||Stageverslag|| Wouter Kraakman Regio Talent
Stagebedrijf: Regio Talent B.V. Student: Wouter Kraakman (92637) Stagebegeleider: Robrecht Bakker Stagedocent: Syts Tanja Opleiding Communicatie 1
NHL Hogeschool Alkmaar
Inhoudsopgave
Inleiding
3
Omschrijving stagebedrijf
4
Stageplek en functie
5
Werkzaamheden
5
Zelf evaluatie
7
Bijlage:
10
1. Management summary Adviesrapport 2. Evaluatie stagebegeleider 3. 360° graden feedback medewerkers
2
Inleiding Dit stageverslag is bedoeld als eindevaluatie over mijn stage periode bij Regio Talent. Ik heb bij dit bedrijf mijn afstudeerstage volbracht en mijn adviesrapport en mijn specifieke opdracht voltooid. In dit verslag komen enkele zaken aan bod. Zo zal het verslag voornamelijk gaan over de activiteiten die ik als stagiair tijdens mijn stage heb gedaan en welke competenties ik daarmee op niveau drie heb gebracht. Ook wordt de beoordeling van mijn stagebegeleider in het verslag verwerkt, alsmede de feedback van verschillende medewerkers bij Regio Talent. Ook mijn eigen reflectie op stage is te vinden in het verslag.
3
Omschrijving stagebedrijf Regio Talent is een werving- en selectie bureau dat is opgericht in 2006. Het is een bedrijf dat is ontstaan uit het moederbedrijf H&S Adviesgroep en kan worden gezien als de werving en selectie tak van H&S Adviesgroep(H en S staan voor de initialen van de oprichters: Heyman, Hupkes, Swart en Slijpe). H&S Adviesgroep houdt zich bezig met het hogere segment werving en selectie, assesments, coaching en trainingen. Toch is Regio Talent een losstaand bedrijf met een eigen doelgroep en doelstellingen. Regio Talent is gericht op de talenten uit de regio Noord-Holland Noord die op zoek zijn naar een nieuwe werk uitdaging. Regio Talent ziet zichzelf als een jonge en frisse organisatie die snel kan handelen en toeslaan. Dit omdat ze een zeer goed beeld hebben van hun eigen regio. Ook op het communicatiegebied is Regio Talent een goede speler, maar zij willen zich altijd door ontwikkelen om nog beter de doelgroep te bereiken en te onderzoeken wat en waar de doelgroep zit. Hun voornaamste doelgroep zijn de potentiële kandidaten van Regio Talent. Dit zijn mensen uit de regio die een nieuwe baan zoeken. Missie ‘Regio Talent voorziet in de behoefte om hoger opgeleide jonge talenten uit de regio en werkgevers met vacatures in diezelfde regio door herkenbare en gewaardeerde dienstverlening bij elkaar te brengen. We bieden maatwerk vanuit onze expertise, geloof in kwaliteit als onderscheidende factor en kennis van de regionale markt. Hierbij vormt de beste match en verbetering van de balans werk en privé de belangrijke afweging voor partijen vormt. Dat zal in onze visie leiden tot duurzame en succesvolle relaties tussen Regiotalent en haar tevreden klanten en talenten. Daarmee wil Regio Talent zich tot de beste werving en selectie organisatie ontwikkelen in de regio’s waar zij actief is en dat moet leiden tot winst en continuïteit voor de aandeelhouders. Onze medewerkers bieden we aantrekkelijk werk tegen aantrekkelijke voorwaarden waardoor ze zich inhoudelijk en resultaatgericht kunnen ontwikkelen onder professionele leiding.’ Visie ‘Wij zien dat de arbeidsmarkt sterk dynamisch is, soms zelfs turbulent en steeds meer globaliseert en flexibiliseert, met ruimte voor regionale verschillen. Dit schept kansen voor Regiotalent als herkenbare, betrouwbare en professionele intermediair. Ons streven is om door groei, innovatieve technieken en een onorthodoxe werkwijze onderscheidende kwaliteit te beiden aan ondernemers en hoger opgeleide jonge talenten.’
