STRUKTUR ORGANISASI Studi Kasus: pada Struktur Organisasi Pemerintah Kabupaten Batu Makalah Ditulis untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Teori Organisasi dan Administrasi
oleh: Royan Aditama
135030100111016
Nurlinda Triusma
135030100111022
Diyan Wahyuningtias
135030100111068
M. Iqbal Ramadhan
135030101111032
Heppy Primadani
135030101111021
Zahrotun Nuraini
135030101111103
Jalu Sora Wicitra
135030107111013
Endrey Satrio Wibowo
135030107111020
Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya Malang 2014
i
DAFTAR ISI SAMPUL DAFTAR ISI……………………………………………………………... ii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang………………………………………………… 1 1.2 Rumusan masalah……………………………………………… 2 1.3 Tujuan .................…………..………………………………..… 2 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi............................3 2.2 Elemen Struktur Organisasi.......................................................... 4 2.3 Fungsi Struktur Organisasi........................................................... 4 BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Model Struktur Organisasi serta Kelebihan dan Kelemahan...... 6 a. Struktur Sederhana................................................................... 7 b. Struktur Fungsional..................................................................8 c. Struktur Multidivisional........................................................... 10 d. Struktur Matriks....................................................................... 12 e. Struktur Campuran................................................................... 15 3.2 Peran Administrasi dalam Perencanaan Struktur..........................17 3.3 Faktor Penyebab Perbedaan Strutur Organisasi............................ 20 3.4 Studi Kasus: pada Struktur Organisasi Pemerintah Kota Batu..... 21 BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan................................................................................... 24 4.2 Saran............................................................................................. 24 DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………...25
ii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Berbicara tentang organisasi (organization), organisasi itu sebenarnya sudah ada, yaitu seiring dengan sejarah manusia di muka bumi ini. Sepanjang hidupnya manusia telah menggabungkan diri dengan orang lain untuk tujuan bersama, baik tujuan yang berbentuk tunggal (single goals) maupun tujuan ganda (multiple goals). Tujuan organisasi juga direalisasikan baik tujuan yang berjangka pendek maupun yang berjangka panjang. Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi merupakan hal yang penting setelah perencanaan, karena suatu rencana tidak akan dapat berjalan sesuai dengan target jika tidak adanya suatu organisasi yang menangani. Berdasarkan Nickles dan Mc Hugh dan Mc Hugh (1997)
terdiri
ada
4
bagian
yaitu:
perencanaan,
pengorganisasian,
pengimplementasian, dan pengendalian. Ini menunjukkan bahwa organisasi adalah alat untuk menjalankan suatu rencana dalam memecahkan masalah dan untuk mencapai target yang ingin dicapai. Dalam perencanaan organisasi terdapat model struktur yang beraneka ragam yang memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, suatu organisasi memiliki struktur masing-masing yang disesuaikan dengan tujuan organisasi tersebut. Dalam perencanaan organisasi juga diperlukan peran administrasi, yaitu dari ruang lingkup general, wewenang untuk menerjemahkan keputusan tersebut secara lebih rinci sampai dengan batas-batas tindakan dalam organisasi. Selain itu struktur organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor, sehingga menyebabkan perbedaan antara struktur
1
organisasi satu dengan struktur organisasi yang lain. Selanjutnya penulis tuangkan dalam makalah dengan sebuah judul “STRUKTUR ORGANISASI” dengan “Contoh: Struktur Organisasi pada Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya”. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Apa saja Model Struktur Organisasi serta Kelebihan dan Kelemahannya? 2. Apa Peran Administrasi dalam Perencanaan Struktur Organisasi? 3. Apa saja Faktor Penyebab Perbedaan Struktur Organisasi? 1.3.Tujuan 1. Untuk mengetahhui model struktur organisasi. 2. Untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan struktur organisasi. 3. Untuk mengetahui peran administrasi dalam perencanaan struktur organisasi.
