POLITEKNIK KOTA BHARU

POLITEKNIK KOTA BHARU KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PKB-MK

MANUAL KUALITI

SALINAN TERKAWAL NO:

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01

TARIKH KUATKUASA : 05 JUN 2014

I

PKB-MK

A.

KANDUNGAN M/Surat I

A

KANDUNGAN

B

SENARAI EDARAN MANUAL KUALITI

VI

C

SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN

VII

KERJA

BAHAGIAN I 1.0

PENGENALAN 1.1

Pengenalan Kepada Manual Kualiti

1

1.2

Tujuan

1

1.3

Kandungan Manual Kualiti

2

1.4

Terminologi dan definisi

2

BAHAGIAN II 2.0

KELUARAN : 02

MAKLUMAT ORGANISASI 2.1

Latarbelakang

5

2.2

Fungsi Organisasi

5

2.3

Visi Organisasi

5

2.4

Misi Organisasi

5

2.5

Carta Organisasi

6

2.6

Perkhidmatan Yang Diberikan

6

2.7

Pelanggan

6

2.8

Pihak Berkepentingan (Stakeholder)

6

2.9

Nilai Teras Politeknik KPM

6

2.10

Piagam Pelanggan PKB dan Politeknik KPM

7

PINDAAN : 01


II

PKB-MK

BAHAGIAN III 3.0

SISTEM PENGURUSAN KUALITI BAHAGIAN PENGURUSAN POLITEKNIK 3.1

Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan

8

Kualiti 3.2

Dasar Kualiti

9

3.3

Objektif Kualiti

9

3.4

Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan

10

Kualiti 3.5

Kaedah Pengukuran Objektif Kualiti

10

3.6

Ringkasan Proses

11

BAHAGIAN IV 4.0

KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKSYEN 4 – Sistem Pengurusan Kualiti 4.1

Keperluan am

13

4.2

Keperluan Dokumentasi

14

4.2.1

Am

14

4.2.2

Manual Kualiti

15

4.2.3

Kawalan Dokumen

16

4.2.4

Kawalan Rekod

17

SEKSYEN 5 – Tanggungjawab Pengurusan 5.1

Komitmen Pengurusan

18

5.2

Tumpuan Kepada Pelanggan

18

5.3

Dasar Kualiti Politeknik KPM

18

5.4

Perancangan

18

5.4.1 Objektif Kualiti

18

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan

18

Kualiti 5.5

KELUARAN : 02

Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

PINDAAN : 01

19


III

PKB-MK

5.6

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

19

5.5.2 Wakil Pengurusan (WP)

20

5.5.3 Komunikasi Dalaman

20

Kajian Semula Pengurusan

21

5.6.1 Am

21

5.6.2 Input Kajian Semula Pengurusan

22

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

22

SEKSYEN 6 – Pengurusan Sumber 6.1

Bekalan Sumber

23

6.2

Pengurusan Sumber Manusia

23

6.2.1 Am

23

6.2.2 Kecekapan, Latihan dan Kesedaran

23

6.3

Infrastruktur

24

6.4

Persekitaran Kerja

24

SEKSYEN 7 – Proses Penyampaian Pemberian Latihan Separa Profesional 7.1

Perancangan Bagi Penyampaian

25

Perkhidmatan Kepada Pelanggan 7.2

Proses-proses Berkaitan Dengan

25

Pelanggan 7.2.1 Menentukan Keperluan-keperluan

25

PLSP 7.2.2 Semakan Semula Keperluan-

26

keperluan Perkhidmatan Pemberian Latihan Separa Profesional

KELUARAN : 02

7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan

27

7.3

Rekabentuk dan Pembangunan Proses

27

7.4

Perolehan

27

7.4.1 Proses Perolehan

27

7.4.2 Maklumat Perolehan

28

PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA : 01 MAC 2010

IV

PKB-MK

7.4.3 Verifikasi Ke Atas Perolehan Yang

28

Diterima 7.5

Pemberian Perkhidmatan Proses

29

Pemberian Latihan Separa Profesional 7.5.1 Kawalan Ke Atas Proses Pemberian

29

Latihan Separa Profesional 7.5.2 Pengesahan Ke Atas Proses

30

Pemberian Latihan Separa Profesional 7.5.3 Identifikasi serta Kemudahkesanan

30

7.5.4 Kawalan Ke Atas Harta Hakmilik

31

Pelanggan

7.6

7.5.5 Pemuliharaan

31

Kawalan Tentukuran Ke Atas Peralatan

32

Pengukuran dan Pemantauan

SEKSYEN 8 – Pengukuran, Penganalisisan Dan Penambahbaikan 8.1

Am

33

8.2

Pemantauan dan Pengukuran

33

8.2.1 Kepuasan Hati Pelanggan

33

8.2.2 Audit Dalaman

33

8.2.3 Pemantauan Dan Proses-proses

34

Pengukuran 8.2.4 Pemantauan Dan Pengukuran

35

Pencapaian Pemberian Latihan Separa Profesional 8.3

Kawalan Ketakuran Terhadap Pemberian

35

Latihan Separa Profesional

KELUARAN : 02

8.4

Analisis Data

36

8.5

Penambahbaikan

37

8.5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh

37

PINDAAN : 00


V

PKB-MK

KELUARAN : 02

8.5.2 Tindakan Pembetulan

37

8.5.3 Tindakan Pencegahan

37

PINDAAN : 00


PKB-MK

B.

VI

SENARAI EDARAN MANUAL KUALITI 1. Dalam bentuk cakera keras (CD)

BIL.

NO. SALINAN TERKAWAL

1.

01

Pengarah

2.

02

Timbalan Pengarah Akademik

3.

03

4.

04

Pegawai Pengurusan Kualiti

5.

05

Ketua Juruaudit

PEMEGANG DOKUMEN

Timbalan Pengarah Sokongan Akademik /Wakil Pengurusan/Pengurus Kualiti

2. Dalam bentuk ’hard copy’ BIL.

NO. SALINAN TERKAWAL

1.

04


2.

05

Ketua Juruaudit

KELUARAN : 02

PEMEGANG DOKUMEN

PINDAAN : 02


PKB-MK

VII

C. SENARAI PROSEDUR KUALITI DAN ARAHAN KERJA

Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan

BIL

NO. DOKUMEN

TAJUK

1.

PKB-PK-PS-01

Kawalan Dokumen

2.

PKB-PK-PS-02

Kawalan Rekod Kualiti

3.

PKB-PK-PS-03

Pengendalian Maklumbalas Pelanggan

4.

PKB-PK-PS-04

Tindakan Pencegahan

5.

PKB-PK-PS-05

Tindakan Pembetulan

6.

PKB-PK-PS-06

7.

PKB-PK-PS-07

Pengendalian Audit Dalaman

8.

PKB-PK-PS-08

Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

9.

PKB-PK-PS-09

Penyelenggaraan

10.

PKB-PK-PS-10

Pengurusan Latihan Staf

Kawalan Perkhidmatan Tidak Menepati

KELUARAN : 02

Spesifikasi

PINDAAN : 02

TARIKH KUATKUASA : 15 DISEMBER 2011

PKB-MK

VIII

Prosedur Kualiti Pemberian Latihan Separa Profesional

BIL

NOMBOR DOKUMEN

TAJUK

1

PKB-PK-PLSP-01

Proses Pendaftaran Pelajar/Kursus

2

PKB-PK-PLSP-02

Proses Pengajaran Dan Pembelajaran Penyediaan Rancangan Mengajar

PKB-AK-(PK-PLSP-02)-01

Semester Persiapan Dan Pelaksanaan


3.

