Resultaten doorlichting VenZO Rapport Stadsdeel Amsterdam-Zuidoost

Resultaten doorlichting VenZO

Rapport Stadsdeel Amsterdam-Zuidoost

BMC april 2013 drs. A.J. Dekker M.C. van Wietmarschen E.L. Visser MSc Projectnummer: 035119 Correspondentienummer: AD-1504-62965

RESULTATEN DOORLICHTING VENZO

INHOUD Hoofdstuk 1 Vraagstelling en aanpak ................................................................. 3 1.1 Inleiding ........................................................................................................ 3 1.2 Inhoud motie over VenZO ............................................................................ 3 1.3 Vraagstelling ................................................................................................ 3 1.4 Aanpak ......................................................................................................... 5 1.5 Leeswijzer .................................................................................................... 6 Hoofdstuk 2 Literatuuronderzoek ....................................................................... 7 2.1 Inleiding ........................................................................................................ 7 2.2 Instrumenten voor kwaliteitsbeoordeling ....................................................... 7 2.3 Basisfuncties ondersteuning vrijwilligerswerk ............................................... 8 2.4 Begripsbepalingen ........................................................................................ 9 Hoofdstuk 3 Onderzoek VenZO ....................................................................... 11 3.1 Inleiding ...................................................................................................... 11 3.2 Voorgeschiedenis ....................................................................................... 11 3.3 Takenpakket............................................................................................... 12 3.4 Werkprocessen rond de kernfunctie bemiddeling ....................................... 12 3.5 Informatie en advies en serviceverlening .................................................... 14 3.6 Deskundigheidsbevordering, promotie en netwerkvorming ......................... 14 3.7 Organisatie, formatie en overhead.............................................................. 15 3.8 Financiën.................................................................................................... 16 3.9 Toezicht...................................................................................................... 16 3.10 Samenvatting en conclusies ..................................................................... 19 Hoofdstuk 4 Subsidieafspraken en prestaties ................................................. 20 4.1 Subsidieafspraken ...................................................................................... 20 4.2 Subsidiebedragen ...................................................................................... 21 4.3 Prestaties ................................................................................................... 22 4.4 Proces subsidieverstrekking en toezicht op de gesubsidieerde instelling.... 23 4.5 Vergelijking met andere steunpunten ......................................................... 24 4.6 Vergelijking op takenpakket (samengevoegd met 4.5)................................ 25 4.7 Samenvatting en conclusies ....................................................................... 27 Hoofdstuk 5 Bestandsanalyse .......................................................................... 29 5.1 Inleiding ...................................................................................................... 29 5.2 Methode ..................................................................................................... 29 5.3 Bevindingen ............................................................................................... 29 5.4 Samenvatting en conclusies ....................................................................... 34 Hoofdstuk 6 Interviews met organisaties ......................................................... 35 6.1 Inleiding ...................................................................................................... 35 6.2 Methode ..................................................................................................... 35 6.3 Bevindingen ............................................................................................... 35 6.4 Samenvatting en conclusies ....................................................................... 38

1/51


Hoofdstuk 7 Interviews met vrijwilligers .......................................................... 39 7.1 Inleiding ...................................................................................................... 39 7.2 Methode ..................................................................................................... 39 7.3 Bevindingen ............................................................................................... 39 7.4 Samenvatting, conclusies en aanbevelingen .............................................. 42 Hoofdstuk 8 Toetsing kwaliteit ......................................................................... 44 8.1 Inleiding ...................................................................................................... 44 8.2 Kwaliteitskeurmerk ..................................................................................... 44 8.3 Interventiepiramide ..................................................................................... 45 8.4 Governancecode ........................................................................................ 47 8.5 Samenvatting en conclusies ....................................................................... 48 Hoofdstuk 9 Samenvatting, conclusies, aanbevelingen ................................. 49 9.1 Hoofdconclusies en belangrijkste aanbevelingen ....................................... 49

2/51


Hoofdstuk 1 Vraagstelling en aanpak 1.1

Inleiding De deelraad Amsterdam-Zuidoost heeft bij de behandeling van de begroting 2013-2017 op 27 november 2012 unaniem een motie van de VVD over het vrijwilligerswerk aangenomen. In deze motie wordt het dagelijks bestuur opgeroepen onderzoek te doen naar het functioneren van het vrijwilligerssteunpunt ‘Vrijwilligers en ZO’ (VenZO). Het vrijwilligerssteunpunt VenZO coördineert sinds 1 juli 2011 als zelfstandige stichting het vrijwilligerswerk. BMC is gevraagd het onderzoek naar VenZO uit te voeren.

1.2

Inhoud motie over VenZO De motie die door de deelraad in Amsterdam-Zuidoost is aangenomen omvat het volgende: Constaterende dat:  de werkloosheid in stadsdeel Zuidoost relatief hoog is;  VenZO het vrijwilligerswerk coördineert;  de behoefte om zorgvrijwilligers in te zetten toeneemt;  er geen duidelijkheid is over het functioneren van VenZO. Overwegende dat:  het vrijwilligerswerk een opstap kan zijn naar regulier werk;  zorgvrijwilligers opgeleid en begeleid moeten worden;  dit professioneel moet gebeuren. Draagt het dagelijks bestuur op:  in februari 20131 een evaluatie over het functioneren van VenZO naar de raad te sturen;  gelijktijdig in een notitie aan te geven hoe het vrijwilligerswerk binnen het brede participatiebeleid vormgegeven moet worden;  hierbij inzicht te geven in de ontwikkeling van het aantal vrijwilligers;  de groep zorgvrijwilligers hier specifiek uit te lichten, uitgaande van de behoefte;  hierbij tevens specifiek voorstellen te doen voor een professionele opleiding en begeleiding van zorgvrijwilligers.

1.3

Vraagstelling Bovenstaande opdracht aan het dagelijks bestuur is richtinggevend voor de vraagstelling van dit onderzoek.2

1

Preadvies is juni.

2

De opstellen van een beleidsnotitie over het vrijwilligerswerk, waar in de motie om gevraagd wordt, valt buiten het

onderzoek. Er is al een nota participatiebeleid waarin het vrijwilligerswerk is opgenomen. Het onderzoek zal zeker aanknopingspunten en aanbevelingen bevatten voor de doorontwikkeling van het beleid.

3/51


In aanvulling daarop heeft de opdrachtgever gevraagd om in het onderzoek helderheid te scheppen over de begrippen die op dit beleidsterrein gehanteerd worden (vrijwilligers en zorgvrijwilligers, mantelzorg en informele zorg). In het licht van de afspraak in het bestuursakkoord over de gewenste stijging van het aantal zorgvrijwilligers met 25% , waaraan ook de activiteiten van VenZO moeten bijdragen, is helderheid over wat onder zorgvrijwilligers wordt verstaan belangrijk. VenZO is overigens niet de enige organisatie die bemiddelt bij de inzet van zorgvrijwilligers. Het onderzoek beperkt zich echter tot VenZO. Uitwerking vraagstelling Het onderzoek richt zich op het schetsen van een objectiveerbaar beeld van het functioneren van VenZO. Het betreft de volgende aspecten: Werkwijze  Wat is de werkwijze van VenZO bij de bemiddeling (werving en screening vrijwilligers, selectie vacatures, begeleiding3, afronding et cetera)?  Hoe ziet het databestand eruit en hoe actueel is dat (Wie staan er ingeschreven, voor hoe lang en waar komen ze vandaan? Wordt er periodiek getoetst of de inschrijving nog actueel is?)? Bedrijfsvoering  Wat zijn de kosten van de organisatie4 (bedrijfsresultaat, reservepositie, verhouding directe/indirecte kosten, gemiddeld uurtarief en dergelijke)? Resultaten  Wat zijn de feitelijke resultaten (aantal matches, matches afgezet tegen aantal vacatures en ingeschreven vrijwilligers, geslaagde/niet-geslaagde matches, terugkoppeling en afronding)? Kwaliteit  Welke kwaliteitscriteria zijn er vanuit de literatuur voorhanden aangaande de ondersteuning van het vrijwilligerswerk op inhoud van het werk? Klanttevredenheid  Wat vinden vrijwilligers, vragers van vrijwilligerswerk (particulieren en organisaties) van de dienstverlening?

3

Opleiden van (zorg)vrijwilligers behoorde in 2012 niet tot de opdracht aan VenZO. In 2012 was het opleiden van

vrijwilligers ondergebracht bij de Vrijwilligersacademie. In 2013 wordt gestart met de Burgeracademie. De Burgeracademie is een initiatief van VenZO 4

De jaarrekening over 2012 is was gedurende het onderzoek nog niet voorhanden.

4/51


Afspraken  Hoe zien de subsidieafspraken eruit (prestatieafspraken, rapportage- en verantwoordingsafspraken, kwaliteitscriteria)?  Hoe is feitelijk het toezicht geregeld (regelmaat contact, toetsing stukken en dergelijke)? Vergelijking  Hoe valt de vergelijking uit met andere steunpunten vrijwilligerswerk op de diverse punten (bedrijfsvoering, werkwijze, prestaties)? Maatschappelijke effecten  Worden de beoogde maatschappelijke effecten bereikt zoals die door de subsidiegever zijn omschreven? In de kern is dit de meest wezenlijke vraag. Maatschappelijke effecten zijn in het algemeen echter lastig zichtbaar te maken dan wel eenduidig toe te schrijven aan een enkele actor. Van een diepgaand onderzoek is gegeven het tijdsbestek voor het onderzoek geen sprake. Op grond van de interviews en het dossieronderzoek onder vrijwilligers en gebruikers wordt er een kwalitatief beeld geschetst van het maatschappelijk rendement. 1.4

Aanpak Voor het onderzoeken van de hierboven beschreven punten is in hoofdlijn de volgende aanpak gehanteerd: 1. gesprekken met sleutelfiguren (wethouder, ambtenaren, directie VenZO, voorzitter raad van toezicht (RvT) VenZO, boekhouder VenZO); 2. documentenonderzoek (onder andere: jaarverslagen, subsidieafspraken, interne stukken VenZO); 3. literatuuronderzoek gericht op kwaliteitscriteria (onder andere: Movisie, Mezzo, de Nederlandse organisatie vrijwilligerswerk, BMC); 4. Interviews met vrijwilligers en organisaties; 5. bestandanalyse (vacaturebank, vrijwilligers); 6. toetsing gegevens; 7. vergelijking met andere steunpunten vrijwilligerswerk (Amsterdam-Nieuw-West en Amsterdam-Noord). Deze aanpak levert een 360-gradenanalyse op. De organisatie van onderzoek (VenZO) wordt vanuit alle denkbare hoeken bekeken (vanuit de opdrachtgever, de klanten en branchegenoten) en beoordeeld aan de hand van objectiveerbare normen. De mondelinge informatie over VenZO is getoetst aan de onderliggende stukken en bestanden, de informatie van vrijwilligers en opdrachtgevers, inclusief de gemeente. Komt dat met elkaar overeen? Waar wijken de beelden af? Hoe presteren ander organisaties? Daarnaast is de informatie getoetst aan de hand van instrumenten of criteria die belangrijk zijn voor de branche, zoals het keurmerk voor steunpunten vrijwilligers, een analyse- en beoordelingsinstrument voor gesubsidieerde organisaties en de governancecode van de MOgroep.5 5

De MOgroep is de werkgeverskoepel en belangenbehartiger van de welzijnsorganisaties. De MOgroep werkt aan

de professionalisering van de welzijnssector.

5/51


1.5

Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de resultaten van het literatuuronderzoek vermeld. Hoofdstuk 3 beschrijft de resultaten van de organisatiedoorlichting van VenZO. In hoofdstuk 4 gaan we in op de subsidieafspraken met VenZO en de prestaties van VenZO en maken we de vergelijking met twee andere steunpunten. In hoofdstuk 5 worden de resultaten van de bestandanalyse weergegeven. Dit geeft een beeld van de vrijwilligers en de vacatures van VenZO. In hoofdstuk 7 en 8 worden de resultaten van de interviews met organisaties en vrijwilligers weergegeven. In hoofdstuk 8 toetsen we de verzamelde gegevens aan de hand van enkele instrumenten. Hoofdstuk 9 ten slotte bevat de hoofdconclusies en aanbevelingen. Dit hoofdstuk laat zich lezen als een samenvatting.

6/51


Hoofdstuk 2 Literatuuronderzoek 2.1

Inleiding Het doel van het literatuuronderzoek was om invulling aan de kwaliteitscriteria te geven en tot een begripsafbakening te komen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende aspecten:  Inhoudelijke kwaliteit: onder andere takenpakket, bereikbaarheid, waardering van gebruikers (klanten/vrijwilligers).  Kwaliteit van de subsidierelatie: feitelijke prestaties, maatschappelijk rendement: wat levert het op, nakomen van afspraken subsidiegever en vice versa. Ook het optreden van de gemeente zelf speelt daarin een rol.  Kwaliteit van de bedrijfsvoering: onder andere inrichting van de exploitatie, werkproces, bestanden.  Kwaliteit van het toezicht op de organisatie door de RvT (frequentie, onderwerpen, besluiten). In dit hoofdstuk lichten we de instrumenten kort toe die zich op grond van de literatuur lenen voor het doen van uitspraken over de kwaliteit op die verschillende onderdelen zoals we die in de volgende hoofdstukken gaan gebruiken. Vervolgens wordt ingegaan op de basisfuncties voor het vrijwilligers ondersteuningswerk en op de definities van diverse vormen van vrijwilligerswerk.

2.2

Instrumenten voor kwaliteitsbeoordeling Voor de beoordeling van de diverse onderdelen wordt gebruikgemaakt van bestaande instrumenten: het kwaliteitskeurmerk voor de inhoud, de interventiepiramide voor het beoordelen van de subsidierelatie en de bedrijfsvoering en de governancecode van de MOgroep voor het toezicht. Deze instrumenten bieden normen voor de beoordeling van de kwaliteit. Kwaliteitskeurmerk De Nederlandse Organisatie voor Vrijwilligerswerk heeft in samenwerking met Movisie een keurmerk voor steunpunten vrijwilligerswerk ontwikkeld met één, twee of drie sterren. De criteria richten zich op het takenpakket, de presentatie, de bereikbaarheid en de klanten. Ook wordt er naar enkele beleidsmatige aspecten gekeken. VenZO wordt beoordeeld op deze punten. Interventiepiramide De interventiepiramide is een instrument dat door BMC voor de gemeente Haarlemmermeer ontwikkeld is om te beoordelen of een gesubsidieerde instelling ‘in control’ is. Gelet wordt op het nakomen van subsidieafspraken, op de interne organisatie en op de bedrijfsvoering. Deze criteria vormen een checklist om niet alleen de jaarstukken en de subsidieaanvraag te beoordelen, maar tevens ook de gemeentelijke beschikking te toetsen. Wordt er aan de voorkant voldoende richting gegeven om aan de achterkant af te rekenen?

