SISTEM PENGENDALIAN INTERN BIAYA OPERASIONAL SEBAGAI ALAT MENINGKATKAN EFISIENSI OPERASI PADA PO. SUMBER KENCONO

Jurnal Ilmu & Riset Akuntansi Vol. 3 No. 4 (2014)

SISTEM PENGENDALIAN INTERN BIAYA OPERASIONAL SEBAGAI ALAT MENINGKATKAN EFISIENSI OPERASI PADA PO. SUMBER KENCONO

Dewi Rosleni [email protected]

Dini Widyawati Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia (STIESIA) Surabaya

ABSTRACT Company is a production activity unit which manages economic resources to provide goods and services for the community in order to gain profit and to satisfy their needs. In running its activity a company uses its various resources maximally to achieve the expected goal which is to provide services to the community. Every activity which has been done by the company is expected to be fulfilled in accordance with plan which has been prepared. Yet in order to achieve what the company wants, an internal control system is required to achieve their goals. The qualitative descriptive analysis method is the analysis technique which is performed by comparing among data which have been obtained in order to support the research with the existing theories by giving explanation to the cause of the problem and alternative solution based on the existing data. The researcher expects to conduct some improvements in this research on the implementation of internal control operating cost that is determined by the company.Based on the existing result of research it shows that the control activities which consist of authorization control, information processing control, the control on financial statement process, application control, and tasks separation have already implemented in the company. When control activities have been implemented within the company, the company will be able to improve its operating efficiency. Keywords: Control System, Operating Cost, Operating Efficiency.

ABSTRAK Perusahaan merupakan suatu unit kegiatan produksi yang mengelola sumber – sumber ekonomi untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan dan agar dapat memuaskan kebutuhan masyarakat. Dalam menjalankan aktivitasnya perusahaan memanfaatkan berbagai sumber daya yang dimiliki secara maksimal untuk mencapai tujuan yang diharapkan yaitu memberikan pelayanan kepada masyarakat. Setiap aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan diharapkan dapat terlaksana sesuai dengan rencana yang disusun. Namun untuk mencapai apa yang diinginkan maka dibutuhkan sistem pengendalian intern agar tujuan tercapai. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis dengan menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif yaitu teknik analisis dengan cara membandingkan antara data – data yang diperoleh guna mendukung penelitian dengan teori – teori yang telah ada dengan memberikan penjelasan terhadap sebab masalah dan alternatif pemecahan masalah berdasarkan data yang ada. Penelitian ini diharapkan oleh penulis adalah dengan melakukan perbaikan pelaksanaan pengendalian intern biaya operasional yang ditetapkan oleh perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian yang ada menunjukkan bahwa aktivitas pengendalian yang terdiri pengendalian autorisasi, pengendalian pemrosesan informasi, pengendalian atas proses pelaporan keuangan, pengendalian aplikasi, dan pemisahan tugas sudah diterapkan di dalam perusahaan. Dengan diterapkannya aktivitas pengendalian di dalam perusahaan, maka perusahaan akan dapat meningkatkan efisiensi operasi. Kata kunci: Sistem pengendalian, Biaya operasional, dan Efisiensi operasi.


2

PENDAHULUAN Perusahaan merupakan suatu unit kegiatan produksi yang mengelola sumber – sumber ekonomi untuk menyediakan barang dan jasa bagi masyarakat dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan dan agar dapat memuaskan kebutuhan masyarakat. Perusahaan bertugas mengolah sumber – sumber ekonomi atau sering disebut faktor – faktor produksi. Tujuan utama didirikan perusahaan selaku entitas bisnis adalah mendapatkan keuntungan yang digunakan untuk kelangsungan usaha. Perusahaan mempunyai tujuan yaitu untuk memperoleh laba, selain itu juga mempunyai tujuan untuk memberikan pelayanan pada masyarakat yang membutuhkan jasa transportasi. Perusahaan mempunyai kewajiban untuk memberikan pelayanan yang sebaik – baiknya kepada masyarakat sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang dimiliki. Selain itu, manajemen perusahaan harus meningkatkan kematangan teknologi informasi agar dapat meningkatkan pelayanannya, karena kualitas jasa sangat membutuhkan teknologi informasi. Perusahaan harus mampu mendesain dan mengembangkan sistem informasi yang berkualitas untuk menunjang kinerja. Perencanaan sistem informasi yang dilakukan akan berbeda tergantung pada siklus hidup fungsi informasi itu sendiri. Oleh karena itu perlu dilakukan upaya yang terus menerus dalam menjaga dan memperbaiki kualitas sistem yang saat ini dikembangkan. Sistem yang berkualitas akan mendorong keberhasilan sistem, implikasinya selanjutnya adalah peningkatan kinerja secara keseluruhan. Sistem yang diterapkan dalam perusahaan dikatakan efektif apabila dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan masyarakat. Namun dalam pengembangan sistem informasi, perusahaan perlu secara proaktif melibatkan SDM-nya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain diperlukan partisipasi aktif dari setiap personel agar nantinya yang dikembangkan dapat berjalan secara efektif. Dalam menjalankan aktivitasnya perusahaan memanfaatkan berbagai sumber daya yang dimiliki secara maksimal untuk mencapai tujuan yang diharapkan yaitu memberikan pelayanan kepada masyarakat. Setiap aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan diharapkan dapat terlaksana sesuai dengan rencana yang disusun. Namun untuk mencapai apa yang diinginkan maka dibutuhkan sistem pengendalian intern agar tujuan dapat tercapai. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendoong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern menekankan pada tujuan yang hendak dicapai. Tujuan pengendalian intern yaitu melindungi kekayaan perusahaan dengan cara meminimalisai pemborosan dan penyimpangan. Tujuan tersebut dapat tercapai apabila elemen pengendalian intern dapat terlaksana secara tepat. Oleh karena itu dibutuhkan manajemen internal yang kedudukannya bersifat independen dalam berbagai aktivitas dalam perusahaan agar dapat mengawasi dan menilai keefektivan pengendalian intern. Manajemen internal membutuhkan catatan atau dokumen yang lebih lengkap dibandingkan dengan laporan yang digunakan oleh pihak ekstern, untuk itu dibutuhkan audit internal agar dapat dilakukan penilaian secara independen atas catatan, prosedur, pelaksanaan kebijakan, rencana organisasi dan memberikan informasi yang berguna bagi kepentingan pihak manajemen untuk menunjang tercapainya efektivitas pengendalian intern. Agar dapat memberikan informasi kepada manajemen maka audit internal menjalankan fungsinya sebagai alat pengendali dalam memastikan kebijakan dan prosedur yang ditentukan telah ditaati, menilai kualitas prestasi dalam menjalankan tanggung jawab yang telah dibebankan, dan memberikan saran sebagai rekomendasi perbaikan aktivitas operasional dan sistem pengendalian intern perusahaan.


