Supportblad Mobiele Werkbon (werkvoorbereiding) Datum: 24 december 2008
Mobile PC uitvoering
Inleiding Vanaf InstallWare versie 9.82 levert AGP Capelle aan den IJssel B.V. de mobile PC werkbon waarmee u werkbonnen geheel digitaal kunt afhandelen. Dit document beschrijft de voorbereidingen die u als klant dient te treffen voordat deze kan worden uitgeleverd. Naast dit document zijn ook documenten met de technische werking en een handleiding voor de monteur beschikbaar. Benodigd •
InstallWare modules: runtime 7.2 of hoger, service-onderhoud of service-contracten, grafisch planbord, digitale werkbon PC en Client/Mobiel.
•
Internetaansluiting.
•
Data (GPRS / UMTS of een HSDPA) abonnement (KPN of Vodafone aanbevolen)
•
Mobiele Pc’s
•
Wachtwoord en gebruikersnaam voor FTP verbinding met de AGP server.
•
Voor u begint met instellen is het verstandig om altijd de laatste updates van onze software via LiveUpdate binnen te halen.
Globale werking De werking van de mobiele werkbon is het beste te verklaren met behulp van onderstaande afbeelding:
Mobiele werkbon (werkvoorbereiding)
Uw werkopdrachten worden vanuit InstallWare via versleutelde bestanden naar de AGP server gestuurd. De server stuurt de werkopdrachten via het mobiele netwerk van uw keuze naar de mobiele PC van de medewerker. De AGP server fungeert hierbij als een soort postkantoor. De gegevens worden na ontvangst lokaal op de mobiele PC opgeslagen. Dit betekent dat als de mobiele verbinding wegvalt, de monteur eerder ontvangen bonnen volledig kan afhandelen.
Versie 1.00 © AGP Capelle aan den IJssel B.V.
Pagina 2 van 7
Mobiele werkbon (werkvoorbereiding)
Mobiele aansluiting De mobiele communicatie loopt via een GPRS netwerk. GPRS is het versturen en ontvangen van data over één van de mobiele netwerken van KPN, Vodafone, T-Mobile of Telfort. Het dataverkeer bedraagt ongeveer 3 tot 5 Mb per maand per monteur. Het dataverkeer is o.a. afhankelijk van het aantal werkopdrachten en hoe vaak er communicatie is vanuit de mobiele Pc’s. Mobiele Pc’s De keuze in mobiele Pc’s is groot en nieuwe modellen verschijnen (bijna) dagelijks. De mobiele Pc’s dienen aan de volgende eisen te voldoen: •
Besturingssysteem Windows XP of Vista.
•
Een schermresolutie van minimaal 800 x 600.
•
Harddisk
•
GPRS toegang mogelijk.
•
Neem bij twijfel contact op met AGP Capelle aan den IJssel B.V.
Instellingen in InstallWare Om met de mobiele werkbon te kunnen werken, zult u een aantal instellingen vast moeten leggen. U gaat hiervoor naar het menu ‘ Service en onderhoudsadministratie\Opties\Algemene constanten INSTALMOBIEL’.
U geeft nu de volgende constanten: Loginnaam De van AGP-Capelle ontvangen gebruikersnaam. Paswoord Het van AGP-Capelle ontvangen wachtwoord.
Versie 1.00 © AGP Capelle aan den IJssel B.V.
Pagina 3 van 7
Mobiele werkbon (werkvoorbereiding)
Klantnummer Het van AGP-Capelle ontvangen nummer. Email-adres voor bestelverzoeken. Het Email-adres dat u hier kunt ingeven zal gehanteerd worden om te melden of er eventueel bestelverzoeken zijn aangemaakt door de monteur vanaf de PDA of mobiele PC. Betalingswijze U kunt hier de standaard betalingswijze ingeven voor alle werkbonnen die via de mobiele PC worden afgehandeld. Per contract of installatie kunt u van deze standaard afwijken. Uren importeren naar de werkbon Hier kan men aangeven of de ingelezen urenboekingen geïmporteerd moeten worden naar de werkbon. De door de monteur vastgelegde reis- en werkuren worden dan direct in de werkbongegevens vastgelegd. Als alleen deze optie wordt aangezet en men zet de optie ‘uren doorboeken naar de weekstaat’ op het tabblad ‘werkbonnen’ in de reguliere algemene constanten aan, dan worden deze uren bij doorboeken van de werkbon doorgesluisd naar de weekstaat. Uren importeren naar de weekstaat Hier kan men aangeven of de ingelezen urenboekingen geïmporteerd moeten worden naar de weekstaat (indien men beschikt over de urenadministratie) De uit begin- en eindtijd berekende uren worden direct in de weekstaat van de betreffende werknemer opgenomen met als bestemming het bijbehorende werkbonnummer. Dit zijn dus de werkelijk gemaakte uren. Wordt alleen deze optie aangezet, dan worden de uren bij doorboeken van de weekstaat doorgesluisd naar de werkbon gegevens. Worden beide opties aangezet, dan moet de optie ‘uren doorboeken naar de weekstaat’ in de reguliere algemene constanten uitstaan. Is dat niet het geval, dan wordt dat alsnog gedaan. Manbestand Voor het versturen van gegevens dient bekend te worden gemaakt welke monteurs hun werkopdrachten elektronisch gaan ontvangen. U doet dit in het menu ’Service en onderhoudsadministratie\Bestand\Manbestand’. Rechten Door “monteur” aan te vinken, kunt u de werkopdrachten elektronisch naar deze monteur verzenden. Loginnaam Dit is de naam waarmee de monteur inlogt op zijn InstallWare mobiele applicatie. Paswoord Dit is het paswoord waarmee de monteur inlogt op zijn InstallWare mobiele applicatie.
