UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA PEJABAT BENDAHARI UTM.J.03/10.12/3 Jld. 3 (20)
23hb. Mac 2014
Dekan – Dekan Fakulti Ketua – Ketua Pusat Tanggungjawab (Pejabat/Bahagian/Unit) Semua Pengarah Pusat Kecemerlangan Semua Pengarah Research Alliance Universiti Teknologi Malaysia Assalamualaikum Wrt. Wbt. Y. Bhg. Prof. / Saudara, GARIS PANDUAN MENGENAI PENGURUSAN PENGAMBILAN BEKALAN PEJABAT DARI STOR PUSAT, PEJABAT BENDAHARI – EDARAN MAHASISWA 1.0
TUJUAN Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai pengurusan pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari selaras dengan Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2014 – Tatacara Pengurusan Stor Universiti.
2.0
3.0
LATAR BELAKANG 2.1
Garis panduan mengenai pengambilan bekalan pejabat pada masa ini terkandung dalam Panduan Pengambilan Bekalan Pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari Edaran (Pelajar) Mac 2007 adalah mengenai panduan asas pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat, Pejabat Bendahari.
2.2
Garis panduan ini dikeluarkan untuk menyatakan beberapa penambahan di dalam prosedur pengambilan bekalan pejabat di Stor Pusat dan juga senarai bekalan pejabat yang terkini.
PROSEDUR PENGAMBILAN BEKALAN PEJABAT DI STOR PUSAT 3.1
Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 (Lampiran A) hendaklah dicetak menggunakan kertas berwarna merah jambu dalam dua (2) salinan secara online melalui Sistem UTMFin dalam Modul Pengurusan Stor. Salinan pertama untuk rekod Stor Pusat dan salinan kedua untuk simpanan Persatuan.
3.2
Untuk mendapatkan aplikasi UTMFin, pengguna perlu mengaktifkan aplikasi Internet Mozilla Firefox terlebih dahulu.
3.3
Manual pengguna Modul Pengurusan Stor boleh diperolehi di laman web Pejabat Bendahari http://ebendahari.utm.my/bendahari
3.4
Pastikan nombor kod dan nama barang adalah betul mengikut senarai (Lampiran B, C, D dan E). BPPS KEW.PS-10 yang tidak lengkap dan tidak mematuhi prosedur akan ditolak.
3.4
Pengambilan bekalan pejabat dari Stor Pusat oleh Majlis Perwakilan Mahasiswa (MPP)/Persatuan-persatuan mahasiswa ditetapkan pada hari SELASA setiap minggu : ● Sesi pagi 9.00 pagi hingga 12.30 tengahari ● Sesi petang 2.30 petang hingga 4.30 petang
3.5
Majlis Perwakilan Mahasiswa (MPP)/Persatuan-persatuan mahasiswa hendaklah mengemukakan salinan surat kelulusan dan anggaran perbelanjaan untuk setiap kali program atau aktiviti persatuan yang akan dijalankan bersamasama borang permohonan yang telah lengkap.
3.6
Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 yang telah lengkap hendaklah dihantar terus ke Stor Pusat tiga (3) hari sebelum jadual mengambil barangbarang untuk tujuan semakan dan kelulusan.
3.7
Sekiranya berlaku keperluan SEGERA, pihak Persatuan hendaklah mengemukakan Borang Pesanan & Pengeluaran Stok KEW.PS-10 berserta surat yang lengkap dengan justifikasi keperluan dan disahkan oleh pegawai Pejabat Hal Ehwal Mahasiswa. Kebenaran pengeluaran adalah tertakluk kepada kelulusan dan keperluan serta stok semasa.
3.8
PTJ hendaklah memaklumkan dengan kadar segera kepada Stor Alat Tulis, Pejabat Bendahari mengenai barang-barang yang tidak diperlukan/digunakan lagi seperti toner, risograph, kertas komputer dan lain-lain lagi dengan mengambilkira faktor perubahan teknologi semasa.
