Tanúsított Iratkezelı Szoftver – Office GOV Ügykövetési rendszer Baranyi Norbert
UniOffice Rendszerház Kft. 1111 Budapest, Kende u. 3. www.unioffice.hu
2009. december 16.
Az UniOffice Rendszerház
1992 – alapítás éve 100% magyar magántulajdon Elsı Lotus Notes-ban Magyarországon 17 éves iratkezelési tapasztalat http://www.unioffice.hu
2009. december 16.
2. dia
Fıbb UniOffice tevékenységek
IBM Lotus Notes/Domino rendszerek tervezése és kivitelezése IBM Lotus Notes/Domino alapú egyedi alkalmazások fejlesztése Irat- és munkafolyamat-kezelı szoftver termékek: Office Ügykövetés, Office GOV Ügykövetés, ISOffice, HelpDesk Professzionális és felhasználói képzések, támogatás (support) Consulting (iratkezelés, ügykövetés, CRM, PM, archiválás, migráció)
2009. december 16.
3. dia
Referenciák* (csak válogatás)
Állami Számvevıszék Országos Vízügyi Fıigazgatóság Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóságok (12 db) Országos Atomenergia Hivatal SopVíz. Zrt. ÉÁRFÜ, DDRFÜ KvVM RHK Kht. EXPO VKPI OM (exOMFB) Országos Mérésügyi Hivatal
Tiszai Vegyi Kombinát Allianz Hungária Biztosító Rt. Magyar Távközlési Rt. Richter Gedeon Gyógyszergyár Pharmacia Kft. Fornax Rt. DÉMÁSZ Rt. Kontavill Rt.
* A zölddel jelöltek aktív Office GOV felhasználók 2009. december 16.
4. dia
Az Office GOV rendszer általános jellemzıi
A rendszer felépítése – Infrastruktúra (IBM Lotus Notes/Domino) – Funkciók (Iratkezelés – 24/2006 BM-IHM-NKÖM rendelet alapján tanúsítva, munkafolyamatkezelés, ügykezelés)
A hozzáférési jogosultságok felépítése – – – –
Lotus Notes/Domino hozzáférés kezelés (7 szintő) Szerepek (Érkeztetı, Iktató, Aláíró, Expediáló stb.) Központi jogosultság kezelés Személyek, csoportok, szervezetek közti jogosultság mátrix (ki kinek, ki kinek a nevében, helyettesítés) – Állapotfüggı jogosultságok, beépített workflow-k
2009. december 16.
5. dia
Infrastruktúra
Szerver-kliens architektúra (magyar kliens) Több szerveres mőködés: – Clusterezés megoldott – Több telephelyes mőködés teljeskörően támogatott
Sávszélesség szükséglet kicsi, mert: – több szerveres mőködés esetén csak a replikációhoz kell – egy szerveres mőködésnél erre optimalizált folyamatok
Fax szerver, szkennelés
2009. december 16.
6. dia
Felhasználói felület
2009. december 16.
7. dia
Érkeztetés
Központi, vagy osztott Bontás – Érkeztetés - Továbbítás Érkeztetési azonosító generálás Ügyfélkezelés Iratmelléklet kezelés Elektronikus aláírás ellenırzés, elektronikus visszajelzés
2009. december 16.
8. dia
Érkeztetési felület
2009. december 16.
9. dia
Iktatás
Automatikus iktatószám generálás Alszámos iktatás Iktatókönyvek (korlátlan számú) Fıszám nyitás, Átiktatás, Sztornózás Téves iktatás javításának lehetısége Az iktatott irat módosíthatóságának kizárása Iktatókönyv keresések, nyomtatás, export
2009. december 16.
10. dia
Iktatási felület
2009. december 16.
11. dia
Iktatókönyvek
2009. december 16.
12. dia
Szignálás, ügyintézés
Szignálás – Ügyintézı kijelölése – Ügyintézési határidı megadása
Ügyintézés – Határidıkezelés – Állapot kezelés – Munkafolyamatok, sablonok – Aláírás, kiadmányozás, expediálás – Elıadói ív
2009. december 16.
13. dia
Iratkezelési folyamatok
Irat megtekintése, módosítása (állapot és hozzáférési jog függvényében)
Irat készítése – – – – –
Iratsablon használata Ügyfelek Állapotkezelés Aláírás (sablonnal) Kiküldés a rendszerbıl
Kiegészítı információ elhelyezése („Kezelési feljegyzések")
2009. december 16.
14. dia
Irattári terv, tételhez sorolás
Terv (átmeneti és központi irattár) Tételhez sorolás (kötelezı) Lejárati lista
2009. december 16.
15. dia
Irattári terv
2009. december 16.
16. dia
Irattározás, archíválás
Lejárati lista alapján évente Átmeneti irattár kezelése Irattárba kerülés (elektronikus és fizikai) Archíválás – archív napló Kölcsönzés
2009. december 16.
17. dia
Átadó-átvevı lista (kézbesítıkönyv)
Fizikai irat követésére Minden mozgásnál: – Ügyintézı változtatás – Irattározás – Selejtezés – Levéltárazás
Naplózottan Automatikus kézbesítıkönyv (MS Excel) és Postai feladókönyv (Excel) nyomtatás
2009. december 16.
18. dia
Selejtezés, Levéltározás
Irattári terv alapján Átadójegyzékkel ...ha nem veszi át, módosítható... Jogosultságfüggı
2009. december 16.
19. dia
Visszakeresés
Szőrési lehetıségek Elektronikus iktatókönyvek Szervezet szerinti áttekintések Vezetıi áttekintések Határidı figyelés
2009. december 16.
20. dia
Elektronikus aláírás
Aláírt file-ok ellenırzése File-ok aláírása Elektronikus nyugta aláírása Hiteles másolat készítése Iktatókönyv export file aláírása
2009. december 16.
21. dia
További funkciók
Beépített kötött és programozható workflow rendszer Hierarchikus állapotkezelés Szövegtörzs titkosítás Személyre szabható menük Kötegelt mőveletek
2009. december 16.
22. dia
További funkciók
Dokumentumvédelem Teljes körő, többszintő helyettesítés Hírlevelek (határidı és feladatfigyelés) WEB-es használat (egyelıre korlátozott funkciókkal) Globális dokumentumkapcsolati rendszer (elıirat, utóirat) Teljes körő IM (SameTime) integráció Kifinomult naplózás: olvasás, mezıszintő módosítás, jogosultság változás stb...
2009. december 16.
23. dia
Kérdések
2009. december 16.
24. dia
Köszönjük a figyelmet!
2009. december 16.
25. dia
