European Union “Co-financed by the ERDF” “Made possible by the INTERREG IVC programme”
Nemzetközi projektek menedzselése szeminárium
Projektek költségvetése Gregán Orsolya nemzetközi projektmenedzser Debrecen, 2009. augusztus 17.
Honnan is indulunk? • Projektötlet • • • •
Munkaterv = megvalósítási ütemterv GANTT diagram Humánerıforrás terv Kommunikációs terv
• Finanszírozás??? = Pénzügyi terv • Pályázati forrás + Önerı + Hitel • Nemzetközi projektek lehetséges forrásai (Strukturális Alapok, ENPI, LIFE+, FP7, CIP, CULTURE, Public Health, DG-k, LLL, stb.)
A költségvetés-készítés alapelvei
Reális
Végrehajtandó tevékenységek
Hozzáférhetı költségvetés
Gazdaságos Tervezett Átlátható Szükséges költségvetés
Forrás: INTERREG IVC
Végrehajtandó tevékenységek
Nemzetközi projektek jellemzıi • Jövedelmezıség vizsgálata: a célok miatt kevésbé fontos • Nemzetköziség Sok eltérés, kevés központi szabályozás (Programme Manual) szigorú nemzeti szabályozás (Elszámolási segédlet)
• Vezetı partner elv • Közös költségvetés • Nemzeti felelısség
A pénzügyi terv elkészítése Költségoldal Kiinduló feltételrendszer: Projekt munkaterv HR terv
Elemi feladatokhoz rendelhetı költségkategóriák beazonosítása költségnem és mértékegység szerint
Tipp: gyakori hiba a kínálatvezérelt gondolkodásmód alkalmazása az alulról-felfelé építkezı (európai uniós gondolkodásmód) helyett
Kinduló feltételrendszer: Finanszírozási források – Saját és idegen forrás
Forrásoldal
Elemi feladatokhoz rendelhetı finanszírozási mód beazonosítása
Projekt összevont Költségszerkezetének meghatározása
Strukturált pénzügyi terv
Projekt összevont forrásszerkezetének meghatározása
Elszámolható költségek •
Szabályozás • A Közbeszerzésrıl szóló 2003. évi CXXIX. Tv. • A Számvitelrıl szóló 2000. évi C. tv. • Az adózás rendjérıl szóló 2003.évi XCII. Tv. • Általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. Tv. • Program dokumentáció • Elszámolási segédlet
INTERREG IVC programok esetében elszámolható költségek A beszámolási idıszakban felmerült és kifizetett olyan költségek, amelyek • tényleges felmerülése azonosíthatóan a partner szervezetnél történt és az ezzel kapcsolatos eredeti számla rendelkezésre áll; • teljesülése, jogalapja (szerzıdés, megrendelés, stb.) igazolható; • pénzügyi teljesítése bankszámlakivonattal vagy kiadási pénztárbizonylattal, illetve, egyéb hiteles számviteli, vagy belsı bizonylattal igazolható; (utófinanszírozás!) • közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez; • a projekt elfogadott költségvetésében szerepelnek, illetve annak hatályos módosításában feltüntetésre kerültek; • egységárai nem haladják meg a szokásos piaci árat (vagy a közbeszerzési szerzıdésben rögzített árat); • felmerülésének helye a program ERFA támogatásra jogosult területei; • felmerülésével nem valósult meg a kettıs finanszírozás; • a projekt végrehajtáshoz nélkülözhetetlenek és felmerülésük arányos hozzáadott értéket képvisel. Tipp: már a költségek tervezésekor érdemes komponensekben gondolkodni (1. projektmenedzsment, 2. kommunikáció, 3. szakmai feladatok)
Nem elszámolható költségek 1. • Az elszámolhatósági idıszakon és/vagy az elszámolható területi hatályon kívül esik, kivéve a projekt elıkészítés költségeit; • Föld-, vagy egyéb ingatlan vásárlásának költségei, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a projekt megvalósításához; • Gépjármő beszerzés; • Harmadik szervezet által kifizetett költségek, amelyek egyértelmően nem tulajdoníthatók vezetı partner / projekt partner általi kifizetésnek; • Olyan felmerült költségek, amelyek nincsenek összhangban a kitőzött alapelvekkel; • A kettıs finanszírozás