1 november 2006, nummer 5
1 November 2006, no. 5
Beste medewerkers van de TU Delft,
Dear TU Delft colleagues,
“De kinderziektes zijn nog niet allemaal overwonnen. Toch lijkt de reorganisatie van de ondersteunende diensten uit te lopen op een succesverhaal”, zo luidde de quote van collegelid Paul Rullmann in OOD-artikel in het weekblad Delta van een aantal weken geleden. Bedrijfseconomisch blijken veel van de doelstellingen inderdaad al gehaald: eind juli is de gewenste getalsverhouding tussen ondersteunend en wetenschappelijk personeel bereikt en met de eerste opbrengsten van in totaal 15 miljoen per jaar hebben de faculteiten al kunnen investeren in het verbeteren van onderwijs en onderzoek. Maar, de hamvraag was natuurlijk of het inderdaad haalbaar bleek om met minder ondersteuners dezelfde kwaliteit te leveren, en of voor de ondersteuners zèlf een werkbare situatie ontstond. Op 12 oktober is, eveneens in Delta, een artikel verschenen waarin de verhoogde werkdruk bij de secretaresses onder de loep werd genomen. Begin 2006 kwamen er veel klachten van de secretariaten dat hun takenpakket onduidelijk was en dat de samenwerking met een aantal SSC’s moeizaam verliep. Een werkgroep onder leiding van Maria Heijne (directeur Bibliotheek TU Delft) bekeek de knelpunten. “Natuurlijk wordt een deel van de problemen veroorzaakt door de overgangsfase waarin de organisatie zich bevindt. Het is echter belangrijk om er voor te zorgen dat de procedures vormgegeven worden zoals binnen OOD is afgesproken. Let je daar te weinig op, dan kampen diverse groepen met onnodige werkoverlast. Bovendien bestaat het risico dat iedereen allerlei tussenoplossingen bedenkt die op de korte termijn een oplossing geven, maar op de lange duur zorgen voor onduidelijkheid”, aldus Heijne. De werkgroep SO (Secretarieel Overleg)-SSC is nu met concrete voorstellen gekomen om de situatie te verbeteren.
Paul Rullman, a member of the council of university rectors, was quoted in an article about the OOD published a few weeks ago in Delta as saying, “Not all of the initial problems associated with the OOD have been solved as yet. Even so, the reorganisation of support services is resulting in a success story.” Indeed, many of the economic objectives have been met: by the end of July, the targeted numerical ratio between support and academic staff was reached and the faculty has been able to invest the first proceeds (15 million euros a year) in improving education and research. The big questions, however, were whether it would be possible to provide the same level of quality with fewer support staff and if workable situations could be located for these staff members. On October 12th , another article published in Delta examined the increase in work pressure among the secretaries. Early in 2006, secretaries lodged many complaints about the lack of clarity in regard to their assigned duties and the fact that cooperation between a number of Shared Service Centres (SSCs) was not running smoothly. A working group led by Maria Heijne (Director, TU Delft Library) examined these problems. “Naturally,” she says, “some of the problems are the result of the current transition phase. It is still important, however, to ensure that procedures are designed according to the agreements arrived at within OOD. If we don’t watch out, various groups will have to contend with an unnecessarily heavy workload. There’s also the risk that everyone will think up all kinds of temporary solutions that provide short-term solutions but then lead to uncertainty in the long run.” The SSC Secretarial Working Group has now submitted specific proposals for improving the situation.
Tevredenheid en knelpunten na de OOD
Satisfaction and problems following the OOD
- - Work in progress - - - Work in progress - In de rubriek “Work in progress” belichten we per domein van de Universiteitsdienst ontwikkelingen en veranderingen in de dienstverlening tijdens de overgangsfase. BMO ============ Deze maand verschijnt het 0-nummer van de nieuwe interne BMO-nieuwsbrief. Deze zal behalve voor domeincollega’s ook beschikbaar zijn voor andere domeinen. 3TU coördinatie Mw. Drs. Jacqueline Dekker (voormalig Faculteitssecretaris EWI) maakt sinds 1
The ‘Work in progress’ section reports changes and developments in each domain of the Campus Services during the transitional phase. BMO ============ The first issue of the new BMO newsletter will be coming out this month and will be available not only to colleagues in this area but those in other areas as well. 3TU coordination Ms Jacqueline Dekker, formerly faculty secretary of the Faculty of Electrical Engineering, Mathematics and Computer Science, has been participating in the activities of the BMO EB
september deel uit van de direktie BMO. Zij ondersteunt de voorzitter van het ‘3TU voorzittersoverleg’ – en dat is nu de VC-TU Delft – en verzorgt de interne coördinatie binnen de TU Delft. Inmiddels is mw. Drs. Geerlinge Pessers-Van Reeuwijk benoemd als Faculteitssecretaris EWI.
since 1 September where she supports the chairman of the board of the 3TU Institute of Science & Technology (now known as the VC-TU Delft) and ensures internal coordination within TU Delft. In the meantime, Ms Geerlinge Pessers-Van Reeuwijk has been appointed faculty secretary of EEMCS.
