Saneren door Convergeren

Saneren door Convergeren Trendrapportage Enterprise Information Portals

februari 2004

AGI-IBS-2004-5

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

opq

Saneren door Convergeren Trendrapportage Enterprise Information Portals

februari 2004

AGI-IBS-2004-5

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

opq

Inhoudsopgave .............................................................................................

1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Inleiding Achtergrond De opdracht Aanleiding tot het onderzoek Doel: een gemeenschappelijk beeld Leeswijzer

5 5 5 6 6 6

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Wat is EIP (met voor- en nadelen) Wat is EIP Wat komt er na EIP ? Voordelen EIP Nadelen EIP Kosten en baten van EIP

7 7 9 10 11 12

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Moet RWS wat met EIP ? Wat wil de RWS Organisatie Wat willen de medewerkers/gebruikers Wat is er al binnen RWS aan EIP onderdelen, is er meer nodig ? Is EIP voldoende volwassen als concept, product en toepassing ? Conclusie

15 15 17 19 20 23

4 4.1 4.2 4.3

Op weg naar EIP Inleiding: EIP implementeren is meer dan systemen (wat heb je nodig) Wat is al en waar moet RWS nog schakelen, aandacht aan besteden ? Lessons Learned voor de weg naar EIP

25 25 27 27

5 5.1 5.2 5.3

Conclusie en advies EIP Conclusie: Convergeren door Saneren Zorg dat EIP kosten bespaart, dat kan! Maak er een programma van

29 29 29 30

6

Bijlage A: Geïnterviewde personen

31

7

Bijlage B: Brondocumenten

33

8

Bijlage C: Huidige Situatie RWS

35

Trendrapportage Enterprise Information Portals

3


4

1 Inleiding

1.1 Achtergrond

Het is inmiddels een cliché geworden, maar we kunnen er niet omheen: veel mensen worden overspoeld met informatie uit alle mogelijke richtingen. Ironisch genoeg wordt het voor deze mensen ook steeds moeilijker om de informatie te vinden die zij nodig hebben. Organisaties hebben eigenlijk te veel tools om verschillende data toegankelijk te maken en vaak ontbreekt het de drukke en haastige werknemer aan tijd en geld om zich het gebruik van al deze tools eigen te maken. Op dit moment is een ontwikkeling gaande om alle informatie die iemand nodig heeft te combineren in een zogenaamd “portal”: Enterprise Information Portal (EIP). Dat betekent dat als je op zoek bent naar voor jou belangrijke informatie, het systeem vanuit een zoekvraag in alle soorten bronnen – databases, e-mail, archieven, data van verschillende applicaties – naar de juiste informatie zoekt. Het systeem zoekt dan niet alleen in alle beschikbare interne informatiebronnen, maar ook in externe bronnen – denk aan websites. Dit betekent dat je vanaf elk punt naar alle soorten informatie kan zoeken. Gezien deze ontwikkeling is het belangrijk om EIP als trend te onderzoeken en in de vorm van een rapport aan te geven wat deze trend inhoudt en of RWS wat met EIP moet en zo ja wat.

1.2 De opdracht

In opdracht van de IT-Raad van RWS heeft de Adviesdienst Geoinformatie en ICT (AGI was voorheen MD) in de persoon van de heer V. Buller, aan het bureau Proven Partners gevraagd om een trendrapport op te stellen over het onderwerp Enterprise Information Portals. De heren J. Veenis en N. Krosing van Proven Partners hebben hiertoe in de maand november 2003 een aantal interviews afgenomen (zie bijlage A: geïnterviewde personen) en stukken doorgenomen (zie bijlage B). Zij hebben de trend bekeken vanuit drie perspectieven: het perspectief van de organisatie (management perspectief), de gebruiker (functioneel perspectief) als ook vanuit de techniek (technisch perspectief). De opdracht tot het trendonderzoek is beperkt qua budget en doorlooptijd. Daarom is gekozen voor een verkenning; het is dus: • • • •


NIET: een externe oriëntatie ten behoeve van een productselectie NIET: een plan van aanpak voor de invoering NIET: een ontwerp voor de inrichting van EIP/ICT NIET: onbeperkt houdbaar: dus een foto en geen film.

5

1.3 Aanleiding tot het onderzoek

Het onderwerp EIP is in april 2003 aangekaart vanuit het cluster “trendrapportage”. Het onderwerp werd geselecteerd door de RITR (april

2003) omdat het aansluit bij verschillende RWS ICT aandachtsgebieden: Content Management, Kennis Management, Inter- en Intranet en “verwebbing” van applicaties. Binnen het Ministerie van Verkeer & Waterstaat zijn initiatieven gestart op verschillende gebieden die direct te maken hebben met portals. Doel van die initiatieven is verwebbing van applicaties vóór 2005 te realiseren. Te denken is aan de keuze voor SAP, het POG Portaal, de hernieuwde aanbesteding van VenWnet, NNV (Nieuwe Netwerkvoorzieningen V&W), NWR, CIRD, ICT-tools, nieuwe websites, webdiensten en e-Government initiatieven. Ook een externe oriëntatie is noodzakelijk AGI signaleert potentiële inhoudelijke synergie tussen de ontwikkelingen op extern (extra/internet) gebruik en het begrip Enterprise Information Portal en wil de bewustwording daarvan bij de betrokkenen vergroten.

1.4 Doel: een gemeenschappelijk beeld

Standaardrapporten over EIP van Gartner, Butler en dergelijke zijn als input nuttig, maar zijn te algemeen en te technisch van aard om als IT-Raad een beeld te kunnen vormen van de betekenis van EIP voor RWS. In dit rapport wordt informatie aangedragen die voldoende moet zijn om in de IT-Raad een gemeenschappelijk beeld te vormen van de betekenis van EIP voor RWS vanuit informatie die is aangedragen door geïnterviewden, een documentenstudie en lessons learned. Het rapport bevat tevens inzicht in mogelijke keuzes, een globale kosten-batenanalyse en de eventuele weg naar EIP.

1.5 Leeswijzer

In hoofdstuk 2 gaan wij in op de vraag wat een EIP is inclusief de voordelen en nadelen van EIP. In hoofdstuk 3 gaan wij in op de vraag of RWS ‘iets moet’ met EIP, door te bezien wat RWS wil (vanuit de drie genoemde perspectieven) en of EIP volwassen genoeg is voor toepassing (dus wat biedt de markt en hoe gaan anderen daar mee om) In hoofdstuk 4 gaan wij in op de mogelijke weg naar EIP door een beeld te geven van waar RWS nu staat en waar (extra) aandacht nodig is. Daarbij schetsen wij in hoofdstuk 5 onze conclusies en ons advies voor een eventuele aanpak om te komen tot een EIP.


6

2 Wat is EIP (met voor- en nadelen) 2.1 Wat is EIP

In algemene zin willen wij de dingen niet ingewikkelder maken dan nodig (het motto van de opstellers van dit rapport is immers ‘reducing complexity’). Dit in tegenstelling tot de marketingmachine in de ICT-markt, waar jargon normaal is geworden en hypes elkaar in rap tempo opvolgen. Met stip op nummer één van de top 100 van business intelligence trends van dit moment staat het fenomeen “Enterprise Information Portal” (EIP). Zoals bij veel nieuwe ontwikkelingen is er nog weinig consensus over de exacte betekenis van het begrip EIP en dat geldt al helemaal voor het begrip “Portal”. Veel definities van een EIP komen neer op de functionaliteit van geïntegreerde informatievoorziening op basis van zowel gestructureerde (databases) als ongestructureerde (vooral documenten) bronnen, uiteraard via een webinterface, en bij voorkeur op gepersonaliseerde wijze. Vaak genoemd zijn tevens functionaliteit voor samenwerking en communicatie (Groupware en Workflow Management) en optioneel ook de toegang tot reeds bestaande applicaties via één geïntegreerde interface. Tijdens de interviewronde bleek dat verschillende betrokkenen steeds andere accenten leggen als ze gevraagd worden EIP te definiëren. Samengevat is dit het voorlopig eindbeeld van wat RWS-ers in functionele zin willen definiëren als EIP: • • • • •


Een beter RWS breed intrAnet EIP geeft je alle informatie die je nodig hebt voor je werk/functie Niets meer en niets minder (info op maat door personaliseren) Wel meer dan een klassiek intrAnet omdat het niet het alleen informeert maar ook de werkprocessen ondersteunt Een aan elkaar gekoppeld intrAnet, Portalen, SAP (bedrijfsvoeringsapplicaties), Kantoorautomatiseringshulpmiddelen (Office) en bedrijfsapplicaties tbv primaire proces.

