Projektové řízení • Projektové řízení se stalo v ekonomicky vyspělých zemích diskutovaným tématem v 70. letech minulého století.
Pojetí PM - principy • Týmová práce (leadership) • Systémový přístup - uvažuje věci ve vzájemných souvislostech, přístupy holistické (celostní)
• Postup od globálních cílů k detailním činnostem, systematicky a strukturovaně • Využívání počítačové podpory • Aplikace zásady vysoké jakosti (TQM) - čas, zdroje a finanční prostředky jsou vždy omezeny
Typické metody PM • Metoda logického rámce - LFM • Metody síťové analýzy – CPM (Critical Path Method) – PERT (Program Evalution and Review Technique) – MPM (Metra Potential Method) – Critical Chain
• • • • •
Ganttovy diagramy Metody hodnocení stavu projektu Metody analýzy rizik (HAZAN rizikové inženýrství) Metoda týmové práce Metoda strukturovaných porad
Fáze projektu • Fáze iniciace, zahájení, podnícení, formulace – účel, cíle projektu • Fáze plánování – co, kdo, jak, kdy, za kolik • Fáze ukončení, předání, uvedení do provozu a vyhodnocení –akceptace
zákazníkem, vnitřní ukončení a úprava interních metodik
Fáze iniciace Dokument o zahájení projektu • Identifikace projektu – název, zadavatel (obstaravatel, zákazník, investor), místo • Záměr a cíle projektu • Předmět (výstupy) projektu (účel projektu, rozsah a očekávání zúčastněných osob) • Předpoklady projektu • Omezení projektu • Normy, směrnice a předpisy závazné pro projekt • Základní milníky projektu • Plánovaný rozpočet • Přidělené zdroje • Určení a pověření projektového manažéra • Pověření zákazníka pro manažéra projektu
Logická rámcová matice (LRM) Logical Framework Matrix (LFM)
„Dokument ve formě tabulky 4x4, který popisuje strategii projektu. Obsahuje popis vlastního projektu v souvislosti s vnějšími předpoklady. Zároveň tato matice stanovuje metriky pro hodnocení kvality. Pomáhá v plánování, řízení a vyhodnocení projektu. Připravuje základnu pro přípravu plánu projektu a pro vytvoření monitorovacího systému v průběhu jeho realizace a také rámce pro jeho hodnocení.“ Výkladový slovník
Logická rámcová matice Plánovací a pracovní nástroj – identifikace a analýza problémů – definování záměru a cílů – stanovení konkrétních činností k řešení těchto problémů.
Metodika logického rámce – testuje vhodnost a přiměřenost řešeného problému – zkoumá proveditelnost projektu a jeho trvalou udržitelnost
Metoda logického rámce Cíle Připravit jednoznačné a srozumitelné zadání projektu Vyjádřit záměry a očekávání zadavatele a sladit je s požadovanými výstupy a činnostmi, které je třeba vykonat pro jejich dosažení Definovat předpoklady (rizika) projektu Definovat logický řetěz podmínek pro splnění cílů projektu
Metoda logického rámce
Výstupy Činnosti
Zdroje a rozpočet
X
Předpoklady a omezení
Cíl projektu
Objektivně ověřitelné ukazatele
Přínosy projektu
Prostředky ověření
struktura
Výstupy Činnosti
Zdroje a rozpočet
X Předpoklady a omezení
Cíl projektu
Prostředky ověření
Přínosy projektu
Objektivně ověřitelné ukazatele
Ověření správnosti a úplnosti popisu projektu - vertikální logika
Jestliže provedeme tyto činnosti, dosáhneme těchto výstupů ... Jestliže jsme dosáhli těchto výstupů, lze očekávat tuto změnu ... Jestliže jsme splnili tento cíl projektu, přispěli jsme k naplnění těchto přínosů
Metoda logického rámce
Výstupy Činnosti
Zdroje a rozpočet
X
Předpoklady a omezení
Cíl projektu
Objektivně ověřitelné ukazatele
Přínosy projektu
Prostředky ověření
struktura
Ověření správnosti a úplnosti definice zadání projektu - horizontální logika
Cíl projektu Výstupy Činnosti
X Předpoklady a omezení
Přínosy projektu
Provedeme-li uvedené činnosti a budou splněny předpoklady, dosáhneme uvedených výstupů? Dodáme-li uvedené výstupy a budou splněny uvedené předpoklady, naplníme uvedený cíl projektu? Naplníme-li cíl projektu a budou splněny uvedené předpoklady, podpoří projekt uvedené přínosy?
