membantu perusahaan mendapatkan barang dengan mutu terbaik dan harga yang bersaing. Selain itu pembayaran hutang juga harus diperhatikan dengan memprioritaskan tagihantagihan dengan tanggal jatuh tempo terdekat. Bagian dari departemen accounting yang berperan dalam mengurusi masalah pembayaran hutang adalah account payable. Account payable di The Sahid Rich Jogja Hotel memiliki tanggungjawab dalam memproses semua pembayaran hutang hotel. Pembayaran hutang tentu saja harus melalui proses atau tahapan-tahapan yang sistematis untuk memudahkan account payable menjaga stabilitas laporan yang dihasilkan untuk kepentingan manajemen. Dalam proses pembayaran atas terjadinya transaksi keuangan hotel dibutuhkan beberapa formulir atau dokumen seperti nota, daily receiving report, purchase order, purchase requisition, market list dan lain sebagainya. Formulir ini ditujukan untuk merekam semua transaksi terjadi hutang hotel secara historis sesuai dengan urutan waktunya. Dengan adanya bukti transaksi yang tercatat secara urut memudahkan bagian accounting pembukuan dalam membuat jurnal dan laporan keuangan. Namun demikian, meski sudah ada tahapan prosedural dalam menangani masalah pembayaran hutang masih ada beberapa faktor yang menyebabkan terhambatnya proses pembayaran hotel kepada supplier. Proses keterlambatan pembayaran hutang terjadi akibat beberapa faktor seperti keterlambatan suplier dalam menyerahkan tanda terima transaksi kepada hotel, suport dokumen bagian receiving kepada account payable belum lengkap, jumlah rupiah yang harus dibayar di A/P Aging Trial Balance Report tidak sesuai dengan Receiving Report (RR), dan lain-lain (the Sahid Rich Jogja Hotel, 2014). Hal tersebut tentu saja berpengaruh terhadap ketepatan waktu pembayaran hutang kepada supplier, sehingga membutuhkan upaya dari account payable untuk meminimalisir keterlambatan pembayaran hutang kepada supplier melalui perbaikan dan komitmen bersama dalam menerapkan sistem informasi pembayaran hutang yang baik. 2.1. Landasan Teori 2.1.1. Bagian Account Payable Pengertian Account payable menurut Wibowo (2012) adalah “kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dipenuhi dalam jangka waktu yang singkat. Kewajiban ini timbul karena perusahaan membeli barang 44

Jurnal Khasanah Ilmu - Volume 7 No.2 – 2016 – khasanah.bsi.ac.id dagangan untuk dijual kembali secara kredit”. Sedangkan bagian account payable adalah jabatan pekerjaan dihotel yang menangani pencatatan seluruh pembayaran hotel (Zafrialdi, 2006 : 45). Sedangkan account payable staff adalah orang yang bertanggung jawab untuk mempersiapkan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan account payable yang mencakup invoice, laporan perpajakan, prepaid expenses dan accrual and balance sheet reconciliation untuk memastikan bahwa seluruh dokumen tersebut dilaporkan dengan akurat dan tepat waktu (Portalhr.com, 2008). Dalam pembagian tugas dan wewenang sebuah hotel account payable termasuk dalam bagian back office hotel. Masalah yang sering timbul dalam pelaksanaan kerja bagian back office khususnya account payable staff adalah tentang kebutuhan akan barang yang tidak diikuti ketersediaan cash flow yang cukup sehingga menjadi masalah yang dialami pelaksana Account Payable. Disatu sisi sebuah hotel dituntut untuk terus beroperasi memenuhi kebutuhan tamu, namun di sisi yang lain hotel tidak selalu memiliki cash flow yang cukup untuk membayar semua transaksi pembeliannya. 