MONITORING & PENGENDALIAN PROYEK
Dr. Ir. Erizal, MAgr.
PENGANTAR y Ketika jadwal kerja telah dipublikasi dan proyek y
mulai berjalan, perhatian harus difokuskan pada g kemajuan progress y Hal diatas membutuhkan monitoring tentang apa yyangg terjadi, j , pperkembangan g ppencapaian p jjadwal dan revisi rencana dan jadwal jika dibutuhkan agar pproyek y dapat p terlaksana sesuai target g
MONITORING y Pengertian P ti monitoring it i atau t llaporan sering i
disamakan dengan evaluasi, karena kurangnya pengertian perbedaan antara monitoring dan evaluasi, menyebabkan kedua istilah tersebut sering g dijadikan j satu sehingga gg muncul kegiatan g monitoring dan evaluasi yang dilakukan dalam waktu yang bersamaan seperti yang disebut dengan project benefit monitoring and evaluation (PBME).
3
MONITORING y Ada beberapa cara yang dapat dipakai untuk
memonitor kegiatan pelaksanaan suatu proyek. y Cara tersebut pada dasarnya dapat
dikategorikan menjadi dua, yaitu sbb : a. Pendekatan langsung. b. Pendekatan tidak langsung. g g
4
MONITORING PENDEKATAN LANGSUNG y Pendekatan langsung g g dilaksanakan dengan g
mengunjungi lokasi proyek, dan melakukan kegiatan monitoring, yaitu sebagai berikut. 1. Mengumpulkan data dengan bantuan instrumen
yang berupa daftar isian atau instrumen yang lain.
2. Mencatat hal-hal yang sekiranya tidak dapat
5
diisikan di dalam daftar isian. Misalnya, y , pperistiwaperistiwa yang khas yang sulit dituliskan secara umum karena khawatir akan memberikan dampak yang tidak diinginkan. g a . Sebagai Se aga contoh, co to , terjadinya te ja ya pe penyimpangan y pa ga rencana yang disebabkan adanya biaya yang digunakan tidak pada tempatnya.
33. M Mengolah l hd data t secara llangsung di lapangan, l dt data yang diperoleh pada kegiatan ini tentu saja data yang disederhanakan karena diperlukan secara mendadak. mendadak Misalnya, menghitung alokasi penggunaan dana, apakah dana yyangg dikeluarkan sehingga gg pekerjaan p monitoringg tersebut telah dilakukan sesuai yang direncanakan atau apakah pengeluaran dana tersebut sudah sesuai dengan items-items yang ada. d 4. Pengamatan secara langsung di lapangan akan memudahkan d hk pekerjaan k j monitoring it i kkarena ddengan monitoring dapat diketahui apa dan bagaimana kejadian di lapangan secara pasti. 6
MONITORING PENDEKATAN LANGSUNG y Seperti halnya penelitian yang lazim dilakukan dengan menggunakan
wawancara langsung dan melihat kejadian di lapangan, cara seperti ini juga g memiliki kelebihan dan kekurangan: g y Kelebihannya: a. Data yang dikumpulkan akan lebih baik karena data tersebut digali dengan melihat kejadian yang sebenarnya. sebenarnya b. Sasaran monitoring dapat dengan mudah dan cepat ditemukan. c. Waktu yang diperlukan menjadi lebih singkat. d. Laporan yang ditulis akan menjadi lebih baik dan hal ini sekaligus menghindarkan laporan di belakang meja (laporan yang dituliskan tanpa mengetahui kejadian langsung di lapangan) y Kelemahannya: Adapun kelemahan secara tidak langsung adalah relatif mahal biaya yang harus h dikeluarkan dik l k karena k cara ini i i memerlukan l k banyak b k ttenaga kerja. 7
MONITORING PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG y Pada p pendekatan tidak langsung g g ini monitoring g
dilakukan tanpa mengunjungi lokasi proyek, tetapi dengan mengirimkan format isian yang harus diisi. Cara demikian memang kurang dibenarkan arena pemonitor akan sulit menggambarkan apa yang terjadi j di lapangan. p g Disamping p g itu pemonitor p juga j g tidak dapat mengecek kebenaran data yang ada di daftar isian dan tidak dapat mencatat hal-hal penting yang ada di lapangan. lapangan
8
MONITORING PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG y Keuntungan, y yaitu biaya dapat ditekan. yK Kelemahannya, l h y pemonitor tidak dapat mengecek data yang terkumpul dan y tidak dapat mencatat hal-hal hal hal penting yang khas yang muncul di lapangan. y Di samping itu cara ini juga memakan waktu yang relatif panjang.