7

Een Enterprise Information Portal (EIP) is een informatiesysteem – dat meestal via een browser te benaderen is – waarin alle bij een organisatie betrokken personen de voor hun relevante informatie kunnen opzoeken of invoeren. Onder ‘bij een organisatie betrokken personen’ vallen niet alleen de medewerkers, maar ook leveranciers, en klanten, de uiteindelijke burgers. Je zou kunnen zeggen dat een EIP een single point of access (“1 loket gedachte”) biedt tot alle digitale bedrijfsinformatie ongeacht de vorm, inhoud of opslaglocatie en optioneel ook alle benodigde functionaliteit in de vorm van applicaties kan terugvinden. Deze zogenaamde enterprise content bevat onder meer webgerelateerde inhoud, documenten, records, procedures, video- en audiobestanden, images en illustraties. Een EIP moet de volgende data op een eenvoudige wijze toegankelijk kunnen maken middels zoektermen of via een categoriestructuur: • gestructureerde data (databases, Lotus Notes, etc); • ongestructureerde data (e-mail, multimedia files en objecten, archieven, et cetera); • data van specifieke processen en applicaties (ERP en CRM tools et cetera). De term Enterprise Information Portal is overigens niet uniek. Er wordt ook wel gesproken over Corporate Portals, Bussines Portals, Enterprise Portals of eBussines Portals. Samengevat Vanuit de theorie en techniek zijn dit daarom samengevat de kenmerken van het EIP concept: •

• •


Portals: 1 userinterface, 1 login, 1 of meer onderdelen: o ‘Schil’ t.b.v. beter uniform ontsluiten (huisstijl+navigatie) o Content (intern/extern) t.b.v. publiceren informatie o Generieke functies tbv informatieverwerking door applicaties o Personalisatie (info op maat e.v. inclusief alerts) Enterprise: door alle RWS-ers intern gebruikt maar wel voorzien van informatie die van buiten RWS komt Information: Transacties en werkprocessupport o Ongestructuurd/Gestructureerde informatie (b.v. word/databases) o Real-time/Vertraagde informatie (b.v. waterstanden)

8

2.2 Wat komt er na EIP ?

De E van EIP staat voor Enterprise. Dit betekent dat EIP een informatiesysteem is voor interne gebruikers (vergelijkbaar met intranet). Dit betekent NIET dat EIP: • geen informatie toont die van buiten RWS afkomstig is (denk aan news items op intrAnet) • gebruikers van buiten er niet mee geholpen worden (denk aan EIP als informatiebron voor de dame achter het centrale RWS nummer 08000890) RWS Zeeland: Van transactie zal in de eerste fase nauwelijks sprake zijn. De bezoeker zal online een formulier in kunnen vullen om een vergunningsaanvraag, bezwaar- of inspraakprocedure of aanbestedingstraject op te starten. De daadwerkelijke afhandeling van het proces verloopt echter via het traditionele pad. Het online formulier fungeert dus slechts als vervanger van een papieren formulier, zeker niet als online toegangsportaal naar een geautomatiseerd back-office proces. Het heeft absoluut geen zin om gedurende de interactie of transactie met de burger of andere doelgroep (het “klantcontact”) een bepaald niveau van dienstverlening te beloven of verwachtingen te wekken die vervolgens niet kunnen worden waargemaakt. Met andere woorden, als vergunningen online via internet kunnen worden aangevraagd, zal de klant verwachten dat de afhandeling ervan sneller verloopt dan via de traditionele weg. Als dit in de praktijk niet gebeurt, zal de bezoeker serieuze bedenkingen hebben bij de toegevoegde waarde van deze online dienstverlening. Dus: eerst de back-office regelen, dan pas dit soort (interactie en transactie) functionaliteiten aanbieden.”

Na EIP volgt in deze definitie een fase waarin organisaties hun EIPs aan elkaar koppelen om de informatievoorziening, de samenwerking en transacties over de grenzen van de organisatie heen te ondersteunen. De systemen die dan ontstaan hebben geen eenduidige naam/aanduiding. Op technisch niveau spreekt men over Extranet, leveranciers spreken over ‘Next Generation EIP’ of EIP-aan-EIP. ‘Na EIP’ zegt niet over de ‘aan te bevelen’ implementatie volgorde in de tijd. Zie het als een functionele of conceptuele vervolgstap. In de tijd gezien waren websites op Internet er zelfs ca. 2 jaar eerder dan die op Intranet. Projectleiders die met externe partijen samenwerken en beleidsmakers binnen RWS en de Rijksoverheid willen deze integratie tussen ‘binnen en buiten’ al sinds 1995, rond grote projecten (Publiek Private Samenwerking) en/of thema’s (Waterland.net). In de bijlage is een lijst met de huidige initiatieven van RWS t.a.v. e-Government opgenomen. RWS was er dus vroeg bij. Met uitzondering van pilots komen deze Internetsites van RWS momenteel echter toch vaak niet veel verder dan informeren (over de organisatie en tijdelijk actieve interactieve forums) en wordt voor het ‘echte werk’, zoals het verlenen van een opdracht of een vergunning of ander werkproces vooral veel e-mail en papier gebruikt. De projectleider Corporate Internet Rijkswaterstaat ziet als de oorzaak van deze achterstand onder meer de wildgroei (de oude voorsprong?) van het aantal verschillende sites en technieken voor het beheer ervan (Contentbeheersystemen). Met de komst van PKI zijn er voldoende veilige transactiemethoden waarmee de burger zelfs online kan bankieren. Men kan niet gaan personaliseren omdat profielen ontbreken, daar de RWSInternetgebruiker vaak liever in de anonimiteit blijft. Specifieke kenmerken van EIPs zoals 1 keer inloggen, info-op-maat en het ondersteunen van werkprocessen (transacties) tussen organisaties zijn daar (nog) niet aan de orde. Het rendement van een EIP tussen organisaties kan groot zijn, maar het is zeer complex om dit goed te laten functioneren vanuit verschillende belangen. Met de vorming van het Agentschap is de behoefte om externe en interne grenzen van informatievoorziening te laten vervagen (of beter hiervoor geen technische barrières op te roepen) wederom bijzonder actueel. De vraag waar met de toepassing van EIP te beginnen kan zich aandienen. Extern eerst? Intern eerst? Parallel? Wij zouden in lijn met het beleid (en VISI) en adviseren voor parallel; de verbinding tussen ‘binnen’ en ‘buiten’. Voor ons is dit geen reden om van de definitie van EIP als intern systeem af te wijken. EIP moet zo worden gemaakt dat de integratie met systemen van anderen zo eenvoudig mogelijk is en niet leidt tot desinvesteringen.


9

2.3 Voordelen EIP

EIP biedt functionele mogelijkheden EN informatie op maat voor de individuele gebruiker. Op het eerste gezicht is dat niets nieuws. Het is de belofte van de ICT industrie die in algemene zin nog stamt uit de tijd dat de Personal Computer werd uitgevonden. Toen nog in de context van een los apparaat, daarna, met de komst van de netwerken en I-netten, werd toegevoegd dat e.e.a. tijd- en plaatsonafhankelijk kon zijn. De algemene voordelen van EIP zijn dan ook bijna vergelijkbaar met de voordelen van een goede informatievoorziening: • • • • •

Kwalitatief beter geïnformeerde medewerkers en dus een beter en goedkoper RWS-product/dienst en Efficiency door kortere zoektijden en ICT ondersteuning van professionele werkwijze In algemene zin betere mogelijkheid om kennis te delen Efficiency omdat EIP dwingt tot keuzes in ICT technieken en organisatie Medewerkersvrijheid door tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen (samen) werken.

De echte voordelen van EIP als concept komen boven indien wij enerzijds het accent leggen op de integratie van nu nog losse functionaliteit met bijbehorende inhoud en/of anderzijds inzoomen op de specifieke nieuwe kenmerken als personaliseren. Voordelen van de integratie Functioneel gemak: Niet meer omschakelen tussen bureaublad en browser, overal losse icoontjes op een ‘desktop’, een taken-inbak voor het goedkeuren van rekeningen (workflow) en een overvolle e-mail inbak met berichten van algemene aard. Alles is overzichtelijk weergegeven op een scherm, er kan vanuit één programma gewerkt worden, kijkend van het ene naar het andere venster, (een nieuwsitem naast een link naar voorbeelddocumenten, e-mail berichten, agendaafspraken, relaties, virtuele vergaderruimten en b.v. een dashboard met bedrijfsinformatie t.b.v. benchmarking en planvorming). Voordelen van de specifieke functies Informatie op maat, niets meer en niets minder, er gaat geen tijd verloren met doorlezen en doorklikken van de ene naar de andere (onzin)pagina. De gebruiker moet aanvinken wat zijn functie is en waar hij aan werkt, en hij krijgt wat hij weten moet. Slimme zoekfuncties houden alle bronnen in de gaten en presenteren informatie en namen van collega’s die informatie hebben over onderwerpen, waar de persoon in kwestie meer van wil weten. Voor de goede orde: de integratie in een EIP gaat verder dan ‘alles verwebben’ (alle content/informatie in een browser/explorer kunnen tonen). De gebruiker kan niet alleen tekst en links opvragen, maar ook een EIP generieke functionaliteit en inhoud met ‘klik en plak’ op zijn scherm neerzetten.