Kuliah/Amali


Pemantauan Kehadiran Pelajar


Pelaksanaan Penilaian Berterusan


Pelaksanaan Aktiviti Kokurikulum

PKB-PK-PLSP-03

Pengurusan Peperiksaan Dan Persijilan


Penyediaan Item Peperiksaan Akhir


Pelaksanaan Penilaian


Pemprosesan Keputusan Penilaian


Pengurusan Persijilan Perancangan Dan Pelaksanaan Latihan

4.

PKB-PK-PLSP-04

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01

Industri


BAHAGIAN I

PENGENALAN

1/40

PKB-MK

BAHAGIAN I PENGENALAN

1.1

Pengenalan Kepada Manual Kualiti Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Politeknik Kota Bharu, Kelantan. Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif penubuhan Politeknik Kota Bharu, selaras dengan kehendak dan keperluan standard MS ISO 9001:2008. Ianya mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti dan dasar serta prinsipprinsip asas yang memandu pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional (PLSP) dalam bidang Kejuruteraan dan Perdagangan. Manual ini diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya.

1.2

Tujuan Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk :

a.

Menerangkan maklumat asas organisasi Politeknik Kota Bharu.

b.

Menerangkan sistem pengurusan kualiti dalam Pemberian Latihan Separa Profesional dalam bidang Kejuruteraan dan Perdagangan selaras dengan kehendak dan keperluan MS ISO 9001:2008.

c.

Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam Pemberian

Latihan

Separa

Profesional

dalam

bidang

Kejuruteraan dan Perdagangan.

_____________________________________________________________________ KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


2/40

PKB-MK

1.3

Kandungan Manual Kualiti Manual Kualiti ini mengandungi EMPAT (4) bahagian yang terdiri daripada :

Bahagian I

Pengenalan

Bahagian II

Maklumat Organisasi

Bahagian III

Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Kota Bharu

Bahagian IV

1.4

Keperluan Sistem Pengurusan Kualiti

Terminologi dan definisi Terminologi KPM

JPP

Definisi Kementerian Pendidikan Malaysia

Jabatan Pengajian Politeknik ; satu jabatan di bawah Kementerian

Pendidikan

bertanggungjawab

terhadap

Malaysia program

yang

pendidikan

teknikal dan vokasional di Malaysia.

Politeknik

Politeknik KPM ialah politeknik yang ditubuhkan di

KPM

bawah

JPP

yang

dinyatakan

dalam

skop

pelaksanaan.

PKB

Politeknik Kota Bharu; salah satu daripada politeknik yang berada di bawah JPP, KPM.

PPKB

Pengarah Politeknik Kota Bharu pegawai yang dilantik oleh JPP untuk mengetuai PKB.

_____________________________________________________________________ KELUARAN : 02

PINDAAN : 02


3/40

PKB-MK

Terminologi

Definisi

TPA

Timbalan Pengarah Akademik, Politeknik Kota Bharu ialah timbalan pengarah akademik yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP.

TPSA

Timbalan Pengarah Sokongan Akademik, Politeknik Kota Bharu ialah timbalan pengarah sokongan akademik yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP.

Jabatan

Jabatan Akademik dan Sokongan yang diwujudkan pada peringkat Politeknik KPM.

Ketua Jabatan

Pegawai yang dilantik oleh Ketua Pengarah JPP untuk mengetuai sesuatu jabatan.

PLSP

Pemberian

Latihan

Separa

Profesional

iaitu

perkhidmatan yang disampaikan kepada pelajar. Ketua Unit

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah Politeknik untuk mengetuai unit yang diwujudkan di Politeknik.

SLPK

Seksyen Latihan dan Pembangunan Kerjaya; satu bahagian di bawah JPP yang bertanggungjawab terhadap latihan dan kemajuan staf.

SPPK

Seksyen Pembangunan dan Penilaian Kurikulum; satu bahagian di bawah JPP yang bertanggungjawab terhadap penyediaan dan perkembangan kurikulum di Politeknik.

_____________________________________________________________________ KELUARAN : 02

PINDAAN : 02


4/40

PKB-MK

WP

Wakil Pengurusan; iaitu Timbalan Pengarah SA, PKB dilantik oleh PPKB untuk menguruskan sistem kualiti.

SPK

Sistem Pengurusan Kualiti; kaedah perancangan strategik yang dipanduarah dan dilaksanakan oleh pengurusan atasan PKB berlandaskan standard MS ISO 9001:2008.

PNM

Purata Nilai Mata.

KSP

Kajian Semula Pengurusan.

_____________________________________________________________________ KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


BAHAGIAN II

MAKLUMAT ORGANISASI

5/40

PKB-MK

BAHAGIAN II MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 Latarbelakang PKB ditubuhkan pada tahun 1985 di bawah KPM dan mulai tahun 2005 ditempatkan di bawah Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM). KPTM kemudiannya diserap ke dalam KPM pada tahun 2013.

Peranan utama PKB ialah untuk menyediakan tenaga pekerja separa profesional dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan. Programprogram di PKB (lampiran 1) ditawarkan di peringkat Diploma kepada lepasan Sijil Pelajaran Malaysia, Sijil Pelajaran Malaysia (Vokasional), lulusan Politeknik KPM, lulusan Kolej Komuniti KPM dan lulusan Kolej Matrikulasi KPM.

2.2 Fungsi Organisasi

Memberi pendidikan dan latihan separa profesional kepada pelajarpelajar yang mendaftar di PKB dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan bagi memenuhi tenaga kerja terlatih negara.

2.3

Visi Organisasi Penjana utama modal insan inovatif melalui pendidikan dan latihan transformasional bagi memenuhi tenaga kerja global menjelang 2015.

2.4

Misi Organisasi Menerobos sempadan untuk membina persekitaran pembelajaran transformatif dan kreatif ke arah menjana ekonomi yang dipimpin inovasi.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 03


6/40

PKB-MK

2.5

Carta Organisasi

(Rujuk Lampiran 2)

2.6

Perkhidmatan Yang Diberikan PKB

menyediakan

perkhidmatan

Pemberian

Latihan

Separa

Profesional dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan kepada pelajar yang mendaftar dengannya pada peringkat diploma.

2.7 Pelanggan Pelanggan utama kepada SPK PKB adalah pelajar yang berdaftar sepenuh masa di PKB.

2.8

Pihak Berkepentingan (Stakeholder)

Pihak berkepentingan juga adalah pelanggan kepada SPK PKB iaitu ibu bapa pelajar, JPP , KPM dan bakal majikan.

2.9

Nilai Teras Politeknik KPTM Nilai teras Politeknik KPM adalah selari dengan 15 Nilai Teras Sektor Pengajian Tinggi iaitu; 

Integriti dan akauntabiliti



Ketelusan pengurusan



Berusaha ke arah kecemerlangan



Semangat Berpasukan, Kekitaan, Budaya Kerja Yang Harmoni



Kerja sebagai ibadah

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01


7/40

PKB-MK

2.10



Kepimpinan melalui teladan



Tindakan segera dan menepati masa



Keutamaan terhadap kesihatan dan keselamatan



Komunikasi terbuka



Proaktif, Kreatif dan Inovatif



Membudayakan ilmu



Berdedikasi



Berwawasan



Sistematik dan Profesional



Adil dan Saksama

Piagam Pelanggan PKB 1.

Proses pendaftaran pelajar diselesaikan pada hari yang sama pelajar sampai untuk mendaftar.

2.

Status tindakan terhadap aduan pelanggan dimaklumkan kepada pengadu dalam masa 5 hari bekerja selepas aduan diterima.

3.

Keputusan peperiksaan akhir diproses dalam masa 2 minggu selepas semester pengajian berakhir.

4.