9
FRAME WORK & TANGGUNG JAWAB y Melakukan kontrol terhadap proyek dan memastikan bahwa target
y
y
y
y
tercapai tergantung pada monitoring secara reguler, mengetahui apa yg terjadi, dan menghitung pencapaian kerja berdasarkan target Jika terdapat ketidaksesuaian antara rencana dan kondisi aktual maka dibutuhkan perencanaan ulang untuk membawa proyek kembali ke target atau target harus direvisi Pada pelaksanaannya, pelaksanaannya manajer harus menghindari 4 hal yakni : delay pada tanggal target, ketidakseusaian kualitas, fungsionalitas yg tidak mencukupi, biaya jika melebihi target Tanggung jawab keseluruhan untuk memastikan tercapainya target proyek adalah tergantung pada peran dari Project Steering Commitee atau j Board. Project Tanggung jawab sehari-hari ada pada project manajer dan untuk lingkup yg lebih kecil ada pada Team Leader
FRAME WORK &TANGGUNG JAWAB (2) y Pelaporan bisa berbentuk tertulis, lisan atau informal y Team T L d Leader yg efektif f k if atau project j manager akan k
berinteraksi dengan anggota tim dan berdiskusi mengenai permasalahan-permasalahan yang ada, ada dan pelaporan secara informal terhadap perkembangan proyek harus dikombinasikan dengan g ppelaporan p secara formal sesuai prosedur y Assesment progress dibuat berdasarkan informasi yang dikumpulkan pada interval waktu yang reguler atau waktu yang spesifik. y Checkpoint untuk mengontrol proyek dilakukan secara reguler atau sesuai even yg spesifik
MENGUMPULKAN DATA y Manajer harus mem-breakdown mem breakdown aktivitas yang panjang ke
dalam tugas-tugas yang dpt dikontrol pada durasi waktu satu atau dua minggu. gg y Hal yang penting adalah mendapatkan informasi tentang aktivitas yyangg telah diselesaikan dan berapa p banyak y ppekerjaan yang belum diselesaikan. y Jika ada produk yang berseri, penyelesaian secara parsial dari aktivitas lebih mudal diperkirakan.
MEMVISUALKAN PROGRESS y Jika Jik mengkoleksi k l k i data d tentang progress proyek, k manajer j
membutuhkan cara untuk mempresentasikan data dan implikasinya implikasinya. Ada beberapa metode untuk mempresentasikan data, yaitu Gantt Chart, Slip Chart, Ball Chart,Timeline
MONITORING BIAYA • Monitoring M i i pengeluaran l adalah d l h komponen k penting i dari d i
kontrol proyek. Hal ini menunjukkan indikasi penyelesaian proyek. proyek • Sebuah proyek mungkin tepat waktu tetapi karena lebih banyak uang yang dibelanjakan daripada yg dianggarkan • Cost Chart menjadi berguna jika kita menambahkan pperhitungan g pproyeksi y biaya y dengan g menambahkan estimasi biaya dari pekerjaan yang tidak selesai pada biaya yang telah dikeluarkan
KESIMPULAN y Perencanaan harus disertai dengan monitoring pelaksanaan
rencana y Aktivitas yang terlalu panjang harus dibagi-bagi menjadi sub-aktivitas untuk memudahkan pengontrolan y Idealnya, progress harus diukur berdasarkan delivery produk-produk dari proyek yang ada y Progress P harus h ditunjukkan dit j kk secara visual i l melalui l l i Ch Chartt untuk memudahkan mengkomunikasikan informasi scr efektif y Biaya harus dimonitor dengan baik y Proyek yang tertunda harus dibawa kembali ke jalurnya dengan memperpendek waktu aktivitas pada jalur kritis atau melonggarkan batasan-batasan
TERIMA KASIH