10

2.4 Nadelen EIP

Uit ICT Visie [AGI]: “ICT kennis en techniek is versnipperd in de organisatie. Tot op heden voorzag elk werkveld in de specifieke behoeften van de

Het nadeel of gevaar van EIP is dat het functioneel zo’n fraai concept is dat men er te snel te veel van verwacht. De uitdaging is dan ook technisch en bestuurlijk. Bijgaand kader laat zien dat niet iedereen binnen RWS momenteel tevreden is over de organisatie van de ICT functie. EIP is een concept en niet als totaaloplossing te koop om deze situatie in één klap te verbeteren!

bedrijfsprocessen. Dit leidt tot het beheer van gemiddeld 250 applicaties per locatie, het bestaan van meer dan 100 beheerorganisaties en circa 150 specifieke infrastructuren, naast de circa 125 RWS-generieke applicaties. Bij toekomstige brede implementaties (zoals XP) zouden

Een ander nadeel van EIP is dat het vrij lang kan duren om in te voeren. Met name als er veel verschillende bronnen en applicaties geïntegreerd moeten worden, maar ook omdat men ‘niet voor de muziek’ moet uitlopen en dus continu contact met de gebruikers moet houden. In de context van RWS schatten wij dat voor de invoering van EIP minimaal 3-4 jaar nodig is bij een start in een ‘groene weide’. Indien RWS voort kan borduren op wat er bijvoorbeeld de afgelopen 1,5 jaar voor POG is gerealiseerd en vanuit SAP beschikbaar komt schatten wij dat een doorlooptijd van 2-3 jaar mogelijk is.

alleen geregistreerde en gecertificeerde applicaties moeten worden meegenomen, om verdere wildgroei tegen te gaan.” De RWS ICT-architectuur is anno 2003 gefragmenteerd. Dit is

Een EIP vraagt voor een goede functionele integratie om samenwerking tussen disciplines en afdelingen. Te denken valt aan diegenen die vanuit de staf verantwoordelijk zijn voor bedrijfsvoering, kennismanagement, communicatie en ICT. In de situatie bij RWS zou een volledig EIP een meer vergaande en intensieve samenwerking vereisen tussen bijvoorbeeld de ondersteunende afdelingen BII en BVS.

voornamelijk veroorzaakt door ongecoördineerde initiatieven, de mengelmoes van systemen en een cultuur om steeds nieuw te kopen in plaats van te hergebruiken of samen te doen. De robuustheid van het totaal is hierdoor moeilijk te garanderen en veranderingen kosten (steeds) veel geld.

Invoering van EIP werpt allerlei bestuurlijke en technische vragen op en stelt de besluitvorming op proef waar het gaat om het vinden van een balans bij het organiseren en inrichten van de ICT t.a.v. onder meer: • Vrijheid en gebondenheid • Generiek en Specifiek • Centraal en Decentraal • Concentreren en Deconcentreren. Een EIP vraagt wat van de gebruiker. Deze moet immers in staat zijn om functie en inhoud voor zichzelf op maat te maken. De gebruikers moeten hun informatiebehoefte dus duidelijk kunnen aangeven (en dat is dus heel wat anders dan klagen over te veel mail en onoverzichtelijke en verouderde websites). De gebruiker moet (tijd) willen investeren om zich te verdiepen in de nieuwe mogelijkheden van ICT en met het portaal aan de slag gaan, en volhouden als het niet in één keer lukt om de juiste informatie te vinden (zogenaamde agent trainen). Een EIP vraagt een ander soort implementatieproject dan men gewend is. De meeste project(bege)leiders voelen zich prima als ze in staat zijn om ‘uit het niets’ een systeem te (laten) realiseren en introduceren. Natuurlijk is er dan aandacht voor draagvlak en communicatie nodig. De realisatie van een EIP vraagt een fundamenteel andere benadering waarbij niet één systeem maar meer systemen aan de orde zijn, niet het tool maar de gebruiker centraal staat en niet het creëren/publiceren van de inhoud zelf maar het ontsluiten van de bronnen.


11

2.5 Kosten en baten van EIP

Zoals aangegeven is een EIP waarmee de integratie van de Kantoorautomatisering, Webomgevingen en bedrijfsapplicaties voor elk willekeurig bedrijf moet bewerkstelligen niet als één software pakket te koop. Een ICT bedrijf dat het tegendeel beweert heeft zich onvoldoende verdiept in organisaties. In het volgende hoofdstuk komen wij op het productenaanbod nog nader terug. In dit hoofdstuk beperken wij ons tot het aangeven van de globale kostenposten van een EIP omdat dit ons inziens kan bijdragen aan het beeld van een EIP. Het is moeilijk om de exacte kosten van een EIP aan te geven omdat het onder meer gaat om complexe software licentiekosten (in het geval van standaardpakketten) en marktgedreven software-ontwikkelkosten (in het geval van maatwerk). Wij gaan ervan uit dat RWS een zo compleet mogelijk beeld van de kostenposten wenst en niet alleen geïnteresseerd is in de kosten voor hardware/software. Om te komen tot een EIP is in ieder geval een project- of programma aanpak nodig. Als we ervan uitgaan dat RWS niet alleen een EIP wil installeren, maar ook wil dat het EIP gebruikt wordt, actueel blijft en leeft in de organisatie, zal de doorlooptijd minimaal 2-3 jaar bedragen, uitgaand van de bestaande basis die met POG is gelegd. POG dient hier als voorbeeld van een bestaande basis. Alternatieven voor deze basis kunnen nog worden overwogen, het dient hier ter ondersteuning van de beeldvorming. Met het POG Portaal als recent voorbeeld van de realisatie van een Portal binnen RWS is een eerste beeld van de kosten te verkrijgen. Enkele uitgangspunten voor de ontwikkeling en implementatie van het POG Portaal waren: • ca. 5000 gebruikers binnen RWS • migratie/vervanging van drie bestaande websites voor opdrachtgeverschap naar het Portaal • minimaal maatwerk, zoveel mogelijk gebruik van beschikbare licenties en voorzieningen • geavanceerde functionaliteit voor kennisontsluiting en kennisuitwisseling • implementatie binnen de context van RWS ICT (Consortis, VenWnet etc). • vooral opzoeken en ontsluiten van bestaande informatie voor POG • gebruikersvriendelijke en herkenbare userinterface en vormgeving • gefaseerde ontwikkeling van bedrijfsportaal naar persoonlijk portaal. De kosten voor ontwikkeling bedragen ca. 200.000 euro en voor beheer 2-3 FTE. De verdeling naar de belangrijke kostenposten is: • Infrastructuur: 5% • Functionaliteiten: 15% • Content: 25% • Beheer: 20% • Communicatie: 25% • Projectmanagement en Coördinatie: 10% Bij het POG portaal staan de kosten voor organisatie, communicatie en het houden van contact met de gebruikers in een 10 op 1 verhouding tot de benodigde techniek. Door reeds afgesloten interne licenties en VenWnet voorzieningen was de investering in software/hardware minimaal.


12

Het POG Portaal is een kennisportaal dat diensten voor personalisatie biedt. Het is echter nog geen compleet portaal in de genoemde definitie van een EIP. Integratie met bedrijfssystemen zoals SAP en migratie van diverse applicaties die het proces van opdracht geven ondersteunen1 zouden dit verschil maken, maar zijn in dit kostenoverzicht nog niet meegenomen. ICT Visie: ”RWS heeft slechts ten dele inzicht in de stand van zaken per ICT kostensoort. Uit het Matroesjka-project (2002) is bekend dat ca.1046 FTE werkzaam is in de RWS ICT (9,3% van RWS). Voor de totale ICT-uitgaven (personeel, materieel en exploitatie) worden in Matroesjka geschat op minimaal € 222 mln., zijnde 7,2% van de totale organisatiekosten van RWS. Het Weseuropees gemiddelde binnen overheden lag volgens Gartner in 2001 op 4,1%. RWS zal door

Naast de kosten zijn er de baten van de POG-Site. Het doorrekenen van kosten en baten bij de start van een ICT-Project (businesscase) is binnen RWS nog geen gemeengoed. Ook worden kosten niet consistent administratief verwerkt/geboekt. Wij kunnen de kosten van Portalen dan ook niet nauwkeurig aangeven en volstaan hier daarom met een schatting. Kwalitatieve baten Bij de voordelen zijn reeds de kwalitatieve baten benoemd, die zijn bijvoorbeeld om te rekenen naar tijdbesparingen van 5-15% op de arbeidsproductiviteit/uren van ca 5.000 RWS medewerkers die te maken hebben met opdrachtgeverschap; indirect kan nog een percentage van de kostenbesparingen worden meegerekend die POG als programma voor RWS mogelijk maakt. Kwantitatieve baten Meer harde kwantitatieve baten zijn hierna weergegeven. 1.

haar intensieve specialistische ICT gebruik altijd boven het gemiddelde blijven. Een stapsgewijze afname naar ca. 6% zou een nobel streven zijn.”

2.

“Anno 2003 zijn de exploitatiekosten voor beheer en onderhoud van de geautomatiseerde hulpmiddelen gemiddeld € 4.000 per werkplek, naast de kosten van RWS-brede systemen (ca. € 40 mln) en lokale applicaties (onbekend).

1


De besparing op de doorontwikkeling van drie bestaande sites wordt geraamd op een totaalbedrag van ca. 150.000 euro. Naar de toekomst toe zijn de baten te vinden bij het saneren van de genoemde maatwerkapplicaties die het proces van opdracht geven ondersteunen; de besparingen die dit nog kan opleveren, zijn aanzienlijk en kunnen vanuit RSO nader worden berekend. Door AGI is ook een berekening gemaakt waaruit duidelijk wordt dat het geld oplevert indien het RWS-intranet ook wordt gesaneerd, dat wil zeggen: als intranet wordt opgeruimd (sites stoppen, samenvoegen of ‘opslurpen’ in een zoeksysteem). Indien het nieuwe intrAnet wordt opgezet als een EIP, kan het naast goedkoper ook beter zijn dan het huidige RWS IntrAnet. Wij verwijzen hier maar de berekening die voor het CIDRCIRD project is gemaakt. Het plan daar behelst dat ca. 250 Internetsites van ca 50k euro per stuk worden gesaneerd tot 17 stuks; door gebruik te maken van een standaard Contentbeheersysteem (Tridion) verwacht men in totaal dus ca. 1 miljoen euro te gaan besparen.