BMO produkten De 4 afdelingen van BMO (Instellingsbeleid, Bestuurlijke en Juridische Ondersteuning, Bestuurlijke en Onderzoeks Informatievoorziening, GIS) liggen grotendeels op stoom. Er zijn nog enkele hardnekkige vacatures in een lastige arbeidsmarkt, onder meer bij BOIV, waardoor de serviceverlening van de Facultaire Informatie Coördinatoren onder druk staat. Een belangrijk product voor de hele TU Delft is het Instellingsplan dat nu bijna gereed is voor het besluitvormingstraject: CvB, gemeenschappelijke vergadering en Raad van Toezicht.
BMO products BMO’s four departments (Department of Strategy, Corporate and Legal Affairs Support (BJO), Strategy and Research Information Systems Management (BOIV), and the Joint Purchasing Service (GIS) are largely in operation although there are still some job openings, including some in BOIV, that have been difficult to fill in the currently tight labour market. This has meant that the Faculty Information Managers have been overloaded with work. An important product for the entire TU Delft is the Strategy Plan that is now almost ready for the decision-making process involving the EB, General Assembly of Councils and the Supervisory Board.
Interfaceprojecten In oktober worden de resultaten opgeleverd van 3 groepen met regie van BMO: ● Toegang Informatie/systemen: een naslagcatalogus die vanuit de facultaire behoefte is samengesteld. ● Visitaties en Reviews: voor zowel onderwijs en onderzoek zijn heldere stappenplannen ontwikkeld. ● Mandaatregeling TUD: deze wordt in het najaar geïmplementeerd. TUD Culture Team De Directeur BMO is tevens voorzitter van het TU Delft Culture Team. Het CT heeft sinds de zomer een nieuwe samenstelling en presenteert deze maand haar visie en aanpak voor de komende tijd. De website wordt opnieuw geactiveerd. Voor contact:
[email protected]. Mutatie secretaresse voorzitter CvB Afscheid is genomen van mw. Brigitte van Veen. Zij werkt nu voor het Studium Generale van de TU Delft. Haar opvolgster is mw. Ginny Ruiter. Het tijdelijke emailadres is:
[email protected].
TU Delft Culture Team The Director of BMO is also the chairman of the TU Delft Culture Team. The make-up of the TC changed since the summer and will be presenting its short-term vision and strategy this month. Its website is being reactivated. For contact:
[email protected]. A new secretary for the Chairman of the EB Ms Brigitte van Veen has left this position and is now working for the TU Delft Public Lecture Series. Her successor is Ms Ginny Ruiter whose temporary e-mail address is:
[email protected]. LIBRARY ============
BIBLIOTHEEK ============ Contact met de Bibliotheek TU Delft Mocht u vragen of opmerkingen hebben, dan verzoeken wij u vriendelijk om contact op te nemen met de Klantenservice of de accountmanager van uw faculteit of instituut. De accountmanagers zijn bereikbaar via de Klantenservice van de Bibliotheek. Klantenservice Telefoonnummer: Faxnummer:
Interface projects The results produced by three groups under the direction of BMO will be submitted in October: ● Access to Information/Systems: a reference catalogue compiled for faculty use ● Visitations and Reviews: step-by-step plans have been developed for both education and research ● TU Delft Mandate Regulation: this will be implemented in the autumn
015 – 27 85678 015 – 27 85706
Contact with the TU Delft Library If you have questions or comments, please contact Customer Services or the account manager for your faculty or institution. The account managers can be reached by contacting the library’s customer services. Customer Services Telephone number: 015 - 27 85678 Fax number: 015 - 27 85706
[email protected] E-mail address: Website: www.library.tudelft.nl
Nieuw e-mailadres:
[email protected] Website: www.library.tudelft.nl mw. Ir. Nancy Kuipers (tijdelijke vervanger van mw. drs. Joet Halmos)
Accountmanager: BK, IO, OTB, TBM dhr. Ir. Jeroen Rombouts
Accountmanager: 3mE, CiTG, L&R mw. Ir. Wilma van Wezenbeek
Accountmanager: EWI, TNW SSC F&C ============
Op de diverse TU-locaties zijn servicepunten van het SSC F&C ingericht. U kunt hier nog steeds terecht voor administratieve ondersteuning; met name voor het indienen van declaraties, bestellingen en facturen. Voor uw vragen met betrekking tot formulieren, regelgeving en de status van uw reeds ingediende declaraties, facturen, voorschotverzoeken e.d. moet u rechtstreeks contact met het SSC F&C opnemen. U kunt hiervoor nummer 88622 bellen (bij multiline toestellen moet *988622 worden getoetst). U wordt dan direct, dus zonder tussenkomst van een keuzemenu, geholpen door een daarvoor opgeleide SSC-medewerker. Naar verwachting kan 90% van alle vragen direct worden beantwoord. De resterende vragen worden via Infrahelp binnen het SSC F&C uitgezet. U krijgt binnen twee werkdagen antwoord op uw vraag. Status achterstanden In eerdere nieuwsbrieven hebben wij u gemeld dat er als gevolg van de opstart van het SSC F&C grote werkachterstanden waren ontstaan. Nu kunnen wij u melden dat alle achterstanden met betrekking tot declaraties en facturen zijn weggewerkt. De aanwezige voorraad van ongeveer 1 week kan als een normale werkvoorraad worden beschouwd. TU breed zijn er nog wel oude facturen en declaraties in omloop. Dit kan leiden tot betalingsverzoeken (herinneringen) van declarant en/of leveranciers. De facturen en/of declaraties zwerven dan veelal nog in de faculteiten. Wij willen iedereen verzoeken deze facturen en declaraties zo snel mogelijk gecontroleerd en goedgekeurd bij de Servicepunten van het SSC F&C aan te leveren. Postrouting Om er zeker van te zijn dat uw facturen, declaraties e.d. het SSC F&C bereiken, willen wij u verzoeken alle post bestemd voor het SSC F&C aan te leveren bij de Servicepunten. Bijkomend voordeel is een kortere doorlooptijd van de postroute. Informatiebijeenkomsten In de afgelopen maanden zijn er door het SSC F&C per faculteit informatiebijeenkomsten voor de secretariaatsmedewerkers georganiseerd.
