RNDr. Vladimír Nemčko

RNDr. Vladimír Nemčko

2006

Obsah Úvod ........................................................................................................................................... 3 Čo sa dá s Wordom pripraviť? ................................................................................................... 4 Formát textu ............................................................................................................................... 4 Znak (písmeno).............................................................................................................................................. 4 Slovo.............................................................................................................................................................. 5 Odsek ............................................................................................................................................................. 5

Dokument ................................................................................................................................... 6 Niektoré zásady písania dokumentu ........................................................................................... 6 Strana dokumentu ....................................................................................................................... 7 Vkladanie niektorých objektov do dokumentu .......................................................................... 8 Vytvorenie tabuľky ................................................................................................................... 9 Spôsoby vytvorenia tabuľky ............................................................................................................... 9 Nakreslenie tabuľky myšou ........................................................................................................................... 9 Zadaním parametrov na vykreslenie tabuľky ............................................................................................... 9 Stlačením tlačidla Vložiť tabuľku ................................................................................................................. 9 Vytvorenie tabuľky zo zoznamu.................................................................................................................. 10 Vytvorenie tabuľky pomocou Excelu .......................................................................................................... 10 Vytvorenie tabuľky pomocou automatického formátu ................................................................................ 11

Vkladanie hodnôt a objektov do tabuľky .......................................................................................... 11 Formátovanie tabuľky ....................................................................................................................... 11

Vytvorenie zoznamov .............................................................................................................. 12 Vytvorenie odrážok ..................................................................................................................................... 12 Vytvorenie číslovaného zoznamu ................................................................................................................ 12 Viacúrovňový zoznam ................................................................................................................................. 13

Práca s pomocníkom ................................................................................................................ 13 Tably pomocníka............................................................................................................................... 13 Asistent pomocníka ........................................................................................................................... 15 Ďalšie možnosti pomocníka .............................................................................................................. 15

Stavba dokumentu, sekcie, obsah ............................................................................................. 16 Vytvorenie dokumentov pomocou preddefinovaných šablón ........................................................... 16 Dokument s vlastnou stavbou ........................................................................................................... 17 Rozdelenie dokumentu na sekcie ................................................................................................................ 17 Písanie textu ................................................................................................................................................ 17 Vloženie obsahu .......................................................................................................................................... 18

Formátovanie dokumentu ......................................................................................................... 19 Kopírovanie formátov ................................................................................................................................. 19 Zobrazenie formátovania ............................................................................................................................. 19

Návrat späť pri chybnej operácii .............................................................................................. 19 Prezeranie dokumentu .............................................................................................................. 20 Tlač dokumentu ........................................................................................................................ 20 Ďalšie techniky práce vo Worde .............................................................................................. 21 Dodatok .................................................................................................................................... 21 Úloha č. 1 .................................................................................................................................................... 21 Úloha č. 2 .................................................................................................................................................... 21

Použitá literatúra ...................................................................................................................... 25


Microsoft Word

Úvod Microsoft Word je súčasťou aplikácií Microsoft Office. Po verzii XP bol publikovaný MS Office System 2003, ktorý obsahuje aplikácie Access, Excel , FrontPage, PowerPoint, Publisher a Word. Každá nová verzia priniesla určité obohatenia predchádzajúcej. Koncom roka 2006 pripravuje Microsoft vydať novú verziu System 2007. Po zohľadnení pripomienok zákazníkov aplikácia Word 2003 ponúka nové funkcie na zjednodušenie vytvárania, zdieľania a čítania dokumentov. Aplikácia Word 2003 podporuje formát XML (Extensible Markup Language) ako vlastný formát súborov a slúži ako plnohodnotný editor súborov XML. Aplikácia sa môže použiť aj na ukladanie a otváranie súborov XML, ktoré zabezpečuje jeho dopĺňanie s kľúčovými podnikovými údajmi v organizácii. Nasledujúci text bude popisovať využitie Wordu v bežnej praxi, pričom sa zameriame na popis stavby niektorých dokumentov (alebo ich častí) a bude tu popísaný postup ich vytvorenia. Nedávame si za cieľ detailne popísať všetky funkcie a možností Wordu pri tvorbe textov, skôr stručný popis prípravy a úpravy dokumentov by mal upozorniť čitateľa na možnosti tejto aplikácie. Aj keď skoro v každej vydávanej verzii aplikačných programoch kancelárskeho balíka MS Office sú vydania v slovenskom jazyku, často sa môžeme stretnúť s programami v nám blízkom českom jazyku. Z tohto dôvodu uvedieme pre niektoré pojmy okrem slovenského pomenovania aj jeho české pomenovanie, hlave ak sa v bežnom vyjadrovaní medzi nimi nerobí rozdiel (ale ako odborné termíny môžu mať v popise aplikácií rôzny význam). Tento postup neznamená, že by sme mali používať české pojmy, ide čisto len o lepšiu zrozumiteľnosť pri práci s programom s českým prostredím (ak s ním pracujeme, pretože ho jednoducho máme nainštalovaný vo svojom počítači). Ovládanie aplikácie MS Word je dosť intuitívne. Od čitateľa požadujeme, že pozná základné operácie pri práci s programami bežiacimi pod Windows a má základnú zručnosť v práci s myšou. Veľkú časť možností Wordu (hlavne pri formátovaní textu) využijeme priamo v práci s dokumentom. Pri niektorých náročnejších operáciách pomôže veľmi dobre prepracovaný Pomocník. Podľa nášho názoru je pre efektívnu prácu s Wordom dôležité poznať stavbu dokumentu a základy filozofie upravovania textu textovým procesorom.

