PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang :

a.

b.

c.

Mengingat

: 1.

2.

3.

4.

5.

bahwa dalam rangka efisiensi dan efektivitas serta tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan, perlu dilakukan penyeragaman tata naskah dinas di lingkungan Perpustakaan Nasional; bahwa Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional RI perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan keadaan sehingga perlu untuk diganti; bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Perpustakaan Nasional; Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4774); Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035); Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494); Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);

-26.

7.

8. 9. 10.

11. 12. 13.

Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013; Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013; Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Instansi Pemerintah; Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 1 Tahun 2012; Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Karno; Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 2 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Proklamator Bung Hatta; Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip; MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL. Pasal 1 Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Perpustakaan Nasional sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini. Pasal 2 Pedoman Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan acuan bagi seluruh unit kerja di lingkungan Perpustakaan Nasional dalam menyelenggarakan tata naskah dinas. Pasal 3 Pada saat Peraturan ini mulai berlaku, Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

-3Pasal 4 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan peraturan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 1 April 2015 KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. SRI SULARSIH Diundangkan di Jakarta Pada tanggal 21 April 2015 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. YASONNA H. LAOLY BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2015 NOMOR 581

-4LAMPIRAN PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat. Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Sehubungan dengan terbitnya peraturan tersebut, Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional perlu disesuaikan. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas di Perpustakaan Nasional, UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno, dan UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta. 2. Tujuan Pedoman Tata Naskah Dinas ini bertujuan untuk menciptakan kemudahan dan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien.

-5C. Sasaran Sasaran Pedoman Tata Naskah Dinas ini adalah: 1. Tercapainya kesamaan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas; 2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; dan 4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas. D. Asas Pedoman Tata Naskah Dinas ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut: 1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan. 4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. 5. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi. 6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas ini meliputi: 1. Pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; 2. Pengaturan sifat dan derajat surat; 3. Pengaturan pencantuman alamat surat; 4. Pengaturan kode surat; 5. Pengaturan penandatanganan naskah dinas; dan 6. Pengaturan cap dinas. F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam Pedoman Tata Naskah Dinas ini meliputi: 1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

-62. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. 3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. 5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 6. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika. 7. Logo adalah logo Perpustakaan Nasional.

-7-

BAB II JENIS DAN PENGERTIAN NASKAH DINAS A. Jenis Naskah Dinas 1. Jenis Naskah Dinas terdiri atas: a. Peraturan; b. Keputusan; c. Instruksi; d. Standar Operasional Prosedur; e. Surat Edaran; f. Surat Perintah/Surat Tugas g. Surat Dinas; h. Memorandum (Memo); i. Nota Dinas; j. Surat Undangan; k. Surat Perjanjian; l. Surat Kuasa; m. Berita Acara; n. Surat Keterangan; o. Surat Pengantar; p. Pengumuman; q. Laporan; r. Telaahan Staf; s. Piagam Penghargaan; t. Lembar Disposisi; dan u. Sertifikat. 2. Penggunaan Huruf Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12, kecuali naskah dinas peraturan, keputusan dan instruksi menggunakan jenis huruf bookman old style ukuran 12. 3. Bentuk Kepala Naskah Dinas a. Pada kepala naskah dinas Kepala Perpustakaan Nasional untuk Peraturan, Keputusan, Instruksi, dan surat menyurat antar lembaga, dicantumkan lambang negara dan nama jabatan secara simetris; b. Pada kepala naskah dinas untuk surat menyurat di lingkungan Perpustakaan Nasional yang ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional, dicantumkan logo, garis, dan alamat lembaga; c. Pada kepala naskah dinas Keputusan dan Instruksi yang ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional, dicantumkan logo secara simetris; d. Pada kepala naskah dinas untuk surat menyurat yang ditandatangani oleh Sekretaris Utama, Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur, dan Kepala UPT di lingkungan Perpustakaan Nasional dicantumkan logo, garis, dan alamat lembaga; e. Pada kepala naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala UPT, ditambahkan nama UPT di bawah logo; f. Alamat ditulis lengkap di bawah garis tanpa singkatan disertai kode pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada; g. Jarak garis dari tepi bawah kertas 2,5 cm; h. Penulisan lembaga Perpustakaan Nasional Republik Indonesia menggunakan huruf Ringo.

-8Bentuk kepala naskah dinas menggunakan contoh sebagai berikut: 1. Logo Perpustakaan Nasional Logo Perpustakaan Nasional adalah sebagai berikut:

2. Contoh Bentuk Kepala Naskah Dinas a) Contoh Kepala Naskah Dinas Peraturan, Keputusan, dan Instruksi yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional


b) Contoh Kepala Naskah Dinas selain Peraturan, Keputusan, dan Instruksi yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional


-9c) Contoh Kepala Naskah Dinas untuk surat menyurat di lingkungan Perpustakaan Nasional yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional

Alamat. Jl. Salemba Raya No. 28A, Jakarta Pusat, Indonesia - 10430 Telepon. (62-21) 3922749, 3154864, 3101411 Faksimile. (62-21) 3101472 Website. www.perpusnas.go.id Email. [email protected]

d) Contoh Kepala Naskah Dinas Keputusan dan Instruksi yang ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional


e) Contoh Kepala Naskah Dinas untuk surat menyurat yang ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional


- 10 -

f)

Contoh Kepala Naskah Dinas UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

Alamat. Jl. Kalasan No. 1, Blitar, Jawa Timur, Indonesia - 66133 Telepon. (62-342) 815477, 815479 Faksimile. (62-342) 815479 Website. perpusbungkarno.perpusnas.go.id Email. [email protected]

g) Contoh Kepala Naskah Dinas UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta

Alamat. Jl. Kusuma Bhakti Gulai Bancah, Bukit Tinggi, Sumatera Barat, Indonesia - 26122 Telepon. (62-752) 34270, 34240 Faksimile. (62-752) 34270 Website. uptperpusbunghatta.perpusnas.go.id Email. [email protected]

B. Pengertian 1. Peraturan a. Pengertian Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan Nasional. b. Susunan Susunan Peraturan terdiri atas: 1) Kepala Peraturan Kepala peraturan terdiri atas: a) Lambang negara dan tulisan nama jabatan dicantumkan secara simetris; b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c) Kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan e) Nama peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

- 11 2) Judul Peraturan Judul Peraturan Perundang–undangan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun pengundangan atau penetapan, dan nama Peraturan Perundang–undangan. Judul Peraturan Perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca. 3) Pembukaan Pembukaan peraturan terdiri atas: a) Frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa. Frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis dengan huruf kapital secara simetris. b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan. Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. c) Konsiderans, berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata mengingat. (1) Konsiderans menimbang memuat uraian singkat mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang pembuatan peraturan. (2) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, setiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. (3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf, diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. (4) Konsiderans mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi. (5) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya. (6) Pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung. (7) Pencantuman Keputusan atau Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung. (jika ada) d) Diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan. (1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

- 12 (3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama peraturan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri tanda baca titik. 4) Batang Tubuh atau isi Batang tubuh atau isi peraturan memuat materi pokok yang diatur dalam peraturan dan dirumuskan dalam pasal-pasal. 5) Penutup Penutup peraturan terdiri atas: a) Tempat dan tanggal penetapan peraturan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi peraturan; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; e) Nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan nomor induk pegawai (NIP) dan gelar. f) Penjelasan (jika diperlukan);dan g) Lampiran (jika diperlukan) Naskah Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional diketik dengan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 (folio). Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional yang telah ditetapkan, diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia serta dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum. c. Format Format peraturan dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 13 1) Contoh Format Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional


PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR .... TAHUN .... TENTANG ...................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang

:

a. b. c.

bahwa.............................................................................; bahwa.............................................................................; dst

Mengingat

:

1. 2. 3.

.......................................................................................; .......................................................................................; dst

Menetapkan

:

MEMUTUSKAN : ............................................................................................... ……………………………………………………………………………… ………………………………………………….; BAB ........ .......................... Pasal ....... (1) .......................................................................................; (2) .......................................................................................; (3) dst BAB ......... ......................... Pasal ....... (1) .......................................................................................; (2) .......................................................................................; (3) dst

- 14 -

BAB ......... (dan seterusnya) Pasal ........ Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan ini dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal .................. 20.. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Tanda tangan dan cap dinas NAMA Diundangkan di..... pada tanggal...... MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, tanda tangan dan cap jabatan NAMA MENTERI BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN……NOMOR…….

- 15 2) Contoh Format Peraturan Bersama Kepala Perpustakaan Nasional


PERATURAN BERSAMA KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DAN MENTERI/KEPALA/KETUA .... NOMOR .... TAHUN .... NOMOR .... TAHUN .... TENTANG ...................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DAN MENTERI/KEPALA/KETUA, ............ Menimbang

:

a. b. c.

bahwa.............................................................................; bahwa.............................................................................; dst

Mengingat

:

1. 2. 3.

.......................................................................................; .......................................................................................; dst

Menetapkan

:

MEMUTUSKAN : ............................................................................................... ..............................................................................................; BAB ........ .......................... Pasal ....... (1) .......................................................................................; (2) .......................................................................................; (3) dst BAB ......... ......................... Pasal ....... (1) .......................................................................................; (2) .......................................................................................; (3) dst

- 16 -

BAB ......... (dan seterusnya) Pasal ........ Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan ini dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal .................. 20.. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

MENTERI/KEPALA/KETUA

Tanda tangan dan cap dinas


NAMA

NAMA

Diundangkan di..... pada tanggal...... MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, tanda tangan dan cap jabatan NAMA MENTERI BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN……NOMOR…….

- 17 3) Contoh Format Salinan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional


PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR .... TAHUN .... TENTANG ...................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang

:

a. b. c.

bahwa.............................................................................; bahwa.............................................................................; dst

Mengingat

:

1. 2. 3.