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Dalam ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai ilmu, dan salah satunya dalam ilmu Manajemen. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana terorganisasi, terpimpin dan terkendali dalam memanfaatkan sumber daya, sarana-prasarana, data dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.Dewasa ini muncul berbagai organisasi-organisasi yang berbeda-beda. Organisasi ini dapat digolongkan berdasarkan tujuannya didirikan organisasi itu. Juga dengan pesatnya ilmu saat ini struktur dan tipe nya pun berbeda-beda. Kata Struktur dalam organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal di mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan–hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan. Maka struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional
untuk
mencapai
tujuan
dan
bagaimana
pekerjaan
dibagi,
dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Menurut Hatch ( 1997 : 182 ) struktur organisasi yang sebenarnya bisa jadi tidak sesuai dengan apa yang tertera pada bagan organisasi. Alasannya yaitu (1) Perubahan organisasi terlalu cepat sehingga bagan yang ada tidak sempat untuk selalu di update. (2) Didalam
3
organisasi ada konflik antar bagian, sehingga bagan organisasi yang sesungguhnya tidak ditampilkan kepada umum. Dalam konteks desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan
yang
dipilih
ini
akan
menghasilkan
sebuah
struktur
organisasi.Oleh karena itu dengan tulisan ini kami ingin menjabarkan beberapa stuktur dan tipe organisasi secara garis besar. 2.2 Elemen Struktur Organisasi Dalam struktur organisasi terdapat enam elemen kunci yang harus dipertahankan dalam menyusunnya. Berikut elemen yang dimaksud yaitu : 1. Spesialisasi Pekerjaan, tugas tugas dalam struktur organisasi kerap dibagi-bagi kedalam beberapa pekerjaan tersendiri sesuai dengan spesialisasinya. 2. Departementalisasi, dasar yang digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Elemen ini dapat berupa proses, produk, geografi dan pelanggan. 3. Rantai Komando, merupakan garis wewenang yang membentang dari puncak organisasi ke posisi paling bawah. Elemen ini pun akan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa. 4. Rentang Kendali, menunjukan jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif. 5. Sentralisasi dan Desentralisasi, Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Sementara itu Desentralisasi merupakan lawan dari Sentralisasi. 6. Formalisasi, menjelaskan sejauh mana pekerjaan-pekerjaan didalam organisasi dibakukan. 2.3 Fungsi Struktur organisasi Fungsi struktur organisasi anatara lain sebagai berikut : 1) Kejelasan Tanggung Jawab. Setiap anggota organisasi harus bertanggung jawab dan apa yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota organisasi harus
4
bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan. 2) Kejelasan Kedudukan. Kejelasan kedudukan seseorang dalam struktur organsisasi sebenarnya mempermudah dalam melakukan koordinasi maupun hubungan karena adanya keterkaitan penyelesaian suatu fungsi
yang
dipercayakan kepada seseorang. 3) Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu pihak pimpinan untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas. 4) Kejelasan Jalur Hubungan. Dalam rangka pelaksaan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan atau pegawai dalam sebuah organisasi, maka dibutuhka kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur, sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan. Pola dasar struktur organisasi sebaiknya tersusun relative permanen, artinya tidak perlu selamanya mengalami perubahan. Dalam aktivitas yang dilakukan harus ada jaminan fleksibilitas, artinya aktivitas itu senantiasa dapat diperluas jangkauannya, namun pola dasar struktur organisasi tidak perlu mengalami perubahan. Yang perlu mendapat perhatian dalam mengisi struktur organisasi adalah manusia yang memiliki kompentensi yang sesuai dengan jenis tugas dalam bagianbagian tugas atau pekerjaan pada struktur tersebut. Penggolongan aktivitas dalam struktur dapat kita bagi menjadi empat unsur: unsur pimpinan, unsur pembantu pimpinan, unsur pelakasana tugas pokok, dan unsur pelaksana tugas-tugas fungsional
5
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Model Struktur Organisasi serta Kelebihan dan Kelemahannya Semua organisasi memerlukan beberapa struktur keorganisasian untuk dilaksanakan dan mengelola strategi-strategi mereka. Perusahaan-perusahaan seringkali memilih alternatif struktur yang dapat dikembangkan dalam luas lingkup/luas dan kompleksitasnya. Secara khusus terdapat tiga tipe struktur dasar, yaitu: (1) struktur sederhana, (2) struktur fungsional, (3) struktur multidivision, (4) struktur matrix, (5) struktur campuran. Terdapat hubungan antara strategi dan pola-pola pertumbuhan struktur suatu organisasi/perusahaan. Pola struktur organisasi berkembang mulai dari struktur sederhana, menuju struktur fungsional. Dari struktur fungsional menuju struktur multi-divisi. Dan dari sturktur multi-divisi akan terjadi evalusi lebih lanjut berdasarkan kebutuhan luas lingkup perusahaan dan pasar atau produk serta operasi-operasi perusahaan. Evolusi tersebut misalnya menajdi struktur matriks, struktur lintas-fungsional, sampai struktur lintas-fungsional tim. Ketika perusahaan dalam ukuran kecil dengan lingkup usaha yang tidakj luas cocok menggunakkan struktur sederhana yaitu dapat untuk melaksanakan strategi perusahaan kecil dengan efisien. Ketika perusahaan tersebut terus membesar dan dengan lingkup yang lebih luas serta penjualan sudah cukup besar, maka terdapat masalah koordinasi dan pengendalian. Hal ini merupakan indikasi perlunya restrukturisasi dengan mengembangkan struktur sederhana menjadi struktur fungsional. Perusahan dengan luas lingkup demikian itu cocok menggunakan struktur fungsional untuk melaksanakan strategi secara efisien. Ketika perusahaan ini kemudian tumbuh dan berkembang dengan luas lingkup yang lebih besar lagi dan wilayah kerja dan atau bauran produk dan lini produk tampak kompleks, maka diperlukan pengembangan organisasi dari bentuk fungsional ke bentuk struktur multi-divisi.Ketika perusahaan tersebut terus tumbuh-dan berkembang merupakan dan tampak lebih kompleks dan kurang pelaksnaan strategi dengan struktur tersebut
6
kurang efisien dan kurang efektif. Hal ini mengindikasikan perlunya pertumbuhan struktur organisasi ke bentuk yang lebih kompleks. (Proses tumbuh dan berkembang perusahaan-perusahaan umumnya berlangsung sepanjang waktu yang lama. Karena itu diperlukan suatu evolusi struktur, yaitu perubahan/pertumbuhan struktur dalam rentang waktu yang lama). a. Struktur Sederhana. Banyak perusahaan menggunakan struktur sederhana (simple structure) di perusahaan demikian biasanya pemilik merangkap sebagai manajer. Pemilik/ manajer membuat semua keputusan utama secara terarah yang menuntun semuasemua aktivitas. Perusahaan segera menghadapi kesulitan untuk memelihara strutkur tersebut ketika perusahaan tumbul dalam ukuran/luas lingkup dan kompleksitasnya. Rancangan struktur organisasi terkadang tidak harus dilakukan secara mendetail. Pada organisasi-organisasi kecil biasanya tidak dibutuhkan rancangan struktur yang rumit. Hal ini bisa terjadi karena dalam organisasi kecil jumlah orangnya tidak terlalu banyak dan pembagian tugas cukup sederhana, pengelola organisasi dapat membuat struktur hubungan yang bersifat langsung. Inilah yang kemudian disebut dengan struktur sederhana (simple structur). Gambar contoh struktur sederhana
Seperti gambar diatas struktur sederhana tidak memiliki jenjang hierarki antara pelaksana dan pengelola. Biasanya pengelola sekaligus bertugas sebagai pemilik atau disebut dengan (senior executif) dan dibawahnya terdapat manajer toko yang masing masing bertanggung jawab atas pengelolaaan tokonya.
