STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

STANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Dr. Basuki Supartono MARS*

PENDAHULUAN Organisasi adalah wadah untuk mencapai tujuan, seperti halnya wadah, setiap organisasi pasti mengandung banyak komponen seperti sumber daya manusia, uang, logistik, material, metode dan marketing. Seluruh komponen tersebut harus dihimpun, diaktifkan, diberdayakan, dikelola, dan dikendalikan agar dapat bergerak mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi. Setiap organisasi, apakah organisasi pemerintah atau organisasi non pemerintah, apakah organisasi pelaksana admistrasi, unit pelaksana teknis (rumah sakit) ataupun unit lainnya pasti mempunyai tujuan. 1-4 . Setiap organisasi mempunyai tujuannya masing-masing sesuai dengan azas, tugas, fungsi, struktur dan karakteristiknya, namun ada salah satu tujuannya yang mulia yaitu ingin memberikan manfaat sebanyak-banyaknya bagi masyarakat, bangsa dan negara. Manfaat tersebut disalurkan melalui berbagai kegiatan pelayanan publik seperti layanan administratif, barang, atau jasa. Pelayanan tersebut harus dilakukan dengan baik yaitu aman, nyaman dan berkualitas sesuai dengan amanat dan ketentuan undang-undang. 5,6 Pelayanan publik yang baik hanya dapat tercapai bila organisasi mempunyai standar pelayanan dan melaksanakan pelayanan 10

Media Informasi RSON

Edisi keenam Tahun III

tersebut sesuai dengan standar yang dibuat. Standar pelayanan adalah tolok ukur atau pedoman penyelenggaraan pelayanan dan sebagai acuan penilaian kualitas layanan serta merupakan kewajiban dan janji penyelenggara layanan kepada masyarakat. Tanpa adanya standar pelayanan, tidak akan ada pelayanan publik yang aman, nyaman, cepat, mudah, terjangkau, terukur dan berkualitas.7 Tanpa ada pelayanan yang baik maka tujuan organisasi memberikan manfaat kepada masyarakat sudah pasti tidak akan terwujud. Undang-Undang Pelayanan Publik Nomor 25 tahun 2009, mengamanatkan kita semua para penyelenggara layanan untuk menyusun, dan menetapkan standar pelayanan serta mempublikasikannya agar diketahui oleh publik. Kewajiban organisasi juga untuk melaksanakan pelayanan sesuai dengan standar pelayanan yang telah dibuat oleh karenanya penyelenggara pelayanan perlu menempatkan tenaga pelaksana yang kompeten (telah dilatih melaksanakan kegiatan sesuai standar kegiatan), dan menyediakan sarana agar pelayanan tersebut berjalan dan menghasilkan tujuan yang diharapkan 8,9 Sehubungan hal tersebut di atas maka kita semua sebagai pemimpin atau unsur pelaksana

1

STANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Artikel Utama

12. Meningkatkan kualitas tatakelola organisasi 13. Akreditasi organisasi 14. Membangun penghargaan dan kepercayan masyarakat

harus membuat standar pelayanan. Standar tersebut akan memberikan kepastian hukum bagi penyelenggara dan menjamin tata kelola organisasi yang baik, bebas korupsi, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Pelaksanaan layanan publik ini di awasi masyarakat dan negara, masyarakat yang tidak puas terhadap layanan suatu organisasi dapat mengadu ke negara melalui lembaga ombusman.10,11,12 Pelanggaran terhadap ketentuan ini dikenakan sanksi, atau denda.13-16 Pembuatan standar pelayanan tersebut dimulai dengan melakukan kegiatan pembuatan standar operating procedure (SOP) atau standar pelaksanaan kegiatan pelayanan di masing-masing unit organisasi.

URGENSI SOP SOP sangat penting untuk menjamin konsistensi, efisiensi, profisiensi, kontuinitas, dan tranparansi layanan publik. Penjelasannya adalah di bawah ini. 1. KONSISTENSI Pelaksanaan kegiatan layanan publik dipengaruhi beberapa hal seperti pelaksana, waktu, tempat, sarana dan lainnya. Pelaksana kegiatan layanan tidak selalu tetap, mungkin berganti sesuai dengan ketersedian sdm, terutama pada organisasi yang menerapkan sistem shift seperti rumah sakit. Dapat di bayangkan bila kegiatan dijalankan tanpa SOP, setiap sdm akan melakukan kegiatan sesuai dengan pemahaman dan kepentingannya sehingga hasilnya tidak maksimal dan mungkin akan berakhir dengan kegagalan. SOP akan mecegah terjadinya perbedaan penafsiran (opini) pelaksana, perbedaan pelaksanaan kegiatan dan perbedaan hasil atau produk layanan. SOP menjamin keajegan atau keseragaman pelaksanaan dan hasil (produk) kegiatan. SOP menjamin pelaksanaan dan hasil layanan sesuai dengan prosedur dan tujuan yang telah ditetapkan. Sop juga menekan potensi deviasi (penyimpangan) prosedur dan kualitas layanan. Kesimpulannya SOP menjamin konsistensi, siapapun yang mengerjakan, jam berapapun dikerjakan proses dan hasilnya akan sama baiknya.

MANFAAT SOP Standard Operating Procedure (SOP) atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan Standar Prosedur Operasional (SPO) sangat bermanfaat bagi para pelaksana layanan dan penerima layanan. Beberapa manfaat tersebut di antaranya adalah: 1. Dasar hukum (Legalitas) pelaksanaan kegiatan 2. Petunjuk pelaksanaan kegiatan. 3. Memastikan kualitas layanan 4. Melindungi pelaksana dan penerima layanan 5. Memberikan rasa aman, nyaman bagi penerima layanan. 6. Meningkatkan kompetensi dan kapabilitas sdm 7. Mendukung program pendidikan dan latihan sdm 8. Penilaian (alat ukur keberhasilan) kinerja 9. Rekonstruksi kasus 10. Menghindari deviasi (penyimpangan) prosedur 11. Meningkatkan daya saing

2



11

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) 2. EFISIENSI. Pelaksanaan kegiatan layanan ibarat suatu perjalanan menuju suatu destinasi. Untuk mencegah perjalanan kita tidak tersesat, dan efisien maka perlu bantuan peta perjalanan. Peta tersebut akan menggambarkan lintasan, jarak dan waktu tempuh. Misalnya perjalanan mudik lewat jalur pantura dari Jakarta menuju Surabaya, akan melalui beberapa kota seperti Cirebon, Pemalang, Pekalongan, Semarang, Pati, Rembang, Tuban, Lamongan dan Surabaya. Peta tersebut menggambarkan dengan jelas kota-kota yang akan dilalui, dan memandu kita agar tidak tersesat. Peta tersebut memungkinkan perjalanan yang efisien, hemat waktu, biaya dan tenaga. Sangatlah tidak efisien bepergian tanpa arah, tanpa peta perjalanan. Sop ibaratnya peta jalan kegiatan yang menggambarkan seluruh urutan rangkaian tahapan (proses), langkah demi langkah, dari awal hingga akhir, sampai menghasilkan suatu layanan. Kesimpulannya SOP menjamin efisiensi layanan organisasi.