7/51


Het subsidiebeleid in Amsterdam-Zuidoost is niet identiek aan dat van Haarlemmermeer, waardoor niet alle criteria als norm kunnen worden opgevat. Deze criteria zijn buiten beschouwing gelaten. Governancecode De governancecode biedt handvatten voor een goed bestuur van organisaties afhankelijk van het gekozen model. De statuten en het daadwerkelijke toezicht kunnen daaraan getoetst worden. 2.3

Basisfuncties ondersteuning vrijwilligerswerk Ondersteuning van het vrijwilligerswerk is sinds de komst van de Wmo expliciet als verantwoordelijkheid van de gemeente benoemd (Prestatieveld 4: ondersteuning van vrijwilligers en mantelzorgers). In Amsterdam-Zuidoost is in 2007 de ondersteuning van het vrijwilligerswerk als taak ondergebracht bij MAAZO. Om gemeenten te ondersteunen bij het uitvoeren van Prestatieveld 4 van de Wmo zijn de basisfuncties vrijwilligerswerk ontwikkeld, door het Ministerie van VWS, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). Basisfuncties

Werkzaamheden

1. Vertalen maatschappelijke ontwikkelingen

Meedenken in beleidsvoering, behartigen belangen, inventariseren van knelpunten, ontwikkelen en implementeren van vernieuwing

2. Verbinden en makelen

Beheer vacaturebank, netwerken, maatschappelijke stage

3. Versterken

Cursusaanbod, faciliteiten, helpdesk, organisatieondersteuning

4. Verbreiden

Promotie, reclame, evenementen

5. Verankeren

Monitoren van ontwikkelingen, evalueren van projecten, vastleggen methodieken

Deze basisfuncties zijn ook te herkennen in de functies van VenZO, ondanks een wat afwijkende terminologie en soms een wat andere ordening van termen onder de basisfuncties. Informatie en advies is voor VenZO bijvoorbeeld een aparte functie. In de basisfuncties wordt het gezien als onderdeel van functie 3 (versterken).

8/51


2.4

Begripsbepalingen Voor het benoemen van activiteiten die op vrijwillige basis worden uitgevoerd, zijn veel termen in omloop: vrijwilligers en zorgvrijwilligers, mantelzorg, informele zorg en respijtzorg et cetera. Met het oog op het groeiende belang van zorgvrijwilligers en de prestatieafspraken daarover met VenZO is het van belang om helderheid te scheppen in de begrippen. Op basis van literatuuronderzoek raden we aan de volgende definities te volgen: Een reguliere vrijwilliger is iemand die onbetaald en onverplicht werk verricht ten behoeve van anderen of van (de kwaliteit van) de samenleving in het algemeen in enig georganiseerd verband.6 Dit begrip kan weer verder verbijzonderd worden in Geleid vrijwilligerswerk: dit is een vorm vrijwilligerswerk waarbij de deelname aan of de voorwaarden waaronder en de wijze waarop wordt deelgenomen door anderen wordt geïnitieerd en/of wordt ingericht. Mensen met een uitkering die met het oog op terugkeer in het arbeidsproces aangeraden wordt vrijwilligerswerk te doen, vallen hieronder. Een zorgvrijwilliger is iemand die op basis van een overeenkomst met de zorgaanbieder werkzaamheden verricht op het terrein van de zorgen dienstverlening aan cliënten, zonder daarvoor aanspraak te maken op betaling van loon (Actiz). Er kan hierbij onderscheid gemaakt worden tussen vrijwillige thuishulp, vriendendiensten en buddyzorg. Vrijwillige thuishulp is het tijdelijk overnemen van taken in huis. In het geval dat dit is om de mantelzorger te ontlasten, wordt gesproken van respijtzorg7. In sommige gevallen wordt ook hulp geboden aan de mantelzorger zelf. Onder vriendendiensten (of maatjesprojecten) vallen alledaagse activiteiten om mensen met psychische of psychiatrische problemen ondersteuning te bieden bij deelname aan de samenleving.8 Bij buddyzorg bieden vrijwilligers sociaalemotionele ondersteuning aan mensen met een ernstige chronische of levensbedreigende ziekte en/of langdurige fysieke beperking gericht op het versterken van de autonomie en persoonlijke kracht.9 Informele zorg is een containerbegrip waar de verschillende vormen van onbetaalde en niet-beroepshalve zorg onder vallen.10 Burenhulp bijvoorbeeld valt eronder.

6

http://www.movisie.nl/begrippenlijst/vrijwilligerswerk

7

http://www.mezzo.nl/vrijwillige_thuishulp

8

http://www.mezzo.nl/vriendendiensten

9

http://www.mezzo.nl/buddyzorg

10

http://www.movisie.nl/begrippenlijst/informele-zorg

9/51


Een mantelzorger is een persoon die vrijwillig en onbetaald zorg verleent aan mensen met fysieke, verstandelijke of psychische beperkingen in hun familie, huishouden of sociale netwerk. Het gaat om zorg die meer is dan in een persoonlijke relatie gebruikelijk is.11 Deze verzorging duurt meer dan acht uur per week of langer dan drie maanden.12 De begrippen verschillen naar de mate van eigen keuze en de mate waarin sprake is van een georganiseerd verband. Vrijwilligerswerk is in het algemeen een eigen keuze. Mensen doen het vanuit een intrinsieke motivatie. Bij geleid vrijwilligerswerk is dat niet helemaal het geval. Soms is het een voorwaarde die de uitkerende instantie stelt. Mantelzorg is meestal geen vrije keuze, maar onontkoombaar, in tegenstelling tot informele hulp van buren of vrienden. Mantelzorg en informele hulp regelen mensen meestal onderling. Daar komt geen organisatie aan te pas. Bij het reguliere vrijwilligerswerk is dat wel het geval. VenZO richt zich op het georganiseerd vrijwilligerswerk. Ze bemiddelt niet voor particuliere hulpvragers. In de onderstaande tabel staan de belangrijkste begrippen geordend naar vrijwilligheid en organisatiegraad Georganiseerd

Ongeorganiseerd

Eigen keuze

vrijwilliger

informele hulp

Geen of minder eigen keuze

geleid vrijwilligerswerk

mantelzorger

11

http://www.movisie.nl/begrippenlijst/mantelzorg

12

http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/mantelzorg/vraag-en-antwoord/wat-is-mantelzorg.html

10/51


Hoofdstuk 3 Onderzoek VenZO 3.1

Inleiding In dit hoofdstuk wordt de organisatie van VenZO beschreven zoals die naar voren komt uit de gesprekken met de directie en de beschikbare stukken. Bij de start van het onderzoek heeft er een diepgaand gesprek plaatsgevonden met de directie. In dit gesprek is ingegaan op de werkprocessen rond intake en registratie van vrijwilligers, de werving van vacatures, de bemiddeling et cetera, de werkprocessen rond de overige producten en diensten van het steunpunt, de aansturing en bedrijfsvoering van VenZO en de bereikte resultaten over 2012. Aanvullend op dit gesprek – dat veel informatie opleverde – zijn er nog tal van aanvullende vragen gesteld. De directie van VenZO leverde alle gevraagde informatie en stelde zich buitengewoon constructief en mededeelzaam op. De volgende stukken zijn ontvangen: De functiebeschrijvingen, het personeelshandboek inclusief werkinstructies, het activiteitenplan 2012, het prestatieoverzicht 2012, de statuten en informatie over de samenstelling van de RvT, bestandsoverzichten en mondelinge informatie over de financiële situatie over 2012.13 De subsidieovereenkomsten en jaarverslagen 2011 en 2010 zijn via het stadsdeel verstrekt. Met de ambtelijk en bestuurlijk betrokkenen hebben eveneens gesprekken plaatsgevonden over VenZO.

3.2

Voorgeschiedenis VenZO voert sinds juli 2011 zelfstandig de ondersteuning vrijwilligerssteunpunt binnen het gemeente Amsterdam Stadsdeel Zuidoost. Het stadsdeel heeft VenZo subsidie verleend voor de ondersteuning van het vrijwilligerswerk. Het gaat om taken als informatie en advies, bemiddeling, deskundigheidsbevordering, belangenbehartiging et cetera. Vanaf 2007 was het vrijwilligerssteunpunt onderdeel van MAAZO en vanaf juni 2009, na het faillissement van MAAZO, is het steunpunt ondergebracht bij de stedelijke Vrijwilligerscentrale Amsterdam (VCA). Op 28 juni 2011 heeft het stadsdeel besloten de taak weer naar het stadsdeel toe te halen en onder te brengen bij VenZO, die voor dat doel in het leven geroepen is. VenZO is op 1 juli 2011 van start gegaan en bestaat dus weliswaar nog maar kort, maar heeft al wel een langere voorgeschiedenis.

13

De jaarstukken 2012 waren ten tijde van het onderzoek nog niet gereed.

11/51


3.3

Takenpakket VenZO omschrijft haar takenpakket14 als volgt15: Kernfunctie Informatie en advies (incl. website) Bemiddelen Deskundigheidsbevordering Coördinatie en netwerkvorming Algemene belangenbehartiging Serviceverlening Promotie en beeldvorming Ontwikkeling specifieke projecten

Deze functies omvatten alle vier de basisfuncties voor vrijwilligersondersteuning. Met het oog op het Keurmerk, zoals beschreven in hoofdstuk 2, is het bestrijken van alle vier de basisfuncties een voorwaarde om voor drie sterren in aanmerking te komen. Daar voldoet VenZO in elk geval aan (zie voor beoordeling aan de hand van het Keurmerk hoofdstuk 8). 3.4

Werkprocessen rond de kernfunctie bemiddeling In 2012 heeft VenZO de werkprocessen en de interne regels uitgewerkt in diverse documenten: het basiswerkproces, de werkinstructie en het P&O-handboek. Ook dat is met het oog op het Keurmerk een voorwaarde. Het basiswerkproces bevat een omschrijving van de taken van vier verschillende uitvoerende functionarissen: bemiddelaar, organisatieadviseur, projectmanager en systeembeheerder. In 2013 zijn er feitelijk twee functies over. Zoals gezegd zijn de functies van bemiddelaar en organisatieadviseur gecombineerd. De functie van systeembeheerder is vervallen; de taken zijn ondergebracht bij de adjunct-directeur. Deze wisselingen betekenen dat het basiswerkproces niet meer overeenstemt met de beschrijving en aan actualisatie toe is. In de werkinstructie worden de werkzaamheden voor de hierboven genoemde kernfuncties in hoofdlijnen beschreven. Hieronder wordt het werkproces rond bemiddeling beschreven. Daarvoor is vooral gebruikgemaakt van de mondeling verstrekte informatie.

14

Subsidieaanvraag 2013

15

Omschrijving takenpakket wijkt wat af van de omschrijving in de beschikking. Serviceverlening maakt daar geen

deel meer van uit. VenZO blijft de service wel verlenen.

12/51


Bemiddeling De bemiddeling via het steunpunt ziet er in hoofdlijnen als volgt uit:  Intake Vrijwilligers en organisaties die zich inschrijven bij VenZO krijgen een persoonlijk intakegesprek. In dat gesprek wordt de belangstelling van de vrijwilliger vastgesteld. Daarbij wordt gekeken naar ervaring, kennis en scholingsbehoefte en wordt ook gevraagd of de vrijwilliger belangstelling heeft voor het zorgvrijwilligerschap.  Registratie Van de vrijwilliger worden de NAW-gegevens geregistreerd, de belangstelling en de wijze waarop de vrijwilliger bij VenZO terechtgekomen is (al of niet op doorverwijzing en door wie).  Bemiddeling Na het intakegesprek vindt vaak zo snel mogelijk een bemiddeling plaats. De vrijwilliger wordt benaderd voor een vacature en gaat daarmee op pad.  Nabellen Na circa 2 à 3 weken wordt contact opgenomen met de organisatie met de vraag of de match gelukt is.  Registratieresultaat Indien er een contract is gesloten tussen de vrijwilliger en de organisatie, wordt de bemiddeling als geslaagd geregistreerd. In de praktijk van alledag blijkt het nabellen niet altijd plaats te vinden zoals uit de interviews met vrijwilligers blijkt (zie hoofdstuk 7). Het werk van de bemiddelaar omvat meer dan het uitvoeren van dit basiswerkproces; het omvat ook het werven van vrijwilligers, het contact onderhouden met de vrijwilligers en het bijhouden van de digitale databank van vrijwilligers, de vrijwilligersorganisaties en de vacaturebank. Daarnaast houdt de bemiddelaar zich bezig met de ondersteuning, advisering en professionalisering van de zelforganisaties. Internetbemiddelingen Bij VCA vonden ook veel bemiddelingen via het internet plaats. Voor de onlinevacaturebank en het registratieprogramma werd in 2011 nog gebruikgemaakt van de faciliteiten van VCA. VCA was niet bereid de dienstverlening in 2012 voort te zetten, waarna door VenZO eigen systemen zijn aangeschaft. De overdracht van de gegevens vanuit VCA verliep vervolgens niet vlekkeloos en het systeem bleek last te hebben van zo veel kinderziekten dat er opnieuw geïnvesteerd moest worden. In maart 2013 gaat VenZO over naar een nieuwe vacaturebank, een nieuw registratiesysteem en een nieuwe website.

13/51


Als gevolg daarvan hebben er in 2012 niet of nauwelijks internetbemiddelingen plaatsgevonden, wat de productie negatief beïnvloed heeft. Er werd wel voldaan aan de prestatieafspraken ten aanzien van de productie. 3.5

Informatie en advies en serviceverlening VenZO is vier dagen in de week geopend van 9.00 tot 18.30 uur, voor telefonische vragen of voor inloop. Met een bereikbaarheid van meer dan 20 uur voldoet VenZo aan één van de criteria voor drie sterren van het Keurmerk. In het kantoor van VenZO kunnen organisaties gebruikmaken van computerfaciliteiten (serviceverlening). Intakegesprekken vinden op kantoor plaats. De bemiddelaar van VenZO is ook een dagdeel in de week aanwezig in het Loket Zorg en Samenleven en neemt deel aan het maandelijkse casuïstiekoverleg. VenZO heeft ook een eigen website met informatie voor vrijwilligers en organisaties, en actuele informatie over cursussen. Zo staat de uitvoering van dit onderzoek op de website vermeld en is tevens vermeld dat vrijwilligers en organisaties benaderd kunnen worden voor een gesprek. Vanwege de overgang naar een nieuwe website in maart 2013 is niet alle informatie actueel.