Struktura logického rámce projektu Popis projektu
Kritéria (indikátory úspěchu)
Prostředky ověření Předpoklady a omezení
Přínos:
Kriteria naplnění vyššího záměru projektu: (dosažitelná, měřitelná, ověřitelná) -jednoznačné stanovení množství, jakosti, času
Zdroj údajů pro stanovení hodnot kritérií na úrovni záměru
dosažitelné, kontrolovatelné, Čeho chci dosáhnout při naplnění cíle Přínosy vzájemně nezávislé
(mimo logický rámec)
(např. 5% míra zisku)
(z hlediska nákladů např. účetní evidence)
Ukazatele úspěšnosti projektu: - stav při dokončení projektu
Zdroj údajů pro stanovení hodnot kritérií na úrovni cíle
(např. byty prodány) obvykle pouze 1 cíl, sloveso v dokonavém tvaru
(např. ekonomické ukazatele)
Výstupy:
Dodací podmínky: (množství, jakost, čas)
(je třeba zahrnout vytvoření tohoto zdroje mezi výstupy nebo činnosti?) Zdroj údajů pro stanovení hodnot kritérií na úrovni výstupů
(např. zisk z prodeje, uspokojení zákazníka))
Cíl: Vymezení změny Důvod realizace (proč)
Potřebné k dosažení cíle 2 – 7 výstupů (např., zajištění lokality, .předání projektu)
(např. dodání v termínu, dodržení standardů…)
Činnosti:
Vstupy a zdroje:
3 – 5 hlavních skupin činností nutných pro dodání výstupů (Základ struktury projektu)
(např. pracovníci, materiál, stroje, - rozpočet, harmonogram)
Záměr vůči vyššímu záměru organizace
Zdroje údajů pro ověření provedení činností (harmonogram, rozpočet, porady, pracovní deník…)
Cíl vůči záměru Podmínky, za kterých lze dosáhnout účelu, aby byly splněny cíle
Výstupy vůči cíli Podmínky, za kterých lze splnit výstupy, aby bylo dosaženo účelu Činnosti vůči výstupům Jaké předpoklady zaručují, aby činnosti vedly k dosažení výstupů v plánovaném čase a nákladech
Ukázka logického rámce projektu Popis projektu
Kritéria (indikátory úspěchu
Prostředky ověření
Tržní hodnota bytů min. 40 tis.Kč/ m2 Snížení nákladů o 30%
???
Min. 50% žádostí vyřízeno
Evidence soc. odb. MČ
Pronajmuto 20 bytových jednotek
Pronajmuto 90% b.j. a ost ploch do 1 roku po dokončení
Evidence nájemních smluv
Výstupy:
Dodací podmínky:
1. 2. 3. 4. 5.
Termín a výše úvěru
Záměr, přínosy Zhodnocení městského majetku Snížení provozních nákladů Uspokojení poptávky obyvatel po bytech,
Cíl::
Zajištění financování Povolení stavby Výběr dodavatele Realizace stavby Pronájem bytů
Činnosti: 1.1 Posouzení finančních schopností úřadu 1.2 Získání úvěru na projekt (banka) 1.3 Příprava a podpis smluv 2.1 Vypracování PD pro územní rozhodnutí 2.2 Podání žádosti o územní rozhodnutí …
Účetnictví – platby
Smlouva o úvěru
Vstupy a zdroje: Obvykle termíny (možno i náklady, nebo pracovníci, materiál, stroje)
harmonogram, rozpočet, porady, stav. deník…
Předpoklady a omezení
Metoda logického rámce přínosy – komunikační nástroj – zvýšení kultury řízení – přínos pro týmovou spolupráci sdílení námětů výměna názorů osobní zaujetí všech zúčastněných
Činnosti logického rámce jako startovní bod pro detailní plánování a operativní řízení WBS
Fáze iniciace Logický rámec • Logický rámec je metoda a nástroj pro řízení projektů, založená na propojení cílů, výstupů, výsledků a aktivit. • Logický rámec je zobrazován jako matice 4 x 4, přičemž je pevně stanoveno, co který sloupec a řádek znázorňuje.
