S
Aan de Raad van Toezicht Van Stichtlng Autoriteit Financiële Markten Den Haag, 13-6-2007
Ken merk: HvL 2007-08 CC: Bestaur van Stichtlng Autoritelt Financlële Markten
Rapport van bevindingen inzake de verantwoording van de bestuursdeclaraties van de AFM over 2006
Pagina2
Inleiding
1.. 1.1.
Opdracht
ngevoIge uw opdracht hebben wij overeengekomen specifieke werkzaamheden verricht ter toetsing van de julste toepassing van de dedaratie- en fadliteitenregeling bestuur d.d. 1 januari 2004 (hiema: de declaratleregeling) door bet bestuur van Stichtlng Autorlteit I9nandële Markten (AFM) over 2006. Voor een omschrvIng van deze opciracht verwijzen wIj naar onze brief van 9 juni 2006. Dit rapport beschrijft de ultkomsten van onze werkzaamheden. 1.2
Aard en reikwljdte van de verrichte werkzaamheden
Onze werkzaamheden zun verrlcht overeenkomstlg In Nederland algemeen aanvaaitle richtlljnen inzake opdrachten tot bet verrlchten van overeengekomen spedfieke werkzaamheden. De opdracht rlcht zich op de opzet en de naleving van de procedures zoals opgenomen in de dedaratieregeling. De aard van de opdracht brengt met zich mee dat op bet onderzochte cijfermateriaal geen accountantscontrole Is toegepast terwW tevens geen beoordelingsopdracht Is uitgevoerd. Eén en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend met betrekldng tot de getrouwheid van de verantwoordlng van de onderzochte declaratles. Deze rapportage Is gebaseerd op een kritische deelwaarneming en is dus niet representatlel voor het totaal aan bestuursdeclaraties. 1.3
Verrichte werkzaamheden
Wj hebben de volgende werkzaamheden uitgevoerd: •
bet beoordelen van de opzet van de procedures die de naleving van de declaratieregeling waarborgen;
•
bet beoordelen van 45 dedaratles ter toetsing van de werking van deze procedures en de juiste toepassing van de declaratleregeling. De beooitteelde toetspunten zijn opgenomen In de bijiage.
Pagiria 3
2.
Samenvatting
Uit de door ons uitgevoerde deelwaarneniing komt naar voren dat de dedaratieregellng in hd algemeen wordt nageJeefd. Bij de meesta declaraties Is het dedaratleformulier volledig ingevuld en bJ het ont.breken van bescheiden woftit dlt ook aangegeven. Daarnaast maken de bestuurders het doel van de gedane declaraties inzichtelijk. In hoofdstuk 3 gaan wij in detail in op de afwljkingen van de declaratieregeling, die wij hebben geconstateerd. De volgende tabel geeft een overzicht van het totale bedrag van de onderzochte declaraties aismede een verdeling naar als goed en fout beoordeelde bedragen. De toetspunten en een nadere toellchting daarop zljn opgenomen in bljiage 1. Beoordeling 1 Goed
Bedrag
Percentage van totaal bedrag van alle waamemlngen
€ 25.662,23
83%
Fout .
Uitsluitend door indiening na 3 maanden
€ 2385,04
9%
.