3.6

Deskundigheidsbevordering, promotie en netwerkvorming VenZO ondersteunt vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties; zij geeft cursussen waaraan individuele vrijwilligers kunnen deelnemen om beter op het vrijwilligerswerk voorbereid te zijn, zoals een EHBO-cursus of een cursus Notuleren. Er wordt gebruikgemaakt van bestaand aanbod van VCA, de Vrijwilligersacademie, SWSL, bedrijven en instanties, omdat VenZO zelf beperkte middelen heeft voor scholing en training. VenZO ondersteunt ook zelforganisaties in het aanvragen van waarderingssubsidies bij het stadsdeel. In 2011 zijn er 34 aanvragen voor waarderingssubsidies ingediend. Voor 2012 is het aantal nog niet bekend. Wel blijkt uit de verstrekte informatie dat er veel contacten zijn geweest over het aanvragen van waarderingssubsidies. Verder organiseert VenZO diverse informatiebijeenkomsten en is zij aanwezig geweest en geeft zij acte de présance op verschillende beurzen en markten. VenZO probeert duidelijk aanwezig te zijn in Stadsdeel Zuidoost, en probeert mensen te interesseren voor het vrijwilligerswerk en banden te leggen met en tussen vrijwilligersorganisaties. VenZO onderneemt ook pogingen om het bedrijfsleven bij activiteiten te betrekken of voor sponsoring te interesseren. Het jaarverslag van 2011 geeft uitgebreide informatie over alle verrichte activiteiten, onder andere over de betrokkenheid bij de Miss Charm-verkiezing. Daaruit reist het beeld op van een actieve organisatie.

14/51


3.7

Organisatie, formatie en overhead VenZO heeft een formatie van 3,76 fte, in 2013 als volgt verdeeld over de functies: Formatie 2013

fte

directeur

1

Adjunct-directeur

1

Bemiddelaar/ organisatieadviseur

1

projectmanager

0,67

Totaal

3,67

De taakverdeling is in 2013 als volgt:  directeur: eindverantwoordelijk voor gehele bedrijfsvoering,(aansturing, beleid, rapportages),vertegenwoordiging van de organisatie, acquisitie en promotie;  adjunct-directeur: aansturing van het bureaupersoneel, ICT en website en deels uitvoering van projecten;  bemiddelaar/organisatieadviseur: intake van vrijwilligers, bemiddeling van vrijwilligers op vacatures, ondersteuning van zelforganisaties bij professionalisering en het aanvragen van waarderingssubsidies;  projectmanager: ontwikkelt en coördineert activiteiten, deskundigheidsbevordering en nieuwe initiatieven. Verder zijn er nog twee vrijwilligers actief op het bureau van VenZO in het CEC-gebouw. Overhead De formatie is te verdelen in directe en indirecte functies. Directiefuncties behoren tot de indirecte formatie (2 fte), de overige functies tot de directe formatie (1,67 fte) De verhouding tussen beide functiegroepen is de overhead.16 De overhead bedraagt op deze wijze berekend 54%. Dat is afgezet tegen het gemiddelde in de branche een erg hoog percentage. Gemiddeld ligt de overhead in de welzijnssector op 17 à 18%, hoewel de spreiding groot is en varieert van minder dan 10% tot 40%.17 Zelfs in dat licht bezien is de overhead van VenZO zeer hoog. Bij kleine organisaties zoals VenZO neemt de directie dikwijls ook taken voor haar rekening die tot het primaire proces behoren. De daadwerkelijke overhead zal dus lager zijn dan 54%, maar de uitvoering wordt daarmee wel duurder, aangezien de salariëring van de directie hoger ligt dan die van het uitvoerend personeel. In organisaties van deze omvang is meestal sprake van een deeltijdfunctie voor de directie. Het overheadpercentage is in 2013 negatief beïnvloed door een afname van de formatie van 4 fte naar 3,67 fte.

16

Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire

proces. M. Huijben, Groningen 2011. 17

Onderzoek van Beerenschot door M. Huijben, Groningen 2011

15/51


Vanwege een teruggang in subsidie18 ad € 30.000,— in 2013 is de functie van organisatieadviseur gecombineerd met die van de bemiddelaar en zijn enkele ondersteunende taken bij de adjunct-directeur gelegd. Deze keuze heeft de overhead verzwaard. 3.8

Financiën VenZO wordt vrijwel uitsluitend bekostigd uit subsidies. Incidenteel heeft VenZO ook andere inkomsten. De basissubsidie bedroeg in 2012 circa € 201.000,— en bedraagt in 2013 circa € 214.000,—. Daarnaast worden er projectgelden ontvangen. In totaal bedraagt de omzet in 2012 ruim € 3 ton. 2011 VenZO heeft 2011 neutraal afgesloten. Het balanstotaal bedroeg € 40.718,—, geheel bestaande uit liquide middelen voor reserveringen en ontvangen bedragen voor nog uit te voeren projecten. VenZO beschikte volgens de balans niet over vrij besteedbaar vermogen. 2012 De jaarrekening over 2012 is bij de afronding van het onderzoek nog niet gereed.19 Uit de informatie van de boekhouder blijkt dat de financiële situatie in 2012 door diverse omstandigheden is verslechterd. VenZO heeft vooruitlopend op het binnenhalen van kansrijke projecten20 geïnvesteerd in personeel, voor de voorbereiding. De projecten zijn echter niet in 2012 van start gegaan, maar starten pas in 2103. In financieel opzicht levert dat voor een organisatie met geringe reserves problemen op. Verder leidde de vervanging van de directeur vanwege ziekte tot extra uitgaven. Eind 2012 leidde dat tot ernstige liquiditeitsproblemen, die begin 2013 door de ontvangst van de subsidie en het ziektegeld weer zijn opgelost. Eind 2012 beschikte VenZO over geen enkele financiële ruimte meer, wat volgens de boekhouder bij ongewijzigd beleid tot problemen kan leiden. Het wachten is op de vastgestelde jaarrekening en de accountantsverklaring. De signalen geven echter reden tot zorg.

3.9

Toezicht VenZO is een stichting die is opgezet volgens het raad-van-bestuur- annex raadvan-toezichtmodel. In dit model ligt de eindverantwoordelijkheid van de organisatie volledig bij de directeur-bestuurder (raad van bestuur (RvB)). De directeurbestuurder kan de organisatie naar buiten toe vertegenwoordigen en is rechtsbevoegd om diverse (financiële) handelingen te verrichten. In andere modellen (toezichthoudend bestuur, instruerend (= uitvoerend) bestuur)) draagt het bestuur van de stichting formeel de eindverantwoordelijkheid, ook al ligt die in de praktijk bij de directeur.

18

In 2012 was er vanwege het Jaar van de Vrijwilligers extra geld voor VenZO.

19

Het onderzoek is uitgevoerd in februari en de eerste helft van maart 2013. De jaarstukken hoeven pas op 1 april

bij het stadsdeel ingeleverd te worden. 20

Het betreft de volgende projecten: ‘De trap op naar vrijwilligers’, ‘Talenten in de wijk’, ‘Burgeracademie’.

16/51


Het RvB-/RvT-model doet vaak meer recht aan die situatie waarin de directeur daadwerkelijk de verantwoordelijkheid draagt. Dit model wordt dan ook in toenemende mate gehanteerd in de welzijnssector, ondanks dat het voor een kleine organisatie met vier of vijf medewerkers een zware constructie lijkt. De RvT houdt staat de RvB bij, bewaakt de maatschappelijke doelstelling van de organisatie en staat de directeur-bestuurder bij met raad en daad. De RvT vertegenwoordigt en bewaakt in die zin het publieke belang. De RvT heeft de bevoegdheid om de directeur/bestuurder te benoemen en te ontstaan, de arbeidsvoorwaarden van de directeur-bestuurder vast te stellen21, de accountant aan te wijzen en de jaarstukken vast te stellen. In de statuten staan de bevoegdheden van de organen van de stichting (RvB en RvT) beschreven en in het algemeen waakt de RvT ook over de goede uitvoering van de publieke taak van de organisatie. Dit is althans wat in de governancecode van de MOgroep beschreven staat. De statuten stroken met de aanbevelingen uit de governancecode van de MOgroep. De huidige RvT bestaat uit twee personen. Bij de oprichting is gestart met drie, maar vanwege de noodzaak om in te springen ter vervanging van de organisatieadviseur is één lid van de RvT eruit gestapt. Er is nog geen vervanger gevonden. De RvT komt volgens de statuten minimaal vier keer per jaar bijeen. In 2012 was dat minder.22 Wijze van toezicht Over de wijze van toezicht voeren kunnen we ons slechts beperkt een beeld vormen. Er is een gesprek gevoerd met de voorzitter van de RvT en er is één verslag van een vergadering van de RvT ontvangen. Er zijn vier situaties die bijzondere aandacht vragen: de nieuwe inschaling van de directeur-bestuurder, de opvang als gevolg van de ziekte van de directeur-bestuurder, de China-reis en het anticiperen op nieuwe projecten. Inschaling De directeur-bestuurder is in 2012 hoger ingeschaald dan op grond van de adviesregeling van de MOgroep voor directiefuncties en leden van RvB’s mocht worden verwacht. De inschaling is zoals gezegd een zaak tussen de RvT en de RvB en de richtlijn is niet dwingend. Het stadsdeel geeft op dat punt ook geen richtlijnen mee. In die zin is er niets aan de hand. Niettemin wekt de hogere inschaling verwondering, zeker in het licht van de beperkte financiële middelen van VenZO.

21

De functies van de RvB’s en de directiefuncties zijn niet in de cao beschreven. Er is dus geen vaste inschaling. De

MOgroep heeft wel een richtlijn voor de inschaling van deze functies opgesteld, waarbij de cao gevolgd wordt. Het advies voor de inschaling voor een directeur-bestuurder voor een organisatie tot 50 fte is schaal 11. De directeur bestuurder van VenZO is in 2012 in schaal 13 geplaatst. 22

Mondelinge informatie van de bestuurder. Er is een verslag van een RvT-vergadering ontvangen

17/51


Men zag zich gedwongen om uitvoerend medewerkers te ontslaan, terwijl ook gekozen had kunnen worden voor een lagere inschaling van de directeur-bestuurder en/of een geringer dienstverband. Beide acties zouden ook een positief effect hebben op de vermindering van de overhead. Ziektevervanging 2012 is vanwege ziekte van de directeur vanaf de zomer een bijzonder jaar geweest. De RvT heeft getracht de kwetsbaarheid van de organisatie bij het wegvallen van de directeur te compenseren. In maart 2012 is de huidige adjunct-directeur aangesteld. Om de waarneming van de directie op structurele basis te regelen is gekozen voor het formaliseren van de functie adjunct-directeur in oktober 2012. Volgens de werkinstructie is de controle zo geregeld dat de facturen door de directeur afgetekend worden en door de boekhouder worden betaald. Het ‘twee paar ogen’-principe is door de ziekte van de directeur onder druk komen te staan. In de praktijk lagen fiattering en betaling echter grotendeels bij de boekhouder.23 Voor de langere termijn is dat een ongewenste situatie. Het bevreemdt de onderzoekers wel dat de directeur-bestuurder, ondanks volledige arbeidsongeschiktheid, kennelijk wel veel taken is blijven uitvoeren. Enerzijds getuigt dat van toewijding, anderzijds is het ook onhelder. Reis naar China Uit het gesprek met de voorzitter van de RvT en ook uit de gesprekken met de directeur-bestuurder zelf komt een beeld naar voren van een ambitieuze organisatie, die zich ondernemend opstelt om kansen te grijpen. Zo is er in 2012 een bezoek gebracht aan China om de mogelijkheden te onderzoeken van samenwerking met GIVES, een organisatie van expats die hun kennis en vaardigheden willen inzetten voor de lokale gemeenschap. Dit contact heeft nog niet tot concrete resultaten geleid en het is de vraag of een dergelijke reis wel in lijn ligt met de opdracht die VenZO van het stadsdeel heeft gekregen en de juiste besteding van de subsidie. Naar het oordeel van de onderzoekers is dat niet het geval en had de RvT vragen moeten stellen bij deze besteding van subsidiegeld. Financiële positie De ondernemende houding blijkt ook uit het anticiperen op nieuwe projecten. Daarbij lijken de mogelijkheden van de organisatie (mensen en middelen) weleens uit het oog verloren te worden, wat tot problemen heeft geleid. De RvT probeert de RvB naar eigen zeggen ‘met beide benen op de grond’ te houden en te behoeden voor het risico te veel hooi op de vork te nemen. Daar is de RvT volgens de onderzoekers in 2012 niet goed in geslaagd.

23

Mondelinge informatie.

18/51


3.10

Samenvatting en conclusies  VenZO heeft een breed takenpakket en stelt zich zeer actief en ondernemend op.  De ondernemende houding van VenZO brengt ook risico’s met zich mee. Financieel is de goede start van VenZO in 2011 in 2012 grotendeels tenietgedaan doordat er te veel is geanticipeerd op projecten die nog niet waren toegekend.  Een reis naar China van de directeur-bestuurder om daar de mogelijkheden tot samenwerking te onderzoeken is niet in lijn met de opdracht aan VenZO.  VenZO is een topzware organisatie. De overhead van VenZO wijkt aanzienlijk af van wat gebruikelijk is in de welzijnssector.  De RvT heeft wel gepoogd de organisatie door te laten draaien ondanks ziekte van de directeur, maar is onvoldoende geslaagd in de eigen poging om VenZO ‘met beide benen op de grond’ te houden. Aanbevelingen  Dring de overhead van VenZO terug.  Maak geen uitvoeringskosten voor onzekere projecten (loop niet voor de muziek uit).  Ent het toezicht op de organisatie meer op het feit dat VenZO een gesubsidieerde organisatie is en geen bedrijf.

