1
Thinking Business
Workplace Management Using 5S Approach
2
Peserta memahami konsep 5S
Tujuan Pelatihan
sejarah
munculnya
Peserta memahami latar belakang kenapa perlunya menerapkan Peserta memahami definisi dari 5S Peserta memahami bagaimana langkahlangkah dalam menerapkan konsep 5S
3
Agenda Pelatihan
1
Sejarah dan Manfaat 5S
2
Spirit 5S
3
Definisi 5S dan Penerapannya
4
Best Practices
5
Tahapan-tahapan Penerapan 5S
4
Housekeeping & Safety Emergency Exits Prosedur Evakuasi Start/Finish/Break Dietary & Medical Toilets & Facilities Mobile Phones Isu - isu lain
5
Sesi 1 Sejarah dan Manfaat 5S
6
Sesi 1
Sejarah 5S
Dimulai saat Restorasi Meiji (setelah 1858 Masehi) Terkenal awalnya dengan produk yang bermutu rendah Dan tenaga kerja yang berupah rendah Pride Mulai diterima didunia sekitar 40 tahun yang lalu
7
Sesi 1
Sasaran 5S Meningkatkan Efisiensi kerja Meningkatkan Produktifitas Kerja Meningkatkan Kualitas Kerja
Meningkatkan Kesehatan dan Keselamatan Kerja Meningkatkan Self Discipline
Meningkatkan Citra Perusahaan
8
Sesi 1
Sasaran 5S - COQ
The COQ Iceberg 4 - 8% Dari Angka jual
Hidden Cost • • • • • • •
20 - 25 % Dari angka jual
Mencari sesuatu Menunggu sesuatu Inventori yang berlebihan Pergerakan yg tidak ergonomic Accident Pergerakan yang berlebihan etc
Seen Cost • • • • •
Scraps Rework Waste Warranty Inspection
9
Sesi 1
Sasaran 5S – 7 Deadly Waste
Overproduction
Waiting Transport Extra Processing
Over Inventory Motion Defects
10
Sesi 1
Sasaran 5S
Losses Losses
Harga Pokok
Revenue Harga Pokok
Gunakan pendekatan 5S Untuk menurunkannya
After
Profit
Profit
Before
11
Sesi 1
Workshop 1
12
Sesi 2 Spirit 5S
13
Sesi 2
Spirit 5S
5S Sebagai Ilmu Perilaku Bottom-Up 5S Sebagai Bagian Sistem Manajemen Pendekatan Fakta Manajemen Visual Remember : Safety First Continual Improvement
14
Sesi 2
5S Sebagai Ilmu Perilaku
Media Untuk Memotivasi
Menciptakan Rasa Bangga Adanya Apresiasi Terhadap Pencapaian Keberanian Dalam Pengambilan Keputusan Mengubah Cara Berpikir dan Perilaku (Disiplin Diri) Team Work
15
Sesi 2
Bottom-Up
Mendorong Kemunculan Ide Dari Level bawah sampai atas Keterlibatan Menyeluruh
16
Sesi 2
5S Bagian Dari Sistem Manajemen
Bisa digunakan sebagai bagian dari sasaran/target sistem manajemen Bagian dari continual Improvemen Workshop 2
17
Sesi 2
Pendekatan Fakta
Gemba
(Lihat Kondisi Lapangan)
Gembutsu
(Pelajari dan Analisa)
Genshou
(Putuskan Tindakan)
18
Sesi 2
Manajemen Visual
Setiap Orang Dapat Menemukan Ketidaknormalan Manajemen Visual = Keep Alert !
Mempermudah Pemeriksaan Mempermudah Dan Mempercepat Perbaikan
19
Sesi 2
Remember : Safety First !
Sesuatu yang Tidak Rapi Berbahaya Sesuatu yang Tidak Bersih Berbahaya Ketidakdisiplinan Juga Berbahaya
20
Sesi 2
Continual Improvement
Never Ending Journey !