4
Stageplek en functie Omdat Regio Talent geen aparte communicatie afdeling heeft liep ik ook mee met de dagelijkse gang van zaken en werkzaamheden. Samen met mijn stagebegeleider Robrecht Bakker en Arjen Heyman, die voornamelijk alle communicatieve uitingen doen, heb ik mij proberen te ontfermen over alle communicatie zaken die binnen Regio Talent spelen.
Werkzaamheden In de vijf maanden dat ik stage heb gelopen bij Regio Talent heb ik vele werkzaamheden gedaan. Hieronder een toelichting bij de belangrijkste werkzaamheden tijdens mijn stage. Adviesplan Een groot onderdeel van de afstudeerstage was het schrijven van het adviesrapport. Dit rapport moest gebaseerd zijn op een relevant communicatievraagstuk. Relevant voor Regio Talent en relevant voor mij. Het moet goede aansluiting hebben met mijn opleiding en het moet een goed advies zijn waar Regio Talent verder mee kan. Het adviesplan is gevormd om het communicatievraagstuk om de externe communicatie van Regio Talent beter in te zetten. Om tot het uiteindelijke advies te komen zijn er verschillende onderzoeken gevoerd. Zo is er een enquête uitgezet naar de kandidaten van Regio Talent om de mening te vragen over hoe zij het bedrijf zien. Ook is er onderzoek gedaan naar de verschillende mogelijkheden die er bijvoorbeeld kunnen zijn voor een nieuwe website. Daarbij is ook de hulp ingeroepen van verschillende externe partijen. Zo heb ik gesprekken gevoerd met bedrijven die gespecialiseerd zijn in het optimaliseren van een bedrijfswebsite en de vindbaarheid daarvan op internet. Ook zijn er gesprekken geweest met het bedrijf wat de besturingssoftware levert voor Regio Talent. Het bedrijf Otys levert deze software en heeft ook de huidige website gebouwd. De verschillende mogelijkheden moeten dus wel in het softwarepakket van Otys passen. Omdat mijn laatste minor de minor Interactieve communicatie was wilde ik graag ook sociale media implementeren in mijn adviesrapport. Dit hoefde niet geforceerd want dit advies sloot goed aan in de middelenmix van Regio Talent. De website van Regio Talent is veroudert en er wordt nog niet volledig sociale media gebruikt. Dit is een gemiste kans en het advies is ook om deze media meer toe te passen om beter in contact te staan met de doelgroep van Regio Talent. Na de onderzoeksfase kon ik mijn advies opstellen. Door vaak met mijn stagebegeleider te sparren bleven we op een lijn zitten en kwamen de aanbevelingen niet als een verrassing. Het uiteindelijke adviesrapport is goed ontvangen door de organisatie en heeft zelfs enkele aanbevelingen in uitvoering gebracht waarbij ik ook kon helpen deze goed te implementeren en/of een opzet voor te maken. Ook heb ik een implementatie plan geschreven voor het invoeren van de aanbevelingen. Dit is uiteindelijk een actieplan geworden met heldere tijd- en taakschema’s voor de verschillende middelen die aan de adviezen waren gekoppeld.
5
Als bijlage bij dit stageverslag is de management summary van het adviesrapport te vinden. communicatie werkzaamheden Regio Talent heeft een uitgebreide middelenmix die wordt ingezet om de doelgroep te bereiken. Zo wordt er met regelmaar een nieuwsbrief uitgezet om de kandidaten van Regio Talent op de hoogte te houden van alle actuele vacatures en nieuws omtrent de regionale (Noord-Holland Noord) arbeidsmarkt. Ik heb tijdens mijn stage geholpen met vele aspecten van de nieuwsbrief. Zo heb ik artikelen gezocht voor de nieuwsbrief, zelf input geleverd voor de nieuwsbrief en de nieuwsbrief samengesteld en opgesteld. Ik heb hierbij goed geleerd om specifiek te zijn in het zoeken en schrijven van artikelen. Ik heb mij tijdens mijn stage ook goed bezig gehouden met uitingen van Regio Talent op het gebied van internet en sociale media. Voordat ik begon met mijn stage had Regio Talent wel een Twitter account maar geen tot weinig leden. Door mij goed te verdiepen en de frequentie van berichten te verhogen is het Twitter account nu een waardig middel dat ingezet kan worden om bijvoorbeeld vacatures aan de doelgroep te brengen. Het account heeft 125 volgers en er zijn zelf al enkele aanmeldingen en sollicitaties binnengekomen en behandeld via het Twitter kanaal. Ook heb ik me bezig gehouden met het bijhouden van content op de website van Regio Talent. Het vernieuwen van vacatures en nieuwsberichten waren een van deze werkzaamheden. Ook heb ik geholpen sturing te geven aan het vernieuwen van de website. Dit stond al op de planning en door mijn advies is dat in een stroomversnelling gekomen. Ik heb samen met mijn begeleider meerdere gesprekken gehad met verschillende bedrijven die gespecialiseerd waren in online marketing en huisstijl. Door deze gesprekken hebben we een goed beeld kunnen scheppen over de mogelijkheden en de trends die in deze tijd spelen.
