PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK PADA TAHAP ENGINEERING DAN DESAIN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK PADA TAHAP ENGINEERING DAN DESAIN (Studi Kasus : Proyek “South Sumatera West Java Gas Pipeline Project Phase-1, Contract Package No.4, West Java Distribution Pipeline”)

Diajukan sebagai syarat untuk meraih gelar Sarjana Teknik Strata 1 (S – 1)

Disusun oleh: FIRMAN SETIAWAN 4110412 - 040

UNIVERSITAS MERCU BUANA PKSM – FAKULTAS TEKNIK SIPIL dan PERENCANAAN JURUSAN TEKNIK SIPIL TERAKREDITASI BERDASARKAN SK No. 001/BAN – PT/AK – 1/VIII/1998 2008

ABSTRAK ix+ 139 halaman + daftar pustaka JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN PERENCANAAN UNIVERSITAS MERCUBUANA Firman Setiawan 4110412-040 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK PADA TAHAP ENGINEERING DAN DESAIN DENGAN STUDI KASUS SOUTH SUMATERA WEST JAVA GAS PIPELINE PROJECT PHASE-1, WEST JAVA DISTRIBUTION PIPELINE Tahapan engineering dan desain pada proyek dengan lingkup pekerjaan EPC (Engineering, Procurement, Construction) seperti South Sumatera West Java Gas Pipeline Project Project CP-4 (SSWJ CP-4) ini memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan spesifikasi untuk tahap procurement dan berbagai parameter untuk pelaksanaan konstruksi. Untuk mengakomodasi dokumen-dokumen sebagai produk dari tahapan engineering dan desain yang berjumlah sangat banyak terutama pada proyek dengan lingkup EPC ini diperlukan suatu Sistem Informasi Manajemen Proyek yang dapat memudahkan pengambil keputusan untuk mengetahui berbagai informasi mengenai dokumen engineering dan desain tersebut. Database Management System sebagai Sistem Informasi Manajemen Proyek yang digunakan pada proyek SSWJ CP-4 menggunakan program Microsoft Access yang dirancang untuk mengakomodasi berbagai informasi mengenai dokumen engineering dan desain. Dari hasil analisa penelitian ini, diperoleh kesimpulan bahwa Sistem Informasi Manajemen Proyek dengan Database Management System yang digunakan pada tahapan engineering dan desain ini memiliki efektifitas yang lebih tinggi dari segi waktu dan biaya jika dibandingkan dengan metode distribusi informasi secara manual. Hasil analisa menunjukan bahwa sistem distribusi informasi manual akan menyebabkan total durasi menjadi jauh lebih lama yaitu 699.3 hari dan akan menyebabkan terjadinya pembengkakan biaya overhead yang sangat besar yaitu Rp.8.333.987.025. Sedangkan dengan menggunakan SIMP yang terkomputerisasi dengan program DBMS, durasi tahapan engineering akan tetap terjaga selama 233 hari sesuai dengan rencana awal. Dari segi Biaya pun, SIMP yang terkomputerisasi hanya memakan biaya untuk investasi awal penyediaan komponen-komponen SIMP seperti hardware dan software sebesar Rp.1.590.300.000, dan biaya penyedia jasa jaringan internet sebesar Rp.60.000.000.

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb. Alhamdulillah, Puji dan syukur saya panjatkan pada Tuhan Yang Maha Pengasih dan Penyayang, sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini, dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Proyek pada Tahap Engineering dan Desain dengan Studi Kasus South Sumatera West Java Gas Pipeline Project Phase-1, Contract Package No.4 West Java Distribution Pipeline.” Tugas Akhir ini disusun sebagai persyaratan untuk meraih gelar sarjana strata satu (S-1), Jurusan Teknik Sipil, Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Universitas Mercu Buana, Jakarta. Pada kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih atas bantuan, bimbingan, saran kepada : 1. Bapak Ir. Mawardi Amin, MT, selaku Ketua Program Studi Teknik Sipil dan selaku dosen pembimbing yang selalu memberikan motivasi, semangat, bimbingan dan masukan sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan. 2. Bapak. Ir. Edifrizal Darma, MT, selaku Koordinator Tugas Akhir 3. Pimpinan, staf dan dosen pengajar di Jurusan Teknik Sipil, yang telah membimbing dan mengarahkan penulis selama menyelesaikan masa studi. 4. Orang tua saya yang telah mendorong dan mendukung baik dari segi moril maupun materil kepada penulis. iii

5. Rekan-rekan mahasiswa PKSM Teknik Sipil Universitas Mercu Buana. Akhir kata dengan segala kerendahan hati penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pembacanya. Penulis juga menyadari bahwa dalam pemyusunan tugas akhir ini masih terdapat berbagai kekurangan, untuk itu saran dan masukan untuk penyempurnaan selalu diharapkan. Jakarta, Agustus 2008

Penulis

iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN PENGAJUAN .............................................................i ABSTRAK.............................................................................................................. ii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii DAFTAR ISI ...........................................................................................................v DAFTAR TABEL................................................................................................ viii DAFTAR GAMBAR..............................................................................................ix BAB I PENDAHULUAN.................................................................................. I - 1 1.1

LATAR BELAKANG ............................................................................. I - 1

1.2

POKOK PERMASALAHAN.................................................................. I - 2

1.3

TUJUAN PENELITIAN.......................................................................... I - 3

1.4

PEMBATASAN MASALAH ................................................................. I - 4

1.5

METODA PENULISAN ......................................................................... I - 4

1.6

SISTEMATIKA PENULISAN ............................................................... I - 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................II - 1 2.1

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK ................................II - 1

2.1.1

Definisi Proyek dan Sistem Informasi Manajemen ...........................II - 1

2.1.2

Sistem Manajemen Database (DBMS) .............................................II - 4

2.1.3

Sistem Prosedur dan Kebutuhan Informasi Proyek ...........................II - 6

2.1.4

Struktur Rincian Kerja dan Kode Kegiatan .....................................II - 10 v

2.2

DESIGN ENGINEERING ....................................................................II - 13

2.2.1

Tahap Design Engineering ..............................................................II - 13

2.2.2

Disiplin dan Ruang Lingkup Engineering .......................................II - 16

2.2.3

Faktor yang Menentukan Dasar Engineering ..................................II - 24

2.2.4

Organisasi Engineering....................................................................II - 25

2.3

MICROSOFT ACCESS .......................................................................II - 26

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ........................................................ III - 1 3.1

RUANG LINGKUP.............................................................................. III - 3

3.2

IDENTIFIKASI MASALAH ............................................................... III - 3

3.3

METODE PENGUMPULAN DATA .................................................. III - 4

3.4

METODE ANALISIS DATA .............................................................. III - 4

BAB IV RANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK DAN ANALISA EFEKTIVITASNYA DARI SEGI WAKTU DAN BIAYA......... IV - 1 4.1

RANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK.... IV - 1

4.1.1

Ruang Lingkup Proyek .................................................................... IV - 1

4.1.2

Struktur Organisasi .......................................................................... IV - 5

4.1.3

Engineering dan Design................................................................... IV - 9

4.1.3.1

Ruang lingkup dokumen engineering dan design................... IV - 9

4.1.3.2

Struktur organisasi engineering dan design ........................... IV - 24

4.1.4

Perencanaan Sistem Nomor Dokumen .......................................... IV - 27

4.1.4.1

Sistem dasar penomoran dokumen ........................................ IV - 27 vi

4.1.4.2

Document number management ............................................ IV - 39

4.1.4.3

Sistem pengendalian dokumen .............................................. IV - 39

4.1.5

Rancangan Database Management System (DBMS) .................... IV - 47

4.1.5.1

Analisa kebutuhan informasi ................................................. IV - 48

4.1.5.2

Identifikasi aliran informasi................................................... IV - 49

4.1.5.3

Rancangan sistem jaringan .................................................... IV - 50

4.1.5.4

Rancangan sistem .................................................................. IV - 53

4.1.5.5

Rancangan menu.................................................................... IV - 55

4.1.6

Analisa Efektifitas Sistem Informasi Manajemen Proyek............. IV - 71

4.1.6.1

Data jumlah dokumen engineering dan design yang tercakup dalam

sistem database (Master Document Register – MDR)........................... IV - 71 4.1.6.2

Analisa Biaya dan Waktu ...................................................... IV - 72

4.1.6.2.1

Sistem Informasi Management Proyek dengan DBMS. IV - 72

4.1.6.2.2

Sistem Informasi Management Dengan Manual ........... IV - 75

4.1.6.2.3

Analisa biaya yang diperlukan untuk membangun sistem

jaringan SIMP dengan metode DBMS yang terpadu dan terkomputerisasi ... ....................................................................................... IV - 83 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................... V - 1 DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................................1

vii

DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1 Versi-versi Microsoft Acces ...........................................................II - 29 Tabel 4. 1 Sistem Distribusi Dokumen Secara Manual ................................. IV - 42 Tabel 4. 2 Otorisasi Akses Dalam Organisasi Proyek ................................... IV - 60 Tabel 4. 3 Jumlah Dokumen Engineering dan Design .................................. IV - 71 Tabel 4. 4 Overall Schedule SSWJ-CP 4 Rev.0 ............................................ IV - 72 Tabel 4. 5 Analisa Perhitungan Biaya Distribusi Dokumen Secara Manual . IV - 82

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Sistem kode hirarki berdasarkan sistem CSI ..............................II - 11 Gambar 2. 2 Contoh Organisasi Engineering Proyek Konstruksi ...................II - 26 Gambar 2. 3 Tampilan Program Access...........................................................II - 33 Gambar 3. 1 Metode Penelitian ....................................................................... III - 2 Gambar 4. 1 Route Proyek South Sumatera West Java Gas Pipeline Project . IV - 3 Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Proyek .......................................................... IV -7 Gambar 4. 3 Struktur Organisasi Kontraktor.................................................... IV -8 Gambar 4. 4 Struktur Organisasi Engineering................................................ IV -26 Gambar 4. 5 Sistem Dasar Penomoran ........................................................... IV -28 Gambar 4. 6 Area Kerja SSWJ Contract Package No.4 West Java Distribution Pipeline ........................................................................................................... IV -31 Gambar 4. 7 Standar Cover Sheet Document Engineering dan Design ......... IV -37 Gambar 4. 8 Contoh Title Block untuk Dokumen Gambar............................ IV -38 Gambar 4. 9 Flow Chart Pengendalian Dokumen Engineering dan Design .. IV -46 Gambar 4. 10 Rencana Sistem Jaringan ......................................................... IV -52 Gambar 4. 11 Model Database....................................................................... IV -55 Gambar 4. 12 Sistematika Menu Utama......................................................... IV -59 Gambar 4. 13 Tampilan Menu Utama ............................................................ IV -61 Gambar 4. 14 Tampilan Menu Contract Documents...................................... IV -62 Gambar 4. 15 Tampilan Menu MDR Latest Revision.................................... IV -63 Gambar 4. 16 Tampilan Menu MDR AFC Documents.................................. IV -64 Gambar 4. 17 Tampilan Menu MDR Overdue Documents............................ IV -65 Gambar 4. 18 Tampilan Menu MDR Document Need To Be Resubmit ....... IV -66 Gambar 4. 19 Tampilan Menu MDR Outstanding Documents ...................... IV -67 Gambar 4. 20 Tampilan Menu MDR Contractor Progress............................. IV -68 Gambar 4. 21 Tampilan Menu MDR Originator Progress ............................. IV -69 Gambar 4. 22 Tampilan Menu MDR DVE Progress...................................... IV -70

ix

BAB I PENDAHULUAN

BAB I PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG South Sumatera West Java Gas Pipeline Project Phase-1 atau yang dikenal sebagai SSWJ-1 merupakan salah satu proyek pemerintah Indonesia dalam pembangunan infrastruktur jaringan pipa gas dengan sumber dana dari pinjaman luar negeri yaitu dari Japan Bank For International Cooperation (JBIC). SSWJ-1 dilaksanakan untuk mengalirkan gas bumi dari sumur gas Pagardewa yang berada di Sumatera Selatan menuju jaringan distribusi industri di Jawa Barat khususnya di Banten. Pemenang tender untuk SSWJ-1 ini adalah PT. Perusahaan Gas Negara (Persero), Tbk. South Sumatera West Java Gas Pipeline Project Contract Package No. 4, West Java Distribution Pipeline (SSWJ-1 CP–4) merupakan salah satu paket kontrak dari SSWJ-1, dimana Nippon Steel Engineering Corporation (NSEC) adalah sebagai pelaksana proyek dengan lingkup pekerjaan meliputi engineering, procurement, dan construction atau lebih dikenal dengan EPC. Dalam proyek dengan lingkup pekerjaan EPC ini, tahap engineering memegang peranan penting untuk pelaksanaan tahap procurement dan construction. Dalam arti engineering dan design memberikan serta menentukan berbagai parameter dan spesifikasi produk yang akan dipakai sebagai dasar pegangan (referensi) kegiatan konstruksi.

I-1

BAB I PENDAHULUAN

Tahapan engineering dan desain pada proyek EPC dengan skala besar akan menghasilkan dokumen engineering dan design dalam jumlah yang sangat banyak dengan masing-masing jenis disiplin engineeringnya. Hal itu akan menyebabkan lingkup kerja suatu organisasi yang besar dan kompleks. Untuk mengakomodasi produk dokumen engineering dan desain tersebut, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola secara efektif dan efisien, baik dari segi waktu maupun biaya. Atas dasar pemikiran tersebut, penulis mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Proyek Pada Tahap Engineering dan Desain Dengan Studi K asus So uth S umatera West Ja va Gas Pipeline

Project Ph ase – 1

Contract Package – 4, West Java Distribution Pipeline” 1.2 POKOK PERMASALAHAN Dewasa ini proyek-proyek besar, umumnya melengkapi diri dengan sistem Informasi Manajemen Proyek (SIMP), yang terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak, digunakan untuk mendukung operasi unit fungsional dalam struktur proyek. Misalnya bidang perencanaan untuk pengendalian progress prosedur pekerjaan, gambar-gambar, dan dokumen teknik lainnya. Pada pelaksanaannya, penanggung jawab proyek sering mengalami SIMP yang tersedia tidak cukup efektif untuk menangani proyek tersebut, hal ini dapat disebabkan antara lain :

I-2

BAB I PENDAHULUAN

1. Tidak adanya SIMP pada tahap engineering dan desain yang dirancang secara terkomputerisasi, terpadu dan terkendali secara sentral sehingga sulit memberikan informasi dari masing-masing dokumen engineering dan desain, serta informasi yang tersedia tidak siap pakai dan tepat guna pada waktunya, sehingga tidak efektif untuk pengelolaan proyek, perlu pengelolaan dan interpretasi lebih jauh. 2. Kurang

baiknya

perencanaan

komponen-komponen

SIMP

(hardware,

software, data, prosedur, dan manusia) sehingga SIMP, alur informasi dan koordinasi antara komponen proyek pada tahap engineering dan desain menjadi tidak efektif yang pada akhirnya dapat menyebabkan keterlambatan pada tahap procurement dan construction serta pada tahap engineering dan desain itu sendiri. 3. Adanya anggapan bahwa untuk menggunakan SIMP yang terkomputerisasi dalam hal distribusi informasi akan memakan biaya yang lebih mahal dibandingkan dengan distribusi informasi secara manual. 1.3 TUJUAN PENELITIAN Tujuan Penelitian ini adalah : 1. Merancang SIMP yang terkomputerisasi pada tahap engineering dan desain yang terkendali secara sentral untuk memberikan informasi-informasi yang siap pakai dan siap guna dengan produk yang dihasilkan adalah Database Management System yang dirancang dengan mengunakan Program Microsoft Access.

I-3

BAB I PENDAHULUAN

2. Merencanakan komponen-komponen SIMP dengan mengikuti referensireferensi yang digunakan untuk mencapai SIMP yang efektif. 3. Menghitung perbandingan biaya dan waktu yang diperlukan antara SIMP yang terkomputerisasi dengan SIMP manual. 1.4 PEMBATASAN MASALAH Pada penelitian ini dilakukan pembatasan-pembatasan masalah, sebagai berikut : 1. Perancangan SIMP dilakukan dengan menggunakan Program Microsoft Access. 2. Perancangan Sistem Jaringan hanya dibahas dalam batasan konseptual bukan pada proses perancangan teknologi informasinya. 3. Indikator perhitungan biaya dan waktu yang digunakan adalah biaya pembangunan DBMS dan distribusi informasi 1.5 METODA PENULISAN Penulisan ini bersifat studi kasus, dimana kasus yang diambil adalah Proyek South Sumatera West Java Gas Pipeline Phase -1, Contract Package 4. Dimana akan dilakukan analisa untuk kefektifitasan sistem informasi manajemen proyek pada proyek tersebut dengan cara membandingkan dari segi biaya jika menggunakan metode manual. 1.6 SISTEMATIKA PENULISAN Adapun sistematika dari tulisan ini adalah :

I-4

BAB I PENDAHULUAN

BAB I PENDAHULUAN Berisikan latar belakang penulisan, pokok permasalahan, tujuan penulisan, pembatasan masalah dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Berisikan tentang dasar teori yang dibutuhkan dan relevan dengan ruang lingkup pembahasan dalam studi ini. BAB III METODOLOGI PENELITIAN Berisikan Ruang lingkup penelitian, identifikasi masalah, metode pengumpulan data, dan metode analisis data. BAB IV RAN CANGAN SISTEM IN FORMASI MA NAJEMEN PROYEK DAN EFEKTIVITAS DARI SEGI WAKTU DAN BIAYA Berisikan perancangan Konsep Sistem Informasi Manajemen Proyek yang terpadu dan terkomputerisasi untuk tahap engineering dan desain yang dibuat dalam bentuk Database Management System dengan menggunakan program Microsoft Access sebagai tool pendukung. Serta analisa perbandingan antara Sistem Informasi Manajemen Proyek yang dirancang dengan Sistem Informasi secara manual.

I-5

BAB I PENDAHULUAN

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan akan membahas perbandingan antara teori yang dipakai dengan hasil analisa pada proyek. Dari hasil kesimpulan ini maka kemudian dibuat saran mengenai pelaksanaan proyek pada tahap engineering dan desain berkaitan dengan studi kasus yang dibahas.