19/51


Hoofdstuk 4 Subsidieafspraken en prestaties 4.1

Subsidieafspraken Het stadsdeel verstrekt VenZO subsidie voor het uitvoeren van diverse taken op het terrein van vrijwilligersondersteuning. In de onderzochte periode (2010-2013) zijn met VenZO de nagenoeg dezelfde subsidieafspraken gemaakt. Onderstaand een overzicht van de afspraken voor 2013 Informatie en advies  4 dagen van 9.00 tot 17.30 telefonisch en fysiek bereikbaar  1 dagdeel spreekuur in het Loket Zorg en Samenleven  maandelijkse casuïstiekbespreking  onderhoud website  4 nieuwsbrieven aan partijen in het veld Bemiddeling  110 matches vrijwilligers  50 matches voor zorgvrijwilligers  bijhouden vacaturebank  aansluiten bij stedelijke (wervings)projecten Deskundigheidsbevordering en ondersteuning  30 x informeren en ondersteunen van aanvragen waarderingssubsidie  4 thema-/trainingsbijeenkomsten gericht op vrijwilligers(organisaties) Coördinatie en netwerkvorming  actieve ondersteuning en opbouw lokaal netwerk van vrijwilligers, organisaties, bedrijven, scholen en instellingen  samenwerking tussen partijen bevorderen Belangenbehartiging  Knelpunten ten aanzien van vrijwilligerswerk signaleren  Belangen vrijwilligers op stedelijk (en landelijk?) niveau onder de aandacht brengen Promotie en beeldvorming  Extra aandacht voor de website  Deelname aan markten, beurzen of netwerkbijeenkomsten  Halfjaarlijks overleg portefeuillehouder  Vrijwilligersdag organiseren voor minimaal 300 vrijwilligers

20/51


4.2

Subsidiebedragen Voor deze taken en prestaties zijn in de afgelopen jaren de volgende basissubsidiebedragen beschikbaar gesteld: Jaar

Subsidie 2010 2011

€ 152.619,— € 201.241,—

24

2012

€ 212.619,—

2013

€ 214.119,—

Uit het overzicht blijkt dat er vanaf 2011 structureel € 50.000,— tot € 60.000,— extra subsidie wordt verstrekt aan VenZO. De verhoging geldt vanaf de verzelfstandiging van VenZO. VCA ontving voor de eerste helft van 2011 een subsidie van € 75.000,—. De reden voor de verhoging vloeit niet voort uit andere of zwaardere prestatieafspraken. De prestatieafspraken voor 2010 zijn inhoudelijk en getalsmatig vergelijkbaar met die van 2012 en 2013. Er worden weliswaar meer matches gevraagd, maar aangezien het aantal matches elk jaar ruimschoots gehaald wordt, kan dat niet de oorzaak zijn. Op grond van een vergelijking kostensoorten van de jaarrekening over 2010 en de aanvraag van VenZO voor 2011-2012 wordt geconcludeerd dat het verschil zit in de personele kosten die na de verzelfstandiging hoger liggen.25 VenZO verklaart daarover dat er meer overheadtaken in eigen beheer moeten worden uitgevoerd en dat VCA, door subsidie van de centrale stad, niet genoodzaakt was een kostendekkende overheadtoeslag in rekening te brengen. In het jaarverslag over 2011 van VCA wordt duidelijk dat VCA 8% van de directe personeelslasten als toeslag voor de overhead in rekening brengt. Voor het eerste halfjaar van 2011 bedroeg die toeslag € 7.493,—. Dit lijkt inderdaad geen kostendekkende toeslag.26 Door de verzelfstandiging van VenZO mist het stadsdeel deze bijdrage in de overhead vanuit de centrale stad. In het vorige hoofdstuk is al geconcludeerd dat VenZO een organisatie is met een zware overhead. De verzelfstandiging heeft daar niet in positieve zin aan bijgedragen. Projectsubsidies Naast de basissubsidiebedragen worden voor diverse projecten extra middelen beschikbaar gesteld. Voor 2013 komt er bijvoorbeeld € 35.000,— beschikbaar voor het opzetten van een Burgeracademie, waarbij het bedrijfsleven wordt betrokken. Daarnaast is er een project ontwikkeld voor DWI ‘De trap op naar vrijwilligerswerk’ en ‘Talenten in de wijk’. In totaal bedragen de subsidies voor 2013 circa € 100.000,— Een deel van de kosten is in 2012 al gemaakt.

24

In 2011 is voor de verzelfstandiging € 20.000,— extra subsidie verstrekt. Dit bedrag is voor vergelijking buiten

beschouwing gelaten. 25

€ 112.116,— op jaarbasis inclusief overheadtoeslag, versus € 146.768,—. De bedragen zijn geëxtrapoleerd op

basis van de jaarrekeningen. 26

Volgens informatie van VCA is de toeslag wel kostendekkend voor de overhead.

21/51


4.3

Prestaties De prestaties over 2011 zijn verantwoord in een inhoudelijk jaarverslag en een jaarrekening van VenZO. Over het eerste halfjaar is een inhoudelijke en financiële verantwoording van VCA ontvangen. De subsidie aan VenZO over 2011 is conform de beschikking vastgesteld, omdat alle gevraagde prestaties geleverd zijn. Opvallend is dat het gevraagde aantal bemiddelingen ruimschoots gehaald wordt. In plaats van de gevraagde 120 matches zijn er 276 bemiddelingen geweest via het steunpunt en 329 via internet. In totaal zijn dat 605 matches. VenZO heeft zich ook op de andere gevraagde prestaties duidelijk gemanifesteerd. VenZO was aanwezig op diverse beurzen en markten (de UvA-studentenbeurs, de Banenmarkt, de Bewonersdag en de Dag van 1000 culturen, de buurtmarkten in de Bonte Kraai en Buurthuis Anasi. 2012 Vooruitlopend op het indienen van de verantwoordingstukken heeft VenZO alle prestatiegegevens over 2012 verstrekt. Ook in 2012 worden alle gevraagde prestaties geleverd. Het aantal bemiddelingen via het steunpunt bedraagt 374. Dat is bijna 100 meer dan in 2011. Internetbemiddelingen hebben in 2012 niet plaatsgevonden, waardoor het totale aantal bemiddelingen getalsmatig achterblijft bij die van 2011. De door het stadsdeel gevraagde prestatie is echter ruimschoots geleverd. VenZO heeft de volgende tabel verstrekt met de gerealiseerde prestaties, afgezet tegen de getalsmatige prestatieafspraken voor zover die zijn gemaakt. Categorie

Aantal

Prestatieafspraak

Resultaat

297

120

248%

77

50

154%

108

40

270%

21

6

350%

Inschrijvingen VRW

294

Inschrijvingen ORG

61

Bemiddelingen Zorgbemiddelingen Waarderingssubsidies Projecten, trainingen, presentaties totaal Projecten

8

Trainingen

10

Presentaties Advies en ondersteuning Promotie, voorlichting, netwerk totaal

3 129 45

Promotieactiviteiten

21

Voorlichting VenZOVrijwilligerswerk

6

Netwerkbijeenkomsten, markten, beurzen Samenwerkingen

22/51

18 142


Op grond van de onderliggende stukken concluderen wij dat niet alle cijfers als prestaties kunnen worden aangemerkt. Zo worden onder de waarderingssubsidies alle personen meegeteld die bij dezelfde voorlichtingsbijeenkomst over waarderingssubsidies aanwezig zijn geweest (70). Het stadsdeel heeft met deze prestatieafspraak iets anders bedoeld, namelijk het aantal personen of organisaties waaraan daadwerkelijk ondersteuning is verleend bij de waarderingsaanvragen. Een algemene voorlichtingsbijeenkomst valt niet onder die afspraak.27 In dat licht bezien is de prestatie net niet gehaald in plaats van dat er ruim overgepresteerd is. Dat geldt ook voor de bemiddelingen: alle bemiddelingen zijn geteld, ook als ze niet tot een match hebben geleid. Het verdient aanbeveling om in de prestatieafspraken concreet aan te geven hoe de afspraak bedoeld is en wat er geregistreerd moet worden. We komen hier in het volgende hoofdstuk ook nog op terug. 4.4

Proces subsidieverstrekking en toezicht op de gesubsidieerde instelling Het subsidieproces rond VenZO vanuit Stadsdeel Amsterdam-Zuidoost is op orde. De subsidiebeschikkingen worden op tijd verzonden en er is geen achterstand in de vaststelling. De prestatieafspraken zijn in de subsidiebeschikking op inhoud goed uitgewerkt. Een vertaling van de prestaties in geld is daarbij niet gemaakt. Dat maakt het terugvorderen van subsidie indien niet aan de prestaties wordt voldaan lastig. Het vertalen van prestatieafspraken in geld is nog geen gemeengoed bij gesubsidieerde organisaties en door de subsidieverstrekker wordt er ook niet op gestuurd. De basissubsidie wordt als lumpsum verstrekt. De jaarstukken van VenZO geven ook geen inzicht in de kosten of tijdsbesteding van de diverse onderdelen. BMC adviseert om met een toedeling van budgeten voor de prestaties te werken op basis van kostprijsberekening. Toezicht en tussentijdse verantwoording Eén keer per jaar wordt er een tussenrapportage gevraagd over de stand van zaken rond de realisatie. Zo wordt de vinger aan de pols gehouden. Gedurende het jaar is er veel contact met VenZO over de voortgang van de activiteiten, zeker maandelijks. In dat licht wekt het verbazing dat het volledige ziekteverzuim van de directeurbestuurder niet bekend was. Wel bekend was dat directeur-bestuurder tijdelijk gas terug had genomen. Doordat de directeur voor een deel haar (externe) taken is blijven vervullen, kan het volledige ziekteverzuim uit beeld zijn gebleven. Bij een open verstandhouding – waarvan zowel volgens VenZO als volgens het stadsdeel sprake is – zou dat toch aan de orde moeten zijn geweest. Hetzelfde geldt voor de China-reis. Dat de reis werd ondernomen was bekend bij het stadsdeel, maar niet dat de reis met de subsidie bekostigd is. Ook de penibele financiële situatie eind 2012 is geen onderwerp van gesprek geweest. Geconcludeerd wordt dat de relatie van de zijde van VenZO minder open was dan had gekund, maar ook dat er door het stadsdeel te weinig is doorgevraagd.

27

Dit is expliciet besproken met VenZO volgens de accounthouder.

23/51


Het valt in VenZO te prijzen dat zij zelf de problemen wil oplossen. Echter, door informatie niet te delen of de ernst van de problemen niet te benoemen, stelt VenZO het stadsdeel niet in staat om tijdig bij te sturen en wordt het risico gelopen dat de problemen uiteindelijk op het bord van het stadsdeel terechtkomen. 4.5

Vergelijking met andere steunpunten Om een beter beeld van het functioneren van VenZO te krijgen is op enkele onderdelen de vergelijking gemaakt met andere steunpunten uit andere stadsdelen. Gekozen is voor de steunpunten vrijwilligerswerk in de stadsdelen van Noord en Nieuw-West, net als Zuidoost gelegen buiten de ring. De beide steunpunten zijn aangesloten bij VCA en functioneren niet zelfstandig, zoals VenZO. De vergelijking met de andere steunpunten richt zich op de subsidiebedragen, het takenpakket en de prestaties. Informatie is verzameld uit de subsidiebeschikkingen en de verantwoording. Ook heeft er een gesprek met de betrokken beleidsmedewerkers plaatsgevonden. De vergelijking richt zich op 2011. In onderstaande tabel wordt op basis van de subsidie in relatie tot het inwoneraantal en de het feitelijke aantal bemiddelingen een aantal kengetallen berekend Inwoners

Budget

Bedrag

Matches

per

gevraagd

Steunpunt

Internet

Totaal

per

inwoner Zuidoost

82866

€

Bemiddeld inwoner

€ 2,43

170

276

329

605

0,003

€ 0,65

170

296

421

717

0,002

€ 0,77

400

176

352

528

0,002

201.241,00 Nieuw

139886

West Noord

€ 90.825,00

87342

€ 67.510,00

Hieruit kan het volgende worden geconcludeerd:  Amsterdam-Zuidoost verstrekt in absolute en relatieve zin de meeste subsidie voor vrijwilligersondersteuning.  Per inwoner wordt er bijna drie keer zoveel besteed aan vrijwilligersondersteuning (€ 2,45 in Zuidoost, tegen respectievelijk € 0,65 en € 0,77 in Nieuw-West en Noord).  De prestaties op het terrein van bemiddelingen zijn in Zuidoost relatief iets beter dan in Nieuw-West en Noord, uitgedrukt in het aantal bemiddelingen per inwoner. Opgemerkt wordt dat Stadsdeel Zuidoost ook voordat VenZO zelfstandig werd al meer subsidie voor vrijwilligerswerk beschikbaar stelde dan de andere stadsdelen. In die zin speelt het al of niet zelfstandig zijn van steunpunten geen rol in de vergelijking.

24/51


Vergelijking op takenpakket Het verschil in subsidie zou verklaard kunnen worden uit een afwijkend takenpakket van de drie steunpunten. Bemiddelen is immers maar één van de verschillende functies. In de onderstaande tabel is getracht de gevraagde prestaties vergelijkbaar te maken. Vanwege de eigen accenten die overal worden gelegd is dat niet eenvoudig. Ook hiervoor is 2011 als vergelijkingsjaar genomen. Subsidieafspraken 2011 Basisfunctie

Zuidoost

Nieuw-West

Noord

Info en advies

4 dagen van 9.00-17.00 uur (32 uur)

Geen vaste openingstijden. Aanwezigheid op vindplekken (24 uur)

3 dagdelen vast, 1 ambulant (20 uur)

Werven 15 nieuwe organisaties

Werven 10 nieuwe organisaties

1 dagdeel spreekuur Casuïstiek overleg, 1 x per maand website

20 werkbezoeken bestaande organisaties

Bemiddeling

170 matches

Werven 50 nieuwe vacatures

Werving vacatures voor culturele initiatieven

170

400 (incl. internet)

waarvan 50 zorgvrijwilligers

Deskundigheidsbevordering

Coördinatie & netwerkvorming

Bijhouden vacaturebank

Vacaturebank up-todate

20 waarderingssubsidies

3 adviestrajecten

3 thema bijeenkomsten

42 adviesgesprekken

Ondersteuning en opbouw netwerk

4 netwerkbijeenkomsten

Activeren samenwerking organisaties

25/51

20 x organisatieadvies

4 netwerkbijeenkomsten


Belangenbehartiging

Promotie

Knelpunten signaleren Belangen overbrengen op stedelijk niveau

Nauwere samenwerking contact en afstemming behoeften bewoners/organisaties en stadsdeel.

Deelname markten en beurzen

3 markten of evenementen

Jaarlijkse vrijwilligersdag 12 voorlichtingen aan potentiële groepen vrijwilligers 4 werkgroepen of expertmeetings Samen werking met bedrijfsleven Aandachtspunten

Bereiken mensen met functiebeperking of GGZ- achtergrond Idem voor niet-westerse allochtonen, inburgeraars Samenwerking met bedrijfsleven

Op grond van deze vergelijking, waarbij de bemiddelingen buiten beschouwing worden gelaten omdat die al zijn vergeleken, kan het volgende worden geconstateerd:  De steunpunten verschillen in het aantal uren openstelling of beschikbaarheid van een bemiddelaar. Zuidoost is meer uren open dan Noord en Nieuw-West. Nieuw-West heeft geen vaste locatie. De bemiddelaar is te vinden in de huizen van de wijk.28  Openstelling en aanwezigheid in het loket en bij casusoverleggen kost tijd, waarmee ook een deel van de hogere kosten dan wel subsidie verklaard wordt.  In de twee andere stadsdelen wordt van het steunpunt, net als van VenZO, meer gevraagd dan informatie en advies en bemiddeling. Deskundigheidsbevordering en coördinatie en netwerkvorming worden ook in Noord en Nieuw-West gevraagd. 28

Als de prestaties op de bemiddelingen via het steunpunt gerelateerd worden aan de openstelling respectievelijk

beschikbare uren per week scoort Nieuw-West het best.

26/51




Het takenpakket van het steunpunt in Noord lijkt het meest bescheiden. Er zijn geen prestaties opgenomen voor promotie. Het vrijwilligersfeest wordt eenmaal per twee jaar georganiseerd.29 In Nieuw-West wordt, getuige het jaarverslag, veel aan publiciteit en promotie gedaan. De aandacht voor zorgvrijwilligers zoals die er is in Zuidoost is er niet in de andere stadsdelen, maar Noord vraagt wel aandacht voor vrijwilligers met een functiebeperking of een GGZ-achtergrond. Prestatieafspraken zijn daarover niet gemaakt.



