PRODUCTIE EN GEBRUIK VAN FOTO’S IN RECLAME Praktische gids voor adverteerders, bureau's en fotografen.
Deze gids werd opgesteld door de UBA (Unie van Belgische Adverteerders) in samenwerking met de Belgian Association of Photographers (BAP) en met de steun van Association of Communication Companies (ACC).
UNIE VAN BELGISCHE ADVERTEERDERS
UBA PRACTICAL GUIDELINES
INHOUDSTAFEL Voorwoord UBA
page 3
Fotoproductiebestek
page 4
Fotogebruiksrechten
page 5
Auteursrechten in het algemeen/in de praktijk Rechten van toepassing op elke foto Hoe worden auteursrechten berekend? Exclusiviteitsclausule
page 6 page 7 page 8 page 9
Postproductie: retouches op een beeld
page 10
Mediacategorieën in een “360°”-aanpak
page 11
Lexicon fotobestek
page 12
Bijlagen : 1. Fotoproductiebestek UBA/BAP 2. Fotogebruiksrechten UBA/BAP 3. Rechten te voorzien per mediumtype
De richtlijnen werden opgesteld door het Expertise Centre Communication Production van de Unie van Belgische adverteerders (UBA) : Manoëlle Ballaux - Belgacom, Laura Busselot, Nathalie Hublet - UBA, Pierrot Wauthlé - KBC. In samenwerking met Belgian Association of Photographers (BAP): Frank Uyttenhove - Voorzitter BAP, Jean-Pierre van der Elst - Schatbewaarder BAP, Claudia Trucco - Vicevoorzitster BAP, Kurt Stallaert - Vicevoorzitter BAP, Michel Van de Poel - Secretaris en Medebestuurder BAP, Jean-Francois de Wit , Stan Huaux en Kris Van Beek - Medebestuurders BAP. Tevens met de steun van Association of Communication Companies (ACC)
Verantwoordelijke uitgever : UBA, Antwerpselaan 2, 1853 Strombeek-Bever. Publicatie : augustus 2009. 2
Deze praktische gids heeft tot doel de fotografen, de reclamesector en vooral de adverteerders meer inzicht te geven in het werk van de fotograaf, in de verschillende elementen van een fotoproductiebestek en in het fotogebruik.
UBA PRACTICAL GUIDELINES
VOORWOORD UBA
Op initiatief van de adverteerders werden verschillende vergaderingen georganiseerd om de communicatie en transparantie tussen de verschillende partijen te bevorderen (vb. een door alle partijen aanvaard modelbestek, meer duidelijkheid omtrent auteursrechten - zowel de juridische aspecten als de commerciële toepassingen ervan, enz.). De BAP wil de markt uitbreiden in een gezonde competitiesfeer. De UBA wil de samenwerking tussen haar leden, de adverteerders, en de fotografen duidelijker en gemakkelijker maken door middel van deze richtlijnen. Zowel de UBA als de BAP verbinden zich ertoe hun leden aan te sporen om het modelbestek te gebruiken en de auteursrechten te eerbiedigen. Opmerking: Dit document, opgesteld door de UBA, in samenwerking met de BAP en met de steun van de ACC, wordt ter informatie aan alle leden aangeboden. De prijs of de verschillende prijselementen, zoals marges, kortingen, enz moeten vrij bepaald worden door de partijen die het contract aangaan.
3
UBA PRACTICAL GUIDELINES
VIER FACETTEN ONDER DE LOEP: 1. FOTOPRODUCTIEBESTEK Het ‘fotoproductiebestek’ heeft tot doel om op basis van een aantal criteria een gemeenschappelijke basis voor overeenstemming te creëren. Hiermee is het goede verloop van een fotoproductie verzekerd en kan de adverteerder op autonome manier een bestek maken.
Er zijn twee mogelijkheden: De adverteerder bestelt een foto-opname rechtstreeks bij de fotograaf. en adverteerder werkt via tussenpartij: reclamebureau, productiehuis, fotograaf-agent, enz. In dat E geval zijn dit de meest voorkomende stappen: 1 De fotograaf bezorgt zijn bestek aan het bureau. 2 H et bureau keurt het bestek, naargelang het beschikbaar budget van de klant al dan niet goed en legt het ter finale goedkeuring voor aan de klant. 3 D e fotograaf licht de inhoud van zijn voorstel toe aan het bureau en legt uit hoe bepalend dit voorstel is voor de kwaliteit van het geleverde werk. De klant moet op de hoogte zijn van alle elementen uit het bestek vooraleer hij kan beslissen. 4 D e tussenpartij keurt het bestek goed en zal er zorg voor dragen dat het budget van de adverteerder wordt gerespecteerd. We raden adverteerders dan ook aan om niet alleen een budgetair overzicht te vragen, maar ook een overzicht van de betaalde/te betalen/ niet betaalde en eventuele rechten. Indien nodig kan de adverteerder hiervoor een audit vragen. In het bijgevoegde modelbestek voorzien we een percentage, de zogenaamde "TOTAL COST" waarmee men rekening kan houden om een aantal risico’s te dekken. Dit percentage wordt berekend op de reële productiekosten (posten 1 tot 9), zowel variabele als vaste. Het percentage kan verdeeld worden over de volgende posten (niet-beperkend): algemene overheadkosten, transport- en communicatiekosten, verzekeringen, administratieve kosten, verantwoordelijkheden en/of onderhandelingen in naam van de opdrachtgever, risico’s, … Het percentage mag niet toegepast worden op de posten 10 (Usage & reproduction rights), 11 (Production), 12 (Hotel/travel) en 13 (Insurance). De berekening van deze marge is niet van toepassing voor een fotograaf die werkt op zelfstandige basis. Indien de fotograaf optreedt als tussenpartij, dan kan hij ook een ‘total cost’ aanrekenen. De marge en de manier waarop ze berekend wordt, kan vrij bepaald worden door de contracterende partijen, d.w.z. de adverteerder en de tussenpartij.
