Operační program:
Integrovaný operační program
Identifikace výzvy:
výzva č. 08
Registrační číslo:
CZ.1.06./2.1.00/08.07240
Název projektu:
Rozšíření elektronické spisové služby
Žadatel:
Olomoucký kraj
Adresa žadatele:
Jeremenkova 1191/40a, 779 00 Olomouc
Příručka k rozšíření spisové služby o Spisovnu (ve vazbě na KDS)
Název dokumentu:
Příručka k rozšíření spisové služby o Spisovnu (KDS)
Verze:
1.1
Autor/Autoři:
Mgr. Jaromír Filip
Stádium:
final
Jméno souboru:
Příručka SPI,KDS.docx
Počet stran:
Datum aktualizace:
4.5.2014
Strana:
1
36
Obsah 1.
Metodika, legislativa .................................................................................................................................. 3 1.1 Legislativa ................................................................................................................................................. 3 1.2 Rozšíření hostované el. Spisové služby o část SPI - Spisovny ................................................................... 4 1.3 Revize stavu .............................................................................................................................................. 4 1.4
Metodika obecná................................................................................................................................ 4
Pozice referenta ......................................................................................................................................... 5 Pozice referenta centrální spisovny ........................................................................................................... 5 1.5 Metodika předávání balíků do KDS .......................................................................................................... 6 Pozice referenta centrální spisovny (digitální spisovny) ............................................................................ 6 2.Práce se spisovnou v hostované el. Spisové službě – SSD............................................................................... 8 2.1 Tvorba balíků v SSD .................................................................................................................................. 8 2.1.1 Vytvoření balíku s neevidovanými dokumenty ...................................................................................12 2.2 Přehled balíků v hlavní evidenci SSD a detail balíku...............................................................................14 2.3 Předání a převzetí balíků spisovnou .......................................................................................................15 2.4 Práce s modulem SPI – příprava skartačního řízení ...............................................................................16 2.5 Práce s modulem SPI –převzetí balíků....................................................................................................16 2.6 Práce s modulem SPI – Uložení balíku a práce s detailem balíku ..........................................................17 2.7 Uložení balíku .........................................................................................................................................17 2.8 Detail balíku ............................................................................................................................................18 2.9 Práce s modulem SPI – výpůjčky a správa výpůjček ...............................................................................20 2.10
Práce s modulem SPI – Administrace úložných míst ........................................................................22
2.11 Práce s modulem SPI – příprava skartační návrh .................................................................................23 2.12 Práce s modulem SPI – skartační návrh + skartační protokol ..............................................................24 3. Práce se spisovnou v SSD ve vazbě na KDS ..................................................................................................26 3.1 Vytvoření SIP balíčku z modulu SSD .......................................................................................................26 Seznam chyb z kontroly metadat .............................................................................................................27 3.2 Předání SIP do KDS v modulu SSD ..........................................................................................................30 3.3 Aktualizace stavů v modulu SSD .............................................................................................................33 3.4 Oprava a přegenerování SIP ...................................................................................................................35 3.5 Vyžádání DIP z KDS .................................................................................................................................35
2
1. Metodika, legislativa 1.1 Legislativa 499/2004 Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 190 / 2009 Zákon, kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony 259 / 2012 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby 192 / 2009 Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů 193 / 2009 Vyhláška o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů 194 / 2009 Vyhláška o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek O autorizované konverzi: 300 / 2008 Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
301 / 2008 Zákon, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
O elektronickém podpisu: 227 / 2000 Zákon o elektronickém podpisu a změně některých dalších zákonů
3
1.2 Rozšíření hostované el. Spisové služby o část SPI - Spisovny Rozšíření hostované el. Spisové služby SSD o část Spisovny je určeno pro správu centrálních spisoven a evidenci dokumentů v před-archivní péči. Umožňuje příjem dokumentů do spisovny, sledovat a kontrolovat kapacitu úložných míst, sledovat a evidovat zápůjčky. Rozšíření hostované el. Spisové služby SSD o část Spisovny lze vytvářet skartační návrhy a skartační protokoly. Takto uložené dokumenty již nevstupují do „běžného života“. K základním evidenčním údajům se přidávají informace o lokaci (místě uložení) a případných výpůjčkách.