O.a.: CONSYS, BESTAR, IBIS/GWW-calc, LBK, GWW-bestek, VOC

13


14

3 Moet RWS wat met EIP ? 3.1 Wat wil de RWS Organisatie

RWS wil zich omvormen tot een Agentschap met een drietal doelstellingen: Agentschapsdoel: Publieksgerichtheid

Onderzoek onder RWS doelgroepen wijst uit dat onze ‘klant’ een informatiebehoefte heeft die overeenkomt met wat hij/zij gewend is aan te treffen bij andere (overheids)organisaties. Burgers, bedrijfsleven en overheden willen naast de bestaande elektronische informatie ook elektronische interactie en zelfs transacties tot stand kunnen brengen. Samenwerkingspartners geven aan virtueel te willen samenwerken (inzage in basisinformatie, projectdossiers, et cetera).

................ ................. Agentschapsdoel: Bedrijfsmatig werken

Het RWS lijnmanagement wil meer weten over de mogelijkheden van ICT om efficiënter mensen en middelen in te kunnen zetten. Het gaat om betere managementinformatie, maar ook om nieuwe ICT toepassingen in de primaire processen. ICT moet de bestaande werkwijze verbeteren door het ontsluiten van meer bedrijfskritische gegevens voor samenwerking, intern en met derden.

................... .............. Agentschapsdoel: Heldere aansturing

De bestuurder stelt een aantal gerichte eisen en doelen. Er dient meer output geleverd te worden met minder middelen. ICT dient hieraan bij te dragen. In de natte en droge netwerkvisies is aangegeven dat ICT dient bij te dragen aan het verhogen van de bestuurbaarheid, de betrouwbaarheid en de beheersbaarheid van de RWS taken.

ICT Visie: “RWS moet volwassen worden in het besef en de benutting van de mogelijkheden van ICT. ICT is een

Een EIP kan ons inziens een grote bijdrage leveren aan de doelstellingen bedrijfsmatiger werken en een meer heldere aansturing, omdat het een informatiesysteem is dat de primaire processen ondersteunt en in staat is om kennis en bedrijfsvoeringgegevens integraal en op maat aan te bieden aan de RWS medewerker.

belangrijke factor in de vernieuwing van RWS, bijvoorbeeld bij verkeersen watermonitoring of scheepvaartbegeleiding. De ICT is hierbij direct gerelateerd aan een zo efficiënt en effectief mogelijke benutting van water en wegen. Steeds meer maakt ICT het mogelijk

Het EIP (door de E in EIP) zal niet direct bijdragen aan de Publieksgerichtheid. Indirect is deze bijdrage er wel degelijk, omdat EIP de ‘backoffice’ regelt en vragen van buiten intern sneller en efficiënter beantwoord kunnen worden. Op technisch niveau moet RWS de externe focus ons inziens direct meenemen bij een eventuele realisatie van een RWS-EIP. Dit om kosten te besparen en een technische inhaalslag te maken zodat de interne en externe informatievoorziening goed op elkaar kan worden aangesloten.

RWS doelen te realiseren op een manier die zonder ICT ondenkbaar zou zijn. De komende jaren zal ICT nog nadrukkelijker de bron zijn van verbeteringen in de bedrijfsmatigheid, beheersbaarheid en publieksgerichtheid van RWS. Het accent van ICT-ontwikkeling verschuift naar ‘de voorkant’ van ICTtoepassingen, gericht op dienstverlening, procesondersteuning en virtuele samenwerking”


15

Op de langere termijn is in de ICT Visie de volgende tekst opgenomen die ons inziens dit streven om de externe mogelijkheden naar de toekomst toe mogelijk te maken nog eens extra ondersteunen:

............... .................. RWS in 2008

RWS is de netwerkmanager van de hoofd(vaar)wegen en hoofdwatersystemen. In het nieuwe RWS wordt een groot deel van het werk uitgevoerd door strategische partners of in samenwerkingsverbanden met provincies, gemeenten, waterschappen, aannemers, et cetera.

. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Werkwijze in 2008

RWS fungeert voor haar kerntaken als een (digitaal) knooppunt in een (elektronisch) netwerk van klanten, collega’s en derden. Zo veel mogelijk regievoering verloopt digitaal, op afstand, tijd- en plaatsonafhankelijk, beheersbaar en bedrijfsmatig, zonder verlies van bevoegdheid of eindverantwoordelijkheid. RWS is als spin-in-het-web eindverantwoordelijk beheerder met specialistische kennis en informatie over aanleg, beheer en onderhoud. Binnen RWS werken beleids- en vakspecialisten en ‘deskundige opdrachtgevers’ nauw samen in een lerende en uitdagende organisatie. RWS excelleert in haar regierol en blijft budgethouder en opdrachtgever richting de markt en de partners. Klanten benaderen RWS via één (elektronisch) loket; vragen informatie op, willen interactie en gebruiken het internet om vergunningen aan te vragen, elektronisch te klagen, of via e-inspraak hun stem te laten horen.

............. .................... Rol ICT in 2008

De (digitale) relaties met de buitenwereld lopen voornamelijk via internet, van aanbesteding, via gezamenlijk (e-)projectmanagement en elektronisch toezicht tot aan de elektronische facturatie. Bijvoorbeeld baggerwerken worden (elektronisch) uitbesteed aan strategische partners. Deze partijen monitoren zelfstandig hun rivierperceel op tal van criteria, zoals diepte en capaciteit. Op basis van afgesproken indicatoren wordt zelfstandig actie ondernomen. RWS bewaakt de voortgang via elektronisch toezicht of op basis van (elektronische) rapportages. Na uitvoering kan de opdracht elektronisch geaccordeerd worden en automatisch betaald. Er wordt als het ware een zelfsturend, gedigitaliseerd proces gecreëerd, met RWS als toezichthouder. Binnen RWS wordt voor de bedrijfsmatigheid van het werk optimaal gebruik gemaakt van ingekochte e-services zoals e-finance, e-facilitiy management, e-helpdesk en e-HRM. Verwerving vindt plaats via e-inkoop (‘e-procurement’).

Op het niveau van de RWS organisatie is de ambitie en de bijdrage van EIP nu voldoende getoetst en aanwezig. In de volgende paragraaf bekijken we dit op het niveau van de medewerker. Wat wil de RWS-er ?


16

3.2 Wat willen de medewerkers/gebruikers

Een EIP moet het werk van de RWS-er ondersteunen door te voorzien in de daarbij benodigde informatie. Er bestaat niet zoiets als een ‘standaard RWS-er’ . Het project Enterprise Architectuur Rijkswaterstaat (EAR) onderkent ca. 28 verschillende rollen binnen RWS. Zonder daar in detail op in te gaan, lichten we er een voorbeeld uit. Een secretaresse, beleidsmaker, manager, of technisch tekenaar hebben zeer uiteenlopende functionele en informatiebehoeften. Als we de ICT markt mogen geloven, belooft EIP al deze uiteenlopende functionele en informatiebehoeften met één concept af te dekken. Er ontstaan dan ca. 10.000 persoonlijke webpagina’s of bureaubladen of MySAP’s. Niemand hoeft meer vooraf na te denken over wat hij/zij nu eigenlijk precies wil. De opstellers van dit stuk blijven liever nog even met twee benen op de grond. Gebruikers willen n.l. niet voor de gek gehouden worden. Er zullen altijd groepen zijn met overeenkomstige behoeften die efficiënter als groep zijn te ondersteunen. Ook ten aanzien van bijvoorbeeld de uitvoering van de werkplek zal er altijd geld te besparen zijn door op groepsniveau verschil te maken in de kwaliteit van het scherm of de rekenkracht van de computer. In het kader van de ontwikkeling van het POG Portal hebben 80 gebruikers een enquête ingevuld waarin zij hun wensen kenbaar hebben gemaakt. De gebruikers hebben hun verwachtingen met name gericht op de informatie die personaliseren oplevert (omvang, aard, kwaliteit, mate van invloed erop etc). Met name bij de antwoorden op de open vragen blijkt uit de genoemde punten dat hierop de nadruk ligt. Conclusie is dat het de gebruiker erom gaat dat de informatie die een Portaal biedt ze helpt bij het dagelijks werk: ‘nice to have’ en ‘need to have’. Uit de respons op de gesloten vragen blijkt dat de gebruikers e-mail beschouwen als een goed (zelfs beter) middel om geïnformeerd te worden dan een website. Uit de open vragen blijkt echter dat e-mail niet te veel ongevraagd moet binnenstromen of te groot qua volume mag zijn. Personaliseren via een portaal moet een goed samenspel zijn tussen de website (pull) en de e-mail (push) zodat het informatieaanbod door het EIP voor de gebruiker controleerbaar in frequentie en omvang wordt gemaakt. Het aangeven van de interesse doet men bij voorkeur door een onderwerp of een functie aan te geven. Zelf zoekvragen formuleren is minder populair. Dit gegeven is door het POG-team vertaald naar de eisen om de ‘vraagkant’ zo eenvoudig mogelijk te maken, door b.v. ‘kant-en-klare’ zoekvragen (agents) te kunnen selecteren en/of over te nemen van andere gebruikers.


