Projekt. Vzděláváním k větším možnostem uplatnění na potravinářských trzích. Podkladové materiály ke školení:

Projekt Vzděláváním k větším možnostem uplatnění na potravinářských trzích

Podkladové materiály ke školení: Základy vztahu k technice a administrativě

Evropský zemědělský fond pro rozvoj venkova: Evropa investuje do venkovských oblastí

PROJEKT VZDĚLÁVÁNÍM K VĚTŠÍM MOŽNOSTEM UPLATNĚNÍ NA POTRAVINÁŘSKÝCH TRZÍCH 12/015/1310B/671/000211 JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKOU UNIÍ EVROPSKÉHO ZEMĚDĚLSKÉHO FONDU PRO ROZVOJ VENKOVA V RÁMCI OPATŘENÍ DALŠÍ ODBORNÉ VZDĚLÁVÁNÍ A INFORMAČNÍ ČINNOST PROGRAMU ROZVOJE VENKOVA

Evropský zemědělský fond pro rozvoj venkova: Evropa investuje do venkovských oblastí

Základy vztahu k technice a administrativě Stylizace obchodní korespondence Obsah dopisu a zásady Obsahová stránka dopisu je velice důležitá. Znamená to, že musíme přesně vyčerpat zadání (tj. Nic si nevymýšlet, žádnou informaci nevynechat). Předpokladem je pečlivé přečtení zadání (třeba i opakované) od začátku do konce. Musí být jednoznačné, kdo komu co píše (dopisem sděluje). Nedodržením této zásady může vzniknout v praktickém životě nepříjemné nedorozumění (nedodržení termínu dodávky, platby, záměna zboží, poskytnutí jiných služeb apod.). To může mít za následek finanční postih obchodního partnera. Dopis musí být jednoznačný, stručný, srozumitelný a bezchybný.

Zásady stylizace obchodního dopisu Správné nastylizování obchodního dopisu není příliš obtížná záležitost. Musíme si však uvědomit, že každá písemnost, kterou vyhotovíme, je naší vizitkou. Není tomu jinak ani u obchodního dopisu. Protože obchodní písemnosti mají svůj jazykový styl, kterému je možné se naučit, je nutné dodržovat při stylizaci následující zásady:   

Obchodní dopisy stylizujeme v 1. Os. Množ. Č. (výjimku může tvořit dopis podnikatele z malé firmy např. Fyzické osobě) Ve vztahu k adresátovi vykáme, píšeme velké „v“ (vám, vaše, vašim apod.) Vyhýbáme se používání trpného rodu, kde je původce děje neznámý (např. Místo výrobky vám budou dodány …, použijeme: výrobky vám dodáme)

Nepoužíváme podmiňovací způsob nebo pouze omezeně jen tam, kde neovlivní obsah dopisu; podmiňovací způsob totiž snižuje pravděpodobnost tvrzení (zvyšuje jeho nejistotu); v žádném případě nepoužíváme tam, kde by mohla vzniknout nejednoznačnost obsahu – objednávka, reklamace; (např. Místo bylo by nutné, abyste nám opravili do …, použijeme: opravu nám proveďte neprodleně, a to do…) Souvětí stylizujeme srozumitelná a ne příliš dlouhá, aby nebyla na závadu porozumění obsahu dopisu, dbáme na správný slovosled ve větách i souvětích (zvážíme přitom, kterou věc chceme ve větě či souvětí více zdůraznit). Píšeme vždy zdvořile a spisovně, nikdy nepoužíváme nespisovné, neslušné nebo dokonce vulgární výrazy; tuto zásadu dodržujeme i v případě, když jsme oprávněně na obchodního partnera rozzlobeni Zkratky a cizí slova používáme v obchodních dopisech s ohledem na zkušenosti a znalosti příjemce; použít můžeme zkratky a cizí slova všeobecně známá, ale ne taková, která by mohla příjemci zkomplikovat porozumění obsahu dopisu; v žádném případě nepoužijeme zkratky nebo cizí slova, jejichž význam sami dobře neznáme V obchodním dopisu píšeme o jedné věci (obchodní záležitosti), a to samozřejmě i v případě, že se jedná o stejného adresáta (nelze psát např. Na jednu organizaci zároveň poptávku a nabídku, ale musíme vyřídit dva dopisy) Obchodní dopis je stručný, jednoznačný a srozumitelný (děkujeme, prosíme, žádáme… v dopise vždy jednou, neopakujeme se) Obchodní dopis je naší vizitkou, proto je mj. bez pravopisných chyb

Psaní všemi deseti Zvládnutí psaní všemi deseti pro obsluhu počítače znamená hned několik výhod. Především zrychlení ovládání klávesnice, tedy komunikace s osobním počítačem. Nezanedbatelné je též získání větší

pohody, neboť odpadá neustálé vyhledávání znaků na klávesách a následná kontrola na obrazovce. Tím je vytvářena možnost se více soustředit na vkládaná data, čímž dochází i ke snížení počtu chyb. Významnou roli hraje tento způsob ovládání klávesnice v ochraně zdraví obsluhy. Výhodou je rozložení námahy na všech deset prstů, snížení zrakové únavy (eliminace nebezpečí oslnění od obrazovky a odstranění nutnosti stálého přeostřování zraku), odstranění bočního vytáčení páteře nebo předklonu hlavy, neboť umožňuje v případě, kdy není nutné sledovat obrazovku, umístění monitoru šikmo vpravo a předlohu kolmo před obsluhu. Při výuce psaní všemi deseti nejde jen o osvojení prstokladu, zjednodušeně řečeno kterým prstem se která klávesa ovládá, k čemuž se v poslední době objevily různé zjednodušené návody a k tomuto cíli zaměřené počítačové programy. K této výuce patří i správný způsob sezení, držení rukou, základní poloha, psaní naslepo, technika stisku kláves a mnohé další.

Klávesnice osobního počítače je příliš rozsáhlá na to, aby byla celá ovládána všemi deseti prsty najednou. Z tohoto důvodu je nezbytné ji rozdělit na tři dílčí klávesnice. Psaní znaků se v každé dílčí klávesnici provádí z jiné polohy prstů - tzv. základní polohy. Výhodu pro nácvik psaní všemi deseti mají lidé, kteří se někdy učili na některý klávesový hudební nástroj. Naopak problémy bude činit osobám, které se naučili ovládat klávesnici jen několika prsty a mají tento systém již „zažitý“, neboť návyk nutí člověka například dívat se na klávesnici atd. Velice nevýhodné je ovládá-li někdo klávesnici všemi deseti prsty, ale ne hmatovou metodou. Daleko snazší je osvojit si správný nácvik od začátku, než později se odnaučovat špatný způsob ovládání. Při osvojení si správných návyků se rychleji získá dovednost ovládání klávesnice a dosáhne se lepších výsledků. Ovládání všemi deseti prsty je vhodné jak pro praváky, tak i pro leváky. Většinou leváci píší lépe než praváci. Nesnáze při výuce mohou mít dyslektici. Pro psaní naslepo desetiprstovou hmatovou metodou na největší části klávesnice PC, jež je podobná psacímu stroji, tedy na alfanumerické dílčí klávesnici, je nutné mít ruce umístěny stále v jedné výchozí poloze, která zabezpečí možnost pohybu prstů po celé této dílčí klávesnici naslepo. Tuto polohu prstů na jednotlivých klávesách nazýváme základní polohou. Při výuce na alfanumerické dílčí klávesnici umisťujeme prsty na střední písmennou řadu takto:

levá ruka malík prsteník

A

pravá ruka malík

ů(;)

S

prsteník

L

prostředník

D

prostředník

K

ukazovák

F

ukazovák

J

palec

mezerník

palec

mezerník

Při psaní všemi deseti na klávesnici počítače nebo elektrického psacího stroje jsou prsty jen mírně ohnuty, kláves se dotýkají svými bříšky a při psaní jemně kloužou z klávesy na klávesu. Neprohýbejte prsty, ani zápěstí. Podélná osa prostředníku má být téměř kolmá na jednotlivé řady znaků na klávesnici. Dlaně se neopírají o hranu klávesnice ani stolu nebo opěrku. Pište jen jednotlivým prstem, nikoliv celým zápěstím! Ostatní prsty zůstávají vždy v základní poloze. Po napsání příslušného znaku se prst opět vrací do základní polohy! Pro ovládání numerické dílčí klávesnice do základní polohy umisťujeme pouze pravou ruku. Levá ruka zůstává v základní poloze na alfanumerické dílčí klávesnici (A, S, D, F a mezerník). Základní poloha prstů pravé ruky na numerické dílčí klávesnici je vytvořena na dvou řadách, na základní řadě:   

ukazovák 4 prostředník 5 prsteník 6

a na dolní řadě:  

palec 0 malík ENTER

Tedy při psaní na numerické dílčí klávesnici budou opět psát obě ruce, ale pouze jen sedmi prsty. Pravá ruka ovládá vlastní klávesnici a levá palcem mezerník a malíkem SHIFT a CTRL, případně TAB. Zbývá nám vysvětlit způsob psaní všemi deseti prsty na poslední dílčí klávesnici. Vzhledem k tomu, že klávesy funkční dílčí klávesnice jsou rozmístěny na různých místech klávesnice PC, nelze pro její ovládání vytvořit základní polohu, ze které by mohla být ovládána. V praxi se těchto kláves používá minimálně, proto se nebudeme snažit o nějaký způsob rychlého ovládání těchto kláves. Místo kláves pro pohyb kursoru mezi alfanumerickou a numerickou dílčí klávesnicí je i ze zdravotních důvodů výhodné používat numerickou dílčí klávesnici přepnutou do druhé polohy a naopak číslice psát na alfanumerické dílčí klávesnici pomocí přepínání mezi českou a US klávesnicí. Vhodné je též zautomatizovat si ovládání klávesy Num Lock ukazovákem vychýlením z klávesy 4.

Teď, když jsme si vysvětlili jednotlivé základní polohy, připomeňme si ještě jednou správnou polohu paží a rukou při psaní na klávesnici osobního počítače nebo elektrického psacího stroje [neplatí pro ruční psací stroj („mechanický“)]. Paže jsou volně podél těla a jsou ohnuty v lokti do mírně stoupajícího úhlu, shodného s úhlem sklonu klávesnice, tedy 10° až 15° od vodorovné polohy. Ruce jsou umístěny v základní poloze na klávesnici počítače. Prsty jsou mírně ohnuty a kláves se dotýkají bříšky. Píše se pouze jednotlivým prstem, nikoliv celým zápěstím. Zápěstí se nikdy neopírá o rám klávesnice či o hranu stolu! Při mnohaletém psaní tímto způsobem by mohlo dojít k útlaku nervu až s trvalými následky (možnost vzniku nemoci z povolání). Opěrky před klávesnicí počítače včetně těch, jež jsou součástí klávesnice, nelze při psaní desetiprstovou metodou použít (použití opěrek pevně spojených s židlí područek je diskutabilní). Zápěstí musí být v rovině a celá ruka se pohybuje co nejméně. Prsty mají klouzat z klávesy na klávesu. K dodržení pravidel pro správné umístění paží je nezbytné dodržet požadavky na správné sezení na vhodné židli, kdy záda jsou opřena o zádovou opěrku, především v bederní části. Výška sedadla má být nastavena tak, aby nohy v kolenou svíraly pravý úhel a chodidla byla celou plochou byla na podlaze (vysoká poloha sedačky způsobuje otoky kotníků). Nohy není vhodné křížit. Možno je jednu nohu povysunout dopředu, ale při dlouhodobém sezení je nejlépe mít nohy od sebe (úhel až 45°). Při psaní v sedě má být dodržena dostatečná vzdálenost očí od obrazovky - cca 50 až 80 cm. Nepodceňujte správné sezení, neboť jeho nedodržení může vést k mnohým zdravotním obtížím, například k bolestem zad, bolestem na hrudní kosti podobným infarktu myokardu atd. Největší riziko při ovládání PC není, jak někteří předpokládají v oblastech záření, ale je právě spojeno s polohou paží.

Kancelář Většina z nás tráví velkou část svého pracovního dne v kanceláři, a proto bychom měli myslet na zajištění příjemného pracovního prostředí. Cestou k vytvoření takových podmínek může být například čínská nauka feng-shui. Ta funguje na principu harmonizace člověka a prostoru, v němž se nachází. Na základě snadných pravidel má každý z nás možnost jednoduše a nenásilně podpořit svůj úspěch či pracovní produktivitu v kanceláři. V tomto článku vám přinášíme tipy, jak kancelář přetvořit či nově uspořádat, a to bez nutnosti velkých investic.

Půdorys kanceláře Podle čínského energetického učení je ideálním půdorysem funkční kanceláře čtverec. Pokud tedy máte na výběr a zařizujete zcela nové prostory, snažte se najít takové, které budou mít stejný poměr mezi šířkou a délkou plochy. Pokud již vaše kancelář funguje a čtvercový půdorys nemá, pokuste se alespoň vyvarovat vzniku takzvaných mrtvých míst. Jedná se o zákoutí, která vytvářejí nedostatek, nebo naopak přebytek energie. Proto se nedoporučuje přepažovat místnosti nábytkem nebo plentami a jinak rozčleňovat pracovní plochy. Podle zásad feng-shui by základem měla být maximální otevřenost celého prostoru.

Barvy a jejich kombinace Pokud jde o barvy, feng-shui sice dovoluje jejich promíchání v prostoru, ale celek by měl vždy působit jednotně a harmonicky. V jedné místnosti je tak nejlepší kombinovat maximálně tři barvy, z nichž jedna je dominantní a ostatní doplňkové. Ačkoli na psychiku každého člověka působí jiné odstíny, do kanceláře bývají doporučovány ponejvíce témbry chladnější. Rozhodně bychom se měli vyvarovat mnohobarevných vzorů, které podle feng-shui lámou energii. „V případě barevného vybavení kanceláře bychom měli omezit tóny černé barvy, která působí negativně. Také bychom se měli vyhnout zářivě bílé, jež vyvolává pocit sterility. Na stěny a strop se hodí zejména světlá barva, na jižní straně místnosti zase mohou dopomoci ke štěstí odstíny červené," říká Jana Martínková ze společnosti Activa.