Of de geconstateerde verschillen tussen de takenpakketten en prestatieafspraken de verschillen in subsidie rechtvaardigen is een vraag die niet eenduidig te beantwoorden is. In Zuidoost zijn bijvoorbeeld veel zelforganisaties waar VenZO veel aandacht aan besteedt. Voor de andere stadsdelen is dat niet bekend. De persoonlijke aanpak van VenZO is ook tijdsintensief. In hoeverre dat ook elders gebeurt kon binnen het bestek van dit onderzoek niet worden nagegaan. De andere steunpunten zijn immers niet op dezelfde wijze doorgelicht als VenZO. Uit de informatie van de beleidsmedewerkers blijkt dat de medewerkers van de steunpunten meer tijd aan hun werk besteden dan waarvoor ze zijn aangesteld. Voor die steunpunten geldt dan misschien dat ze te weinig subsidie ontvangen voor de geleverde inzet en prestaties. Op grond van de eerdere conclusies over de overhead kan evenwel geconcludeerd worden dat VenZO met minder subsidie toe zou moeten kunnen indien de overhead wordt teruggedrongen. Dat betekent niet dat de subsidie kan worden gelijkgetrokken met die in Noord en Nieuw-West. 4.6

Samenvatting en conclusies  VenZO voldoet ruimschoots aan de prestaties die het stadsdeel van VenZO vraagt.  Stadsdeel Zuidoost stelt bijna drie keer zoveel subsidie beschikbaar voor de vrijwilligersondersteuning dan de stadsdelen Noord en Nieuw-West, waarmee is vergeleken. De prestaties van VenZO ten aanzien van de bemiddelingen zijn iets beter dan die van de andere stadsdelen, afgezet tegen het aantal inwoners.  De verschillen in subsidie laten zich niet direct verklaren uit de breedte van het takenpakket en de gevraagde prestaties. Wel is er een duidelijke relatie tussen de omvang van de subsidie en de openingstijden van het steunpunt of de beschikbaarheid. VenZO heeft ruimere openingstijden dan de andere steunpunten.  De subsidieprocessen in het stadsdeel ten aanzien van VenZO zijn in orde. Er wordt op tijd beschikt en er zijn geen achterstanden.  Er is veelvuldig contact tussen het stadsdeel en VenZO, maar de relatie is van de zijde van VenZO minder open dan gesteld, omdat ze het stadsdeel geen deelgenoot heeft gemaakt van (de ernst van) een aantal zaken, zoals de ziekte van de directeur-bestuurder, de China-reis en de lastige financiële situatie eind 2013. Daarmee maakt VenZO het voor het stadsdeel moeilijk om tijdig bij te sturen. Van de zijde van het stadsdeel is ook onvoldoende doorgevraagd.

29

Mondelinge informatie beleidsmedewerker.

27/51


Aanbevelingen  Verdeel het subsidiebudget over de verschillende prestaties (deelbudgetten) in de beschikking.  Geef bij de prestatieafspraken aan hoe ze bedoeld zijn en wat er geregistreerd moet worden om de prestaties te kunnen toetsen.  Volg VenZO kritisch en vraag actiever door.

28/51


Hoofdstuk 5 Bestandsanalyse 5.1

Inleiding Dit hoofdstuk staat in het teken van de bestandsanalyse van VenZO. Een doel van dit onderzoek is het schetsen van een objectief beeld over de werkwijze van VenZO. De werkwijze staat in directe relatie tot het functioneren van het vrijwilligerssteunpunt. Een heldere manier om de werkwijze van VenZO te onderzoeken is om het databestand te analyseren. VenZO houdt een databestand bij van alle activiteiten die zij verricht rondom vrijwilligerswerk. Door dit bestand te analyseren en te vergelijken wordt een objectief beeld geschetst van de werkwijze en resultaten van het steunpunt.

5.2

Methode Op basis van de vraagstelling van het onderzoek en de kwaliteitscriteria voortkomend uit het literatuuronderzoek zijn er gegevens opgevraagd bij VenZO. De opgevraagde gegevens richten zich op de vacaturebank en de vrijwilligersbank van het steunpunt. Hierbij is de nadruk gelegd op gegevens die te herleiden zijn naar zorgvrijwilligers en zorgvacatures. In samenspraak met VenZO is vastgesteld welke gegevens geleverd konden worden binnen dit onderzoek. De databasebeheerder van VenZO heeft de opgevraagde gegevens aangeleverd. Voor dit onderzoek is gebruikgemaakt van de gegevens van VenZO met als peildatum 31 december 2012. De ontvangen gegevens zijn geanalyseerd, en afgezet tegen de onderzoeksvragen. Om de gegevens meer betekenis te geven zijn ze vergeleken met stedelijke cijfers van de VCA (jaarverslag 2011, gericht op de stadsdelen Noord en Nieuw-West) en met landelijke cijfers van het CBS (onderzoek naar vrijwilligerswerk in Nederland, 2010). Hieronder worden de bevindingen van de bestandsanalyse uiteengezet. Per onderdeel wordt een tabel weergegeven met daarin de kerngegevens van de bestandsanalyse.

5.3

Bevindingen Algemeen Het databestand van VenZO betreft een Excel-bestand dat nauwkeurig wordt bijgehouden door de medewerkers. De vrijwilligers, organisaties en vacatures worden erin bijgehouden. Het is echter nog geen databestand dat antwoord geeft op alle vragen over de werkwijze van het steunpunt.30 Het was bijvoorbeeld niet mogelijk om te achterhalen hoeveel vrijwilligers uit het bestand daadwerkelijk actief zijn als vrijwilliger of hoeveel vacatures er daadwerkelijk vervuld zijn.

30

Daarom wordt er momenteel overgestapt op een professioneel databestand. Eind maart 2013 moet dit nieuwe

databestand operationeel zijn.

29/51


Ook is het niet inzichtelijk hoeveel unieke personen er bemiddeld zijn31; sommigen worden verschillende keren bemiddeld. Het nieuwe systeem moet (betere) antwoorden kunnen leveren op deze vragen. De huidige registratie is primair gericht op het registeren van de bemiddelingen. Verder dient opgemerkt te worden dat niet van alle ingeschreven vrijwilligers de volledige informatie bekend is. Dit is niet verplicht bij de inschrijving. VenZO geeft aan dat veel vrijwilligers niet al hun gegevens willen achterlaten. Deze personen willen volgens VenZO zelf bepalen wanneer zij contact opnemen over het uitvoeren van vrijwilligerswerk. Wat opvalt in vergelijking met de gegevens van de steunpunten uit Noord en Nieuw-West is dat in Zuidoost veel vaker (een deel van) de NAWgegevens van vrijwilligers onbekend zijn. Vrijwilligers Bij VenZO staan in totaal 1.361 vrijwilligers ingeschreven. VenZO hanteert de categorieën ‘actieve’ en ‘niet-actieve’ vrijwilligers. VenZO heeft momenteel 736 actieve vrijwilligers (54% van het bestand) en 625 niet-actieve vrijwilligers (46% van het bestand). Actieve vrijwilligers doen momenteel vrijwilligerswerk óf zijn beschikbaar voor vrijwilligerswerk. Niet-actieve vrijwilligers zijn niet beschikbaar; men heeft geen interesse meer in vrijwilligerswerk (maar heeft dat werk in het verleden wel gedaan). Vrijwilligers worden in principe niet uitgeschreven, aangezien VenZO dan ook de geschiedenis van deze personen kwijtraakt. De vrijwilligers die aangeven op dit moment geen interesse te hebben in vrijwilligerswerk worden als ‘niet-actief’ geregistreerd en zijn vanaf dit moment niet meer zichtbaar voor organisaties die vrijwilligers zoeken. Uit het dossieronderzoek blijkt echter dat in de praktijk het verschil tussen actieve en niet-actieve vrijwilligers diffuser is. Zo is er ook met vrijwilligers gesproken die als actief geregistreerd staan maar in de praktijk niet meer openstaan voor vrijwilligerswerk. Totaal aantal vrijwilligers VenZO:

1.361

Status

Percentage

Actief

54,08%

Niet-actief

45,92%

Leeftijd. Landelijke cijfers en stedelijke cijfers tonen aan dat de grootste groep vrijwilligers bestaat uit de categorieën ’35- tot 44-jarigen’ en ‘scholieren’ (maatschappelijke stages). De doelgroep ‘18 tot 34 jaar’ wordt veel minder bereikt. Dit betreft juist de grootste groep vrijwilligers in het bestand van VenZO.

31

VenZO geeft aan dat in principe elke vrijwilliger bemiddeld wordt, geslaagd dan wel niet-geslaagd.

30/51


Leeftijd

Leeftijd – Noord

Percentage

Leeftijd – Nieuw-West

Percentage

Jonger dan 18

0%

Jonger dan 18

0%

Percentage

Jonger dan 25

7,79%

Tussen de 18 en 24

4%

Tussen de 18 en 24

4%

Tussen de 25 en 40

28,14%

Tussen de 24 en 35

25%

Tussen de 24 en 35

20%

Tussen de 35 en 45

16%

Tussen de 35 en45

24%

Tussen de 40 en 60

24,83%

Tussen de 45 en 55

26%

Tussen de 45 en 55

22%

Ouder dan 60

9,55%

Tussen de 55 en 65

14%

Tussen de 55 en 65

16%

Tussen de 65 en 75

4%

Tussen de 65 en75

5%

Ouder dan 75

1%

Ouder dan 75

1%

Onbekend

11%

Onbekend

8%

Onbekend

29,68%

Sekse. In de stadsdelen Noord en Nieuw-West is het aantal vrouwelijke vrijwilligers veel groter dan het aantal mannelijke. Ook het databestand van VenZO kent veel meer vrouwen dan mannen. Landelijke cijfers tonen ook aan dat er meer vrouwen vrijwilligerswerk doen dan mannen, al is het verschil in de drie Amsterdamse stadsdelen groter. Sekse

Percentage

Sekse – Noord

Percentage

Sekse – Nieuw-West

Percentage

Mannen

29,76%

Man

43%

Man

34%

Vrouwen

50,33%

Vrouw

51%

Vrouw

63%

Onbekend

19,91%

Onbekend

6%

Onbekend

3%

Inkomen. Landelijke gegevens wijzen erop dat werkenden vaker vrijwilligerswerk doen dan niet-werkenden. Dit is bij VenZO, en ook bij de overige twee stadsdelen, net andersom. Vooral mensen met een uitkering staan geregistreerd in de bestanden. De verklaring die hiervoor gegeven kan worden is dat er in Amsterdam relatief meer mensen met een uitkering zijn. Ook verplicht de DWI de bijstandsgerechtigden om wel vrijwilligerswerk te doen als zij dit kunnen. Inkomen

Percentage

Inkomen – Noord

Percentage

Inkomen – Nieuw-West

Percentage

Arbeid

27,41%

Arbeid

9%

Arbeid

7%

Arbeid + uitkering

2,87%

Arbeid + uitkering

11%

Arbeid + uitkering

2%

Uitkering

37,62%

Uitkering

58%

Studiebeurs

55%

Studiebeurs

6,91%

Studiebeurs

2%

uitkering

2%

Overig

14,92%

Overig

14%

Overig

14%

Onbekend

10,29%

Geen antwoord

7%

Geen antwoord

22%

31/51


Opleidingsniveau. Landelijk gezien doen hoger opgeleiden veel vaker vrijwilligerswerk dan lager opgeleiden. Dit is hetzelfde beeld bij de vrijwilligers van VenZO, en bij de overige twee stadsdelen. Opleiding – Noord

Percentage

Opleiding – Nieuw-West

Percentage

Middelbare school

15%

Middelbare school

18%

3,82%

Lbo/lo

35%

Lbo/lo

8%

Mbo

19,99%

Mbo

26%

Mbo

26%

Hbo/wo

21,82%

Hbo/wo

16%

Hbo/wo

25%

Overig

16,09%

Overig

9%

Overig

23%

Onbekend

19,10%

Opleidingsniveau

Percentage

Lo

1,10%

Vmbo

2,57%

Mavo

4,19%

Havo

6,54%

Vwo

4,04%

Gymnasium

0,73%

Lbo

Zorgvrijwilligers. In 2012 zijn er 77 nieuwe zorgvrijwilligers ingeschreven bij VenZO. Dit betreft vrijwilligers die interesse hebben in het leveren van zorg. Deze zijn allen door VenZO bemiddeld naar een zorgvacature. Hiermee voldoet VenZO aan de prestatieafspraak met het stadsdeel om 50 zorgbemiddelingen te realiseren. In de praktijk blijkt echter dat niet alle 77 vrijwilligers ook daadwerkelijk ingezet kunnen worden als zorgvrijwilliger. Resultaten. In 2012 zijn er via inloop aan de balie 294 nieuwe vrijwilligers ingeschreven. In 2011 lag dat aantal zelfs op 341.32 Afgezet tegen cijfers uit 2011 van de stadsdelen Noord (113) en Nieuw-West (205) is dit een hoog aantal. VenZO houdt bij op welke wijze deze nieuwe vrijwilligers zijn doorverwezen naar het steunpunt. Het overgrote deel komt binnen via een zelfaanmelding of via het Loket Zorg en Samenleven van het stadsdeel. Ook worden veel vrijwilligers doorverwezen door de DWI of re-integratie-/begeleidingstrajecten. De bestandsanalyse van VenZO geeft verder aan dat zich in 2012 61 nieuwe organisaties hebben ingeschreven. Dit is een meer dan de nieuwingeschreven organisaties bij andere steunpunten in de stad.

32

In 2011 zijn er in totaal 341 vrijwilligers geregistreerd; 156 in het eerste halfjaar bij VCA en 185 in het tweede

halfjaar. De opening van VenZO heeft in 2011 tot extra vrijwilligers geleid. In 2012 is dat weer wat afgevlakt.