4. KONTINUITAS Staf organisasi suatu saat mungkin tidak berada dalam posisi tugasnya karena cuti, sakit, ijin, bolos, pindah tugas, berhalangan menetap, pensiun, atau berhenti dan lain sebagainya. Bila staf tersebut tidak ada maka pekerjaannya akan digantikan staf lain, dan staf tersebut membutuhkan SOP agar dapat bekerja sesuai standar pelayanan. Tanpa adanya SOP dapat dibayangkan bagaimana staf tersebut melakukan pekerjaannya. Hal ini dapat membahayakan keselamatan penerima layanan, dan potensi terjadinya malpraktik. Oleh karenanya adanya SOP adalah mutlak untuk menjamin kontuinitas pekerjaan dan hasil pekerjaan. SOP akan menghasilkan standar pelayanan. Standar pelayanan akan menghasilkan budaya kerja berbasis sistem yaitu pelayanan berjalan sistemik tidak tergantung pada seseorang tertentu, walapun pelaksanan layanan berhenti atau berhalangan kerja namun layanan publik tetap dapat berlangsung, show must go on. Kesimpulannya SOP menjamin kontuinitas layanan.

3. PROFISIENSI Sumber daya manusia suatu organisasi terutama rumah sakit biasanya sangat bervariasi dalam hal jenis profesi, tingkat pendidikan, tingkat kemahiran, sikap, disiplin, motivasi, kejujuran dan etik bekerja. Keragaman ini perlu dikelola dengan baik melalui kegiatan pelatihan agar para staf memiliki visi, misi, persepsi, nilai, dan cara kerja yang sama (standar). Hal ini dapat dicapai dengan beberapa pelatihan diantaranya adalah pelatihan SOP yang menggunakan dokumen SOP sebagai materi pelatihan. Tanpa adanya dokumen tersebut maka organisasi sulit melakukan pelatihan untuk mencapai standar pelayanan. 12



5. TRANSPARANSI Layanan publik merupakan proses rangkaian kegiatan yang terikat dalam dimensi waktu dan biaya. Penerima layanan mempunyai hak mengetahui kegiatan atau tindakan apa saja yang akan di alami, lama waktunya, apa yang akan dirasakan, apa manfaat dan risikonya, biaya yang harus dibayar, dan lain sebagainya. SOP dapat memberikan informasi yang jelas kepada penerima layanan. Harapan tidak selamanya sesuai dengan kenyataan. Tidak ada gading yang tidak retak. Suatu saat mungkin terjadi hasil layanan memuaskan, dan muncul keluhan pelanggan karena ketidaknyamanan proses, waktu dan biaya

3


tersebut diantaranya adalah Standar Pelayanan Pemeriksaan Kesehatan Atlet Nasional, Standar Pelayanan Kebugaran Atlet, Standar Pelayanan Tim Medis pada Kompetisi Olahraga dan Kegiatan Olahraga, Standar Pelayanan Penelitian, Pengembangan dan Penapisan Teknologi Olehraga (DOPING), Standar Pelayanan Sport Science, Standar Pelayanan Medik, Standar Pelayanan Keperawatan, Standar Pelayanan Penunjang Non Medik, Standar Pelayanan Instalasi, Standar Pelayanan Administrasi dan Kepegawaian, Standar Pelayanan Sistem Informasi di RSON, Standar Pelayanan Keuangan, Standar Pelayanan Barang Milik Negara, Standar Pelayanan Humas dan Kerja Sama antar Lembaga Standar Pelayanan Diklat dan Pengembangan SDM (Tabel 1).

layanan. Organisasi harus meresponnya dengan melakukan audit atau rekonstruksi kasus, yaitu dengan membandingkan pelaksanaan layanan dengan SOP, dan menilai kemungkinan penyimpangan SOP. Kegiatan ini dilakukan untuk evaluasi, koreksi, penyempurnaan, dan perbaikan kualitas layanan. Tanpa adanya SOP tidak mungkin kegiatan tersebutb dilakukan. Kesimpulannya SOP menjamin transparansi layanan. PEMBUATAN SOP Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) merupakan dasar dari penyusunan buku standar pelayanan. Sebagai contoh, Rumah Sakit Olahraga Nasional (RSON), Kemenpora mempunyai buku standar pelayananan bagian atau instalasi tertentu. Beberapa buku

4



13

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Tabel 1. Daftar Buku Standar Pelayanan di Rumah Sakit Olahraga Nasional No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25 26 27 28

Judul Buku Standar Pelayanan Sport Science Standar Pelayanan Pemeriksaan Kesehatan Atlet dan Non Atlet Standar Pelayanan Kebugaran Atlet Standar Pelayanan Tim Medis RSON pada Kompetisi dan Kegiatan Olahraga Standar Pelayanan Penelitian, Pengembangan dan Penapisan Teknologi Olahraga (Doping) Standar Pelayanan Medik Standar Pelayanan Keperawatan Standar Pelayanan Penunjang Non Medik Standar Pelayanan Instalasi Gawat Darurat Standar Pelayanan Instalasi Rawat Jalan Standar Pelayanan Instalasi Rawat Inap Standar Pelayanan Instalasi Kamar Operasi Standar Pelayanan Intensive Care Unit (ICU) Standar Pelayanan Instalasi Central Sterile Supply Department (CSSD) Standar Pelayanan Instalasi Laboratorium Standar Pelayanan Instalasi Radiologi Standar Pelayanan Instalasi Farmasi Standar Pelayanan Rehabilitasi Medik Standar Pelayanan Gizi dan Produksi Makanan Standar Pelayanan Pemeliharaan Sarana dan Kesehatan Lingkungan Standar Pelayanan Unit Kamar Bersalin Buku Standar Pelayanan Instalasi Bimroh dan Pemulasaraan Jenazah Standar Pelayanan Administrasi dan Kepegawaian Standar Pelayanan Sistem Informasi Standar Pelayanan Keuangan Standar Pelayanan Barang Milik Negara Standar Pelayanan Kerja Sama dengan Lembaga Lain Standar Pelayanan Diklat dan Pengembangan SDM produk yang dihasilkan. Layanan yang bertarif harus memiliki SOP karena setiap penarikan uang dari publik (pembayaran) untuk suatu layanan maka harus dijamin bahwa layanan tersebut aman dan nyaman serta berkualitas. Demikian pula hal yang sama harus dilakukan pada setiap alat yang digunakan dalam layanan, setiap alat tersebut harus mempunyai SOP dasar yaitu SOP kalibrasi,SOP pemeliharaan, SOP penanganan masalah (troubleshooting),

Tabel tersebut di atas menggambarkan banyaknya buku standar pelayanan yang harus dibuat, semakin banyak buku tersebut maka semakin banyak pula SOP harus dibuat, semakin banyak kegiatan layanan yang dilakukan maka semakin banyak SOP yang harus dibuat namun demikian jangan sampai terlewatkan pembuatan SOP untuk setiap layanan yang bertarif (memungut biaya), untuk setiap alat layanan yang digunakan, dan untuk setiap

14



5


satu-persatu yaitu tahapan penulisan, pengkajian, uji coba, persetujuan, penetapan, pengdokumentasian, publikasi, sosialisasi, pelatihan dan revisi. (Gb. 1).

dan SOP prosedur penggunaan alat tersebut. Pembuatan SOP merupakan suatu siklus (daur) kegiatan yang tidak terputus, terus menerus, bersinambungan namun untuk kepentingan penjelasan maka akan diuraikan

Gb. 1: Siklus Pembuatan SOP tersebut menjadi daftar kegiatan, daftar tersebut akan menjadi daftar isi dari buku standar pelayanan. Daftar ini dapat menjadi acuan mengenai jumlah, judul dan siapa yang menulis SOP. Selanjutnya mulailah menulis SOP, berdasarkan daftar tersebut. Penulisan SOP dapat dilakukan sendiri atau berkelompok dengan beberapa staf. Sebaiknya ada pembagian tugas yang jelas diantara staf untuk menulis naskah SOP (usulan) dalam suatu unit organisasi. Setiap organisasi bersifat unik sesuai dengan kondisi kelembagaan, dan sumberdayanya. Oleh karenanya tulislah SOP yang spesifik sesuai dengan karakteristik organisasi tempat SOP tersebut dilaksanakan, namun tetap mengikuti satu format tertentu.