Rostliny jako zdroj energie Podle nauky feng-shui se můžeme dočkat zvýšení zisku a prosperity, pokud jihovýchod pracovního prostoru či kanceláře vyhradíme rostlinám. Upřednostnit bychom měli zejména ty zelené, s květy a kulatými listy. Patří mezi ně například pomerančovníky, limety nebo fíkusy. Přijatelné jsou i rostliny umělé. Naopak vyhnout bychom se měli sušeným květinám a také rostlinám s trny. Ačkoliv se například kaktus zdá být ideálním a nenáročným doplňkem pro kancelář, v pracovním prostředí bychom jej tedy umisťovat neměli. Pokud si však na rostliny nepotrpíme nebo je ze zdravotních důvodů do kanceláře umístit nemůžeme, je možné nahradit je i uměním. Například symbol dubu, nejlépe s žaludy, přináší podle čínského učení úspěch a blahobyt.

Umístění pracovního stolu Pro tvorbu příjemného a fungujícího pracovního prostředí je velmi podstatné umístění pracovního stolu. Ten by se měl nacházet co nejdále ode dveří a současně umožňovat výhled z okna. Zároveň bychom se od stolu neměli dívat přímo do zdi. Důležitý je pak samozřejmě i materiál, z něhož je naše pracovní plocha vyrobena. Pro pracovní či konferenční stoly je ideální surovinou kov nebo dřevo. Mezi nejoblíbenějšími typy jsou provedení dýha buk, třešeň nebo javor. V rámci jednoho pracovního prostoru bychom však rozhodně měli jednotlivé suroviny vhodně kombinovat. Vybavovat kancelář pouze v jednom typu materiálu totiž není vhodné, ani v souladu s feng-shui.

Osvětlení a zdroje světla Naše vnímání interiéru je bezesporu ovlivňováno osvětlením místnosti, ať už se jedná o čisté denní či umělé světlo. Pro kancelář je základem více zdrojů světla v podobě bodového osvětlení nebo lamp, které podle čínského energetického učení umí rozpohybovat energii. Naopak umístění pouze jednoho velkého lustru do místnosti ztělesňuje statičnost. Obecně se nedoporučuje využívat v kancelářském prostředí příliš mnoho sluneční energie. Je lepší vykompenzovat ji právě větším počtem menších zdrojů světla. Osobní pracovní prostor by měla například dostatečně osvítit stolní lampa, která je umístěná na jižně orientované části stolu.

Doplňky a dekorace Prostředí kanceláře by mělo být útulné a mělo by vyvolávat příjemné dojmy, dekorace i jejich barevné nastavení by však mělo být odlišné od vybavení naší domácnosti. Domov totiž využíváme zejména k

načerpání energie a doplňky volíme tak, abychom se cítili příjemně a uvolněně. Pracovní prostory by však měly být vybaveny tak, abychom se maximálně soustředili na pracovní výkon. „Pracovní prostředí bychom si neměli vytvářet nevýrazné, šedivé. Naopak, vhodně zvolená kombinace doplňků může celý prostor rozzářit. Z barevných šanonů lze například vytvořit výraznou stěnu, která bude působit optimisticky. Stejně tak můžeme k ozdobení prostoru využít například zelené dírkovače, ostře růžové sešívačky nebo duhově barevné svorky. Takto barevné detaily působí příznivě na naši náladu a povzbuzují pracovní výkon," vysvětluje Jana Martínková.

Administrativa v kanceláři - MS Word Úvod MS Word je kancelářský software z balíku MS Office pro zpracování textů. Spolu s ostatními aplikacemi MS Office tvoří velice mocný nástroj pro zvládání běžné kancelářské agendy, ale lze jej použít i pro tvorbu rozsáhlejších dokumentů včetně knih. Cílem této kapitoly je naučit Vás pracovat s programem tak, aby Vám nečinilo problémy zpracování jakýchkoliv textových dokumentů, především pak semestrálních a diplomových pracích. Programy z dílny Microsoftu jsou známé tím, že disponují jednotným uživatelským rozhraním (GUI). To znamená, že návyky získané při práci s Wordem, můžete využít i při práci s ostatními produkty MS Office jako je Excel nebo PowerPoint. Znamená to zároveň, že pokud jste někdy v minulosti používali kterýkoliv z výše uvedených nástrojů, neměla by Vám práce s MS Word dělat problémy. MS Word lze v zásadě spustit dvěma způsoby a to z nabídky Start  Programy spustit zástupce Microsoft Word, nebo přímo spuštění programu winword.exe z jeho umístnění na disku (nejčastěji C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Winword.exe).

Když spustíte Word … Přivítá Vás takováto obrazovka.

Úvodní obrazovka MS Word 2003

Úvodní obrazovka MS Word 2010 Po spuštění programu se vytvoří nový, prázdný dokument, v titulku označený slovem Dokument a pořadovým číslem dokumentu. To znamená, že po spuštění programu se vytvoří Dokument 1, po vytvoření nového souboru (viz. tab. 1) Dokument 2 atd. Hned pod titulkem aplikace najdeme menu programu, ze kterého jsou přístupny všechny funkce, které Word nabízí. Dva panely nástrojů pod menu zpřístupňují uživatelům nejpoužívanější funkce a právě popisu těchto základních funkcí věnujeme několik následujících stránek. Předtím, než se však do toho pustíme, je nutné vysvětlit několik základních pojmů: Dialogové okno – se objeví vždy, kdy je třeba něco rozhodnout – např. zvolit jméno ukládaného souboru, nebo vybrat tiskárnu. V menu poznáte, zda daná položka otevře dialogové okno tak, že má za svým názvem tři tečky např. Nový …. Ikona – grafické znázornění funkcí Word. Tedy poklepáním na ikoně provedete stejnou práci, jakou byste vykonali poklepáním na danou položku menu. Panel nástrojů – seskupení několika ikon, které zpravidla nějak vzájemně doplňují svou činnost. Klávesová zkratka – kombinace kláves, jejichž současným stisknutím se provede nějaká činnosti, kterou bychom jinak museli vykonat poklepáním na ikoně nebo v menu.

Tab. 1: Obsah menu soubor Položka menu

Klávesová zkratka

Nový …

CTRL + N

Ikona Poklepáním na položku menu se otevře dialogové okno pro vytvoření nového dokumentu podle šablony. Šablony budeme probírat až později, takže zatím se spokojíme bez dalšího vysvětlování s nabídkou Prázdný dokument, která nám vytvoří podobný dokument jako vidíme na obrázku 1. Ikonka oproti tomu přímo vytvoří nový prázdný dokument

Otevřít …

CTRL + O

Položku menu otevřít použijeme v případě kdy chceme pokračovat v práci, popřípadě si přečíst nějaký starší dokument. Po poklepání se otevře dialogové okno Otevřít, ve kterém (podobně jako v průzkumníku Windows) najdete dokument, který hodláte otevřít a poklepáním na tlačítko Otevřít se potom zvolený soubor otevře ve Wordu.

Uložit

CTRL + S

V případě, že se jedná o první poklepání po vytvoření dokumentu zobrazí dialogové okno Uložit, kde budete moct zvolit jméno a cestu kam dokument uložit. V případě, že se jedná o jakékoliv další poklepání zaznamenají se Vámi provedené změny do souboru, který jste specifikovali při prvním uložení. Jméno ukládaného souboru může být maximálně dlouhé 255 znaků bez omezení z hlediska použití háčkovaných nebo čárkovaných znaků. Co dělat, když chci pokračovat v práci, ale potřebuji si nechat i dokument v takovém stavu, v jakém je nyní? Položka menu Uložit jako uloží dokument do nového souboru, jméno Vám dá vybrat, a nastaví ho jako aktivní. To znamená, že uložení jakýchkoliv případných změn se provede do nového místo původního dokumentu.

Náhled Zobrazí dokument na obrazovce v takové podobě, v jaké ji může vytisknout. Používá se pro poslední kontrolu textu před tím než se vytiskne.

Tisk

CTRL + P

Po stisknutí klávesové zkratky CTRL + P (popř. menu Soubor – Tisk) se zobrazí dialogové okno pro volbu tiskárny a rozsah tisku. Oproti tomu po poklepání na ikonu tiskárny v panelu nástrojů se automaticky celý dokument vytiskne na tiskárnu, která je v operačním systému Windows nastavená jako výchozí.

Konec

ALT + F4

Zavře program MS Word. Pokud zjistí, že některý z dokumentů se od posledního ukládání změnil, nabídne jeho uložení. Nyní nadešel čas, abychom využili funkcí pro které byl Word vytvořen především a to tvorba textu. MS Word je textový editor typu WYSIWYG (What You See Is What You Get). Přeložit se to může jako „to co vidíš, to taky dostaneš“. Znamená to, že text, tak jak ho vidíte na obrazovce, bude tak vypadat i po vytisknutí na papíře.

Základy formátování textu Po spuštění Wordu, se vytvoří prázdný dokument podle šablony normal.dot s přednastaveným písmem Times New Roman o velikosti 12 bodů a jednoduchým řádkováním. Podle potřeby lze použít i jinou šablonu. Vytvoříme-li nový dokument přes menu Soubor – Nový nebo klávesovou zkratku CTRL+N, zobrazí Word formulář pro výběr šablony. Jednotlivé šablony se liší jednak nastavením písem, řádkováním apod., jednak i předem nastavenými prvky jako např. záhlavím atd. Po poklepání kdekoliv v hlavním okně Wordu můžeme okamžitě začít psát. Zkuste si cvičně napsat alespoň dva řádky textu. Všimněte si při tom, že když se při psaní dostanete na konec řádku, další slovo se automaticky napíše na další řádek. Poměrně častou chybou zejména počítačových začátečníků je, že když dojdou na konec řádku, ukončí ho klávesou ENTER a pokračují na dalším řádku, jak tomu byli navyklí ze psacích strojů. Někteří se pak snaží dorovnávat text dodáváním mezer protože řádky napsané tímto stylem nejsou stejně dlouhé. Nikdy neukončujte řádek klávesou ENTER, pokud se nejedná o konec odstavce ušetříte si velké množství práce a Vaše dokumenty budou vypadat lépe. Máme napsán nějaký text a nyní se podrobněji podíváme na to, co s ním lze dělat.

Volba písma Písma, neboli fonty jsou pravděpodobně nejdůležitějším faktorem, který určuje to jaký dojem Váš text na čitateli zanechá. Na obrázku 2 v jeho horní části vidíme čtyři typy písma, které dle mého názoru nejčastěji využijete. Times New Roman je písmo proporcionální a patkové. Proporcionální písmo znamená, že jednotlivá písmena jsou různě široká. Pokud např. srovnáme písmena m a i již na první pohled uvidíme, že písmeno m je několikanásobně širší než písmeno i. Text psaný proporcionálním písmem napomáhá k plynulosti čtení.

Obr. 2: Roletové menu Písma Všimněte si takových „zobáčků“ u písmen na následujícím obrázku:

abcdefghijklmnopqrstuvwxyz Obr. 3: Patkové písmo Times New Roman Písmům, které takové „zobáčky“ mají říkáme patkové. Jak jste pravděpodobně správně odhadli říkáme odborně „zobáčkům“ patky. Patková písma jsou všeobecně považována za velmi dobře čitelná, protože patky pomáhají udržet oči na řádku a čtení tak je mnohem příjemnější. Právě pro tuto vlastnost se taková písma používají pro psaní delších textů. Oproti tomu je písmo Arial sice proporcionální ale bezpatkové. Pro porovnání obr. 4.

abcdefghijklmnopqrstuvwxyz Obr. 4: Bezpatkové písmo Arial Již na první pohled vidíme rozdíly. Písmo Arial je mnohem výraznější než Times New Roman, ale delší text napsaný v tomto typu písma je zase hůře čitelný. Z tohoto důvodu se bezpatková písma často používají pro nadpisy, kde je jejich „výraznost“ velmi vítána. Nadpisy zároveň jsou rozsahem velice krátké, takže se i příjemně čtou. Zvláštní kategorii tvoří písma Courier a Symbol. Courier je písmem neproporcionálním a jeho použití se v současné době omezuje často na výpisy z programů. A to zejména pro to, že výpisy vytisknuté tímto písmem jsou přehledné a jasně se odlišují od zbytku textu. Písmo Symbol pak obsahuje písmena řecké abecedy a některé značky použitelné pro psaní jednoduchých matematických vzorců. Vyzkoušejte si, jak na Vás jednotlivé druhy písma působí. Označte si část textu. To provedete tak, že přesunete kurzor myši na začátek textu a stisknete levé tlačítko myši, potom táhněte až na konec textu, který chcete označit a levé tlačítko pusťte. Označený text by měl být inverzní oproti neoznačenému textu. Změnu typu písma provedete poklepáním na šipku roletového menu Písma, viz. obr. 2 a poklepáním na některé písmo, které Vám program nabízí.

Pozn.: Jednotlivá písma, která jsou zobrazena na obrázku 2 nemusí být přítomna na vašem počítači v závislosti na typu instalace a přítomnosti dalších programů, které si instalují svá písma. Nastanou situace, kdy nám nebude vyhovovat velikost písma, kterou nám implicitně nabízí Word a budeme ji chtít změnit. V takovém případě využijeme roletové menu Vybrat velikost písma viz. obr. 5. Číselná hodnota znamená počet bodů, které tvoří písmeno. Platí, že čím víc bodů, tím větší je písmo. Zvětšit velikost písma můžete provést u nadpisů nebo u textu, který chcete zvýraznit. Ačkoliv v druhém případě se daný postup hodí spíše do reklamních letáků, než do delších, ucelených textů. Změnu velikosti u již napsaného písma provedete tím, že si daný text označíte do bloku a poklepáním na požadovanou velikost písma v roletovém menu aplikujete změnu.

Obr. 5: Roletové menu Vybrat velikost písma Mějte na paměti, že pro text v odstavci se nedoporučuje velikost větší než 12 bodů u fontu Times New Roman, pokud výsledný text nebudete následně kopírovat na menší formát, např. A5.

Tab. 2: Nástroje zvýraznění pasáže textu Ikona

Popis

Klávesová zkratka

Označený text se převede na tučné písmo.

CTRL + B

Označený text převede na kurzívu

CTRL + I

Označený text podtrhne

CTRL + U

Bezpochyby při práci s texty lehce narazíme na pasáž, kterou by pro svou závažnost mělo smysl nějakým způsobem zvýraznit. Word pro tento účel nabízí tři nástroje (viz. tab. 2), přičemž nástroje lze kombinovat. Otázka zní, kdy a který nástroj použít?