-3-


Microsoft Word

Čo sa dá s Wordom pripraviť? MS Word je veľmi rozšírený textový procesor. Používa sa na prípravu domácich a školských projektov, mnohé firmy ho používajú ako svoj štandardný textový procesor. Nachádza uplatnenie na samostatných pracovných staniciach, ale aj na počítačoch zapojených v sieti. Dokumenty Wordu predstavujú štandardný formát pre súbory, ktoré sa celosvetovo posielajú prostredníctvom Internetu. Vo Worde môžeme robiť napríklad nasledujúce činnosti: ¾ vytvoriť listy bežnej korešpondencie v podnikoch alebo v domácnosti ¾ spracovať štatistiku výroby v podniku ¾ napísať, upraviť a publikovať celú knihu ¾ pripraviť a vytlačiť rôzne reklamné publikácie ¾ navrhnúť webové stránky a odoslať ich na Internet ¾ vytvoriť, a vytlačiť hromadnú korešpondenciu ¾ vytvoriť, vytlačiť a odoslať hromadnú e-mailovú korešpondenciu ¾ pripravovať dokumenty vo formáte XML ¾ využívať na prípravu dokumentov aj ďalšie aplikácie MS Office

Formát textu Pod pojmom formátovanie textu budeme vo všeobecnosti rozumieť úpravu textu, aby spĺňal požadované estetické kritéria a obsahoval rôzne prvky štruktúrovania slúžiace na jeho lepšiu zrozumiteľnosť. Word je textový procesor, ktorý umožňuje automatické formátovanie textu. V súvislosti s formátovaním textu je dôležité si uvedomiť význam pojmov označujúcich častí, z ktorých sa text skladá a možnosti formátovania týchto častí.

Znak (písmeno) Je základný prvok textu. Vlastnosti znakov určujeme pomocou panelu Písmo (obrázok č.1).

Obrázok č. 1 Okno na nastavenia vlastností písma

-4-


Microsoft Word

Tu môžeme voliť Znakovú skupinu písma - font (Ariel, Times New Roman, atď), Rez písma (Normálne, Kurzíva, Tučné...), Veľkosť písma, Farbu písma a jeho pozadie, Efekty – v českom prostredí sa používa označenie Styl (Prečiarknuté, Horný index, Kapitály ...), Štýly podčiarknutia a rôzne Textové efekty (Blikajúce pozadie, Iskriaci text ...). Niektoré vlastnosti písma je možné nastaviť aj na príkazovom paneli formátovania písma a textu (obrázok č.2)

Obrázok č. 2 Príkazový panel formátovania písma a textu

Slovo Slovo tvoria viaceré znaky ohraničené medzerami, alebo začiatkom (koncom) odseku a medzerou. Slovo formátujeme týmito znakmi. Môžeme zvoliť aj automatické delenie slov.

Odsek Odsek (v českom prostredí Odstavec) je ukončený klávesom ENTER - znak ¶ (znak nazývame zarážka odseku). Každý odsek môže mať vlastné formátovanie. Odsek môže byť zarovnaný vľavo, vpravo, na stred alebo do bloku. Ľavý okraj odseku určujú ľavé zarážky.

Obrázok č. 3 Okno štýlu odseku

Obrázok č. 4 Tabla štýlov

Horná – začiatok 1. riadku a spodná – začiatky nasledujúcich riadkov. Pravý okraj určuje pravá zarážka. Zarážky vidíme na horizontálnom pravítku. Formátovanie môže byť pomenované, potom hovoríme o Štýle odseku. Vo Worde sú už vytvorené viaceré štýly odsekov, je možné však vytvoriť aj nový štýl. V štýle odseku zvolíme okrem zarovnávania tiež vlastnosti písma, a prvky formátovania – pozri obrázok č.3.

-5-


Microsoft Word

Prehľad o štýloch môžeme získať na table Štýly a formátovanie, ktorú otvoríme stlačením ikony v ľavej časti panelu príkazov na formátovanie textu, obrázok č.4. Ktorá skupina štýlov bude zobrazená, zvolíme v príkazovom riadku Zobraziť po stlačení roztváracej šípky Obrázok č. 5 Zobrazené štýly dole, obrázok č.5. V odseku môžeme ešte nastaviť orámovanie a podfarbenie na jednotlivých kartách v okne, ktoré vyvoláme príkazom Formát/Orámovanie a podfarbenie... . Ak použijeme daný štýl, priradíme skupinu formátovacích prostriedkov pre daný objekt jedinou operáciou. Hlavne na prípravu webových stránok si môžeme vo Worde vybrať štýl z Galérie štýlov (Formát/Motív/Galéria štýlov). Na začiatku je štandardne zvolený štýl Normal. Štýl je možné aj upravovať. Ak na karte Úpravy v okne zobrazenom príkazom Nástroje/Možnosti... je označená položka „Zaznamenávať zmeny formátovania“ (v českom prostredí „Sledovat formátování“), Word stráži formátovanie odsekov. To znamená, že každé nové formátovanie v odseku znamená automaticky založenie nového štýlu. (Nový štýl sa zobrazí aj na pracovnej table.) Toto sledovanie je vhodné mať zapnuté a na table môžeme sledovať anomálie vo formátovaní štýlov. Malo by ich byť čo najmenej. Odseky by mali byť formátované len používanými štýlmi. Jedine tak dosiahneme jednotný vzhľad dokumentu.

Dokument Dokumenty štruktúrujeme na kapitoly, podkapitoly, články ap. Pre nadpisy použijeme osobitné štýly Nadpis 1, Nadpis 2 až Nadpis 9. Vo Worde môže hĺbka členenia dosiahnuť až 9 úrovní. Dodržanie označovania nadpisov týmito štýlmi má vplyv napríklad na automatické vytváranie obsahu dokumentu. Dokument možno rozdeliť na sekcie (česky Oddíl). Sekciou je ľubovoľná časť dokumentu, pri ktorej potrebujeme , aby sa formátovala inak, než ostatný text. Napríklad keď potrebujeme mať na určitých stranách iný obsah záhlavia, či päty, alebo keď chceme mať na niektorých stranách tabuľky tlačené na šírku papiera. Implicitne je celý text jednou sekciou. Sekciu vložíme príkazom Vložiť/Prerušenie... (Vložit/Konec...). Stĺpce sú zvláštnym rozdelením textu. V bežných dokumentoch sa nevyskytujú. Používajú sa pri novinách, bulletinoch ... Stĺpce členia text v zvislom smere na samostatné pásy, pričom text prechádza z jedného stĺpca do druhého. Okrem textu vkladáme do dokumentu rôzne grafické objekty: klipy, obrázky zo súborov, obrázky nakreslené nástrojmi, textové polia, text WortArt, rovnice, diagramy, grafy atď. Dokonca do dokumentu môžeme prilepiť aj zvukové súbory. Vyskytujú sa tu aj rôzne rámčeky.