1. PENULISAN SOP Banyak diantara kita yang tidak terbiasa menulis SOP, sehingga terkadang muncul rasa enggan atau takut salah, perasaan seperti ini harus dibuang jauhjauh. Jangan takut, karena sesungguhnya menulis SOP tidaklah sulit, bahkan menyenangkan asalkan kita memahami teknik penulisannya. Tulisan ini mencoba menjelaskan teknik penulisan SOP agar para pembaca merasa mudah dan senang menulis SOP. Jadikan ini sebagai bagian dari budaya kerja organisasi. Mulailah dengan mendata kegiatan apa saja yang harus dilakukan untuk memenuhi standar pelayanan organisasi (unit organisasi). Selanjutnya buat data

6



15

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) lingkup unit penyusun SOP, kemudian rapat kedua dalam lingkungan lebih luas dengan mengundang para penilai di luar unit penyusun SOP (misalnya direktorat) dan ketiga dalam lingkungan lebih tinggi dengan para penilai dalam lingkungan organisasi (rumah sakit). Rapat bertingkat seperti itu bertujuan untuk menghasilkan SOP yang berkualitas namun hal tersebut tidaklah mutlak bila tidak memungkinkan maka lakukan penilaian sesuai kemampuan organisasi. Penilaian kelayakan SOP berpusat pada tiga hal penting yaitu format, bahasa, dan isi (Tabel 2). Format, apakah SOP sudah sesuai dengan format yang telah disepakati. Bahasa, apakah bahasa SOP sudah sesuai dengan pedoman umum ejaan bahasa Indonesia.17 Isi, apakah SOP sudah sesuai atau dapat menjawab beberapa hal di bawah ini yaitu a) regulasi pemerintah, b) norma dan keyakinan penerima layanan c) ilmu pengetahuan, c) kesesuian dengan SOP lain, d) apakah prosedur telah mencakup seluruh proses kegiatan (tidak ada satu kegiatanpun yang terlewat), e) apakah SOP ini efektif, menghasilkan hasil sesuai dengan tujuan penulisan f) apakah SOP ini reliable, menghasilkan hasil yang sama bila dikerjakan oleh orang lain, g)) apakah SOP feasible, dapat diterapkan di tempat SOP dibuat dan ditetapkan, h) apakah SOP ini efisien, menggunakan sumber daya yang minimal dengan hasil yang berkualitas ?

Banyak pilihan format namun tidak usah bingung, pilihlah satu format yang mudah, ringkas namun berkualitas. Setelah memilih dan menyepakati satu format maka tulislah SOP sesuai dengan format tersebut. Dalam tulisan ini penulis menggunakan format penulisan SOP dari ICH WHO, namun ejaan penulisannya mengikuti pedoman umum ejaan bahasa Indonesia.17 Hasil penulisan pada tahap ini disebut draf SOP dan harus dilanjutkan ke tahap berikutnya yaitu tahap review. 2. REVIEW SOP Penulis tentunya telah menulis SOP dengan seksama namun demikian masih tetap harus dilakukan review. Review adalah melihat kembali (penilaian), kegiatan ini penting sekali untuk melihat sisi lain yang tidak terlihat penulis, mungkin masih ada hal yang perlu disempurnakan. Selain itu kegiatan ini sekaligus menilai kelayakan draf SOP menjadi SOP. Penilaian tersebut dilakukan oleh reviewer (penilai). Penilai adalah seseorang atau beberapa orang yang ditugaskan untuk menilai kelayakan SOP. Penilai ini dapat berasal dari sesama rekan satu unit, organisasi atau mungkin narasumber dari luar organisasi. Penilaian dapat dilakukan dalam forum rapat dengan mengundang penyusun SOP dan para penilai. Rapat dapat dilakukan dalam tiga tingkatan yaitu rapat pertama dengan mengundang para penilai dalam ruang

16



7


Kementerian Pemuda dan Olahraga Rumah Sakit Olahraga Nasional (RSON) Tabel 2: Daftar Tilik Kelayakan Sop No Variabel Kesesuaian Format 1 Kesesuian Bahasa 2 3 Kelayakan SOP: a. Isi: 1. Sejalan dengan regulasi pemerintah 2. Tidak Bertentangan dengan Agama, Norma dan Keyakinan Penerima Layanan 3. Berlandaskan ilmu pengetahuan 4. Selaras dengan SOP lain 5. Komprehensif 6. reliable 7. feasible 8. efisien 9. Efektif (mencapai tujuan dengan singkat)

Ya

Tidak

b. Penulisan: 1. Penulisan ringkas dan sederhana 2. Penggunaan bahasa efektif dan efisien 3. Penggunaan bahasa sesuai bahasa pelaksana 4. Kalimat efektif dan efisien 5. Memulai kalimat dengan kata kerja aktif 6. Informasi Lengkap 7. Informasi Objektif 8. Informasi Koheren 9. Lampiran Lengkap dan sesuai Kebutuhan 10. Tingkat Rincian Penjelasan informasi sesuai kapasitas pelaksana 11. Tidak ada pilihan langkah prosedur yang membingungkan: Menyebutkan alasan kapan menggunakan langkah 1 dan kapan langkah 2 selanjutnya draf SOP tersebut uji coba. 3. UJI COBA SOP Kegiatan uji coba bertujuan memastikan bahwa SOP yang dibuat dapat dilaksanakan secara aman, nyaman dan menghasilkan layanan atau produk yang berkualitas. Kegiatan ini penting dilakukan karena apapun kegiatan layanan suatu organisasi pasti bersentuhan dengan publik sehingga harus dijamin tidak boleh ada

Dalam forum rapat review, penulis memaparkan draf SOP, para penilai memperhatikan, mengoreksi, memperbaiki dan menyempurnakan langkah demi langkah prosedur yang dibacakan. Selanjutnya penilai mengisi borang penilaian, membahas hasil penilaian dan menyempurnakan draf SOP sampai betulbetul sempurna, dan layak menjadi SOP. (Lampiran 1). Setelah selesai dinilai maka

8



17

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Uji coba draft SOP harus dapat menjawab beberapa pertanyaan penting diantaranya adalah a) Apakah kapasitas, dan sumberdaya organisasi memungkinkan pelaksanaan layanan seperti yang ditulis dalam SOP ? b) Apakah layanan yang termaktub dalam SOP tersebut dapat dilaksanakan dengan aman dan nyaman ? c) Apakah staf organisasi dapat melaksanakannya dengan mudah? d) Apakah hasil (produk) pelaksanaaan layanan tersebut berkualitas? Bila uji coba ini dapat menjawab seluruh pertanyaan tersebut maka SOP tersebut dapat disetujui dan dilaksanakan (Tabel 2, Lampiran 2).

satupun kegiatan layanan yang dapat membahayakan keselamatan dan kesehatan penerima layanan. Tidak boleh ada satupun kegiatan layanan yang menimbulkan rasa tidak nyaman apalagi menyakitkan penerima layanan. Tidak boleh ada satupun kegiatan layanan yang hasilnya tidak berkualitas. Pimpinan dan seluruh staf organisasi, dan unit layanan harus menjamin dan berkomitmen melaksanakan janji ini kepada publik. Oleh karenanya walaupun draf SOP sudah dinilai, dan disempurnakan namun tidak dapat langsung disetujui untuk ditetapkan dan dilaksanakan akan tetapi harus dilakukan ujicoba terlebih dahulu.