3.9
Setelah PTJ menerima barang dari Stor Pusat, Pegawai PTJ hendaklah mengesahkan penerimaan barang tersebut di dalam Sistem UTMFin dan menandatangani boarng tersebut pada ruang yang berkaitan rujuk Lampiran A.
3.10
Pastikan setiap pengeluaran barang oleh staf PTJ dari Stor PTJ hendaklah di check out di dalam Sistem UTMFin bagi mengelakkan berlaku perselisihan barang di antara baki fizikal, baki bin kad dan baki kad kawalan stok.
3.11
Borang Permohonan Pinjaman Barang (Lampiran F) hendaklah dikemukakan 2 minggu lebih awal sebelum program diadakan. Manakala, urusan pemulangan hendaklah diselesaikan mengikut tarikh pemulangan yang telah dinyatakan di dalam surat peminjaman dan tong sampah tersebut hendaklah dalam keadaan baik dan bersih selepas program dilaksanakan. Bagi sebarang urusan peminjaman tong sampah untuk program-program khas, bayaran deposit dikenakan seperti berikut : Kuantiti yang dipinjam 5 hingga 10 11 hingga 20 21 hingga 30 31 hingga 50 51 hingga 80 81 dan ke atas
Deposit (RM) 20.00 30.00 40.00 50.00 70.00 100.00
s.k.
(1)
Y. Bhg. Naib Canselor
(2)
Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)
(3)
Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
(4)
Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Mahasiswa & Alumni)
(5)
Y. Bhg. Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)
(6)
Pengarah Kampus, UTM Kuala Lumpur, Jalan Semarak, 54100 Kuala Lumpur.
(7)
Ketua Unit Audit Dalam
(8)
Timbalan Bendahari Kanan, Pejabat Bendahari, UTM Kuala Lumpur, Jalan Semarak, 54100 Kuala Lumpur.
BORANG PESANAN & PENGELUARAN STOK (KEW.PS-10) ~ Lampiran A ~
LAMPIRAN A KEW.PS-10 BORANG PESANAN DAN PENGELUARAN STOK (Tatacara Pengurusan Stor Bab 4.0 Perenggan 4.3.1) (Diisi dalam dua (2) salinan sahaja)
Pusat Kos: ……...............................……
No.Siri Permohonan: ……............................…… Dilengkapkan Oleh Stor Pengeluar
Dilengkapkan Oleh Stor Pemesan Bil.
Kod Barang
Nama Barang
Tandatangan pemohon
Kuantiti Dipesan
BAHAGIAN BEKALAN KAWALAN & AKAUN Catatan
Kuantiti Diluluskan
Seunit
Harga (RM) Jumlah
BAHAGIAN SIMPANAN & TERIMAAN Kuantiti Catatan Dikeluarkan
Tandatangan Pegawai PTJ Tindakan Pejabat Bendahari
…………………………….. (Tandatangan Pemohon) Nama: Jawatan: Sila catat nombor telefon No. Tel. :
Melalui dan disahkan :
Permohonan diluluskan/ tidak diluluskan*
Disemak dan dikeluarkan oleh:
………………………………………
…………………………………. (Tandatangan Pegawai Pelulus) Nama: Jawatan:
…………………………………… (Tandatangan Penyelenggara Stor) Nama: Tarikh :
(Tandatangan) Nama: Jawatan:
* (Sila potong yang berkenaan)
Saya telah membuat semakan dan mengesahkan bahawa peralatan atau barangan seperti di atas telah diterima di Fakulti/Jabatan mengikut jumlah kuantiti dan kualiti yang ditetapkan.