Bijlage 1 – Fotoproductiebestek
4
Wenst u een foto te (laten) realiseren? Weeg dan zorgvuldig uw rechten en plichten af aan de hand van volgende vragen en antwoorden:
UBA PRACTICAL GUIDELINES
2. FOTOGEBRUIKSRECHTEN Bestaat er een exclusiviteitscontract met de fotograaf? Exclusieve toelating tot reproductie (een exclusieve licentie): de auteur geeft de toelating aan de klant zijn/haar werk te reproduceren. Het gebruik moet gedetailleerd omschreven worden en mag niet worden doorgegeven aan derden voor hetzelfde of een gelijkaardig gebruik. Enkel de auteur behoudt te allen tijde het volledige auteursrecht op zijn werken (cfr. SOFAM, over gebruiksrechten en de reproductie van visuele kunstwerken). We raden u dan ook aan een exclusiviteitsclausule toe te voegen aan de ‘Bijlage bij creatieve briefing, bestemd voor het bureau’. Deze clausule moet het exacte gebruik en de periode ervan bevatten. De adverteerder heeft, bij het beëindigen van deze licentieperiode, ook de optie om deze te verlengen, indien gewenst. Het is best om het bedrag hiervoor op voorhand af te spreken.
W at is de verdeelsleutel tussen de fotograaf en het bureau indien de foto’s voor eenzelfde adverteerder of voor een andere adverteerder hergebruikt worden? In elk geval moet de adverteerder geconsulteerd worden.
H oe kan ik het gebruiksrecht van een foto verlengen? (om dringende redenen, door budgetcut, enz.)
B lijft de fotograaf eigenaar van zijn morele rechten, van zijn werken en reproducties? I s voor de postproductie een forfait interessanter dan een uurtarief? Wat met foto’s die ouder zijn dan 10 jaar? Enz.
5
Wet van 30 juni 1994 over auteursrechten en aanverwanten.
UBA PRACTICAL GUIDELINES
2.1. ALGEMEEN: WAT VERSTAAT MEN ONDER AUTEURSRECHT?
DE AUTEURSRECHTEN IN HET ALGEMEEN: Artikel 1. § 1. Alleen de auteur van een werk van letterkunde of kunst heeft het recht om het op welke wijze of in welke vorm ook (direct of indirect, tijdelijk of duurzaam, volledig of gedeeltelijk) te reproduceren of te laten reproduceren. Dat recht omvat onder meer het exclusieve recht om toestemming te geven (tot het bewerken of het vertalen van het werk). Dat recht omvat ook het exclusieve recht om toestemming te geven tot het verhuren of het uitlenen van het werk. Alleen de auteur van een werk van letterkunde of kunst heeft het recht om het werk volgens (ongeacht) welk procédé aan het publiek mede te delen. § 2. De auteur van een werk van letterkunde of kunst heeft op dat werk een onvervreemdbaar moreel recht. De globale afstand van de toekomstige uitoefening van dat recht is nietig. Het omvat ook het recht om het werk bekend te maken. Niet bekendgemaakte werken zijn niet vatbaar voor beslag. De auteur heeft het recht om het vaderschap van het werk op te eisen of te weigeren. Hij heeft recht op eerbied voor zijn werk en dat maakt het hem mogelijk zich te verzetten tegen elke wijziging ervan. Niettegenstaande enige afstand, behoudt hij het recht om zich te verzetten (tegen elke misvorming, verminking of andere wijziging van dit werk dan wel tegen elke andere aantasting van het werk, die zijn eer of zijn reputatie kunnen schaden.)
Article 3. § 3. Wanneer een auteur werken tot stand brengt ter uitvoering van een arbeidsovereenkomst of een statuut, kunnen de vermogensrechten worden overgedragen aan de werkgever. Dit kan enkel voor zover uitdrukkelijk in die overdracht van rechten is voorzien en voor zover de creatie van het werk binnen het toepassingsgebied van de overeenkomst of het statuut valt. Wanneer een auteur werken tot stand brengt ter uitvoering van een bestelling, kunnen de vermogensrechten worden overgedragen aan degene die de bestelling heeft geplaatst, voor zover deze laatste een activiteit uitoefent in de niet-culturele sector of in de reclamewereld en voor zover het werk bestemd is voor die activiteit en uitdrukkelijk in die overdracht van rechten is voorzien.