Tučného písma použijeme zejména pro zvýraznění nějakého krátkého textu. Takto napsaná slova doslova vystupují z odstavce a čtenář je rozhodně nemůže přehlédnout. Delší text napsaný tučným písmem, ale ztrácí svou údernost a proto se pro tyto účely nepoužívá. Pro zvýraznění delších textů se obvykle využívá kurzíva nebo méně často podtržení. Je to pro to, že pokud podtržení je delší než několik málo řádků (1, 2 maximálně 3) může působit rušivým dojmem.

Tab. 3: Zarovnání textu Ikona

Popis

Klávesová zkratka

Odstavec (označený text) zarovná doleva

CTRL + L

Vycentrování textu

CTRL + E

Zarovnání na pravý okraj stránky

CTRL + R

Zarovnání do bloku

CTRL + J

Nejčastěji pro zarovnávání používáme zarovnání do bloku, to znamená, že pravý i levý okraj textu se v odstavci se srovnají k okraji stránky. Zarovnání se provede tak, že Word natáhne mezery mezi slovy, aby měl řádek požadovanou délku. Do bloku nikdy nezarovnáváme nadpisy. Pro psaní nadpisů zpravidla používáme písma větší velikosti, to znamená, že na řádek se vleze méně slov a to nám nakonec způsobí, že na řádku vzniknou velké, které v textu nevypadají pěkně.

Základní nástroje úprav textu Pokud jste přečetli předchozí stránky, měli byste být schopni napsat a jednoduše zformátovat text. Nyní se budeme věnovat tomu, jak tento text popř. část textu přesunout nebo zkopírovat na jiné místo. Dozvíte se také, jak vrátit změny v textu, které nebyly provedeny podle Vašich představ.

Tab. 4: Základní nástroje úprav textu Ikona

Popis

Klávesová zkratka

Vyjmout (označený text se zkopíruje do schránky a v dokumentu se CTRL + X vymaže) Zkopírovat (označený text se zkopíruje do schránky a v dokumentu CTRL + C zůstane zachován na svém původním místě) Vloží text ze schránky na pozici kurzoru

CTRL + V

O krok zpět – vrátí poslední změnu v dokumentu Znovu provede poslední činnost vrácenou funkcí O krok zpět

Velice užitečnou pro práci je využití schránky pro přenos textu, obrázků i jiných objektů. Funkce vystřižení, kopírování a vložení jsou dostupné z většiny aplikací Windows a lze jich využití pro přenos komunikaci mezi daným programem a Wordem.

Př.: Zkopírování grafu vytvořeného v programu Excel do Wordu. Klepněte v Excelu levým tlačítkem na graf. Kolem grafu se objeví několik „čtverečků“, které indikují, že graf byl vybrán. Nyní klepněte na tlačítko vyjmout nebo zkopírovat a přepněte se do programu Word. Přesuňte kurzor na místo, kde chcete vložit graf a klepněte na tlačítko vložit. Nyní by se měl graf objevit v textu přímo na požadovaném místě. Uvedený postup lze využít i pro objekty vytvořené jinými programy.

MS Word obsahuje nástroj pro vytváření jednoduchých grafů přímo z prostředí Wordu (je dostupný z menu Vložit – Obrázek – Graf), ale program Excel je pro práci s grafy mnohem výhodnější. V případě, že provedete ve svém dokumentu nějakou nepředloženost následkem které přijdete o část textu nebo nějakým nešťastným způsobem změníte formátování textu, není ještě všechno ztraceno, protože Word obsahuje nástroje pro vrácení několika posledních změn zpět. Pokud se potřebujete vrátit o několik kroků zpět můžete buď několikrát klepnout na ikonu o krok zpět nebo klepnout na trojúhelníček těsně vedle ikony a ze seznamu, který se objeví vybrat přímo místo moment, do kterého se chcete vrátit. Všimněte si, že po stisknutí tlačítka o krok zpět budete moct aktivovat funkci znovu, která vrátí změny, které byly zrušený funkcí o krok zpět. V okamžiku, kdy ale uděláte v textu jakoukoliv změnu o tuto možnost přijdete.

Odrážky a číslování Přímo na nástrojové liště jsou přednastavené dva nástroje:

Tab. 5: Odrážky a číslování Ikona

Popis Číslovaný seznam Seznam s odrážkami

Kdy použít seznamy by bylo nejspíše zbytečné vysvětlovat, zajímavé je však jak přesně se Word s tvorbou seznamů vypořádává a jakým způsobem můžeme jeho chování upravit k obrazu svému. Po klepnutí na jednu z ikon pro tvorbu seznamu se automaticky vytvoří první číslo seznamu nebo odrážka a Word je připraven na zadávání textu. Pokud text přesáhne délku řádku, automaticky se zarovná pod text, takže prostor pod číslem, odrážkou zůstane volný. Pokud na začátku napíšete nějaký znak, nebo kombinaci znaků,k které by mohly být považovány za symbol odrážky popř. číslo nebo písmeno v seznamu, Word po stisknutí klávesy ENTER automaticky zformátuje odstavec do a další řádek do podoby seznamu. To je příjemná vlastnost, bohužel ne vždy se vytvoří seznam, který dokonale odpovídá našim představám. V této chvíli přišel čas si seznam manuálně k obrazu svému. Po stisknutí pravého tlačítka myši se objeví kontextově senzitivní menu. Kontextově senzitivní znamená, že se bude lišit v případě, že jde o klasický text, obrázek nebo tabulku apod., tak aby uživateli nabídla ty nejdůležitější funkce bez nutnosti dlouho prohledávat klasická menu. V kontextovém menu zvolte položku odrážky a číslování.

Obr. 6: Odrážky (vlevo) a číslování (vpravo) Formátování odrážek je jednoduché, prostě klepnutím myší zvolíme ze seznamu styl odrážky, která nejlépe odpovídá stylu dokumentu a potvrdíme tlačítkem OK. Trochu složitější může být úprava číslovaného seznamu, kdy nejen vybíráme styl číslování, ale i od kterého čísla se má začít. Po klepnutí na tlačítko Vlastní … se zobrazí formulář Vlastní číslovaný seznam, kde můžeme upravovat téměř cokoliv, nejčastěji však budeme měnit položku Číslovat od, která určuje od kterého čísla má seznam začít.

Obr. 7: Úprava číslovaného seznamu Tuto vlastnost využijeme zejména v okamžiku, kdy jednotlivé položky číslovaného seznamu odděluje delší text a Word proto nedokáže číslovaný seznam navázat na předchozí.

Vkládání obrázků Text bývá často vhodné doplnit ilustrací. V tomto ohledu přichází spolu s Wordem řada předem připravených obrázků (tzv. klipartů) z řady oblastí pro využití v dokumentech. Vložit klipart můžete v menu Vložit – Obrázek – Klipart.

Obr. 8: Vložit klipart Poklepáním levým tlačítkem myši vyberete nejprve oblast ze, které chcete klipart použít a potom si budete moci přímo ze seznamu vybrat klipart, který se Vám líbí. Bohužel však kliparty nejsou obrázky vhodné pro publikace techničtějšího rázu. Takže si budeme muset pomoct sami. Buď tak, že si obrázek v nějakém grafickém programu sami nakreslíme nebo ho získáme jiným způsobem, např. z Internetu. Ať tak nebo tak budeme chtít takový obrázek načíst do dokumentu. V menu Vložit – Obrázek – Ze souboru vybereme obrázek na disku v některém z podporovaných formátů a tlačítkem vložit ho vložíme do dokumentu na pozici kurzoru. Takovým způsobem vložený obrázek je však třeba upravit. Označme si obrázek, pravým tlačítkem myši otevřeme kontextové menu a v menu vybereme Formát objektu.

Obr. 9: Formát objektu – karta obrázek

Obr. 10: Formát objektu – karta pozice

Zobrazí se okno formuláře pro úpravu vzhledu obrázku a jeho umístnění v textu. Na kartě Obrázek máme v sekci oříznout nastavit, která část z obrázku se zobrazí. Pokud například zvolíme Oříznout zleva 5 cm, obrázek se na stránce nezobrazí celý, bude vynecháno 5 cm od levého okraje obrázku. Oříznutí mění jenom zobrazení obrázku v dokumentu nemění vzhled obrázku. Takže, když se rozhodnete, že oříznout obrázek zleva o 5 cm je přece jenom moc, můžete velikost oříznutí změnit nebo dokonce zrušit. V sekci ovládání obrazu určíme, jakým způsobem bude obrázek vypadat po stránce barevnosti, kontrastu. Volba barva přepíná několik režimů zobrazení:    

Automatická – zobrazí obrázek tak jak byl připraven Stupně šedi – převede obrázek do odstínu šedé Černobílý – převede obrázek na kombinaci černé a bílé barvy Vodoznak – nastaví vzhled obrázku tak aby byl takřka průhledný, to je zejména vhodné v případě, že chcete použít obrázek jako pozadí stránky, přes které se bude zobrazovat text.

Volby na kartě pozice nastaví způsob, jakým se bude chovat obrázek k textu. Volba v textu způsobí, že obrázek se umístí přímo do textu. Obrázek zůstane na pozici kurzoru, ale v textu zvětší mezeru mezi řádky. Z tohoto důvodu využijeme tuto volbu zejména pro obrázky se symboly nebo značkami nebo i pro větší obrázky s tím, že je text umístíme pod něj. Volba obdélník způsobí, že text bude obrázek plynule obtékat po levé nebo pravé straně, popř. po obou stranách podle umístnění obrázku. Volba těsně pracuje stejným způsobem jako obdélník s tím rozdílem, že dokáže obtékat i nepravidelné útvary. Za textem využijeme v okamžiku, kdy obrázek chceme využít jako pozadí (třeba jako vodoznak). Analogicky funguje i volba před textem.

Tabulky Tabulky jsou nezbytnou součástí všech technických zpráv, semestrálních nebo diplomových prací. Popis jejich tvorby proto nemůže chybět ani zde. Word umožňuje vkládat tabulku mnoha způsoby. Z menu můžete vložit tabulku z Tabulka – Vložit – Tabulku. Volba zobrazí okno ve kterém si můžete nadefinovat počet řádků a sloupců, které má tabulka obsahovat. Tabulka se vloží do textu na místo, kde je v okamžiku vyvolání funkce kurzor.

Vložená tabulka má stejně široké sloupce a stejně vysoké řádky. Dále lze vložit poklepáním na ikonu na panelu nástrojů popřípadě si nakreslit vlastní tabulku podle svých představ . Velikost jednotlivých buněk lze měnit. To můžeme udělat tak, že najedeme na hranu tabulky, kterou chceme posunout. Klepněte na hranu a táhněte v požadovaném směru. Až bude hrana v požadované pozici, pusťte tlačítko myši. Všimněte si, že došlo k posunutí pouze té hrany kterou jsme táhli. To znamená že jeden sloupec se zvětšil na úkor druhého. Takový stav nemusí být vždy žádoucí. Někdy chceme aby se šířka sloupce změnila na úkor několika sloupců. Postupujeme stejně jako v předchozím případě. Po zvětšení jednoho sloupce si označte sloupce, které chcete rovnoměrně změnit, zmáčkněte pravé tlačítko myši a zvolte položku sloupce stejně široké. Analogicky postupujeme při změně výšky řádků tabulky. Zejména při tvorbě hlaviček tabulky využijeme funkci sloučit buňky, která ze dvou samostatných buněk udělá je jedinou. Označte si buňky, které chcete sloučit, buňky spolu musí sousedit. Klepněte pravým tlačítkem myši a zvolte sloučit buňky. Sloučené buňky lze kdykoliv rozdělit opět v kontextovém menu volba Rozdělit buňky.

Formátování textu … pomocí stylů MS Word v sobě obsahuje podporu velice mocného nástroje pro úpravu textu podle předem připravené šablony, tzv. stylů. K čemu je to dobré. Použitím stylů můžete naformátovat jedním kliknutí text do podoby, jakou jste si předem nadefinovali a to ať už pro nadpisy nebo odstavcový text. Použití stylů má však další a podle mého názoru zásadnější význam. Pokud si máte pro nadpisy zvláštní styl (odlišný od odstavcového textu), můžete automaticky vygenerovat obsah. Co dělat, když chci aplikovat styl, který mi připravil Word. Klepněte kurzorem kdekoliv do odstavce nebo nadpisu, vylistujte si seznam definovaných stylů a klepnutím jeden vyberte. Tímto jednoduchým postupem se odstavec zformátoval do požadované podoby. Všimněte si, že podoba stylu odpovídá zobrazení stylu v rolovací nabídce.

Obr. 11: Rolovací nabídka stylů, níže styly 2010

V případě, že mi předdefinované styly nevyhovují, mohu je libovolně měnit v menu Formát – Styl.

Obr. 12: Formulář pro úpravu stylů

Na levé straně formuláře seznam použitých stylů v dokumentu. Inverzně označený styl Normální se mi zobrazil v okně náhledu v pravé části formuláře i se stručným popisem vlastností stylu. Řekněme, že nám styl normální nevyhovuje. Poklepejte na tlačítko upravit. Objeví se formulář Úprava stylu.

Obr. 13: Formulář úprava stylu V poli název můžete upravit jméno stylu, které voláte z roletového menu stylů. Zajímavou volbou je i styl následujícího odstavce. Zde si můžete navolit styl ve kterém bude zformátován následující odstavec, tedy odstavec který se vytvoří po stisknutí klávesy enter v tímto způsobem zformátovaném odstavci. Nyní již konečně můžeme přistoupit k úpravě stylu podle naších nových požadavků. Po stisknutí tlačítka Formát se rozbalí menu pro editaci:      

Písmo – editaci vlastností textu (použitý font, velikost písma, podtržení apod.). Volby víceméně odpovídají možnostem formátování popsaném v kapitole Základní formátování textu. Odstavec – volby pro zarovnání textu, velikost mezer mezi řádky … Tabulátory – nastavení chování klávesy Tab v odstavci Ohraničení – možnost zapnou zobrazení rámečku okolo odstavce Jazyk – umožňuje nastavit pro styl použitý slovník pro kontrolu pravopisu. Číslování – viz. podkapitola Odrážky a číslování.

