Szempontrendszer a kiemelt projektek megvalósításának szervezeti feltételeihez
Közép-Magyarországi Operatív Program Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program Központi felsőoktatási információs infrastruktúra fejlesztése „A” komponense és az Információmenedzsment a felsőoktatásban kiemelt projektekhez
Kódszám: KMOP-2008/4.2.1.A_2 és TIOP- 1.3.2/08
A kiemelt projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.
1
Az ÚMFT végrehajtása során a 2007-13 időszakban 1 milliárd forint elszámolható összköltséget meghaladó kiemelt projektek esetén kiemelt projektenként, illetve azon kedvezményezettek esetében, akik legalább 1 milliárd forint támogatásban részesülnek a jelzett időszak alatt, kedvezményezettenként (önálló szakmai és pénzügyi felelősséggel tartozó konzorciumi partnerenként) szervezetileg és gazdaságilag önálló programirodát kell létrehozni. A Támogató a TÁMOP és TIOP programok keretein belül megvalósításra kerülő kiemelt projektek esetén a támogatási szerződés megkötését megelőzően minden kedvezményezettre kiterjedően elvégzi az alábbi szempontok részletes vizsgálatát. 1. A szervezeti feltételeknek való megfelelés vizsgálata A kedvezményezett a jelen útmutatóban szereplő szervezeti feltételeknek megfelelően készíti el belső szabályzatait és a program dokumentációját. A szervezeti feltételek teljesítése a támogatási szerződés megkötésének előfeltétele, a Támogató a szerződés megkötését megelőzően az alábbi dokumentum alapján vizsgálja a feltételek teljesülését: -
Alapító Okirat Szervezeti és Működési Szabályzat Gazdálkodási Szabályzat Kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat Az adott kiemelt projektre vonatkozó Projektirányítási Kézikönyv A kiemelt projekt programterve Megvalósíthatósági tanulmány, amelynek mellékletét képezi az abszorpciós képességét bemutató dokumentum, amennyiben a kedvezményezett több kiemelt projekt megvalósításában érintett
2. A kedvezményezett előfeltételek
szervezettel
szemben
támasztott
intézményi
2.1 −
Fenntartói/tulajdonosi nyilatkozat A kedvezményezett szervezet fenntartója/tulajdonosa által, az adott kiemelt projekt megvalósítására vonatkozó támogató nyilatkozat benyújtása. Közalapítványok esetén az illetékes Bíróság által nyilvántartott Alapító Okiratban nevesített Alapítói Képviselő támogató nyilatkozata szükséges.
2.2 −
Alapító okirat: Az Alapító Okirat a fenntartóval/tulajdonossal/felügyeleti szervvel való átlátható, szabályozott viszonyt rögzít. Az Alapító Okirat költségvetési szerv esetén rendelkezik a kiemelt projekt megvalósítására szolgáló részjogkörű költségvetési egység, illetve non-profit gazdasági társaság esetén a szervezetileg és gazdaságilag önálló programiroda (továbbiakban: Programiroda) létrehozásáról. Közalapítvány esetén a programiroda létrehozásáról a Közalapítvány Szervezeti és Működési Szabályzata rögzíti programiroda létrehozását. 1
−
2.3 − −
Szervezeti és működési szabályzat: Az SZMSZ-ben a kiemelt projekt végrehajtásáért felelős, szervezetileg és gazdaságilag független Programiroda megjelenik, feladatai rögzítettek. Az SzMSz tartalmazza a szervezet felépítéséről készített szervezeti ábrát, amelyből egyértelműen megállapítható a Programiroda elhelyezkedése a szervezetben, és kapcsolódása a szervezet más részeihez, egységeihez.
2
−
A Programiroda vezetőjének SzMSz-ben meghatározott feladat- és hatáskörei biztosítják a kiemelt projekt felelős és eredményes megvalósítását. (A programiroda vezetője nem tölthet be más funkciót a szervezetben.)