Kementerian Pemuda dan Olahraga Rumah Sakit Olahraga Nasional (RSON) Tabel 3: Daftar Tilik Uji Coba Sop No Variabel 1 Legalitas layanan 2 Sumberdaya Organisasi memungkinkan pelaksanaan SOP ? 3 Prosedur Layanan dapat dilaksanakan dengan aman dan nyaman ? 1. Untuk Pelaksana Layanan 2. Untuk Penerima Layanan 3. Untuk Petugas Lain 4 Pelaksana dapat melaksanakan SOP dengan mudah? 5 6 7

Hasil (produk) layanan berkualitas Hasil (produk) layanan berkualitas sesuai dengan tujuan SOP Lain-Lain Kesimpulan: a) Dapat Ditetapkan b) Perbaikan Kegiatan uji coba SOP secara mirip dengan kegiatan layanan sesungguhnya namun berbeda dalam hal subjek. Subjek layanan bersifat terbatas yaitu sukarelawan (volueenter); selain itu kegiatan ini belum diperuntukkan untuk layanan publik. Kegiatan ini harus direncanakan dan dipersiapkan dengan sebaik-baiknya. Tentukan waktu, dan tempat pelaksanan-

18

Keterangan



nya. Tempat pelaksanaan sebaiknya di ruangan sesungguhnya pelayanan akan dilaksanakan. Siapkan segala sesuatu yang dibutuhkan dengan sebaik mungkin. Sediakan dokumen draf SOP yang telah direview. Tentukan staf pelaksana dan berikan staf tersebut draf SOP agar dibaca dipelajari sampai staf pelaksana tersebut benar-benar paham. Tentukan subjek uji

9


coba (sukarelawan). Subjek tersebut harus diberitahu bahwa yang bersangkutan akan mengikuti kegiatan uji coba SOP. Berikan penjelasan mengenai kegiatan tersebut, manfaat dan risikonya sehingga yang bersangkutan memahami dan setuju mengikuti kegiatan dengan sukarela tanpa paksaan. Selanjutnya subjek tersebut diminta menandatangai surat persetujuan tindakan uji coba SOP (surat persetujuan setelah penjelasan). Siapkan alat, bahan dan lain-lain yang dibutuhkan jangan sampai ada yang terlewat. Setelah semua siap maka kegiatan uji coba dapat dimulai. Kegiatan uji coba harus dilakukan dalam pengawasan pakar atau nara sumber. Pastikan kegiatan uji coba berjalan sesuai rencana, aman, nyaman dan berkualitas. Catat hasil kegiatan dalam dokumen berita acara uji coba draf SOP. Bila kegiatan ini berhasil dilaksanakan dengan aman dan nyaman serta memberikan hasil yang berkualitas maka draf SOP dapat disetujui menjadi SOP. 4. PERSETUJUAN (OTORISASI) Draf SOP yang sudah dinilai dan uji coba maka dilakukan otorisasi. Otorisasi adalah persetujuan draf SOP menjadi SOP sebagai standar pelayanan. Otorisasi dilakukan oleh pejabat yang mempunyai kewenangan dan tanggung jawab dalam pelayanan publik di suatu organisasi misalnya pimpinan atau direktur rumah sakit. Prosedurnya adalah sebagai berikut. Naskah draf SOP di periksa lagi khususnya bahasa, ejaan, huruf dan lainnya yang bersifat tekstual, setelah semua nakah SOP sempurna maka diparaf oleh pimpinan unit dan selanjutnya ditandatangi oleh pimpinan umum (direktur) di kolom otorisasi dan dituliskan juga tanggal persetujuannya.

10

5. PENETAPAN Penetapan SOP bertujuan memberikan payung hukum bagi SOP yang akan dilaksanakan dalam kegiatan layanan publik. Pemberian payung hukum ini mengikat bagi pelaksana dan penerima layanan. Para pelaksana wajib mengikuti SOP yang telah ditetapkan, dan demikian juga penerima layanan. Pelaksanaan layanan tidak dapat bertepuk sebelah tangan kedua belah pihak, pelaksana dan penerima layanan keduanya harus saling membantu agar agar kegiatan berjalan secara aman, nyaman dan menghasilkan layanan yang berkualitas. Pemberian payung hukum ini dlakukan setelah SOP mendapat otorisasi dan dibuktikan dengan penerbitan surat keputusan (SK) penetapan. SK penetapan dikeluarkan organisasi sesuai dengan ketentuan administrasi yang berlaku. Secara praktis SOP – SOP tersebut dikumpulkan menjadi satu yaitu menjadi buku standar pelayanan organisasi selanjutnya dibuatkan SK nya. Sop yang telah di terbitkan SK penetapannya berarti sah secara hukum dan sk tersebut menjadi dasar hukum bagi organisasi dalam memberikan layanan publik. 6. PENDOKUMENTASIAN Sop yang telah di terbikan surat keputusan penetapannya merupakan dokumen resmi organisasi, dan bagi organisasi pemerintah SOP terebut menjadi dokumen negara. Dokumen ini wajib didokumentasikan sesuai ketentuan yang berlaku.18 Dokumen asli disimpan di unit arsip dalam bentuk piranti keras dan piranti lunak masingmasing tiga eksemplar. Dokumen asli harus dirawat dengan baik, secara berkala diperiksa keutuhannya, terutama dokumen piranti lunak harus diperiksa apakah masih Edisi keenam Tahun III


19

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) yang harus dibuat, di antaranya adalah: artikel publik, brosur, poster, buku, buku saku, standing banner, teks berjalan, dan lain sebagainya. Publikasi tersebut dapat menggunakan berbagai saluran yang ada, dapat mengembangkan sistem sendiri atau memanfaatkan sarana yang sudah ada. 18,25 Pengembangan sistem publikasi sendiri ini mungkin terasa berat bagi suatu organisasi, karena memerlukan legalitas dan sumberdaya besar namun menguntungkan karena organisasi dapat melakukan publikasi setiap saat, secara mandiri, dan terkendali. Sarana publikasi yang dapat dikembangkan diantaranya adalah papan informasi, running text, laman, penerbitan resmi yang terdaftar dan bernomor (ISSN, ISBN) seperti buku, buku saku, news letters, majalah, jurnal, dan lain sebagainya. Sarana publikasi milik organisasi lain yang berfungsi baik dapat juga dimanfaatkan namun perlu upaya khusus karena harus mengikuti syarat dan ketentuan pemilik sarana tersebut.

