Manajemen Konstruksi SIL 314 (3(2-3))
PENGENDALIAN KONTRAK Dr. Ir. Erizal, MAgr. DEPARTEMEN TEKNIK SIPIL DAN LINGKUNGAN FATETA-IPB
MANAJEMEN / PENGENDALIAN
PERJANJIAN KONTRAK
MANAJEMEN MUTU & MANEJEMEN RESIKO
MUTU Pengendalian Pekerjaan/Kontrak dilakukan dengan menerapkan Manajemen Mutu dan Manajemen Resiko yang bertujuan untuk memperoleh pekerjaan/kontrak yang TEPAT MUTU, TEPAT WAKTU, dan BIAYA YANG EFISIEN
2
MANAJEMEN / PENGENDALIAN
KOMPLEKSITAS PEKERJAAN
PERJANJIAN KONTRAK • Organisasi : banyak dibutuhkan Tenaga Teknis. • Pemeriksaan Pekerjaan : jenis pemeriksaan banyak, jumlah pemeriksaan sedikit. • Dibutuhkan Intensitas periodik dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan.
• Organisasi : banyak dibutuhkan Tenaga Teknis. • Pemeriksaan Pekerjaan : jenis dan jumlah pemeriksaan banyak. • Dibutuhkan Intensitas tinggi dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan.
• Organisasi : sedikit dibutuhkan Tenaga Teknis. • Pemeriksaan Pekerjaan : jenis dan jumlah pemeriksaan sedikit. • Dibutuhkan Intensitas rendah dalam pengendalian dan monitoring pelaksanaan.
• Organisasi : sedikit dibutuhkan Tenaga Teknis. • Pemeriksaan Pekerjaan : jenis pemeriksaan sedikit, jumlah pemeriksaan banyak. • Dibthkan Intensitas periodik dlm pengendalian dan monitoring pelaksanaan.
BIAYA PEKERJAAN
MANAJEMEN MUTU METODE APLIKASI MANAJEMEN MUTU QUALITY PLANNING
Kegiatan yang bertujuan untuk merumuskan mutu yang akan dicapai dengan prosedur pelaksanaan tertentu
QUALITY ASSURANCE
Kegiatan yang bertujuan untuk menjamin bahwa prosedur pelaksanaan pekerjaan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
QUALITY CONTROL
Kegiatan yang bertujuan untuk menjamin bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan kriteria yang direncanakan/spesifikasi
Prinsip Pengendalian Proyek RENCANA PROGRAM
PENGENDALIAN
X X
EVALUASI
PELAKSANAAN
PELAPORAN PENGAWASAN X
Petunjuk Turun Tangan Pengendalian = Pengawasan + Turun Tangan 5
PENGERTIAN PENGENDALIAN Upaya manajemen untuk keberhasilan proyek; Ada 3 unsur kegiatan : * Was : melihat; mencatat, mengukur; laporan. * Evaluasi : Analisa; identifikasi masalah; pengelompokan masalah (5m); pemecahan masalah. * T3
: Tindakan kongkrit/action. Pengendalian = Pengawasan + T3
UKURAN KEBERHASILAN PEKERJAAN 1. Diselesaikan dalam waktu sesuai rencana. 2. Dilaksanakan dengan kualitas sesuai yang ditetapkan. 3. Dilaksanakan dengan kuantitas sesuai yang ditetapkan. 4. Diselesaikan dalam batasan biaya yang direncanakan. 5. Dilaksanakan dengan tertib administrasi sesuai yang ditetapkan.
TUJUAN PENGENDALIAN WAKTU > Pekerjaan selesai tepat waktu. > Meningkatkan efisiensi & efektifitas. > Tidak terjadi kenaikan biaya. > Menghindari sisa Anggaran Pembangunan (SIAP). > Tidak terjadi Perubahan Benefit Cost Ratio.
KEBERHASILAN PENGENDALIAN WAKTU • Tekan serendah-rendahnya “ketidakpastian”. • Kendalikan waktu secara Disiplin dan Konsisten. • Lakukan siklus pengendalian waktu dengan tertib. • Buat program kerja harian, laporan harian, was. harian. • Evaluasi setiap saat untuk mendapatkan T-3. • Adakan rapat (minimum) mingguan secara konsisten dengan agenda evaluasi, pemecahan masalah dan T-3 (jangan menunda-nunda masalah).