3

Pengendalian intern tersebut akan berpengaruh pada biaya operasional. Tidak hanya sistem yang diperhatikan oleh perusahaan tetapi juga biaya operasional perusahaan. Karena biaya operasional akan berpengaruh pada peningkatan efisiensi operasi perusahaan. Seperti halnya pada perusahaan dagang maupun manufaktur, perusahaan jasa juga mempertimbangkan biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan dalam mencapai tujuan utama perusahaan. Dan bagaimana cara penerapan sistem pengendalian intern biaya operasional untuk meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern biaya operasional pada perusahaan. TINJAUAN TEORETIS Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi sumber informasi yang kemudian diinformasikan kepada para pembuat keputusan. Sistem informasi akuntansi memproses berbagai transaksi keuangan atau non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa subsistem: (a) sistem pemrosesan transaksi yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna, (b) sistem buku besar/pelaporan keuangan, (c) sistem pelaporan manajemen yang menyediakan laporan keuangan kepada pihak manajemen yang bertujuan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan (Hall, 2007:10). Krismiaji (2006:6) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Purbawanti (2006:70) menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah suatu kumpulan dari sumber – sumber modal sebagai komponen dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola data transaksi sehingga menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan dan pengendalian kegiatan perusahaan. Daft (2006:385) menyatakan sistem informasi terdiri dari teknologi informasi, peraturan, kebijakan dan prosedur perusahaan yang membantu pencapaian sasaran yang ditentukan. Efektif tidaknya informasi akuntansi yang disajikan sebagai dasar pembuatan keputusan ditentukan oleh kualitas penyajian. Ada beberapa indikator informasi akuntansi yang berkualitas yaitu sebagai berikut : (a) informasi yang disajikan harus relevan yaitu harus sesuai dengan masalah yang dihadapi, (b) informasi yang disajikan harus akurat artinya memiliki akurasi yang tinggi dan bebas dari berbagai masalah dan kekeliruan, (c) informasi yang disajikan harus tepat waktu karena jika terjadi keterlambatan penyajian maka tidak dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang baik (Idawati, 2009:253). Sistem merupakan sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem berfungsi menerima input (masukan), mengolah input dan menghasilkan output (keluaran). Input dan output berasal dari luar sistem atau dari lingkungan sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem akan berinteraksi dengan lingkungannya walaupun masing – masing sistem memiliki komponen karakteristik yang berbeda, namun masing – masing sistem memiliki komponen baku yang sama yaitu sebagai berikut : (a) input yang berfungsi untuk menerima masukan dai luar sistem, (b) proses berfungsi untuk mengubah input menjadi output, (c) output berfungsi untuk mengirimkan hasil olahan


4

kepada pihak di luar sistem, (d) kontrol berfungsi untuk mengendalikan hasil olahan kepada pihak di luar sistem dengan yang diharapkan. Informasi merupakan data yang sudah diolah sehingga berguna dalam pembuatan keputusan. Jadi sistem informasi akuntansi merupakan sekumpulan perangkat sistem yang berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data dan menyajikan informasi akuntansi kepada pihak manajemen (Winarno, 2006:13-19). Suatu sistem yang mudah untuk dioperasikan belum tentu memiliki kegunaan bagi penggunanya, walaupun masih terdapat kecenderungan untuk menggunakan sistem tersebut di saat ini maupun di masa yang akan datang. Sistem didefinisikan sebagai suatu kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan satu sama lainnya serta bekerja sama untuk memenuhi suatu tujuan atau fungsi tertentu. Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi sesuatu yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan masa yang akan datang. Sistem inforamsi akuntansi adalah gabungan antara hardware dan software komputer, prosedur – prosedur, dokumentasi data, formulir dan orang yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan, mengelola dan mendistribusikan data dan informasi (Lina, 2007:450-451). Jadi berdasarkan pengertian yang ada dapat disimpulkan bahwa sistem informai akuntansi yang dapat diandalkan adalah sistem yang memiliki pengendalian memadai sehingga informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan, dalam hal ini pengendalian merupakan elemen yang tidak dapat dipisahkan dari sistem informasi yang ada (Tarigan, 2006:90). Biaya Operasional Secara umum dalam menjalankan kegiatan perusahaan membutuhkan biaya yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan operasi sehari – hari. Istilah biaya atau cost sering digunakan dengan arti yang berbeda – beda. Sehubungan dengan pengertian biaya (cost) maka terlebih dahulu perlu diketahui bahwa sangat sulit untuk memberikan pengertian yang tepat atas biaya yang dimaksud, sehingga biaya dapat digolongkan kedalam beberapa pengertian sesuai dengan tujuan penggunaan biaya tersebut. Dalam kegiatan operasional, perusahaan selalu berusaha untuk memperoleh hasil yang maksimal dari berbagai penggunaan sumber daya yang dimilikinya. Hal ini dapat dilakukan secara bersamaan dengan meminimalkan biaya yang sampai saat ini masih merupakan salah satu isu yang sangat strategis. Biaya dalam perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting dan menentukan keberhasilan operasi perusahaan, oleh karena itu keahlian dalam melakukan pengendalian biaya sangatlah diperlukan apabila perusahaan menghendaki memenangkan persaingan dimasa yang akan datang. Perusahaan yang gagal mengendalikan biaya, maka biaya operasional perusahaan akan menjadi membengkak dengan laju yang cepat dan akhirnya hanya kerugian yang diperoleh. Apabila perusahaan secara terus menerus menderita kerugian, maka kehancuran akan menimpa perusahaan tersebut. Berkembang tidaknya suatu perusahaan lebih tergantung pada manajer dalam perusahaan untuk mengelolanya. Sehingga kinerja manajer biasanya ditekankan pada kemampuan mengefisienkan biaya yang menjadi tanggungjawabnya. Hansen dan Mowen (2004:36) mendefinisikan biaya adalah nilai ekuivalen kas yang dikorbankan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan member manfaat saat ini atau dimasa yang akan datang bagi organisasi atau perusahaan. Mulyadi (2008:57) mendefinisikan biaya adalah jumlah yang diukur dalam bentuk keuangan dari kas yang dikeluarkan atau kekayaan yang dipindahkan, saham yang dikeluarkan atau hutang yang dibentuk dalam hubungannya dengan barang atau jasa yang diperoleh.