21
Sesi 2
Team Work
Forming
Storming Pembentukan Tim Norming
Performing
22
Sesi 2
23
Sesi 2
24
Sesi 2
Workshop 2
25
Sesi 3 Definisi 5S dan Penerapannya
26
Sesi 3
5S
1. Seiri
Sort/Ringkas
2. Seiton
Set in order/Rapi
3. Seiso
Shine/Resik
4. Seiketsu
Standardize/Rawat
5. Shitsuke
Sustain/Rajin
27
Sesi 3
5S
1. Seiri
Singkirkan Item Yang Tidak Diperlukan
2. Seiton
Atur penempatannya shg mudah diatur & mudah diakses sehingga lebih efisien
3. Seiso
Kembalikan kondisinya seperti semula (make it shine)
4. Seiketsu
Buat standart Kerja dan perjelas standartnya
5. Shitsuke
Pastikan standartnya dipatuhi Video : Introduction to 5S
28
Sesi 3
Seiri – Ringkas - Sort
Menyingkirkan barang-barang yang tak diperlukan dari tempat kerja atau memisahkan barang yang diperlukan dengan barang yang tidak diperlukan
29
Sesi 3
Konsep Seiri
Lakukan pemilahan Barang-barang Yang ada di area kerja Lakukan pemisahan barang Yang tidak diperlukan dan Sesuatu yang tidak Pada posisinya Lakukan pembuangan Item yang Tidak diperlukan
30
Sesi 3
Langkah-langkah Seiri
1
Identifikasi area yang akan di lakukan pemilahan (lakukan secara team work)Ambil Before Photo
2
Terapkan metode label merah (red tag)
3
Analisa dan buang item yang tidak diperlukan (jangan lupa tetapkan waktunya)
31
Sesi 3
Langkah-langkah Seiri – Red Tag
1
Persiapkan Label Merah
2
Tempelkan Label Merah ke sesuatu yang tidak diperlukan
3
Pindahkan item yang diberi label merah ke tempat penyimpanan sementara
Nama
:
Tanggal
:
Lokasi
:
Alasan
:
Tindakan :
32
Sesi 3
Scan ke : -
-
Lantai Koridor Bawah tangga Pojok ruangan Mesin Peralatan Rak untuk tooling Laci File kabinet Dinding Hal yang terkait dengan safety (kabel terkelupas, selang bocor/rusak, lantai rusak dll) Inventory Pengikat yang bersifat sementara Hal-hal yang tidak jelas
Jika itu sampah, buang langsung
33
Sesi 3
Contoh Penerapan Seiri
:
:
Nama
Lokasi
:
Tanggal :
Alasan
Tindakan :
Anda harus ke lapangan untuk melihat kondisi yang ada, kemudian tempel red tag. Perhatikan juga hal-hal yang terkait dengan safety.
Pindahkan item yang ber label merah dan putuskan.
34
Sesi 3
Workshop 3
35
Sesi 3
Seiton – Rapi – Set In Order
Atur penempatannya shg mudah diatur & mudah diakses sehingga lebih efektif dan efisien
36
Sesi 3
Konsep Seiton
Putuskan dimana menyimpan item yang diperlukan
Putuskan metode penyimpanannya Pastikan mudah ditemukan & digunakan. Jika ada masalah bisa terlihat dengan cepat.
37
Sesi 3
Langkah-langkah Seiton
1
Analisa kondisi lapangan yang ada
2
Tetapkan tindakan yang paling efektif dan efisien
3
Tetapkan lokasi penyimpanannya
4
Beri Identifikasi (Ingat identifikasinya masih trial)
38
Sesi 3
1
Analisa kondisi lapangan yang ada
Amati dari foto awal yang telah diambil
39
Sesi 3
1
Analisa kondisi lapangan yang ada
Lihat peta proses (flow chart atau denah pabrik/kantor)
STORAGE AREA PIC : Metta
FINANCE & PERSONNEL DEPARTMENT PIC : Sari
PIC : David
PIC : Guy
TRAINING DEPARTMENT PIC : mm
PIC : Krisnadi
CONSULTANCY DEPARTMENT
PIC : Ari
PIC : ida
MARKETING & BUSINESS DEV. PIC : Christine
TELEMARKETING PIC : Christine
PIC : Edwi
ADMIN SUPPORT PIC : Wiwi
PIC : Ben
MEETING ROOM PIC : Mar
ADMIN SUPPORT PIC : Wiwi
ADMIN SUPPORT PIC : Wiwi
GUESS ROOM PIC : Surono
PANTRY PIC:Mar
XYZ INDONESIA OFFICE LAYOUT & 5S RESPONSIBILITY AREA
40
Sesi 3
1
Analisa kondisi lapangan yang ada
Jangan lupa siapkan papan untuk tiap tim. Letakkan rencana perbaikan proses pada papan tersebut
41
Sesi 3
2
Tetapkan Tindakan Yang Paling Efektif & Efisien
Mesin/mesin atau peralatan yang dimensi fisiknya cukup besar
42
Sesi 3
2
Tetapkan Tindakan Yang Paling Efektif & Efisien
Dokumen dan alat-alat yang ada di meja kerja
43
Sesi 3
2
Tetapkan Tindakan Yang Paling Efektif & Efisien
Amati flow proses yang ada di lapangan, cari bottle neck prosesnya (Inventori yang berlebih, duplikasi, menunggu, redundant etc)
44
Sesi 3
3
Tetapkan Lokasi Penyimpanannya
Barang yang diperlukan
Semakin sering semakin dekat dengan tempat kerjanya
Harian
Sedekat mungkin