Berusaha untuk melaksanakan 100% penyeliaan ke atas semua pelajar yang sedang menjalani latihan industri pada satu-satu semester.

5.

Kelulusan tempahan kenderaan dalam masa dua hari dari tarikh permohonan.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01


BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PKB

8/40

PKB-MK

_____________________________________________________________________ BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN KUALITI POLITEKNIK KOTA BHARU

3.1

Skop Pelaksanaan SPK PKB melaksanakan SPK bagi semua proses pengajaran dan pembelajaran Pemberian Latihan Separa Profesional (PLSP) di peringkat diploma dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan yang berasaskan Piawaian MS ISO 9001:2008 bagi memenuhi visi dan misi penubuhan politeknik dan seterusnya memenuhi keperluan negara .

SPK ini dilaksanakan di Politeknik Kota Bharu, KM 24 Kok Lanas, 16450 Ketereh, Kota Bharu, Kelantan.

Skop pelaksanaan SPK tidak meliputi kehendak seksyen standard MS ISO 9001:2008 yang berikut : a)

Seksyen 7.3 Rekabentuk dan Pembangunan PKB hanya menggunapakai rekabentuk kurikulum yang telah disediakan oleh SPPK.

b)

Seksyen 7.5.2 Validasi Proses Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan. Semua keluaran yang terhasil dari proses-proses (seperti pengajaran, penilaian dan pendaftaran) di PKB boleh disahkan melalui pemantauan dan pengukuran.

____________________________________________________________________ KELUARAN : 02

PINDAAN : 02


9/40

PKB-MK

_____________________________________________________________________ c)

Seksyen 7.6 Kawalan ke atas Pemantauan dan Pengukuran Peralatan. PKB

tidak

menggunakan

sebarang

peralatan

untuk

membuktikan kepatuhan perkhidmatan terhadap kehendak yang ditetapkan.

3.2

Dasar Kualiti Dasar kualiti PKB adalah membangunkan potensi pelajar PKB ke arah kecemerlangan dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan melalui penambahbaikan yang menyeluruh secara berterusan. PKB komited untuk memastikan kehendak pelanggan dipenuhi melalui pencapaian objektif-objektif kualiti yang disemak dalam Kajian Semula Pengurusan bagi memastikan keberkesanan sistem. Dasar ini disebarkan untuk difahami oleh semua peringkat kakitangan PKB.

3.3

Objektif Kualiti a)

Kecemerlangan Politeknik Kota Bharu Kecemerlangan Akademik 1. Berusaha memastikan kadar kelulusan bagi setiap program tidak kurang daripada 90% bagi setiap semester. 2. Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar yang lulus untuk setiap program bagi setiap semester mencapai PNM 3.00 atau lebih.

____________________________________________________________________ KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


10/40

PKB-MK

_____________________________________________________________________ Kecemerlangan Staf 1.

Memastikan setiap staf menghadiri kursus/menjalani latihan sekurang-kurangnya 10 hari setahun.

2.

Memastikan Jadual Perancangan Latihan Staf dilaksanakan sekurang-kurangnya 85% dalam tempoh setahun.

b)

Kecemerlangan Akademik PKB 1. Berusaha memastikan peratus kehadiran pelajar melebihi 95% bagi setiap semester pengajian. 2. Berusaha memastikan Fail Rekod Pensyarah disemak sekali setiap semester. 3. Berusaha memastikan Rekod Penilaian

Kerja Kursus

disemak sekali setiap semester. 4. Berusaha memastikan 100% penyenggaraan peralatan bengkel/makmal/bilik kuliah dilaksanakan mengikut jadual penyenggaran berkala. 5. Berusaha memastikan peruntukan kewangan bagi keperluan pembelajaran dan pengajaran mencukupi setiap tahun.

3.4

Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti SPK PKB dilaksanakan bermula dari pengurusan pendaftaran pelajar, pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran, penilaian pengajaran dan pembelajaran dan pengurusan persijilan.

3.5

Kaedah Pengukuran Objektif Kualiti Dalam usaha mencapai objektif kualiti, parameter kuantitatif seperti petunjuk

pencapaian

pelajar

dan

perkhidmatan

pentadbiran

diwujudkan, diukur dan dikaji semula oleh Jawatankuasa Kerja Kualiti untuk penambahbaikan yang berterusan.

____________________________________________________________________ KELUARAN : 02

PINDAAN : 02


11/40

PKB-MK

_____________________________________________________________________ 3.6

Ringkasan Proses

Proses dalam SPK PKB mempastikan perkhidmatan yang diberikan dapat

menghasilkan

graduan

yang

cemerlang,

berkualiti

dan

berketerampilan untuk membangunkan modal insan bagi memenuhi kehendak negara. Pelaksanaan SPK dalam proses PLSP bermula dengan proses pendaftaran pelajar. Ini diikuti oleh pelaksanaan proses PLSP, proses penilaian pelajar sehingga pelajar menamatkan pengajian. Pelajar yang disahkan oleh Lembaga Peperiksaan dan Penganugerahan Diploma Politeknik KPM akan dianugerahkan Diploma. Proses PLSP digambarkan di dalam Carta Aliran Proses di lampiran 3.

Pihak PKB akan memastikan bekalan sumber yang mencukupi diperuntukkan dalam bajet tahunan supaya perancangan sistem pengurusan kualiti dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.

Aktiviti PLSP dirancang bermula dari pendaftaran kemasukan pelajar. Pelaksanaan PLSP dijalankan oleh pensyarah yang terlatih dalam bidang masing-masing berdasarkan kurikulum program berkenaan dan dirancang

melalui

penyediaan

rancangan

mengajar.

Kemajuan

pelaksanaannnya dikawal oleh Timbalan Pengarah Akademik, Ketua Jabatan

ataupun

Ketua

Program.

Manakala

penilaian

proses

pengajaran dan pembelajaran PLSP dan penilaian peralatan dijalankan sepanjang semester mengikut takwim.

Pemantauan

melalui

audit

dalaman

juga

dilaksanakan

bagi

memastikan keberkesanan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Penemuan audit dalaman digunakan untuk penambahbaikan SPK.

Kajian semula pengurusan mengkaji keseluruhan aspek dalam sistem pengurusan kualiti bagi mengenalpasti kekuatan dan kelemahan ____________________________________________________________________ KELUARAN : 02

PINDAAN : 01


12/40

PKB-MK

_____________________________________________________________________ perlaksanaan proses pengajaran, keperluan atau sumber baru yang diperlukan supaya tindakan penambahbaikan dapat dilaksanakan secara berterusan. Hasil kajian semula pengurusan akan menjadi input

kepada

perlaksanaan

SPK

seterusnya.

____________________________________________________________________ KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


BAHAGIAN IV

KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

13/40

PKB-MK

BAHAGIAN IV

KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI SEKSYEN 4 – Sistem Pengurusan Kualiti

4.1

Keperluan am PKB

mewujudkan, mendokumen, melaksana dan menyenggara

Sistem Pengurusan Kualiti dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan selaras dengan keperluan MS ISO 9001:2008. Untuk itu PKB ; a.

Menentukan

proses-proses

keseluruhan

PLSP

dalam

pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti PKB . Proses tersebut meliputi proses utama yang merangkumi pengambilan pelajar baru, pendaftaran pelajar/ program, pengendalian pelaksanaan pengajaran

dan

pembelajaran,

peperiksaan,

penilaian

pengajaran dan pembelajaran. Proses sokongan meliputi pengurusan

sumber

manusia/

latihan,

perolehan

dan

penyelenggaraan. Proses SPK pula merangkumi tindakan pembetulan dan pencegahan, kajian kepuasan pelanggan dan semakan pengurusan. b.