5

Selain itu, pengertian biaya secara luas mengandung lima unsur antara lain : (a) merupakan pengorbanan sumber ekonomi, (b) diukur dengan satuan uang, (c) yang telah terjadi dan yang akan terjadi, (d) untuk tujuan tertentu, (e) biaya dapat diartikan juga seperti beban, harga perolehan, harga pokok, nilai tukar dan pengorbanan. Dari pengertian biaya yang diberikan oleh para ahli, bahwa biaya merupakan suatu pengorbanan ekonomis yang harus dilakukan untuk memperoleh barang atau jasa. Hal ini membuktikan bahwa betapa pentingnya biaya yang dikeluarkan agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan baik. Dasar – Dasar Pengendalian Intern Dalam organisasi dibutuhkan pengawasan karena semakin banyak orang yang bekerja dalam suatu organisasi, maka semakin besar pula kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan. Untuk mencegah terjadinya kesalahan dan kecurangan serta menempatkan tanggung jawab atas pekerjaan yang harus dilakukan, maka perlu diciptakan suatu pengendalian (Bastian, 2007:54). Sedangkan menurut Anthony et al (2011:19) suatu organisasi perlu dikendalikan dengan dibuatnya perangkat – perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategi organisasi dapat tercapai. Pengendalian merupakan proses mengawasi, membandingkan, dan mengkoreksi kinerja. Pengendalian intern merupakan perencanaan organisasi dan semua tindakan (measure) yang terkait yang diterapkan oleh entitas untuk mencapai tujuan untuk mengamankan aktiva, mendorong karyawan mengikuti kebijakan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan pencatatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan. Pengendalian intern mengidentifikasikan tindakan yang diambil dalam suatu organisasi untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas dalam perusahaan tersebut. Banyak informasi yang dibutuhkan manajemen untuk mengendalikan keuangan dan operasi yang berasal dari sistem informasi akuntansi. Pengendalian memastikan kebijakan dan arah manajemen dijalankan dengan semestinya. Pengendalian intern merupakan suatu proses yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang rasional atas tercapainya tujuan. Pengendalian melibatkan penataan tanggung jawab dalam perusahaan. setiap orang harus bertanggung jawab untuk setiap tugas. Tanggung jawab yang diberikan secara jelas sehingga memudahkan mengidentifikasi area yang bermasalah dan harus memiliki pemahaman cakupan tanggung jawab, sehingga dapat menjalankan tanggung jawab yang telah dipercayakan (Bodnar dan Hopwood, 2006:10-11). Menurut Mulyadi (2008:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Alim (2008:273) sistem pengendalian intern merupakan serangkaian kebijakan dan prosedur yang dapat menyediakan adanya jaminan yang memadai sehingga tujuan tercapai. Sedangkan menurut Messier et al (2006:250-251) pengendalian intern (internal control) adalah suatu proses yang dijalankan oleh manajemen dan personel entitas lainnya yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan untuk mencapai keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian intern atas penjagaan barang terhadap perolehan, penggunaan, dan pengeluaran yang tidak diotorisasi juga penting, dan bisa termasuk pengendalian yang berkaitan dengan tujuan pelaporan keuangan dan operasi.


6

Menurut Ikhsan (2009:148) pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran – ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Menurut Arens et al (2006:290) sistem pengendalian intern merupakan suatu sistem yang terdiri dari aturan – aturan dan prosedur yang didesain untuk melengkapi manajemen dengan jaminan yang pasti sehingga perusahaan menerima keobyektifitasan dan tujuan perusahaan. Terdapat 3 (tiga) hal yang dipandang secara garis besar dalam mendesain sebuah sistem pengendalian intern yang efektif yaitu : (a) keandalan laporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Dari definisi pengendalian yang ada terdapat beberapa konsep dasar sebagai berikut : (a) sistem pengendalian Intern merupakan suatu proses pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, bukan tujuan sendiri, (b) sistem pengendalian intern dijalankan oleh manusia pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh setiap orang dari jenjang organisasi, (c) sistem pengendalian intern diharapkan mampu memberikan jaminan yang pasti bukan jaminan yang absolute bagi manajemen dan dewan komisaris entitas karena adanya kelemahan – kelemahan bawaan yang melekat pada seluruh sistem pengendalian intern dan perlunya mempertimbangkan biaya dan manfaat yang bersangkutan dengan penetapan pengendalian tersebut, (d) sistem pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi. Berdasarkan definisi yang ada, bahwa sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, kebijakan dan prosedur yang terkoordinasi untuk menjamin tercapainya tujuan pokok manajemen yang berkaitan dengan: (a) menjaga kekayaan dan catatan organisasi, (b) mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, (c) mendorong efisiensi, (d) mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Menurut Arens et al (2006:290) menjelasakan tentang tujuan dari sistem pengendalian intern tersebut yaitu : (a) keandalan laporan keuangan (Reliability of financial reporting). Manajemen bertanggung jawab dalam menyiapkan pertanyaan – pertanyaan untuk para investor, kreditor, dan pengguna lainnya. Manajemen juga diharuskan mempunyai kedua pertanggungjawaban, legal, dan profesional untuk meyakinkan bahwa informasi yang diberikan adalah jujur dalam memenuhi persetujuan keperluan laporan. Keefektivan internal kontrol yang mengendalikan setiap laporan keuangan untuk memenuhi tanggung jawab laporan tersebut, (b) efektivitas dan efisiensi operasi (Efficiency and effectiveness of operations). Kontrol dengan sebuah perusahaan yang kuat, efisien dan efektif digunakan dalam sumber – sumbernya untuk mengoptimalkan tujuan peusahaan. Kenyataan yang sangat penting dalam kendali ini adalah keuangan yang akurat dan informasi laporan keuangan dalam membuat keputusan, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku (Compliance with laws and regulation). Perusahaan diharuskan mengikuti hukum dan aturan – aturan yang lainnya secara erat dalam perhitungan seperti peraturan pajak masukan dan penggelapan. Tujuan pengendalian intern memberikan jaminan yang wajar bahwa : (1) aktiva dilindungi dan digunakan untuk mencapai tujuan usaha, (2) informasi bisnis akurat, (3) Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan persahaan, (4) laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya, (5) kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku (Warren et al, 2006:236).