7
Kelebihan struktur sederhana adalah karena sangat simple. Dengan pola hubungan yang bersifat langsung, aktivitas-aktivitas organisasi bisa dilaksanakan dengan mekanisme yang fleksibel dan cepat. Biaya-biaya yang berkaitan dengan koordinasi dan control biasanya relative sangat kecil. Kelemahan pokok dari struktur ini adalah aplikasinya sangat terbatas. Perusahaan-perusahaan wiraswasta yang baru didirikan atau organisasi-organisai kecil yang secara permanen tetap kecil mungkin tidak terganggu ketika menerapkan desain ini. Akan tetapi, ketika ukuran organisasi makin besar dan aktivitas-aktivitas lebih kompleks, biasanya struktur sederhana kehilangan efektivitasnya dan harus dicari desain lain yang lebih sesuai. b. Struktur Fungsional. Bagi pengelola struktur oraganisasi , perancangan struktur baru adalah sebuah masalah tersendiri. Disaat organisasi makin kompleks dan tidak dapat lagi ditangani dengan struktur sederhana maka cara yang paling umun dilakukan adalah memecah aktifitas-aktifitas organisasi ke dalam fungsi-fungsinyang terpisah. Pengelola harus membagi organisasi menjadi beberapa bidang atau fungsi, yang masing-masing tidak tercampur dengan fungsi-fungsi lainnya. Pada perusahaan manufaktur menengah biasanya terdapat pembgian fungsional seperti: pemasaran, produksi, personalia, dan akunting. Masing-masing fungsi dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab dan membawahi sejumlah pelaksana.
8
Struktur fungsional memiliki kelebihan dapat menghindari duplikasi. Struktur fungsional lebih hemat sumber daya. Artinya dalam suatu organisasi tidak terdapat dua fungsi yang berganda atau redundant. Hanya ada stu unit yang mengurusi, misalnya, masalah pemasaran. Masing-masing anggota ditempatkan pada fungsi atau bidang tersendiri,dan pengelola organisasi dapat mengontrol organisasi melalui manajer-manajer yang di tempatkan sebagai penanggung jawab masing-masing fungsi. Kelemahan dari struktur fungsional biasanya adalah pada beban yang harus di tanggung oleh pucuk pimpinan(Hatch, 1997:184). Ia adalah Satu-satunya orang yang mengetahui kondisi organisasi secara keseluruhan. Hal ini menjadi masalah ketika ukuran organisasi makin besar dan aktivitas-aktivitasnya makin kompleks. Namun ada kelemahan lain dalam struktur fungsional, yaitu persaingan antar-fungsi. Apabila fungsi-fungsi dalam organisasi di jalankan secara terpisah, tanpa suatu mekanisme yang mendukung kerja sama dan koordinasi, maka akan muncul “egoism fungsional”. Masina-masing fungsi merasa bahwa unitnya adalah yang aling berperan dalam keberhasilan organisasi. Jadi pengelola organisasi perlu mencermati kecenderungan seperti ini pada desain struktur fungsional. Kelebihan struktur fungsional : Pembidangan tugas menjadi lebih jelas. Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan. Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi. Koordinasi berjalan lancar dan tertib. Kelemahannya struktur fungsional : o Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja o Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan. o Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik. Tetapi tidak semua organisasi yang memakai desain struktur fungsional bergantung pada seorang pimpinan. Pada organisasi fungsional besar,
9
kepemimpinan dikelola oleh beberapa orang yang membantu seorang pimpinan dalam mengatur organisasi. Artinya , kelemahan yang diaksud Hatch barangkali lebih tepat dikenakan pada struktur sederhana yang benar-benar bergantung pada seorang pimpinan. (pemilik sekaligus pengelola). Namun ada kelemahan lain yang lebih kompleks dalam struktur fungsional yaitu persaingan antar fungsi atau bidang. Apabila fungsi-fungsi dijalankan secara terpisah tanpa adanya kerjasama atau koordinasi yang baik maka akan muncul “egoisme fungsional”. Setiap fungsi menganggap fungsinya adalah yang paling berperan dalam keberhasilan organisasi. c. Struktur Multidivisional. Struktur multidivisional terdiri dari divisi-divisi operasi, masing-masing mewakili pusat bisnis atau pusat laba yang terpisah, dimana pimpinan atas perusahaan mendelegasikan tanggung jawab operasional setiap hari dan strategi unit bisnis kepada manajer divisi. Tujuannya adalah untuk membeerikan kebebasan kepada masing-masing divisi. Sehingga struktur multidivisional mampu menjawab kekurangan pada struktur fungsional.