…………………………..…………… (Penolong Pendaftar/Ketua Jabatan) Tandatangan & Cop Rasmi Tarikh :
Tandatangan Pegawai PTJ setelah terima barang daripada Stor Pusat, Pejabat Bendahari
BAHAGIAN BUNGKUSAN DAN PENGHANTARAN Butir – Butir Bungkusan & Telah dibungkus dan Penghantaran dihantar oleh: …………………………….. (Tandatangan) Nama: Jawatan: Tarikh :
PERAKUAN PENERIMAAN Disahkan bahawa stok yang diluluskan telah diterima. ……………………………………. (Tandatangan) Nama: Jawatan: Tarikh :
(Dilengkapkan setelah stok diterima)
Tandatangan staf PTJ yang mengambil barang di Stor Pusat
KOD ITEM BAGI KATEGORI : ● ALAT TULIS ~ Lampiran B ~ ● BAHAN BERCETAK ~ Lampiran C ~ ● KERTAS ~ Lampiran D ~ ● BARANG AM ~ Lampiran E ~
LAMPIRAN B
1.
NO. KOD ITEM BPA001
Benang Putih
Gulung
2.
BPA002
Binding Tape 2” Biru Gelap
Gulung
3.
BPA003
Binding Tape 2” Hijau
Gulung
4.
BPA004
Binding Tape 2” Hitam
Gulung
5.
BPA005
Binding Tape 2” Kuning
Gulung
6.
BPA006
Binding Tape 2” Merah
Gulung
7.
BPA009
Buku Fullscape 1 Koyar
Buah
8.
BPA010
Buku Fullscape 2 Koyar
Buah
9.
BPA013
Buku Latihan
Buah
10.
BPA015
Cecair Pemadam
Botol
11.
BPA023
Cop Haribulan
Unit
12.
BPA029
Dawai Kokot No. 10
Kotak
13.
BPA030
Dawai Kokot No. 3
Kotak
14.
BPA031
Diskett 3.5 Inci Hd
Kotak
15.
BPA032
Double Sided Tape
Gulung
16.
BPA033
Fail Hitam Besar
Keping
17.
BPA040
Fail Poket
Keping
18.
BPA041
Gam Cair
Botol
19.
BPA042
Gam Polytron
Botol
20.
BPA043
Getah Pemadam
Unit
21.
BPA044
Gunting
Bilah
22.
BPA045
Highlighter Marker Pen Biru
Batang
23.
BPA046
Highlighter Marker Pen Hijau
Batang
24.
BPA047
Highlighter Marker Pen Kuning
Batang
25.
BPA048
Highlighter Marker Pen Oren
Batang
26.
BPA049
Jarum Peniti
Kotak
27.
BPA050
Klip Fail (Bulldog)
BIL.
NAMA BARANG (ALAT TULIS)
UNIT
Unit
LAMPIRAN B
28.
NO. KOD ITEM BPA051
NAMA BARANG (ALAT TULIS) Klip Kertas Besar (2 Inci)
Kotak
29.
BPA052
Klip Kertas Kecil (1 1/4 Inci)
Kotak
30.
BPA055
Magic Pen 12 Warna
Set
31.
BPA056
Map Pin Berwarna
Set
32.
BPA057
Marker Pen Ink Biru
Botol
33.
BPA058
Marker Pen Ink Hitam
Botol
34.
BPA059
Marker Pen Ink Merah
Botol
35.
BPA060
Marker Pen Permanent Biru
Batang
36.
BPA061
Marker Pen Permanent Hitam
Batang
37.
BPA062
Marker Pen Permanent Merah
Batang
38.
BPA063
Marker Pen Whiteboard Biru
Batang
39.
BPA064
Marker Pen Whiteboard Hitam
Batang
40.
BPA065
Marker Pen Whiteboard Merah
Batang
41.
BPA067
Mesin Dawai Kokot No. 10
Unit
42.
BPA068
Mesin Dawai Kokot No. 3 (24/6)
Unit
43.
BPA069
Musking Tape 1 Inci
Gulung
44.
BPA070
Musking Tape 2 Inci
Gulung
45.
BPA071
Ohp Pen Non Permanent
Set
46.
BPA072
Ohp Pen Permanent
Set
47.
BPA074
Paku Tekan Panjang
Kotak
48.
BPA077
Pena Mata Bulat Biru
Batang
49.
BPA078
Pena Mata Bulat Hitam
Batang
50.