Omtrent het fotogebruik: Indien de foto een origineel werkstuk is, dan kan die door auteursrechten worden beschermd. Daardoor kan het verspreiden van een foto aanzien worden als een daad van reproductie, en de communicatie naar het grote publiek als een daad die de goedkeuring moet hebben van de auteur. Inderdaad, het feit dat men een foto bezit, mogelijks verkregen door het aankopen van een magazine of boek, geeft de aankoper geen enkel intellectueel eigendomsrecht op dit fotografisch kunstwerk. Deze laatste is dus enkel eigenaar van het aangekochte magazine of boek, maar niet van de rechten hierop. De auteur van de foto blijft eigenaar van zijn auteursrechten op de betrokken foto. Voor het online plaatsen van een foto van een magazine of een boek, heeft u dan ook het akkoord nodig van de auteur. Indien het gefotografeerde voorwerp bovendien een beschermd werkstuk is (vb. een gebouw, standbeeld, kunstwerk, …), heeft u eveneens de toestemming nodig van de auteur van het kunstwerk (of zijn rechthebbenden) op de foto. 70 jaar na het overlijden van de auteur worden kunstwerken echter rechtenvrij. Ook niet originele werkstukken en natuurlandschappen zijn rechtenvrij. Die kunnen dan ook vrij worden gefotografeerd en gereproduceerd. Voor het portret van een persoon ten slotte, moet u eveneens rekening houden met de beeldrechten van deze persoon en zijn toestemming vragen voor reproductie en communicatie van het portret.
6
UBA PRACTICAL GUIDELINES
HET AUTEURSRECHT IN DE PRAKTIJK: Auteursrechten kunnen nooit worden verkocht; reproductierechten wel. H et is interessanter om een langer fotogebruik te voorzien dan gepland: 2 tot 3 jaar bijvoorbeeld, afhankelijk van het verspreidingsgebied en het mediaplan. U hoeft dit gebruik niet noodzakelijk vooraf te betalen. U weet immers niet altijd welke media in een campagne zullen worden ingeschakeld. Er wordt op voorhand een bedrag overeengekomen zodat alles duidelijk is en er later niet meer op teruggekomen hoeft te worden. E ens de ‘geänticipeerde’ onderhandelingen over de reikwijdte van de rechten zijn afgerond, kan de betaling van de rechten gebeuren per jaar (of zoals afgesproken tijdens de onderhandelingen), voor het Belgische grondgebied en indien het medium voorzien in uw briefing wel degelijk gebruikt wordt. Rechten moet u voorzien voor onder andere: e modellen, acteurs of anderen (cfr. tabel van ABAM-BVMA); D De fotografen; POS/PLV/Drukwerk/Postering: moeten apart worden betaald; Herkenbare creaties (gebouwen, meubelen, kunst, design, merkkleding, ontwerperskleding,…); Herkenbare personen; enz. De dagprijs van een fotograaf dekt altijd het gebruiksrecht voor 1 jaar in België, voor 1 medium naar keuze (meestal het basismedium van het plan). De basis voor de berekening van het percentage reproductierechten is het BUR (Base Usage Rate). Voor elk ander supplementair gebruik, bijvoorbeeld in andere media, kunt u gebruikmaken van de bijgevoegde tabel ’Fotogebruiksrechten’.
2.2. GEVRAAGDE RECHTEN VOOR ALLE FOTO’S Het document ’Fotogebruiksrechten’ biedt u een overzicht van auteursrechtenpercentages toegepast op het gebruik of hergebruik van een foto op alle dragers en over alle parameters heen (duur, regio, mediagebruik, enz…). Dit document kan ertoe bijdragen dat er een transparantere discussie op gang komt binnen de sector, tussen de partijen: adverteerder, bureau (als tussenpersoon) of fotograaf.
Bijlage 2 – Fotogebruiksrechten Deze tabel geeft weer welke percentagevork wordt toegepast voor de gebruiksrechten volgens medium, grondgebied en duur. Deze bijlage maakt deel uit van het fotoproductiebestek.