dapat terbaca, dan tidak rusak. Dokumen asli dapat diperbanyak sesuai kebutuhan dan disimpan di perlustakaan kantor, unit – unit pelayanan atau di bagian lain yang memerlukan. 7. PUBLIKASI (eksternal) Publik mempunyai hak asasi yang dijamin dan dilindungi oleh negara, DP. salah satu diantaranya adalah hak atas informasi. DP. Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik mewajibkan setiap penyelenggara layanan publik menyediakan, memberikan dan menerbitkan informasi layanannya. Setiap badan publlik baik pemerintah maupun non pemerintah (swasta) wajib memberikan informasi yang akurat, benar dan tidak menyesatkan.19,20 Berdasarkan hal tersebut maka setiap penyelenggara layanan publik wajib membuat SOP layanan dan mempublikasikannya. Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya pelayanan yang transparan, efektif, efisien, dan akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu juga untuk membantu pengembangan ilmu pengetahuan dan pencerdasan masyarakat.21-23 Pelanggaran terhadap kewajiban ini diancam hukuman pidana dan denda. 24 Publikasi tersebut dilakukan dengan cara yang mudah dijangkau masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami.21 Untuk memenuhi hal tersebut maka dokumen SOP harus dirubah menjadi materi publik, materi ini dikemas sekreatif mungkin dan khusus disajikan untuk publik. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan materi publik diantaranya adalah penggunaan bahasa dan tampilan. Gunakan bahasa awam dan istilah yang populer, hindari istilah – istilah yang rumit. Buat tampilan semenarik munkin dan jelas dibaca. Beberapa bentuk materi publik 20



8. SOSIALISASI Sop layanan publik harus disosialisasikan khususnya kepada staf organisasi dengan tujuan agar para mereka mengetahui keberadaan suatu SOP. Selain itu agar para staf mengenal, memahami dan mengikuti ketentuan yang berlaku di dalamnya. Sosialisasi ini disampaikan kepada seluruh baik yang langsung maupun yang tidak langsung terkait dalam berbagai forum atau sarana yang ada di organisasi. Beberapa sarana yang dapat digunakan misalnya laporan pagi, laporan pekanan, rapat organisasi, atau acara. Sosialisasi SOP bersifat umum, sedangkan penyampaian yang khusus dilakukan melalui kegiatan pelatihan, yang akan dijelaskan di bawah ini.

11


9. PELATIHAN Penyelenggaraan layanan publik membutuhkan berbagai hal, namun yang terpenting adalah pelaksananya (man behind the gun). Pelaksana layanan harus memahami tugasnya dengan baik dan rinci (how to shoot) agar layanan dapat mencapai sasaran yaitu memberikan yang terbaik untuk masyarakat. Oleh karenanya para pelaksa harus mengikuti berbagai pelatihan diantaranya melalui pelatihan SOP. Pelatihan ini berbasis SOP, artinya menggunakan SOP sebagai materi utama pelatihan. Sop yang telah ditetapkan sebagai standar pelayanan perlu dijelaskan, dipahamkan dan dilatihkan kepada seluruh staf pelaksana agar para pelaksana dapat memahami halhal penting dari suatu layanan. Diantaranya adalah a) tujuan layanan, b) apa saja yang harus dipersiapkan, c) bagaimana mengerjakannya langkah demi langkah, d) apa hasilnya (produk layanan), e) waktu layanan, f) bagaimana bersikap bila ada sesuatu yang tidak terduga, g) bagaimana menjelaskani kepada penerima layanan, h) pengambilan persetujuan layanan i) menjawab pertanyaan penerima layanan (publik) j) dan lainnya. Selain itu dalam pelatihan tersebut, para peserta akan berlatih (simulasi) mengerjakan layanan sesuai SOP, dengan tujuan agar mereka nantinya dapat bekerja dengan mantap (firm) tanpa rasa canggung, takut salah, dan tidak membahayakan para penerima layanan. Melalui pelatuhan tersebut para staf akan dapat bekerja sesuai SOP dan dapat memberikan pelayanan yang terbaik buat masyarakat. Pelatihan ini akan memperkuat sistem dan budaya kerja organisasi sehingga para staf akan bekerja berdasarkan sistem tidak berdasarkan individu (pendapat pribadi) sehingga semua layanan organisasi

12

akan berlangsung secara sistemik, ajeg, berkesinambungan dan ‘kekal’. 10. REVISI SOP tidak berada di ruang hampa, namun berada dalam dunia realitas. Realitas layanan bersifat dinamis dipengaruhi banyak variabel seperti tuntutan konsumen, perubahan organisasi, ketersediaan anggaran, inovasi alat, kemajuan teknologi, perubahan piranti lunak, kualitas sdm, dan lain sebagainya. Penyelenggara layanan wajib menjawab tuntutan perubahan tersebut dengan melakukan beberapa penyesuaian atau revisi SOP. Sop bukanlah kitab suci, selalu terbuka untuk revisi. Lakukanlah revisi bila memang diperlukan, hal ini semata-mata untuk penyempurnaan kualitas layanan dan meningkatkan kepuasan para penerima layanan.

FORMAT PENULISAN SOP Penulisan SOP biasanya menggunakan format tertentu, namun jangan sampai terganggu dengan format tersebut sehingga malah menyulitkan dan menimbulkan rasa enggan menulis SOP. Format hanyalah alat bantu untuk memudahkan penulisan SOP format memang penting namun lebih penting lagi adalah selesainya dokumen SOP. Mulailah menulis, awalnya mungkin terasa sulit namun lambat laun akan terbiasa dan terasa mudah dan menyenangkan. Pada kesempatan ini penulis akan menjelaskan penggunaan format SOP versi ICH-WHO. Menurut versi tersebut ada 14 keterangan (variabel) yang harus ditulis dalam kolom dokumen SOP yaitu 1) Judul, 2) Penulis, 3) Persetujuan (otorisasi) 4) Versi, 5) Revisi, 6) Tujuan, 7) Scope (ruang lingkup), 8) Prosedur, 9) Penanggung Jawab, 10) Aplikasi dengan SOP lain, 11) Peristilihan, 12) Referensi, 13) Edisi keenam Tahun III


21

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) Lampiran, 14) Akses. Variabel utama dari dokumen tersebut adalah variabel nomor 8 yaitu variabel prosedur, ini dalah bagian inti dari sebuah SOP. Penjelasan variabel tersebut kami tuliskan di bawah ini. (tabel). 1. Judul. Kolom ini diisi dengan judul SOP. Tulis judul SOP dengan ringkas namun menggambarkan hasil, metode dan tempat. Berikut ini penulis sampaikan beberapa contoh judul misalnya: a) Sop Pengukuran Kapasitas Paru Atlet dengan alat CPET di Rumah Sakit Olahraga Nasional (RSON). b) Sop Pengukuran Kepadatan Tulang dengan alat Lunar di RSON. c) Sop Penyetoran Pendapatan Negara Bukan Pajak (PNBP) RSON dengan metode Simfoni. 2. Penulis. Kolom ini diisi dengan nama penulis SOP. Tulislah nama penulis yang terlibat dalam pembuatan SOP (penulis dapat lebih dari satu orang). 3. Otorisasi. Kolom ini adalah kolom persetujuan. Tulislah nama pejabat yang mempunyai otoritas (kewenangan) menyetujui penggunaan SOP dalam suatu organisasi. Selain itu cantumkan juga waktu dimulainya penggunaan SOP. Misalnya Nama Direktur Rumah Sakit, tanggal, bulan dan tahun mulai diberlakukan SOP. 4. Versi. Kolom ini diisi dengan keterangan versi SOP. Tulislah nama atau sebutan versi SOP, misalnya Sop versi 2016. 5. Revisi. Kolom ini diisi dengan waktu yaitu tanggal, bulan, dan tahun) revisi dokumen SOP. 6. Tujuan. Kolom ini diisi dengan tujuan penulisan SOP. Tulislah tujuan dengan menuliskan hasil layanan atau produk. Berikut ini penulis sampaikan beberapa contoh tujuan misalnya: a) Menghasilkan pengukuran kapasitas paru atlet yang aman dan nyaman dengan hasil yang berkualitas.. b) Menghasilkan pengukuran kepadatan tulang yang aman dan nyaman dengan 22



