Studie proveditelnosti Název projektu
Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace
Operační program: IOP – Integrovaný operační program Prioritní osa: 2 Zavádění ICT v územní veřejné správě Oblast podpory: 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě Výzva: 9 – Zajištění přenosu dat a informací v územní správě Žadatel: Statutární město Opava Datum: srpen 2010
Obsah KLÍČOVÉ PARAMETRY PROJEKTU ....................................................................................................................................... 4 TABULKA PRO HODNOTITELE ............................................................................................................................................. 5 1. ÚVOD ....................................................................................................................................................................... 6 1. 1 Základní informace k projektu ..................................................................................................................................... 6 1. 2 Účel zpracování ............................................................................................................................................................ 6 1. 3 Identifikační údaje předkladatele projektu .................................................................................................................. 7 1. 4 Investor ........................................................................................................................................................................ 7 1. 5 Cílové skupiny projektu................................................................................................................................................ 7 1. 6 Terminologická poznámka ........................................................................................................................................... 7 2. REKAPITULACE VÝSLEDKŮ STUDIE ............................................................................................................................ 9 2. 1 Manažerský souhrn .............................................................................................................................................. 9 3. SOUČASNÝ STAV A HISTORIE PROJEKTU ................................................................................................................. 11 3. 1 Strategie a cíle ........................................................................................................................................................... 11 3. 2 Informace o vývoji projektu a o jeho současném stavu ............................................................................................. 14 3. 3 Charakteristika projektu ............................................................................................................................................ 14 3. 4 Varianty řešení ........................................................................................................................................................... 20 3. 5 Etapy projektu ........................................................................................................................................................... 22 3. 6 Návaznosti na další projekty a výzvy v rámci IOP....................................................................................................... 23 4. MATERIÁLOVÉ VSTUPY POTŘEBNÉ K PROJEKTOVÉ ČINNOSTI.................................................................................. 24 4. 1 Charakteristika a popis dostupnosti dodávek potřebných k provozování služeb ...................................................... 24 4. 2 Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na realizaci IS .......................................... 24 5. LOKALITA A OKOLÍ .................................................................................................................................................. 26 5. 1 Umístění projektu ...................................................................................................................................................... 26 5. 2 Stav technické infrastruktury v dané lokalitě ............................................................................................................. 27 5. 3 Seznam subjektů zapojených do projektů, způsob jejich zapojení ............................................................................ 31 6. TECHNICKÉ ŘEŠENÍ .................................................................................................................................................. 32 6. 1 Software pro digitální archiv .............................................................................................................................. 33 6. 1. 1 Návrh a popis architektury řešení .................................................................................................................... 33 6. 1. 2 Variantní návrhy technického řešení – HW/SW ............................................................................................... 42 6. 1. 3 Požadavky na implementaci, školení a technickou podporu software pro digitální archiv .............................. 42 6. 1. 4 Servis software pro digitální archiv .................................................................................................................. 43 6. 1. 5 Integrační Platforma GINIS ............................................................................................................................... 44 6. 2 Jednorázová digitalizace archivu odboru výstavby ............................................................................................. 47 6. 2. 1 Návrh architektury řešení................................................................................................................................. 47 6. 2. 2 Variantní návrhy technického řešení pro jednorázovou digitalizaci – HW/SW ................................................ 47 6. 2. 3 Princip zpracování ............................................................................................................................................ 48 6. 2. 4 Jednorázová digitalizace archivu odboru výstavby .......................................................................................... 48 6. 2. 5 Doporučení a návrh technického řešení – část digitalizace.............................................................................. 51 6. 3 Zřízení pracoviště pro přírůstkovou digitalizaci po ukončení digitalizace archivu odboru výstavby ..................... 55 6. 3. 1. Analýza technických a bezpečnostních rizik ..................................................................................................... 56 6. 4 Rozšíření vybavení pracovišť magistrátu ............................................................................................................ 57 6. 5 Rozšíření datového úložiště ............................................................................................................................... 57 7. ORGANIZACE A REŽIJNÍ NÁKLADY ........................................................................................................................... 58 7. 1 Organizační model investiční fáze.............................................................................................................................. 58 7. 2 Provozní model .......................................................................................................................................................... 58 7. 3 Role všech organizací v projektu ................................................................................................................................ 58 7. 4 Organizace výběrových řízení .................................................................................................................................... 59 7. 5 Právní opatření nutná pro realizaci projektu ............................................................................................................. 59 8. LIDSKÉ ZDROJE, VLASTNÍCI A ZAMĚSTNANCI ........................................................................................................... 60 9. REALIZACE PROJEKTU, ČASOVÝ PLÁN...................................................................................................................... 62 9. 1 Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu .......................................................................... 62 9. 2 Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu ...................................................................... 62 10. FINANČNÍ ANALÝZA PROJEKTU, FINANČNÍ PLÁN ................................................................................................ 64 10. 1 Zajištění dlouhodobého majetku ............................................................................................................................... 64 10. 2 Řízení pracovního kapitálu ......................................................................................................................................... 64 10. 3 Přehled celkových nákladů v investiční fázi ............................................................................................................... 65 10. 4 Přehled celkových nákladů v provozní fázi ................................................................................................................ 66 10. 5 Příjmy provozní fáze .................................................................................................................................................. 66
2
10. 6 Finanční plán investiční a provozní fáze..................................................................................................................... 66 10. 7 Přehled financování projektu ..................................................................................................................................... 67 10. 8 Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů ............................................................................................................ 69 10. 9 Závěry finanční analýzy .............................................................................................................................................. 72 11. EKONOMICKÁ ANALÝZA PROJEKTU .................................................................................................................... 73 11. 1 Ekonomické vyhodnocení projektu .................................................................................................................... 73 11. 1. 1 Sociálně ekonomická analýza nákladů a užitku ................................................................................................ 75 11. 1. 2 Citlivostní analýza ............................................................................................................................................. 79 11. 2 Doporučení vybrané varianty ............................................................................................................................. 80 11. 3 Závěry ekonomické analýzy................................................................................................................................ 80 12. ANALÝZA RIZIK ................................................................................................................................................... 81 12. 1 Rizika projektu v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění ............................................. 81 13. UDRŽITELNOST PROJEKTU .................................................................................................................................. 85 13. 1 Institucionální rovina ................................................................................................................................................. 85 13. 2 Finanční rovina........................................................................................................................................................... 85 13. 3 Provozní rovina .......................................................................................................................................................... 85 14. ZÁVĚR ................................................................................................................................................................ 86 14. 1 Shrnutí výsledků......................................................................................................................................................... 86 14. 2 Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu ..................................................................................... 86 14. 3 Závěry a doporučení .................................................................................................................................................. 87 SEZNAM ZKRATEK ............................................................................................................................................................ 88 SEZNAM TABULEK ............................................................................................................................................................ 89 SEZNAM SCHÉMAT A GRAFŮ ........................................................................................................................................... 90
3
Klíčové parametry projektu Název projektu: Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace Výzva: 9 / 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě
Podporovaná aktivita d) elektronizace služeb veřejné správy Aktivity 8. Digitalizace archivů a problematika „document management“
Výchozí Indikátory hodnota 8. Digitalizace archivů a problematika 150112 Podíl digitalizovaných 0 „document management“ dokumentů
Finanční náročnost projektu Aktivita 8 Povinná publicita Celkové způsobilé výdaje
32 914 113 Kč 2 040 Kč 32 916 153 Kč
Způsob financování Dotace 85% 27 978 730 Kč Spolufinancování 15% CZV 4 937 423 Kč V rámci projektu se nepočítá s nezpůsobilými výdaji. Nezpůsobilé výdaje Budou hrazeny Statutárním městem Opava. Provozní náklady Formou ex-post. Financování
Doba realizace: 22 měsíců Doba udržitelnosti: 5 let
duben 2011 – leden 2013 únor 2013 – leden 2018
4
Plánovaná hodnota 1
Tabulka pro hodnotitele Hodnotící kritérium Zdůvodnění projektu Zdůvodnění projektového záměru Vazba na strategii Smart Administration Kvalita projektu Umístění projektu v Hexagonu Volba klíčových aktivit Provázanost projektu s OP LZZ Kvantifikace cílových hodnot Ekonomický dopad Technické parametry řešení Vazba projektu na centrální řešení Řešení realizace projektu Projektový tým a jeho začlenění v organizační struktuře Finanční náročnost projektu Partnerství – reálnost a vhodnost zapojení partnerů Identifikace rizik, návrhy opatření Udržitelnost projektu Horizontální témata Dopad na rovné příležitosti Dopad na udržitelný rozvoj
5
Odkaz na studii proveditelnosti kap. 3 kap. 3.1 kap. 3.1 kap. 3.3 kap. 3.6 kap. 3.3 kap. 11 kap. 6 kap. 3.1, kap. 6 kap. 8 kap. 10 kap. 1.5, kap. 7.3 kap. 12.1, kap. 6 kap. 13 kap. 14 kap. 14
1. Úvod Studie proveditelnosti zpracovává záměr digitalizace stavebního archivu Magistrátu města Opavy (dále jen MMO). Tato studie proveditelnosti byla vypracována jako povinná příloha žádosti o dotaci pro projekt „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ (dále jen Digitalizace). Projekt bude předložen do 9. výzvy – Zajištění přenosu dat a informací v území, prioritní osy 2. Zavádění ICT v územní veřejné správě – Cíl Konvergence, konkrétně oblast podpory „2.1 – Zavádění ICT v územní veřejné správě“. Vypracovaný projekt „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ byl schválen Radou města dne 12.10.2010. 1. 1
Základní informace k projektu
Název:
Popis projektu:
Digitalizace Cílem celého projektu je digitalizace dat odboru výstavby v co možná největší šíři, zakomponování zdigitalizovaných dokumentů do spisové služby úřadu, jejich evidence, správa, archivace a zálohování dle záměrů definovaných strategiemi vlády.
Garant projektu: Lokalita: Doba realizace: Doba udržitelnosti: Rozpočet projektu:
Projektový záměr zahrnuje tuto podaktivitu podporovanou v rámci výzvy 09 MV: 8. Digitalizace archivů a problematika „document management“ Statutární město Opava Statutární město Opava duben 2011 - srpen 2012 60 měsíců 32 916 153 Kč
1. 2
Účel zpracování
Studie proveditelnosti je zpracována za účelem: bližší specifikace záměru projektu „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího budoucího vývoje; prokázání, že pro samotný projekt byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta; prokázání správnosti a reálnosti plánovaného rozpočtu; prokázání opodstatněnosti jednotlivých způsobilých výdajů co do druhu a velikosti; prokázání udržitelnosti projektu a schopnosti žadatele pokračovat v jeho financování po ukončení finanční podpory ze strukturálních fondů; podání žádosti o poskytnutí dotace (jako nutná příloha).
6
1. 3
Identifikační údaje předkladatele projektu
Název organizace: IČ: Adresa: Telefon: Fax: E-mail: Web: Statutární zástupce: Kontaktní osoba:
1. 4
Statutární město Opava 00300535 Horní nám. 69, 746 26 Opava +420 553 756 111 +420 553 756 141
[email protected] www.opava-city.cz Ing. Zbyněk Stanjura, primátor Ing. Zdenka Galgonková, vedoucí odboru informatiky
Investor
Investorem a provozovatelem celého projektu je Statutární město Opava. Investor je shodný s předkladatelem žádosti o dotaci.
1. 5
Cílové skupiny projektu
Mezi cílové skupiny patří:
1. 6
Magistrát města Opavy úřadovny městských částí Statutárního města Opavy – jako uživatelé služeb příspěvkové organizace a organizace zřizované městem – jako uživatelé služeb centrální a krajské orgány účastníci řízení, resp. dotčené subjekty (např. v procesu posuzování vlivu staveb na životní prostředí EIA, apod.)
Terminologická poznámka
Termíny "archivace" / "archivní" / "archivační" není na řadě míst v rámci této studie míněna archivace dle zákona č. 499/2004 o archivnictví a spisové službě, nýbrž čistě technicky pojaté řešení dlouhodobého důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů či dat. Hlavním důvodem používání této terminologie je fakt, že při přípravě této studie autoři vycházeli z celosvětově uznávaného "de facto" modelu dlouhodobého ukládání digitálních dat OAIS (Open Archival Information System). V odborné české veřejnosti, která se otázkou řešení dlouhodobého důvěryhodného ukládání elektronických dokumentů zabývá, je tento model široce používán, a i termíny "archivace" / 7
"archivní" / "archivační" jsou používány jako české ekvivalenty příslušných anglických výrazů. Například i název samotného modelu se do češtiny běžně překládá jako "Otevřený archivní informační systém" nebo základní technická komponenta systému OAIS, nazývaná v originále "Archival Storage“, se překládá do češtiny jako "Archivní úložiště" a v praxi se realizuje různými komerčními "archivními" systémy. Stejně tak je v praxi běžně používán termín „stavební archiv,“ přestože se dle zákona o archivnictví jedná o spisovnu. V dalším textu jsou proto pojmy „stavební archiv“ a „spisovna odboru výstavby“ ekvivalentní.
8
2. Rekapitulace výsledků studie 2. 1
Manažerský souhrn
Studie proveditelnosti projektu „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ je zpracována za účelem posouzení realizovatelnosti, přínosů a rizik projektu připravovaném Statutárním městem Opava po stránce technické i ekonomické. Studie naplňuje Strategický plán ekonomického a územního rozvoje Statutárního města Opavy na období 2007-2020, jenž je vytvořen v souladu s národními strategiemi, zejména se Strategií udržitelného rozvoje ČR pro léta 2007-2013. Dále strategický plán zohledňuje regionální strategii, kterou je Program rozvoje územního obvodu Moravskoslezského kraje a Regionální operační program NUTS II Moravskoslezsko 2007-2013. Strategický plán města, obdobně jako uvedené národní a regionální strategie, je postaven na předpokladu udržitelného rozvoje ekonomiky ČR a regionu. Projekt Digitalizace je plně v souladu s vyhlášenou výzvou Ministerstva vnitra ČR „Rozvoj služeb eGovernmentu v obcích“ (Prioritní osa 2 - Zavádění ICT v územní veřejné správě, Oblast podpory 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě). Je součástí strategie vlády ČR a jejich projektů v oblasti zavádění eGovernmentu v ČR. Projekt je koncipován v souladu s Integrovaným operačním programem (IOP) a Operačním programem Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ). Tím naplňuje požadavek odstranění územních disparit vývoje informatizace v České republice. Projekt je součástí rozvoje eGovernmentu v území a patří do Smart Administration – vize vlády České republiky, jak uspořádat veřejnou správu. Zjednodušení a zefektivnění vztahu občan/úřad – v oblasti veřejné správy je logickým cílem této vize. Projekt je důležitý především jako podpora centrálních projektů CMS – KIVS, ISDS a projektům základních registrů. Strategický rámec projektu vychází ze stanovené strategie efektivní veřejné správy dané dokumentem EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ SLUŽBY - Strategie realizace Smart Administration v období 2007–2015, dále v návaznosti na ní realizovanými nebo připravovanými legislativními změnami (zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a zákon č. 111/2009 Sb. o základních registrech) a rozpracovanými aktivitami zejména Ministerstvem vnitra ČR a jednotlivých krajů promítnutých do návrhu typových projektů samospráv a dále pak ze strategie rozvoje informační technologie v rámci Magistrátu města Opava. Studie proveditelnosti obsahuje podrobné zdůvodnění projektu, určení cílových skupin, návaznost na legislativu a strategie v národním a mezinárodním měřítku. Zvýšená pozornost je věnována souladu projektu s principy Smart Administration a eGovernment, popisu návaznosti předkládaného projektu na předchozí aktivity žadatele z této oblasti. Další kapitoly studie proveditelnosti podrobně popisují technické a technologické řešení projektu a také posouzení a vyhodnocení možných variantních řešení. Jako ekonomicky nejpřínosnější varianta se ukázala varianta 2. Tato varianta projektu počítá s náklady ve výši 32 916 153,- Kč. Samostatná kapitola studie se věnuje organizačnímu a personálnímu zabezpečení projektu v návaznosti na harmonogram projektu a jeho etapizaci. Navržený harmonogram počítá s podáním 9
žádosti v říjnu 2010 a následnými organizačními a implementačními kroky tak, aby ostrý provoz byl zahájen od února 2013. Stanovená doba udržitelnosti je 5 let. Významnou součástí studie proveditelnosti je tzv. cost-benefit analýza (CBA), jejímž účelem je zodpovědět otázku přínosů a nákladů projektu. CBA je přehlednou, transparentní a komplexní metodou analýzy socioekonomických přínosů a nákladů a je tedy velmi vhodným nástrojem k vyhodnocení ekonomické návratnosti projektu. Socioekonomická analýza (na rozdíl od analýzy finanční) k tokům nákladů a výnosů navíc přidává i socioekonomické náklady a přínosy, jejichž příjemcem není jen nositel projektu, ale i všechny další subjekty, kterých se projekt reálně týká a je pro ně relevantní. Finanční a ekonomická analýza projektu prokázala v porovnání s nulovou variantou realizovatelnost a společenskou efektivnost. Dle všech vypočtených hodnot se jedná o společensky přínosný projekt. Studie identifikuje potenciální rizika doprovázející projekt v celém jeho životním cyklu projektu včetně jejich rozdělení do kategorií podle závažnosti. Jako možná klíčová rizika je identifikováno nedodržení termínů implementace, nevhodně navržená technická architektura a porušení podmínek udělení dotace. Klíčová rizika lze minimalizovat odborným vedením projektu a výběrem kvalifikovaného dodavatele řešení. Závěrečná kapitola studie se zabývá celkovým zhodnocením projektu. Na základě výsledků studie je zajištěna a prokázána jeho střednědobá udržitelnost, a to ze všech hledisek – institucionálního, finančního i provozního. Vzhledem k výsledkům provedených analýz, zejména finanční a socioekonomické je možno konstatovat, že projekt „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ má své opodstatnění a celospolečenský pozitivní vliv a lze ho proto doporučit k financování z Integrovaného operačního programu.
10
3. Současný stav a historie projektu 3. 1
Strategie a cíle
Cílem celého projektu je digitalizace dat odboru výstavby v co možná největší šíři. Zakomponování zdigitalizovaných dokumentů do spisové služby úřadu, jejich evidence, správa, archivace a zálohování dle záměrů definovaných strategiemi vlády. Hlavní cíle projektu jsou:
Digitalizace části stavebního archivu MMO. Zajištění přístupu autorizovaných uživatelů (interních dokumentům. Dlouhodobé uložení a správa těchto dokumentů.
i
externích)
k digitalizovaným
Oblast digitalizace je v rámci studie chápána jako spojení následujících činností:
Digitalizace již existujících dokumentů archivu odboru výstavby. Digitalizace nově pořizovaných dokumentů odboru výstavby. Digitalizace příchozích dokumentů v listinné podobě, které jsou opatřeny číslem jednacím. Dlouhodobým uložením a správou těchto digitálních dokumentů. Zpřístupněním dokumentů kompetentním pracovníkům MMO či účastníkům řízení. Zpřístupnění vybraných dokumentů veřejnosti. Zajištění konverze různých typů souborů na legislativně definované typy souborů určené pro dlouhodobou archivaci.
V rámci strategie „Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby – Strategie realizace Smart Administration v období 2007–2015“ byl vytvořen systémový přístup k zefektivnění veřejné správy a přátelským veřejným službám. Vláda vytyčila základní směřování ke zkvalitňování veřejné správy ve strategii Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (Smart Administration). V kontextu projektu jsou zásadní stanovené strategické cíle: Zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit transparentní výkon veřejné správy. Přiblížit veřejné služby občanovi, zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu. Strategie zároveň vytváří rámec pro koordinaci veškerých procesů směřujících k efektivní veřejné správě a přátelským veřejným službám pomocí komplexního a systematického přístupu, což se odráží v tzv. Hexagonu veřejné správy (viz obr. č. 1).