2.4 Intézményi abszorpciós képesség: Amennyiben a Kedvezményezett az akciótervi időszakban több kiemelt projektet valósít meg, a megvalósítási tanulmány mellékleteként csatolt dokumentumban szükséges bemutatnia, hogy rendelkezik megfelelő kapacitással a kiemelt projektek végrehajtására, képes kezelni a párhuzamos végrehajtásból fakadó kockázatokat biztosítja, hogy a projektek párhuzamossága nem veszélyezteti egyik projekt végrehajtását sem, illetve nem hat ki kedvezőtlenül a szervezet alapfeladatainak ellátására (éves munkatervben szereplő, állami forrásból finanszírozott alapfeladatok). A dokumentumban legalább az alábbiak ismertetése szükséges: − A kiemelt projektek alapadatainak egymás melletti bemutatása projektenként: költségvetési keret, rendelkezésre álló humánerőforrás kapacitás nagysága, megfelelősége (szakmai és menedzsment erőforrások), illetve ezek viszonyítása a szervezet alkalmazotti létszámához (létszámkeretéhez), az éves költségvetési támogatásához és más forrásaihoz. − A kiemelt projektek egymástól való elhatárolása után az egyes kiemelt projektek felelős és eredményes végrehajtásához a szükséges mértékben és minőségben áll-e rendelkezésre a humánerőforrás-kapacitás (a szervezeti árba és a programtervek alapján). − A Kedvezményezett rendelkezik a Fenntartó által jóváhagyott és finanszírozott éves intézeti munkatervvel / éves üzleti tervvel. Közalapítvány esetén a Közalapítvány Kuratóriuma által elfogadott munkaterv és éves költségvetés szükséges. − Az NFT I. keretében, a vizsgált szervezet által megvalósított központi programok lezárultak, vagy biztosítva van a lezárás valamennyi szervezeti és szakmai feltétele. − Valamennyi kiemelt projekt programirodája számára a szükséges fizikai tér és irodai infrastruktúra rendelkezésre áll a megvalósíthatósági tanulmány és a programterv alapján. 3. A szervezettel szemben támasztott szervezeti előfeltételek 3.1
A szervezeti háttér biztosítása
3.1.1 − −
−
A szervezeti háttér bemutatásához az alábbi dokumentumok csatolása szükséges:
A kiemelt projekt megvalósítására vonatkozó projektirányítási kézikönyv (Lásd: projektirányítási kézikönyv útmutató) gazdálkodási szabályzat - a gazdálkodási és a számviteli rendben átlátható módon van feltüntetve a Programiroda és annak elkülönült gazdálkodása – a részjogkörű költségvetési egység, illetve Programiroda gazdálkodási jogosítványai és kötelezettségei, a kiemelt projekt végrehajtását szolgáló elkülönített számla megnevezése - a számlabefogadás egységesített rendje tartalmazza a Programiroda kincstári ügyfélként való kezelésének módját, az ezzel kapcsolatos feladatokat és hatásköröket kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat
3
a kötelezettségvállalások és utalványozási jogkörök szabályozottak, az aláírási jogosultságok tisztázottak, átlátható felelősségi viszonyok biztosítottak (aláírók személye, jogosultságai, értékhatárok meghatározása, ellenjegyzési eljárás, stb.) - a szabályzat tartalmazza a Programiroda és rendelkezésébe tartozó számlák, előirányzatok vonatkozásában a kötelezettségvállalásra és utalványozásra érvényes felelősségi- és hatásköröket - a szabályzat tartalmazza a folyamatba épített ellenőrzési pontokról szóló rendelkezéseket közbeszerzési szabályzat ügykezelési (iktatási és archiválási) szabályzat munkavállalók foglalkoztatására, javadalmazására vonatkozó szabályzat (beleértve az összeférhetetlenségi és kötelezettség esetén a teljesítményértékelési szabályokat) -
− − −
3.1.2 − − − 3.2
a kiemelt projektek eredményes megvalósítását biztosító szervezeti támogató rendszer kialakítása és működtetése:
egységes
megfelelő gazdasági (számlakezelési, pénzügyi szolgáltatásokkal), informatikai, valamint minőségbiztosítási háttér, értékelési mechanizmusok működtetése a kiemelt projektek szinergiáját és eredményes végrehajtását biztosító információmenedzsment működtetése egységes nyomon követési útvonal kialakítása egységes kockázatelemzési, -kezelési rendszer A Programiroda szervezeti feltételei
A Programiroda szervezeti bemutatásának tartalmaznia kell az alábbiakat: 3.2.1