17

IntrAnet In het kader van de evaluatie van de interne communicatie heeft RWS-AVV recent een enquête uitgevoerd over o.a. het eigen intrAnet. Dit leverde de volgende resultaten op.

Drie Gebruikers over AVV Intranet Kompas: “goed medium, maar lijkt vrijblijvend. Ik

- Iets meer dan 36% geeft aan erg tevreden te zijn over de informatie via Kompas. En 31% zegt tevreden te zijn. Dus meer dan de helft denkt er positief over. Zo’n 8% is er zelfs heel erg tevreden mee. Niemand heeft aangegeven er heel erg ontevreden mee te zijn. Slechts 6 mensen bevinden zich in het negatieve gedeelte, dit is 4,4%. De rest hangt in het midden.

kan me niet voorstellen dat je als organisatie echt belangrijke dingen die je wilt dat je medewerkers in ieder geval tot zich nemen daar op zet zonder ook een attentie te geven dat het er op staat (bv een brief, e-mail). Je laat het dus aan de medewerker om te beslissen om hij/zij kijkt. Ik moet zeggen dat het er vaak bij in schiet. En

De belangrijkste reden voor de overwegende tevredenheid over Kompas is ons inziens dat er door intensief contact met de gebruikers voor wordt gezorgd dat de mogelijkheden blijven afgestemd op wat de gebruiker wil en wat de markt biedt. Het verwachtingspatroon klopt steeds. De lijnen tussen de gebruikers en diegene die het mogelijk maken met ICT zijn hier ‘lekker’ kort. Keerzijde is dat de plaatselijke keuzes voor ICT tools nog wel een afwijken van die van andere organisatieonderdelen. Kennelijk vormt dit voor de meeste bewoners bij AVV dus geen enkel probleem. Over E-mail was men minder unaniem.

als je kijkt staan er ook veel "gewoon leuke. informatieve " zaken op .

E-mail

Wat is trouwens de duur dat zaken erop blijven staan of hoe kun je überhaupt informatie vasthouden. Ik ben eens meerdere maanden afwezig geweest en dan mis je een hoop.

De grootste groep mensen zegt er niet tevreden/ niet ontevreden over te zijn (34,1%). Ongeveer 32% is er tevreden tot heel erg tevreden mee. Iets meer dan 33% is er ontevreden tot heel erg ontevreden over. De meningen zijn hierbij dus erg verdeeld.

Bewaar ergens de historie van info verstrekking, bv hoofdpunten aangeven op KompasKompas (waar gaat het over) met hyperlinks naar onderliggende documenten(nieuwsflitsen, presentaties, documenten etc) Geen tijd, onduidelijk wanneer er

Samengevat betekent dit voor EIP dat het de gebruiker niet gaat om de techniek, maar om de inhoud en functionaliteit. De informatievoorziening en dus EIP moet medewerkers helpen bij het dagelijks werk en makkelijk zijn aan te passen aan de veranderende behoeften. Een goed functioneel en informatief intrAnet kent dan veel tevreden gebruikers. Een ‘losstaand’ E-mail systeem om feitelijk de werkprocessen tussen (interne en externe) personen te ondersteunen krijgt van gebruikers een onvoldoende. EIP biedt de mogelijkheid om deze verschillende informatiebronnen beter te integreren.

belangrijke info op staat I.v.m. oogproblemen gebruik ik zo weinig mogelijk schermen internet.

Ook ten aanzien van de organisatie is tussentijds een conclusie te trekken. Het dicht op de werkvloer ondersteunen van gebruikers met functionaliteit en inhoud levert bij RWS-AVV veel waardering op bij gebruikers. Als elk organisatieonderdeel voor de benodigde ICT echter geheel eigen technische keuzes maakt, blijft convergeren (en dus een RWS breed EIP) een illusie. Dit gegeven is belangrijk bij het inrichten van de ICT beheer- en ontwikkelorganisatie voor EIP.

Ons beeld bij de algemene behoefte van gebruikersgroepen Naast de algemene medewerkers in de RWS organisatie zijn er de behoeften van de volgende groepen: • Managers: die vragen om effectieve eenvoud en minder kosten • Stafdiensten (C,F,P,I,FZ, B): die willen primaire processen ondersteunen en beleid toegepast zien in lijn/project. ICT Architecten vragen om meer samenhang in IT • Projectleiders: die willen virtueel samenwerken


18

EIP levert functionaliteit en inhoud op maat voor alle medewerkers binnen RWS (los van functie of niveau).

3.3 Wat is er al binnen RWS aan EIP onderdelen, is er meer nodig ?

RWS timmert aan de weg (zie Bijlage C: projectoverzicht huidige situatie) en heeft een aantal ICT productlijnen in huis van de bekende ICT-fabrikanten. Dit geldt voor de technische netwerk infrastructuur (KPN, Cisco) als voor de computers in computerruimten en op de werkplek, maar inmiddels wordt ook in toenemende mate voor software gesproken over standaardsoftware van fabrikanten en verschillende huisleveranciers voor implementatie (MIRNA). Momenteel zijn dit de standaards: 1. 2. 3. 4.

Tridion voor RWS Internet en recent ook Intranet Contentbeheer (ook RYX standaard) Autonomy Portal in a Box, als Search Engine (ook RYX standaard) Microsoft Windows XP met MS Office voor Kantoorautomatisering en Windows Server voor file- en printersharing SAP R3 t.b.v. bedrijfsvoering (personeelsadministratie en financiële administratie)

Er zijn er meer, maar deze vier fabrikanten bieden reeds alle functionele bouwstenen die nodig zijn voor een EIP. In plaats van deze vier bedrijfsstandaards is er een aantal onderdelen binnen RWS die zijn eigen koers vaart en liever kiest voor nog minder fabrikanten en kiest voor toepassing van zogenaamde Suites (Livelink). Deze benadering wordt door de ICT-Architecten binnen RWS weer als te beperkt ervaren. Anderen kunnen niet zo snel omschakelen en hebben daarom nog verschillende combinaties in huis. Daarnaast zijn wat wij noemen de zogenaamde ‘overige leveranciers’ die sofware aan RWS leveren. Te denken valt aan: • Workflow, e-learning, beslissingsondersteuning, dashboards • Projectmanagement, Relatiebeheer, Databases • Diverse specifiek: GIS, Contractadministratie, Bestekonline

Overigen Eerste oordeel

/

leveranciersaanbod

Microsoft Tridion Autonomy

Document management

Weak

Content management - I-netten

Weak

SAP

Livelink maatwerk

Weak

Weak

Strong

Strong

Bedrijfsapplicaties Weak

(primair+PMS) Bedrijfsvoeringsapplicaties

Weak

Strong

Strong

Strong

Kantoor Applicaties (file, print Strong

sharing) E-learning

Strong

Personalisatie Search

Weak

Strong

Strong

Weak

Strong

Weak

Strong

RWS kan niet meer functioneren zonder ICT. Een EIP is dan ook geen luxe die RWS zich wel of niet veroorloven kan. Het is een evolutie van een bedrijfsmiddel. Zoals aangegeven: de functionele bouwstenen voor een EIP zijn terug te vinden in de productlijnen van de genoemde vier fabrikanten.


19

Dat betekent niet dat RWS nu ergens daadwerkelijk Portal Software in gebruik heeft die de functionaliteit uit de bovenstaande tabel integraal aanbied. Of dat er projecten zijn die alles benutten wat ‘in de doos zit’ of de leverancier kan maken. De ontwikkeling gaat daarnaast snel. De genoemde fabrikanten zijn alle vier in de ‘Portal Race’ (zie volgende paragraaf).

“RWS is al op weg en zit al in een trein die niet meer achteruit kan, die niet kan blijven staan, dus men kan er ook niet uitstappen, het eindstation onbekend, torens van Amsterdam, Utrecht en Groningen doemen aan de

Hoewel dit rapport geen productselectie betreft, is onze indruk nu dat om te komen tot een EIP het niet per se nodig is om een nieuwe fabrikant/productlijn te introduceren bij RWS. Een nieuwe fabrikant levert hooguit een tijdelijke voorsprong (en een hoop werk) op, maar het past ons inziens niet in een streven om vanuit een bestaande situatie te saneren en te convergeren naar een EIP. Een zwak punt in het huidige overzicht is echter wel het Documentbeheer. Hier kan aansluiting met het interdepartementale Interlab worden overwogen. Als gekozen wordt voor een ‘big-bang’ benadering is een geheel nieuwe fabrikant nog wel een optie. Zonder ‘big-bang’ is het convergeren naar EIP een proces van meer integraal ontwerpen van ICT/Intranet met, waar nodig, gebruik van ‘lijm’ (software) om de onderdelen bij elkaar tot EIP te brengen.

horizon. Tijd om zelf aan de wissels te gaan staan of de ogen te sluiten en het over te laten aan het krachtenspel in de markt ? “ [Veenis]

De indruk kan nu ontstaan dat RWS dus klaar is met/voor EIP. Dat is echter niet het geval. Onze boodschap is dat er meer dan genoeg ICT in huis is waar RWS mee verder kan op weg naar EIP. Het is ons inziens complex genoeg om de huidige fabrikaten goed te integreren. In het volgende hoofdstuk gaan wij nader in op de weg naar EIP. Te verwachten is dat de vier softwarefabrikanten los van elkaar in eigen tempo en architectuurbeleving tot nieuwe releases zullen komen en door (aankondigingen van) verbreding van het productaanbod zullen proberen de ‘totaaloplossing’ voor EIP te gaan bieden, waarbij ondersteuning op de oudere software steeds eerder vervalt. Gezien de omvang van RWS, het leveranciersbeleid en de diversiteit zal geen enkele leverancier van applicaties in staat zijn RWS met een compleet EIP te bedienen (Ook bij de keuze die voor de infrastructuur VenWnet wordt gemaakt, is men teruggekomen van het model van het consortium en neemt men de regie meer terug in eigen hand). Dit levert het beeld dat RWS de verschillende productlijnen en fabrikanten meer moet regisseren in de richting van een EIP. In zekere mate wordt zij hier ook door de huisleveranciers toe gedwongen en wel op het moment dat de nieuwe software-CD op de mat valt.