11
Obr. č. 1: Hexagon efektivní veřejné správy a přátelské veřejné služby
Projekt má tak z pohledu hodnocení podle vrcholů Hexagonu veřejné správy dopad do všech jeho vrcholů: Legislativa Realizace projektu je podpořena legislativou a je v souladu s rozvojovými plány veřejné správy, a to nejen na úrovni ČR, ale i EU. Jedná se především o naplnění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, souvisejících s procesem elektronizace státní správy a samosprávy. Realizace projektu umožní snížení byrokratické zátěže pro podnikatelské subjekty a občany ČR. Organizace Hlavním přínosem projektu k pozitivním změnám v organizaci veřejné správy je příspěvek k optimalizaci fungujícího vnitřního systému úřadu zadavatele zjednodušením a zrychlením přístupu k dokumentům. Bude usnadněna jejich evidence, zpracování a distribuce občanům i dotčeným subjektům. Vytvoří se standardní systém digitalizace a ukládání dokumentů. Díky projektu vzroste podíl digitalizovaných dokumentů a zároveň se zvýší podíl úřadů s elektronickou spisovou službou a elektronicky řízeným oběhem dat na počtu úřadů veřejné správy v ČR. Občan Projekt bude mít výrazný pozitivní dopad na občany, zejména v přístupu k dokumentům samosprávy, v souladu se zásadou „obíhají dokumenty, nikoliv občan“. Občané coby účastníci řízení si budou moci „vypůjčit“ elektronickou verzi dokumentu. Bude tak dosaženo maximálního přiblížení veřejné správy 12
občanovi a větší efektivity vynakládání veřejných prostředků. Dojde ke zvýšení úrovně poskytovaných služeb, zvýšení dostupnosti dat, informací a služeb a zvýšení transparentnosti výkonu samosprávy vůči občanovi. Úředník Implementace projektu zrychlí a zjednoduší přístup k archivním a jiným dokumentům, dojde ke snížení administrativní náročnosti úkonů a snížení multiplicity úkonů při poskytování informací občanovi, úředníkovi i dotčeným subjektům. Dále pak dojde i ke zlepšení pracovních podmínek pro úředníky prostřednictvím pořízení lepšího materiálně-technického vybavení, což se projeví ve vyšší efektivitě jejich práce. Technologie Projekt a jeho implementace je plně založen na využití moderních informačních a komunikačních technologiích, které přispějí k vybudování moderní, robustní a škálovatelné ICT infrastruktury zadavatele, modernizaci jeho vybavení, efektivnější vzájemné komunikaci mezi jednotlivými pracovišti zadavatele a vyšší úrovní bezpečného přenosu informací mezi nimi. Budou uplatněny i požadavky na jednotný servis, správu a monitoring infrastruktury a sjednocení datové základny využitím již zadavatelem používané databáze. Finance Z analýzy nákladů a výnosů vyplývá, že realizace projektu bude přínosná a navrhované řešení je ekonomicky efektivní. Dojde ke zvýšení výkonu za nižší nebo stávající náklady a snížení nákladů na správu a ukládání dokumentů. Díky využití příležitosti spolufinancovat investici do potřebné infrastruktury z prostředků EU budou náklady na projekt pro samosprávu minimalizovány. Nerealizace projektu v roce 2010 – 2011 by vedla k nutnosti vynaložení dodatečných finančních prostředků na straně MMO nejpozději v prvním pololetí 2012 v souvislosti s povinností vykonávat od 1.7.2012 elektronickou spisovou službu plně v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě a nutnosti předávání dokumentů do Národního digitálního archivu. Pokud by MMO zvažoval provedení zpracování přírůstkové dokumentace vlastními silami, bude nucen dopořídit jak skenovací technologii, tak vyčlenit pracovní sílu. Rozumným krokem by bylo odkoupení části skenovací technologie od outsourcora po ukončení zpracování archivu odboru výstavby, převzetí zavedených metodických pokynů a postupů a realizovat zpracování přírůstků vlastními silami. I v tomto případě platí fakt, že náklady takto vynaložené, budou podstatně nižší, než kdyby magistrát pořizoval technologii takzvaně „napřímo“.
13
Projekt má dále vazbu na následující strategické dokumenty na úrovni ČR:
Strategie implementace eGovernmentu v území
Dokument MV ČR definuje záměry státu při implementaci eGovernmentu do území, a to formou soustavy typových projektů, které je možné a důležité realizovat, aby byly všechny základní strategické dokumenty naplněny. Projekty jsou koncipovány v souladu s Integrovaným operačním programem a Operačním programem Lidské zdroje a zaměstnanost. Tím naplňují požadavek odstranění územních disparit vývoje informatizace ČR.
Strategie rozvoje služeb pro “informační společnost“
Strategie rozvoje služeb pro „informační společnost“ navazuje na analytické poznatky, rozvíjí a specifikuje cíle v oblasti podpory eGovernment a racionalizace využívání ICT veřejnou správou. Základním cílem Strategie rozvoje služeb pro informační společnost schválené Radou vlády pro informační společnost dne 7. 8. 2008 je transformovat postupy používané ve veřejné správě tak, aby využívaly moderních ICT, což zásadním způsobem zjednoduší komunikaci firem a občanů s veřejnou správou i mezi subjekty veřejné správy navzájem.
3. 2
Informace o vývoji projektu a o jeho současném stavu
Digitalizace dokumentů se ve stávajícím období provádí jen u klasických dokumentů, a to hned přímo na vstupu do spisové služby úřadu. Archiv odboru výstavby, kde jsou dokumenty různého stáří (až 200 let staré), je v tuto chvíli jen ve fyzické podobě. Záměrem je postupně s vývojem eGovernmentu dostat se do cílového stavu digitalizovaného archivu odboru výstavby.
3. 3
Charakteristika projektu
Oblast intervence 2.1 IOP se zaměřuje na modernizaci územní veřejné správy a zkvalitnění a zefektivnění služeb veřejné správy prostřednictvím lepšího využití informačních a komunikačních technologií v území, podporujících komplexní informatizaci a rozvoj informačních systémů v orgánech územní veřejné správy. Hlavní důvody a přínosy digitalizace archivu odboru výstavby Sjednocení evidence dokumentů V archivu odboru výstavby jsou uloženy dokumenty za posledních sto let, během kterých se postupně měnila jak metodika jejich evidence, tak používané názvosloví. Stáří dokumentů je různé, některé složky umístěné ve spisovně obsahují výkresovou dokumentaci např. z roku 1820, případně i starší.
14
Před vlastní digitalizací stavebního archivu bude vytvořena detailní metodika evidence a indexace dokumentů – její aplikace při jednorázové digitalizaci povede ke sjednocení evidovaných typů (druhů) dokumentů a k vytvoření databáze s jednotně vytvořenými popisnými údaji (indexy) o jednotlivých dokumentech. Sjednocení evidence tak bude znamenat především jednodušší a rychlejší nalezení požadovaného dokumentu jak v elektronické, tak papírové podobě. Urychlení vyhledávání Uživatele a přístupy lze rozdělit na: Interní – techničtí pracovníci z odboru výstavby, odboru přípravy a realizace investic, odboru rozvoje města, odboru hlavního architekta (realizace požadavku pomocí katastrálního území a čísla popisného) . Externí - přístup k nahlížení mají vlastníci dokumentace (prokázání totožnosti, předložení občanského průkazu, vlastnického listu, kupní smlouvy), projektanti (prokázání plnou mocí majitele, vlastníka), soudy. Zkrácení času odezvy u interních i externích uživatelů - odpadají ztrátové časy koncových uživatelů při čekání na dokument nebo požadovanou informaci. Každý dokument bude při digitalizaci opatřen sadou indexů (údajů) dle metodiky, jejíž vypracování bude předcházet digitalizaci, podle kterých jej bude možné vyhledat. Zůstane také zachováno jejich zařazení do složek – elektronické obdoby šanonů. Dostupnost digitalizovaných dokumentů pro uživatele Dokumenty budou dostupné v elektronické verzi ihned, bez ohledu na provozní dobu archivu odboru výstavby. Okamžitá dostupnost kompletní dokumentační historie z jednoho přístupového místa. Okamžitý přístup oprávněných uživatelů magistrátu i externích žadatelů k archiváliím bez nutnosti jejich fyzického a zdlouhavého dohledání. Snížení počtu vyhledávání v papírových dokumentech Redukce činností při vyřizování požadavků na přístup do archivu odboru výstavby, zejména fyzické dohledávání dokumentů. V případě využití prvků autentizace odbourání nutnosti používat dokumenty ve fyzické podobě. Papírové dokumenty budou vyhledávány a příp. zapůjčovány pouze v případě nutnosti doložení originálu, obvykle při soudním řízení. Bezpečnost dokumentů - snížení rizika poškození a ztráty Snížení počtu zápůjček a obecně manipulací s dokumenty výrazně omezí riziko poškození historických dokumentů a riziko jejich ztráty.
15
Záloha dokumentů V případě havárie v archivu odboru výstavby vedoucí ke zničení dokumentů bude existovat jejich obraz v elektronické podobě. Vzhledem k jejich opatření časovým razítkem, které dokládá jejich podobu v okamžiku digitalizace, budou mít digitalizované dokumenty stejnou právní váhu, jako papírové originály. Za předpokladu, že dokumenty, které mají charakter písemnosti označené skartačním znakem „A“ (archiválie), a které budou následně uloženy v digitální podobě na základě novely archivního zákona a definovaných standardů (dle NDA), je žádoucí opatřit časovým razítkem založeném na kvalifikovaném certifikátu. Dostupnost dokumentů pro veřejnost Každý občan, který projeví zájem o dokumenty z archivu odboru výstavby, se již nebude muset dostavit na magistrát a dokumenty si zapůjčit, ale bude si moct dokumenty prohlédnout prostřednictvím internetu při zachování definovaných pravidel přístupu k dokumentům. Přínosy organizační a ekonomické Navrhované řešení musí magistrátu umožnit efektivní převedení stávajícího stavebního archivu do elektronické podoby a zajistit průběžné zpracování (digitalizaci) vznikajících přírůstků v elektronické podobě. Tato skutečnost bude mít za následek zejména: Přínosy v organizační oblasti Z hlediska organizace práce přinese elektronizace stávajícího archivu odboru výstavby magistrátu především úspory v činnostech a nákladech tzv. procesních. Dojde k výraznému zkrácení času potřebného k vyhledání a dalšímu použití archivovaného dokumentu, a to ze dnů až na vteřiny. S ohledem na minimalizaci nutnosti tisku digitalizovaných dokumentů zahrnuje studie proveditelnosti také rozšíření HW vybavení zaměstnanců, kteří s dokumenty stavebního archivu pracují, o 22“ LCD monitory, dataprojektory a interaktivní tabule umožňující projekci výkresů do formátu A0. Tato změna se projeví zejména v úspoře času pracovníků a zrychlení procesů, resp. úbytku některých procesů, které se na fyzické vyhledávání dokumentů dále váží. Vzhledem k tomu, že veškeré dokumenty budou k dispozici všem zaměstnancům (dle definovaných přístupových práv) on-line, zkrátí se doba mezi požadavkem a reakcí na tento požadavek na minimum. Pro ilustraci: Pokud je denně nutno vyřídit v průměru 20 požadavků na dohledání dokumentů v archivu odboru výstavby a téměř stejné množství pracovníků může čekat min. 2 - 4 hodiny na vyřízení svého požadavku, znamená to, že zkrácením doby vyřízení požadavku, lze dosáhnout procesní časové úspory 20 x 3 hodin, tedy 60 hodin. Tuto kalkulaci lze vyčíslit i následnou 16
průměrnou hodinovou sazbou pracovníka magistrátu a dojít tak k poměrně výrazné finanční úspoře. Detailní výpočet je uveden v kap. 12. Tato suma představuje částku, kterou lze ušetřit a rozpustit do dalších činností zaměstnanců magistrátu, resp. o kterou lze zvýšit jejich vlastní produktivitu práce. Zejména časová úspora v rychlosti přístupu k dokumentům vede k vyšší efektivitě následných procesů a urychlení toku finančních prostředků na tyto procesy vázaných (a to jak přímých – v úspoře času interních zaměstnanců, tak nepřímých – v rychlosti získání finančních prostředků vázaných na dohledávaný dokument – urychlení řešení sporu se zadavatelem, doložení dokladů a uvolnění toku dlužných částek, apod.). Ekonomické přínosy Nezanedbatelným ekonomickým přínosem navrhovaného řešení je koncepce neinvestičního záměru – služby pro finančně nejnáročnější etapu jednorázové digitalizace. To umožní magistrátu nepořizovat nutné technologie do vlastnictví, ale realizovat jednorázové naskenování archivu odboru výstavby bez nutnosti investic. Vyčíslení nákladů na variantu jednorázové digitalizace vlastními silami MMO a variantu formou outsourcingu jednoznačně prokázalo, že varianta formou outsourcingu je ekonomicky mnohem výhodnější než varianta jednorázové digitalizace vlastními silami MMO. Pro zpracování přírůstkové dokumentace po ukončení etapy jednorázové digitalizace je optimální odkoupení části skenovací technologie od outsourcora, převzetí zavedených metodických pokynů a postupů a realizování zpracování přírůstků vlastními silami. I v tomto případě platí fakt, že náklady takto vynaložené budou podstatně nižší, než kdyby magistrát pořizoval kompletně novou technologii. Základním ekonomickým principem pro etapu jednorázové digitalizace tedy nebude investice do HW a SW, ale komplexní neinvestiční náklad formou zajištění služby s garantovanou kvalitou a dobou trvání. Z hlediska ekonomického jsou definovány následující výhody: Uvolnění kapitálových prostředků - uvolnění zdrojů pro jiné účely – realizace formou služby umožňuje přesun zdrojů z okrajových funkčních oblastí do oblasti hlavní činnosti, která se odráží především ve službách občanům a ve své návratnosti. Uvolnění personálních zdrojů - magistrát nemusí mít vlastní pracovníky pro zajištění služby ve zde definovaném rozsahu. Může tedy aktivovat své personální zdroje pro svou hlavní činnost, nemusí neustále udržovat znalosti těchto pracovníků, což je velmi nákladné.
17
Lokalita Místem realizace je Statutární město Opava s cca 60 tisíc obyvatel. V rámci členění užívaném pro statistické vyhodnocování EU se jedná o následující NUTS: NUTS 4: NUTS 3: NUTS 2:
CZ0805 - Opava CZ080 - Moravskoslezský kraj CZ08 - Moravskoslezsko
Statutární město Opava je obcí s rozšířenou působností, vykonává tedy státní správu v přenesené působnosti ve svém správním obvodu. Ve správním obvodu Statutárního města Opavy je 41 obcí.
Klíčové aktivity K naplnění realizace klíčové aktivity projektu „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ vedou následující kroky:
V přípravné fázi projektový záměr a jeho schválení odpovědnými orgány města, výběrové řízení na zpracovatele studie proveditelnosti, zpracování analýzy současného stavu, vypracování studie proveditelnosti (v rozsahu daném závaznou strukturou) jako povinné přílohy žádosti o přidělení finanční podpory a její schválení radou města, podání žádosti o poskytnutí dotace. V realizační fázi výběrové řízení na dodavatele, realizace projektu dodavatelem/dodavateli dle harmonogramu (realizace digitalizace archivu, analýza a návrh systému, implementace řešení, rozšíření datového úložiště, vytvoření pracoviště pro přírůstkovou digitalizaci) pilotní provoz, školení. V provozní fázi rutinní provoz služeb vymezených dobou udržitelnosti projektu, poskytování technické podpory dodavateli. Ve všech fázích řízení projektu – úkolování, zadávání, termínování, kontrola dodávek a služeb, vedení oddělené účetní evidence a podúčtu projektu, administrace projektu vůči poskytovateli dotace – hlášení o pokroku, monitorovací zprávy (etapové, závěrečná), hlášení změn, žádosti o platbu, hlášení o udržitelnosti projektu), uzavření projektu, kontrola správnosti účetních dokladů, zajištění publicity projektu v souladu čl. 9 nařízení Komise (ES) č. 1828/2006.
18
Rozsah projektu Rozsah projektu je uveden v následující tabulce. Tab. č. 1:
Rozsah projektu
Položka
Popis
Kdo projekt realizuje
Statutární město Opava
Kde bude projekt realizován NUTS 4 Opava Kdy bude projekt realizován duben 2011 - srpen 2012 Magistrát města Opavy úřadovny městských částí Statutárního města Opavy – jako uživatelé služeb příspěvkové organizace a organizace zřizované městem – jako uživatelé služeb Cílové skupiny projektu centrální a krajské orgány účastníci řízení, resp. dotčené subjekty (např. v procesu posuzování vlivu staveb na životní prostředí EIA, apod.)
Cíl projektu
Digitalizace části stavebního archivu MMO. Zajištění přístupu autorizovaných uživatelů (interních i externích) k digitalizovaným dokumentům. Dlouhodobé uložení a správa těchto dokumentů.
Rozsah řešení a klíčové aktivity
Digitalizace archivů a problematika „document management“
Legislativní a normativní rámec projektu
dokumenty Strategie SA v programovém období 2007-2015 a Strategie rozvoje služeb pro IS znění výzvy č. 09 IOP a její závazné přílohy zákon č.111/2009 Sb., o základních registrech veřejné správy zákon č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách dílčí zákony, kterými se MMO řídí při výkonu svých agend
Způsob financování projektu
85 % způsobilých výdajů ze SF EU v rámci IOP prioritní osa 2 15 % způsobilých výdajů a nezpůsobilé výdaje z veřejných prostředků
19
Předpokládané výstupy Základními výstupy projektu jsou: zjednodušení komunikace občan-úřad snadný přístup k dokumentům zefektivnění činnosti úřadu – časová úspora v rychlosti přístupu k dokumentům a redukce činností při vyřizování požadavků na přístup do archivu odboru výstavby sjednocení evidence dokumentů
Měřitelné indikátory Měřitelné indikátory jsou uvedeny v následující tabulce. Tab. č. 2:
Indikátory
Výchozí Indikátory hodnota 8. Digitalizace archivů a problematika 150112 Podíl digitalizovaných 0 „document management“ dokumentů
3. 4
Plánovaná hodnota 1
Varianty řešení
Varianty řešení uvedené v této kapitole jsou zvažovány v širších aspektech. Pro zjednodušené rozhodování o zvolení optimální varianty byla provedena SWOT analýza stávajícího stavu a vydefinovány limitující faktory projektu. Tab. č. 3:
SWOT analýza Silné stránky Příznivý trend rozpočtu pro projektové aktivity Jasně definované kompetence Manažerský styl řízení a vedení města Příznivé legislativní podmínky Příležitosti
Slabé stránky Nutnost koordinovat řešení s dalšími subjekty Nízká informovanost o možnostech eGovernment Rezervy v podpoře klíčových procesů prostředky ICT Nutnost počátečních investic Hrozby Při zachování stávajícího stavu neschopnost vyhovět budoucím legislativním změnám Nepředvídatelné (nekoncepční) legislativní změny
Existující rámec vládní koncepce a legislativy Možnost získání dotace z ERDF
Rámec řešení určuje výsledek analýzy současného stavu informačního systému. Jedná se o kombinaci funkcionalit, které mohou být realizovány různými produkty na trhu. Konkrétní řešení vznikne vlastní dodávkou dle vybrané nabídky. 20
Varianty digitalizace archivní dokumentace Vlastní digitalizaci lze provést několika způsoby. Výběr konkrétního postupu bude určovat a může následně ovlivňovat použitou technologii skenování a indexace, harmonogram zpracování a vůbec celkovou logistiku projektu. Varianta 0 Ponechat současný stav beze změn, se všemi nevýhodami plynoucími s nutností práce s papírovým dokumentem. Nerealizace projektu v roce 2010 – 2011 by vedla k nutnosti vynaložení dodatečných finančních prostředků nejpozději v prvním pololetí 2012 v souvislosti s povinností vykonávat od 1.7.2012 elektronickou spisovou službu plně v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě a nutnosti předávání dokumentů do Národního digitálního archivu. Tato varianta byla vyhodnocena jako nepreferovaná. Varianta 1 Digitalizace na vlastních zařízeních a vlastními silami magistrátu. Ve srovnání s variantou 2 outsorcované služby byla tato varianta vzhledem k vysokým nákladům vyhodnocena jako ekonomicky nevýhodná, tedy nepreferovaná. Varianta 2 Zajištění digitalizace formou služby umožňuje realizaci projektu v prostorách magistrátu nebo na specializovaném pracovišti vybrané společnosti. Výhody a rizika vyplývající z těchto možností jsou dále popsány detailně v kap. 6.2.2. Tato varianta řešení pro Statutární město Opava byla vyhodnocena na základě ekonomického srovnání jako optimální. Možné způsoby technického řešení jsou popsány v kap. 6 Technické řešení. Byly uvažovány následující vstupy, které jsou pro návrh architektury nezbytně nutné:
legislativní požadavky,
koncepční požadavky dané MV ČR,
úroveň současné architektury a možnost začlenění některých prvků do projektu.
21
3. 5
Etapy projektu
Plánovaný termín podání žádosti je říjen 2010, vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace (dále jen RoPD) je tedy předpokládáno vzhledem k procesu administrace žádostí v dubnu 2011. Začátek realizační fáze se odvíjí od data vydání RoPD (březen 2011) a její ukončení je naplánováno na leden roku 2013. V únoru roku 2013 bude zahájena provozní fáze. Povinná doba udržitelnosti projektu potrvá do ledna roku 2018. Časové rozpětí jednotlivých fází a v nich realizovaných etap bylo rozvrženo dle reálných možností žadatele a také byla zohledněna dostatečná časová rezerva, aby byla dodržena lhůta pro ukončení projektu. Orientační členění projektu, jehož klíčovými milníky jsou termíny zahájení přípravné, realizační a provozní fáze, uvádí pro přehlednost tabulka č. 4. Tab. č. 4:
Časové vymezení fází projektu Datum zahájení (měsíc/rok)
Datum ukončení (měsíc/rok)
1. Přípravná fáze
1.1.2010
31.3.2011
2. Realizační fáze
1.4.2011
31.1.2013
3. Provozní fáze / doba udržitelnosti
1.2.2013
31.1.2018
Fáze
Přípravná fáze – vytvoření studie proveditelnosti, včetně souvisejících dokumentů a příloh, její schválení; Fáze realizace projektu – vypsání výběrového řízení, vlastní dodávka navrhovaného řešení, včetně implementace a zkušebního provozu; Fáze provozu – produktivní provoz po dobu udržitelnosti projektu.
Analýza shromážděných podkladů vedla k rozhodnutí rozdělit celý projekt do 4 samostatných etap logických celků. Na konci každé etapy bude podána monitorovací zpráva se žádostí o platbu. 1. etapa: software pro digitální archiv a rozšíření datového úložiště – magistrát zakoupí a následně bude provozovat aplikaci, která umožní zajištění dlouhodobého, důvěryhodného a i v budoucnosti čitelného uložení dokumentů. Aplikace bude zároveň propojena se stávající spisovou službou Gordic Ginis. V souvislosti s digitalizací stavebního archivu bude nutné rozšířit stávající úložiště MMO o 10 TB. 2. etapa: jednorázová digitalizace archivu odboru výstavby I. část – na základě výběrového řízení vybraný dodavatel provede v prostorách spisovny odboru výstavby digitalizaci svými pracovníky a na vlastních zcela nových zařízeních. Digitalizace bude probíhat dle územních celků, v této etapě bude digitalizována 1. část dokumentů. 3. etapa: jednorázová digitalizace archivu odboru výstavby II. část – v této etapě bude digitalizována 2. část dokumentů.