7

Unsur – Unsur Pengendalian Intern Idawati (2009:290) menyatakan bahwa pengendalian terdiri dari lima komponen yang saling berkaitan sebagai berikut : (1) Lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang – orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian menyediakan arahan bagi organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari orang – orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Lingkungan pengendalian menjadi dasar bagi komponen yang lain dan menyediakan disiplin serta struktur. Beberapa faktor yang berpengaruh didalam lingkungan pengendalian antara lain : (a) integritas dan nilai etik. Merupakan etika entitas yang dimiliki dan standar perilaku yang berlaku serta bagaimana mereka mengkomunikasikan dan mengaplikasikan dalam praktik, (b) komitmen terhadap kompetensi. Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, (c) gaya manajemen dan gaya operasi. Pemahaman dan aspek – aspek tentang filosofi manajemen dan gaya operasi member auditor suatu pemahaman mengenai sikap manajemen terhadap pengendalian intern, (d) struktur organisasi. Pemahaman struktur organisasi member gambaran agi auditor mengenai mnajemen dan elemen – elemen fungsional dari bisnis dan bagaimana pengendalian diimplementasikan, (e) pemberian wewenang dan tanggung jawab. Memberi pemahaman mengenai pengendalian dan cara – cara yang digunakan untuk pengendalian, perencanaan formal organisasi dan operasi, penugasan karyawan dan kebijakan yang dimiliki entitas, (f) praktik dan kebijakan sumber daya manusia. Sumber daya manusia merupakan aspek penting dalam pengendalian intern. Pengendalian intern yang dikembangkan entitas berusaha untuk mengatur, menjaga tindakan – tindakan yang dilakukan manusia dalam entitas. (2) Penentuan risiko. Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penentuan risiko tujuan laporan keuangan adalah identifikasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi. Manajemen risiko menganalisis hubungan risiko asersi spesifik laporan keuangan dengan aktivitas seperti pencatatan, pemrosesan, pengikhtisaran, dan pelaporan data – data keuangan. Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan sebagai berikut : (a) perubahan dalam lingkungan operasi, (b) personel baru, (c) sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki, (d) teknologi baru, (e) aktivitas baru, (f) standar akuntansi baru, (g) restrukturisasi korporasi. Semua entitas memiliki risiko tergantung dari ukuran, struktur, sifat, atau jenis dari perusahaan. Risiko tersebut dapat berupa risiko eksternal dan internal dan semua harus bisa dikendalikan. Perubahan ekonomi, industri, regulasi serta kondisi operasi memungkinkan timbulnya risiko berbeda yang harus segera dapat diatasi oleh manajemen. (3) Informasi dan Komunikasi. Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab. Sistem informasi yang relevan dalam laporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi yang berisi metode untuk mengidentifikasi, merangkai, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva yang terkait. Sistem akuntansi suatu organisasi bisa saja sederhana, dan bisa juga kompleks. Banyak organisasi memiliki sistem yang dapat digunakan untuk memproses sejumlah besar transaksi yang beragam. Sistem


8

informasi dirancang dan diterapkan tidak hanya untuk menghasilkan buku besar dan laporan keuangan, tetapi juga untuk menghasilkan informasi operasional dan informasi guna mendukung pengendalian manajemen. Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan. Komunikasi meliputi penyediaan deskripsi tugas individu dan tanggung jawab berkaitan dengan struktur pengendalian intern dalam laporan keuangan. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individu berkaitan dengan pengendalian intern biaya operasional. Komunikasi yang baik membutuhkan komunikasi yang efektif, manual prosedur yang memadai, manual kebijakan, serta berbagai jenis dokumentasi yang lain. (4) Aktivitas pengendalian. Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi resiko dalam pencapaian tujuan. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diterapkan di berbagai tingkat organisasi dan fungsi. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan review terhadap kinerja, pengolahan informasi, pengendalian fisik dan pemisahan tugas. Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai berikut : (a) pengendalian autorisasi. Tujuan utama dari prosedur yang sesuai adalah setiap transaksi diautorisasi oleh manajemen dalam lingkup kewenangannya, (b) pengendalian pemrosesan informasi. Pengendalian pemrosesan informasi diterapkan berkaitan untuk mengecek kelayakan otorisasi, kelengkapan setiap transaksi dan keakuratan data keuangan, (c) pengendalian atas proses pelaporan keuangan. Pengendalian aplikasi komputer menyediakan pengendalian yang kuat atas informasi. (d) pengendalian aplikasi. Pengendalian yang ditujukan untuk pemrosesan tipe – tipe transaksi baik secara manual maupun dengan computer, (e) pemisahan tugas. Pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi peluang seseorang yang ditempatkan dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan ketika menjalankan tugas sehari – hari. Pemisahan tugas diterapkan dengan cara memisahkan tanggung jawab wewenang pelaku transaksi dengan tanggung jawab pencatat transaksi dan juga dengan tanggung jawab penyimpan kekayaan ke orang – orang yang berbeda. Tanggung jawab wewenang pelaku transaksi, tanggung jawab pencatat transaksi, dan tanggung jawab penyimpan kekayaan harus dijalankan oleh fungsi yang independen. (5) Pemantauan/monitoring. Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengendalian tindakan. Proses ini berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan pelanggan dan respon yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau yang memerlukan perbaikan (Halim, 2008:212-218). Keterbatasan Pengendalian Intern Idawati (2009:290) menyatakan bahwa pengendalian intern yang telah dirancang dengan sebaik mungkin tidak dapat dikatakan efektif apabila tidak disertai dengan kompetensi dan keandalan pelaksanaannya. Walaupun pengendalian intern telah ditetapkan dalam perusahaan, namun tidak menutup kemungkinan bahwa penyelewengan dan kesalahan masih bias terjadi. Hal ini disebabkan karena tidak ada pengndalian intern yang sempurna dalam pelaksanaannya, karena terdapat beberapa keterbatasan yang menghambat pencapaian pengendalian intern yang ideal.


