PERLUNYA APLIKASI E_OFFICE SEBAGAI DUKUNGAN PENERAPAN REFORMASI BIROKRASI Oleh : Busra, S.Kom, M.Kom Widyaiswara Muda
Abstrak Reformasi Birokrasi di lingkungan Pemerintahan baik Pemerintahan Pusat maupun lingkup Pemerintahan Daerah mensyaratkan perlunya pengembangan lingkup perkantoran berbasis teknologi informasi. Pengembangan ini akan terus berlanjut untuk mempercepat akses pelayanan publik lebih efektif dan efisien. E_Office merupakan salah satu dari indikator terlaksananya implementasi reformasi birokrasi secara utuh seperti yang termaktub dalam buku Reformasi Birokrasi Dalam Praktek yang telah diterbitkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Tahun 2013. Kata Kunci : Reformasi Birokrasi, Teknologi Informasi, E_Office I.
PENDAHULUAN Tulisan ini terkait juga dengan tulisan-tulisan saya sebelumnya yang telah diterbitkan di Buletin Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Barat bahwa pentingnya aspek penerapan reformasi birokrasi secara integral di lingkungan pemerintahan. Dalam buku Reformasi Birokrasi Dalam Praktek yang diterbitkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Terbitan Tahun 2013 jelas menyatakan bahwa salah satu indikator percepatan implementasi reformasi birokrasi adalah penerapan aplikasi E_Office (Aplikasi Kantor Maya) di lingkungan pemerintahan. Tidak ada yang membantah jika perkembangan masyarakat sudah makin pesat. Tuntutan bisnis yang makin meninggi, relasi antar orang yang tidak mengenal batas ruang dan waktu, serta pergerakan uang yang terlalu cepat hingga melampaui pergerakan barang & jasa meminta semua orang tidak lepas dari Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Indonesia sendiri kini dianggap sebagai negara yang tengah bangkit. Pada kancah internasional, Indonesia masuk ke dalam jajaran negara G20. Namun, apakah ini tanda pembangunan sudah berhasil? Belum tentu, tapi jalan ke arah sana masih panjang. Menghadapi kenyataan perkembangan bisnis dan interaksi masyarakat yang makin luas, serta wilayah Indonesia yang terbentang lebih-kurang 1.919.440 km2 terentang pada ribuan pulau, kepulauan, dan lautan, pemerintah tidak bisa diam dengan cara-cara lama dalam pelayanan publik untuk pembangunan. TIK adalah petunjuknya. Sulit bagi pemerintah mengejar semua perkembangan pesat itu jika meniadakan penggunaan TIK dalam administrasinya. Banyak pihak sudah mempromosikan electronic government (e-Government) dalam hal ini. Pemerintah menyambutnya dengan Instruksi Presiden No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Penerapan e-Government juga diadopsi menjadi bagian tak terpisahkan dalam grand design reformasi birokrasi nasional sejak 2010.
Apakah hanya sekedar TIK dalam implementasi e-Government? Jawabannya tentu tidak. Pemerintahan berbasis elektronik, pemerintahan digital, pemerintahan mobile, atau apa pun namanya, tidak akan berkembang pesat jika sekadar menggunakan TIK. Pembangunan electronic government (e-Government) menandai penetrasi teknologi informasi dan komunikasi dalam penyelenggaraan administrasi negara, mulai dari penyelenggaran prosedur operasi secara teknis, ruang lingkup kelembagaan, hingga pada tataran kebijakan publik. Salah satu penerapan e-Government adalah aplikasi kantor maya secara elektronik (eOffice). Kita bisa menggunakan semua istilah yang senada dengan e-Office. Namun, maknanya tetap sebagai suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi, secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah instansi yang di dalamnya data, informasi, dan komunikasi, dibuat melalui media telekomunikasi berbasis intranet dan internet terhubung secara otomatis dan terintegrasi. Bagaimanakah e_office dalam implementasinya ? E-Office mengganti proses administrasi berbasis manual (paper-based) ke proses berbasis elektronis (paperless) dengan memanfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN), maupun jaringan internet (online). Aplikasi e-Office menghimpun informasi secara terkonsolidasi sehingga menjadi alat utama dalam pengambilan keputusan yang menghindarkan pejabat dari keterbatasan sumber