22
4. etapa: jednorázová digitalizace archivu odboru výstavby III. část, zřízení pracoviště pro přírůstkovou digitalizaci a rozšíření vybavení pracovišť magistrátu – v této etapě bude digitalizována 3. část dokumentů. Po ukončení jednorázové digitalizace bude třeba zajistit průběžné pokračování digitalizace spisů nově ukládaných do archivu odboru výstavby. K tomuto účelu budou od společnosti zajišťující digitalizaci odkoupena část zařízení využívaná v procesu jednorázové digitalizace. V souvislosti s předpokládanou maximalizací využití digitální podoby dokumentů budou zakoupeny LCD monitory s úhlopříčkou 22‘‘ na pracoviště odboru výstavby a interaktivní tabule s dataprojektorem do zasedacích místností, které umožní pracovat i s velkoformátovými výkresy, pro případ jednání. Jednotlivé etapy - jejich délka a celková doba realizace projektu jsou uvedeny a detailněji popsány dále v kapitole 9. 3. 6
Návaznosti na další projekty a výzvy v rámci IOP
Projekt Digitalizace je připravován s ohledem na další podporované aktivity IOP a výzvy OP LZZ, které mají na projekt určitou vazbu. Statutární město Opava podalo následující žádosti o dotaci: žádost o dotaci v rámci výzvy 06 (IOP) – Technologické centrum a spisová služba (žádost přijata). V rámci projektu zavedení spisové služby by měla být po schválení žádosti zavedena spisová služba dle definovaných podmínek do 31 obcí, které vyjádřili souhlas s předloženým záměrem. Na ORP Opava by mělo být vybudované technologické centrum zajišťující negarantované úložiště pro data ze spisových služeb využívaných na obcích. Zdigitalizované dokumenty budou součástí spisů odboru výstavby uložených ve spisové službě úřadu v negarantovaném úložišti s možností přesunu spisů po jejich uzavření do garantovaného úložiště kraje a posléze do Národního digitálního archívu. žádost o dotaci v rámci výzvy 40 (OPLZZ) – Vzdělávání – žádost schválena, ukončena veřejná zakázka na dodávku ICT do vzdělávací místnosti, probíhá vzdělávání úředníků, zastupitelů, představitelů obcí spadajících do území Opavy – obce s rozšířenou působností. Díky tomuto projektu vzdělávání bude rozšiřována do podvědomí úředníků povinnost pracovat s dokumenty v digitální podobě, zásady práce s nimi, nutnost použití elektronického podpisu a časového razítka. žádost o dotaci v rámci výzvy 53 (OPLZZ) – procesní řízení, komunikační strategie, projektové řízení – žádost schválena, ORP Opava obdržela rozhodnutí, nyní probíhá veřejná zakázka na dodávku služeb – procesní řízení a komunikační strategie. Výstupy z procesního řízení budou použity pro zlepšení, zefektivnění komunikace občan – úřad s představou minimální návštěvy občana na úřadě a s představou maximálního množství informací jemu poskytovaných. Díky tomuto projektu budou zmapovány interní a externí procesy ve vazbě k oběhu dokumentů odboru výstavby. Poznatky budou využity pro práci s těmito dokumenty. Vše navazuje na záměr v rámci výzvy 09. Hlavním cílem je zkvalitnit a zjednodušit práci úředníka a navazující agendy. Využije se jak vybudovaného TC, tak i analýzy v rámci výzvy 53.
23
4. Materiálové vstupy potřebné k projektové činnosti Předmětem kapitoly je charakteristika a popis dostupných hmotných dodávek potřebných k realizaci projektu „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ Statutárního města Opavy a návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky.
4. 1 Charakteristika a popis dostupnosti dodávek potřebných k provozování služeb Pro jednorázovou digitalizaci archivu odboru výstavby musí být vyhrazeny v prostorách MMO prostory o velikosti minimálně 60 m2, které budou poskytnuty vybranému outsourcorovi pro jednorázovou digitalizaci. Část vybavení využitého pro jednorázovou digitalizaci bude po skončení jednorázové digitalizace v prostorách ponechána a bude sloužit pro přírůstkovou digitalizaci. Bude rozšířeno stávající úložiště dat tak, aby umožňovalo uložení digitalizovaného archivu odboru výstavby a odhadovaného množství přírůstkové digitalizace za dobu minimálně 5 let. Součástí projektu je také rozšíření pracovišť MMO o 22“ LCD monitory, dataprojektory a interaktivní tabule. V rámci projektu jsou však nutné ještě další materiálové vstupy, které nejsou přímou součástí dodávky, ale je nutné s nimi počítat, jsou to:
Energie – elektrická energie na provoz HW Služby (práce) zaměstnanců Služby lektorů a školitelů
4. 2
Návrh základních požadavků, parametrů a kritérií výzvy veřejné zakázky na realizaci IS
Vzhledem k rozsahu projektu a dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, je předpokládáno vyhlášení nadlimitní veřejné zakázky na dodavatele v otevřeném řízení. Obsah výběrového řízení bude reflektovat potřeby k naplnění jednotlivých klíčových aktivit projektu. Prokázání kvalifikačních a profesních předpokladů bude v souladu se zákonem o zadávání veřejných zakázek. S ohledem na charakter zakázky se doporučuje prokázání minimálních technických kvalifikačních předpokladů formou:
seznamu významných dodávek obdobného charakteru realizovaných dodavatelem v posledních třech letech;
24
čestného prohlášení prokazujícího shodu požadovaného výrobku s technickými předpisy v souladu se zákonem č. 22/1997 Sb., o technických požadavcích na výrobky, že výrobky nabízené dodavatelem musí splňovat podmínky pro uvedení na trh podle českých, obecně závazných předpisů; uchazeč doloží přehled certifikací a profesní způsobilosti u osob odpovědných za implementaci a poskytování servisních služeb.
25
5. Lokalita a okolí 5. 1
Umístění projektu
Město Opava leží v Moravskoslezském kraji na řece Opavě. Nadmořská výška Opavy činí 257 m. n. m. Opava má přibližně 60 000 obyvatel. Město Opava má 8 městských částí: Komárov, Malé Hoštice, Milostovice, Podvihov, Suché Lazce, Vávrovice, Vlaštovičky, Zlatníky. Správní obvod obce s rozšířenou působností Opava se rozkládá v severní části Moravskoslezského kraje a sousedí se správními obvody obcí s rozšířenou působností Kravaře, Krnov, Vítkov, Bílovec, Ostrava. Opava má 41 obcí. Obr. č. 2: Administrativní mapa správního obvodu Opava
Magistrát města Opavy (MMO) je umístěn na adrese: Horní náměstí 382/69 Opava-Město 746 26 Opava 1 V rámci realizace projektu „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ a jeho následného provozu nebyly identifikovány žádné významné vlivy na životní prostředí, realizace projektu nebude mít žádný negativní, ani pozitivní vliv na životní prostředí. Na základě zákona č. 100/2001 Sb., o posuzování vlivů na životní prostředí není nutné projekt posuzovat z hlediska jeho
26
vlivu na životní prostředí EIA, ani není nutné provést zjišťovací řízení (nejedná se o žádnou činnost dle přílohy č. 1 k zákonu č. 100/2001 Sb.). 5. 2
Stav technické infrastruktury v dané lokalitě
Infrastruktura MMO je soustředěna do dvou geograficky oddělených datových centrer. Jedná se o lokalitu Krnovská a lokalitu Hláska. Obě lokality jsou vzájemně propojeny optickým kabelem o kapacitě 24 vláken. V lokalitě Krnovská je soustředěna většina serverových a infrastrukturních systémů. Lokalita Hláska je, z hlediska významu, pouze podružné datové centrum. Obr. č. 3: Propojení lokalit
Datové centrum – Lokalita Krnovská Datové centrum je připojeno k internetu prostřednictvím poskytovatele Sloane Park Property Trust, a.s. (budova železniční stanice Opava Východ) pomocí optické sítě rychlostí 40Mbit/s. Místnost je zabezpečena proti neoprávněnému přístupu osob pomocí čipových karet, vstup je jen pro pracovníky odboru informatiky a je evidován.
27
Budova, v níž se technologická místnost nachází, je pod ochranou Městské policie Statutárního města Opavy. Zamyká se po 18 hodině, otevírá se v 6 hodin. Po 8. hodině se budova otevírá pro veřejnost. Vstup do budovy v době od 18. hodiny večerní do 8. hodiny ranní je pouze na kartu zaměstnance. V datovém centru je centrála EZS pro budovu Krnovská 71 B, čidlo EZS je v místnosti před datovým centrem, přes kterou se do datového centra vstupuje. Místnost je vybavena protipožárním systémem HFC227ea (FM 200) a požární signalizací ZETTLER LOOP 500, která je propojena s bezpečnostní agenturou BOIS Opava. Je také zajištěna proti výpadkům elektrického proudu pomocí záložní UPS APC Symetra 80K PX s výdrží baterií cca 70 minut při současném zatížení. Prostor je klimatizovaný (je udržována potřebná stabilní teplota a vlhkost) s využitím dvou klimatizací DAIKIN FHYP 125BWR o výkonu 12,5 kW a venkovními kondenzačními jednotkami RP125LW. Je instalován monitorovací systém fyzikálních parametrů (teplota, vlhkost, atd.) Infratec RMS 310. Datové páteřní trasy mezi všemi budovami jsou propojeny optickými kabely, celá lokalita Krnovská je z důvodu vyšší dostupnosti (Městská policie) „zaokruhována“. Datové centrum – lokalita Hláska V současnosti jsou v prostorách datového centra instalovány 1 ks 19“ racku, ve kterých jsou umístěny síťové aktivní prvky propojující infrastrukturu celé lokality. V současné době zde nejsou umístěny žádné servery. Chlazení obstarávají 2 klimatizační jednotky Sinclair KF (R) 1250 W – GW s venkovní klimatizační jednotkou. Napájení je zajišťováno dvěmi diskrétními UPS řady APC SMART 3000. UPS jsou instalovány v 19“ racích. Místnost je zabezpečena proti neoprávněnému přístupu osob pomocí čipových karet, vstup je jen pro pracovníky odboru informatiky a je evidován. Protipožární systém není v současnosti instalován. Popis současného technického řešení síťové infrastruktury Síťová infrastruktura je tvořena výhradně aktivními prvky značky Cisco. V topologii MMO jsou prvky trojího typu. Jedná se o prvky páteřní, serverové a přístupové. Páteřní prvky: Cisco Catalyst řady 3750 vždy zapojené ve stohu z důvodů redundance a rozkladu zátěže. Propoje mezi přepínači jsou Distribuce L3 směrovacích informací mezi lokalitami je řešeno dynamickým směrovacím protokolem RIPv2. Serverové prvky: Připojení serverů zajišťuje v lokalitě Krnovská dvojice přepínačů Cisco Catalyst 2960G, v lokalitě Hláska nyní nejsou žádné servery. 28
Přístupové prvky: Cisco Catalyst řady 3560 a 2960, vzhledem k využívání IP telefonních přístrojů jsou přístupové prvky ve variantě PoE. Všechny přístupové prvky jsou zapojeny redundantně do dvou páteřních prvků, většinou technologií etherchannel. Obr. č. 4: Schéma L2 zapojení SX
WS-C2960G-48TC-L sf-k71-01
WS-C3560-48PS sw-k71a-01
LX TX
Po1 Po2
WS-C2960-24TT-L sw-k71-01
Po1
MM MM
WS-C2960G-48TC-L sf-k71-02
SFP Po1
GBIC WS-C3560-24PS sw-k71a-02
Po1
1Gbps
Po1
Po5
Po3
WS-C3560-48PS sw-k71-02
Po1
Po6
Po1
Legenda WS-C3560-48PS sw-k71c-11
Po2
WS-C3560-48PS sw-k71-03
100Mbps
Krnovská Krnovská71A 71A(Krnovská (Krnovská75) 75)
Po4
WS-C3750G-24TS co-k71-01 (1) WS-C3750G-24TS co-k71-01 (2)
WS-C3560-48PS sw-k71c-31
DR1 MM
Po7
WS-C3560-48PS sw-k71b-04
DR3
WS-C3560-24PS sw-k71c-12
WS-C3560-24PS sw-k71c-32
Po1
Krnovská Krnovská71B 71B
Po8
MM
WS-C3560-48PS sw-k71c-41
WS-C3750G-12S co-k71c-11 (1)
DR4
DR1 SM
Po1
SM
WS-C3750G-12S co-k71c-11 (2)
WS-C3560-24PS sw-k71c-42
WS-C3560-48PS sw-k71c-51
Po1
WS-C3560-48PS sw-k71c-21
Hláska Hláska WS-C3560-48PS co-hlaska
Prava(3848)
WS-C2960G-24TC-L sw-hlaska-01
Mour.
WS-C3560-24PS sw-k71c-22
WS-C3560-48PS sw-k71c-53
Po10
Po6
Stav.
DR5 WS-C3560-48PS sw-k71c-52
DR2
WS-C3560-48PS sw-k71c-61
Leva(3848)
3C(3848)
Po4
Al1
DR6 WS-C3560-24PS sw-k71c-62 WS-C2950T-24 sw-hlaska-02
Infoc.(3848)
WS-C3560-48PS sw-k71c-63
Krnovská Krnovská71C 71C(Krnovská (Krnovská69) 69)
Obr. č. 5: Schéma L3 topologie DataNetK71BSF Vlan 2 192.168.2.0/24
DataNetK71B Vlan 11 192.168.11.0/24
DataNetK71A Vlan 12 192.168.12.0/24
RemoteAccessNet 192.168.7.0/24
.254
.254
IPTNetK71B Vlan 510 10.1.1.0/24
.254
IPTNetK71BCore Vlan 500 10.1.0.0/24
co-k71-01
.254 .254
Spoj3 Vlan 150 192.168.150.0/24
.254
.11
IPTNetK71A Vlan 620 10.1.12.0/24
.254
.254
.2
Perimetr
fwisa Spoj4 Vlan 254 192.168.254.0/24
CoreNet Vlan 601 10.1.254.0/27
IPTNetK71C Vlan 660 10.1.16.0/24
co-k71c-11
IPTNetHlCore Vlan 540 10.1.4.0/24
co-hlaska .254
.254
.1
.16
.1
.254
.1
.254
.254
.254
IPTNetK71CSoc Vlan 670 10.1.17.0/24
IPTNetHl Vlan 550 10.1.5.0/24 DataNetK71C Vlan 16 192.168.16.0/24
DataNetK71CSoc Vlan 31 192.168.31.0/24
DataNetHlMng Vlan 1 192.168.1.0/24
29
DataNetHl Vlan 3 192.168.3.0/24
IP telefonní hlasové služby Řídícími prvky tohoto systému jsou dvě softwarové ústředny CallManager zapojené v clusteru pro zajištění vysoké dostupnosti. Jedná se o dva servery, kdy každý je umístěn v jednom z DC. Propojení do sítě JTS je zajištěno příslušným rozhraním na GW Cisco IOS routeru. Koncovými zařízeními jsou potom vybrané modely Cisco IP telefonů. Součástí řešení je tarifikační systém TAS, který zpracovává CDR záznamy z ústředny a poskytuje přehled o jednotlivých hovorech a nákladech s nimi spojených. Tento systém zajišťuje základní telefonní funkce, jakými jsou interní volání mezi IP telefony, hovory z/do JTS, přesměrování/přepojení hovorů na interní/externí linku atd. Dalšími funkcemi jsou globální a osobní adresář apod. Připojení městských částí Městské části jsou připojeny pomocí IPsec VPN technologie, komunikačním médiem jsou v koncových lokalitách ADSL přípojky. Připojení je prostřednictvím HW VPN klienta ve směrovačích Cisco 876. O koncentraci VPN připojení se stará firewall ASA5520 v lokalitě Krnovská. Pomocí VPN do sítě MMO přistupuje přes Windows Terminal Server 8 úřadoven městských částí Statutárního města Opavy (Komárov, Malé Hoštice, Milostovice, Podvihov, Suché Lazce, Vávrovice, Vlaštovičky, Zlatníky). Bezpečnostní zařízení Bezpečnost celé sítě proti útokům z internetu zajišťují dva nezávislé firewally od různých výrobců. První úroveň ochrany zajišťuje firewall Cisco ASA5520, druhou úroveň tvoří Microsoft ISA server. Nasazeny jsou antispamové a web-filtering filtry pro ochranu stanic proti nežádoucím emailům a škodlivým kódům přicházejícím z internetu. Serverová infrastruktura Informační a komunikační technologie MMO jsou postaveny z převážné části na technologiích společnosti Microsoft, pro internetové a intranetové aplikace je využíván operační systém Linux. Páteř systému tvoří operační systémy firmy Microsoft - Windows 2003 Server, poštovní systém Microsoft Exchange Server 2003, webové aplikace využívají službu Internet Information Server 6.0, databáze MS SQL. Pro rozsáhlé informační systémy je využívána databáze ORACLE. Zabezpečení identity uživatelů MMO využívá jednodoménový model adresářové služby Windows 2003 Active Directory (doména opava-city.cz).
30
5. 3
Seznam subjektů zapojených do projektů, způsob jejich zapojení
Jediným aktivním subjektem zapojeným do projektu bude Magistrát města Opavy se svými odbory:
odbor výstavby odbor vnitřních věcí
Výstupy z projektu budou využívány více subjekty:
úřadovnami městských částí Statutárního města Opavy – jako uživatelé služeb příspěvkovými organizacemi a organizacemi zřizovanými městem – jako uživatelé služeb centrální a krajské orgány účastníky řízení, resp. dotčenými subjekty (např. v procesu posuzování vlivu staveb na životní prostředí EIA, apod.)
Centrální, krajské orgány a účastníci řízení budou k digitalizovaným dokumentům přistupovat přes webové rozhraní aplikace pro digitální archiv. MMO bude zodpovědné za přidělování odpovídajících přístupových práv.