.......................................................................................; .......................................................................................; dst

Menetapkan

:

MEMUTUSKAN : ............................................................................................... ………………………………………………………………………………; BAB ........ .......................... Pasal ....... (1) (2) (3)

.......................................................................................; .......................................................................................; dst BAB ......... ......................... Pasal .......

(1) (2) (3)

.......................................................................................; .......................................................................................; dst BAB ......... (dan seterusnya) Pasal ........

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan ini dalam Berita Negara Republik Indonesia.

- 18 -

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal .................. 20.. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Tanda tangan dan cap dinas NAMA Diundangkan di..... pada tanggal...... MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, tanda tangan dan cap jabatan NAMA MENTERI BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN……NOMOR……. Salinan sesuai dengan aslinya. Jabatan Pembuat Salinan, Tanda tangan pejabat pembuat salinan Nama pejabat pembuat salinan NIP pejabat pembuat salinan

- 19 4) Contoh Format Salinan Perpustakaan Nasional

Peraturan

Bersama

Kepala


PERATURAN BERSAMA KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DAN MENTERI/KEPALA/KETUA .... NOMOR .... TAHUN .... NOMOR .... TAHUN .... TENTANG ...................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang

:

a. b. c.

bahwa.........................................................................; bahwa.........................................................................; dst

Mengingat

:

a. b. c.

...................................................................................; ...................................................................................; dst

Menetapkan

:

MEMUTUSKAN : .........................................................................................; BAB ........ .......................... Pasal ....... (1) ....................................................................................; (2) ....................................................................................; (3) dst BAB ......... ......................... Pasal ....... (1) ....................................................................................; (2) ....................................................................................; (3) dst BAB ......... ......................... Pasal ....... (1) ....................................................................................; (2) ....................................................................................; (3) dst

- 20 BAB ......... (dan seterusnya) Pasal ........ Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan ini dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal .................. 20.. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

MENTERI/KEPALA/KETUA



NAMA

NAMA

Diundangkan di..... pada tanggal...... MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, tanda tangan dan cap jabatan NAMA MENTERI BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN……NOMOR……. Salinan sesuai dengan aslinya. Jabatan Pembuat Salinan, Tanda tangan pejabat pembuat salinan Nama pejabat pembuat salinan NIP pejabat pembuat salinan

2. Keputusan a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan. b. Susunan Susunan Keputusan terdiri atas: 1) Kepala Keputusan Kepala Keputusan terdiri atas: a) Lambang negara dan tulisan nama jabatan dicantumkan secara simetris untuk keputusan Kepala Perpustakaan Nasional; b) Logo dicantumkan secara simetris untuk keputusan selain Kepala Perpustakaan Nasional; c) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) Kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

- 21 e) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f) Nama keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris. 2) Judul Keputusan Judul keputusan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun, dan nama keputusan. Judul keputusan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca. 3) Pembukaan Pembukaan keputusan terdiri atas: a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan. nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. b) Konsiderans, berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata mengingat. (1) Konsiderans menimbang memuat uraian singkat mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang pembuatan keputusan. (2) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, setiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. (3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf, diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. (4) Konsiderans mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi. (5) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya. (6) Pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung. (7) Pencantuman Keputusan atau Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung. c) Diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan. (1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

- 22 (3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama keputusan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri tanda baca titik. 4) Batang Tubuh atau isi Batang tubuh atau isi keputusan memuat materi pokok yang ditetapkan dalam keputusan 5) Penutup Penutup keputusan terdiri atas: a) Tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi keputusan; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; e) Nama lengkap pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan f) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak bagi pejabat selain Kepala Perpustakaan Nasional. Naskah Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain diketik dengan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 (folio). Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain yang telah ditetapkan, dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum. c. Format Format keputusan dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 23 1) Contoh Format Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional


KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR .... TAHUN .... TENTANG ...................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang

:

a. b. c.

bahwa.............................................................................; bahwa.............................................................................; dst

Mengingat

:

a. b. c.

.......................................................................................; .......................................................................................; dst

Menetapkan PERTAMA KEDUA KETIGA KE dst.....

: : : : :

MEMUTUSKAN : ..............................................................................................; ..............................................................................................; ..............................................................................................; ..............................................................................................; Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal .................. 20.. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Tanda tangan dan cap dinas NAMA

- 24 2) Contoh Format Salinan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional


KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR .... TAHUN .... TENTANG ...................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang

:

a. b. c.

bahwa.............................................................................; bahwa.............................................................................; dst

Mengingat

:

a. b. c.

.......................................................................................; .......................................................................................; dst


: : : : :

MEMUTUSKAN : ..............................................................................................; ..............................................................................................; ..............................................................................................; ..............................................................................................; Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal .................. 20.. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Tanda tangan dan cap dinas NAMA

Salinan sesuai dengan aslinya. Jabatan Pembuat Salinan, Tanda tangan pejabat pembuat salinan Nama pejabat pembuat salinan NIP pejabat pembuat salinan

- 25 3) Contoh Format Keputusan Perpustakaan Nasional

Selain

Keputusan

Kepala

KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT NOMOR .... TAHUN .... TENTANG ...................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, Menimbang

:

a. b. c.

bahwa ............................................................................; bahwa ............................................................................; dst

Mengingat

:

a. b. c.

.......................................................................................; .......................................................................................; dst


: : : : :

MEMUTUSKAN : ..............................................................................................; ..............................................................................................; ..............................................................................................; ..............................................................................................; Keputusan Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal .................. 20.. SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, Tanda tangan dan cap dinas NAMA NIP

- 26 4) Contoh Format Salinan Keputusan Selain Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional

KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT NOMOR .... TAHUN .... TENTANG ...................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, Menimbang

:

a. bahwa ............................................................................; b. bahwa ............................................................................; c. dst

Mengingat

:

a. .......................................................................................; b. .......................................................................................; c. dst


: : : : :

MEMUTUSKAN : ..............................................................................................; ..............................................................................................; ..............................................................................................; ..............................................................................................; Keputusan Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal .................. 20.. SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, Tanda tangan dan cap dinas NAMA NIP


- 27 3. Instruksi a. Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. b. Susunan Susunan instruksi terdiri atas: 1) Kepala instruksi Kepala instruksi terdiri atas: a) Lambang negara dan nama jabatan dicantumkan secara simetris untuk instruksi Kepala Perpustakaan Nasional; b) Logo dicantumkan secara simetris untuk instruksi selain Kepala Perpustakaan Nasional; c) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) Kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; f) Nama instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan g) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Dasar hukum atau latar belakang Dasar hukum atau latar belakang memuat ketentuan atau alasan perlunya ditetapkan instruksi. 3) Batang tubuh atau isi Batang tubuh atau isi instruksi memuat nama pejabat yang diberi instruksi dan materi pokok yang diatur dalam instruksi. 4) Penutup Penutup instruksi terdiri atas: a) Tempat dan tanggal dikeluarkannya instruksi ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi instruksi; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis dengan huruf kapital, sejajar dengan kata dikeluarkan, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang mengeluarkan instruksi dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan; dan e) Nama lengkap pejabat yang mengeluarkan instruksi ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar dan NIP Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain yang telah ditetapkan, dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum. c. Format Format instruksi dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 28 1) Contoh Format Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional


INSTRUKSI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR …. TAHUN …. TENTANG …………………………………………………………………….. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Dalam rangka ……………………………………, dengan ini memberikan instruksi kepada: 1. .....................................; 2. .....................................; 3. .....................................; 4. .....................................; untuk: KESATU

: …………………………………………………..............................................;

KEDUA

: …………………………………………………..............................................;

KETIGA

: …………………………………………………..............................................;

KE(dst)

: Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di………….. pada tanggal…………… KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, tanda tangan dan cap dinas NAMA

- 29 2) Contoh Format Nasional

Salinan

Instruksi

Kepala

Perpustakaan


INSTRUKSI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR …. TAHUN …. TENTANG …………………………………………………………………….. KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Dalam rangka ……………………………………, dengan ini memberikan instruksi kepada: 1. .....................................; 2. .....................................; 3. .....................................; 4. .....................................; untuk: KESATU

: …………………………………………………..............................................;

KEDUA

: …………………………………………………..............................................;

KETIGA

: …………………………………………………..............................................;

KE(dst)

: Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di………….. pada tanggal…………… KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, tanda tangan dan cap dinas NAMA


- 30 3) Contoh Format Instruksi Perpustakaan Nasional

Selain

Instruksi

Kepala

INSTRUKSI SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT NOMOR .... TAHUN .... TENTANG …………………………………………………………………….. SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, Dalam rangka ……………………………………, dengan ini memberikan instruksi kepada: 1. .....................................; 2. .....................................; 3. .....................................; 4. .....................................; untuk: KESATU

: ……………………………………...........................................................;

KEDUA

: ……………………………………...........................................................;

KETIGA

: ……………………………………...........................................................;

KE(dst)

: Instruksi Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini, mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di………….. pada tanggal…………… SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, tanda tangan dan cap dinas NAMA NIP

- 31 4) Contoh Format Salinan Instruksi Selain Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional

INSTRUKSI SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT NOMOR .... TAHUN .... TENTANG …………………………………………………………………….. SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, Dalam rangka ……………………………………, dengan ini memberikan instruksi kepada: 1. .....................................; 2. .....................................; 3. .....................................; 4. .....................................; untuk: KESATU

: ……………………………………...........................................................;

KEDUA

: ……………………………………...........................................................;

KETIGA

: ……………………………………..........................................................;

KE(dst)

: Instruksi Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini, mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Dikeluarkan di………….. pada tanggal…………… SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT, tanda tangan dan cap dinas NAMA NIP


