Sollicitatiecode Windesheim
1. Algemeen De sollicitatiecode Windesheim is afgeleid van de code die in oktober 2009 is vastgesteld door de NVP (Nederlandse Vereniging voor personeelsmanagement en organisatieontwikkeling) in overleg met de Stichting van de Arbeid. Tevens sluit de code aan bij bestaande Europese (inclusief Nederlandse) wet- en regelgeving. De sollicitatiecode van Windesheim is gebaseerd op de volgende algemene uitgangspunten: De sollicitant heeft een eerlijke kans op benoeming (gelijke kansen bij gelijke geschiktheid; de arbeidsorganisatie bepaalt haar keuze op basis van geschiktheid voor de functie). De sollicitant wordt deugdelijk en volledig geïnformeerd over de procedure, over de inhoud van de vacante functie en over de plaats daarvan in de organisatie. De arbeidsorganisatie vraagt van de sollicitant slechts die informatie die nodig is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie. De sollicitant verschaft aan de arbeidsorganisatie de informatie die deze nodig heeft om een waar en getrouw beeld te krijgen van de geschiktheid van de sollicitant voor de vacante functie. De van de sollicitant verkregen informatie wordt met inachtneming van de wet Bescherming Persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld. Op een door de sollicitant schriftelijk bij de arbeidsorganisatie ingediende klacht over onzorgvuldige, onbillijke of onjuiste behandeling wordt door de betrokken arbeidsorganisatie schriftelijk gereageerd. De sollicitant en de arbeidsorganisatie zijn zich er van bewust dat beschikbare informatie via derden verkregen niet altijd betrouwbaar is.
Windesheim hecht er belang aan dat de sollicitant (*) duidelijkheid heeft over de te volgen sollicitatieprocedure. Dit betekent dat indien Windesheim afwijkt van de procedure, zij dit aan de sollicitant meedeelt en toelicht. De sollicitant kan, indien daartoe aanleiding bestaat, om een afwijking van de procedure verzoeken. De sollicitatiecode Windesheim is van toepassing op zowel interne als externe kandidaten. Dit document is chronologisch ingedeeld; vanaf het ontstaan van de vacature tot en met de benoeming. De code sluit aan bij bestaande Europese (inclusief Nederlandse) wet- en regelgeving. * Met ‘sollicitant’ en met verwijzingen naar dit begrip worden in deze code zowel mannen als vrouwen bedoeld.
100708 Sollicitatiecode Windesheim (4).docx
1
2. Ontstaan van de vacature 1.
2.
Indien Windesheim besluit dat er een vacature is of komt en dat deze vervuld moet worden, dan wordt er aan de hand van de betreffende functiekarakteristiek met bijbehorend competentieprofiel een vacaturetekst opgesteld. Functie-eisen kunnen betrekking hebben op vakbekwaamheid (opleiding, kennis, ervaring), gedrag en persoonlijke kenmerken. Eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken (bv. leeftijd, geslacht, nationaliteit, levensbeschouwing) worden slechts gesteld, indien dit in verband met een goede functievervulling noodzakelijk is en de reden daarvoor wordt in de vacaturetekst aangegeven.
3. Werving 1.
Windesheim werft slechts voor vacatures die reeds bestaan of op voorzienbare termijn zullen ontstaan.
2.
Windesheim vermeldt in de oproep tot solliciteren alle essentiële kenmerken van de vacante functie en van de sollicitatieprocedure, te weten: a. functienaam, functie-eisen, voornaamste taken, plaats in de organisatie; b. naam, standplaats en werkterrein van de afdeling alsmede de naam van de grotere organisatie waarvan zij deel uitmaakt; c. salarisindicatie, tenzij dit om bepaalde redenen niet mogelijk is; d. naam en telefoonnummer van een contactpersoon voor verdere informatie; e. bijzondere arbeidsvoorwaarden of -omstandigheden; f. eventuele mogelijkheid van een psychologisch onderzoek of assessment; g. het eventueel hanteren van niet algemeen aanvaarde elementen in die procedure (zoals groepsselectie en selectie door een `brede' selectiecommissie); h. het eventueel hanteren van een inspraakprocedure; i. datum waarop sollicitatiebrief en curriculum vitae in het bezit van Windesheim moeten zijn; j. eventueel de reden van het ontstaan van de vacature; k. de datum (of data) waarop het selectiegesprek(-ken) zal (zullen) plaatsvinden; l. solliciteren dient plaats te vinden via het sollicitatieformulier zoals dit te vinden is op internet en intranet onder de vacature; m. toepasselijkheid van de sollicitatiecode Windesheim, die is te vinden op intranet en internet.
3.
Bij werving hebben interne kandidaten voorrang boven externe kandidaten. Externe werving vindt alleen plaats nadat de interne werving geen geschikte kandidaat heeft opgeleverd. Indien redelijkerwijs verwacht kan worden dat de interne sollicitatieronde geen geschikte kandidaten zal opleveren, kan ervoor gekozen worden om tegelijkertijd zowel intern als extern te werven (dit laat onverlet het feit dat interne kandidaten voorrang hebben boven externe kandidaten). In de vacaturetekst wordt deze keuze vermeld.