Versie 1.00 © AGP Capelle aan den IJssel B.V.
Pagina 4 van 7
Mobiele werkbon (werkvoorbereiding)
Hulptabellen Voordat daadwerkelijk gegevens in een mobiele bon ingevuld kunnen worden is het noodzakelijk om een aantal (hulp)tabellen aan te maken en naar de AGP server te verzenden. Dit zijn: •
Magazijnen (voertuigen). Let op! u moet het werknemersnummer en kenteken ingeven.
•
Artikelen (auto voorraden)
•
Manbestand
•
Tabellen – Afhandelingencodes storingen
Eerste aanmaak bestanden voor de mobiele PC Vervolgens moeten de eerste keer, eenmalig, een aantal bestanden uit uw administratie geselecteerd worden en via een USB-stick op de mobiele PC gezet worden. Dit gaat sneller en eenvoudiger dan de bestanden via de server versturen. Onder ‘opties’ in de Serviceadministratie klikt u ‘Eerste aanmaak bestanden voor de mobiele PC’ aan. Er verschijnt een venster waarin u het mannummer van de betreffende monteur en de driveletter van de USB-stick moet opgeven. Controleert u zelf of de stick leeg is (dat gebeurt uit veiligheidsoverwegingen niet automatisch!), zodat er voldoende ruimte is voor de bestanden.
Versie 1.00 © AGP Capelle aan den IJssel B.V.
Pagina 5 van 7
Mobiele werkbon (werkvoorbereiding)
Instaleren software op de mobiele PC De software voor de mobiele PC kunt u instaleren vanaf internet door in de browser de volgende url in te toetsen: http://www.agp-capelle.nl/software/installmobiel.exe
en vervolgens op uitvoeren te klikken. Downloaden bestanden op de mobile PC Daarna koppelt u de USB-stick aan de juiste poort op de mobiele PC en start daar de toepassing op. Het programma zal u weer vragen om de driveletter van de USB-stick in te geven en zal, zodra dit is gebeurd, de bestanden van de stick kopiëren naar de bestand directory op de mobiele PC. Vervolgens kan de monteur inloggen met de correcte gegevens en kan hij aan de slag.
LET OP! Als de mobiele pc om een of andere rede opnieuw ingericht moet worden kunt u de bestanden opnieuw met de USB-stick laden nadat de directory ‘C:\monteur’ is verwijderd.
Versie 1.00 © AGP Capelle aan den IJssel B.V.
Pagina 6 van 7
Mobiele werkbon (werkvoorbereiding)
Instaleren hulpprogramma’s voor printen van de werkbonnen De hulpprogramma’s worden meegeleverd op een AGP usb-stick.
Let op dat bij het installeren van deze onderdelen bij de installatie ‘als administrator uitvoeren’ kiest (rechter muisknop menu). 1. CuteWriter Dit is een printer driver programma om pdf bestanden te printen. Dit programma is nodig om de werkbon met handtekening als pdf op te kunnen slaan. Voor de installatie van ‘CuteWriter’ is tevens de ‘CutePDF converter’ nodig. Deze wordt opgehaald via internet als u CuteWriter installeert, tenzij u eerst het ‘CutePDF converter’ programma installeert. 2. Acobat Reader Om eventueel een pdf bestand te kunnen bekijken op de tablet.
FTP en Firewall problemen Een firewall is eigenlijk een soort elektronische brievenbus bewaker. Nu zou er afhankelijk van de firewall die u gebruikt problemen met de verbindingen kunnen ontstaan. In dat geval moet u het volgende doen: -
Zet in uw firewall de toegang naar het ip-adres , 83.138.168.199 van onze FTP-server open.
Versie 1.00 © AGP Capelle aan den IJssel B.V.
Pagina 7 van 7
