Regeling POP en functioneringsgesprekken van de gemeente Waalwijk
12-0016257regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012
1
Regeling POP en functioneringsgesprekken van de gemeente Waalwijk Burgemeester en wethouders van Waalwijk; gelet op het bepaalde in artikel 17:1:1 van de arbeidsvoorwaardenregeling CAR/UWO waarin wordt gesteld, dat in een persoonlijk ontwikkelingsplan afspraken moeten worden vastgelegd over loopbaanontwikkeling en de vereiste kennis en vaardigheden, alsmede een in dat kader door de medewerker te volgen opleiding en de te ondernemen activiteiten; In overweging genomen dat de ondernemingsraad ingevolge artikel 27 van de WOR heeft ingestemd met onderstaande regeling POP en functioneringsgesprekken; besluiten vast te stellen de 'Regeling POP en functioneringsgesprekken van de gemeente Waalwijk'. Artikel 1 Algemeen Dit reglement is van toepassing op personen in dienst van de gemeente Waalwijk. Artikel 2 Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. de medewerker: degene in dienst van de gemeente Waalwijk en op wie de arbeidsvoorwaardenregeling (CAR/UWO) van toepassing is; b. de functie: het geheel van werkzaamheden dat de medewerker door of namens het college is opgedragen en omschreven is in de functiebeschrijving; c. functie-eisen: de voor de functie benodigde opleidingseisen, vaardigheden, bekwaamheden en competenties; d. leidinggevende: de direct leidinggevende die met de aansturing en beoordeling van de medewerker is belast, zijnde de (algemeen) directeur, het afdelingshoofd of teamleider; e. de direct leidinggevende: de functionaris die in organisatorische zin direct hiërarchisch boven de medewerker staat; f. informant: functionaris die inlichtingen van feitelijke aard over de functievervulling verstrekt; g. functioneringsgesprek: het jaarlijks gesprek tussen medewerker en leidinggevende, waarbij het wederzijds functioneren in relatie met de taakstelling en de werksituatie centraal staat; h. persoonlijk ontwikkelingsplan (POP): een plan waarin de afspraken worden vastgelegd over de loopbaanontwikkeling en de vereiste kennis en vaardigheden van de medewerker, alsmede een in dat kader door hem te volgen opleiding en de te ondernemen activiteiten. i. POP-gesprek: het jaarlijks gesprek tussen medewerker en leidinggevende om te komen tot een POP en de evaluatie van een reeds opgestelde POP; j. medewerker met een dubbelfunctie: de medewerker die in twee verschillende functies is aangesteld. Artikel 3 Aanleiding/doelstelling functioneringsgesprek 1. 2.
Het functioneringsgesprek met de medewerker heeft tot doel om te komen tot een optimaal functioneren van de medewerker. Een functioneringsgesprek worden ten minste eenmaal per twaalf maanden door de leidinggevende met iedere medewerker gehouden. De
12-0016257regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012
2
3.
functiebeschrijving en de daarbij behorende functie-eisen dienen daarbij als uitgangspunt. Op verzoek van leidinggevende en/of medewerker kunnen binnen een periode van twaalf maanden meer gesprekken plaatsvinden. Voor nieuwe medewerkers of voor medewerkers die een andere functie binnen de organisatie hebben aanvaard, geldt dat in het eerste jaar minimaal twee functioneringsgesprekken worden gehouden.
Artikel 4 Functioneringsgesprek algemene bepalingen 1.
2.
3.
4. 5. 6.
7. 8.
9.
De medewerker en zijn leidinggevende zijn beiden verantwoordelijk voor het te voeren functioneringsgesprek, met inbegrip van de voorbereiding van het gesprek. Minimaal 14 dagen voor een functioneringsgesprek stelt de leidinggevende in overleg met de medewerker datum en tijdstip van het gesprek vast. Uiterlijk één week voor de afgesproken datum stuurt de leidinggevende een uitnodiging met vermelding van de gesprekspunten van leidinggevende en medewerker. De leidinggevende legt de resultaten van het functioneringsgesprek binnen 14 dagen nadat het functioneringsgesprek is gehouden vast op het door het college vastgestelde formulier en legt dat binnen die termijn voor aan de medewerker ter ondertekening. Beide partijen ondertekenen het formulier "voor akkoord". Indien de medewerker niet kan instemmen met de weergave van de resultaten van het functioneringsgesprek, kan hij in plaats daarvan zijn visie toevoegen aan het formulier waarbij de medewerker het formulier voor gezien tekent. De leidinggevende overhandigt, na ondertekening, aan de medewerker een kopie van het gespreksformulier. Het origineel wordt naar de afdeling HRM gestuurd voor administratieve verwerking en opname in het digitale personeelsdossier. Tegen een onzorgvuldige gang van zaken op proces en/of inhoud tijdens het functioneringsgesprek kan door de medewerker zijn bedenkingen naar voren worden gebracht bij de naasthogere leidinggevende. De medewerker en zijn leidinggevende dragen zorg voor de uitvoering en nakoming van de tijdens het functioneringsgesprek gemaakte afspraken. De leidinggevende draagt er zorg voor, dat afspraken tussen leidinggevende en medewerker die derden aangaan onder de aandacht van die derde(n) worden gebracht. Een medewerker met een dubbelfunctie krijgt voor de afzonderlijke functies een functioneringsgesprek.