Ms Nancy Kuipers (temporarily replacing Ms. Joet Halmos)
Account Manager for: - Faculty of Architecture - Faculty of Industrial Design Engineering - OTB Research Institute for Housing, Urban and Mobility Studies - Faculty of Technology, Policy & Management
Mr Jeroen Rombouts
Account Manager for: - Faculty of Mechanical, Maritime and Materials Engineering - Faculty of Civil Engineering and Geosciences - Faculty of Aerospace Engineering
Ms Wilma van Wezenbeek
Account Manager for: - Faculty of Electrical Engineering, - Mathematics and Computer Science - Faculty of Applied Sciences
SSC F&C ============ SSC F&C service desks have been set up at various TU locations where you can still come to get administrative assistance, particularly for submitting statements, orders and invoices. For your questions about forms and instructions as well as the status of previously submitted statements, invoices, loan applications, etc., you have to make direct contact with the SSC F&C by calling 88622 (enter *988622 when using multiline phones). You will then be assisted directly (without the use of a menu) by a trained SSC staff member. This method is expected to answer 90% of all questions immediately. Any remaining questions will be distributed within the SSC F&C through Infrahelp, and you will receive the answer to your question within two workdays. Status of work backlogs Our earlier newsletters stated that major backlogs of work had developed due to the start-up of the SSC F&C. We can now tell you that all the backlogs involving statements and invoices have been eliminated. The current volume of work in progress (about one week’s worth) can be seen as normal. On a universitywide basis, however, there are still old invoices and statements in circulation. These can result in requests for payment (reminders) from the claimant and/or suppliers. These invoices and/or statements are often still floating around in the faculties. We are asking that everyone have these invoices and statements checked and approved and deliver them to a SSC F&C service desk as soon as possible. Mail routing To make sure that your invoices, statements, etc. reach the SSC F&C, we are asking that all mail being sent to the SSC F&C be delivered to the service desks. Another advantage of this is
Het doel van deze bijeenkomsten was tweeledig; 1. Medewerkers bijpraten over de door het SSC gehanteerde formulieren en bijhorende procedures, 2. Terugkoppeling van door gebruikers ervaren knelpunten. De tijdens deze bijeenkomsten gestelde vragen hebben wij verzameld en op onze website onder de kop meest gestelde vragen gepubliceerd. In overleg met de secretariaatsmedewerkers is een klankbordgroep SSC F&C opgericht die de huidige en toekomstige dienstverlening van het SSC zal volgen. De klankbordgroep zal ook voorstellen doen ter verdere verbetering van de dienstverlening. Nieuwe formulieren op Intranetsite F&C Bij de start van het SSC-F&C is 1 set nieuwe formulieren geïntroduceerd. Dit was al een behoorlijke stap vooruit vergeleken met de tientallen verschillende formulieren die voorheen in gebruik waren. Per 1 oktober wordt de verbeterde set met formulieren op intranetsite van F&C gepubliceerd. Hier staan ook Engelstalige en ingevulde voorbeeld formulieren met uitvoerige toelichtingen. In deze set is rekening gehouden met de input van vele gebruikers. De intranetsite zal in 2006 verder uitgebouwd worden met het aanbod van producten en diensten van F&C, relevante richtlijnen en regelgeving, procesbeschrijvingen en veelgestelde vragen. BasWare workflowsysteem Met dit systeem zullen alle bestellingen en facturen elektronisch verwerkt worden. Bestellingen worden decentraal aangevraagd in BasWare; het SSC F&C controleert deze en maakt inkooporders naar leveranciers aan. Facturen van leveranciers worden in BasWare gescand en elektronisch naar budgethouders gemaild ter goedkeuring. Dit leidt tot een enorme vermindering van de papierstroom, beter inzicht in de status van verwerking en in de analyses die gebruikt kunnen worden voor de inkooporganisatie. De testen met betrekking tot de factuurscanning zijn in september afgerond. Daarna kan vanaf medio oktober de uitrol van de factuurmodule per faculteit gaan plaatsvinden. De uitrol van de module bestellingen zal daarna volgen. Betrokkenen zullen hier tijdig van te voren over geïnformeerd en in getraind worden. FMVG ============ FMVG pakt door!