ALAT PENGENDALI (Program Kerja) 1 Metode lintasan kritis (CPM). - Arrow Diagram. 2 Diagram balok (Barchart). 3 Curva. S – S. Curve.
JADWAL KERJA I
CONTOH ARROW DIAGRAM 2
2 7 8
2 1
6
0 0
3
6 6
7
9
5
15 6 15 8
6 4
7 8
5
6
12 13
7
21 21
N
= Nomor Simpul (Event). EET EET = Earliest Event N Time. LET LET = Latest Event Time. = Kegiatan. = Lintasan Kritis.
PENGENDALIAN WAKTU
NETWORK DIAGRAM (1) 1. Arrow Diagram N
EET
A
LET
D
N
EET LET
N EET LET A D
= Number of Event = Earliest Event Time = Latest Event Time = Activity EET = Durasi = Arrow LET
JADWAL KERJA III CONTOH S-CURVE No.
1 2 3 4 5
Uraian Pekerjaan
Biaya
Kegiatan 1
700
Kegiatan 2 Kegiatan 3 Kegiatan 4 Kegiatan 5
Jumlah
2800 2500 2100
Nilai % NK 7
Bulan 1 7 5
28
2
3
2 7 5
7 6 5 5
21 19
10000
100
Rencana Kemajuan Tiap Bulan
6
7
7 7 5 5 7 5
7 7 1 0 8 7 6 1 0 1 0
-75 3 5 7 7 7 6 6
-50 3 3 3
-25
-0
7
7
1 2
1 9
3 4
1 8
3
7
14
2 6
4 5
7 9
9 7
10 0
NK= Nilai Kontrak Rencana Kemajuan Kumulatif
5
-100
25
500
4
% Penyelesaian
PENYEBAB UTAMA KEKURANG BERHASILAN Tidak Tertib dalam Pelaksanaan tugas = pelanggaran ketentuan
Tidak disengaja karena lalai.
Tidak disengaja karena tidak tau.
Disengaja karena suatu vested.
Bagaimana melaksanakan kontrak ?
Mengoperasionalkan Sumber Daya dengan sasaran Tepat waktu, Tepat mutu, Tepat biaya, dalam koridor persyaratan Administrasi Penyelenggaraan Proyek.
15
PROTOTYPE ORGANISASI PROYEK KECIL
OWNER
PELAKSANA
MANDOR
TUKANG / OPERATOR
16
PROTOTYPE ORGANISASI PROYEK SEDANG
OWNER PROJECT MANAGER SITE MANAGER SITE ENGINEER ESTIMATOR ENGINEER
DST PELAKSANA MANDOR TUKANG / OPERATOR
17
PROTOTIPE ORGANISASI PROYEK BESAR CONSTRUCTION MANAGER QUALITY ASSURANCE SITE MANAGER
SITE ENGINEER
PROCUREMENT
QUANTITY SURVEYOR ESTIMATOR
AHL I
PLANNING EQUIPMENT
P.U. STRUKTUR
P.U. ARSITEKTUR
P.U. M / E
CONTROL
GENERAL AFFAIR
SURVEYOR SAFETY
PEMBANTU PELAK.
TEKNIS
PEMBANTU PELAK.
PELAKSANA PEMBANTU PELAK.
SUB KONTRAKTOR & MANDOR
18
PRODUKSI
PELAKSANA
PELAKSANA
TYPICAL ORGANIZATION STRUCTURE OF ROAD & BRIDGE CONSTRUCTION SERVICES
CONSUL TANT
CONSTRUCTION MANAGER OPERATIONAL DIVISION
HEAVY EQUIPMENT MANAGER
EQUIPMENT FOREMAN HEAVY EQUIPMENT MECHANIC
ENGINEERING DIVISION
SITE MANAGER ROAD CONSTRUC TION
SITE MANAGER BRIDGE & OTHER STRUCTURE
CONSTRUCTION ENGINEER OF ROADS
CONSTRUCTION ENGINEER OFBRIDGES
CHIEF FOREMAN
CHIEF FOREMAN
FOREMAN
FOREMAN
COST CONTROL LER
COST ESTIMA TION
ENGINE ERING MANAGER
ENGINEER Quantity/Planning /Quality Ass/ Road Safety QUAN TITY ESTI MAT OR
CONSTRU CTION SUPERVI SION ENGINEER HIGHWAY/ BRIDGE ENGINEER
INSPEC TOR
TECHNICIAN SURVEYOR/ PLANNING/ LABORA TORY DRAFTSMAN
SKILLED LABURERS
19
LABORA TORY TECHNI CIAN
DAFTAR SIMAK Untuk meyakinkan bahwa setiap tahapan kegiatan telah berjalan sesuai dengan ketentuan, perlu diadakan suatu daftar simak / check list. Dengan membuat daftar dan mengisinya dengan benar, maka keterlanjuran proses bisa diketahui dengan dini dan upaya koreksidapat segera dilakukan.