Obr. 14: Nastavení odstavce Nejčastěji z nabízených voleb použijete Písmo a Odstavec, ale protože písmo už bylo v kapitole Základní formátování textu vysvětleno budu se dále věnovat formátování odstavce. Zarovnání odpovídá možnostem zarovnání dostupných z nástrojové lišty Wordu. V položkách odsazení zleva a zprava lze nastavit o kolik se zvětší levý resp. Pravý okraj stránky. Speciální odsazení lze nastavit pro první řádek v odstavci popř. předsazení celého odstavce od levého okraje. Mezery před a za ovlivňují jaká bude mezera mezi odstavci. Řádkování oproti tomu nastavuje mezeru mezi jednotlivými řádky. Tento text je vysázen v jednoduchém řádkování, pro semestrální práci se běžně používá řádkování 1,5. Řádkování dva se v běžném textu takřka nepoužívá. V souvislosti s použitím nadpisů bych ještě chtěl zmínit možnost automatického číslování nadpisů a to i víceúrovňových. Tuto volbu lze aktivovat ve formuláři úprava stylů (viz. obr. 13) – Formát – Číslování. Na záložce Víceúrovňové číslování lze vybrat číslování kapitol, podkapitol atd.

Generování obsahu Zejména u delších prací formálního charakteru, jako např. semestrální popř. diplomové práce, bývá zvykem přidat obsah. V zásadě existují dvě cesty. Můžete ručně vypsat jména kapitol s čísly stránek, v případě, že provedete v dokumentu nějaké změny budete muset, opět ručně, opravit i obsah. Z tohoto hlediska je vhodné použít k tomuto účelu zabudovanou funkci Wordu pro generování takových seznamu dostupnou z menu Vložit – Rejstřík a seznamy.

Obr. 15: Rejstříky a seznamy Zaškrtávácí políčka určují zda zobrazit čísla stránek u kapitol a pokud ano, tak jestli je ponechat u nadpisu nebo zarovnat k pravému okraji stránky. V položce vodící znak lze nastavit znaky, které vyplní mezeru mezi názvem kapitoly a číslem stránky, na které se nachází. Ve formátech Word nabízí různé šablony vzhledu obsahu. Volte pečlivě s ohledem na účel dokumentu. Volba zobrazit úrovně nastavuje počet úrovní nadpisů, ze kterých se generuje obsah. Na obrázku jsou nastaveny tři úrovně, to znamená že obsah se vygeneruje ze stylů Nadpis 1, 2 a 3. Počet úrovní lze přitom libovolně měnit. Na obrázku, jste si zajisté všimli i ostatních karet s jinými seznamy, jejich výklad by však přesáhl účel publikace, proto pro jejich použití budete muset naslepo zkoušet funkce nebo konzultovat nápovědu popřípadě knihu, která se zabývá Wordem více do hloubky. Po klepnutí na tlačítko OK se obsah automaticky vygeneruje na místě umístnění kurzoru. S textem obsahu můžete manipulovat jako s jakýmkoliv jiným textem. V případě, že jste provedli ve struktuře dokumentu nějaké změny můžete obsah přegenerovat. To provedete tak, že umístníte kurzor kdekoliv do seznamu a stisknete F9. Word Vám nabídne možnost aktualizovat pouze čísla stránek nebo přegenerování celého obsahu. Obdobným způsobem lze generovat např. i seznamy obrázků. Ovšem to vyžaduje, abychom pro popisek obrázků měly vytvořen zvláštní styl, který by skutečně formátoval pouze popisky obrázků.

Formátování záhlaví a zápatí stránek Záhlaví a zápatí jsou oblasti stránky při horním resp. Spodním okraji, kam běžný text nezasahuje. Tyto oblasti bývají vyhrazeny speciálním údajů, které se podle určitého klíče opakují na všech stránkách. Mohou obsahovat číslo stránky, jméno autora, publikace nebo obojí a podobně. Čísla stránek lze pohodlně vložit do dokumentu z menu Vložit – Čísla stránek

Obr. 16: Vložit čísla stránek V okně, které se zobrazí můžeme nastavovat, kam se čísla stránek umístní, ke kterému okraji se zarovnají a zda zobrazit číslo stránky i na první stránce. Vzhledem k tomu, že první stránka bývá velice často titulním listem není vždy aktivování této funkce záhodno. Po stisknutí tlačítka formát se zobrazí okno Formát čísla stránek. Zde můžete nastavit jakým způsobem se čísla stránek mají na stránce zobrazit (arabská čísla, písmena apod.). Můžete použít i číslování číslo kapitoly – číslo stránky. Další možností jak editovat záhlaví a zápatí je ukryto v menu Zobrazit – Záhlaví a zápatí. Po kliknutí na tuto položku menu se kurzor automaticky přesune do záhlaví stránky, na které se právě nacházíte a zobrazí se panel nástrojů pro práci se záhlavím, zápatím. Jakýkoliv text nyní do záhlaví napíšete, objeví se na všech stránkách.

Sazba matematických výrazů Spolu s MS Wordem dostáváme do rukou i nástroj pro sazbu matematických výrazů, kterým můžete napsat libovolně složitý vzorec nebo rovnici. K funkci se dostanete v menu Vložit – Objekt – Microsoft Equation.

Obr. 17: Panel nástrojů Rovnice (objekt Microsoft Equations 3) Nástroj je velice intuitivní a pohodlný k psaní. Takže zde uvedu pouze několik málo rad pro Vaše pohodlné seznámení s nástrojem.   

Symboly a znaky řecké abecedy se vkládají na pozici kurzoru. Vyplněné obdélníky fungují nad již napsanými částmi vzorce. Oproti tomu nevyplněné obdélníky vytvoří nový objekt nezávisle na jiných částech vzorce (prázdný obdélníček znamená místo pro další psaní).

Oddíly aneb co se jinam nevešlo V zejména delších textech se střídají pasáže kde je třeba aplikovat zásadně jiné formátování textu, které by se za normálních okolností projevilo v celém dokumentu (jako např. použití sloupců pro určitou pasáž textu). Z tohoto důvodu jsou ve Wordu přítomny právě oddíly. Takže oddíly použijeme např. pro sazbu sloupcového článku s nadpisem přes celou šířku stránky, nebo např. když chceme vložit stránku s obrácenou orientací. Oddíl vytvoříme v menu Vložit – Konec – Oddílů. Podle zamýšleného efektu vybereme jakým způsobem oddíl vytvoříme. Při sazbě článku určitě použijeme Konec oddílu na stejné stránce. Oproti tomu při změně orientace papíru musíme ukončit oddíl na následující straně. Pro experimentování s oddíly jistě oceníte ještě jednu funkci Wordu a to Zobrazit nebo skrýt , která zobrazuje popřípadě skrývá tzv. netisknutelné znaky. To jsou znaky, které při normální práci ani tisku nejsou vidět, ale program je používá pro označování konců odstavců, mezer a v neposlední řadě i konců oddílů. Tímto způsobem se můžete přesvědčit, že program správně interpretoval Vaše požadavky popř. mu trochu ručně pomoci.

Základy tvorby odborných textů Tvorba semestrálních prací, programů, projektů a podobných prací je důležitou součástí studia na vysoké škole. Z tohoto důvodu je důležité alespoň v náznacích vysvětlit, jakým způsobem by takové práce měly vypadat. Každou z výše jmenovaných prací lze rozdělit na tři části: 1. Úvodní část 2. Hlavní textová část 3. Závěrečná část

Úvodní část Při psaní jednotlivých částí je nutné brát zřetel na cíl práce. Pro studenty to je prezentovat co nejlépe znalosti, které získali studiem během semestru v co možná nejucelenější formě a získat tak zápočet nebo zkoušku. Proto by v takové práci neměl chybět titulní list, který jasně identifikuje předmět práce i jejího tvůrce. Titulní list by tedy měl obsahovat:      

Jméno školy, fakulty a institutu Označení typu práce (semestrální, program, projekt …) Jméno předmětu, pro který byla práce napsána Téma práce Identifikační údaje o studentovi (Jméno a příjmení, osobní číslo, studijní skupina) Datum

Rozložení jednotlivých prvků na stránce není striktně dáno, ale nejčastěji se jméno školy píše na začátek stránky, označení typu práce, jméno předmětu, téma práce doprostřed a identifikační údaje a datum na konec stránky.

Hlavní textová část Tuto část textu bychom opět mohli rozdělit na tři části. Úvod ve kterém je stručně nastíněn řešený problém. Hlavní část, rozdělená do kapitol, obsahuje řešení problému (předmětu práce). Při členění textu používáme dvě maximálně tři úrovně. Použitím více úrovní nadpisů by se text stal rozkouskovaným a tím pádem i méně přehledným. A konečně závěr obsahuje stručné shrnutí celé práce s doporučeními, případně s návrhem dalšího postupu.

Pokud jednotlivé kapitoly číslujeme, začínáme až u kapitoly následující za úvodem. Úvod buď nečíslujeme vůbec, nebo mu přiřazujeme číslo 0.

Závěrečná část Obsahuje soupis citací, přílohy popř. elektronickou verzi práce na datovém nosiči.

Formát práce Pro psaní nejrůznějších závěrečných prací je nutné dodržovat několik základních pravidel týkajících se použitého papíru a především velikosti tiskové oblasti na papíru. Používáme bílý neprůhledný papír formátu A4, tzn. 21 x 29,7 cm. Texty takového formátu se lehce čtou a lze je i dle potřeby bez problémů kopírovat. Požadavek na neprůhlednost je zejména důležitý u oboustranně tištěných textů, kdy by text z následující stránky mohl prosvítat. Do prací často zařazujeme grafy, nákresy, fotografie – souhrně je nazýváme obrázky. Do textu se obrázky snažíme zařadit co nejblíže místu, kde byly poprvé zmíněny. Pokud obrázek s prací nesouvisí, nezařazujeme jen, pokud však obrázek s tématem práce souvisí okrajově, je jej možné vložit do práce v rámci příloh. Pro umístnění obrázků v dokumentu máte v zásadě tři možnosti. Můžete je zařazovat průběžně do textu. Tento způsob pravděpodobně využijete nejčastěji. Obrázky je možné také soustřeďovat v rámci kapitoly na jedno místo, nebo je možné všechny obrázky zařadit jednotně do přílohy. Vždy je třeba se rozhodnout podle toho o jaké obrázky se jedná a jaké je jejich množství. Každý obrázek musí mít vždy číslovaný titulek, který obrázek popisuje. Pokud se nejedná o původní obrázek je nutné do v titulku taktéž uvést pramen, ze kterého byl převzat. Titulek se vždy umístňuje těsně pod obrázek. V případě že vložený obrázek je celostránkový a není proto možné zařadit titulek pod něj, vloží se titulek do paty protější stránky. Pokud by obrázek obsahoval nestandardní zkratky, je nutné aby byla jeho součástí legenda, která by umožnila správnou interpretaci obrázku. Číslovat stránky můžeme průběžně v rámci celé práce, tento způsob číslování je realizovatelný u všech typů prací, nebo je číslujeme číslem kapitoly a pořadovým číslem obrázku v kapitole. Takového způsobu číslování využijeme i velmi dlouhých dokumentů s velkým množstvím ilustrací. Tabulky slouží pro přehledné zobrazení výsledků, informací nutných pro pochopení textu apod. Tabulky by opět měly být zařazeny co nejblíže místu, kde se tabulka cituje poprvé. Každá tabulka má číslovaný nadpis, který se umístění těsně nad tabulkou. Pro číslování tabulek platí stejná pravidla jako pro číslování obrázků. Tabulky, které jsou delší než pět řádků je pro přehlednost vhodné formátovat jako tabulku, tedy orámovat každou buňku. Součástí tabulky by měl být i údaj identifikující, jaká veličina je v daném řádku popř. sloupci zaznamenána a to včetně použitých jednotek. Na obrázky a tabulky se v textu odvoláváme označením obrázku (tabulky) a číslem. Např. v této publikaci se na obrázky odkazuji jako na Obr. 18, Obr. XX a na tabulky jako na Tab. XX. Je tomu tak proto, že pro označení obrázků v titulku obrázku používám Obr., podobně u tabulek používám Tab. I zápis matematických vzorců se řídí řadou pravidel. Např. y = |x + 1| kde

y veličina y x veličina x

(1)

pro x = 10 kg. Všimněme si jakým způsobem je rovnice napsána. Pro zápis je použita kurzíva, zarovnáno na pravo je v kulatých závorkách označení rovnice. Kurzíva se pro zápis matematických vzorců a rovnic používá vždy bez ohledu na typ písma použitého ve zbytku dokumentu. Uvozen slovem „kde“ je popis veličin. Popis veličin neobsahuje jednotku ve které se uvádí. Pokud jedna z veličin nabývá určité hodnoty, upozorní se na to textem pro veličina = hodnota jednotka, viz. výše. V textu se obvykle odkazujeme na vzorce tímto způsobem: vzorec (1), rovnice (15) … Jedinou oblastí, které jsme se dosud vyhýbali jsou citace a správný formát bibliografických informací. Tak tedy jak mají správně vypadat záznamy v soupisu pramenů? Závěrem bych chtěl zdůraznit, že daná pravidla nejsou nařízeními, která je třeba za každou cenu realizovat. Nicméně je třeba mít na paměti, že alespoň přibližné dodržení pravidel zajistí, že práce bude ověřitelná a použitelná pro další práci.

Administrativa potravinářského podniku v MS Excel Tabulkový editor (nebo také tabulkový kalkulátor) patří spolu s textovým editorem k nejpoužívanějším programům v kanceláři, na vědeckých pracovištích a ve školách. Tabulkový editor umí vytvářet nejrůznější tabulky, provádět matematické výpočty, statisticky a graficky zpracovávat data, pracovat s databázemi, sestavovat a vyhodnocovat rozsáhlé projekty nebo vytvářet jednoduché prezentace. Možností pro využití tabulkového editoru je skutečně mnoho. Je to velmi silný všestranný nástroj pro zpracování nejen ekonomických a vědeckých dat.

Prostředí tabulkového editoru Excel organizuje čísla do řádků a sloupců. Celá tabulka řádků a sloupců se nazývá pracovní list. Sestava jednoho nebo více listů se nazývá sešit. Řádky v tabulce jsou označeny číslem, např. 1 nebo 268, a sloupce písmeny, např. A, H nebo BK. Průnik souřadnic sloupce a řádky se nazývá buňka. Každý pracovní list v Excelu 2010 obsahuje 16 384 sloupců a 1 048 576 řádků. Buňka může obsahovat jednu ze tří hodnot: číslo, text nebo vzorec. Čísla vytvářejí data, vzorce a popisky vytvářejí z dat užitečné informace. Zobrazení čísel v tabulce může být nepřehledné, pokud

nevíme, co ta čísla znamenají. Textem snadno označí me jejich význam.

