RNDr. Vladimír Nemčko

RNDr. Vladimír Nemčko

2006

Obsah Úvod ........................................................................................................................................... 3 Organizácia údajov v tabuľkách................................................................................................. 3 Základné pojmy................................................................................................................................... 3 Adresa............................................................................................................................................................ 4

Prostredie MS Excel ................................................................................................................... 4 Ovládanie programu ............................................................................................................................ 5 Ovládanie programu myšou .......................................................................................................................... 5 Ovládanie programu z klávesnice.................................................................................................................. 6 Použitie kláves a klávesových skratiek.......................................................................................................... 7

Nastavenie prostredia MS Excel ......................................................................................................... 8 Práca s pomocníkom ........................................................................................................................... 9

Vytvorenie tabuľky .................................................................................................................. 11 Ako vložiť údaj do bunky ................................................................................................................. 12 Editovanie obsahu bunky ............................................................................................................................ 12 Formát bunky .............................................................................................................................................. 12 Vkladanie radu hodnôt ................................................................................................................................ 13

Uloženie a otvorenie zošita ...................................................................................................... 16 Uloženie zošita ............................................................................................................................................ 16 Otvorenie zošita ........................................................................................................................................... 17

Tlač tabuliek a grafických objektov ......................................................................................... 17 Výpočty (vloženie vzorcov) ..................................................................................................... 20 Kopírovanie vzorcov ................................................................................................................................... 20

Príklady výpočtov v programe MS Excel ................................................................................ 21 Tabuľka úspor ............................................................................................................................................. 21

Výpočty a grafy ........................................................................................................................ 23 Sledovanie Úspešnosti žiakov v predmete .................................................................................................. 23

Použitá literatúra ...................................................................................................................... 27


Microsoft Excel

Úvod Organizácia údajov v tabuľkách Niektoré údaje je výhodné prezentovať v tabuľkách. Týmto spôsobom dosiahneme väčšiu prehľadnosť. Takto na pomerne malom priestore umiestnime veľa údajov, pričom hľadaný údaj ľahko nájdeme. Nie všetky údaje je potrebné zapisovať do tabuliek. Napríklad na zápis listu by bolo využitie tabuľky zbytočné. Ak však popisujeme vlastnosti objektov rovnakého typu, je výhodné ich zapisovať do riadkov alebo stĺpcov tabuliek. Usporiadanie údajov do tabuľky zavádza pre údaje určitý systém. Údaje usporiadané do tabuliek možno nielen jednoduchšie vyhľadávať, ale aj vyhodnocovať. Aby boli tabuľky prehľadnejšie, zvykneme ich stĺpce alebo riadky pomenovať. Napríklad pre mzdy zamestnancov použijeme tabuľku, v ktorej riadky budú označené menom zamestnanca a stĺpce budú znamenať zložky mzdy, napríklad: tarifný plat, osobný príplatok, odmena a podobne. Na vytváranie tabuliek a vyhodnocovanie údajov v nich uložených s výhodou môžeme využívať počítače. Programy určené na spracovanie tabuliek nazývame tabuľkové kalkulátory. Tieto programy, tiež ich zvykneme nazývať aj aplikácie, sa líšia schopnosťou spracovávať údaje, ale ich základné poslanie a využívanie je v zásade to isté. Preto, ak sa naučíme pracovať s danou aplikáciou, môžeme poznatky využiť celkom obecne. My budeme pracovať s tabuľkovým kalkulátorom z kancelárskeho balíka Microsoft Office, ktorý sa nazýva Microsoft Excel. Hlavnou prednosťou tabuľkových kalkulátorov sú výpočty s číselnými údajmi v tabuľkách. Tabuľkové kalkulátory disponujú veľkým množstvom prostriedkov a numerických metód, ktoré uľahčujú vykonávať rôzne druhy analýz a prognóz. Bez väčšej námahy dokážeme pripraviť aplikáciu, v ktorej sa budú automaticky vyhodnocovať výsledky po zmene vstupných údajov. Využitím rôznych typov grafov sa dá prehľadne zobrazovať závislosť medzi údajmi v tabuľkách. Aj keď skoro v každej vydávanej verzii aplikačných programoch kancelárskeho balíka MS Office sú vydania v slovenskom jazyku, často sa môžeme stretnúť s programami v nám blízkom českom jazyku. Z tohto dôvodu uvedieme pre niektoré pojmy okrem slovenského aj jeho české pomenovanie, hlave ak sa v bežnom vyjadrovaní medzi nimi nerobí rozdiel. Tento postup ale neznamená, že by sme mali používať české pojmy, ide čisto len o lepšiu zrozumiteľnosť pri práci s programom s českým prostredím.

Základné pojmy Základnou jednotkou tabuľkového kalkulátora MS Excel je bunka. Obsahom bunky sú údaje rôzneho typu, napríklad čísla, texty, vzorce ... . Bunke môžeme priradiť aj ďalšie vlastnosti ako je napríklad štýl písma, farba písma, farba pozadia, spôsob zarovnávania a spôsob ohraničenia. Jednotlivé bunky spolu vytvárajú hárok a viac hárkov (často obsahujú údaje s príbuzným obsahom) tvorí zošit. Hárok aj zošit majú svoj názov. Bunky sú usporiadané v tabuľke, v ktorej rozlišujeme riadky tabuľky a jej stĺpce. Riadky sa označujú číslami a stĺpce písmenami, pozri obrázok. Vybraná skupina buniek tvorí oblasť buniek. Celkový vzhľad skupiny buniek, alebo aj celého hárku je možné meniť pred alebo po napísaní obsahu buniek. Tento postup nám umožní prehľadnejšie a estetickejšie usporiadanie údajov, hovoríme mu tiež formátovanie.

3


Microsoft Excel

Adresa Pretože v tabuľkovom kalkulátore pracujeme s bunkami (presnejšie s ich obsahom) pri rôznych výpočtoch, odkazoch na iné oblasti buniek alebo pri vyhľadávaní, musí mať každá bunka svoje jednoznačné určenie v rámci hárku alebo zošitu. Tomuto určeniu hovoríme adresa bunky, ktorá je daná príslušnosťou ku stĺpcu a riadku, napríklad B3, C12. Pri odkazoch na iný hárok má adresa tvar NázovHárku!AdresaBunky. Napríklad Prehlad!C8 je odkaz na bunku C8 v hárku s názvom Prehlad . Ak sa stretneme s adresou bunky zapísanou v tvare [Sklad.xls]Prehlad!F12, znamená to, že sa odkazuje na bunku F12 hárku s názvom Prehlad, ktorý je uložený v súbore Sklad.xls. Súbor je pojem používaný v operačnom systéme na označenie uložených údajov na pamäťovom médiu, pričom platí, že názov zošitu je slovo pred označením .xls. Pri vyhodnocovaní tabuliek je niekedy potrebné adresovať niekoľko buniek. Bunky môžu predstavovať súvislú časť riadku, či stĺpca, alebo aj súvislú pravouholníkovú oblasť obsahujúcu niekoľko riadkov a stĺpcov. Adresy týchto súvislých častí nemusíme určovať výpisom adresy každej bunky, ale použijeme takzvaný oddeľovač. Oddeľovačom súvislých častí je dvojbodka. Súvislá časť v riadku, alebo stĺpci je určená adresou prvej a poslednej bunky, napríklad A2:A5, alebo C2:F6 . Súvislá časť pravouholníkovej oblasti je určená adresou bunky v ľavom hornom rohu a adresou pravého dolného rohu, napríklad B3:E6 . Základné pojmy Pojem bunka hárok (list) zošit adresa bunky adresa bunky v hárku absolútna adresa bunky