Daftar simak yang perlu dipersiapkan antara lain : 1. Proses lelang: Dimulai dari kegiatan pengumuman lelang hingga penunjukan pemenang lelang 2. Pembebasan lahan 3. Penanda tanganan kontrak 4. Surat perintah mulai kerja 5. Rapat persiapan pelaksanaan (PCM) 6. Jaminan kepastian mutu
DAFTAR SIMAK… 7. Mobilisasi 8. Mutual check / rekayasa lapangan 9. Uang muka 10.Buku harian dan laporan 11.Pembayaran prestasi pekerjaan 12.Perubahan pekerjaan (tambah, kurang) 13.Perpanjangan waktu 14.Sub kontraktor 15.Show cause meeting (scm) 16.Pemutusan kontrak / three parties agreement (tpa) 17.Serah terima pertama 18.Program pemeliharaan selama masa jaminan 19.Serah terima kedua 20.Dokumentasi kontrak
DAFTAR SIMAK BUKU HARIAN DAN LAPORAN Sudah / belum 1
Format buku harian dibuat sesuai dengan yang disyararatkan dalam kontrak
2.
Diperiksa dan disetujui direksi teknik, diketa Hui oleh pimpro/pejabat lapangan dan didistri Busikan sesuai dengan ketentuan
3.
Laporan mingguan dibuat sesuai ketentuan Dan didistribusikan sesuai ketentuan
4.
Laporan bulanan dibuat sesuai ketentuan dan didistribusikan sesuai ketentuan
CONTOH PROSEDUR KERJA
Siapa saja yang terlibat dalam PCM? a) Unsur Pengendali : 1. Kepala Satker 2. Pejabat Pembuat Komitmen PPK 3. Tim Teknis Satker/PPK b) Unsur Pengawasan/Kuasa Direksi (Konsultan Pengawas) 1. Site Engineer (SE), 2. Quality Engineer (QLE) beserta Lab.Tecknisi, 3. Quality Engineer/ Chief Inspector (QE/CI) beserta Inspector dan Surveyor c) Unsur Pelaksana (Kontraktor) 24
25
CONSTRUCTION PROCEDURE ( 1 )
S TAR T
C HE C K E D / AP P R OVE D
R E QUE S T
AC TION YES
NO
R E VIS E D
BASIC PROCEDURE
26
CONSTRUCTION PROCEDURE ( 2 ) PREPARATION
START
PLANNING
IMPLEMENTING
MEASURING
REQUEST FOR MEASUREMENT
REQUEST FOR WORK
REQUEST FOR SURVEY
END
PROPOSED SHOP DRAWING
APPROVED SHOP DRAWING
INSPECTION RECORD
PROPOSED WORK METHOD STATEMENT
APPROVED WORK METHOD STATEMENT
QUALITY RESULT/ RECORD
PROPOSED FOR TEST
27
F L O W C H A R T C O N T R A C T C H A N G E O R D E R ( C C O )
Id e n tific a tio n p ro b a b ility
change
S E m a k e a n o te to b o o k lis t o f c a n tra c t c h a n g e o rd e r
S E re p o rt to P M
~ G S g ive n n o tic e to S E a ll ite m a s a lre a d y id e n tific a tio n a n d lik e a s c h a n g e to c o n tra c t
~ S E in ve s tig a te e a c h c h a n g e p ro b a b ility , to m a k e e n g in e e rin g re p o rt a n d ju s tific a tio n a p p ra is e im p a c t c o s t a n d tim e d e live r to P M .
P M ju d g e va lid ity
No
c o n tra c t c h a n g e o rd e r le a ve it
V e rific a tio n Yes No
N e w ite m p a ym e n t ? Y es
~ P M d e c id e a n d m a in ta in a ll s is te m a n d re s o u rc e a lo c a tio n a t ite m p o te n tia lly to c h a n g e .