3.4 Is EIP voldoende volwassen als concept, product en toepassing ?

EIP is niet volwassen, het is een in ca. 2 jaar tijd populair gemaakt/geworden begrip en heeft voor de meeste organisaties nog niet de vorm van één enkel product van één fabrikant. Door de integratie van alle functies en de inhoud op maat zijn de verwachtingen te snel te hoog gespannen rond EIP. Het bouwen van een EIP is echter een technologisch hoogstandje, dus de fabrikant moet van alle markten thuis zijn: van het ontsluiten van informatie uit transactiesystemen tot het beheren van documenten en van het integreren van datastromen tot het realiseren van vormen van online samenwerking. Tegelijk is duidelijk dat het bouwen en installeren van dergelijke ondernemingsportalen in de komende jaren één van de spectaculairste groeimarkten zal zijn binnen de automatisering. Nu productiesystemen al verregaand geautomatiseerd zijn en de kenniseconomie een feit is, biedt juist


20

het inzetten van portaaltechnologie de mogelijkheid om de efficiency van medewerkers te verhogen. De verwachtingen op dit gebied zijn niet alleen bij de gebruikers maar ook bij de ICT fabrikanten dan ook hoog gespannen. Die drukken hun verwachting uit in ‘handel’. Volgens een recent onderzoek van bureau MORI verwacht bijvoorbeeld een ruime meerderheid van de Britse systeemhuizen dat ondernemingsportalen over twee jaar hun belangrijkste inkomstenbron zullen vormen. De race naar het bedrijfsportal is begonnen maar volgens Gartner nog niet gelopen.

Portlet Open Source Trading site (POST): An open source site for organizations to share portlets

Het regent mooie toekomstverhalen en aankondigingen van

De standaards om generieke functies te kunnen uitwisselen, zijn in ontwikkeling. Leveranciers in de markt zoeken elkaar op. Enterprise software vendors Plumtree Software, Documentum, BEA Systems Inc. and Sun Microsystems, Inc kondigden een ‘open source’ website aan om zogenaamde portlets tussen ontwikkelaars te kunnen uitwisselen die voldoen aan de standaards JCP JSR 168 en WSRP OASIS. Ook in EU verband worden deze ‘open’ initiatieven aangemoedigd. Voor een gebruiker is dit nog abracadabra, voor de maatwerkprogrammeur een snelle start. Ook IBM timmert aan de weg. Grote afwezige in deze ‘open source’ samenwerkingsverbanden zijn Microsoft en SAP. Die lanceren complete architecturen waarin ze aangeven op basis van diverse standaards te werken. Als concept kristalliseert EIP uit, diverse fabrikanten hebben het ontdekt. Er zijn architectuurplaatjes en er worden standaards in onderling overleg tussen (groepjes) leveranciers opgesteld. Als product is het nog niet kant en klaar te koop, configuratie en maatwerk is nodig voordat de werkprocessen van de organisatie, de kennisgebieden, medewerkergegevens, informatiebehoefte etc. in het systeem zijn afgebeeld en de implementatie in de organisatie kan beginnen.

SAP, Microsoft, Autonomy, Tridion, overige: IBM, Plumtree. [Krosing]

Portal Product Market: Still a Mess Business Intelligence Document and Web Content Management

Knowledge Management

Integration Computer Associates Tibco Cognos Open Iona Hummingbird Jetspeed FileNET Citrix divine Microsoft Ascential Zope

Documentum Vignette BroadVision Open Text 80-20

Hyperwave

“We Have a Portal!”

Enfish

Portal Solution Builders

Novell Compuware Yahoo Portal Solutions

PeopleSoft SAP Portals

Verity

Autonomy

Search

IBM Sybase Sun ONE BEA Oracle Siebel

Viador Plumtree Corechange

Source

Application Servers

Business Applications

Pure-Play Vendors Copyright © 2003


21

Als we kijken naar de toepassing van EIP als concept binnen en buiten RWS dan zien we een wisselend beeld. Sommige afdelingen/directoraten binnen RWS zijn op onderdelen verder, sommige organisaties buiten RWS zijn over de hele linie verder. De mate waarin organisaties EIP hebben toegepast, is daarbij vaak afhankelijk van de omvang van organisatie en de snelheid waarmee een organisatie als geheel in staat is om een lijn/beleid/fabrikant vast te houden. Ook historie speelt een rol en de zin en onzin (lol) die gebruikers beleven aan de lCT. Een kleine organisatie met een beperkt ‘ICT verleden’ is verder dan een grotere met meer integratieproblemen tussen vaak verouderde systemen. Binnen RWS hebben wij de volgende ontwikkelingen tijdens de inventarisatie gezien: - BLS implementeert SAP dat uit modules bestaat. Het betreft de modules Financial Accounting, Controlling, en Human Resources. De Hoofddirectie is opdrachtgever en beslist welke andere SAP-Modules hier in de toekomst aan toe worden gevoegd en op welk moment. Daarbij komt dan op een zeker moment de richting MySAP “Enterprice Portal”aan de orde. - Bij RWS-DZH is men trots op het intranet, dat voorzien is van single login en een overzichtelijk scherm met informatie en interactiemogelijkheden biedt. Voor de toekomst wil men richting projectmanagement via intranet. - Het POG Portaal/MyPOG (Op basis van Autonomy Portal in Box) wordt vanuit RSO ontwikkeld in het kader van P-OG. De bedrijfsversie is in mei opgeleverd, dit kennisportal heeft een actieve en grote groep gebruikers en ontwikkelt zich nu snel tot een persoonlijk portaal met info op maat. Het is een kennisportaal dat personaliseren ondersteunt en voor elke fase van het werkproces templates en ‘kennis’ aanbiedt. De stappen in het inkoopproces zelf wordt nog niet ondersteund via de site. Hoewel conform de definitie wat ‘beyond EIP’ is maken wij nog melding van : www.waterland.net. Dit Water-Portal op Internet is in 1996 (!) gestart door RWS en vele anderen. Nu bijna 7 jaar later is er een knop ‘Mijn Waterland’ wat duidt op personalisatie en is met meer dan 200 partners inhoudelijk zeer omvangrijk en daarbij ook geordend naar diverse doelgroepen. Al in 1996 werden real-time koppelingen met de natte meetnetten van RWS onderdeel van deze site. Geen transacties, maar wel meer dan tekst en illustraties. In essentie blijft Waterland een kennis- en ontmoetingsportaal rond het brede thema ‘Water’ en dat is ondanks haar breedte dan toch nog beperkter dan een Portal van en voor de informatievoorziening en transacties van RWS (en haar omgeving). Naast de voorbeelden binnen RWS geven wij hieronder enige voorbeelden van de toepassing van EIP buiten RWS door verschillende soorten bedrijven/organisaties: Shell en NIZO. Shell is op het gebied van inkoop door outsourcing ‘beyond EIP’ en ondersteunt via Internet alle inkoopprocessen middels een e-bidding systeem. Naar eigen zeggen benut Shell hierdoor haar inkoopkracht optimaal. Zij maakt online gebruik van marktwerking en koopt de beste producten voor de laagste prijs in. De papierstroom is zowel extern als intern geminimaliseerd voor wat betreft dit werkproces hetgeen zowel Shell als haar toeleveranciers voordeel oplevert. Shell koos een smal toepassingsgebied voor snel voordeel! NIZO food research is een kennisinstelling met ca 150 medewerkers. Zij is gestandaardiseerd op het Lotus Notes platform, van Microsoft gebruikt men


22

alleen Word, Excel en Powerpoint. Alle werkprocessen rond klanten, projecten etc. zijn uitgewerkt en worden door een integrale toepassing (infoOffice) ondersteund. Elke gebruiker wordt zonder het werkproces te kennen er automatisch doorheen geleid, maar kan op elk moment doorkikken via een ingang voor informatie over relaties, projecten en medewerkers. De integratie met Intranet is eenvoudig, dat is onderdeel van Notes. De enige andere integratieslag die nodig was voor NIZO was de integratie met het systeem van de financiële administratie, dit is in de vorm van maatwerk gerealiseerd. Toch is dit nog geen EIP omdat het geen mogelijkheid heeft om te personaliseren en het niet mogelijk is om functies en inhoud per gebruiker op maat in te richten. Overige voorbeelden: • • •

Ministerie BZK, dit ministerie heeft het BZK intrAnet in Microsoft en maatwerk voor CSM en kenniskaarten, er is gestart met personalisering Ministerie EZ: People Plaza waar medewerkers beoordelingen, opleidingszaken en benefits online regelen. Intralab project: Documentbeheer en Workflow interdepartmentaal, alle departementen doen mee m.u.v. V&W. (!)