Kelebihan dari struktur multidivisional adalah : Pimpinan dapat lebih berkonsentrasi pada aspek-aspek strategis. Masalah-masalah operasional menjadi tanggung jawab kepala divisi.
10
Efektivitas organisasi dapat dipantau secara lebih objektif, sebab apabila suatu perusahaan mengalami kemerosotan kinerjanya, maka organisasi dapat mendeteksi sumber masalah. Penurunan kinerja suatu divisi tidak berdampak pada divisi lain. Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas. Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara. Kelemahan desain struktur multidivisional adalah : Konflik antar-divisi, atau antara divisi dengan kantor pusat. Konflik antar divisi biasa terjadi apabila suatu divisi tertentu mendapatkan perhatian yang lebih dari pucuk pimpinan yang mengakibatkan persaingan dan kecemburuan antar divisi. Konflik divisi dengan kantor pusat terjadi jika suatu divisi tidak mendapatkan suatu penghargaan yang semestinya atas kerja kerasnya selama ini. Terjadinya duplikasi. Ini terjadi sebab setiap divisi memiliki fungsifungsi sendiri. Misalnya suatu perusahaan memiliki lima divisi, maka ini berarti perusahaan tersebut memiliki lima unit produksi, lima unit pemasaran pada setiap divisi. Dengan kata lain, ini merupakan suatu pemborosan sumber daya. Beban koordinasi lebih besar. Organisasi multidivisional yang kurang fleksibel biasanya juga menghadapi masalah personel. Ketika masing – masing divisi mengembangkan spesialisasi yang sangat khusus. Tidak mudah bagi organisasi untuk mendristribusikan atau memindahkan persoel dari satu divisi ke divisi lain. Hal ini tentunya agak mengganggu dari sisi pemanfaatan dan pengembangan sumber daya manusia. Ada suatu bentuk organisasi yang mirip dengan organisasi multidivisional, yaitu konglomerasi ( holding – company). Biasanya , organisasi konglomerasi terdiri dari sejumlah perusahaan yang berbeda – beda bisnis intinya ( core business), baik didapat melalui proses akuisisi atau mendirikan perusahaan baru. Namun ada perbedaan disini, bahwa organisai induk pada konglomerasi tidak
11
melihat divisi – divisinya sebagai sarana untuk menjangkau pasar , produk , atau kategori konsumen tertentu. Penggunaan Kontrol Internal dalam Struktur Multidivisi Kontrol strategis dan keuangan merupakan kedua jenis kontrol internal utama yang digunakan untuk mendukung penerapan strategi dalam perusahaanperusahaan yang lebih besar.Kontrol Strategis digunakan oleh manajer tingkat perusahaan untuk mengevaluasi kinerja manajer-manajer divisi dan unit-unit kerja mereka yang memerlukan kinerja jangka panjang dan relevan secara strategis. Kontrol strategis biasanya memerlukan tingkat keragaman kognitif yang tinggi diantara manajer tingkat atas. Keragaman kognitifmencakup perbedaan keyakinan tentang relasi sebab akibat dan hasil yang diinginkan diantara pilihan-pilihan para manajer tingka atas. Kontrol Keuangan digunakan para manajer tingkat perusahaan untuk mengevaluasi laba yang dihasilkan unit bisnis individual dan para manajer yang bertanggung jawab untuk kinerja mereka, untuk itu diperlukan kriteria objektif (misalnya, tingkat pengembalian investasi). Penekanan pada kontrol keuangan mensyaratkan pada independensi dari kinerja setiap divisi terhadap divisi lainnya. Menerapkan Strategi Tingkat Bisnis: Struktur dan Kontrol Organisasi Strategi tingkat bisnis mengembangkan keunggulan kompetitif seperti biaya rendah atau diferensiasi. Strategi kepemimpinan biaya, diferensiasi, dan strategi diferensial kepemimpinan biaya integratif diterapkan secara efektif ketika dilakukan modifikasi tertentu yang menandai struktur fungsional, berdasarkan ciri-ciri unik dari strategi tingkat bisnis individual. d. Struktur Matriks. Struktur matriks diciptakan dengan tujuan untuk menggabungkan kelebihankelebihan dari dua jenis desain yaitu struktur fungsional dan struktur muldivisional. Lebih dari 30 tahun desain struktur matriks populer. Perusahaanperusahaan penerbangan, biro iklan, laboratorium penelitian, perusahaan jasa konstruksi, rumah sakit, badan-badan pemerintahan, universitas, dan perusahaan
12
hiburan, merupakan contoh-contoh dari sekian banyak organisasi yang kini memakai desain struktur matriks (Robbins: 1990: 334). Secara teoretis, struktur matriks sebenarnya melanggar salah satu prinsip klasik yang sejak lama diterapkan dalam administrasi, yaitu kesatuan perintah (unity of command). Seharusnya, seorang bawahan hanya diwajibkan melapor kepada seorang atasan, namun untuk mengambil manfaat dari penggabungan struktur fungsional dan multidivisional, seorang anggota organisasi dalam struktur matriks dimungkinkan memiliki dua atasan sekaligus. Pertama adalah kepala fungsi, dimana seseorang ditempatkan sesuai bidang keahlian. Kedua adalah kepala proyek dimana ia diambil sebagian dalam suatu tim pelaksana.