I-6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA


2.1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK 2.1.1

Definisi Proyek dan Sistem Informasi Manajemen

Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan yang dirancang dengan baik dengan waktu terbatas (ada awal dan akhir) yang mempunyai tujuan yang jelas dan unik dengan parameter-parameternya, antara lain; biaya, peralatan, material dan tenaga kerja1. Aktivitas manajemen adalah aktivitas yang selalu ada dan menjadi salah satu tugas pokok yang harus dijalankan dalam suatu organisasi. Tujuannya adalah untuk menyusun rencana agar tercapai sasarannya, untuk menyusun organisasi dalam melaksanakan rencanan tersebut dan untuk mengendalikan prestasi kerja agar rencana dan tindakan dilakukan sesuai dengan jadwalnya2. Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horizontal3. Proyek dapat digambarkan ke dalam siklus proyek. Siklus proyek terdiri dari4 : 1. Tahap konseptual dan study kelayakan (concept & feasibility studies)

1

Ritz, George J., Total Construction Project Management, McGraw – Hill : 1997. Stoner, James A. F., Manajemen, Cetakan Petama. Jakarta, CV Intermedia : 1986. 3 Soeharto, Imam., Manajemen Proyek Dari Konseptual Sampai Operaional, Cetakan Kedua. Jakarta : Erlangga, 1997. 4 Barrie, Donald S., Paulson, Boyd C., Professional Construction Management, Third Edition. Singapore : McGraw – Hill, 1992. 2

II - 1


2. Tahap teknik dan perencanaan (Engineering & design) 3. Tahap pengadaan (procurement) 4. Tahap konstruksi (construction) 5. Tahap implementasi (start-up & implementation) Sistem adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan atau bukan manusia (non human) yang diatur dan diorganisir sedemikian rupa sehingga komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir5. Data adalah fakta-fakta yang menggambarkan kejadian yang jika diinterpretasikan satu per satu tidak mempunyai nilai yang berarti. Informasi adalah data yang sudah dianalisis atau diolah sehingga mempunyai nilai yang lebih berarti dan dapat dicerna oleh penerima. Biasanya ditampilkan dalam bentuk huruf, gambar, grafik, maupun simbol6. Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah metode untuk menyampaikan informasi yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen yang diperlukan untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengendalian, dan operasional organisasi yang bersangkutan dapat dilaksanakan secara efektif7. Atau dengan kata lain SIM dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem yang dapat menyajikan informasi guna mendukung fungsi

5

H. Kerzner, 1998 Stoner, James A. F. et all. 7 McLeod. Jr. Raymond., Management information System, USA : Prentice – Hall, 1995. 6

II - 2


operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi (Gordon B. Davis, 1985). Tujuan SIM adalah memeberikan informasi yang benar dan pada waktu yang tepat kepada manajer. SIM dapat digambarkan sebagai sebuah piramida dimana lapisan terbawah adalah sistem informasi untuk kegiatan teknis operasional, lapisan kedua adalah sistem informasi untuk kegiatan manajerial dan lapisan ketiga adalah untuk perencanaan taktis, dan lapisan puncaknya adalah perencanaan strategis8. Komponen-komponen yang digunakan dalam Sistem Informasi Manajemen terdiri dari: 1. Hardware, terdiri dari komputer, periferal (printer), dan jaringan. 2. Software, merupakan kumpulan dari perintah atau fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. Software dapat digolongkan menjadi sistem operasi, aplikasi, utilitas, serta bahasa. 3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. 4. Prosedur, meliputi dokmen prosedur atau proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.

8

McLeod, Jr., Raymond., et all.

II - 3


5. Manusia, meliputi operator, pemimpin sistem informasi, dsb. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas. SIM tidak selalu didefinisikan dengan komputerisasi walaupun dengan bantuan komputer dapat dibangun SIM yang lebih baik. Pertanyaannya adalah sejauh mana komputerisasi perlu dilakukan dalam membangun SIM. Gagasan manusiamesin (komputer) mengandung makna bahwa adanya pembagian tugas untuk dikerjakan oleh manusia dan mesin. Perlu digaris bawahi bahwa manusia memegang peranan dalam pengambilan keputusan . Mesin lebih bersifat sebagai pendukung manusia dalam menyajikan informasi yang representatif dan akurat9. Suatu model perencanaan dibuat sebagai suatu metode pembangunan dan komunikasi keinginan dan rencana. Dukungan SIM untuk proses perencanaan terdiri dari teknik analisa data yang ada dan pelaksanaan atau realisasi perencanaan data. Dengan bantuan komputer, hasil-hasil yang diperoleh dapat dimonitor secara terus menerus. Untuk selanjutnya dapat dilakukan koreksi maupun antisipasi dari kesalahan yang ada dan yang diprediksikan akan terjadi, yang merupakan peran SIM dalam pengendalian. 2.1.2

Sistem Manajemen Database (DBMS)

Database adalah kumpulan data yang diperoleh dan disimpan untuk kemudian diambil untuk proses pengambilan keputusan oleh manajemen10. Dalam database

9 Scott, George M., Prinsip – Prinsip Sistem Informasi Manajemen.,Cetakan Kedua. Jakarta : PT. Raja Grafindo Perkasa, 1995 10 Kroenke, David & Dewitz, Sandra., Casebook for Management Information System, Third Edition. London : Mitchell, 1994

II - 4


juga termasuk data - data yang akan digunakan dalam proses pengambilan keputusan yang telah diprogramkan dan dalam kontrol atau pengendalian waktu nyata. Database disusun berdasarkan kebutuhan manajemen terhadap informasi untuk menuntun sistem secara keseluruhan. Database adalah sebuah koleksi data yang tersusun terpadu secara logis dan dikendalikan secara sentral dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Pengendalian data tersebut diakukan dengan bantuan komputer11. Organisasi yang cukup besar tentunya memiliki data yang cukup banyak dan beragam. Untuk me-‘manage’-nya tentunya adalah sulit dan memamakn cukup banyak tenaga dan waktu. Untuk itu, telah dikembangkan suatu sistem pengolahan database yang dikenal sebagai Database Management System (DBMS) yang merupakan sebuah metoda, yang berbasiskan komputer sebagai alat bantunya. Dengan kata lain, Database Management System (DBMS) adalah suatu sistem yang memungkinkan pemberian defrinisi, pembangunan, perubahan, pembacaan, pemeliharaan, dan perlindungan database12. Daftar, database list dan kode-kode utama serta informasi lainnya dapat diolah untuk mencari data tertentu, memanipulasi data seperti menambah, menghapus atau bahkan untuk menyusun dan mencetak laporan dan sebagainya dengan menggunakan DBMS. DBMS ini biasanya dirancang dengan menggunakan software Microsoft Access.

11 12

Kroenke, David, Database Processing. Kroenke, David, Database Processing.

II - 5


2.1.3

Sistem Prosedur dan Kebutuhan Informasi Proyek

A. Struktur organisasi proyek Hensey (1990a) menyarankan esensi dari pembentukan sebuah tim yang efektif teriri atas 3 elemen, yaitu13: 1. Mengerjakan tuas-tugas umm secara bersama-sama (misi, perencanaan strategis, organisasi anggaran, staff, dll), 2. Mempunyai disiplin , rapat pekerjaan yang efektif dengan frekuensi yang cukup untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, 3. Membuat sebuah patokan sederhana untuk menilai semangat tim, kerjasama tim yang nyata dan atau pengembangan tim pada kondisi tersebut. Definisi struktur organisasi adalah sebuah tim atau organisasi yang terdiri dari sekelompok orang sesuai dengan jalur koordinasi dan komunikasi yang jelas dan terstruktur. Dalam menyusun organisasi perlu diperhatikan pengelompokan berbagai pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai rencana yang telah disusun, penugasan berbagai kegiatan departemen dan pengkoordinasiannya melalui pelimpahan wewenang. Salah satu bentuk struktur organisasi yang sering digunakan dalam proyek konstruksi adalah project task force. Kelebihannya adalah kemampuan

13

Lawrence, Bennett F., The Management of Engineering : human, quality, organizational. Legal and ethical aspects of professional practice. Canada : John Wiley & Sons, 1996.

II - 6


adaptasinya yang tinggi pada keseluruhan tugas dan responsif terhadap ide-ide dan metode-metode baru. Selain itu, project task force juga menunjukan hubungan antar personil yang dekat dan menghasilkan semangat tim yang sangat baik jika memperoleh kepemimpinan yang layak14. B. Tugas dan tanggung jawab personil Keberhasilan dari suatu proyek tergantung pada pembagian tugas dan tanggung jawab serta pendelegasian wewenang yang jelas dan rinci kepada masing-masing personil dalam tim pelaksana pembangunan proyek. Dibutuhkan juga dedikasi dan integrasi yang tinggi pada mereka15. C. Arus dokumen dan informasi Sistematika proses mengalirnya arus dokumen dan informasi harus dibuat semudah dan seringkas mungkin, agar dapat diakses dengan mudah. Hal ini sangat penting agar tidak terjadi kurang komunikasi di dalam tim pelaksana pembangunan16. D. Sistem prosedur operasional proyek Sistem prosedur operasional proyek merupakan suatu sistem informasi yang sangat efektif untuk semua kalangan dalam sutu perusahaan. Sistem ini biasanya

14

Barrie, Donald S., et all. Ritz, George J., et all. 16 Ahuja, Hira N., construction Performance Control By Network. 15

II - 7


dibuat dengan tabel-tabel sehingga pengguna informasi menjadi lebih mudah dalam menggunakan prosedur operasional tersebut yaitu17: 1.

Definisi permasalahan dan pemecahan a. Membentuk sistem prosedur harus sesuai dengan kebutuhan organisasi perusahaan masing-masing, b. Mempelajari dengan mendalam akar-akar pemikiran dan mencari solusi atau pemecahan jawabannya, c. Membuat analisa secara strategis dan seefisien mungkin sehingga dapat membantu memecahkan solusi permasalahannya, d. Mempelajari semua tools untuk mendukung sistem prosedur, misalnya hardware and software, e. Setelah pilihan diketahui kelebihan dan kekurangannya, maka diambil keputusan yang paling tepat untuk sistem prosedur tersebut.

2.

Membuat strategi pemecahan a. Membuat uraian secara terinci dan jelas mengenai prosedur yang direncanakan, b. Membuat studi kelayakan terhadap rancangan di sistem prosedur tersebut,

17

Paper Mahasiswa Pasca Sarjana UI Kekhususan Manajemen Konstruksi, MIS Proyek PembangunanFly Over Penggilingan Tahap I & II di Jakarta Timur : Jakarta, 1999

II - 8


c. Melakukan rekomendasi dari hasil studi kelayakan, yang merupakan alternatif yang terbaik, d. Membuat daftar karakteristik secara rinci dan detail dari sistem prosedur tersebut. 3.

Melaksanakan proses rancangan a. Membuat definisi dari daur hidup model sistem prosedur dengan suatu bagan/sruktur organisasi, b. Melakukan penentuan akan definisi, teknik dan perangkat keras maupun lunak yang akan digunakan (penentuan tools), c. Membuat alokasi anggaran untuk instansi sistem prosedur tersebut, d. Melakukan identifikasi aliran informasi (information flow) sehingga sistem prosedur tersebut dapat diimplementasikan pengoperasiannya ke dalam suatu proyek. Perencanaan Sistem Informasi Manajemen pada suatu perusahaan umumnya dibuat berdasarkan keinginan pimpinan dalam perusahaan itu, biasanya dilakukan studi dengan mengacu pada tujuan perusahaan yang telah dibuat dan ditetapkan18.

18

O’ Brien, James A., Introduction to Information System , USA : Irwin Inc., 1997.

II - 9


2.1.4

Struktur Rincian Kerja dan Kode Kegiatan

A. Kode kegiatan Data - data berupa kegiatan dalam suatu proyek mempunyai jumlah yang besar dan beragam. Pengendalian data-data dalam database tersebut dilakukan dengan bantuan komputer. Untuk memudahkan dalam pengoperasiannya, koleksi datadata tersebut dibuatkan kode atau penomoran tertentu sesuai dengan tingkat atau manajemen menurut hirarki dan batas kewenangannya dalam organisasi perusahaan tersebut. Pengkodean kegiatan ini biasa disebut juga dengan coding19. Ada berbagai macam sistem pengkodean. Diantaranya adalah sistem kode format CSI, yang mengklasifikasikan tiap-tiap pekerjaan menjadi 16 divisi, yaitu20 : 1.

Divisi General Requirement,

2.

Divisi Site Work,

3.

Divisi Concrete,

4.

Divisi Masonry,

5.

Divisi Metals,

6.

Divisi Woods and Plastics,

7.

Divisi Thermal and Moisture Protection,

19

Pescu, Callin M. & Charoenngam, Chotchai, Project Planning, Scheduling, and Control in Construction an encyclopedia of terms and application. 20 Pescu, Callin M. & Charoenngam, Chotchai, et all.

II - 10


8.

Divisi Doors and Windows,

9.

Divisi Finishes,

10. Divisi Specialties, 11. Divisi Equipment, 12. Divisi Furnishing, 13. Divisi Special Construction, 14. Divisi Conveying Systems, 15. Divisi Mechanical, 16. Divisi Electrical. Sistem kode hirarki berdasarkan sistem CSI dapat dilihat pada gambar 2.1 dibawah ini. XXX XX

XX

XXX XX

Project ID Phase ID System ID Component ID Task ID Gambar 2. 1 Sistem kode hirarki berdasarkan sistem CSI

II - 11


B. Struktur rincian kerja Konsep fundamental dalam manajemen proyek adalah struktur rincian pekerjaan, yang dimulai dengan hasil akhir total yang diinginkan dan diakhiri dengan tugastugas terinci secara individual. Struktur rincian kerja proyek adalah dikomposisi alamiah dari hasil akhir proyek21. Struktur Rincian Kerja disebut juga Work Breakdown Structure (WBS), dimulai dengan uraian keseluruhan proyek dan kemudian dibuat deskripsinya untuk masing-masing elemen dari setiap sub divisi. Elemen terkecil dari WBS adalah paket pekerjaan, yaitu suatu uraian mengenai pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran antara.

C. Rencana jaringan kerja (network planning) Tata hubungan diantara tugas-tugas harus ditetapkan menurut urutan kronologis, dimulai dari tugas terakhir dari proyek dan kemudian dikerjakan secara mundur. Setelah setiap tugas dituliskan, maka perlu untuk menentukan apa tugas berikutnya yang terlebih dahulu harus diselesaikan. Tata hubungan ini disebut dengan jaringan kerja pekerjaan22.

21 22

Ahuja, Hira N., Succesful Construction Cost Conrol By Netmork. Ahuja, Hira N., Construction Control By Network, John Wiley & Sons, Inc.

II - 12


2.2 DESIGN ENGINEERING Lingkup kerja design engineering terkait erat dengan lingkup kerja konstruksi. Design Engineering memberikan dan menentukan berbagai parameter dan produk yang akan dipakai sebagai dasar pegangan (referensi) kegiatan konstruksi. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa dalam aspek teknik, kegiatan konstruksi melaksanakan apa yang telah digariskan oleh hasil kegiatan design-engineering. Sepanjang siklus proyek dikenal beberapa tahap design Engineering secara konseptual, pendahuluan dan terinci.Yang terakhir adalah tahap implementasi untuk menyiapkan spesifikasi, kriteria peralatan dan material yang akan dibeli, serta gambar cetak biru komponen-komponen fasilitas yang akan dibangun. Pekerjaan tersebut melibatkan bermacam-macam disiplin ilmu engineering, seperti sipil, proses, listrik mekanikal, instrumen dan lain-lain. Seperti halnya menyusun perkiraan biaya dan jadwal, design engineering dilakukan dengan pendekatan setahap demi setahap, mulai dari design konseptual, pendahuluan, dan terinci23. 2.2.1

Tahap Design Engineering

A. Design konseptual Design ini dilakukan pada waktu study kelayakan, merumuskan garis besar dasar pemikiran teknis mengenai sistem yang akan diwujudkan, dan mengemukakan

23

Soeharto, Imam., et all.

II - 13


berbagai alternatif, yang didasarkan atas perkiraan kasar, untuk dikaji lebih lanjut mengenai aspek ekonomi, pemasaran, dan lain-lain. B. Design pendahuluan Pada tahap ini, diletakan dasar-dasar pokok design-engineering, dalam arti segala sifat atau fungsi pokok dari produk atau instalasi hasil proyek sudah harus dijabarkan, termasuk menentukan proses yang akan mengatur masukan material dan energi untuk dikonversi menjadi produk yang diinginkan. Tugas penting dari design pendahuluan adalah memberikan besaran kuantitatif dari berbagai parameter, sehingga dapat dipakai untuk menyusun perkiraan biaya dengan akurasi yang lebih baik. Pada tahap ini, dilakukan pengecekan ulang dan mengkonfirmasikan masalah fungsi, kualitas dan persyaratan kelestarian lingkungan. C. Design terinci Disini design mencapai taraf penyusunan deskripsi lengkap dari aspek Engineering perihal produk yang hendak dibuat, atau instalasi yang hendak dibangun. Jadi spesifikasi dan kriteria telah diperhatikan sepenuhnya, seperti dimensi, tata letak, bentuk, elevasi, toleransi, kualitas material, termasuk proses fabrikasi atau instalasi. Sebagian dari lingkup design Engineering yaitu design Engineering konseptual dan pendahuluan telah dimulai pada studi kelayakan. Dalam implementasi fisik pekerjaan tersebut dilanjutkan sampai menghasilkan produk berupa spesifikasi, kriteria, serta gambar-gambar untuk pembelian atau pemesanan, manufaktur II - 14


peralatan, dan gambar cetak biru konstruksi. Kegiatan ini disebut design engineering terperinci (Detailed Design Engineering). Kegiatan design engineering terinci dilakukan di kantor pusat proyek, meliputi ; 1.

Meletakan dasar kriteria design engineering,

2.

Mengumpulkan data teknis yang diperlukan untuk design, yang seringkali, harus berdasarkan survei lapangan untuk mendukungnya,

3.

Membuat spesifikasi material,

4.

Membuat design proses dan engineering, mekanikal,

5.

Merancang gambar-gambar untuk fabrikasi struktur instalasi, fabrikasi pipa, pekerjaan fondasi, dan lain-lain,

6.

Membuat spesifikasi dan kriteria peralatan, misalnya turbin penggerak, generator, listrik ketel uap, kompresor dan lain-lain. Spesifikasi ini diperlukan untuk memesan peralatan tersebut kepada perusahaan manufaktur,

7.

Mengevaluasi dan menyetujui usulan design dan gambar yang diajukan oleh perusahaan manufaktur,

8.

Menyiapkan pengajuan keperluan material untuk kegiatan pembelian,

9.