Overige fouten
€ 2.548,45
8%
€ 30.995,72
100%
rotaal
19 1
Onder de beoordeling ‘goed’ Is tevens een bedrag van in totaal € 198,38 opgeriornen waarvoor de dedaratieregellng geen handrkIng geeft voor de beoordeling. Nadere toelichting van deze constatering is opgenomen in paragraaf 3.1 Opzet van de regeling. —
Pagina 4
3
Bevindingen
3.1
Opzet van de regeling
De beoordellng van de opzet van de procedures in de dedaratieregeling leidt tot één opmerking. Hoewel de ingerichte procedures In hoofdlljnen voldoende waarborgen bleden voor een juiste afwlkkellng van de bestuursdeclaratles, geeft de declaratieregeling geen handrelkirig voor de beoordeling van dedaraties op bjkomende kosten. Voorbeelden van bijkomende kosten zljn uitgaven voor media en ontspanning bij verblljf in hotels. Wij adviseren om in deze een bepaling op te nemen in de declaratieregeling. 3.2
Toepasslng van de regeling
3.2.1. Tijdigheld Indlening dedaratles Norm
In de declaratieregeling Is opgenomen dat de declaraties in beginsel uiterlijk op de vijfde werkdag volgend op de maand waarin de uitgaven zjn gedaan bij de afdelln g Financlën en Administratle (F&A) ingeleven:i moeten 4jn. Voor de ultgaven die met de company card gedaan zijn, is deze perlode zes wekeri. Het uitgangspunt is dat declaraties van ultgaven die meer dan drie maanden eerder gedaan zijn niet meer voor uitbetallng in aanmerklng komen. In voorkomende gevaN en kan men hiervan afwijken indien een plausibele reden voor de late indiening bestaat en dit venn eldt is op het dedaratleformulier. Bevindingen
Bj de uitvoerlng van de kritlsche deelwaarneming is gebleken dat de genoemde indien(ngstermijnen worden overschreden. Ilet merendeel van de declaratles wordt ingediend na de termgn van vhf werkdagen volgend op de maand waarin de uitgaven gedaan zIjn. De indiening van een aantal declaraties overschrijdt ook de periode van drie maanden. Voor de company card uitgaven gddt eveneens dat in een aantal gevallen de periode van zes weken wordt overschreden. Uitelndelijk z!jn vier van de onderzochte dedaratles in de juiste maand verwerkt. Declar aties die de perlode van dne maanden overschrijden, de maximumtermhjn, zijn hierbij als ‘fout’ aarigem erkt. Het totaal bedrag van declaratles die deze maximumtermOn overschrhjden is € 3.728,98. Declar aties die na de pertode van zes weken zjn ingediend maar die nog wel binnen de perlode van drie maan den vallen, zijn niet als fout aangemerkt.
Pagina 5
3.2.2. Contaflt geldopnames met de company card Norm
Volgens de declaratieregeling mag de company creditcard niet worden gebruikt voor het opnemen van contant geld. Devindingefl Bij drie waarnemingen is gebleken dat er contant geld is opgenomen met de company card. In twee van deze drie gevallen Is de kasopname gebruikt voor het geheel of gedeelteliJk doen van zakelljke uitgaven. In één geval is de kasopname volledig gebrulkt voor het doen van privé uitgaven. Deze privé uitgaven zijn correct verrekend met het salaris. De met de privé kasopname gemoeide kosten zijn echter geboekt als banklasten en niet verrekend met het salaris. Er is per saldo geen sprake van een financiële fout voor contant geldopnames met de company card, uitgezonderd voor de banklasten. Dit Iaatste betreft een bedrag van € 4,50. 3.2.3. Nalevlng procedure kostenvergoeding meereizen partner Norm
De declaratieregeling vermeldt hierover het volgende: “Indien partners meerelzen bi] dienstreizen door bestuursleden worden de hierb gemaakte extra kosten niet vergoed. Hierop wordt een uitzon dering gemaakt als de partner nadrukkeljk is uitgenodlgd en/of wanneer aanwezigheld noodzakelljk is voor een adequate (re)presentatie van de AFM. Karakter en programma van het bezoek aismede de reproc itelt kunnen bij deze afweglng worden betrokken. Het toepassen van deze uitzondering in concre te gevallen vergt een expliciet bestuursbeslult.” Bevindingen In één geval Is er voor de verbhjfskosten van de partner volgens nadere inlichtlngen vooraf een mondeling besluit genomen. Dit betrof een rels die plaatsvond in september 2006. De schriftelljke vastlegging daarvan heeft na de bestuursvergadering van 6 maart 2007 alsnog plaatsg ehad. Wij hebben deze bevinding ovengens niet als fout aangemerkt. 3.2.4. Aanwezlgheld van besckelden Non,,