Význam základný prvok tabuľky pomenovaná skupina buniek skupina hárkov spôsob určenia bunky spôsob určenia bunky nemenné pomenovanie bunky

Príklad

C5, J34 Prehlad!C12 $C$7, $C6 , D$4

Prostredie MS Excel Microsoft Excel je jeden z najznámejších tabuľkových kalkulátorov. Prostredie tejto aplikácie je tvorené štandardným oknom programu pod operačným systémom Windows. V praxi sa môžeme stretnúť s rôznymi verziami programu MS Excel. Tvorcovia programu sa snažia zabudovať do každej vyššej verzii nové prvky pre uľahčenie práce užívateľom pri riešení úloh, alebo na zvýšenie výkonnosti celého systému. Pretože našim cieľom je popísať len základné úkony v práci s tabuľkami, ktoré obsahuje každá verzia programu, v nasledujúcom texte nebudeme zdôrazňovať detaily príkazov a možnosti programu vzťahované na danú verziu. Väčšina použitých obrázkov pre ilustráciu je v tomto texte z verzie MS Office Excel 2003. Spustenie aplikácie zabezpečuje súbor Excel.exe. Prakticky program spustíme z plochy alebo príkazom z ponuky Štart. pomocou ikony

4


Microsoft Excel

Ovládanie programu Program môžeme ovládať viacerými spôsobmi, tak ako je to zvykom pre programy fungujúce pod Windows. Úkony pri riešení úloh môžeme vykonávať príkazmi zvolenými z klávesnice, ale veľmi efektívne je využívanie myši. Na zadávanie príkazov využívame hlavnú ponuku, prípadne kontextovú ponuku, ktorá umožňuje vykonávať akcie s daným objektom. Ľahko si zvykneme aj na využívanie tlačidiel na paneloch s nástrojmi, ktoré pohotovo umožňujú spustiť žiadaný príkaz, alebo pre často opakujúce sa činnosti si môžeme zapamätať klávesové skratky, napríklad na uloženie súboru Ctrl+S, na vloženie aktuálneho dátumu Ctrl+~ .

Microsoft Excel sa vyznačuje intuitívnym ovládaním. Z hlavnej ponuky je možné zvoliť všetky príkazy alebo nastavenia programu. Niekedy prechádza cesta ku príkazu cez viaceré okná ponuky. Ak vyberieme položku v ponukovom okne označenú trojuholníkom, bude nasledovať ďalšia ponuka, ktorá nás zavedie až ku žiadanému príkazu. Ak ponuka je ukončená tromi bodkami ... , po jej vybratí sa otvorí okno, v ktorom buď vyberieme príkazy, alebo urobíme nastavenia hodnôt vo vlastnostiach programu (niekedy je prístup ku nastavovacím prvkom umiestnený na kartách).

Ovládanie programu myšou Myš je účinný nástroj na ovládanie programov pre Windows. Posúvaním myši po podložke premiestňujeme jej kurzor po obrazovke (pracovnej ploche). Kurzor myši v Excelu mení svoj tvar podľa polohy v okne aplikácie. Ak sa nachádza v ponukových a príkazových paneloch, má tvar šípky, keď je v pracovnej ploche, má tvar krížika, v oblasti záhlavia riadkov alebo stĺpcov má tvar hrubej šípky, alebo dvojitej šípky a podobne. Úloha 1: Sledujte zmenu kurzora myši pri jeho pohybe v okne aplikácie MS Excel. Ako sa mení kurzor myši pri pohybe po vybratej bunke? Na ovládanie programu Excel myšou používame ešte ľavé a pravé tlačidlo. Ľavé tlačidlo vyvoláva akcie s objektmi, na ktorých je nastavený kurzor myši, napríklad voľba položky z ponuky. Pravé tlačidlo myši spúšťa ďalšie obslužné činnosti, napríklad zobrazenie

5


Microsoft Excel

kontextovej ponuky. Niekedy akciu stlačenia tlačidla myši označujeme aj pojmom kliknutie tlačidla. Príkazy z hlavnej ponuky vyvoláme tak, že postupne prechádzame myšou po položkách ponuky až k danému príkazu. Napríklad ak chceme vyvolať príkaz Vložiť obrázok zo súboru, vyberieme z hlavnej ponuky položku Vložiť (ukážeme kurzor na položku a klikneme ľavým tlačidlom myši) a v rozvinutej ponuke nastavíme kurzor na položku Obrázok. Vidíme, že táto položka má na konci trojuholník (teda bude nasledovať ešte ďalšia ponuka). Program nám po krátkom čase rozvinie túto položku, na ktorej umiestnime kurzor na položku Zo súboru... . Ak teraz klikneme ľavým tlačidlom, vyvoláme vykovanie tohto príkazu. Pri častom opakovaní voľby daného príkazu z hlavnej ponuky nás tento postup zdržuje v práci. Z tohto dôvodu sú v programe MS Excel panely príkazov, na ktorých sú umiestnené tlačidla s ikonami na vyvolanie príkazu. Stlačením príslušného tlačidla (ukážeme na neho kurzorom a klikneme ľavým tlačidlom) vyvoláme príkaz len jedným kliknutím - pozri tlačidlo na obrázku na vloženie obrázku zo súboru. Obsah panelov s nástrojmi si môže užívateľ upravovať podľa potreby, napríklad môže si tu umiestniť len vybrané tlačidlá v takom usporiadaní ako potrebuje.

Ovládanie programu z klávesnice Položky hlavnej ponuky si vyberáme kurzorovými klávesmi (vo vodorovnom smere) po stlačení klávesu Alt alebo F10. Výber položky potvrdíme klávesom Enter, čo spôsobí zobrazenie ďalšej ponuky, v ktorej si položky alebo príkazy vyberáme opäť kurzorovými klávesmi (zvislým smerom) a výber potvrdíme klávesom Enter. Postup je analogický ako pri výbere položiek myšou. Na rýchlejšiu obsluhu programu môžeme použiť klávesové skratky alebo aj panely príkazov. Ponuku môžeme rýchlejšie vybrať stlačením klávesu s podškrtnutým písmenom v ponuke pri súčasnom držaní stlačeného klávesu Alt, napríklad Alt+S vyberie položku Súbor. Prístup ku panelom s nástrojmi z klávesnice dosiahneme po vybraní ponuky stlačením klávesu Alt opakovaným stláčaním Ctrl+Tab. V praxi nie je účelné učiť sa naspamäť bezpodmienečne celé rozsiahle súbory klávesových skratiek, ktoré obsahuje program MS Excel, pretože ako vidíme, danú akciu môžeme vyvolať viacerými spôsobmi. Ak ale pri práci s programom si niektoré klávesové skratky už zapamätáme, samozrejme ich môžeme používať, čím efektívne využívame čas pri spracovaní úlohy. Klávesové skratky môžeme vidieť v položkách ponúk vedľa významového slova, alebo ich súhrne môžeme získať z pomocníka programu, ktorý vyvoláme stlačením F1. Na obrázku vidíme, že klávesová skratka príkazu Tlač... je Ctlr+P. Prakticky vyvoláme príkaz klávesovou skratkou stlačením posledného klávesu, pričom predchádzajúce klávesy držíme stlačené, napríklad CTRL+SHIFT+ENTER vyvoláme tak, že držíme stlačené klávesy CTRL a SHIFT a na krátko stlačíme ENTER. Pri spracovávaní úlohy programom MS Excel budeme klávesnicu používať často nielen pri ovládaní programu, ale aj pri zadávaní, úprave alebo spracovávaní údajov. Údaj budeme väčšinou zadávať z klávesnice a niekedy aj v týchto prípadoch je možné použiť klávesové skratky. Existujú dokonca situácie, kde je použitie klávesovej skratky jediným možným spôsobom vyvolania žiadanej akcie. V nasledujúcom texte sú vypísané niektoré použitia klávesových skratiek, ďalšie je možné získať z Pomocníka programu.