Membuat model bagi instalasi yang hendak dibangun dengan skala yang ditentukan,

10. Membuat perkiraan biaya proyek, II - 15


11. Membuat jadwal pelaksanaan proyek dan menyusun program jaminan mutu. 2.2.2

Disiplin dan Ruang Lingkup Engineering

Setelah parameter design engineering ditetapkan, langkah berikutnya adalah pelaksanaan design engineering fasilitas produksi atau produk yang akan dibangun. Kegiatan ini melibatkan berbagai disiplin ilmu24. A. Engineering, proses dan mekanikal Kegiatan ini terdiri dari pembuatan perincian spesifikasi derajat kemurnian produk dan bahan mentah sesuai permintaan atau pengamatan pasar. Design proses merupakan pekerjaan hulu yang memberikan masukan penting pada kegiatan design engineering berikutnya. Adapun perincian design proses dan mekanikal adalah sebagai berikut : 1. Merancang diagram arus proses, menghitung neraca panas dan neraca bahan, 2. Menghitung keperluan utilitas, seperti tenaga listrik, uap air, dan air pendingin, 3. Membuat spesifikasi peralatan yang akan digunakan, dalam hubungannya dengan panas, tekanan, aliran, dan ketahanan terhadap korosi dan bahan-bahan kimia, serta spesifikasi-spesifikasi lainnya yang berhubungan dengan aspek mekanikal,

24


II - 16


4. Merancang diagram pipa (P&ID), diagram listrik untuk proses, utilitas, dan merancang denah (layout) unit-unit di dalam instalasi, 5. Menyusun

spesifikasi

yang

berkaitan

dengan

batasan-batasan

yang

diberlakukan, dalam rangka menjaga kelestarian lingkunag hidup. B. Diagram proses dan instrumen Diagram arus proses (process flow diagram) menjelaskan berbagai aliran material dan panas pada proses produksi instalasi yang dimaksudkan. Diagram ini akan menjadi masukan utama untuk menyusun rancangan diagram pipa dan instrumen (P&ID), yang menggambarkan posisi, letak, dan ubungan antara pipa, kerangan (valve), instrumen, dan peralatan. Dokumen P&ID selanjutnya akan menjadi dasar bagi disiplin lain uintuk menentukan denah (layout) tempat kedudukan peralatan, membuat gambar (engineering drawing), dan model. Pekerjaan penting lain adalah mempersiapkan lembaran data peralatan (LDP), yaitu lembaran yang memuat daftar peralatan yang hendak dipesan ke pabrik atau manufaktur, seperti pompa, kompresor, alat penukar panas, kolom dan lain-lain. Pada LDP dicantumkan perincian nama peralatan, kondisi operasi, dan jenis material yang diinginkan (carbon steel, stainless steel, dan lain-lain). Adapun kelompok design engineering mekanikal bertanggung jawab atas hal-hal berikut : 1. Menambahkan syarat-syarat atau spesifikasi dalam aspek mekanikal pada LDP, seperti ukuran tebal pipa, bejana, alat penukar panas, dan lain-lain,

II - 17


2. Koordinasi dengan disiplin engineering lain dalam rangka membuat material take off dan paket material request untuk penyusunan anggaran biaya proyek dan pemesanan barang, 3. Mengkaji dan menyetujui gambar vendor drawing, yaitu gambar engineering dari perusahaan manufaktur sebelum pesanan peralatan mulai dipabrikasi, 4. Membuat spesifikasi peralatan mekanis, seperti pengatur suhu ruangan, handling material, dan alat-alat pencegah bahaya kebakaran. C. Sipil Bagian sipil bertugas mempersiapkan design engineering penyiapan lahan lokasi proyek, yang terdiri dari merancang pekerjaan-pekerjaan clearing and grubbing, jalan masuk, grading, drainase, pembuatan pagar dan pondsai tempat kedudukan peralatan. Selain itu, juga merancang gedung atau bangunan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan sipil. Untuk proyek yang kandungan pekerjaan sipilnya cukup besar seperti membangun lapangan terbang, bendungan, irigasi, jembatan, jalan raya, dan lain-lain, maka disamping pekerjaan tersebut diatas, disiplin civil engineering berperan memimpin, dalam arti mempersiapkan pekerjaan hulu, membuat spesifikasi dan menentukan denah, yang selanjutnya dipakai sebagai dasar untuk design disiplin-disiplin berikutnya. D. Pipa dan instrumen Untuk proyek industri yang memproses material cair atau gas, seperti refinery, petrokimia, kilang-kilang LNG , LPG dan sebagainya, maka pekerjaan design II - 18


pipa mempunyai porsi jam-orang yang besar (± 33 %), dan dari segi jadwal merupakan jalur kritis proyek. Pekerjaan ini meliputi design, membuat spesifikasi, dan mempersiapkan paket pembelian material seluruh sistem pipa proyek. Setelah denah peralatan ditentukan, Disiplin Engineering Pipa (DEP) dan Disiplin Engineering Instrumen (DEI) melanjutkan dengan merancang diagram pipa dan instrumen (P&ID), menentukan elevasi peralatan serta sistem pipa yang menghubungkannya. Langkah terakhir DEP adalah membuat gambar isometrik, yaitu gambar design terinci sistem pipa, yang antara lain dipakai untuk petunjuk pabrikasi pipa dan membuat model. Adapun DEI bertanggung jawab atas sistem pengendalian (control) dan otomatisasi atau komputerisasi instalasi ataupun produk yang dihasilkan proyek. Peralatan yang berkaitan erat dengan sistem tersebut antara lain adalah pengukuran dan pengendalian panas, aliran, tekanan, serta jalinannya dengan pusat pengendalian. DEI membubuhkan tanda-tanda letak serta fungsi peralatan tersebut pada gambar P&ID. Pda proyek industri, lingkup kerja DEI termasuk menyiapkan sistem pengendalian di pusat pengendalian (control room), yang meliputi menentukan denah, panel dan konsol, serta hubungannya dengan unitunit proses yang bersangkutan. Seperti halnya dengan disiplin engineering lainnya, DEI membantu mempersiapkan paket pembelian, khususnya paket pembelian peralatan instrumen dengan menyusun spesifikasi, kriteria dan kuantitas yang diperlukan. Menjelang tahap akhir proyek, terutama pada praoperasi dan start-up, DEI melakukan kalibrasi serta memeriksa dan menyesuaikan alat-alat instrumen agar berfungsi sebagaimana mestinya. II - 19


E. Listrik Disiplin Engineering Listrik (DEL) bertugas mempelajari dan merancang sistem kelistrikan, mulai dari sumber tenaga listrik proyek, jaringan distribusi, switch gear atau gardu listrik atau trafo, sampai pada titik-titik pemakai, seperti motor listrik penggerak, lampu tanda-tanda pada instrumen, dan alat pemanas listrik. Juga menyiapkan angka-angka perhitungan keperluan tenaga listrik instalasi pada saat telah beroperasi. Merancang sistem kelistrikan ini antara lain meliputi ; mempelajari beban (load) yang diperlukan diagram single-line, relay, insterlock, konduit, serta merancang penerangan seluruh instalasi. Dalam membantu bidang pembelian, DEL menyusun spesifikasi, kriteria, dan kuantitas peralatan listrik yang akan dimasukan dalam paket MR. F. Denah instalasi Bila penentuan filosofi design mempunyai dampak yang besar terhadap biaya, maka salah satu titik kunci yang mempengaruhi kelancaran pekerjaan designEngineering adalah penentuan denah instalasi. Sebelum denah ini dibuat, belum dapat ditentukan letak dan kedudukan peralatan atau unit-unit yang merupakan bagian dari instalasi, seperti reaktor, kolom, penukar panas, pendingin, generator, kompresor, dapur, pusat pengendalian (control room), dan lain-lain. Oleh karena itu, perancang pekerjaan berikutnya, seperti perancangan pondasi, pipa penghubung, pipa penyangga, selokan pembuang, jalan-jalan untuk angkutan, dan pemeliharaan di dalam instalasi dapat tertahan.

II - 20


G. Kriteria dan spesifikasi Dokumen yang memuat kriteria dan spesifikasi design-engineering, selain penting bagi kegiatan perancangan juga penting bagi “penjamin mutu”. Kriteria design dan engineering memuat keterangan terinci perihal maksud dan fungsi setiap peralatan yang hendak dipesan ke pabrik maupun unit instalasi yang hendak dibangun. Disamping itu, terdapat juga data yang memuat keterangan teknis tentang segala sesuatu yang mempengaruhi, atau harus diperhitungkan dalam perancangan perlatan dan unit instalasi, antara lain kondisi lokasi proyek (keadaan tanah, iklim, transportasi, dan komunikasi), metode konstruksi, kebijakan penyediaan suku cadang, pemeliharaan, dan lain-lain. Berdasarkan kriteria dan data ini, disusunlah spesifikasi dan metode knstruksi untuk instalasi atau unit produksi yang hendak dibangun. H. Gambar engineering Dikenal beberapa macam gambar (drawing) sebagai produk kegiatan design dan engineering. Misalnya, gambar sementara untuk bahan pengkajian dan komentar, gambar konstruksi yang dipakai pelaksana konstruksi, dan as-built drawing, yaitu gambar terakhir yang sesuai dengan keadaan yang sesungguhnya dari unit atau instalasi yang sudah dibangun. Disamping itu terdapat vendor drawing, yaitu gambar yang dipersiapkan oleh pabrik (manufacture) penjual atas suatu peralatan yang dipesan oleh proyek. Gambar-gambar tersebut berfungsi memberikan ilustrasi aspek-aspek teknis suatu rancangan dengan menunjukkan denah letak peralatan atau unit-unit didalam instalasi dan hubungan antara satu dengan yang lain. Gambar-gambar ini juga menunjukkan ukuran, dimensi, elevasi, dan jenis II - 21


material yang akan digunakan. Dengan menggunakan gambar engineering yang lengkap dan jelas, perancang dapat berkomunikasi dengan pihak-pihak lain yang berkepentingan tentang spesifikasi peralatan atau metode konstruksi yang diinginkan. Kecuali bagi proyek yang bersifat duplikasi, gambar engineering perlu dipersiapkan secara khusus untuk masing-masing proyek yang hendak dibangun. I. Spesifikasi Spesifikasi memberikan petunjuk tentang persyaratan kualitas instalasi yang hendak dibangun. Spesifikasi ini berupa penjelasan tertulis, yang meliputi penggunaan material dan metode kerja yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan proyek agar dicapai standar mutu yang dikehendaki. Spesifikasi dan gambar berfungsi saling melengkapi dalam arti penjelasan-penjelasan yang tidak praktis bila diutarakan dalam bentuk gambar, akan ditulisa dalam halamanhalaman yang memuat penjelasan spesifikasi, misalnya mutu material yang dikehendaki, cara-cara konstruksi, prosedur uji coba, dan lain sebagainya. Adanya spesifikasi dan gambar yang cukup lengkap dan jelas dalam suatu paket dokumen lelang, akan merupakan bantuan yang besar bagi peserta lelang dalam menghitung angka penawaran, dan nantinya menjadi petunjuk pokok dalam kegiatan design dan engineering, pembelian material dan peralatan, dan konstruksi bagi kontraktor utama. Dalam hubungannya dengan kegiatan proyek, K. A. Tenah dan J. M. Guevera (1985) menggolongkan spesifikasi menjadi sistem hasil dan sistem metode.

II - 22


a. Sistem hasil Sistem hasil disebut juga spesifikasi kinerja (performance spesification), Pada intinya, spesifikasi kinerja ini hanya mencantumkan hasil akhir yang dapat memenuhi syarat sesuai dengan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, didalam spesifikasi perlu dicantumkan prosedur pengujian untuk memenuhi kriteria tersebut. Dengan pendekatan ini, kontraktor mempunyai kebebasan untuk menggunakan cara-cara yang dianggap paling efisien baginya dalam mencapai syarat yang telah ditentukan. Sedangkan pemilik diyakinkan dengan adanya uji coba berikut masa jaminan dalam periode tertentu. b. Sistem metode Sistem ini memberikan rincian material yang digunakan dan prosedur yang harus diikuti untuk melaksanakan suatu pekerjaan proyek, untuk memenuhi mutu yangtelah ditentukan. Pendekatan ini dilakukan bila hasil uji coba tidak dapat mengungkapkan kualitas secara keseluruhan, misalnya pemasangan isolasi pada pipa atau alat penukar panas dari instalasi industri petrokimia. Spesifikasi dan metode konstruksi perlu ditulis sedemikian rupa sehingga selain jelas dan tepat, juga harus mudah ditangkap dan dimengerti oleh pelaksana proyek, sperti juru pembelian, pelaksana di lapangan, yaitu tukang las, tukang pipa, juru gambar, dan para pengawas. J. Maket atau model Salah satu sarana yang ampuh untuk mendapatkan komunikasi antara pihak-pihak yang terlibat dalam design engineering, dan konstruksi adalah model atau maket II - 23


instalasi berskala kecil. Dengan model dapat dilihat gambaran tiga dimensi unit instalasi yang hendak dibangun, sehingga memberikan kemudahan dalam hal-hal : a. Menyusun rancangan terinci, misalnya arah dan letak pipa, jarak antara peralatan, penentuan tangga, plafond, fasilitas pemeliharaan, dan lain-lain, b. Memberikan petunjuk kepada pelaksana kegiatan konstruksi tentang langkah yang akan dikerjakan, c. Peragaan kepada calon-calon operator yang akan melaksanakan operasi instalasi dan pemeliharaan. Pembuatan model dilakukan bersamaan dengan pekerjaan design engineering karena kedua pekerjaan ini saling memberikan masukan yang diperhitungkan. 2.2.3

Faktor yang Menentukan Dasar Engineering

Kegiatan design engineering proyek, dari konseptual sampai terinci, mempunyai satu tujuan pokok, yaitu memenuhi fungsi produk atau instalasi. Kegiatan ini melibatkan berbagai parameter dan pertimbangan. Tentu saja gambaran keseluruhan dari segi ekonomi dan finansial akan menjadi faktor utamadalam pengambilan keputusan. Pengembangan dan penentuan spesifikasi dan kriteria suatu produk atau instalasi pada tahap berikutnya, akan menentukan kinerja yangmemperlihatkan sejauh mana fungsi yang direncanakan telah dipenuhi. Proses ini merupakan masalah kritis pada kegiatan design-engineering. Dalam rangkia memenuhi fungsi ini, aspek-aspek yang lebih luas harus ikut diperhatikan, seperti realiability, constructability, dan maintainability. II - 24


Dalam pada itu, faktor-faktor seperti keharusan menerapkan prinsip-prinsip engineering, aman (safe) untuk dioperasikan, dan dapat diterima dari segi kelestarian lingkungan, akhirnya akan berpengaruh terhadap besar kecilnya biaya proyek biaya proyek atau investasi. Prinsip engineering di sini dihubungkan dengan pemenuhan standar tertentu, seperti ASTM, dan ASME yang secara luas telah diterima di kalangan industri. Dengan demikian, standar-standar tersebut dipakai sebagai standar minimal yang harus dicapai. Adapun salah satu standar untuk safety dan kesehatan adalah OSHA (Occupational Safety and Health Administration). 2.2.4

Organisasi Engineering

Project engineering adalah bagian yang menangani pekerjaan administrasi engineering, seperti produksi dan pengurusan drawing, serta dukungan untuk kegiatan subkontrak (mempersiapkan spesifikasi). Dukungan lain adalah bagi kegiatan pembelian, seperti meneliti gambar dari rekanan, evaluasi aspek teknik dari proposal pemasok, membuat bill of quantity untuk pesanan barang, dan lainlain. Bidang kontrol proyek menangani perencanaan dan pengendalian proyek di kantor pusat maupun di lapangan. Untuk proyek berukuran besar, bidang ini umumnya melapor ke pimpro, sedangkan untuk proyek kecil dan sedang melapor ke manajer engineering. Organisasi engineering yang tertera pada Gambar 2.2 adalah suatu contoh organisasi tim proyek engineering konstruksi25.

25


II - 25


Manajer Engineering

Design - Engineering

Spesialis -

Sistem Analis Rotating equip AMDAL Start-Up Dan lain-lain

-

Project - Engineering

- Cost Engineer - Schedule Engineer

Proses Sipil Arsitek Pipa Listrik Mekanikal Dan lain-lain

Office - Engineering

- Gambar - Servis Komputer - Administrasi Engineering - Evaluasi Proposal

Kontrol Proyek

Field - Engineering

- Survei Kuantitatif - Progress Report

QA/QC - Program Inspektor - Testing Sertifikat

Gambar 2. 2 Contoh Organisasi Engineering Proyek Konstruksi

2.3 MICROSOFT ACCESS Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Power Point. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang II - 26


termasuk ke dalam Microsoft Office System. Microsoft Jet Database Engine adalah sebuah mesin basis data yang dibuat oleh Microsoft dan digunakan oleh banyak produk buatan Microsoft. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar Open Database Connectivity (ODBC). Open Database Connectivity (ODBC) adalah sebuah standar terbuka untuk konektivitas antar mesin basis data yang dapat digunakan untuk menjalankan dan mengoneksikan sebuah aplikasi dengan sebuah sistem manajemen basis data (SMBD). .Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks,

sementara

para

programmer

yang

kurang

mahir

dapat

menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek. Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft

II - 27


Access ini datang dengan tujuh buah disket

floppy 3½ inci berukuran 1.44

megabyte. Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak benar. Nama kode (code name) yang digunakan oleh access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersamasama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Application (VBA). Versi-versi Microsoft Access ini dapat dilihat pada Tabel 2.1 dibawah ini.

II - 28


Tabel 2. 1 Versi-versi Microsoft Access Tahun N

ama Versi

1992 Microsoft Access 1.1 1993 Microsoft Access 2.0 1995

Microsoft Access for Windows 95

1997 Microsoft Access 97 1999

Microsoft 2000

Access

2001

Microsoft 2002

Access

2003

Microsoft 2003

Access

2007

Microsoft Access 2007

Office

Nomor Sistem Operasi yang Versi Didukung 1 Microsoft Windows 2 7 8 9 10

11

12

Versi Microsoft Office

T/A Microsoft Office 4.3 Microsoft Windows Professional Microsoft Windows 95 dan Microsoft Office 95 Windows NT 3.51 Professional Microsoft Windows 95/98 dan Microsoft Office 97 Windows NT 3.51/NT 4.0 Professional Microsoft Office 2000 Microsoft Windows 98/Me, Premium dan Office Windows NT 4.0/2000 2000 Professional Microsoft Windows 98/Me, Microsoft Office XP Windows NT/2000/XP Professional Microsoft Windows 200 (Service Pack 3 ke atas)/XP Microsoft Office (Service Pack 1 ke atas)/Server System 2003 2003 Microsoft Windows XP (Service Pack 2)/Server Microsoft Office 2003/Vista/Server 2008 (Beta 2 System 2007 ke atas)

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun

II - 29


demikian, penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi. Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat (digunakan sebagai Rapid Application Development/RAD tool), khususnya untuk pembuatan purwarupa untuk sebuah program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman. Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka access (form, report, Query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server, Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC. Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL); Query dapat dilihat dan disunting sebagai statement-statement SQL, dan statement SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek. II - 30


Microsoft SQL Server Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000, dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine. Tidak seperti sebuah sistem manajemen basis data relasional yang komplit, Microsoft JET Database Engine tidak memiliki fitur trigger dan stored procedure. Dimulai dari Microsoft Access 2000 yang menggunakan Microsoft Jet Database Engine versi 4.0, ada sebuah sintaksis yang mengizinkan pembuatan kueri dengan beberapa parameter, dengan sebuah cara seperi halnya sebuah stored procedure, meskipun prosesur tersebut dibatasi hanya untuk sebuah pernyataan tiap prosedurnya. Access juga mengizinkan form untuk mengandung kode yang dapat dieksekusi ketika terjadi sebuah perubahan terhadap tabel basis data, seperti halnya trigger, selama modifikasi dilakukan hanya dengan menggunakan form tersebut, dan merupakan sesuatu hal yang umum untuk menggunakan kueri yang akan diteruskan (pass-through dan teknik lainnya di dalam access untuk menjalankan stored procedure di dalam RDBMS yang mendukungnya. Dalam berkas Access Database Project (ADP) yang didukung oleh Microsoft Access 2000 dan yang selanjutnya, fitur-fitur yang berkaitan dengan basis data berbeda dari versi format/struktur data yang digunakan access (*.MDB), karena jenis berkas ini dapat membuat koneksi ke sebuah basis data MSDE atau Microsoft SQL Server, ketimbang menggunakan Microsoft JET Database Engine. Sehingga, dengan menggunakan ADP, adalah mungkin untuk membuat hampur semua objek di dalam server yang menjalankan mesin basis data tersebut (tabel II - 31


basis data dengan constraints dan trigger, view, stored procedure, dan UDF). Meskipun demikian, yang disimpan di dalam berkas ADP hanyalah form, report, macro, dan modul, sementara untuk tabel dan objek lainnya disimpan di dalam server basis data yang membelakangi program tersebut. Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, access menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk membuat Query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL. Di dalam Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari Query, dan memilih field - field mana yang hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya ke dalam grid. Joint juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan memanipulasi kode SQL jika memang diperlukan. Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam access adalah Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data pun disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat di dalam Access 97, dan Activex Data Objects (ADO) yang tersedia dalam versi-versi access terbaru.