Okno aplikace Excel

Soubor – otevření, uložení Dokumenty vytvořené v Excelu budeme chtít zachovat pro pozdější použití. Veškeré operace se soubory je možné provádět pomocí tlačítek na panelu Rychlé spuštění nebo v hlavní nabídce Excelu po přechodu na kartu Soubor. Existující soubor můžeme načíst pomocí příkazu Otevřít v nabídce karty Soubor. Pokud jsme tento soubor poslední dobou otvírali, bude jeho název na seznamu posledních otevřených dokumentů. Otevřeme ho poklepáním myši. V opačném případě musíme z nabídky použít příkaz Otevřít. Excel zobrazí navigační okno, vybereme soubor, který si přejeme otevřít, a klikneme na tlačítko Otevřít. Existující soubor lze uložit na plochu nebo do složky na pevném disku, přenosném flash disku nebo ho můžeme umístit v počítačové síti. Při ukládání je nutné určit cílové umístění v seznamu složek. Proces ukládání je vždy stejný bez ohledu na zvolené umístění. Přepneme na kartu Soubor a pak zvolíme příkaz Uložit. Chceme-li soubor uložit pod jiným jménem nebo v jiném formátu, klikneme na příkaz Uložit jako na kartě Soubor. Soubor lze uložit také stisknutím kombinace kláves CTRL+S.

Typy souborů Aplikace Excel používá několik vlastních typů souborů. -

Sešit aplikace Excel (*.xlsx) – základní typ pro ukládání dat. Nepodporuje uložení maker.

-

Sešit aplikace Excel s povolenými makry (*.xlsm) – sešit může obsahovat makra v jazyku VBA.

-

Binární sešit aplikace Excel (*.xlsb) – používá se pro velké soubory. Rychleji se otvírá.

-

Sešit aplikace Excel 97-2003 (*.xls) – používá se pro sdílení souboru s někým, kdo pracuje se starší verzí aplikace Excel.

-

Portable Document Format (*.pdf) – používá se pro publikování hotové práce. Tento soubor zachovává při zobrazení v jakémkoliv počítači své formátování a již nejde upravovat. Úpravy se musí provést v původním souboru sešitu aplikace Excel.

Kromě těchto základních typů souborů umožňuje Excel exportovat data do mnoha dalších formátů používaných jinými aplikacemi. Umí například ukládat data do jednoduchých textových souborů nebo ve formátu pro prezentaci na Internetu.

Buňky Vkládání a výběr Každá buňka může nést informaci nezávisle na jiné buňce. Přitom typ informace v buňce může být následující: -

řetězec (text) – textová buňka může obsahovat prakticky cokoliv (čísla, text, znaky),

-

číslo – jakákoliv číselná hodnota. Číselná buňka nesmí obsahovat text,

-

vzorec – vzorec vždy začíná znakem „=“. Vše, co je za rovnítkem, bere Excel jako definici vzorce,

-

datum – buňka obsahující datum v předem stanovené formě zápisu,

Pozor, pokud například buňka obsahuje text „152 Kč“, pak se nejedná o číselnou buňku, ale o buňku textovou, protože číselná buňka musí obsahovat pouze čísla. Jednotky je možné definovat v nastavení formátu buňky. Excel je aplikace zpracovávající data, proto by každá buňka měla obsahovat pouze jednu hodnotu, jeden údaj. Například jméno v jedné buňce a příjmení ve vedlejší buňce. Buňku, se kterou budeme pracovat, je nutné vybrat, resp. postavit se na ni. Kromě toho, že obsah je vidět v buňce samotné, její skutečný obsah je také zobrazen v řádku vzorců. V buňce nemusí být zobrazen její skutečný obsah, ale výsledek výpočtu. Jejím skutečným obsahem je vzorec, podle kterého se výpočet provede a zobrazí se výsledek. Zobrazení obsahu buňky může být také pozměněno formátem. Text, číselnou hodnotu, datum nebo vzorec zadáme do buňky pouhým napsáním. Obsah buňky potvrdíme klávesou Enter, případně Tab, Ctrl+Enter nebo některou z kurzorových kláves. Obsahuje-li buňka data a chceme-li je přepsat jiným novým obsahem, pak přejdeme na tuto buňku a rovnou začneme psát nový text. Po potvrzení klávesou Enter bude automaticky starý obsah nahrazen novým. Chceme-li se vrátit k původnímu obsahu ještě před potvrzením změny, stiskneme klávesu Esc. Pokud potřebujeme opravit obsah buňky, pak pro editaci slouží klávesa F2. Vybereme buňku, kterou budeme opravovat, stiskneme klávesu F2 a provedeme opravu obsahu buňky. Změny potvrdíme klávesou Enter.

Klávesy pro pohyb v tabulce Po buňkách se v Excelu můžeme pohybovat kurzorovými šipkami nebo myší vždy na tu buňku, kterou si přejeme vybrat. Aktuální buňka je vždy zvýrazněna tučným černým ohraničením. -

Kurzorové klávesy posouvají výběr o jednu buňku daným směrem.

-

CTRL + kurzorové klávesy zajistí posun na konce nebo začátky buněk v listu.

-

HOME – přesun na první buňku v řádku.

-

CTRL + HOME – přesun na první buňku listu.

-

PgUp – skok o obrazovku nahoru.

-

PgDown – skok o obrazovku dolů.

-

F5 - vyvolá okno, ve kterém je možné přesně zadat, na kterou buňku budeme přesunuti.

Blok buněk V Excelu budeme velmi často pracovat s více buňkami současně. Abychom nemuseli každou buňku upravovat zvlášť, označíme několik buněk do bloku a operaci pak provedeme s celým blokem. Používá se hlavně při formátování nebo kopírování buněk. Nastavíme myš na buňku, která bude tvořit levý horní roh budoucího bloku. Stiskneme a držíme levé tlačítko myši, pohybujeme s ní požadovaným směrem. Při pohybu se označuje oblast buněk – budoucí blok. V okamžiku, kdy je označen blok podle požadavků, uvolníme levé tlačítko myši. Blok je označen. Výběr můžeme provést i na klávesnici v kombinaci klávesy Shift a kurzorových tlačítek. Pro vybrání celého řádku nebo sloupce klikneme myší na jeho záhlaví (písmeno v případě sloupce, číslo v případě řádku). Zrušení označeného bloku provedeme kliknutím levého tlačítka myši na jakoukoliv buňku nebo stisknutím jedné z kurzorových kláves.

Kopírování, přesouvání a mazání Kterákoliv buňka nebo označená oblast buněk může být zkopírována na tentýž nebo jiný list či sešit. Ke kopírování buněk je nejvhodnější použít schránku, která podobně jako ve Wordu disponuje na panelu nástrojů třemi tlačítky. Do schránky lze umístit libovolnou část tabulky a tu vložit na jakoukoliv pozici. Pozor, Excel má při práci se schránkou poněkud odlišné vlastnosti, než jaké známe z jiných aplikací. Informace se ze schránky mažou okamžitě po jejich odznačení v tabulce klávesou Esc (dojde ke zrušení blikajícího označení). Označíme do bloku buňky, které budou kopírovány (vloženy do schránky). Klikneme na tlačítko Kopírovat (můžeme rovněž použít klávesovou kombinaci Ctrl+C, nebo pravé tlačítko myši na vyznačenou oblast a volit Kopírovat). Okolo označené oblasti začne blikat tenká přerušovaná čára. Ta znázorňuje, které buňky jsou umístěny ve schránce. Přejdeme na buňku, jež bude tvořit levý horní roh kopírované oblasti. Můžeme přejít i na jiný list nebo do jiného sešitu. Na požadované pozici klikneme na tlačítko Vložení ze schránky (můžeme rovněž použít klávesovou kombinaci Ctrl+V nebo místní nabídku – pravým tlačítkem). Buňky budou zkopírovány. Podobným způsobem buňky přesuneme. Rozdíl u přesunutí spočívá v použití tlačítka Vyjmout CTRL+X. Přesouváme-li však data v rámci jednoho listu, bude vhodnější použít následující postup: Označíme do bloku buňky, které budou přesunuty. Uchopíme vybranou oblast za její hranici (kurzor se změní na šipku s křížkem). Myší přesuneme oblast na novou pozici. Při kopírování nebo přesunutí buněk na jinou pozici v tabulce budou vazby a adresování vzorců přizpůsobeny novým pozicím buněk (vzorce zůstanou nepoškozeny).

Slučování buněk Často je potřeba umístit text nad více sloupců tabulky a zarovnat na jejich střed. Tohoto efektu docílíme sloučením buněk. Označíme v příslušném řádku všechny buňky, které chceme sloučit v jednu buňku, a klikneme na ikonu Sloučit a zarovnat na střed na kartě Domů. Tím dojde ke sloučení buněk a text se zarovná na střed. Rozdělení sloučených buněk provedeme obdobně.

Řádky a sloupce Pokud máme vytvořenou tabulku, do které je třeba přidat nový řádek nebo sloupec, je postup následující: pravým tlačítkem myši klikneme na záhlaví, tj. písmeno (v případě sloupců), resp. číslo (v případě řádků) sloupce/řádku, před který potřebujeme vložit prázdný sloupec/řádek. Označí se do bloku. Na kartě Domů ve skupině Buňky stiskneme tlačítko Vložit. Rychlejší volbou je kliknutí pravým tlačítkem myši na záhlaví řádku/sloupce a vybrat volbu Vložit buňky. Jakýkoliv sloupec nebo řádek můžeme odstranit. Pozor, odstraněním se rozumí skutečné odstranění řádku nebo sloupce a nikoliv pouze hodnot, které obsahoval (v tomto případě by se jednalo pouze o vymazání). Po odstranění řádku nebo sloupce se do odstraněného řádku nebo sloupce umístí buňky následující v pořadí – celá tabulka bude o odstraněnou část posunuta. K odstranění použijeme na kartě Domů ve skupině Buňky tlačítko Odstranit. Rychleji opět přes pravé tlačítko myši na písmeno nebo číslo řádku + zvolit Odstranit.

Nastavení šířky sloupců a výšky řádků Jestliže je číslo v buňce příliš dlouhé, zobrazí se místo čísla několik křížků. V takovém případě je nutné zvětšit šířku sloupce tak, aby se do buňky vešlo. Nastavíme myš v záhlaví řádků na pravou hranici buňky, jejíž šířku si přejeme změnit. Kurzor myši by měl získat tvar oboustranné šipky. Stiskneme a držíme levé tlačítko myši a pohybujeme myší vlevo nebo vpravo na požadovanou pozici. Uvolníme levé tlačítko myši a šířka sloupce je změněna. Šířku sloupce lze nastavit podle nejširšího obsahu buňky ve sloupci. Podobně jako v předchozím případě nastavíme myš v záhlaví sloupců na pravou hranici buňky, jejíž šířku si přejeme změnit. Až se tvar myši změní na oboustrannou šipku, dvakrát poklepeme levým tlačítkem myši. Šířka celého sloupce bude změněna podle nejširší buňky, která se ve sloupci nachází. Chcete-li upravit šířku více sloupců na stejnou velikost, označíme v záhlaví všechny sloupce a změníme výše popsaným způsobem šířku některého z označených sloupců. Změní se tak šířka všech označených sloupců. Vše, co zde bylo uvedeno pro sloupce, platí také pro změnu výšky řádků.

Ukotvení řádků a sloupců (příčky) Zejména u dlouhých tabulek se může snadno stát, že horní řádek (hlavička tabulky) není vidět, protože zrovna stojíme hluboko v tabulce (např. na řádku 250). Jestliže v takovém případě chceme zjistit, jakou má konkrétní sloupec hlavičku na prvním řádku, musíme se k němu vrátit. Tento způsob je nepohodlný. Excel proto umožňuje vytvořit tzv. příčky. Příčkami se rozumí čáry blokující určitou část tabulky na obrazovce. Pokud příčkami ukotvíme např. hlavičky sloupců, pak se lze v tabulce libovolně pohybovat. Ukotvený řádek zůstane stále na obrazovce. Nastavme kurzor tak, aby byl umístěn těsně pod řádkem nebo vpravo od sloupce, který bude ukotven. Na kartě Zobrazení ve skupině Okno rozbalíme nabídku Ukotvit příčky. Zde vybereme způsob ukotvení příček. Nyní jsou příčky ukotveny. Při pohybu po tabulce zůstává ukotvená oblast na obrazovce, takže máme neustále přehled o hlavičce tabulky. Zrušení ukotvení se provede stejným způsobem.

Listy tabulek List je samostatná tabulka. Uvnitř jednoho souboru (sešitu aplikace Excel) může existovat až 255 listů. Listy v rámci jednoho souboru nemusí mít mezi sebou vytvořenou žádnou vazbu nebo naopak mohou být prakticky libovolně propojeny a jeden list může tvořit podklad pro list jiný.

Přepínaní mezi listy tabulky Mezi listy se pohybujeme kliknutím myši na záložky se jmény listů ve spodní části okna aplikace nebo klávesovou zkratkou CTRL+PageUp/PageDown.

Vložení nového listu do tabulky a odstranění listu tabulky S novým souborem se automaticky vytvoří tři nové listy. Listů může být až 255. Další list vytvoříme kliknutím myši na záložku listu s ikonkou Vložit list. Každý existující list můžeme ze souboru odstranit kliknutím pravého tlačítka myši na záložku listu a z místní nabídky vybereme Odstranit.

Kopírování, přesouvání a přejmenování listů Po otevření nového souboru jsou listy pojmenované List1, List2 a List3. Pro lepší přehlednost můžeme listy přejmenovat a záložku obarvit. List přejmenujeme tak, že na záložku listu v dolní části tabulky dvakrát poklepeme levým tlačítkem myši. Text názvu se označí do bloku, napíšeme nový název a stiskneme klávesu Enter. Další možnost přejmenování listu je přes místní nabídku. Klikneme pravým tlačítkem myši na záložku listu. Z nabídky vybereme Přejmenovat. Každý list je možné zkopírovat pod jiným jménem. Kopie listu je užitečná v případě, kdy potřebujeme dvě téměř totožné tabulky s rozdílem pouze v některých buňkách. Stiskneme a držíme levé tlačítko myši na záložce listu, který si přejeme zkopírovat. Stiskneme a držíme klávesu Ctrl. Za současného držení klávesy Ctrl táhneme listem ve vodorovném směru. Malá šipka nad listy ukazuje, kde bude nový list umístěn. Uvolníme nejprve levé tlačítko myši a následně klávesu Ctrl. List bude překopírován s původním názvem s číslovkou (2) v závorce. Stejného výsledku dosáhneme také pomocí místní nabídky přes pravé tlačítko myši s volbou Přesunout, nebo zkopírovat. Při změně pořadí listů se postupuje stejně jako při kopírování listů s tím rozdílem, že při tažení listu nedržíme klávesu Ctrl.