hasil yang berkualitas. c) Terlaksananya penyetoran secara aman seluruh pendapatan RSON ke kantor kas negara. 7. Scope. Kolom ini diisi dengan nama pelaksana SOP. Tulislah nama pelaksana layanan baik dari unit pelaksana maupun dari unit lain namun terkait dengan terlaksananya layanan. 8. Prosedur. Kolom ini adalah bagian utama dari dokumen SOP. Isilah kolom ini dengan narasi kegiatan layanan, secara berurutan, langkah demi langkah sampai mencapai tujuan. Hal ini akan dijelaskan lebih rinci secara khusus di halaman selanjutnya. 9. Penanggung Jawab. Isilah kolom ini dengan nama seseorang yang mempunyai tanggung jawab atas terlaksana dan tidak terlaksananya suatu kegiatan layanan. Penanggungjawab biasanya berjenjang, oleh karenanya nama tersebut dapat lebih dari satu orang. Sebagai contoh misalnya layanan pemeriksaan kapasitas paru dengan alat CPET, maka tulislah nama penanggung jawab unit pelaksanan dan nama atasan langsungnya yaitu direktur sport science RSON. Bila terjadi penyimpangan prosedur, maka penanggung jawab tersebut yang memeriksa dokumen berita acara dan mencarikan solusi dan tindak lanjut atas masalah di lapangan. Penanggung jawab, juga mempunyai kewenangan (otoritas) untuk memutuskan apakah suatu layanan dapat dilanjutkan atau dihentikan. 10. Aplikasi dengan SOP lain. Isilah kolom dengan nama SOP lain yang terkait dengan pelaksanaan SOP yang kita tulis. 11. Peristilahan. Isilah kolom ini dengan penjelasan terhadap istilah – istilah yang digunakan pada dokumen SOP. 12. Referensi. Isilah kolom ini dengan nama referensi (daftar pustaka) yang digunakan atau mendasari penulisan

13


SOP. Referensi adalah acuan penulisan SOP yang membimbing dan menentukan kualitas sebuah SOP, oleh karenanya ambillah sumber yang kuat dan mutakhir. Sumber yang kuat dapat berasal dari regulasi seperti undang-undang, peraturan presiden, keputusan presiden, peraturan menteri dan lainnya. Sumber lainnya dari buku atau jurnal ilmiah. Ambillah sumber yang semutakhir mungkin (maksimal 5

tahun terakhir) agar SOP yang dibuat dapat bertahan lama. Jangan lupa tuliskan sumber referensi sesuai aturan agar tidak melanggar ketentuan hak cipta intelektual. 13. Lampiran. Isilah kolom ini dengan gambar, skema atau diagram yang diperlukan untuk memudahkan pemahaman pembaca. 14. Akses. Tuliskan siapa saja yang dapat mengakses dokumen SOP.

Tabel 4: Penjelasan Singkat Format SOP NO VARIABEL 1 JUDUL

PENJELASAN Tuliskan judul SOP

2

PENULIS

Tuliskan nama penulis

3

OTORISASI

Tuliskan nama pejabat dan tgl SOP di aprove

4

VERSI

Tuliskan versi SOP

5

REVISI

Tuliskan tanggal revisi SOP (bila ada)

6

TUJUAN

Tuliskan SESUATU yang dihasilkan (layanan/ produk)

7

SCOPE

Tuliskan siapa saja yang menggunakan SOP ini

8

PROSEDUR

Tuliskan sesuai standar WHO, ICH

9

PENANGGUNG JAWAB

Tuliskan nama seseorang yang mempunyai kewenangan memutuskan solusi dan tindak lanjut bila terjadi masalah dalam pelaksanaan SOP.

10

APLIKASI DG SOP LAIN

Tuliskan SOP lain yang berhubungan dengan SOP yang ditulis.

11

PERISTILAHAN

Jelaskan pengertian bila ada istilah itilah atau definisi dalam SOP yang perlu dijelaskan untuk memudahkan pemahaman pembaca.

12

REFERENSI

Tuliskan sumber penulisan SOP (UU, PP, PERMEN,SK, Jurnal, Buku dan lainnya.

13

LAMPIRAN

Lampirkan gambar, skema , alur diagram yang diperlukan untuk memudahkan pemahaman pembaca.

14

AKSES

Tuliskan siapa saja staf atau pimpinan yang boleh membuka SOP.

TEKNIK PENULISAN PROSEDUR SOP Inti dari penulisan prosedur dalam sebuah SOP adalah adalah pemberian informasi mengenai proses pelaksanaan suatu layanan. Proses pelaksanaan prosedur suatu kegiatan apakah kegiatan administrasi, kegiatan layanan atau kegiatan penelitian pada umumnya dapat dibedakan menjadi tiga tahapan yaitu a) persiapan prosedur, b) pelaksanaan prosedur dan c) pasca prosedur. Pada pasca prosedur hendaknya tidak lupa disebutkan langkah

14

kegiatan yang terkait dengan penanganan limbah akibat prosedur. Penulis SOP harus dapat menuliskan informasi layanan secara sederhana, ringkas, jelas, namun menyeluruh dan mudah dipahami. Hal ini membutuhkan ketrampilan dan latihan menulis. Pada kesempatan ini penulis akan menjelaskan teknik penulisan prosedur mencakup isi informasi dan bagaimana menulisnya. Ketrampilan ini tidak datang Edisi keenam Tahun III


23

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) seketika namun perlu dilatih dan diasah terus menerus sehingga kita mampu menulis SOP yang berkualitas. Isi informasi prosedur Isi informasi prosedur sebuah kegiatan layanan mungkin banyak sekali namun dapat disederhanakan menjadi lima hal pokok yaitu a) apa kegiatannya, b) siapa yang melakukan, c) kapan dilakukannya, d) di mana layanan dilakukan, dan e) bagaimana melakukannya. Untuk mudahnya kita ingat saja rumus 4W+1H (What, Who, When, Where and How). 1. Informasikan kegiatan apa yang harus atau akan dilakukan. Prosedur suatu SOP harus meninformasikan kegiatan apa saja yang harus atau akan dilakukan untuk mencapai tujuan atau untuk menghasilkan suatu produk layanan tertentu. Informasikan apa yang menjadi tujuan layanan dan apa yang akan di alami dan apa hasil yang akan didapat dan apa manfaat dari layanan tersebut. Hal ini penting, untuk menimbulkan rasa aman buat penerima layanan. 2. Informasikan siapa yang harus melakukan. Informasikan siapa pelaksana layanan, dari unit mana, apa kompetensinya dan apa kewenangannya. Pelaksana kegiatan merupakan bagian penting dari pelayanan yang berkualitas, oleh karenanya pelaksana layanan harus mempunyai kualifikasi, sertifikasi, kompetensi dan kewenangan sesuai dengan jenis layanannya. Setiap layanan membutuhkan pelaksana yang mahir dalam hal kemampuan, dan tanggung jawab. Oleh karenanya informasikan dengan jelas siapa saja yang dapat malakukan suatu kegiatan layanan dan kepada siapa dia harus bertanggungjawab. 3. Informasikan dimana layanan akan dilakukan. Informasikan di ruang mana saja kegiatan 24