31
6. Technické řešení Základní schéma řešení dodávaného v rámci projektu představuje obr. č. 6. Na vstupu řešení je digitalizační jednotka, za kterou následuje software pro uložení digitalizovaných dokumentů a jejich vytěžování (dále jen software pro digitální archiv), který realizuje digitální archiv. Digitalizované dokumenty jsou přenášeny do stávajícího systému GINIS společnosti Gordic. Software pro digitální archiv poskytuje určeným interním i externím uživatelům digitální dokumenty odboru výstavby. Spisová služba poskytuje data patřící ke spisům přes svoji aplikaci určeným uživatelům. Systémy zajistí zdigitalizování dat tak, aby odpovídala potřebám na převod dat do Národního digitálního archivu. Obr. č. 6: Základní schéma řešení
V následujících kapitolách jsou popsány jednotlivé části celého projektu:
software pro digitální archiv jednorázová digitalizace archivu odboru výstavby zřízení pracoviště pro přírůstkovou digitalizaci rozšíření vybavení pracovišť magistrátu rozšíření datového úložiště
32
6. 1 6. 1. 1
Software pro digitální archiv Návrh a popis architektury řešení
A. Obecný úvod do problematiky řešení ukládání digitálních dokumentů Zajištění dlouhodobého, důvěryhodného a i v budoucnosti čitelného uložení dokumentů a jejich srozumitelnosti i pro budoucí generace zabezpečuje v současnosti celosvětově nejčastěji přijímané řešení – vybudování otevřeného archivního informačního systému podle modelu OAIS. Funkční schéma modelu OAIS je uvedeno na následujícím obrázku. Obr. č. 7: Otevřený archivní informační systém
Původce vytváří vstupní informační balíčky SIP tvořené vlastními dokumenty a jejich popisnými informacemi - metadaty. Původcem (resp. vstupem) může být v našem případě jak pracoviště pro jednorázovou digitalizaci, tak později pracoviště pro přírůstkovou digitalizaci nebo obecně jakýkoliv zdroj vyhovující specifikaci. V rámci vstupních operací mohou administrátoři archivu ještě doplňovat další potřebné popisné informace – metadata. Administrátory archivu se rozumí zaměstnanci MMO, kteří jsou zodpovědni za kvalitu uložených digitálních dokumentů a za správnost jejich metadat. OAIS kontroluje správnost těchto balíčků po stránce syntaktické a částečně i po stránce sémantické, vytváří z nich archivní
33
informační balíčky AIP a ukládá je (dokumenty včetně jejich popisných informací - metadat) do speciálního archivního úložiště – archivního systému, který brání ztrátě informací v průběhu času metodami vícenásobného ukládání v různých lokalitách na různá média a nepřetržitými kontrolami obsahu balíčků AIP. Paralelně s tím ukládá OAIS samotné popisné informace z ukládaných AIP do provozního databázového systému OAIS - ve schématu označeného jako správa dat. Konzument je subjekt oprávněný k přístupu k informacím z archivu. Může jím být osoba, která je interním nebo externím uživatelem archivního systému (tj. v našem případě pracovník magistrátu nebo občan – účastník řízení) nebo počítačový systém, který s digitálními dokumenty uloženými v archivu pracuje (tj. v našem případě elektronická spisová služba GINIS). Konzument pomocí dotazů zjišťuje, jaké informace úložiště obsahuje (zjišťuje se pomocí přístupových operací nad správou dat) a OAIS mu zasílá výsledky těchto dotazů jako žádané odpovědi. Má-li konzument jasno v tom, jaká konkrétní data chce z archivu získat, pošle systému OAIS konkrétní požadavky a systém zajistí pomocí přístupových operací (nad správou dat a archivním systémem) vytvoření výstupního informačního balíčku DIP složeného z množiny archivních informačních balíčků AIP či množiny jejich částí. Prvním funkčním blokem modelu OAIS jsou "Vstupní operace", neboli "Příjem" (Ingest). Je to řada procesů zodpovědných za příjem informací od původců a jejich přípravu pro uložení úložiště digitálních dokumentů, které je součástí bloku „Archivní systém“. Přijímané informace se testují na kompletnost a neporušenost. Provádí se jejich transformace do tvaru vhodného pro jejich uložení a řízení v rámci archivního systému. Dále se provádí extrakce a tvorba (nebo pouze jedna z těchto akcí) popisných metadat určených pro vyhledávání a zpřístupňování informací a přenos a ukládání předaných informací a k nim příslušných metadat do archivního systému. Stručně řečeno, funkce "Příjem" slouží jako vnější rozhraní OAIS k původcům, které řídí celý proces správy předávaných informací a jejich přípravy pro archivní uchovávání. Druhým funkčním blokem je "Archivní systém" (Archival Storage). Je to část celého systému OAIS, která řídí dlouhodobé ukládání a údržbu elektronických dokumentů, v našem případě dokumentů odboru výstavby. Přesněji, tato funkce je zodpovědná za zajištění toho, že archivovaný obsah je uložen odpovídajícím způsobem a že bitový řetězec obsahující uchovávanou informaci bude dlouhodobě kompletní a čitelný. V archivním systému se implementuje řada bezpečnostních mechanizmů, především periodické testování správnosti kontrolního součtu uložených informací a bezpečnostní politiky ku zmírnění následků katastrofických událostí. V případě zjištění poruchy nějakého archivního balíčku systém vytvoří okamžitě další bezpečnostní kopii z některého z identických správných balíčků, takže počet správných bezpečnostních kopií zůstává konstantní. Archivní systém podporuje požadavky konzumentů. Archivní systém ale nemá přímé externí rozhraní - interakce s ním zajišťují vysokoúrovňové služby systému OAIS, které jsou u moderních systémů realizovány mimo vlastní archivní systém prostřednictvím webových serverů a webových prohlížečů. Třetím funkčním blokem je "Správa dat" (Data Management). V rámci tohoto bloku se udržuje databáze popisných metadat identifikující a popisující archivované informace, která je pomocníkem při vyhledávání informací v archivu. Tento funkční blok řídí veškerá administrativní data podporující systém interních operací OAIS. Nejdůležitější funkce zahrnují databázové operace v souvislosti s
34
dotazy, aktualizací archivu a dávkovými operacemi nad daty uloženými v archivu prostřednictvím metadat uložených v databázi. Čtvrtou funkční částí je "Plánování uchovávání" (Preservation Planning). Tato služba odpovídá jak za plánování uchovávací strategie OAIS, tak za doporučování příslušných revizí této strategie vycházející z podmínek okolí OAIS. Tato služba monitoruje změny vnějšího prostředí, které by mohly mít dopad na schopnost OAIS chránit a udržovat přístup k informacím v péči OAIS a rovněž tak sleduje inovace v paměťových a přístupových technologiích a v případném posunu oblasti zájmu nebo očekávání určené komunity. V rámci "Plánování uchovávání" se vytváří doporučení pro aktualizaci politik a procedur OAIS a pro přizpůsobení se těmto změnám. Tato funkce reprezentuje ochranu proti stále se vyvíjejícímu uživatelskému a technologickému okolí. Detekuje změny ovlivňující schopnost OAIS vyhovět své odpovědnosti, navrhuje strategie pro řešení těchto změn a podporuje implementaci těchto strategií v archivním systému. Služba "Plánování uchovávání" je obvykle poskytována dodavatelem software pro digitální archiv jako komplexní dohled na provoz předmětného software v rámci poskytované technické podpory. Její součástí jsou typicky pravidelné kontroly, které mají odhalit včas potenciální problémy a zajistit bezproblémový provoz předmětného software (např. kontroly logů, kontroly importních a konverzních adresářů, kontroly vybraných parametrů přiděleného databázového prostoru, apod.). V rámci této služby doporučuje dodavatel software případné změny hardware, na kterém je předmětný software provozován, a případné změny software třetích stran, se kterým předmětný software spolupracuje, aby byla zaručena kontinuita jeho využívaní v dostupném a podporovaném prostředí. Pátou funkcí OAIS jsou "Přístupové operace" (Accesss). Řídí procesy a služby, v rámci kterých konzumenti – a speciálně celá určená komunita – hledají, nacházejí, žádají a přijímají dodávku položek uložených v archivním úložišti OAIS. Typickou službou "Přístupu" je podpora konzumenta při vyhledávání položek, která předává žádost badatele "Správě dat" a výsledek dotazu prezentuje konzumentovi. Dále koordinuje získávání a dodávku žádaného obsahu konzumentovi. Předává příslušné požadavky "Archivnímu systému", získává žádané položky a provádí nutné transformace, které musí být provedeny před dodáním žádaných položek konzumentovi. Funkce "Přístup" je také zodpovědná za implementaci případných mechanizmů přístupových práv svázaných s archivovaným obsahem. Funkce "Přístup" representuje rozhraní OAIS ke konzumentovi a k určené komunitě. Provádí potřebné transformace včetně konverze archivovaných formátů na jeden či více formátů vhodných pro výstup, filtruje též pro výstup nepotřebná metadata. Šestou a poslední funkcí OAIS je "Administrace" (Administration). Je odpovědná jak za řízení každodenních rutinních činností v rámci OAIS, tak za koordinaci aktivit v rámci OAIS. Komunikuje s původci (smlouvy o příjmu archivních dokumentů), s konzumenty (poskytuje zákaznickou podporu) a s vedením OAIS (implementace a údržba archivních politik a standardů). Funkce "Administrace" je také zodpovědná za supervizi archivních a přístupových operací, monitorování výkonnosti systému a za koordinaci aktualizace systému. "Administrace" je centrálním řídícím orgánem pro interní
35
komunikaci (všechny popsané funkční celky OAIS) i externí komunikaci (původci, konzumenti, vedení OAIS). Můžeme shrnout, že OAIS zahrnuje šest vysokoúrovňových funkčních částí, které, spojíme-li je dohromady, tvoří mechanismus pro dlouhodobé uchovávání informací, které také zpřístupňuje určené komunitě. Archivní systém založený na modelu OAIS implementuje každou z těchto služeb, přičemž formu této implementace nepředepisuje. Způsob předávání dat do IS GINIS a popis rozhraní je uveden v kap. 6.1.5. Balíčky AIP jsou základními datovými objekty v rámci systému vybudovaného dle modelu OAIS. Uchovávací metadata uložená jak v těle balíčku AIP, tak v Systému správy dat (Data Management), slouží pro podporu uchovávání a archivačních aktivit. Cílem pořizování uchovávacích metadat je podpoření pěti základních funkcí: 1. životaschopnosti (viability) – udržení digitálního objektu v bezpečí a neporušeného. Je nutné udržet integritu objektu pomocí objektivních kritérií. Využívat kontrolních součtů, zálohování, sledování změn apod. 2. čitelnosti (renderability) – udržení možnosti přehrání, otevření, zobrazení, spuštění a dalších možných přístupů k digitálnímu obsahu. Je nutné udržovat informace o potřebném prostředí pro využití digitálních zdrojů, jako je popis softwarového a hardwarového prostředí a prostředků pro práci s digitálními objekty. Dále je nutné udržovat popis struktury jednotlivých objektů a jejich vzájemné provázanosti. 3. pochopitelnosti (understandability) – zajištění pochopitelnosti obsahu pro budoucí použití. Na rozdíl od poskytování obsahu, kdy je důležitá jeho fyzická nebo syntaktická forma, pro pochopitelnost je důležité udržovat sémantickou integritu neboli význam a smysl uloženého obsahu. 4. autentičnosti (autenticity) – velkou obavou je udržení autentičnosti digitálního objektu a jeho citlivost na změny. Archivy potřebují dokumentovat jakoukoliv akci s digitálním objektem, aby budoucí uživatel mohl vyhodnotit jaké změny byly provedeny, včetně informací kdo a z jakého důvodu změnu prováděl. Je nutné zajistit, aby byly prováděny pouze kontrolovatelné a autorizované změny a ty byly dokumentovány (např. při provádění migrace formátu). Je nutné si uvědomit, že v případě použití certifikátů autenticity jsou tyto každou změnou porušeny a v současné době se případně používá re-autentizace a opětovné podepsání nové podoby digitálního objektu. 5. identifikace (identification) – zajištění jednoznačné identifikace digitálního objektu. Vzhledem k tomu, že OAIS model představuje teoreticky zdůvodněný a prakticky mnoha aplikacemi ověřený optimální koncept dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů, považují autoři této studie za vhodné použít ho jako mandatorní podmínku při výběru vhodného software pro digitální archiv MMO v rámci předmětného projektu a požadovat, aby vybraný software umožňoval vybudovat digitální archiv v souladu s modelem OAIS. Výhody použití OAIS modelu při návrhu technického řešení projektu jsou popsány v následujícím textu.
36
B. Výhody použití OAIS modelu pro návrh technického řešení projektu Jak již bylo uvedeno výše, model OAIS představuje primární a odbornou veřejností akceptovaný standard pro dlouhodobé uchovávání dokumentů. Je považován za směrnici „best practice“ v oblasti archivace (nejen) elektronických dokumentů. Jeho obliba vychází ze snadné pochopitelnosti, jejíž fungování lze snadno vysvětlit i laikům a také samozřejmě z vlastních kvalit tohoto modelu. Znalost a použití tohoto modelu je celosvětově zakořeněna tak, že téměř žádné důvěryhodné úložiště se bez jeho aplikace neobejde. Z této všeobecné shody samozřejmě vyplývají určité výhody a jeho jednodušší použití, které je možné shrnout takto:
Vyzkoušené a prověřené ukládací politiky a postupy, které zajišťují bezpečné uchovávání informací a dokumentů v případě všech reálně zdůvodnitelných okolností Bezproblémová výměna, migrace dat mezi nezávislými úložišti splňující podmínky OAIS Snadná migrace dat najde uplatnění především při komunikaci mezi spisovnami, lokálními archivy a Národním digitálním archivem (NDA), kde se předpokládá model OAIS jako základ pro budování tohoto NDA Podobné požadavky na předávání dat jsou kladeny na dokumenty a jejich metadata i dle připravovaného Národního standardu · V odborné veřejnosti známost a použití ustálených pojmů a paradigmat Srozumitelnost modelu nejen mezi odbornými pracovníky a knihovníky, ale i dalšími osobami – „být na druhé straně světa, ale mluvit stejnou řečí“ Nabízí abstraktní a konceptuální řešení pro dlouhodobou archivaci dokumentů Univerzální model je obecně využitelný bez ohledu na velikost konkrétního úložiště digitálních dokumentů v konkrétním projektu Nabízí adaptibilitu a rozšiřitelnost o vlastní funkční a informační potřeby při zachování OAIS compliance Lze poskytovat data jako autorizované kopie originálu s prokazatelnou a jednoduše vyhledatelnou historií o poskytovaných údajích Model, kde integrita, autenticita a prokazatelnost je zajišťována na velmi vysoké úrovni Úložiště je považováno za důvěryhodné, pokud lze prokázat jeho schopnost plnit určité funkce, a pokud tyto funkce splňují minimální dohodnutá kritéria, jež by měla splňovat všechna důvěryhodná úložiště. Rozhodující je, že naplňování těchto kritérií musí být prokazatelné, což znamená, že dosažení důvěryhodnosti je do velké míry závislé na auditu a certifikaci. Tzn. že každé dlouhodobé úložiště musí prokázat svoji důvěryhodnost, vitalitu a udržitelnost – existují různé standardy, certifikáty a audity, které tyto kvality ověřují a úložiště certifikují. Většina je použitelná právě na model OAIS a i ty metody, které se proti použití pouze OAIS modelu vyhrazují, se téměř vždy stejně odkazují primárně na tento model.
C. Softwarová architektura řešení Návrh architektury softwarové aplikace, která by měla být použita při implementaci digitálního archivu vychází ze standardního modelu OAIS, a proto řešení by mělo přistupovat k ukládaným dokumentům a spisům jako k balíčkům, obsahujícím předmětná data a současně jejich metadata za 37
účelem dlouhodobého uložení. Podle fáze jejich životního cyklu se jedná o vstupní (SIP), archivní (AIP) a výstupní (DIP) balíčky. Rozhraní pro přístup k těmto systémům je specificky navrženo pro příjem a výdej balíčků v příslušném formátu definovaném na základě standardů. Vzhledem k zajištění bezpečnosti a konzistence uložených dat probíhá příjem dat do úložiště asynchronně v rámci procesu, který se skládá z několika kontrolních a transformačních procedur. Software pro digitální archiv se bude skládat z těchto komponent: Vstupní modul - Příjem dat Zajišťuje komunikaci s původcem, autentizaci, autorizaci a uložení přijatých balíčků SIP do pracovního úložiště. - Kontrola kvality vstupních dat (kontrola datové struktury, kontrola na obsah škodlivého kódu) Kontroluje formální strukturu balíčků a přítomnost virů a jiného škodlivého obsahu balíčků. V rámci tohoto modulu je zřízena i tzv. karanténní zóna pro zajištění spolehlivosti kontrol. - Řízení příjmu Kontrola popisných a technických metadat, kontrola přípustnosti souborových formátů, kontrola struktury balíčku SIP a vzájemného provázání balíčků. - Generování balíčků AIP Automatické doplnění zejména technických metadat, konverze formátů metadat, možnost manuálního doplnění metadat, vstupní migrace formátů včetně generování náhledů pro prezentaci dat archivu v určeném formátu. - Řízení ukládání Zajišťuje konzistentní uložení metadat a obsahu archivních balíčků současně do archivního systému, systému správy dat a systému pro přístup. Vstupní modul software pro digitální archiv bude umožňovat jak vstup jednotlivých digitálních dokumentů s následným zadáním metadat, tak i dávkový vstup digitálních dokumentů, při němž budou metadata specifikována vhodným datovým souborem, nejlépe v XML formátu. Modul správy dat - Evidence číselníků Zajišťuje ukládání a přístup k číselníkům používaným v rámci vstupní kontroly a vyhledávání. Jedná se zejména o tyto číselníky - původci, klasifikace, povolené souborové formáty, kategorizace dokumentů podle kritérií přístupnosti, požadavků na zachování důvěryhodnosti, doby uložení. 38
- Evidence přijímaných a uložených balíčků Zajišťuje vedení a přístup ke katalogu uložených dokumentů včetně stavu příjmu a uložení. - Evidence kontroly konzistence Uložení kontrolních součtů jednotlivých uložených balíčků AIP na aplikační úrovni pro účely periodické kontroly konzistence uloženého obsahu nezávisle na vlastnostech použitého archivního úložiště. - Evidence procesů skartace a archivace Informace o stavu skartace a informace o stavu jednotlivých balíčků AIP zařazených do skartačního řízení. Modul správy dat software pro digitální archiv bude prostřednictvím vhodných nástrojů umožňovat jednoduchou správu číselníků, kterou budou provádět pověření uživatelé. Kontrolní součty, které budou počítány na aplikační úrovni, a které budou uloženy jako součást metadat digitálního dokumentu, si budou mít možnost zobrazit i vybraní uživatelé software pro digitální archiv. Archivní systém -
Zajišťuje vlastní důvěryhodné uložení obsahu balíčků AIP do interního úložiště, které je součástí dodávky popisovaného systému. Je implementováno primárně prostřednictvím technologie SANNAS, která bude využívat zadavatelova diskového pole.
Modul administrace - Řízení procesu příjmu Pro administrátora zajišťuje přehled o stavu příjmu balíčků SIP, umožňuje řešení problémů se strukturou a obsahem balíčků při příjmu. - Řízení procesů migrace Spouštění migrace souborových formátů v uložených balíčcích a přehled o provedených migracích. - Skartační řízení Příprava návrhu a jeho schvalování, provedení skartace, případně exportu do jiného archivu v definovaném formátu. - Správa kontroly konzistence Přehled o průběhu ověřování kontrolních součtů a o nalezených problémech s uložením balíčků AIP. - Správa číselníků Zajišťuje pro administrátory původce a archivu aktualizaci a čtení číselníků používaných v rámci vstupní kontroly a vyhledávání.
39
- Ukládání transakčních záznamů Pro účely auditu zaznamenává veškeré provedené operace nad uloženými balíčky (příjem, kontrola, transformace, ukládání, čtení). Zaznamenané záznamy jsou zároveň ukládány do úložiště ve formě AIP. - Přístup k transakčním záznamům Zobrazení transakčních záznamů pro účely auditu. Obsah a rozsah transakčních záznamů (tzv. logů), jejichž ukládání může být při velkém rozsahu ukládaných dat časově náročné, budou mít pověření uživatelé možnost nastavit podle okamžitých potřeb monitorování provozu software pro digitální archiv. Přístupový modul - Zabezpečení přístupu a autentizace uživatelů Zajištění přístupu uživatelů k uloženým metadatům a dokumentům. -
Autorizace - omezení přístupů na základě klasifikace dokumentu, původce, uživatelských skupin a rolí uživatelů. Modul povolí přístup ke čtení obsahu nebo metadat podle rolí přihlášeného uživatele a oprávnění příslušného balíčku. -
Vyhledání uložených balíčků na základě zvolených metadat Zobrazení náhledů a distribuce uložených dokumentů ve formě DIP
Systém umožní výběr dokumentů a jejich zaslání oprávněnému uživateli ve standardizované podobě. -
Provádění transakčních záznamů o přístupu k jednotlivým uloženým balíčkům Programové rozhraní API na externí portál pro přístup
Systém eviduje veškeré přístupy k uloženým dokumentům a archivuje je. Přístupový modul software pro digitální archiv bude umožňovat prostřednictvím předdefinovaných parametrizovatelných vyhledávacích příkazů vztažených k metadatům požadované digitální dokumenty. Specifikaci uživatelů bude importovat ze systému Active Directory z MMO a pro jejich autentizaci bude používán protokol Kerberos. Přístup k uloženým dokumentům bude realizován prostřednictvím prezentačná vrstvy třívrstvé architektury, tj. bude využito webového serverů a webových prohlížečů. Pro externí uživatele bude použita zabezpečená komunikace.
40
Modul spolupráce s IS GINIS -
Řízení přenosu dat do IS GINIS
Modul pomocí webových služeb zajišťuje přenos digitálních dokumentů do IS GINIS, který je využíván jako integrační platforma Software pro digitální archiv musí být postaven na ověřené softwarové platformě pro ukládání dokumentů. Interní i externí uživatelé budou mít možnost (samozřejmě v souladu s poskytnutými přístupovými právy) libovolné typy dokumentů podle potřeb do systému vkládat, třídit, vyhledávat nebo editovat. Software pro digitální archiv umožní automaticky importovat a exportovat data dle konceptu OAIS. Mezi dokumenty bude možné vytvářet vazby a uživatelská nastavení pro práci s dokumenty bude možné jednoduše upravovat a rozšiřovat. Software pro digitální archiv (nebo též „systém“ v dalším textu) bude postaven na třívrstvé architektuře klient-server: -
-
Datová vrstva – souborové úložiště a relační databáze. Tato vrstva bude spravovat data uložená v systému. Datová vrstva bude přístupná jen pro aplikační server. Aplikační server – bude poskytovat aplikační rozhraní pro přístup k datům a pro manipulaci s nimi. Nad nízkoúrovňovými daty (soubory, databázovými tabulkami) bude možné vytvářet vyšší abstrakce v podobě aplikačního rozhraní. S daty nelze pracovat jinak než skrze toto rozhraní. Prezentační vrstva – webový server, případně klientská aplikace. Nad aplikačním rozhraní staví grafické uživatelské rozhraní.
Základní vlastnosti systému: Vysoká výkonnost – systém bude umožňovat rychlé a efektivní zpracování velkého počtu
dokumentů (tj. mít reference v aplikacích, kde spravuje desítky miliónů dokumentů) a řízení jejich životního cyklu včetně pružné správy jejich stavů a verzí; Široká oblast nasazení – systém bude mít specializované moduly pro poskytování specifických funkcionalit souvisejících s ukládáním a zpřístupňováním dokumentů; Jednoduchost ovládání - uživatelé budou pracovat se systémem prostřednictvím jednoduchého a intuitivního webového rozhraní; Rychlý přístup k dokumentům – systém bude umožňovat vyhledávání dokumentů podle jejich popisných údajů (metadat) a fulltextově podle metadat a případně i podle obsahu vybraných typů souborů; Flexibilita dodávaných řešení – systém bude možné díky škálovatelnosti a modulárnosti po první implementaci dále rozšiřovat podle aktuálních potřeb a požadavků; Otevřenost - možnosti a užitné vlastnosti systému bude možné rozšířit případnou integrací se systémy třetích stran, které lze integrovat pomocí standardních rozhraní; Nezávislost – systém bude vytvářen na bázi technologie, která bude podporovat platformovou nezávislost;
41
Řízený přístup k funkcionalitě – systém umožní (v závislosti na zařazení uživatele do určité
skupiny, role) definovat pro každého uživatele specifická přístupová práva k funkcionalitě (tj. uživatel ji „vidí“).