that your mail will reach the SSC F&C faster. Information meetings Over the last few months, the SSC F&C has held information meetings attended by the secretarial staffs of the individual faculties. The objectives of these meetings were twofold: 1. To update staff members about the forms used by the SSC and the procedures associated with these forms 2. To provide them with feedback about problems experienced by users. We have compiled the questions asked during these meetings and put them on our website under the heading of ‘most frequently asked questions’. After a discussion with the secretarial staff, a SSC F&C sounding board group was established to monitor the SSC F&C’s current and future services. This sounding board group will also submit proposals for the continuing improvement of these services. New forms published on the F&C intranet site When the SCC F&C was launched, a new set of forms was introduced. This was a considerable step forward compared to the dozens of forms previously in use. The improved set of forms was published on the F&C intranet site on 1 October. Also included on the site are forms written in English and sample forms that have been completed and accompanied by detailed explanations. In creating this set of forms, we considered the input of many users. The intranet site will be expanded in 2006 by the addition of a list of F&C’s products and services, relevant guidelines and instructions, descriptions of processes, and FAQs. BasWare workflow system This system is going to be used to process all orders and invoices electronically. Orders will be requested locally in BasWare; the SSC F&C will then check them and send purchase orders to suppliers. The invoices from suppliers will be scanned in BasWare and mailed in digital form to budget holders for approval. This will result in an enormous decrease in the paper flow and better insight into the status of processing and the analyses that can be used for the purchasing organisation. The tests involving invoice scanning were completed in September. Starting in midOctober, the invoice module can start being launched in each faculty. The launch of the order module will be the next step. Those involved will receive information about and training for this in advance.
Voor FMVG is het belangrijk de kernwaarden van de OOD na te streven. Niet alleen in werkprocessen en praktische uitvoering, maar vooral ook in de verdere professionalisering van de medewerkers. De OOD heeft veel van iedereen gevraagd en nu is het moment om door te pakken. FMVG pakt door met het opleiden en ontwikkelen van de medewerkers om een professionele ondersteunende dienst te zijn en te blijven. Traject voor het Middenkader Binnen FMVG is het thema ‘samenwerken’ erg belangrijk, zowel in de eigen afdeling als tussen afdelingen. Het Middenkader van FMVG speelt een grote rol bij het doorvoeren van veranderingen vanuit de OOD. Samenwerken is hierbij essentieel. Om het Middenkader hierbij te ondersteunen is een ontwikkeltraject gestart. Tijdens dit traject zal aandacht besteed worden aan de verschillende manieren van samenwerken, met elkaar en met de eigen afdeling. Voor de medewerkers en studenten van de TUD zal dit traject tot uiting komen in (nog) meer harmonisatie van de dienstverlening, efficiency en effectiviteit en meer professionaliteit, kernwaarden van de OOD. Marktgericht denken en doen Ook op andere plekken binnen FMVG wordt hard gewerkt om de kernwaarden van de OOD zichtbaar te maken. De vele gedetacheerde medewerkers wordt een training Marktgericht denken en doen aangeboden. Met behulp van de Facilitair Managers en de ondersteunende trainingen worden de mensen begeleid naar het nieuwe denken en doen; resultaat- en klantgericht. SSC ICT ============ Best Practice Uit de TUD organisatie ontvangen wij signalen van tevredenheid betreffende de zichtbaarheid en resultaatgerichtheid van zowel de Facultaire IT Managers als de huidige praktijk rondom de Servicepunten. Voor de directie ICT een signaal dat zij op de goede weg zijn om partner in het primaire proces te worden. Machine kamer In dit verband is het goed te realiseren dat de performance naar de klant (FIM/Servicepunten) niet zonder een goede backoffice kan. De backoffice medewerkers staan zeker niet stil, maar blijven onzichtbaar voor de campus. Zonder dat de TUD medewerkers er iets van hebben gemerkt zijn de decentrale beheerwerkzaamheden van de faculteiten BK,EWI, 3mE, CiTG en de universiteitsdienst in beheer genomen door het Shared Service Center ICT. Daarnaast wordt een wireless infrastructuur over de campus uitgerold. Voorts is TIM, het tijdschrijfsysteem, in een pilotfase bij zowel het OTB en als het TU
REFM ============ FMVG gets down to work! Striving to foster the OOD’s key values is a high priority for FMVG. This applies not only to work processes and practical implementation but also to the continued professional development of staff members. The OOD has demanded a lot from everyone, and it’s now time to get down to work. FMVG is doing this by training and developing staff so that it can be a professional support service both now and in the future. Development programme for middle management Cooperation is a very important theme within FMVG, both within its own department and between itself and other departments. FMVG’s middle management plays a significant role in implementing changes initiated by the OOD – something in which cooperation is essential. For this reason, a development programme has been started to support middle management in these tasks. Over the course of this