XX. számú melléklet Szempontrendszer a kiemelt projektek megvalósításának szervezeti feltételeihez a Társadalmi Megújulás Operatív Program A társadalmi kohéziót erősítő bűnmegelőzési és reintegrációs programok módszertani megalapozása c. tervezési felhívásához Kódszám: TÁMOP 5.6.2-10/1 II. szakasz
A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.
1
1. A szervezeti feltételeknek való megfelelés vizsgálata A Projektgazda a jelen útmutatóban szereplő szervezeti feltételeknek megfelelően készíti el belső szabályzatait és a program dokumentációját. A szervezeti feltételek teljesítése a támogatási szerződés megkötésének előfeltétele, a Támogató a szerződés megkötését megelőzően az alábbi dokumentum alapján vizsgálja a feltételek teljesülését: -
A Projektgazda Szervezeti és Működési Szabályzata, ügyrendje Gazdálkodási szabályzat Kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat; Projekt Alapító Dokumentum A kiemelt projekt programterve, beleértve a Megvalósíthatósági tanulmányt, amelynek mellékletét képezi az abszorpciós képességét bemutató dokumentum, amennyiben a Projektgazda több kiemelt projekt megvalósításában érintett
2. A Projektgazda szervezettel szemben támasztott intézményi előfeltételek 2.1 -
Fenntartói/tulajdonosi nyilatkozat A Miniszter által, az adott kiemelt projekt megvalósítására vonatkozó támogató nyilatkozat benyújtása.
2.2 -
Projekt Alapító Dokumentum (PAD): A Projekt Alapító Dokumentum a fenntartóval/tulajdonossal/felügyeleti szervvel való átlátható, szabályozott viszonyt rögzít. Része a kiemelt projekt megvalósítására vonatkozó projektirányítási kézikönyv, A kiemelt projekt végrehajtásáért felelős, miniszter által kijelölt vezető megjelenik, felelősségi köre és feladatai rögzítettek. Tartalmazza a szervezet felépítéséről készített szervezeti ábrát, amelyből egyértelműen megállapítható a a kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezető irányítása alá tartozó szervezeti egységek elhelyezkedése a szervezetben, és kapcsolódása a szervezet más részeihez, egységeihez. A projektmenedzser PAD-ban meghatározott feladat- és hatáskörei biztosítják a kiemelt projekt felelős és eredményes megvalósítását. gazdálkodási szabályzat; - a gazdálkodási és a számviteli rendben átlátható módon van feltüntetve a projekt és annak elkülönült gazdálkodása – a projekt gazdálkodási jogosítványai és kötelezettségei, a kiemelt projekt végrehajtását szolgáló elkülönített számla megnevezése. kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzat; - a kötelezettségvállalások és utalványozási jogkörök szabályozottak, az aláírási jogosultságok tisztázottak, átlátható felelősségi viszonyok biztosítottak (aláírók személye, jogosultságai, értékhatárok meghatározása, ellenjegyzési eljárás, stb.), - a szabályzat tartalmazza a projekt és rendelkezésébe tartozó számlák, előirányzatok vonatkozásában a kötelezettségvállalásra és utalványozásra érvényes felelősségi- és hatásköröket, - a szabályzat tartalmazza a folyamatba épített ellenőrzési pontokról szóló rendelkezéseket.
-
-
-
2.3
Intézményi abszorpciós képesség:
2
Amennyiben a Projektgazda az akciótervi időszakban több kiemelt projektet valósít meg, a megvalósítási tanulmány mellékleteként csatolt dokumentumban szükséges bemutatnia, hogy § rendelkezik megfelelő kapacitással a kiemelt projektek végrehajtására, § képes kezelni a párhuzamos végrehajtásból fakadó kockázatokat, § biztosítja, hogy a projektek párhuzamossága nem veszélyezteti egyik projekt végrehajtását sem, illetve nem hat ki kedvezőtlenül a szervezet alapfeladatainak ellátására (éves munkatervben szereplő, állami forrásból finanszírozott alapfeladatok). A dokumentumban legalább az alábbiak ismertetése szükséges: - A kiemelt projektek alapadatainak egymás melletti bemutatása projektenként: költségvetési keret, rendelkezésre álló humánerőforrás kapacitás nagysága, megfelelősége (szakmai és menedzsment erőforrások), illetve ezek viszonyítása a szervezet alkalmazotti létszámához (létszámkeretéhez), az éves költségvetési támogatásához és más forrásaihoz. - A kiemelt projektek egymástól való elhatárolása után az egyes kiemelt projektek felelős és eredményes végrehajtásához a szükséges mértékben és minőségben áll-e rendelkezésre a humánerőforrás-kapacitás (a szervezeti ábra és a programtervek alapján). - Valamennyi kiemelt projekt számára a szükséges fizikai tér és irodai infrastruktúra rendelkezésre áll a megvalósíthatósági tanulmány és a programterv alapján. 3. A szervezettel szemben támasztott szervezeti előfeltételek 3.1
A szervezeti háttér biztosítása
A kiemelt projektek eredményes megvalósítását biztosító egységes szervezeti támogató rendszer kialakítása és működtetése: 3.2
megfelelő gazdasági (számlakezelési, pénzügyi szolgáltatásokkal), informatikai, valamint minőségbiztosítási háttér, értékelési mechanizmusok működtetése a kiemelt projektek szinergiáját és eredményes végrehajtását biztosító információmenedzsment működtetése egységes nyomon követési útvonal kialakítása egységes kockázatelemzési, -kezelési rendszer A kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezető irányítása alá tartozó szervezeti egységek szervezeti feltételei
A kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezető irányítása alá tartozó szervezeti egységek szervezeti bemutatásának tartalmaznia kell az alábbiakat: 3.2.1
A program vezetése
A kiemelt projekt szerződésszerű, eredményes megvalósításáért a kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezető átfogóan felel, képviseli a projektet a vezetői fórumokon, a projekt érdekében döntési jogosultsággal rendelkezik.. A kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezető feladatait és hatáskörét, valamint a projektmenedzser munkakörét a kiemelt projekt irányítási kézikönyvében szükséges meghatározni.