informasi. Umum terjadi di birokrasi dimana aspek penataan manajemen banyak yang tidak terstandar sehingga pengetahuan yang ada dikuasai sebagian pegawai. Keberadaan e-Office memperkecil kesenjangan antar generasi aparatur dan memelihara semua dokumen dapat terekam dengan rapi sehingga dapat dipelajari kemudian. Dalam konteks manajemen sumber daya manusia, kebijakan moratorium, pesiun dini, serta program reformasi kepegawaian lainnya dapat menyebabkan efek samping berupa kesenjangan usia dan kapasitas pegawai sekaligus kesenjangan pengetahuan antara pegawai baru dan berusia muda dan pegawai lama berusia tua. Tuntutan keterbukaan informasi publik mengarah pada optimasi fungsi e-Office dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan publik, begitu juga pelayanan yang cepat. Strategi pencegahan korupsi berbasis sumber daya aparatur biasa dilakukan dengan rotasi pegawai secara berkala dan pegawai baru yang bertugas akan sangat membutuhkan banyak informasi untuk mempelajari hal-hal secara cepat. Di sinilah peran e-Office dalam pengelolaan informasi tersebut. Reformasi birokrasi sebenarnya bukanlah hal baru. Swasta telah lebih dulu melakukan reformasi yang dikenal dengan Good Corporate Governance seperti Pelayanan satu pintu, elektronisasi pelayanan di berbagai aspek maupun tunjangan berbasis kinerja. Di lingkup perkantoran pemerintahan, pelayanan berbasis elektronisasi merupakan suatu keharusan dan merupakan amanat dari Good Government. E_office secara praktis ? Guna terwujudnya pelaksanaan e_office dengan baik maka ada beberapa langkah yang dilakukan : 1. Perencanaan secara terintegrasi (Perencanaan basis data) 2. Pembangunan sistem informasi manajemen 3. Pengoperasian aplikasi elektronik (elektronik processing) Langkah Pertama Perencanaan terintegrasi : 1. Bagian Perencanaan adalah bagian dimana fungsi-fungsi manajemen direncanakan. Perubahan berarti dalam fungsi dan struktur birokrasi memerlukan perencanaan menyeluruh.
2. Bagian Data dan Informasi, adalah bagian dimana dimana aplikasi elektronik dijalankan dalam sistem informasi manajemen sehingga memerlukan integrasi sistem antar unit kerja yang berbeda. Bagian perencanaan ini dalam prakteknya menjalankan fungsi koordinasi agenda dan jadwal pekerjaan dengan berbagai unit kerja terkait seperti bagian umum dan kepegawaian dan bagian program serta organisasi tata laksana lainnya (bidang keuangan, bidang diklat pimpinan/struktural, bidang diklat teknis dan bidang diklat fungsional). Langkah kedua : Membangun sistem informasi manajemen a. Tinjau ulang fungsi-fungsi manajemen 1) Memahami secara benar tupoksi yang ada disetiap unit kerja, memahami dan meninjau ulang beban kerja aparatur dengan analisis beban kerja. 2) Pemetaan kembali alur informasi, alur proses kerja, serta cara pengambilan keputusan dilevel manajerial. 3) Sasaran kerja utama adalah waktu tempuh melakukan pekerjaan yang lebih singkat untuk beban kerja yang sama tetapi juga kebutuhan personel yang lebih sedikit. b. Membuat Arsitektur Sistem Informasi 1) Melakukan pemetaan kebutuhan baru terkait informasi dan alur informasi antara bidang kerja. 2) Membuat klasifikasi informasi pada setiap level taktis dan strategi seperti : Sistem Transaksi dan Pengolahan (transaction & Processing System). Sistem Manajemen Pengetahuan (Office Knowledge Management System). Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System)
Klasifikasi Sistem Informasi Manajemen Level Strategis Sistem Informasi Eksekutif Sistem Pendukung Keputusan Level Taktis Sistem Manajemen Pengetahuan Sistem Transaksi & Pengolahan
Menyediakan fasilitas untuk pengambilan keputusan yang lebih strategis. Sistem yang menyediakan dukungan informasi, penafsiran (forecasting) serta alternatif pilihan terbaik bagi pengambilan keputusan. Sistem yang memberi daya dukung pertukaran informasi intra dan antar unit kerja Sistem informasi manajemen yang berhubungan langsung dengan masyarakat pengguna jasa pelayanan publik dan aplikasinya dapat dipergunakan dengan mudah oleh pihak yang bersangkutan (stakeholder-friendly use).