6


Microsoft Excel

Použitie kláves a klávesových skratiek Práca s ponukami Aktivovať ponuku Zobraziť kontextovú ponuku Zobraziť ponuku ikony programu (na titulnom pruhu programu) Vybrať nasledujúci alebo predchádzajúci príkaz ponuky alebo vedľajšej ponuky Vybrať ponuku vľavo alebo vpravo alebo pri zobrazenej vedľajšej ponuke prepnúť medzi hlavnou ponukou a vedľajšou ponukou Vybrať prvý alebo posledný príkaz z ponuky alebo vedľajšej ponuky

F10 alebo ALT SHIFT+F10 ALT+MEDZERNÍK ŠÍPKA DOLE alebo ŠÍPKA HORE (pri zobrazenej ponuky alebo vedľajšej ponuky) ŠÍPKA VĽAVO alebo ŠÍPKA VPRAVO

HOME alebo END

Zavrieť zobrazenú ponuku a vedľajšiu ponuku súčasne

ALT

Zavrieť zobrazenú ponuku alebo vedľajšiu ponuku

ESC

Práca s panelmi s nástrojmi Aktivovať ponuku Vybrať nasledujúci alebo predchádzajúci panel s nástrojmi Vybrať nasledujúce alebo predchádzajúce tlačidlo, resp. ponuku na paneli s nástrojmi Otvoriť vybratú ponuku Previesť akciu priradenú vybratému tlačidlu Zadať text do vybratého textového poľa

F10 alebo ALT CTRL+TAB alebo CTRL+SHIFT+TAB TAB alebo SHIFT+TAB () ENTER ENTER ENTER

Vkladanie údajov do bunky Dokončiť zápis bunky Zrušiť zápis bunky Opakovať poslednú akciu Začať nový riadok rovnakou bunkou Odstrániť znak vľavo od kurzora alebo odstrániť výber Odstrániť znak vpravo od kurzora alebo odstrániť výber Odstrániť text po koniec riadka Premiestniť sa o jeden znak nahor, nadol, doľava alebo doprava Premiestniť sa na začiatok riadka Upraviť komentár bunky Vytvoriť názvy z menoviek riadkov a stĺpcov Vyplniť nadol Vyplniť napravo Vyplniť vybratý rozsah buniek aktuálnou položkou Dokončiť zápis bunky a posunúť sa vo výbere nadol Dokončiť zápis bunky a posunúť sa vo výbere nahor Dokončiť zápis bunky a posunúť sa vo výbere doprava Dokončiť zápis bunky a posunúť sa vo výbere doľava

7

Kláves ENTER Kláves ESC Kláves F4 alebo CTRL+Y Klávesy ALT+ENTER Kláves BACKSPACE Kláves DELETE Klávesy CTRL+DELETE Kurzorové klávesy Kláves HOME Klávesy SHIFT+F2 Klávesy CTRL+SHIFT+F3 Klávesy CTRL+D Klávesy CTRL+R Klávesy CTRL+ENTER Kláves ENTER Klávesy SHIFT+ENTER Kláves TAB Klávesy SHIFT+TAB


Microsoft Excel

Práca s vybranými údajmi Kopírovať výber Prilepiť výber Vystrihnúť výber Vymazať obsah výberu Vložiť prázdne bunky Odstrániť výber Vrátiť späť poslednú akciu

Klávesy CTRL+C Klávesy CTRL+V Klávesy CTRL+X Kláves DELETE Klávesy CTRL+SHIFT+ZNAK PLUS Klávesy CTRL+ –(ZNAK MÍNUS) Klávesy CTRL+Z

Nastavenie prostredia MS Excel V programe MS Excel môžeme na viacerých miestach nastavovať vlastnosti, aby vzhľad prostredia, podmienky na realizáciu výpočtov, činnosti pri obsluhe programu a podobne boli nastavené podľa požiadaviek užívateľa. Už sme spomínali možnosť vytvorenia panelov s príkazmi s tlačidlami podľa požiadaviek obsluhy, ale môžeme urobiť aj celý rad ďalších nastavení, ktoré na tomto mieste nebudeme popisovať (niektoré nastavenia budú uvedené v nasledujúcom texte). Uvedieme len, že základné nastavenia nájdeme na viacerých kartách v okne Nástroje | Možnosti alebo v okne Nástroje | Vlastné.

8


Microsoft Excel

Práca s pomocníkom Okrem toho, že nám MS Excel, ako užívateľom programu, pomáha pri zadávaní údajov a riešení úloh počas práce na úlohe, obsahuje aj veľmi rozsiahly systém pomoci, z ktorého sa dozvieme postupy pri odstránení vzniknutých problémov. Pomoc na riešenie problému môžeme získať buď prostredníctvom Asistenta pomocníka, alebo štúdiom návodov, ktoré si sami vyhľadáme v obsahu pomoci po stlačení F1. Návody na obsluhu programu a riešenia problémov sú usporiadané podľa tém. Ale aj pri tejto činnosti môžeme využiť schopnosti programu, ktorý nám automaticky vyhľadá riešenie daného problému podľa kľúčového výrazu. Z hlavnej ponuky vyberieme položkou Pomocník (Nápověda), alebo stlačíme kláves F1. Jeden z jej príkazov je aj na zobrazenie Asistenta, ktorý nám po zadaní kľúčového výrazu zobrazí okno s popisom riešenia problému. Po zvolení tohto príkazu Asistenta aktivujeme.

9


Microsoft Excel

Ak nie je Asistent aktivovaný, v novších verziách programu môžeme popis problému (kľúčový výraz), zadať do príkazového riadku Hľadať a činnosť vyvoláme stlačením klávesu Enter, alebo myšou stlačením tlačidla s ikonou šípky vpravo.

Potom je potrebné si vyberať niektorú položku z ponuky riešení (klikneme myšou, alebo stlačíme Enter) a zobrazí sa nám text s popisom postupu. Zvládnutie používania Pomocníka v programe MS Excel patrí medzi základné úkony obsluhy programu. Aktivovaný Asistent môže mať rôzne tvary, nemusí to byť len psík Rek ale aj Svorka, Punťa, Micka a ďalšie. Rôzne tvary Asistenta si môžeme zvoliť v okne Asistent Office (Pomocník Office), ktorý otvoríme z kontextovej ponuky zvolením príkazu Možnosti postupom: Umiestnime kurzor myši na Asistenta a klikneme pravým tlačidlom myši. Zobrazí sa kontextová ponuka pre Asistenta, v ktorej vyberieme položku Možnosti. V zobrazenom okne Asistent Office zvolíme kartu Galérie, na ktorej tlačidlami Späť a Ďalší si volíme tvar Asistenta.