Menentukan urutan dan hubungkait di antara proses-proses adalah seperti dalam carta di lampiran 3.

c.

Menentukan kriteria dan kaedah bagi menilai keberkesanan operasi dan kawalan ke atas proses-proses tersebut melalui prosedur dan arahan- arahan kerja yang dibangunkan.

d.

Memastikan sumber dan maklumat

- sumber manusia,

peralatan dan infrastruktur, kewangan, arahan kerja, fail meja dan spesifikasi yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemantauan proses-proses tersebut.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


14/40

PKB-MK

e.

Memantau, mengukur (di mana perlu), dan proses-proses melalui analisa data dan audit dalaman oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan.

f.

Melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian

matlamat

yang

dirancang

dan

membuat

penambahbaikan yang berterusan ke atas proses-proses tersebut.

Semua proses diurus oleh PKB selaras dengan keperluan standard yang berkaitan.

Sekiranya PKB memilih untuk mendapatkan khidmat luar bagi melaksanakan proses-proses yang memberi kesan ke atas kualiti produk yang dihasilkan, proses-proses tersebut hendaklah dikawal. Pemantauan dan kawalan akan dilakukan oleh Ahli Jawatankuasa yang dilantik oleh Pengarah Politeknik.

4.2

Keperluan Dokumentasi 4.2.1 Am Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti adalah berasaskan kepada EMPAT (4) peringkat dokumen iaitu : a.

Penyataan Dasar Kualiti dan Objektif Kualiti,

b.

Manual Kualiti,

c.

Prosedur-prosedur dan rekod-rekod yang perlu didokumenkan mengikut standard yang berkaitan, dan

d.

Dokumen-dokumen, termasuklah rekod-rekod yang ditentukan oleh PKB bagi memastikan keberkesanan perancangan operasi dan kawalan ke atas proses.

Keperluan dokumen ini digambarkan dalam Rajah 1 di sebelah :

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


15/40

PKB-MK

Menerangkan  Dasar dan objektif kualiti DASAR & OBJEKTIF KUALITI

MANUAL KUALITI

Menerangkan  Sistem Pengurusan Kualiti mengikut seksyenseksyen dalam standard MS ISO 9001:2008 dan dasar mengenainya. Menerangkan  Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti  Langkah-langkah melaksanakan tugas secara terperinci

PROSEDUR KUALITI

Menerangkan  Dokumen yang menyokong pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti  Rekod dari aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

DOKUMEN SOKONGAN DAN ARAHAN KERJA

RAJAH 1 : Hiraki Dokumentasi

4.2.2 Manual Kualiti

PKB mewujudkan dan mengekalkan Manual Kualiti yang mengandungi perkara-perkara berikut :

a.

Skop Sistem Pengurusan Kualiti seperti di para 3.1 dalam Bahagian III ;

b.

Pernyataan mengenai justifikasi bagi keperluan Standard MS ISO 9001:2008 yang tidak dimasukkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti;

c.

Prosedur-prosedur

yang

diwujudkan

dalam

Sistem

Pengurusan Kualiti seperti yang dinyatakan dalam 4.1 hingga 8.5.3 di dalam Bahagian IV; dan d.

Penerangan hubungkait di antara proses-proses seperti yang dinyatakan dalam para 4.1 dalam Bahagian IV.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01


16/40

PKB-MK

4.2.3 Kawalan Dokumen

PKB telah mewujudkan prosedur mengawal dokumen kualiti. Semua dokumen tertakluk kepada semakan dan kelulusan sebelum diedarkan kepada

anggota

yang dipertanggung

jawabkan.

Dokumen-dokumen kualiti dikawal melalui prosedur yang telah dibangunkan.

Prosedur

bertulis

telah

disediakan

bagi

menyatakan kaedah-kaedah yang diperlukan untuk : a.

Meluluskan dokumen sebelum diedarkan

b.

Menyemak serta mengemaskini mengikut keperluan dan meluluskan semula.

c.

Memastikan

perubahan

dan

status

dokumen

terkini

dikenalpasti, d.

Memastikan versi dokumen terkini yang berkaitan sedia ada bila diperlukan,

e.

Memastikan dokumen mudah dibaca dan dikenal pasti pada bila-bila masa,

f.

Memastikan dokumen luaran yang ditentukan oleh PKB bagi perancangan dan operasi sistem pengurusan kualiti telah dikenalpasti dan pengedarannya dikawal melalui senarai kawalan dokumen sokongan luaran,

g.

Menghalang dokumen usang digunakan tanpa disedari dan dokumen ini perlu ditandakan, sekiranya disimpan untuk sebarang tujuan.

Dokumen kualiti yang dikawal ialah : a.

Penyataan dasar dan objektif kualiti

b.

Manual Kualiti

c.

Prosedur kualiti

d.

Dokumen Sokongan

e.

Borang-borang dan rekod

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01


17/40

PKB-MK

4.2.4

Kawalan Rekod a. Satu

prosedur

mengawal

rekod

diwujudkan

untuk

membuktikan pelaksanaan SPK dalam memastikan kaedah pengenalpastian, penerimaan, pengumpulan, pengindeksan, penggunaan, pemfailan, penyimpanan, penyelenggaraan, penghantaran dan kaedah pelupusan rekod-rekod kualiti. b. Tempoh penyimpanan setiap rekod ditetapkan seperti dalam Senarai Rekod. c. “Back-up” rekod

diperlukan bagi rekod yang disimpan

secara elektronik. d. Prosedur pengendalian rekod mematuhi peraturan, undangundang, arahan , dasar Kerajaan dan keperluan MS ISO 9001:2008 yang sedia ada. e. Rekod hendaklah mudah dibaca, dikenalpasti dan diperolehi semula.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01


18/40

PKB-MK

SEKSYEN 5 : Tanggungjawab Pengurusan

5.1

Komitmen Pengurusan Pengarah PKB memberi komitmen dalam membangun, melaksana dan menambahbaik keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara berterusan melalui : a.

Menyampaikan kepada semua kakitangan di PKB mengenai pentingnya bagi organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta keperluan peraturan dan perundangan.

5.2

b.

Mewujudkan dasar kualiti.

c.

Memastikan objektif-objektif kualiti diwujudkan.

d.

Menjalankan kajian semula pengurusan.

e.

Memastikan sumber yang diperlukan disediakan.

Tumpuan Kepada Pelanggan Pengarah PKB memastikan kehendak pelanggan dikenalpasti dan dipenuhi dengan tujuan meningkatkan kepuasan hati pelangan. Piagam pelanggan disediakan bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan oleh PKB kepada pelanggan. Saluran untuk menerima cadangan dan maklumbalas pelanggan disediakan untuk mengetahui tahap kepuasan hati pelanggan.

5.3

Dasar Kualiti Politeknik KPM

5.4

Perancangan

(rujuk 3.2)

5.4.1

Objektif Kualiti (rujuk 3.3)

5.4.2

Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01


19/40

PKB-MK

Pengarah PKB memastikan a.

Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan dan mencapai objektif kualiti. Perancangan hendaklah selaras dengan proses penyediaan belanjawan tahunan di mana semua sumber yang diperlukan bagi pencapaian objektif kualiti telah dikenalpasti. Perkara-perkara berikut juga perlu dikenalpasti : i.

Kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan di PKB.

ii.

Tanggungjawab dan kuasa bagi melaksanakan perancangan penambahbaikan proses.

iii.

Sumber yang diperlukan seperti kewangan dan infrastruktur.

iv. Petunjuk

bagi

menilai

pencapaian

usaha

penambahbaikan serta keperluan dan kaedah bagi mengusahakan penambahbaikan. v.