Niektoré zásady písania dokumentu ¾ Stavba dokumentu musí spĺňať normu (ak norma existuje). ¾ Usporiadanie odsekov v dokumente a použité štýly písma by mali prispievať ku ľahšiemu pochopeniu jeho obsahu - zvýraznené dôležité časti. ¾ V stavbe dokumentu používajme len zvolené štýly, ktorých počet by mal byť minimálny. (Častá chyba - na zdôraznenie určitej časti v dokumente použijeme stále nový štýl písma s iným odsadením, čo nielenže zbytočne rozširuje počet štýlov, ale dokument potom pôsobí neesteticky.)

-6-


Microsoft Word

¾ Na formátovanie textu používame len príslušné prostriedky Wordu (neprenášame zvyky z písania na stroji – napríklad väčšie odsadenie medzi slovami by sme nemali vytvoriť viacerými medzerami ap.).

Strana dokumentu Strana dokumentu sa podieľa na jeho formátovaní. Základné vlastnosti strany nastavíme na paneli zobrazeného príkazom Súbor/Vzhľad strany... . Na stranu dokumentu sa môžeme pozrieť v troch rozmeroch. Vo vodorovnom smere rozlišujeme ľavý okraj strany, tlačovú oblasť a pravý okraj strany. Do hĺbky rozlišujeme dve roviny: ¾ Písaný text, do ktorého môžeme vkladať grafické objekty (tu môžeme používať vrstvy a umiestňovať objekty nad sebou). V celom dokumente je poloha ľubovoľného miesta určená stranou, riadkom, stĺpcom (poradové čísla znaku od ľavého okraja) a vzdialenosťou od horného okraja v dĺžkových jednotkách. Tieto hodnoty vidíme v ľavej časti stavového riadku. Obrázok č. 6 Určenie znaku v dokumente na stavovom riadku

¾ Hlavička a päta - prikladá sa na každú stranu dokumentu. Platí, že jedna vyplnená strana je pre celú sekciu. Využívame ju na informáciu v dokumente - číslovanie strán, popisovanie kapitol a podobne. Ak v tejto rovine vložíme do dokumentu napríklad obrázok, bude sa zobrazovať tiež na každej strane sekcie dokumentu ako vodotlač.

Obrázok č. 7 Koniec sekcie

Keď vložíme do dokumentu ďalšiu sekcie príkazom Vložiť/Prerušenie... (v českom prostredí Vloižit/Konec...)a typ konca sekcie “Na ďalšej strane“, potom text a objekty sú prevzaté v rovine hlavičky a päty z predchádzajúcej sekcie. Pozorujeme to po zadaní príkazu Zobraziť/Hlavička a päta. Nadväznosť môžeme zrušiť stlačením tlačidla „Prepojiť na predchádzajúce“ na paneli s nástrojmi Hlavička a päta, obrázok č.8.

Obrázok č. 8 Tlačidlo na zrušenie objektov hlavičky a päty z predchádzajúcej sekcie

-7-


Microsoft Word

¾ Nastavenie okrajov strany môžeme urobiť aj ručne na vodorovnom pravítku. Musíme si ale uvedomiť, že týmto postupom definujeme nový štýl v dokumente.

Vkladanie niektorých objektov do dokumentu Pri vkladaní grafických dokumentov do textu je potrebné vhodne zvoliť vzájomnú polohu textu a objektu. Objekt môže byť umiestnený „za“ textom, alebo text obteká dokument. Na obtekanie sú možnosti: •

„Zarovno“ - text bude okolo objektu

•

„Do štvorca“ - text bude obklopovať objekt v obdĺžniku

•

„Tesne“ - text bude sledovať kontúru objektu. Zalamovanie potom spresníme na „Zalamovanie textu po stlačení tlačidla Spresniť... na karte Pozícia. Panel zobrazíme príkazom Formát/Obrázok... .

•

Pozíciu obrázku voči textu je výhodné nastavovať na paneli Obrázok (zobrazí sa po vybraní objektu, keď je nastavený prepínač Zobraziť/Panel nástrojov/Obrázok) . Ak tam zvolíme príkaz Upraviť hraničné body, môžeme určiť zalamovanie textu posunom hraničných bodov, pozri obrázok č.10.

Obrázok č. 9 Pomocný panel na určenie obtekania objektu textom

Obrázok č. 10 Nastavenie obtekania textu hraničnými bodmi

-8-

Microsoft Word


Vytvorenie tabuľky Tabuľky pomôžu veľmi spriehľadniť údaje, preto sa v dokumentoch kde je popísaný nejaký prehľad vyskytujú veľmi často. Obecne môžeme povedať, že tabuľku použijeme všade tam, kde je text štruktúrovaný v dvoch smeroch.

Spôsoby vytvorenia tabuľky Word poskytuje viaceré možnosti vytvorenia tabuľky, od toho najjednoduchšieho, že tabuľku jednoducho „nakreslíme“ podľa našich predstáv, až po automatické navrhnutie tabuľky pomocou rôznych šablón. Uvedieme niektoré spôsoby vytvorenia tabuľky:

Nakreslenie tabuľky myšou Z riadku hlavnej ponuky zvolíme príkaz Tabuľka/Navrhnúť tabuľku, alebo na paneli s nástrojmi stlačíme tlačidlo Tabuľky a ohraničenie . Na paneli s nástrojmi Tabuľky a orámovania si zvolíme jeden z 24 štýlov čiary, nastavíme hrúbku a farbu čiary a môžeme kresliť. Tabuľku nakreslíme tak že stlačíme tlačidlo ceruzky a nakreslíme najprv jej hranicu, potom nakreslíme čiary oddeľujúce riadky a stĺpce. Navrhnutú tabuľku môžeme upraviť tieňovaním a nastaviť jej ďalšie vlastnosti obvyklým spôsobom (postup popíšeme neskoršie).