Logický rámec Plánování záměru – Struktura logického rámce projektu Popis projektu
Kritéria (indikátory úspěchu
Prostředky ověření
Předpoklady a omezení
Čeho má být projektem dosaženo - tento cíl je obecný
Cíle:
Ke každému z výstupů se přiřazují jednotlivé činnosti Účel:
Účel projektu je dílčí cíl, odpovídá přitom na otázku proč?
Výstupy:
Jedná se o konkrétní podobu cíle – co se postaví, co se udělá Činnosti:
Ke každému z výstupů se přiřazují jednotlivé činnosti
Myšlenkové mapy • Myšlenková mapa je strukturovaný záznam informací. Je to kombinace grafických a textových informací, který zobrazuje vzájemné souvislosti mezi různými veličinami. • Myšlenkové mapy se hodí pro strukturované psaní poznámek, jako nástroj při analýze a řešení problémů nebo pomůcka při studiu (zobrazí strukturu problematiky a její souvislosti).
Myšlenkové mapy - historie Údajně se první myšlenkové mapy objevují již ve starém Řecku (kolem 3. století). Moderní myšlenkové mapy jsou ze 60. let od autorů Allan M. Collins a M. Ross Quillian, později pak britský psycholog Tony Buzan
Myšlenkové mapy - tvorba 1. 2. 3. 4. • • •
hlavní téma (název) umístíme do středu; jednotlivé části pak rozmísťujeme kolem středu tak jak nás souvislosti napadají a spojíme je se středem čarami; části se mohou dále větvit podle potřeby; pomocnými čarami nebo šipkami můžeme vyjádřit vztahy, které jdou napříč hierarchií; v mapě bychom měli používat barvy, obrázky, symboly a různé další způsoby zvýraznění je účelné používat buď jednotlivá slova nebo krátká slovní spojení – účelem je popsat strukturu a vazby, ne vytvořit slohové cvičení během práce na mapě se neomezujte - vezměte si velký papír nebo si přilepte další list (cílem je omezit počet faktorů, které brání soustředění a "rozmachu" kreativity).
http://www.ctenarska-gramotnost.cz/projektove-vyucovani/pv-metody/metody-2
Komunikační plán • Je výstupem plánování komunikace, které je součástí řízení komunikace. • Řízení komunikace v rámci projektu zahrnuje procesy požadované pro včasné zajištění tvorby, sběru, šíření a uchování informací o projektu i konečné nakládání s těmito informacemi. • Poskytuje rozhodující vazby mezi lidmi, nápady a informacemi, které jsou nezbytné pro dosažení úspěchu. Každý, koho se projekt týká, musí být připraven odesílat a přijímat sdělení v "jazyce projektu“ a musí chápat, jak jednotlivá spojení ovlivňují projekt jako celek.
Plánování komunikace • Plánovaní komunikace se provádí v prvních fázích projektu a úzce souvisí s plánovanou organizační strukturou. • Plánování komunikace určuje komunikační a informační potřeby jednotlivých účastníků projektu – Kdo a jaké informace potřebuje – Kdy je potřebuje – V jaké formě mu budou poskytnuty
• Správné stanovení informačních potřeb účastníků a vhodné formy jejich naplnění je důležitým faktorem pro dosažení úspěchu projektu
Plánování komunikace - vstupy • Požadavky na komunikaci - souhrn požadavku na informace všech zájmových skupin projektu.
• Komunikační technologie - technologie nebo metody používané pro přenos informací mezi účastníky projektu
• Omezení - faktory omezující možnosti komunikace
• Předpoklady – faktory ze kterých plán vychází a považuje je za jisté
Plánování komunikace - postup Hlavním úkolem je provést Rozbor zúčastněných a dotčených •vlastníci, zadavatelé, obstaravatelé, poradci •projektové týmy, •uživatelé produktu projektu, Pro jednotlivé strany je potřeba definovat obsah a •peněžní ústavy, frekvenci poskytovaných informací pro jejich •dodavatelské firmy, představitele a příslušné komunikační kanály. •správní orgány, •zainteresovaná Zároveň je potřebaveřejnost. zajistit získávání zpráv o jejich stanoviscích k projektu.
Plánování komunikace - výstupy • Plán komunikace – obvykle formální dokument • Stanovuje – – – – – –
Systém sběru a uchovávání informací Systém šíření informací (jaké, komu a jakým způsobem) Popis informací (formát, obsah, podrobnost, utajení,…) Časový rozvrh šíření (kdy a jak často) Metody zpřístupnění omezených informací Pravidla aktualizace plánu komunikace
Plán komunikace • • • •
Účastníci – např. adresář Schůze – kdo, kdy (jak často), kde, proč Reporty – kdo, kdy, komu, rozsah a forma Záznamy a archivace – pravidla pro nakládání s dokumenty (uložiště, správci, značení apod.)