Ondersteunende taken Een werving- en selectiebureau heeft veel te maken met sollicitatieprocedures. Dit is hun hoofdtaak. Om dit allemaal in goede banen te leiden maakt Regio Talent gebruik van het operating systeem Otys. Alle kandidaten die Regio Talent heeft staan in dit systeem. Mijn ondersteunende taak was om deze kandidaten te verwerken in het systeem. Dit hield in: Het bijhouden van inkomende sollicitaties, het verwerken zodat ze goed in het systeem staan, terugkoppelen naar de recruiters. Ook heb ik meegeholpen met andere businessunits in het bedrijf. Zo heb ik meegeholpen aan het verwerken en maken van het Regionaal beloningsonderzoek 2010. Voor dit onderzoek hebben veel bedrijven uit de regio hun beloningsgegevens voor de verschillende functies binnen het bedrijf opgegeven. Met al deze informatie is een goede spiegel op te maken over wat de salarisindicatie is van verschillende functies in de regio Noord-Holland Noord. Al deze gegevens moesten verwerkt worden en overzichtelijk in een document komen. Bij deze activiteiten heb ik een grote bijdrage geleverd. Tevens heb ik voor een opdracht gedaan voor een extern bedrijf. Dit bedrijf vroeg om een overzichtelijk beeld van een Loopbaan traject. Ik heb bij dit project de visualisatie gedaan.
6
Zelf evaluatie stage Ik heb bij Regio Talent een erg leuke en leerzame tijd gehad. Door deze stage ben ik zeker anders naar de arbeidsmarkt gaan kijken en mijn werkveld als toekomstige communicatiemedewerker. Voordat ik aan mijn stage begon wist ik niet goed wat ik kon verwachten. Bij mijn derde jaar stage was het een erg informele sfeer waar ik veel in de diepte gewerkt. Daarmee bedoel ik dat ik veel over audio en video heb geleerd. De uitvoerende competenties beheers is daarom ook goed. Samen met mijn stagebegeleider bij Regio Talent en mij stagedocent heb ik goede leerdoelen gesteld voor mijn stageperiode. Deze bestonden uit het maken van goede beschrijvingen en planningen. Het halen van deadlines en het schrijven van een goed advies waren punten waar veel aandacht aan moest worden besteed. Dit omdat ik zelf meer creatief ben ingesteld en minder ben in het geven van advies en schrijven van rapporten. Om dit niveau omhoog te krijgen heb ik bewust gekozen om voor een stagebedrijf en een stageopdracht die mij helpt in het verbeteren van deze competenties. Met name door de goede begeleiding heb ik deze doelen kunnen behalen. Ik merk dat ik beter ben geworden in het schrijven van rapporten en het werken in een omgeving waar deadlines een dagelijkse zaak zijn. Dit zorgde bij mij voor een hogere werkdruk en een betere planning. Ik kon altijd terecht bij de bij mijn collega’s voor vragen. Ik kan ook zeggen dat ik met name veel heb geleerd over het werken in een organisatie. In het begin heb ik moeten wennen aan het werken binnen een bedrijf en de zaken die daarbij komen kijken. Ik heb daarom veel geleerd in het kijken en denken over verschillende zaken. Ik toon nu meer initiatief dan ik voor mijn stage deed en ben ook bereid zaken op te pakken die niet per direct bij mijn takenpakket horen. In het bedrijf ben ik daarom, bewust, niet alleen maar bezig geweest in het uitvoerende proces maar juist meer in het maken van beleid en adviezen. Na deze periode kan ik wel zeggen dat ik dat toch wel enigszins heb gemist. Het is daarom ook goed geweest om de ‘andere’ kant van het vak te kennen. Als ik kijk naar de aansluiting van wat ik heb geleerd op school en hoe dat aansluit op mijn periode bij Regio Talent dan zie ik wel een groot verschil. Als werknemer in een nieuw bedrijf moet je je snel kunnen aanpassen, en is alleen kennis van theorie niet genoeg. Ook het vermogen om plannen aan te passen en niet alleen maar te werken met de in school geleerde theorie was voor mij een goede les. Dankzij mijn stage heb ik mijn blik op dat gebied verruimt.