Struktur matriks ada yang bersifat temporer dan ada pula yang permanen. Struktur matriks temporer berlaku efektif selama suatu proyek berlangsung (misalnya proyek – proyek pada perusahaan iklan, televise, laboratorium, atau konsultan). Ada pula struktur matriks yang bersifat permanen yaitu dualism struktur yang bersifat tetap. Contohnya adalah organisasi universitas, dimana masing – masing fakultas, jurusan atau program studi mngelola berbagai kuliah untuk mahasiswanya.
13
Struktur matriks dibagi atas : 1. Struktur matriks bersifat temporer berlaku efektif jika suatu proyek tertentu masih berlangsung. Contohnya adalah proyek-proyek pada perusahaan televisi, iklan, dll. 2. Struktur matriks bersifat permanen yaitu struktur yang bersifat tetap. Contohnya adalah organisasi universitas, badan-badan pemerintahan, rumah sakit, dll. Kelebihan struktur matriks adalah : Mengalokasikan tenaga spesialisasi secara efisien. Memberikan kebebasan lebih besar kepada anggota organisasi. Menyeimbangkan antara efisiensi dan kecepatan. Ini merupakan manfaat struktur matriks dari segi kinerja organisasi. Sebab struktur fungsional memliki kelebihan dari segi efisiensi sedangkan strukturmultidivisional memiliki kelebihan dari kecepatan merespons lingkungan. Lebih fleksibel dibandingkan struktur multidivisional. Ini lebih bertumpu pada proyek dalam jangka waktu pendek. Dalam struktur multidivisional proyek dalam jangka waktu pendek sulit dilakukan, sebab harus membuat divisi baru dan memakan waktu yang lama dan biaya yang tidak sedikit. Namun jika menggunakan struktur matriks akan lebih fleksibel sebab struktur ini cukup menunjuk kepala proyek dan kepala proyek tinggal mengalokasikan tenaga kerja dan anggaran yang dibutuhkan.
Menghindari atau mengurangi ego fungsional. Dengan struktur ini, kekuasaan fungsi dapat diredam oleh pelaksanaan proyek-proyek.
Kekurangan desain struktur matriks yaitu : Tekanan individu. Seorang tenaga spesialis bisa mengalami tkanan pekerjaan yang sangat berat dalam struktur matriks. Hal ini dapat terjadi ketika seorang tenaga spesialis harus menangani beberapa proyek. Apalagi dengan fokus pekerjaan yang berbeda.
14
Struktur matriks memungkinkan seorang anggota organisasi memiliki dua atasan sekaligus. Yang pertama adalah kepala fungsi dan kedua adalah kepala proyek. Mendorong terjadinya perebutan kekuasaaan (power struggle). Seorang kepala proyek memungkinkan untuk bertengkar dengan kepala fungsi, berkenaan dengan alokasi sumber daya manusia dan keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu proyek. Karena posisinya yang relatif sederajat. Atau konflik dapat terjadi antara kepala-kepala proyek. Salah satu sumber masalahnya adalah perebutan tenaga spesialis. Lebih membingungkan. Hal ini terjadi ketika anggota organisasi yang terbiasa dengan konsep unity of command, yang membingungkannya ketika ia harus melapor kepada dua atasan sekaligus. e. Struktur Campuran. Jenis organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi produk dan fungsional. Masing-masing produk yang diproduksi memiliki fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh produk tersebut. Selain itu, organisasi juga memiliki struktur fungsional yang tetap mengontrol secara terpusat jalannya organisasi. Salah satu yang dominan dari struktur ini adalah keputusan menjadi tidak terdesentralisasi, tetapi juga tidak tersentralisasi. Artinya perlu koordinasi yang tinggi antar fungsi pokok yang dimiliki dan juga struktur yang berada dalam garis koordinasi produk. Karena sifatnya, jenis organisasi dengan struktur ini akan mudah beradaptasi jika terdapat perubahan pada lingkungan secara mendadak. Dua contoh struktur campuran yaitu perusahaan multinasional dan organisasi jaringan (network). Perusahaan Multinasional (MNC). Pada tahap perkembangannya yang sangat lanjut dapat menjadi sebuah organisasi yang sangat kompleks. Tahap tersebut tercapai ketika organisasi telah mengambil desain struktur yang disebut matriks global (global matrix). Proses ini biasanya terjadi manakala MNC meluaskan aktivitasnya keberbagai Negara dalam skala yang tidak dapat ditangani oleh struktur-struktur biasa. Struktur ini disebut campuran karena
15
perusahaan-perusahaan lokal yang tersebar di berbagai benua biasanya tidak persis sama dalam hal desain strukturnya. Struktur jaringan menghasilkan apa yang disebut dengan organisasi virtual. Di sini semua aktivitas organisasi telah habis di-outsourcing. Satu-satunya yang tersisa dalam organisasi adalah sekelompok kecil eksekutif dan sebuah kantor dengan beberapa ratus pegawai. Ukuran organisasi yang normal bagi perusahaan-perusahaan multinasional adalah rata-rata di atas 10 ribu orang, untuk di kantor pusat saja (Robbins, 1990: 132). Jadi, pengurangan jumlah hinga tinggal beberapa ratus orang adalah sesuatu yang sangat luar biasa. Nike (sepatu), Emerson Radio (produk-produk elektronik), Schwinn Bicycle (sepeda) adalah contoh-contoh perusahaan yang mampu menjual produk senilai beberapa ratus juta dollar per tahun, dengan memiliki sangat sedikit fasilitas produksi atau tidak ada samas ekali (Robbins, 1990: 346) . Kelebihan dari organisasi jaringan adalah : Mendorong sharing informasi. Memudahkan pengambilan keputusan. Memacu inovasi. Sangat fleksibel untuk mengikuti perubahan tren atau mode. Dapat
merespons
kebutuhan-kebutuhan
atau
preferensi-preferensi
konsumen yang bersifat lokal. Kelemahan dari struktur jaringan adalah : Tidak bisa diterapkan pada semua jenis industri. Kemungkinan eksploitasi. Masalah identitas organisasi (organizational identity)
16
Perlu pengelolaan khusus terhadap manajer level menengah dan spesialis.