programme, attention will be devoted to the various ways of cooperating with each other within FMVG and with other people in their own department. For TU Delft staff members and students, this process will result in an even greater harmonisation of services, more efficiency and effectiveness, and increased professionalism – all key values that the OOD wants to stimulate. Developing and implementing a client and result-oriented mindset Other places within FMVG are also working hard to bring the OOD’s key values to light. The many seconded staff members are being offered a professional development course known as Developing and implementing a client and result-oriented mindset. With the help of the facility managers and these professional development activities, people will be introduced to new ways of thinking and conducting themselves that revolve around client satisfaction and achieving results. SSC ICT ============ Best Practices We are receiving indications of satisfaction from the TU Delft organisation concerning the visibility and effectiveness of both the Faculty IT Managers and the current practices surrounding the service desks. For the ICT board, this is a sign that they are on the right track toward becoming a partner in the primary process. The ‘engine room’ It should be realised that the service we provide our clients (with Faculty IT Managers and service desks) would be impossible without an effective back office. The back office staff may be invisible to everyone else on campus, but they are definitely hard at work. Without TU Delft staff members being aware of it, the local
Delft Valorisation Centre opgestart. Dit is een greep uit de veelheid van projecten en activiteiten waar de BO medewerkers dagelijks haar/zijn schouders onder zetten. Cultuurverandering Vanwege de enorme veranderingen die bij ICT moeten worden doorgevoerd zijn vijf speerpunten van verandering geformuleerd t.w. organisatie, producten&diensten&processen, ICT architectuur, transities, en projecten. Deze vijf speerpunten zijn voorzien van een trekker, die verantwoordelijk is voor het realiseren van de doelstelling van het speerpunt. De trekkers hebben een zgn. 3, 6, 9 resp. 12 maanden planning gemaakt en rapporteren maandelijks de voortgang aan het MT. Organisatie Nadruk ligt op een eigen ICT OOD evaluatie, werving en selectie, normen en waarden, bekwamen in procesmanagement, samenwerking, de kunst van het initiatief en verantwoordelijkheid nemen. Producten & diensten & processen Nadruk ligt op het beschrijven van de producten en diensten zowel voor de klant als de eigen ICT organisatie. ICT architectuur Het betreft het structureren/raamwerk maken van de architectuur binnen de TU Delft. Transities De nieuwe backoffice ( ITT voorheen FOBO) wordt thans uitgerold bij de faculteit TNW. Deze ervaring dient als leermoment voor de TUD brede uitrol. Projecten Veel collega domeinen wensen hun OOD reductie te bereiken door een slimmere inzet van ICT mogelijkheden.( E-HRM/Baseware). Daarnaast vraagt het primaire proces (onderwijs en onderzoek) ‘state-of-the-art’ ICT voorzieningen. De veelheid van vragen wordt geordend in projectaanvragen. Op dit moment wordt gewerkt aan een plan om succes te waarborgen. Centraal hierbij staan kwaliteit, financiën en voortgang.
management activities of the Architecture, EEMCS, 3ME, and CEG faculties and the University Corporate Office are now being managed by the Shared Service Centre ICT. In addition to this, a wireless infrastructure is being rolled out over the campus. Meanwhile, the journal system known as TIM is in a pilot stage at the OTB Research Institute for Housing, Urban and Mobility Studies and has been started up at the TU Delft Valorisation Centre. These are just some of the many projects and activities being taken on by the back office. Change in culture Due to the enormous changes that have to be implemented at ICT, five main target areas for change have been formulated: organisation, products & services & processes, ICT architecture, transitions and projects. Each of these five target areas has been assigned a leader who is responsible for reaching his/her particular target. These leaders have made socalled 3, 6, 9 and 12-month schedules and submit progress reports to the management team every month. Organisation The emphasis here is on the ICT’s own OOD evaluation, recruiting and selection, norms and values, training in process management, cooperation, and the art of taking the initiative and responsibility. Products & services & processes The emphasis here is on describing the products and services for both the client and the ICT’s own organisation. ICT architecture This involves structuring and creating a framework for the architecture within TU Delft. Transitions The new back office (ITT, previously FOBO) is also being rolled out at the Faculty of Applied Sciences. What is learned during this operation can then be applied to the university-wide launch.
Multifunctionals In het verlengde van de vernieuwde infrastructuur voor printservers die tijdens het FOBO project in de zomer van 2005 is ontwikkeld is gekeken naar de processen en omgeving van de printers. Al snel bleken hier een aantal kansen te liggen.
Projects Many fellow fields would like to achieve their OOD reduction by a smarter use of ICT options (e.g. E-HRM/BasWare). The primary process (education and research) is also demanding state-of-the-art facilities. The many requests being received are being classified into project requests. Now being drawn up is a plan to ensure success in terms of quality, finances and progress.