- 32 4. Standar Operasional Prosedur a. Pengertian Standar Operasional Prosedur adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. b. Susunan Susunan standar operasional prosedur terdiri atas: 1) Halaman Judul (Cover) Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah SOP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai: a) Judul SOP; b) Nama Unit Kerja; c) Tahun pembuatan; dan d) Informasi lain yang diperlukan. 2) Keputusan Pimpinan Karena SOP merupakan pedoman bagi setiap pegawai, maka harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan tentang penetapan SOP. 3) Daftar isi SOP Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP terkait. 4) Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah manual, maka SOP memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakannya. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: a) Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi. b) Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat. 5) Bagian Identitas Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP dapat dijelaskan sebagai berikut: a) Logo instansi dan nomenklatur unit kerja pembuat. b) Nomor SOP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim. c) Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP oleh Pejabat yang berwenang di unit kerja. d) Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOP yang bersangkutan. e) Pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP/NIK serta stempel/cap instansi. f) Judul SOP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki. g) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di buat menjadi SOP beserta aturan pelaksanaannya. h) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung dalam

- 33 proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut). i) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan. j) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. k) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP. l) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”. 6) Bagian Flowchart Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: a) Nomor, diisi nomor urut. b) Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan kalimat aktif dengan awalan me-. c) Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan. Simbolsimbol diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan. Keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar simbol. Pelaksana diisi dengan nama-nama jabatan (Jabatan Fungsional Umum, Jabatan Fungsional Tertentu, Jabatan Struktural) yang ada di unit kerja yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan. Urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan. Jika dalam SOP tersebut terkait dengan unit lain, maka jabatan unit kerja lain diletakan setelah kolom jabatan di unit yang bersangkutan. d) Mutu Baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan

- 34 (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya SOP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam, hari. 7) Bagian Pendukung Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau contohcontoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan. c. Format Format standar operasional prosedur dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 35 Contoh halaman judul SOP

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO HUKUM DAN PERENCANAAN TAHUN 2014


- 36 Contoh Bagian identitas SOP … Tahun 20… …, .……., 20… …………………… Kepala Biro Hukum dan Perencanaan,

NOMOR SOP TANGGAL PENGESAHAN TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH

………………………….. NIP ……………………. NAMA SOP

Prosedur Penyusunan Perjanjian Kerjasama (MOU)

DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 1997 tentang Penerimaan Negara Bukan Pajak (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 43, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3687); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur Administrasi Pemerintahan; 4. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 1 Tahun 2012; 5. dll. KETERKAITAN 1. SOP tentang Prosedur Penyusunan Perka; 2. SOP tentang Prosedur Pengelolaan PNBP; 3. dll.

KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana 2. Mengetahui fungsi dan tugas unit kerja

PERINGATAN Apabila formulir pemantauan dan evaluasi SOP terlambat diserahkan kepada unit kerja, maka penyelesaian SOP terhambat

PENCATATAN DAN PENDATAAN Disimpan sebagai data elektronik dan manual

PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Perpusnas 2. Formulir …………… 3. Komputer/Printer/Scanner

Contoh bagian flowchart SOP Pelaksana NO

Uraian Kegiatan

1

Unit kerja pemohon mengajukan surat permohonan penerbitan MOU kepada Kaperpusnas c.q Sekretaris Utama dengan melampirkan draft MOU sebagaimana dimaksud Sekretaris Utama menginventarisasi masalah yang kemudian di disposisikan kepada Karo Kepala Biro menerima disposisi usulan dan mendisposisikan kepada Kabag Kabag menerima disposisi dan mendisposisikan kepada Kasubbag Kasubbag menerima dan mengevaluasi draft dan menugaskan pelaksana untuk memposes lebih lanjut Pelaksana memproses lanjut dengan menyusun draft yang kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Kasubbag mengoreksi dan menandatangani disposisi untuk diserahkan ke Kabag

2 3 4 5 6 7

8

9

10

11 12

Sekut

Karo HP

Kabag H&H

Mutu Baku Waktu

Output

1 hari

Surat Permohonan

2 hari

Disposisi

2 hari

Disposisi

1 hari

Disposisi

1 hari

Nota Dinas, Disposisi

2 hari

Naskah hasil telaah

1 hari

Disposisi

Kabag mengoreksi dan memaraf pada draft MOU dan menandatangani disposisi untuk diserahkan kepada Karo Karo mengoreksi dan memaraf pada draft MOU dan menandatangani disposisi untuk diserahkan kepada Sestama

1 hari

Disposisi

1 hari

Disposisi

Sestama mengoreksi dan memaraf draft MOU dan menandatangani disposisi dan dikembalikan kepada pelaksana untuk ditandatangani Kaperpusnas Pelaksana menyerahkan draft final kepada pemohon

1 hari

Disposisi

1 hari

Naskah final

Pemohon mengagendakan penandatangan MOU antara Kaperpusnas dengan Pihak Kedua

Pemohon

Kasub Bag Hk

Staf

Naskah final

- 37 5. Surat Edaran a. Pengertian Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang penting dan mendesak. b. Susunan Susunan surat edaran terdiri atas: 1) Kepala surat edaran bentuk kepala surat edaran dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas. 2) pembuka surat edaran Pembuka surat edaran terdiri atas: a) Frasa surat edaran Frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala naskah dinas secara simetris. b) Nomor Kata nomor ditulis dengan huruf kapital sejajar dengan frasa surat edaran. c) Tentang Kata tentang ditulis dengan huruf kapital di bawah nomor dan simetris dengan frasa surat edaran. d) Alamat tujuan surat edaran Penulisan alamat tujuan surat edaran didahului singkatan Yth., ditulis di bawah sebelah kiri kata tentang, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan di pada nama tempat tujuan. 3) Isi surat edaran Awal kalimat isi surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. Isi surat edaran terdiri atas: a) pendahuluan berisi landasan hukum pembuatan surat edaran; b) isi pokok memuat materi pokok surat edaran; dan c) kalimat penutup berisi perintah pelaksanaan surat edaran. 4) Penutup Penutup surat edaran terdiri atas: a) Tanggal surat edaran ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat edaran, tanpa didahului nama tempat pembuatan; b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menandatangani surat edaran dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat; e) Nama pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan f) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor

- 38 tanpa jarak bagi pejabat selain Kepala Perpustakaan Nasional. g) Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat edaran. h) Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dan sejajar dengan kata tembusan. i) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan. c. Format Format surat edaran dibuat dengan menggunakan contoh format sebagai berikut: 1) Contoh Format Surat Edaran Antar Lembaga Ditandatangani Oleh Kepala Perpustakaan Nasional

Yang


SURAT EDARAN Nomor…/.../…/... TENTANG …………………………………………………………………….. Yth. 1. ……………….….. 2. …………………... 3. ..…………………. dan seterusnya Dasar (pembuatan surat edaran)..........................……........................................... ……………………………………………............………………………................................ Isi surat edaran…...................……………………………............................................ …………………............…………………………………………………................................ ………………………............……………………………………………................................ …………………………............…………………………………………................................ ……………………………............………………………………………................................ ……………........................……………………………………………................................. Ditetapkan di tanggal Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

- 39 2) Contoh Format Surat Edaran Internal Lembaga Ditandatangani Oleh Kepala Perpustakaan Nasional

Yang

SURAT EDARAN Nomor…/.../…/... TENTANG …………………………………………………………………….. Yth. 1. ……………….….. 2. …………………... 3. ..…………………. dan seterusnya Dasar (pembuatan surat edaran)..........................……........................................... ……………………………………………............………………………................................ Isi surat edaran…...................……………………………............................................ …………………............…………………………………………………................................ ………………………............……………………………………………................................ …………………………............…………………………………………................................ ……………………………............………………………………………................................ ……………........................……………………………………………................................ tanggal Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat


- 40 3) Contoh Format Surat Edaran Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

SURAT EDARAN Nomor…/.../…/... TENTANG …………………………………………………………………….. Yth. 1. ……………….….. 2. …………………... 3. ..…………………. dan seterusnya Dasar (pembuatan surat edaran)..........................……........................................... ……………………………………………............………………………................................ Isi surat edaran…...................……………………………............................................ …………………............…………………………………………………................................ ………………………............……………………………………………................................ …………………………............…………………………………………................................ ……………………………............………………………………………................................ ……………........................……………………………………………................................ tanggal Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan:


- 41 4) Contoh Format Surat Edaran Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA UPT ……………………………………..

SURAT EDARAN Nomor…/.../…/... TENTANG …………………………………………………………………….. Yth. 1. ……………….….. 2. …………………... 3. ..…………………. dan seterusnya Dasar (pembuatan surat edaran)..........................……........................................... ……………………………………………............………………………................................ Isi surat edaran…...................……………………………............................................ …………………............…………………………………………………................................ ………………………............……………………………………………................................ …………………………............…………………………………………................................ ……………………………............………………………………………................................ ……………........................……………………………………………................................ tanggal Nama Jabatan tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan:

Alamat. …………………………………………………………………………… Telepon. ……………………………………………………………………………………….……… Website. ……………………………………………………………….

- 42 6. Surat Perintah/Surat Tugas a. Pengertian Surat Perintah/surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat dibawahnya yang memuat perintah apa yang harus dilakukan. b. Susunan Susunan surat perintah/surat tugas terdiri atas: 1) Kepala Bagian kepala surat perintah/surat tugas terdiri dari: a) Kop surat perintah/surat tugas berupa lambang negara atau logo; b) Kata surat perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan c) Nomor, berada di bawah tulisan surat perintah/surat tugas. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah/surat tugas terdiri dari halhal sebagai berikut: a) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah/ surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah/surat tugas tersebut; b) Diktum dimulai dengan kata memberi perintah/memberi tugas, secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; c) Di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang berisi tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki surat perintah/surat tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari: a) Tempat dan tanggal surat perintah/surat tugas; b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menugasi; d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah/surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; dan e) Cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat perintah/surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. b) Tembusan surat perintah/surat tugas tugas disampaikan kepada unit kerja/lembaga yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, ditulis dalam bentuk kolom yang terdiri dari nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. c. Format Format surat perintah/surat tugas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 43 1) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

Yang


SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS Nomor ……………......... Dasar

:

a. .............................................................................. b. .............................................................................. c. dst.