Zadaním parametrov na vykreslenie tabuľky Použijeme príkaz Tabuľka/Vložiť/Tabuľka... . Zobrazí sa dialógové okno Vložiť tabuľku, na ktorom určíme parametre tabuľky (počet riadkov a stĺpcov) a vlastnosti zobrazovania hodnôt. Pozri obrázok č.11.

Obrázok č. 11 Okno Vložiť tabuľku

Stlačením tlačidla Vložiť tabuľku Na štandardnom paneli s nástrojmi stlačíme tlačidlo Vložiť tabuľku, alebo na paneli s nástrojmi Formuláre stlačíme tlačidlo s tým istým názvom. Zobrazí sa matica, v ktorej vyznačíme počet riadkov a počet stĺpcov. Tabuľka sa nakreslí na celú šírku tlačovej zostavy.

-9-


Microsoft Word

Obrázok č. 12 Panel Formuláre

Obrázok č. 13 Tlačidlo Vložiť tabuľku

Vytvorenie tabuľky zo zoznamu Jednoduchú tabuľku, alebo skôr orámovaný zoznam, vytvoríme pomocou tabulátorov. Tento spôsob na vytvorenie tabuľky sa hodí, ak máme text údajov zoznamu vytvorený pomoc tabulátorov, napríklad ako je znázornený na obrázku č.14 a dodatočne ho chceme orámovať, aby sme vytvorili tabuľku. Tabuľku vytvoríme tak že označíme zoznam ako blok a stlačíme tlačidlo Vložiť tabuľku . Tabuľka sa vytvorí na celú šírku tlačovej zostavy, ale napríklad príkazom Tabuľka/Prispôsobiť/Prispôsobiť obsahu môžeme ju upraviť na požadovaný tvar, pozri obrázok č. 15.

Obrázok č. 15 Tabuľka vytvorená zo zoznamu

Obrázok č. 14 Zoznam vytvorený tabulátormi

Vytvorenie tabuľky pomocou Excelu Ak chceme vytvoriť tabuľku, v ktorej je potrebné urobiť výpočty a máme dobrú zručnosť pri tvorbe tabuliek v MS Excel, môžeme v prostredí Wordu stlačiť tlačidlo Vložiť tabuľku Microsoft Excel . V našom dokumente sa vytvorí excelovská tabuľka (pozri obrázok č.16), ktorú môžeme upravovať podľa zvyklostí v Excelu (skutočne pracujeme v MS Excel). Po kliknutí mimo tabuľky sa zatvorí aplikácia Excel a takto vytvorená tabuľka bude umiestnená v našom dokumente, obrázok č.17.

Obrázok č. 17 Vytvorená tabuľka Excelom Obrázok č. 16 Vytvorenie tabuľky v Excelu

- 10 -


Microsoft Word

Vytvorenie tabuľky pomocou automatického formátu Toto je obrátený postup vytvorenia tabuľky zadaním parametrov. Po zadaní príkazu Tabuľka/Automatický formát tabuľky... vyberieme v dialógovom okne štýl tabuľky. Po stlačení tlačidla Použiť sa zobrazí dialógové okno Vložiť tabuľku, v ktorom si zvolíme parametre.

Vkladanie hodnôt a objektov do tabuľky Tabuľka sa skladá z buniek a do bunky vkladáme text, čísla, obrázky alebo aj ďalšie tabuľky analogickým spôsobom ako do dokumentu. Klávesom ENTER vytvoríme nový odsek. Danú bunku tabuľky si zvolíme buď myšou, alebo na klávesnici využijeme kláves Tab na vybratie nasledujúcej bunky, Shif+Tab na vybratie predchádzajúcej bunky. Na pohyb po bunkách tabuľky slúžia tiež klávesy so šípkami. Aj v prostredí Word môžeme v tabuľke robiť jednoduché výpočty. Do bunky tabuľky je preto možné vložiť aj vzorec príkazom Tabuľka/Vzorec... . Na vytvorenie vzorca používame okno Vzorec, kde si môžeme vybrať aj rôzne funkcie a formáty čísiel. Obrázok č. 18 Okno Vzorec

Formátovanie tabuľky Na formátovanie buniek a celej tabuľky je možné použiť príkazy v ponuke Formát, tlačidlá na paneli s nástrojmi Formátovanie aj klávesové skratky, teda všetko, čo používame pri formátovaní odsekov v bežnom texte. Tabuľky sa dajú komplexne sformátovať príkazom Tabuľka/Automatický formát tabuľky... . Tu si môžeme vybrať preddefinované štýly tabuliek (je ich 45), ktoré ešte môžeme modifikovať. Orámovanie a podfarbenie riadkov alebo stĺpcov tabuľky robíme v dialógovom okne vyvolaným príkazom Formát/Orámovanie a podfarbenie .

Obrázok č. 19 Okno orámovanie a podfarbenie

- 11 -


Microsoft Word

Aby sme mohli s tabuľkou a jej časťami (oblasťami) pracovať, musíme ich vybrať. Vybrané časti sa zobrazia inverzne. Celú tabuľku ľahko vyberieme kliknutím na ikonu tabuľky (štvorčeka) v ľavom hornom rohu tabuľky. Podobne pri umiestnení kurzora myši do oblasti začiatku riadku alebo stĺpca sa kurzor zmení na šípku a stlačením ľavého tlačidla myši vyberieme riadok, či stĺpec. Nesúvislé oblasti vyberáme pri stlačenom klávese Ctrl. Veľkosť tabuľky môžeme upravovať ručne pomocou myši alebo výhodnejšie pomocou príkazov z rozvinutého príkazu Tabuľka.

Obrázok č. 20 Príkazy na úpravu tabuľky

Vytvorenie zoznamov V dokumentoch sa často vyskytuje vymenovanie položiek, zoznamy. Ak nejde o prioritu alebo postupnosť operácií, používajú sa odrážky, v opačnom prípade použijeme číslované zoznamy. Do tejto skupiny zaraďujeme tiež označovanie položiek zoznamu písmenami abecedy. Niekedy je potrebné vytvoriť zoznamy s viacúrovňovým číslovaním.