A program vezetése
A kiemelt projekt szerződésszerű, eredményes megvalósításáért a programvezető és a kiemelt projekt menedzsere(i) felelősek. a) A programvezető - Átfogó felelősséggel tartozik a kiemelt projekt eredményes megvalósításáért, irányítja a Programiroda szakmai munkáját. A programvezető valamennyi olyan irányítási, döntési jogosultsággal rendelkezik, amely szükséges ezen átfogó felelősség érvényesíthetőségéhez és számonkérhetőségéhez. - Felelős az eljárásrendek szerinti beszámolási rend betartásáért, a szakmai beszámolók, projekt előrehaladási jelentések, stb. határidőben és megfelelő minőségben való elkészítéséért és benyújtásáért. - A kiemelt projekt költségvetését kezelő kincstári számla vonatkozásában – Közalapítványok kivételével rendelkezési jogot gyakorol (a jogszabályoknak és a kedvezményezett szervezet gazdálkodási szabályzatában foglaltaknak megfelelően). - A Programiroda a kiemelt projekt költségvetésének terhére foglalkoztatott alkalmazottai vonatkozásában lefolytatja a kiválasztási eljárást, - a munkaviszony 2 létesítése, módosítása, megszüntetése, és a fegyelmi jogkör kivételével, amelyek a szervezet első számú vezetőjének kizárólagos jogkörei – gyakorolja a munkáltatói jogokat. A kedvezményezett szervezet első számú vezetője munkaviszony létesítéskor kizárólag azt vizsgálhatja, hogy a foglalkoztatásra a jogszabályoknak és a belső szabályzatoknak megfelelően kerül-e sor, más program keretében nem került-e már foglalkoztatásra az érintett személy,
4
a foglalkoztatás nem veszélyezteti-e más program vagy alapfeladat végrehajtását, illetve, hogy a foglalkoztatás fedezete biztosított-e a kiemelt program költségvetésében. A kiemelt projekt konzorciumban történő végrehajtása esetén a konzorciumvezető szervezet Programirodájának programvezetője ellátja a konzorciumvezetésből adódó szakmai feladatokat, a konzorciumi megállapodásban foglaltak alapján.
-
b)
A kiemelt projekt menedzsere
Irányítja a Programiroda projektmenedzsment feladatainak ellátását, felelős a Programiroda megfelelő operatív működéséért, a kiemelt projekt támogatási szerződésnek megfelelő végrehajtásáért, az eljárásrendek betartásáért. (folyamatmenedzsment, humánerőforrás-gazdálkodás, szerződéskezelés, ügyviteli folyamatok, termékkezelés, belső minőségbiztosítás működtetése, információmenedzsment, stb.) c)
A Programiroda pénzügyi vezetője
A projekt megvalósulásához szükséges gazdasági, pénzügyi tevékenységeket irányító, koordináló személy, aki felelős a projekt, mindenkor érvényes eljárásrendi, pénzügyi és a hatályos jogszabályok szerinti pénzügyi megvalósításáért. Programiroda alkalmazottja, munkáját a szervezet gazdálkodási szabályzata által meghatározott keretek között végzi, a szervezet gazdasági vezetőjének iránymutatásait figyelembe véve, feladatkörében azonban nem utasítható. (pénzügyi tervezés, az elkülönített számlá(k) kezelése, kötelezettségvállalási és utalványozási rend betartása, nyilvántartások kezelése, stb.) 3.2.2 −
− − − − −
A projektszervezet
A projektszervezetet a kiemelt projekt méretéhez és szükségleteihez igazodóan, többszintű, tagolt projektszervezetként szükséges kialakítani. 3 Az egyedi (elemi) projektek számát és méretét úgy kell meghatározni, hogy az egyedi projektért vállalt felelősség és átláthatóság nem sérüljön A projekt nagyságának függvényében a Programiroda keretei között ki kell alakítani a szakmai munka hátterét biztosító kiszolgáló csoportokat, illetve egyéni felelősségi rendszert is (például: menedzsmentcsoport, pénzügyi csoport, egyéb) A kiemelt projekt irányítási struktúráját átláthatóan, írásban szükséges rögzíteni, amely egyértelműen tartalmazza a különböző szintű, projektmenedzsmentben részvevő vezetők feladatait és hatásköreit. A Programiroda szervezeti kialakítását úgy kell elvégezni, hogy biztosítva legyen a megfelelő helyettesítési rend. A Programirodán belül létre kell hozni a Szakmai Irányító Testületet, amely a kiemelt projekt végrehajtásának stratégiai szintű támogatását, végzi.