Memerintahkan/Menugaskan kepada nama NIP pangkat golongan jabatan

: : : :

untuk : 1. ................................................................................................... .................... 2. ....................................................................................................................... 3. ..................................................................................................... .................. dst Dikeluarkan di Tanggal Nama Jabatan, Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

- 44 2) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Ditandatangani Selain Kepala Perpustakaan Nasional

Yang


:

a. .............................................................................. b. .............................................................................. c. dst.


: : : :

untuk : 1. ....................................................................................................................... 2. ...................................................................................................... ................. 3. ....................................................................................................................... dst Dikeluarkan di Tanggal Nama Jabatan, Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan:


- 45 3) Contoh Format Surat Perintah/Surat Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

Tugas

Yang



:

a. .............................................................................. b. .............................................................................. c. dst.


: : : :

untuk : 1. ................................................................................................... .................... 2. ....................................................................................................................... 3. ..................................................................................................... .................. dst Dikeluarkan di Tanggal Nama Jabatan, Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan:


- 46 4) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS Nomor ........................... Dasar

:

a. .............................................................................. b. .............................................................................. c. dst.

Kepala Perpustakaan Nasional memberikan tugas kepada No. 1 2

Nama/NIP Iman Saleh Lubis NIP ……………….. Dst..

Pangkat/Golongan Pembina Tk. I (IV/b)

Jabatan Kepala Bagian Hukum dan Humas

untuk .................................................................................................... ................ tanggal .................................................................................................................. di ........................................................................................................... ............... Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Tempat, tanggal Nama Jabatan, Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

- 47 5) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS Nomor ……………......... Sekretaris Utama/Deputi/Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala UPT/Kepala Bagian/Kepala Bidang/Kepala Subbagian/Kepala Sub Bidang memberikan tugas kepada: No. 1 2



Jabatan Kepala Bagian Hukum dan Humas

untuk ................................................................................................... ................ tanggal .................................................................................................................. di ........................................................................................................... ............... Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Tempat, tanggal Nama Jabatan, Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan:


- 48 6) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS Nomor ……………......... Kepala UPT/Kepala Bagian/Kepala Bidang memberikan tugas kepada: No. 1 2


Bidang/Kepala

Subbagian/Kepala


Sub

Jabatan Kepala Bidang ……

untuk ................................................................................................... ................ tanggal .................................................................................................................. di ........................................................................................................... ............... Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Tempat, tanggal Nama Jabatan, Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan:


- 49 7. Surat Dinas a. Pengertian Surat Dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan. b. Susunan Susunan surat dinas terdiri atas: 1) Kepala surat; bentuk kepala surat dinas dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas. 2) Pembuka surat; pembuka surat dinas terdiri atas: a) Nomor surat (1) Nomor surat berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat. (2) Kata nomor ditulis di sebelah kiri di bawah garis kepala surat dinas. (3) Nomor urut surat tidak dikombinasikan dengan huruf. b) Lampiran surat (1) Kata lampiran ditulis di bawah kata nomor dan menyebutkan jumlah lampiran. (2) Jumlah lampiran yang dapat ditulis dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf dan diawali dengan huruf kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih ditulis dengan menggunakan angka Arab. (3) Kata lampiran tidak ditulis apabila tidak ada yang dilampirkan. c) Hal surat (1) Kata hal ditulis di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal ditulis di bawah kata nomor. (2) Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas. d) Tanggal surat (1) Tanggal surat dinas ditulis di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat. (2) Tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat pembuatannya. e) Alamat tujuan surat (1) Penulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang terhormat disingkat Yth. Kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju. (2) Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata depan di. 3) Isi surat; Isi surat dinas terdiri atas: a) Pendahuluan; (1) Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat dinas, ditulis singkat dan jelas. (2) Awal kalimat pendahuluan surat dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. b) Isi pokok; dan Isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas.

- 50 c) Kalimat penutup. Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat dinas. 4) Penutup surat. Penutup surat dinas terdiri atas: a) Nama jabatan penanda tangan surat dinas yang ditulis di bagian kanan bawah dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; b) Nama pejabat yang menandatangani surat dinas ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; c) Tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak; e) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat; f) Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua; g) Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dan sejajar dengan kata tembusan; dan h) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan. c. Format Format surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 51 1) Contoh Format Surat Dinas Antar Lembaga Tandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

Yang

di


Nomor Lampiran Hal

: ........................ : ........................ : ........................

Yth.

:

Tempat, tanggal

......................... ......................... …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

- 52 2) Contoh Format Surat Dinas Internal Lembaga Yang di Tandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor Lampiran Hal

: ........................ : ........................ : ........................

Yth.

:

tanggal …………

......................... ......................... …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat


- 53 3) Contoh Format Surat Dinas Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor Lampiran Hal

: ........................ : ........................ : ........................

Yth.

:


......................... ......................... …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP

Tembusan:


- 54 4) Contoh Format Surat Dinas Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


Nomor Lampiran Hal

: ........................ : ........................ : ........................

Yth.

:


......................... ......................... …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP

Tembusan:


- 55 8. Memorandum (Memo) a. Pengertian Memorandum adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan dari atasan kepada bawahan. b. Susunan Susunan memo terdiri atas: 1) Kepala memo bentuk kepala memo dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas. 2) Pembuka memo Pembuka memo terdiri atas: a) Kata memo Kata memo ditulis di bawah dan simetris dengan kepala memo, dan menggunakan huruf kapital. b) Tujuan memo Tujuan memo didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah kata memo dan diikuti tanda baca titik dua. c) Asal memo Asal memo didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik dua. d) Tanggal memo Tanggal memo ditulis di bawah dan sejajar dengan kata dari, serta diikuti tanda baca titik dua.; 3) Isi memo Isi memo merupakan uraian singkat dari inti memo. 4) Penutup memo Penutup memo terdiri atas: a) Nama jabatan pejabat yang menandatangani memo ditulis di bawah sebelah kanan dengan menggunakan huruf kapital di setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; b) Tanda tangan pejabat yang menandatangani memo dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat tanpa dibubuhi cap dinas. c) Nama pejabat yang menandatangani memo ditulis di bawah dan sejajar dengan nama jabatan serta menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; c. Format Format memo dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 56 1) Contoh Format Memorandum/Memo Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

MEMO Nomor: …../.…./.…./….. Yth. Dari Tanggal

: : :

......................... ......................... ......................... …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ................................................................................................... ... ...................................................................................................... ..............

Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat


- 57 2) Contoh Format Memorandum/Memo Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

MEMO Nomor: …../.…./.…./….. Yth. Dari Tanggal

: : :

......................... ......................... ......................... …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP

Tembusan:


- 58 3) Contoh Format Memorandum/Memo Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


MEMO Nomor: …../.…./.…./…..

Yth. Dari Tanggal

: : :

......................... ......................... ......................... …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ................................................................................................... ... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP

Tembusan:


- 59 9. Nota Dinas a. Pengertian Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan. b. Susunan Susunan nota dinas terdiri atas: 1) Kepala nota dinas Bentuk kepala nota dinas dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas. 2) Pembuka nota dinas Pembuka nota dinas terdiri atas: a) Frasa nota dinas Frasa nota dinas ditulis di bawah dan simetris dengan kepala nota dinas, dan menggunakan huruf kapital. b) Tujuan nota dinas Tujuan nota dinas didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah kata nota dinas dan diikuti tanda baca titik dua. c) Asal nota dinas Asal nota dinas didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik dua. d) Hal nota dinas Kata hal nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan asal nota dinas, serta diikuti tanda baca titik dua. e) Tanggal nota dinas Tanggal nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan hal nota dinas, serta diikuti tanda baca titik dua. 3) Isi nota dinas a) Awal kalimat isi nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan kata hal. b) Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam surat dinas. 4) Penutup nota dinas. Penutup nota dinas terdiri atas: a) Nama jabatan pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di bawah sebelah kanan dengan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; b) Tanda tangan pejabat yang menandatangani nota dinas dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat tanpa dibubuhi cap dinas; dan c) Nama pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan nama jabatan, serta menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah. c. Format Format nota dinas dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 60 1) Contoh Format Nota Dinas Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

NOTA DINAS Nomor: …../.…./.…./….. Yth. Dari Hal Tanggal

: : : :

......................... ......................... ......................... ......................... …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ..................................................................................................... . ...................................................................................................... .............. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat


- 61 2) Contoh Format Nota Dinas Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional


: : : :

......................... ......................... ......................... ......................... …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP

Tembusan:


- 62 3) Contoh Format Nota Dinas Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan



: : : :

......................... ......................... ......................... ......................... …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. …………………............…………………………………………………........ ...................................................................................................... ...................................................................................................... .............. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP

Tembusan:


- 63 10. Surat Undangan a. Pengertian Surat Undangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu. b. Susunan Susunan surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: 1) Kepala surat Kepala surat dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas. 2) Pembuka surat Pembuka surat terdiri atas: a) Nomor surat; b) Lampiran surat; c) Hal surat; d) Tanggal surat; dan e) Alamat tujuan surat. Pembuka surat dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Surat Dinas. 3) Isi surat; Isi surat undangan terdiri atas: a) Pendahuluan Pendahuluan surat undangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Surat Dinas. b) Isi pokok; Isi pokok adalah uraian dari inti surat undangan dengan menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara, serta dapat menyebutkan pimpinan rapat dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan. c) Kalimat penutup. 4) Penutup surat. Penutup surat undangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Surat Dinas Susunan surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas: 1) Kepala surat a) Kepala surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas: (1) lambang; dan (2) nama jabatan yang mengundang. b) Lambang negara digunakan jika yang mengundang Kepala Perpustakaan Nasional, logo digunakan jika yang mengundang pejabat selain Kepala. c) Nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah lambang secara simetris dan dapat ditambah frasa beserta suami/istri. 2) Isi surat Isi surat undangan berisikan maksud dan tujuan undangan serta hari, tanggal, waktu, tempat penyelenggaraan, dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan. 3) Penutup surat Penutup surat undangan diakhiri dengan ungkapan permohonan jawaban atau konfirmasi melalui telepon.