2.1.2. Fungsi Account Payable Adapun fungsi account payable menurut Komar (2006:84) adalah sebagai berikut: 1. Bertanggungjawab atas pembelian dan pencatatan semua utang-utang perusahaan dan menyiapkan pembayarannya yaitu Account Payable Voucher sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting & Office Manager atau Accounting & Office Manager yang layak dalam rangka kedinasan. 2.1.3. Uraian Tugas Account Payable Uraian tugas account payable menurut Komar (2006:84-85) adalah sebagai berikut: 1. Tugas harian (Daily) a. Menerima tembusan Purchase Requesition (PR), Purchase Order (PO), Receiving Report (RR), dan Invoice atau nota. b. Membuat Voucher Payable dengan dilampiri dokumen-dokumen pendukung sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan Voucher Payable tersebut kepada General Cashier untuk dibuatkan cek atau Bilyet Giro (BG) dan ditandatangani oleh Accounting & Office Manager (AOM) atau General Manager (GM). ISSN : 2087 – 0086

d. Membukukan semua pembayaran Account Payable dan cek/ Bilyet Giro (BG) ke dalam Voucher Register, demikian pula membukukan semua pembayaran tunai atau General Cashier Reimbursement ke dalam Voucher Register sesuai Chart of Accounts yang berlaku dan ketentuan yang telah ditetapkan. e. Menyiapkan jadwal semua pembayaran Accounts Payable yang sudah jatuh tempo kepada General Cashier untuk diajukan kepada pembayarnya. f. Konfirmasi Accounts Payable yang akan dibayar dengan Cost Control. g. Memberikan informasi kepada Assistant & Accounting Manager mengenai masalah harga pembelian barangbarang. h. Menyimpan (filing) semua Voucher Payable sesuai dengan ketentuan i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistants & Accounting Manager dengan baik dan layak dalam hal yang menyangkut kedinasan. j. Mengeposkan ke dalam Accounts Payable Card masing-masing vendor yang menyangkut pembelian, pembayaran, dan sisa utang. 2. Tugas bulanan (Monthly) a. Menutup Voucher Register Book dan membuat Journal Accounts Payable, mengadakan konfirmasi atas pembelian barang-barang inventory dan expenses dengan Cost Control. b. Menutup Accounts Payable Card masing-masing vendor dan membuat Aged Trial Balance of Accounts Payable untuk lampiran Financial Statement. c. Menghadiri rapat Accounting Department. 3. Tugas-tugas lain (Insidental) Melakukan market survey ke pasar-pasar. 2.1.4. Pengertian Supplier Pemasok (supplier) tidak hanya penyangkut pemasok material dari luar namun termasuk juga pemasok dari dalam perusahaan. Pemasok dapat dipandang sebagai perluasan dari usaha, karena dari pemasok perusahaan menjalin hubungan kerja yang erat untuk meningkatkan pelayanan pelanggan, meminimumkan investasi operasi dan meningkatkan efisiensi operasi perusahaan (Gaspersz, 2005 : 265). Tipwirausaha.com (2012) menuliskan berdasarkan pendapat berbagai sumber mengenai pengertian supplier yaitu “individu atau instansi yang menyediakan sumber daya yang kita butuhkan baik materil maupun immateril.” Dari kedua pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa supplier adalah perusahaan yang menyuplai sumberdaya baik 45

Jurnal Khasanah Ilmu - Volume 7 No.2 – 2016 – khasanah.bsi.ac.id materiil maupun immateriil kepada institusi lain yang memiliki hubungan kerja sama untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya. 2.1.5.