3.2.3 Szakmai Irányító Testület − A Testület tagjai (5-7 fő): Tagjait a kedvezményezett szervezet felügyeletét gyakorló szerv, a Támogató, valamint a kedvezményezett szervezet vezetője, konzorcium esetén kedvezményezettek vezetői delegálják. • Kedvezményezette(ke)t felügyelő szerv: 2-3 delegált (saját munkatárs vagy külső szakértő) • Támogató: 2-3 delegált (saját munkatárs, külső szakértő, illetve KSz munkatárs) • Kedvezményezett szervezetek: 1-1 fő
5
−
A Testület elnökét tagjai közül a testület maga választja, aki nem lehet a kedvezményezett(ek) által delegált személy. A testület titkári feladatait a kiemelt projekt programvezetője látja el A kedvezményezett(ek) programvezetője tanácskozási joggal vesz részt az üléseken, szavazati joggal nem rendelkezik A Testület működési költségeit a kiemelt projekt költségvetése tartalmazza. A Testület az ügyrendjét maga határozza meg, de annak igazodnia kell a kiemelt projekt szükségleteihez; legalább negyedévente ülést tart.
A Szakmai Irányító Testület feladatai és működése: - a program szakmai megvalósításának nyomon követése • a megvalósítás, a szakmai munka ellátásának minősége • a logikai összefüggések, szinergiák figyelemmel kísérése • az indikátorok és benchmarkok teljesítésének figyelemmel kísérése • az elvégzett tevékenység, elkészült termékek, produktumok szakmai minősítése Szerződésmódosítás esetén a programterv, programdokumentáció előzetes vizsgálata • a módosítás megalapozott-e • az elkészült módosítási javaslat szakmai, tartalmi minősége megfelelő-e • Módosítási javaslatok megfogalmazása, a programvezető által benyújtott módosítási javaslatok támogatásáról döntés meghozatala. - A kiemelt projekt módosításával kapcsolatos, Minősítő Testület számára készített előterjesztések véleményezése, az előterjesztéssel kapcsolatos döntési javaslatok megfogalmazása.
A szervezet gazdálkodásával kapcsolatos előfeltételek: −
−
−
A kiemelt projekt végrehajtásával kapcsolatos pénzforgalom kezelése elkülönített, a 217/1998. (XII. 30.) Kormányrendelet 98.§, vagy 99.§ szerinti célelszámolási (továbbiakban elkülönített) számlán történik. A kincstári számlák vonatkozásában a Programirodának „kincstári ügyfél”jogosultságokkal kell rendelkeznie. A kiemelt projekthez kapcsolódó, támogatás fogadására szolgáló elkülönített számla felett a Programiroda rendelkezik, azokért a programvezető felelősséggel tartozik. Az elkülönített számlán kizárólag az adott projekttel kapcsolatos ki- és befizetések teljesíthetők, ettől eltérni kizárólag a likviditás biztosítása érdekében előzetesen és igazoltan a szervezet részére átmenetileg biztosított (nem uniós) forrás visszatérítése esetében lehetséges. A kiemelt projekthez kapcsolódó, támogatás fogadására szolgáló elkülönített számla feletti rendelkezés és felelősség, kötelezettségvállalási, ellenjegyzési és utalványozási rend, valamint a jogkörök megosztásáról és a megosztás módjáról szóló rendelkezések bemutatása szükséges. A Programiroda elkülönített számlájának vonatkozásában a kötelezettségvállalási és utalványozási jogot a programvezető gyakorolja. Ezen jogkörét elvonni nem lehet, de a szervezet gazdálkodási szabályzatának és a projektirányítási kézikönyv szabályainak megfelelően megoszthatja azt a Programiroda más vezető beosztású alkalmazottaival. A Programiroda pénzügyi vezető gazdálkodási szabályoknak megfelelő ellenjegyzési jogkörének bemutatása szükséges a Programiroda elkülönített számlájának vonatkozásában.