7
UBA PRACTICAL GUIDELINES
2.3. HOE WORDEN DE AUTEURSRECHTEN BEREKEND? Prijs per mediumtype of gebruik van het reclamemateriaal. Het ‘Base Usage Rate’ (BUR) is de basis van elke berekening waarop het percentage van de auteursrechten zal worden toegepast. De Base Usage Rate is gebaseerd op het dagtarief van de fotograaf en moet vooraf worden afgesproken. Het maakt deel uit van uw overeenkomst. Elk hergebruik, namelijk verlengingen van de toegestane licentie, moet berekend worden op basis van de BUR. Het gebeurt dat Amerikaanse acteurs minder auteursrechten vragen voor werk en publicatie in Europa, omdat ze deze regio minder belangrijk vinden. Indien u het betrokken materiaal in verschillende landen wenst te gebruiken, raden we u af om een percentage per land en op basis van de oplage te betalen. Een totale buy-out blijkt vaak duur uit te vallen en is van weinig nut. Het is beter om te werken met ‘package deals’ (vb. Benelux, Europa, enz.). Stockbeelden (uit beeldbanken): normaal gezien heeft de beeldbank de rechten met de betrokken fotograaf geregeld (we bevelen u aan om hiervan ook een geschreven bewijs te vragen). Opgelet: indien op dit soort foto‘s bekende personen of gebouwen herkenbaar zijn, MOET u de toestemming vragen voor het gebruiksrecht bij deze personen of de rechthebbenden (zie info ‘recht op beeld’ in de Remuneratiegids UBA/ACC). Er bestaan ook auteursrechten voor de creatie: die moeten contractueel worden vastgelegd en aan uw bureau worden uitbetaald (bijvoorbeeld onder de vorm van een conceptfee - zie info in de Remuneratiegids UBA/ACC). Indien u na 10 jaar een oude foto opnieuw wenst te gebruiken, kunnen we u enkel aanraden om het dagtarief van toen te laten gelden, en dat te indexeren vooraleer hierop het auteursrechtenpercentage toe te passen. Een goede referentie voor de index kan de consumptie-index zijn van het jaar waarin de foto werd gemaakt. De adverteerder blijft de eindverantwoordelijke voor de garantie op het correcte gebruik van werken waarop auteursrechten van toepassing zijn (vb. in de retail). Auteursrechten worden meestal contractueel vastgelegd tussen het betrokken bureau en de adverteerder. Het bureau legt op zijn beurt deze auteursrechten contractueel vast met alle rechthebbenden (bv. fotograaf, agent, producer, stylist, enz.).
Bijlage 3 – Rechten te voorzien per mediumtype. Dit document dient toegevoegd te worden aan de creatieve briefing en is bestemd voor het bureau.
8
UBA PRACTICAL GUIDELINES
2.4. EXCLUSIVITEITSCLAUSULE Indien er exclusiviteitsafspraken worden gemaakt, is het belangrijk om op een gedetailleerde manier het toepassingsgebied, de duur en het gebruik (mediaplan) weer te geven. Hiervoor werd een rubriek toegevoegd aan bijlage 3 - Rechten te voorzien per mediumtype. Indien de exclusiviteit van een foto niet langer gedekt is door auteursrechten, kan die foto dan gebruikt worden door een andere gebruiker/adverteerder? Indien het gebruik van een foto niet meer gedekt is door een exclusiviteitscontract, kan die foto gebruikt worden door een andere gebruiker/adverteerder, met toestemming van de auteur van de foto. De auteursrechten blijven immers van toepassing op de foto’s gedurende het volledige leven van de auteur en tot 70 jaar na zijn dood. In de praktijk zijn er weinig foto’s bruikbaar door een adverteerder, die niet meer auteursrechtelijk zouden gedekt zijn (vb. foto’s van fotograaf Léon Gimpel (1873-1948) zullen rechtenvrij zijn tegen 2018!). We wensen ook te benadrukken dat indien foto’s het label ‘rechtenvrij’ of ‘copyleft’ dragen (dit is soms het geval bij cd-roms met zogezegde ‘rechtenvrije’ foto’s), dit niet per se betekent dat de foto niet auteursrechtelijk beschermd is. Deze vermeldingen zijn dan ook zonder effect op de bescherming van het auteursrecht, waarvan de enige criteria ter bescherming hiervan de originaliteit en de opmaak ervan zijn. Toch betekent dit waarschijnlijk dat de auteur een vrij ruime toelating gegeven heeft voor het gebruik van deze beelden. Het volstaat kennis te nemen van de inhoud van deze bindende licentie vooraleer de foto voor publieke doeleinden te gebruiken.
9
UBA PRACTICAL GUIDELINES
3. POSTPRODUCTIE: RETOUCHES OP EEN BEELD 3.1. RETOUCHES KUNNEN WORDEN AANGEBRACHT DOOR: de fotograaf het bureau de fotograveur (technische retouches)
3.2. BEPAAL VOORAF WELKE RETOUCHES ZULLEN WORDEN UITGEVOERD: WAAR EN TEGEN WELKE PRIJS (SCHATTING). et is aangeraden om de retouches en hun impact niet te onderschatten binnen het totale project. Daarom H is het goed om vooraf de verschillende voorstellen/mogelijkheden te vergelijken vooraleer te besluiten retouches uit te voeren. e prijzen van retouches zijn de laatste jaren gestegen omdat de kwaliteitsstandaard hoger werd en de D technische mogelijkheden zijn toegenomen. Indien de fotograaf bepaalde retouches wenst uit te voeren om tot het gevraagde resultaat te komen, moeten deze duidelijk inbegrepen zijn in de prijs. Andere beeldretouches, gevraagd door het bureau, hoeft u niet te aanvaarden (zie punt 9 in het Fotoproductiebestek). De communicatie en de coördinatie zijn belangrijk in dit verhaal. Prijsvoorstellen en aantal uren kunnen schommelen door: e kwaliteit van de eerste foto d het land van uitvoering de kwaliteit van de retouche het concept de gevraagde formaten (horizontaal, verticaal, enz.) de feedback van de creatieven of de adverteerder
10
UBA PRACTICAL GUIDELINES
4. MEDIACATEGORIEËN IN EEN 360°-AANPAK Het document ‘Fotogebruiksrechten’ geeft een algemeen overzicht van het ‘package’-systeem met alle rechten die van toepassing zijn. Rechten zijn afhankelijk van het gekozen medium, het gebied en de gebruiksperiode. Het percentage kan wijzigen naargelang het gekozen medium. Deze tabel kan dienen als leidraad voor uw onderhandelingen en is gebaseerd op algemene handelspraktijken in de sector. Voor media die niet in deze tabel vermeld staan, kunt u zich baseren op één van de wel vermelde media die hetzelfde bereik en dezelfde zichtbaarheid bieden. In bijlage 2: Fotogebruiksrechten, een paar specifieke punten waarmee u rekening moet houden: *Internal communication: voor intern gebruik dienen geen rechten betaald te worden (vb. presentatie aan het directiecomité, personeel, intranet, communicatie naar shopverantwoordelijken, enz.). Wat is het risico voor de adverteerder indien een foto nog gebruikt wordt na de periode waarvoor de rechten betaald werden? De adverteerder en/of zijn bureau deden al het nodige, maar desondanks vinden we bijvoorbeeld nog een publicatie in een of andere wachtzaal. N a de periode waarvoor rechten betaald zijn voor het gebruik van een foto, kan die foto niet meer gebruikt worden zonder de uitdrukkelijke toestemming van de auteur. Echter, een publicatie die op veel latere datum nog ergens beschikbaar is, kan geen probleem vormen, omdat hier geen sprake is van een nieuwe publicatie.