1.3 Revize stavu Návrh odráží a reflektuje na současný provoz vyřazování a ukládání uzavřených dokumentů a spisů. V organizacích TC Olomouckého kraje v rámci komplexního zpracování pomocí elektronické evidence chybí již jen zmiňovaný článek archivní a post-archivní péče. V rámci životního cyklu dokumentu je popsaná posloupnost kroků kde na konci jednoznačně stoji kvalifikovaná péče o dokumenty, spisy vyřízené a jejich správa směrem k legislativě v rámci řádných archivací, skartací. Tuto činnost elektronická evidence značně zlehčuje a znamená historicky rychlejší a přesnější orientaci. Předpokládá se doplnění, úprava spisového řadu příspěvkových organizací o základní elementy vedení elektronické spisové služby včetně spisovny.
1.4 Metodika obecná Příspěvkové organizace v rámci TC Olomouckého kraje mají centrální spisovnu pro ukládání vyřízených dokumentů a spisů. Za stav a chod centrální spisovny odpovídá pověřený pracovník organizace. S implementací modulu spisovny – vzniká povinnost připravovat spisy, dokumenty po jejich vyřízení , uzavření prostřednictvím archivních boxů, krabic, šanonů, složek … obecně pojmenovaných – balík. Na referentských pracovištích a ty následně předávat na pracovnici centrální spisovny. Pojem příruční spisovna lze vysvětlit následovně, jedná se dokumenty, spisy, které jsou vyřízeny, ale do kterých je třeba nahlížet, tzv. živé dokumenty (jedná se o samostatné místnosti nebo skříně v kanceláři). Fyzicky kompletuje dokumenty, spisy a za správnost vkládání do balíků odpovídá zaměstnanec pověřený vedením, evidencí ve spisové službě. Balíky určené pro centrální spisovnu se předávají pracovníkovi odpovědnému za vedení centrální spisovny. Předání si zajišťuje každý zaměstnanec organizace sám. Dokumenty, spisy se ukládají archivních boxů, krabic, šanonů, složek … obecně pojmenovaných – balík definované ve Spisovém a skartačním řádu organizace.
4
V hostované el. Spisové služby SSD o část Spisovny je možné vytvářet balíky, jejichž obsahem mohou být vyřízené dokumenty nebo vyřízené, uzavřené spisy. Kritérium pro umísťování do balíků je stejná hodnota SPISOVÉHO PLÁNU a SPISOVÉHO ZNAKU. Doporučujeme naplňovat balíky pokud možno tematicky stejnými dokumenty, spisy. Pozice referenta Referent nese odpovědnost za správnou přípravu dokumentů, spisů pro spisovnu. Jeho role je jednoznačná v dokončení vyřízení, uzavření spisů a vyřízení dokumentů. Následně je teprve možné tyto „data“ fyzicky a elektronicky předat do spisovny centrální. Budou dodržena pravidla umísťování těchto „dat“ do balíků. archivních boxů, krabic, šanonů, složek … v systému elektronické evidence představuje elektronický BALÍK dokumentů nebo spisů, které mají shodnost SPISOVÝ PLÁN a SPISOVÝ ZNAK z pohledu archivace.