9

Dalam pelaksanaannya, keterbatasan yang dihadapi dalam pengendalian intern adalah, sebagai berikut : (a) kesalahan dalam pertimbangan. Seringkali terjadi, manajemen dan personel lainnya melakukan pertimbangan yang kurang matang dalam pengambilan keputusan bisnis, atau dalam melakukan tugas – tugas rutin karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu, dan penyebab lainnya, (b) kemacetan. Kemacetan pada pengendalian yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas salah mengerti dengan intruksi atau melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan, atau kelelahan. Perpindahan personel sementara atau tetap, atau perubahan sistem atau prosedur bisa juga menyebabkan kemacetan, (c) kolusi. Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawailainnya tidak terdeteksi oleh struktur pengendalian intern, (d) pelanggaran oleh manajemen. Manajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur – prosedur untuk tujuan – tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi, atau membuat laporan keuangan menjadi tampak baik, (e) biaya dan manfaat. Biaya penyelenggaraan suatu struktur pengendalian intern seharusnya tidak melebihi manfaat yang akan diperoleh dari penerapan pengendalian tersebut, tetapi harus sesuai dengan tujuan utama perusahaan. Pentingnya Pengendalian Intern untuk Pencegahan, Pemeriksaan dan Perbaikan Menurut Hall (2007:182-184) pelindung pengendalian intern terdiri atas tiga tingkat pengendalian, yaitu :(a) pengendalian pencegahan (Preventive Control) Pencegahan merupakan pertahanan utama dalam struktur pengendalian. Pengendalian pencegahan (preventive control) adalah teknik pasif yang digunakan untuk mengurangi frekuensi terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan. Pengendalian pencegahan menegakkan kesesuaian antara tindakan yang seharusnya dengan yang diinginkan, sehingga dapat mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan. Mencegah kesalahan dan penipuan jauh lebih efektif dari segi biaya daripada mendeteksi serta memperbaiki masalah setelah terjadi, (b) pengendalian pemeriksaan (Detective Control) Pengendalian pemeriksaan (detective control) merupakan lini pertahanan terhadap berbagai alat, teknik dan prosedur yang didesain untuk mengidentifikasi serta mengekspos berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan yang lepas dari pengendalian pencegahan. Pengendalian ini mengungkap berbagai jenis kesalahn tertentu melalui perbandingan kejadian sesungguhnya dengan standar yang ditetapkan. Ketika pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi penyimpangan standar, maka pengendalian akan membuat peringatan untuk menarik perhatian pada masalah tersebut, (c) pengendalian perbaikan (Corrective Control). Pengendalian perbaikan (corrective contro) merupakan tindakan yang diambil untuk membalik berbagai pengaruh kesalahan yang terdeteksi sebelumnya. Terdapat perbedaan yang penting antara pengendalian pemeriksaan dan pengendalian perbaikan. Pengendalian pemeriksaan mengidentifikasi berbagai peristiwa yang tidak diinginkan dan menarik perhatian atas masalah tersebut, sedangkan pengendalian perbaikan akan memperbaiki masalah tersebut. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian dan Gambaran dari Objek Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Teknik yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif kualitatif, yaitu dengan membandingkan data yang diperoleh agar dapat mendukung teori yang ada dengan memberikan penjelasan sebab masalah serta alternatif dalam pemecahan masalah sesuai dengan data yang diperoleh peneliti. Penggunaan teknik analisis deskriptif kualitatif karena data yang diperoleh berupa dokumen. Data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data yang didapat langsung dari perusahaan seperti struktur organisasi perusahaan, sejarah perusahaan dan data lain yang dikumpulkan


10

dari data laporan kegiatan perusahaan. Sesuai dengan judul ini, maka objek yang akan dibahas penulis yaitu menggambarkan tentang bagaimana penerapan sistem pengendalian intern biaya operasional untuk meningkatkan efisiensi operasi pada PO. Sumber Kencono. Yang menjadi objek penelitian yang akan dibahas adalah bagaimana PO. Sumber Kencono menerapkan sistem pengendalian intern biaya operasional untuk meningkatkan efisiensi operasi. Teknik pengumpulan data yang digunakan studi lapangan dengan cara (1) observasi, merupakan pengumpulan data yang dilakukan dengan sengaja, sistematis mengenai kejadian yang ada di lapangan. Observasi dimaksudkan untuk memperoleh data – data yang meliputi gambaran umum PO. Sumber Kencono, prosedur perencanaan pengadaan sampai pengendalian intern dan dokumen – dokumen lain yang mendukung. (2) interview/wawancara, wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan Tanya jawab dengan informan. Dalam hal ini wawancara dilakukan melalui Tanya jawab secara langsung dengan staf di PO. Sumber Kencono, yang berhubungan dengan sistem pengendalian intern dan biaya operasional pada PO. Sumber Kencono. Wawancara dilakukan untuk memperoleh data mengenai gambaran umum dan pengendalian intern serta biaya operasional di PO. Sumber Kencono dan mendapatkan informasi yang akurat, cepat dan langsung dari responden serta dapat memperoleh keterangan yang kadang bersifat rahasia. (3) dokumentasi, metode dokumentasi merupakan suatu cara mengumpulkan dan mengutip data – data akuntansi dan operasional di perusahaan berkaitan dengan sejarah singkat PO. Sumber Kencono, struktur organisasi PO. Sumber Kencono. Dokumentasi dilakukan untuk mengetahui informasi tentang data – data yang akan dipakai sebagai bukti dalam penelitian. Satuan Kajian Merupakan segala sesuatu yang dijadikan sebagai objek pengamatan dalam penelitian yang berdasarkan hal yang diamati dan didefinisikan. Adapun kegunaan dari satuan kajian adalah mendeskripsikan variabel penelitian agar lebih teratur. Berikut ini adalah satuan kajian yang akan dibahas dalam penelitian ini yaitu : (1) sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern menekankan pada tujuan yang hendak dicapai oleh perusahaan yaitu biaya operasional untuk meningkatkan efisiensi operasi perusahaan, (2) sistem informasi akuntansi. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam perusahaan dapat berjalan apabila manajemen perusahaan mampu mengelola sumber daya yang ada untuk mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pimpinan perusahan dalam mengambil keputusan, (3) biaya operasional. Biaya operasional merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. Biaya operasional yang tinggi maka tingkat profitabilitas yang akan didapat perusahaan akan semakin kecil, dan sebaliknya apabila biaya operasional rendah maka tingkat profitabilitas yang akan dicapai perusahaan akan tinggi. Biaya operasional dapat berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Teknik Analisis Data Analisis data merupakan kegiatan mengolah data yang telah diperoleh dari landasan teori untuk dapat mencapai suatu kesimpulan yang tepat dan sesuai agar menemukan jawaban atas pertanyaan yang telah dirumuskan sebelumnya. Dalam menganalisis data, teknik yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif kualitatif, yaitu dengan membandingkan data yang diperoleh agar dapat mendukung teori yang ada dengan memberikan penjelasan sebab masalah seta alternatif dalam pemecahan masalah sesuai dengan data yang diperoleh peneliti. Penggunaan teknik analisis deskriptif kualitatif karena data yang diperoleh berupa dokumen.