• Distribuce informací – formáty, distribuční kanály • Marketing – vnější i vnitřní (propagace projektu) Effektivní komunikace musí být především stručná, jasná a srozumitelná, komunikační plán by měl být stejný, jinak ho nikdo nerespektuje
Matice odpovědností • Metoda používaná pro přiřazení a zobrazení odpovědnosti jednotlivých osob či pracovních pozic v rámci projektu • Přiřazuje různé typy odpovědnosti jednotlivým úkolům probíhajícím v rámci projektu • Existují různé varianty matice, které se většinou liší typem zobrazovaných odpovědností
Typy odpovědností • RACI – R - Responsible - kdo je odpovědný za vykonání svěřeného úkolu – A - Accountable (někdy též Approver) - kdo je odpovědný za celý úkol, je odpovědný za to, co je vykonáno
– C - Consulted - kdo může poskytnout cenou radu či konzultaci k úkolu – I - Informed - kdo má být informován o průběhu úkolu či rozhodnutích v úkolu
• RASCI – doplňuje do předchozí verze další odpovědnost –
S - Support - kdo zajišťuje podporu v průběhu realizace činnosti/procesu/služby.
• RACI–VS – další modifikace RACI – Verifier – kdo zajišťuje, že výsledek činnosti splňuje kritéria a vede ke úspěchu projektu – Signatory – kdo schvaluje (podepisuje) výsledek činnosti
Toto jsou jen základní typy odpovědností, každý projekt je individuální a matice zodpovědností se mu musí přizpůsobit
OBS – organizační struktura WBS – Struktura činností
Typy odpovědností
Vývojové diagramy • Vývojový diagram je druh diagramu, který slouží k grafickému znázornění jednotlivých kroků algoritmu nebo obecného procesu. • vznik vývojových diagramů patří do ¼ 20. století.
Vývojové diagramy Symboly vývojového diagramu • úsečka (spojnice) či množina navazujících úseček končící šipkou — určuje směr zpracování algoritmu – svislé nebo vodorovné čáry. – mohou se křížit nebo spojovat. – směr dolů a doprava je prioritní. V tomto případě není nutné použít šipky. – Šipky se používají jenom v případě, že tento směr je jiný, nebo když je třeba směr toku informace zvýraznit, například při znázornění iterace.
• obdélník s popisem — definuje dílčí krok zpracování algoritmu • kosočtverec — větvení postupu v algoritmu v závislosti na splnění podmínky • obdélník se zaoblenými rohy — počátek nebo ukončení zpracování algoritmu • kruh — spojka, jednotlivých úseček
Teorie omezení • Jedna z teorií řízení podniku • Při rozhodování by měly být zvažovány následky na celkový výsledek podniku, ne jen na jeho izolovanou část. • Identifikuje, analyzuje a případně odstraňuje „úzká místa“ v podniku • Snaží se o maximalizaci „průtoku“
„Hlavním cílem podniku podle TOC je vydělávání peněz, a to nyní i v budoucnosti“ Čerpáno z Basl, J., Majer, P., Šmíra, M.: Teorie omezení v podnikové praxí, Grada Publishing a.s., 2003
TOC – základní metriky • Průtok – peníze, které obdrží podnik za realizaci svých výrobků a služeb (výnosy – variabilní náklady) • Investice (zásoby) – peníze vydané na nákup potřebného materiálu či zboží • Provozní náklady – peníze vydané na vlastní transformaci zásob na prodejné produkty
TOC • V praxi je celkový průtok podnikem vždy omezen – podnik má „úzké místo“
• Toto „úzké místo“ určuje celkovou průchodnost podniku • Pokud s podaří jeho kapacitu navýšit, zvýší se celkový průtok podniku • Pokud naopak v tomto místě dojde k výpadku nebo přerušení práce, sníží to podnikový průtok
TOC – principy zlepšení • Sokratovská metoda • Kladení otázek tak, aby žáci sami našli řešení problému
• Pět kroků TOC 1. 2. 3. 4. 5.
Identifikace omezení systému Maximální využití daného omezení Podřízení všeho v podniku tomuto omezení Odstranění omezení Návrat na krok 1.