7
Hieronder een schema met daarin te zien welke competenties tijdens mijn vierde jaar stage op niveau drie horen te zijn ontwikkelt. Ik geef kort uitleg bij iedere competentie. Te behalen competenties op niveau 3 Competenties Minor Audiovisuele Communicatie
1
2
3
X
X
4
5
6
X
X
7
8
9
X
Als student van de minor audiovisueel is het van belang dat ik de competenties 2,3,5,6 en 8 op niveau 3 behaal. Bepaalde competenties heb ik voor mijn stage al op niveau 3 gekregen voor voorgaande projecten en mijn derde jaar stage. Ik behandel per competentie waarom en hoe deze op niveau 3 is gekomen. Competentie 2 Bij competentie 2 is het van belang dat naar aanleiding van een communicatievraagstuk een goed onderzoek en analyse wordt uitgevoerd. Op niveau 3 is het van belang dat er goed onderzoek wordt gedaan naar de communicatie. In dit geval binnen een organisatie. Ik heb deze competentie al voor deze stage naar niveau drie gebracht maar ook tijdens mijn stage heb ik veel onderzoek gedaan. Zo heb ik voor mijn adviesrapport ondermeer een grootschalige enquête afgenomen onder de doelgroep van Regio Talent. Ook heb ik een concurrentie analyse gedaan naar zowel de websites als naar de bedrijven die concurreren in de regio met Regio Talent. Competentie 3 Bij competentie 3 moet er op een bepaald niveau een advies worden opgesteld. Op niveau 3 moet er strategisch advies wordt gegeven en ook doorgevoerd kan worden in het beleid. Deze competentie is ruimschoots aanbod geweest tijdens mijn stageperiode bij Regio Talent. Het adviesrapport wat ik moest schrijven is hiervan het voornaamste voorbeeld. Ik heb veel geleerd over het schrijven van een rapport. Met name het bundelen van alle informatie die uit het voorgaande onderzoek komt. Ik heb daarin geleerd om kort en bondig te zijn en de randzaken op de achtergrond te verplaatsen. De zaken die komen kijken op niveau drie van deze competentie zijn ook gehaald. Het adviesrapport is binnen de organisatie goed ontvangen en er wordt zeker mee gewerkt. Zo is het advies om de website een update te geven al volop in beweging gezet.
Competentie 5 Bij competentie 5 moet er een communicatieplan worden opgesteld binnen het bepaalde beleidsplan. Op niveau 3 moet dit communicatieplan goed afgestemd zijn binnen het beleid van de organisatie. Deze competentie is uitgevoerd in de vorm van het actieplan/implementatieplan dat ik heb geschreven als toevoeging tot het adviesrapport. Het is bedoeld om het advies wat is gegeven te 8
kunnen uitvoeren. Het biedt een handleiding en essentiële informatie over hoelang iets duurt en hoeveel tijd/geld er voor nodig is. Dit plan moet binnen het beleid van de organisatie vallen. Dat is goed gelukt door met name veel af te stemmen met verschillende collega’s. Zo krijg je een goed beeld van wat wel en wat niet kan worden uitgevoerd binnen het beleid van de organisatie.