1x/minggu
laci
1x/bulan
gudang
Tidak ada potensi penggunaan dan rusak
buang
Masih berpotensi
laci
Bernilai
(sepakati bersama)
Multi Tester Set of Spanner and Screw Driver Clip Board and Daily report Electronic Tools set Contact Cleaner Vacuum Cleaner PLC monitor Osciloscope Vibration Analisys
Alat-alat maintenance
Barang tidak diperlukan
Burned Electric Component Used Cable
Used Relay, MCB, Coil
Old diagnostic equipment Old tools Used PCB
45
Sesi 3
3
Tetapkan Lokasi Penyimpanannya
Pastikan mudah pengambilannya & ketelurusan (pertimbangkan aspek safety dan ergonomic) = • Berat dibawah, ringan diatas • Yang sering diambil ada di bawah
Identifikasi dokumen
46
Sesi 3
3
Tetapkan Lokasi Penyimpanannya
Siapkan denah penyimpanan, jika diperlukan
47
Sesi 3
3
Tetapkan Lokasi Penyimpanannya
Pastikan mudah pengambilannya (pertimbangkan kelompok fungsional)
48
Sesi 3
4
Lakukan Uji Coba Identifikasinya
Jangan buat permanen, karena fase seiso/resik belum dilakukan
Temporary/ Sementara
Permanen
49
Sesi 3
4
Lakukan Uji Coba Identifikasinya
Jangan buat permanen, karena fase seiso/resik belum dilakukan
50
Sesi 3
Workshop 4
51
Sesi 3
Seiso – Resik – Shine
Kembalikan Ke Kondisi Seperti Semula Make It Shine !
52
Sesi 3
Konsep Seiso
Bersihkan semua area (Total Cleaning Activity)
Lakukan inspeksi ketika melakukan pembersihan
Hindari Kontaminasi
53
Sesi 3
Langkah-langkah Seiso
1
Tetapkan area dan pelaksananya
2
Identifikasi metode pembersihannya
3
Lakukan Pembersihan + Inspeksi (dari atas ke bawah)
4
Replace kabel yang rusak, selang bocor, lantai rusak, dll (tempeli label merah jika perlu )
54
Sesi 3
Arti resik adalah, bersihkan secara teliti pada bagian Lantai, dinding, mesin, alat-alat, dan membuat nyaman lingkungan kerja
KEY POINT : Periksa
Buang
Sapu
Lap/pel
55
Sesi 3
Penerapan Resik
Ada 4 (Empat) langkah dalam menerapkan Resik antara lain : 1. Sarana Kebersihan 2. Kegiatan Pembersihan
3. Peremajaan Tempat Kerja 4. Pelestarian Resik
56
Sesi 3
Langkah-langkah Seiso
1
Tetapkan area dan pelaksananya
2
Identifikasi metode pembersihannya
3
Lakukan Pembersihan + Inspeksi (dari atas ke bawah)
4
Replace kabel yang rusak, selang bocor, lantai rusak, dll (tempeli label merah jika perlu)
57
Sesi 3
Sasaran Seiso Lantai
Meja, Laci Lemari
Jendela & Pintu
Saluran pendingin
58
Sesi 3
Aktivitas Resik
59
Sesi 3
Keterangan : Kondisi ruang kerja yang bersih
Before
After
60
Sesi 3
Contoh Seiso
Kondisi lantai dan meja yang bersih.
61
Sesi 3
Workshop 5
62
Sesi 3
Seiketsu – Rawat – Standardize
Buat Standart Kerja dan Perjelas Standartnya
63
Sesi 3
Konsep Seiketsu
Tetapkan guidelines agar kondisi 3S terjaga
Capai Kondisi 3S
Pastikan standartnya mudah dilihat, dipatuhi dan dikontrol
64
Sesi 3
Langkah-langkah Seiketsu
1
Pastikan critical point yang ada yang telah diketahui di fase seiton
2
Implementasikan fungsi kontrolnya dengan simbol, label dll
3
Standartkan !
65
Sesi 3
Standarisasi Identifikasi
Lines Labels
Sign Board Work Instruction
66
Sesi 3
Lines
Penempatan dokumen dengan indexing yang teratur
67
Sesi 3
Lines
Penempatan dokumen dengan indexing yang teratur
68
Sesi 3
Label
– –
Penempatan form dengan menggunakan lemari terbuka Setiap judul form diberikan tanda khusus
69
Sesi 3
Laci & Lemari
Identifikasi Untuk Laci Pribadi & Lemari
70
Sesi 3 Keterangan : Penataan meja kerja yang cukup jelas dalam penempatannya
71
Sesi 3
Keterangan : Laci diberi identifikasi penggunaannya
72
Sesi 3
Sign Board
73
Sesi 3 Work Instruction
74
Sesi 3 Work Instruction
75
Sesi 3 Work Instruction
76
Sesi 3
Workshop 6
77
Sesi 3
Shitsuke – Rajin – Sustain
Pastikan Standartnya Dipatuhi
78
Sesi 3
Konsep Shitsuke
Kebiasaan yang harus dibina agar dapat terjaga dan meningkatkan apa yang sudah baik. Prinsip Rajin:“Lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan melakukan apa yang tak boleh dilakukan” Semua S yang telah dibahas tak dapat diterapkan tanpa sentuhan manusia, manusia menjadi kunci dari setiap usaha, termasuk usaha penerapan 5S.