Prosedur Pembayaran Kepada Supplier Menurut Soewirjo (2008:109-110) dijelaskan bahwa tata cara pembayaran supplier adalah sebagai berikut: 1. Salah satu departemen yang membutuhkan barang keperluan harus mengajukan permintaan dengan formulir permintaan pembelian barang (Purchase Requesition: PR). 2. Purchase Requesition (PR) diajukan kepada Cost Controller untuk diteliti, apakah barang tersebut perlu dibeli, juga masalah jumlah barang-nya. 3. Sesudah disetujui oleh Finance Manager dan General Manager, Purchase Requesition (PR) diajukan kepada Purchase Supervisor. 4. Purchasing menghubungi Supplier bersangkutan dan membuat formulir Purchase Order (PO) untuk Supplier. Apabila sudah disetujui Finance Manager dan General Manager, Purchase Order (PO) diserahkan kepada Supplier. 5. Berdasarkan Purchase Order (PO), Supplier mengirim barang dan diserahkan ke gudang. 6. Sesudah ada tanda terima barang, bersamaan dengan tagihan diserahkan ke Account Payable. 7. Account Payable memproses pembayarannya meneliti seluruh dokumen. Sesudah disetujui Finance Manager dan General Manager, dokumen diserahkan kepada General Cashier untuk pelaksanaan pembayaran kepada Supplier. 3.1. Metode Penelitian Menurut Sujarweni (2014:26) “desain penelitian adalah suatu rencana tentang bagaimana mengumpulkan dan mengolah data agar penelitian yang diharapkan dapat tercapai.” Menurut Dantes (2012:51) “penelitian deskriptif diartikan sebagai suatu penelitian yang berusaha mendeskripsikan suatu fenomena/peristiwa secara sistematis sesuai apa adanya.” Dalam jurnal penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif, yaitu metode penelitian yang dilakukan untuk memaparkan suatu peristiwa atau kejadian berdasarkan fakta yang terjadi sesuai dengan situasi yang ada di lapangan. Sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan meliputi : 1. Observasi (Observation) Menurut Sujarweni (2014:32) observasi merupakan suatu kegiatan mendapatkan informasi yang diperlukan untuk menyajikan gambaran riil suatu peristiwa atau kejadian ISSN : 2087 – 0086

untuk menjawab pertanyaan penelitian, untuk membantu mengerti perilaku manusia, dan untuk evaluasi yaitu melakukan pengukuran terhadap aspek tertentu melakukan umpan balik terhadap pengukuran tersebut. Hasil observasi berupa aktivitas, kejadian, peristiwa, objek, kondisi atau suasana tertentu. Observasi penelitian dilakukan di The Sahid Rich Jogja Hotel. 2. Wawancara (Interview) Menurut Suwartono (2014:48) wawancara adalah cara memperoleh informasi atau data melalui interaksi lisan. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara kepada pihak-pihak yang bersangkutan terhadap objek yang diteliti, khususnya dengan Account Payable staff di The Sahid Rich Jogja Hotel. 3. Studi Pustaka (Literature) Studi pustaka merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara membaca buku-buku yang dapat dijadikan sebagai referensi untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan penyusunan Tugas Akhir. 4. Studi Dokumen (Documentation) Menurut Sujarweni (2014:33) studi dokumen merupakan metode pengumpulan data kualitatif sejumlah besar fakta dan data tersimpan dalam bahan yang berbentuk dokumentasi. Lokasi penelitian bertempat di The Sahid Rich Jogja Hotel yang terletak di Jalan Raya Magelang No. 18 Km 6, Kutupatran, Sinduadi Sleman Yogyakarta. Selain letaknya yang strategis, lokasi hotel ini dapat diakses dari berbagai arah. 4.1. Hasil Penelitian 4.1.1. Kegiatan usaha The Sahid Rich Jogja Hotel The Sahid Rich Jogja Hotel yang terletak di Jalan Raya Magelang No. 18 Km 6, Kutupatran, Sinduadi Sleman Yogyakarta ini merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang bisnis perhotelan. Hotel yang diklasifikasikan ke dalam hotel bintang empat ini tentu saja memiliki barbagai fasilitas guna menunjang kegiatan operasional hotel. Adapun fasilitas hotel yang tersedia adalah sebagai berikut: 1. Kamar (Room) a. Deluxe Room b. Deluxe with Pool Terrace Room c. Corner Suite Room d. Executive Suite Room 2. Ballroom dan Meeting Room The Sahid Rich Jogja Hotel mempunyai Grand Imperial Ballroom dengan kapasitas 2500 pax dan juga beberapa meeting room dengan keterangan sebagai berikut: a. Catleya Room 46