Competentie 6 Bij competentie 6 gaat het om het ontwerpen van een campagne en/of actieplan. Op niveau 3 moet er een campagnestrategie ontwikkeld worden en goed worden geluisterd en gekeken naar externe partijen. Ik heb deze competentie is zekere mate goed uitgevoerd tijdens mijn implementatiefase. Na het gegeven advies over het communicatievraagstuk moest er een plan komen om deze adviezen uitvoerbaar te maken. Dit campagneplan of ook wel actieplan heb ik met behulp van mijn stagebegeleider geschreven. Er wordt beschreven per advies wat er voor nodig met betrekking tot tijd, geld en manuren. Ook een actieschema waar en waarneer een bepaald middel wordt ingezet was aanwezig in het plan. Het plan was zo opgesteld dat het kort en bondig was. Alleen de zaken benoemen die van belang zijn bij het willen uitvoeren van de campagne. Competentie 8 Bij competentie 8 gaat het om het uitwerken van communicatiemiddelen. Deze middelen helpen bij het uitvoeren van een advies of aanbevelingen. Deze competentie heb ik al voor mijn stage op niveau drie gehaald en dus heb ik deze ook bewust niet op de voorgrond geplaatst tijden mijn stageperiode. Toch heb ik er wel mee te maken gehad. Na het adviesrapport is er een implementatieplan opgesteld om de aanbevelingen in uitvoering te brengen. Daarbij was het de bedoeling meerdere nieuwe middelen in te zetten. Deze middelen heb ik wel uitgewerkt. Het gaat hierbij om de Regionale Banenmonitor en de Sociale Media Gids. Deze middelen zijn samengesteld door mij en verschillende collega’s bij Regio Talent.
Conclusie tijdens mijn stage periode ben ik bezig geweest om mijn leerdoelen te halen. Na afloop kan ik concluderen dat dit goed gelukt is. Ik heb mij met alle competenties bezig gehouden en dus niet alleen de competenties die nodig zijn als audiovisuele minor student. Ook is mijn conclusie dat ik meer heb geleerd tijdens mijn stage periode dan dat op school zou hebben gedaan. Op stage kon ik de theorie, die ik op school heb geleerd, goed toepassen in het werkveld. Ook heb ik op school veel geleerd over sociale media en dat heb ik met veel plezier en interesse kunnen toepassen in mijn advies en taken in de organisatie.
9
Bijlage 1: Management Summary Aanleiding en aanpak Het onderzoek en het verbeteren van de externe communicatie stond al op de agenda van Regio Talent en dus was dit een goede stageopdracht om te onderzoeken hoe dit gedaan kon worden. Het communicatievraagstuk voor het onderzoek was als volgt: Hoe kan de externe communicatie worden ingezet zodat Regio Talent betere naamsbekendheid kan verwerven? de volgende onderzoeken zijn gedaan conclusies zijn verworven:
Interne en externe analyse. Door een uitvoerige interne en externe analyse te maken over Regio Talent is er een goed beeld over hoe de organisatie opereert. De analyse was voornamelijk gesprits op de communicatie aspecten. Enquête onder de kandidaten van Regio Talent. Deze enquête was gericht om het beeld van de kandidaten over Regio Talent te achterhalen. Er is gebleken dat de respondenten een goed beeld hebben over Regio Talent maar er zeker nog verbeterpunten zijn op het vlak van contact en frequentie met de kandidaten. Gesprekken met externe partijen. Deze gesprekken zijn gevoerd met bedrijven die zich bezighouden in het verbeteren van onder andere een huisstijl, online marketing en het bouwen en opzetten van websites. Deze partijen stelden onder meer voor om een re-style van de website door te voeren en het toevoegen van sociale media aan de huidige middelenmix. Onderzoek naar trends en mogelijkheden. Door een onderzoek te doen naar vergelijkende websites van werving- en selectie bedrijven zijn er veel verschillende gevonden. Zo kan er op de website meer richting worden gegeven aan de hoofdzaken en moet sociale media een grotere rol gaan spelen. Ook moet de website meer web 2.0 zijn zodat er meer interactie ontstaat met de bezoeker. Dit bleek uit het onderzoek naar de trends en mogelijkheden van online communicatie.
Advies De volgende aanbevelingen zijn uit het onderzoek gekomen.
Up-date van de website Regio arbeidsmonitor Contactverbetering Sociale media gebruiken
Argumentatie Door de genoemde adviezen uit te voeren zal de externe communicatie en met name het contact met de doelgroep(de potentiële kandidaten) verbeteren. Het voornaamste is het verbeteren van de website en het gebruik van sociale media. Deze zaken kunnen snel en efficiënt bijdragen aan de externe communicatie. 10