6
−
−
A Programiroda pénzügyi vezető a gazdálkodási szabályoknak megfelelően teljes körű ellenjegyzési jogkört gyakorol a Programiroda elkülönített számlájának vonatkozásában. A kedvezményezettnek be kell mutatnia a kiemelt projekt keretében felhasznált támogatás – a szervezet más bevételeitől, kiadásaitól - elkülönített nyilvántartásának, könyvelésének alátámasztásául szolgáló számviteli politikát, valamint számlarendet, számlatükröt. A kedvezményezettnek be kell mutatnia a szervezet adott évi üzleti tervét (tervezett költségvetését), amely alapján igazolható, hogy az alapfeladatok ellátásához szükséges forrás biztosított.
4. A szervezettel szemben támasztott humánerőforrás előfeltételek: −
− −
− −
A támogatási szerződés megkötésének feltétele, hogy be kell nyújtani a Programiroda szakmai és menedzsment vezetőinek kinevezését/megbízását, munkaköri leírását, amelynek tartalmaznia kell legalább a projekt felhívás számát, a projektben vállalt feladatokat és jogköröket. Kizárólagossági nyilatkozat: a Programiroda vezető beosztású alkalmazottai teljes munkaidős, főállású alkalmazottak, más funkciót a szervezetben nem töltenek be, más feladat vagy kiemelt projekt megvalósításában nem vehetnek részt. Az alkalmazottak jövedelmére és járandóságaira vonatkozó szabályokat javadalmazási szabályzatban kell rögzíteni. A programvezető jövedelmét úgy kell meghatározni, hogy az igazodjon a kiemelt projekt összetettségéhez, álljon arányban a vállalt felelősséggel és a költségvetés nagyságával, de nem haladhatja meg a havi bruttó egymillió forintot. A Programiroda munkatársai a programvezető irányításával végzik munkájukat. A humánerőforrás tervezésekor és a Programiroda működése során az ÚMFT eljárásrendjei szerinti esélyegyenlőségi szempontokra figyelemmel kell eljárni. A tervezéskor az alábbi szempontoktól eltérni nem lehet: - Az azonos munkakörben dolgozó munkatársak azonos bérezésben részesülnek - A kiemelt projekt projektmenedzsmentjében biztosítani kell a nők legalább 30%-os képviseletét.
A vezetőktől elvárt képzettség és szakmai tapasztalat az ESZA és ERFA Elszámolható költségek útmutató rendelkezéseinek figyelembe vételével: Programvezető: a kiemelt projekt végrehajtásáért átfogó szakmai felelősséget viselő vezető, a Programiroda élén áll. Képzettségi feltételek: felsőfokú iskolai végzettség Előírt szakmai tapasztalat: az adott szakterülethez kapcsolódó, 100 MFt költségvetést meghaladó projekt vezetése, valamint az NFT, előcsatlakozási alapok, vagy nemzetközi fejlesztési projekt vezetésében szerzett tapasztalat. Projektmenedzser: a kiemelt projekt eredményes menedzsmentjéért felelős vezető. Képzettségi feltételek: felsőfokú iskolai végzettség (menedzsmentterületen szerzett előny) Előírt szakmai tapasztalat: 5 év gyakorlati menedzsment tapasztalat (előny: kutatási, fejlesztési, innovációs projektekben), 100 MFt költségvetést meghaladó projekt menedzselése, valamint az NFT, előcsatlakozási alapok, vagy nemzetközi közoktatás-fejlesztési projekt menedzsmentjében szerzett tapasztalat. Pénzügyi vezető: a projekttel kapcsolatos pénzügyi döntésekért, a pénzügyi feladatok szabályos és hatékony ellátásáért felelős. Képzettségi feltételek: felsőfokú közgazdasági, pénzügyi végzettség vagy felsőfokú iskolai és mérlegképes könyvelői végzettség
7
Előírt szakmai tapasztalat: 5 év gazdasági területen szerzett gyakorlat, 200 MFt költségvetést meghaladó projektben szerzett pénzügyi vezetői tapasztalat, valamint az NFT, előcsatlakozási alapok, vagy nemzetközi közoktatás-fejlesztési projekt gazdasági menedzsmentjében szerzett tapasztalat. A kiemelt projekt vezetőitől elvárt képzettség és szakmai tapasztalat előírásokat a VEF az adott konstrukció specialitásaira tekintettel tovább szigoríthatja, illetve egyéb kötelezően betöltendő munkakört írhat elő (pl. ERFA-projektek esetében beruházási tapasztalat, vagy beruházási szakértő).