Uitgaven die met de company card zjn gedaan worden achteraf verantwoord op het dedara tleformulier bestuursleden. Men staaft alle posten op het dedaratieformulier met deugdelljke besche iden
Pagina 6
(rekeningen, facturen, bonnetjes, kwitanties, etc.). Bij posten waarbij door omstandighed en geen deugdehjk bescheid kan warden overlegd, warden die omstandigheden op bet formulier toegelicht. Voorts toetst een collega-bestuurslld de dedaratie op aanwezigheid van alle bescheiden en stelt vast of de gedeclareerde uitgaven adequaat door deze bescheiden zijn gestaafd alvorens deze tot goedkeurlng en ondertelcening overgaat. Naderhand controleert F&A de dedaratle (ntegraal op aanwe zigheld van alle beschelden en stelt vast of de gedeclareerde uitgaven adequaat door deze besche iden z!jn gestaafd. Bevino’/ngefl
Bij acbt waarnemingen zdn de dedaraties niet volledig gestaafki door aanwezigheid van bescheiden. In totaal gaat bet om een bedrag van € 2.252,51. De hoogte van dit bedrag betreft: • twee declaraties voor hotelovernachtingen voor een bedrag van per saldo € 1.062,60 (€ 1.293,90 (totaal ontbrekende facturen) € 231,30 (salarisinhouding)); • een declaratie voor dinerkosten voor per saldo € 201,75 (€ 401,75 (totaal ontbrekende factuur) € 200 (salarislnhouding)); de betaling van één KLM-vhegticket € 431,34; -
-
•
•
een onHne abonnement op de Financial Times € 79,99; drie dedaraties voor overige kosten voor een bedrag van € 45,53.
Het ontbreken van onderliggende beschelden is in de meeste gevallen gesign aleerd door een F&A medewerker. De F84A medewerker geeft ook aan dat de bestuurssecretaresse s bIj bet ontbieken van bescheiden dit op het declaratieformulier vermeiden. 3.25. Gebrulk company card ten behoeve van andere personeels ieden Norm
De dedaratieregellng Is van toepassing op uitgaven die door bestuu rsleden met een daarvoor bestemde door de AFM ter beschikking gestelde creditcard worden gedaan. Bevindftigen
In de maanden maart en december zijn uitgaven gedaan met do compa ny card van cen bestuurslid ten behoeve van een personeelshd. Het personeelshd nam samen met het bestuurslid deel aan een bijeenkomst in bet buitenland. Omdat de company cards op naam gesteld zijn, ligt bet voor de hand dat dit ‘betaalmedium’ uitsluitend gebrulkt wordt voor bet doen van uitgave n die ten laste van de kostenplaats van bet bestuur komen. Door de besdikbaarstelling van de op naam gestelde company cards geeft dit naast het functionele aspect, ook transparantie met betrekk ing tot de gedane bestuursuitgaven.
Pagiria 7
De gedane uitgaven ten behoeve van het personeelsild zljn, afgezien van te late afrekening (parag raaf 3.2.1), wet correct afgehandeld zodat er per saldo geen sprake is van een financiële fout. 3.2.6. Uftgaven met bet karakter van regullere inkoop
Norm Inkopen zonder dedaratlekarakter ,allen in principe onder de reguliere inkoopprocedures. De declaratleregeling vermeldt hierover ondermeer het volgende: “De AFM stelt bestuurders computerapparatuur, de daarblj behorende randapparatuur (printers en dergelijke) en tetecommunicatieapparatuur (telefoons en faxen) ter beschikking voor het thuis verrich ten van werkzaamheden. Deze apparatuur past binnen het beleid dat het auster Informatlserin g hanteert ten aanzien van de aanschaf en beheer van dergelijke apparatuur.” Een ander voorbeeld Is dat In het kader van Europees aanbesteden vflegtlckets bil een vaste leverancier worden ingekocht. 8evind!ngen BiJ twee waarnemlngen zijn er ultgaven met de company card gedaan die formeel onder de reguliere inkoopprocedures behoren te vallen. I-let betreft de aanschaf van een mobiele telefoon en de aankoop van een KLM vliegticket. De uitgave voor de mobiele telefoon bedraagt € 259,99. I-let bedrag voor het vllegticket is reeds opgenomen onder paragraaf 3.2.4 ‘Aanwezlgheid van bescheiden’. W(i adviseren u er voorzorg te dragen de motiveriig kvor de afwijking van de nonnal e Inkoopprccedures vast te leggen op het dedaratieformu//er en eventueel (achteraf) te bespreken In het bestuur. 3.2.7. Adminlstratleve verwerking privé ultgaven De privé uitgaven die met de company card z!jn gedaan daarvan wordt geboekt: 2010 Eenmallge voorschotten (boekstuknummer y) aan 2010