c. Merancang dan Mengembangkan Intranet Intranet merupakan sistem inti dalam e-Office dengan jaringan lokal atau dengan akses terbatas pada pemilik akun tertentu yang telah beroleh izin sehingga tidak serta-merta ditampilkan di hadapan publik di dunia maya Perencanaan intranet yang baik untuk dikembangkan harus mencakup pengolahan data, penyajian informasi, serta engine. Beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan adalah : 1) Pengolahan Data (Data Processing) Kriterianya adalah memenuhi kebutuhan memori penyimpanan dan hasil pengolahan data yang semakin besar. Operasionalisasi intranet sebaiknya dilakukan pada empat buah konfigurasi server yaitu database server, file server, web server, serta staging server. 2) Penyajian Informasi Desain dan tata letak informasi harus mudah dicerna oleh pengguna sehingga dapat membantu dan berkontribusi terhadap pembuatan laporan rutin yang dapat diakses oleh pimpinan maupun stakeholder lainnya seperti inspektorat sehingga turut membantu dalam hal pengawasan kerja. 3) Engine Diperlukan penyusunan programming secara terstruktur agar pengoperasian atau penambahan aplikasi baru dapat dilakukan oleh banyak programmer secara kolaboratif, semakin besar ruang untuk dokumentasi, serta peningkatan sistem keamanan dari malware, phishing, dan virus. Penataan programming dalam konteks ini juga mesti diarahkan agar dapat diakses secara mobile melalui aplikasi yang dapat diinstalasi pada telepon selular. d. Transaksi dan Pengolahan Data Sistem Persuratan elektronik yang dibangun dengan aplikasi sederhana intranet seperti email secara umum tetapi dengan sistem otorisasi berganda dan bertingat. Untuk sistem otorisasi berganda memungkinkan lebih dari satu pegawai sesuai kewenangannya mengakses surat masuk sekaligus mensahkan surat keluar. Sistem bertingkat memungkinkan peninjauan dan kontrol pimpinan terhadap surat yang diproses. Disamping itu, sistem ini juga memecahkan persoalan efisiensi kertas dan waktu pemrosesan antara unit kerja dan antara institusi dengan pengguna jasa. II. PROSES PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI ATAU PROSES BISNIS Proses pengelolaan data dan informasi atau proses bisnis di lingkup Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Barat untuk keperluan administrasi perkantoran seperti
pengarsipan, dokumentasi dan surat menyurat haruslah memperhatikan tendensi dimasa yang akan datang yang mana dalam hal ini pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern. Informasi yang kurang akurat dan responsi naskah atau dokumen menggunakan kertas, apabila dilakukan berulang maka dapat memicu pengeluaran dana yang tidak sedikit, pencarian dokumen hardcopy dimasa yang akan datang juga sulit dilakukan karena tidak ada tempat penyimpanan secara elektronik. Maka untuk mengatasi permasalahan tersebut maka perlu diusulkan dan dirancang (design) model dan prototype aplikasi e_office dilingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Barat. Dengan penerapan aplikasi e_office ini maka masalah yang akan diselesaikan adalah proses surat masuk, surat keluar, disposisi surat , agenda surat, nota dinas, surat permohonan izin keluar kantor, surat permohonan cuti, pengaturan jadwal widyaiswara dan fungsi administrasi lainnya. Electronic Office atau e-Office adalah suatu sistem terotomasi yang mengelola administrasi perkantoran dan memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi, dimana data, informasi, dan komunikasi dilakukan melalui media telekomunikasi [3]. Terdapat e-Office yang sudah diterapkan di beberapa lembaga negara (Kementerian) dan lembaga negara non kementerian di Indonesia seperti LAN RI (Lembaga Administrasi Negara), Kementerian Riset dan Perguruan Tinggi, Kementerian Informasi dan Komunikasi, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara. Disamping itu, beberapa perguruan tinggi negeri dan swasta juga sudah menerapkan e_office untuk menangani kegiatan administrasi akademiknya. Contoh alur proses bisnis di perguruan tinggi yang bisa diterapkan di institusi kediklatan adalah :
Sebagai contoh untuk proses bisnis di lingkup Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Barat seperti surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut :
Gambar 1.1. Proses surat masuk sebelum e_office
Sedangkan proses surat masuk setelah diterapkannya e_office adalah :
Sedangkan proses surat keluar sebelum e_office adalah :
Dan setelah e_office, diharapkan prosesnya seperti dibawah ini :