Formátování Formátováním tabulky se upravuje čitelnost a vzhled dat. Excel nabízí dva způsoby formátování. První způsob ovlivňuje, jaké hodnoty se zobrazí. Máme například zadané číslo s šesti desetinnými čísly, ale formát buňky nastaven na zobrazení dvou desetinných míst. Je to čitelnější a přitom zbývající desetinná čísla jsou v buňce stále obsažena. Druhý způsob určuje grafickou úpravu zobrazených hodnot. Můžeme nastavit typ, řez, velikost a barvu písma, ohraničení a výplň buňky, zarovnání textu apod. Lze naformátovat celý list, vybranou oblast buněk nebo každou buňku samostatně, nezávisle na ostatních. Většinu funkcí pro formátování tabulky najdeme na kartě Domů.

Formátování buňky Formátování ovlivňuje formu, v jaké se hodnota v buňce zobrazí. Formát může mít několik typů: obecný, číslo, měna, účetnický, datum, čas, procenta, zlomek, matematický, text, speciální nebo vlastní. Rychlé nastavení typu formátování provedeme na kartě Domů ve skupině Číslo. Každý z těchto typů je možno dál upravit. Z nabídky ve skupině Číslo vybereme Další číselné formáty. Zobrazí se okno Formát buněk.

Formát buněk

Záložka Číslo umožňuje podrobněji nadefinovat, jak se bude hodnota v buňce zobrazovat. Skutečná hodnota buňky však zůstává nezměněna – formátem se definuje pouze „maska“ buňky.

Formátování písma Excel nabízí stejné možnosti formátování písma jako aplikace MS Word. Můžeme nastavit velikost, typ, řez nebo barvu písma. V Excelu budeme při úpravách tabulek používat na rozdíl od Wordu častěji změnu barvy. Při změně barvy písma můžeme použít jakoukoliv barvu, kterou dokáže počítač zobrazit. Nicméně se doporučuje používat pouze barv y použitého motivu tabulky.

Formátování pomocí karty Domů

Zarovnávání Excel zarovnává obsah buňky sám již po zadání jejich obsahu. Zarovnání provádí na základě obsahu buňky nebo nastaveného formátování. Zarovnání obsahu buňky můžeme kdykoliv upravit. Text Excel zarovnává automaticky na levou stranu a číslo na pravou stranu buňky. Kromě horizontálního zarovnání je možno buňky zarovnat také vertikálně. Pro ruční zarovnání použijeme tlačítka na kartě Domů ve skupině Zarovnání. Zarovnání se vždy vztahuje na aktivní buňku nebo na oblast označených buněk.

Formát buněk, karta Zarovnání

Zajímavou možností je nastavení orientace textu. Na kartě Domů ve skupině Zarovnávání je rozbalovací seznam Orientace. Zde je několik základních předdefinovaných možností orientace textu. Pokud nám žádná z nich nevyhovuje, zvolíme Formátovat zarovnání buňky. Otevře se okno Formát buněk. Zde máme možnost přesnějšího nastavení orientace textu v buňce. Pomocí myši v poli Orientace můžeme měnit interaktivně natočení textu v buňce. Velikost úhlu lze zadat také číselně prostřednictvím přepínače v dolní části pole Orientace.

Zalomení textu v buňce Někdy může být u delšího textu v buňce nežádoucí, aby text pokračoval přes více buněk doprava. Budeme chtít, aby se text zalomil v rámci jedné buňky. Na kartě Domů ve skupině Zarovnání klikneme na tlačítko Zalamovat text. Nyní se text zalomí na šířku buňky. Není-li buňka dostatečně vysoká, aby se do ní veškerý text vešel, Excel její výšku automaticky přizpůsobí.

Formátování tabulky Rychlou grafickou úpravu tabulky lze vytvořit pomocí předdefinovaných stylů. Označíme oblast tabulky, která se má naformátovat. Na kartě Domů ve skupině Styly rozbalíme seznam Formátovat jako tabulku. Vybereme požadovanou možnost a použijeme ji na vybranou oblast. Pokud nám žádná z nabízených možností nevyhovuje, vybereme nejvhodnější z nich a následně ji upravíme. Máme zde také možnost vytvořit vlastní styl formátování tabulky.

Ohraničení buňky Ohraničení kolem buněk vytvoříme pomocí seznamu Ohraničení na kartě Domů ve skupině Písmo. Rozbalením seznamu se zobrazí dvě skupiny příkazů. První jsou přednastavená ohraničení, která je možno kombinovat. Druhá skupina Nakreslit ohraničení jsou tlačítka pro pokročilou editaci

ohraničení. Mimo jiné zde můžeme nastavit barvu a typ čáry. Posledním tlačítkem v seznamu je Další ohraničení. Kliknutím na toto tlačítko se zobrazí dialogové okno Formát buněk s kartou Ohraničení, kde můžeme nastavit parametry pro jednotlivé čáry s amostatně.

Formát buněk, karta Ohraničení

Vzorce a funkce Vzorce jsou základním nástrojem Excelu, provádějí výpočty s daty zadanými v buňkách. Excel má velké množství různých funkcí, které můžeme využívat samostatně nebo je kombinovat do vzorců. Rozdíl mezi vzorcem a funkcí je ten, že vzorec si vytváříme sami, kdežto funkci máme k dispozici jako hotový produkt v Excelu.

Vzorce Vzorce dělají tabulku tabulkou. Excel zpracovává data pomocí vzorců. Vzorce mohou být jednoduché, například sečtení dvou čísel, nebo velmi složité. K výpočtům používají data z ostatních buněk a výsledek zobrazí v buňce, kde je zapsán vzorec. Při vytváření vzorce se musí dodržovat několik pravidel: -

zápis každého vzorce musí začínat znakem „=“. Jestliže nenapíšeme =, bude Excel považovat vzorec za obyčejný text,

-

parametry funkcí musí být uzavřené v kulatých závorkách a odděleny oddělovačem,

-

funkce musí být opatřena kulatými závorkami i v případě, že nepoužívá argumenty. Například funkci, která vrací číslo π, zapíšeme ve tvaru PI(),

-

vzorec musí být zapsán syntakticky správně, jinak Excel nedovolí ukončit editaci buňky (např. nesmí chybět závorka),

-

při psaní vzorců si uvědomte, že platí priorita matematických operací. To, co děláme v praxi podvědomě, musíme počítači přikázat naprosto přesně, nejsme-li si jisti, vnutíme programu své pořadí operací pomocí kulatých závorek. Jiné závorky než kulaté nepoužíváme, mohou mít jiné funkce.

-

Vzorec vložený do buňky se může skládat z následujících prvků: -

operátory – jsou to + pro sčítání (součet), – pro odečítání (rozdíl), * pro násobení (součin), / pro dělení (podíl), ^ pro mocninu,

-

odkazy na buňku – jsou to jména buněk nebo rozsahů. Mohou odkazovat na buňky v daném pracovním listu, v jiném pracovním listu nebo dokonce v jiném pracovním sešitu, - funkce – jsou to připravené funkce např. SUM, SIN nebo PRŮMĚR a jejich argumenty, - závorky – ovlivňují pořadí, v jakém se budou jednotlivé části vzorce řešit.

Při výpočtu vzorce je daná priorita matematických operací, která určuje pořadí výpočtu. 1. závorky 2. umocňování 3. násobení, dělení 4. sčítání, odčítání Vytvoření vzorce pro součet dvou buněk: 1. každý vzorec začíná znakem „rovná se“. Napíšeme znak do buňky. Pokud na prvním místě bude jiný znak, bude Excel považovat vložený řetězec znaků za text (=). 2. vložíme odkaz na první buňku, kterou chceme sečíst (=A1). 3. napíšeme znaménko „plus“ (=A1+). 4. vložíme odkaz na druhou buňku, kterou chceme přičíst. (=A1+A2). 5. potvrdíme klávesou Enter (zobrazí se výsledek). Po stisku klávesy Enter se vzorec změnil na konkrétní hodnotu. Ve skutečnosti však buňka i nadále obsahuje vzorec. Jestliže změníme jakékoliv číslo, s nímž vzorec kalkuluje, okamžitě po změně bude vzorec přepočítán a zobrazena aktuální hodnota. Tato schopnost činí z Excelu mocný nástroj zejména při výpočtech rozsáhlých a provázaných tabulek, kde jsou na jeden výsledek vázány další výpočty a na tento zase další výsledek atd. Samotný vzorec lze prohlédnout pomocí řádku vzorců. Nastavíme kurzor na vzorec a jeho obsah zobrazí řádek vzorců. Obsah vzorce je možné kdykoliv upravit po stisku klávesy F2.

Relativní a absolutní odkaz Aby měl vzorec smysl, používá odkazy na proměnné v buňkách, např. =C5*A1. Zapsání adres ve tvaru A1; B4; C3 je nejobvyklejší způsob zápisu. Nejprve píšeme název sloupce a pak okamžitě a bez mezery číslo řádku. Excel používá absolutní a relativní adresování buněk. U relativního adresování se adresy (odkazy) na buňky mění podle toho, jak se mění poloha buňky. Změna polohy buňky absolutní odkaz neovlivní. Excel umožňuje vytvářet smíšené odkazy. Relativní odkaz – pokud vytvoříme vzorec, jsou odkazy na buňky nebo oblasti obvykle založeny na jejich umístění vzhledem k buňce, která obsahuje daný vzorec. Pokud přesuneme vzorec s relativními odkazy do jiné buňky, upraví aplikace Excel odkazy ve vzorci tak, aby odkazovaly na jiné buňky vzhledem k novému umístění vzorce. Pokud přesuneme buňku, na kterou jsou vytvořeny odkazy na jinou pozici, Excel všechny odkazy automaticky předefinuje.

Absolutní odkaz – u absolutního adresování se adresa definuje bez možnosti jakékoliv pozdější automatické změny. Absolutní adresování spočívá v přidání znaku $ před prvek, který potřebujeme absolutně adresovat ($C$3). Smíšený odkaz – adresuje absolutně jen jednu souřadnici. Má-li být absolutně adresován sloupec, přidá se $ před sloupec ($C3), pokud řádek, přidá se $ před číslo řádku (C$3). Při změně relativních odkazů na absolutní a naopak vybereme buňku obsahující vzorec. Na řádku vzorců vybereme odkaz, který chceme změnit, a potom stiskneme klávesu F4. Opakovaným stisknutím klávesy F4 budeme přepínat mezi různými kombinacemi absolutních a relativních odkazů.

Funkce Excel nabízí velké množství připravených funkcí. Jsou k dispozici funkce matematické, statistické, logické, finanční, databázové, datové a časové, vyhledávací a informační. Funkci v Excelu lze zadávat dvěma způsoby. Buď známe přesný zápis funkce, a přímo ho do buňky napíšeme, nebo použijeme Průvodce funkcemi (zejména u složitějších funkcí). Průvodce zobrazíme tlačítkem fx v řádku vzorců nebo na kartě Vzorce tlačítkem Vložit funkci. Pomocí průvodce funkcemi lze projít velké množství různých používaných funkcí. V levé části okna jsou zobrazeny kategorie funkcí. Jednotlivé funkce jsou v okně popsány. Postup použití dalších funkcí je stejný, k dispozici máme často okno, do kterého uvádíme parametry funkce. Funkce jsou předdefinované vzorce, které provádějí výpočty pomocí určitých hodnot, nazývaných argumenty, zadávaných v určitém pořadí nebo struktuře. Například funkce SUMA sčítá hodnoty nebo oblasti buněk a funkce PLATBA vypočítává splátky půjčky podle úrokové sazby, délky půjčky a základu půjčky. Parametry funkcí musí být uzavřeny v kulatých závorkách a odděleny oddělovačem. Funkce musí být opatřena kulatými závorkami i v případě, že nepoužívá argumenty. Argumenty mohou být čísla, text, logické hodnoty jako například PRAVDA nebo NEPRAVDA, matice, chybové hodnoty jako #N/A nebo odkazy na buňky. Určený argument musí pro funkci vytvářet platnou hodnotu. Argumenty mohou být také konstanty, vzorce nebo jiné funkce.

Vybrané funkce a jejich použití SUMA – Funkce SUMA je jednou z nejčastěji používaných funkcí v Excelu. Slouží k sečtení všech čísel z vybrané oblasti buněk. Zápis funkce „=SUMA(číslo1;číslo2;...)“. Číslo1;číslo2; ... je 1 až 255 argumentů (oblastí), které chceme sečíst. PRŮMĚR – Funkce PRŮMĚR slouží k vypočítání aritmetického průměru z vybrané oblasti buněk. Zápis funkce „=PRŮMĚR(číslo1;číslo2;...)“. Číslo1;číslo2; ... je 1 až 255 argumentů (oblastí), ze kterých chceme vypočítat průměr. MIN – Funkce MIN slouží k nalezení minimální hodnoty z vybrané oblasti buněk. Zápis funkce „=MIN(číslo1;číslo2;...)“. Číslo1;číslo2; ... je 1 až 255 argumentů (oblastí), ze kterých chceme nalézt minimální hodnotu. POČET – Funkce POČET slouží ke zjištění počtu čísel ve vybrané oblasti buněk. Zápis funkce: „=POČET(hodnota1;[hodnota2];...)“. Hodnota1 je povinný argument, je to odkaz na buňku nebo oblast, ve které chceme spočítat čísla. Hodnota2; ... je nepovinný argument. Může obsahovat až 255 dalších položek, odkazů na buňky nebo oblastí, ve kterých chceme spočítat čísla. POČET2 – Funkce POČET2 slouží ke zjištění počtu buněk ve vybrané oblasti, které nejsou prázdné. Zápis funkce “=POČET2(hodnota1;[hodnota2];...)“. Hodnota1 je povinný argument, je to odkaz na buňku nebo oblast, v níž chceme spočítat buňky, které nejsou prázdné. Hodnota2 je nepovinný argument. Může obsahovat až 255 dalších položek, odkazů na buňky nebo oblastí, v nichž chceme spočítat buňky, které nejsou prázdné.