10


Microsoft Excel

Asistent programu Office môže ponúkať tipy a poskytovať Pomocníka týkajúceho sa mnohých funkcií obsiahnutých v programoch Office. Pri využívaní Pomocníka Asistenta platí: ¾ Z tipov sa dozviete, ako môžete v programe efektívnejšie využívať funkcie alebo klávesové skratky. ¾ Pomocník pre prácu so sprievodcami sa zobrazí pri spustení sprievodcu. Ak si Pomocníka neželáte, môžete ho vypnúť. ¾ Navrhovaný pomocník zodpovedá špecifickej úlohe, ktorú práve vykonávate, a zobrazuje sa skôr, ako ho vyvoláte. Napríklad ak kliknete na Asistenta v priebehu vykonávania zmien v grafe, objaví sa pomocník pre prácu s grafmi. Aktiváciu Asistenta zrušíme z kontextovej ponuky príkazom Zavrieť (Hide).

Vytvorenie tabuľky Program Excel môžeme využívať v rôznych praktických činnostiach: ¾ Vytvorenie tabuľky, ktorá prezentuje určité informácie (napr. rozvrh hodín, alebo kalendár dní v danom mesiaci, či roku). V tomto prípade budeme program využívať na to, aby sme prehľadne umiestnili informácie v nejakom systéme (buď na papier, alebo ako súčasť elektronickej prezentácie) bez toho, aby sme tu žiadali vykonávať nejaké spracovávanie údajov. Naším cieľom je vytvoriť tabuľku s požadovaným estetickým vzhľadom, kde využijeme rôzne štýly písma vhodne umiestnené v bunkách tabuľky, ktoré môžu byť aj farebne odlíšené a orámované čiarami vhodnej hrúbky. Tomuto postupu grafickej úpravy buniek tabuľky, alebo skupiny buniek budeme hovoriť formátovanie. ¾ Vytvorenie tabuľky, v ktorej sa údaje budú čiastočne vyhodnocovať, napríklad tabuľka miezd zamestnancov organizácie, alebo zo školského prostredia vyhodnotenie výsledkov klasifikácie žiakov triedy. V tomto prípade budeme požadovať vykonanie jednoduchých výpočtov, napríklad spočítanie údajov v riadkoch, či stĺpcoch, alebo vypočítanie percentuálnej hodnoty čísla z daného základu a podobne. ¾ Vytvorenie tabuľky s náročnejším vyhodnotením údajov, kde sa využije teória štatistického spracovania údajov, teda aplikovanie rôznych štatistických funkcií, prevedenie analýzy údajov podľa požadovaných kritérií kde sa využijú grafy alebo diagramy, ktoré interpretujú závislosti medzi údajmi názornejšie ako dlhé rady čísel. Ako príklad uvedieme analýzu hustoty obyvateľstva v kraji alebo štáte. Ďalej môžeme uviesť zo školského prostredia povedzme štatistické vyhodnotenie výsledkov laboratórnych meraní. ¾ Program Excel umožňuje aj veľmi náročné spracovanie údajov, kde sa uplatní takzvané podmienené formátovanie s množstvom špeciálnych funkcií, využitím makier a jeho ďalších schopností. Vytvorenie takejto aplikácie si vyžaduje už hlbokú znalosť schopností Excelu, ktoré zvládnu špecialisti. Možnosti uplatnenia Excelu sú nevyčerpateľné, preto nie je účelné ich tu vymenovávať. V nasledujúcom texte sa obmedzíme len na popis základných možností formátovania buniek a spracovania údajov. Aby boli tabuľky prehľadné a zrozumiteľné, sú často členené na tri základné časti: záhlavie, telo a súhrnné časti. Záhlavie zvyčajne obsahuje názvy stĺpcov alebo riadkov. V tele sa nachádzajú vstupné údaje, ktoré sú vyhodnotené v súhrnnej časti tabuľky. Umiestnenie tabuľky v liste zvoleného zošitu môže byť ľubovoľné, teda nemusíme vždy začínať od bunky A1. Excel umožňuje zobrazovať aj text, ktorý presahuje oblasť jednej bunky, preto vytváraná tabuľka môže mať presnú podobu ako ju budeme žiadať napríklad po 11


Microsoft Excel

vytlačení na papier. Súčasťou našej tabuľky teda môže byť aj jej názov, prípadne komentár v podobe súvislého testu.

Ako vložiť údaj do bunky Editovanie obsahu bunky Najprv si vyberieme myšou, alebo klávesmi ovládajúcimi pohyb kurzoru bunku do ktorej chceme vložiť údaj (túto bunku budeme označovať ako aktívna bunka). Potom nasleduje vloženie hodnoty alebo textu z klávesnice, pričom vkladanie ukončíme stlačením klávesu Enter. Ak vložíme chybný údaj, môžeme ho opraviť v editovacom režime. Pri oprave obsahu aktívnej bunky sa do editovacieho režimu najjednoduchšie dostaneme umiestnením kurzora na pozíciu chyby vo vzorcovom paneli. Zapnutie editovacieho režimu signalizujú ikony umiestnené vľavo od hodnoty bunky, pomocou ktorých môžeme potvrdiť alebo zamietnuť opravu hodnoty bunky. Pri zapisovaní údajov do tabuľky nám Excel ponúka niekoľko nástrojov na zefektívnenie práce. Ak zapisujeme text do súvislého stĺpca, potom pri vložení začiatočných znakov program doplní zvyšnú časť textu podľa hodnoty niektorej bunky nad ňou, ktorá sa začína tými istými znakmi. Ponúknutú časť textu môžeme potvrdiť alebo prepísať. Ak vkladané údaje navzájom určitým spôsobom súvisia môžeme využiť nástroj vkladanie radov hodnôt. Napríklad pri vkladaní postupnosti čísel môžu tvoriť rad hodnôt čísla so vzrastajúcou hodnotou od daného čísla, alebo rad hodnôt predstavujú mená dní v týždni. Niektoré rady hodnôt sú súčasťou Excelu, napríklad rad čísel, rad kalendárnych dní s rôzne definovanými závislosťami medzi hodnotami (napr. vzťah medzi kalendárnymi dňami je podľa rokov, mesiacov alebo dní). Ak potrebujeme využívať vlastné rady hodnôt, môžeme ich umiestniť na kartu Nástroje | Možnosti | Vlastné zoznamy. Príklad 1: Vytvorte tabuľku poradových čísel kalendárnych dní pre mesiac marec 2006. (Príklad môžeme rozšíriť na vytvorenie tabuľky malého kalendára pre rok 2006). Riešenie príkladu 1: Otvoríme si nový zošit (tlačidlom ) a zvolíme si začiatočnú bunku našej tabuľky, napríklad B2. Do tejto bunky vložme názov tabuľky ako text marec 2006. Ak ale stlačíme Enter, uvidíme, že vložená hodnota sa pravdepodobne zobrazila ako III.06 .

Formát bunky Zobrazenie hodnoty „marec 2006“ v tvare III.06 je spôsobené štandardným nastavením formátu bunky Excelu - formát bunky je nastavený ako Obecný . Ak chceme aby formát bunky bol Text, musíme ho takto aj nastaviť v okne Formát buniek na karte Číslo (nastavujeme postupnosťou príkazov Formát | Bunky... | Číslo | Text). Okno Formát buniek môžeme otvoriť z klávesnice stlačením Alt_F, kde vyberieme príkaz Bunky..., alebo myšou: Umiestnime kurzor myši na našu bunku B2 a stlačíme pravé tlačidlo. Z kontextovej ponuky vyberieme Formát buniek.