Jurnal Khasanah Ilmu - Volume 7 No.2 – 2016 – khasanah.bsi.ac.id Ruangan ini dapat menampung 20 pax untuk bentuk classroom dan U shape, sedangkan untuk bentuk theater style dapat menampung 40 pax. b. Crysant Room Ruangan ini dapat menampung 20 pax untuk bentuk classroom dan U shape, sedangkan untuk bentuk theater style dapat menampung 40 pax. c. Tulip Room Ruangan ini dapat menampung 36 pax untuk bentuk classroom, 35 pax untuk U shape, dan 60 pax untuk bentuk theater style. d. Orchid Room Kapasitas 100 pax untuk classroom, 75 pax untuk U shape, dan 200 pax untuk theater style. e. Edelweis Room Kapasitas 250 pax untuk classroom 90 pax untuk U shape, 350 pax untuk theater style. 3. Restoran Lavender Restaurant dibagi menjadi dua yaitu no smooking area yang terletak di dalam ruangan dan smooking area yang terletak di luar ruangan. Lavender Restaurant terletak di samping lobby hotel. 4. Bar Blue Rose Bar terletak di depan lobby hotel, menyediakan minuman alcohol dan juga minuman non alcohol. 5. Swimming Pool Lotus Swimming Pool terletak di samping restaurant hotel, dilengkapi dengan tempat duduk untuk bersantai. 6. Wedding Chapel Wedding Chapel terletak di dekat Lotus Swimming Pool. Biasanya digunakan untuk mengambil gambar pre wedding dan juga untuk centre panggung dalam acara-acara di pool. 7. Fitnes Center Fitnes Center merupakan salah satu fasilitas hotel yang terletak di sebalah pool lantai dasar. 8. Malibu Sky Lounge Pada lantai sepuluh hotel terdapat Malibu Sky Lounge yang biasa digunakan untuk dinner. 9. 24 Hours Room Services Hotel menyediakan fasilitas 24 Hours Room Services sehingga tamu tidak perlu repotrepot keluar kamar untuk memesan makanan dan minuman, yaitu cukup dengan menelfon bagian room service. 10. Indoor Parking Area Indoor Parking Area merupakan tempat parkir dalam yang terletak di basement hotel. 11. Doctor on Call 12. Taxi Service ISSN : 2087 – 0086

4.1.2. Pembahasan A. Formulir atau Dokumen yang Dibutuhkan oleh Account Payable untuk Proses Pembayaran Hutang Hotel kepada Supplier di The Sahid Rich Jogja Hotel Formulir merupakan kertas atau lembaran yang memiliki ruang (bisa berbentuk kolom-kolom), biasanya digunakan untuk pengisian data-data penting. Formulir sangat penting keberadaannya karena hampir setiap peristiwa yang terjadi di dalam suatu perusahaan pasti memerlukan formulir guna merekap data-data atau informasi yang dibutuhkan. Begitu pun dengan account payable yang juga memerlukan formulir atau dokumen pendukung untuk memproses pembayaran hutang kepada supplier. Formulir tersebut akan memudahkan account payable dalam melakukan pengecekan terhadap informasi yang dibutuhkan dan juga untuk merekap semua data keuangan agar dapat dipertanggung jawabkan kepada atasan. Account payable memproses pembayaran hutang kepada supplier setelah mendapat tembusan beberapa formulir atau dokumen pendukung (support) dari bagian receiving yaitu copy-an nota pembelian atau faktur, receiving report asli, copy-an purchase requisition atau market list, dan copy-an purchase order. Selain dari receiving, account payable juga mendapat tembusan formulir dari supplier berupa nota pembelian atau faktur (invoice) pembelian asli. Account payable menerima tagihan dari supplier, kemudian mulai melakukan pengecekan terhadap formulir-formulir tersebut mulai dari kebenaran nama supplier, tanda tangan pihak-pihak yang bersangkutan, dan jumlah tagihan yang harus dibayarkan. Jika semua formulir dan dokumen pendukung (support) sudah benar maka account payable akan mulai melakukan proses pembayaran hutang hotel kepada supplier. Semua formulir dan dokumen pendukung (support) yang sudah siap akan dibuatkan Journal Voucher Pembayaran (JVB) oleh account payable dan kemudian diajukan kepada Financial Controller, General Manager, dan Deputi Direktur untuk disetujui dan ditanda tangani. Journal Voucher Pembayaran (JVB) yang sudah disetujui kemudian dibuatkan cek atau Bilyet Giro (BG) oleh account payable. Cek atau Bilyet Giro (BG) tersebut kemudian dimintakan tanda tangan owner (Bapak Soekeno dan Bapak Chandra). Jika semua proses tersebut sudah dilakukan, account payable dapat memberitahu supplier (melalui telepon) bahwa cek atau Bilyet Giro (BG) sudah bisa diambil. Berikut adalah penjelasan dari formulir atau dokumen pendukung yang dibutuhkan 47

Jurnal Khasanah Ilmu - Volume 7 No.2 – 2016 – khasanah.bsi.ac.id oleh account payable untuk memproses pembayaran hutang hotel kepada supplier: 1. Nota pembelian Nota merupakan bukti transaksi pembelian yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Nota dibuat rangkap dua, satu untuk pembeli dan yang satu lagi untuk penjual. Biasanya di dalam nota terdapat keterangan tanggal pembelian barang, nama pembeli, rincian catatan daftar barang, jumlah barang, harga barang, total yang harus dibayar, dan tanda tangan. 2. Kuitansi Kuitansi merupakan bukti penerimaan sejumlah uang yang diberikan dan ditandatangni oleh penerima uang kepada pembayar untuk digunakan sebagai bukti transaksi pembayaran. Biasanya kuitansi dengan nominal pembayaran yang besar perlu diberikan tanda tangan bermaterai. 3. Receiving Report (RR) Receiving Report (RR) adalah formulir yang dibuat oleh bagian receiving, berisi laporan penerimaan barang yang menunjukkkan bahwa barang yang dipesan oleh purchasing telah diterima dan sesuai dengan purchase order. Pada receiving report dicantumkan nama supplier, tanggal barang diterima, departemen yang meminta barang, nomer seri receiving report, daftar barang, harga barang per unit, jumlah barang, total harga, dan tanda tangan dari receiving dan cost control. 4. Purchase Requisition (PR) Purchase Requisition adalah formulir permintaan barang yang dipakai oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang untuk minta dibelikan barang oleh bagian purchasing. 5. Purchase Order (PO) Purchase Order (PO) merupakan formulir pemesanan barang keperluan operasional hotel yang dibuat oleh purchasing department untuk diberikan kepada para supplier. Purchase Order (PO) harus ditandatangani oleh Purchasing, Finance Controller, dan General Manager. 6. Faktur (Invoice) Faktur merupakan bukti pembelian atau penjualan secara kredit. Di dalam faktur biasanya terdapat keterangan tanggal, nama pembeli, nomer faktur, rincian catatan daftar barang, jumlah dan harga barang, serta syarat pembayaran jika ada (tergantung kebijakan penjual). 7. Market List (ML) Market List (ML) adalah formulir yang berisi daftar bahan makanan jenis perisable (bahan makanan yang mudah rusak atau tidak taha lama) yang diisi oleh bagian dapur (kitchen) dan diserahkan kepada bagian purchasing untuk dibelikan barang. Jika sudah menggunakan market list maka ISSN : 2087 – 0086