11
UBA PRACTICAL GUIDELINES
LEXICON FOTOBESTEK Beknopt lexicon met een aantal basistermen uit de fotografie om het bestek beter te begrijpen
gent : veel fotografen worden vertegenwoordigd door een agent die bijvoorbeeld het ‘book’ van A de fotograaf aan de verschillende bureaus voorstelt, bestekken opmaakt, contact opneemt met de verschillende partijen voor de opnames, enz. De agent wordt meestal betaald door een fee die in percentage wordt berekend op de totaalprijs van een opname (meestal zo’n 10%). A ssistent : assisteert de fotograaf bij het verplaatsen van de camera, de belichting, het herladen van de films en het zoeken naar de juiste cadrage. De assistent is meestal fotograaf in wording. etaling/vergoeding : bij een verplaatsing naar het buitenland krijgen de personen die meereizen een B dagvergoeding voor onkosten die ze moeten maken tijdens de reis (maaltijden, taxi, dranken, …). C asting : de vergoeding voor de persoon die de mannequins uitzoekt. Deze fee omvat het contact met de modellenbureaus, het verzamelen van de verschillende books, en het reserveren na beslissing van de adverteerder. C atering : kan variëren naargelang de duur van de opname. Men voorziet een klein forfait voor de aankoop van drank, tussendoortjes en indien nodig voor de maaltijden van de ploeg. D ecor : prestaties van de persoon die het decor ontwerpt. Voor bepaalde decors moeten soms vooraf plannen worden uitgewerkt. Een eenvoudig decor met één of een paar elementen kan de stylist zelf in elkaar steken. Voor een complexer decor daarentegen moet er een beroep worden gedaan op een decorbouwer. D ecorkosten-huur : aankoop of huur van meubelen, voorwerpen, planten, enz. nodig voor de opbouw van het decor. Huur: 10% van de aankoopprijs. F otoproducer (photoproducer) : de persoon die verantwoordelijk is voor de productie van de foto’s. Taken zijn bijvoorbeeld het maken van een productieplan en het coördineren van een productieteam. Hij/zij is verantwoordelijk voor alle zakelijke en organisatorische aspecten bij het maken van de foto. Hij kan producties opstarten of uitvoeren in opdracht van een fotograaf, bureau of adverteerder. Indien gevraagd zoekt hij in opdracht van bureau of adverteerder een fotograaf bij een bepaalde campagne of creatie (art-buying) of andersom. Hij stelt de crew (het team) samen, regelt de afspraken, zoekt de locaties en zorgt indien nodig voor 'copyright clearance' (auteursrechtenregeling) Verder houdt hij toezicht tijdens het fotograferen en treedt hij op als woordvoerder tussen de fotograaf, de creatieven en het bureau. uur studio : weinig fotografen bezitten een eigen studio. Daarom moeten ze er een huren bij H elke opname. icht/belichting : huur van belichtingsmateriaal. Zelfs tijdens een buitenopname is het meestal L nodig om extra belichting te gebruiken naast het bestaande daglicht, zeker bij grijs weer. L ocation scouting : honoraria : salaris van de persoon die een geschikte locatie zoekt. Het is zijn taak om verschillende plaatsen voor de opnames voor te stellen. Hij gaat zelf ter plaatse kijken en maakt een aantal foto’s/videopnames. De fotograaf maakt dan een selectie, die hij aan de klant voorstelt; kosten betreffen meestal verplaatsing, telefoon, foto’s, video, … 12
UBA PRACTICAL GUIDELINES
L ocation hunter: huurkosten/toelatingen: prijs die wordt gevraagd om de locatie te huren (huis, openbare ruimte, enz.). Model : de vergoeding van de mannequin voor zijn/haar prestaties tijdens de opnames. Deze fee omvat geen gebruiksrechten, die apart dienen voorzien te worden in het bestek. roductie – regisseur – coördinator : de persoon die de boodschappen doet voor de catering, P een coördinerende taak vervult tussen de verschillende betrokken personen, die vergunningen regelt bij de gemeentediensten ( vb. parkeerverbodborden laten plaatsen, enz.) Stylisme : honoraria: het salaris van de stylist die aankopen moet doen voor de foto-opname en haar aanwezigheid tijdens de opname. Het is de stylist die alle kledij kiest, aankoopt of huurt en die verantwoordelijk is voor de aankleding van de mannequins bij de opname. Zij/Hij zal er ook zorg voor dragen dat de gehuurde kledij in goede staat wordt terugbezorgd aan de eigenaar. S tylisme : kosten: aankoop en huur van de kledij + eventuele stomerijkosten na de opname. Technische kosten: de huurkosten van bijvoorbeeld fotografisch materiaal, aankoop van pellicule en ontwikkelingskosten. T ransport : sommige elementen vragen speciaal transport (vb. piano, grote meubelen, …). V isagiste : persoon die de make-up en het kapsel verzorgt. W eather-day verzekering : een verzekering die u indekt tegen slecht weer. Dit soort verzekering wordt echter enkel aangeraden bij hele grote opnames, of bij het draaien van films.