Een van de meest ingrijpende verbeteringen is gevonden bij het gebruik van de multifunctionele apparaten, de kopieermachines die ook kunnen printen en soms scannen. Het maken van een kopie is met deze multifunctionele apparaten aanzienlijk goedkoper. Voor dit prijsverschil kunnen we
Multifunctionals As a sequel to the updated infrastructure for print servers developed during the FOBO project in the summer of 2005, and examination of the processes and environment of the printers was made. It was soon evident that these offered a number of opportunities.
meer functionaliteit (op veel plaatsen kleur) en meer kwaliteit bieden. Bovendien kunnen er meer machines geplaatst worden, waardoor de loopafstand verkleind wordt. De kostenbesparing maakt het mogelijk iedere student een jaarlijkse bijdrage in de printkosten van 20 euro te geven. Voorwaarde is wel dat we desktop printers afstoten en meer gebruik maken van de printende kopieermachines, de multifunctionals. Binnen de kaders van de Europese tender van 2002 kunnen we nu nog 320 machines vernieuwen. Het effect hiervan is dat we variatie kunnen terugdringen, efficiënter kunnen beheren en in 2011 met een schone lei en met een nieuwe leverancier kunnen beginnen. Dit project is een goed voorbeeld van de intensieve en positieve samenwerking tussen SSC ICT en GIS. Het CvB heeft per 19 september haar goedkeuring gegeven, de uitrol zal vanaf nu gaan plaatsvinden en zal eind 2007 afgerond zijn. Locatie Drebbelweg 5 Vlak voor het begin van het nieuwe studiejaar is ten behoeve van een aantal onderwijsgroepen van de faculteit EWI het gerenoveerde gebouw 35 in gebruik genomen. Het SSC ICT heeft hiervoor de ICT transitie verzorgd. Ruim 300 werkstations zijn hiervoor opnieuw ingericht in één technische omgeving. De werkstations zijn geschikt voor het gebruik van meerdere besturingssystemen. De versnippering van technische middelen en organisatorische ondersteuning binnen de faculteit wordt op deze wijze aanzienlijk teruggebracht. Practicumzalen Eveneens op tijd voor het nieuwe studiejaar heeft het SSC ICT het beheer van alle practicumzalen overgenomen. Voor de practicumzaal TNW werd voor het eerst gebruik gemaakt van de nieuwe centrale ICT back office omgeving, die de komende tijd over de gehele TU Delft zal worden uitgerold. Op drie TNW locaties werden 280 werkstations ingericht voor practica en vrij gebruik. Toegang wordt verleend op basis van het NetID, zodat studenten met 1 userid/wachtwoord combinatie uiteindelijk overal terecht zullen kunnen. Hierdoor kunnen ook studenten van andere faculteiten van deze faciliteiten gebruik maken. Parallel aan de ICT migratie werd ook de studioclassroom uitgebreid met moderne elektronica en data-acquisitie apparatuur.
- - Domein “in depth” - In de rubriek “Domein “in-depth” gaat de OOD Nieuwsbrief in op bepaalde aandachtsgebieden die spelen binnen een bepaald domein. Dit gebeurt aan de hand van bv. een gedetailleerd artikel of aan de hand van een interview met de directeur van het domein. In deze editie een artikel vanuit Personeel & Organisatie.
One of the most far-reaching improvements that was discovered involved the use of multifunctional equipment (copy machines that can also print and sometimes scan). Making copies with these multifunctionals is considerably cheaper. With this difference in price, we can offer more functions (including colour at many places) and improved quality. What’s more, because we can install more machines, we can reduce walking distances. The saving in costs makes it possible to make an annual contribution of 20 euros to every student’s printing costs allowance. If we decide doing this, however, we will have to dispose of the desktop printers and make greater use of the multifunctionals. As part of the European tender of 2002, we can now update another 320 machines. This means we can reduce variation, manage things more efficiently, and start out in 2011 with a clean slate if we want to work with a new supplier. This project is a good example of the close and effective working relationship between SSC ICT and GIS. The EB approved this on 19 September, so the project is now under way and will be completed by the end of 2007. Location at Drebbelweg 5 Right before the new academic year started, Building 35 that was being renovated was opened for use by a number of teaching groups in the Faculty of Electrical Engineering. The SSC ICT arranged for the ICT transition. More than 300 workstations, which can use a variety of operating systems, were reinstalled within a single technical environment. The result has been a considerable reduction in the fragmentation of technical resources and organisational support within the faculty. Teaching laboratories The SSC ICT also took over the management of all the teaching laboratories in time for the new academic year. The teaching lab used by the Faculty of Applied Sciences was the first facility to use the new central ICT back office environment that will soon be launched throughout TU Delft. Three AS locations received 280 workstations for laboratory courses as well as for general purposes. Access is granted by the use of the NetID so that students can finally use computers anywhere with just a single user ID and password. This means that students from other faculties, too, can use these facilities. At the same time the ICT migration was taking place, the studio classrooms were receiving modern electronics and data acquisition equipment.