Esensi pekerjaan para eksekutif organisasi virtual terutama adalah melakukan koordinasi dan mengelola hubungan-hubungan eksternal. Semua hubungan tersebut bersifat kontrak atau pesanan, sehingga sebagian besar waktu para pengelola dihabiskan untuk menangani hubungan-hubungan tersebut dan memastikan kesesuaiannya dengan tujuan organisasi. 3.2 Peran Administrasi dalam Perencanaan Struktur Pada umunya persoalan pokok para administrator dalah bagaimana merancang struktur yang tepat untuk mencapai berbagai tujuan dan sasaran organisasi. Yang dijadikan pertimbangan dasarnya dalah kondisi-kondisi khusus atau karakteristik organisasi itu sendiri. Secara umum dalam terdapat lima elemen dasar yang menjadi masalah perancangan struktur organisasi (Mintzberg, 1983: 262). Elemen yang menjadi patokan dalam menganalisis dan menyusun desain struktur organisasi adalah: (1) elemen operasional (operating score); (2) manajer menengah (middle line) sebagai penghubung elemen operasional dan pucuk pimpinan; (3) pucuk pimpinan (srategic apex); (4) para pembuat peraturan (technostructure), yaitu para
17
analisis yang bertugas menyusun entuk-bentuk standardisasi dalam organisasi; dan (5) staf pendukung (support staff). Berdasarkan lima tersebut dapat dibedakan menjadi lima model desain yang dapat dipilih oleh pengelola oraganisasi, yaitu : 1. Struktur sederhana. 2. Struktur birokrasi mesin (Lebih kurang sejalan dengan sifat-sifat struktur fungsional). 3. Struktur birokrasi profesional (Dicirikan oleh elemen pelaksana yang terdiri dari tenaga-tenaga profesional atau terdidik). 4. Struktur divisional (karakteristik serupa dengan multidivisional). 5. Struktur inovasi (adhocracy, mencakup desain struktur matrix dan organisasi jaringan). Secara umum, struktur sederhana dalam model Mintzberg sama dengan struktur sederhana yangtelah kita bicarakan. Struktur divisional memiliki karakteristik yang serupa dengan struktur multidivisional, sementara strktur birokrasi mesin kurang lebih sama dengan sifat-sifat struktur fumgsional. Struktur inovasi mencakup desain struktur matriks dan oerganisasi jaringan. Yang agak ebrbeda adalah strktur birokrasi profesional. Struktur ini dicirikan oleh elemen pelaksana (operting core) yang terdiri dari tenaga-tenaga profesional atau terdidik. Karakteristik Desain Struktur Mintzberg ELEMEN
DESAIN STRUKTUR Sederhana
Bertanggung Operating
jawab langsung
Core
pada pengelola
B. Mesin
B.Profesional
Divisonal
Pelaksana,
Menjalankan operasi berdasarkan aturan &
Inovasi
Pelaksana adalah kunci
Bertanggung jawab kepada
manajer dan staff banyak dan batas
kepala divisi
ketiganya
prosedur
Middle line
Tidak ada
Manajer adalah
blur Sedikit
Kepala divisi adalah kunci
18
pengawas Support staff
Tidak ada
Techno structure Strategic Apex
pendukung
Pendukung
pendukung
Pembuat Tidak ada
peraturan
Sangat Sedikit
sedikit
sedikit atau
adalah kunci Satu orang
Beberapa
tidak ada Beberapa
Beberapa
Beberapa
Cara merancang struktur melalui model Mintzberg mungkin tidak terlalu fleksibel dibandingkan berbagai jenis desain yang telah dijelaskan. Sebab, disini patokannya adalah pada unsur-unsur pembangunan desain struktur suatu organisasi, bukan struktur itu sendiri. Menurut pendapat Simon (1957:8), tugas administrasi meliputi : (1) penetapan fungsi setiap anggota, yaitu ruang lingkup general dan sifat penugasannya; (2) pengalokasian wewenang, yaitu menetapkan siapa yang diberi wewenang untuk menerjemahkan keputusan tersebut secara lebih rinci; dan (3) penetapan batas-batas tindakan yang boleh dilakukan oleh seorang anggota agar terjadi koordinasi satu sama lain dalam organisasi. jadi, sebelum merancang suatu struktur, seorang administrator perlu merumuskan tiga aspek tersebut. Selanjutnya dengan menimbang kelebihan dankekurangan pada masing-masing desain yang ditawarkan oleh ahli-ahli organisasi, administrator dapat merancang struktur yang sesuai untuk organisasinya. Dalam era informasi saat ini, tampaknya perancangan struktur lebih mendekati pada seni (art) dari pada teknis atau ilmu pasti (science). Artinya, pertimbangan yang luwes dan kreatif barangkali lebih dibutuhkan dari pada sekedar mempertahankan kaidah-kaidah baku dalam perencanaan struktur organisasi. Sebelum merancang suatu struktur, seorang administrator perlu merumuskan : 1.