minden formája (pl, azon költségek, amelyek más közösségi, nemzetközi vagy nemzeti forrásból már támogatásban részesültek); • Értékcsökkenés a támogatás arányában nem számolható el; • Adók, legfıképpen a visszaigényelhetı és levonható ÁFA (ÁFA nem számolható el, ha visszaigényelhetı, vagy ha nem a partnert terheli); • Bírságok, büntetések, jogi és igazgatási díjak, vagy bármilyen bírósági eljárással kapcsolatos tételek; • Hitelkamatok és hiteltúllépések költségei; • Ki nem fizetett részszámla (ok: utófinanszírozás) • Késıbbi veszteségekre, vagy esetleges kötelezettségekre képzett tartalék (céltartalék); • Banki és pénzügyi mőveletek költségei (bankszámlákkal kapcsolatos költségek, banki mőveletek költségei, stb.), kivétel azon bankszámla nyitásának és vezetésének díja, amelyet a pályázó a projekt lebonyolítására érdekében elkülönített alszámlaként tart nyilván; Forrás:INTERREG IV C elszámolási segédlet /VÁTI/
Nem elszámolható költségek 2. • Külföldi deviza, vagy valuta árfolyamátváltásból eredeztethetı kezelési költség, jutalék és veszteség; (sıt az árfolyamnyereséget általában a projekt céljaira kell fordítani) • Bizományosi díj, jutalék és osztalék kifizetése; • Részesedési és tulajdonosi jogviszonyt megtestesítı értékpapírok vásárlása és az ezzel kapcsolatos költségek; • Átalányköltségek (lump sum fees); • Pénzintézetek által nyújtott pénzügyi garanciák, biztosítékok költségei; • Normatív állami képzés költségei; • Reprezentációs célú beszerzések (pl: virág, csoki); • Köztisztviselık/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás, ha az elvégzendı tevékenység a kötelezı hatósági feladatok ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz. Fıállású polgármester sem munkaviszony-, sem megbízási jogviszony, sem vállalkozási szerzıdés keretein belül nem láthat el projektmenedzseri feladatokat. • Rendezvényen való részvételért kapott ellenszolgáltatás, honorárium; • Olyan alvállalkozói szerzıdésekkel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek anélkül növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, hogy azzal arányosan növelnék annak értékét. • Az olyan közvetítıkkel vagy tanácsadókkal kötött alvállalkozói szerzıdésekre kifizetett költségek, amelyekkel kapcsolatban a szerzıdés a kifizetést a tevékenység összköltségének százalékos arányában határozza meg. • Természetbeni hozzájárulás (in-kind contribution). Forrás:INTERREG IV C elszámolási segédlet /VÁTI/
Bérköltségek • A projektpartner alkalmazásában álló és a projekten teljes vagy részmunkaidıben dolgozó munkavállalók bére és járulékai illetve bérhez kapcsolódó egyéb költségei. • Szükséges dokumentáció: – – – – – –
Tipp: a bérköltség nem természetbeni, hanem pénzbeli hozzájárulás, hiszen a partner kifizeti (cafeteria és jutalom esetében probléma adódhat)
Munkaszerzıdés Munkaköri leírás Bérlap Tipp: egy személy fizetése Személyi költségek táblázata felosztható különbözı projektek és azok különbözı komponensei között Munkaidı-kimutatás Kifizetési bizonylatok (nyilatkozatok)
Adminisztratív költségek • Közvetlen A projekthez közvetlenül kapcsolódik, meghatározható, mekkora része érinti a projektet. Elszámoláshoz szükséges dokumentáció: - eredeti számla - kifizetési bizonylat
Tipp: az elszámolás mindig valós költségeken alapuljon, legyen átlátható (módszer megadása) és zárja ki a kettıs finanszírozást
• Közvetett A szervezetnél felmerülı olyan költségek, amelyek az önköltség-számítási szabályzat alapján kerülnek leosztásra az egyes projektekre. Elszámoláshoz szükséges dokumentáció: - adminisztratív költségek segédtábla (További vizsgálat a helyszíni ellenırzés során folytatható le.)