32/51


Resultaten

Aantal

Vestiging Nieuw-West (2011)

Vestiging Noord (2011)

Inschrijvingen vrijwilligers

294

201

87

Inschrijvingen organisaties

61

17

16

Bemiddelingen

297

296

176

Zorgbemiddelingen

77

nb

nb

Vacatures Op 31 december 2012 waren er 353 vacatures in het databestand van het steunpunt: 180 actieve vacatures (51%) en 173 niet-actieve (49%). ‘Actief’ betekent dat de vacature nog openstaat en dat er nog vrijwilligers voor worden gezocht (dit kan ook doorlopende vacatures betreffen). ‘Niet-actief’ wil zeggen dat deze vacature is verlopen of succesvol is bemiddeld. Door de overgang naar en het onderhoud van het registratieprogramma is het niet mogelijk om exact te achterhalen welke vacatures er bemiddeld zijn. Totaal aantal vacatures VenZO:

353

Status

Percentage

Actief

50,99%

Niet-actief

49,01%

Vacatures worden net als de vrijwilligers niet verwijderd uit het bestand, maar op ‘niet-actief’ gezet in verband met de geschiedenis van de vacature. Wat opvalt is dat VenZO relatief veel doet aan bemiddeling van vrijwilligers naar werkzaamheden op evenementen. Ook zijn er veel vacatures gericht op welzijn en zorg, net als bij de VCA-cijfers. Andere uitkomsten die opvallen liggen op het gebied van vacatures gericht op sport en recreatie en onderwijs. VenZO heeft in vergelijking daarmee veel minder vacatures in haar bestand gericht op kunst en cultuur en goede doelen. Werksoort

Percentage

Werksoort vacatures VCA

Percentage

Evenementen (vc)

13,03%

Evenementen

6%

Goede Doelen

7,93%

Goede Doelen

12%

Kunst en Cultuur

2,83%

Kunst en Cultuur

11%

Natuur en Milieu

3,97%

Natuur en milieu

4%

Onderwijs (vc)

7,37%

Onderwijs

4%

Sport en Recreatie

9,35%

Sport en recreatie

3%

Welzijn (vc)

24,93%

Welzijn

26%

Zorg (vc)

30,31%

Zorg

32%

Zorg en Welzijn (ms)

0,28%

Zorg en welzijn

2%

33/51


5.4

Samenvatting en conclusies  Het databestand van VenZO wordt goed bijgehouden, maar kan niet alle benodigde managementinformatie boven tafel halen.  VenZO weet goed de jonge, vrouwelijke en hoogopgeleide vrijwilliger te bereiken en in te zetten voor vrijwilligerswerk. Het lukt VenZO ook goed om nietwerkenden in te zetten via vrijwilligerswerk.  Wat betreft vacatures is VenZO sterk op het gebied van evenementen en zorg. Ook weet VenZO relatief veel organisaties te binden, aangezien zij veel nieuwe organisaties toevoegt aan haar bestand.  Het aantal bemiddelingen is hoog bij VenZO. De prestatieafspraken worden behaald en in vergelijking met de andere stadsdelen scoort VenZO goed op deze resultaten. In de praktijk blijkt echter dat maar weinig zorgbemiddelingen leiden tot een goede match.







34/51

Aanbevelingen De database dient beter inzicht te geven in de geboekte resultaten van VenZO. Er dient snel managementinformatie beschikbaar te zijn die inzicht kan geven in het aantal bemiddelde vrijwilligers en het aantal vervulde vacatures. Hiermee kunnen de prestatieafspraken beter worden getoetst. Het nieuwe databestand moet antwoord kunnen geven op deze vragen. Hoewel VenZO veel doelgroepen vrijwilligers goed weet te bereiken, valt het aan te bevelen dat men zich bij het werven van nieuwe vrijwilligers richt op de mannelijke, werkende en/of lager opgeleide persoon. Wat betreft vacatures kan VenZO zich meer richten op het gebied van kunst en cultuur. Deze categorie vacatures wordt weinig bediend door het steunpunt.


Hoofdstuk 6 Interviews met organisaties 6.1

Inleiding In dit hoofdstuk staan de ervaringen centraal van organisaties die diensten hebben afgenomen van VenZO. De klanttevredenheid van VenZO is een belangrijke graadmeter voor het functioneren van het steunpunt. In dit onderzoek is onderzocht hoe de klanten van VenZO de dienstverlening hebben ervaren. Door het uitvoeren van een dossieronderzoek zijn deze ervaringen gebundeld. Dit geeft inzicht in de ervaren kwaliteit van de dienstverlening bij de betrokken organisaties.

6.2

Methode Om een zo volledig mogelijk beeld te creëren van de ervaren kwaliteit van dienstverlening van VenZO zijn er dossiers getrokken met daarin geslaagde bemiddelingen tussen vrijwilliger en vacature. Het trekken van de dossiers is willekeurig uitgevoerd. De dossiers zijn geselecteerd op matches van 2011 en 2012. Er is gekozen om enkele zorgbemiddelingen extra te trekken, om hier zodoende een duidelijk beeld van te krijgen. Gaandeweg het onderzoek bleek het aantal zelforganisaties ondervertegenwoordigd te zijn. Hierop is besloten enkele zelforganisaties extra te benaderen voor onderzoek. Uiteindelijk is er in totaal met dertien organisaties gesproken.33 Deze dertien organisaties zijn onder te verdelen in vier professionele zorgorganisaties, vier overige professionele organisaties en vijf zelforganisaties. Bij elke organisatie zijn interviews afgenomen, zowel telefonisch als op locatie. Deze interviews vonden plaats tussen 18 en 27 februari 2013. De interviews zijn gestructureerd door een vragenlijst die is opgesteld aan de hand van het literatuuronderzoek binnen dit onderzoek. Informatie uit de literatuur vormde de basis voor deze vragenlijst. Zo zijn de vragen gestructureerd naar de basisfuncties van het vrijwilligerswerk zoals beschreven in hoofdstuk 2. Er zijn onder andere vragen gesteld over bemiddeling, begeleiding informatieoverdracht en belangenbehartiging door VenZO.

6.3

Bevindingen Over het algemeen zien de organisaties VenZO als een goede toevoeging in het stadsdeel. VenZO ondersteunt en helpt zelforganisaties om verder te professionaliseren en is een kleine maar nuttige aanvulling op het vrijwilligersbeleid van professionele organisaties. VenZO doet haar kerntaken qua bemiddeling tussen vrijwilliger en vacature naar behoren. VenZO is hulpvaardig, denkt goed mee met de organisaties en levert op een goede manier vrijwilligers. Men prijst de buurtgerichte werkzaamheden van het steunpunt. Vooral voor zelforganisaties is VenZO een onmisbare partner.

33

Het voornemen was om tien dossiers te trekken (vrijwilligers en organisaties waar ze vrijwilligerswerk doen).

35/51


Veel ondervraagden vinden de directeur van VenZO de belichaming van het vrijwilligerswerk in het stadsdeel: zij is zeer zichtbaar en bekend in Zuidoost en doet veel aan acquisitie en netwerken. Wel vinden de zorgorganisaties het jammer dat VenZO niet altijd goede zorgvrijwilligers weet te leveren en dat men niet op vrijdag open is. Verbinden en makelen Bemiddeling De organisaties kennen VenZO vaak al uit hun periode bij VCA, uit het eigen netwerk of via persoonlijk contact met een van de medewerkers van VenZO. Men ervaart het steunpunt als laagdrempelig en goed benaderbaar. Het lukt gemakkelijk om in contact te komen met VenZO, waarbij er vooral persoonlijk contact is. De grotere organisaties hebben vaak een eigen vrijwilligerscoördinator in dienst en beheren hun eigen vrijwilligersbestand. Ook de kleinere (zelf)organisaties hebben goed zicht op de eigen vrijwilligers. Het bestand van VenZO zien alle organisaties als een aanvulling op hun eigen vrijwilligersnetwerk en vooral als handig tijdens piekmomenten (evenementen van de organisaties). Het opstellen van een vacature gaat gemakkelijk na een persoonlijk gesprek. VenZO gaat snel aan de slag met het vinden van vrijwilligers en de vacatures zijn snel vervuld. De kwaliteit van de vrijwilligers is wisselend. Vooral zorgorganisaties stellen meer eisen aan hun vrijwilligers. Vaak zijn de aangeleverde zorgvrijwilligers door VenZO niet van het juiste niveau om de structurele taken binnen de zorg te kunnen uitvoeren. Dit is iets wat de zorgorganisaties bij meer vrijwilligerssteunpunten ervaren; VenZO is niet het enige steunpunt dat daarin iets te leren heeft. Netwerken Veel organisaties maken gebruik van de netwerkactiviteiten van VenZO. De resultaten worden als wisselend ervaren. Zelforganisaties maken goed gebruik van het netwerk van VenZO door veel uit te wisselen, kennis te vergaren en contacten op te doen met nieuwe organisaties. De professionelere organisaties zien minder resultaten van de netwerkbijeenkomsten. Zij horen minder nieuwe informatie en doen weinig nieuwe contacten/vrijwilligers op. Graag zouden zij meer nieuwe organisaties buiten het bekende netwerk zien (zoals organisaties uit het bedrijfsleven met MVO-beleid). Wel maken de professionele organisaties graag gebruik van de activiteiten van VenZO om hun eigen vrijwilligers in het zonnetje te zetten (vrijwilligersdag, vrijwilligersprijs). Op dit gebied is VenZO voor hen van goede toegevoegde waarde. Versterken vrijwilligerswerk Begeleiding Er is geen structurele begeleiding vanuit VenZO richting de organisaties. VenZO beperkt zich vooral tot de kerntaken rondom het bemiddelen tussen vacature en vrijwilliger.

36/51


Sommige organisaties hebben op ad-hocbasis overleggen of evaluaties met VenZO. Veel organisaties geven echter aan ook geen behoefte te hebben aan begeleiding. Wanneer zich zaken en/of problemen voordoen, wordt het contact vanzelf gezocht. De zelforganisaties maken veel gebruik van de ondersteuning van VenZO. Het helpt hen bij het opstarten van de organisatie, het aanvragen van subsidies, het opstellen van beleid en het verder professionaliseren van de organisatie. De professionele organisaties hebben VenZO hier niet voor nodig en redden zichzelf prima op dit vlak. Informatie De zelforganisaties hebben veel aan de informatie die VenZO hun verschaft. Zij zien VenZO als een belangrijk bron van informatie over de bedrijfsvoering van hun eigen organisatie en over actuele zaken en ontwikkelingen binnen het vrijwilligerswerk. De professionele organisaties gebruiken de informatie van VenZO meer om te checken of men geen ontwikkelingen heeft gemist. Zij hebben de kennis en kunde vaak zelf al in huis. Deze organisaties doen weinig nieuwe informatie op via VenZO. De nieuwsbrieven worden door weinig organisaties gelezen. Men heeft meer behoefte aan informatie over vrijwilligerswerk via de sociale media. Sommige organisaties hebben graag meer informatie over VenZO zelf. Wat doet de organisatie nog meer behalve bemiddelingen? Wat zijn de actuele ontwikkelingen binnen VenZO zelf? Hierover kan duidelijker worden geïnformeerd richting organisaties in het stadsdeel, vooral omdat deze organisaties wel graag gebruikmaken van de activiteiten voor hun vrijwilligers. Daarmee kunnen deze organisaties hun eigen vrijwilligers ook danken voor hun werk. Dit is tevens een duidelijke toegevoegde waarde van VenZO in het stadsdeel. Trainingen en cursussen Enkele zelforganisaties maken gebruik van de trainingen via VenZO. Met name de EHBO-training is als nuttig ervaren. Veel professionele organisaties trainen hun eigen vrijwilligers en hebben geen behoefte aan trainingen van derden. Wel is er behoefte aan meer training voor zorgvrijwilligers. Ook is niet iedereen bekend met de trainingen die via VenZO gevolgd kunnen worden. Verbreiden Promotie en werving De organisaties zien dat VenZO veel doet aan promotie van het steunpunt. Ook zien zij dat VenZO actief nieuwe vrijwilligers en nieuwe organisaties werft. De organisaties denken dat VenZO goed bekend is in Zuidoost en daarmee ook de mogelijkheden tot vrijwilligerswerk kenbaarheid geeft. Ook profileert VenZO op een goede manier het vrijwilligerswerk in de wijk. Het belang en het nut van vrijwilligerswerk wordt goed uitgedragen door VenZO.

37/51


Vertalen maatschappelijke effecten Belangenbehartiging Weinig organisaties krijgen iets mee van de belangenbehartiging die VenZO verricht richting het stadsdeel. Alleen de zelforganisaties zien VenZO dit doen en geven aan dat men dit goed doet. Signalen worden goed doorgegeven aan de wethouder, en de terugkoppeling over ontwikkelingen bij het stadsdeel is prima. 6.4

Samenvatting en conclusies  Zelforganisaties zijn zeer tevreden over VenZO. De begeleiding en informatie van VenZO speelt een grote rol in de ‘empowerment’ van deze groepen.  Professionele organisaties zien het bestand van VenZO als een aanvulling op hun eigen vrijwilligersnetwerk, en vooral als handig tijdens piekmomenten (evenementen van de organisaties). Daarbij worden ze goed en snel geholpen. Verder maakt men niet veel gebruik van de overige mogelijkheden van VenZO. Ze zouden wel meer in contact gebracht willen worden met organisaties buiten het eigen netwerk.  Zorgorganisaties hebben dikwijls een eigen vrijwilligerscoördinator. Ze maken incidenteel gebruik van VenZO. Ze constateren dat de kwaliteit van de vrijwilligers niet hoog of zelfs onvoldoende is. Dat ervaren ze bij meer steunpunten. Ze koesteren ook geen hoge verwachtingen, maar menen dat er wel meer aan training en voorbereiding van zorgvrijwilligers gedaan kan worden.  De professionele organisaties maken graag gebruik van de activiteiten van VenZO om hun eigen vrijwilligers in het zonnetje te zetten (vrijwilligersdag, vrijwilligersprijs). Op dit gebied is VenZO voor hen van toegevoegde waarde.  De organisaties hebben wel behoefte aan tijdige informatie over de activiteiten van VenZO zelf, zodat men de eigen vrijwilligers daarover kan informeren. Overallconclusie VenZO is sterk in het bemiddelen van vrijwilligers voor kortdurende activiteiten en evenementen, maar moet nog groeien in het bemiddelen van zorgvrijwilligers. Voor zelforganisaties zijn de verschillende diensten van VenZO veel belangrijker dan voor professionele organisaties. Die professionele organisaties gebruiken VenZO voornamelijk om tijdens evenementen snel aan extra vrijwilligers te komen. Verder maken ze dankbaar gebruik van de Vrijwilligersdag om de eigen vrijwilligers te bedanken. Aanbevelingen  Organiseer meer aandacht en training voor zorgvrijwilligers.  Communiceer duidelijker over de activiteiten van VenZO die worden uitgevoerd naast het bemiddelen (met name activiteiten gericht op het bedanken van vrijwilligers en nieuwe trainingen).  Zorg dat de nieuwsbrieven de aandacht van de organisaties beter trekken. Ook dient VenZO meer informatie over zaken rondom vrijwilligerswerk te verspreiden via de sociale media.  Maak netwerkbijeenkomsten interessanter door nieuwe partijen (bedrijfsleven met MVO) aan te boren.

38/51


Hoofdstuk 7 Interviews met vrijwilligers 7.1

Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de ervaringen van vrijwilligers die via VenZO zijn bemiddeld naar vrijwilligerswerk. Door de klanttevredenheid van vrijwilligers te onderzoeken is inzicht verkregen in de ervaren kwaliteit van dienstverlening van VenZO. De bevindingen die in dit hoofdstuk zijn beschreven bieden zo een kwalitatief beeld van het functioneren van VenZO, met aandacht voor de menselijke kant ervan.