Vytvorenie odrážok •

• •

Odrážky môžeme vytvoriť automaticky už pri písaní. Ak zapíšeme od kraja odseku vybrané znaky (pomlčku, hviezdičku, bodku), za nimi medzeru (alebo tabulátor) a text, potom po stlačení klávesu ENTER sa zmení znak na odrážku a automaticky sa vytvorí ďalšia odrážka. Stlačíme tlačidlo Odrážky na paneli s nástrojmi na formátovanie Zadáme príkaz Formát/Odrážky a číslovanie... alebo vyberieme príkaz Odrážky a číslovanie... z kontextovej ponuky textu a odrážky vyberieme na príslušnej karte.

Vytvorenie číslovaného zoznamu •

Číslovaný zoznam môžeme vytvárať automaticky už pri písaní. Ak zapíšeme od kraja odseku číslo alebo písmeno nasledované bodkou a medzerou (tabulátorom) a textom - 12 -


Microsoft Word

položky, potom po stlačení klávesu ENTER sa text zmení na číslovaný (abecedný) zoznam. •

Stlačíme tlačidlo Formát číslovania na paneli s nástrojmi pre formátovanie.

•

Zadáme príkaz Formát/Odrážky a číslovanie... alebo vyberieme príkaz Odrážky a číslovanie... z kontextovej ponuky textu a viacúrovňový zoznam vyberieme na príslušnej karte.

Viacúrovňový zoznam Tento zoznam vytvoríme po zadaní príkazu Formát/Odrážky a číslovanie... alebo vyberieme príkaz Odrážky a číslovanie... z kontextovej ponuky textu. Na príslušnej karte v okne Odrážky a číslovanie vyberieme zoznam. Stlačením tlačidla Vlastný... môžeme zoznamy upravovať.

Obrázok č. 21 Okno Odrážky a číslovanie

Práca s pomocníkom Pomocník poskytuje pomoc pri využívaní aplikácie a efektívnom zadávaní operácií. Zdroje informácií pomocníka môžu byť umiestnené v počítači, potom ide o pomocníka „Offline“ alebo na webe po pripojení na server Microsoftu, pomocník „Online“. Má viacero podôb. Jednak sú to pracovné tably pomocníka, ďalej je to asistent pomocníka známy z predchádzajúcich verzií Office, ale aj bubliny s popisom k tlačidlám na paneloch s nástrojmi.

Tably pomocníka Najjednoduchší spôsob ako zobraziť tablu pomocníka je stlačenie klávesy F1, alebo myšou stlačením tlačidla Pomocník pre Microsoft Office Word. V hornej časti tably je pole Hľadať, do ktoré môžeme napísať kľúčové slovo, alebo našu otázku, napríklad „Vložiť vzorec do tabuľky“. Po stlačení šípky po pravej strane poľa získame v pracovnej table „Výsledky vyhľadávania“ témy súvisiace s otázkou. Kliknutím ukazovateľom myši na tému sa zobrazí okno pomocníka, kde si môžeme prečítať popis riešenia problému. Niektoré časti popisu sa zobrazia až po kliknutí na modrý trojuholník.

- 13 -


Microsoft Word

Ak v hornej časti tably klikneme na odkaz Obsah, zobrazí sa nám elektronická publikácia. Postupným klikaním sa môžeme dopracovať k téme, ktorá nás zaujíma. Pozri nasledujúce obrázky.

Obrázok č. 22 Tably a okno pomocníka

- 14 -


Microsoft Word

Asistent pomocníka Asistenta môžeme zobraziť príkazom Pomocník/Zobraziť Asistenta programu Office. Asistent nám umožňuje zapísať otázku a stlačením tlačidla Hľadať sa zobrazí tabla Výsledky vyhľadávania. Otázka sa pritom vyskytuje v poli Hľadať. Podobu asistenta môže zmeniť v okne asistenta pomocníka na karte Galérie stlačením tlačidla Ďalší. Okno asistenta zobrazíme príkazom z kontextovej ponuky asistenta príkazom Vybrať Asistenta... .

Obrázok č. 23 Asistent pomocníka

Ďalšie možnosti pomocníka Pre efektívnu prácu s programom Word môžeme po zadaní príkazu Nástroje/Prispôsobiť... (v českom prostredí Nástroje/Vlastní...) na karte Možnosti dialógového okna Prispôsobiť (Vlastní) nastaviť pre panely s nástrojmi stav, aby sa pri tlačidlách zobrazovali v bubline názvy tlačidiel, alebo aj klávesové skratky. Názvy sa zobrazujú po umiestnení kurzora myši na tlačidlo.

Obrázok č. 24 Tlačidlo s popisom

Obrázok č. 25 Okno Prispôsobiť (Vlastní) s nastavením zobrazovania názvov tlačidiel na paneloch s nástrojmi

- 15 -


Microsoft Word

Niektoré dialógové okná majú v pravom hornom rohu tlačidlo s otáznikom. Týmto tlačidlom sa zobrazí okno pomocníka s komplexným popisom možností nastavenia v dialógovom okne.

Stavba dokumentu, sekcie, obsah Stavba dokumentu je závislá na jeho obsahu a rozsahu. Pri väčších dokumentov by sme mali dodržať jeho delenie na kapitoly, podkapitoly, články ap. Jednotlivé časti by mali mať svoje nadpisy. V dokumente by mal byť obsah, prípadne aj register. MS Word nám pomôže takýto dokument pripraviť a vytlačiť, pričom určitú prácu, napríklad vytvorenie obsahu, vykoná za nás automaticky. Tak ako sme už uviedli v zásadách písania dokumentu, budeme sa snažiť používať určité štýly odsekov, pričom budeme dohliadať na to, aby počet štýlov v dokumente bol čo najmenší. Dá sa to docieliť buď tým, že vypneme automatické zakladanie štýlov úpravou textu, alebo budeme mať stále otvorenú tablu štýlov, z ktorej si štýly budeme vyberať. V nasledujúcom texte si popíšeme postup vytvorenia takéhoto textu.