3.5 Conclusie

Ja, RWS moet wat met EIP. Het is een volwassen concept en een aantrekkelijk perspectief, want: • EIP versterkt het bereiken van de RWS doelen • RWS kan door EIP veel geld besparen • EIP is niet een soort luxe die RWS zich wel/niet permitteren kan. • RWS wordt ertoe gedwongen door toeleveranciers, RWS zit op een rijdende trein . RWS moet vanaf morgen beginnen te denken in het EIP-concept. De tijd is er rijp voor en veel ingrediënten zijn in huis. Het wachten is op iemand die de keuken opruimt en de chef-kok die EIP gaat maken en laat ontstaan. RWS moet in de ontwikkeling ons inziens zelf meer de regie voeren en dit niet aan het toeval of aan fabrikanten overlaten.


23


24

4 Op weg naar EIP 4.1 Inleiding: EIP implementeren is meer dan systemen (wat heb je nodig)

EIP is een informatiesysteem. Een informatiesysteem heeft pas nut als het is ingevoerd en wordt gebruikt door de RWS-ers. De informatie wordt daar tot kennis. Kennis is een persoonlijk vermogen als product van de informatie op maat uit het EIP en de ervaring, vaardigheden en houding van de gebruiker verkregen door te socialiseren en samen te werken Als men kiest voor EIP, gaat het erom EIP in te bedden en te internaliseren in de RWS organisatie. Ook binnen RWS heeft het invoeren van een informatiesysteem direct een relatie en consequenties op de andere aspecten van de organisatie. De verbanden tussen systemen in algemene zin en de andere inrichtingsaspecten van de organisatie zijn in de organisatiekunde opgenomen in het ESH model (Evenwicht, Samenhang en Harmonie). Per aspect bekijken wij de consequenties van EIP.

Strategie. In hoofdstuk 3 is aangeven dat EIP past bij de strategie van RWS en de ICT-Visie Systemen. Bij RWS is een verscheidenheid aan systemen ontstaan door ‘decentraal mits’ beleid. Voor EIP is een meer ‘Centraal, tenzij beleid’ benodigd. Convergeren is het devies. Cultuur. Het zogenaamde ‘Not invented here’ syndroom is niet bevorderlijk voor de benodigde convergentie naar EIP. In welke mate dit aanwezig is, kan door een meting met de KM-Scans worden bepaald en worden vergeleken met meer dan 3000 andere invullers. Zoals reeds aangeven bij de nadelen, vraagt het personaliseren wat van de houding van de RWS-er. Die moet weten wat die moet weten en een soort proactieve nieuwsgierigheid bezitten. Note: wij bemerken vanuit het HK een wens de cultuur binnen RWS te veranderen: van ambtenaren naar ondernemers. EIP introduceren zal deze wens/noodzaak versterken.


25

Managementstijl: Bij de nadelen van EIP is aangegeven dat het leiden van een introductieproject van een Portal een andere benadering vraagt dan een regulier ICT project (b.v. upgrade naar XP…) Het poothoofd of de HID zet bij de introductie van EIP vraagtekens bij de mate van ‘integraal management’ . Het is niet langer meer haalbaar om vanuit een integraal managementperspectief op elk niveau in de RWS organisatie de eindverantwoordelijkheid voor ICT te leggen. De recente reorganisatie van de hoofddirectie van RWS en de komst van een Chief Information Officer passen in deze beweging ‘weg met de integraal manager’ Organisatiestructuur: RWS heeft een traditie van schalen en organogrammen, de laatste 2 jaar is het denken in processen en rollen echter in opkomst. Zowel vanuit BLS als vanuit EAR zijn processen in kaart gebracht. Deze beweging ‘van het organigram/hark naar proces en ketenverantwoordelijkheid’ sluit aan bij de trend om middels EIP onder meer de werkprocessen te ondersteunen. Voor EIP is het een overweging om de structuur van de staf en ICT organisatie aan te passen. De ondersteuning van kenniswerk met ICT en de ondersteuning van bedrijfsvoering met ICT is al jaren ondergebracht bij van elkaar gescheiden stafafdelingen. Personeel: Jonge mensen met ICT affiniteit kunnen goed werken met EIP. De gebruiker moet zelf willen investeren en erin willen duiken (belangstelling hebben voor ICT). Dat wil zeggen niet zeuren of iets uit te printen is voor in de trein of dat de letters groter moeten op het scherm; daar moet immers veel op! De oude RWS-generatie kan zich wellicht niet makkelijk aanpassen. Van de oudere RWS-generatie moet men dus accepteren dat deze moeite kan hebben met nieuwe EIP-stroming. Ons advies is om te proberen dit via laagdrempelige inzet tegemoet te komen, maar accepteren dat het niet iedereen lukt. EIP heeft ook invloed op het aspect personeel in kwantitatieve zin op het niveau van de staf. Welke exact voert hier te ver en is een vraag voor de Groeps Ondernemings Raad (GOR). Een voorbeeld: De afdeling Personeel en Organisatie binnen RWS is de afgelopen twee jaar in een permanente reorganisatie. Klassieke PenO taken kunnen met EIP prima worden geautomatiseerd. Comi-P is vervangen door SAP, Interdepartementaal zijn Shared Services in ontwikkeling om de mobiliteit te bevorderen en om de medewerkers via de Webbrowser zelf control te geven op beoordelingscyclus, loopbaan, arbeidsvoorwaarden en om de benefits te bepalen met behulp van e-HRM en het cafetariamodel. Daar komen minder PenO-ers aan te pas. Het risico is dat dit doorslaat tot een niet integrale ontwikkeling: Het hart is er dan uit. De baten op de korte termijn zijn evident.


26

4.2 Wat is al en waar moet RWS nog schakelen, aandacht aan besteden ?

Wij beoordelen de huidige situatie binnen RWS ten aanzien van de ingrediënten voor EIP, globaal als volgt:

Meer Voldoende

Krijgt

aandacht

gereed

aandacht

nodig

Netwerkinfrastructuur Informatie architectuur Applicatie architectuur Generieke diensten (AD, file-, printsharing) Profiel repository (kenniskaart) Proces definities Huisstijl, vormgeving Actuele content Inbedding organisatie (ESH) Leverancier selecties ICT

Om vanuit de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen (een EIP) dienen bij de invoering van EIP de volgende aspecten uit de schijf van vijf aandacht te krijgen [POG Portal]: 1. 2. 3. 4. 5.

Infrastructuur Functionaliteiten Content Beheer Communicatie Daarnaast is er het Projectmanagement en de Coördinatie.

Voor het vinden van de juiste balans tussen deze aandachtsgebieden kan het POG traject als voorbeeld dienen.

4.3 Lessons Learned voor de weg naar EIP

RWS hoeft niet met een blinddoek voor te beginnen. Op basis van onze ervaringen en die van de geïnterviewden zijn voor de weg naar EIP de volgende tips verzameld: • Zorg voor een lange adem (2-4 jaar is minimaal nodig) • Zijwegen niet inslaan, regel regie op inhoud en tempo • Beweeg in ca. vier jaar van plateau naar plateau • Zorg op elk plateau voor rendement en een feestje • Verlies het contact met de gebruikers niet • Definieer/detailleer de aantrekkingskracht van EIP • Maak er een programma van, waarin top-down en bottum-up wordt samengewerkt en regie vorm krijgt en wordt geborgd. • Zorg dat het daadwerkelijk kosten bespaart


27

De weg naar EIP is lang: let op het tempo, stuur op synergie Een lange adem is mooi, de adem lang inhouden is minder populair binnen RWS. Een keuze voor EIP is een keuze voor meer regie. Gezien de lange doorlooptijd voor de realisatie van EIP is het onvermijdelijk dat er soms ‘op elkaar gewacht moet worden’. Zolang onvoldoende duidelijk is in welk tempo projecten binnen RWS aan elkaar herbruikbare onderdelen van EIP gaan opleveren, worden projectleiders gedwongen om steeds eigen keuzes te maken en wordt de wil om samen te werken onnodig op de proef gesteld. Een goede communicatie en investeren in meer afstemming tussen ICTprojecten is noodzaak. RWS moet uitgaan van vertrouwen en van haar kracht en van een duidelijke aansturing. Het gevoel van ‘Not invented here’ moet worden voorkomen. Een programma aanpak biedt de mogelijkheid om over projecten heen te sturen op tempo en synergie. Voor het sturen op tempo is een schema op te stellen op basis van de tijds/balkenplanningen van de volgende projecten: • • • • • • •

Plaatje POG Portaal planning (2003, 2004) Plaatje SAP planning (2003, 2004) Plaatje Internet sanering (2004-2005). Plaatje nieuw VenWnet (2005) Plaatje Active Directory (2004-2005) Plaatje Intranet sanering (geen planning) Plaatje decentrale projecten (geen planning)

Om planningen op elkaar af te kunnen stemmen is een gemeenschappelijke werkwijze bij het uitvoeren van projecten wenselijk. De meeste projecten worden conform de fasering van projectmatig werken uitgevoerd maar het is persoonsgebonden en er zijn dan ook behoorlijke verschillen in detailniveau. Vanuit een programmabureau kunnen de ICT projectleiders worden uitgedaagd en geholpen om de planningen/committent explicieter en uniformer te maken. Vanuit het management en ICT management dient dit te worden vereist.