- 64 c. Format Format Surat undangan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut: 1) Contoh Format Surat Undangan Antar Lembaga Yang Berbentuk Lembaran Surat Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


Nomor Lampiran Hal

: : :

...................... ...................... ......................

Yth.

:

...................... ......................

tempat, tanggal

................................................................................................. ...................... ................................................................................................. ...................... ................................................................................................. ...................... hari, tanggal pukul tempat acara

: : : :

................................................................................................. ...................... ................................................................. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

- 65 2) Contoh Format Surat Undangan Internal Lembaga Yang Berbentuk Lembaran Surat Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor Lampiran Hal

: : :

...................... ...................... ......................

Yth.

:

...................... ......................

tanggal


: : : :

................................................................................................. ...................... ................................................................. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP


- 66 3) Contoh Format Surat Undangan Yang Berbentuk Lembaran Surat Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor Lampiran Hal

: : :

...................... ...................... ......................

Yth.

:

...................... ......................

tanggal


: : : :

................................................................................................. ...................... ................................................................. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan:


- 67 4) Contoh Format Surat Undangan Yang Berbentuk Lembaran Surat Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


Nomor Lampiran Hal

: : :

...................... ...................... ......................

Yth.

:

...................... ......................

tanggal


: : : :

................................................................................................. ...................... ................................................................. Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP Tembusan:


- 68 5) Contoh Format Surat Undangan Yang Berbentuk Kartu Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara ...................................................................... ...................................................................... hari ......................... tanggal ......................... pukul ...................... bertempat di ................. 1. 2.

Harap hadir ....... menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa. Konfirmasi melalui telepon .............

Pakaian: Pria : ....................... Wanita : .......................

6) Contoh Format Surat Undangan Yang Berbentuk Kartu Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA BIRO/KEPALA PUSAT/…. mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara ...................................................................... ...................................................................... hari ......................... tanggal ......................... pukul ...................... bertempat di ................. 1. 2.



- 69 7) Contoh Format Surat Undangan Yang Berbentuk Kartu Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


KEPALA UPT PERPUSTAKAAN ………………………….. mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara ...................................................................... ...................................................................... hari ......................... tanggal ......................... pukul ...................... bertempat di ................. 1.

2.



11. Surat Perjanjian a. Pengertian Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. b. Susunan Susunan surat perjanjian terdiri atas: 1) Kepala surat perjanjian Kepala surat perjanjian terdiri atas: a) Lambang negara digunakan untuk Kepala Perpustakaan Nasional dan diletakkan secara simetris. b) Logo digunakan untuk selain Kepala Perpustakaan Nasional dan diletakkan disebelah kanan atau kiri; c) Nama instansi yang melakukan perjanjian ditulis dengan huruf kapital diletakkan di bawah lambang negara atau logo secara simetris; d) Judul perjanjian ditulis dengan huruf kapital diletakkan di bawah nama instansi secara simetris; dan e) Kata nomor dari para pihak ditulis dengan huruf kapital di bawah judul perjanjian secara simetris. 2) Batang tubuh atau isi Batang tubuh atau isi surat perjanjian memuat materi perjanjian kerja sama atau kesepakatan bersama yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

- 70 3) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. c. Format Format surat perjanjian dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut: 1) Contoh Format Surat Perjanjian Antar Instansi Dalam Negeri Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA …………………………………………. DAN ………………………………………….. TENTANG ……………………………………………. NOMOR…………………………….. NOMOR…………………………….. Pada hari ini, ……………, tanggal ……., bulan …….., tahun …….., bertempat di ……, yang bertanda tangan di bawah ini 1. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama 2. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang ………………………., yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut: Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA …………………………………………………………………………………….……….........……. ………………………………………………………………………………………….......... Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJA SAMA …………………………………………………………………………………...................………. ………………………………………………………………………………….....………..... Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN ……………………………………………………………………............………………….………. ……………………………………………………………………….........…………………. Pasal ... PEMBIAYAAN ……………………………………………………………….........……………………….…………. ……………………………………………………………………………….........………….

- 71 Pasal … PENYELESAIAN PERSELISIHAN ……………………………………………………………………………………...................……. ………………………………………………………………………………………….......... Pasal … LAIN-LAIN (1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau keadaan memaksa (force majeure), dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk keadaan memaksa (force majeure) adalah: a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; dan c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua. Pasal ... PENUTUP ……………………………………………………………………………………….…......………… …………………………………………………………………………......………………… Nama Instansi

Nama Instansi

Nama Jabatan,

Nama Jabatan,

tanda tangan dan cap dinas

tanda tangan dan cap dinas

Nama Pejabat

Nama Pejabat

- 72 2) Contoh Format Surat Perjanjian Antar Instansi Dalam Negeri Yang Ditandatangani Selain Kepala Perpustakaan Nasional

LOGO PIHAK KEDUA PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA …………………………………………. DAN ………………………………………….. TENTANG ……………………………………………. NOMOR…………………………….. NOMOR…………………………….. Pada hari ini, ……………, tanggal ……., bulan …….., tahun …….., bertempat di ……, yang bertanda tangan di bawah ini 1. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama 2. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang ………………………., yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut: Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA …………………………………………………………………………………….........……. ………………………………………………………………………………………….......... Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJA SAMA ………………………………………………………………………………….........………. ………………………………………………………………………………….....………..... Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN ……………………………………………………………………............…………………. ……………………………………………………………………….........…………………. Pasal ... PEMBIAYAAN ……………………………………………………………….........…………………………. ……………………………………………………………………………….........…………. Pasal … PENYELESAIAN PERSELISIHAN …………………………………………………………………………………….........……. ………………………………………………………………………………………….......... Pasal … LAIN-LAIN (1)

(2)

Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau keadaan memaksa (force majeure), dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. Yang termasuk keadaan memaksa (force majeure) adalah:

- 73 -

(3)

a. bencana alam; b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; dan c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.

Pasal ... PENUTUP …………………………………………………………………………………......………… …………………………………………………………………………......………………… Nama Instansi

Nama Instansi

Nama Jabatan,

Nama Jabatan,

tanda tangan dan cap jabatan/dinas

tanda tangan dan cap jabatan/dinas

Nama Pejabat

Nama Pejabat

12. Surat Kuasa a. Pengertian Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. Surat kuasa dalam tata naskah dinas ini tidak termasuk surat kuasa untuk beracara di pengadilan. b. Susunan Susunan surat kuasa terdiri atas: 1) Kepala surat Kepala surat kuasa dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas. 2) Pembuka surat Pembuka surat kuasa terdiri atas: a) Frasa surat kuasa; Frasa surat kuasa ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris. b) Nomor. Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat kuasa, diawali dengan huruf kapital. 3) Isi surat Isi surat kuasa terdiri atas: a) Frasa yang bertanda tangan di bawah ini Frasa yang bertanda tangan di bawah ini ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor, diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. b) Kata nama dan jabatan pemberi kuasa (1) Pemberi kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa yang bertanda tangan di bawah ini. (2) Jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama. c) Frasa dengan ini memberi kuasa kepada Frasa dengan ini memberi kuasa kepada ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan. d) Kata nama dan jabatan penerima kuasa

- 74 (1) Penerima kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa dengan ini memberi kuasa kepada. (2) Jabatan penerima kuasa didahului dengan kata jabatan ditulis sejajar dengan kata nama. e) Kewenangan pemberi kuasa Rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa ditulis di bawah nama jabatan penerima kuasa dan sejajar dengan kata jabatan. 4) Penutup surat. Penutup surat kuasa terdiri atas: a) Tanggal surat kuasa Tanggal surat kuasa ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat kuasa tanpa didahului nama tempat pemberian surat kuasa. b) Frasa pemberi kuasa Frasa pemberi kuasa ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata. c) Nama pemberi kuasa Nama pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, di bawah dan sejajar dengan frasa pemberi kuasa, tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah. d) NIP pemberi kuasa Singkatan NIP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar dengan nama pemberi kuasa, tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. e) Materai Di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa diberi materai dan dibubuhi tanda tangan pemberi kuasa. f) Tanda tangan pemberi kuasa Tanda tangan pemberi kuasa dibubuhkan di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa. g) Cap dinas Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian materai dan tanda tangan pemberi kuasa h) Frasa penerima kuasa Frasa penerima kuasa ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, sejajar dengan kata jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi kuasa. i) Nama penerima kuasa Nama penerima kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, ditulis sejajar dengan frasa penerima kuasa, dan sebaris dengan nama pemberi kuasa. j) NIP penerima kuasa Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak, ketentuan ini tidak berlaku untuk Kepala Perpustakaan Nasional. k) Tanda tangan penerima kuasa Tanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frasa penerima kuasa dan nama penerima kuasa.