Vytvorenie dokumentov pomocou preddefinovaných šablón Aplikácia MS Word obsahuje už pomerne veľké množstvo šablón na vytvorenie dokumentov. Ak sa rozhodneme pri písaní svojho dokumentu využívať niektorú z týchto šablón, nemusíme sa starať o stavbu dokumentu, ale mali by sme ju pochopiť a pri práci dodržiavať všetky odporúčania. Takto môžeme vytvoriť s temer dokonalou stavbou životopisy, správy, listy, zápisy, diplomové práce, či brožúry. Šablónu vyberieme pri otváraní nového dokumentu príkazom Súbor/Nový... . Na table Nový dokument sa môžeme dostať ku šablónam umiestneným v počítači - v časti Šablóny vyberieme príkaz V mojom počítači... (môžeme využívať aj šablóny na webe). Potom sa otvorí okno Šablóny , kde si na jednotlivých kartách môžeme vybrať šablónu z ponuky. Doporučujem vám preštudovať si stavbu aspoň jedného takto pripraveného dokumentu (napríklad na karte Publikácie dokument Príručka) - jeho štýly odsekov a delenie na sekcie, aby ste získali predstavu, ktorú môžete využiť pri tvorbe vlastného dokumentu.

Obrázok č. 26 Okno šablóny Obrázok č. 27 Tablo Nový dokument

- 16 -


Microsoft Word

Dokument s vlastnou stavbou Ak chceme využívať automatické vytvorenie obsahu dokumentu, musíme nadpisy písať v dokumente štýlmi Nadpis#. Tieto štýly si môžeme upraviť (napríklad zmeniť veľkosť a rez písma, prípadne podfarbenie) ale ich pomenovanie ponecháme (ide o štandardné štýly). Pred písaním textu by sme si mali premyslieť aké prvky sa v texte budú vyskytovať (čo bude potrebné napríklad zdôrazniť iným typom písma, či budeme používať odrážky, prípadne tabuľky) a mali by sme si pre ne priradiť štýly zo skupiny Všetky štýly. Použité štýly môžeme sledovať v zobrazenej skupine štýlov Použité formátovanie. Samozrejme štýly si môžeme vytvoriť aj sami, potom je dobré si ich pomenovať. Dôležité je neponechať automaticky vytvorený štýl úpravou textu v zozname. Ak teda zistíme, že úpravou textu vznikol nový štýl a my ho môžeme nahradiť existujúcim štýlom v dokumente, tak to urobíme a nepotrebný štýl odstránime (z kontextovej ponuky štýlu vyberieme príkaz Odstrániť... ). V nasledujúcom texte nájdete niektoré odporučenia postupu na vytvorenie stavby dokumentu.

Rozdelenie dokumentu na sekcie Uvažujeme, že prvá strana dokumentu bude obal brožúry, kde bude umiestnený nejaký obrázok, názov, meno autora a rok vydania. Na druhej strane bude obsah. Strany brožúry budú mať v hlavičke v hornej časti text (napríklad meno autora a názov) a spodnej časti v strede číslo strany. ¾ Vytvoríme aspoň trojstránkový dokument tak, že na prvých dvoch stranách dáme značku koniec strany. ¾ Rozdelíme dokument na sekcie tak, že umiestnime koniec sekcie na prvej strane a na druhej strane (po umiestnení textového kurzora na príslušnej strane zadáme príkaz Koniec sekcie na rovnakej strane ) ¾ Zobrazíme hlavičku a pätu a na druhej a tretej strane zrušíme kopírovanie obsahu z predchádzajúcej sekcie (stačíme tlačidlo Odkaz na predchádzajúce na paneli Hlavička a päta - v českom prostredí Záhlaví a zápatí) ¾ Na tretej strane môžeme vyplniť hlavičku a pätu obsahom. V päte chceme mať číslo strany, preto vložíme len pole tlačidlom Vložiť číslo strany # na pomocnom paneli Hlavička a päta, (kurzor bude umiestnený v priestore päty), pozri obrázok č. 28.

Obrázok č. 28 Tlačidlo Vložiť číslo strany

¾ Keď zavrieme pomocné okno Hlavička a päta, mali by sme mať vyplnenú hlavičku len na tretej strane, tieto hlavičky budú aj na ďalších stranách dokumentu. Na prvej a druhej strane sú hlavičky nevyplnené - lebo patria do iných sekcií.

Písanie textu Text dokumentu píšeme podľa pravidiel uvedených vyššie, pričom nadpisy sú napísané zvolenými štýlmi pre nadpisy. Pri písaní využívame zvolené štýly odsekov. Informáciu o štýloch v dokumente sledujeme na table Štýly a formátovanie.

- 17 -


Microsoft Word

Vloženie obsahu Obsah dokumentu chceme mať na druhej strane. Tu umiestnime textový kurzor a zadáme príkaz Vložiť/Odkaz/Register a zoznamy... . Otvorí sa okno Register a zoznamy a na karte Obsah môžeme zvoliť štýl obsahu, prípadne tlačidlom Zmeniť zobrazíme okno na zmenu štýlov. Postup je intuitívny a dá sa realizovať aj bez podrobného popisu. Okno na vytvorenie obsahu je na obrázku č.29. Ak je už obsah vytvorený, jeho aktualizáciu robíme príkazom Aktualizovať obsah z pomocného panelu Osnova, ktorý zobrazíme príkazom Zobraziť/Panely nástrojov , keď zaškrtneme voľbu Osnova. Pozri obrázok č. 30.

Obrázok č. 29 Okno na vytvorenie obsahu dokumentu

Obrázok č. 30 Panel a okno na aktualizovanie obsahu

- 18 -


Microsoft Word

Formátovanie dokumentu Pretože sa snažíme dokument formátovať počas písania, veľkú časť tejto úpravy dokumentu už máme za sebou. Vyskytne sa nám možno preformátovať nejaký odsek dokumentu. Urobíme to jednoducho tak, že umiestnime textový kurzor na ľubovoľné miesto v danom odseku a na table štýlov klikneme na požadovaný štýl. Celý odsek sa preformátuje. Ak by sme potrebovali zmeniť formát štýlu všetkých odsekov v dokumente, stačí zmeniť len štýl príslušného odseku a celý dokument sa takto preformátuje automaticky. Toto je výhoda textových procesorov, kde sa dá formátovať text po odsekoch (na rozdiel od textových editorov, kde je možné formátovať len celý text).