6. 1. 2
Variantní návrhy technického řešení – HW/SW
Software pro digitální archiv by měl v maximální možné míře využívat HW a SW vybavení nasazené ve stávajícím ITC prostředí zadavatele. V rámci tohoto projektu budou využity následující technologie:
servery IBM x3650M2, x346 a x306 – stávající bez nutnosti rozšíření disková pole IBM DS 4700, IBM DS 4300 – nutné rozšířit o 10 TB, viz. kap. 6.5 virtualizované prostředí VMWare vCenter 4 (ESX 4) serverové operační systémy Windows 2008 databáze Oracle 10g operační systémy pracovních stanic Windows 7 CZ webové prohlížeče Microsoft Internet Explorer 8
Se software pro digitální archiv budou pracovat jak interní, tak i externí uživatelé. Zadavatel předpokladá maximálně 50 interních jmenovitých uživatelů. Do počtu jmenovitých uživatelů se nezapočítávají externí uživatelé, kterým po dobu jejich účasti v řízení bude přiděleno dočasné právo práce se software, a jejichž počet nelze zatím odhadnout. Předmětný software musí umožnit současnou práci 20 uživatelů, kteří mohou být interní i externí.
6. 1. 3
Požadavky na implementaci, školení a technickou podporu software pro digitální archiv
Přehled požadavků na implementaci a školení:
Analýza potřeb pracovníků magistrátu, návrh a implementace nastavení/customizace systému;
Implementace potřebných zákaznických nastavení systému včetně interních testů;
Integrace s elektronickou spisovou službou Gordic Ginis;
Školení administrátorů systému (základní kurz v rozsahu 1 x 3 hod);
Školení správců systému (tj. pokročilých uživatelů, kteří kromě své vlastní práce se systémem budou zodpovídat za zaškolování nových uživatelů systému a poskytovat ostatním uživatelům metodickou pomoc při práci se systémem) (základní kurz v rozsahu 1 x 3 hod);
Podpora při akceptačních testech prováděných pracovníky magistrátu;
Uživatelská dokumentace software pro digitální archiv.
42
6. 1. 4
Servis software pro digitální archiv
Technická podpora systému Zadavatel požaduje po akceptaci dodaného software pro digitální archiv uzavřít smlouvu na poskytování technické podpory na celou dobu udržitelnosti projektu, tj. na 5 let). Předmětná technická podpora systému by měla být tvořena 3 složkami: -
Základní služby technické podpory; Rozšiřující služby technické podpory; Služby technické podpory placené nad rámec smlouvy.
Základní služby technické podpory jsou: -
Odstraňování závad dodaného software Telefonická podpora
-
Konzultace pro nahlašování závad; Konzultace k postupům uvedených v uživatelské dokumentaci;
Inovace dodaného software
Informování odpovědných pracovníků magistrátu o uvolněných aktualizacích dodaného software; Včasné informování odpovědných pracovníků magistrátu o plánování ukončení technické podpory na předchozí verze dodaného software; Zabezpečení dodávek uvolněných aktualizací dodaného software.
Rozšiřující služby technické podpory jsou: -
Posuzování a realizace požadovaných změn a rozšíření funkcionality dodaného software v dohodnutém rozsahu; Komplexní dohled na provoz dodaného software.
Dalšími službami technické podpory mohou být: -
Odstraňováním závad, které byly způsobeny nesprávným užíváním dodaného software; Odstraňováním závad, které byly způsobeny realizací neodsouhlasených změn dodaného software; Realizace požadovaných změn a rozšíření funkcionality dodaného software nad dohodnutý rozsah; Součinnost při odstraňování závad produktů třetích stran.
43
6. 1. 5
Integrační Platforma GINIS
Uvažovaný software musí spolupracovat se stávající spisovou službou GINIS přes standardní rozhraní této aplikace. Budoucí situaci znázorňuje následující obrázek, SPI – stávající spisová služba. Obrázek navazuje na obr. 3 – Základní schéma řešení a konkretizuje vztah mezi SPI a eSPI a digitálním archivem. Obr. č. 8: Elektronická spisová služba úřadu
SPI (Spisovna) – současná funkčnost.
eSPI (elektronická Spisovna) Rozšíření stávajícího modulu SPI, popsaná funkčnost se zpřístupní po zapnutí parametru.
Příjem Funkcionalita vstupního ověřovaní vkládaných dokumentů/spisů/balíků do spisovny (kontrola zda jsou el. dokumenty ve správném formátu, zda mají el. podpis, časové razítko a metadata dle NS). Po ověření obsahu bude dána možnost dle nastavení parametru, zda přijmout nebo odmítnout dokumenty v nesprávném formátu, nebo přijmout vše.
44
Při příjmu dokumentů/spisů/balíků do spisovny se bude automaticky kontrolovat jejich obsah (el. obraz/přílohy) a pokud nebude jejich obsah (el. obraz/přílohy) ve správném formátu, tak se po převzetí nabídne konverze do formátu PDF/A (u formátu které lze konvertovat do PDF/A), popřípadě přidání elektronického podpisu a časového razítka. Dodatečná konverze (do PDF/A, pokud soubor lze konvertovat) bude možná jednotlivě z detailu karty dokumentu. Zápůjčky Zápůjčky fyzických dokumentů budou řešeny primárně v aplikaci SUD, v případě potřeby je možné tuto funkcionalitu zapnout také v eSPI.
Přístupová práva Při vstupu dokumentů/spisů do spisovny bude možné ovlivnit změnu přístupových práv. Dle parametru bude možné nastavit chování, jak bylo doposud, nebo při přechodu dokumentu/spisu do SPI bude možné změnit přístup k dokumentu na hodnotu „řízený“ a poté bude nutné pro dokument nadefinovat rozšířená práva pro přístup a pro viditelnost v seznamech. (parametr bude možné nastavit na různé hodnoty => neměnit, měnit pouze neveřejné, pouze běžné, pouze ke zveřejnění či různé kombinace) Při zápůjčkách bude dále na dokumentech doplněn příznak změny přístupu o rozšířená přístupová práva a dle těchto bude možné nadefinovat přístupy k detailu, el. obrazu či el. přílohám stejně jako u dokumentu s řízenými právy, ale nezmění to chování dokumentu/spisu co se týče viditelnosti v seznamech. Zobrazení formy dokumentu Nové ikony a rozdělovací filtry v jednotlivých seznamech, které budou znázorňovat původ dokumentu (elektronické (s_ele = 2), fyzické (s_fyz = 2)). Skartační návrhy Strom aplikace zůstane nezměněn kromě seznamu Příprava skartačních návrhů, který bude rozdělen na dva. 1. Kompletní seznam pro generování elektronických metadat do NDA – zobrazí všechny dokumenty / spisy (nikoliv balíky). I čistě listinné dokumenty mají povinná metadata, která budou přebírána do NDA. 2. Seznam pouze pro listinné dokumenty – zobrazí pouze fyzické (s_fyz=2) dokumenty / spisy / balíky. Obdoba současného „listinného“ skartačního řízení a předání listinných dokumentů do archivu (resp. zničení, stoupa)
45
ESR (Elektronické skartační řízení) Modul pro uzavření životního cyklu elektronických dokumentů – hromadné generování SIP balíčků, jejich export do NDA nebo KDS (krajské digitální spisovny) a smazání metadat z databáze:
zobrazení seznamů vygenerovaných skartačních návrhů a skartačních protokolů generování SIPů pro realizovaná skartační řízení i jednotlivě (z hledaček) export SIPů do archivu a příjem potvrzení z archivu, že SIPy přijal smazání dat pro dokumenty prošlé skartačním řízením, ponechání jen hlavičky (dohodnout s MV co ponechat, co je tzv. hlavička dokumentu) možnost vyhledávání dokumentů / spisů / balíků ve spisovně (stejné jako v SPI)
Digitální archiv Samostatná aplikace pro správu e-dokumentů ve spisovně (hromadné činnosti) a ve vztahu k NSESS:
kontrola na úplnost metadat NSESS dopořizování metadat pro úplnost NSESS hromadná kontrola formátů pro dlouhodobé uložení, platnosti časových razítek a e-podpisů hromadná konverze do jiného formátu (vč. e-podpisu a čas. razítka) hromadné přidání nového e-podpisu + čas. razítka
Základní komponenty integrační platformy GINIS Integrace budoucí aplikace SUD s GINIS bude realizována s využitím již existujících rozhraní aplikace GINIS. XML rozhraní systému GINIS - rozhraní založené na zpracování a distribuci dat ve formátu XML. Jedná se o otevřenou aplikační platformu, která je interně využívána všemi webovými službami, komponentami datového rozhraní INT a dalšími aplikacemi systému. Webové služby rozhraní XRG - kategorizovaná sada webových metod umožňujících integrovaným aplikacím ustavit vzájemnou komunikaci probíhající v reálném čase metodou dotaz-odpověď. Jednotlivé metody jsou cíleně orientovány na poskytování služeb pro externí systémy tak, aby toto rozhraní bylo slučitelné s koncepty SOA Datově orientované rozhraní INT - je určeno pro datovou komunikaci s externími systémy přes import a export asynchronně zpracovávaných datových dávek. Tento způsob integrace je primárně vhodný pro velmi velké objemy přenášených dat. Nástroje pro komunikaci se specializovanými rozhraními třetích stran - jedná se o řešení pro přístup k obecně vyhlášeným nebo dlouhodobě provozovaným systémům. Namátkou lze zmínit podporu obousměrné komunikace s portálem veřejné správy nebo implementaci rozhraní pro elektronickou komunikaci s různými komerčními bankami. 46
6. 2 Jednorázová digitalizace archivu odboru výstavby 6. 2. 1 Návrh architektury řešení Navrhované řešení zpracování (digitalizace) a tvorba digitálního archivu musí představovat otevřený systém pro integraci všech komponent tak, aby plně splňoval všechny požadavky, které jsou kladeny na systémy pro digitalizaci dokumentů a digitální archiv. Centrální komponentou musí být řešení, které se bude vyznačovat především svojí vysokou výkonností, vysokou mírou bezpečnosti přístupu k archivovaným dokumentům, automatickou správou hierarchického ukládání dokumentů na různé typy úložišť a svojí otevřeností vůči ostatním komponentám. Systém musí být otevřený vůči různým informačním systémům třetích stran a stávající spisové službě. Digitální archiv, resp. jeho charakteristika a návrhy jsou dále popsány v předchozí kapitole 6.1.
6. 2. 2 Variantní návrhy technického řešení pro jednorázovou digitalizaci – HW/SW Varianty digitalizace archivní dokumentace jsou popsány v kap. 3.4, níže je uvedeno porovnání dvou variant při využití outsourcingu pro digitalizaci – digitalizace v prostorách MMO nebo na specializovaném pracovišti. Varianta 2a – digitalizace v prostorách MMO Zpracování dokumentů bude probíhat v prostorách magistrátu a tato varianta dále předpokládá:
umístění skenovací a vytěžovaní technologie v prostorách magistrátu a to po celou dobu zpracování umožnění přístupu pracovníkům dodavatele na pracoviště, pravděpodobně ve vícesměnném režimu, pondělí až pátek, tak aby vlastní zpracování bylo provedeno za co nejkratší dobu možnost rychlého vyjímání dokumentů z digitalizační linky v případě potřeby pracovníků magistrátu a občana vyšší zabezpečení papírových dokumentů - zpracovávané dokumenty neopouští prostory magistrátu snazší a osobní řešení operativních problémů
47
Varianta 2b – digitalizace ve specializovaném pracovišti, mimo prostory magistrátu Zpracování dokumentů probíhá kdekoliv mimo prostory magistrátu. Tato varianta předpokládá:
transport dokumentů na specializované pracoviště se všemi případnými bezpečnostními riziky – doprava, možnost ztráty dokumentu… delší prodleva pro vyjímání dokumentů z Off-house pracoviště v případě potřeby, která je dána již samotným časem nutným pro přepravu dokumentu a jeho případný transport na vyžádání zpět magistrátu zpracovávané dokumenty opouští prostory magistrátu existuje pouze možnost telefonického nebo emailového řešení operativních problémů minimální zátěž pro pracoviště magistrátu off-house specializované skenovací pracoviště může pracovat bez časového omezení
Především s ohledem na rizika spojená s převozem mnohdy historických dokumentů se MMO rozhodl využít variantu digitalizace formou služby v prostorách MMO. 6. 2. 3 Princip zpracování Při zpracování existujících archivních dokumentů se bude jednat o jednorázově velký počet dokumentů ke zpracování, přičemž doba zpracování by měla být co nejkratší. Není proto ekonomicky odůvodnitelná investice do rozsáhlé skenovací technologie a odborných pracovníků. Z toho vyplývá hlavní výhoda při využití služby, která toto jednorázové zpracování zajistí ve formě outsourcingu. Vhodná by byla taková forma služby převádějící archivní dokumenty do digitální podoby, která by byla realizována přímo v prostorách magistrátu, ve stavebním archivu.. Nazývejme takto vzniklé pracoviště zřízené pod gescí outsourcora pracovištěm in-house. Jednotlivé archivní složky by byly postupně vyjímány z regálů v archivu odboru výstavby a transportovány na digitalizační linku. Zde bude obsah složky naskenován a vybaven základními indexy. Pro referenty, pracovníky magistrátu a veřejnost (občan) budou tyto dokumenty stále dostupné, neboť defacto neopustí místo svého uložení. Pro případný požadavek na aktuální dohledání může být využito i služeb outsourcora, který na základě předaných dokumentů, předávacích listů a protokolů zabezpečí dohledání a předání spisu odpovědné osobě archivu odboru výstavby. 6. 2. 4 Jednorázová digitalizace archivu odboru výstavby Na pracovišti zřízeném v prostorách magistrátu bude provedena digitalizace dokumentů uložených v archivu odboru výstavby. Během digitalizace bude provedeno doplnění indexů u každého dokumentu, zároveň zůstane zachováno přiřazení dokumentů do šanonů – el. složek (spisů).
48
Vzhledem k předpokládanému poměrně velkému objemu dokumentů navrhujeme digitalizační pracoviště umístit v prostorách archivu odboru výstavby. Popis pracoviště je následně uveden v kap. 6.2.5. Pro dále specifikovanou dobu zpracování nedisponuje MMO dostatečným počtem odborně vyškolených a erudovaných zaměstnanců, proto se návrh zpracování opírá o zvolení možnosti zpracování dokumentace externí společností, která disponuje dostatečným technologickým zázemím a odborně zaškoleným personálem. Externí společnost by vybudovala digitalizační pracoviště v prostorách archivu odboru výstavby a celou digitalizaci provedla jako službu, bez nutnosti vstupních investic nutných pro pořízení technologie a aplikací pro skenování a vytěžování dat Dokumenty budou po skenování následně vráceny zpět do regálů, v systému bude také evidováno místo fyzického uložení dokumentu. Vznikne tak nejen digitální archiv, ale také přehled o uložení originálu v archivu odboru výstavby. Protože archiv odboru výstavby obsahuje dokumenty různého stáří a charakteru, digitalizace bude probíhat s využitím různých technologií. Standardní dokumenty budou skenovány černobíle v rozlišení 200 DPI. Plány a další dokumenty, kde by hrozila ztráta informace při standardním nastavení, pak barevně nebo ve stupních šedi, podle relevantního požadavku a zakreslených či barevně zvýrazněných částech na výkresu, v rozlišení 300 DPI. Samotný šanon či složka skenován(a) nebude, do systému budou zaznamenány potřebné indexy (informace ze složky, šanonu). Doporučení pro evidování údajů a typů dokumentů (indexace): Základní členění archivu odboru výstavby(bude upřesněno před začátkem digitalizace po dalších konzultacích s pracovníky magistrátu):
Archivní spisy Liniové stavby Reklamy Mobiliář Magistrátu Speciální stavební úřad
Archivní spisy a liniové stavby se dále člení na:
Projektová dokumentace (plány) Spisová dokumentace
Spisová dokumentace obsahuje tyto typy dokumentů:
Územní rozhodnutí Rozhodnutí o umístění stavby 49
Rozhodnutí o změně územního rozhodnutí Rozhodnutí o udělení výjimky Vyhláška o stavební uzávěře Stavební povolení Stavební povolení na novostavbu Stavební povolení na změnu stavby Rozhodnutí o povolení stavby ve sloučeném územním a stavebním řízení Rozhodnutí o změně stavby před dokončením Kolaudační rozhodnutí Kolaudační rozhodnutí (ve starších případech rozhodnutí o povolení užívání a rozhodnutí o povolení užívání a obývání) Rozhodnutí o změně užívání Rozhodnutí o povolení odstranění stavby nebo její části Ohlášení Sdělení k ohlášení kladné i záporné Nařízení Rozhodnutí o nařízení odstranění stavby Rozhodnutí o nařízení udržovacích prací Rozhodnutí o nařízení zabezpečovacích prací Rozhodnutí stavebního úřadu o zastavení stavby (§ 102) Terénní úpravy a zařízení Rozhodnutí o povolení terénních úprav Rozhodnutí o povolení reklamních zařízení Vyvlastňovací řízení Rozhodnutí o vyvlastnění Deliktní řízení Rozhodnutí o přestupku Rozhodnutí o správním deliktu Činnost státního stavebního dohledu Výzva orgánu státního stavebního dohledu Sdělení dalšího obsahu Ostatní
Doporučení pro tvorbu metadat dokumentů: Archivní spis Evidované popisné vlastnosti:
Katastr Číslo katastrální Číslo popisné
50
Ulice Číslo orientační Uloženo v části (spisy, plány, spisy a plány, plynovody, elektrovody, vodovody, kanalizace, komunikace reklamy, veřejné osvětlení, jiné, mimo krabice) Subjekt (stavebník, povinný, vlastník pozemku, vlastník stavby) Stavebník Druh písemnosti (rozhodnutí, nařízení, ohlášení, výzva, pasport, sdělení, projektová dokumentace, jiné) Předmět řízení Typ dokumentu (viz výše) Rozhodnutím bylo žádosti (vyhověno, částečně vyhověno, zamítnuto, zastaveno, jinak) Poznámka Datum digitalizace
Liniové stavby Evidované popisné vlastnosti:
Čárový kód (bude-li použit) Druh liniové stavby Katastr (jako násobný popisný údaj) Číslo katastrální (jako násobný popisný údaj) Ulice Číslo orientační Uloženo v části (spisy, plány, spisy a plány, plynovody, elektrovody, vodovody, kanalizace, komunikace reklamy, veřejné osvětlení, jiné, mimo krabice) Subjekt (stavebník, povinný, vlastník pozemku, vlastník stavby) Stavebník Druh písemnosti (rozhodnutí, nařízení, ohlášení, výzva, pasport, sdělení, projektová dokumentace, jiné) Předmět řízení Typ dokumentu (viz výše) Rozhodnutím bylo žádosti (vyhověno, částečně vyhověno, zamítnuto, zastaveno, jinak) Poznámka Datum digitalizace
6. 2. 5 Doporučení a návrh technického řešení – část digitalizace Vzhledem k předpokládanému zajištění jednorázové digitalizace formou outsourcingu je konkrétní HW, SW a personální vybavení pracoviště ponecháno na úvaze vybraného uchazeče při zajištění
51
požadavků zadavatele (investora/předkladatele) na bezpečnou komunikaci v rámci infrastruktury MMO. Magistrát zajistí vybrané společnosti prostory a připojení do počítačové sítě. Pro odhad velikosti potřebných prostor pro externí společnost vycházel MMO z následující kalkulace počtu pracovníků externí společnosti: Při délce trvání jednorázové digitalizace 1,5 roku lze předpokládat, že personální zabezpečení u externí společnosti bude čítat pravděpodobně 30 pracovníků ve dvou směnách, tj. v jedné směně: (4 skeneristé maloformátové dokumentace do formátu A3, 3 skeneristé pro velkoformátové skenování, 8 pracovníků pro indexaci dokumentů a jejich přípravu, 1 x metodik, konzultant, 1 x vedoucí digitalizačního pracoviště). Pracovní zařazení těchto zaměstnanců nebude pravděpodobně jednoznačně specifické, skladba archivu odboru výstavby bude vyžadovat ad-hoc posílení zmíněných činností podle aktuálního zpracování typů dokumentů, jejich kvality a stáří. Před zahájením vlastní digitalizace budou vybranou společností vypracovány, v součinnosti s pracovníky magistrátu, metodické pokyny zpracování a technické dokumentace, které budou zaměřeny především na následující aspekty definovaných postupů práce a pravidel realizace:
Procesy zpracování (digitalizace a uložení) dokumentů Předání dokumentů Příprava dokumentů Skenování dokumentů Řízení kvality (QC) Validace a archivace Předání dat Objednateli a jejich import do spisové služby magistrátu Procesy řešení specifických situací Odbavení dokumentů s chybnými (neznámými) indexy Řešení sporné identifikace typu dokumentů Procesy doplňkových služeb Vyhledání a dodání originálu dokumentu (v rámci procesu zpracování) Pravidla pro realizaci projektu Pravidla pro zpracování dokumentů (ZD) Pravidla pro operativního řízení projektu Technická specifikace
Tab. č. 5:
Specifikace struktury a náležitostí meta-dat
Název pole unikátní klíč ID dokumentu typ dokumentu datum pořízení dokumentů …
Popis (specifikace) pole int (20) - pevná hodnota (1) pro všechny záznamy varchar2 (100) - unikátní název souboru varchar2 (100) - hodnoty z číselníku viz níže *) varchar2 (100) – datum skenování dokumentu (DD.MM.RRRR) …
52
Po oboustranném odsouhlasení metodických postupů zpracování a technické dokumentace, bude následovat min 4-týdenní pilotní provoz, v jehož průběhu budou tyto postupy ověřeny v reálném provozu a zatížení a mohou být tyto postupy případně upraveny tak, aby odpovídaly celkovým požadavkům a smluvně stanoveným SLA. Aplikace pro skenování - doporučení Aplikace pro skenování a vytěžování datového obsahu Zpracování navrhujeme provést prostřednictvím sofistikovaného řešení opírající se o systémy KOFAX, případně Kofax Transformation Module (dále jen KTM) pro další agendy. Tento SW a aplikace je ve velké míře využíván nejen ve státní sféře, ale i u soukromých subjektů. Kofax Je celosvětově nejoblíbenější aplikace určená pro snímání (skenování) dokumentů. KOFAX poskytuje výkonné, profesionální elektronické zpracování dokumentů a dat (Document and Data Capture), především strukturovaných dokumentů. V oblasti elektronického zpracování dokumentů se může pochlubit zdaleka nejrychlejším a nejflexibilnějším řešením indexace. Pokud jde o snímání dat z formulářů (Data Capture), KOFAX dokáže extrahovat důležité informace například z ručně psaných slov, strojopisů, čárových kódů nebo dokonce z předtištěných rámečků.