- 75 c. Format Format surat kuasa dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut: 1) Contoh Format Surat Kuasa Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


SURAT KUASA Nomor ..................... Yang bertanda tangan di bawah ini nama : jabatan : alamat : dengan ini nama jabatan alamat

memberikan kuasa kepada : : :

untuk..................................................................................................................... ..................................................... Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Penerima Kuasa,

Tanggal Pemberi Kuasa,

tanda tangan

tanda tangan di atas materai dan cap dinas

Nama Penerima Kuasa NIP

Nama Pemberi Kuasa

- 76 2) Contoh Format Surat Kuasa Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional



untuk........................................................................................... .......................... ..................................................... Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Tanggal Pemberi Kuasa,

Penerima Kuasa, tanda tangan



Nama Pemberi Kuasa NIP


- 77 3) Contoh Format Surat Kuasa Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan




untuk..................................................................................................................... ..................................................... Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Tanggal Pemberi Kuasa,

Penerima Kuasa, tanda tangan



Nama Pemberi Kuasa NIP


- 78 13. Berita Acara a. Pengertian Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan hal lain yang berhubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut. b. Susunan Susunan berita acara terdiri atas: 1) Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari: a) Kop berita acara, terdiri dari lambang negara/logo diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) Judul berita acara; dan c) Nomor berita acara. 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari: a) Tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b) Substansi berita acara; c) Keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan d) Penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya. 3) Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi. 4) Lampiran Berita Acara Lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang berisi antara lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti daftar aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu berita acara. c. Format Format berita acara dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 79 1) Contoh Format Berita Acara Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


BERITA ACARA …………. Nomor ..................... Pada hari ini, ............, tanggal..........., bulan ........., tahun ......., kami masingmasing: 1. ........ (Nama Pejabat), ........ (NIP dan Jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan 2. ............... (pihak lain) ........................................., selanjutnya disebut Pihak Kedua. (isi berita acara)..................................................................................................... ............................................................................................................. ................. .............................................................................................................................. ................................................................. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ................................... ............................ Dibuat di ....................... Pihak Kedua,

Pihak Pertama,

tanda tangan

tanda tangan

nama pejabat

nama pejabat

- 80 2) Contoh Format Berita Acara Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

BERITA ACARA …………. Nomor ..................... Pada hari ini, ............, tanggal..........., bulan ........., tahun ......., kami masingmasing: 1. ........ (Nama Pejabat), ........ (NIP dan Jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan 2. ............... (pihak lain) ........................................., selanjutnya disebut Pihak Kedua. (isi berita acara)..................................................................................................... .............................................................................................................................. ............................................................................................................................. . ................................................................. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ................................... ............................ Dibuat di ....................... Pihak Kedua,

Pihak Pertama,

tanda tangan

tanda tangan

nama pejabat

nama pejabat NIP


- 81 3) Contoh Format Berita Acara Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


BERITA ACARA …………. Nomor ..................... Pada hari ini, ............, tanggal..........., bulan ........., tahun ......., kami masingmasing: 1. ........ (Nama Pejabat), ........ (NIP dan Jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan 2. ............... (pihak lain) ........................................., selanjutnya disebut Pihak Kedua. (isi berita acara)..................................................................................................... .......................................................................................................... .................... ............................................................................................................................. . ................................................................. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ................................... ............................ Dibuat di ....................... Pihak Kedua,

Pihak Pertama,

tanda tangan

tanda tangan

nama pejabat

nama pejabat NIP


- 82 14. Surat Keterangan a. Pengertian Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi atau keterangan mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. b. Susunan Susunan surat keterangan terdiri atas: 1) Kepala surat; Kepala surat keterangan dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas. 2) Pembuka surat; Pembuka surat keterangan terdiri atas: a) Frasa surat keterangan Frasa surat keterangan ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris. b) Nomor Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat keterangan, diawali dengan huruf kapital. 3) Isi surat a) Isi surat keterangan terdiri atas: (1) Frasa yang bertanda tangan di bawah ini; (2) Kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang memberikan keterangan; (3) Frasa dengan ini menerangkan bahwa; (4) Kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang diterangkan; dan (5) Isi keterangan. b) Awal kalimat isi surat keterangan ditulis di sebelah kiri di bawah frasa surat keterangan, diawali dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma. 4) penutup surat. Penutup surat keterangan dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti penutup surat edaran. c. Format Format surat keterangan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 83 1) Contoh Format Surat Keterangan Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


SURAT KETERANGAN Nomor: …………….. Yang bertanda tangan di bawah ini nama : ................. NIP : ................. pangkat dan golongan : ................. jabatan : ................. dengan ini menerangkan bahwa nama : ................. NIP : ................. pangkat dan golongan : ................. jabatan : ................. dst.......................................................................................................................... .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. ............................................................................................................................. . ...................... Tempat, tanggal Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

- 84 2) Contoh Format Surat Keterangan Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

SURAT KETERANGAN Nomor: ……………..

Yang bertanda tangan di bawah ini nama : ................. NIP : ................. pangkat dan golongan : ................. jabatan : ................. dengan ini menerangkan bahwa nama : ................. NIP : ................. pangkat dan golongan : ................. jabatan : ................. dst.......................................................................................................................... .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. ............................................................................................................................. . ...................... Tanggal Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP


- 85 3) Contoh Format Surat Keterangan Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


SURAT KETERANGAN Nomor: …………….. Yang bertanda tangan di bawah ini nama : ................. NIP : ................. pangkat dan golongan : ................. jabatan : ................. dengan ini menerangkan bahwa nama : ................. NIP : ................. pangkat dan golongan : ................. jabatan : ................. dst.......................................................................................................................... .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. ............................................................................................................................. . ...................... Tanggal Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP


- 86 15. Surat Pengantar a. Pengertian Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan. Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. b. Susunan Susunan surat pengantar terdiri atas: 1) Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri dari: a) Kop surat pengantar; b) Nomor; c) Tanggal; d) Nama jabatan/alamat yang dituju; dan e) Tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari: a) Nomor urut; b) Jenis yang dikirim; c) Banyaknya naskah/barang; dan d) Keterangan. 3) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari: a) Pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi: (1) Nama jabatan pembuat pengantar; (2) Tanda tangan; (3) Nama dan NIP; dan (4) Stempel jabatan/lembaga. b) Penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi: (1) Nama jabatan penerima; (2) Tanda tangan; (3) Nama dan NIP; (4) Cap lembaga; (5) Nomor telepon/faksimile; dan (6) Tanggal penerimaan. Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap. Lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. c. Format Format surat pengantar dibuat dengan menggunakan contoh format sebagai berikut:

- 87 Contoh Format Surat Pengantar

PERPUSTAKAAN NASIONAL /UPT…………………….

SURAT PENGANTAR NOMOR............................. Yth. ................. No.

Isi Surat/Barang

Jumlah

Keterangan

Tempat, tanggal …….. Diterima Tanggal …………… Penerima ……………………… Nama Jabatan,

Pengirim Nama Jabatan



Nama Pejabat NIP

Nama Pejabat NIP

*setelah ditandatangani, lembar kedua harap dikirim kembali


- 88 16. Pengumuman a. Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum. b. Susunan Susunan Bagian-bagian surat pengumuman terdiri atas: 1) Kepala surat Kepala surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas. 2) Pembuka surat Pembuka surat pengumuman terdiri atas: a) Kata pengumuman Kata pengumuman ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala surat secara simetris. b) Nomor Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan kata pengumuman, diawali dengan huruf kapital. 3) Isi surat Awal kalimat pada isi surat pengumuman ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor. 4) Penutup surat a) Penutup surat pengumuman terdiri atas: (1) Tanggal surat pengumuman; (2) Nama jabatan pejabat yang membuat pengumuman; (3) Nama pejabat yang menandatangani surat pengumuman; (4) Tanda tangan; (5) Singkatan NIP; dan (6) Cap dinas. b) Penutup surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti penutup surat edaran. c. Format Format surat pengumuman dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 89 1) Contoh Format Pengumuman Yang Ditandatangani Oleh Kepala Perpustakaan Nasional


PENGUMUMAN Nomor ....................... .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. ..................................................................................................... ......................... ................................................................................................... ........................... ................................................................ .................................................................................................................. ............ .............................................................................................................................. ............................................................................................................... ............... .............................................................................................................................. ................................................................ .............................................................................................................................. ..................................................................................................................... ......... ................................................................ Tempat, tanggal Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

- 90 2) Contoh Format Pengumuman Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

PENGUMUMAN Nomor ....................... .............................................................................................................................. ................................................................................................... ........................... .............................................................................................................................. ...................................................................................................... ........................ ................................................................ .............................................................................................................................. ................................................................................................................. ............. ............................................................................................................... ............... ............................................................................................................... ............... ................................................................ .................................................................................................................. ............ .............................................................................................................................. ................................................................ Tanggal Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP


- 91 3) Contoh Format Pengumuman Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


PENGUMUMAN Nomor ....................... .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. ..................................................................................................... ......................... .............................................................................................................................. ................................................................ .................................................................................................................. ............ ................................................................................................................. ............. ............................................................................................................... ............... ............................................................................................................... ............... ................................................................ .............................................................................................................................. ..................................................................................................................... ......... ................................................................ Tanggal Nama Jabatan, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP


- 92 17. Laporan a. Pengertian Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. b. Susunan Susunan Laporan terdiri atas: 1) Kepala laporan a) Kepala laporan dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas. b) Pembuka laporan terdiri atas: (1) kata laporan; dan (2) judul laporan. 2) Isi laporan Isi laporan terdiri atas: a) Pendahuluan; b) Kegiatan yang dilaksanakan; c) Hasil yang dicapai; d) Kesimpulan dan saran; dan e) Penutup. 3) Penutup laporan Penutup laporan terdiri atas: a) Tanggal pembuatan laporan; b) Nama jabatan pembuat laporan; c) Tanda tangan dan cap dinas; d) Nama pejabat yang membuat laporan; dan e) NIP pejabat pembuat laporan. c. Format Format laporan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 93 Contoh Format Laporan

PERPUSTAKAAN NASIONAL/ UPT ………………………

LAPORAN TENTANG ........................................................................................................... A.