• Princip kauzality (následek/příčina/následek) • Graficky znázorněn stromem reality – zobrazení následků a příčin, popis současného stavu v podniku, jeho problémů, jejich příčin a logických vazeb mezi nimi. • Pomáhá identifikovat omezení systému
Strom reality Postup sestavení stromu reality 1. Definujeme zkoumaný problém. 2. Popíšeme všechny nežádoucí jevy (NJ), protože je to nejrychlejší způsob jak udělat analýzu systému a rychle nás vede k potenciálním zlepšením. Obvykle stačí na popsání stavu podniku 5 až 10 NJ. 3. Spojíme nežádoucí jevy do příčinných vztahů. Začínáme přepsáním NJ na poznámkové bločky (napr. Post-in). Vybereme dva nežádoucí jevy, které vedou k sobě. Vytvoříme první příčinou vazbu mezi těmito jevy (jeden NJ způsobuje druhý NJ). Postupně doplňujeme SSR o ostatní NJ, přičemž můžeme využit „mezikroky“ na vyplnění logické mezery mezi dvěma NJ. 4. Identifikujeme kořene větví a klíčový problém. Nejprve je třeba identifikovat všechny kořeny větví (entity ze kterých šipky vycházejí, ale žádná nevstupuje). Z kořenů větví (KV) je třeba vybrat ten, který přispívá ke vzniku minimálně 70% NJ. Tento KV nazýváme klíčový problém (KP). 5. Kontrola logiky stromu. Každou vazbu v dokončeném stromě zkontrolujeme z hlediska logiky jeho vytváření (následek, příčina, následek) 6. Vybereme větev, kterou budeme řešit. Rozhodnutí závisí od možností ovlivnění jednotlivých KV a KP.
TOC – oblasti použití • • • • • •
Prodej a marketing Podnikové finance a účetnictví Podniková distribuce Plánování a řízení výroby Projektové řízení Podnikové informační systémy (ERP)
Podnikové finance – průtokové účetnictví •
Posouzení investic do zařízení 1. 2. 3. 4. 5. 6.
•
Identifikace omezení Stoupne investicí průtok? Pokud ano, o kolik? Změní se zásoby/investice? Pokud ano, o kolik? Změní se provozní náklady? Pokud ano, o kolik? Přírůstek čistého zisku po investici? Návratnost investice
Posouzení ziskovosti výrobků/služeb a tvorba cen 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Identifikace vnitřního zdroje s nejnižší kapacitou Stanovení doby zpracování jednotlivých výrobky v tomto zdroji Vypočtení průtoků jednotlivých výrobků Rozhodnutí, zda se jedná o „úzké místo“ nebo o zdroj omezené kapacity Pokud se jedná o zdroj omezené kapacity je výhodnější výrobek s větším průtokem Pokud se jedná o „úzké místo“ je výhodnější výrobek s vyšším průtokem za jednotku času
TOC – projektové řízení Tradiční metody CPM, PERT Obvyklé problémy: • • • • • •
překročení termínů, příliš mnoho změn v projektu, nedostupnost zdrojů, střety mezi projekty (priority), překročení rozpočtu, mnoho předělávek/dodělávek.
TOC – projektové řízení Obvyklé řešení problémů: 1. Změna plánovaného obsahu projektu 2. Přiřazení většího počtu zdrojů
Doba trvání činnosti v projektu
Ovlivnění doby trvání činnosti „studentský syndrom“ • činnost je zahájena až v „poslední“ možný okamžik nebo i po něm.
„Parkinsonův zákon“ • na činnosti se pracuje i poté co ji lze označit za dokončenou, • snaha o maximalní využití přiděleného času.
Doba trvání činnosti v projektu při zohlednění studentského syndromu a Parkinsonova zákona
TOC – projektové řízení – kritický řetěz Snaha o zreálnění odhadu doby trvání projektu a odstranění „plýtvání“ rezervami. •
principem je odstranění rezerv z jednotlivých činností a vytvořit jednu „projektovou“ rezervu. Otázky 1. Kolik činí rezervy v jednotlivých činnostech (o kolik je zkrátit)? 2. Jak velkou vytvořit projektovou rezervu (kolik času přidat na konec projektu)?
TOC – projektové řízení – kritický řetěz Kritéria pro stanovení odpovědí: a) b) c)
tak abychom odstranili vliv Parkinsonova zákona, tak abychom odstranili vliv studentského syndromu, tak abychom zajistili spolupráci účastníků projektu.
ad1. Pracovníci i vedení musí vědět, že šance na dokončení činnosti před, ale i po stanoveném termínů je velká. ad2. Provedené změny musí mít smysl a přidělená rezerva musí umožňovat reálné dokončení projektu.