II - 32

Tampilan Table Tampilan Database

Tampilan Form

Tampilan Report

Tampilan Query

Gambar 2. 3 Tampilan Program Access


1. Database Merupakan jendela induk dalam menggunakan program Microsoft Access. Kegunaan dari jendela ini adalah tempat untuk merancang table, query, form dan report. Pada database ini pula dapat menginput dan melihat data. 2. Tabel Tabel adalah tempat penyimpanan data. Tujuan utama sebuah database adalah mengorganisasi dan mengolah data agar teratur dan baik. Tabel dapat dirancang sendiri seusai dengan karakteristik bisnis, namun Microsoft Access menyediakan sejumlah table siap pakai untuk kategori umum. 3. Form Form adalah salah satu database objek dalam Microsoft Access yang berfungsi sebagai media penginputan dan penampilan data.Form dapat dirancang sesuai sesuai dengan keinginan dan dapat menambah elemen-elemen pendukung, seperti nama dan logo perusahaan. Selain itu form juga dapat dirancang sebagai kotak dialog menu yangmemiliki tombol-tombol yang dapat diklik. 4. Query Tampilan query mirip seperti table, yaitu berupa datasheet, baris, dan kolom. Seperti halnya table, para pengguna dapat menghubungkan query dengan form, sehingga tampilan data dapat lebi menarik dan mudah dilakukan entri atau pembacaan. Query digunakan untuk melihat, mengganti, dan menganalisa data dengan cara berbeda. Prinsip dasar query adalah membuat sebuah II - 35


pengelompokan baru dari table-tabel berbeda dalam Microsoft Access. Query memiliki kemampuan lebih hanya sekedar membuat kelompok baru dari tabel - tabel yang ada. Salah satu kemampuan query adalah dapat membuat pengurutan berdasarkan lapangan. 5. Report Perancang sistem database ini perlu membuat report sebagai salah satu bentuk output hasil pengolahan database. Report dibutuhkan untuk menyusun output hasil pengolahan database. Report dibutuhkan untuk menyusun output dalam bentuk tercetak dikertas agar mudah dibaca tanpa menggunakan komputer. Tahap yang diperlukan untuk menghasilkan output report adalah merancang report itu sendiri.

II - 36

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

BAB III METODE PENELITIAN

Dalam setiap penelitian umumnya dikenal istilah “Metode Penelitian”. Dengan adanya metode penelitian ini diharapkan agar setiap langkah yang akan dilakukan dalam penelitian dapat dilaksanakan sesuai dengan yang diharapkan sehingga penelitian tersebut dapat selesai pada tahap pengambilan keputusan. Metode penelitian dalan tugas akhir ini bersifat desrkiptif. Furchan (2004) menjelaskan bahwa penelitian deskriptif cenderung menggambarkan suatu fenomena apa adanya dengan cara menelaah secara teratur-ketat, mengutamakan obyektivitas, dilakukan secara cermat, dan tidak adanya uji hipotesis.

Jneis penelitian

deskriptif yang digunakan adalah studi kasus (Furchan 2004:448-465) yaitu penelitian intensif yang dilakukan secara mendalam dengan menemukan semua variabel penting tentang objek yang diteliti. Diagram proses penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 3.1 di bawah ini.

III - 1


Mulai

Observasi Tinjauan Pustaka Studi Literatur Awal

Identifikasi Masalah Persiapan Penulisan Awal

SIMP pada tahap engineering dan desain pada Proyek EPC

Penetapan Judul

Metodologi Penelitian 1. Model Penelitian 2. Metode Perancangan Perancangan SIMP dengan komponen-komponennya

Perencanaan dan Penulisan Pengumpulan Data - Pengumpulan Data Sekunder

Pelaksanaan Penelitian dan Penulisan

Analisa Deskriptif

Temuan – Kesimpulan - Saran

Gambar 3. 1 Metode Penelitian III - 2

Analisa Biaya dan Waktu dengan indikator-indikatornya Untuk SIMP terkomputerisasi dan manual

Selesai


3.1 RUANG LINGKUP Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah Sistem Informasi Manajemen Proyek pada tahapan engineering dan design pada proyek “South Sumatera West Java Gas Pipeline Project Phase-1, Contract Package No.4, West Java Distribution Pipeline”. 3.2 IDENTIFIKASI MASALAH Dalam proyek dengan scope EPC, keberadaan dokumen engineering dan design memegang peranan yang sangat penting. Jumlah dokumen – dokumen engineering dan design yang sangat banyak menuntut perlunya perancangan Sistem Informasi yang efektif yang dapat memberikan kemudahan bagi pengguna untuk dapat mengetahui status dokumen engineering dengan cepat dan tepat dalam akurasi informasinya. Status dari dokumen-dokumen engineering dan design ini sangat penting untuk proyek ini, tanpa adanya database untuk mengakomodasi semua dokumen Engineering dan design, Project Management Team akan kesulitan untuk mengendalikan progress dari tahap engineering dan design ini. Selain itu, tanpa adanya fasilitas database yang dapat menampilkan status dokumen-dokumen tersebut, kemungkinan besar akan terjadi kesalahan penggunaan dokumen yang akan digunakan untuk tahap procurement dan konstruksi. Penggunaan dokumen dengan status yang salah bukan tidak mungkin akan mengakibatkan kerugian yang diakibatkan oleh pembelian material yang berbeda dengan spesifikasi terakhir yang diinginkan klien, serta dapat menyebabkan kesalahan dalam proses III - 3


konstruksi akibat kesalahan dalam penggunaan gambar atau dokumen engineeirng dan design lainnya. Untuk mengakomodasi ratusan dokumen yang ada dalam proyek ini, perlu dirancang suiatu konsep database yang dapat mengakomodasi semua kepentingan dari Project Management Team dan pengguna lainnya. Konsep Sistem Informasi Manajemen Proyek ini akan diwujudkan dalam bentuk software database atau biasa dikenal dengan Database Management System (DBMS). DBMS dalam proyek ini akan menggunakan nama Master Document Register. Untuk mengukur kefektivitasan dari konsep SIMP yang terpadu dan terkomputerisasi ini, dilakukan analisa perbandingan dari segi waktu dan biaya terhadap sistem manual (dengan menggunakan jasa pengiriman dokumen) . 3.3 METODE PENGUMPULAN DATA Pengumpulan data pada tugas akhir ini dilakukan dengan metode data sekunder, yaitu dengan mengambil data dari referensi dan data-data dalam proyek itu sendiri. 3.4 METODE ANALISIS DATA Metode analisa data yang dilakukan pada tugas akhir ini adalah dengan menganalisa jumlah biaya dan waktu yang diperlukan apabila kita menggunakan SIMP yang terpadu dan terkomputerisasi dan analisa biaya dan waktu jika menggunakan sistem manual dengan menggunakan jasa pengiriman dokumen.

III - 4

BAB IV RANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK DAN ANALISA EFEKTIVITASNYA DARI SEGI WAKTU DAN BIAYA


4.1

RANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK

4.1.1

Ruang Lingkup Proyek

Proyek “South Sumatera West Java Gas Pipeline Project Phase-1 (SSWJ-1)” terdiri dari 5 paket kontrak (contract package) area dengan masing-masing area kerjanya. Kelima paket kontrak (contract package) tersebut adalah sebagai berikut: 1. Contract Package No.1, Pagardewa – Labuhan Maringgai Onshore Pipeline a. Pagardewa Station, b. Pagardewa Station – Terbanggi Besar Station, c. Terbanggi Besar Station, d. Terbanggi Besar Station – Labuhan Maringgai Station, e. Labuhan Maringgai Station. 2. Contract Package No.2, Labuhan Maringgai – Cilegon Offshore Pipeline a. Shore Approach Labuhan Maringgai, b. Offshore Line, IV - 1


c. Shore Approach Bojonegara. 3. Contract Package No.3, Cilegon – Cimanggis Onshore Pipeline, a. Cilegon Master Control Station, b. Bojonegara Station, c. Bojonegara – Serpong Pipeline, d. Serpong Station, e. Cikande Branch Line Pipeline, f. Cikande Station, g. Bitung Branch Pipeline, h. Bitung Station. 4. Contract Package No.4, West Java Distribution Pipeline a. Bojonegara Area, b. Suralaya Area, c. Cilegon Area (A), d. Cilegon Area (B), e. Cilegon KIEC Area (Future), f. Merak Area, IV - 2


g. Anyer Area, 5. Contract Package No.5, Compressor Station Gambaran umum dari seluruh proyek South Sumatera West Java Gas Pipeline Project ini dapat dilihat pada gambar 4.1 dibawah ini.

Gambar 4. 1 Route Proyek South Sumatera West Java Gas Pipeline Project Sebagai proyek EPC (Engineering Procurement & Construction), aktivitasaktivitas proyek dalam proyek SSWJ-1 CP-4 ini secara garis besar adalah sebagai berikut :

IV - 3


1. Design and Enginering a. Pipeline Route Design b. Engineering for Material Procurement c. Engineering for Construction 2. Procurement a. Line Pipe With Coating b. Elbow & Tees c. Sectional Valves / Isolation Valves d.

Metering Skids

e. Insulation Joints f. Cathodic Protection Material 3. Construction a. Construction Permit b. Construction Survey c. Trenching d. Welding e. Backfilling IV - 4


f. Pre-Commissioning 4. Commissioning 4.1.2

Struktur Organisasi

Proyek “South Sumatera West Java Gas Pipeline Project Phase - 1 Contract Pakcage No.4 West Java Distribution Pipeline (SSWJ-1 CP-4)” sebagai salah satu paket kontrak dari proyek pemasangan pipa penyalur gas dari sumber gas di Pagardewa Palembang menuju kawasan industri di Jawa Barat, memiliki begitu banyak aktifitas yang tercakup dalam paket engineering, procurement and construction melibatkan beberapa perusahaan baik yang ada di Indonesia maupun di luar indonesia (Jepang dan Singapura). Secara garis besar, pihak-pihak yang terlibat dari proyek SSWJ-1 CP-4 ini adalah sebagai berikut : 1. Employer

: PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk.

2. Engineer

: Japan Oil Engineering Co., Ltd bekerja sama dengan

Pacific Consultants International, Osaka Gas Engineering Co., Ltd dan PT Connusa Energindo sebagai perusahaan lokal Indonesia yang ditunjuk langsung oleh PT. Perusahaan Gas Negara. Keempat perusahaan ini adalah sebagai Project Management Consultant (PMC). 3. PJIT

:

PT. Sucofindo Perusahaan Inspeksi yang bersertifikat

MIGAS, ditunjuk langsung oleh PT. Perusahaan Gas Negara.

IV - 5


4. Kontraktor

: Nippon Steel Engineering Corporation, Ltd.

5. Sub Kontraktor

:

a. Sub Kontraktor Design & Engineering -

Pipeline

-

Metering Stations dan fasilitas yang lainnya : PT. Rekayasa Industri

: PT. Rekajasindo Bina abadi

b. Sub Kontraktor Procurement -

Metering & Regulating Skids & fasilitas lainnya :

PT.

Rekayasa

Industri -

Cathodic Protection dan Field Joint Coating

: CRW Consortium

c. Sub Kontraktor Konstruksi CRW Consortium yang merupakan gabungan perusahaan lokal Indonesia yang terdiri dari PT. Citra Panji Manunggal, PT. Remaja Bangun Kencana dan PT. Winatek Widita. Struktur organisasi proyek ini secara garis besar dapat dilihat di Gambar 4.2.

IV - 6

Gambar 4. 2 Struktur Organisasi Proyek

PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA (PERSERO) Tbk. PROJECT MANAGEMENT CONSULTANTS TO PT PGN

PROJECT MANAGER K. TANAKA (NSC)

QA / QC MANAGER Zaky Zainsty

HSE MANAGER Zaky Zainsty

PROJECT CONTROL MANAGER K NOZAKI

PROJECT ADVISOR K.FUJIKAWA

ENGINEERING MANAGER S. MORISAKI

PIPELINE COORDINATOR S. MORISAKI

CONSTRUCTION MANAGER K. FUKUMURA

LOGISTIC / PROC.MANAGER K. AMATATSU

STATION COORDINATOR J. MATSUBARA

CONSTRUCTION ENGINEERING ASST. MANAGER (P/L) S. MORISAKI

NSC JAPAN HEAD OFFICE

CONSTRUCTION ASST MANAGER (INCLUDING PERMIT CONTROL) MUFTY ZEN

CONSTRUCTION ENGINEERING ASST. MANAGER (P/L) S. MORISAKI

Gambar 4. 3 Struktur Organisasi Kontraktor

ADMINISTRATION / COMM.MANAGER A. WADA

CONTRACT MANAGER E.ITAO


4.1.3

Engineering dan Design

4.1.3.1 Ruang lingkup dokumen engineering dan design a. Conseptual Design Dalam hal ini, dokumen yang tercakup dalam conseptual design ini adalah dasar dasar perencanaan, penentuan diameter dan ketebalan pipa yang akan digunakan sesuai dengan persyaratan dari employer, mengembangkan gambar rute pipa distribusi untuk menentukan dasar perencanaan, dan mengembangkan gambar tipical berdasarkan ketentuan dari employer. Pada dasarnya dokumen yang termasuk dalam conseptual design ini dibagi dalam 2 kelompok besar yaitu kelompok Main Distribution Pipeline Design dan Branch Line Design. Main Distribution Pipeline Design adalah dokumen yang disusun untuk perencanaan dan pelaksanaan pemasangan jalur pipa utama, sedangkan Branchline Design adalah dokumen yang disusun untuk perencanaan dan pelaksanaan pipa distribusi menuju pengguna gas yang disalurkan (customer). Dokumen yang dalam Conseptual design ini adalah sebagai berikut : 1. Main Distribution Pipeline Design 1.1. General 1.1.1. Basic Design Requirement 1.1.2. Basic Engineering Design Data

IV - 9

tercakup


1.2. Calculation 1.2.1. Wall Thickness Calculation 1.2.2. Stress Calculation For Rail Road & Road Crossing 1.2.3. Overhead Bridge Crossing Analysis 1.2.4. Torque Table with Piping Flange Tightened 1.2.5. Blow Down Simulation Report 1.2.6. Cathodic Protection Design Concept 1.2.7. General Design of Valve Pit 1.2.8. Vent Stack Foundation Design 1.3. Drawings 1.3.1 Crossing List 1.3.2 Crossing Typical Drawing 1.3.3 Pipeline Aerical Marker, Warning Sign, and Concrete Marker Typical 1.3.4 Typical Drawing for Sectional Valve Station 1.3.5 Pipeline Route and Location of Sectional Valves

IV - 10


1.4. Report 1.4.1 Corrosion Study Report 1.5. Process 1.5.1. Over All Process Flow Scheme 1.5.2. PFD SSWJ Gas Transmission Pipe Line 1.5.3. Material Balance Table 1.5.4. Process Flow Diagram West Java Distribution Pipeline 1.5.5. Piping & Instrumentation Diagram 1.6. Piping & Instrumentation Diagram 1.6.1. Piping Class Data Sheet 2. Branch Line Design 2.1. General 2.1.1. Basic Design Requirement 2.1.2. Basic Engineering Design Data 2.2. Calculation 2.2.1. Wall Thickness Calculation 2.2.2. Stress Calculation For Rail Road & Road Crossing

IV - 11


2.2.3. Overhead Bridge Crossing Analysis 2.2.4. Torque Table with Piping Flange Tightened 2.2.5. Blow Down Simulation Report 2.2.6. Cathodic Protection Design Concept 2.2.7. General Design of Valve Pit 2.2.8. Vent Stack Foundation Design 2.3. Drawings 2.3.1. Crossing List 2.3.2. Crossing Typical Drawing 2.3.3. Pipeline Aerical Marker, Warning Sign, and Concrete Marker Typical 2.3.4. Crossing List 2.3.5. Crossing Typical Drawing 2.3.6. Pipeline Aerical Marker, Warning Sign, and Concrete Marker Typical 2.3.7. Typical Drawing for Sectional Valve Station 2.3.8. Branch Line Typical

IV - 12


2.4. Report 2.4.1. Corrosion Study Report 2.5. Process 2.5.1. Over All Process Flow Scheme 2.5.2. PFD SSWJ Gas Transmission Pipe Line 2.5.3. Material Balance Table 2.5.4. Process Flow Diagram West Java Distribution Pipeline 2.5.5. Piping & Instrumentation Diagram 2.6. Piping 2.6.1. Piping Class Data Sheet b. Preliminary Design Tahapan Preliminary design ini merupakan pengembangan dari hasil conseptual design dan menetapkan parameter-parameter utama engineering seperti coating pipe, fitting, sectional valves, dan metering skid. Dokumen-dokumen engineering dan design pada tahap ini terbagi dalam 2 kelompok besar yaitu Main Distribution Pipeline Design dan Branch Line Design yang merupakan pengembangan dari tahapan detail design. Dokumen-dokumen yang tercakup dalam preliminary design ini adalah sebagai berikut ;