Kopírovanie formátov Ak sa dostaneme do situácie, že text máme síce sformátovaný, ale potrebujeme to isté formátovanie použiť na iných miestach dokumentu, môžeme si svoj postup zracionalizovať kopírovaním formátov. Platí to pre všetky časti textu s vlastným formátovaním, teda pre odsek, nadpis, odrážky a tabuľky. Formáty môžeme kopírovať viacerými spôsobmi: •

Pre odsek (alebo oblasť textu) vytvoríme štýl a ten potom aplikujeme na daný odsek.

•

Použijeme tlačidlo Kopírovať formát . Umiestnime kurzor do odseku (alebo označíme oblasť textu), z ktorého chceme formát skopírovať a stlačíme tlačidlo Kopírovať formát na paneli s nástrojmi. Kurzor myši nadobudne tvar ikony tlačidla. Potom klikneme na ľubovoľné miesto v odseku, ktorý chceme sformátovať (alebo vyberieme časť textu, ktorú chceme sformátovať).

•

Ďalší spôsob je analogický ako predchádzajúci. Keď tlačidlo Kopírovať formát stlačíme 2x (textový kurzor je umiestnený na odseku, z ktorého chceme kopírovať formát), zmení sa kurzor myši. Po kliknutí na iný odsek sa tento odsek sformátuje, ale kurzor ostane naďalej zmenený, to znamená, že môžeme týmto spôsobom formátovať aj ďalšie odseky až kým nestlačíme opäť uvedené tlačidlo, alebo kláves Esc.

•

Formátovanie odsekov môžeme kopírovať pomocou klávesnice. Stlačenie klávesu Ctrl+Shift+C znamená uchovanie formátu v počítači a klávesom Ctrl+Shift+V sformátujeme vybranú oblasť. (Analogické klávesové skratky na prácu so schránkou Windows Ctrl+C a Ctrl+V sú zachované).

Zobrazenie formátovania O formátovaní každej časti dokumentu sa môžeme dozvedieť na table Zobraziť formátovanie.

Návrat späť pri chybnej operácii Ak urobíme nejakú chybnú operáciu, tlačidlom Späť... na štandardnom paneli s nástrojmi môžeme sa vrátiť do stavu pred touto operáciou. Platí to nielen pri kopírovaní, ale aj pri písaní textu a iných činnostiach. Klávesová skratka tohto príkazu je Ctrl+Z. Príkaz je možné zvoliť aj z hlavne ponuky Úpravy/Späť... . Operáciu späť môžeme vrátiť príkazom Znova. V tomto prípade stlačíme tlačidlo Znova... , klávesová skratka je Ctrl+Y. Môžeme vrátiť aj viaceré operácie, vyberieme si ich zo zoznamu (na zobrazenie zoznamu stlačíme pravú časť tlačidla s trojuholníkom).

- 19 -

Microsoft Word


Prezeranie dokumentu Vo Worde môže byť dokument zobrazený niekoľkými spôsobmi, z ktorých každý sa hodí na inú prácu. Zobrazenie dokumentu sa vyberá príkazom v hlavnej ponuke Zobraziť/ zvolený spôsob alebo stlačením tlačidla v ľavom spodnom rohu okna. Spôsoby zobrazenia sú: •

Normálne

•

Rozloženie webovej stránky

•

Rozloženie pri tlači

•

Rozloženie pri čítaní

•

Prehľad (česky Osnova)

V bežnej praxi budeme najčastejšie asi používať rozloženie pri tlači. V tomto prípade vidíme zobrazený text delený na strany. Počet zobrazených strán závisí od nastavenej mierky zobrazenia v percentách. Strany sú oddelené medzerami. Po kliknutí na miesto medzery medzi stranami toto delenie môžeme zrušiť alebo nastaviť.

Tlač dokumentu Výstup dokumentu na tlačiareň je v súčasných podmienkach už pomerne jednoduchá operácia. Tlač vyvoláme príkazom Súbor/Tlačiť... . V tomto prípade sa otvorí dialógové okno pre nastavenie tlačiarne a po kliknutí na tlačidlo OK sa súbor vytlačí. Ak stlačíme tlačidlo Tlačiť na štandardnom paneli s nástrojmi, začne sa tlačiť text súboru na predvolenej tlačiarni.

Obrázok č. 31 Okno na nastavenie tlačiarne

- 20 -


Microsoft Word

Ďalšie techniky práce vo Worde Predchádzajúci text naznačil niektoré postupy pri tvorbe a formátovaní dokumentov. MS Word je skutočne výkonný softvér na prácu s textom a na takom malom priestore nie je možné popísať ešte ďalšie jeho možnosti. V závere tohto textu uvediem aspoň niektoré témy činností, ktoré by mohol čitateľ zvládnuť aj samostatne s pomocníkom. •

Vkladanie rovníc

•

Hľadanie slov v dokumente (ich nahradzovanie)

•

Používať automatické opravy

•

Vkladanie textových polí

•

Vkladanie obrázkov a grafov

•

Vkladanie kreatívneho textu WordArt

•

Kreslenie vo Worde

•

Hromadná korešpondencia

•

Word a publikovanie na webe

Dodatok Za záver je dobrým zvykom v školskej praxi, že po naštudovaní určitého obsahu si potom overíme svoje schopnosti používať teóriu v praxi. Ak sme teda pozorne študovali postupy na formátovanie textu, nemal by byť problém vyriešiť zadané úlohy.

Úloha č. 1 Neformátovaný text zo súboru Text-naUpravu.doc zobrazený na obrázku č.32 upravte tak, aby mal konečnú podobu podľa obrázku č.33.

Úloha č. 2 Upravte text z dokumentu Text-Odsek.doc zobrazený na obrázku č. 34 formátovaním tak, aby bol „lepšie čitateľný“. Poznámka: Pred úpravou textu je dobré si zapnúť zobrazovanie formátovacích znakov klávesom ¶ . V textoch uvidíte, že organizované údaje tvoria zoznamy (čísla sú oddelené tabulátormi), preto nebude problém tieto časti textu premeniť na tabuľky. V ostatných častiach textu je potrebné vytvoriť zoznamy a pre tabuľku ešte použijeme ohraničenie a tieňovanie.