BPA079
Pena Mata Bulat Merah
Batang
51.
BPA082
Penebuk Satu Lubang
Unit
52.
BPA083
Pengasah Pensil Meja
Unit
53.
BPA084
Pensil Hitam 2B
BIL.
UNIT
Batang
LAMPIRAN B
54.
NO. KOD ITEM BPA085
Pita Tali Putih
Gulung
55.
BPA094
Sellotape ½”
Gulung
56.
BPA095
Stamp Pad Ink Biru
Botol
57.
BPA096
Stamp Pad Ink Hitam
Botol
58.
BPA097
Stamp Pad Ink Merah
Botol
59.
BPA098
Stamp Pad Kosong
Unit
60.
BPA099
Stamp Rack
Set
61.
BPA100
Tali Fail Hijau
Kotak
62.
BPA101
Tali Pengikat Putih Rami
Gulung
63.
BPA102
Tali Rafia
Gulung
BIL.
NAMA BARANG (ALAT TULIS)
UNIT
LAMPIRAN C
BIL.
NO. KOD ITEM
1.
BPC025
2.
BPC037
3.
BPC038
4.
BPC039
5.
BPC041
NAMA BARANG (BAHAN BERCETAK) Fail Putih Logo UTM Sampul Surat (15 x 10) Inci Tanpa Tingkap (1 kotak = 250kpg) Sampul Surat (9.5 x 4.5) Inci Tanpa Tingkap (1 kotak = 500kpg) Sampul Surat (9.5 x 4.5) Inci Bertingkap (1 kotak = 500kpg) Sampul Surat Besar (18 x 12) Inci Tanpa Tingkap (1 kotak = 250kpg)
UNIT Keping Kotak Kotak Kotak Kotak
LAMPIRAN D
BIL.
NO. KOD ITEM
1.
BPK002
2.
BPK003
3.
BPK004
4.
BPK005
5.
BPK006
6.
BPK007
7.
BPK008
8.
BPK009
9.
BPK012
NAMA BARANG (KERTAS) Kertas Fancy/Embossed Card A4 Biru (1 rim = 100kpg) Kertas Fancy/Embossed Card A4 Grey (1 rim = 100kpg) Kertas Fancy/Embossed Card A4 Hijau (1 rim = 100kpg) Kertas Fancy/Embossed Card A4 Kuning (1 rim = 100kpg) Kertas Fancy/Embossed Card A4 Merah (1 rim = 100kpg) Kertas Fancy/Embossed Card A4 Oren (1 rim = 100kpg) Kertas Fancy/Embossed Card A4 Pink (1 rim = 100kpg) Kertas Fancy/Embossed Card A4 Putih (1 rim = 100kpg) Kertas Kajang
10.
BPK024
Kertas Lukisan
Keping
11.
BPK026
Kertas Pembungkus (31 x 43) Inci
Keping
12.
BPK027
Kertas Simili Bond Biru - 80 Gsm (A4)
Rim
13.
BPK028
Kertas Simili Bond Hijau - 80 Gsm (A4)
Rim
14.
BPK029
Kertas Simili Bond Kuning - 80 Gsm (A4)
Rim
15.
BPK030
Kertas Simili Bond Merah - 80 Gsm (A4)
Rim
16.
BPK034
Kertas Simili Bond Putih IK - 80 Gsm (A4)
Rim
17.
BPK035
Manila Kad 2 Sheet
Keping
18.
BPK036
Manila Kad 4 Sheet (20 x 25) Inci - 220 Grs
Keping
UNIT Rim Rim Rim Rim Rim Rim Rim Rim Rim
LAMPIRAN E NAMA BARANG (BARANG AM)
BIL.
NO. KOD ITEM
UNIT
1.
BPM001
Bakul Sampah
Unit
2.
BPM003
Bateri Alkaline AA (Kecil)
Biji
3.
BPM004
Bateri Alkaline D (Besar)
Biji
4.
BPM005
Bateri Biasa AA (Kecil)
Biji
5.