IV - 13


1. Main Distribution Pipeline Design 1.1.Calculation / Analysis 1.1.1. Cathodic Protection Survey Report & Design Calculation 1.2.Drawings 1.2.1. Pipeline Alignment Sheet for Bojonegara, Suralaya, Cilegon (A), Cilegon (B), Anyer, and Merak Area. 1.2.2. Piping Layout for Sectional Valve Station 1.2.3. Piping Isometric for Sectional Valve Station 1.2.4. Piping Plan & Section for Sectional Valve 1.2.5. Plot Plan Drawing of Metering Station for Styrindo Mono 1.2.6. Detail Drawing For Temporary Vent Pipe At Sectional Valve Station 1.2.7. Foundation For Vent Stack 1.2.8. Future Connenction for Sectional Valve 1.2.9. Pipe Support Plan, Section and Details for Sectional Valve 1.3.Specification 1.3.1. Line Pipe Specification (Main Line) 1.3.2. Fitting Specification

IV - 14


1.3.3. Line Pipe Coating Specification 1.3.4. General Design of Set on weight 1.3.5. Field Applied Coating Specification 1.3.6. MPS & ITP for Factory Manufacturing of Field Applied Coating Material 1.3.7. Design Specification for Civil Structual 1.3.8. General Specification For Pipe, Flange, Gasket, Bolt & Nuts, Fitting, Insulation Joint, Sectional Valve, painting for non-buried pipeline & pipeline structure, and Painting and Protective Coating. 1.4. Bid Technical Evaluation 1.4.1. Technical Bid Evaluation for Fitting (Pipeline), Pipe, Flange, Gasket, Bolt & Nuts, Fitting, Insulation Joint, Sectional Valve. 1.5. Data Sheet 1.5.1.Data Sheet For Sectional Valve and Insulation Joints. 1.6. Requisition 1.6.1.Requisition For Pipe, Ball Valve, Flange& Blind Flange, Gasket, Bolt & Nuts, Fitting, Insulation Joint, and Sectional Valve. 1.7. Procedure 1.7.1. Alignment Sheet Preparation Procedure IV - 15


1.7.2. As-Built Alignment Sheet Procedure 1.7.3. Sectional Valve Confirmation Survey Procedure 1.7.4. Piping Color Code Identification Procedure 1.8. Report 1.8.1. Trial Digging Report 1.8.2. Report Of Sectional Valve Location 1.8.3. Report of S/V & Metering Location Confirmation Survey 1.9. Electrical 1.9.1. Data Sheet for Electrical Bulk Material 1.9.2. Requisition for Electrical Bulk Material 1.9.3. Requisition for Lightning Arrester of Insulation Joint 1.9.4. Standard Drawing for Lightning Arrester of Insulation Joint 1.9.5. Specification for Lightning Arrester of Insulation Joint 1.9.6. Technical Bid Evaluation for Electrical Bulk Material 1.9.7. Technical Bid Evaluation for Lightning Arrester of Insulation Joint

IV - 16


1.10. Instrument 1.10.1. Layout Drawing for Cable Route 1.10.2. Requisition for Signal , Power & Grounding Cable 1.10.3. General Specification for Signal, Power and Grounding Cable 1.10.4. Technical Bid Evaluation for Signal , Power & Grounding Cable 2. Branch Line Design 2.1. Drawings 2.1.1. Cilegon Anyer Area 2.1.1.1. Piping Plan & Section for PT. Asahimas Chemical, PT. Chandra Asri Petrochemical, PT. Polyprima Karya Perkasa, PT. Jawa Manis Rafinasi, and PT. Nippon Shokubai Indonesia. 2.1.1.2. Piping Isometric For PT. Chandra Asri Petrochemical and PT. Asahimas Chemicals. 2.1.2. Merak Area 2.1.2.1. Piping Plan & Section for PT. Mitsubishi Chemicals, PT. Unggul Indah Cahaya, PT. Amoco Mitsui Indonesia, and PT. Statomer. 2.1.2.2. Piping Isometric For PT. Mitsubishi Chemicals. IV - 17


2.1.3. Suralaya Area 2.1.3.1. Piping Plan & Section for PT. Styrindo Mono Indonesia, PT. Cabot Indonesia, PT. Showa Esterindo, and PT. Risjad Brasari. 2.1.3.2. Piping Isometric For PT. Styrindo Mono Indonesia. 2.1.3.3. Pipe Support & Foundation Plan, Section & Details. 2.1.3.4. Standard Pipe Support and Foundation Plan, Section and Details (for Branch line). 2.1.3.5. Isometric Drawing For Temporary Vent Pipe at Sectional Valve. 2.1.3.6. Typical Valve Box Plan, Section & Details 2.1.3.7. Typical Valve Box Plan, Section & Details 2.2. Calculation / Analysis 2.2.1. Cathodic Protection Survey Report & Design Calculation 2.3. Inspection & Testing Procedure (ITP) 2.3.1. Inspection & Test Plan (Shop Inspection) For Piping Material, Electrical, Instrument, and Metering System.

IV - 18


2.4. Data Sheet 2.4.1. Data Sheet For Ball Valve and Insulation Joint 2.5. Requisition 2.5.1. Requisition For Pipe, Valve, Flange& Blind Flange, Gasket, Bolts & Nuts, Fitting, and Insulation Joint. 2.6. General Specification 2.6.1. General Specification For Pipe, General Specification For Pipe, Flange, Gasket, Bolt & Nuts, Fitting,and Insulation Joint. 2.6.2. Line Pipe Specification (Branch Line PSL 2) 2.7. Bid Technical Evaluation 2.7.1. Technical Bid Evaluation for Fitting (Pipeline), Pipe, Flange, Gasket, Bolt & Nuts, Fitting, Insulation Joint, Sectional Valve. 2.8. Process 2.8.1. HAZOP Study Report 2.9. Electrical 2.9.1. Standard Drawing for Lightning Arrester of Insulation Joint 2.9.2. Requisition for Electrical Bulk Material and Lightning Arrester of Insulation Joint.

IV - 19


2.9.3. Technical Bid Evaluation for Electrical Bulk Material and Lightning Arrester of Insulation Joint. 2.9.4. Data Sheet for Electrical Bulk Material 2.9.5. Specification for Lightning Arrester of Insulation Joint 2.9.6. Hazardous Area Classification Drawing for PT. Chandra Asri, PT. Styrindo Mono, PT. Styrindo Mono, and PT. Krakatau Daya Listrik. 2.9.7. Grounding Wiring Layout for PT. Chandra Asri, PT. Styrindo Mono, PT. Mitsubishi Chemical, PT. Asahimas,

and PT.

Krakatau Daya Listrik. 2.10. Instrument 2.10.1. General Specification for Signal, Power and Grounding Cable, and Metering Station 2.10.2. Requisition for Signal , Power & Grounding Cable, and Metering System. 2.10.3. Technical Bid Evaluation for Signal , Power & Grounding Cable, and Metering System. 2.10.4. Layout Drawing for Cable Route 2.11. Civil 2.11.1. Design Specification for Civil Structual IV - 20


2.12. Procedure 2.12.1. Metering Location & Branch Line Topographic Survey Procedure 2.12.2. Piping Color Code Identification Procedure 2.12.3. Alignment Sheet Preparation Procedure 2.13. Report 2.13.1. Metering Location & Branch Line Topographic Survey Report c. Detailed Design Tahap Detailed Design adalah pengembangan dari hasil preliminary design. Pada tahap ini, semua dokumen enginering dan dan design disusun secara detail, dan dokumen-dokumen detailed design inilah yang selanjutnya akan digunakan sebagai acuan untuk pelaksanaan konstruksi maupun untuk procurement. Pada tahap Detailed design ini juga, dokumen engineering dan design masih dibagi dalam 2 kelompok besar yaitu Main Distribution Pipeline Design dan Branch Line Design. Dokumen-dokumen hasil penyusunan dari tahap detailed design adalah sebagai berikut; 1. Main Distribution Pipeline Design 1.1. Calculation 1.1.1. Soil Stability Calculation

IV - 21


1.2. Drawing 1.2.1 Layout Installation of typical Permanent Test Station Etc. & Temporary Magnesium Anode 1.2.2. Test Station Detail 1.2.3. Current Measurement Test Station Detail 1.2.4. Prepacked Magnesium Anode Detail 1.2.5. Layout Installation Ground Bed at Bojonegara Station 1.2.6. Detail Installation Ground Bed 1.2.7. Single line Diagram Permanent system - Bojonegara Station 1.2.8 Pipeline Aerial Marker Detail 1.2.9 Crossing Detail 2. Branch Line Design 2.1. Drawing 2.1.1. Layout Installation of typical Permanent Test Station Etc. & Temporary Magnesium Anode 2.1.2. Test Station Detail 2.1.3. Current Measurement Test Station Detail 2.1.4. Prepacked Magnesium Anode Detail IV - 22


2.1.5. Crossing Detail 2.2. Civil 2.2.1. Foundation Detail 2.2.1.1. Foundation Detail of Metering Station PT. Chandra Asri, PT. Asahimas Chemical,

and PT. Styrindo Mono

Indonesia. 2.2.1.2. Layout Metering Station PT. Krakatau Daya Listrik 2.2.2. Miscellaneous 2.2.2.1. Fence & Gate Layout For Metering Station PT. Chandra Asri, PT. Asahimas Chemical. PT. Mitsubishi Chemical, and PT. Styrindo Mono. 2.2.2.2. Fence & Gate Typical Section, Foundation Plan & Detail For Metering Station 2.2.2.3. Fence & Gate Typical Section, Foundation Plan & Detail For Metering Station 2.2.2.4. Pavement Layout For Metering Station PT. Chandra Asri, Krakatau Daya listrik (ex PT. Asahimas Chemical), PT. Mitsubishi Chemical, and PT. Styrindo Mono Indonesia.

IV - 23


d. Operation & Maintenance Manual Dokumen operation & maintenance manual ini antara lain adalah untuk metering system, sectional valve, branch valve, cathodic protection dan insulation joints. 4.1.3.2 Struktur organisasi engineering dan design Jumlah dokumen engineering dan design yang begitu banyaknya dengan schedule yang sangat ketat tidak memungkinkan untuk Nippon Steel Engineering Corporation untuk menyelesaikannya dengan target waktu yang telah ditentukan. Sebagai Kontraktor EPC,untuk pengerjaan dokumen engineering dan design, selain oleh divisi engineering sendiri, Nippon Steel Engineering Corporation menunjuk beberapa sub kontraktor untuk menyusun dokumen-dokumen engineering design. Kontraktor-kontraktor yang ditunjuk adalah; 1. PT. Rekajasindo Bina Abadi PT. Rekajasindo Bina Abadi ditunjuk sebagai kontraktor engineering untuk menyusun

Conseptual Design dan Preliminary Design untuk Pipeline

Desagn. 2. CRW Consortium CRW Consortium selain sebagai kontraktor untuk konstruksi, juga ditunjuk untuk menyusun detailed design untuk Pipeline Design.

IV - 24


3. PT. Rekayasa Industri PT. Rekayasa Industri ditunjuk sebagai kontraktor engineering untuk menyusun Conseptual Design, Preliminary Design, dan Detail Design untuk Metering Station, Sectional Valve, dan Branch Line. Untuk memudahkan jalur komunikasi dan koordinasi dalam pekerjaan engineering dan design, disusunlah suatu struktur organisasi yang dapat dilihat pada Gambar 4.3.

IV - 25

Project Manager K. TANAKA QA/QC Manager

HSE Manager

A. ZAKI ZAINIZTY

BACHTIAR H. LEWAI Engineering Manager S. MORISAKI

Pipeline Coordinator

Station Coordinator

S. MORISAKI

J. MATSUBARA

Pipeline Engineer

Station Engineer

I. KINJOH

Y. IGARASHI

Sub-contractor Pipeline Engineer

Sub-contractor Station Engineer

Gambar 4. 4 Struktur Organisasi Engineering


4.1.4

Perencanaan Sistem Nomor Dokumen

Penomoran dokumen ini dimaksudkan untuk memudahkan pengguna dokumen dalam melacak posisi dokumen yang dicari. Jumlah dokumen engineering dan design yang mencapai kira-kira 1000 judul dokumen akan sangat sulit untuk dilacak jika tidak diberlakukan struktur nomor dokumen. Nippon Steel Engieering Corporation membagi dokumen engineering ini menjadi 3 klasifikasi yaitu ; a. Dokumen kontrak/komersial/Procurement seperti contract records, purchase order, dll. b. Dokumen teknik dan quality system seperti kalkulasi, desaign basis, design drawings, spesifikasi, material requisition, vendor data, progress report, dll. c. Dokumen komunikasi dan koresponden seperti surat dan faks. Untuk studi kasus ini, yang akan dibahas dalam perencanaan konsep sistem informasi manajemen proyek yang akan dituangkan dalam bentuk software adalah dokumen teknik dan quality sistem. Sistem penomoran dokumen ini dibawah tanggung jawab project control manager. 4.1.4.1 Sistem dasar penomoran dokumen Penomoran dokumen disusun dengan sistem struktur penomoran dokumen yang terlihat pada Gambar 4.5. dibawah ini

IV - 27


Gambar 4. 5 Sistem Dasar Penomoran

Contract Identification Code (Kode Identitas Kontrak) Kode identitas kontrak ini menunjukan identitas nomor paket kontrak untuk dokumen terkait. Jika dokumen difungsikan untuk semua paket kontrak, maka nomor kode identitas kontraknya menggunakan nomor “000”. Ketika nomor “000”

ini

digunakan,

maka

kontraktor

dalam

hal

ini

NSEC

harus

menginformasikan kepada engineer dalam hal ini Project Management Consultant (PMC) sebelum penggunaan nomor tersebut. Untuk kode nomor lainnya adalah sebagai berikut : 000

: Common/General

001

: Package 01 : Pagardewa-Labuhan Maringgai Onshore Pipeline

002

: Package 02 : Labuhan Maringgai – Cilegon Offshore Pipeline

003

: Package 03 : Cilegon – Cimanggis Onshore Pipeline

004

: Package 04 : West Java Distribution Pipeline

IV - 28


005

: Package 05 : Compressor Station

a. Area Code (Kode Area) Kode area didesign menggunakan 2 digit nomor seperti dibawah ini : 00

:General (dokumen digunakan untuk semua area)

20

: Compressor Station

30

:Pagardewa – Labuhan Maringgai Onshore Pipeline

31

: Pagardewa Station

32

: Pagardewa Station – Terbanggi Besar Station

33

: Terbanggi Besar Station

34

: Terbanggi Besar Station - Labuhan Maringgai Station

35

: Labuhan Maringgai Station

40

:Labuhan Maringgai Station – Cilegon Offshore Pipeline

41

: Shore Approach Labuhan Maringgai

42

: Offshore Line

43

: Shore Approach Bojonegara

50

:Cilegon – Cimanggis Onshore Pipeline

51

: Cilegon Master Control Station IV - 29


52

: Bojonegara Station

53

: Bojonegara – Serpong Pipeline

54

: Serpong Station

55

: Cikande Branch Pipeline

56

: Cikande Station

57

: Bitung Branch Pipeline

58

: Bitung Station

60

: West Java Distribution Pipeline

61

: Bojonegara area

62

: Suralaya Area

63

: Cilegon (A) Area

64

: Cilegon (B) Area

65

: Cilegon KIEC Area (Future)

66

: Merak Area

67

: Anyer Area

Kode nomor 60 harus digunakan untuk General Documents yang fungsinya dapat dipakai debagai referensi untuk semua area dalam cakupan Contrack Package IV - 30


No.4 West Java Distribution Pipeline. Dokumen yang termasuk dalam klasifikasi General Documents ini diantaranya adalah prosedur, spesifikasi, kalkulasi, dan lain-lain. Area yang tercakup dalam SSWJ Contract Package No.4 ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 4. 6 Area Kerja SSWJ Contract Package No.4 West Java Distribution Pipeline

b. Discipline Code (Kode Disiplin) Kode nomor ini menunjukan disiplin ilmu dari masing-masing dokumen yang dibuat. Kode disiplin ilmu ini dapat dilihat sebagai berikut : A: Project Management B : Procurement – Vendor Data C : Construction

IV - 31


D: Commissioning E : Electrical/Cathodic Protection F : Fire and Safety G: General H: GMS I : Installation J : Instrument and Control, SCADA L : Pipeline / Piping M: Mechanical N: Health, Safety and Environmental (HSE) P : Process Q: Quality R : Rotating Equipment S : Structural and Civil T : Telecomunication Maksud dari “General” adalah dokumen terkait tidak dalam kategori salah satu disiplin ilmu, tetapi sebagai dokumen proyek secara umumnya. IV - 32


c. Document Code (Kode Dokumen) Kode dokumen ini mengidentifikasikan kategori suatu dokumen, seperti Calculation Sheet, Data Sheet, Specification, dll. Kode dokumen ini dapat dilihat sebagai berikut : PR

:

Procedure

PS

:

Procurement

QA

:

Quality Assurance

QC

:

Quality Control

QS

:

QA/QC Supervision/Review

RC

:

Reference Condition

RE

:

Report

RF

:

Price/ Financial Bid Evaluation Report

RM

:

Monthly Progress Report

RO

:

Completion Report

: RP

:

Pre-qualification Report

RQ

:

Requisition for Quotation

RT

:

Technical Bid Evaluation Report

RW

:

Weekly Technical Report

SC

:

Schedule

SD

:

Standard

SE

:

Site Memo

SI

:

Site Data IV - 33


SM

:

Summary of Meeting

SP

:

Specification

SS

:

Site Survey / Visit Report

ST

:

Site Acceptance Test

SV

:

Supervision of Construction Workmanship

SW

:

Scope of Work

TE

:

Technical Evaluation

TN

:

Transfer Note

TO

:

Technical Note

TP

:

Test Package

TQ

:

Technical Query

TR

:

Transmittal

WI

:

Work Instruction

WQ

:

Welding Procedure Qualification

WS

Welding Procedure Specification

d. Sequential Number (Nomor Urutan) Sequential Number merupakan nomor urutan dari masing-masing klasifikasi dokumen. Nomor urutan ini terdiri dari 3 digit. e. Revision Code (Kode Revisi) Kode revisi ini menunjukan status revisi dari dokumen terkait. Kode revisi harus mengikuti skema kode dibawah ini : IV - 34


AA, BB, CC, ......

: Issued for NSC’s Internal Review

A

: First Issue for PGN’s Review (IFR)

B, C, D, .....