Elszámolható pl. a postaköltség, írószer, irodabérlet, rezsi Nem elszámolható pl. az irodai riasztórendszer kiépítése, építkezés, jogi konzultációk díjai
Fontos figyelemmel kísérni a pályázat írásakor, hogy milyen szabályozót épített be a kiíró (pl. INTERREG IVC projektek esetében az admin. költségek nem ajánlott, hogy meghaladják meg a bérköltségek 25 %-át.)
Utazás és szállásköltség • A projektben részt vevı és projektpartner alkalmazásában álló személyek a projekthez kapcsolódó utazási és szállásköltsége. • Elszámoláshoz szükséges dokumentáció: – – – –
Eredeti számlák Útijelentés Napidíj elszámolásához külföldi kiküldetési nyomtatvány Kifizetési bizonylatok
Tipp:Európai Bizottság által országonként meghatározott összeg, vagy belsı szabályozásban lefektetett napidíj
Alvállalkozói teljesítmény • Minden olyan költség, amelyet a partnerek szerzıdések, megrendelések alapján fizetnek ki külsı – nem a partnerintézmények által alkalmazott - szereplıknek. • Elszámoláshoz szükséges: Tipp: Általában ezen a soron számolható el a külsı
– Szerzıdés/megállapodás pályázatmenedzselı cég alkalmazásának költsége – Kifizetés igazolása Ez az a költségkategória, amelyet a legprecízebben kell megtervezni és alátámasztani, mert minden eltérés kemény vizsgálat alá esik.
• Közbeszerzés » Milyen szabályok alapján (európai, nemzeti, belsı) » Megfelelı eljárás alkalmazása (közzététel, idı…) » Az eljárás dokumentálása és alátámasztása
Eszközbeszerzés • Olyan eszközök beszerzésére irányulhat a tevékenység, amelyek a projekt sikeres végrehajtásához feltétlenül szükségesek. Ez az INTERREG IVC projektek esetében általában a koordinációhoz és a pénzügyi menedzsment feladatainak elvégzéséhez szükséges IT eszközök (számítógép, nyomtató, stb.) beszerzését jelenti. Mivel nem képezheti a projekt fı célját, így általában maximálva van az erre a célra elkölthetı összeg (pl. összes költség 5%-a).
• Elszámolás: – Részben vagy egészben elszámolható az eszköz vételára és/vagy értékcsökkenés a nemzeti szabályozás szerint. – Az eszköz beszerzésével kapcsolatos teljes dokumentációt mellékelni kell (közbeszerzési eljárás, szerzıdés/megrendelés, átadás-átvételi jegyzıkönyv, állományba vételi bizonylat, számla). – Meg kell felelni a közbeszerzés elıírásainak és a belsı szabályozásnak is. – Az eszközön meg kell jeleníteni a kötelezı arculati elemeket.