Eenmallge voorschotten (boekstuknummer x)
Hierop volgt een e-mail gericht aan de personeelsadministratie om een inhouding op het salans te verrichten. Deze salarisinhouding kan meestal pas bij de volgende salarisrun worden verwerkt waardoor vertraging ontstaat in de uitelndelljke afwikkellng van de gedane ultgaven met de company card. Wij geven in overweging, met het oog op de inzichtelijkheid, om privé uitgave n niet terug te boeken op 2010 maar hier een aparte grootboekrekening te hanteren, bUy. “nog in te houden op bestuurssalaris”. De afde.¼ig FM heeft mm/dde/s de aanbeveling overgenomen en gelinpiemente eni
Pagina 8
3.2.8. Overige opmerkingen
•
• • a
Voor alle declaratles, met uitzondering van de rechtstreekse inkoopfacturen, zijn volledig ingevulde declaratieformulieren Ingediend. Deze rechtstreekse inkoopfacturen worden behandeld als reguliere dedaraties vallend onder de inkoopprocedure. De procedure die daarvoor geldt is toereikend. Voor uitgaven In vreemde valuta zjn alle bedragen juist omgerekend. Voor één declaratie Is niet vast te stellen door wie de tweede handtekening gezet is. Voor één declaratle heeft, bij afwezigheid van de voorzltter, een ander bestuurslid getekend.
Wj wjzen er nog op dat deze rapportage uitslultend voor u is bestemd en niet geheel of gedeeIteIk aan derden mag worden verstrekt, zonder onze ultdrukkelljke toestemming vooraf. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geinformeerd en zkjn graag bereid de inhoud van dit rapport verder toe te Ilchten.
Hoogachtend,
Pagina 9
Bijlage 1: Toetspunteli
Onderstaand zijn de door ons gehanteerde toetspunten weergegeven: 1. Is bet declaratieformulier volledig ingevuld? Dit geldt voor zowel declaratles van de zeif betaalde kosten, rechtstreeks door AFM ontvangen facturen ats voor de ultgaven die gedaan zijn met de company card. 2. Is het bedrag rekenkundig juist? 3. Zijn de vreemde valuta juist omgerekend? 4. Is de declaratle tIjdlg Ingediend (in principe ulterIjk op de vijfde werkdag volgend op de maand waarln de uitgaven zijn gedaan en maximaal drie maanden na bet doen van de uitgav en. Voor de ultgaven die met de company card gedaan zijn, is dit zes weken)? Dit Is vast te steften aan het datumstempel dat de medewerker van F&A plaatst bj ontvangst van bet dedaratleformulier. 5. Ztjn de gedeclareerde ultgaven adequaat gestaafd door de aanwezlgheld van alle beschelden? 6. ZJn de gedeclareerde ultgaven conform bet normenkader (waaronder de regels voor ultgaven company card) ultgaven en bedrijfsmlddelen (soorten kosten en normb edragen)? 7. Is de dec)aratle van de overige bestuursleden geautoriseerd door de penningmeester? Is de declaratie van de pennlngmeester geautoriseerd door de voorzitter van bet bestuu r? 8. Is de dedaratle getekend door een medewerker van F&A? 9. Is bet bedrag In de juiste perlode geboekt? 10. Is het verschuldigd bedrag op bet juiste rekenlngnummer uitbetaald? Er mogen geen dedaraties per kas ultbetaald worden. 11. Zijn de gedane dedaraties In bet grootboek conform de onderllggend e dedaratiefomiulieren (juiste grootboekrelcenlng, juiste kostenplaats)? De beoordeelde declaratie wordt In afwljking van bovenstaande toetspu nten als goed aangemerkt als er sprake Is van de volgende situatle: -
-
-
-
De declaratles worden vaak pas na de vijfde werkdag volgend op de maand waarin de uitgave is gedaan, ontvangen. Door de snelle periode afsluitlng (vijide werkdag nleuwe maand) is bet niet meer mogeIjk cm de uitgave op de juiste periode te boeken. Declaratles diena de perlode van 6 weken zijn ingediend maar die nog wel binnen de periode van drie maanden vallen zjn als ‘goed’ aangemerkt. Dedaraties die de perlode van drie maanden overschrujden, de maxlmumtermijn, zijn hierbj als ‘fout’ aangemerkt. Mochten er kasopnames plaatsvinden met de company card en deze zijn ten behoeve van het betalen van een taxi of andere zakelijke ultgaven, dan worden deze aisnog als ‘goed’ beoordeeld. Mochten er privé uitgaven plaatsvlnden met de company card dan worden deze blj een latere correctie door bljvoorbeeld salarisinhouding of verrekening, aisnog als ‘goed’ becordeeld.