79
Sesi 3
Model Penerapan Shitsuke
Disiplin Diri Dari Semua Level Audit 5S Lomba 5S Kampanye 5S Lomba Ide Perbaikan Banner, Pin, Poster dll
80
Sesi 3
Contoh Check List 5S
81
Sesi 3
Contoh Lembar Ide Perbaikan
82
Sesi 3
LEMBAR IDE PERBAIKAN NAMA : TIM : TGL : GAMBAR SEBELUM
GAMBAR SESUDAH
WAKTU SEBELUM
WAKTU SESUDAH
TIME REDUCTION
COST ANALYSIS SEBELUM
COST ANALYSIS SESUDAH
COST REDUCTION
Catatan Leader
Workshop 4
TIPE
:
Pembuat
O Quality O Produktivitas O Delivery O Safety PENDAPAT KOMITE
Leader
Manager
Komite
83
Sesi 3
84
Sesi 3
Workshop 7
85
Sesi 4 Best Practices
86
Sesi 4
Mesin/Peralatan / Instalasi
87
Sesi 4
Keterangan : Instalasi / pengkabelan yang aman dan teratur
88
Sesi 4
Keterangan : Sebelumnya kondisi mesin dalam keadaan tertutup. Dengan kondisi yang transparan, maka dengan mudah dapat diketahui apakah ada masalah atau tidak
Before
After
89
Sesi 4
Keterangan : Setiap tooling diberi identifikasi, sehingga memudahkan pengambilan dan pengembalian
90
Sesi 4
Office dan Papan Pengendalian
91
Sesi 4
Keterangan : Terdapat papan pengendalian target produksi dan kalkulator yang ditempel.
92
Sesi 4
Keterangan : Alat tulis diletakkan pada styrofoam yang dicetak dan ada keterangannya
93
Sesi 4
Keterangan : Papan kendali pencapaian action plan
94
Sesi 4
Keterangan : Identifikasi penempatan ATK yang jelas dan rapi
Before
After
95
Sesi 4
Keterangan : Penempatan sapu yang efisien.
Before
After
96
Sesi 4
Keterangan : Master form yang dilaminating.
97
Sesi 4
Stock Area
98
Sesi 4
Merah : Bulan Jan, April, Juli, Oktober
Kuning: Bulan Februari, Mei, Agustus, November Biru : Bulan Maret, Juni, September, Desember
Hari Ambil Material Dengan Kode Merah
99
Sesi 4
Keterangan : Pengendalian material secara FIFO dengan konsep gaya gravitasi
100
Sesi 4
Workshop 8
101
Sesi 5 Tahapan Penerapan 5S
102
Sesi 5
5S Global Implementation Plan
1
Kick Off & Employee Awareness
2
Target Setting
3
5S Implementation
4
Continual Improvement
103
Sesi 5
5S Global Implementation Plan
1
Kick Off & Employee Awareness
1.1
Membentuk Komite 5S dan Gugus 5S
1.2
Membentuk Rencana Penerapan
104
Sesi 4
Workshop 9
105
Sesi 5
Komite 5S 5S Chairman Factory Manager
5S Implementation Leader CI Officer
Production Dept.
MTC. Dept
WHS. Dept
QA. Dept
Steering Committee
Steering Committee
Steering Committee
Steering Committee
Office Area Steering Committee
Setiap Steering Committee akan membawahi beberapa gugus. Dimana setiap gugus akan dipimpin oleh Leader Gugus
106
Sesi 5
5S Global Implementation Plan
2
Target Setting
Efficiency Productivity
Absenteeism
Incident Rate
Down Time
107
Sesi 5
5S Global Implementation Plan
3
5S Implementation
3.1
Ambil “ Before Photo”
3.2
Persiapkan “Dash Board”
3.3
S1 – S5
108
Sesi 5
Dash Board
Before Photo Group Member
Team Motto
Map Area Responsibility
After Photo
109
Sesi 5
5S Global Implementation Plan
4
Continual Improvement
4.1
Lomba 5S
4.2
Lomba Ide Perbaikan
110
SAI Global Thank you for choosing SAI Global as your training provider. Other courses that you may be interested in include Risk Management, Six Sigma, Auditing and Business Improvement. If you would like further information about our products please visit www.saiglobal.com or speak to your presenter at the conclusion of this session.