P M is s u e n e w ite m p a ym e n t
P M d e c id e p ric e n e w ite m p a ym e n t
C o n s u lta tio n w ith C o n tra c to r a n d S E
c o s tin g s u m va lu e a b o u t change
> 1 0 % fro m c o n tra c t va lu e ? Yes
A p ro ve d b y E m p lo ye r
No
A p ro ve d b y PM
~ E m p lo ye r g ive a g re e m e n t p a ym e n t in a d d itio n d e c id e b y P M .
L is t o f c h a n g e to m a k e n o te in fo rm a t CONTRACT CHANGE ORDER
28
F L O W C HAR T MO NT HL Y C E R T IF IC AT E
Monthly Statement (MS)
~ GS submit Monthly Statement include all endoser document to SE
Monthly Statement Check by SE
~ SE check Monthly Statement from GS
Contractor Submit
~ SE appraise and evaluation Monthly Statement accordance with spesification of contract
Verification No Yes
Payment decided by PM
No
Verification
~ PM knowledge MS along with all suporting data (document)
~ if Agree, PM produce Monthly Certificate to Employer
Yes
Decided Sum of Payment to Employer
~ Employer will take payment accordance with Monthly Certificate after approved by PM.
Employer execute payment
29
JBIC ODA LOAN IP‐529 TANJUNG PRIOK ACCESS ROAD CONSTRUCTION PROJECT, PHASE 1 PACKAGE 1 : SECTION E‐1, ROROTAN ‐ CILINCING
CONSULTANT
CONTRACTOR SMCC‐HK Jo.
REQUEST OF WORK Schedule Work (Date & Time)
Location Location & & Description Description
No. Pay Item
:
::
Item of Work
Equipment Quantity Name
No.Request
:
No.Shop Drawing
:
Volume
Unit
Labour
Quantity
Category
Description
Description
Shop Drawing Sketch
EMPLOYER Approved by : Date/Time :
CONSULTANT Recieved by : Date/Time :
CONTRACTOR Submitted by : Date/Time :
(……………………….) Check by : Date/Time : (………………………..)
(……………………….)
(………………………)
White = Contractor (original), Blue = Owner ,Yelow = Consultant
30
JBIC ODA LOAN IP‐529 TANJUNG PRIOK ACCESS ROAD CONSTRUCTION PROJECT, PHASE 1 PACKAGE 1 : SECTION E‐1, ROROTAN ‐ CILINCING
CONSULTANT
CONTRACTOR SMCC‐HK Jo.
REQUEST FOR INSPECTION Schedule Work (Date & Time) :
No.Request : No.Shop Drawing :
Item of Work :
Date of execution :
No.Item of Work : Location & Description :
Scheme of content working : Volume : LIST OF PREPARATION
DOCUMENT OF WORKING NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
DESCRIPTION
LABOUR YES
NO
PHOTO / VIDEO EARLY LEVEL CHECK DATA QUALITY CONTROL TEST SHOP DRAWING METHODE OF WORK SAFETY ( K3 ) ENVIRONMENT
NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
EXPLANATION
EQUIPMENT NO.
DESCRIPTION
YES
NO
CHIEF FORMAN FORMAN CHIEF LABOUR LABOUR ENGINEER SURVEYOR ASS.SURVEYOR LABORAT MECHANICAL OPERATOR / DRIVER MATERIAL
QUANTITY
NO.
1
1
2 3
2 3
4 5
4 5
DESCRIPTION
QUANTITY
REMARKS : Chief Inspector : ……………...………..……………..…...……………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………….. Sign: Laborat : ………...………..……………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………….. Sign: Employer : …………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………….. Sign: EMPLOYER Approved by : Date/Time :
CONSULTANT Recieved by : Date/Time :
CONTRACTOR Submitted by : Date/Time :
(……………………….) Check by : Date/Time : (………………………..)
(……………………….)
(………………………)
White = Contractor (original), Blue = Owner ,Yelow = Consultant
31
PENYERAHAN PROYEK SELESAI
Pendahuluan 2/3
IKHTISAR PENANGANAN PROYEK Periode Kontrak
Periode Pra Kontrak Proses Pengadaan
Periode Persiapan Pelaksanaan
Periode Konstruksi
Periode Pemeliharaan
Pengend. Pelaks. Design dan Dokumen Lelang
Tanda Tangan Kontrak Pengumuman Lelang
Serah Terima Lapangan
Serah Terima Sementara Pekerjaan (PHO)
Serah Terima Akhir Pekerjaan (FHO)
TUJUAN PENYERAHAN PROYEK SELESAI
• Review menyeluruh dan Penilaian Akhir (Adm, Teknis/mutu, Visual). • Penyerahan Tanggung Jawab.