Pagina 10
Bepaalde uitgaven worden volgens de inkoopprocedure afgehandeld, waarbij de heer..... Lekent voor bestuursuitgaven. Gezien de delegatiebevoegdheid goedkeuring facturen heeft bijvoorbeejd de heer zijn goedkeuring voor alle facturen en declaraties, niet zijnde bestuurslasten, naar directeur de heer gedelegeerd. Omdat dit Iechts een formeel aspect van de procedure is en de verwerking van de aankoop van bjvoorbeeld vliegtickets en chauffeurscfiensten wel mater,eel inhoudelijk getoetst worden in de regullere inkoopprocedure leidt dit tot de beoordeling ‘goed In de declaratle- en fadliteitenregeling bestuur van 1 januari 2004 Is niet opgenomen dat een -
—
mectewerk(st)er van FM verplicht moet tekenen voor ontvangst, op het declaratleformuj,er Is hier wel ruimte voor vrijgehouden.
Pagina 11
Bijlage 2: Cijfermaterlaal declaratles Om inzicht te geven in de omvang van de onderzochte declaratles in de kritische deelwaarneming ten opzichte van het totaal aan ingediende bestuurscleclaraties (In €‘s) is op basis van het specificatieoverzicht dat door de afdeling F&A wordt bgehouden de volgen de tabe! opgesteld:
Soorten kosten
TotaaI per
Betrokken In krltlsche
Percentage totals
kostensoort deelwaarneming (In C’s) dedaraties per (In Cs)
kostensoort betrokken in .ieelwaarneming (in C’s)
Chauffeu,sdiensten
€ 107.474,26
€ 2.189,89
Openbaar vervoer
2%
€ 1.686,37
€ 25,53
Taxikosten, foolen
2%
€ 2.294,16
€ 318,31
14%
Vhegtickets
€ 43.158,75
€ 12.674,59
Hotelovernachtingen,
29%
€ 34.236,41
€ 10.658,39
31%
€ 12.042,36
€ 2.487,83
Seminars en congressen
21%
€ 3.766,70
€ 0,00
Vakliteratuur en
0%
€ 2.039,28
€ 178,99
9%
€ 1.392,69
€ 337,33
24%
€ 3.785,75
€ 2.124,86
56%
€ 211.876,73
€ 30.995,72
15%
taxichauffeurs
ontbjjten Lunches en diners
—
tijdschriften relefoonkosten Salarisinhoudingen
I
Privé uitgaven
Pagina 12
Bijlage 3: Toelichtlng beoordeling In deze bjIage Is per hoofdstuk of per paragraaf een toeli chtlng gegeven blj de dedaraties die als ‘fout’ beoo rdeeld. Sommige dedaraties zIjn op meerdere toets zUn punten als ‘fout’ aarigemerkt. In de totaal beoordellng Is ulteraard de declaratie qua finandeel belan g slechts éénmaal als ‘fout’ meegenomen. Het kan dus voorkomen dat één declaratie b meerdere toets punten terugkomt.
2. Samenvattlng Beoordeling
Peicentage
Bedrag
van totaal
bedrag van alle
waarnemlngen
2 Goed
€ 25.662,23
83%
2.785,04
9%
€ 2.548,45
8%
€ 30.995,72
100%
Fout
.