11

Data yang diperoleh kemudian diolah dengan mendeskripsikan sehingga diharapkan akan tampak keadaan yang sesungguhnya dari obyek penelitian. Selanjutnya dilakukan analisis dengan melakukan pengujian terhadap objek dari berbagai teori maupun keadaan yang terjadi di lapangan. Namun analisis yang dilakukan tetap harus dibatasi dengan adanya ruang lingkup penelitian. Setelah itu, hasil yang diperoleh akan dipadukan agar dapat diperoleh jawaban atas permasalahan penelitian yang diajukan dalam penelitian ini, sehingga setelah pertanyaan yang ada terjawab maka dapat dibuat kesimpulan dan memberikan saran kepada perusahaan yang menjadi objek penelitian. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum PO. Sumber Kencono Sumber Kencono didirikan oleh Setyaki Sasongko pada tahun 1981 yang berdiri hingga sekarang. Setyaki Sasongko yang berpendidikan lulusan teknik mesin dan pernah bersekolah di Jerman, pada saat berdiri hanya berjumlah 6 bus. Arti Sumber Kencono sendiri adalah “sumber penghasilan”. Saat ini PO. Sumber Kencono merupakan salah satu PO yang mempunyai armada yang sangat banyak. Ratusan bus melayani rute Surabaya – Wonogiri, Surabaya – Jogjakarta, dan Surabaya – Semarang via Solo. Visi, Misi dan Motto PO. Sumber Kencono Untuk melakasanakan tugas dan fungsinya, maka PO. Sumber Kencono memiliki visi, misi dan motto dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat di bidang transportasi, yaitu sebagai berikut : (1) Visi PO. Sumber Kencono adalah selalu siap melayani masyarakat yang menggunakan jalur darat dengan menumpang armada bus, menciptakan rasa aman dan nyaman dalam melakukan perjalanan darat sampai dengan tujuan, (2) Misi PO. Sumber Kencono adalah menjadikan armada bus sebagai pilihan masyarakat dalam melakukan perjalanan dengan menggunakan jalur darat, menggunakan tarif yang bisa terjangkau pada semua elemen masyarakat khususnya tingkat menengah ke bawah. (3) Motto PO. Sumber Kencono adalah melayani setulus hati dan tetap setia melayani. Pelaksanaan Pengendalian Intern di PO. Sumber Kencono Agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar serta tujuan perusahaan tercapai, maka dibutuhkan pengendalian intern yang memadai terkait dengan prosedur penyerahan karcis kepada kondektur (sebelum dan sesudah bus beroperasi), pembelian bahan bakar bus dan perhitungan premi awak bus yang terdiri dari sopir, kondektur dan kernet bus. Pengendalian intern yang dilaksanakan oleh perusahaan yaitu antar lain : (1) Koordinasi yang dilakukan oleh kasir kepada kondektur bus ketika melakukan penyerahan karcis. Penyerahan karcis tersebut mempunyai tujuan untuk memastikan karcis tersebut telah diterima oleh kondektur bus yang akan beroperasi dan kondisi karcis dalam keadaan baik. Selain itu prosedur ini dilaksanakan untuk mengetahui jumlah karcis yang diterima apakah sudah pas atau tidak. Penyerahan karcis dilakukan sebelum bus beroperasi. Dan koordinasi yang dilakukan oleh kondektur kepada kasir setelah bus beroperasi. Koordinasi tersebut melainkan kegiatan pengecekan kembali karcis yang telah digunakan oleh kondektur selama bus beroperasi 1 trayek perjalanan. Penyerahan karcis tersebut mempunyai tujuan untuk mengetahui jumlah karcis yang digunakan oleh kondektur selama bus beroperasi. (2) Koordinasi kondektur untuk mengisi bahan bakar bus setelah bus beroperasi. Kondektur melakukan pembayaran untuk membeli bahan bakar bus setelah bus melakukan operasi 1 trayek yaitu Surabaya – Yogyakarta dan Yogyakarta – Surabaya. Perhitungan bahan bakar yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu semua biaya bahan bakar dibebankan oleh perusahaan. setelah mengisi bahan bakar kondektur wajib


12

meminta bon kepada operator SPBU untu melakukan perhitungan pendapatan dengan kasir. dari situlah kasir dapat menghitung premi dari kru (sopir 11%, kondektur 6%, dan kernet 4,5%). Dan perusahaan dapat menghitung berapa biaya yang digunakan untuk membeli bahan bakar bus 1 trayek (Surabaya – Yogyakarta, Yogyakarta – Surabaya). (3) Koordinasi yang dilakukan oleh pimpinan kepada kasir ketika melakukan perhitungan gaji karyawan. Koordinasi tersebut mempunyai tujuan untuk memastikan kasir tidak melakukan kesalahan dan kecurangan dalam perhitungan gaji yang dikerjakan. Kesalahan dan kecurangan yang dilakukan oleh kasir akan merugikan pihak perusahaan dan karyawan yang menerima gaji tersebut. (4) Koordinasi yang dilakukan oleh pimpinan kepada kasir ketika memasukkan bonus montir ke dalam lembar gaji yang tersedia. Koordinasi ini untuk memastikan kasir tidak terlewatkan mencatat bonus untuk montir tersebut. Karena dengan adanya bonus montir ini dapat menambah semangat kerja montir dalam perbaikan bus. (5) Koordinasi yang dilakukan oleh pimpinan kepada kasir setiap awal bulan untuk memastikan kasir tidak lupa melakukan pembayaran tagihan listrik dan telpon. Koordinasi ini dilakukan untuk mencegah terjadinya denda yang muncul karena keterlambatan membayar tagihan listrik dan telpon setiap bulan. Untuk menghindari ini semua pimpinan melakukan koordinasi disetiap awal bulan. (6) Koordinasi yang dilakukan kasir kepada bagian pemasaran untuk melakukan pengecekan terhadap stock karcis yang tersedia. Koordinasi ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya kekosongan karcis. Karcis merupakan salah satu bagian terpenting ketika bus akan beroperasi. Karcis merupakan bukti pembayaran yang sah dalam tansportasi. Permasalahan Berdasarkan analisis yang telah dilakukan terhadap prosedur penyerahan karcis yang dilakukan oleh kasir kepada kondektur sebelum dan sesudah bus berangkat, perhitungan gaji karyawan, perhitungan bonus montir, pembayaran tagihan listrik dan telpon, pemesanan atau cetak karcis, pembelian bahan bakar maka dapat dilihat beberapa masalah pengendalian intern biaya operasional. Permasalahan yang terjadi adalah sebagai berikut : (1) Prosedur penyerahan karcis yang dilakukan oleh kasir dengan kondektur sudah terdapat adanya buku stock karcis namun tidak ada tanda tangan kondektur sebagai bukti bahwa sudah menerima karcis. Selain itu pada saat kasir menyerahkan karcis kepada kondektur, kasir hanya mencatat nomor karcis dan nopol bus yang akan beroperasi tersebut. Begitu juga dengan kondektur hanya menghitung jumlah lembar karcis saja, tidak melihat nomor karcis. Yang ditakutkan oleh perusahaan apabila didalam karcis tidak tercantum nomornya. Buku stock karcis sangat diperlukan untuk mengetahui jumlah karcis yang tersedia. Dari situlah kasir dapat memprediksi kapan karcis akan habis sehinggan tidak terjadi kekosongan karcis. Karcis adalah bukti transksi selama bus beroperasi. Tanpa karcis bus tidak dapat beroperasi. Karcis berperan sangat penting di dalam kegiatan operasi bus. Dan pada waktu kasir menyerahkan karcis kepada kondektur tidak terdapat bukti tanda terima bahwa kondektur benar – benar menerima karcis tersebut sesuai nomor yang ditulis oleh kasir pada buku stock karcis. (2) Prosedur perhitungan gaji karyawan yang hanya dilakukan oleh kasir sampai dengan pembagian gaji kepada karyawan. Dari mengecek absen, merekap ke dalam rekap absen, menulis di lembar gaji, pembungkusan gaji, dan sampai dengan pembagian gaji kepada karyawan. Tidak ada yang membantu kasir dalam tugas tersebut. Kasir berperan penuh dalam hal perhitungan gaji tersebut. (3) Pembelian bahan bakar bus yang dilakukan setelah bus beroperasi. Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian bahan bakar bus adalah semua dibebankan perusahaan. Kondektur tidak lupa meminta struk / bon sebagai bukti untuk setoran ke kasir. Dan kondektur tidak lupa meminta tanda tangan kepada petugas SPBU.