TOC – projektové řízení – kritický řetěz Doporučení: 1. Zkrátit současné časové odhady na polovinu (vedení si uvědomí, že činnost nemusí skončit v plánovaném termínu) 2. Na konec řetězce přidejte rezervu ve výši poloviny času odebraného od jednotlivých činností (pracovníci si uvědomí, že konečný termín je splnitelný)
TOC – projektové řízení – kritický řetěz • Je předchozí text reálný i ve stavebnictví? • Lze aplikovat u všech činností? • Jak případně teorii upravit?
Kritický řetězec Čís.
Činnost
Násl. činnosti
Doba trvání
1/1
Předběž. T-E studie
2/1, 3/1, 4/1
15
2/1
T-E studie
1/2, 1/3
25
3/1
Dokumentace SŘ
1/2, 1/3
20
4/1
Bankovní úvěr
1/2, 1/3
35
1/2
Analýza a návrh ŘS
2/2
15
2/2
Integr. a implement. ŘS
3/2, 4/2
15
3/2
Napojení T-T dat do W-F
4/3
15
4/2
Testování ŘS
4/3
10
1/3
Licenční řízení
1/4, 2/3
25
2/3
Nákup JÚ strojů linky
3/3
15
3/3
Staveb. úpravy
4/3
25
4/3
Zkušeb. provoz
3/4
15
1/4
Předvýr. příprava
2/4
15
2/4
Výrob. příprava
4/3
20
3/4
0-tá ser. a Atest
-
40
Kritická cesta
Celková doba trvání projektu 150 dnů
Zkrácení doby trvání 1. Krok Doby trvání všech činností zkrátíme o délku rezerv započítávaných v jednotlivých činnostech a před konec projektu vložíme projektový nárazník „Project Buffer“ ve velikosti ½ odebraného času.
Po prvním kroku
Vložení přípojných nárazníků 2. krok Aby nebyly kritické činnosti zdržovány činnostmi nekritickými, vložíme ještě před každé připojení nekritických činnosti ke kritickému řetězci přípojný nárazník „feeding buffer“ ve velikosti ½ odebrané doby z nekritických činností ve větvi. V případě, že máme souběžné činnosti, „feeding buffer“ je určen podle nejdelší činnosti. Pokud se změní kritická cesta, můžeme velikost nárazníků ještě snížit (máme ještě časovou rezervu v projektovém nárazníku) nebo se změna kritické cesty akceptuje.
Po druhém kroku
Paretova analýza • Paretova analýza je založena na vztahu mezi příčinami a jejich následky. Analýze se také říká pravidlo 80/20. • Autorem paretovy analýzy je italský ekonom Vilfredo Pareto. V roce 1897 přišel na to, že 80% bohatství země je v rukou 20% lidí. • Pokusil se definovat také ekonomické optimum. Optima se mohlo dosáhnout, když funguje tržní mechanismus dokonalou konkurencí. V praxi to mělo znamenat, že žádná firma nebo jiný subjekt nemůže zvýšit svůj blahobyt tak, aby zároveň nesnížil blahobyt někoho jiného.
Paretova analýza se realizuje v několika krocích: •1. Definování místa analýzy – výběr procesu, činností, kde chceme zvýšit zisk nebo efektivitu. •2. Sběr dat – pro analýzu je zapotřebí získat relevantní data o fungování a jejich hodnoty se zapíší do tabulky. •3. Uspořádání dat – získaná data se seřadí podle největšího výskytu, četností, největší váhy, či jiného kritéria. •4. Lorenzova kumulativní křivka – tato křivka vznikne tak, že se kumulativně sečtou hodnoty u jednotlivých dat a vynesou se do grafu
Lorenzova křivka
• 5. Stanovení kritéria rozhodování – zde se můžeme rozhodnout využít striktně Paratova pravidla 80/20 a nebo si také můžeme vybrat,že chceme odstranit jen 60% neshod apod. My si zvolíme 80/20. • 6. Identifikování hlavních příčin – z levé strany grafu vzniklého z dat zapsaných do tabulky, z hodnoty 80% vyneseme čáru na kumulativní Lorenzovu křivku. Z ní pak spustíme svislou čáru, která nám oddělí ty případy, příčiny, kterými se máme zabývat. Ty které mají největší vliv na následky. • 7. Stanovení nápravných opatření k odstranění nebo rozvoji příčin, které nám způsobují nejvíce ztrát a nebo naopak vedou k navýšení zisku.