tidak perlu menggunakan purchase requisition dan purchase order. 8. A/P Aging Trial Balance Report A/P Aging Trial Balance Report adalah neraca saldo yang berisi umur hutang. Form ini dibuat oleh receiving melalui system yang sudah ada dan ditransfer ke bagian account payable untuk diteliti dan kemudian dicetak sebagai dokumen pendukung pembayaran hutang. A/P Aging Trial Balance Report harus sesuai dengan Receiving Report (RR). 9. Journal Voucher Pembayaran (JVB) Journal Voucher Pembayaran (JVB) adalah formulir khusus yang dipakai untuk mencatat setiap transaksi pembayaran yang harus didebet dan dikredit secara berurutan. Journal Voucher Pembayaran (JVB) dibuat oleh account payable setelah semua formulir dan dokumen pendukung (support) siap. 10. Cek Cek adalah alat pembayaran (dari penyimpan dana) dengan memberikan perintah kepada bank untuk mengeluarkan sejumlah uang guna diberikan kepada pemegang cek tersebut. Di The Sahid Rich Jogja Hotel, biasanya account payable menggunakan cek untuk pembayaran hutang kepada supplier dengan jumlah nominal dibawah satu juta rupiah. 11. Bilyet Giro (BG) Bilyet Giro (BG) adalah alat pembayaran (dari penyimpan dana) dengan memberikan perintah kepada bank untuk memindahkan sejumlah uang dari rekening pembayar (dari penyimpan dana) ke rekening penerima. Biasanya account payable di The Sahid Rich menggunakan giro untuk pembayaran hutang kepada supplier dengan jumlah nominal di atas satu juta rupiah. 12. Tanda Terima (TT) Tanda Terima (TT) merupakan bukti serah terima pembelian. Tanda Terima (TT) dibuat rangkap dua, yaitu satu untuk pihak pembeli dan satu lagi untuk pihak penjual. Kebijakan di The Sahid Rich Jogja Hotel untuk supplier melakukan Tanda Terima (TT) yaitu pada tanggal 1, 2, dan 3. B. Faktor-Faktor yang Menyebabkan Terhambatnya Pembayaran Hutang Hotel kepada Supplier di The Sahid Rich Jogja Hotel Di dalam proses pembayaran hutang kepada supplier terkadang ada beberapa hambatan atau kendala yang dihadapi. Penghambat atau kendala merupakan suatu masalah yang membuat tidak lancarnya suatu kegiatan atau proses yang menyebabkan penundaan dan kemunduran proses tersebut. 48

Jurnal Khasanah Ilmu - Volume 7 No.2 – 2016 – khasanah.bsi.ac.id Berikut ini adalah beberapa faktor yang menyebabkan terhambatnya pembayaran hutang hotel kepada supplier di The Sahid Rich Jogja Hotel, yaitu: 1. Supplier terlambat dalam melakukan serah Tanda Terima (TT) ke hotel. Sebagai contoh, pihak hotel sudah menentukan tanggal serah Tanda Terima (TT) yaitu setiap tanggal 1, 2, dan 3 namun supplier terkadang melakukan serah Tanda Terima (TT) melebihi tanggal yang telah ditentukan oleh pihak hotel. Dengan begitu, tentu saja dokumen pembayaran akan terlambat juga untuk diproses oleh bagian account payable. 2. Support (dokumen pendukung) yang diserahkan kepada account payable oleh bagian receiving belum lengkap. Misalnya Receiving Report (RR), Purchase Requisition (PR), dan Purchase Order (PO) belum ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan dan juga belum dibubuhi cap. Maka dokumen tersebut akan dikembalikan lagi oleh account payable clerk ke bagian receiving. Hal tersebut tentu akan menunda proses pembayaran hutang karena belum tentu pada hari itu dokumen bisa langsung dilengkapi dan diserahkan kembali kepada account payable. 3. Jumlah total yang harus dibayar di A/P Aging Trial Balance Report tidak sesuai dengan Receiving Report (RR). Biasanya karena ada data di Receiving Report (RR) yang belum dimasukkan ke A/P Aging Trial Balance Report. Jika demikian maka account payable harus segera mengkonfirmasi bagian receiving terkait masalah tersebut agar segera diperbaiki. Hal tersebut akan menunda atau menghambat proses pembayaran hutang. 