COUNTIF – Funkce COUNTIF spočítá počet buněk v oblasti, které splňují jedno zadané kritérium. Můžeme například spočítat všechny buňky začínající určitým písmenem nebo všechny buňky obsahující číslo větší či menší než zadané číslo. Zápis funkce: „=COUNTIF(oblast;kritérium)“. Oblast je povinný argument, je to jedna nebo více buněk pro provedení výpočtu, včetně čísel či názvů, polí nebo odkazů obsahujících čísla. Prázdné hodnoty a textové hodnoty jsou ignorovány. Kritérium je povinný argument obsahující číslo, výraz, odkaz na buňku nebo textový řetězec, které definují buňky, jež mají být započítány. Kritérium může mít například následující podobu: 32, „>32“, B4, „jablka“ nebo „32“. COUNTIFS – Funkce COUNTIFS spočítá počet buněk v oblasti, které splňují více zadaných kritérií. Můžeme například spočítat všechny buňky začínající určitým písmenem nebo všechny buňky obsahující číslo větší či menší než zadané číslo. Zápis funkce: ) „=COUNTIFS(oblast_kritérií1;kritérium1;[oblast_kritérií2;kritérium2]…)“. Oblast_kritérií1 je povinný argument, ve kterém mají být vyhodnocena přidružená kritéria. Kritérium1 je povinný argument. Kritérium je vyjádřené číslem, výrazem, odkazem na buňku nebo textem, které definuje buňky, jež mají být započítány. Kritérium může mít například následující podobu: 32, „>32“, B4, „jablka“ nebo „32“. Oblast_kritérií2, kritérium2, …je nepovinný argument. Je možné zadat až 127 dvojic oblast/kritérium. ABS – Funkce ABS vypočítá absolutní hodnotu čísla. Absolutní hodnota čísla je totéž číslo bez znaménka (například absolutní hodnota čísla -2 je 2). Zápis funkce „=ABS(číslo)“. Číslo je reálné číslo, jehož absolutní hodnotu chceme zjistit. ODMOCNINA – Funkce ODMOCNINA vypočítá druhou odmocninu daného čísla. Zápis funkce: „=ODMOCNINA(číslo)“. Číslo je číslo, jehož odmocninu chceme vypočítat. PI – Funkce PI vloží do buňky nebo vzorce číslo 3,14159265358979, matematickou konstantu pí (Ludolfovo číslo), s přesností na 15 platných číslic. Zápis funkce: „=PI()“. SIN – Funkce SIN vypočítá sinus daného úhlu. Zápis funkce: „=SIN(číslo)“. Číslo je úhel v radiánech, jehož sinus chceme vypočítat. COS – Funkce COS vypočítá kosinus daného úhlu. Zápis funkce: „=COS(číslo)“. Číslo je úhel v radiánech, jehož kosinus chceme vypočítat. ZAOKROUHLIT – Funkce ZAOKROUHLIT zaokrouhlí číslo na zadaný počet číslic. Zápis funkce: „=ZAOKROUHLIT(číslo;číslice)“. Číslo je povinný argument. Jde o číslo, které chceme zaokrouhlit. Číslice je povinný argument, určuje počet číslic, na které chceme číslo zaokrouhlit. ROK – Funkce ROK převede zadané datum na rok (například datum 21.5.2005 převede na 2005). Rok je celé číslo v rozmezí 1900-9999. Zápis funkce: „=ROK(datum)“. Datum je datový údaj, který chceme převést na rok. SUMIF – Funkce SUMIF vypočítá součet hodnot v oblasti buněk, které splňují určité kritérium buď ve stejné nebo v jiné oblasti buněk. Zápis funkce: „=SUMIF(oblast;kritéria;součet)“. Oblast je povinný argument. Jde o oblast buněk vyhodnocovanou pomocí daného kritéria. Buňky v jednotlivých oblastech musí představovat čísla nebo názvy, matice či odkazy, které obsahují čísla. Prázdné a textové hodnoty jsou ignorovány. Kritéria jsou povinný argument. Kritérium může být vyjádřené číslem, výrazem, odkazem na buňku, textem nebo funkcí. Definuje buňky, jež mají být sečteny. Kritérium může mít například následující podoby: 32, „>32“, B5, „32“, „jablka“ nebo DNES(). Součet je nepovinný argument. Jde o buňky, které budou sečteny v případě, že chceme sečíst jiné buňky, než jaké jsou zadány v argumentu oblast. Pokud je argument součet vynechán, sečte Excel buňky zadané v argumentu oblast (tedy buňky, u kterých je použito zadané kritérium).

KDYŽ - Funkce Když se používá v případech, kde je potřeba, aby se vzorec sám rozhodl mezi dvěma alternativami a podle toho vykonal určitý výpočet. Zápis funkce: „KDYŽ(podmínka;ano;ne)“. Podmínka je libovolná podmínka nebo výraz, který může být vyhodnocen jako PRAVDA nebo NEPRAVDA. Ano je hodnota, která je vrácena, jestliže hodnota argumentu podmínka je PRAVDA. Ne je hodnota, která je vrácena, jestliže hodnota Průvodce vložení funkce argumentu podmínka je NEPRAVDA. Příklad: Pokud bude prospěch žáka či žákyně menší nebo roven 3, pak ať Excel do připravené buňky napíše OK. Bude-li prospěch horší jak 3, ať napíše skutečný prospěch. Označme buňku, ve které bude vyhodnocení podmínky. Klikneme v řádku vzorců na tlačítko fx. V okně Vložit funkci zvolme kategorii funkce Logické a následně v pravé části klikneme na podmiňovací funkci KDYŽ. Poté stiskneme OK. Excel zobrazí okno, ve kterém je třeba doplnit tři údaje. Podmínka – doplníme samotné znění podmínky. V našem případě obsah buňky musí být menší nebo roven 3. Ano – napíšeme, co požadujeme, pokud výše uvedená podmínka bude splněna. V našem případě napíšeme text OK umístěný v uvozovkách. Ne – doplníme, co se má provést, pokud výše uvedená podmínka nebude splněna. V našem případě vypíšeme obsah porovnávané buňky. Klikneme na tlačítko OK – podmínka je zadána a vyhodnocena. Vytvořili jsme vzorec „=KDYŽ(A1<=3;"OK";A1)“.

Chybová hlášení Při výpočtech můžou vzniknout chyby, na které Excel reaguje chybovým hlášením: -

##### – sloupec není dostatečně široký pro zobrazení hodnoty nebo je použito záporné datum či čas.

-

#DIV/0! – ve vzorci se vyskytuje dělení nulou.

-

#N/A – pro vzorec nebo funkci není k dispozici požadovaná hodnota.

-

#NÁZEV? – nebyl rozpoznán text ve vzorci.

-

#NULL! – vzorec nemá žádný výsledek (např. průnik dvou oblastí, které se nepřekrývají).

-

#NUM! – neplatná číselná hodnota ve vzorci.

-

#REF! – odkaz na buňku je neplatný.

-

#HODNOTA! – chybný typ argumentu nebo operandu ve funkci.

Řazení a filtrování dat Řazení dat je nedílnou součástí analýzy dat. Uspořádání seznamu jmen podle abecedy nebo čísel podle velikosti pomůže jejich přehlednosti, lepšímu pochopení a při organizaci a vyhledávání. Řazení dat se většinou provádí na sloupcích, ale můžeme řadit také řádky.

Seřazení dat Vybereme sloupec s alfanumerickými daty. Na kartě Domů klikneme ve skupině Úpravy na tlačítko Seřadit a filtrovat. Chceme-li seřadit vzestupně podle abecedy, klikneme na příkaz od A po Z. Jestliže chceme řadit sestupně, použijeme příkaz od Z do A. Pro řazení čísel je postup obdobný, pouze příkaz se automaticky změní na Seřadit od nejmenšího k největšímu pro vzestupné řazení a Seřadit od největšího k nejmenšímu pro sestupné řazení. Pokud máme v tabulce ručně nebo podmíněně naformátovanou oblast buněk s barevným textem nebo výplní buňky, můžeme řadit dle barvy. V oblasti buněk vybereme sloupec nebo oblast takto naformátovanou. Na kartě Domů klikneme ve skupině úpravy na položku Seřadit a filtrovat a vybereme příkaz Vlastní řazení. Zobrazí se dialogové okno Seřadit. V poli Sloupec vybereme

sloupec, podle kterého chceme řadit. V poli řazení vybereme parametr, podle něhož chceme řadit. Máme na výběr mezi: Hodnota, Barva buňky, Barva písma a Ikona buňky. Řazení dat seřadit

V seznamu pořadí vybere požadovaný způsob řazení. Okno umožňuje řadit data podle více kritérií. Další kritérium přidáme pomocí tlačítka Přidat úroveň.

Dialogové okno Seřadit

Automatický filtr kritérií.

Filtrování dat pomocí funkce Automatický filtr představuje snadný a rychlý způsob vyhledávání dat a práci s podmnožinou dat. Po filtrování jsou zobrazena pouze ta data, která splňují zadaná kritéria. Pomocí automatického filtru lze vytvářet tři typy filtrů: podle hodnot seznamu, podle formátu a podle Automatický filtr zapneme následujícím způsobem: označíme sloupce nebo oblast, na níž ho budeme aplikovat. První řádek oblasti považuje Excel za hlavičku tabulky a nefiltruje ji. Na kartě Data ve skupině Seřadit a filtrovat klikneme na tlačítko Filtr. Ke všem vybraný sloupcům se přidalo rozbalovací tlačítko se šipkou. Kliknutím na toto tlačítko se rozbalí nabídka pro nastavení parametrů filtru pro daný sloupec.

Podmíněné formátování Pokud chceme v tabulce zvýraznit chybové hodnoty, zpřehlednit data, zlepšit čitelnost výsledků aj., použijeme k tomu příkaz Podmíněné formátování. Tato funkce barevně označuje buňky, které splňují určité podmínky. Podmíněné formátování lze aplikovat nejen na číselné hodnoty, ale i na text, nebo lze zvýrazňovat podle zadaného vzorce. Výhodou tohoto formátování je, že pokud

změníte hodnoty v tabulce, podmíněné formátování se dynamicky mění podle nově Filtrování dat

zadaných. Klidně můžeme vytvořit prázdnou tabulku, nastavit podmíněné formátování a pak

zadávat hodnoty, formátování se bude průběžně měnit. Druhou možností, že můžeme využít stávající tabulku, kde smažeme hodnoty a podmíněné formátování zachováme. Příkaz Podmíněné formátování nalezneme na kartě Domů. Otevře se rozbalovací seznam. Jeho první část umožňuje vytvářet rychle jednotlivá pravidla. Ať už chceme použít tento zrychlený automatický postup, nebo budeme formát nastavovat ručně, je nutné nejdříve vymezit oblast, kde se má podmíněné formátování aplikovat. Pak buď volíme z připravených řešení, nebo klikneme na příkaz Nové pravidlo. V následném okně zvolíme typ pravidla, upravujeme formát, nebo nastavujeme mezní hodnoty. Zaleží zde na vybraném pravidlu. Pokud chceme vidět seznam již vytvořených pravidel, zvolíme příkaz Spravovat pravidla. Pro mazání pravidla použijeme předchozí příkaz. Hromadně lze pravidla z vybrané oblasti smazat v nabídce Vymazat pravidla. Volba pro formát na základě hodnot umožňuje využívat barevné škály (přechody mezi dvěma, třemi barvami). Formátování se pak projeví u VŠECH označených buněk. Volba pro formát buněk, které obsahují nějakou hodnotu, Nabídka podmíněného formátování zvýrazní POUZE ODPOVÍDAJÍCÍ buňky, které vyhovují zvolenému pravidlu. Zvýraznit je možné i duplicitní nebo jedinečné hodnoty v oblasti dat. Poslední volbou je formátování podle zadaného vzorce. Můžete buď vložit odkaz na buňku, která vzorec obsahuje, nebo vzorec vložíme přímo do podmínky. Možností je velké množství. Tuto funkci je dobré se naučit a používat. Pomáhá především v lepší orientaci a hledání chyb ve velkých tabulkách, kde se snadno překlepneme. Tato volba pak velmi rychle může špatné hodnoty zobrazit. Velmi často se stává, že se při vytváření pravidel se některá pravidla duplikují a formátování pak nefunguje tak, jak by mělo. Vždy je potřeba pomocí příkazu Spravovat pravidla přebytečná pravidla mazat. Jako příklad využití podmíněného formátování mohu uvést školní klasifikaci. Máme tabulku se třiceti studenty a u každého 15 známek. Můžeme velmi rychle zvýraznit všechny hodnoty, které v tabulce nesmí být. Jsou to hodnoty menší než 1 a větší než 5. Pokud toto pravidlo na oblast dat praktikujeme,

ihned vidíme, zda máme někde špatnou hodnotu.

Okno pro tvorbu nového pravidla

Grafy Grafické zobrazení dat je v praxi důležité. Setkáme se s ním nejen v odborných článcích, ale také v běžném každodenním životě. Síla grafů není v přesnosti vyjádření dat, ale v jejich přehledném zobrazení a snadné srozumitelnosti. Velmi často jednoduchý graf má větší vypovídací hodnotu než sebelépe upravená tabulka plná čísel nebo slovní popis. Graf slouží k nejjednodušší analýze dat.

Základní pojmy Sady hodnot, které chceme vynést v grafu, se nazývají datové řady. Při tvorbě grafu si musíme uvědomit, zda datové řady tvoří ve výchozí tabulce řádky nebo sloupce. Údaje použité pro popis nehodnotové osy se nazývají kategorie. V tabulce to bývají hlavičky datových řad. Graf vychází nejčastěji z pravoúhlé soustavy souřadnic. Na vodorovnou osu (osa x) umisťujeme kategorie (nezávisle proměnné). Na svislou osu (osa y) zaznamenáváme hodnoty závisle proměnné veličiny. Osy označujeme popisem veličiny a označením použité jednotky. Datové řady jsou hodnoty v tabulce, které chceme zobrazit do grafu. Mohou být ve sloupcích nebo řádcích. Obraz datového bodu je grafické znázornění hodnoty do grafu (bod, sloupec, výseč apod.). Je to konkrétní hodnota z datové řady. Stupnici umístíme na obě osy. Její struktura závisí na struktuře dat. Stupnice mají zpravidla počátek (nulu) v průsečíku os. Někdy je výhodnější, aby stupnice začínala jiným číslem než je nula. Máme-li například hodnoty 565, 567 a 612, hodí se pro ně lépe stupnice od 550 do 650. Tím zvýrazníme rozdíly mezi hodnotami. K datovým bodům v grafu mohou být doplněny popisky dat. Jsou to přesné tabulkové hodnoty datového bodu. U grafu může být zobrazena legenda. Ta ukazuje, které sloupce nebo kruhové výseče patří k daným kategoriím. K odpovídajícím barvám přiřadí pojmenování. Oblast grafu je celý graf, všechny jeho prvky včetně pozadí pole s grafem.