Keperluan-keperluan dokumen yang juga termasuk rekod.

b.

Sistem

Pengurusan

Kualiti

kekal

kukuh

walaupun

perubahan-perubahan ke atas sistem pengurusan kualiti dirancang dan dilaksanakan.

5.5

Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 5.5.1

Tanggungjawab dan Kuasa

a.

Pengarah PKB bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab

dan

bidang

kuasa semua staf yang

terlibat (mengikut carta organisasi, Lampiran 2) dalam mengurus dan melaksana aktiviti-aktiviti yang mempunyai kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


20/40

PKB-MK

b.

Kuasa dan tanggungjawab semua staf yang mengurus, melaksana dan meluluskan kerja yang memberi kesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti dinyatakan dalam Fail Meja dan prosedur-prosedur yang diluluskan dalam Sistem

Pengurusan

Kualiti.

Fail

Senarai

Tugas

mengandungi senarai tugas, tanggungjawab semua staf dan senarai kompetensi setiap tugas.

5.5.2

Wakil Pengurusan (WP) / Pengurus Kualiti Pengarah

PKB

melantik

Timbalan

Pengarah

Sokongan

Akademik sebagai Wakil Pengurusan/ Pengurus Kualiti. Wakil Pengurusan/

Pengurus

Kualiti

mempunyai

peranan

dan

tanggungjawab seperti berikut : a.

Mewujud, melaksanakan dan menyelenggarakan prosesproses yang diperlukan dalam SPK.

b.

Melaporkan prestasi SPK dan sebarang keperluan penambahbaikan kepada Pihak Pengurusan PKB.

c.

Memastikan kesedaran terhadap kehendak

pelanggan

sentiasa dipelihara di PKB. d.

Menjadi Pengerusi kepada Jawatankuasa Kerja Kualiti.

e.

Melaksana dan menyelenggarakan pelaksanaan SPK.

f.

Memastikan kesedaran terhadap kehendak

pelanggan

sentiasa dipelihara di setiap peringkat jabatan dan unit. g.

Mengurus dokumen kualiti yang digunakan di dalam Sistem Pengurusan Kualiti.

h.

Bekerjasama dengan pihak luar berhubung dengan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

5.5.3

Komunikasi Dalaman Pengarah PKB mewujudkan saluran komunikasi pada setiap peringkat melalui mesyuarat, memo dalaman, mel elektronik,

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


21/40

PKB-MK

notis, pengumuman rasmi, perhimpunan bulanan dan apa jua perantaraan yang bersesuaian bagi memastikan maklumat yang perlu disampaikan diketahui oleh kakitangan dan sebaliknya.

5.6

Kajian Semula Pengurusan 5.6.1 Am Pihak Pengurusan PKB bertanggungjawab mengadakan Kajian Semula Pengurusan bagi menjamin kesesuaian, kecukupan serta keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti sekurangkurangnya dua kali setahun. Keanggotaan Kajian Semula Pengurusan adalah seperti berikut :

Pengerusi

:

Pengarah

Wakil Pengurusan/

:

Timbalan Pengarah Sokongan

Pengurus Kualiti

Akademik

Setiausaha

:


Ahli-Ahli

:

Ketua Jabatan/Unit dan ahliahli

yang

dilantik

oleh

pengarah.

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dipengerusikan oleh Pengarah PKB. Semakan ini merangkumi penilaian peluangpeluang bagi peningkatan serta keperluan kepada perubahan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti, termasuk dasar dan objektif kualiti. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengambil tindakan terhadap tindakan susulan mesyuarat. Rekod bagi Kajian Semula Pengurusan akan disimpan dan disenggara.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


22/40

PKB-MK

5.6.2

Input Kajian Semula Pengurusan

Input kepada kajian semula pengurusan hendaklah meliputi maklumat mengenai : a.

Penemuan audit kualiti.

b.

Aduan dan maklumbalas pelanggan.

c.

Pencapaian proses dan objektif kualiti

d.

Laporan status tindakan pencegahan dan pembetulan.

e.

Tindakan susulan dari Kajian Semula Pengurusan terdahulu.

f.

Perubahan-perubahan yang boleh memberi kesan kepada sistem pengurusan kualiti.

g.

Cadangan-cadangan untuk penambahbaikan bagi sistem pengurusan kualiti seperti keperluan latihan dan prestasi pembekal.

5.6.3

Ouput Kajian Semula Pengurusan

Hasil kajian semula pengurusan meliputi keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan: a.

Penambahbaikan

keberkesanan sistem pengurusan

kualiti dan proses-prosesnya termasuk penambahbaikan dasar kualiti dan objektif kualiti. b.

Penambahbaikan kepada Pemberian Latihan Separa Profesional berkaitan dengan keperluan pelanggan.

c.

Keperluan sumber yang diperlukan

Rekod

Kajian

Semula

Pengurusan

disimpan

dan

disenggarakan.

Keputusan-keputusan Kajian Semula Pengurusan hendaklah disampai dan dimaklumkan kepada anggota organisasi.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


23/40

PKB-MK

SEKSYEN 6 : Pengurusan Sumber

6.1

Bekalan Sumber Melalui belanjawan tahunan, PKB merancang dan mendapatkan sumber-sumber yang diperlukan untuk : a.

Melaksanakan, menyelenggara aktiviti-aktiviti proses Sistem Pengurusan Kualiti. Sumber yang dimaksudkan termasuklah personel yang mencukupi dan terlatih, belanja mengurus, kemudahan di tempat kerja, bahan dan keperluan yang mencukupi untuk proses PLSP dan lain-lain peralatan pejabat serta

infrastruktur

yang

sesuai

bagi

meningkatkan

keberkesanannya secara berterusan; dan b.

Peningkatan kepuasan pelanggan dengan memenuhi keperluan pelanggan.

6.2

Pengurusan Sumber Manusia 6.2.1

Am Semua kakitangan PKB yang menjalankan tugas yang memberi hendaklah

kesan

keakuran

berkeupayaan

kepada

kualiti

perkhidmatan

melalui

pendidikan,

latihan,

kemahiran serta pengalaman yang bersesuaian.

6.2.2

Kecekapan, Latihan dan Kesedaran PKB hendaklah ; a.

Menentukan kecekapan yang diperlukan oleh kakitangan PKB yang menjalankan tugas bagi memberi kesan kepada keakuran kualiti Perkhidmatan.

b.

Dimana perlu, menyediakan latihan atau mengambil tindakan-tindakan yang lain untuk mencapai kecekapan,

c.

Menilai keberkesanan tindakan-tindakan yang telah diambil.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


24/40

PKB-MK

d.

Memastikan kakitangan PKB sedar akan kepentingan tugas-tugasnya dan bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian objektif-objektif kualiti,

e.

Membuat penilaian keberkesanan ke atas tindakantindakan yang diambil terhadap pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional,dan

f.

Menyenggara rekod-rekod yang bersesuaian dengan pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman.

6.3

Infrastruktur PKB hendaklah menentu, menyedia dan menyenggara infrastruktur yang diperlukan bagi menepati keperluan Pemberian Latihan Separa Profesional. Infrastruktur merangkumi: a.

Bangunan, ruang kerja dan kemudahan yang berkaitan (kantin, asrama , bengkel , makmal komputer dan perpustakaan)

b.

Peralatan yang berkaitan dengan proses Pemberian Latihan Separa

Profesional

termasuk

perkakasan

dan

perisian

( komputer, LCD dan OHP), dan c.

Perkhidmatan sokongan seperti pengangkutan, komunikasi atau sistem maklumat.