: Issue for subsequent revisions untill the subject

documents is issued for Construction (IFR) 0

: Issued For Construction (IFC)

1, 2, 3

: Issued for subsequent revision after issuance for

Construction f. Contoh Aplikasi Sistem Penomoran Penomoran untuk gambar Pipeline Route and Locatin of Sectional Valves for Bojonegara adalah 004-61-L-DG-001. Nomor 004 berarti adalah nomor contract package dari proyek ini, nomor 61 merupakan kode area untuk Bojonegara, kode L merupakan disiplin dari dokumen ini yaitu disiplin pipeline, kode DG adalah klasifikasi dokumen ini yaitu drawing, sedangkan no 001 ini berarti bahwa dokumen ini merupakan dokumen yang pertama dibuat untuk kombinasi kode nomor dokumen ini. g. Originator Code (Kode Penyusun Dokumen) Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, dokumen engineering dan design ini disusun oleh beberapa subkontraktor dan divisi engineering NSCsendiri. Untuk memudahkan pengawasan terhadap progres atau status daimasing masing dokumen, kode penyusun (Originator Code harus dicantumkan pada masing IV - 35


masing dokumen diluar kode nomor tersebut. Kode penyusun ini terdiri dari 3 huruf, seperti yang terlihat dibawah ini : PMM

: Project Manager

PCC

: Project Control

HSE

: Health, Safety Environmental

QAC

: Quality Assurance and Quality Control

ENG

: Engineering Manager

ENP

: Engineering Pipeline

ENS

: Engineering Station

PRO

: Procurement General

PRT

: Procurement Technical

CON

: Construction

COM

: Commercial

REK

: Rekayasa

RBA

: Rekajasindo

CRW

: Citra Panji/ Rabana/ Winatek Consortium

IV - 36


ETC

: Others

h. Cover Sheet Cover sheet dari dokumen engineering dan design ini harus mencakup semua informasi yang diperlukan untuk mempermudah pelacakan dokumen dan pengawasan status dokumen. Pada cover sheet ini harus tercakup nomor dokumen dengan historis revisi status dokumen dan kode originator (penyusun dokumen). Contoh standar cover sheet untuk dokumen engineering dan design dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 4. 7 Standar Cover Sheet Document Engineering dan Design

IV - 37


i. Title Block Title Block ini digunakan untuk dokumen gambar. Seperti halnya cover sheet untuk dokumen engineering dan design yang lainnya, title block pada gambar harus menunjukan informasi nomor dokumen, kode originator dan historus revisi status dokumen. Contoh standar Title Block untuk dokumen gambar dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 4. 8 Contoh Title Block untuk Dokumen Gambar IV - 38


4.1.4.2 Document number management Pada awal pelaksanaan proyek, kontraktor dalam hal ini adalah NSEC akan mengembangkan suatu sistem Document Number Management yang disebut sebagai Master Document Register (MDR) untuk pengawasan dan pengendalian terhadap arus pengajuan dokumen dari NSEC kepada PMC dan PGN dan pengendalian informasi hasil review PMC dan PGN. Pemakaian nomor dokumen harus dilakukan secara hati-hati untuk menghindari penomoran yang ganda untuk dokumen yang berbeda. Setiap penyusun dokumen engineering dan design tidak bisa menentukan nomor dokumen sendiri. Penomoran dokumen harus dikendalikan oleh Document Controller (DC). 4.1.4.3 Sistem pengendalian dokumen Sistem pengendalian dokumen ini direncanakan untuk dapat mengakomodasi data penerimaan, pendataan dan pengajuan semua dokumen engineering dan design serta menjaga semua dokumen engineering dan design proyek SSWJ-1 CP4.

Sistem pengendalian dokumen ini harus dapat memastikan beberapa hal

penting seperti dibawah ini ; 1. Semua dokumen teknik dan quality harus teregister masing-masing statusnya. 2. Semua dokumen proyek dan dokumen teknik tersimpan dengan aman dan di tempat yang seharusnya. 3. Semua dokumen harus dibuat copy atau salinannya, didistribusikan sesuai dengan instruksi Project Manager dan setiap arus dokumen baik itu IV - 39


penerimaan atau pengiriman harus selalu dibuatkna transmittal sebagai bukti penerimaan atau pengiriman dokumen. 4. Dokumen yang diajukan adalah hanya dokumen yang telah di review oleh engineer NSEC dan memenuhi kriteria-kriteria sistem penomoran dokumen. 5. Dokumen yang status revisinya sudah tidak dipakai harus ditandai dengan tanda “superseded” jika status revisi baru telah diterima dan diarsip oleh Document Controller. 6. Dokumen dengan revisi lama harus segera diganti dengan dokumen revisi baru. Pengendalian dokumen ini berada dibawah tanggung jawab Project Control Manager atau orang yang didelegasikannya. a. Penerimaan Dokumen Dokumen engineering dan design hanya bisa diterima oleh Document Controller (DCC) jika dilengkapi dengan transmittal. Transmittal adalah bukti penerimaan dokumen yang ditandatangani oleh penerima lengkap dengan tanggal dan jam pada saat dokumen terkait diterima. Transmittal yang diterima setelah ditandatangani dikembalikan kepada pengirim dokumen tersebut document Controller harus memastikan bahwa informasi-informasi yang terdapat didalam transmittal terutama tanggal penerimaan diisi dengan benar.

IV - 40


b. Pendistribusian Dokumen Secara Manual Setiap dokumen engineering dan design yang telah selesai disusun oleh masingmasing originator (penyusun dokumen), harus didistribusikan dengan ketentuan yang tertera dalam tabel dibawah ini

IV - 41

Tabel 4. 1 Sistem Distribusi Dokumen Secara Manual Kode Dok.

Deskripsi Dokumen/gambar

1.0

Design Documents/ Specification Incl. Vendor Data

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Issued For Review Re-Issued For Review Issued For Information Issued For Construction Re-Issued For Construction Approved For Construction (“No Objection” Signature Of Pmc/Pgn Was Given On Original Of Ifc Documents/Drawings) As-Built Issues Design Drawing Incl. Vendor Data Issued For Review Re-Issued For Review

1.7 2.0 2.1 2.2.

Penerima dan Jumlah atau type salinan dokumen yang diperlukan O : Original HC : Hard Copy CD : CD Format Site Office PMC Jakarta PGN Jakarta PMC P GN

2HC+1CD 2HC+1CD 2HC+1CD 1O+2HC+1CD 1O+2HC+1CD

2HC + 1 CD 2HC + 1 CD 2HC + 1 CD 2HC + 1 CD 2HC + 1 CD

1HC 1HC 1HC 1HC 1HC

1HC 1HC 1HC 1HC 1HC

2HC + 1 CD

2HC + 1 CD

1HC

1HC

1HC

1O + 4HC + 2 CD

1HC

1HC

2HC+1CD 2HC+1CD

2HC + 1 CD 2HC + 1 CD

1HC 1HC

1HC 1HC

Kode Dok. 2.3 2.4 2.5 2.6


Issued For Information Issued For Construction Re-Issued For Construction Approved For Construction (“No Objection” Signature Of Pmc/Pgn Was Given On Original Of Ifc Documents/Drawings) 2.7 As-Built Issues 3.0 Planning & Progress Control Document 3.1 Planning & Programming 3.2 Progress Report 4.0 Pro curement 4.1 Purchase Orders (Unpriced) 4.2 Material Status Report 4.3 Inspection & Test Reports 4.4 Spare Part List 5.0 QA /QC Documents 5.1 QA/QC Manual/Plans

Penerima dan Jumlah atau type salinan dokumen yang diperlukan O : Original HC : Hard Copy CD : CD Format Site Office PMC Jakarta PGN Jakarta PMC P GN 2HC+1CD 2HC + 1 CD 1HC 1HC 1O+2HC+1CD 2HC + 1 CD 1HC 1HC 1O+2HC+1CD 2HC + 1 CD 1HC 1HC 2HC + 1 CD

2HC + 1 CD

1HC

1HC

N/A

1O + 4HC + 2 CD

N/A

N/A

2HC 2HC

2HC 2HC

1HC 1HC

1HC 1HC

3HC 3HC 3HC N/A

3HC 3HC 3HC 4HC + 2CD

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A N/A

3HC+1CD

3HC + 1CD

1HC

1HC

Kode Dok.


5.2 QA/QC Procedures 5.3 QA/QC Records 6.0 Op eration/Maintenance Manuals 6.1 Indivisual Section for Review 6.2 Preliminary Copies for Commissioning 6.3 Final Issues 7.0 C ommunication 7.1 General Correspondences 7.2 Minutes of Meeting 8.0 C ontractual Correspondence 8.1 Invoice 8.2 Contract Variation Correspondence

Penerima dan Jumlah atau type salinan dokumen yang diperlukan O : Original HC : Hard Copy CD : CD Format Site Office PMC Jakarta PGN Jakarta PMC PGN 3HC+1CD 3HC + 1CD 1HC 1HC N/A 3HC 1HC 1HC 3HC

3HC

N/A

N/A

3HC

3HC

N/A

N/A

N/A

4HC+2CD

N/A

N/A

1HC 1HC

1HC 1HC

1HC (If Required) 1HC

1HC (If Required) 1HC

1HC 1HC

1HC 1HC

N/A 1HC (If Required)

N/A 1HC (If Required)


c.

Flow Chart untuk Pengendalian Dokumen

Untuk mengatur pengendalian dokumen dari mulai penyusunan sampai pendistribusian dokumen baik untuk SIMP terkomputerisasi maupun secara manual dapat dilihat pada Flow Chart dibawah ini.

PM/PCC Manager/ Originator

Engineer /

DCC

Supervisory Board

Sequence Checked for :

Prepare Deliverables List and assigned doc number using project numbering system

Employer

(Jepang & Singapura)

1. Accurate allocation 2. Duplication

Biaya yang akan timbul baik untuk distribusi secara terkomputerisasi maupun secara manual Numbers registered on MDR and sequence checked

Comments

Incorporate the comments No Comments

Addition or deletion in the future to be marked up into deliverables list

Distribute MDR to Project Team

Revisions made to MDR

Produce Documents base on deliverables list Submit hard copy & soft copy to DCC

Soft copy shall be in open file, either in AutoCad, Excel, Word, MS Project/Primavera, etc

Received and check for completeness

Not Complete Inform Originator Complete Clarify/resend for missing items to DCC

IV - 45

Parallel check, if necessary to do any addition or deletion on deliverables list


Register into MDR and prepare IDC form

Check for IDC, Consolidate the comments,

Comments

Check for IDC conclusion

Incorporate the changes, No increment on revision level on internal comments

No Comments

1st submission to the engineer/employer shall be start with revision A

Prepare transmittal for submission to Engineer / Employer, registered to MDR

Re-submit to DCC Revision Level :

Submission to Engineer/Employer (PGN/PMC in a parallel way)

First submission shall be with revision A with status Issued For Review. Second Submission onward depend on review code coming from Emloyer’s. Engijneer’s/Employer’s review code 3 (Objection) documents shall be re-submit in alphabet revision B, C, D, ... Engineer’s/Employer’s review Code 2 (No Objection) on alphabet revision either A, B, C...is allow us to re-submit the document with status “Issued For Construction” and revision of IFC will start with numeric revision 0.

Employer comments checked, is any impact on original

No Impact

Distribute as per distribution matrix

Biaya yang akan timbul baik untuk distribusi secara terkomputerisasi maupun secara manual

Engineer’s/Employer’s

Project Master Filling

Return from Engineer (PMC) Distribute as per distribution matrix

Any Impact

Signed VR form and passed to Contract/Quantity Survey to Proceed

Prepare Variation Request (VR)

Re-submit to DCC

Gambar 4. 9 Flow Chart Pengendalian Dokumen Engineering dan Design

IV - 46

Review


4.1.5

RANCANGAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS)

Dalam pembuatan laporan - laporan status dokumen engineering dan design yang disusun akan memungkinkan terjadinya duplikasi baik dalam judul dokumen atau nomor dokumen. Hal ini dapat membingungkan tim manajemen proyek karena terdapat ribuan dokumen engineering dan design. Hal ini terjadi karena tidak adanya integrasi antara data dan informasi yang ada. Selanjutnya, hal ini akan mempersulit dalam proses pengendalian dokumen engineering dan design. Disamping itu kecepatan dan keakuratan data yang diperoleh sangat penting dalam pelaksanaan konstruksi terutama pada proses pengendalian progress dokumen engineering dan design. Untuk itu diperlukan adanya sistem informasi manajemen proyek yang terintegrasi yang memadukan dan memilah-milah setiap data dan informasi dokumen engineering dan design. Informasi status dokumen engineering dan design sangat penting sekali bagi manajemen proyek karena berkaitan dengan pembayaran progres engineering dan design baik dari kontraktor terhadap subkontraktor engineering dan design maupun dari kontraktor terhadap klien. Database Management System (DBMS) merupakan pengembangan konsep rancangan Sistem Informasi Management Proyek yang diimplementasikan dalam software Microsoft Acces. Untuk Proyek SSWJ-1 CP-4 ini, DBMS didefinisikan sebagai Master Document Register (MDR). MDR ini merupakan register dari setiap dokumen-dokumen engineering dan design yang disusun oleh masingmasing penyusun. MDR ini harus selalu diupdate oleh Document Controller

IV - 47


(DCC)

sampai penutupan semua dokumen engineering dan design. Project

Control Manager bertanggung jawab penuh atas pengendalian MDR ini. 4.1.5.1 Analisa kebutuhan informasi Pada tahap ini akan ditentukan jenis-jenis informasi yang dibutuhkan user dari kontraktor, subkontraktor, employer dan engineer dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Dalam menentukan kebutuhan informasi, terlebih dahulu harus diidentifikasikan tanggung jawab dari setiap personil dan keputusan yang diambil. Setelah itu baru dapat ditentukan jenis informasi spesifik untuk menjalankan tanggung jawab tersebut. Juga harus diperhatikan adanya karakteristik yang berlainan pada kenutuhan informasi untuk setiap tindakan manajemen, sesuai dengan fungsinya. Informasi yang dibutuhkan harus tersaring terlebih dahulu dan dialokasikan serta dijabarkan pada saat mengalir dari tingkat operasional ke tingkat manajerial. Adapun informasi yang diperlukan adalah sebagai berikut : 1. Informasi database dokumen kontrak, 2. Informasi status revisi dokumen secara keseluruhan, 3. Informasi status revisi terakhir dokumen, 4. Informasi dokumen yang telah dicomment oleh engineer dan perlu di submit ulang,

IV - 48


5. Informasi dokumen yang statusnya telah mencapai “Approved For Construction (AFC)”, 6. Informasi dokumen yang telah disubmit kepada engineer tetapi belum menerima comment, 7. Informasi status dokumen dari masing-masing originator (penyusun), 8. Informasi persentase progress dokumen engineering dan design yang menjadi tanggung jawab divisi-divisi yang ada di kontraktor, 9. Informasi persentase progress dokumen engineering dan design berdasarkan penyusunnya, 10. Informasi progress Design Verivication Engineer (DVE). 4.1.5.2 Identifikasi aliran informasi Identifikasi ini bertujuan untuk mengetahui peranan para pengambil keputusan yang berorientasi pada keputusan. Dengan meneliti aliran informasi dapat diketahui aliran informasi antar bagian didalam organisasi, baik arus horizontal formal maupun arus vertikal formal. Arus horizontal formal menghubungkan unitunit organisasi setingkat dimana informasi yang dihasilkan oleh suatu bagian dapat merupakan masukan untuk bagian yang lainnya. Sedangkan arus vertikal formal mengalir dari unit organisasi yang lebih rendah atau sebaliknya. Informasi yang mengalir keatas untuk meberikan dasar bagi perencanaan dan pengendalian. Informasi yang mengalir kebawah untuk menterjemahkan keputusan tersebut kedalam suatu tindakan. IV - 49


4.1.5.3 Rancangan sistem jaringan Untuk mewujudkan konsep sistem Database Management System yang terkomputerisasi dan dapat diakses oleh berbagai management di lokasi yang berbeda, diperlukan suatu sistem jaringan yang terpadu dan dikendalikan di satu tempat. Sebagai kelanjutan dari perancangan Database Management System ini, Nippon Steel Engineering Corporation menyerahkan pekerjaan Sistem Jaringan ini kepada sub kontraktor yang berkompeten dalam bidang Network. Sub kontraktor yang ditunjuk untuk melaksanakan segala jenis pekerjaan yang berhubungan dengan Sistem Jaringan ataupun Sistem Informasi adalah PT. Data Link. Untuk selanjutnya PT. Data Link ini akan merancang sistem jaringan dan menganalisa kebutuhan-kebutuhan perangkat kerja baik itu software, hardware ataupun perangkat lainnya yang akan digunakan dalam aktivitas sistem jaringan. Pusat pengendalian Database Management System ini akan dikendalikan di Project Office Jakarta dibawah tanggung jawab Project Control Manager. Database Management System ini direncanakan untuk dapat diakses oleh lingkungan internal project office sendiri, maupun di lokasi-lokasi yang mendapatkan otoritas dalam mengakses sistem Database Management System ini seperti Corporate Office Nippon Steel Engineering Corporation di Tokyo, Jepang, Nippon Steel Engineering Corporation Singapore, Nippon Steel Site Office Cilegon, dan subkontraktor - subkontraktor yang terlibat dalam tahap Engineering dan Design ini. IV - 50


Ruang lingkup pekerjaan PT. Datalink yang tertera dalam kontrak perjanjian adalah penyediaan komponen - komponen seperti komputer, mesin photo copy, printer, scanner, dan komponen-komponen yang akan digunakan dalam membuat sistem Jaringan. Untuk penghubung antara satu lokasi dengan lokasi yang lainnya, digunakan hubungan internet. Untuk jaringan internet ini, Nippon Steel Engineering Corporation menggunakan jasa provider lokal, yaitu Indosat M2 dengan jaringan satelit. Rancangan sistem jaringan Database Management System ini dapat dilihat pada diagram Gambar 4.10.

IV - 51

Gambar 4. 10 Rencana Sistem Jaringan


4.1.5.4 Rancangan sistem Setelah masukan analisa terhadap sistem, maka selanjutnya dapat dilakukan perancangan sistem informasi yang dapat menunjang dan meningkatkan keandalan dalam proses pengambilan keputusan. Dengan sistem ini diharapkan penggunaan komputer sebagai alat bantu dapat mempercepat proses pemasukan data dan pengambilan informasi. Adapun dalam perancangan ini sistem dibagi lagi menjadi perancangan perancangan sebagai berikut : 1. Perancangan Form Masukan 2. Perncangan Laporan 3. Perancangan Basis Data a. Perancangan Form Masukan Perancangan form masukan bertujuan untuk mempermudah dalam pemasukan data oleh document Controller. Form pemasukan yang dirancang berupa form isian data dan informasi lainnya mengenai masing-masing dokumen terkait yang akan digunakan sebagai input data ke dalam basis data yang akan dirancang. b. Perancangan Laporan Hasil analisa kebutuhan informasi adalah identifikasi jenis-jenis informasi yang dibutuhkan dalam menunjang proses pengambilan keputusan. Selanjutnya, hasil identifikasi global tersebut dibuat rinciannya dalam bentuk laporan manajemen. IV - 53


Laporan yang disajikan harus merupakan saringan dari tingkat operasional dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajer. Selanjutnya adalah membuat deskripsi tentang pengolahan data. Tiap elemen data yang ada pada formulir keluaran diidentifikasikan dan kemudian ditentukan elemen data dari file basis data mana yang mengisinya. c. Perancangan Basis Data Data-data yang ada dihimpun dan disusun secara logis dalam basis data yang kemudian disimpan dalam media yang dapat diakses oleh komputer. Basis data yang dirancang adalah basis data yang benar-benar baru untuk sebuah sistem yang berbasis komputer. Perancangan basis data berupa identifikasi elemen data serta hubungannya secara logis antar elemen data tersebut. Pengorgabisasian ke dalam file-file data secara rasional dilakukan dengan meperhatikan konsep normalisasi data, agar data tersebut tidak tergantung satu sama lain dan masing-masing bebas dari kelopok pengulangan. Berdasarkan normalisasi yang telah dilakukan, ditetapkan file master dan file pengendalian. File master adalah file yang relatif permanen berupa data-data historis, sedangkan file pngendalian ditetapkan sebagai hasil proses pengendalian yang dilakukan di dalam proyek.