3
A projektmenedzser kötelezően ellátandó feladatai: -
-
-
Felelős az eljárásrendek szerinti beszámolási rend betartásáért, a szakmai beszámolók, projekt előrehaladási jelentések határidőben való elkészítéséért és benyújtásáért. Felelősséggel tartozik a kiemelt projekt eredményes megvalósításáért. A projektmenedzser valamennyi olyan irányítási, döntési jogosultsággal rendelkezik, amely szükséges ezen felelősség érvényesíthetőségéhez és számonkérhetőségéhez. A kiemelt projekt költségvetését terhelő pénzügyi tranzakciókat jóváhagyólag aláírja (a jogszabályoknak és a Projektgazda szervezet gazdálkodási szabályzatában foglaltaknak megfelelően). A projekt költségvetésének terhére foglalkoztatott alkalmazottai vonatkozásában i lefolytatja a kiválasztási eljárást, valamint - a munkaviszony létesítése, módosítása, megszüntetése, és a fegyelmi jogkör kivételével, amelyek a szervezet első számú vezetőjének kizárólagos jogkörei – a kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezetővel együttesen gyakorolja a munkáltatói jogokat. A Projektgazda szervezet első számú vezetője munkaviszony létesítéskor kizárólag azt vizsgálhatja, hogy a foglalkoztatásra a jogszabályoknak és a belső szabályzatoknak megfelelően kerül-e sor, más program keretében nem került-e már foglalkoztatásra az érintett személy, a foglalkoztatás nem veszélyezteti-e más program vagy alapfeladat végrehajtását, illetve, hogy a foglalkoztatás fedezete biztosított-e a kiemelt program költségvetésében. A kiemelt projekt konzorciumban történő végrehajtása esetén a konzorciumvezető szervezet projektmenedzsere ellátja a konzorciumvezetésből adódó operatív feladatokat, a konzorciumi megállapodásban foglaltak alapján. Irányítja a projekt projektmenedzsment feladatainak ellátását, felelős a projekt megfelelő operatív működéséért, a kiemelt projekt támogatási szerződésnek megfelelő végrehajtásáért, az eljárásrendek betartásáért. (folyamatmenedzsment, humánerőforrás-gazdálkodás, szerződéskezelés, ügyviteli folyamatok, belső minőségbiztosítás működtetése, információmenedzsment, stb.) a) -
b)
A projekt szakmai vezetője (projekt szakmai koordinátor) Irányítja a projekt szakmai munkáját a konzorciumi megállapodásban foglaltak alapján. Felelős a szakmai beszámolók, projekt előrehaladási jelentések megfelelő minőségben való elkészítéséért. A kiemelt projekt konzorciumban történő végrehajtása esetén a konzorciumvezető szakmai vezetője ellátja a konzorciumvezetésből adódó szakmai feladatokat, a konzorciumi megállapodásban foglaltak alapján. A projekthez kapcsolódó feladatkörében kizárólag a projektmenedzser által utasítható. A projekt pénzügyi vezetője
A projekt megvalósulásához szükséges gazdasági, pénzügyi tevékenységeket irányító, koordináló személy, aki felelős a projekt, mindenkor érvényes eljárásrendi, pénzügyi és a hatályos jogszabályok szerinti pénzügyi megvalósításáért. Munkáját a szervezet gazdálkodási szabályzata által meghatározott keretek között végzi, a szervezet gazdasági vezetőjének iránymutatásait figyelembe véve, projekthez kapcsolódó feladatkörében azonban kizárólag a projektmenedzser által utasítható. (pénzügyi tervezés, az
4
elkülönített számla kezelése, kötelezettségvállalási és utalványozási rend betartása, nyilvántartások kezelése, stb.)