Artikel 5 Informanten 1.
2.
3. 4.
5.
De leidinggevende en de medewerker kunnen gebruik maken van informanten om verdere informatie ten behoeve van het functioneren van de medewerker te verkrijgen. De leidinggevende en de medewerker bepalen in overleg wie er als informant optreedt, deze informant dient een functionele relatie met de te beoordelen medewerker te hebben; De informant kan een persoon zijn die deel uit maakt van of een samenwerkingsrelatie heeft met de gemeentelijke organisatie; Indien over het gebruik maken van informanten geen overeenstemming tussen de leidinggevende en de medewerker wordt bereikt, beslist de naasthogere leidinggevende; De informant neemt geen deel aan het functioneringsgesprek.
12-0016257regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012
3
Artikel 6 Aanleiding/doelstelling PersoonlijkOntwikkelingsPlan 1.
2. 3.
In het POP maken de leidinggevende en de medewerker afspraken over de loopbaanontwikkeling en de (veranderde) functie-eisen van de medewerker, alsmede een in dat kader door hem te volgen opleiding en de te ondernemen activiteiten. De leidinggevende en medewerker stellen in onderling overleg ten minste één keer per drie jaar een POP op. Eenmaal per jaar, aansluitend aan of tijdens het functioneringsgesprek, wordt het POP-gesprek gehouden. Tijdens dit jaarlijkse POP-gesprek wordt het POP opgesteld of geëvalueerd.
Artikel 7 PersoonlijkOntwikkelingsPlan algemene bepalingen 1. 2. 3. 4. 5.
6. 7.
De medewerker en zijn leidinggevende zijn beiden verantwoordelijk voor het te voeren POP-gesprek, met inbegrip van de voorbereiding van het gesprek. De functioneringsgesprekken en afspraken zoals bedoeld in artikel 4 kunnen hierbij als basis dienen. De medewerker en leidinggevende zijn verantwoordelijk voor het realiseren van de gemaakte afspraken. De gemaakte afspraken in het kader van het POP worden vastgelegd op het door het college vastgestelde formulier. Nadere voorschriften / richtlijnen voor het POP worden gesteld in de regeling ‘faciliteiten voor studie en persoonlijke ontwikkeling’ van de gemeente Waalwijk. Voor een medewerker met een dubbelfunctie wordt een gezamenlijke POP opgesteld. De verantwoordelijkheid voor dit gezamenlijk opstellen ligt bij de medewerker en direct leidinggevenden.
Artikel 8 Archivering Het formulier functionerings- en popgesprek en alle andere daarop betrekking hebbende stukken worden strikt vertrouwelijk behandeld en digitaal bewaard in het personeelsdossier. Artikel 9 Overige bepalingen 1.
2.
De gemeentesecretaris tevens algemeen directeur is bevoegd in daarvoor naar zijn oordeel in aanmerking komende gevallen anderen aan te wijzen die in plaats van of samen met de leidinggevende het functioneringsgesprek voeren. De gemeentesecretaris tevens algemeen directeur gaat pas tot die aanwijzing over nadat hij de betrokken leidinggevende heeft gehoord en betrokken medewerker is geïnformeerd. In gevallen waarin dit reglement niet of niet in redelijkheid voorziet treft de gemeentesecretaris tevens algemeen directeur, na betrokkenen te hebben gehoord, een voorziening.
Artikel 10 Inwerkingtreding 1. 2.
Deze regeling treedt in werking op de dag nadat deze is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Waalwijk. Het vigerende functionerings- en beoordelingsreglement van de gemeente Waalwijk wordt tegelijkertijd ingetrokken.
12-0016257regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012
4
Artikel 11 Slotbepaling Deze regeling wordt aangehaald als: ‘regeling POP en functioneringsgesprekken van de gemeente Waalwijk’ Vastgesteld door de het college van burgemeester en wethouders van Waalwijk in de vergadering van: 25-09-2012
De secretaris,
De burgemeester,
Drs. A. de Wit
Drs. A.M.P. Kleijngeld
12-0016257regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012
5
12-0016257regeling POP en functioneringsgesprekken gemeente Waalwijk HRMHII/cfw d.d. augustus 2012
6