13

Biaya bahan bakar yang semuanya dibebankan perusahaan merupakan salah satu faktor yang dapat menghambat kegiatan operasi perusahaan dan perusahaan akan sulit meningkatkan efisiensi operasi perusahan. Perusahaan tidak hanya mengeluarkan biaya bahan bakar saja, tetapi masih banyak biaya – biaya yang dikeluarkan perusahaan. Pembahasan Berdasarkan uraian masalah di atas tersebut, maka penyebab terjadinya masalah yang ada, yaitu sebagai berikut : (1) Pada saat penyerahan karcis kepada kondektur, kasir percaya sepenuhnya kepada kondektur bahwa tidak akan terjadi penyelewengan terhadap karcis yang diserahkan oleh kasir, (2) Pada saat perhitungan gaji sampai dengan pembagian gaji, kasir dapat menyelesaikan semua pekerjaan yang ada. Dari situ pimpinan tidak menambah orang untuk membantu tugas kasir dan menganggap kasir dapat mengatasi semua pekerjaannya, (3) Pada saat pembelian bahan bakar bus seharusnya kondektur yang melakukan transaksi tersebut. Kondektur tidak menyerahkan tanggung jawab transaksi tersebut kepada kernet maupun sopir karena pembelian bahan bakar bus merupakan tanggung jawab kondektur selaku pemegang uang atau pendapatan bus. Sehingga kondektur mengetahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk membeli bahan bakar bus tersebut selama beroperasi 1 rute. Pembelian bahan bakar bus tersebut semuanya dibebankan kepada perusahaan dan kru menerima premi dari pendapatan yang diperoleh. Perhutingan premi tersebut dihitung dari pendapatan bus untuk premi sopir 11%, kondektur 6% dan kernet 4,5%. Semuanya itu tidak dikurangi biaya – biaya apapun termasuk biaya membeli bahan bakar bus. Selama melakukan analisis masalah dan penyebab terjadinya masalah seperti yang diuraikan di atas, maka dapat diketahui beberapa akibat dari permasalahan yang ada yaitu sebagai berikut : (1) Penyerahan karcis yang dilakukan oleh kasir kepada kondektur bisa terjadi penyelewengan yang dilakukan oleh kondektur. Penyelewengan tersebut dapat berupa pernyataan bahwa kasir tidak pernah memberikan karcis sesuai dengan catatn buku stock kacis yang dicatat oleh kasir. Untuk sampai dengan saat ini tidak terjadi permasalahan yang dijelaskan tersebut pada perusahaan. (2) Pada saat perhitungan gaji sampai dengan pembagian gaji yang dilakukan oleh kasir tanpa dibantu oleh siapapun ini dapat menimbulkan penyelewengan yang dilakukan oleh kasir. Penyelewengan ini dapat berupa uang yang ada di dalam amplop yang diterima karyawan dengan kertas lembar gaji yang ditandatangani oleh karyawan tidak sama jumlahnya. Atas penyelewengan yang dilakukan kasir tersebut dapat mengakibatkan kasir banyak dikomplain oleh karyawan dan kasir tidak di percaya oleh semua karyawan. (3) Pembelian bahan bakar bus yang semua biayanya dibebankan kepada perusahaan tidak dapat meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. Dapat dilihat dari biaya yang dikeluarkan perusahaan tidak hanya biaya bahan bakar saja, tetapi masih banyak biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan. Selain biaya bahan bakar yang harus ditanggung perusahaan terdapat juga biaya pemeliharaan bus yang lainnya terdiri dari biaya listrik dan telpon, biaya nonus montir, biaya pemesanan karcis dan lain sebagainya semuanya itu menjadi tanggung jawab perusahaan. Jadi hal tersebut menunjukkan bahwa perusahaan masih mampu menanggung seluruh biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pemeliharaan bus. Berdasarkan analisis yang dilakukan dan dengan melihat beberapa faktor penyebab masalah yang telah diurikan sebelumnya, maka dapat diajukan beberapa perbaikan terhadap sistem pengendalian intern biaya operasional yang diterapkan oleh PO. Sumber Kencono agar dapat menanggulangi masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Adapun rekomendasi perbaikan sitstem pengendalian intern biaya operasional yaitu sebagai berikut : (1) Seharusnya kasir membuat tanda terima karcis yang diserahkan kepada kondektur yang mencatumkan nomor karcis dan nopol bus serta paraf dan nama terang kondektur yang