Különleges esetek • Shared costs (partnerség keretében megosztásra kerülı költségek elszámolási módjai: 1. összeg átutalása, 2. ERFA finanszírozás átutalása csökkentett módon)
• Alprojektek (a fı projekt megvalósításával párhuzamosan ún. mini-program keretében kapcsolódik be a projekt partner országában székhellyel rendelkezı al-partner)
• Bevétel a projektben (a Tanács 1083/2006/EK rendeletének 55. cikkével összhangban az elszámolt költségeket csökkenteni kell a bevételekkel)
• Flexibility rules (a MA elızetes értesítése nélkül jogosult a partner a vezetı partner 20.000 EUR vagy 10% mértékéig átcsoportosítani az eredeti költségvetési összegeket partnerenként, komponensenként és költségsoronként, felette a projekt élettartama alatt egyszeri max. 20 %-os átcsoportosítás engedélyezhetı)
• Decommitment rule (n+3/n+2 szabály érvényesíthetı minden év elején)
Egy kis feladat… hogyan tervezzünk költségvetést INTERREG IVC kiírásban szeretnénk pályázni, ahol komponensenként, költségkategóriánként és partnerenként kell megtervezzük a költségvetést. Próbáljuk felvázolni ennek lépéseit! •
•
A tevékenységek megtervezését és partnerek közötti felosztását követıen, minden partner erıforrás-, és ehhez kapcsolódó költségtervet készít, amelyben komponensenként és költségsoronként vázolja a szükséges erıforrásokat – pl. munkaerı esetében a szükséges munkaórák és a pozíciókhoz kapcsolódó óradíjak segítségével kalkulálhatunk! A Vezetı Partner összesíti a partnerek költségvetéseit, miközben vizsgálja, hogy – a beállított költségek elszámolhatóak-e a program szabályozása alapján; – megfelelnek-e a partner tevékenységeinek (komponensek!); – a partner tervezett költségei összhangban vannak-e az általánosan elfogadott egységköltségekkel; – az egyes partnerek költségtáblája megfelel-e az INTERREG IVC szabályozásának (maximált költségkategóriák); – az összesített költségvetés megfelel-e a program-szabályozásnak; – reális-e a költségvetés; – igazolható-e a költségvetés (külsı szakértıi díjak és eszközbeszerzések!); – átlátható-e a költségek betervezettsége partner, és projektszinten egyaránt.
ÖSSZESEN
Vezetı Partner
2. partner
3. partner
4. partner
5. partner
1. komponens Projektmenedzsment
250 512
80 312
0
38 400
82 000
49 800
Bérköltség
176 000
58 000
0
24 000
60 000
34 000
Adminisztratív költség
33 312
12 312
0
4 400
12 000
4 600
Utazás és szállás
40 000
10 000
0
10 000
10 000
10 000
Külsı szerzıdések
2 500
1 000
0
0
1 500
0
Eszközbeszerzés
1 200
0
0
0
0
1 200
2. komponens Kommunikáció és disszemináció
74 200
4 000
8 000
55 000
3 600
3 600
Bérköltség
16 000
0
0
16 000
0
0
4 000
0
0
4 000
0
0
Utazás és szállás
16 000
0
8 000
8 000
0
0
Külsı szerzıdések
35 200
4 000
0
24 000
3 600
3 600
3 000
0
0
3 000
0
0
3. komponens Tapasztalatcsere
436 650
119 000
0
42 500
186 150
89 000
Bérköltség
299 500
80 000
0
9 500
150 000
60 000
Adminisztratív költség
50 150
14 000
0
2 000
22 150
12 000
Utazás és szállás
34 000
12 000
0
0
12 000
10 000
Külsı szerzıdések
49 000
10 000
0
31 000
2 000
6 000
4 000
3 000
0
0
0
1 000
761 362
203 312
8 000
135 900
271 750
142 400
Adminisztratív költség
Eszközbeszerzés
Eszközbeszerzés ÖSSZESEN
Taktikák és Praktikák Tervezési szakasz • A tervezésnél tartsuk szem elıtt az idıfaktort, a támogatási intenzitást és az árfolyamingadozást! • Legyen forrásunk a nem elszámolható költségek finanszírozására is! • Legyünk tisztában a társfinanszírozás mértékével és a kifizetési idıszak hosszával! Megvalósítási szakasz • Amennyiben indokolt és lehetséges, kérjünk elıleget! • Próbáljuk tartani magunkat a tervhez! • Szükség esetén alkalmazzuk a flexibility rule-okat! • Legyen külön nyilvántartása minden projektnek! Elszámolási szakasz • Az elszámolásnál minden szükséges dokumentációt csatoljunk be, szükség esetén nyilatkozatokkal is támasszuk alá a költséget! • Kérjük a pénzügyesek, a FLC vagy a LP segítségét, vitás helyzetben!
Köszönöm megtisztelı figyelmét!
[email protected] 52/524-760 http://interreg-minieurope.com