4.
Bij de interne werving krijgen medewerkers die reïntegreren voorrang bij vacatures. Tevens is binnen Windesheim voor een aantal voorrangsdoelgroepen gekozen. Een nadere toelichting op deze doelgroepen staat vermeld in het uitvoeringsreglement behorende bij het beleid Werving & Selectie en Mobiliteit.
5.
Windesheim eist van de sollicitant geen handgeschreven brieven en/of pasfoto's voordat zij de sollicitant voor een selectiegesprek uitnodigt.
6.
Indien Windesheim via verschillende media werft, vermeldt zij overal dezelfde sluitingsdatum voor reacties. Windesheim is niet verplicht later ingekomen reacties in de selectie te betrekken.
100708 Sollicitatiecode Windesheim (4).docx
2
4. Selectie van de reacties 1.
De sollicitant krijgt binnen 1 week na binnenkomst van zijn sollicitatiebrief een ontvangstbevestiging van Windesheim.
2.
Windesheim houdt het aantal personen, dat namens Windesheim bij de eerste en verdere selectie is betrokken, zo beperkt mogelijk. In principe betrekt Windesheim maximaal vijf personen bij de eerste en verdere selectie. Bij de samenstelling van de selectiecommissie wordt rekening gehouden met een evenwichtige man/vrouw-verdeling.
3.
Windesheim geeft personen en instellingen die niet betrokken zijn bij de selectie voor de functie waarnaar de sollicitant heeft gesolliciteerd, slechts met diens toestemming informatie over diens naam en andere gegevens.
4.
Bij de selectie van de reacties gaat Windesheim uit van de gestelde eisen in de vacaturetekst.
5.
Windesheim bericht de sollicitant binnen 14 dagen na de sluitingsdatum voor reacties of hij wordt uitgenodigd, afgewezen of dat de sollicitatie wordt aangehouden, onder vermelding van de termijn waarbinnen nader bericht volgt. Indien de sollicitant voor een selectiegesprek wordt uitgenodigd of wanneer en zijn sollicitatie wordt aangehouden, stuurt Windesheim samen met dit bericht de bij haar geldende sollicitatieprocedure. Behelst het bericht een afwijzing dan stuurt Windesheim de sollicitant alsnog de sollicitatieprocedure, indien deze daarom vraagt.
5. Sollicitatiegesprek 1.
Indien Windesheim een sollicitant uitnodigt voor een gesprek wordt de sollicitant in de uitnodigingsbrief geinformeerd over de datum, tijden, plaats, gesprekspartners en hun functies en de wijze waarop de vergoeding van reiskosten is geregeld. Meegezonden worden de functiekarakteristiek met bijbehorend competentieprofiel en een verwijzing voor meer informatie naar de internetsite van Windesheim.
2.
Bij het vaststellen van de datum en het tijdstip voor het sollicitatiegesprek houdt Windesheim rekening met de belangen van de sollicitant.
3.
Windesheim streeft er naar dat de sollicitant in een sollicitatieprocedure maximaal drie selectiegesprekken voert. Aan elk selectiegesprek nemen namens Windesheim maximaal drie personen deel.
4.
Windesheim voorkomt dat sollicitanten voor een en dezelfde functie tijdens het bezoek met elkaar in contact komen.
5.
Windesheim verstrekt de sollicitant naar waarheid alle informatie die deze nodig heeft om zich een zo volledig mogelijk beeld te vormen van de procedure, de functie en de organisatie. Het gaat hier o.a. om het aantal (opgeroepen) kandidaten, de wijze waarop de vacature is ontstaan, het maximaal bereikbare inkomen in dezelfde functie en overige arbeidsvoorwaarden, de ontwikkelingsmogelijkheden, en de verdere sollicitatieprocedure.
6.
Windesheim stelt tijdens het sollicitatiegesprek geen vragen die voor de functie en/of de functievervulling niet relevant zijn.
7.
De sollicitant verschaft Windesheim de informatie die een waar en getrouw beeld geeft van zijn vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring) en hij houdt geen informatie achter waarvan hij weet of behoort te weten dat deze van belang is voor de vervulling van de vacante functie waarop hij solliciteert.
8.
Windesheim vergoedt de door de sollicitant in redelijkheid gemaakte reiskosten.
100708 Sollicitatiecode Windesheim (4).docx
3
6. Bijzondere selectiemiddelen en nader onderzoek 1.
Bij aanvang van de selectieprocedure wordt kenbaar gemaakt of en in welke fase van de selectieprocedure bijzondere selectiemiddelen zoals een assessment of psychologisch onderzoek deel uit zullen maken van de procedure. Indien dit het geval is, laat Windesheim zich adviseren door een psychologisch adviesbureau dat zich gebonden acht aan de regels die het Nederlands Instituut van Psychologen hanteert (NIP-code).
2.