Při předávání do spisovny je třeba k dané krabici vytisknout štítek s informacemi o balíku a obsah balíku podepsaný předávajícím referentem jakožto garantem správnosti pro předání (obsah balíku = výpis vložených dokumentů, spisů). Pokud se týká hybridních balíků (tzn. obsahující část originálů dokumentů v el. Podobě a část v analogové podobě) a balíků obsahujících čistě digitální podobu originálů. Postupuje se stejně jako výše uvedené, ale provádí se kontrola metadat nad digitální částí dokumentů a spisů. Kontrola metadat nad dokumenty a spisy kontroluje správnost vyplnění hlaviček dokumentů dle NSESS a formáty vložených elektronických příloh. Předmětem kontroly je zejména kompletnost spisu v analogové podobě v rozsahu dokumentů uvedených v soupisu, převedení dokumentu v digitální podobě do výstupního datového formátu, uvedení spisového znaku a skartačního režimu u všech dokumentů a spisů. Pozice referenta centrální spisovny Proces předarchivní a archivní péče je definován rozšířením hostované el. spisové služby SSD o část Spisovny, kterým se bude o vyřízené, uzavřené věci referentů , oddělení starat pověřená osoba. Ty pokud se bude jednat o analogové (hybridní) balíky bude ukládat v místnostech k tomu určených. Zde pokud budou uloženy, provede se o tom záznam i hostované el. spisové služby SSD o část Spisovna, a v danou dobu dle lhůty a znaku nad balíkem s nimi provede skartační řízení (tvorba skartačního návrhu, komunikace s místně příslušným archivem ,tvorba skartačního protokolu včetně příloh a předání dokumentů a spisů ke skartaci případně archivaci). Obdobná situace nastává i u balíků kompletně v digitální podobě(tzn. obsahující originály dokumentů v el. podobě a u hybridních balíku, provedeme hostované el. spisové služby SSD o část Spisovny jejich uložení a v daných termínech nad nimi v určených termínech provedeme skartační návrhy a případně tisky skartačních protokolů. Při skartačním návrhu dojde nad analogovými, hybridními digitálními balíky ke generování SIP balíčků a následné předání do části spisovny pojmenované digitální spisovna (napojení spisovny na krajskou digitální spisovnu – popsané v další části metodiky). Spisovna je velmi komplexní a poskytuje širokou škálu potřebných činnosti. Lze tímto programem sledovat výpůjčky interním, externím subjektům, zaevidovávat neevidovanou dokumentaci z doby před zavedením 5
GINIS SSL a další. Případně vytvářet balíky nad neevidovanými dokumenty ve spisové službě (např. dokumenty ekonomických agend, třídní knihy, …).
Způsoby přístupu k archivacím Hlavní myšlenkou je potřeba oddělit evidenci živou od neživé. Tedy zajistit řádné uložení vyřízených, uzavřených dokumentů a spisů a určení úroveň přístupu k nim. 1. Referent vytvoří balík s vyřízenými dokumenty a vyřízenými uzavřenými spisy a nechá si je v kanceláři, nahrazuje tím příruční spisovnu odboru (oddělení) 2. Ty balíky co nepotřebuje, tak ihned po jejich vzniku referent předává na centrální spisovnu
1.5 Metodika předávání balíků do KDS Pozice referenta centrální spisovny (digitální spisovny) Organizace respektive referent pracující se spisovnou, která bude předávat dokumenty a spisy a to v jakékoliv podobě (analogové, digitální, hybridní) do KDS, bude muset při skartačním návrhu vytvářet z balíku tzv. SIP balíčky. Což jsou elektronické soubory obsahující metadata o dokumentech, případně el. obrazy. Fyzické dokumenty a spisy zůstávají uloženy u původce, do krajské digitální spisovny se zasílají SIP balíčky obsahující pouze metadata. Součástí balíčku mohou být i el. přílohy představující digitalizovanou podobu dokumentu. Metadata jsou použita pro evidenci ve spisovně a pro účely skartačního řízení. V případě elektronických dokumentů se do spisovny předávají SIP balíčky s metadaty a kopií el. příloh. El. přílohy musí být ve výstupním datovém formátu (PDF-A) nebo musí být před předáním do spisovny do něj převedeny, v tomto případě je žádoucí předávat i originál. Míra důvěryhodnosti elektronických dokumentů se odvíjí od existence autentizačních prvků, které prokazují souvislost se subjektem (např. elektronický podpis) a prokazující časové souvislosti (časové razítko). Tyto prvky je nutné již při