layanan akan dilakukan, jelaskan kondisi ruangannya. Sebutkan beberapa ruangan yang akan digunakan dalam pelayanan misalnya ruang pendaftaran, ruang administrasi, ruang ganti pakaian, ruang pelayanan, ruang pengambilan hasil layanan, ruang pembayaran dan sebagainya. Informasikan kondisi ruang layanan apakah sunyi, atau bising. Informasikan suhu, kelembaban, sterilitas ruangan dan sebagainya. Sebutkan sifat ruangan yang spesifik, seperti ruang pemeriksaan MRI yang tidak boleh ada benda logam, telpon genggam dan lainnya. 4. Informasikan kapan layanan akan dilakukan Informasikan waktu dan lama layanan. Informasikan secara rinci waktu pelaksanaan layanan. Hari apa ?, apakah setiap harikah atau beberapa hari tertentu ? Pukul berapa ? Apakah pagi, sore atau malam ? Informasikan berapa lama layanan akan dilaksanakan sejak dari persiapan, pelaksanaan dan pasca pelaksanaan, informasi ini sangat penting, untuk menimbulkan rasa tenang dan nyaman bagi penerima layanan. 5. Informasikan bagaimana harus dikerjakan Informasikan bagaimana layanan akan dikerjakan. Informasikan kegiatan tersebut satu demi satu, langkah demi langkah, dari awal hingga akhir secara berurutan tanpa ada yang terlewat atau terlompati, dari huruf a, b, c dan selanjutnya sampai huruf z (bila sampai huruf z). Buat peta jalan kegiatan, atau alur kegiatan sebagai alat bantu untuk mencegah agar tidak langkah yang terlewat. Langkah tersebut harus tertib, melangkah menuju tujuan yang dimaksud. Hal ini penting untuk menghasilkan produk layanan yang berkualitas.

15


BAGAIMANA MENULIS PROSEDUR Pada halaman sebelumnya penulis telah menjelaskan isi sebuah prosedur selanjutnya akan kami jelaskan bagian yang tidak halah pentingnya yaitu bagaimana menuliskan informasi tersebut menjadi narasi sebuah sebuah SOP. Menulis prosedur itu sebenarnya tidak sulit bahkan mudah asalkan kita mengetahui beberapa tips nya yang akan penulis jelaskan di bawah ini. 1. Keep It Short And Simple (KISS) Tujuan penulisan SOP adalah tersedianya dokumen acuan bagi para pelaksana layanan. Para pelaksana layanan harus mempelajari dan menguasai SOP padahal tingkat pemahaman nya bervariasi oleh karenanya buatlah SOP yang mudah dipahami. Tulislah prosedur dengan narasi yang singkat dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh para pelaksana layanan. Menulis informasi seperti itu memang tidak mudah dan butuh latihan. Salah satu tipsnya adalah sebelum menulis prosedur, tulislah terlebih dahulu pointpoint (peta langkah) kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan layanan atau produk yang akan dihasilkan. Tulislah seluruh kegiatan dalam peta tersebut dan jangan tulis kegiatan lain yang tidak perlu atau tidak dibutuhkan. Cara ini dapat membantu kita dalam menulis prosedur secara hemat, singkat dan sederhana. Tulisan yang singkat dan sederhana menunjukkan ‘penguasaan’ penulis terhadap prosedur layanan, sebaliknya bila narasinya panjang dan rumit hal itu menunjukkan penulis belum menguasai prosedur layanan. Hal ini tidak boleh terjadi karena naskah SOP akan sulit dipahami dan sulit dilaksanakan para pelaksana. Pada situasi seperti ini solusinya adalah dengan mengundang nara sumber,

16

konsultan, atau pakar untuk memberikan informasi prosedur layanan (alat) dengan jelas sampai kita benar-benar mengerti dan mampu menuliskannya menjadi prosedur layanan secara singkat, sederhana dan mudah dipahami. 2. Sesuaikan narasi SOP dengan penggunanya Salah satu tujuan penulisan SOP adalah agar para pelaksana dapat melayanani publik sebaik mungkin, untuk itu para pelaksana layanan harus membaca dan memahaminya. Sop dibuat bukan untuk si penulis tetapi untuk para pelaksana layanan sedangkan kapasitas para pelaksana layanan bervariasi. Mereka mempunyai hal tingkat intelegensi, tingkat pendidikan, pengalaman kerja, tingkat kemahiran kerja, penguasaan bahasa yang bervariasi, oleh karena itu tulislah prosedur SOP dengan mempertimbangkan kapasitas dan kemampuan pembacanya atau para pelaksana layanan. Berdasarkan pertimbangan tersebut maka tulislah narasi informasi prosedur sesuai dengan bahasa para pelaksana layanan. Tulislah narasi dengan “bahasa kaumnya,” tanpa mengurangi informasi yang harus disampaikan agar para pelaksana mudah memahami dan melaksanakan layanan sesuai SOP. Menulis seperti itu memang tidak mudah namun harus diupayakan dengan sering berlatih. Tulislah kata, atau istilah yang biasa digunakan para pelaksana layanan. Penulisan narasi menggunakan bahasa penulis menunjukkan egoisme penulis, hal ini merugikan karena SOP tersebut hanya dimengerti oleh penulis saja sehingga menjadi tidak ‘operasional’. Sop menjadi sulit dipahami dan sulit dilaksanakan, kalaupun dilaksanakan hasil Edisi keenam Tahun III


25

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) 3. Mulailah kalimat SOP dengan kata kerja aktif Tulislah narasi prosedur dengan menggunakan kata kerja aktif. Misalnya ambillah larutan NaCl sejumlah 10 ml dan masukkan ke dalam tabung reaksi. Jangan gunakan kalimat seperti ini, Larutan Nacl sebanyak 10 ml di ambil dan dimasukkan ke dalam tabung reaksi.

layanannya tidak akan berkualitas. Hal ini tidak boleh terjadi. Kita tidak boleh egois, namun harus berempati kepada para pelaksana layanan. Situasi seperti ini dapat diatasi dengan mengundang para pelaksana layanan dan menanyakan apakah kosa kata, atau istilah dalam SOP dapat dipahami dan dimenegrti. Selain itu kita dapat mengundang ahli bahasa untuk menjelaskan makna suatu istilah sulit, dan mendapatkan kata padanannya yang mudah dimengerti. Kesimpulannya kita harus berusaha menulis narasi prosedur sebaik mungkin dengan menggunakan ‘bahasa’ para pelaksananya.

4. Gunakan bahasa efektif dan efisien, langsung menuju sasaran, kalimat tidak berbusa-busa sehingga mudah dipahami pembaca. Tips nya adalah tujuan dari suatu langkah kegiatan disebutkan dahulu baru kemudian caranya atau teknis pelaksanaannya. Sebagai contoh, lakukan kalibrasi alat dengan cara sebagai berikut (sebutkan langkah-langkahnya).