B. C.

D.

E.

Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar Kegiatan yang Dilaksanakan ....................................................................................................................... ........... Hasil yang Dicapai ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... ........... Kesimpulan dan Saran ...................................................................................................................... ....................................................................................................................... ........... Penutup ....................................................................................................................... ....................................................................................................................... ........... Tanggal................... Nama Jabatan Tanda tangan Nama Pejabat NIP


- 94 18. Telaahan Staf a. Pengertian Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh staf yang memuat analisis singkat dan jelas suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. b. Susunan Susunan telaahan staf terdiri atas: 1) Kepala telaahan a) Kepala telaahan staf dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas. b) Pembuka laporan terdiri atas: (1) Kata telaahan; dan (2) Judul telaahan. 2) Isi telaahan; Isi telaahan staf terdiri atas: a) Persoalan; b) Praanggapan; c) Fakta yang mempengaruhi; d) Analisis; e) Kesimpulan; dan f) Saran. 3) Penutup telaahan. Penutup telaahan staf terdiri atas: a) Tempat pembuatan telaahan; b) Tanggal pembuatan telaahan; c) Nama jabatan pembuat telaahan; d) Tanda tangan; e) Nama pembuat telaahan; dan f) NIP pembuat telaahan. c. Format Format telaahan staf dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 95 Contoh Telaahan Staf

PERPUSTAKAAN NASIONAL/ UPT ………………………

TELAAHAN STAF Yth. Dari Tanggal Lampiran Hal

: : : : :

............................................. ............................................. ............................................. ............................................. .............................................

A.

Persoalan

B.

Praanggapan

C.

Fakta-fakta yang mempengaruhi

D.

Analisis

E.

Kesimpulan

F.

Saran Nama Jabatan Tanda tangan Nama Pejabat NIP


- 96 -

19. Piagam Penghargaan a. Pengertian Piagam Penghargaan adalah pernyataan tertulis tentang pemberian penghargaan atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan kepada perorangan/lembaga. Penulisan piagam penghargaan diketik dengan menggunakan huruf Times New Roman diatas kertas karton BW 310 gram ukuran A3 serta dicetak dengan poly embos laminating. b. Format Format piagam penghargaan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut: Contoh Piagam Penghargaan


PIAGAM PENGHARGAAN Nomor: ……………………. Kepala Perpustakaan Nasional memberikan penghargaan kepada nama tempat, tanggal lahir NIP pangkat dan golongan jabatan instansi

: : : : : :

................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................

dst.......................................................................................................................... ................................................................................................ .............................. ............................................................................................................................. . ........................................................................................................................... Tempat, tanggal Nama Jabatan Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

- 97 20. Lembar Disposisi a. Pengertian Lembar Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada suratnya. Ketika didisposisikan, lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan surat masuk. b. Format Format lembar disposisi dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut: 1) Contoh Lembar Disposisi Kepala Perpustakaan Nasional

LEMBAR DISPOSISI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL No Agenda

:

Tanggal terima

:

Tanggal Surat

:

Asal Surat

:

Hal

: Rahasia

Nomor Surat :

Penting

Diteruskan kepada : Sekretaris Utama Deputi I Deputi II Inspektur Ka. UPT Perpus Bung Karno Ka. UPT Perpus Bung Hatta ……………… Catatan:

Segera

Biasa

ACC/laksanakan Proses Lebih Lanjut Tanggapan dan saran Lapor dan bicarakan bersama Koordinasi/Konfirmasikan Siapkan bahan Jadwalkan Harap hadiri/Wakili Dampingi Monitor Koreksi/sempurnakan Untuk menjadi perhatian Selesaikan File/Simpan .........................

- 98 2) Contoh Lembar Disposisi Sekretaris Utama Perpustakaan Nasional

LEMBAR DISPOSISI SEKRETARIS UTAMA PERPUSTAKAAN NASIONAL No Agenda

:

Tanggal terima

:

Tanggal Surat

:

Asal Surat

:

Hal

: Rahasia

Nomor Surat :

Penting

Diteruskan kepada : Kepala Biro Kepala Pusat Kepala Direktorat Inspektur Ka. UPT Perpus Bung Karno Ka. UPT Perpus Bung Hatta ……………… Catatan:

Segera

Biasa


- 99 3) Contoh Lembar Disposisi Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala Direktorat/Inspektur

LEMBAR DISPOSISI KEPALA BIRO/KEPALA PUSAT/KEPALA DIREKTORAT/INSPEKTUR No Agenda

:

Tanggal terima

:

Tanggal Surat

:

Asal Surat

:

Hal

: Rahasia

Diteruskan kepada : Kepala Bagian Kepala Bidang Kepala Sub Direktorat ……………… Catatan:

Nomor Surat :

Penting

Segera

Biasa


- 100 4) Contoh Lembar Disposisi Bidang/Kepala Sub Direktorat

Kepala

Bagian/Kepala

LEMBAR DISPOSISI KEPALA BAGIAN/KEPALA BIDANG/KEPALA SUB DIREKTORAT No Agenda

:

Tanggal terima

:

Tanggal Surat

:

Asal Surat

:

Hal

: Rahasia

Diteruskan kepada : Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bidang Kepala Seksi ……………… Catatan:

Nomor Surat :

Penting

Segera

Biasa


- 101 21. Sertifikat a. Pengertian Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan tertentu. 1) Sertifikat yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional adalah kegiatan yang berskala nasional maupun internasional; 2) Sertifikat yang ditandatangani oleh selain Kepala Perpustakaan Nasional adalah kegiatan internal/lokal. 3) Sertifikat atas kegiatan yang diselenggarakan secara bersama dengan instansi lain, penandatanganan sertifikat dilakukan oleh pejabat yang setara/setingkat. b. Format Format sertifikat dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut: 1) Contoh Format Sertifikat Perpustakaan Nasional

yang

Ditandatangani

Kepala


SERTIFIKAT Nomor: ...................... Diberikan kepada Nama

:

NIP

:

Instansi

:

sebagai ........................... dalam …….………............................ yang diselenggarakan oleh ……………………………..................... dari tanggal ..…...... s.d ….…… bertempat di …….……………………..… Tempat, tanggal Nama Jabatan, Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

- 102 -

2) Contoh Format Sertifikat yang Ditandatangani Selain Kepala Perpustakaan Nasional


:

NIP

:

Instansi

:

sebagai ........................... dalam ………………….………............................ yang diselenggarakan oleh ……………………………..................... dari tanggal ..…...... s.d ….…… bertempat di …….……………………..… Tanggal Nama Jabatan, Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP


- 103 3) Contoh Format Sertifikat yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan



:

NIP

:

Instansi

:

Sebagai ................................. dalam ………………….………............................ yang diselenggarakan oleh ……………………………..................... dari tanggal ..…...... s.d ….…… bertempat di …….……………………..… Tanggal Nama Jabatan, Tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP


- 104 -

BAB III SIFAT DAN DERAJAT SURAT A. Sifat surat terdiri atas: 1. Surat Sangat Rahasia; Surat sangat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima. 2. Surat Rahasia; Surat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. 3. Surat Terbatas; Surat terbatas adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. 4. Surat Biasa. Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus. B. Derajat surat terdiri atas: 1. Kilat atau Sangat Segera; Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama atau secepat mungkin. 2. Segera; Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat. 3. Biasa. Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

- 105 -

BAB IV PENCANTUMAN ALAMAT SURAT A. Alamat surat dicantumkan pada: 1. Sampul surat; dan 2. Surat. B. Alamat pada sampul surat terdiri atas: 1. Yth.; 2. Nama jabatan; 3. Unit kerja; dan 4. Alamat lengkap. C. Alamat pada surat terdiri atas: 1. Yth.; 2. Nama jabatan; 3. Unit kerja; dan D. Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak dicantumkan kata penyapa seperti bapak, ibu, atau saudara. E. Penulisan alamat pada sampul dan surat dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut: Contoh Penulisan Alamat pada Sampul Surat

Yth. Kepala Biro Umum Perpustakaan Nasional Jalan Salemba Raya No. 28A Jakarta Pusat Contoh Penulisan Alamat pada Isi Surat Yth.

: Kepala Biro Umum Perpustakaan Nasional

- 106 -

BAB V KODE SURAT A. Surat dinas yang ditujukan baik untuk unit kerja di lingkungan Perpustakaan Nasional maupun untuk unit kerja di luar Perpustakaan Nasional harus menggunakan kode surat yang terdiri atas nomor surat, kode unit organisasi, kode klasifikasi, kode bulan dan tahun. B. Surat dinas yang bersifat rahasia diberi kode “R” di depan nomor surat. C. Kode unit organisasi merupakan tanda dari unit organisasi yang membuat atau mengeluarkan surat. D. Kode klasifikasi merupakan tanda dari hal atau subjek surat. E. Nama dan kode unit organisasi adalah sebagai berikut:

No.