53
Tab. č. 6:
Doporučený výstupní formát
Jednostranné, oboustranné skenování 1 listu dokumentu do formátu A0, černobíle, barevně, ve stupních šedi (dle typu dokumentu) ,výstupní formát Skenování volných listů Doporučený výstupní formát PDF/A (ISO PDF, PDF/A, rozlišení 200-400 Dpi (dle typu (nebo listů, které lze i 19005-1:2005 standard pro dokumentu), s vnitřní kompresí JPG, automatické nelze rozebrat) dlouhodobou archivaci) odmazání prázdných stran, autom. orientace image dle textu, optimalizace image pomocí technologie VRS
KTM Špičkový produkt pro zpracování nestrukturovaných dokumentů. KTM představuje sadu uživatelských modulů, které jsou spojené s platformou KOFAX a určené k automatizaci třídění a extrakce dat ze strukturovaných, částečně strukturovaných i zcela nestrukturovaných dokumentů. Dokumenty lze třídit automaticky podle obsahu nebo vzhledu a data je možné automaticky extrahovat z jakéhokoli dokumentu bez ohledu na formát Produkt obsahuje technologii třídění a extrakce dat, která se sama vyvíjí spolu s aplikací (learn-byexample). V současné době je tato technologie extrakce dat dostupná pro zpracování faktur. Tato technologie snižuje nároky na dobu konfigurace ve srovnání s tradičními technologiemi založenými na předem připravených vzorech a pravidlech pro zpracování Zpracovatel dále může neustále zlepšovat výkon systému v průběhu práce za použití technologie „LEARN-BY-EXAMPLE“ Přínosy skenování za pomoci technologie VRS VRS Výrazně zlepší kvalitu skenovaných obrazů, které budou mnohdy výrazně čitelnější než originál. Potažmo se tím zlepší vaše produktivita. VRS doporučujeme, pokud potřebujete zajistit:
Čitelnost ručně psaných textů, Možnost skenování z předloh různých rozměrů a barev v jediné dávce, Bezproblémovou integraci s vaším systémem elektronického zpracování dokumentů, Odstranění nadbytečných čar, stínování nebo jiných nepotřebných dat.
VRS umožňuje distribuované operace skenování, protože poskytuje nejčistší možné obrazy, aniž by vaši uživatelé věděli cokoli o skenování a zobrazování dokumentů.
54
Obr. č. 9: Předpokládané schéma procesu zpracování
Doporučený HW vybavení skenovacího pracoviště pro zpracování archivu odboru výstavby ze strany outsoursora. Odpovídající počet skenovacích pracovišť pro skenování dokumentů do formátu A3 (vzhledem k častému a značnému poškození dokumentů využití skenerů s plochým ložem). Denní výkon skeneru min. 10 tis stran (např. Panasonic KV-S 7065C, Fujitsu Fi- 6750/6770). Odpovídající počet skenovacích pracovišť pro skenování výkresové dokumentace formátu většího než A3, do formátu A0. Odpovídající počet PC stanic pro skenování, vytěžení a validaci indexů v min. doporučené konfiguraci pro zmiňovaný systém KOFAX.
6. 3 Zřízení pracoviště pro přírůstkovou digitalizaci po ukončení digitalizace archivu odboru výstavby Každý měsíc jsou do archivu odboru výstavby ukládány nové dokumenty, proto bude část technologického vybavení pracoviště pro jednorázovou digitalizaci využita také pro následnou průběžnou digitalizaci dalších dokumentů. Během etapy jednorázové digitalizace archivu budou přírůstky digitalizovány externí společností na digitalizační lince pro jednorázovou digitalizaci. Návrh řešení spočívá ve variantě průběžného zaškolení pracovníků magistrátu pro obsluhu přírůstkového skenovacího a indexačního pracoviště na bázi denního/týdenního zpracování přírůstků v době po ukončení jednorázové digitalizace archivu odboru výstavby.
55
Pro digitalizaci bude nutné pořídit následující SW/HW:
Server, platforma MS
1 virtuální server pro instalaci aplikací, v doporučené minimální konfiguraci závislé na vybrané aplikaci pro skenování a vytěžování dat. Dále bude využito stávajícího datového úložiště, určeného pro zpracování archivní dokumentace.
PC stanice pro skenovací technologii a indexaci, platforma MS
2-3 PC v minimální konfiguraci závislé na vybrané aplikaci pro skenování a vytěžování dat.
Případné aktivní a pasivní prvky počítačové sítě Aplikaci pro skenování a vytěžování dat
Aplikace by měla pokrýt minimálně objem pro zpracování přírůstkové dokumentace, který činí cca 80 tis stran ročně, s ohledem na uvažovaný možný záměr digitalizace jiných typů agend nebo dokumentů navrhujeme, aby objemová licence pokrývala min 300 tisíc stran ročně. Výhodou pořízení stejné skenovací aplikace, která bude použita outsoursorem pro zpracování archivní dokumentace, především z důvodu zachování stejného způsobu zpracování, vč. nastavení systému pro skenování a indexaci různých typů dokumentů, vazby na technickou dokumentaci a metodické postupy.
Skenovací technologii 1 x skener do formátu A3, střední třída s výkonem 8-10 tis stran/den (s ohledem na možné budoucí rozšíření zpracování dalších agend) 1 x skener pro skenování velkoformátové projektové dokumentace do formátu A0+
Servisní podporu ke skenovací technologii Vzhledem k poměrně nízkému počtu stran určených měsíčně k digitalizaci bude dostačující, aby digitalizační linka byla vybavena jedním kusem skeneru dané kategorie. Případný výpadek způsobený servisní činností zásadně neovlivní přírůstkové zpracování.
6. 3. 1. Analýza technických a bezpečnostních rizik Vzhledem k tomu, že řešení vychází ze standardních a široce používaných technologií a bude implementováno do stávajícího plně zabezpečeného provozního prostředí, jsou jeho technická a bezpečnostní rizika minimální.
56
6. 4 Rozšíření vybavení pracovišť magistrátu V souvislosti s předpokládanou maximalizací využití digitální podoby dokumentů budou zakoupeny LCD monitory s úhlopříčkou 22‘‘ a interaktivní tabule s dataprojektorem do zasedacích místností, které umožní pracovat i s velkoformátovými výkresy. LCD monitory s úhlopříčkou 22“ budou umístěny u zaměstnanců, kteří denně pracují se stavební dokumentací. Těchto zaměstnanců je v současné době 20. Současná konfigurace PC připojení monitorů s vysokým rozlišením umožňuje, jedinými náklady jsou monitory samotné. Interaktivní tabule s dataprojektorem budou sloužit jednak pro zobrazení velkoformátové dokumentace, ale zejména rozšíří možnosti společné práce při řešení problémů spojených s využíváním velkoformátové výkresové dokumentace. Je plánováno umístění pěti interaktivních tabulí do zasedacích místností v objektech magistrátu.
6. 5 Rozšíření datového úložiště Stávající datové úložiště IBM bude doplněno následovně:
Nové diskové pole IBM, kde je možné mixovat disky. Čistá kapacita SATA disků 9-10 TB, min. 1 TB čisté kapacity v rychlých discích (600 GB) pro databázi - Oracle. Postačuje RAID 5. Záruka 7 let 8x5, SFP moduly, kabely, licence a vše potřebné. 2 FC switche Licenci pro MS Windows server 2008 Enterprise (server bude virtuální)
57
7. Organizace a režijní náklady 7. 1 Organizační model investiční fáze Garantem vybudování, implementace a provozu je Statutární město Opava, které bude také vykonávat všechny činnosti s organizací výběrových řízení a bude investorem celého projektu.
7. 2 Provozní model Provozovatelem projektu je Statutární město Opava. Rozsah služeb souvisejících s údržbou bude předmětem smluv o servisu a podpoře mezi provozovatelem a dodavatelem řešení vybraného na základě veřejné soutěže.
7. 3 Role všech organizací v projektu Projektu se budou účastnit různé cílové skupiny, které budou plnit různé role v rámci projektu. Statutární město Opava SMO prostřednictví svého městského úřadu je garantem projektu. Prostřednictvím vlastních kapacit:
zajišťuje provoz, servis a dohled, garantuje poskytované služby, je zadavatelem veřejných soutěží, přebírá dodávky, zajišťuje metodickou podporu uživatelům.
Česká republika Česká republika prostřednictvím Ministerstva vnitra ČR vystupuje v projektu jako konceptor a realizátor eGovernment v ČR. Prostřednictvím strategie Smart Administration a operačních programů vytváří podmínky pro realizaci včetně finanční podpory.
58
7. 4 Organizace výběrových řízení Při zadávání veřejných zakázek souvisejících s realizací projektu se bude postupovat v souladu s:
zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění; v případě zakázek nespadajících do režimu zákona bude postupováno v souladu s vnitřním předpisem Statutárního města Opava na zadávání zakázek;
závaznými postupy pro zadávání veřejných zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v programovém období 2007 – 2013, schválenými usnesením vlády č. 48 ze dne 12. ledna 2009 (Limity a pravidla zakázek malého rozsahu jsou uvedeny v příloze č. 7 Příručky pro žadatele projektu).
Výběrové řízení bude provedeno vyhlášením veřejné zakázky pro projekt „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ řešený v rámci této studie proveditelnosti.
7. 5 Právní opatření nutná pro realizaci projektu Při realizaci projektu je nezbytné dodržovat některá právní opatření. Zásadními opatřeními jsou: Usnesení Rady města Opava ze dne 12.10.2010 schválení projektu „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“; schválení návrhu Podmínek Rozhodnutí o poskytnutí dotace; Smlouva o poskytnutí dotace mezi Statutárním městem Opava a Ministerstvem vnitra České Republiky Smlouva o dodávce a servisu mezi Statutárním městem Opava a vybraným dodavatelem ve veřejné soutěži Úprava spisového a skartačního řádu Směrnice pro práci s digitálními daty, metodika práce digitalizace
59
8. Lidské zdroje, vlastníci a zaměstnanci 8.1 Specifikace funkcí a pozic projektového týmu v investiční a provozní fázi projektu V rámci výzvy 09 byl vytvořen hlavní projektový tým, který je složen ze zaměstnanců odborů Magistrátu města Opavy. Konkrétně se jedná o tyto odbory: odbor informatiky, odbor finanční a rozpočtový, interní audit, odbor kontroly, odbor rozvoje města a strategického plánování. Pro projekt Rozvoj elektronického oběhu dokuemtnů a digitalizace v rámci výzvy 09 byl vytvořen projektový tým, jehož složení je uvedeno níže v tabulce č. 7. Hlavní projektový tým provádí řízení všech týmů vzniklých v rámci výzvy 09, zajišťuje koordinační činnost mezi jednotlivými týmy, dodržení záměrů a cílů definovaných výzvou a městem, stejně jako dodržování požadovaných výstupů. Magistrát města Opava disponuje odbornými a technickými lidskými zdroji k zajištění činnosti realizačního týmu, které mají zkušenosti z předchozích realizací projektů Statutárního města Opava. V přípravné fázi projektu bylo hlavním úkolem projektového týmu definování potřeb a podnětů, které by mohly být využity v rámci výzvy 09, příprava projektového záměru, zpracování studie proveditelnosti a podání žádosti o dotaci. V realizační fázi projektový tým zajistí bezproblémovou realizaci celého projektu jak po odborné, tak i po organizační, administrativní a finanční stránce. V provozní fázi budou vybraní členové projektového týmu zajišťovat plnění všech povinností související s fází udržitelnosti a jejím monitorováním. Realizovaný projektový záměr bude předán příslušnému garantujícímu odboru. Priority projektového týmu v realizační fázi
hladký a bezproblémový chod projektu, zajištění financování projektů, dodržení harmonogramu projektu, komunikace s dodavateli projektu, zajištění spolupráce všech zúčastněných stran, kontrola dodržení výstupů projektu, kontrola dodržení stanovených indikátorů.
60
Tab. č. 7:
Projektový tým Role v projektu
1.
Projektový manažer
2.
Finanční manažer
3.
Expert – provozní část
4.
Dotační management
5.
Expert – technicko-provozní část
6.
Odborný garant – technická část
7.
Expert v oblasti veřejných zakázek
8.
Expert na právní záležitosti
9.
Expert – legislativněprovozní část
Náplň činnosti v realizační a provozní fázi Řídí práci projektového týmu při přípravě a zpracování žádosti o dotaci včetně jejich příloh, svolává a vede pravidelné schůzky projektového týmu. Zajištění rozpočtového krytí projektu v předinvestiční fázi, platby dodavatelům, správné zúčtování všech operací týkajících se projektu. Odpovědnost za správné finanční řízení projektu. Z pohledu experta v oblasti stavebního archivu spolupracuje, má poradní funkce ve vztahu k projektovému manažerovi, zabezpečuje celý proces komplexního systému spisovny + metodicky zabezpečuje chod archivu. Dohled nad průběhem investiční fáze v souladu s pravidly poskytovatele dotace, administrace projektu dle podmínek smlouvy a řešení případných problémů, kontaktní osoba. Podílí se na tvorbě interních předpisů a zároveň dohlíží na dodržování interních předpisů. Z pohledu experta v IT spolupracuje, má poradní funkce ve vztahu k projektovému manažerovi, zabezpečuje celý proces technického řešení systému spisovny. Z pohledu experta v oblasti veřejných zakázek spolupracuje, má poradní funkce ve vztahu k projektovému manažerovi, zabezpečuje celý proces zadávání veřejných zakázek. Součinnost při organizaci veřejné zakázky a příprava smlouvy s dodavateli, právní dozor v rámci všech realizovaných aktivit. Dohlíží a podílí se na vytvoření komplexního a uceleného systému. Dohlíží na dodržování zákonných norem a interních předpisů.
Jméno a příjmení Ing. Sordyl Petr
Ing. Drössler Miroslav
Hendrychová Jaroslava
Mgr. Struhár Réka
Ing. Václav Seidler
Ing. Zdeňka Galgonková
Ing. Měch Lubomír
Mgr. Kubný Tomáš Ing. Drochytková Venuše
8.2 Požadavky na kvalifikaci, kompetence a odpovědnosti Požadavky na projektový tým a osoby zajišťující provoz a podporu projektu jsou s ohledem na činnosti vysoké. Všichni členové realizačního týmu mají dlouhodobé zkušenosti s přípravou, realizací a provozem obdobných projektů včetně projektů spolufinancovaných z fondů EU. Navržený tým je dostatečně kvalitní a kapacitně odpovídá předpokládaným nárokům projektu. Ty jsou dány činnostmi: projektové řízení administrace dotace administrace veřejných zakázek komplexní správa hardware servis hardware komplexní správa sítí V případě, že Statutární město Opava nebude v okamžiku realizace disponovat požadovanými kompetencemi a kapacitami, budou vybrané činnosti zajištěné externě dodavatelem vybraným veřejnou soutěží. Mezi tyto činnosti může patřit: administrace dotace administrace veřejných zakázek komplexní správa hardware servis hardware
61
9. Realizace projektu, časový plán 9. 1
Souhrnný přehled časových a nákladových charakteristik projektu
Přehled celkových nákladů projektu (v investiční a provozní fázi) je uveden v kapitole 10.
9. 2
Harmonogram činností projektu ve fázi přípravy a realizace projektu
Projekt Digitalizace bude realizován ve 4 etapách, jejichž cílem je digitalizace dat odboru výstavby v co možná největší šíři, zakomponování zdigitalizovaných dokumentů do spisové služby úřadu, jejich evidence, správa, archivace a zálohování dle záměrů definovaných strategiemi vlády. Tab. č. 8:
Harmonogram projektu Digitalizace
Harmonogram Přípravná fáze Příprava projektového záměru Zpracování studie proveditelnosti Podání žádosti o dotaci Vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace Realizační fáze 1. etapa: SW pro digitální archiv a rozšíření datového úložiště VŘ Analýza a návrh systému Implementace řešení Příprava provozu a školení Dodání HW, implementace 2. etapa: Jednorázová digitalizace archivu I. část Analýza archivu Implementace systému Příprava provozu a školení Rutinní digitalizace 3. etapa: Jednorázová digitalizace archivu II. část Rutinní digitalizace 4. etapa: Jednorázová digitalizace archivu III. část a vytvoření pracoviště pro digitalizaci Rutinní digitalizace Odvoz technologie Příprava provozu a školení Přípravné práce Instalace Provozní fáze / doba udržitelnosti
1.1.2010
31.1.2011
1.4.2011
31.1.2013
1.4.2011
31.8.2011
1.9.2011
31.1.2012
1.2.2012
31.7.2012
1.8.2012
31.1.2013
1.2.2013
31.1.2018
62
Tab. č. 9:
Harmonogram projektu – časová osa Harmonogram
2010
Přípravná fáze Příprava projektového záměru Zpracování studie proveditelnosti Podání žádosti o dotaci Vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace
01/10
2011 3
2. etapa Analýza archivu Implementace systému Příprava provozu a školení Rutinní digitalizace 3. etapa
2013
4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1
2
2014 2015 2016 2017 2018 2
2
2
2
Přípravná fáze Realizační fáze
Realizační fáze 1. etapa VŘ Analýza a návrh systému Implementace řešení Příprava provozu a školení Dodání HW, implementace
2012
I. etapa
II. etapa
III. Etapa
Rutinní digitalizace 4. etapa Rutinní digitalizace Odvoz technologie Příprava provozu a školení Přípravné práce Instalace
IV. Etapa
Fáze udržitelnosti
Provozní fáze / doba udržitelnosti
63
2
10. Finanční analýza projektu, finanční plán Finanční analýza se zaměřuje na přímé dopady projektu na rozpočet žadatele a popisuje plán nákladů projektu. Uváděné ceny jsou včetně DPH, protože žadatel není plátce DPH ve vztahu k aktivitám projektu. DPH je tedy způsobilým výdajem. Jednotlivé ceny vycházejí z provedeného průzkumu trhu. Vzhledem k množství možných variant technického řešení s ohledem na detailní komponenty, nikoli však funkčnost celku, nejsou v této studii porovnávány jednotlivé varianty mezi sebou, je pouze porovnána navržená optimální varianta s variantou nulovou. Rozdíly ekonomické analýzy mezi jednotlivými technologickými variantami by neměly dostatečnou vypovídací hodnotu k vzájemnému porovnání.
10. 1 Zajištění dlouhodobého majetku Veškerý dlouhodobý majetek (hmotný i nehmotný) bude pořízen v průběhu realizační fáze projektu na základě výběrových řízení, která budou provedena v souladu s podmínkami zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, pravidly a metodikou Integrovaného operačního programu a souvisejících dokumentů a vnitřních předpisů žadatele, vždy v platném znění. Výběrová řízení budou vyhlášena a následně realizována v souladu s předloženým harmonogramem projektu a žadatel při jejich vypisování a následném výběru nejvhodnější nabídky bude respektovat pravidla transparentnosti, rovného přístupu, nediskriminace a ekonomické efektivity. 10. 2 Řízení pracovního kapitálu V realizační fázi budou vznikat pouze závazky spojené s realizací jednotlivých aktivit projektu ze strany dodavatele - realizátora. Doby splatnosti závazků se budou řídit platnými pravidly pro čerpání dotací z programu IOP a podmínkami uzavřené smlouvy s dodavatelem, případně dodavateli, a která bude zohledňovat i interní předpisy žadatele. Provozní fáze nebude vyžadovat vytváření žádných zásob či podobných položek, pro zajištění provozu budou potřeba jen běžné úhrady provozních nákladů (energie apod.). Vzhledem k objemu v porovnání s aktivy obce se nebude jednat o zcela zásadní stálý nárůst oběžných aktiv a není tedy nutné se specificky zabývat řízením pracovního kapitálu.