Paterovo pravidlo našlo uplatnění v mnoha různých oblastech, nejen v ekonomice. Některé jeho aplikace: •80% zisku vytváří 20% produktů •20% našich činnosti přináší 80 % zisku •20% vašich přátel stojí za 80% vašeho zájmu •80% zmetků ve výrobě způsobuje 20% příčin •80% odpočinku vám přinese prvních 20% dovolené •80% znalostí jsme získali za prvních 20% vynaloženého času •80% nákladů způsobuje 20% činností •………..
• 80 % příjmů získáte od 20 % zákazníků • 80 % skladové plochy vám zabere 20 % skladových položek • 80 % tržeb vám přinese 20 % zboží/služeb • 80 % tržeb vznikne prací 20 % zaměstnanců • 80 % výsledku své práce získáte za 20 % času • 80 % skladových zásob má 20 % podíl na celkové době obratu zásob • 20 % vztahů (se zákazníky, či osobních) vám způsobí 80 % všech problémů • 80 % dat přenese v datové síti 20 % uživatelů • 80 % požadavků na infolinku vygeneruje 20 % zákazníků
5.PŘÍPADOVÁ STUDIE - ukázky Projektu nástavby bytového panelového domu
Případová studie projektu •
Předmět projektu: Nástavba bytového domu, Nevanova ul. č.p. 1076 – 1079, Praha 6 - Řepy
•
Řešené problémové okruhy: - zateplení obvodového pláště, - rekonstrukce střechy - nástavba (20 nových byt. jednotek) - výměna rozvodů VZT, kanalizace, a plynu - související investiční problematika
•
Výstup projektu (produkt): 20 byt. jednotek
•
Zadavatel projektu: MČ Praha - Řepy
•
Organizace projektu: autonomní-řídící výbor, manažer, projektový tým
•
Dodavatelé: stavební firma XY
Soubor dokumentů ukázky • •
Listina základního vymezení projektu Specifikace oborových a projektových činností v etapě projektu
•
Návrh organizační struktury projektu /matice odpovědnosti
•
Styl řízení v projektovém týmu
•
Soupis požadavků na produkt – Logický rámec
•
Definice záměru – koncepční WBS
•
Uzlový síťový graf
•
Plán řízení rizik
•
Plán řízení jakosti
•
Plán řízení komunikace
•
Procurement/Nakupování a smlouvy
Obsah případové studie • Listina základního vymezení • Soupis požadavků na produkt /Logický rámec • Diskuse možného modelu řešení organizační struktury • WBS • Matice odpovědnosti • Síťový graf – Harmonogram – Průběh nákladů
Listina základního vymezení 1. •
Název projektu: Nástavba bytového domu, Nevanova ul. č.p. 1076 – 1079, Praha 6 - Řepy
2. 3.
Předkladatel návrhu: MČ Praha - Řepy Zpracoval: d-plus spol. s r.o.
4.
Cíl projektu: pronájem bytových jednotek v nástavbě SO Přínosy projektu Uspokojení poptávky obyvatel po bytech, Snížení provozních nákladů Zhodnocení městského majetku Zvýšení užitných vlastností objektu a úspory energie
5.
Popis požadavků na produkt projektu: zateplení obvodového pláště, výměna oken, zasklení lodžií nástavba (20 nových byt. jednotek) výměna rozvodů VZT, kanalizace, a plynu
6.
Schvaluji se závěry
Plánování záměru – Struktura logického rámce projektu Popis projektu
Kritéria (indikátory úspěchu
Prostředky ověření
Vstupy a zdroje:
Zdroje údajů pro ověření provedení činností
Cíle: Uspokojení poptávky obyvatel po bytech, Snížení provozních nákladů Zhodnocení městského majetku
Účel: Pronajmuto 20 bytových jednotek
Výstupy: 1. Zajištění financování 2. Povolení stavby 3. Výběr dodavatele 4. Realizace stavby 5. Pronájem bytů Činnosti: 1.1 Posouzení finančních schopností úřadu 1.2 Získání úvěru na projekt u cizího subjektu (banka) 1.3 Příprava a podpis smluv 2.1 Vypracování podkladů pro územní rozhodnutí 2.2 Podání žádosti o územní rozhodnutí atd.