12


Microsoft Excel

Ak na karte Číslo zvolíme Druh: Text, bude formát bunky už nastavený na Text, teda bude zobrazovať presne obsah napísaný znakmi z klávesnice. Excel ale premenil náš údaj do tvaru textu so zobrazením 38777 . Urobil to opäť preto, lebo je takto nastavený - daný obsah bunky, ktorú chápal ako dátum 1.3.2006 (takto to zobrazoval aj v editovacom riadku - pozri obrázok) premenil na text číselného údaja dátumového formátu pre Excel, toto číslo znamená počet dní od dátumu 1. januára 1900. (Pre budúcnosť si budeme pamätať, že štandardne nastavený formát buniek Obecný nám môže niekedy spôsobiť problémy, ktorým sa vyhneme tak, že nastavíme správny formát buniek ešte pred vkladaním údajov.) Pokračovanie riešenia príkladu: Teraz, keď už je formát našej bunky nastavený na Text, môžeme prepísať obsah bunky na marec 2006 a bude všetko v poriadku.

Vkladanie radu hodnôt V ďalšom riadku našej tabuľky kalendárnych dní by bolo vhodné dať názvy dní. Tu môžeme využiť vkladanie radu hodnôt. Do bunky B3 vložíme skratku Po (Pondelok) a potom nám Excel môže v riadku doplniť označenie ostatných dní v týždni radom. Ak je bunka B3 aktívna, všimnime si, že v jej pravom dolnom rohu je oddelený štvorček. Ak na neho nastavíme kurzor myši, zmení sa tento kurzor na krížik. V tomto momente stlačme pravé tlačidlo myši a posúvajme jej kurzor doprava v riadku - pri kurzore sa budú objavovať názvy označenia dní v rade. Pokračujme v ťahaní myši až kým sa nezobrazí názov Ne, pravé tlačidlo myši potom uvoľníme.

13


Microsoft Excel

Ďalej zvoľme príkaz Vyplniť rady (kurzor myši dáme na tento riadok a klikneme ľavým tlačidlom). Do daného riadku sa vyplní rad hodnôt. Ďalej by bolo vhodné upraviť šírky stĺpcov. Môžeme to urobiť myšou pomocou jej kurzora umiestneného do riadku označenia stĺpcov - kurzor myši sa zmení a keď stačíme ľavé tlačidlo, môžeme nastaviť šírku stĺpca. Jednoduchšie a pohodlnejšie bude nastaviť rovnakú šírku všetkých stĺpcov s označením dňa, teda šírku stĺpcov oblasti B3:H3. Označme túto oblasť myšou a vložme v príkaze Formát | Stĺpec | Šírka hodnotu 3.

Miesta pre vloženie označenia čísel dní máme pripravené. Stačí si len uvedomiť (alebo zistiť), že 1.3.2006 je streda. Číslo 1 vložíme teda do bunky D4 a ostatné bunky vyplníme radmi čísel v riadku s krokom 1, v stĺpci s krokom 7. Krok radu čísel nastavíme po zvolení príkazu Rady… z kontextovej ponuky po uvoľnení pravého tlačidla myši.

Ako základ hodnôt tabuľky kalendára bude prvý riadok a posledný stĺpec.

14


Microsoft Excel

Potom už bude nasledovať len vyplňovanie radov doľava s krokom 1 (presnejšie -1) z posledného stĺpca. Základ tabuľky kalendára dostaneme v tejto podobe:

Formát tabuľky jedného mesiaca kalendára ešte môžeme upraviť tak, aby spĺňal aj estetické požiadavky, napríklad: o názov mesiaca má byť vytlačený tučným písmom, o tabuľka má byť orámovaná, o hlavička tabuľky - označenie dní má byť zvýraznené farbou, o čísla dní majú byť tiež orámované tenkými čiarami, o dni v sobotu a v nedeľu majú byť označené farbou, o mriežky ostatných polí nemajú byť zobrazené . Postup úpravy: • Śtýl písma bunky B2 zmeníme keď stačíme tlačidlo B , na paneli s príkazmi: vyberieme bunku B2 a stačíme tlačidlo voľby Rezu písma Tučný - Bold • Orámovanie prevedieme z príkazového panela stlačením tlačidiel na Orámovanie: Označíme oblasť B3:H8 a rozvinieme ponuku na Orámovanie buniek tak, že klikneme na šípku vedľa tlačidla (rozbaľovacia šípka). Stlačíme najprv tlačidlo na orámovanie tenkou čiarou (okolia aj vnútorných buniek oblasti) a potom na orámovanie hrubou čiarou. • Podfarbenie buniek prevedieme kliknutím na žiadanú farbu výplne. • Zobrazovanie mriežky vypneme na karte Možnosti

15


Microsoft Excel

Aby sme dostali konečný vzhľad tabuľky v podobe na obrázku, kde názov tabuľky je v čistom poli bez ohraničenia mriežok, použili sme ešte príkaz na zlúčenie buniek

Úloha 2: Vytvorte tabuľku rozvrhu hodín

Poznámka: Pri riešení tejto úlohy opäť využite vytváranie radov hodnôt. Všimnite si, že tento postup sa dá použiť aj pri textoch, kde sa v názve mení len hodnota čísla, napríklad: Úloha 3: Vytvorte tabuľku na zápis dochádzky zamestnancov organizácie v pracovných dňoch. Poznámka: Pracovné dni v danom mesiaci nám MS Excel tiež vytvorí v rade:

Uloženie a otvorenie zošita Uloženie zošita Výsledok snaženia užívateľa programu je potrebné nakoniec uložiť do pamäte počítača tak, aby bolo možné aplikáciu po čase otvoriť a využiť ju v ďalšej praxi, prípadne pokračovať v „rozrobenej“ práci. Program umožňuje súbor aj priamo odoslať iným adresátom v rôznych formátoch. O týchto postupoch činnosti sa dozviete z Pomocníka. Zošit programu MS Excel ukladáme do súboru. Názov súboru má príponu .xls. Prvotné uloženie zošitu vykonáme príkazom Uložiť ako..., ktorý nám umožní zvoliť si cestu pre uloženie súboru a jeho meno. Ďalšie ukladania už potom stačí vykonať príkazom Uložiť. Pomocník Excelu nám ale radí: Zošity nájdete ľahšie, ak použijete dlhé popisné názvy. Úplná cesta k súboru vrátane písmena označujúceho jednotku, názvu servera, cesty k priečinku, názvu súboru a prípony súboru s tromi znakmi môže obsahovať až 218 znakov. Názvy súborov nemôžu obsahovať nasledujúce znaky:

16


Microsoft Excel

lomku (/), spätnú lomku (\), väčší ako (>), menší ako (<), hviezdičku (*), otáznik (?), úvodzovky ("), symbol (|), dvojbodku (:) ani bodkočiarku (;).

Otvorenie zošita V programe Excel je možné z dialógového okna Otvoriť otvárať zošity uložené na rôznych miestach: na pevnom disku vášho počítača alebo na disku umiestnenom v sieti, na ktorú ste pripojení. Sieťový zošit môžete otvoriť aj bez pripojenia na sieťový server, pokiaľ sieť používa UNC adresy. Zošity z vlastného pevného disku alebo zo sieťového disku, na ktoré máte právo zápisu, môžete otvárať ako kópie a pracovať s nimi namiesto originálov. Zošity taktiež možno otvárať (bez ohľadu na ich umiestnenie) v režime iba na čítanie, čím si zaistíte neporušenosť originálu.