13
De Unie van Belgische Adverteerders (de UBA) streeft naar een transparante omgeving waar de
UBA PRACTICAL GUIDELINES
Unie van Belgische Adverteerders - www.ubabelgium.be adverteerders op een effectieve, efficiënte en duurzame manier kunnen communiceren. De UBA verenigt meer dan 150 kleine en grote adverteerders. Het merendeel van de nationale mediauitgaven is toe te schrijven aan onze leden.
Belgian Association of Photographers - www.bap.be Naar het voorbeeld van vergelijkbare organisaties in onze buurlanden wil de BAP een vakvereniging zijn voor en door beroepsfotografen. Zonder winstoogmerk, maar met het doel de Belgische fotografie te steunen en te promoten in binnen- en buitenland. De BAP wil haar leden raad geven, hun rechten en belangen verdedigen, maar ook een gezonde competitiviteit bevorderen d.m.v. awards. In de snel evoluerende markt wordt ons werk achter de camera er bovendien niet makkelijker op. Daarom wil de BAP ook het gezicht zijn van de groeiende solidariteit onder fotografen.
14
ANNEX 1 PHOTO PRODUCTION ESTIMATE Agency :
Photographer :
Advertiser :
Agent / Producer : Job ref. No. : Date : Product :
Job Description :
Media use / Period of use / Territory :
Base Usage Rate (BUR):
Exclusivity period : Term of the licence plus.........years
SUMMARY TABLE 1
PRE-PRODUCTION
0
2
PHOTOGRAPHER
0
3
CREW
0
4
CAST
0
5
EQUIPMENT & TECHNICAL EXPENSES
0
6
STUDIO/LOCATION
0
7
ART DEPARTMENT & STYLING EXPENSES
0
8
PRODUCTION MANAGEMENT
0
9
POST-PRODUCTION
0
TOTAL FOR ITEMS 1 - 9 Total costs
0
10
USAGE & REPRODUCTION RIGHTS
0
11
PRODUCTION
0
12
HOTEL/TRAVEL
0
13
INSURANCE
0
Grand total (excl. VAT 21%)
0
Not included : Remarks :
15
ESTIMATE DETAILED 1
PRE-PRODUCTION 1.a. PROJECT STUDY
Unit
#
Rate
Research Photography
week
0
Pre-production meeting
forfait
0
Expenses
forfait
0
Other
forfait
0 Sub-total
Total
0
1.b. CASTING Casting Belgium
day
0
Casting abroad
day
0
Streetcasting
day
0
Casting director
day
0
Live studio casting
day
0
Video/photo’s/polaroïds
forfait
0
Telephone/ courrier
forfait
0 Sub-total
0
1.c. LOCATION SCOUTING Assistant
day
0
forfait
0
day
0
Other, courrier, tel
forfait
0
Expenses
forfait
0
Photos / video Car rental / accomodation
Sub-total
TOTAL PRE-PRODUCTION
0
0
16
2
PHOTOGRAPHER Unit
#
Rate
Total
Pre-production PPM
forfait
0
Travel
day
0
Casting
day
0
Location / Recce / pre-light
day
0
Shooting day rate
day
0
Post-production
day
0
TOTAL PHOTOGRAPHER 3
0
CREW* Unit 1st Assistant photographer 2nd Assistant photographer Digital Assistant Stylist travel preparation / shopping shooting Stylist Assistant travel preparation / shopping shooting make-up artist Travel preparation / shopping shooting Hairstylist travel preparation / shopping shooting Food stylist Location manager Production assistant Set Designer travel preparation / shopping shooting Props buyer Construction manager Set assistant driver Special effects Other
#
Rate
Total
day day day
0 0 0
day day day
0 0 0
day day day
0 0 0
day day day
0 0 0
day day day day day week
0 0 0 0 0 0
day day day week day day day forfait
0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL CREW *We advice to make a split between the dayfee (post 3) and the costs usage & reproduction rights (post 10)
0 17
4
CAST 4.a. ROLES
Pers
Days
Rate
Total
Models
0
People
0
Children
0
Babies
0
Streetcasting
0 Sub-total
0
4.b. OTHER Extra’s
0
Acrobat
0
Hand(s)
0
Danser(s)
0
Animal - Trainer(s)