- - Domain “in depth” - In the ‘Domain In-Depth’ section, the OOD Newsletter addresses certain aspects important
Scope: TU-breed opleidingsaanbod Het domein Personeel & Organisatie komt binnenkort met Scope, een TU-breed opleidingsprogramma in vervolg op de OOD. Wendy Sutherland, projectleider: “Nu de nieuwe plaatsingen een feit zijn en de start met de nieuwe organisatie is gemaakt, is het moment aangebroken om meer aandacht te besteden aan het ontwikkelen van de benodigde kennis, vaardigheden en werkwijzen.” Door de OOD zijn veel medewerkers op nieuwe functies of rollen terechtgekomen en is de ondersteuning anders georganiseerd. “Iedereen is heel hard aan het werk gegaan in zijn of haar nieuwe functie”, aldus Wendy Sutherland. Zij is projectleider van Scope (SCholing en Ontwikkeling ondersteunend PErsoneel). ”Hierbij was iedereen er voornamelijk op gericht de ondersteuning draaiende te houden en nieuwe concepten in te voeren. Dat is heel logisch, maar het is ook belangrijk dat medewerkers worden ondersteund in hun ontwikkeling en dat we de nieuwe cultuur en werkhouding realiseren die werd beoogd met de OOD. Ook moeten we elkaar scherp houden en ervoor zorgen niet weer in onze oude patronen te vervallen.” Belangrijke kernwaarden die voor de OOD werden geformuleerd, zijn: snel, persoonlijk, fouten durven en mogen maken, verantwoordelijkheid nemen, afhankelijkheid accepteren, resultaten willen boeken en je houden aan afspraken en regels. De afgelopen maanden is geïnventariseerd welke opleidingen en trainingen er nodig zijn om medewerkers zich te laten ontwikkelen en te begeleiden in hun nieuwe setting. Hierover is gesproken met het College van Bestuur, directeuren, decanen, P&O-managers en secretarissen. Uit de gesprekken kwam naar voren dat er op dit moment vooral behoefte is aan trainingen voor het zwaardere management. Sutherland: “In het project Scope is voor deze groep een leergang ontwikkeld die bestaat uit modules met verschillende onderwerpen zoals leiderschapsontwikkeling, project- en financieel management. Door deze modulestructuur kunnen ook andere medewerkers losse onderdelen uit deze leergang volgen. Daarnaast zijn wij bezig een pool met externe coaches en procesbegeleiders samen te stellen die ingezet kunnen worden voor individuele en teamgerichte activiteiten. Ook zullen andere, veelgevraagde opleidingen via Scope worden aangeboden.” Het domein P&O gaat niet zelf de trainingen ontwikkelen en is ook niet van plan dit in de toekomst te doen. “P&O vervult vooral een makelaars- en faciliterende functie. Wij hebben een aantal instituten en bureaus geselecteerd die met hun pakket kunnen aansluiten bij onze behoeften. Door met een gericht aantal bureaus te werken kunnen de opleidingen op maat gemaakt worden en aansluiten bij de werkwijze en cultuur die wij binnen de TU willen stimuleren. Die bieden wij de leidinggevenden en hun
within a certain area or field. This is done by means of a detailed article or an interview with the director of that field. This issue, for example, has an article dedicated to Human Resource Management. Scope: TU-wide professional development opportunities Human Resources Management will soon be offering Scope, a TU-wide professional development programme being offered in response to the OOD. “Now that the new positions have been filled and a start has been made on the new organisation,” says Wendy Sutherland, project manager, “it is time to devote more attention to developing the necessary expertise, skills and working methods.” Due to the OOD, many staff members are now in new positions or fulfilling new roles, and support activities are now being organised differently. “Everyone is hard at work in his or her new position,” says Wendy Sutherland, the project manager for Scope (a Dutch acronym for ‘training and development of support personnel’). “Besides this, everyone has been focusing very much on keeping support going and introducing new concepts. This is to be expected, of course, but also important is supporting the staff members in their own development and realising the new culture and attitude to work envisioned by the ODD. We should also be reminding each other to continue on our newly chosen path and not to fall back into old patterns.” Important key values formulated for the OOD are: promptness, a personal approach, daring and allowing ourselves to make mistakes, taking responsibility, accepting accountability, focusing on results, and complying with rules and agreements. During the past few months, attempts have been made to identify professional development activities that will be appropriate for individual staff members, and which will provide them with assistance in settling into their new environments. Input for this was received from the Executive Board, directors, deans, HR managers and secretaries. These discussions revealed that what is especially needed now are professional development activities for upper-level management. “For the group participating in the Scope project,” says Sutherland, “a course has been developed consisting of modules covering various subjects such as leadership development, project management and financial management. The course’s modular structure also allows other staff members to attend individual elements in this course. We are also putting together a pool of external coaches and procedural coordinators who can be deployed for individual and team activities. But this is just a start; other frequently requested professional development activities will also be offered through Scope.” Human Resource Management will not be developing the professional development activities itself; neither is it planning to do so in