REVISI SPO: KALIBRASI ALAT BMD PRODIGY DXA TANGGAL 19 APRIL 2016 NO

26

SEBELUM REVISI

SESUDAH REVISI

1

Klik dua kali pada menu ikon Prodigy (lihat Tampilkan menu utama pada layar monitor (Gb. gambar 3), sehingga muncul tampilan menu 4 hal. 129) dengan cara menakan dua kali pada menu ikon Prodigy (Gb. 3 hal. 129). utama pada layar monitor (lihat gambar 4).

2

Klik satu kali pada menu ikon Quality Assurance (lihat gambar 4B), sehingga muncul tampilan gambar hasil kalibrasi presisi sebelumnya pada layar monitor (lihat gambar 5).

Tampilkan gambar hasil kalibrasi presisi sebelumnya pada layar monitor (Gb. 5 hal. 130) dengan cara menakan satu kali pada menu ikon Quality Assurance (Gb. 4B hal. 129).

3

Klik satu kali pada menu ikon Start untuk memulai kalibrasi presisi (lihat gambar 5B). Alat pindai akan bergeser (setelah 30 detik) dan muncul sinar laser (berupa tanda tambah dengan nyala merah terang) pada meja pemeriksaan BMD (lihat gambar 6A). Petugas lain memastikan sinar laser telah muncul pada meja dengan melihat area sekitar meja pemeriksaan dan melaporkan ke operator dengan kalimat “sinar laser telah muncul”.

Nyalakan sinar laser pada alat pindai dengan cara menekan satu kali pada menu ikon Start (Gb. 5B hal. 130) sehingga alat pindai akan bergeser. Setelah 30 detik sinar laser muncul pada meja pemeriksaan BMD (Gb. 6A hal. 130). Petugas lain memastikan sinar laser telah muncul pada meja dengan melihat area sekitar meja pemeriksaan dan melaporkan ke operator dengan kalimat “sinar laser telah muncul”.



17


5. Complete: Tuliskan seluruh informasi secara lengkap langkah demi langkah jangan ada yang terlewati agar kegiatan layanan dapat terlaksana dengan baik. 6. Objective: Tuliskan fakta bukan opini. Tuliskan setiap langkah kegiatan sesuai dengan sesuai dengan rujukannya, yaitu berdasarkan literatur, buku panduan (manual book) dan tidak berdasarkan asumsi, atau pendapat pribadi. Hal ini sangat berbahaya karena dapat terjadi kesalahan yang berpotensi menimbukan ketidakamanan, ketidaknyamanan dan hasil layanan yang tidak berkualitas. 7. Coherent: Narasi suatu prosedur SOP hendaknya mencerminkan alur berfikir yang logis, tertib dan berurutan. 8. Lampirkan SOP dengan gambargambar, alur diagram, contoh perhitungan dan lain lain yang dianggap perlu agar SOP mudah dipahami, mudah dilaksanakan dan dapat menghasilkan produk atau sesuatu yang sama seperti yang dituliskan dalam tujuan SOP. Gambar

18

tersebut diberi identitas sesuai ketentuan penulisan artikel ilmiah. (Gb.1: Tombol aktivasi alat C-arm, prosedur 3.2) Gambar yang dilampirkan sebaiknya tidak menggunakan gambar yang ada di buku referensi namun menggunakan gambar hasil buatan sendiri. Gambar buatan sendiri lebih otentik, mudah dipahami sesuai dengan alat yang digunakan seperti disebutkan di SOP tempat kita bekerja hal ini akan meminimalisir kesalahan pemahaman. Gambar buatan sendiri ini dapat diatur dimensinya sesuai kebutuhan penjelasan prosedur. 9. Kalimat efektif : clear and concise. Contoh unclear Volume larutan dicatat di lembar keperawatan Contoh clear. Catatlah volume larutan pada lembarkeperawatan 10. Tingkat detil (rinci): tergantung individu pelaksana SOP (tingkat kemahiran) Gunakan nama generik bila memungkinkan 11. Hindari Lakukan ini atau lakukan itu, where appropriate Sebaiknya Anda boleh menggunakan pilihan 1 dan berikan alasan kapan melakukan pilihan 2.



27

Artikel UtamaSTANDAR PENULISAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENUTUP Membuat SOP bukanlah sekedar membuat dokumen untuk menggugurkan kewajiban memenuhi suatu legalitas atau persyaratan tertentu namun lebih penting dari itu adalah suatu langkah penting dalam membangun sistem dan budaya kerja. Membangun sistem kerja, membangun budaya kerja para penyelenggara layanan yang berbasis kepada kepuasan para peneri,a layanan. Membangun budaya kerja para abdi negara untuk selalu memberikan layanan yang bermanfaat, aman, nyaman dan berkualitas kepada masyarakat. Semoga tulisan ini memberikan inspirasi dan manfaat buat kita semua untuk selalu memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Semoga Allah SWT merihoi usaha kita. Amim Ya Rabbal Alamin.

UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kami sampaikan kepada berbagai pihak yang telah membantu terselesaikannya tulisan ini, khususnya kepada dr. Prita Kusumaningsih Sp.OG, drg. Esti Cahyani A, dr. Muhammad Abdurrahman Al Haraani, dr. Dini Wulan Sari, dan Shof Watunnida, SKM, Yuliyanti Setiyorini, A.Md., Krisdianto, AMTE., Rahmat Hidayat Bangko, ST., Dr. Ismun Dwi Karyatiningsih, M.Pd. dan seluruh staf RSON yang tidak dapat saya sebutkan namanya satu persatu. Semoga Allah SWT memberikan kebaikan yang banyak kepada semuanya. Jazakumulaahu khairan katsiran.

DAFTAR PUSTAKA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

28

Undang-undang No. 39 tahun 2008 tentang Kementerian Negara, Pasal 1, ayat 1 Undang-undang No. 32 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah, Pasal 2, ayat 1-3 Undang-undang No. 17 tahun 2013 tentang Organisasi Kemasyarakatan, Pasal 1, ayat 1 Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Pasal 1, ayat 1 Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 5. Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 1 ayat 6. Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 1 ayat 7. Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 15 Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 20, ayat 1-5 Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 2. Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 40 ayat 1-3 Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 35 ayat 3 Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 54 ayat 1 - 11. Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 55 ayat 1 - 3. Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 56 ayat 1 - 2. Undang-Undang No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Pasal 57 ayat 1 - 3.



17. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. tahun 2009 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia 18. Undang-Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 7 ayat 3 19. Undang-Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 7 ayat 1-2 20. Undang-Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 9 Ayat 2b 21. Undang-Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 9 ayat 4. 22. Undang-Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 3. Ayat d 23. Undang-Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 3 ayat f 24. Undang-UndangNo. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 52 25. Undang-UndangNo. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 7 ayat 6 26. Permenpan No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Tabel 1: Daftar Buku Standar Pelayanan di RSON Tabel2: Daftar Isi Buku Standar Pelayanan di RSON Tabel 3: Daftar Tilik Kelayakan Sop Tabel 4: Daftar Tilik Uji Coba Sop Lamp.1 : Berita Acara Review Sop Lamp. 2: Berita Acara Uji Coba Sop Lamp.3: Lembar Berita Acara Ujicoba Lamp.4: Borang Uji Coba

19

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Recommend Documents