3.2.2 -
-
-
A projektszervezet
A projektszervezetet a kiemelt projekt méretéhez és szükségleteihez igazodóan, többszintű, tagolt projektszervezetként szükséges kialakítani.ii Az egyedi (elemi) projektek számát és méretét úgy kell meghatározni, hogy az egyedi projektért vállalt felelősség és átláthatóság ne sérüljön. A projekt nagyságának függvényében a projekt végrehajtásáért felelős szervezeti egység keretei között ki kell alakítani a szakmai munka hátterét biztosító kiszolgáló csoportokat, illetve egyéni felelősségi rendszert is (például: menedzsmentcsoport, pénzügyi csoport, egyéb) A kiemelt projekt irányítási struktúráját átláthatóan, írásban szükséges rögzíteni, amely egyértelműen tartalmazza a különböző szintű, projektmenedzsmentben részvevő vezetők feladatait és hatásköreit. A projekt végrehajtásáért felelős szervezeti egység szervezeti kialakítását úgy kell elvégezni, hogy biztosítva legyen a megfelelő helyettesítési rend.
3.2.3 Szakmai Irányító Testület - A Testület tagjai (4-6 fő plusz a kedvezményezettek képviselői): § Tagjait a Miniszterelnöki Hivatal, a Támogató, valamint a Projektgazda szervezet/szervezeti egység vezetője, konzorcium esetén a kedvezményezettek vezetői delegálják. · Miniszterelnöki Hivatal: 2-3 delegált (saját munkatárs vagy külső szakértő). · Támogató: 2-3 delegált (saját munkatárs, külső szakértő, illetve KSz munkatárs). · Kedvezményezett szervezetek: 1-1 fő. § A Testület elnökét tagjai közül a Testület maga választja, aki nem lehet a kedvezményezett(ek) által delegált személy. § A Testület titkári feladatait a kiemelt projekt projektmendzsere látja el. § A kedvezményezett(ek) tanácskozási joggal vesz részt az üléseken, szavazati joggal nem rendelkezik. § A Testület működési költségeit a kiemelt projekt költségvetése tartalmazza. § A Testület az ügyrendjét maga határozza meg, de annak igazodnia kell a kiemelt projekt szükségleteihez; legalább negyedévente ülést tart. -
A Szakmai Irányító Testület feladatai és működése: · ·
Döntési javaslatot tesz az operatív szinten nem kezelhető nyitott kérdések és problémák megoldásához a Kedvezményezettek és/vagy a Támogató és/vagy a felügyelő szerv felé. A program szakmai megvalósításának nyomon követése az alábbiak szerint: a mérföldkövek teljesítésének ellenőrzése, a megvalósítás, a szakmai munka ellátásának minősítése, a logikai összefüggések, szinergiák figyelemmel kísérése, az indikátorok és benchmarkok teljesítésének figyelemmel kísérése, az elvégzett tevékenység, elkészült termékek, produktumok szakmai minősítése,
5
-
·
az Operatív Programmal, az Akciótervvel és a tervezési dokumentációval való összhang figyelemmel kísérése. Szerződésmódosítás kezdeményezése esetén a programterv, programdokumentáció előzetes vizsgálata, hogy: · a módosítás megalapozott-e, · az elkészült módosítási javaslat szakmai, tartalmi minősége megfelelő-e, · a tervezett módosítás az Operatív Programmal, az Akciótervvel és a tervezési dokumentációval összhangban van-e, A vizsgálat alapján dönt a benyújtott javaslatról. Döntését a szerződésmódosítási kezdeményezés elfogadására vagy elutasítására vonatkozó javaslatként fogalmazza meg a Támogató felé.