medewerkers aan. Onze taak is een passend aanbod te creëren dat tegemoet komt aan de belangrijkste vragen van dit moment.” Website Om deze makelaarsfunctie van P&O te ondersteunen en bekend te maken, wordt nauw samengewerkt met het domein Marketing & Communicatie. Carin Salomon heeft voor Scope een communicatieplan opgesteld. “Het is nieuw dat er een TU-breed opleidingsaanbod wordt samengesteld. Tot nu toe werden opleidingen en begeleidingstrajecten vooral per faculteit geregeld of ad hoc. Het is belangrijk de TU-gemeenschap te informeren over het bestaan van Scope en over de mogelijkheden die dit programma biedt.” Binnen het communicatieplan is een belangrijke plaats ingeruimd voor de website. “Hierop komt een overzicht van de opleidingen en trainingen, evenals een pool van coaches en procesbegeleiders die desgewenst ingezet kunnen worden. Leidinggevenden die met hun medewerkers afspraken willen maken over opleidingen of begeleiding, kunnen op de site bekijken welke mogelijkheden er zijn. Op termijn willen wij hierop ook de ervaringen van deelnemers aan opleidingen en cursussen plaatsen. Hun bevindingen kunnen collega’s ondersteunen bij het maken van een keuze.” Medewerkers zullen het wellicht lastig vinden om in hun drukke programma ook nog ruimte voor een opleidingstraject te maken. Sutherland vindt het belangrijk om dit toch te doen. “Je houdt je eigen werkwijze onder de loep, leert nieuwe vaardigheden en hebt de mogelijkheid om jouw aanpak met die van anderen te vergelijken. Deze kennis helpt wellicht om je werkzaamheden beter of anders aan te pakken en te organiseren. Daarnaast is deelnemen aan een opleiding een uitstekende gelegenheid om collega’s binnen de TU te leren kennen. Dat is niet alleen goed voor het opbouwen van een netwerk, maar je kunt vooral veel van elkaar leren.”
- - Schrijf het de directeur - Voor vragen en klachten over de nieuwe organisatie is een e-mail adres ingesteld:
[email protected]. Vragen waarop de TU-site nog geen antwoord geeft en die geen uitstel kunnen verdragen kunt u sturen naar dit mailadres. Uw vraag wordt doorgestuurd naar het onderdeel waar deze het beste kan worden beantwoord. U krijgt uiterlijk binnen vijf werkdagen een antwoord. In sommige gevallen zal het antwoord luiden: “Dat weten we nog niet, maar op (datum) is deze informatie wel beschikbaar”. Ook klachten kunt u sturen naar bovengenoemd mailadres.
[Colofon]
De OOD Nieuwsbrief is een uitgave van de dienst Marketing & Communicatie van de TU Delft. De OOD Nieuwsbrief verschijnt
the future. “HR is limiting its involvement to being an agency that facilitates these activities,” says Sutherland. “We have selected a number of institutions and agencies that can apply their packages of services to meet our needs. By working with a specified number of agencies, the professional development activities can be customised and made to contribute to the working methods and culture that we want to stimulate within TU Delft. We will then offer these to supervisors and their staff. Our task is to create an appropriate selection of activities that meets the most important existing needs.” Website To support HR’s position as an agency offering professional development activities, and to make sure than everyone knows about these opportunities, HR is working closely with Marketing & Communication where Carin Salomon has created a communication plan for Scope. “Putting together a TU-wide range of professional development options is something new,” she says. “Up until now, these training and coaching activities were usually organised by individual faculties or on an as-needed basis. This is why it is important to inform the TU community about the fact that Scope exists and about the opportunities this programme offers.” An important element in the communication plan for Scope is the website. “The website will provide a list of the professional development activities as well as the pool of coaches and procedural coordinators that can be deployed. Supervisors who want to arrive at agreements with their staff members about professional development activities or coaching can see what is available at the site. Later, we will also be using the site to publish what participants thought of the professional development activities and courses in which they engaged. What they say can help colleagues make their choice.” Although staff members may find it difficult to fit a professional development activity into their crowded schedules, Sutherland still thinks it is important for them to do. “This way, you examine your own working methods, learn new skills, and have a chance to compare your approach with that of others. What you acquire in this way might help you approach and organise your activities better. Besides this, participating in a professional development activity is an excellent opportunity to get to know your colleagues within the TU. Not only is this a good thing for building your network, but you can also ???
- - Write to the director - An e-mail address has been established for submitting questions and complaints about the new organisation:
[email protected]. You can use this e-mail address for questions not yet answered on
elke 6 weken en is in het leven geroepen om medewerkers van de TU Delft informatie te verschaffen over de voortgang in de transitiefase naar een nieuwe organisatie. E-mail redactie:
[email protected]
the TU site and questions that just cannot wait to be answered. Your question will be transferred to the department best able to answer it and you will then receive an answer within five workdays. In some cases, the answer you might receive is “We do not yet know the answer to your question, but this information will be available on (date).” This e-mail address can also be used to submit complaints.
[Colophon]
The SSOP Newsletter is a publication of the Marketing & Communications of Delft University of Technology. The SSOP Newsletter is published every six weeks and was created to keep TU Delft staff informed of the progress in the transitional phase to a new organisation. Editorial e-mail address:
[email protected]