(např. pracovníci, materiál, stroje, rozpočet (náklady))
(harmonogram, rozpočet, porady, stav, deník…)
Předpoklady a omezení
Činnosti logického rámce jako startovní bod pro detailní plánování a operativní řízení
Koncepční WBS 1. Zajištění financování
1.1) Posouzení finančních schopností úřadu 1.2) Získání úvěru na projekt u cizího subjektu (banka) 1.3) Příprava a podpis smluv
2. Povolení stavby
2.1) Vypracování podkladů pro územní rozhodnutí 2.2) Podání žádosti o územní rozhodnutí 2.3) Vypracování PD pro stavební řízení 2.4) Podání žádosti o stavební povolení
3. Výběr dodavatele
3.1) Výběr technického a cenového dozoru 3.2) Výběr dodavatele stavby 3.3) Vypracování dokumentace pro provedení stavby
4. Realizace stavby
4.1) Předání a převzetí staveniště 4.2) Dokončení stavby 4.3) Podání žádosti o kolaudační souhlas 4.4) Převzetí SO a PS včetně dokladové části stavby 4.5) Sestavení a podepsání předávacího protokolu
5. Pronájem bytů
5.1) Nabídka pronájmu dílčích nebytových prostor 5.2) Výběr žadatelů o byt (např. 50% nových b.j.) 5.3) Nabídka pronájmu dalších bytových jednotek
Autonomní (projektová) organizační struktura
Činnost Nákup pozemku příprava zakázky návrh stavby
Náklady (tis. Kč)
05
3 000
3 000
68
68
884
600
dokumentace k územnímu řízení
1 020
dokumentace pro stav. povolení
1 496
dokumentace pro provedení stavby
1 904
zadávací dokumentace vyhledání dodavatele realizační dokumentace - dodavatel zařízení staveniště realizace stavby (po SO) technický (TDI), autorský dozor uvedení stavby do užívání Celkové náklady v měs. Činnost Nákup pozemku příprava zakázky návrh stavby
1 000
404
Územní rozhodnutí Stavební povolení
284 300
Územní řízení 300
420 10
440
Stavební řízení 550
496 500
200
748 136 16 940
3 000
668
584
Náklady (tis. Kč)
08
09
HARMONOGRAM 10 11 12
300
0
0
10
860
550
0
996
Náklady činností v čase (měsíce) - pokračování 01 02 03 04 05 06
1 000
604
07
08
3 000 68 884
1 904
vyhodnocení podávání nabídek
476
276
68
20
Otevřené
podpisí smlouvy o dílo zadávací 20
20
řízení 8
0
0
0
0
0
0
45
45
45
45
40
40
1 200
1 200
1 200
1 100
1 100
1 000
100
100
100
100
100
100
148
1 345
1 345
1 345
1 245
1 240
1 140
304
0 340
Oznámení o zakázce
60
6 800
technický (TDI), autorský dozor
748
uvedení stavby do užívání
136
Celkové náklady v měs.
07
6 800
dokumentace pro provedení stavby
realizace stavby (po SO)
04
340
1 496
zařízení staveniště
03
0
dokumentace pro stav. povolení
realizační dokumentace - dodavatel
HARMONOGRAM Náklady činností v čase (měsíce) 08 09 10 11 12 01 02
68
1 020
vyhledání dodavatele
07
476
dokumentace k územnímu řízení
zadávací dokumentace
06
16 940
20
136
296
0
20
20
8
60
Matice odpovědnosti Odpovědnost Fáze, činnost
Manažer projektu
Plánovač
Člen týmu
Člen týmu
1.1 Posouzení finančních schopností úřadu
Z
Ú
S
M
1.2 Získání úvěru na projekt u cizího subjektu (banka)
Z
Ú
1.3) Příprava a podpis smluv
P
Z
Ú
2.1) Vypracování podkladů pro územní rozhodnutí
S
Z
Ú
M
Z
Ú
Ú
M
Z
Ú
S
M
2.2) Podání žádosti o územní rozhodnutí 2.3) Vypracování PD pro stavební řízení
S
Z
2.4) Podání žádosti o stavební povolení 3.1) Výběr technického a cenového dozoru
Z
…
…
Ú
Z – zodpovědný, Ú – účastník, S – musí shlédnout, M – dodá podklady, P – musí podepsat=rozhodnout
…