příjmu do organizace zkontrolovat a ověřit, že jsou platné a tyto údaje uložit a předat do spisovny. Pro hybridní spisy obsahují dokumenty jak v analogové, tak v digitální podobě. Platí pro ně výše uvedená pravidla podle formy dokumentu. Jelikož velká část spisů je hybridních, je vhodné vést jednotnou evidenci ve spisovně hostované spisové služby SSD. Veškeré výše uvedené činnosti řešíme přes součást Spisovny – část Digitální spisovny, která primárně slouží k správě SIP balíčku a komunikaci s KDS – krajskou digitální spisovnou. Krajská digitální spisovna je nástroj pro dlouhodobé uložení a správu úředních dokumentů a spisů a navazuje na projekty implementace elektronické spisové služby u různých subjektů kraje (KÚOK, ORP, PO), které budou napojeny do KDS. KDS bude předávat digitální archiválie po uplynutí příslušných lhůt do Národního digitálního archivu. V Digitální spisovně referent spravuje SIP balíčky, které předává do uložiště pro dlouhodobou správu dokumentů. Jelikož již při předání balíků do spisovny se provádí kontrola metadat dokumentů a spisů v balíku, nic by nemělo bránit k tomu předat vytvořený SIP balíček do KDS. Referent v rámci své práce 6
s digitální spisovnou vytváří SIP balíčky u balíků, u kterých nebylo na spisovně provedeno. Následně referent všechny připravené SIP balíčky nalezne v části digitální spisovny – k uložení do digitální spisovny. Zde referent výběrem, zatrhne dokumenty a spisy, které předává do KDS (většinou vybere vše) a přenese požadované do krajské digitální spisovny. Je nutné následně provádět kontrolu stavu dokumentů a spisů. Referent spisovny nese odpovědnost za správnou přípravu dokumentů, spisů pro přenesení do krajské digitální spisovny. Po úspěšném předání referent již s těmito dokumenty nepracuje, může pouze provést výpůjčku tzv. DIP balíčku a prohlížet jeho obsah. Pokud předání z jakéhokoliv důvodu nedopadne referent provádí nápravu stavu a přegenerování SIP balíčku a celý proces na digitální spisovně opakuje.
7
2.Práce se spisovnou v hostované el. Spisové službě – SSD 2.1 Tvorba balíků v SSD Na vyřízeném dokumentu, je potřeba bezprostředně po vyřízení v horní části detailu dokumentů, vybrat záložku Činnosti položku Balíky. Stejný postup platí i pro spisy, které po vyřízení vkládáme také do balíku.
Zde máme dvě varianty dokument nebo spis umístit do existujícího balíků, který má stejný spisový znak jako vyřízený dokument (měla by být i obdobná věcná příslušnost), nebo vytvořím nový balík.
8
Na novém balíku je nutné kliknutím na
vygenerovat PID balíku a vyplnit název, typ balíku a OK..
Nasledně na detailu dokumentu je vidět informace o uložení dokumentu v balíku a je možné zobrazit i detail balíku kam je dokument vložen.
9
Na přehledu Aktivních dokumentu a spisů je také vidět informace o uložení dokumentu do balíku.
Druhou možností jak dokument nebo spis vložit do balíku, je vložit již do existujícího balíku. Na vyřízeném spisu, je potřeba bezprostředně po vyřízení v horní části detailu dokumentů, vybrat záložku Činnosti položku Balíky. Nyní vložíme spis již do existujícího balíku.
10
Následně spis můžeme vložit do již existujícího balíku nebo založit nový balík. Zde vybereme z balíků, do kterých je možné vložit ten správný (nabízí nám balíky shodné na spis. znak). Poté potvrdíme pomocí tlačítka OK.
Nasledně na detailu spisu je vidět informace o uložení dokumentu v balíku a je možné zobrazit i detail balíku kam je dokument vložen.
11
2.1.1 Vytvoření balíku s neevidovanými dokumenty Na přehledu balíků máme přehled všech balíků, které jsou určeny pro předání do spisovny. Pokud chceme zaevidovat balík pro spisovnu, který bude obsahovat dokumenty, které nejsou ve spisové službě nebo si jen prostě předpřipravit prázdné balíky vybereme položku nový balík.
Na novém balíku je nutné kliknutím na znak a OK..
vygenerovat PID balíku a vyplnit název, typ balíku a spisový
12
Následně na záložce obsah je možno do dokumentu vkládat neevidované dokumenty a spisy.
Po stisknutí tlačítka Vložit neevid. se zobrazí okno viz níže, kde je potřeba vyplnit Název, převzato od a zda se jedná o dokument nebo spis (u spisu kolik má jednotek – kolik obsahuje dokumentů) a potvrdíme OK.