14

menerima. Dengan adanya tanda terima tersebut kondektur tidak akan bisa melakukan penyelewengan terhadap karcis dan operasional perusahaan tetap berjalan. (2) Perusahaan seharusnya menambah karyawan untuk membantu tugas kasir dan memisahkan tugasnya. Pemisahan tugas ini dilakukan untuk menghindari penyelewengan yang dilakukan kasir. Untuk tugas menghitung, menyiapkan uang dan membungkus gaji sebaiknya harus berbeda orang. Ini semua dilakukan untuk menghindari komplain dari karyawan lain dan akhirnya kasir tidak dipercaya oleh semua karyawan. Dan pengeluaran biaya gaji dapat terkontrol dengan adanya pemisahan tugas tersebut. (3) Perusahaan harus melakukan perubahan peraturan yang sebelumnya seluruh biaya yang terkait dengan bus semuanya dibebankan perusahaan. Untuk meningkatkan efisiensi operasi perusahaan, seharusnya perusahaan membuat peraturan dimana biaya bahan bakar bus yang semula dibebankan perusahaan seluruhnya diganti dengan peraturan yang berisi biaya bahan bakar bus juga dibebankan kepada kru. Seharusnya biaya bahan bakar bus untuk perusahaan 50% dan untuk kru 50% dari jumlah biaya yang dikeluarkan untuk membeli bahan bakar. Dari sini perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasi. Untuk pemeliharaan bus sendiri membutuhkan biaya yang sangat besar. Kalau tidak dengan peraturan yang baru dari mana perusahaan mendapatkan pemasukan untuk biaya pemeliharaan bus. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan analisis yang ada dapat disimpulkan aktivitas pengendalian sebagai berikut : (1) Terkait dengan pengendalian autorisasi yang ada di dalam perusahaan, kasir dapat melaksanakan tugas dalam lingkup kewenangannya. Kasir melaksanakan tugasnya mulai dari menyerahkan karcis sebelum dan sesudah bus beroperasi setelah itu menghitung pendapatan bus, menghitung premi kru, dan juga menghitung gaji karyawan. Kasir melaksanakan semua tugas yang diberikan oleh pimpinan dengan baik. (2) Pengendalian pemrosesan informasi yang ada di dalam perusahaan sudah dilengkapi dengan adanya aktivitas yang dilaksanakan oleh kasir yaitu membuat laporan kas harian. Laporan kas harian tersebut berisi tentang semua transaksi yang dilakukan oleh kasir selama 1 hari. Kemudian laporan kas harian tersebut diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa. Pengendalian atas proses laporan keuangan dilaksanakan oleh kasir secara manual di dalam membuat laporan kas harian. Laporan kas harian yang dibuat oleh kasir ditulis dengan tangan tidak menggunakan komputer. Meskipun laporan kas harian yang dibuat secara manual, laporan kas harian ini harus dibuat setiap hari. Pimpinan tidak menginginkan laporan kas tidak dibuat setiap hari. Dengan dibuatnya laporan kas harian maka pimpinan dapat melakukan pengecekan setiap harinya. Apabila terjadi kecurangan yang dilakukan oleh kasir maka pimpinan langsung mengetahuinya. (3) Kasir mengerjakan semua pekerjaan, mulai dari menyerahkan karcis kepada kondektur sampai dengan perhitungan pendapatan bus. Di dalam penyerahan karcis kepada kondektur tidak ada bukti tanda terima karcis. Kasir juga mengerjakan pengecekan absensi sampai dengan pembagian gaji karyawan. Disini tidak ada pemisahan tugas untuk tugas kasir. Pemisahan tugas yang kuat dapat memungkinkan individu melakukan kesalahan atau kecurangan. Saran Dari hasil penelitian yang dilakukan di atas mengenai pelaksanaan pengendalian intern atas biaya operasional, maka saran yang dapat disampaikan oleh peneliti adalah sebagai berikut : (1) Untuk penyerahan karcis kepada kondektur sebaiknya ada tanda tangan kondektur yang menerima karcis sebagai bukti bahwa benar – benar menerima karcis dalam


15

keadaan baik. (2) Melihat tugas kasir yang begitu banyak, sebaiknya ada pemisahan tugas. Selama ini pengecekan absensi sampai dengan pembagian gaji semuanya dilaksanakan oleh kasir, dan disini pimpinan dapat memisahkan tugas kasir. Sebaiknya ada tambahan karyawan untuk membantu tugas kasir dalam melaksanakan tugas pengecekan absensi. Pemisahan tugas diharapkan tidak ada yang melakukan kesalahan atau kecurangan. (3) Pemberian apresiasi dan penerapan sanksi yang jelas akan membuat seluruh karyawan maupun kru bekerja dengan baik. Keterbatasan Keterbatasan utama yang terdapat dalam penelitian ini adalah bahwa sistem pengendalian intern yang dilakukan hanya menyajikan data – data, sehingga mungkin belum dirasakan efek dari sistem pengendalian intern tersebut. Untuk penelitian selanjutnya, sistem pengendalian intern sebaiknya dikembangkan menggunakan kuisoner. DAFTAR PUSTAKA Alim, M. N. 2008. Analisis dan Desain Struktuk Pengendalian Internal Lembaga Keuangan Mikro. Jurnal Ekonomi Bisnis dan Akuntansi 11 (3):271-286. Anthony, R.N dan Govindrajan,V. 2011. Sistem Pengendalian Manajemen. Edisi Keduabelas. Jilid Satu. Karisma Publishing Group. Jakarta. Arens, A. et al. 2006. Auditing and Assurance Service an Integrated Approach 12th Edition. New Jersey. Prentice Hall. Bastian, I. 2007. Sistem Akuntansi Sektor Publik. Edisi Kedua. Salemba Empat. Jakarta. Bodnar, G.H. dan Hopwood, W.S. 2004. Accounting Informations System. Ninth Edition. Pearson Education, Inc. New Jersey. Terjemahan J. A. Saputra dan L. Setiawati. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kesembilan. Penerbit Andi. Jakarta. Daft, R.L. 2006. Manajemen. Edisi Keenam. Buku Satu. Salemba Empat.Jakarta. Halim, A. 2008. Auditing dan Sistem Informasi. UPP STIM YKPN. Yogyakarta. Hall, J.A. 2004. Accounting Informations System. Fourth Edition. North-Western. Singapore. Terjemahan D. Fitriasari dan D. K. Arnos. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat. Salemba Empat. Jakarta. Hansen, Don R & Mowen, Margane M, ManagementAccounting, South Wastern College Publishing, 7 Ed. 2004. Idawati, W. 2009. Pengaruh Kualitas Informasi Akuntansi Manajemen dan Kualitas Manajer dalam Pengambilan Keputusan terhadap Kinerja Keuangan. Majalah Ekonomi 3:251278. Ikhsan, A. 2009. Akun Manajemen Perusahaan Jasa. Graha Ilmu. Yogyakarta. Krismiaji. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. UPP AMP YKPN. Yogyakarta. Lina. 2007. Pengaruh Perbedaan Individual dan Karakteristik Sistem Informasi pada Penerimaan Penggunaan Teknologi Informasi. Jurnal Ekonomi dan Bisnis Indonesia 22 (44):447-462. Messier, W.F. et al. 2006. Jasa Audit & Assurance:Pendekatan Sistematis. Edisi Keempat. Buku Satu. Salemba Empat. Jakarta. Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta. Purbawanti, E. 2006. Sistem Informasi Berbasis Komputer untuk Meningkatkan Pengendalian Intern. Jurnal Manajemen dan Penelitian Akuntansi 1 (1):67-80. Tarigan, J. 2006. Biometric Security:Alternatif Pengendalian dalam Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi. Jurnal Akuntansi dan Keuangan 6 (2);90-105.


16

Warren, et al. 2006. Accounting Principle. Buku Satu. Edisi Kedua Puluh Satu. Salemba Empat. Jakarta. Winarno, W.W. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. UPP STIM.Yogyakarta. ●●●

SISTEM PENGENDALIAN INTERN BIAYA OPERASIONAL SEBAGAI ALAT MENINGKATKAN EFISIENSI OPERASI PADA PO. SUMBER KENCONO

Recommend Documents