IV - 54


Sistem Input

Sub Sistem Output

Data-data dokumen engineering dan design :

Sistem Informasi Status Revisi Dokumen

DATABASE

1. Nomor Dokumen 2. Status Revisi 3. Tanggal Pengajuan kepada engineer 4. Tanggal diterima comment hasil review dari engineer. 5. Bukti pengiriman atau penerimaan dokumen (transmittal) 6. Soft Copy dalam bentuk PDF dari dokumen.

User

Sistem Informasi Progress Dokumen Engineering dan Design

Decision Maker

Gambar 4. 11 Model Database

4.1.5.5 Rancangan menu a. Menu Utama Pada menu utama berisikan menu-menu spesifik mengenai informasi yang dibutuhkan oleh user. Menu-menu tersebut terdiri dari 2 bagian besar yaitu Form Menu dan Report Menu. Form Menu menu merupakan menu-menu yang dapat memudahkan user untuk menemukan informasi yang diinginkan. Sedangkan report Menu adalah laporan dari informasi masing-masing item yang diperlukan.

IV - 55


a.1. Form Menu Form Menu terdiri dari 10 item kategori yang diperlukan oleh user seperti: 1. Contract Documents 2. Overall Revision 3. Latest Revision 4. AFC Documents 5. Overdue Documents – Late Commented 6. Documents Need to Resubmit 7. Originator Outstanding Documents 8. Contractor MDR Progress 9. Orihinator Progress 10. DVE Progress a.2. Report Menu Report Menu merupakan report yang berupa daftar dokumen hasil dari pencarian dari form menu. Report Menu terdiri dari : 1. Contract Documents 2. MDR Overall Report IV - 56


3. MDR Overall report all Revision 4. MDR Latest Revision report 5. MDR Rev Grouping by Originator 6. MDR Need to Resubmit 7. Originator Outstanding Report 8. AFC Documents Report 9. Overdue Documents Report 10. Contractor MDR Progress Report 11. Originator Progress Report 12. One Week Look Ahead 13. DSS Weekly Report 14. Alignment Sheet Report 15. Design Submission Schedule 16. Detail Crossing Drawings 17. Deleted Documents 18. NY Generated Document 19. Overall Document IV - 57


20. Latest Rev DSS 21. List of Doc Issued During This Week 22. List of Document Prioritized Section 23. DVE Latest Status 24. As-Built Drawings 25. As-Built Pipeline Survey Report 26. Latest DSS for Rekayasa Industri 27. Latest DSS for CRW 28. Latest DSS for RBA 29. Latest DSS for NSC Untuk Lebih jelasnya, komponen-komponen menu utama dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

IV - 58


Menu Utama

Form Menu

Report Menu

1. Contract Documents 2. Overall Revision 3. Latest Revision 4. AFC Documents 5. Overdue Documents – Late Commented 6. Documents Need to Resubmit 7. Originator Outstanding Documents 8. Contractor MDR Progress 9. Orihinator Progress 10. DVE Progress

1. Contract Documents 2. MDR Overall Report 3. MDR Overall report all Revision 4. MDR Latest Revision report 5. MDR Rev Grouping by Originator 6. MDR Need to Resubmit 7. Originator Outstanding Report 8. AFC Documents Report 9. Overdue Documents Report 10. Contractor MDR Progress Report 11. Originator Progress Report 12. One Week Look Ahead 13. DSS Weekly Report 14. Alignment Sheet Report 15. Design Submission Schedule 16. Detail Crossing Drawings 17. Deleted Documents 18. NY Generated Document 19. Overall Document 20. Latest Rev DSS 21. List of Doc Issued During This Week 22. List of Document Prioritized Section 23. DVE Latest Status 24. As-Built Drawings 25. As-Built Pipeline Survey Report 26. Latest DSS for Rekayasa Industri 27. Latest DSS for CRW 28. Latest DSS for RBA 29. Latest DSS for NSC

Keluar

Gambar 4. 12 Sistematika Menu Utama

b. Otorisasi Akses Sistem Informasi Database Dengan pertimbangan keamanan akses, keamanan hak intelektual dari penyusun dokumen engineering dan design , serta tingkat kerahasiaan dari masing-masing kategori dokumen. Tidak semual elemen dapat mendapatkan akses untuk semua menu. Untuk mengendalikan otorisasi akses dari setiap elemen, administrator IV - 59


dalam hal ini adalah PT. Datalink, merancang sistem jaringan dengan batasanbatasan otorisasi. Tabel 4. 2 Otorisasi Akses Dalam Organisasi Proyek No Form Men u 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

NSEC Corporat e Tokyo √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Otorisasi Akses Nippon Steel Engineering Corporation NSS NSEC Project Office Jakarta (S’Por PM PC EN Contrac QA/ HS e) T C G t Dept QC E √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

IV - 60

Client CO N √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Subcontractor

PG N

PM C

CR W

RB A

Re k

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ -

√ √ √ √ √ √ √ -

√ √ √ √ √ √ √ -

Gambar 4. 13 Tampilan Menu Utama


Gambar 4. 14 Tampilan Menu Contract Documents

IV - 62

Gambar 4. 15 Tampilan Menu MDR Latest Revision

Gambar 4. 16 Tampilan Menu MDR AFC Documents

Gambar 4. 17 Tampilan Menu MDR Overdue Documents

Gambar 4. 18 Tampilan Menu MDR Document Need To Be Resubmit

Gambar 4. 19 Tampilan Menu MDR Outstanding Documents

Gambar 4. 20 Tampilan Menu MDR Contractor Progress

Gambar 4. 21 Tampilan Menu MDR Originator Progress

Gambar 4. 22 Tampilan Menu MDR DVE Progress


4.1.6

Analisa Efektifitas Sistem Informasi Manajemen Proyek

Efektifitas dari hasil rancangan Sistem Database atau Master Document Register (MDR) akan diukur berdasarkan parameter biaya dengan membandingkan biaya antara pendistribusian secara manual dan pendistribusian menggunakan sistem MDR On Line. 4.1.6.1 Data ju mlah d okumen en gineering dan design yang tercakup dala m sistem database (Master Document Register – MDR) Jumlah dokumen engineering dan design yang terdapat dalam sistem MDR proyek SSWJ CP-4, west Java Distribution Pipeline daoat dilihat pada tabel dibawah ini. Tabel 4. 3 Jumlah Dokumen Engineering dan Design

No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Kode G Q N P M L S E J C D B

Dokumen Bedasarkan Kategori Disiplin (Discipline Code) Kategori Disiplin General Quality HSE Process Mechanical Pipeline Civil Electrical / Cathocid Protection Instrument Construction Commissioning Procurement Technical Contract Document TOTAL

IV - 71

Jumlah Dokumen 31 Dokumen 31 Dokumen 14 Dokumen 15 Dokumen 2 Dokumen 593 Dokumen 83 Dokumen 48 Dokumen 13 Dokumen 7 Dokumen 1 Dokumen 191 Dokumen 40 Dokumen 1068 Dokumen


4.1.6.2 Analisa Biaya dan Waktu 4.1.6.2.1 Sistem Informasi Management Proyek dengan DBMS a. Analisa Waktu Distribusi Dokumen Engineering dengan DBMS Durasi waktu untuk aktivitas engineering dan design ini ditargetkan (mandatory constraint) selesai dalam jangka 233 hari atau 47 minggu (5 hari kerja) seperti yang terlihat pada Tabel 4.4dibawah ini. Tabel 4. 4 Overall Schedule SSWJ-CP 4 Rev.0

IV - 72


Dengan durasi selama 47 minggu untuk dapat menyelesaikan dokumen engineering dan design sebanyak 1028 dokumen dengan tahapan review sebanyak 7 kali dari mulai Issued for Review sampai dengan As-Built diperlukan produktivitas engineering yang sangat tinggi. Total Durasi (Mandatory Constraint) : 233 hari (5 hari kerja = 47 minggu) Jumlah Dokumen

: 1028 Dokumen

Frekuensi Review

: 7 kali (mulai dari IFR sampai As-

Built) Durasi untuk 1 siklus review = 233 : 7 = 33.3 Hari Produktivitas yang harus dicapai = 1028 dok : 33.3 hari = 31 dokumen per hari Kontraktor yang terlibat dalam engineering dan design = 4 perusahaan (NSEC, RBA, REKIN dan CRW) Produktivitas per kontraktor = 31 dokumen/hari : 4 perusahaan = 8 dokumen/hari/perusahaan Jumlah engineer yang diperlukan dengan target 1 dokumen/engineer/hari = 8 engineer/perusahaan. Karena target dari penyelesaian dokumen engineering dan design ini bersifat Mandatory Constraint dan dalam garis critical dalam artian jika terjadi keterlambatan dalam proses engineering dan design maka akan menyebabkan IV - 73


kegiatan procurement dan konstruksi akan mengalami keterlambatan pula. Untuk menjaga target durasi ini, selain faktor produktivitas penyusunan dokumen oleh kontraktor, juga sangat dituntut produktivitas proses review oleh engineer ataupun klien, selain itu dituntut pula kecepatan Document Controller dalam menginput dokumen hasil penyusunan engineer untuk dapat secara langsung direview oleh engineer ataupun klien dalam hari yang sama. Kecepatan review dari engineer ataupun klien ini dapat tercapai jika proses pengiriman dokumen dilakukan dengan cepat tanpa ada jeda hari. Dengan menggunakan sistem DBMS yang terpadu dan terkomputerisasi, tidak akan ada jeda hari dari proses penyelesaian dokumen ke proses review dokumen. b. Analisa B iaya Distribusi D okumen E ngineering Dengan Menggunakan DBMS Indikator – indikator biaya yang termasuk dalam sistem DBMS ini meliputi biaya pembangunan DBMS yang terdiri dari pengadaan salah satu komponen dari SIMP yaitu software dan hardware. Selain itu, indikator biaya yang tercakup dalam SIMP terkomputerisasi ini adalah biaya penggunaan jasa penyedia jaringan internet untuk mendukung distribusi informasi dengan jaringan LAN dan WAN. Dari data kontrak antara Nippon Steel Engineering dengan penyedia jasa jaringan internet yaitu Indosat M2 pada akhir tahun 2005 adalah sebesar Rp.5 Juta/bulan. Dengan durasi 47 minggu atau 1 tahun, biaya yang dikeluarkan untuk penyediaan jaringan internet ini adalah sebesar Rp.5 juta x 12 bulan = Rp.60 Juta.

IV - 74


4.1.6.2.2 Sistem Informasi Management Dengan Manual a. Analisa Waktu Indikator analisa waktu ini hanya mencakup waktu distribusi informasi. Berdasarkan Gambar 4.9 biaya yang timbul dari distribusi dokumen engineering dan desain akan timbul pada segmen berikut ini : 1.

Proses distribusi dokumen engineering dan desain untuk internal review dari originator kepada corporate engineer dalam Supervisory Board yang berada di Tokyo dan Singapura maupun sebaliknya.

2.

Proses distribusi dokumen engineering dan desain kepada employer dan subkontrakor maupun sebaliknya.

Dari Tabel 4.1, Tabel 4.3, Tabel 4.4 dan hasil analisa halaman IV-73 dapat dilihat data proses review dokumen, durasi, jumlah dokumen dan dokumen yang harus selesai dalam satu hari sebagai berikut : 1

2

3

4

5

6

7

Issued for Review

Re-Issued for Review

Issued for Information

Issued for Construction

Re-Issued for Construction

Approved for Construction

As-Built

33.3 days

33.3 days

33.3 days

33.3 days

33.3 days

33.3 days

33.3 days

233 days, 1028 dokumen, 31 engineer (8 engineer per perusahaan) 31 docs/day

31 docs/day

31 docs/day

31 docs/day

31 docs/day

31 docs/day

31 docs/day

Dari data diatas dapat dilihat bahwa untuk satu siklus review dapat diselesaikan dalam 33.3 hari, hal ini berarti akan terdapat 33.3 kali submission atau pengiriman untuk 31 dokumen per hari dengan catatan proses review harus berjalan selama satu hari. IV - 75


Berdasarkan data dari perusahaan jasa pengiriman dokumen, PT. TNT, pengiriman dokumen menuju Jepang dan Singapura maupun sebalinya adalah 1 hari, dengan demikian untuk satu siklus pengiriman dokumen engineering dan desain menuju Tokyo dan Singapura adalah selama 2 hari. Maka dapat dihitung durasi waktu yang diperlukan jika distribusi dokumen dilakukan secara manual dengan jumlah produktivitas penyusunan dokumen engineering yang konstan adalah sebagai berikut : Total durasi yang dari distribusi secara manual untuk 1 siklus review = (Durasi penyusunan dokumen + Durasi Pengiriman Dokumen) x frekuensi pengiriman dokumen untuk satu siklus review = (1 hari + 2 hari) x 33.3 kali = 99.9 hari untuk satu siklus review. Maka total durasi untuk seluruh proses review dokumen dari mulai issued for review sampai As-Built adalah = 99.9 hari x 7 = 699.3 hari.

IV - 76


b. Biaya Pendistribusian Dokumen Secara Manual Analisa biaya jika menggunakan durasi distribusi secara manual (699.3 hari) Parameter-parameter

yang

digunakan

dalam

perhitungan

biaya

untuk

pendistribusian dokumen secara manual, antara lain 1. Komposisi distribusi dokumen (Tabel 4.1) 2. Frekuensi review oleh klien dan engineer berdasarkan status dokumen. 3. Biaya photocopy dokumen 4. Biaya pengiriman dokumen ke Tokyo dan Singapura dengan menggunakan jasa pengiriman dokumen. 5. Upah kurir untuk pengiriman dokumen dalam kota Jakarta dan Cilegon. 6. Biaya sewa kendaraan operasional kurir untuk pengiriman dokumen dalam kota Jakarta dan Cilegon. Contoh perhitungan untuk distribusi satu dokumen enginering dan desain secara manual. Kriteria Dokumen

: Design Document Incl. Vendor Data

Frekuensi Review

: 7 kali

Distribusi Dokumen

:

- Issued for Review

: PMC Jakarta IV - 77

2 HC + 1 CD


- Re-issued for Review

PGN Jakarta

2 HC + 1 CD

PMC Site Office

1 HC

PGN Site Office

1 HC

NSEC Tokyo

1 HC

NSEC Singapore

1 HC

NSEC Site Officve

1 HC

:

- Issued for Construction :

PMC Jakarta

2 HC + 1 CD

PGN Jakarta

2 HC + 1 CD

PMC Site Office

1 HC

PGN Site Office

1 HC

NSEC Tokyo

1 HC

NSEC Singapore

1 HC

NSEC Site Officve

1 HC

PMC Jakarta

2 HC + 1 CD

PGN Jakarta

2 HC + 1 CD

PMC Site Office

1 HC

PGN Site Office

1 HC

IV - 78


- Re-issued for Construction :

- Approved for Construction :

NSEC Tokyo

1 HC

NSEC Singapore

1 HC

NSEC Site Officve

1 HC

PMC Jakarta

2 HC + 1 CD

PGN Jakarta

2 HC + 1 CD

PMC Site Office

1 HC

PGN Site Office

1 HC

NSEC Tokyo

1 HC

NSEC Singapore

1 HC

NSEC Site Officve

1 HC

PMC Jakarta

1O + 2 HC + 1 CD

PGN Jakarta

2 HC + 1 CD

PMC Site Office

1 HC

PGN Site Office

1 HC

NSEC Tokyo

1 HC

IV - 79

NSEC Singapore

1 HC

NSEC Site Officve

1 HC


- As-Built

:

Rata-rata jumlah lembar per dokumen

PMC Jakarta

1 HC + 1 CD

PGN Jakarta

1O+4HC+1CD

PMC Site Office

1 HC

PGN Site Office

1 HC

NSEC Tokyo

1 HC

NSEC Singapore

1 HC

NSEC Site Officve

1 HC

: 50 lembar @ 80 gr.

a. Biaya Produksi / Photo Copy untuk satu dokumen Total hard copy

= 54 hard copy

Total lembar

= 54 x 50 = 2700 lembar

Asumsi biaya photo copy per lembar = Rp.100 Total Biaya Photo Copy = Rp.100 * 2700 Lembar = Rp.270.000

IV - 80


b. Biaya Pengiriman Pengiriman ke NSEC Tokyo Jepang (Zone 4) dengan menggunakan Jasa Pengiriman Frekuensi Pengiriman : 7 kali Bobot dokumen untuk 1 kali pengiriman = 50 lbr x 5.2 gram = 260 gr=0.26 kg Biaya Pengiriman per kg = 37.30 US$ = Rp.346.890 Biaya Pengiriman untuk satu judul dokumen per satu siklus = Rp.346.890x0.26kgx7 = Rp.631.339 Pengiriman ke NSEC Singapore (Zone 1) dengan menggunakan Jasa Pengiriman Frekuensi Pengiriman : 7 kali Bobot dokumen untuk 1 kali pengiriman = 50 lbr x 5.2 gram = 260 gr Biaya Pengiriman per kg = 22.05 US$ = Rp.205.065 Biaya Pengiriman untuk satu judul dokumen per satu siklus = Rp. 205.065x 0.26 kg = Rp.53.316 Biaya produksi (photocopy dan pengiriman) – Tabel 4.5 = Rp.457.027.132,01

IV - 81


Tabel 4. 5 Analisa Perhitungan Biaya Distribusi Dokumen Secara Manual

c. Tambahan Biaya akibat penambahan durasi penyelesaian taha pan engineering dan desain Dengan bertambahnya durasi tahapan engineering dan desain dari 233 hari menjadi 699.3 hari (700 hari) maka akan mengakibatkan adanya pembengakan biaya overhead untuk tambahan durasi (700 hari – 233 hari = 467 Hari) Pembengkakan biaya overhead ini terdiri dari biaya sewa kendaraan dan upah kurir, serta biaya tambahan overhead untuk upah engineer. Biaya sewa kendaraan = Rp.455.000 x 467 hari = Rp. 318.181.500 Upah Kurir

= Rp. 159.250 x 467 hari = Rp. 111. 363.525

Upah Engineer

= Rp. 546.000 x 31 engineer x 467 hari = Rp. 7.904.442.000

IV - 82


Maka total pembengkakan biaya overhead yang timbul adalah : = Rp. 318.181.500 + Rp. 111. 363.525 + Rp. 7.904.442.000 = Rp.8.333. 987.025 4.1.6.2.3 Analisa biaya yang diperlukan untu k membangun sistem jaringan SIMP dengan metode DBMS yang terpadu dan terkomputerisasi Komponen – komponen yang diperlukan berdasarkan perencanaan sistem jaringan pada Gambar 4.11 a.