- 21 -


Microsoft Word

Gymnázium Dobšiná Súťaž o cenu riaditeľa školy v školskom roku 2003/2004 Súťaž vyhlasuje riaditeľ Gymnázia Dobšiná pre daný školský rok s cieľom podporiť aktivity študentov pri reprezentácii školy. Súťaž sa bude konať v týchto dvoch kategóriách: 1.kategória - študenti štvorročného štúdia + kvinta, sexta, septima a oktáva osemročného štúdia 2.kategória - študenti osemročného štúdia (príma - kvarta) a v nasledujúcich odboroch: šport - Š4, Š8 olympiády a SOČ - O4, O8 korešpondenčné semináre - K4, K8 umelecké súťaže - U4, U8 Osobitne sa bude hodnotiť súťaž o najvšestrannejšieho reprezentanta školy (Hlavná cena), do ktorej sa započítajú dosiahnuté výsledky študenta vo všetkých odboroch. Podmienkou je, aby sa študent zapojil aspoň do dvoch odborov. Súťaže sa môže zúčastniť každý študent nášho gymnázia. V súťaži sa posudzuje dosiahnuté umiestnenie pridelením bodov podľa tabuľky: Umiestnenie 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Úsp.riešiteľ Korešpondenčný sem. 8 7 6 5 4 -----Okresné kolo 7 6 5 4 3 2 1 1 Krajské kolo 12 10 8 6 5 4 3 2 Regionálne kolo 16 14 12 10 8 6 4 3 Republikové kolo 24 20 16 12 10 8 6 4 Poznámky: Umiestnenie v korešpondenčnom seminári sa boduje iba do 5. miesta Ak sa uskutočňuje regionálne kolo bez predchádzajúceho okresného alebo krajského kola a postupuje sa z neho na krajské kolo, boduje sa toto reg. kolo ako kolo okresné. Do tejto súťaže sa budú započítavať iba tie body, ktoré budú získané pri reprezentácii Gymnázia v Dobšinej (pod hlavičkou GYD). Pridelené body za každé umiestnenie študenta sa sčítajú. Dokladom o dosiahnutých výsledkoch je diplom alebo výsledková listina. Administráciou a spracovaním výsledkov súťaže je poverený Mgr. Ján Kubaský. Priebežné výsledky budú zverejňované na nástenke určenej súťaži od 1. 5. 2004. Dobšiná 10. 9. 2003 RNDr. Vladimír Nemčko riaditeľ školy

Obrázok č. 32 Text na úpravu

- 22 -


Microsoft Word

Gymnázium Dobšiná

Súťaž o cenu riaditeľa školy v školskom roku 2003/2004 Súťaž vyhlasuje riaditeľ Gymnázia Dobšiná pre daný školský rok s cieľom podporiť aktivity študentov pri reprezentácii školy. Súťaž sa bude konať v týchto dvoch kategóriách: 1. kategória - študenti štvorročného štúdia + kvinta, sexta, septima a oktáva osemročného štúdia 2. kategória - študenti osemročného štúdia (príma - kvarta) a v nasledujúcich odboroch: a) šport - Š4, Š8 b) olympiády a SOČ - O4, O8 c) korešpondenčné semináre - K4, K8 d) umelecké súťaže - U4, U8 Osobitne sa bude hodnotiť súťaž o najvšestrannejšieho reprezentanta školy (Hlavná cena), do ktorej sa započítajú dosiahnuté výsledky študenta vo všetkých odboroch. Podmienkou je, aby sa študent zapojil aspoň do dvoch odborov. Súťaže sa môže zúčastniť každý študent nášho gymnázia. V súťaži sa posudzuje dosiahnuté umiestnenie pridelením bodov podľa tabuľky:

Umiestnenie Korešpondenčný sem. Okresné kolo Krajské kolo Regionálne kolo Republikové kolo

1. 8 7 12 16 24

2. 7 6 10 14 20

3. 6 5 8 12 16

4. 5 4 6 10 12

5. 4 3 5 8 10

6. -2 4 6 8

Úsp. 7. riešiteľ ----1 1 3 2 4 3 6 4

Poznámky: o Umiestnenie v korešpondenčnom seminári sa boduje iba do 5. miesta o

Ak sa uskutočňuje regionálne kolo bez predchádzajúceho okresného alebo krajského kola a postupuje sa z neho na krajské kolo, boduje sa toto reg. kolo ako kolo okresné.

o

Do tejto súťaže sa budú započítavať iba tie body, ktoré budú získané pri reprezentácii Gymnázia v Dobšinej (pod hlavičkou GYD). Pridelené body za každé umiestnenie študenta sa sčítajú. Dokladom o dosiahnutých výsledkoch je diplom alebo výsledková listina.

Administráciou a spracovaním výsledkov súťaže je poverený Mgr. Ján Kubaský. Priebežné výsledky budú zverejňované na nástenke určenej súťaži od 1. 5. 2004. Dobšiná 10. 9. 2003 RNDr. Vladimír Nemčko riaditeľ školy Obrázok č. 33 Upravený text

- 23 -


Microsoft Word

Obrázok č. 33 Text na precvičenie formátovania odsekov

- 24 -


Microsoft Word

Použitá literatúra [1] Milan Brož: Microsoft Office Word 2003. Bratislava: Computer Press 2004 [2] Ivan Kalaš a kol.: Informatika pre stredné školy (učebnica). Bratislava: SPN 2001 [3] Marek Kocan akol.: Jak vyzrát na počítač. Praha: Computer Press, 2001 [4] Jana Machová:Práca s textom. Bratislava: SPN 2002 [5] Katherine Murray: Microsoft Office XP. Brno: Computer Press 2003 [6] S. Lukáč - Ľ. Šnajder: Práca s tabuľkami. Bratislava: SPN, 2001 [7] Microsoft Word XP. Bratislava: Asociácia projektu INFOVEK, 2003

- 25 -

RNDr. Vladimír Nemčko

Recommend Documents