Tlač tabuliek a grafických objektov Program Microsoft Excel umožňuje prezeranie a nastavenie vzhľadu pracovného hárka viacerými spôsobmi. • Normálne zobrazenie. Štandardné zobrazenie, optimálne pre zobrazenie údajov a prácu s údajmi. • Ukážka pred tlačou. Zobrazuje, ako sa strana vytlačí, a umožňuje úpravu stĺpcov a okrajov. Vzhľad strán v okne ukážky závisí od toho, ktoré písma sú k dispozícii, od rozlíšenia tlačiarne a dostupných farieb. • Ukážka zlomov strán. Zobrazí rozloženie údajov na tlačených stranách a umožňuje jednoducho nastaviť oblasť tlače a zlomy strán. Pri nastavovaní parametrov tlače hárka môžete prepínať medzi zobrazeniami a kontrolovať vplyv nastavení pred vlastnou tlačou. Príprava tlače Program Excel poskytuje množstvo voliteľných nastavení, ktoré umožňujú prispôsobiť vzhľad tlačenej stránky. Aby ste skontrolovali všetko, čo môže ovplyvniť výsledok tlače, je potrebné vykonať tieto kroky: - Upraviť formát a rozloženie pracovného hárka na obrazovke Orientáciu tlačeného pracovného hárka možno nastaviť na výšku alebo na šírku. Orientácia na šírku. Orientácia na šírku sa používa, ak sa daný počet stĺpcov nezmestí na stranu orientovanú na výšku. Ak orientáciu na šírku použiť nechcete, zmeňte rozloženie tlačeného pracovného hárka tak, aby sa údaje zmestili na plochu, ktorá je k dispozícii, alebo nastavte okraje. Prispôsobenie údajov priestoru strany. Tlačený obraz sa prispôsobí strane alebo rozmeru papiera zmenšením alebo zväčšením obrazu. Rozloženie tlačeného pracovného hárka sa dá zmeniť aj nastavením rozmeru papiera, vhodným umiestnením údajov na tlačenej strane a úpravou spôsobu číslovania strán. Tieto zmeny sa týkajú len vzhľadu tlačeného pracovného hárka, zobrazenie na obrazovke neovplyvňujú. 17


Microsoft Excel

Tlač časti údajov. Ak chcete vytlačiť len vybratú časť údajov, určte oblasti tlače.

-

-

Pridať hlavičky a päty Ak chcete na každej strane nad alebo pod údaje pracovného hárka vložiť čísla strán alebo iný text, pridajte do tlačeného pracovného hárka hlavičky alebo päty. Hlavičky sa vytlačia na vrchnom, päty na spodnom okraji každej strany. Môžete použiť preddefinované hlavičky a päty alebo môžete vytvoriť vlastné. Hlavičky a päty sú od údajov pracovného hárka oddelené a zobrazujú sa len pri ukážke a tlači. Okrem hlavičiek a piat môžete ako tlačené záhlavia každej strany opakovane vytlačiť údaje pracovného hárka. Ukázať a prispôsobiť okraje Kliknutím na ikonu Ukážka pred tlačou sa strana zobrazí presne tak, ako sa vytlačí. V ukážke pred tlačou vidno hlavičky, päty a tlačené záhlavia. Úprava okrajov. Ak sú údaje široké, nezmestia sa na stranu a nechcete ich prispôsobiť zmenšením, upravte okraje alebo stĺpce. V ukážke pred tlačou možno šírku okrajov a stĺpcov meniť presúvaním rukovätí. Rukoväte sa zobrazia po kliknutí na tlačidlo Okraje.

Zmena veľkosti jednotlivých stĺpcov a riadkov: Posuňte čiary mriežky v oblastiach čísiel riadkov a písmen stĺpcov. Mriežka, poradie strán a ďalšie nastavenia: V ukážke pred tlačou možno meniť spôsob tlače. Pomocou tlačidla Nastaviť možno vypínať a zapínať mriežku, tlačiť kópiu konceptu pracovného hárka a meniť poradie strán pri tlači.

18


-

-

Microsoft Excel

Skontrolovať zlomy strán Ukážka zlomov strán zobrazuje, kde sa na pracovnom hárku nachádzajú zlomy strán a ktorá oblasť pracovného hárka sa vytlačí. Nastavené zlomy strán sa zobrazujú plnými modrými čiarami, automatické zlomy čiar nastavené programom Excel čiarkovanými modrými čiarami. Posun zlomov strán. Ak chcete na danú stranu umiestniť viac riadkov alebo stĺpcov, posuňte vodorovný alebo zvislý zlom strany. V Ukážke zlomov strán sa údaje automaticky prispôsobia tak, aby sa umiestnili na jednej strane. Ak sa chcete presvedčiť, či veľkosť písma nie je veľmi malá, zobrazte znova ukážku strany. Vynútené zlomy strán. Nastavením nového zlomu strany ukončíte v danom mieste stranu a začnete stranu novú. Opakovať názvy na každej strane Opakovanie menoviek riadkov a stĺpcov. Ak majú údaje pracovného hárka menovky riadkov a stĺpcov (nazývajú sa tiež názvy používané pri tlači), program Excel môže opakovať tlač týchto menoviek na každej strane tlačeného pracovného hárka. Názvy nemajú byť v prvých riadkoch alebo stĺpcoch pracovného hárka. Ich tlač sa však začne opakovať až po vytlačení riadka alebo stĺpca, v ktorom sú umiestnené. Opakovanie hlavičiek riadka alebo stĺpca. Je tiež možné vytlačiť pre pracovný hárok čísla riadkov alebo písmená označujúce stĺpce (tieto hlavičky nie sú totožné s menovkami údajov). Používať sa môžu aj ďalšie kombinácie hlavičiek a piat, opakovaných menoviek a hlavičiek riadkov a stĺpcov. Rozsah strán. Môžete zobraziť ukážku určitého rozsahu strán.

Vložený graf. Ak pracovný hárok obsahuje vložený graf, ukážka pred tlačou zobrazí pracovný hárok aj graf. Môžete premiestniť alebo meniť veľkosť grafu v normálnom zobrazení alebo v ukážke zlomov strán. Ak vyberiete vložený graf pred kliknutím na tlačidlo Ukážka pred tlačou, program Excel zobrazí iba vložený graf. Číslo strany a počet strán. Stavový riadok v dolnej časti obrazovky zobrazuje číslo aktuálnej strany a počet všetkých strán, ktoré sa majú vytlačiť. Zrýchlenie tlače Tlač v konceptovej kvalite. Tlač pracovného hárka môžete zrýchliť dočasnou zmenou kvality tlače. Čiernobiela tlač. Na čiernobielych tlačiarňach program Excel tlačí farby ako odtiene sivej. Tlač pracovných hárkov obsahujúcich farby môžete zrýchliť čiernobielou tlačou. Keď tlačíte pracovný hárok čiernobielo, program Excel tlačí písmo a orámovania čiernobielo, nie ako odtiene sivej. Program Excel tlačí bunky a pozadie automatických tvarov ako biele a inú grafiku a grafy v odtieňoch sivej. Tlač bez mriežky buniek. Veľké hárky sa tlačia rýchlejšie, ak sa tlačia bez mriežky buniek. Prispôsobenie tlače šírke papiera alebo počtu strán Ak sa vaša práca nezmestí presne na počet strán, koľko chcete, môžete upraviť mierku. Môžete tiež určiť, na koľko strán sa má vaša práca vytlačiť.