8
11
Részjogkorű költségvetési egység: 217/1998. (XII. 30.) az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendelet 15. § (1) bek. c) pontja alapján felügyeleti szerv hozza létre. Felügyeleti szerv a létrehozáskor rendelkezik a következőkről: a részjogkörű szervezeti egység neve a szervezeti egység célja, tevékenysége azon előirányzati és egyéb számlák (célelszámolási számla, pénzforgalmi lebonyolítási számla, fedezetbiztosítási számla stb.) megnevezése, amely felett a költségvetési egység rendelkezik. a döntést arra vonatkozóan, hogy a részjogkörű költségvetési szerv a rendelkezésére álló számlák vonatkozásában kincstári ügyfél. Önálló programiroda: Felügyeleti szerv nonprofit gazdasági társaságok esetén is elkülönült szervezeti egységet hoz létre a szervezeten belül a kiemelt program megvalósítására, és az államháztartáson belüli viszonyokhoz hasonlóan rendezi a felelősségre, valamint a gazdálkodásra vonatkozó kérdéseket. A Közalapítvány saját SZMSZ-ében szabályozza a programiroda létrehozását. 2 Munkaviszony alatt érteni kell a közszféra foglalkoztatási szabályai szerinti kinevezést, illetve felmentést is. 3 A többszintű, tagolt projektszervezet kialakításánál az alábbi szempontok figyelembe vétele ajánlott: − a kiemelt projekt komplex megvalósításáért a Programiroda a felelős, a program felelős vezetői: a programvezető (programigazgató) és a (vezető)projektmenedzser − amennyiben az Akcióterv és a tervezési útmutató támogatható tevékenységei nagyobb csoportokba (pillérekbe) rendezetten jelennek meg, az átláthatóság és a koherencia érdekében célszerű azokat alprogramonként kezelni. Az alprogramok megvalósítását az alprogramvezetők irányítják. − A programon, szükségletek szerint alprogramokon belül megvalósításra kerülő tevékenységeket, szakmai indokok alapján, egyedi (elemi) projektekre szükséges bontani. Az egyedi projektek megvalósítását a projektvezetők koordinálják. (Amennyiben szakmailag nem indokolt, vagy az alprogram költségvetési nagysága nem indokolja, nem szükséges azt további egyedi projektekre bontani.) − Az egyedi projektek, amennyiben ez indokolt, további szakmai témákra bonthatók tovább. − A Programiroda keretei között kell kialakítani a szakmai munka hátterét biztosító kiszolgáló csoportokat is: Pénzügyi csoport: a kiemelt projekt gazdasági és pénzügyeinek intézésére. Vezetője a pénzügyi vezető. Menedzsmentcsoport: a tervezési és beszámolási folyamatok koordinálására, a projektek nyomon követésére, a Programiroda működési kérdéseinek intézésére. Vezetője a (vezető)projektmenedzser. A Programiroda a projekt méretétől, jellegétől, szükségleteitől függően egyéb támogató csoportokat is kialakíthat (pl. disszeminációs és kommunikációs csoport) A fenti mintától eltérő, más tagolású többszintű projektszervezet is kialakítható, azonban az átláthatóságot, tervezhetőséget, a felelősségi körök elkülönítését biztosítani kell.
9