Uitsluitend
door
indiening na 3
€
maanden
Overige fouten
.
rotaal Toelictiting
Bedrag
blj
het bedrag ‘Fout’:
Waamemhg Bestuurder
€600
3
€32
11
Omschrijving
J —
.
€ 25,53
€
13
Geen bon aanwezlg van een treinticket ivm
15
4,50
.
€ 10
• 17
.
€ 10
21
19
Geen bon aanwezlg van een Hotel ovemachtinq ivm Wholesalesday CESR Parijs. De dedaratle Is pas op 25-04-2006 ontv angen terwjl de transactie 19-01-2006 heeft plaatsgevonden (>3 maanden). Het heef t betrekklng op ultgaven voor een taxi. meeting Londen. Dit zun opnamekosten tbv privé ultgaven. Voor de gedane kasopname is een salarisinhouding geweest. De banklasten van € 4,50 zijn ectiter niet op het salaris ingéhouden. Er is een verschil tussen de atboeklng op de ABN-AMRO company card (€ 117,65) en de onderliggende rekening van het restaurant ‘Het Tuynhuys’ € 107,65). Aanname dat deze € 10 verschll fool is, maar dit is nergens vern ield. 00k niet op het declaratleformullérzelf: Er Is een verschil tussen de afboeklng op de ABN-AIVIRO company card (€ 86,2 0) en de
Onder de beoordellng ‘goed’ is tevens een bedrag van in totaal € 198,38 opgenomen waarvoor de dedaraueregellng geen beoordeling. Nadere toelichting Vafl deze Constatering Is opgenornen In paragraaf 3.1 Opzet van de regeling. handrelking geeft voor de
-
Pagina 13
—
onderliggenderekenlng van bet restauran t Tuynhuys’ (€ 76,20). Aanname dat deze ‘Het € verschil fool Is, maar dit Is nergens verm 10 eld. ok niet op het dedaratleformuller.zelf. Met t te stellen van wle de tweede -i op het deciaratiefomul1er is. r bon aanwezig van hotel Rey Juan Carios ivm.FSC Meeting Barcelona € 693,90. De’F& A medewerkster heeft een e-mail gestuurd naar de personeelsadministratie om € 231,30 op sabris In te houden omdat één nacht voor bet elgen rekening was. Per saldo ‘fout’: € 693, 90 € 231,30 = € 462,60. Ultgaven gedaan op 1007-2006. Ontvapgen op 9 november blj F&A (> -
:heur, 1 _recteur en HAL._. heeft geteknd in plaats van Mn
Randolph Oxfo,tI, Hotel Mn O,.... JAnatytic a. De transactie heeft plaatgevonden op 24-092006 en isop 05-01-2007 ontvangen bij FM (>3 maanden). Geen vooraf genomen mement. De is 01-08-2006, de declarátle is -02-2007, en is op 26-02-2007
bon aanwezlg van diner In Restaurant Cal la’s met . Omdat bet bedr ag boven het aanvaardbare llgt neem 1200 Euro voor elgen rekening. een verzoek tot salarislnhoudiñg aan
Pagina 14
€ 431,34
45
-
beschikbaar stelt. KIM-ticket ten behoeve van Chairs meetinj non Audit Services London. Geen bon aanwezig. De transactiedatum Is 12 november 2006, de declaratie Is op 22 februari blj F&A ontvangen (> 3 maanden).
-
.
€5.333,49
3.2.1. TIjdigheid indlening “Het totaal bedrag van Bedrag
die deze maximumtermijn overschrijden is € 3.728,98.” Bestuurder Omschrljvlng
declaraties
Waarnemlng
€32
dedaratles
11
.
€ 462,60
26
.
.