Nama Unit Organisasi

1 1 2

2 Kepala Perpustakaan Nasional RI Sekretariat Utama a. Biro Umum b. Biro Hukum dan Perencanaan Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa Informasi a. Direktorat Deposit Bahan Pustaka b. Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengelolahan Bahan Pustaka c. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi d. Pusat Preservasi Bahan Pustaka Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan a. Pusat Pengembangan Perpustakaan dan pengkajian Minat Baca b. Pusat Pendidikan dan Pelatihan c. Pusat Pengembangan Pustakawan Inspektorat UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta

3

4

5 6 7

Kode Unit Organisasi 3 1 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 4 4.1 4.2 4.3 5 6 7

F. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Madya dengan penyebutan a.n. Kepala Perpustakaan Nasional menggunakan kode unit organisasi jabatan Kepala Perpustakaan Nasional. G. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Pratama dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit organisasi dari pejabat yang diatasnamakan. H. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh administrator dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit organisasi dari pejabat yang diatasnamakan. I. Format pemberian nomor dan kode surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut: 1. Peraturan/Peraturan Bersama Contoh : PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 15 TAHUN 2014

- 107 2. Keputusan Contoh : KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 15 TAHUN 2014

3. Instruksi Contoh : INSTRUKSI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 15 TAHUN 2014

4. Contoh surat yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional 9/1/HKM.01.01/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Kaperpusnas) Kode Klasifikasi Hukum tentang penetapan Bulan dan Tahun Pembuatan Surat 5. Contoh surat yang ditandatangani oleh Sekretaris Utama 9/2/KEU.00.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Sestama) Kode Klasifikasi Keuangan tentang DIPA/POK Bulan dan Tahun Pembuatan Surat 6. Contoh surat yang ditandatangani oleh Deputi 1 9/3/DBP.04.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Deputi 1) Kode Klasifikasi Bibliografi Nasional Indonesia Bulan dan Tahun Pembuatan Surat 7. Contoh surat yang ditandatangani oleh Deputi 2 9/4/PDL.00.02/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Deputi 2) Kode Klasifikasi Perencanaan Diklat tentang kurikulum/Sillabus/Bahan Ajar/Modul Bulan dan Tahun Pembuatan Surat 8. Contoh surat yang ditandatangani oleh Inspektur 9/5/PWP.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Kepala UPT) Kode Klasifikasi Pengawasan tentang Audit Bulan dan Tahun Pembuatan Surat 9. Contoh surat yang ditandatangani oleh Kepala UPT Perpustakaan Bung Karno 9/6/KEU.00.02/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Kepala UPT) Kode Klasifikasi Keuangan tentang Penggajian Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

- 108 10. Contoh surat yang ditandatangani oleh Kepala UPT Perpustakaan Bung Hatta 9/7/KEU.00.02/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Kepala UPT) Kode Klasifikasi Keuangan tentang Penggajian Bulan dan Tahun Pembuatan Surat 11. Contoh surat Kepala Perpustakaan Nasional yang ditandatangani oleh Deputi I dengan penyebutan a.n. (Kepala) 9/1/PKP.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Kaperpusnas) Kode Klasifikasi Akuisisi Bulan dan Tahun Pembuatan Surat 12. Contoh surat Deputi I yang ditandatangani oleh Kepala Pusat/Kepala Direktorat dengan penyebutan a.n. (atas nama) Deputi I 9/3/PKP.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Deputi I) Kode Klasifikasi Akuisisi Bulan dan Tahun Pembuatan Surat 13. Contoh surat Sekretaris Utama dan Deputi yang bersifat rahasia R.9/2/KPG.04.00/I.2014 Kode Surat yang Bersifat Rahasia Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Sestama) Kode Klasifikasi Kepegawaian tentang Pengangkatan Jabatan Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

- 109 -

BAB VI PENANDATANGANAN NASKAH DINAS A. Penandatanganan peraturan, keputusan, instruksi dan surat edaran dilakukan oleh Kepala Perpustakaan Nasional. B. Penandatanganan keputusan dan instruksi dapat dilakukan oleh Sekretaris Utama, Deputi, dan Kepala UPT. C. Kewenangan penandatanganan keputusan Kepala Perpustakaan Nasional dapat dikuasakan/didelegasikan kepada Sekretaris Utama, Deputi, dan Kepala UPT dengan menerbitkan surat kuasa/surat pendelegasian. D. Penandatanganan surat terdiri atas: 1. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar lingkungan Perpustakaan Nasional; a) Surat Kepala Perpustakaan Nasional yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar Perpustakaan Nasional ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional; b) Apabila Kepala Perpustakaan Nasional mendelegasikan penandatanganan surat kepada Sekretaris Utama dan Deputi, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.; c) Surat Sekretaris Utama dan Deputi yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar Perpustakaan Nasional ditandatangani oleh Sekretaris Utama dan Deputi; d) Apabila Sekretaris Utama dan Deputi mendelegasikan penandatanganan surat kepada Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat dan Inspektur, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.; e) Surat Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur dan Kepala UPT yang ditujukan kepada pemimpin instansi yang setara di luar Perpustakaan Nasional ditandatangani oleh Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur, dan Kepala UPT yang bersangkutan; f) Apabila Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur dan Kepala UPT mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.; 2. Penandatanganan surat antar unit kerja di lingkungan Perpustakaan Nasional ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan dengan tembusan kepada pejabat 2 (dua) tingkat diatasnya. E. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah sebagai berikut: No.

Jenis Naskah Dinas

Kepala PNRI

Sekut

Deputi

Kapus/ Kadir/ Karo/ Insp

Kepala UPT

Kabag/ Kabid/ Kasub dit

Kasub bid/ Kasub bag

1

Peraturan

√

-

-

-

-

-

-

2

Keputusan

√

√

√

-

√

-

-

3

Instruksi

√

√

√

√

-

-

4

Standar Operasional Prosedur (SOP)

√

√

√

√

-

-

√

- 110 5

Surat Edaran

√

√

√

-

√

-

-

6

Surat Perintah/ Surat Tugas

√

√

√

√

√

-

-

7

Surat Dinas

√

√

√

√

√

-

-

8

Memorandum (Memo) Nota Dinas

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

10

Surat Undangan

√

√

√

√

√

-

-

11

Surat Perjanjian

√

√

√

-

√

-

-

12

Surat Kuasa

√

√

√

√

√

√

√

13

Berita Acara

√

√

√

√

√

√

√

14

Surat Keterangan

√

√

√

√

√

√

√

15

Surat Pengantar

√

√

√

√

√

-

-

16

Pengumuman

√

√

√

√

√

-

-

17

Laporan

√

√

√

√

√

√

√

18

Telaahan Staf

√

√

√

√

√

√

√

20

Piagam

√

-

-

-

-

-

-

21

Lembar disposisi

√

√

√

√

√

√

√

22

Sertifikat

√

√

√

√

√

-

-

9

F. Penulisan dan pencantuman a.n. (atas nama), a.p. (atas perintah), plt. (pelaksana tugas), plh. (pelaksana harian), dan u.p. (untuk perhatian) ditentukan sebagai berikut: 1. a.n. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan hanya jika yang berwenang menandatangani surat mendelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya; 2. a.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada pejabat di bawahnya; 3. plt. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan untuk seorang pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, tetapi belum ditunjuk secara definitif; 4. plh. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatangan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat; 5. u.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan. G. Penulisan a.n., a.p., plt., plh., dan u.p., dibuat dengan menggunakan contoh sebagaimana berikut:

- 111 1. Contoh penulisan a.n. (atas nama) a.n. Sekretaris Utama Kepala Biro Umum, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP 2. Contoh penulisan a.p. (atas perintah) a.p. Sekretaris Utama Kepala Biro Umum, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP 3. Contoh penulisan plt. (pelaksana tugas) plt. Sekretaris Utama, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP 4. Contoh penulisan plh. (pelaksana harian); plh. Sekretaris Utama, tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat NIP 5. Contoh penulisan u.p. (untuk perhatian) pada sampul surat; Yth.

: Kepala Biro Umum Perpustakaan Nasional R.I. u.p. Kepala Bagian Kepegawaian Jalan Salemba Raya No. 28A Jakarta

- 112 -

BAB VII PARAF DAN CAP DINAS A. Paraf Dinas 1. Pembubuhan Paraf Secara Hierarkis. a. Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang konsepnya harus diparaf terlebih dahulu minimal oleh dua pejabat pada dua jenjang jabatan struktural dibawahnya; b. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf; c. Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar naskah dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua jenjang jabatan struktural dibawahnya; dan d. Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut: 1) Untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penandatangan naskah dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan penandatangan; 2) Untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penandatangan naskah dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama jabatan penandatangan; dan 3) Untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat disebelah paraf pejabat yang di atasnya. 2. Pembubuhan Paraf Koordinasi. Naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi. Contoh format bentuk kolom paraf koordinasi: Kolom Paraf Koordinasi untuk Eselon I PARAF KOORDINASI SEKRETARIS UTAMA DEPUTI BIDANG …… DEPUTI BIDANG …… Kolom Paraf Koordinasi untuk Eselon II PARAF KOORDINASI KEPALA KEPALA KEPALA KEPALA

BIRO …… INSPEKTORAT PUSAT …… DIREKTORAT ……

- 113 B. Cap dinas adalah cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk memenuhi keabsahan suatu naskah dinas di lingkungan Perpustakaan Nasional. 1. Cap dinas lambang negara digunakan oleh Kepala Perpustakaan Nasional untuk naskah dinas dalam bentuk peraturan, keputusan, dan instruksi serta naskah dinas eksternal. 2. Cap dinas logo digunakan oleh Kepala Perpustakaan Nasional untuk naskah dinas internal. 3. Cap dinas logo digunakan oleh pejabat selain Kepala Perpustakaan Nasional untuk naskah dinas internal dan eksternal. 4. Format cap dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut: a. Contoh cap dinas yang digunakan Kepala Perpustakaan Nasional

b. Contoh cap dinas yang Perpustakaan Nasional

digunakan

pejabat

selain

Kepala

1.

c. Contoh cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

- 114 d. Contoh cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta

5. Ukuran cap dinas a. Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala Perpustakaan Nasional

b. Ukuran cap dinas yang Perpustakaan Nasional

digunakan

pejabat

selain

Kepala

c. Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

- 115 d. Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. SRI SULARSIH

PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

Recommend Documents