13
2.2 Přehled balíků v hlavní evidenci SSD a detail balíku. Ve stromovém okně v SSD- hlavní evidence jsou i přehledy k Balíků a balíky předané do spisovny.
Na přehledu balíku vídime balíky se kterými aktuálně pracujeme. Říká se, že jsou v tzv. Příruční spisovně.
V přehledu balíky předané do spisovny ukazuje, které balíky jsem již na spisovnu předali.
14
2.3 Předání a převzetí balíků spisovnou
Pokud již s balíkem nechci dále pracovat, předám balík spisovně. K předání balíku je nutné mít vytištěný štítek balíku a Přidělit spisovně s tiskem předávacího protokolu.
15
Je potřeba provést kontrolu balíku, aby soupis dokumentů a spisů odpovídal obsahu balíku. Který nalezneme na detailu balíku.
2.4 Práce s modulem SPI – příprava skartačního řízení Modul je určen pro správu centrálních i odborových spisoven a evidenci dokumentů v předarchivní péči. Umožňuje příjem dokumentů do spisovny, sledovat a kontrolovat kapacitu úložných míst, sledovat a evidovat zápůjčky. Modul dále vytváří skartační návrhy a skartační protokoly. Takto uložené dokumenty již nevstupují do „běžného života“. K základním evidenčním údajům se přidávají informace o lokaci (místě uložení) a případných výpůjčkách.
2.5 Práce s modulem SPI –převzetí balíků Práce spisovny začíná ve chvíli kdy přijde referent a předá nám předávací protokol balíků a balíky ve fyzické podobě. Po kontrole obsahu balíku a předávacího protokolu. Můžeme ve spisovně balík převzít přes položku K převzetí – Přehled balíků k převzetí do spisovny.
16
Následně vybereme referenta, který předává balíky a klikneme na načíst, po kontrole vybereme převzít (pokud jsou chyby v balíku nepřebíráme, referent v USU následně provede kontrolu a pokusí se znovu předat)
2.6 Práce s modulem SPI – Uložení balíku a práce s detailem balíku Po převzetí balíků nalezneme balíky v sekci k uložení, kde mohou ležet pod dobu, než začneme nad balíkem řešit skartační návrh (řekněme, že balík je v živé evidenci).
Balíky k uložení, zde vidím jejich přehled, přes pravé tlačítko myši mohu, zobrazit detail balíku a provádět kontrolu metadat.
2.7 Uložení balíku Při kliknutí na uložení balíků se balík převede do stavu přípravy na skartační řízení a nalezneme ho na přehledech v Přehledech - Archivní knize. Zde se již čeká na skartační řízení.
17
Zde je potřeba vybrat úložné místo a vybrat tlačítko Načíst.
2.8 Detail balíku Detail balíku zobrazuje informace týkající se balíku, samozřejmě lze upravit přes tužtičku. Nás, ale spíše zajímají záložky uložení a obsah (soupis dokumentů a spisů).
18
Na záložce obsah lze vidět soupis všech dokumentů a spisů umístěných do balíku. Případně vložit nový dokument či spis z SSD nebo vložit neevidovaný dokument v SSD, případně provést Výpůjčku.
19
2.9 Práce s modulem SPI – výpůjčky a správa výpůjček Kdekoliv na detailu balíku je možno balík vypůjčit a to interně nebo externě a řešit správu výpůjček. Na detailu balíku přes položku Činnosti je možné balík vypůjčit.
Následně se určuje komu (interní subjekt= osoba v rámci organizace, externí subjekt= např. olomoucký kraj)a do kdy – lhůtu můžeme uzpůsobit.
20
V přehledech je položka kniha výpůjček, kde modře podbarvená pole znamenají výpůjčku v termínu a červeně po termínu.
Když referent výpůjčku vrátí tak na přehledu výpůjček, načteme seznam výpůjček, označíme řádek a přes pravé tlačítko myši zobrazíme Detail výpůjčního lístku. Pokud balík chceme vrátit klikneme na tlačítko Vrátit.