0 Sub-total
TOTAL INTERPRETATION
0
0
18
5
EQUIPMENT & TECHNICAL EXPENSES 5.a. DIGITAL EQUIPMENT
Unit
#
Rate
Digital camera
day
0
Laptop/computer
day
0
Harddrive
day
0
Backup
day
0
Scanner
day
0
Printer
day
0
Other
forfait
0 Sub-total
Total
0
5.b. CAMERA MATERIAL Camera
day
0
Lenses
day
0
Camera accessories
day
0
Techn expenses
forfait
0
Other
forfait
0 Sub-total
0
5.c. LIGHTING Light
day
0
fixed rate
0
day
0
HMI hours
fixed rate
0
Generator
day
0
forfait
0
Consumables Accessories
Other
Sub-total
0
5.d. GRIP Scaffolds
day
0
Wind-up
day
0
Travelling car
day
0
forfait
0
Other
Sub-total
TOTAL EQUIPMENT
0
0
19
6
STUDIO/LOCATION 6.a. STUDIO
Unit
Shoot
day
0
Set building
day
0
fixed rate
0
forfait
0
Cyclo painting Other
#
Rate
Sub-total
Total
0
6.b. LOCATION Location 1
day
0
Location 2
day
0
Location 3
day
0
Location 4
day
0
Location 5
day
0
Location 6
day
0
forfait
0
Other
Sub-total 6.c. SPECIAL COSTS Kitchen
day
0
Stylist/Make-up room
day
0
Extra heating
forfait
0
Clean up
forfait
0
Other
forfait
0 Sub-total
TOTAL STUDIO/LOCATION
0 0
20
7
ART DEPARTMENT & STYLING EXPENSES 7.a. MATERIALS
Unit
#
Rate
Total
Set building : hire:
day
0
buy:
fixed rate
0
hire:
day
0
buy:
fixed rate
0
Special effects :
Sub-total
0
7.b. PROPS Accessoires: hire:
day
0
buy:
fixed rate
0
hire:
day
0
buy:
fixed rate
0
Modelmaking
Sub-total
0
7.c. STYLING Wardrobe: hire:
day
0
buy:
fixed rate
0
hire:
day
0
buy:
fixed rate
0
Accessoires:
Sub-total
0
7.d. STYLING / MAKE-UP EXPENSES Dry cleaning
fixed rate
0
igs/ hair extensions / W hair dye
fixed rate
0
Food styling
forfait
0
Other
forfait
0 Sub-total
TOTAL ART DEPARTMENT & STYLING EXPENSES
0 0
21
8
PRODUCTION MANAGEMENT 8.a. TRANSPORT
Unit
Crewbus & airport pick-ups Crew Production van Petrol allowances Equipment van Petrol allowances Catering vehicle Petrol allowances Location van / Mobil home Petrol allowances Couriers International courrier Petrol allowances Special transport Taxis
forfait p/km day p/km day p/km day p/km day p/km forfait forfait p/km forfait forfait
#
Rate 0,33 0,33 0,33 0,33 0,33
0,33
Sub-total
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
0
8.b. SET/STUDIO MANAGEMENT Petty cash
day
0
fixed rate
0
Parking reservation
forfait
0
Electricity / Heating
forfait
0
day
0
fixed rate
0
Permits
Cell phone rental Overhead
8.c. CATERING
Pers
Day
Sub-total
0
Rate
Total
Pre-production
0
Crew
0
Interpretation
0
Agency/Client
0
Extra refreshments
0
Extra dinners
0
Travel per diem
0
Per diem
0
8.d. MISCELLANEOUS Various Courriers Luggage overweight ATA carnet Visas Bank charges
Sub-total
0
Sub-total
0 0 0 0 0 0 0
forfait forfait forfait fixed rate fixed rate forfait
TOTAL PRODUCTION MANAGEMENT
0 22
9
POST-PRODUCTION 9.a. FILMS & PROCESSING
Unit
#
Rate
Total
Films
roll
0
Polaroids
roll
0
Processing
roll
0
Scans
image
0
Contacts
sheet
0
Proofings
print
0
Rush charges
forfait
0
Other
forfait
0
0
Sub-total 9.b. DIGITAL MANIPULATION 3-D editing
image
0
day
0
image
0
Editor
day
0
Proof prints
print
0
DVD / CD
0
Editor Image editing
Archiving def images
0
Sub-total TOTAL FILM AND PROCESSING
10
0
USAGE & REPRODUCTION RIGHTS BUR Photographer Models People Chilren Other Stylist** Location Model making Props/décor**
#
Percentage
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0
TOTAL FILM AND PROCESSING
0
**Concerning design elements that are recognizable by their brand or design items on the picture, rights have to be cleared.