4. Dokumen pembayaran harus diproses ulang karena belum disetujui oleh Deputi Direktur. Sebagai contoh, ketika Journal Voucher Pembayaran (JVB) beserta dokumen pendukung untuk pembayaran hutang hotel yang sudah dibuat oleh account payable sudah disetujui oleh Finance Controller dan General Manager kemudian diajukan ke Deputi Direktur untuk dimintakan persetujuan dan tanda tangan, terkadang Deputi Direktur tidak langsung menandatangani Journal Voucher Pembayaran (JVB) tersebut dikarenakan masih ada dokumen pendukung yang kurang atau belum lengkap seperti nota yang belum ada stempel (cap) dari bagian receiving dan tidak adanya kuitansi bermaterai dari supplier. Dengan demikian Journal Voucher Pembayaran (JVB) beserta dokumen pendukung pembayaran akan dikembalikan lagi ke account payable agar dilengkapi. Sedangkan proses pelengkapan dokumen dapat memakan ISSN : 2087 – 0086

waktu lebih dari satu hari karena account payable masih harus menghubungi lagi supplier yang bersangkutan terkait dengan masalah tersebut. Belum tentu juga supplier dapat langsung datang ke hotel untuk memberikan apa yang diminta oleh account payable dikarenakan banyaknya pekerjaan. 5. Account payable susah bertemu dengan owner (Bapak Soekeno dan Bapak Chandra) untuk meminta tanda tangan cek atau Bilyet Giro (BG). Dalam hal ini semua dokumen pembayaran hutang hotel kepada supplier harus disertai dengan cek atau Bilyet Giro (BG) yang sudah dibuatkan oleh Account Payable. Cek atau Bilyet Giro (BG) tersebut harus mendapatkan persetujuan dari Finance Controller, General Manager, Deputi Direktur, dan Owner. C. Upaya yang Dilakukan oleh Account Payable untuk Meminimalisir Keterlambatan Pembayaran Hutang Hotel kepada Supplier Upaya merupakan suatu usaha yang dilakukan oleh seseorang untuk menghadapi suatu masalah atau mencapai suatu maksud tujuan tertentu. Adanya faktor-faktor penghambat pembayaran hutang membuat account payable harus berupaya untuk meminimalisir pembayaran hutang hotel agar tidak terjadi keterlambatan atau penumpukan pembayaran hutang hotel kepada supplier. Adapun upaya-upaya yang dilakukan oleh account payable di The Sahid Rich Jogja Hotel adalah sebagai berikut: 1. Account payable mengecek kelengkapan formulir atau dokumen pendukung (nota, Receiving Report, Purchase Requisition, Purchase Order, Market List) yang didapat dari bagian receiving mulai dari kelengkapan tanda tangan dari pihak yang bersangkutan, bubuhan stempel atau cap, serta nama supplier yang ada pada Receiving Report harus sesuai dengan nota. Apabila dokumen-dokumen tersebut belum lengkap maka pada saat itu juga account payable harus segera mengkonfirmasikan kepada bagian receiving agar dapat segera diproses atau dilengkapi. 2. Ketika semua dokumen (nota, Receiving Report, Purchase Requisition, Purchase Order, Market List) sudah siap, Account Payable clerk langsung membuatkan Journal Voucher Pembayaran (JVB) agar pembayaran hutang hotel kepada supplier tidak tertunda dan dapat segera diserahkan serta disetujui oleh Finance Controller, General Manager, Deputi Direktur, dan Owner. 3. Harus ada hubungan yang baik antara kedua belah pihak yaitu account payable 49

Jurnal Khasanah Ilmu - Volume 7 No.2 – 2016 – khasanah.bsi.ac.id dengan supplier, salah satunya dengan cara menjaga komunikasi yang baik agar proses pembayaran berjalan lancar. Account Payable clerk tidak bosan mengingatkan para suppliernya (melalui telefon) untuk menyerahkan Tanda Terima (TT) agar pembayaran dapat segera diproses. 4. Account Payable clerk harus menguasai tugasnya yaitu tentang pembayaran hutang dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan sehingga ketika ada masalah tentang pembayaran hutang, account payable clerk dapat segera mengatasi masalah tersebut tanpa memerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikannya. 