Město Městský úřad Česká Třebová
SKARTAČNÍ ŘÁD VČETNĚ SKARTAČNÍHO PLÁNU
Městského úřadu Česká Třebová vydaný v souladu s § 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů
ÚVODNÍ USTANOVENÍ Článek 1 Skartační řád upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů (dále jen „dokumenty“) ze spisovny ve skartačním řízení. Všeobecné zásady tohoto řízení jsou stanoveny zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, případně dalšími předpisy. Skartačním řízením se rozumí souhrn pracovních úkonů prováděných při vyřazování dokumentů nadále nepotřebných pro činnost jejich původců a při posuzování jejich trvalé hodnoty. Žádné dokumenty nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. Skartační řízení se provádí pravidelně v předem stanovených termínech (nejméně však 1x za 5 let) ve spolupráci s místně příslušným Státním okresním archivem Ústí nad Orlicí, vnitřní organizační jednotkou Státního oblastního archivu v Zámrsku (dále jen místně příslušný státní archiv), který skartační řízení též schvaluje. Skartační znaky a lhůty pro jednotlivé dokumenty a jejich druhy se uvádějí ve skartačním plánu. Skartačními lhůtami, jež počínají běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu se stanoví doba, během níž musí dokumenty zůstat uloženy v příručních registraturách a ve spisovně městského úřadu. U spisové agendy vedené na odboru obecní živnostenský úřad se vyřízením dokumentu rozumí den úmrtí podnikatele a u agendy vedené na odboru výstavby (stavební úřad) se skartační řízení zahájí v nejbližším termínu po dni demolice stavby. Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení je všestranná péče o dokumenty, tj. jejich přesná evidence, správné označení skartačními znaky a lhůtami a přehledné uložení ve spisovně po dobu stanovenou skartačními lhůtami.
1
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN Článek 2 1. 2. 3. 4.
Spisový a skartační plán obsahuje seznam dokumentů rozdělených podle věcných hledisek se spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními (uschovacími) lhůtami. Každému dokumentu musí být přiřazen podle jejího obsahu spisový znak a skartační znak se skartační lhůtou. Zpracovatelé dokumentů jsou povinni označovat je spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu úřadu. Skartační znaky a skartační lhůty uvedené ve spisovém plánu jsou závazné pro úřad, z jehož činnosti dokument vznikl, jímž byl vyřizován, nebo z které způsob vyřízení vycházel.
SKARTAČNÍ ZNAK Článek 3 Skartační znaky „A“, „S“ a „V“ určují, jak má být po uplynutí skartační lhůty s dokumenty naloženo: - znak „A“(archiv) – do této skupiny se zařazují dokumenty trvalé hodnoty, které budou po posouzení ve skartačním řízení vybrány jako archiválie a předány místně příslušnému státnímu archivu k trvalému uložení, - znak „S“ (stoupa) – do této skupiny se zařazují dokumenty bez trvalé hodnoty, které po uplynutí skartační lhůty budou po posouzení ve skartačním řízení navrženy ke zničení., - znak „V“ (výběr) – do této skupiny jsou zařazovány dokumenty, u nichž se ve skartačním řízení posoudí jejich zařazení mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení. SKARTAČNÍ LHŮTA Článek 4 1.
2.
3.
Skartační lhůta se určuje počtem let od 1.ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen ve spisovně (pokud není dohodnuto s pověřeným pracovníkem kanceláře tajemníka uložení vyřízeného dokumentu na příslušném odboru) a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně po dohodě s archivem prodloužena, pokud určený původce potřebuje dokument pro další vlastní činnost. Tuto skutečnost oznámí tajemník úřadu místně příslušnému státnímu archivu. Skartační lhůta dokumentů uložených ve spisu se odvíjí od vyřizujícího dokumentu, který je ve spisu uložený. Obsahuje-li spis dokumenty různorodých spisových a skartačních znaků a lhůt, je v posloupnosti nadřazen skartační znak „A“ znaku „V“ a znaku „S“, spis je potom označován nejdelší skartační lhůtou.
2
4.
Záznam o prodloužení skartačních lhůt je veden v evidenci dokumentů ve spisovně. SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ Článek 5
1. 2.
Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při vyřazování dokumentů ze spisovny, které jsou po uplynutí stanovených skartačních lhůt pro činnost úřadu dále nepotřebné. Předmětem skartačního řízení jsou všechny dokumenty úřadu, jimž uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence (ztráta platnosti nebo opotřebování). PRŮBĚH SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ Článek 6
1. 2. 3.
4.
5.
6. 7. 8. 9.
Dokumenty ke skartačnímu řízení připravuje pracovník pověřený vedením spisovny po uplynutí skartačních lhůt dokumentů pod dohledem místně příslušného státního archivu. Se státním okresním archivem lze dohodnout, že skartační řízení nebude prováděno každoročně, ale za delší období, které však nesmí přesáhnout dobu čtyř let. K provedení skartačního řízení jmenuje tajemník úřadu skartační komisi (minimálně tříčlennou). Jejím členem je vždy pracovník pověřený vedením spisovny, který odpovídá za to, že do skartačního řízení budou zahrnuty všechny dokumenty úřadu s prošlou skartační lhůtou a úřední razítka, která ztratila platnost nebo byla opotřebovaná. Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení pracovník pověřený vedením spisovny. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A“, nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. Seznamy dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení obsahují pořadové číslo dokumentu, spisový (ukládací) znak dokumentu, typ dokumentu, rok jeho vzniku (časové období), skartační lhůtu, počet evidenčních jednotek dokumentů (balíků, krabic, ...). U úředních razítek je nutný odpis z evidence a jejich soupis doplněný otiskem. Dokumenty se skartačním znakem „S“ mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná podoba s náležitostmi originálu. Tajemník úřadu zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek příslušnému archivu v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. Skartační návrh může být zaslán v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem. Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec místně příslušného státního archivu (dále jen archivář) odbornou archivní
3
10. 11. 12. 13.
prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. Při odborné archivní prohlídce archivář a) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „A“ odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie, b) posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem „S“ nemají trvalou hodnotu; pokud zjistí, že trvalou hodnotu mají, přeřadí je mezi dokumenty se skartačním znakem „A“, c) posoudí zařazení dokumentů se skartačním znakem „V“ mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení, d) uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu podle písmen a) a c) a seznam dokumentů určených k vyřazení a ke zničení podle písmen b) a c) a tyto seznamy přiloží k protokolu o skartačním řízení, e) dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do místně příslušného státního archivu. Po provedené archivní prohlídce archivář sepíše protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“. Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí určený původce jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o převzetí dokumentů jsou uloženy na městském úřadu a ve státním archivu. Vyřazování utajovaných dokumentů se provádí obdobně jako vyřazování neutajovaných dokumentů. Dále se postupuje v souladu se Spisovým řádem Městského úřadu Česká Třebová a Spisovým řádem pro práci s utajovanými skutečnostmi Městského úřadu Česká Třebová, vydanými tajemníkem městského úřadu.
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Článek 7 Závady a nedostatky skartačního řízení, které nebyly odstraněny ani po upozornění místně příslušného státního archivu vykonávajícího odborný dohled, jakož i zničení dokumentů bez řádného skartačního řízení, jsou posuzovány a postihovány jako porušení povinností uložených zákonem. Skartační řád ze dne 1.3.2004 pozbývá účinnosti dnem 31.12.2005. Skartační řád nabývá účinnosti dne 1.1.2006
Bc. Věra Pirklová tajemnice MěÚ Příloha č. 1 Příloha č. 2
- Vzor skartačního návrhu - Záznam o předávání archiválií k trvalému uložení v archivu
4
Příloha č. 1
Vzor skartačního návrhu V České Třebové dne Č.j. Počet listů: Počet příloh: /listů Česká republika – Státní oblastní archiv v Zámrsku Státní okresní archiv Ústí nad Orlicí Pivovarská 137/II. 562 03 Ústí nad Orlicí
Skartační návrh Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a podle Skartačního řádu Městského úřadu v České Třebové, předkládáme skartační návrh, se seznamy dokumentů, na vyřazení dokumentů. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty Městského úřadu v České Třebové z let ......................... s uplynulými skartačními lhůtami, které nejsou nadále potřebné pro jeho činnost. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně Městského úřadu v České Třebové (Staré náměstí 78, Česká Třebová). Seznamy v přílohách jsou uspořádány podle znaků spisového a skartačního plánu, který je součástí skartačního řádu městského úřadu. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů k vyřazení.
Jméno, příjmení, funkce razítko, podpis
5
Seznam dokumentů Skupina A Pořadové číslo
Spisový znak
Typ dokumentu
Období vzniku
Skartační znak / lhůta
Ev jednotky
Spisový znak
Typ dokumentu
Období vzniku
Skartační znak / lhůta
Ev. jednotky
Spisový znak
Typ dokumentu
Období vzniku
Skartační znak / lhůta
Ev. jednotky
Typ dokumentu
Období vzniku
Skartační znak / lhůta
Ev. jednotky
Skupina V - A Pořadové číslo
Skupina S Pořadové číslo
Skupina V - S Pořadové číslo
Spisový znak
Dokumenty skupiny „V“ navrhovatel posoudí a rozdělí mezi skupiny dokumentů „A“ a „S“ a přiřadí je k nim. 6
Příloha č. 2 ZÁZNAM o předávání archiválií k trvalému uložení v archivu Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu je dokladem o fyzickém předání archiválií podle § 15 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, mezi Městským úřadem Česká Třebová jako povodcem – držitelem (dále jen předávající) a Státním okresním archivem v Ústí nad Orlicí (dále jen archiv). Předávající archiválií předal k trvalému uložení v archivu na základě – protokolu o výběru archiválií – ve skartačním řízení č.j. / mimo skartační řízení č.j. Předávající a archiv vzájemně potvrzují, že předání archiválií bylo provedeno řádně a bez závad a v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb.. Předávající a archiv neuplatňují k předání archiválií nebo k obsahu předmětného záznamu žádné výhrady, ani s nimi nespojují žádné požadavky či pohledávky. Dnem předání archiválií byla přenesena odpovědnost za ochranu a péči o předmětné archiválie na archiv. Předání archiválií předávajícím a jejich převzetí archivem se uskutečnilo v dohodnutém termínu dne ................ v SOkA Ústí nad Orlicí. Předání archiválií zajistila na své náklady předávající strana. Předání archiválií provedl: Převzetí archiválií za archiv provedl: Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu je vyhotoven ve dvou výtiscích. Předávající a archiv obdrží vždy jeden výtisk. V Ústí nad Orlicí dne .........................
..................................................... předávající
...................................................... archiv
7