21
2.10 Práce s modulem SPI – Administrace úložných míst
Vybereme administraci úložných míst. Nahoře vidíme tlačítko Nové . Přes G vygenerujeme identifikátor, zadáme popis a typ úložného místa, umístění a klikneme na OK.
22
2.11 Práce s modulem SPI – příprava skartační návrh Práce na přípravě skartačního návrhu se většinou týká roku, kdy dokumenty padnou do skartačního řízení. Nad všemi znaky je postup stejný.
Vybereme na přehledu například u A – Archivace rok skartačního řízení 2019.
Zde je možno, provést kontrolu dat a připravit skartační návrh nebo dočasně vyřadit (to znamená) že v přehledech balík spadne do dočasně vyřazených a čeká se než ho vrátíme znovu do skartačního řízení.
23
Při provedení přípravy skartačního návrhu, se provede v roce 2019 a balík spadne do sekce skartační návrhy. Balík je připraven pro provedení skartačního řízení.
2.12 Práce s modulem SPI – skartační návrh + skartační protokol Pro potřeby komunikace s archivem je potřeba vytisknout skartační návrh, který následně zašleme na kontrolu archivu. Samozřejmě může nastat situace kdy V přeřadí do A nebo S, A do S, S do A.
Skartační návrhy nalezneme v levé části hlavního okna. Přes …a vybereme balík, který chceme zařadit do skart. Návrhu.
Přes pravé tlačítko myši na přidaném návrhu zobrazíme úkony, které nad balíkem je možno provést. Půjdeme v tomto pořadí: 1. Tisk návrhu – následně zašleme na archiv ke schválení (jedná se o přehled balíků !!!) 2. Provedeme nad balíkem nebo balíky skartační řízení – což znamená, že k připravenému skartačnímu protokolu dáme přehled a formu balíku po provedeném skartačním návrhu. A můžeme provést předání A a skartaci S.
24
2
1
Posledním krokem je tisk skartačního protokolu v sekci.
Skartační protokol nalezneme v levé části hlavního okna. Přes …a vybereme balík, nad kterým chceme tisknout přehled a formu balíku pro skartační protokol..
25
Přes pravé tlačítko myši na přidaném návrhu zobrazíme úkony, které nad balíkem je možno provést. Tisk protokolu – přehled a formu balíků pro skartační protokol.
3. Práce se spisovnou v SSD ve vazbě na KDS 3.1 Vytvoření SIP balíčku z modulu SSD Uživatel již připravené balíky předá do správy Spisovny, která následně může vygenerovat z již uložených balíků SIP balíček. Ovšem SIP balíčky doporučujeme generovat až při skartačním návrhu.
26
Dvojklikem otevřeme detail balíku. Na detailu balíků v činnostech je možné provést kontrolu metadat. Tímto se vyhneme případným problémům při přenosu balíčku do KDS.
Seznam chyb z kontroly metadat
Kód chyby - 2312308, Balík s tímto identifikátorem je prázdný Kód chyby - 2312202, Nezadána věc dokumentu Kód chyby - 2312204, Nezadán řádně SPZ dokumentu Kód chyby - 2312286, Nezadány řádně skartační údaje dokumentu Kód chyby - 2312206, Nezadán odesilatel dokumentu Kód chyby - 2312207, Nezadán autor dokumentu Kód chyby - 2312208, Nezadán typ dokumentu
27
Kód chyby - 2312486, Verze souboru el. originálu dokumentu nemá povolený formát, přesto je označena jako platná a archivní stejně jako jiná novější verze a to nelze. Kód chyby - 2312503, Soubor el. originálu verze dokumentu nemá povolený formát, ale existuje novější verze neoznačená jako platná a archivní. Zkontrolujte nastavení. Kód chyby - 2312225, Soubor el. originálu verze dokumentu nemá povolený formát. Kód chyby - 2312487, Verze souboru el. přílohy dokumentu nemá povolený formát, přesto je označena jako platná a archivní stejně jako jiná novější verze a to