7.2

Methode Om inzicht te krijgen in te klanttevredenheid onder vrijwilligers zijn er dossiers geselecteerd uit een overzicht van geslaagde bemiddelingen van 2012. Dit heeft geresulteerd in interviews met twaalf vrijwilligers, tussen de 23 en 53 jaar, van acht verschillende nationaliteiten, onder wie drie mannen en negen vrouwen. Zeven van de betrokken vrijwilligers zijn ‘reguliere’ vrijwilligers. Zij zijn met name actief op evenementen en worden ingezet als gastvrouw, zaalwacht, opbouwer en EHBO’er. In verband met het groeiende belang van zorgvrijwilligers was afgesproken met het stadsdeel dat de helft van de dossiers op hen betrekking zou hebben. Het bleek echter lastig deze groep te bereiken, omdat zij na bemiddeling weinig contact onderhouden met VenZO. Uiteindelijk hebben er vijf zorgvrijwilligers meegewerkt aan dit onderzoek. Deze vrijwilligers worden bemiddeld naar zorgorganisaties om te ondersteunen op het gebied van zorg en dienstverlening aan cliënten. De interviews vonden grotendeels plaats bij VenZo. Enkele interviews zijn telefonisch afgenomen in verband met tijdgebrek of reistijd van de geïnterviewde. De interviews zijn semigestructureerd afgenomen, waarbij een vragenlijst als leidraad werd gebruikt. De vragenlijst is voor dit onderzoek ontwikkeld en geordend aan de hand van de vijf basisfuncties voor het ondersteunen van vrijwilligerswerk. De gesprekken geven een impressie van de kwaliteit van dienstverlening door VenZO en de betekenis van het vrijwilligerswerk voor de betrokkenen.

7.3

Bevindingen De geïnterviewden vormen samen een kleurrijk gezelschap, elke persoon met een eigen verhaal en mening. Terwijl sommigen uit religieuze of culturele overwegingen actief zijn, doen anderen vrijwilligerswerk in opdracht van een uitkeringsinstantie. Ondanks het meer of minder vrijwillige karakter van het vrijwilligerswerk zijn de geïnterviewden over het algemeen tevreden over VenZO. Zo zei een van hen: ‘Ik ben blij dat ze bestaan.’ Een van de pluspunten blijkt hierbij te zijn de snelle en persoonlijke aanpak die VenZO hanteert bij de bemiddeling. Daarnaast spreken de vrijwilligers van het belang van het werk voor een gevoel van eigenwaarde. Verbeterpunten zijn het versterken en promoten van vrijwilligers.

39/51


Verbinden en makelen Bemiddeling Het merendeel van de vrijwilligers vindt de bemiddeling goed gaan. De bemiddelaar speelt hierin een cruciale rol. Tijdens de intake gaat zij na wat voor persoon de vrijwilliger is en wat voor werk bij diegene past. Zo zegt een van de vrijwilligers: ‘Ik heb het gevoel dat ze echt naar me luistert, ze heeft heel veel geduld om met mensen uit andere culturen om te gaan ook als die de taal niet zo goed spreken.’ In de meeste gevallen wordt de vrijwilliger daarna vrijwel direct naar vrijwilligerswerk bemiddeld. Slecht een enkeling wist niet direct wat van hem of haar werd verwacht. Deze snelle aanpak voorkomt dat vrijwilligers hun motivatie verliezen. Eén persoon gaf aan dat het te lang duurde voordat er een gesprek gepland kon worden en vindt de organisatie niet zo professioneel overkomen. Maar juist in het persoonlijke lijkt de kracht van VenZO te zitten. Ook na de eerste bemiddeling blijft de bemiddelaar actief vrijwilligers benaderen met nieuwe vacatures. Uit de interviews blijkt dat de meeste vrijwilligers zelf niet veel initiatieven te ontplooien; de passiviteit van een deel van hen noodzaakt daar dus toe. ‘Ze moeten mij benaderen, ik ben toch vrijwilliger’, is een mening die door verschillende betrokken vrijwilligers werd geuit. Match Hoewel de vrijwilligers tevreden zijn over de bemiddeling, leidt het niet altijd tot een geslaagde match. Uit de interviews met zorgvrijwilligers blijkt dat bemiddeling naar zorginstellingen niet altijd succesvol is. Twee van de vijf zorgvrijwilligers werkten niet bij de organisatie waarnaar VenZO hen bemiddeld had. Zij kwamen echter in het bestand wel voor als geslaagde bemiddelingen. De administratie is dus niet volledig actueel. Zorgvrijwilligers nemen zelf niet altijd het initiatief, of de ontvangende organisatie blijkt hen niet nodig te hebben. Uit een vorig hoofdstuk is gebleken dat organisaties niet tevreden zijn over de kwaliteit van de zorgvrijwilligers, wat een mogelijke verklaring is voor het mislukken van de match. Eén van de vrijwilligers zegt hierover: ‘De organisaties vertellen me elke keer te wachten tot ze werk voor me hebben en sturen me naar huis. Zo gaat het nu al een halfjaar.’ Vacaturebank Slechts één van de betrokken vrijwilligers heeft vrijwilligerswerk gevonden via de website. Hij vond het aanbod divers en groot. De elf anderen maken om verschillende redenen geen gebruik van de vacaturebank.34 Ze gaan niet zelf actief op zoek naar vrijwilligerswerk, maar wachten tot de bemiddelaar hen benadert. Versterken vrijwilligerswerk Trainingen en cursussen Vier van de twaalf betrokken vrijwilligers hebben een EHBO-training gevolgd. Twee van hen hadden al kennis van EHBO en vonden dat de cursus de deelnemers niet genoeg voorbereidde op de mogelijke situaties die zij tegen zouden kunnen komen.

34

Zoals eerder aangegeven functioneerde de digitale vacaturebank in 2012 ook niet goed.

40/51


De andere twee vonden de cursus wel goed. Een van hen vertelt: ‘Ik voel me sterker, omdat ik nu weet hoe ik moet handelen.’ Onder de vrijwilligers is zeker animo voor trainingen. Dat daarvoor een aantal uren inzet wordt gevraagd is voor hen niet meer dan logisch. Ook de zorgvrijwilligers hebben behoefte aan trainingen. Zij geven aan beter voorbereid te willen zijn op bijvoorbeeld omgang met mensen met dementie of psychiatrische patiënten. Informatie Nieuws publiceert VenZO op de website en de nieuwsbrief verspreidt ze digitaal. De meeste vrijwilligers lezen deze niet, omdat ze geen functionerende computer of internetverbinding hebben. Anderen hebben geen toegang tot de informatie omdat ze geen Nederlands spreken. Slechts twee van de vrijwilligers zouden wel graag informatie ontvangen, met name over de positie en rechten van vrijwilligers. Begeleiding De vrijwilligers zijn van mening dat de bemiddelaar goed bereikbaar is en vrijwilligers motiveert actief te blijven. ‘Ik kan altijd bij haar terecht’, geeft een van de vrijwilligers aan. Ook hier blijkt weer het belang van de persoonlijke benadering. Zo zegt een andere vrijwilliger: ‘Het is hinderlijk om telkens een nieuw iemand te moeten spreken en je verhaal te moeten vertellen.’ Een verbeterpunt is de nazorg die VenZO reguliere en zorgvrijwilligers biedt. Na evenementen worden vrijwilligers weleens gebeld met de vraag hoe het is gegaan. Dit gebeurt echter niet consequent. En hoewel de meeste ‘reguliere’ vrijwilligers geen problemen ervaren op het werk en aangeven geen behoefte te hebben aan evaluatie, vinden ze het wel prettig om even contact te hebben na een evenement, om kort te vertellen hoe het ging. Ook is het een middel om het bestand met bemiddelingen actueel te houden: is de bemiddeling geslaagd of niet? De geïnterviewde vrijwilligers die worden bemiddeld naar zorginstellingen onderhouden geen contact meer. Hierdoor is de administratie niet op orde en werkt niet elke vrijwilliger waar deze naartoe bemiddeld is. Bij geslaagde matches krijgen zorgvrijwilligers begeleiding van een interne vrijwilligerscoördinator bij de zorgorganisatie. Dit is conform de afspraak met VenZO. Screening van vrijwilligers en begeleiding ligt bij de ontvangende organisaties. De vraag is of dat toereikend is als blijkt dat de vrijwilligers in de organisaties dikwijls (nog) niet geschikt zijn. Het opleiden van zorgvrijwilligers door de Burgeracademie is dus een goed initiatief. Juist een extern steunpunt zou dan hulp en begeleiding kunnen bieden als zich problemen voordoen. De vrijwilligers zijn echter niet op de hoogte van de begeleiding die ze van VenZO kunnen vragen bij problemen. Promoten en waarderen van vrijwilligers Waarderen Er zijn grote verschillen tussen het type waardering waar vrijwilligers behoefte aan hebben. Voor veel reguliere vrijwilligers, met name de vrijwilligers die vrijwilligerswerk doen zoals dagbesteding, is aandacht van VenZO als vorm van waardering erg belangrijk.

41/51


Een van hen vertelt: ‘Ze moeten mij binden en boeien, met name door regelmatig contact te zoeken.’ Een ander is van mening dat de bemiddelaar vasthoudend en warm is en haar op die manier motiveert om meer vrijwilligerswerk te doen. Vier van de vrijwilligers waren naar de Vrijwilligersdag geweest, Twee van hen vonden dat leuk, de andere twee niet. ‘Ik houd niet van harde muziek en niet van alcohol, dan houdt het wel op.’ Voor de vrijwilligers die actief zijn uit religieuze of culturele overtuiging is met name de dankbaarheid van de mensen die ze helpen (ouderen, patiënten et cetera) van belang. Promoten Vier vrijwilligers vinden VenZO niet zichtbaar in de buurt, de anderen kunnen er weinig over zeggen omdat ze niet in de buurt wonen of weinig buiten komen. Toch geven meerdere vrijwilligers aan dat ze via de aanwezigheid van VenZO op bijvoorbeeld een school, een evenement of een bijeenkomst in de buurt met VenZO in aanraking zijn gekomen. Daaruit blijkt dat VenZO meer aanwezig is in de wijk dan de vrijwilligers ervaren. Naast de zichtbaarheid van VenZO zelf is een aantal van de betrokken vrijwilligers van mening dat VenZO vrijwilligerswerk meer zou moeten promoten. Zo zegt een van hen: ‘Mensen zeiden dat ik gek was dat ik vrijwilligerswerk ging doen. Ze begrijpen niet goed wat het inhoudt en hoe belangrijk het is.’ Een andere vrijwilliger zegt daarover: ‘VenZO zou meer reclame kunnen maken voor vrijwilligerswerk.’ Maatschappelijke effecten De beoogde maatschappelijke effecten van vrijwilligerswerk worden op individueel niveau bereikt. Met name voor geleide vrijwilligers en anderen zonder betaald werk zorgt het vrijwilligerswerk voor een gevoel van eigenwaarde. ‘Nu kom ik mijn huis uit en maak ik mezelf nuttig’, licht een van de vrijwilligers toe. Ook vergroot het de zelfverzekerdheid van vrijwilligers: ‘Ik durf nu ’s avonds naar buiten, dat deed ik eerder niet.’ De zorgvrijwilligers vinden het erg belangrijk om voor iemand te zorgen. Zo vertellen sommigen van hen dat ze hier vrijwilligerswerk doen omdat ze in verband met migratie niet voor hun eigen ouders kunnen zorgen. Naast het gevoel nuttig te zijn en te participeren in de maatschappij, doen de vrijwilligers nieuwe contacten op. Hoewel vrijwilligers elkaar niet in hun vrije tijd opzoeken, komen ze elkaar wel tegen op straat. Dat zorgt voor meer samenhang, doordat ze elkaar bij zo’n ontmoeting kort aanspreken. Daarnaast denken de vrijwilligers dat vrijwilligerswerk een positief effect heeft op het vinden van een betaalde baan. Drie van de betrokken vrijwilligers hopen daadwerkelijk dat hun huidige vrijwilligerswerk daartoe leidt, met name door het netwerk dat ze opdoen. 7.4

Samenvatting, conclusies en aanbevelingen  De vrijwilligers zijn over het algemeen tevreden tot zeer tevreden over VenZO en over het vrijwilligerswerk dat ze doen.  De bemiddeling van vrijwilligers voor (kortdurende) evenementen en activiteiten verloopt goed.

42/51






 

De bemiddeling van zorgvrijwilligers loopt minder goed. De zorgorganisaties geven aan dat de kwaliteit van de zorgvrijwilligers nog te wensen overlaat. Er ligt voor VenZO een opgave om de kwaliteit van de zorgvrijwilligers te verbeteren, onder andere met de Burgeracademie. Geconstateerd is dat er van nazorg, het nabellen of een bemiddeling geslaagd is, niet consequent sprake is. Ook zijn niet alle vrijwilligers op de hoogte van de ondersteuning die VenZO na bemiddeling kan bieden. Wat betreft haar informatie- en promotietaken kan VenZO nog groeien. De beoogde maatschappelijke effecten van het vrijwilligerswerk worden op individueel niveau bereikt: mensen krijgen meer gevoel van eigenwaarde, doen nieuwe contacten op en hebben het gevoel dat het hen helpt bij het vinden van een baan.

Overallconclusie VenZO is sterk in het bemiddelen van vrijwilligers voor kortdurende activiteiten en evenementen, maar moet nog groeien in het bemiddelen van zorgvrijwilligers. Aanbevelingen  Verbeter de werkwijze/procedure nazorg. Dit behelst onder andere het nabellen na een bemiddeling om na te gaan of de bemiddeling een match heeft opgeleverd. Mocht het geen geslaagde match zijn, dan is het van belang om de reden daarvan na te gaan. Zeker als het gaat om de kwaliteit van de vrijwilliger is het noodzaak daar iets aan te doen. Nazorg houdt ook in het nabellen met de vrijwilliger om na te gaan of alles goed is gegaan en eventueel advies geven.  Ondersteun en versterk de zorgvrijwilligers door middel van trainingen in samenwerking met de burgeracademie. Hierbij hoort ook een betere intake/ screening van de zorgvrijwilliger.  Profileer en promoot zowel de organisatie als het vrijwilligerswerk meer in de buurt.  Maak de adviserende/ondersteunende functie van VenZO meer duidelijk aan de vrijwilligers.

43/51


Hoofdstuk 8 Toetsing kwaliteit 8.1

Inleiding In dit hoofdstuk toetsen we de kwaliteit van VenZO op grond van de verzamelde informatie aan de hand van de instrumenten:  het kwaliteitskeurmerk;  de interventiepiramide;  de governancecode.