Zobrazovaná oblast grafu je prostor ohraničený osami grafu.

Popis základních prvků grafu

Vytváření grafů Existuje mnoho typů grafů. Některé se dají použít téměř na cokoliv, jiné jsou vysoce specializované. Při výběru grafu si musíme uvědomit, co od něho očekáváme. Excel 2010 nabízí několik typů grafů v mnoha úpravách. Sloupcový graf – Používá se především pro porovnání položek v rámci jedné nebo více kategorií prvků. Také se často používá pro studium trendu vývoje hodnot v čase. Může zobrazovat jednu nebo více podobných datových řad. Ve sloupcovém grafu jsou obvykle kategorie uspořádány podél vodorovné osy a hodnoty podle svislé osy. Zvláštní případ sloupcového grafu je například graf pruhový. Spojnicový graf – Zobrazuje souvislou závislost dvou veličin ve formě křivky, která propojuje datové body. Stejně jako sloupcový graf je vhodný například pro znázornění trendu v čase. Kategorie jsou rovnoměrně rozloženy podél vodorovné osy a všechny hodnoty dat jsou rovnoměrně rozloženy podél svislé osy. Bodový graf – Graf zobrazuje funkční závislost mezi dvěma proměnnými formou souřadnic X a Y. Na rozdíl od spojnicového grafu jsou zde vynášeny datové body, které mohou být následně proloženy křivkou v pořadí, v jakém byly vloženy. Hlavní rozdíl od ostatních grafů je, že znázorňuje dvě sady hodnot. Neexistuje zde osa kategorií. Typické použití je pro zobrazení matematické funkce nebo funkčních závislostí mezi proměnnými. Výsečový graf – Znázorňuje poměr jednotlivých částí k celku. Jeho zobrazení pomáhá čtenáři uvědomit si velikosti rozdílů mezi jednotlivými částmi celku.

Základní typy grafů

Rychlý způsob vytvoření grafu Připravíme si data, která chceme do grafu zobrazit. Označíme myší oblast v tabulce s daty, která chceme zobrazit v grafu. Stiskneme kombinaci kláves Alt + F1 (nebo F11). Typ vytvořeného grafu záleží na tom, co máme nastaveno jako výchozí graf.

Vytvoření grafu s kartou vložení Tento způsob vytváření grafu nabízí více možností. Excel nabízí řadu typů grafů, z nichž je možné si vybírat. Opět nejprve musíme mít vytvořenu tabulku hodnot. Z hodnot můžeme vytvořit spojnicový graf. Označíme myší oblast v tabulce s daty, která chceme zobrazit v grafu. Na kartě Vložení je nabídka několika druhů grafů. Z ní si vybereme spojnicový graf. Kliknutím myši na tlačítko spojnicového grafu se rozbalí nabídka s několika jeho variantami. Vybereme základní dvourozměrné uspořádání.

Vložení grafu

Změna typu grafu Nyní již máme vytvořený graf, ale chceme ho zaměnit za jiný. Označíme myší graf, který chceme změnit. Na pásu karet se objeví karty Nástroje grafu. Na kartě Návrh poklepáme na nabídku Změnit typ grafu. Objeví se okno Změnit typ grafu. Zde si vybereme nový typ a potvrdíme tlačítkem OK.

Úprava grafů Název grafu – Název grafu vložíme tak, že myší klikneme na graf, který chceme upravovat. V pásu karet se objeví skupina kontextových karet Nástroje grafu. Na kartě Rozložení klikneme na nabídku Název grafu. Objeví se nabídka s umístěním názvu. Vybereme požadovaný způsob umístění. V grafu se objeví textové pole s textem Název grafu. Do tohoto pole zadáme požadovaný text názvu grafu. Popisky dat – Popisky bodů datové řady mohou obsahovat hodnotu datového bodu, název datové řady, název kategorie a případně klíč legendy. U výsečového grafu mohou být uvedeny v procentech z celku. K datové řadě přidáme popisky následujícím postupem: myší klikneme na graf, který chceme upravovat. V pásu karet se objeví Nástroje grafu. Na kartě Rozložení klikneme na nabídku Popisky dat. Objeví se nabídka s umístěním popisků dat v grafu. Vybereme požadované umístění.

Pro změnu formátu popisků dat zvolíme v nabídce s umístěním volbu Další možnosti popisků dat. Objeví se okno Formát popisků dat. Zde je mnoho možností, jak popisky upravit. Nabízené možnosti závisí na druhu grafu. Jiné budou u spojnicového grafu a jiné u výsečového grafu.

Grafické úpravy oblastí grafu Excel 2010 nabízí velké množství způsobů, jak Úpravy grafu upravovat jednotlivé prvky grafu. Můžeme měnit barvy a výplně ploch, barvu a tloušťku čar, můžeme měnit písmo, vytvářet prostorové efekty nebo vkládat další nezávislé grafické prvky. Pro každý typ grafu jsou také připraveny grafické styly. Použitím stylu upravíme graf jako celek. Styl grafu používáme tak, že myší klikneme na graf, který chceme upravovat. V pásu karet se objeví Nástroje grafu. Na kartě Návrh vybereme vhodný styl z nabídky Styly grafů. Někdy je potřeba upravit jen některou součást grafu (např. nadpis grafu, legendu nebo pozadí grafu). Obdobně jako pro každý typ grafu jsou předdefinované grafické styly, jsou předdefinované také pro každou součást grafu. Je zde definovaná barva výplně, barva čáry a barva textu. Pro další grafické úpravy textu je zde nabídka WordArt. Když chceme použít styl tvaru, myší klikneme na graf a vybereme součást, kterou chceme upravovat. Na kartě Formát vybereme vhodný Styl tvaru nebo Styl WordArt pro text. Může se stát, že nám žádný z předdefinovaných stylů nevyhovuje, nebo chceme upravovat pouze určitý prvek grafu. Pomocí formátování výběru můžeme upravovat samostatně kterýkoliv prvek grafu. Myší klikneme na graf a vybereme prvek grafu, který chceme upravovat. V pásu karet se objeví Nástroje grafu. Na kartě Rozložení klikneme na nabídku Formátovat výběr. Objeví se nabídka Formát … K této nabídce se můžeme dostat také dalším rychlejším postupem. Myší klikneme na graf a vybereme prvek grafu, který chceme upravovat. Pravým tlačítkem myši klikneme na vybraný prvek a z místní nabídky příkazů vybereme Formát …. Pro každý prvek grafu existuje specifická nabídka pro úpravu jeho vlastností. Nejedná se jen o jeho grafické (barvy sloupců, pruhů, čar a výsečí grafů, velikost písma a barvu názvů a legendy), ale také funkční vlastnosti.

Minigrafy Tento druh grafu je novinkou ve verzi 2010. Umisťuje se přímo do buňky. Minigraf slouží především ke zvýraznění trendu dat v tabulce nebo k zvýraznění mezních hodnot. Proto je vhodné jej umístit blízko zdrojových dat. Vložení se provádí na kartě Vložení příkazem Minigrafy. V otevřeném okně vybereme oblast dat (bez popisků), které chceme mít v minigrafu. Dále pak zvolíme buňku, kde se má

graf vytvořit. Nastavování vzhledu minigrafu je podobné jako u ostatních grafů.

Ukázka minigrafu a karty pro jeho úpravu

Tisk Nastavení Podobně, jako v aplikaci MS Word, máme také v aplikaci Excel možnost nastavit parametry tištěné stránky a připravit ji k tisku. Na rozdíl od Wordu, kdy jsme byli při práci omezeni formátem papíru, zde pracujeme s rozsáhlou tabulkou. Pokud chceme vidět, jak bude rozložena na jednotlivé stránky papíru, klikneme na kartě Zobrazení ve skupině Zobrazení sešitů na volbu Rozložení stránky. Pro tisk a náhled na něj můžeme stejně jako ve Wordu použít příkaz Tisk na kartě Soubor. Zde jsou však volby omezené a někdy je náhled nepřehledný. Volby jsou podobné jako v aplikaci Word. Pokud chceme upravit velikosti okrajů stránky, na kartě Rozložení stránky zvolíme ve skupině Vzhled stránky nabídku Okraje. Rozbalí se nám nabídka s přednastavenými hodnotami. Zvolíme požadovanou možnost. Pokud nám nevyhovuje žádná z přednastavených možností, klikneme myší na nabídku Vlastní okraje. Objeví se okno Vzhled stránky. Na záložce Okraje zadáme potřebné hodnoty (v centimetrech). Pokud chceme změnit orientaci stránky, na kartě Rozložení stránky zvolíme ve skupině Vzhled stránky nabídku Orientace. Rozbalí se nám nabídka s možností Na šířku a Na výšku. Vybereme požadovanou hodnotu. Při změně formátu papíru na kartě Rozložení stránky zvolíme ve skupině Vzhled stránky nabídku Velikost. Rozbalí se nám nabídka s přednastavenými hodnotami. Zvolíme požadovanou možnost. Pokud nám nevyhovuje žádná z přednastavených možností, klikneme myší na nabídku Další velikosti papíru.

Nastavení vzhledu stránky

Když potřebujeme přizpůsobit počet tiskových stran, na kartě Rozložení stránky ve skupině Přizpůsobit měřítko nastavíme hodnotu Šířka pro počet stránek šířky tabulky nebo hodnotu Výška pro počet stránek výšky tabulky. Při tisku dokumentu se měřítko přizpůsobí tak, aby se nepřesáhl nastavený počet stránek.

Nastavení vzhledu stránky pomocí karty Rozložení stránky

Záhlaví a zápatí listu Text zapsaný do záhlaví a do zápatí stránky se zobrazí na všech vytištěných stránkách. Záhlaví i zápatí je rozděleno do tří dílů (levý, prostřední a pravý). Do nich se vkládá vlastní text nebo pole s automatickým textem. Záhlaví a zápatí vložíme tak, že na kartě Vložení ve skupině Text klikneme na nabídku Záhlaví a zápatí. Zobrazí se kontextová karta Nástroje záhlaví a zápatí s kartou Návrh. List se zároveň přepne do zobrazení Rozložení stránky. Do pole záhlaví napíšeme text, vložíme z nabídky pole s automatickým textem, nebo vložíme např. obrázek. Přepnutí na zápatí provedeme stisknutím volby Přejít na zápatí ve skupině Navigace. Excel nabízí několik přednastavených záhlaví a zápatí z polí automatického textu. Najdeme je na kartě Návrh v kontextové kartě Nástroje záhlaví a zápatí. Také zde je nabídnuto jednotlivé pole automatického textu: číslo stránky, počet stránek, aktuální datum, aktuální čas, cesta k souboru, název souboru a název listu.

Záhlaví stránky

Příprava stránky na tisk Před tím, než přejdeme k samotnému tisku, je nutné nastavit vzhled stránky a následně zkontrolovat v náhledu, jak se stránky, na které se rozdělí tabu lka, vytisknou.

Karta rozložení stránky

Nastavení různých parametrů zobrazení stránky a tabulky najdeme na kartě Rozložení stránky. Obdobné možnosti nastavení nabízí dialogové okno Vzhled stránky, které můžeme zobrazit při náhledu stránky (je zde použito jiné pojmenování některých položek než na kartě Rozložení stránky). Také je možné zvolit stejný příkaz při tisku přes kartu Soubor. Základní nastavení vzhledu stránky jsou: -

-

okraje – nastaví velikost okrajů stránky při tisku. Pokud nastavíme okraje menší, než jaké zvládne tiskárna, bude velikost tištěné stránky oříznuta podle možností tiskárny, orientace – nastavení orientace papíru při tisku. Máme jen dvě možnosti, na šířku nebo na výšku, velikost – nastavuje rozměr stránky. Měla by odpovídat rozměru papíru, který vkládáme do tiskárny, oblast tisku – někdy nepotřebujeme tisknout celý rozsah listu, ale pouze určitou část tabulky. Nastavením oblasti tisku zajistíme, že se bude tisknout pouze námi vybraná oblast. Tento výběr je platný, dokud ho nezrušíme volbou Vymazat oblast tisku, konce stránky – zalomí stránku nad aktivní buňkou. To použijeme, když potřebujeme upravit rozdělení listu na stránky, pozadí – umožňuje vložit na pozadí tabulky obrázek, tisk názvů – při tisku tabulky na více stránek tato volba umožní, aby na každé stránce byly zobrazeny názvy sloupců nebo řádků z tabulky, mřížka – zapíná nebo vypíná tisk mřížky tabulky, nadpisy – zapíná nebo vypíná, zda se mají tisknout souřadnice tabulky, - záhlaví a zápatí – již bylo popsáno v předcházejícím odstavci.

Zobrazení náhledu před tiskem Tabulku nebo některou její část je možné kdykoliv při práci s Excelem vytisknout. Na rozdíl od Wordu není standardně vidět, kde a jak jsou umístěny hranice stránek. Přehled získáme až po zobrazení náhledu: klikneme na příkaz Tisk pod kartou Soubor. Další z možností, jak zobrazit vzhled stránek při tisku, je přepnout normální zobrazení tabulky na zobrazení s rozložením stránky. Tuto možnost najdeme na kartě Zobrazení ve skupině Zobrazení sešitů.

Tisk vybrané oblasti tabulky Nyní již máme nastavený vzhled stránek k tisku. Již zbývá jen vybrat oblast, která má být vytištěna, a zahájit její samotný tisk. Pod příkazem Tisk na kartě Soubor máme možnost vybrat tisk aktivního listu (to je ten list, který vidíte), celý sešit (to jsou všechny listy v sešitu) nebo výběr. Pro tisk výběru musíme nejprve označit oblast buněk, kterou chceme vytisknout, a teprve poté zvolit volbu Tisk. Pro tisk samostatného grafu musíme nejprve označit pouze požadovaný graf a poté přejít k tisku. Před potvrzením tisku ještě zkontrolujeme, zda máme vybranou a správně nastavenou tiskárnu, zvolený rozsah vytištěných stránek a počet jejich kopií.