6.4

Persekitaran kerja PKB hendaklah menentukan dan mengurus persekitaran kerja yang diperlukan bagi mencapai keakuran keperluan perkhidmatan. Ia dipantau oleh pihak PKB melalui aktiviti penyelenggaraan yang ditetapkan

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


25/40

PKB-MK

SEKSYEN 7 : Proses Penyampaian Perkhidmatan Pemberian Latihan Separa Profesional

7.1

Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan PKB merancang dan mewujudkan proses-proses yang diperlukan bagi pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional yang dinyatakan dalam skop Sistem Pengurusan Kualiti. Perancangan dibuat melalui Pelan Strategik, penyediaan kursus dan silibus kokurikulum. Dalam perancangan, PKB menentukan a.

Objektif kualiti dan keperluan PLSP

b.

Keperluan untuk mewujudkan proses, dokumen dan sumber manusia khusus untuk Pemberian Latihan Separa Profesional.

c.

Keperluan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, aktiviti pemeriksaan

dan

penilaian

Pemberian

Latihan

Separa

Profesional melalui KSP, audit dan kaji selidik. d.

Rekod

yang

diperlukan

sebagai

bukti

dan

pengesahan

pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti.

7.2

Proses-proses Yang Berkaitan Dengan Pelanggan

7.2.1 Menentukan Keperluan-Keperluan PLSP Dasar Pengambilan Pelajar

Dasar pengambilan pelajar ke Politeknik Kota Bharu adalah ditentukan oleh JPP, KPM dari masa ke semasa.

Keperluan Pelanggan

KELUARAN : 02

PINDAAN : 02


26/40

PKB-MK

a.

Program yang ditawarkan mendapat pengiktirafan dari Agensi Kelayakan Malaysia (MQA).

b.

Penyediaan tempat belajar yang selamat, selesa dan sentiasa terkawal dari ancaman bahaya seperti penyakit, kebakaran dan sebagainya.

c.

PLSP disampaikan oleh pensyarah yang berkelayakan.

d.

Pelajar dilindungi di bawah Akta 174 –Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976.

e.

7.2.2

Insurans Berkelompok.

Semakan

Semula

Keperluan-keperluan

Perkhidmatan

Pemberian Latihan Separa Profesional

PKB akan menyemak keperluan-keperluan PLSP sebelum membuat komitmen untuk melaksanakan PLSP, iaitu: a.

Semakan keperluan PLSP adalah bagi mengenalpasti perbezaan

di

antara

kehendak

pelanggan

dengan

perkhidmatan yang disediakan dilakukan dua kali setahun dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. Jika terdapat perbezaan kehendak pelanggan dengan perkhidmatan yang hendak disampaikan, ianya diatasi terlebih dahulu sebelum perkhidmatan disampaikan. b.

Maklum balas dari pelajar yang berkaitan dengan PLSP akan diambil perhatian dan dimaklumkan kepada pelajar berkenaan.

c.

Keupayaan PKB untuk memenuhi keperluan perkhidmatan yang dikehendaki oleh pelanggan dikenalpasti bila JPP memutuskan mengenai jumlah pengambilan dan jenis program yang akan ditawarkan.

Rekod mengenai perubahan kehendak pelanggan disimpan dan disenggara dengan baik.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01


27/40

PKB-MK

7.2.3

Komunikasi dengan Pelanggan a.

PKB akan menyalurkan maklumat berkaitan kepada pelanggan melalui web, iklan, risalah dan sebagainya yang mengandungi peluang-peluang pengajian dan program yang ditawarkan.

b.

Pertanyaan berkaitan program oleh pelanggan dirujuk kepada Jabatan HEP atau jabatan berkaitan.

c.

Menerima dan merekodkan maklumbalas yang diterima termasuk melalui borang aduan pelanggan/ e-aduan/ media massa.

7.3

Rekabentuk Dan Pembangunan Proses Tidak diaplikasikan. (Rujuk Para 3.1)

7.4

Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan a.

Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang dibuat hendaklah memenuhi dan menepati prosedur dan spesifikasi yang disediakan oleh PKB.

b.

Proses perolehan hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan dan semua peraturan perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

c.

PKB menyedia dan menyenggara satu Senarai Pembekal yang diluluskan.

d.

Pemantauan

dan

penilaian

prestasi

pembekal

dilaksanakan dari semasa ke semasa dan dilaporkan dalam Laporan Analisis Prestasi Pembekal. e.

Pembekal yang mencapai kriteria kurang dari 80% sebanyak tiga kali dan diperakukan oleh Penolong Akauntan

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01

akan

disenaraihitamkan.


28/40

PKB-MK

f.

Rekod-rekod berkaitan hasil penilaian prestasi pembekal disimpan dan disenggara.

7.4.2

Maklumat Perolehan a.

PKB akan menyediakan spesifikasi perolehan secara terperinci di dalam dokumen perolehan yang disediakan termasuk pesanan tempatan, sebutharga dan tender untuk dibekalkan kepada pembekal akan disemak dan disahkan oleh pihak yang bertanggungjawab.

b.

Perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar hendaklah mengenalpasti kelayakan

personel yang

diperolehi. c.

Kawalan melalui

kualiti

bekalan/

perlaksanaan

perkhidmatan

prosedur

bagi

diwujudkan mamastikan

keperluan pembelian dipatuhi. d.

7.4.3

Rekod perolehan disimpan dan disenggara.

Verifikasi Ke Atas Perolehan Yang Diterima

Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa

bagi

memastikan

spesifikasi yang ditetapkan

ianya

mematuhi

kehendak

dalam dokumen perolehan.

Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh Pegawai Perolehan atau Pegawai Stor. Sekiranya bayaran tidak memenuhi spesifikasi penerimaan/penolakan bayaran akan dibuat mengikut prosedur yang telah dibangunkan untuk memastikan ianya tidak memberi kesan kepada keberkesanan pekhidmatan.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


29/40

PKB-MK

7.5

Pemberian Perkhidmatan Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

7.5.1

Kawalan Ke Atas Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

Pengurusan dan pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional di peringkat sijil dan diploma dipastikan terkawal melalui pematuhan kepada undang-undang, peraturan, dasar, syarat dan kriteria yang telah ditetapkan.

PKB merancang dan melaksanakan PLSP kepada pelajar secara terkawal dengan memastikan : a.

Terdapat

maklumat yang menerangkan dengan jelas

berkaitan program yang akan dijalankan. b.

Pelaksanaan

proses

pengurusan

dan

pelaksanaan

Pemberian Latihan Separa Profesional juga dikawal melalui pematuhan kepada Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan dokumen sokongan yang berkaitan yang telah diluluskan . Pengurusan dan pelaksanaan proses Pemberian Latihan Separa Profesional dipastikan memenuhi ciri-ciri kualiti yang telah ditetapkan dalam dasar dan objektif kualiti. c.

Peralatan yang ada memberi kesan kepada pelaksanaan sistem kualiti dipastikan sentiasa sedia digunakan serta disenggarakan mengikut jadual yang ditetapkan.

d.

Penilaian pelajar digunakan sebagai alat pengukuran pencapaian PLSP.

e.

Pemantauan dan pengukuran proses Pemberian Latihan Separa Profesional dilaksanakan oleh tenaga pengajar yang terlatih dalam bidang masing-masing mengikut

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


30/40

PKB-MK

Garis Panduan Kecemerlangan Akademik yang ditetapkan . f.

Maklumat tawaran pekerjaan yang berkaitan dengan pelajar disampaikan melalui Unit Psikologi dan Kerjaya

g.

Semua rekod pencapaian pelajar/graduan disimpan dengan baik di Unit Peperiksaan.

7.5.2

Pengesahan Ke Atas Proses Pemberian Latihan Separa Profesional

Tidak diaplikasikan. (Rujuk Para 3.1)

7.5.3

Identifikasi serta Kemudahkesanan a.