Penetapan fungsi setiap anggota, yaitu ruang lingkup general dan sifat penugasannya.
19
2.
Pengalokasian wewenang, yaitu menetapkan siapa yang di beri wewenang untuk menerjemahkan keputusan tersebut secara lebih rinci.
3.
Penetapan batas-batas tindakan yang boleh dilakukan oleh seorang anggota agar terjadi saling koordinasi di dalam organisasi. Peran administrator adalah menemukan “kombinasi” rancangan struktur yang
paling sesuai berdasarkan pertimbangan-pertimbangan khusus mengenai tugastugas yang harus di jalankan organisasi itu sendiri. 3.3 Faktor Penyebab Perbedaan Struktur Organisasi Banyak faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Ernie (2006), menyatakan ada 4 (empat) faktor yang mempengaruhi struktur organisasi antara lain: - Strategi Organisasi, dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi. Maka, jika terjadi perubahan pada strategi organisasi akan berdampak pula pada perubahan struktur organisasi. - Skala Organisasi, Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar hingga jumlah tenaga kerja. Organisasi yang berskala besar artinya organisasi tersebut barangkali memiliki berbagai cabang diberbagai daerah dikarenakan pangsa pasarnya yang luas, dengan demikian memiliki tenaga kerja yang juga tidak sedikit. Tapi walaupun tanpa cabang, organisasi dapat dikatakan berskala besar jika tenaga kerja yang ada berjumlah ribuan seperti pabrik-pabrik garmen penghasil produkproduk konveksi. Organisasi yang berskala besar karena ruang lingkup aktivitasnya yang luas maka memerlukan pendelegasian wewenang dan pekerjaan sehingga dalam mendesain struktur organisasinya pun perlu mempertimbangkan berbagai faktor yang terkait dengan aktifitas yang luas tersebut. Sedangkan organisasi berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit karena pangsa pasar yang mungkin masih sedikit, jumlah penjualan atau produksi yang juga sedikit. Organisasi yang berskala kecil
20
biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih sederhana dan tidak terlalu banyak terjadi pendelegasian wewenang dan pekerjaan. -
Teknologi, terkait dengan cara bagaimana suatu pekerjaan dilakukan. Selain itu juga, faktor teknologi terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.
- Lingkungan, menuntut organisasi juga untuk menyesuaikan diri secara dinamis. Proses penyesuaian yang dilakukan oleh organisasi juga termasuk dalam penentuan struktur organisasinya. Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah. Sebaliknya, lingkungan yang cenderung statis tidak akan terlalu banyak mengubah struktur organisasi. 3.4 Studi Kasus pada Struktur Organisasi Pemerintah Kabupaten Batu
Organisasi ini merupakan organisasi lini staf fungsional karena strukturnya berbentuk lini dengan pertimbangan staf dan terbagi berdasarkan fungsi fungsi
21
tertentu, namun staf ini tidak memiliki wewenang memerintah. Struktur organisasi pemerintah kota Batu merupakan struktur organisasi multidivisonal karena terdiri atas divisi-divisi operasi. Dalam kasus ini divisi-divisi operasi adalah BUMD, Lembaga keuangan, BAPPEDA, Lembaga Teknis, dan Dinas. Divisi-divisi ini beroperasi sesuai dengan pendelegasian tanggung jawab operasional dari pimpinan. Sehingga
masing-masing
divisi
ini
bebas
untuk
melakukan
kegiatan
operasionalnya, tentunya dengan pertanggungjawaban kepada pimpinan yakni pemerintah daerah (walikota). Elemen struktur organisasi: 1. Dalam spesialisasi pekerjaan sruktur organisasi pemerintah kabupaten batu ini mempunyai lini yang bermacam-macam tugasnya, seperti dalam lini dinas mempunyai bagian dinas pendidikan yang mempunyai tugas dalam pendidikan penduduk kab batu, dan dinas kesahatan yang mempunyai tugas mengurusi kesehatan penduduk kab batu 2. Dalam departementalisasinya, sturuktur ini mempunyai dasarnya yaitu prosesproses pemberian wewenang atau tugas kepada divisi maupun sub divisi. 3. Dalam rantai komando, walikota yang memegang rantai komando tersebut dan akan menjelaskan kepada lini-lini tersebut, mereka akan bertanggung jawab terhadap siapa. 4. dalam rantai kendali, manajer (divisi) memberikan tugas kepada bawahan (sub divisi) 5. Dalam sentralisasi, walikota yang menjadi pusat dan walikota yang memberi keputusan, dan desentralisasi, sekterariat daerah memberi wewenang atau tugas dalam mengurusi daerah kepada kecamatan, kelurahan. 6. dalam formulasi, struktur ini sudah baku pekerjaan-pekerjaannya. Fungsi Struktur organisasi: 1. Dalam Kejelasan Tanggung Jawab,
Setiap anggota organisasi sudah
bertanggung jawab kepada pimpinan atau atasan yang memberikan kewenangan, karena pelaksanaan kewenangan itu yang harus dipertanggungjawabkan.