64
10. 3 Přehled celkových nákladů v investiční fázi V následující tabulce č. 10 je uveden celkový přehled nákladů v investiční fázi. Celkové náklady projektu jsou 32 916 153,- Kč. Tab. č. 10: Přehled celkových nákladů v investiční fázi Položka
Cena celkem vč. DPH
Nákup dlouhodobého hmotného majetku
2 665 358 443 700,00
Aplikace pro skenovací a validační pracoviště Školení obsluhy pracoviště
60 000,00
Skener do formátu A3
240 000,00
Skener pro skenování formátů > A3
360 000,00
Diskové pole 10 TB
1 117 658,00
Interaktivní tabule
216 000,00
Dataprojektor
228 000,00
Nákup dlouhodobého nehmotného majetku Licence pro skenovací aplikaci
1 362 633 336 348,00
Licence SW (Archiv server)
646 440,00
Implementace
379 845,00
Nákup drobného dl. hmotného či nehmotného
198 000 120 000,00
LCD monitor 22" Kabeláž
60 000,00
Instalace
18 000,00
Ostatní náklady na propagaci a publicitu
2 040 2 040,00
Samolepky na HW Výdaje na ostatní služby
28 688 122 180 000,00
Propojení SW s elektronickou spisovou službou Úprava stávající spisové služby
3 242 122,00
Digilalizace stavebního archivu
60 000,00
Zpracování metodických postupů
120 000,00
Nastavení systému pro skenování
576 000,00
Skenování dokumentace do formátu A3
7 920 000,00
Skenování dokumentace formátu > A3
5 760 000,00
Indexace a validace dokumentů
6 930 000,00
Opatření scanu elektronickou značkou
120 000,00
Opatření scanu časovým razítkem
3 780 000,00
Celkem
32 916 153
65
10. 4 Přehled celkových nákladů v provozní fázi Níže v tabulce č. 11 je uveden přehled celkových nákladů v provozní fázi. Obec v současnosti neúčtuje o odpisech dlouhodobého majetku1. Všechny ceny jsou uvedeny včetně DPH. Tab. č. 11: Přehled celkových nákladů v provozní fázi Položka / rok
2013
2014
2015
2016
2017
2018
Energie
44 000
44 000
50 000
50 000
55 000
55 000
Celkem
44 000
44 000
50 000
50 000
55 000
55 000
10. 5 Příjmy provozní fáze Předkládaný projekt nebude generovat příjmy.
10. 6 Finanční plán investiční a provozní fáze Plán průběhu nákladů v realizační fázi z hlediska časového uvádí tabulka č. 12 v členění na jednotlivé roky. S výnosy projekt nepočítá. Tab. č. 12: Časový průběh nákladů v realizační fázi v členění na jednotlivé roky 2 011 Nákup dlouhodobého hmotného majetku
2 012
1 117 658
2 013 0
Aplikace pro skenovací a validační pracoviště Školení obsluhy pracoviště Skener do formátu A3 Skener pro skenování formátů > A3 Diskové pole 10 TB
Cena celkem vč. DPH
1 547 700 443 700,00
2 665 358 443 700,00
60 000,00
60 000,00
240 000,00
240 000,00
360 000,00 1 117 658,00
360 000,00 1 117 658,00
Interaktivní tabule
216 000,00
216 000,00
Dataprojektor
228 000,00
228 000,00
336 348 336 348,00
1 362 633 336 348,00
Nákup dlouhodobého nehmotného majetku
1 026 285
0
Licence pro skenovací aplikaci Licence SW (Archiv server)
646 440,00
646 440,00
Implementace Nákup drobného dl. hmotného či nehmotného LCD monitor 22"
379 845,00
379 845,00
0
Kabeláž
1
0
198 000 120 000,00
198 000 120 000,00
60 000,00
60 000,00
Viz Český účetní standard pro územní samosprávné celky, příspěvkové organizace, státní fondy a organizační složky státu č. 512. In: FZ03/2003 České účetní standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 505/2002 Sb.
66
Instalace Ostatní náklady na propagaci a publicitu
18 000,00
18 000,00
0
0
2 040 2 040,00
2 040 2 040,00
3 422 122 180 000,00
17 524 125
7 741 875
28 688 122 180 000,00
Samolepky na HW Výdaje na ostatní služby Propojení SW s elektronickou spisovou službou Úprava stávající spisové služby
3 242 122,00
Digilalizace stavebního archivu Zpracování metodických postupů Nastavení systému pro skenování
3 242 122,00 60 000,00
60 000,00
120 000,00
120 000,00
576 000,00
576 000,00
Skenování dokumentace do formátu A3
5 445 000,00
2 475 000,00
7 920 000,00
Skenování dokumentace formátu > A3
3 960 000,00
1 800 000,00
5 760 000,00
Indexace a validace dokumentů
4 764 375,00
2 165 625,00
6 930 000,00
120 000,00
120 000,00
2 598 750,00
1 181 250,00
3 780 000,00
17 524 125
9 627 963
32 916 153
Opatření scanu elektronickou značkou Opatření scanu časovým razítkem Celkem
5 566 065
Plán průběhu nákladů v provozní fázi z hlediska časového uvádí tabulka č. 12 – členění na jednotlivé roky. S výnosy projekt nepočítá. Tab. č. 13: Časový průběh nákladů v provozní fázi v členění na jednotlivé roky Položka / rok
2013
2014
2015
2016
2017
2018
Provozní náklady provozní fáze
44 000
44 000
50 000
50 000
55 000
55 000
Energie
44 000
44 000
50 000
50 000
55 000
55 000
Celkem
44 000
44 000
50 000
50 000
55 000
55 000
10. 7 Přehled financování projektu Projekt negeneruje příjmy, a proto byl kladen důraz na zabezpečení finančních zdrojů nejen v investiční fázi, ale především v provozní fázi projektu. Dostatek likvidních prostředků po celou dobu realizace a udržitelnosti projektu je zaručen zajištěním dlouhodobého zdroje krytí záporných cashflow z rozpočtu žadatele a dotace. Likvidita je dále podpořena uváženým navržením harmonogramu s dostatečným prostorem na jednotlivé aktivity projektu. Investiční část projektu bude financována z rozpočtu žadatele v rozsahu 15% a dále z dotace v rámci IOP v rozsahu 85% uznatelných nákladů. Provozní fáze pak bude hrazena z rozpočtu žadatele.
67
Tab. č. 14: Celkový přehled nákladů v realizační fázi členěný po etapách 1. etapa Nákup dlouhodobého hmotného majetku
2. etapa
1 117 658
3. etapa 0
4. etapa 0
Cena celkem vč. DPH
1 547 700 443 700,00
2 665 358 443 700,00
60 000,00
60 000,00
Skener do formátu A3
240 000,00
240 000,00
Skener pro skenování formátů > A3
360 000,00
360 000,00
Aplikace pro skenovací a validační pracoviště Školení obsluhy pracoviště
Diskové pole 10 TB
1 117 658,00
1 117 658,00
Interaktivní tabule
216 000,00
216 000,00
Dataprojektor
228 000,00
228 000,00
336 348 336 348,00
1 362 633 336 348,00
Nákup dlouhodobého nehmotného majetku
1 026 285
0
0
Licence pro skenovací aplikaci Licence SW (Archiv server)
646 440,00
646 440,00
Implementace Nákup drobného dl. hmotného či nehmotného LCD monitor 22"
379 845,00
379 845,00 198 000 120 000,00
198 000 120 000,00
Kabeláž
60 000,00
60 000,00
Instalace
18 000,00
18 000,00
Ostatní náklady na propagaci a publicitu
0
0
0
0
0
0
2 040 2 040,00
2 040 2 040,00
3 422 122 180 000,00
8 377 875
9 146 250
7 741 875
28 688 122 180 000,00
Samolepky na HW Výdaje na ostatní služby Propojení SW s elektronickou spisovou službou Úprava stávající spisové služby
3 242 122,00
Digilalizace stavebního archivu Zpracování metodických postupů Nastavení systému pro skenování
3 242 122,00 60 000,00
60 000,00
120 000,00
120 000,00
576 000,00
576 000,00
Skenování dokumentace do formátu A3
2 475 000,00
2 970 000,00
2 475 000,00
7 920 000,00
Skenování dokumentace formátu > A3
1 800 000,00
2 160 000,00
1 800 000,00
5 760 000,00
Indexace a validace dokumentů
2 165 625,00
2 598 750,00
2 165 625,00
6 930 000,00
120 000,00
120 000,00
Opatření scanu elektronickou značkou Opatření scanu časovým razítkem Celkem
5 566 065
68
1 181 250,00
1 417 500,00
1 181 250,00
3 780 000,00
8 377 875
9 146 250
9 825 963
32 916 153
10. 8 Výpočty a vyhodnocení finančních ukazatelů Pro vyhodnocování přínosu projektu oproti nulové variantě jsou použity následující ukazatele s uvedenou konstrukcí: Čistá současná hodnota (NPV): Čistá současná hodnota provozních toků projektu je suma jednotlivých diskontovaných finančních toků souvisejících s investicí. n
NPVt
CFt (1 r ) t (respektive jako současná hodnota provozních toků – současná
t 0 A vypočte se hodnota vstupní investice), kde:
NPVt CFt r t n
je současná hodnota všech hotovostních toků vyplývajících z projektu od období 0 až „n“; je tok plynoucí z investice; je diskontní míra; představuje období; je poslední období.
Vnitřní výnosové procento (IRR): Vnitřní výnosové procento je výše diskontní taková, že čistí současní hodnota toků plynoucích z projektu je rovna 0. n
0 t 0
Vypočte se iterativně aproximací ze vztahu CFt IRR t n
CFt (1 IRR ) t , kde:
je tok plynoucí z investice; je vnitřní výnosové procento; představuje období; je poslední období.
Doba návratnosti: Doba návratnosti je počet let nutných ke splacení investice.
DN Vypočte se
I CFb , kde:
69
DN I CFb
je doba návratnosti (v letech); je suma investovaných prostředků; je čistý hotovostní tok projektu v běžném roce provozu.
Index rentability: Vypočte se NPV I
NPV/I , kde:
je čistá současná hodnota projektu; je suma investovaných prostředků
Stanovení diskontní míry Pro časové rozlišení hotovostních toků je nutné stanovit patřičnou diskontní sazbu. Náklady kapitálu obecně představují pro realizátora investice výdaj, který musí zaplatit za získání různých forem kapitálu, které jsou použity na financování investice. Schématicky lze uvést vzorec výpočtu pro zkoumaný projekt: WACC = wv*kv + wp*kp, kde: WACC průměrné kapitálové náklady (weighted average cost of capital); wv, wp váhy jednotlivých kapitálových složek (tj. procento z celkových zdrojů u zdrojů cizích komerčních, vlastních a cizích veřejných); kv míra nákladů na vlastní kapitál; kp míra nákladů na veřejný zdroj (zpravidla stanovena administrativně poskytovatelem dotace).
Všechny zdroje budou mít veřejný základ, takže pro potřeby následujících výpočtů bude použita dlouhodobá reálná společenská diskontní míra 5 % p.a. Všechny zahrnuté hotovostní toky jsou v reálném vyjádření, proto není nutné dlouhodobou reálnou společenskou diskontní sazbu převádět na nominální.
70
Základní hlediska Vstupními hodnotami všech výpočtů jsou plánované finanční toky obsažené v předchozí části. A jelikož se jedná o reálné hodnoty, je pro potřeby časového rozlišení finančních toků využito dlouhodobé reálné společenské diskontní míry. Všechny uvažované hodnoty jsou roční. Plán průběhu cash flow v realizační a provozní fázi projektu uvádí následující tabulka. Tab. č. 15: Cash flow v realizační a provozní fázi projektu Položka / rok
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
Investiční náklady
5 566 065
17 524 125
9 627 963
0
0
0
0
0
Investiční fáze
5 566 065
17 524 125
9 627 963
0
0
0
0
0
Provozní fáze
0
0
0
0
0
0
0
0
Provozní náklady
0
0
44 000
44 000
50 000
50 000
55 000
55 000
Energie
0
0
44 000
44 000
50 000
50 000
55 000
55 000
Provozní příjmy
0
0
0
0
0
0
0
0
Celkové CF projektu Kumulované CF projektu
-5 566 065
-17 524 125
-9 671 963
-44 000
-50 000
-50 000
-55 000
-55 000
-5 566 065
-23 090 190
-32 762 153
-32 806 153
-32 856 153
-32 906 153
-32 961 153
-33 016 153
Celkové DCF projektu Kumulované DCF projektu
-5 566 065
-16 689 643
-8 772 756
-38 009
-41 135
-39 176
-41 042
-39 087
-5 566 065
-21 990 657
-29 716 239
-28 339 188
-27 030 838
-25 782 832
-24 596 120
-23 463 964
Tab. č. 16: Diskontní faktor Rok
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
DF
1,0000
0,9524
0,9070
0,8638
0,8227
0,7835
0,7462
0,7107
Tab. č. 17: Vyhodnocení finanční rentability projektu hodnotícími ukazateli Ukazatel
Jednotka
Hodnota
DN
roky
-
NPV
Kč
-23 463 964
-
-0,71
Ir IRR
%
-
Čistá současná hodnota Vstupní hodnoty: CFt r 5 % p.a. n 5 Výsledná hodnota: - 23 463 964,- Kč
71
Čistá současná hodnota investice vyšla záporně ve výši cca 23,5 milionů Kč. Daná investice (projekt) je tedy z čistě finančního pohledu (měřeného přímou ziskovostí) neefektivní. Jedná se ale o nekomerční investici.
Vnitřní výnosové procento Vstupní hodnoty: CFt n 5 Výsledná hodnota: nelze vypočítat (čistá současná hodnota investice vyšla záporně, tudíž nelze stanovit vnitřní výnosové procento) Doba návratnosti I = 32 916 153,- Kč Výsledná hodnota: nelze vypočítat - vychází záporné číslo (záporná hodnota jako taková je výpočtově nelogická, tudíž je uvedeno, že vychází záporná hodnota a nelze spočítat. Je zbytečné uvádět přímou hodnotu záporného čísla.) Index rentability I = 32 916 153,- Kč NPV = - 23 463 964,- Kč Výsledná hodnota: -0,71
Dle indexu rentability není projekt komerčně přínosný.
Vyhodnocení efektivity projektu bylo provedeno prostřednictvím všech čtyř základních kriteriálních ukazatelů finanční analýzy, kdy výsledky finanční analýzy jsou uvedeny v následující tabulce, přičemž finanční analýza projektu byla provedena v horizontu 5 let (doba udržitelnosti projektu) a v souladu s použitou diskontní sazbou ve výši 5 %. Vzhledem k tomu, že projekt negeneruje finanční příjmy, není výpočet všech klasických ukazatelů finanční analýzy pro projekt možný. Jedinými ukazateli, které lze určit je čistá současná hodnota (NPV) a Index rentability (Ir).
10. 9 Závěry finanční analýzy Projekt Digitalizace negeneruje žádné příjmy a jedinými ukazateli finanční analýzy, které lze vyčíslit, jsou čistá současná hodnota a index rentability. Vzhledem k charakteru projektu je dosažená čistá současná hodnota (NPV) i hodnota indexu rentability (Ir)NPV/I záporná, ukazatele vnitřního výnosového procenta a doby návratnosti nebylo možné vzhledem k záporné hodnotě vypočítat.
72
11. Ekonomická analýza projektu Ekonomická analýza projektu vychází z finanční analýzy a dále ji rozvíjí o vyhodnocení socioekonomických vlivů, tedy vnějších faktorů vedoucích k přínosům a sociálním nákladům i mimo žadatele (tj. všech zainteresovaných subjektů). Tyto přínosy a újmy nejsou obsaženy ve finanční analýze, protože pro žadatele negenerují skutečné peněžní výdaje a příjmy. 11. 1 Ekonomické vyhodnocení projektu V předchozí kapitole byla vyhodnocena efektivnost projektu z čistě finančního pohledu předkladatele projektu, tento pohled je totožný s komerčním hodnocením projektů. Závěry z předešlé kapitoly tedy nemají žádnou vypovídací hodnotu s ohledem na celkovou společenskou přínosnost projektu. V této kapitole tedy budou zkoumány socioekonomické dopady projektu. Zaměření a cíle Pro vyhodnocení socioekonomického přínosu se nejčastěji využívá metodika CBA, což je standardní technika určená ke kalkulaci nákladů a přínosů, a tím slouží jako podklad pro kvalifikované rozhodování. V CBA se pokoušíme vyjádřit v peněžních hodnotách (monetarizovat) všechny dopady projektu (u kterých to lze) tak, abychom byli s to porovnat pozitivní i negativní dopady na společné (monetární) bázi. Základní hlediska Prvním krokem postupu analýzy nákladů a přínosů je určení dotčených skupin včetně kritéria pro začleňování. Pro tento projekt bylo jako základní kriterium začleňování vybráno území Statutárního města Opava. Toto kritérium bylo zvoleno zejména na základě očekávané působnosti projektu i jeho zaměření. Základní dotčené skupiny jsou:
Magistrát města Opavy úřadovny městských částí Statutárního města Opavy – jako uživatelé služeb příspěvkové organizace a organizace zřizované městem – jako uživatelé služeb centrální a krajské orgány účastníci řízení, resp. dotčené subjekty (např. v procesu posuzování vlivu staveb na životní prostředí EIA, apod.)
73
Nemonetarizované přínosy a náklady projektu Realizace projektu Digitalizace předpokládá tyto přínosy: Sjednocení evidence dokumentů Sjednocení evidence bude znamenat především jednodušší a rychlejší nalezení požadovaného dokumentu jak v elektronické, tak papírové podobě. Urychlení vyhledávání Zkrácení času odezvy u interních i externích uživatelů - odpadají ztrátové časy koncových uživatelů při čekání na dokument nebo požadovanou informaci. Každý dokument bude při digitalizaci opatřen sadou indexů (údajů) dle metodiky, jejíž vypracování bude předcházet digitalizaci, podle kterých jej bude možné vyhledat. Dostupnost digitalizovaných dokumentů pro uživatele Dokumenty budou dostupné v elektronické verzi ihned, bez ohledu na provozní dobu archivu odboru výstavby. Okamžitá dostupnost kompletní dokumentační historie z jednoho přístupového místa. Okamžitý přístup oprávněných uživatelů magistrátu i externích žadatelů k archiváliím bez nutnosti jejich fyzického a zdlouhavého dohledání. Snížení počtu vyhledávání v papírových dokumentech Redukce činností při vyřizování požadavků na přístup do archivu odboru výstavby, zejména fyzické dohledávání dokumentů. V případě využití prvků autentizace odbourání nutnosti používat dokumenty ve fyzické podobě. Papírové dokumenty budou vyhledávány a příp. zapůjčovány pouze v případě nutnosti doložení originálu, obvykle při soudním řízení. Bezpečnost dokumentů - snížení rizika poškození a ztráty Snížení počtu zápůjček a obecně manipulací s dokumenty výrazně omezí riziko poškození historických dokumentů a riziko jejich ztráty. Záloha dokumentů V případě havárie v archivu odboru výstavby vedoucí ke zničení dokumentů bude existovat jejich obraz v elektronické podobě. Vzhledem k jejich opatření časovým razítkem, které dokládá jejich podobu v okamžiku digitalizace, budou mít digitalizované dokumenty stejnou právní váhu, jako papírové originály.
74
Dostupnost dokumentů pro veřejnost Každý občan, který projeví zájem o dokumenty z archivu odboru výstavby, se již nebude muset dostavit na magistrát a dokumenty si zapůjčit, ale bude si moct dokumenty prohlédnout prostřednictvím internetu při zachování definovaných pravidel přístupu k dokumentům. Podrobnější informace jsou uvedeny v kap. 3.3 Charakteristika projektu.
Monetarizované přínosy a náklady Kromě přímých finančních nákladů a přínosů je možné v peněžní podobě vyjádřit přínos pro Statutární město Opava spočívající v realizaci a provozu předkládaného projektu. Vzhledem k tomu, že veškeré dokumenty budou k dispozici všem zaměstnancům (dle definovaných přístupových práv) on-line, zkrátí se doba mezi požadavkem a reakcí na tento požadavek na minimum, např. pokud je denně nutné vyřídit v průměru 20 požadavků na dohledání dokumentů v archivu odboru výstavby a téměř stejné množství pracovníků může čekat min. 2 - 4 hod. hodiny na vyřízení svého požadavku, znamená to, že zkrácením doby vyřízení požadavku lze dosáhnout průměrné procesní časové úspory 20 x 3 hodiny, tedy 60 hodin denně. Tuto kalkulaci lze vyčíslit i následnou průměrnou hodinovou sazbou pracovníka magistrátu (105,- Kč / hod.) a dojít tak k poměrně výrazné finanční úspoře ve výši 6 300,- Kč denně, resp. 126 000,- Kč měsíčně. Tato suma představuje částku, kterou lze ušetřit a rozpustit do dalších činností zaměstnanců magistrátu, resp. o kterou lze zvýšit jejich vlastní produktivitu práce. Dalším nezanedbatelným ekonomickým přínosem navrhovaného řešení s ohledem na zákonnou povinnost realizace elektronické konverze dokumentů je úspora oproti investici. Nad rámec výše uvedeného lze také monetarizovat finanční úsporu danou porovnáním investice do vlastního vybavení na digitalizaci dokumentů MMO (varianta 1) a poskytovanou službou (optimální varianta 2), jenž činí cca 25 600 000,- Kč. Vyjma uvedeného nelze další přínosy projektu převést do finančního vyjádření při zachování potřebné objektivity a spolehlivosti.
11. 1. 1 Sociálně ekonomická analýza nákladů a užitku Výpočet kriteriálních ukazatelů: Pro vyhodnocování socioekonomického přínosu projektu oproti nulové variantě jsou použity následující ukazatele s uvedenou konstrukcí:
75
Společenská čistá současná hodnota (ENPV): Ekonomická čistá současná hodnota provozních toků projektu je suma jednotlivých diskontovaných finančních toků souvisejících s investicí. n
ENPV t t 0
CFt (1 r ) t
A vypočte se (respektive jako současná hodnota provozních toků – současná hodnota vstupní investice), kde: ENPVt CFt r t n
je současná hodnota všech hotovostních toků vyplývajících z projektu od období 0 až „n“; je tok plynoucí z investice; je diskontní míra; představuje období; je poslední období.