,
De declaratle is pas op 25-0 4-2006 ontvangen terwiji de transactie 19-01-20 06 heeft plaatsgevonden (>3 maanden). Het heeft betrekidng op ultgaven voor een tad. Geen bon aanwezlg van hotel Rey Juan 1 Carlos him FSC Meeting Barcelona € 693, 90. De F&A rnedewerkster heeft een e-mail gestuurd naar de personeels administratie om € 231,30 op het salaris in te houden omd at één nacht voor egen rekenlng was. Per saldo ‘fout’: € 693,90 € 23 1,30 = € 462,60. Uitgaven gedaan op 10-07-2006. Ontv ange op 9 november bij F&A (> 3 maanden). n The grand, diner bestuur. De declaratie is te laat ingedlend. De ultgave Is gedaan op 0409-2006 en is pas op 13-02-2007 door F&A ontvangen (> 3 maanden). CESR Parijs, Diner met De transactie heeft plaatsgevonden op 0405 2006 en de declaratle is pas op 23-11-20 06 ontvangen Ni F&A. (> 3 maanden). Randolph Oxford, Hotel ivm Oxford Anal ytica. De transactie heeft plaatsgevonden op 24-092006 en Isop 05-01-2007 ontvangen bij 1&A. (>3maanden). Verlenging HB Review Abonnement. De. transactiedatum is 01-08-2006, de decla ratie is getekend op 05-02-2007, en is op 26-0 22007 ontvangen bij F&A. (> 3 maanden). Kosten excursie De transactiedatum is 06-03-2006 en de declaratie Isop 23-11-2006 bij F&A ontvangen(> 3 maanden). De uiteindeljke afwikkehngen ivm terugbetallng ultgaven door personeelsild heeft plaatsgevonden op 06-03-2007. KIM-tIcket ten behoeve van Chairs meeting non AUdit Services London. Geen bon -
.
€ 328,25
34
.
€ 99,50
36
—
,
€ 1.366,25
37
,
€99
41 .
€ 910,04
—
42
.
.
.
€ 431,34
45 .
Pagina
15
aanwezig. De transactiedatum Is 12 november 2006, de declara tie Is op februari
(3.728,98
bIj F&A ontvangen
22
(> 3 maanden).
3.2.2. Contant geldopnames met de company card
Bedrag
€ 4,50
Waarneming
Bestuurder
15
Omschrljvlng L
Dit zJn opnamekosten tbv privé uitgaven. Voor de gedane kasopname is een salarisinhouding geweest. De banklasten van € 4,50 zijn echter niet op het salaris
€
ingehouden.
4,50
3.2.3.
Natevlng procedure kostenvergoeding meereizen partner Oft betreft een formele bevinding. Er Is geen sprake van een financiële fout. 3.2.4. Aanwezigheid van
bescheiden
“B acht waamemlngen zijn de declaratles niet volledig gestaafd totaal gaat bet om een bedrag van € 2.252,51.”
Bedrag
Waarneming
600
3
€ 25,53
13
€10
17
€
Bestuurder
door aanwezlgheld van bescheiden. In
Omschrijv.ng
9
Geen bon aanwezlg van een Hotel ovemachting Lvm Wholesalesday CESR
Pajs. Geen bon aanwezlg van een treinticket ivm meeting in Londen. Er is een verschil tussen de afboeklng op de
ABN-AMRO company card (€ 117,65) en de
€ 10
21
onderliggende rekening van bet restaurant ‘Het Tuynhuys’ (€ 107,65). Aanname dat deze € 10 verschil fool is, maar dit is nergens vermeld. Ook niet op het declaratieformufter zelf. Er Is een verschil tussen de afboeklng op de ABN-AMRO company card (€ 86,20) en de onderliggende rekening van bet restaurant ‘Het Tuynhuys’ (€ 76,20). Aannanie dat deze € 10 verschil fool Is, maar dit is nergens vermeld. Ook nlet op het dedaratleformuller zeif. Niet vast te stellen
Pagina 16
€ 693,90
26
-