Sistem Hardware

Sistem hardware yang akan digunakan untuk Local Area Network (LAN) di Project Office Jakarta maupun di Site Office Cilegon adalah sebagai berikut : Project Office Jakarta

Hardware Server Komputer Desktop dengan LCD 19” Notebook Laser Colour Printer (A4 dan A3) Laser Black and White Printer (A4 dan A3) Mesin Photocopy dan scan (A4 dan A3)

1 unit 8 unit 5 unit 1 unit 1 unit 1 unit

Site Office Cilegon 1 unit 8 unit 3 Unit 1 Unit 1 Unit

Adapun spesifikasi untuk hardware yangdigunakan adalah sebagai berikut : 1. File Server (Domain Controller) CPU

: Minimum Intel Pentium PIII 1 Ghz IV - 83


Memory

: Min. 512 MB ECC SD RAM, maksimum 4 GB ECC

133 MHz Monitor

: Min 15” Flat Panel dengan resolusi 1024 x 768 atau

minimum Monitor CRT 17” HDD Controller : IDE (ATA 100) HDD

: Min. Effective 20 GB, (RAID 1) System Disk. Min. Effective 80 GB, (RAID 5) Data Disk.

FDD CDROM

: Min. 48 X IDE CD-ROM, 20x10x40 CDRW internal. 3.5”, 1.44 MB FDD.

Media lain

: Jaz Drive 2 GB

Graphic Card

: Min. 32 MB Graphic Adapter

Expansion Slots

: Min. 2 PCI slot spare

Ehernet Card

: 10/100 Base Server adapter Autosense

Backup

: Min. 40/80 GB DLT Tape

Lain-lain

: PS/2 keyboard, PS/2 mouse, 2 serial, 1 parallel, 1 video

port, rack type case, mouse pad Compliance

: Microsoft Windows Server 2000.

IV - 84


2. Exchange Server dan Print Server (Domain Controller) CPU

: Minimum Intel Pentium PIII 1 Ghz

Memory


133 MHz Monitor


minimum Monitor CRT 17” HDD Controller : IDE (ATA 100) HDD

: Min. Effective 20 GB, (RAID 1) System Disk. Min. Effective 80 GB, (RAID 5) Data Disk.

FDD CDROM

: Min. 48 X IDE CD-ROM, 5”, 1.44 MB FDD.

Graphic Card

: Min. 32 MB Graphic Adapter

Expansion Slots


Ehernet Card

: 10/100 Base Server adapter Autosense

Lain-lain

: PS/2 keyboard, PS/2 Mouse, 2 Serial, 1 parallel, 1 video

port, Rack Type Case, Mouse Pad

IV - 85


Compliance

: Microsoft Windows Advanced Server 2000.

3. Workstations CPU

: Minimum Intel Pentium PIII 1 Ghz

Memory


133 MHz Monitor


minimum Monitor CRT 17” HDD

: Min. 40 GB, one partition

FDD CDROM

: Min. 48 X IDE CD-ROM, 3.5”, 1.44 MB FDD.

Graphic Card

: VGA 32 MB

Expansion Slots


Ehernet Card

: 10/100 Base Mbit adapter Autosense

Slots - Chasis Spec

: User friendly mini tower case

- Lain-lain

: PS/2 keyboard, PS/2 Mouse, 2 Serial, 1 parallel, 1 video

port, Mouse Pad

IV - 86


4. Colour Scanner Auto Document Feeder

: Standard, min 50 sheet

Colour Scanning

: Yes

Preview Scan Time

: Max. 4 sec.

Optical Scan Resolution : 2400 x 2400 dpi Scan Size

: A4 dan A3

Connection Type

: LAN

Software

: Scan dan OCR System

Compliance

: MS Windows 2000 Pro dan Windows XP

5. Network Laser Printer Print Speed

: 25 ppm

Memory

: Min. 32 MB

Print Quality

: 1200 x 1200 dpi

Papertrays

:2

Connection Type

: Parallel and Network Ready 10/100 Base-TX

Media Size

: A4 dan A3 IV - 87


Media Type

: Plain Paper, Labels, Transparancies.

Compliance

: MS Windows 2000 Pro dan Windows XP

6. Multi-function Network Inkjet Printer (DCC) Print Speed B & W

: Normal 6 ppm

Print Speed Colour

: Normal 5 pip

Input Capacity

: 150

Print Cartridges

:2

Print Quality

: 600 x 600 Dpi B&W and up to 2400 x 2400 1200

colour Language

: Turkish Font Support

Connection Type

: Paralel, USB, Network Standard

Media Type

: Paper (plan, inkjet, photo, brochure, and banner), Envelopes, transparancies, labels.

Media Size

: A4

Two sided printing

: Standard, ADF 30 page

7. Network Inkjet Printer Print Quality

: B & W 600 dpi IV - 88


Media Size

: A3/A4

Print Cartridge

:2

Print Technology

: Thermal Inkjet

Input Capacity

: 150page

Media Type

: Normal, Transparancies, labels

Memory

: Minimum 8 MB Std.

Connection Type

: Parallel and network 10/100 base TX

Compliance

: MS Windows 2000 Pro & Windows XP

8. B & W Copier Copy Speed

: 15 cpm

Warm up time

: max 40 sec

Monthly capacity

: 10000 pages

Paper Capacity

: 300

Copy Size

: A3 & A4

Power Supply

: AC 220 V

9. Plotter Copy Speed

: 15 cpm IV - 89


Warm up time

: Max 40 sec

Monthly Capacity

: 10000 pages

Paper Capacity

: 300

Plot Size

: A0

Power Supply

: AC 220 V

10. Routers Existing Terdapat 2 buah existing routers, yaitu -

Cisco 2610 Router, 48 MB DRAM, 16 MB Flash RAM, 2 buah 2 MBPS synchronous port V.35 serial port cable, 16-asyncrhonous port and 16 DB25 connector cable, yang dogunakan untuk koneksi internet. Router ini akan dikonfigurasikan untuk 2 Mbps connection ke internet. 48 MB DRAM akan diupgrade ke 64 MB DRAM.

-

Cisco 2610 Router, 32 MB DRAM, 8 MB Flash RAM, dua 2 MBPS synchronous port V.35 serial port cable. Yang satu ini tidak dalam keadaan digunakan.

Routers akan di upgrade seperti pada tabel berikut ini. Memory Voice Integration Security

64 MD DRAM dan 16 MB Flash Memory Min 1 number FXS ports on the chassis and it’s VoIP software 3 DES tunneling and VPN encryption will be provided by software. Access list,Access security features will be supported. IV - 90


Other

Dial on demand routing features will be provided. Suggested solution will be compatible with central router

Remote Router – 1 Memory Ports

Voice Integration Protocols

64 MD DRAM dan 16 MB Flash Memory dan 32 MB Flash Memory A console port and an auxiliary port, 2 numbers 2 MBPS speed synchronous / asynchronous supported serial port . Salah satunya V.35 serial port and it’s cable and for other V.24 and DB25 connector cable. Setidaknya 1 buah RJ-45 10/100 Mbps ethernet port harus menjadi standard. Min. 2 buah FXS ports on the chasis and it’s VoIP software standard.

Frame relay, HDLC Protocols will be supported, SNMP, TELNET protocols will be supported. Asyncrhonous Serial Interface on serial WAN Interface. Cards will support PPP and SLIP protocols. IP Routing RIP, OSPF, BGP protocols will be supported. Expansion Mnetwork interface cards will be plugged to slots on the chassis nad capacity will be expanded according to need. Two more serial ports support asynchronous/synchronous or ISDN BRI port or ADSL port or Ethernet port will be plugged with chancing module according to need. Performance With maximum memory, router switching performance will be reach to 12.000 pps for fast switching Security 3DES tunnelling and VPN will be provided by software. Access list, access security and other security featurea will be supported. Lain-Lain Router will be routing IP, Support NAT (Network Address Translation), Bandwidth on demand routing features will be provided . Router will be modular. Router will be configured via WAN. Suggested solution will be compatible with central router.

11.

BTC Switch

Ports

144 RJ-45 10/100-TX ports (IEEE 802.3 type 10 base-T; 802.3u type 100 base-TX) Type Chassis Packet Buffer Fabric: min 1 MB, gig blade; min 512 KB, 10/100 Blade; min. 16 Size MB Performance Latency :<10 µs (FIFO) switch fabric speed : min 32 Gbps Supported IEEE802.1 priority Protocols IEEE802.1 Dispanning Tree IEEE802.3x flow control IEEE802.3ad linkaggregation control protocol. IV - 91


IEEE802.3z 1000 BASE-X 1 Gigabit 1000 SX Wb Based management and monitoring tools will be provided. Gigabyte uplink cable for 2 switch, rack mount accessories.

Uplink Port Management Lain-lain

12. Site Switch Ports Type

24 RJ-45 10/100 –TX ports (IEEE 802.3 type 10 Base-T; 802.3u type 100 Base-TX) Chassis ready for 19” rack installation

13. Synchronous Modem Speed Compliance

Min. 256 Kbps Max.2 Mbps Approved by Client for will be used in Locations

14. Asynchronous Mode Speed Lain-lain

b.

56 Kbps V90 and external, all modems will be used in BTC Main Office will be chassis base.

System Software

Software yang dignakan untuk mendukung kegiatan tahap engineering dan design adalah sebagai berikut -

Microsoft Windows XP Professional

-

Microsoft Windows 2003 server

-

Microsoft Word 2003

-

Microsoft Excel 2003

-

Microsoft Outlook 2003 IV - 92


-

Microsoft Powerpoint 2003

-

Microsoft Publisher 2003

-

Microsoft Access 2003

-

Microsoft Project 2003

-

Primavera R.3

-

Primavera R.4

-

Primavera R.5

-

Autocad 2002

Network Diagram untuk koneksi kantor License MS Windows 2000 Advanced Server Upg Adv MS Exchange 2000 enterprise 2000 enterprise Server UpgAdv MS windows 2000 Server UpgAdv MS Windows XP enterprise UpgAdv

Quantity 1 and 2 media pack 9 and 2 media pack

9 and 2 media pack Total of personnel Computers and 2 Media Pack 2000 Server CAL Total of personnel Computers and 2 Media Pack 2000 Server CAL Total of personnel Computers

MS Windows UpgAdv MS Exchange UpgAdv MS SQL 2000 Server CAL UpgAdv Total of personnel Computers Norton antivirus Corporate Edition Last 1 per site Version Norton antivirus for Exchange Last 1 per site Version Norton antivirus corporate edition CAL Total of personnel Computers IV - 93


MS Office Xp Pro Client License UpgAdv MS Windows Terminal Services CAL UpgAdv Microsoft Project 2003 Primavera

Total of personnel Computers Total of personnel Computers Total of Project Control Computers Total of Project Control Computers

Untuk membagun sistem jaringan untuk mendukung Sistem Informasi Management Proyek dengan metode DBMS yang terpadu dan terkomputerisasi, nilai yang diajukan oleh PT. Datalink dengan nilai kontrak sebesar US$34.200 atau sebesar Rp.318.000.000 untuk satu lokasi. Total nilai yang diajukan untuk penggunaan sistem jaringan yang diaplikasi di lima Lokasi (NSEC Project Office Jakarta, NSF Cilegon, dan 3 Subkontraktor) adalah sebesar Rp. 1.590.300.000. Nilai kontrak tersebut mencakup harga sewa perangkat yang diperlukan dan penyediaan satu orang IT engineer di setiap lokasi. Untuk pendistribusian dokumen secara terpadu sehingga dapat diakses dari berbagai lokasi yang terkait, digunakan jasa internet Indosat M2 dengan biaya Rp.5.000.000 per bulan (tahun 2005) , atau Rp.60.000.000 dalam satu tahun.

IV - 94


Dari hasil analisa biaya dan waktu untuk SIMP yang terkomputerisasi dan secara manual diperoleh hasil sebagai berikut : No 1

Parameter

SIMP Metode DBMS

Analisa Waktu 699.3 Hari

233 Hari

- Investasi Awal

-

Rp.1.590.300.000

- Tambahan Overhead

Rp.8.333. 987.025

-

- Biaya Distribusi

Rp. 457.027.132,01

Rp. 60.000.000

-

2

SIMP Manual

Durasi

Analisa Biaya

IV - 95

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN


Kesimpulan Dari perancangan dan penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Sistem Informasi Manajemen Proyek dirancang dengan menggunakan Program Microsoft Access dengan menampilkan Form Menu dan Report Menu. Sesuai dengan analisa kebutuhan informasi, pada Form Menu ditampilkan pilihan item menu untuk Contract Documents, Overall Revision, Latest Revision, AFC Documents, Overdue Documents – Late Commented, Documents Need to Resubmit, Originator Outstanding Documents, Contractor MDR Progress, Originator Progress dan DVE Progress. Begitu pula dengan Report Menu yang menampilkan beberapa item menu seusai dengan hasil analisa kebutuhan informasi yang terdiri dari Contract Documents, MDR Overall Report, MDR Overall report all Revision, MDR Latest Revision report, MDR Rev Grouping by Originator, MDR Need to Resubmit, Originator Outstanding Report, AFC Documents Report, Overdue Documents Report, Contractor MDR Progress Report, Originator Progress Report, One Week Look Ahead, DSS Weekly Report, Alignment Sheet Report, Design Submission Schedule, Detail Crossing Drawings, Deleted Documents, NY Generated Document, Overall Document, Latest Rev DSS, List of Doc Issued During This Week, List of Document Prioritized Section, DVE Latest Status, V-1


As-Built Drawings, As-Built Pipeline Survey Report, Latest DSS for Rekayasa Industri, Latest DSS for CRW, Latest DSS for RBA dan Latest DSS for NSC. 2. Dari hasil penelitian, SIMP yang terkomputerisasi dengan komponenkomponennya telah dirancang dengan berdasarkan referensi-referensi yang digunakan seperti sistem penyediaan hardware, software, sistem data, prosedur dan sistem manusianya yang direfleksikan dalam penyediaan software dan hardware, sistem database management system (termasuk sistem penomoran dokumen), penyusunan prosedur-prosedur, dan sistem struktur organisasi dengan masing-masing tanggungjawab dan kewenangannya. 3. Dari hasil analisa, SIMP yang dirancang secara terkomputerisasi dapat mendukung tahapan engineering dan desain pada durasi sesuai dengan Integrated schedule dari Proyek SSWJ-1 CP-4 selama 233 hari. Sedangkan dengan secara manual yaitu dengan mengandalkan jasa pengiriman dokumen dalam hal pendistribusian dokumen akan memakan waktu yang jauh lebih lama yaitu selama 699.3 hari atau 700 hari. Dengan bertambahnya durasi waktu pada Sistem Manual makan akan mengakibatkan adanya pembengkakan biaya overhead sebesar Rp.8.333.987.025 serta biaya produksi dan pengiriman dokumen

sebesar

Rp.457.027.132,01.

Sedangkan

pada

SIMP

yang

terkomputerisasi dengan sistem DBMS, durasi yang direncanakan dapat tercapai dengan jumlah engineer sebanyak 31 orang engineer dan jumlah submision atau pengiriman dokumen dalam sebanyak 31 dokumen per hari. Oleh karena itu, biaya yang timbul adalah hanya untuk investasi awal untuk pembangunan Sistem Jaringan sebesar Rp.1.590.300.000 dan Rp. 60.000.000 V-2


untuk jaringan internet. Dari hasil analisa tersebut dapat dikatakan bahwa SIMP yang terkomputerisasi akan jauh lebih efektif jika dibandingkan dengan SIMP manual.

Saran Sistem Informasi Manajemen Proyek yang terkomputerisasi akan lebih efektif digunakan pada proyek dengan scope pekerjaan meliputi engineering, procurement, dan construction (EPC). Oleh karena itu penulis memberikan saran sebagai berikut : 1.

Jumlah dokumen engineering dan desain sebagai produk dari tahapan engneering dan desain pada proyek berskala besar terutama pada proyek Oil & Gas akan berjumlah sangat banyak hingga mencapai ribuan dokumen. Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan tepat guna dalam pengambilan keputusan, penulis menyarankan manajemen proyek harus melengkapi diri dengan SIMP yang terkomputerisasi dalam bentuk Database Management System (DBMS).

2.

SIMP yang dirancang sedemikian hebatnya tetap tidak akan berjalan efektif jika tidak terpenuhinya salah satu komponen SIMP yang terdiri dari hardware, software, data, prosedur dan manusia itu sendiri. Keakuratan dan kecepatan informasi juga sangat dipengaruhi oleh kecepatan Document Controller dalam mengupdate informasi, kecepatan engineer dalam menyusun dan mereview dokumen, serta kerjasama dari klien (konsultan V-3


engineerng/employer) dalam proses review dokumen. Atas dasar pemikiran tersebut penulis menyarankan agar diadakannya rapat koordinasi antar komponen

proyek

sehingga

alur

V-4

informasi

dapat

terkendali.

DAFTAR PUSTAKA Ahuja, Hira N., Construction Performance Control By Network. Ahuja, Hira N., Succesful Construction Cost Conrol By Netmork. Ahuja, Hira N., Construction Control By Network, John Wiley & Sons, Inc Barrie, Donald S., Paulson, Boyd C., Professional Construction Management, Third Edition. Singapore : McGraw – Hill, 1992. Kroenke, David & Dewitz, Sandra., Casebook for Management Information System, Third Edition. London : Mitchell, 1994 Lawrence, Bennett F., The Management of Engineering : human, quality, organizational. Legal and ethical aspects of professional practice. Canada : John Wiley & Sons, 1996 O’ Brien, James A., Introduction to Information System , USA : Irwin Inc., 1997. Paper Mahasiswa Pasca Sarjana UI Kekhususan Manajemen Konstruksi, MIS Proyek PembangunanFly Over Penggilingan Tahap I & II di Jakarta Timur : Jakarta, 1999 Pescu, Callin M. & Charoenngam, Chotchai, Project Planning, Scheduling, and Control in Construction an encyclopedia of terms and application. Ritz, George J., Total Construction Project Management, McGraw – Hill : 1997. Stoner, James A. F., Manajemen, Cetakan Petama. Jakarta, CV Intermedia : 1986.

Soeharto, Imam., Manajemen Proyek Dari Konseptual Sampai Operaional, Cetakan Kedua. Jakarta : Erlangga, 1997. McLeod. Jr. Raymond., Management information System, USA : Prentice – Hall, 1995 Scott, George M., Prinsip – Prinsip Sistem Informasi Manajemen.,Cetakan Kedua. Jakarta : PT. Raja Grafindo Perkasa, 1995

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK PADA TAHAP ENGINEERING DAN DESAIN

Recommend Documents