BPM006
Bateri Biasa C (Sedang)
Biji
6.
BPM007
Bateri Biasa D (Besar)
Biji
7.
BPM008
Berus Cat ½”
Batang
8.
BPM009
Berus Cat 1”
Batang
9.
BPM010
Berus Cat 2”
Batang
10.
BPM013
Berus Tandas
Unit
11.
BPM025
Mangga & Kunci
Unit
12.
BPM027
Penahan Sampah & Tangkai
Batang
13.
BPM028
Pengesat Kaki Getah (2” x 3”)
Keping
14.
BPM029
Pengesat Kaki Getah (3” x 4”)
Keping
15.
BPM032
Penyapu Bulu Ayam/Habuk
Batang
16.
BPM033
Penyapu Padi/Rami/Plastik
Batang
17.
BPM039
Ubat Gegat
Bungkus
BORANG PERMOHONAN PINJAMAN BARANG ~ Lampiran F ~
BORANG PERMOHONAN PINJAMAN BARANG (BPJ) (Permohonan hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 2 minggu dari tarikh diperlukan)
No. Rujukan : BPJ BAHAGIAN A : MAKLUMAT PEMOHON Nama Pemohon :
No. Matriks : Tarikh
Fakulti/Jabatan :
Permohonan :
No. Samb. :
No. Tel. Bimbit : Tarikh
Tarikh Pinjam :
Dikembalikan :
BAHAGIAN B : PERIHAL BARANG YANG DIPINJAM Bil.
Nama Barang
Kuantiti
Tujuan Diperlukan
1. 2. 3.
Sila lampirkan surat/kertas kerja/dokumen sokongan
BAHAGIAN C : PENGESAHAN Saya akan bertanggungjawab sepenuhnya ke atas barang yang dipinjam seperti di atas.
Dibenarkan barang-barang tersebut dipinjam untuk tujuan seperti dinyatakan.
………………………………………………. Tandatangan Pemohon
………………………………………………. Tandatangan
Nama No. Matriks Tarikh
Nama Jawatan Tarikh
: : :
: : :
BAHAGIAN D : PENGESAHAN PEMULANGAN BARANG Saya telah memulangkan peralatan yang Disahkan bahawa barang yang dipinjam dipinjamkan pada tarikh yang dinyatakan. telah dipulangkan.
………………………………………………. Tandatangan Pemohon
………………………………………………. Tandatangan
Nama No. Matriks Tarikh
Nama Jawatan Tarikh
: : :
: : :
BORANG PERMOHONAN/ PERAKUAN PELUPUSAN (KEW.PA-17) ~ Lampiran G ~
KEW.PA-17 UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA PERMOHONAN/PERAKUAN PELUPUSAN HARTA UTM No. Siri: Kepada :
Diisi Oleh Pemohon Jabatan/Fakulti : Lokasi/Blok :
Pengerusi Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan UTM Pejabat Bendahari, UTM Skudai
Untuk Kegunaan Jawatankuasa Ruj. Permohonan : Tarikh Pemeriksaan :
Tuan, PERMOHONAN PELUPUSAN HARTA UNIVERSITI Sukacita kami memohon pelupusan harta seperti berikut : Bil.
Jenis Barang
No. Siri Pendaftaran/ No. Kod
Kuantiti
Tahun Dibeli
Harga Seunit
Alasan Memohon Pelupusan (e.s. Kerosakan /Kerugian/Cara Kegunaan dsb)
Maklumat-maklumat di atas disahkan benar.
Cadangan Pemeriksa Pelupusan
Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab : __________________________ Nama dan Cop : _____________________________________________________________________________________________________________________________ ____ * Untuk kegunaan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Disahkan keputusan dan perakuan Jawatankuasa Pemeriksa adalah seperti di atas.
___________________________ Tandatangan Pengerusi Nama : Fakulti/Bahagian :
___________________________ Tandatangan Ahli Nama : Fakulti/Bahagian :
___________________________ Tandatangan Ahli Nama : Fakulti/Bahagian :