28

5 Conclusie en advies EIP 5.1 Conclusie: Convergeren door Saneren

EIP is voor RWS een aantrekkelijk perspectief. Het draagt bij aan de doelen van RWS, het is functioneel voor verschillende gebruikersgroepen en er is al het nodige aan tools en ervaringen in huis. Voor een EIP is echter een convergentie van bestaande ICT oplossingen binnen RWS nodig, die bereikt kan worden door het organiseren van een versterking van de regiefunctie op ICT projecten. Een groot voordeel van deze regie is dat terwijl de kwaliteit van de informatievoorziening verbetert er ook standaards in praktijk kunnen worden gebracht waardoor enorme kostenbesparingen binnen RWS ontstaan: Saneren door convergeren. In hoofdstuk vier hebben wij aangeven dat RWS een bewuste keuze moet maken. Wil zij een EIP dan kiest ze er voor om niet alleen mee te rijden in de trein maar ook om zelf aan de wissels te gaan staan. Als RWS besluit dat zij een EIP wil dan moeten er keuzes worden gemaakt t.a.v. inrichting van ICT op het niveau van applicaties en informatie en moet er aandacht zijn voor de inbedding in de organisatie Die regiefunctie kost geld. Kan RWS zich dat veroorloven in deze tijd ? Onze berekeningen geven aan van wel. Er blijft geld over, want 1. Convergeren en saneren van bestaande intranetsites levert besparingen op (17 i.p.v ca. 300 intranetsites) 2. RWS kan financieel ruimte maken door te besparen op exploitatiekosten van ICT. Volgens het rapport van Stratix zijn extra uitgaven voor ICT ontwikkeling van 16% haalbaar, bij een totale bezuiniging op ICT exploitatie van 5% ! Het gaat hier om relatief eenvoudige maatregelen zoals het consolideren van servers (rekencentra) en het daarmee terugbrengen van het aantal netwerklijnen.

5.2 Zorg dat EIP kosten bespaart, dat kan!

Door gebruik te maken van bestaande bouwstenen als het POG Portaal en de implementatie van SAP borduurt RWS voort op reeds gedane investeringen. Een doorlooptijd van nog 2-3 jaar is dan haalbaar. Wij ramen de kosten voor RWS om EIP te implementeren op 5-6 Mio per jaar, die als volgt zijn opgebouwd: • Programma/Regiefunctie en versterking webservicedesk: kosten 1-2 Mio • Portal diensten (hrdwr/softwr/), 4 Mio Wij ramen de directe inkomsten voor RWS om EIP te implementeren op 1-2 Mio per jaar en de indirecte op 4 Mio. Dit is opgebouwd uit: • Saneren intrAnet: ca. 200 subsites minder a 50K= 1Mio. • Saneren losse transactietools binnen POG-RSO 1-2 Mio • Bijdrage EIP aan besparing op VenWnet exploitatie: 4 Mio

Natuurlijk zullen er niet alleen kosten worden bespaard. Er verschuiven ook kosten. Zo zal bij het saneren van intranet niet alle inhoud verdwijnen en blijft er contentbeheer nodig.


29

5.3 Maak er een programma van

Een programma is er niet vanzelf, dat moet georganiseerd worden. Te denken valt daarbij aan de volgende aspecten van een programma: 1. Opdrachtgever bepalen en doelstellingen afbakenen: ‘Hoog’ ophangpunt voor de programmaorganisatie, omdat dit de Regiefunctie moet versterken op een breed veld van reeds lopende ICT projecten (I&I loket, BVS/SAP, POG Portal) 2. De projectenportefeuille samenstellen: a. Achterstand inlopen door lopende projecten te versterken (zie tabel bij 4.2) b. Nieuwe projecten vormen op terugwinnen regiekosten door vereenvoudigen en saneren: i. Quick Win: Opruimen intranetchaos, herwinnen regiefunctie I&I ii. Verkenning Pilot POG Portaal incl. primair werkproces van opdrachtgeven d.w.z. migreren van huidige losse tools (Lijstje Jan) iii. Verkenning Pilot Planproces via EIP (begrotingsvoorbereiding, managementcontracten, uitvoering en verantwoording) iv. Verkenning van de reorganisatie van de ICT-functie van RWS; b.v. Samenvoegen tot één onderdeel van de onderdelen: Communicatie/Kennis (BII) en Bedrijfsvoeringsondersteuning (BVS)


30

6 Bijlage A: Geïnterviewde personen RWS-onderdeel (*) HK RITR (BWD) RITR (DZH) DZL (RITR) BII

Persoon Gerdine van Koppen

Rol - programmering thema Virtueel Werken (Innovatie) - E-Government Hans Jongedijk Formele stakeholder RITR Hans Ros Formele stakeholder RITR Wies Vonck Zeeland is progressief met eigen visie Swanda Inter- en Intranet dienstverlening, Groenewegen-van der samenwerkingssoftware Weijden

NWR (AGI-IBN)

Roger Gerardts

POG (DNB/BWD) AVV

Jan van de Ven Jonna Brandsma

PM Nieuwe Webvoorzieningen RWS PL POG Portaal AVV-Kompas

CIRD (HK, Bureau DG)

Rob Stil

Opdrachtgever CIRD

Bedrijfsvoering

Olaf Vroom & Wim Smittenaar


31


32

7 Bijlage B: Brondocumenten

Document :

Auteur :

Datum :

DOIOUTL6 – Intranet beleid V&W

Joop Veenis

12 februari 1997 Juli 2003

I&I Loket (Overwegingen rondom de M. Koelewijnéén loketgedachte I&I ) Koppelaars / S. Groenewegen v.d. Weijden Concept Rapportage EIP Vincent Buller Notitie: Gezamelijke Theo van de aanpakinternetsite voor de RWSGazelle diensten Definitierapport: Corporate Projectteam CIRD / Internetsite RWS-diensten Rogier Engel PvE Corporate Internetsite RWSProjectteam CIRD / diensten Pepijn van der Spek Internet Visie RWS Zeeland Dave van Herpen Doelgroepanalyse t.b.v. website Puype & Partners Rijkswaterstaat directie Zeeland Presentatie How to do more with Stratix less Versie 1.0

Oktober 2003 6 oktober 2003 19 september 2003 19 september 2003 13 januari 2003 Januari 2003 September 2003

Active Directory RITR

H.G. ten Brinke RI

23-04-03

Evaluatie Tridion bij Min V& W Rijkswaterstaat

Ir. B.A.M. Houtsmuller, ing. A.E. Jessurun C. van Geest, IM DLB, namens GO TiKa E. Eijkelberg Jos Klinkenberg

2 oktober 2002

ICT Visie RWS Concept Projectplan Versterking Corporate Kennis Management RWS Documenten POG

Frans Parker Verboom

Diverse concept stukken

EAR Project (Karin)

33

9 sept 2003

Joop Veenis

Concept RWS ITR I & I Visie RWS


Oktober 2003

2 juli 2003

Externe bronnen (websites van): Autonomy Butler Group Compuware Divine Entopia Gartner Group IBM Microsoft Oracle Plumtree SAP Tridion Vignette


34

8 Bijlage C: Huidige Situatie RWS Huidige situatie RWS (Organisatie) • Huidige ontwikkelingen in de organisatie die relevant zijn in relatie tot EIP: Agentschap RWS – Meer met nog minder geld, – Meer centraal, meer regie terugwinnen – Ongecontroleerde vernieuwing en veroudering – Hokjes, ‘not invented here’ en autonomie – Communicatie-aanpak overheerst ipv transacties (‘nice to have’ ipv ‘need to have’) – Van ‘hark’ naar procesdenken is net gestart – Strategische thema’s schieten vooruit (POG Portaal) – Management van de organisatie en van de ICT functie is aan het veranderen – Van ambtenaren naar ondernemers

Huidige situatie RWS (Informatie Technologie) • Huidige ontwikkelingen/projecten ICT: – Huidige VenWnet contract (Consortis) loopt af – Nieuwe partners voor Webdiensten met een driedeling in soorten services: kale hosting (hotel model - gevirtualiseerde computing power/storage), fancy hosting (bv inclusief applicatieserver en andere software infrastructuur) en applicatie service providing (bv CMS en dus ook portals). De invulling van welke diensten volgens welk model gaan worden geleverd is er nog niet.Daarnaast het WAN – Start Active Directory (AD) – Invoer SAP tbv bedrijfsvoering(D2) – Windows XP ingevoerd – Architectuurdenken (EAR) • ‘het’ IntrAnet RWS is onoverzichtelijk voor gebruikers • Intranet en Internet zijn gescheiden werelden • Specifieke ICT-tools tbv primaire proces

Huidige situatie technische infra • Servers verspreid • Standaardisatie beperkt • Exploitatiekosten relatief hoog • Stratix: Extra uitgaven voor ICT ontwikkeling van 16% zijn haalbaar, bij een totale bezuiniging op ICT van 5% ! (uitgaande van een bezuiniging van 5% op de exploitatie van de toepassingen)


35


36


37

Saneren door Convergeren

Recommend Documents