5.1. Kesimpulan Dan Saran Berdasarkan penelitian yang dilakukan untuk memberikan diskripsi mengenai upaya account payable dalam meminimalisir keterlambatan pembayaran hutang hotel kepada supplier di The Sahid Rich Jogja Hotel, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Upaya account payable dalam memproses pembayaran hutang hotel kepada supplier berkaitan dengan formulir pembayaran sudah sesuai dengan ketentuan SOP yang ditetapkan yaitu dengan menyertakan formulir-formulir atau dokumen pendukung (support) seperti nota, faktur, cek dan lain sebagainya sebagai bukti traksaksi yang sah guna mempermudah dan memperlancar proses pembayaran hutang hotel kepada supplier. 2. Adanya faktor internaql dan eksternal penghambat pembayaran hutang hotel kepada supplier menunjukkan bahwa masih terdapat ketidaklancaran kinerja karyawan pendukung account payable dalam proses pelunasan hutang hotel kepada supplier antara lain keterlambatan penyerahan bukti transaksi oleh suplier, ketidaklengkapan dokumen yang diserahkan oleh bagian penerimaan kepada AP, ketidak sesuaian jumlah rupiah dengan dokumen pendukung, dan redudansi data pemrosesan data. 3. Upaya account payable dalam meminimalisir keterlambatan pembayaran hutang sudah cukup baik dengan responsif dalam mengatasi masalah yang berhubungan dengan pembayaran hutang dengan jalan penecekan langasung terhadap dokumen pendukung di bagian receiving oleh AP, pembuatan jurnal voucher setelah data lengkap, dan menjaga komuniksai dengan suplier terus dilakukan untuk menjaga citra baik hotel. Saran peneliti sebagai alternatif perbaikan kinerja bagian-bagian yang terkait ISSN : 2087 – 0086

dengan proses pembayaran hutang the Rich Sahid Jogja Hotel adalah sebagai berikut : 1. Ketelitian Account payable ditingkatkan lagi untuk meminimalisir kekeliruan dalam pencatatan jumlah rupiah yang harus dimasukkan dalam jurnal dengan dukungan bagian receiving melalui dokumen bukti transaksi yang lengkap, sehingga proses pelaporan kepada atasan lebih cepat dan tidak menghambat ketepatan pelunasan hutang kepada suplier. 2. Penambahan tenaga book keeper di accounting department sesuai kebutuhan struktur organisasi sehingga tidak terdapat wewenang ganda dari karyawan bagian accounting department. 3. Perlu peningkatan kerjasama dan hubungan yang baik antar bagian agar semua pekerjaan terkait proses pembayaran hutang hotel kepada supplier dapat berjalan lancar, selesai tepat waktu, dan maksimal. Daftar Pustaka [1] Al-Munawwar. 2012. Pengertian Supplier. www.tipswirausahasukses.com/2012/08/p engertian-supplier.html?m=1. (15 Juni 2015) [2] Dantes, Nyoman. 2012. Metode Penelitian. Yogyakarta: Andi. [3] Gaspersz, Vincent. 2005. Production Planning And Inventory Control Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II Dan JIT Manuju Mafakturing 21. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama. [4] Komar, Richard. 2006. Hotel Management (Manajemen Perhotelan). Jakarta: PT. Grasindo. [5] Portallhar.com. 2008. Account Payable Staff. http://portalhr.com/gudang-data/jobdescription/account-payable-staff/ (13 February 2015) [6] Soewirjo, Herdi S. Darmo. 2008. Teori & Praktik Akuntansi Perhotelan. Yogyakarta: ANDI. [7] Subekti, Wibowo. 2014. Pengerian Hutang Dagang (Account Payable). Diambil dari www.wibowopajak.com/2012/05/pengertia n-hutang-dagang-account.html?m=1. (15 Juni 2015) [8] Sujarweni, V. Wiratna. 2014. Metodologi Penelitian Lengkap, Praktis, dan Mudah Dipahami. Yogyakarta: PUSTAKABARUPRESS. [9] Suwartono. 2014. Dasar-Dasar Metodologi Penelitian. Yogyakarta: ANDI. [10] Zafrialdi, M. 2006. English For Hotel Sevice, Jakarta : Kawan Pustaka

50