Vnitřní výnosové procento z ekonomického CF (ERR): Vnitřní výnosové procento je výše diskontní taková, že čistá současná hodnota toků plynoucích z projektu je rovna 0. n
0 t 0
CFt (1 ERR)t
Vypočte se iterativně aproximací ze vztahu CFt ERR t n
, kde:
je tok plynoucí z investice; je vnitřní výnosové procento; představuje období; je poslední období.
Diskontovaná doba návratnosti: Doba návratnosti je počet let nutných ke splacení investice.
DDN Vypočte se DDN I
I CFb , kde:
je doba návratnosti (v letech); je suma investovaných prostředků;
76
CFb je čistý hotovostní tok projektu v běžném roce provozu. Index ekonomické rentability: Vypočte se
ENPV/I , kde:
ENPV je čistá současná hodnota projektu; I je suma investovaných prostředků
Stanovení diskontní míry Pro časové rozlišení hotovostních toků je nutné stanovit patřičnou diskontní sazbu. Náklady kapitálu obecně představují pro realizátora investice výdaj, který musí zaplatit za získání různých forem kapitálu, které jsou použity na financování investice. Schematicky lze uvést vzorec výpočtu pro zkoumaný projekt: WACC = wv*kv + wp*kp, kde: WACC průměrné kapitálové náklady (weighted average cost of capital); wv, wp váhy jednotlivých kapitálových složek (tj. procento z celkových zdrojů u zdrojů cizích komerčních, vlastních a cizích veřejných); kv míra nákladů na vlastní kapitál; kp míra nákladů na veřejný zdroj (zpravidla stanovena administrativně poskytovatelem dotace).
Všechny zdroje budou mít veřejný základ, takže pro potřeby následujících výpočtů budeme používat dlouhodobou reálnou společenská diskontní míru 5 % p.a. Všechny zahrnuté hotovostní toky jsou v reálném vyjádření, proto není nutné dlouhodobou reálnou společenskou diskontní sazbu převádět na nominální. Základní hlediska Vstupními hodnotami všech výpočtů jsou plánované finanční toky obsažené v předchozí části. A jelikož se jedná o reálné hodnoty, je pro potřeby časového rozlišení finančních toků využito dlouhodobé reálné společenské diskontní míry. Všechny uvažované hodnoty jsou roční. Tab. č. 18: Plán průběhu cash flow s celospolečenskými přínosy Položka / rok
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
Investiční náklady
5 566 065
17 524 125
9 627 963
0
0
0
0
0
Investiční fáze
5 566 065
17 524 125
9 627 963
0
0
0
0
0
Provozní fáze
0
0
0
0
0
0
0
0
Provozní náklady
0
0
44 000
44 000
50 000
50 000
55 000
55 000
77
Energie
0
0
44 000
44 000
50 000
50 000
55 000
55 000
Provozní příjmy
0
0
0
0
0
0
0
0
Celospolečenské přínosy
0
0
26 986 000
1 512 000
1 512 000
1 512 000
1 512 000
1 512 000
Časová úspora
0
0
1 386 000
1 512 000
1 512 000
1 512 000
1 512 000
1 512 000
Úspora oproti investici
0
0
25 600 000
0
0
0
0
0
Celkové CF projektu
-5 566 065
-17 524 125
17 314 037
1 468 000
1 462 000
1 462 000
1 457 000
1 457 000
Kumulované CF projektu
-5 566 065
-23 090 190
-5 776 153 -4 308 153 -2 846 153
-1 384 153
72 847
1 529 847
Celkové DCF projektu
-5 566 065
-16 689 643
15 704 342
1 202 791
1 145 515
1 087 236
1 035 463
Kumulované DCF projektu
-5 566 065
-21 990 657
-5 239 141 -3 721 545 -2 341 537
-1 084 520
54 360
1 087 234
1 268 114
Tab. č. 19: Diskontní faktor pro ekonomickou analýzu Rok
2011
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
DF
1,0000
0,9524
0,9070
0,8638
0,8227
0,7835
0,7462
0,7107
Tab. č. 20: Vyhodnocení celospolečenské finanční rentability projektu Ukazatel
Jednotka
Hodnota
DN
roky
NPV
Kč
1 087 234
-
0,03
Ir IRR
6,4
%
Společenská čistá současná hodnota Vstupní hodnoty: CFt r 5 % p.a. n 5
Výsledná hodnota: 1 087 234,- Kč Společenská čistá současná hodnota investice vyšla kladně ve výši přibližně 1 mil. Kč. Daná investice (projekt) je tedy ze společenského pohledu efektivní.
Vnitřní výnosové procento Vstupní hodnoty: CFt n 5
78
Výsledná hodnota: 0,70 % p.a. Daný projekt zhodnocuje společensky vložené veřejné prostředky 0,70 % ročně. Je tedy společensky efektivní.
Diskontovaná doba návratnosti I = 32 916 153,- Kč Výsledná hodnota: 6,4 let. Společensky se tato investice vrátí přibližně za 6,4 let.
Index ekonomické rentability I = 32 916 153,- Kč ENPV = 1 087 234,- Kč
Výsledná hodnota: 0,03 Dle indexu rentability je projekt společensky přínosný.
11. 1. 2 Citlivostní analýza Citlivostní analýza zkoumá proměnlivé a nejisté předpoklady předkládaného investičního projektu prostřednictvím jejich vlivu na finanční ukazatele, kdy se zjišťuje, o kolik procent se změní výsledná hodnota ukazatele, když se kritický faktor (předpoklad) změní o 1 procento (popřípadě jinou smysluplnou jednotku). Citlivostní analýza byla provedena pro tyto parametry finančního, respektive socioekonomického modelu projektu:
Zvýšení celkových výdajů (změna o 1 %); Zvýšení provozních nákladů (změna o 1 %); Snížení úspory oproti investici (změna o 1 %).
Tab. č. 21: Výsledky citlivostní analýzy Rizikový faktor
Změna v %
NPV
Absolutní změna
Změna NPV %
Zvýšení celkových výdajů
1%
1 010 502
76 732
7,06
Zvýšení provozních nákladů
1%
1 085 116
2 118
0,19
-1%
905 299
181 934
16,73
Snížení úspory oproti investici
79
Po provedení příslušných výpočtů byly zjištěny následující hodnoty:
kladná změna celkových výdajů o 1 % vyvolá změnu NPV projektu o 7,06 % kladná změna provozních nákladů o 1 % vyvolá změnu NPV projektu o 0,19 % záporná změna úspory oproti investici o 1 % vyvolá změnu NPV projektu o 16,73 %
Z výsledků citlivostní analýzy vyplynulo, že v modelu výpočtu kriteriálního ukazatele finanční čistá současná hodnota je největším rizikovým faktorem pouze úspora oproti investici.
11. 2 Doporučení vybrané varianty V celé studii proveditelnosti byla porovnávána navržená technologická varianta s nulovou variantou (tedy nerealizací projektu). Dle výsledků socioekonomické analýzy lze doporučit předloženou variantu jako společensky efektivní a realizovatelnou.
11. 3 Závěry ekonomické analýzy Ekonomická analýza prokázala, že předkládaný projekt je socioekonomicky přínosný. V navržené variantě při uvedených vstupních podmínkách je jeho socioekonomická čistá současná hodnota 1 087 234,- Kč. Vnitřní výnosové procento 0,70 % p.a. Diskontovaná doba návratnosti 6,4 roků a index rentability 0,03. Dle všech uvedených hodnot se jedná o společensky přínosný projekt. Z výsledků citlivostní analýzy vyplynulo, že v modelu výpočtu kriteriálního ukazatele finanční čistá současná hodnota je rizikovým faktorem pouze úspora oproti investici. Částka byla určena na základě zkušeností a cenové politiky.
80
12. Analýza rizik 12. 1
Rizika projektu v investiční a v provozní fázi a opatření pro jejich řešení či zmírnění
Tato kapitola se hlouběji zabývá expertně odhadnutými riziky celého projektu, jejich dopadem a návrhem opatření pro jejich eliminaci. Rizika plynoucí z projektu lze rozdělit do několika skupin:
Projektová rizika Technická a realizační rizika Legislativní a organizační rizika Ekonomická a investiční rizika
Jednotlivá rizika jsou zpracována formou tabulky, obsahující údaje:
Popis rizika – projevy rizika Dopad –priorita, pravděpodobnost a možné dopady jsou vyznačeny barevně: Nízký Střední Vysoký
Pravděpodobnost – pravděpodobnost míry naplnění rizika. Nízká Střední Vysoká
Akční plán – návrh opatření vedoucích k omezení vlivu rizika.
Kritérium úspěchu – měřitelný cíl nebo výstup projektu, který bude dosažen, při eliminaci rizika.
81
Projektová rizika V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s průběhem realizace projektu. Popis rizika Termíny uvedené v harmonogramu projektu nebudou dodrženy.
Nebude zajištěna odpovídající součinnost interních pracovníků SMO.
Nedojde k alokaci dostatečného množství kvalitních pracovníků na straně dodavatele.
Dopad
Pravděpodobnost
Vysoký
Střední
Střední
Kritérium úspěchu
Alokovat dostatečné množství kvalitních kapacit, jak na Původní termíny straně dodavatele, tak SMO. harmonogramu projektu budou Aktivně kontrolovat veškeré termíny harmonogramu a včas dodrženy. řešit možné zpoždění termínu.
Vysoká
Střední
Eliminace rizika
Střední
V dostatečném předstihu alokovat odpovídající kvalitní zdroje za účelem poskytnutí požadované součinnost při realizaci projektu.
Nedojde k prodlení harmonogramu projektu z důvodů neposkytnutí součinnosti interními pracovníky SMO.
Smluvně ošetřit kvalitní pracovníky dodavatele na základě jejich zkušeností při realizaci obdobných zakázek a na základě poskytnutých CV.
Nedojde k opoždění termínu realizace na straně dodavatele a projekt bude realizován v odpovídající kvalitě.
Technická a realizační rizika V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s realizací a provozem projektu. Popis rizika
HW vybavení není optimální – dochází k nestabilitě systému, výpadkům aplikací.
Dopad
Vysoký
Pravděpodobnost
Nízká
Termín dodání jednotlivých technických komponent nebude dodržen.
Střední
Střední
Nebude zajištěna
Střední
Nízká
82
Eliminace rizika Navrhnout technickou architekturu dostečně robustní, škálovatelnou, rozšiřitelnou, integrovatelnou, založenou na technologii virtualizace (nezávislost aplikací na konkrétním HW). Aktivně, s dostatečným předstihem prověřovat veškeré termíny harmonogramu související s dodávkou HW. Včas eskalovat a řešit možné zpoždění termínu. Vyhradit dostatečné finanční
Kritérium úspěchu Všechny specifikované služby jsou pokryty. Nedochází k problémům s jejich stabilitou a výkonem.
Nedojde k časovému posunu termínu dodání HW komponent. Vzniklé závady jsou
odpovídající technická podpora po dobu udržitelnosti projektu.
Pokrytí SW licencemi není dostatečné.
Nízký
zdroje na pokrytí nezbytné technické podpory ze strany dodavatele. Implementovat známé a prověřené technologie. Na základě výčtu služeb navrhnout odpovídající počet licencí. Vyčlenit dostatečné finanční zdroje pro potenciální nákup chybějících licencí. Mít pod kontrolou následné rozšiřování služeb.
Nízká
odstraněny včas.
Veškeré požadované služby jsou pokryty a provozovány a nejsou v konfliktu s licenčními ujednáními.
Legislativní a organizační rizika V rámci této skupiny jsou uvedena hlavní identifikovaná rizika, související s legislativou a organizací projektu. Popis rizika
Dojde k porušení podmínek dotace.
Dopad Pravděpodobnost
Vysoký
Nízká
Nedostatečná politická podpora projektu.
Střední
Nízká
Nepodaří se uzavřít smlouvu o podpoře s dodavatelem.
Střední
Nízká
Výrazné legislativní Střední změny.
Střední
Eliminace rizika Organizačně, projektově a technicky zajistit, aby byly splněny veškeré podmínky pro poskytnutí dotace dle Pravidel IOP. Zajistit udržení podmínek po celou dobu udržitelnosti projektu. Realizovat kampaň zacílenou na politiky, za účelem vysvětlení důležitosti a prospěšnosti realizace tohoto projektu. V dostatečném časovém předstihu projednávat podmínky uzavření smlouvy s dodavatelem. Eliminovat rizika plynoucí z nepodepsání smlouvy. Podepsání smlouvy s dodavatelem řešení zahrnující závazek dodržování shody s legislativou.
83
Kritérium úspěchu Dotace je přidělena a vyplacena. Případná kontrola neshledala porušení podmínek, za kterých byla dotace přidělena – nedochází k vrácení dotace.
Realizace projektu.
Smlouva o podpoře je s dodavatelem řešení uzavřena a plněna. Systém splňuje po dobu udržitelnosti projektu shodu s legislativou.
Ekonomická a investiční rizika V rámci této skupiny uvádíme hlavní identifikovaná rizika při realizaci projektu. Popis rizika
Dopad Pravděpodobnost
Náklady na realizaci nepřiměřeně přesáhnou náklady vypočítané Střední v rámci studie proveditelnosti.
Dotace na realizaci projektu nebude poskytnuta.
Vysoký
Střední
Nízká
Akční plán (ošetření rizika) Zajistit garanci cen nabídky v souladu s poskytnutou výší dotace. V případě odůvodněného nárůstu výdajů je nezbytné zajistit jejich pokrytí vlastními zdroji. Organizačně, projektově a technicky zajistit, aby byly splněny veškeré podmínky pro poskytnutí dotace. Kvalitní a včasné zpracování žádosti o dotaci včetně všech povinných příloh. Příprava příloh ve stanovené struktuře. Alokace finančních prostředků z vlastního rozpočtu.
84
Kritérium úspěchu Náklady na realizaci projektu nepřevýší plánované náklady ve studii proveditelnosti.
Dotace je přidělena a vyplacena.
13. Udržitelnost projektu Udržitelnost projektu je doba, po kterou musí příjemce podpory zajistit a udržet výstupy projektu. Doba udržitelnosti je stanovena na 60 měsíců.
13. 1
Institucionální rovina
Za realizaci a provoz projektu je plně zodpovědné statutární město Opava. Realizací projektu se SMO zavazuje provozovat služby minimálně po dobu udržitelnosti projektu, tj. po dobu 60 měsíců. Po celou tuto dobu bude vlastníkem projektu.
13. 2
Finanční rovina
Investiční etapa bude financována z dotace IOP a finančních prostředků SMO, provozní etapa pak z rozpočtu města Opava. Statutární město Opava počítá s vyčleněním příslušných finančních částek ze svého rozpočtu na zajištění udržitelnosti výstupů projektu.
13. 3
Provozní rovina
Základem udržitelnosti projektu z provozní roviny je vyčlenění dostatečného množství kvalifikovaných pracovníků jak ze strany MMO, tak ze strany dodavatele řešení. Seznam jednotlivých kvalifikovaných pracovníků projektového a realizačního týmu je uveden v kapitole 8. Z technologického hlediska je nutné zajistit pravidelný servis a údržbu komponent projektu tak, aby Statutární město Opava bylo schopno poskytovat plánované služby. Při pořizování nového hardwarového a softwarového vybavení budou dodrženy všechny podmínky pro zadávání veřejných zakázek dle IOP a dle podmínek pro zadávání veřejných zakázek. Veškeré vybavení zůstane v majetku žadatele po celou dobu udržitelnosti projektu.
85
14. Závěr Záměr realizovat projekt Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace je plně v souladu se strategií na národní úrovni vyjádřené dokumentem EFEKTIVNÍ VEŘEJNÁ SPRÁVA A PŘÁTELSKÉ VEŘEJNÉ SLUŽBY pro období 2007–2015. V tuto chvíli se jedná o jedinečnou příležitost, kdy je možné vlastní záměry podpořit i finančně, a to prostřednictvím finančních zdrojů EU (operačních programů IOP a OP LZZ). Při využití finančních zdrojů je možné získat dotaci ve výši 85 % uznatelných nákladů, což může sehrát významnou roli při rozhodování o realizaci či nerealizaci výše představených investičních záměrů vedoucích k efektivnějšímu poskytování služeb. Realizace a finanční podpora s sebou přináší i závazky. Tyto závazky je potřeba vnímat zejména v zajištění udržitelnosti projektu, na kterou se nevztahují dotační tituly (je financována z rozpočtu Statutárního města Opava). Předkládaný projekt má jednoznačně pozitivní dopad na rovné příležitosti a na udržitelný rozvoj.
14. 1
Shrnutí výsledků
Studie proveditelnosti je zpracovávaná za účelem:
bližší specifikace záměru projektu „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ z hlediska stávajícího stavu řešené problematiky i jejího budoucího vývoje; prokázání, že pro samotný projekt byla vybrána nejlepší a ekonomicky nejvýhodnější varianta; prokázání správnosti a reálnosti plánovaného rozpočtu; prokázání opodstatněnosti jednotlivých způsobilých výdajů co do druhu a velikosti; prokázání udržitelnosti projektu a schopnosti žadatele pokračovat v jeho financování po ukončení finanční podpory ze strukturálních fondů.
Uvedené bylo výše v jednotlivých kapitolách prokázáno. Takto navržený projekt přispěje výrazným způsobem k rozvoji eGovernmentu v regionu.
14. 2
Vyjádření k realizovatelnosti a finanční rentabilitě projektu
Na základě všech vypočtených hodnot lze konstatovat, že projekt by byl pro jakéhokoli soukromého investora nevýnosný, subjekt s čistě ziskovým zájmem by jej nikdy v této variantě nepodstoupil, neboť negeneruje přímé zisky. Nicméně se jedná o veřejný projekt, který je třeba hodnotit pomocí socioekonomické analýzy, a ta prokázala, že předkládaný projekt je přínosný. V navržené variantě při uvedených vstupních podmínkách je jeho socioekonomická čistá současná hodnota 1 087 234,- Kč. Vnitřní výnosové procento 0,70 % p.a. Doba návratnosti 6,4 let a index rentability 0,03. Dle všech uvedených hodnot se jedná o společensky přínosný projekt. V kombinaci se získáním dotace je projekt realizovatelný a přínosný.
86
14. 3
Závěry a doporučení
Na základě uvedených zjištění lze doporučit projekt „Rozvoj elektronického oběhu dokumentů a digitalizace“ k realizaci.
87
Seznam zkratek Zkratka AIP ČR DIP DMS DPI EU eSPI ESP HW ICT IOP IS KDS KTM LAN MMO MS NAS NDA OPLZZ OAIS PC SIP SOA SPI SUD SW
Vysvětlení zkratky Archival Information Package Česká republika Dissemation Information Package Dokument Management System Dot per inch Evropská unie Elektronická spisovna Elektronické skartační řízení Hardware Information and Communication Technologies Integrovaný operační systém Informační systém Krajská digitální spisovna Kofax Transformation Module Místní síť – Local Area Network Magistrát města Opavy Microsoft server Network Attached Storage Národní digitální archív Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost Open Archival Information System Personal Computer Submission Information Package Service Oriented Architecture Spisovna Správa uložených dokumentů Software
88
Seznam tabulek Tab. č. 1: Tab. č. 2: Tab. č. 3: Tab. č. 4: Tab. č. 5: Tab. č. 6: Tab. č. 7: Tab. č. 8: Tab. č. 9: Tab. č. 10: Tab. č. 11: Tab. č. 12: Tab. č. 13: Tab. č. 14: Tab. č. 15: Tab. č. 16: Tab. č. 17: Tab. č. 18: Tab. č. 19: Tab. č. 20: Tab. č. 21:
Rozsah projektu ................................................................................................................. 19 Indikátory .......................................................................................................................... 20 SWOT analýza .................................................................................................................... 20 Časové vymezení fází projektu .......................................................................................... 22 Specifikace struktury a náležitostí meta-dat ..................................................................... 52 Doporučený výstupní formát............................................................................................. 54 Projektový tým .................................................................................................................. 61 Harmonogram projektu Digitalizace ................................................................................. 62 Harmonogram projektu – časová osa ............................................................................... 63 Přehled celkových nákladů v investiční fázi................................................................... 65 Přehled celkových nákladů v provozní fázi .................................................................... 66 Časový průběh nákladů v realizační fázi v členění na jednotlivé roky........................... 66 Časový průběh nákladů v provozní fázi v členění na jednotlivé roky ............................ 67 Celkový přehled nákladů v realizační fázi členěný po etapách ..................................... 68 Cash flow v realizační a provozní fázi projektu ............................................................. 71 Diskontní faktor ............................................................................................................. 71 Vyhodnocení finanční rentability projektu hodnotícími ukazateli ................................ 71 Plán průběhu cash flow s celospolečenskými přínosy .................................................. 77 Diskontní faktor pro ekonomickou analýzu................................................................... 78 Vyhodnocení celospolečenské finanční rentability projektu ........................................ 78 Výsledky citlivostní analýzy ........................................................................................... 79
89
Seznam schémat a grafů Obr. č. 1: Obr. č. 2: Obr. č. 3: Obr. č. 4: Obr. č. 5: Obr. č. 6: Obr. č. 7: Obr. č. 8: Obr. č. 9:
Hexagon efektivní veřejné správy a přátelské veřejné služby........................................... 12 Administrativní mapa správního obvodu Opava ............................................................... 26 Propojení lokalit ................................................................................................................ 27 Schéma L2 zapojení ........................................................................................................... 29 Schéma L3 topologie ......................................................................................................... 29 Základní schéma řešení ..................................................................................................... 32 Otevřený archivní informační systém ............................................................................... 33 Elektronická spisová služba úřadu ..................................................................................... 44 Předpokládané schéma procesu zpracování ..................................................................... 55
90