Tentu saja e_office dapat juga digunakan untuk kegiatan administrasi perkantoran modern lainnya seperti disposisi, surat izin, pembuatan nota dinas dan lain sebagainya. III. MANFAAT E_OFFICE BAGI ORGANISASI PEMERINTAH Penerapan aplikasi e-Office tentu membawa dampak positif terhadap kinerja instansi publik terkait. Melalui aplikasi ini, instansi publik akan lebih mudah dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dalam urusan tata usaha, misalnya : 1. Melalui e-Office, semua surat yang dibuat, dikirimkan ataupun diterima terekam dengan baik dalam jaringan internet sehingga akan lebih mudah untuk mencari surat yang diinginkan dalam waktu-waktu tertentu. 2. E-Office juga menghemat penggunaan sumber daya, seperti waktu dan biaya karena semua surat yang ada disimpan dan dibuat secara elektronik. 3. Melalui e-Office, instansi publik juga akan menghemat waktu dan biaya dalam penyampaian surat-menyurat antar stakeholders. Selain memberikan kontribusi terhadap kegiatan sehari-hari, e_office juga memberikan dampak positif dalam hal keterbukaan dan akuntabilitas kinerja instansi terkait dalam hal : 1. e-Office menjadi sebuah alat control kinerja pegawai, mulai dari absensi, penilaian kinerja dan sebagainya. 2. aplikasi e-Office ini mempercepat kinerja pegawai dalam pemberian respon terhadap pengaduan dan perizinan karena adanya mekanisme notifikasi SMS terhadap pegawai terkait. 3. e_office dibangun diatas platform opensource berbasiskan web agar dapat diakses dengan mudah tanpa ada batasan waktu dan tempat dan dapat diakses oleh banyak user dalam satu waktu. 4. e-Office ini tentu mempermudah proses koordinasi antar instansi publik dalam pelaksanaan tugas dan fungsi instansi terkait. 5. Mengupayakan peningkatan kinerja karyawan dengan pemanfaatan TI dalam kehidupan berorganisasi 6. Proses pengarsipan yang dilakukan secara baik membuat data surat yang dikelola e_office alam dalam penyimpanan.
IV. KEBUTUHAN SYSTEM DAN PERANGKAT Sistem Operasi (Operating System) Aplikasi berbasis web memanfaatkan sistem operasi di tiga domain yaitu sisi pengembangan, sisi server dan sisi client. Secara umum direkomendasikan untuk menggunakan sistem operasi Linux (Berbasis Open Source) berdasarkan pertimbangan kehandalan (stable), fitur keamanan (security), interoperability teknologi (interoperability) dan aspek legal. Tetapi bisa juga menggunakan Microsoft Windows Server, sedangkan untuk sisi client atau desktop bebas menggunakan sistem operasi apapun. Bahasa Pemrograman dan Framework Bahasa pemrograman yang dipakai adalah ASP Net yang tergabung ke dalam group Microsoft Visual Studio Net 2013/2015 dengan database (basis data) yaitu MySQL dengan optimalisasi pemanfaatan fasilitas stored procedure dan query yang efisien untuk menghadapi data rutin yang bertendensi untuk menjadi berskala besar. Supporting Environment Agar sistem secara keseluruhan bisa berjalan secara optimal, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan secara skematis diluar dari lingkup pekerjaan ini namun secara signifikan harus terakomodir. 1. LAN (Local Area Network), yang merupakan kebutuhan penting untuk operasional aplikasi e_office yang berbasis web, komunikasi data antara client dengan server aplikasi bisa menggunakan LAN. 2. Internet Browser diseluruh titik, Sistem aplikasi e_office yang diperlukan bisa dijalankan melalui berbagai internet browser yang umum digunakan seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox atau Opera. Brainware Brainware merupakan unsur penting dalam berjalannya sistem ini, diperlukan tenaga administrator yang memiliki pengetahuan terhadap aplikasi ini untuk mengelola aplikasi. Untuk kebutuhan ini bisa dilakukan pendampingan dan pelatihan, disisi lain maual guide dan dokumen teknis juga bisa digunakan untuk meng-upgrade kapasitas brainware yang ada. V. REKOMENDASI DAN TINDAK LANJUT 1. E-Government menjadikan porsi satuan tugas front-office sebagai domain utama pelayanan publik dengan fungsi optimal yang disertai penggunaan SDM yang efisien, seiring dengan dukungan satuan tugas back-office yang menghimpun data dan informasi untuk pengambilan keputusan dalam pelayanan. e-Government juga memfasilitasi pemangkasan jalur dan tahap proses pelayanan secara lebih ringkas. e-Government memicu integrasi fungsi manajemen dan struktur organisasi dalam upaya mewujudkan pelayanan publik yang efektif dan efisien. Integrasi seperti ini pada gilirannya akan mempermudah dan memperingkas business process untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. 2. Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sumatera Barat sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) perlu menerapkan aplikasi e_office sebagai salah satu instrumen/persyaratan penerapan reformasi birokrasi secara integral. REFERENSI : 1. Buku Reformasi Birokrasi dalam Praktek, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Tahun 2013 2. Busra. Modul Perkuliahan Aplikasi Website E_Office. Jurnal UPI YPTK Press, Tahun 2013 3. Richardus Eko Indrajit, STIMIK Perbanas Renaissance Center Press. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, 2009.1