PANITIA PENILAI HASIL PEKERJAAN SELESAI/PANITIA PENERIMA PEKERJAAN Susunan Panitia : Ketua (merangkap anggota). Sekretaris (merangkap anggota). Anggota. Unsur-unsur Anggota Panitia : Unsur
atasan langsung
Unsur proyek Unsur direksi teknis Jumlah keseluruhan panitia sebaiknya ganjil.
KEGIATAN PERSIAPAN PHO ya
Pekerjaan Selesai
tidak
Pembentukan Panitia “PHO”
Pemeriksaan Awal Oleh PengawasTeknis
Permohonan Serah Terima Sementara (PHO) Dari Kontraktor
Penunjukan Tim Teknis
Meneliti laporan dan Rencana Pemeriksaan
Pemeriksaan Pekerjaan / Lapangan
PELAKSANAAN PHO -Cacat
Pemeriksaan Pekerjaan/
•Peringatan •Ambil Alih •Sanksi
-Tdk Sempurna
tidak
Kemajuan Pekerjaan Memuaskan
Waktu Tenggang (Grace Period)
Perbaikan dan Penyempurnaan
ya
Penyelesaian Berita Acara PHO
Masa Pemeliharaan
PEMERIKSAAN PEKERJAAN Panitia (+unsur proyek + unsur kontraktor + unsur konsultan supervisi) dibagi menjadi 3 tim sbb : A. Pemeriksaan Kantor (Office Examination). * Adm. * Keu. * Teknik.
B. Pengujian Mutu (Quality Control). Dimensi (Panjang, Lebar, Tebal). Mutu (Pengambilan Contoh + Pengujian).
C. Pengamatan Lapangan (Site/Visual Observation). Defacts. Deficiencies.
OFFICE EXAMINATION (Pemeriksaan Kantor / ADM) Evaluasi ketaatan, kelengkapan, kebenaran Adm. selama pelaksanaan proyek. 1. Adm. Organisasi & Personil. 2. Adm. Keuangan. 3. Adm. Teknis. 4. Laporan Proyek. 5. Adm. Kekayaan milik negara.
QUALITY CONTROL (Pengujian Mutu) 1. Daftar Pengujian mutu yang dilaksanakan (jenis pekerjaan & dokumen pelaksanaan pengujian). 2. Pengambilan contoh dilapangan secara random. 3. Pengukuran dimensi (Tebal, Panjang, Lebar). 4. Pengujian Mutu.
CONTOH: PENGAWASAN DENGAN PENGAMBILAN SAMPEL UN TUK KONSTRUKSI JALAN L T 1. Ekstraksi P I
I
2. Dimensi a b
a = Lapis Penutup b = Pondasi Atas c = Pondasi Bawah d = Tanah Dasar
c d
VISUAL OBSERVATION (Pengamatan Lapangan)
1. Pengamatan dilakukan dari titik awal s/d titik akhir Proyek. 2. Diamati secara cermat adanya cacat/ kerusakan (devacts) dan adanya kekurangan/ketidak sempurnaan (deficiencies). 3. Yang harus diamati seluruh jenis pekerjaan yang ada dalam kontrak. 4. Dicatat, dibahas cara penanganan, waktu pelaksanaan dan menetapkan penanggung jawab pembiayaannya.
MASA PEMELIHARAAN Rencana Kerja Pemeliharaan Cara pelaksanaan pemeliharaan. Penyediaan peralatan, bahan, tenaga kerja & jadwal pelaksanaan. Rencana kegiatan : Har drainase, timbunan /galian/longsoran; perkerasan & batu. Pengendalian Pelak. Pemel. Terus menerus selama masa pemel. Cacat ditanggulangi sedini mungkin. Kondisi perkim waktu PHO tetap terpelihara selama masa pemeliharaan.
PELAKSANAAN FHO Pemeliharaan Selesai
-Tegoran. -Sanksi/ ambil alih.
Permohonan FHO dari Kontraktor
Tdk
Pemeriksaan Pek. Pemel
- Cacat. Memuaskan
- Kurang.
ya
Berita Acara
-Perbaikan.
FHO
-Penyempurnaan