23
11
PRODUCTION FEES
12
HOTEL/TRAVEL
0
Pers
Day
Rate
Hotel casting / pre-production Hotel actors Hotel crew Hotel production Hotel agency /client Travel pre-production Travel actors Travel crew Travel production Travel agency/client TOTAL TRAVEL/HOTEL
13
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
INSURANCE
Liability Travel Weatherday Special Other TOTAL INSURANCE
Unit fixed rate fixed rate fixed rate fixed rate forfait
#
Rate
Total 0 0 0 0 0 0
24
ANNEX 2 Photography usage rights Calculations are based on the photographer’s dayfee = BASE USAGE RATE (BUR) - the usage rights for 1 media and first usage throughout Belgium for 1 year are included in the photographer’s dayfee, with a minimum of 1 day.
Reference : belgian campaign, 1 visual Initial licence period of 6 months
7 - 12 months
18 months
24 months
Press/Internet Posters Indoor Media Posters Billboards
25%-45%
45%-65%
65%-85%
85%-105%
smaller then 2m2
25% - 45%
50% - 70%
70%-90%
90% - 110%
2m2 and more
50% - 70%
75%-100%
100%-125%
125%-150%
25%-45%
50%-70%
70%-90%
90%-110%
25% - 45%
50% - 70%
70%-90%
90% - 110%
25% - 45%
50% - 70%
70%-90%
90% - 110%
25% - 45%
50% - 70%
70% - 90%
90% - 110%
50%-75%
75%-100%
100%-125%
125%-150%
100%-125%
125%-150%
150%-175%
175%-200%
150%-175%
175%-200%
200%-225%
225%-250%
Brochures Catalogues POS/Events Direct mailings Small material Gadgets Buy-out BTL Buy-out ATL incl internet Total buy-out (ATL&BTL)
* 6 months further use would normally be charged at 50% - 70% of the above shown percentages. Remark : We use more and more «package deals» and usage period can be shorter than 6 months but everyone has to negociate the conditions of its package. Periode and conditions have to be discussed previously between both parties.
25
Reference : international campaign, 1 visual Europe/Worldwide Per countryn an extra of: Per country, an extra: for big countries (France, GB, Germany): + 50% for other countries : + 25% Regrouped tariffs: Scandinavia : + 50% Europe (or other continent) : + 300% World : + 500%
Packaging Quantity < 1000 ex. < 5000 ex. < 10.000 ex. < 20.000 ex. < 30.000 ex. < 40.000 ex. < 50.000 ex. < 60.000 ex. < 70.000 ex. < 80.000 ex. < 90.000 ex. < 100.000 ex.
1 - 3 visuals 15 % 25 % 40 % 50 % 60 % 75 % 90 % 100 % 115 % 125 % 140 % 150 %
4 and more + 10% per visual ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,,
NOTA : Deze grid geeft een globale indicatie van het percentage toegepast aan de gebruiksrechten in functie van het gekozen medium, het territorium & de periode van gebruik.
26
Examples
Media
Periode
Territory
Rate
1. Press 12 months Belgium First media usage, for the first 12 months in Belgium, is incl. in dayfee 2. Press 18 months Belgium 45%-65% (first 12 months included in dayfee) POS 18 months Belgium 70%-90% Direct mailing 18 months Belgium 70%-90% 3. Press/Internet 24 months Belgium 25%-45% 1 year incl. in dayfee Small material 24 months Belgium 90% - 110% 4. Press/Internet 12 months Belgium included POS 12 months Belgium 25%-45% 5. Press 12 months Belgium included Press 12 months Denmark 50% Press 12 months Poland 25%
27
ANNEX 3 (to be joined to creative briefing to agency)
Asked rights for all productions * without prejudice to the transfer of intellectual property rights by the agency as foreseen in the contract between the advertiser and the agency
BRAND PRODUCT COMMERCIAL PROJECT OWNER AGENCY CONTACT DATE PRODUCTION HOUSE
DIRECTOR (name)
ACTORS SOUND (name agency)
(name composer)
OTHERS (specify)
PHOTOGRAPHER
Budget for Rights extension asked for
TERRITORY ALL COUNTRIES RESTRICTED TO BELGIUM ONLY SPECIFIC COUNTRIES (here under):
MEDIA ALL MEDIA RESTRICTED TO FOLLOWING MEDIA:
NO RESTRICTION
TELEVISION CINEMA BILLBOARD TV BILLBOARD RADIO POSTERING PRESS (MAGAZINES / NEWSPAPERS) POCM INTERNET OTHER (specify) 28
PRODUCTION HOUSE
DIRECTOR (name)
ACTORS SOUND (name agency)
(name composer)
OTHERS (specify)
PHOTOGRAPHER
Budget for Rights extension asked for
DURATION UNLIMITED LIMITED DURATION
NO RESTRICTION
AS FROM (dd/mm/yy) TILL (dd/mm/yy)
COMMENTS
EXCLUSIVITY
SIGNATURE PROJECT OWNER
SIGNATURE CONTACT AGENCY
29