Pelajar-pelajar yang mendaftar di PKB diberi nombor pendaftaran.

Nombor pendaftaran pelajar direkod dan

digunapakai

sepanjang

proses

pengurusan

dan

pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional di PKB. b.

Kursus dikenalpasti melalui nombor kod kursus. Nombor ini

digunakan

dalam

proses

pengurusan

dan

pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional seperti

jadual

waktu,

peperiksaan

dan

rancangan

mengajar. c.

Kertas jawapan peperiksaan pelajar diberi nombor khas untuk merahsiakan identiti calon daripada pemeriksa kertas jawapan.

d.

Diploma yang dianugerahkan kepada lulusan diberikan nama dan nombor kad pengenalan pemegang diploma berkenaan.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01


31/40

PKB-MK

7.5.4

Kawalan Ke Atas Harta Hakmilik Pelanggan Harta hak milik pelanggan seperti skrip jawapan peperiksaan akhir:a. Dikenalpasti melalui no. pendaftaran. b. Dijaga dan disimpan ditempat yang selamat, kecuali dinyatakan. c. Direkod dan statusnya dinyatakan.

Jika hartamilik pelanggan di dapati hilang, rosak atau tidak sesuai digunakan, PKB akan melaporkan kepada pelanggan dan rekod-rekod akan diselenggarakan.

7.5.5

Pemuliharaan Pengendalian a.

Kertas

Peperiksaan,

peperiksaan,

skrip

lembaran

jawapan,

markah,

slip

peralatan keputusan

peperiksaan dan sijil diploma dikendalikan oleh pegawai yang

dipertanggungjawabkan

kehilangan, rosak

untuk

mengelakkan

atau kebocoran dengan identifikasi

dan kaedah tertentu.

Penyimpanan dan Pemuliharaan a.

Kertas

peperiksaan,

markah

penilaian,

peralatan

peperiksaan, barangan perolehan disimpan di tempat yang sesuai dan selamat untuk menjamin tidak rosak. b.

Kertas soalan, kertas jawapan peperiksaan, kertas jawapan pelajar, slip keputusan peperiksaan, sijil diploma dibungkus

untuk

memastikan

keselamatan

dan

kemudiannya disimpan di dalam bilik kebal yang berkunci. Bilik kebal ini hanya boleh dibuka oleh pegawai yang

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01

bertanggungjawab


sahaja.

32/40

PKB-MK

Penghantaran / Penyerahan a.

Sijil Diploma diserahkan kepada pelajar mengikut kaedah yang sesuai dan selamat.

7.6

Kawalan

Tentukuran

Ke

atas

Peralatan

Pengukuran

Pemantauan Tidak diaplikasikan. (Rujuk Para 3.1)

KELUARAN : 02

PINDAAN : 01


dan

33/40

PKB-MK

SEKSYEN 8 : Pengukuran, Penganalisis dan Penambahbaikan

8.1

Am

PKB merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan proses penambahbaikan yang diperlukan bagi ; a.

Menunjukkan proses pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional (PLSP) menepati keperluan yang ditetapkan.

b.

Memastikan kepatuhan kepada Sistem Pengurusan Kualiti.

c.

Membuat penambahbaikan berterusan secara berkesan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti.

Ini termasuklah pengenalpastian kaedah-kaedah, meliputi teknik-teknik statistik dan tahap penggunaanya.

8.2

Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1

Kepuasan Pelanggan Kepuasan hati pelanggan merupakan satu alat pengukur prestasi sistem pengurusan kualiti. PKB hendaklah memantau maklumat

berhubung

dengan

persepsi

pelanggan

bagi

menentukan sama ada PKB telah dapat memenuhi kehendak pelanggan

dalam

pelaksanaan

PLSP.

Kaedah

untuk

memperolehi dan menggunakan maklumat ini akan ditentukan.

8.2.2

Audit Dalaman

PKB melaksanakan audit dalaman mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan sama ada sistem pengurusan kualiti;

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


34/40

PKB-MK

a.

Mematuhi apa yang telah dirancang dalam keperluankeperluan standard dan keperluan-keperluan sistem pengurusan kualiti yang telah diwujudkan oleh PKB.

b.

Dilaksanakan dan dipelihara secara berkesan.

Prosedur yang didokumenkan menyatakan tanggungjawab dan keperluan

bagi

perancangan

dan

pelaksanaan

audit,

mewujudkan rekod dan membuat laporan keputusan audit.

Program audit dirancang dengan mengambil kira status dan kepentingan sesuatu proses dan bidang yang akan diaudit selain daripada mengambilkira hasil audit yang lepas. Kriteriakriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan adalah ditentukan. Pemilihan juruaudit dan pengauditan adalah untuk memastikan objektif dan proses audit tidak dipengaruhi. Juruaudit juga tidak dibenarkan untuk mengaudit kerja mereka sendiri.

Rekod-rekod audit dan hasil-hasilnya akan dikekalkan.

Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang yang diaudit akan memastikan sebarang pembetulan dan tindakan pembetulan diambil dengan segera bagi mengelakkan punca dan ketidakakurannya ditemui.

Tindakan susulan

meliputi verifikasi ke atas tindakan yang telah diambil dan laporan mengenai keputusan verifikasi.

8.2.3

Pemantauan dan Proses-Proses Pengukuran PKB

menggunakan kaedah-kaedah yang sesuai untuk

memantau proses di mana perlu, mengukur pelaksanaan sistem pengurusan

kualiti.

Kaedah

yang

digunakan

itu

akan

menunjukkan keupayaan proses-proses untuk mencapai hasil

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


35/40

PKB-MK

yang dirancangkan. Bila hasil yang dirancangkan tidak dapat dicapai,

pembetulan

dan

tindakan

pembetulan

yang

bersesuaian akan diambil.

8.2.4

Pemantauan Dan Pengukuran Pencapaian Pemberian Latihan Separa Profesional.

PKB

melaksanakan

pemantauan

dan

mengukur

ciri-ciri

pencapaian PLSP bagi menentukan PLSP menenuhi keperluan yang ditetapkan. Ia dilaksanakan di beberapa peringkat penghasilan proses PLSP selaras dengan perancangan yang dibuat. Bukti kepatuhan dengan kriteria yang diterima pakai direkod dan dipelihara.

Rekod-rekod akan menunjukkan pihak yang mempunyai bidang kuasa untuk mengeluarkan PLSP bagi penghantaran kepada pelanggan.

Pengeluaran

penghantaran

kepada

PLSP

pelanggan

dan tidak

perkhidmatan

boleh

diteruskan

sehingga penyusunan perancangan di selesaikan dengan memuaskan melainkan ianya diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkaitan, dan dimana bersesuaian, oleh pelanggan.

8.3

Kawalan

Ketakuran

Terhadap

Pemberian

Latihan

Separa

Profesional

PKB memastikan pelaksanaan PLSP yang tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dikenalpasti dan dikawal untuk mencegah ianya digunakan dengan tidak sengaja atau disampaikan kepada pelanggan . Prosedur yang didokumenkan disediakan bagi menerangkan kawalan dan tanggungjawab serta bidang kuasa yang berkaitan untuk menguruskan PLSP.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


36/40

PKB-MK

Kaedah kawalan ketakuran sama ada : a. Mengambil tindakan untuk menghapuskan ketakuran yang dikesan. b. Memberi kuasa bagi penggunaannya, keluaran atau penerimaan dibawah pengawasan pihak berkuasa berkaitan dan, dimana sesuai oleh pelajar. c. Mengambil tindakan untuk mengecualikannya daripada penggunaan atau aplikasi asalnya. d. Dengan mengambil tindakan yang sesuai ke atas kesan, atau kesan-kesan berpotensi bila ketakuran PLSP dikenalpasti selepas penghantaran atau penggunaanya.