nelze. Kód chyby - 2312504, Soubor el. přílohy verze dokumentu nemá povolený formát, ale existuje novější verze neoznačená jako platná a archivní. Zkontrolujte nastavení. Kód chyby - 2312226, Soubor el. přílohy verze dokumentu nemá povolený formát. Kód chyby - 2312507, Verze souboru el. originálu dokumentu není ve formátu PDF-A, přesto je označena jako platná a archivní stejně jako jiná novější verze a to nelze. Kód chyby - 2312508, Soubor el. originálu verze dokumentu není ve formátu PDF-A, ale existuje novější verze neoznačená jako platná a archivní. Zkontrolujte nastavení. Kód chyby - 2312509, Soubor el. originálu verze dokumentu není ve formátu PDF Kód chyby - 2312510, Verze souboru el. přílohy dokumentu nemá povolený formát, přesto je označena jako platná a archivní stejně jako jiná novější verze a to nelze. Kód chyby - 2312505, Soubor el. přílohy verze dokumentu není ve formátu PDF-A, ale existuje novější verze neoznačená jako platná a archivní. Zkontrolujte nastavení. Kód chyby - 2312506, Soubor el. přílohy verze dokumentu není ve formátu PDF-A. Kód chyby - 2312416, Dokument je označen jako digitální, ale není vybrán žádný el. soubor pro archivaci. Kód chyby - 2312522, V historii ověření není žádný záznam o ověření podpisu el. souboru Kód chyby - 2312152, "Nezadána věc neevidovaného spisu {0}."); Kód chyby - 2312193, "Nezadána věc neevidovaného dokumentu Kód chyby - 2312192, "Nezadán řádně SPZ neevidovaného spisu Kód chyby - 2312196, "Nezadán řádně SPZ neevidovaného dokumentu Kód chyby - 2312195, "Nezadáno datum vytvoření dokumentu Kód chyby - 2312197, "Nezadán autor Kód chyby - 2312198, "Nezadána věc spisu Kód chyby - 2312199, "Nezadán řádně SPZ spisu Kód chyby - 2312200, "Prázdný spis Kód chyby - 2312240, "Nezadána věc spisu Kód chyby - 2312241, "Nezadán řádně SPZ spisu Kód chyby - 2312242, Prázdný spis 28
Pokud proběhne kontrola metadat v pořádku je možné vygenerovat SIP balíček přes položku Generovat SIP.
Po úspěšném generování se zobrazí informativní okno, kde je informace o místě uložení SIP balíčku.
29
Nastavení složky pro generování a ukládání SIP balíčků v modulu SSD
V modulu SSD v sekci Možnosti, je část Spisovna, kde je možné nastavit složku pro ukládání SIP balíčků na lokální disk.
3.2 Předání SIP do KDS v modulu SSD Balíky nad dokumenty nebo spisy, které chceme přenést do digitální spisovny, musí mít vygenerovaný SIP balíček. Až pokud mají vygenerovaný SIP balíček, tak se zobrazí v sekci „K uložení do digitální spisovny“. Generovat SIP balíček je možné buď přímo na balíku v činnostech (viz. sekce 7.5) nebo v sekci Digitální spisovna -> Bez vygenerovaného SIP balíčku. V této části je možné generovat SIP buď pro jen vybrané balíky nebo pro všechny (viz. následující obrázek).
30
Pokud máme SIP balíček vygenerovaný, tak se dokumenty a spisy v balíku přesunou do sekce „K uložení do digitální spisovny“. V této části je možné je přes pravé tlačítko přenést do digitální spisovny (viz. následující obrázek)
Pokud je SIP balíček úspěšně odeslán do digitální spisovny, tak se u něj zobrazí modrá ikona o úspěšném provedení odeslání (viz. následující obrázek)
31
Jakmile je SIP balíček odeslán do digitální spisovny, tak se dokumenty a spisy v balíku v modulu GINIS Spisovna přesunou do sekce „V karanténě digitální spisovny“ (viz. následující obrázek)
Zároveň je na dokumentu nebo spisu ikona (oranžové kolečko s černou šipkou) s informací o uložení do digitální spisovny.