van wie de tweede handtekenlng op het declaratieformuller is. Geen bon aanwezlg van hotel Rey Juan Carios Ivm FSC Meeting Barcelona € 693,90. De F&A medewerkster heeft een e-mail gestuurd naar de personeelsadministratie om € 231,30 op het salaris In te houden omdat één nacht voor elgen rekening was. Per saldo ‘fout’: € 693,90 € 231,30 = € 462,60. Uitgaven gedaan op 10-07-2006. Ontvangen op9 november bij F&A (> 3 maanden). Geen bon aanwezlg van afgesloten online abonnement op de Financial Times. Geen bon aanwezlg van diner in Restaurant Calla’s met Omdat het bedrag boven het aanvaardbare llgt neemt 200 Euro voor eigen rekening. Hiervoor een verzoek tot salaiislnhouding aan de personeelsadministratie doorgegeven. KIM-tIcket ten behoeve van Chairs meeting non Audit Services London. Geen bon aanwezig. De transactiedatum is 12 november 2006, de dedaratle Is op 22 februarl b F&A ontvangen (> 3 maanden). -
€ 79,99
32
€ 401,75
43
—
€ 431,34
45
€ 2.252,51 Dewndingen
Bij acht waarnemingen zljn de declaraues niet volledig gestaafd door aanwezigheld van bescheiden. In totaal gaat het om een bedrag van € 2.252,51. De hoogte van dit bedrag betreft: • twee declaraties voor hotelovernachtlngen voor een bedrag van per saldo € 1.062,60 (€ 1.293,90 (totaal ontbrekende facturen) € 231,30 (salarisinhoudlng)); (€600 + € 693,90 €231,30 = € 1.062,60). • een dedaratie voor dinerkosten voor per saldo € 201,75 (€ 401,75 (totaal ontbrekende factuur) € 200 (salarisinhouding)); -
—
-
• • •
de betaling van één KLM-vllegticket € 431,34; een online abonnement op de Financial Times € 79,99; drie dedaratles voor overige kosten voor een bedrag van €45,53. (€ 25,53
+
€ 10
+
€ 10
=
€ 45,53)
Pagina 17
3.2.5. Gebrulk company card ten behoeve van andere personeelsieden De gedane uitgaven ten behoeve van het personeelsild zjn, afgezlen van te late afrekening (paragraaf 3.2.1), wet correct afgehandeld zodat er per saldo geen sprake is van een flnanci tout. ële 3.2.6. Uitgaven met het karakter van reguliere inkoop Bedrag
Waamemlng
€ 259,99
44
€ 431,34
45
Bestuurder
Omschrljvlng Kosten voor aanschaf mobiele telefoon. In de declaratieregeling staat vermeld dat de AFM de bestuurders telecommunicatieapparatuur beschikbaar stelt. KLM-ticket ten behoeve van Chairs meeting non Audit Services London. Geen bon aanwezig. De transactiedatum Is 12 november 2006, de declaratle Is op 22 februarl bj F&A ontvangen (> 3 maandenj
€ 691,33
3.2.7. Admlnistratleve verwerking privé ultgaven BU deze paragraaf zijn geen fouten met een flnancleel belang van toepassing, omdat deze at blj een eerdere paragraaf 3.2.3 ‘Privé uitgaven met de company card’ ulteengezet zljn. 3.2.8. Overige opmerkingen •
o
• •
Voor alle declaratles, met uitzondering van de rechtstreekse inkoopfacture n, zijn volledig ingevulde dedaratieformuheren Ingediend. Deze rechtstreekse inkoopfacturen worden behandeld als reguliere dedaraties vaflend onder de Inkoopprocedure. De procedure die daarvo or geldt is toereikend. Voor uitgaven in vreemde valuta zijn alle bedragen juist omgerekend. Voor éèn dedaratie is niet vast te stellen door wie de tweede handtekening gezet is. Voor één declaratle heeft, bij afwezigheld van de voorzitter, een ander bestuu rslid getekend.
Bedrag
j €10 L
Waamemlng 21
Bestuurder
Omschrijvlng Erlseenverschiltussendeafboekingopde ABN-AMRO company card (€ 86,20) en do
Pagina 18
van het
onderliggende rekening restaurant ‘Het Tuynhuys’ (€ 76,2 0). Aanname dat deze € 10 verschll is, maar dit is nergens vermeid. Ook niet op het declaratleformulier zeif. Met vast te stellen van de tweede op declaratieformuer is. Diner pecheur, Diner
fool
.
€ 212,75
35
wie handtekening het Le dlrecteur en HAG’s. heeft getekend in plaats van DItivm fwezIghekI .
C 222,75
Pagina
19