8.2

Kwaliteitskeurmerk Hieronder worden de criteria van het keurmerk opgesomd en wordt aangegeven of VenZO daaraan op grond van de verzamelde informatie voldoet of niet. Criteria keurmerk 1 ster

ja

1. eigen brochure

x

2. website

x

3. bereikbaarheid minimaal 6 uur (12, 20 uur voor 3 sterren)

x

4. functieomschrijvingen

x

5. verbinden en makelen en 1 andere basisfunctie

x

6. digitale vacaturebank

x

7. privacy gewaarborgd (registratie Coll. Bescherming Persoonsgegevens (CBP)). Registratieformulier nodig 2 sterren

x

ja

1. eigen meerjarenbeleid/visie op ontwikkeling steunpunt x

3. bereikbaarheid 12 uur

x

4. eigen huisstijl, eigen telefoonnummer, bord op de gevel

x

5. klanttevredenheidsonderzoek 1 x per 3 jaar

3 sterren

x x ja

1. bereikbaarheid van 20 uur

x

2. eigen kwaliteitsbeleid

x

3. regiofunctie 4. alle basisfuncties

44/51

nee x

2. output en prestatie indicatoren

6. verbinden & makelen, versterken een twee andere basisfuncties

nee

nee

x x


Bevindingen Afgezet tegen de criteria voor het kwaliteitskeurmerk van NOV wordt geconstateerd dat VenZO aan dertien van de zeventien criteria voldoet. Eén van de criteria (het vervullen van een regiofunctie) is gegeven de infrastructuur voor vrijwilligersondersteuning in Amsterdam niet aan de orde. Dan blijven er nog drie over:  Er is geen melding bij het CBP.  Er is geen meerjarenbeleid.  Er is tot op heden geen klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd door VenZO. Melding bij het CBP is volgens de wet geen verplichting, maar het is wel een voorwaarde voor het behalen van het keurmerk. Het is aan de gemeente en VenZO welk belang ze daaraan hechten. BMC raadt aan om het keurmerk te willen voeren. Het dossieronderzoek dat BMC heeft uitgevoerd in het kader van het onderzoek kan voor een deel ook als klanttevredenheidsonderzoek worden gezien en is positief. BMC adviseert VenZO om periodiek een klanttevredenheidsonderzoek uit te voeren. Een klanttevredenheidsonderzoek is ook, los van het keurmerk, een belangrijk middel om zicht te krijgen op de resultaten van de organisatie. Het meerjarenbeleid van VenZO is ook gelieerd aan het gemeentelijk beleid. Niettemin is het aan elke zelfstandige organisatie om het eigen meerjarenbeleid te formuleren. Overallconclusie In zijn algemeenheid kan worden gezegd dat VenZO de kwaliteit vanuit inhoudelijk perspectief goed op orde heeft. Op grond van de huidige gegevens komt VenZO minimaal voor twee sterren van het keurmerk in aanmerking. 8.3

Interventiepiramide Bij de interventiepiramide wordt naast de toets op het nakomen van de prestatieafspraken en de jaarrekening van de organisatie ook gekeken naar aspecten die iets kunnen zeggen over de mate waarin een organisatie goed op orde is. Op deze wijze worden potentiële risico’s opgespoord die later tot uiting kunnen komen in het achterblijven van de prestaties. Door de risico’s tijdig te onderkennen kunnen problemen voorkomen worden. Niet alle criteria wegen even zwaar. De financiële criteria en de het nakomen van de prestatieafspraken zijn de zogenoemde primaire criteria en wegen het zwaarst. Hiernavolgend worden de prestaties van VenZO over 2011 beoordeeld.

45/51


Jaarverslag Afspraken

ja Prestaties geleverd? (marge 5%)

nee

x

Maatschappelijke effecten

Organisatie

x, geen verslag over

Overige gevraagde informatie geleverd? (relevant voor VenZO?)

x

Op tijd?

x

Inzichtelijk?

x

Sleutelposities bezet?

x

Interne controle geregeld?

?

Klanten

Klanttevredenheid positief?

x

Jaarrekening

Resultaat neutraal?

x (2011)

Geen opmerkingen accountant?

x

Balans

Reservepositie reëel?

(2012) x

Algemene reserve maximaal 5%?

Subsidieaanvraag Beoordeling van inhoud aanvraag Activiteitenplan

Activiteitenbegroting

Exploitatiebegroting

ja Aansluitend bij vraag?

x

Inzichtelijke toelichting?

x

Op tijd?

x

Sluitend, passend binnen subsidie?

x (meer gevraagd dan beschikbaar voor 2013)

Overhead passend binnen de branche?

x

Vastgesteld door bestuur?

x

Sluitend?

x

Aansluitend bij activiteitenbegroting?

46/51

nee

x (alleen exploitatiebegroting)

Risicovolle klanten/afnemers ontbreken?

x

Liquiditeit op orde?

2011

2012


Beoordeling 2011 en 2012 Gebaseerd op jaarverslag en jaarrekening en ambtelijke inlichtingen Het jaarverslag en de jaarstukken 2011 zijn in het licht van wat de organisatie gevraagd wordt op orde.  De prestaties worden meer dan gehaald.  Het jaarverslag geeft een inhoudelijke toelichting op prestaties.  Een expliciete toelichting op de bijdrage aan het bereiken van de bedoelde maatschappelijke effecten ontbreekt. Het stadsdeel vraagt er ook niet expliciet om in het verantwoordingsformulier. VenZO zou daar meer aan kunnen doen.  De stukken worden op tijd ingeleverd. In het begin na de verzelfstandiging was er nog wel onduidelijkheid over wat nodig is (formats worden niet altijd gebruikt. Informatie is echter goed te vinden in het jaarverslag).  De jaarrekening 2011 sloot met een te verwaarlozen tekort.  In 2012 lijkt de grip op de organisatie aanzienlijk verminderd.  De overhead van de organisatie is erg hoog en nog verder toegenomen in 2012.  In 2012 was er sprake van langdurige ziekte van de directeur-bestuurder en was de vervanging door de adjunct-directeur niet vooraf geformaliseerd..  De jaarrekening van 2012 sluit naar verwachting met een tekort.  De accountant heeft over 2011 geen opmerkingen gemaakt. Voor 2012 valt dat nog te bezien.  Er zijn geen reserves en er is geen financiële speelruimte meer. Overallconclusie Door de verslechterde bedrijfsmatige positie van VenZO in 2012 zou VenZO in de interventiepiramide ‘code oranje’ krijgen en voor 2013 scherper in de gaten moeten worden gehouden. 8.4

Governancecode Zoals in hoofdstuk 3 al is geconcludeerd heeft de RvT op een aantal punten niet sterk geopereerd, voor zover duidelijk is op grond van de beschikbare informatie. In de onderstaande tabel wordt het oordeel op een aantal criteria samengevat. Criteria

ja

nee

Waken over het maatschappelijk belang

x (inzake China-reis)

4 x vergaderen

x

Vaststellen missie, jaarstukken, etc.

x

Zoeken buiten eigen kring (geen coöptatie) Beloning conform richtlijnen

onbekend

x x (richtlijn MOgroep niet gehanteerd)

Eigen functioneren beoordelen

x

Zonder directeur vergaderen 1 x per jaar

x

47/51


8.5

Samenvatting en conclusies  VenZO is getoetst aan het keurmerk, inhoudelijk sterk. Ze voldoet aan dertien van de zeventien criteria van het keurmerk en kan op grond van de huidige informatie voor minimaal twee van de drie sterren in aanmerking komen.  In bedrijfsmatig en financieel opzicht is VenZO in 2012 de grip kwijtgeraakt. Getoetst aan de interventiepiramide komt VenZO in aanmerking voor licht verscherpt toezicht.  De RvT heeft in 2012 niet sterk geopereerd in het licht van de governancecode. Aanbevelingen  Vraag het keurmerk aan; dit heeft voor VenZO ook een goede publicitaire waarde.  Richt in 2013 de aandacht op het orde op zaken stellen van de organisatie, waarbij de organisatie zich op haar kerntaken moet richten.  Breng de RvT weer op sterkte en volg en ondersteun de directeur-bestuurder positief kritisch om de greep op de organisatie te hervinden.  Ga met de RvT in gesprek over de visie op toezicht en neem zo nodig in de beschikking op dat het toezicht op de organisatie in de geest van de governancecode moet worden uitgeoefend.

48/51


Hoofdstuk 9 Samenvatting, conclusies, aanbevelingen 9.1

Hoofdconclusies en belangrijkste aanbevelingen Naar aanleiding van een raadbreed aangenomen motie over de vrijwilligersondersteuning heeft BMC onderzoek gedaan naar het functioneren van VenZO. In het bijzonder ging de aandacht uit naar de zorgvrijwilligers. Bij het onderzoek zijn alle aspecten van de organisatie onderzocht: het inhoudelijk en bedrijfsmatig functioneren, de reacties van gebruikers (vrijwilligers en organisaties), het functioneren van bestuur en toezicht en de subsidierelatie. Om een gefundeerd oordeel te vellen over de kwaliteit is de inhoud getoetst aan het kwaliteitskeurmerk voor vrijwilligersondersteuning, de bedrijfsvoering en de subsidierelatie aan de zogenoemde interventiepiramide aan de hand waarvan bepaald kan worden of een organisatie ‘in control’ is, en het toezicht aan de governancecode van de MOgroep. Inhoud  Het algehele oordeel is dat VenZO inhoudelijk een goed functionerende organisatie is. VenZO is sterk in het bemiddelen van vrijwilligers voor kortdurende activiteiten en evenementen en de aanpak van VenZO sluit aan bij de vrijwilligers in Zuidoost.  Vrijwilligers voelen zich gemotiveerd door de persoonlijke benadering van VenZO en putten eigenwaarde uit het werk. Vrijwilligers denken daarmee hun kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Een groot deel van de vrijwilligers schrijft zich op advies van DWI in bij VenZO als middel om de banenkansen te vergroten. De aanpak van VenZO past goed bij deze groep vrijwilligers die zelf minder initiatief tonen.  VenZO voldoet aan de afspraak om vijftig zorgvrijwilligers te bemiddelen, maar uit de interviews blijkt dat er zelden sprake is van geslaagde bemiddelingen. Kandidaten worden doorverwezen, maar de zorgorganisaties vinden de kwaliteit van de doorgestuurde vrijwilligers te beperkt en nemen hen niet aan als vrijwilliger. De vrijwilligers zelf voelen zich ook niet altijd goed toegerust voor hun rol als zorgvrijwilliger. VenZO moet nog groeien in het bemiddelen van zorgvrijwilligers. Daar is meer voorwerk en nazorg voor nodig dan voor het bemiddelen voor ander vrijwilligerswerk. De Buurtacademie kan hier een rol in vervullen.  Voor zelforganisaties zijn de verschillende diensten van VenZO heel belangrijk. Ze zijn heel tevreden met de ondersteuning van VenZO op het terrein van professionalisering en het aanvragen van waarderingssubsidies. VenZO levert een belangrijke bijdrage aan de empowerment van de zelforganisaties  Voor professionele organisaties is de ondersteuning van VenZO minder belangrijk. Die professionele organisaties gebruiken VenZO voornamelijk om tijdens evenementen snel aan extra vrijwilligers te komen. Verder maken ze dankbaar gebruik van de Vrijwilligersdag om de eigen vrijwilligers te bedanken.

49/51


Bedrijfsvoering  In bedrijfsmatig opzicht presteert VenZO minder goed en lijkt VenZO in 2012 de grip te zijn kwijtgeraakt.  VenZO stelt zich op als een ondernemende organisatie, maar daarin lijkt de directeur-bestuurder keuzes te maken die én buiten de opdracht van VenZO liggen (reis naar China voor een samenwerkingsproject) én de financiële mogelijkheden van VenZO te boven gaan, zoals het aantrekken van personeel voor opdrachten die nog onzeker zijn. Daardoor kon VenZO eind 2012 financieel maar net overeind blijven.  De RvT, die al geruime tijd niet compleet is, heeft hierin kennelijk onvoldoende tegenwicht geboden.  VenZO is bovendien een topzware organisatie. De overhead wijkt sterk af van wat binnen de branche gebruikelijk is. Subsidie  VenZO voldoet ruimschoots aan de prestatieafspraken die met het stadsdeel zijn gemaakt.  In vergelijking met Amsterdam-Noord en Amsterdam-Nieuw-West stelt Amsterdam-Zuidoost twee tot bijna drie keer zoveel subsidie beschikbaar voor vrijwilligersondersteuning als de andere stadsdelen. De prestaties van VenZO zijn licht beter (als het om het aantal bemiddelingen gaat) dan die van de steunpunten in Amsterdam-Noord en Amsterdam-Nieuw-West. Voor de prestaties op de overige functies is de vergelijking minder gemakkelijk te maken. Het takenpakket van de overige steunpunten is niet per se smaller; wel zijn de openingstijden of is de beschikbare capaciteit beperkter.  Sinds haar verzelfstandiging maakt VenZO geen gebruik meer van de faciliteiten van VCA en profiteert het stadsdeel niet meer van de subsidie die de centrale stad daarvoor beschikbaar stelt. Dat heeft een negatief effect op de overhead. Financieel gezien is de verzelfstandiging geen verstandige keuze geweest. De belangrijkste aanbevelingen Inhoud:  Verbeter de toeleiding van zorgvrijwilligers. Dit kan door middel van de Burgeracademie, maar ook door bij zorgorganisaties na te gaan wat ze vragen, extra tijd en aandacht aan de intake te geven en meer nazorg na de eerste bemiddeling te geven. Bedrijfsvoering:  Breng de overhead bij VenZO terug.  Focus de aandacht bij VenZO op de bestaande opdrachten en loop niet ‘voor de muziek uit’. Subsidie:  Plaats VenZO onder licht verscherpt toezicht, waarbij de financiële situatie van VenZO per kwartaal in de gaten wordt gehouden.  Scherp de afspraken met VenZO aan door het subsidiebudget toe te delen aan de functies en door prestatieafspraken te concretiseren.  Maak de communicatie met VenZO transparanter door actiever door te vragen.

50/51


Toezicht  Breng de RvT snel op sterkte met iemand van buitenaf met financiële kennis en bied als RvT daadwerkelijk tegenwicht aan de directeur-bestuurder,  Ga met de RvT in gesprek over de visie op toezicht en neem zo nodig in de beschikking op dat het toezicht in overeenstemming met de governancecode voor de welzijnsbranche moet worden uitgevoerd. Overallconclusie De overallconclusie is dat VenZO inhoudelijk goed functioneert, een aanpak heeft die goed aansluit bij de vrijwilligers in Zuidoost en gewaardeerd wordt door de organisaties waarvoor VenZO bemiddelt. VenZO voldoet ruimschoots aan de gevraagde prestaties, maar de bemiddeling van zorgvrijwilligers kan beter. In bedrijfsmatig opzicht functioneert VenZO minder goed. De overhead is te hoog. De ondernemende houding van VenZO werd in 2012 risicovol, doordat er te veel op toekomstige projecten werd geanticipeerd.

51/51

Resultaten doorlichting VenZO Rapport Stadsdeel Amsterdam-Zuidoost

Recommend Documents