Bila ketakuran PLSP telah diambil tindakan pembetulan ia perlulah disahkan semula supaya memenuhi keperluan yang telah ditetapkan bagi menunjukkan keakuran terhadap keperluan.

Rekod yang berkaitan disimpan dan disenggara.

8.4

Analisis Data Data-data berikut dikumpul dan dianalisis bagi menilai kesesuaian serta keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan untuk menilai di mana tindakan penambahbaikan berterusan terhadap Sistem Pengurusan Kualiti boleh dilaksanakan. Penganalisisan meliputi data-data yang dihasilkan daripada pemantauan, pengukuran dan daripada sumber lain yang bersesuaian.

Penganalisaan data akan memberi maklumat kepada hal-hal yang berkaitan di bawah: a.

Kepuasan hati pelanggan

b.

Memenuhi keperluan PLSP yang ditetapkan

c.

Ciri-ciri dan arah aliran proses-proses dan PLSP termasuk peluang untuk tindakan pencegahan.

d.

Prestasi pembekal

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


37/40

PKB-MK

8.5

Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Yang Menyeluruh PKB melaksanakan penambahbaikan yang menyeluruh dan berkesan

ke

penggunaan

atas dasar

Sistem kualiti,

Pengurusan objektif

Kualiti

kualiti,

hasil

melalui audit,

penganalisisan data, tindakan pembetulan dan kajian semula pengurusan.

8.5.2

Tindakan Pembetulan PKB melaksanakan tindakan untuk menghapuskan puncapunca ketakuran bagi mengelakkan ianya berlaku lagi. Tindakan pembetulan yang bersesuaian dengan kesan ketakuran yang berlaku akan digunakan.

Prosedur tindakan pembetulan diwujudkan bagi menerangkan keperluan-keperluan untuk: b.

Pengenalpastian

ketakuran

(

termasuk

aduan-aduan

pelanggan), c.

Mengenal pasti punca-punca ketakuran,

d.

Penilaian mengenai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakuran tidak akan berulang,

e.

Penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan,

f.

Memelihara rekod keputusan hasil tindakan.

g.

Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan.

8.5.3 Tindakan Pencegahan PKB melaksanakan tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketakuran yang dijangkakan bagi menghalang ianya daripada

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


38/40

PKB-MK

berlaku. Tindakan pencegahan yang bersesuaian terhadap kesan masalah yang dijangkakan diambil. Prosedur tindakan pencegahan diwujudkan bagi menjelaskan keperluan untuk ; a.

Penentuan prestasi ketakuran dan punca yang dijangka berlaku,

b.

Menilai

keperluan

untuk

mengambil

tindakan

bagi

memastikan ketakuran tidak akan berulang, c.

Menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan,

d.

Memelihara rekod keputusan hasil tindakan

e.

Mengkaji semula keberkesanan tindakan pencegahan yang dilaksanakan.

KELUARAN : 02

PINDAAN : 00


39/40

PKB-MK

Dokumen Berkaitan

Prosedur

Nama Prosedur

PKB-PK-PS-01

Kawalan Dokumen

4.2.3

PKB-PK-PS-02

Kawalan Rekod Kualiti

4.2.4

PKB-PK-PS-03

Pengendalian Maklumbalas Pelanggan

PKB-PK-PS-04

Tindakan Pencegahan

8.5.3

PKB-PK-PS-05

Tindakan Pembetulan

8.5.2

Kawalan Perkhidmatan Tidak PKB-PK-PS-06

Menepati Spesifikasi

Klause

8.4

8.3

PKB-PK-PS-07

Pengendalian Audit Dalaman

8.2.2

PKB-PK-PS-08

Pengurusan Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

7.4

PKB-PK-PS-09

Penyelenggaraan

6.3

PKB-PK-PS-10

Pengurusan Latihan Staf

6.2.2

PKB-PK-PLSP-01

Proses Pendaftaran Pelajar/Kursus

7.5.1

PKB-PK-PLSP-02

Proses Pengajaran Dan Pembelajaran

7.5.1


Penyediaan Rancangan Mengajar Semester

7.5.1

Persiapan Dan Pelaksanaan PKB-AK-(PK-PLSP-02)-02

KELUARAN : 02

Kuliah/ Amali

PINDAAN : 01

7.5.1


40/40

PKB-MK


Pemantauan Kehadiran Pelajar

7.5.1


Pelaksanaan Penilaian Berterusan

7.5.1


Pelaksanaan Aktiviti Kokurikulum

7.5.1

Pengurusan Peperiksaan Dan PKB-PK-PLSP-03

Persijilan

7.5.1

Penyediaan Item Peperiksaan PKB-AK-(PK-PLSP-03)-01

7.5.1

Akhir


Pelaksanaan Penilaian

7.5.1


Pemprosesan Keputusan Penilaian

7.5.1


Pengurusan Persijilan

7.5.1

Perancangan Dan Pelaksanaan PKB-PK-PLSP-04

KELUARAN : 02

Latihan Industri

PINDAAN : 01

7.5.1


Lampiran 1 Senarai Program Peringkat Diploma Yang Ditawarkan Di Politeknik Kota Bharu

Bil.

Kod Program

Nama Program

1

D04

Kejuruteraan Awam

2

D09

Ukur Bahan

3

D16

Kejuruteraan Elektrik

4

D21

Kejuruteraan Elektronik (Komunikasi)

5

D26

Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik

6

D30

Kejuruteraan Mekanikal

7

D31

Kejuruteraan Mekanikal (Automotif)

8

D35

Kejuruteraan Mekanikal (Pertanian)

9

D41

Kejuruteraan Mekatronik

10

D50

Akauntasi

11

D53

Pemasaran

12

D55

Pengajian Perniagaan

Lampiran 2

Lampiran 3 C CA AR RT TA APPR RO OSSE ESSPPL LSSPPD DA AN NH HU UB BU UN NG GK KA AIIT TA AN NT TA AR RA APPR RO OSSE ESS PROSES TERAS

PENGURUSAN REKOD PELAJAR

K K EE PP EE R R LL U U A A N N PP EE LL A A N N G G G G A A N N

PENDAFTARAN PELAJAR & KURSUS

PELAN STRATEGIK

SEMAKAN PENGURUSAN

PEPERIKSAAN

P E N G U R U S A N S U M B E R

PEMANTAUAN PENGAJARAN & PEMBELAJARAN PELAKSANAAN PENGAJARAN & LATIHAN INDUSTRI

PENILAIAN PERKHIDMATAN PENGAJARAN

PERANCANGAN PENGAJARAN & LATIHAN INDUSTRI

YA

MENEPATI KEPERLUAN

PERSIJILAN

TIDAK PENYEDIAAN INFRASTRUKTUR

AUDIT DALAMAN

KAWALAN KETAKURAN

TINDAKAN PEMBETULAN & PENCEGAHAN

MAKLUMBALAS PELANGGAN

PROSES PENGURUSAN

UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN

PERPUSTAKAAN

UNIT MULTIMEDIA DAN SUMBER

UNIT PEMBANGUNAN & PENYENGGARAN

ASRAMA

UNIT PSIKOLOGI & KERJAYA

JABATAN HAL EHWAL PELAJAR

UNIT PENTADBIRAN

UNIT SISTEM & TEK. MAKLUMAT

PROSES SOKONGAN

K K E E P P U U A A S S A A N N P P E E LL A A N N G G G G A A N N

POLITEKNIK KOTA BHARU

Recommend Documents