Windesheim wint slechts inlichtingen in bij derden nadat de sollicitant daartoe toestemming heeft gegeven. De gevraagde informatie moet direct verband houden met de te vervullen vacature, en er mag geen inbreuk worden gemaakt op de persoonlijke levenssfeer van de sollicitant. Windesheim vraagt in deze derden om inlichtingen te verstrekken en verzoekt hen toestemming te verlenen om de verstrekte informatie te mogen bespreken met de kandidaat. De verkregen informatie wordt aan de sollicitant meegedeeld, zodat hij hierop commentaar kan geven. Ingeval deze informatie de resultaten van een medisch of psychologisch onderzoek betreft, wordt deze procedure slechts gevolgd in zoverre deze niet in strijd is met de geformuleerde beroepsethiek van de betrokken beroepsbeoefenaren.
3.
Een psychologisch onderzoek kan slechts plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog. Deze dient zich te houden aan de regels van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De regels van het NIP houden onder meer in dat de sollicitant de inhoud en het resultaat van het onderzoek van de psycholoog verneemt. Indien de sollicitant vervolgens besluit zijn sollicitatie in te trekken en dit aan de psycholoog meedeelt, zendt de psycholoog het rapport niet naar Windesheim.
4.
Een medisch onderzoek in verband met de benoeming kan slechts plaatsvinden indien er aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van de medische geschiktheid moeten worden gesteld en uitsluitend nadat alle overige beoordelingen van geschiktheid hebben plaatsgevonden en aan het einde van de selectieprocedure. Het onderzoek wordt verricht door een arts, onder verantwoordelijkheid van de Arbo-dienst volgens de wettelijke regels. Alleen die sollicitant die Windesheim wenst te benoemen, kan gevraagd worden een medische keuring te ondergaan.
5.
Het onderzoek wordt verricht door een keurend arts, met inachtneming van de voor een dergelijk onderzoek geldende wettelijke regels. Bij een aanstellingskeuring vormen de Wet op de Medische keuringen en de daarop gebaseerde nadere regelgeving het richtsnoer. Windesheim zorgt ervoor dat de bedrijfsarts bekend is met de inhoud van de functie en de omstandigheden waaronder en de werkomgeving waarin deze moet worden uitgeoefend.
6.
Elke vorm van nader onderzoek op verzoek van Windesheim geschiedt op haar kosten.
100708 Sollicitatiecode Windesheim (4).docx
4
7. Selectie en beslissing 1.
Indien Windesheim in enige fase van de sollicitatieprocedure besluit dat een sollicitant niet voor de functie in aanmerking komt, ontvangt deze uiterlijk 1 week na dit besluit bericht.
2.
Interne kandidaten die worden afgewezen, worden uitgenodigd voor een gesprek met de voorzitter van de selectiecommissie waarin een toelichting wordt gegeven op de afwijzing. De afwijzing wordt eveneens schriftelijk gemotiveerd.
3.
Externe kandidaten die worden afgewezen ontvangen een schriftelijke afwijzing waarin wordt aangegeven dat desgewenst een mondelinge toelichting kan worden verkregen.
4.
Privacy Statement: Door het versturen van het sollicitatieformulier gaat de kandidaat akkoord dat zijn personeelsgegevens met inachtneming van het onderstaande worden opgenomen en verwerkt in de database van Windesheim. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor werving- en selectiedoeleinden. Windesheim verstrekt geen informatie aan derden, tenzij Windesheim dit op grond van de wet daartoe verplicht is. Windesheim bewaart deze gegevens maximaal een jaar, tenzij de kandidaat op een eerder moment een verzoek doet zijn gegevens uit de database te laten verwijderen. (veranderd, heeft te maken met het gebruik van Connexys, hier is deze info in opgenomen. )
5.
Bij het aanbod tot benoeming worden alle zaken die van belang zijn, ook gedane toezeggingen, en afspraken rondom professionele ontwikkeling schriftelijk vastgelegd.
6.
De sollicitatieprocedure beslaat van werving tot en met benoeming maximaal drie maanden. Overschrijding hiervan wordt gemotiveerd aan de sollicitant meegedeeld.
7.
Indien na de benoeming blijkt dat de sollicitant tijdens de sollicitatieprocedure onjuiste informatie heeft verstrekt dan wel relevante informatie heeft verzwegen, dan kan Windesheim daaraan arbeidsrechtelijke consequenties verbinden.
8.
De sollicitatieprocedure wordt als afgerond beschouwd indien de vacature is vervuld door benoeming van een of meerdere sollicitanten dan wel doordat Windesheim heeft besloten dat de vacature komt te vervallen (bijvoorbeeld doordat de taken uit de vacature op een andere manier worden belegd). Allen die op dat moment nog deelnemen aan de procedure worden hierover binnen twee weken schriftelijk bericht.
8. Bezwarenregeling 1.
Windesheim heeft een Bezwarenregeling Personeel die de sollicitant de mogelijkheid biedt een bezwaar in te dienen tegen de gevolgde procedure. Op verzoek zal deze bezwarenregeling aan de sollicitant worden uitgereikt.
100708 Sollicitatiecode Windesheim (4).docx
5