19


Microsoft Excel

Výpočty (vloženie vzorcov) Program MS Excel samozrejme dokáže vykonávať aj rôzne výpočty. Okrem základných počtových úkonov má užívateľ k dispozícii rôzne funkcie. Vypočítané hodnoty sa zobrazia v danej bunke tabuľky, do ktorej je potrebné vložiť vzorec na výpočet. Vloženie vzorca do bunky sa začína znakom = (rovná sa). Za ním nasleduje zápis vzorca, pričom využívame štandardný spôsob zápisu do riadku. (Na editovanie využívame vzorcový panel.) Ak je potrebné do vzorca zahrnúť hodnoty v bunkách tabuľky, využívame adresovanie buniek. Príklad 2: Vypočítajte súčet trojnásobku bunky A1 a päťnásobku bunky B1. Výsledok má byť v bunke C1. Riešenie: Do bunky C1 vložíme vzorec =3*A1+5*B1. Príklad 4: Vypočítajte aritmetický priemer všetkých hodnôt buniek v oblasti tabuľky A1:C3. Riešenie: Napríklad do bunky D3 vložíme vzorec =PRŮMĚR(A1:C3) Postup: • klikneme na bunku D3 • klikneme na tlačidlo Vložiť funkciu vo vzorcovom paneli • v zobrazenom okne Vložiť funkciu, v riadku Vybrať kategóriu: vyberieme Štatistické a v poli Vybrať funkciu vyberieme PRŮMĚR a klikneme na tlačidlo OK • odkazy na bunku ako argument zadáme tak, že klikneme na prvú bunku oblasti A1, potom podržíme stlačený kláves Shift a klikneme na druhú bunku určujúcu oblasť – C3 • po kliknutí na tlačidlo OK bude v bunke vypočítaná hodnota priemeru Úloha 3: Vypočítajte si počet dní vášho života. Návod: Nastavte formát buniek B2, C2 na Text. Vložte dátum narodenia do B2 a dnešný dátum do C2. Do D2 vložte príkaz =DATUMHODN(C2)-DATUMHODN(B2).

Kopírovanie vzorcov Ak v nejakej úlohe budeme potrebovať napríklad spočítať obsah buniek vo viacerých riadkoch, stačí vložiť vzorec pre súčet len do prvého riadku a použiť kopírovanie obsahu buniek. Vzorce sa prekopírujú do nasledujúcich riadkov, pričom sa uplatní relatívne adresovanie buniek (súčty budú pre daný riadok). Ďalšie tipy sú v nasledujúcich príkladoch.

20


Microsoft Excel

Príklady výpočtov v programe MS Excel Text príkladu je prevzatý z www stránky Infovek 2005. V programe MS Exceli sa dajú robiť veľmi jednoducho pekné tabuľky. Má však aj veľa ďalších veľmi užitočných funkcií. V tomto príklade si ukážeme, ako rýchlo vie za nás počítať.

Tabuľka úspor Vytvoríme si tabuľku úspor podľa nasledujúceho obrázka: Do 7. riadku a do stĺpca H chceme vypočítať príslušné celkové súčty. Najskôr si vypočítame súčet úspor za mesiac január. Klikneme do bunky B7 a z ponuky nástrojov vyberieme tlačidlo

Automatický súčet . Excel automaticky označí všetky bunky s číslami nad bunkou B7 a doplní do nej funkciu SUM. Všimnime si, že vzorec, ktorý sa doplnil do bunky, je SUM(B3:B6) – znamená to súčet hodnôt z buniek B3, B4, B5 a B6. Teraz stačí stlačiť kláves Enter na potvrdenie akcie. Po vložení vzorca sa v bunke B7 okamžite vypočíta súčet a zobrazí sa výsledok - v našom prípade 2100. Zápis tejto funkcie môžeme vidieť vo vzorcovom paneli. Keď zmeníme niektorú z hodnôt v bunkách B3 až B6, Excel to automaticky prepočíta a v bunke B7 zobrazí nový výsledok. Môžete si to vyskúšať. Niekedy sa môže stať, že sa síce označia bunky, ale nemusíme byť s týmto výberom spokojní. Vtedy stačí vybrať (klasicky) správne bunky a potom stlačiť Enter. Podobne vypočítame celkové úspory za polrok z bežného účtu: Klikneme do bunky H3 a z ponuky nástrojov opäť vyberieme tlačidlo Automatický súčet. Excel teraz neoznačí všetky bunky nad touto bunkou, ale označí všetky bunky s číslami vľavo od nej. Vzorec, ktorý sa doplnil je SUM(B3:G3). Opäť, keďže je výber buniek správny, stlačíme kláves Enter.

Teraz máme vypočítanú celkovú sumu pre bežný účet a pre mesiac január. Potrebovali by sme vypočítať úspory aj pre ostatné účty a tiež mesiace. Môžeme to spraviť takým istým spôsobom. My si však ukážeme ďalší spôsob, pri ktorom využijeme už naše hotové vzorce. Najskôr spravme celkové súčty pre všetky ostatné účty: Kliknime na bunku H3, v ktorej máme vypočítanú celkovú sumu pre bežný účet. Všimnime si zvýraznený pravý dolný roh takto označenej bunky

. Ak prejdeme myšou nad tento zvýraznený roh,

21


Microsoft Excel

kurzor myši sa zmení na malý krížik. Klikneme na tomto bode ľavým tlačidlom myši, držíme stlačené a ťaháme kurzor myši dolu tak, aby sme označili bunky H3:H6. Ak teraz pustíme tlačidlo myši, Excel automaticky doplní vzorec z pôvodnej bunky H3 do všetkých buniek, ktoré sme vybrali, ale vzorec vnútri upraví. V bunke H4 nebude pôvodný vzorec SUM(B3:G3), ale správny vzorec SUM(B4:G4). Podobným spôsobom doplníme aj súčty úspor za jednotlivé mesiace do buniek B7 až G7. Tabuľku ešte môžeme naformátovať (zvýrazniť písmo, zmeniť pozadie buniek, orámovať), aby bola krajšia a prehľadnejšia.

Hodnoty v tabuľke označujú peňažné vklady, ale v našej tabuľke to zatiaľ nie je vidno. Označíme si najskôr bunky B3 až G7. Ešte potrebujeme označiť bunky H3 až H6, aby sme mali označené všetky číselné bunky. Stlačíme preto kláves CTRL a označíme ešte bunky H3 až H6. V ponuke Formát vyberieme položku Bunky... .

Zobrazí sa dialógové okno Formát buniek. Z ponuky na záložke Číslo vyberieme položku Mena. Symbol nastavíme na Sk a stlačíme tlačidlo OK. Každá číselná hodnota v tabuľke bude teraz doplnená o Sk. Podobným spôsobom môžeme číselné údaje upraviť na dátum, čas, zlomok, telefónne číslo...

22


Microsoft Excel

Výpočty a grafy Sledovanie Úspešnosti žiakov v predmete Text príkladu je prevzatý z www stránky Infovek 2005. Otvoríme si nový zošit. Pripravíme si tabuľku, v ktorej budeme evidovať body z písomiek. Do stĺpca A zapíšeme mená žiakov, v 1. riadku budú jednotlivé písomky z predmetu za polrok. Tabuľku vyplníme tak, ako na obrázku, teda do bunky A1 vpíšeme „Meno/Písomka“ atď. Zatiaľ nás nemusí trápiť, že časť textu v bunkách nie je vidieť. Keď sme zápis do tabuľky ukončili, upravíme ju nasledovne: Všetky zapísané údaje budú písané hrubým písmom, mená budú červené a pozadie v písomkách bledozelené. Teraz si ukážeme, ako upravíme veľkosť bunky, aby sme videli celý jej obsah – zmeníme šírku stĺpca. Kurzorom myši prejdeme na rozhranie dvoch stĺpcov (teda medzi písmená A a B). Kurzor zmení tvar, tak ako vidieť na obrázku. Stlačíme ľavé tlačidlo myši a ťaháme v smere, v ktorom chceme šírku stĺpca upraviť. Šírku stĺpca môžeme zmeniť aj v ponuke Formát – Stĺpec – Šírka. Program si od nás vypýta číslo, ktoré udáva šírku stĺpca. Napr. číslu 15 zodpovedá šírka 110 bodov na obrazovke, číslu 30 zodpovedá šírka 215 bodov. Nastavovanie šírky myšou je ale oveľa pohodlnejšie, no menej presné. Týmto spôsobom si nastavíme šírky všetkých stĺpcov. Do bunky A8 ešte dopíšeme „Maximalista“, do bunky G1 „Spolu body“ a do bunky H1 „Úspešnosť“. Riadok s maximalistom si tiež farebne zvýrazníme. Výsledkom bude nasledujúca tabuľka:

23


Microsoft Excel

Teraz vyplníme tabuľku bodmi za jednotlivé písomky. Stĺpce G, H a 8. riadok zatiaľ nevypĺňame. Do stĺpca G (Spolu body) spočítame celkový počet bodov za polrok. Do 8. riadku maximálny počet bodov za jednotlivé písomky a do stĺpca H budeme počítať úspešnosť žiaka. Body môžeme doplniť ľubovoľne, pre prípad kontroly však môžeme zadať také isté hodnoty ako na obrázku: Podobne ako v predchádzajúcom príklade vložíme do buniek G2 až G8 celkové súčty bodov jednotlivých žiakov aj „maximalistu“.

Úspešnosť žiaka za polrok vypočítame ako podiel celkového súčtu bodov žiaka a celkového súčtu maximalistu. Presunieme sa do bunky H2. Do vzorcového panela vypíšeme = (každý vzorec musí začínať znamienkom =) a za ním bude blikať kurzor.

Teraz klikneme do bunky G2 (súčet bodov žiaka). Za = sa hneď napíše „G2“. Dopíšeme „/“ (delenie) a ešte klikneme na bunku G8 (súčet bodov maximalistu). A vzorec pre výpočet úspešnosti je hotový. Nesmieme zabudnúť stlačiť kláves Enter na potvrdenie správnosti vzorca.

Vzorec z bunky H2 skopírujeme do buniek H3 až H7. V skopírovaných bunkách sa zobrazia krížiky #########. Znamená to, že sa výsledok nedá zobraziť pre malú šírku stĺpca. Upravíme teda šírku stĺpca H. Po úprave však v bunkách nie sú hodnoty, ktoré by sme očakávali, ale chybové hlásenie #DELENIE NULOU!. Pozrime sa, aký vzorec sa naozaj nachádza napr. v bunke H3. Namiesto vzorca =G3/G8, ktorý by sme očakávali, je tam vzorec =G3/G9. Excel pri kopírovaní upravuje vzorce tak, že všetky odkazy na bunky posúva v smere kopírovania (RELATÍVNE ADRESOVANIE). Teda posunul G2 na G3 a tiež aj G8 na G9. V bunke G9 sa však nenachádza nič (teda sa predpokladá, že je tam 0). Preto nám Excel vypísal chybové hlásenie #DELENIE NULOU!. My však vždy chceme deliť hodnotou v bunke G8. Musíme si teda túto bunku „zamknúť“.

24


Microsoft Excel

Vráťme sa opäť k bunke H2 a trošku upravme vzorec =G2/G8. Klikneme medzi G a 8 vo vzorcovom paneli a stlačíme kláves F4. Pred G aj pred 8 nám pribudol znak $ (dolár). To znamená, že sa pri kopírovaní nebude meniť adresa bunky ani vodorovne ani zvisle. Takémuto adresovaniu sa hovorí ABSOLÚTNE. Opäť skopírujme upravený vzorec z bunky H2 do buniek H3 až H7. Môžeme sa presvedčiť, že už všetky vzorce sú správne. Ešte by sme chceli, aby výsledok bol v percentách. Označíme bunky H2 až H7 a klikneme na tlačidlo Štýl percent . Namiesto hodnoty 0.948979592 v bunke H2 bude 95%. Pomocou tlačidla Pridať desatinné miesto môžeme hodnoty v označených bunkách H2 až H7 zaokrúhliť na dve desatinné miesta. Chceli by sme ešte vedieť, aké boli priemerné počty bodov za jednotlivé písomky. Vypočítame si ich do 9. riadku. Nastavíme sa do bunky B9 (priemerný počet bodov za písomku zo stavby atómu). Klikneme na tlačidlo Vložiť funkciu pri vzorcovom paneli. Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom zvolíme funkciu AVERAGE (Priemer) a stlačíme tlačidlo OK. Zobrazí sa okno funkcie AVERAGE. Excel nám ponúkol vypočítať priemer z buniek B2 až B8, ale my do priemeru nechceme započítať maximalistu, ktorý je v bunke B8. Preto musíme položku Number1 upraviť. Klikneme na Tlačidlo pre skrytie rámca pri položke Number1. Okno pre funkciu AVERAGE sa skryje. Myšou vyberieme oblasť buniek B2 až B7 a klikneme na Tlačidlo pre návrat do rámca . Pri položke Number1 už bude správna oblasť buniek. Stlačíme tlačidlo OK. Vzorec z bunky B9 skopírujeme aj do buniek C9 až G9. Nemusíme použiť absolútne adresovanie, lebo potrebujeme, aby sa nám všetky adresy buniek vo vzorci posunuli vo vodorovnom smere.

Môžeme vidieť, že výsledky majú rôzny počet desatinných miest. Zaokrúhlime ich všetky na 2 desatinné miesta. Označíme požadované bunky (B9 – G9). V ponuke 25


Microsoft Excel

Formát vyberieme položku Bunky... Zobrazí sa dialógové okno Formát buniek. Z ponuky na karte Číslo vyberieme kategóriu Číslo. Presvedčíme sa, či je pri položke Desatinné miesta číslo 2. Stlačíme tlačidlo OK. Na záver si ukážeme, ako vytvoríme graf celkovej úspešnosti žiakov za polrok. Označíme požadované bunky (aj hlavičku) A1 až A8 a G1 až G8 (pomocou CTRL). V paneli nástrojov klikneme na tlačidlo Sprievodca grafom . Zobrazí sa dialógové okno. Na karte Štandardné typy zvolíme Typ grafu napr. Valcový a Podtyp grafu Stĺpcový s valcovým tvarom. Stlačíme tlačidlo Ďalej >.

V ďalšom dialógovom okne nás zaujíma položka Rady tvoria:. Tu môžeme Stĺpce zameniť za Riadky. Všimnite si, aké zmeny sa v grafe udejú. Vyberte si ten, ktorý vám viac vyhovuje. Opäť stlačíme tlačidlo Ďalej >. Na karte Názvy ďalšieho dialógového okna môžeme dopísať Názov grafu, Os kategórií X a Os hodnôt Z.

V poslednom dialógovom okne sa nás Excel pýta, kde chceme umiestniť graf. Nám stačí, ak ho umiestnime Ako objekt do: Hárok1.

Stlačíme tlačidlo Dokončiť. 26


Microsoft Excel

Náš hárok môže nakoniec vyzerať napríklad takto:

Použitá literatúra [1] Marie Francu: Excel 2000 Učebnice 1. vydání. Brno: CBB s.r.o., 1999 [2] Marek Kocan akol.: Jak vyzrát na počítač. Praha: Computer Press, 2001 [3] S. Lukáč - Ľ. Šnajder: Práca s tabuľkami. Bratislava: SPN, 2001 [4] Microsoft Excel XP. Bratislava: Asociácia projektu INFOVEK, 2003

27

RNDr. Vladimír Nemčko

Recommend Documents