4. A szervezet gazdálkodásával kapcsolatos előfeltételek: -
-
-
-
-
A kiemelt projekt végrehajtásával kapcsolatos pénzforgalom kezelése elkülönített, célelszámolási (továbbiakban elkülönített) számlán történik. A kiemelt projekt költségvetését terhelő pénzügyi tranzakciókat a projektmenedzser jóváhagyólag aláírja (a jogszabályoknak és a Projektgazda szervezet gazdálkodási szabályzatában foglaltaknak megfelelően). Az elkülönített számlán kizárólag az adott projekttel kapcsolatos ki- és befizetések teljesíthetők, ettől eltérni kizárólag a likviditás biztosítása érdekében előzetesen és igazoltan a szervezet részére átmenetileg biztosított (nem uniós) forrás visszatérítése esetében lehetséges. A kiemelt projekthez kapcsolódó, támogatás fogadására szolgáló elkülönített számla feletti rendelkezés és felelősség, kötelezettségvállalási, ellenjegyzési és utalványozási rend, valamint a jogkörök megosztásáról és a megosztás módjáról szóló rendelkezések bemutatása szükséges. A projekt végrehajtása során a kötelezettségvállalási jogot a projektmenedzser a kiemelt projekt végrehajtásáért felelős vezetővel együttesen gyakorolja. A projektmenedzser ezen jogkörét elvonni nem lehet. A pénzügyi vezető gazdálkodási szabályoknak megfelelő ellenjegyzési jogkörének bemutatása szükséges a projekt elkülönített számlájának vonatkozásában. A pénzügyi vezető a gazdálkodási szabályoknak megfelelően teljes körű ellenjegyzési jogkört gyakorol a projekt elkülönített számlájának vonatkozásában. A Projektgazdának be kell mutatnia a kiemelt projekt keretében felhasznált támogatás – a szervezet más bevételeitől, kiadásaitól - elkülönített nyilvántartásának, könyvelésének alátámasztásául szolgáló számviteli politikát, valamint számlarendet, számlatükröt. A Projektgazdának be kell mutatnia a szervezet adott évi üzleti tervét (tervezett költségvetését), amely alapján igazolható, hogy az alapfeladatok ellátásához szükséges forrás biztosított.
5. A szervezettel szemben támasztott humánerőforrás előfeltételek: -
A támogatási szerződés megkötésének feltétele, hogy be kell nyújtani a projekt szakmai és menedzsment vezetőinek kinevezését/megbízását, munkaköri leírását,
6
-
amelynek tartalmaznia kell legalább a projekt felhívás számát, a projektben vállalt feladatokat és jogköröket. Kizárólagossági nyilatkozat: a projektmenedzser és a pénzügyi vezető teljes munkaidős, főállású alkalmazottak, más funkciót a szervezetben nem töltenek be, más feladat vagy kiemelt projekt megvalósításában nem vehetnek részt. A projekt munkatársai a projektmenedzser irányításával végzik munkájukat. A humánerőforrás tervezésekor és a projekt végrehajtása során az ÚMFT eljárásrendjei szerinti esélyegyenlőségi szempontokra figyelemmel kell eljárni. A tervezéskor az alábbi szempontoktól eltérni nem lehet: - Az azonos munkakörben dolgozó munkatársak azonos bérezésben részesülnek - A kiemelt projekt projektmenedzsmentjében biztosítani kell az alulreprezentált nem legalább 30%-os képviseletét.
A vezetőktől elvárt képzettséget és szakmai tapasztalatot a TÁMOP 5.6.2-10/1 kódszámú kiemelt projekt tervezési útmutatója tartalmazza.
i Munkaviszony alatt érteni kell a közszféra foglalkoztatási szabályai szerinti kinevezést, illetve felmentést is. ii A többszintű, tagolt projektszervezet kialakításánál az alábbi szempontok figyelembe vétele ajánlott: a kiemelt projekt komplex megvalósításáért a projekt végrehajtására kijelölt szervezeti egység a felelős, a program felelős vezetője a projektmenedzser amennyiben az Akcióterv és a tervezési útmutató támogatható tevékenységei nagyobb csoportokba (pillérekbe) rendezetten jelennek meg, az átláthatóság és a koherencia érdekében célszerű azokat alprojektenként kezelni. Az alprojektek megvalósítását az alprojektvezetők irányítják. A projekten, szükségletek szerint alprojekten belül megvalósításra kerülő tevékenységeket, szakmai indokok alapján, egyedi (elemi) projektekre szükséges bontani. Az egyedi projektek megvalósítását a projektvezetők koordinálják. (Amennyiben szakmailag nem indokolt, vagy az alprojekt költségvetési nagysága nem indokolja, nem szükséges azt további egyedi projektekre bontani.) Az egyedi projektek, amennyiben ez indokolt, további szakmai témákra bonthatók tovább. A projekt végrehajtására kijelölt szervezeti egység keretei között kell kialakítani a szakmai munka hátterét biztosító kiszolgáló csoportokat is: § Pénzügyi csoport: a kiemelt projekt gazdasági és pénzügyeinek intézésére. Vezetője a pénzügyi vezető. § Menedzsmentcsoport: a tervezési és beszámolási folyamatok koordinálására, a projektek nyomon követésére, a működési kérdések intézésére. Vezetője a (vezető)projektmenedzser. § A projekt végrehajtására kijelölt szervezeti egység a projekt méretétől, jellegétől, szükségleteitől függően egyéb támogató csoportokat is kialakíthat (pl. disszeminációs és kommunikációs csoport) A fenti mintától eltérő, más tagolású többszintű projektszervezet is kialakítható, azonban az átláthatóságot, tervezhetőséget, a felelősségi körök elkülönítését biztosítani kell.
7