22
2. Dalam Kejelasan Kedudukan. struktur organsisasi ini telah memiliki koordinasi yang saling berkaitan dalam penyelesaian suatu fungsi yang dipercayakan kepada seseorang. 3. Kejelasan Uraian Tugas. Kejelasan uraian tugas dalam struktur organisasi sangat membantu wali kota untuk melakukan pengawasan dan pengendalian, dan bagi bawahan akan dapat berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu pekerjaan karena uraiannya yang jelas. 4. Kejelasan Jalur Hubungan, struktur organisasi ini telah memiliki kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur sehingga jalur penyelesaian pekerjaan akan semakin efektif dan dapat saling menguntungkan. Kelebihan dari struktur multidivisional yang diterapkan pada pemerintah kota batu adalah walikota dapat lebih berkonsentrasi pada aspek-aspek strategis; masalah-masalah operasional menjadi tanggung jawab kepala divisi; efektivitas organisasi dapat dipantau secara lebih objektif, sebab apabila mengalami kemerosotan kinerjanya, maka organisasi dapat mendeteksi sumber masalah; penurunan kinerja suatu divisi tidak berdampak pada divisi lain; walikota lebih bebas dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas; semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara. Kelemahan struktur multidivisional yang diterapkan pada pemerintah kota batu adalah walikota konflik antar-divisi karena antar divisi memiliki kepentingan dan terkadang ada tumpang tindih kepentingan divisi. Beban koordinasi antar divisi lebih besar dan kontrol yang lebih sering dari walikota untuk penanganan dini atas masalah. Struktur organisasi yang diterapkan pemerintah kota Batu ini kurang fleksibel karena maslah sumber daya manusia. Karena strukturnya yang menghendaki spesialisasi pada tiap divisi, maka akan sulit melakukan pemindahan personel antar divisi.
23
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Semua organisasi memerlukan beberapa struktur keorganisasian untuk dilaksanakan dan mengelola strategi-strategi mereka. Perusahaan-perusahaan seringkali memilih alternatif struktur yang dapat dikembangkan dalam luas lingkup/luas dan kompleksitasnya. Secara khusus terdapat tiga tipe struktur dasar, yaitu: (1) struktur sederhana, (2) struktur fungsional, (3) struktur multidivision, (4) struktur matrix, (5) struktur campuran. Dalam perencanaan organisasi terdapat model struktur yang beraneka ragam yang memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, suatu organisasi memiliki struktur masing-masing yang disesuaikan dengan tujuan organisasi tersebut. Dalam perencanaan organisasi juga diperlukan peran administrasi, yaitu dari ruang lingkup general, wewenang untuk menerjemahkan keputusan tersebut secara lebih rinci sampai dengan batas-batas tindakan dalam organisasi. Selain itu struktur organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor, sehingga menyebabkan perbedaan antara struktur organisasi satu dengan struktur organisasi yang lain. 4.2 Saran Dalam
menyusun sebuah struktur organisasi, harus mempertimbangkan
kebutuhan, tugas, fungsi, dan lingkungan dari organisasi tersebut. Sehingga organisasi bisa berjalan dengan efektif dan efisein dalam mencapai tujuan suatu organisasi tersebut.
24
DAFTAR PUSTAKA Artikel Non-personal. 2012. Struktur Organisasi (Online) (http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi). Diakses pada tanggal 15 November 2014 Pukul 09:20 Artikel Non-personal. 2012. Perusahaan Multinasional (Online) (http://id.wikipedia.org/wiki/Perusahaan_multinasional). Diakses pada tanggal 15 November 2014 Pukul 09:17 Artikel Non-personal. 2012. Pengertian Multinational Corporation MNC Perusahaan (Online) (http://id.shvoong.com/social-sciences/anthropology/2099367pengertian-multinational-corporation-mnc-perusahaan/#ixzz26AlLq7iz). Diakses padatanggal 15 November 2014 Pukul 09:33 Dillah, muhamad rayhan. 2013. Tipe struktur organisasi (Online) (http://bangbiw.com/tipe-struktur-organisasi/). Diakses pada tanggal 15 Nopember 2014. Henry. 2010. Teori struktur organisasi. (Online) (http://teorionline.wordpress.com/2010/02/07teori-struktur-organisasi/). Diakses pada tanggal 15 nopember 2014 Pukul 10:05. Kusdi. 2011. Teori Organisasi dan Administrasi. Jakarta: Salemba Humanika. Pramudito,ariono wahyudi.2013.Bentuk-bentuk Struktur Organisasi. (Online) (http://arionowahyudipramudito.blogspot.com/2013/11/21/bentuk-bentukstruktur-organisasi/). Diakses pada tanggal 15 Nopember 2014 Pukul 09:45.
25