32
Dokumenty a spisy v rámci balíku k uložení do digitální spisovny je možno vyhledávat na základě: 1. PID balíku 2. Data přijetí do spisovny 3. Data vyřízení 4. Spisového znaku
3.3 Aktualizace stavů v modulu SSD U dokumentů a spisů v rámci balíku, které byly předány do KDS, je možné kontrolovat jejich stav v sekci Karanténa digitální spisovny. Aktualizovat stav lze přes pravé tlačítko a volbu „Aktualizovat stav v digitální spisovně“
33
Pokud proběhne aktualizace úspěšně, tak se zobrazí modré zatržítko, které informuje o provedení aktualizace (viz. následující obrázek). Pokud je SIP balíček v KDS úspěšně zpracován a přijat, tak se v modulu SSD přesune z sekce „V karanténě digitální spisovny“ do sekce „Uložené v digitální spisovně“. Pokud by došlo k odmítnutí přijetí SIP balíčku do digitální spisovny, tak se v modulu SSD přesune do sekce „Odmítnuté pro převzetí do digitální spisovny“.
Pokud by došlo k odmítnutí přijetí SIP balíčku do digitální spisovny, tak se přesune v modulu SSD do sekce „Odmítnuté pro převzetí do digitální spisovny“. Po aktualizaci stavu (přes pravé tlačítko myši) nás KDS informuje o důvodu odmítnutí. Je nutné následně provést kontrolu metadat nebo samotného balíku.
U dokumentů a spisů v rámci balíků, které byly úspěšně předány do KDS je možné po aktualizaci stavů v sekci „Uložené v digitální spisovně“ zjistit stav v rámci skartačního řízení. Balíčky prošlé skartačním řízením se zobrazí v sekci „Prošlé skartačním řízením v digitální spisovně“.
34
3.4 Oprava a přegenerování SIP V případě odmítnutí přijetí balíku do KDS a zjištění stavu důvodu odmítnutí je potřeba provést kontrolu metadat nad balíkem, případně provést opravu balíku jako takového (např. počty příloh, formát digitálních souborů dokumentu, …). Následně je možno přegenerovat SIP a aktualizovat v digitální spisovně přes pravé tlačítko myši a volbu Přegenerovat SIP a aktualizovat v digitální spisovně.
Balíček se následně převede do sekce V karanténě digitální spisovny, kde proběhne opětovná kontrola metadat před přijetím do KDS.
3.5 Vyžádání DIP z KDS V rámci balíčků předaných do KDS v sekci Spisovna – Digitální spisovna, Uložené v digitální spisovně nebo Prošlé skartačním řízením v digitální spisovně je možné vyžádat z KDS DIP balíček ve formátu ZIP. Prohlížečka DIP balíčků umožňuje zobrazit evidenční údaje o DIP balíčku, včetně informací o obsahu. Uživatel má možnost zobrazit i digitální přílohy.
35
Seznam použitých symbolů a zkratek Zkratka
Význam
DIP
(Dissemination Information Package) – informační balík odvozený z jednoho nebo více AIPs, posílaný uživatelům (badatelům) jako odpověď na žádost o poskytnutí informace z OAIS.
HTTP/HTTPS
(Hypertext Transfer Protocol, Hypertext Transfer Protocol over Secure Socket Layer) - protokol používaný pro přenos dat určený zejména pro internetové prohlížeče a jeho zabezpečená varianta.(Hypertext Transfer Protocol, Hypertext Transfer Protocol over Secure Socket Layer) protokol používaný pro přenos dat určený zejména pro internetové prohlížeče a jeho zabezpečená varianta.
NDA
Národní digitální archiv, připravovaný informační systém pro uložení a zpřístupnění digitálních archiválií.
NSESS
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby
OK, KÚOK
Olomoucký kraj, Krajský úřad Olomouckého kraje
PDF,PDF/A
(Portable Document Format) přenosný formát dokumentů – datový formát vyvinutý firmou Adobe pro ukládání dokumentů nezávisle na SW a HW, na kterém byly pořízeny; PDF/A je oficiální verze formátu PDF určená pro archivaci definovaná standardem ISO 19005-1:2005
SIP
(Submission Information Package) - informační balík obdržený od původce určený do OAIS. Z něj je vytvořen jeden nebo více archivních informačních balíků (AIP).
36
