PENINGKATAN KAPASITAS INSTITUSI

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEVANCE AND EFFICIENCY (IMHERE) Development Credit Agreement No: 4077-IND and Loan Agreement No: 4789-IND

Bab IV

PENINGKATAN KAPASITAS INSTITUSI 4.1 Assessment Kapasitas Institusi 4.1.1 Sistem Manajemen Keuangan Pengkajian manajemen keuangan dilingkungan Dikti dan Perguruan Tinggi telah dilaksanakan oleh Bank Dunia (Financial Management Specialist) dalam rangka persiapan proyek IMHERE dengan melakukan diskusi dan kunjungan ke Dikti, Universitas Gadjah Mada (UGM), Universitas Indonesia (UI), Universitas Padjadjaran (UNPAD), Universitas Airlangga (UNAIR), Institut Teknologi Bandung (ITB), Institut Pertanian Bogor (IPB) dan Universitas Surabaya (UBAYA), termasuk workshop yang dilaksanakan dalam rangka persiapan. Hasil dari pengkajian tersebut pada dasarnya menyatakan bahwa secara keseluruhan resiko proyek adalah tinggi, terutama karena: 1)

lemahnya sistim kontrol di lingkungan manajemen keuangan,

2)

tipe penerima hibah yang bermacam macam,

3)

seleksi penerima hibah belum dilaksanakan pada saat negosiasi loan, sehingga kapasitas HEI / HEI-IU tidak diketahui pada awal proyek,

4)

tidak adanya internal audit di tingkat universitas yang dikunjungi.

Namun demikian, apabila tim DGHE-IU yang diangkat menangani kegiatan IMHERE adalah staff yang telah memiliki pengalaman dengan sumber pembiayaan Bank Dunia, maka resiko dari manajemen keuangan pada masing masing institusi pendidikan tinggi yang mendapatkan hibah dapat dikurangi. 4.1.2 Kebutuhan Peningkatan Kapasitas Assessment diatas menunjukkan bahwa peningkatan kapasitas institusi sangat diperlukan. Karena Perguruan Tinggi Peserta IMHERE belum terseleksi, masing-masing institusi terpilih harus melakukan evaluasi kondisi sistim manajemen keuangan/pengadaan/human resources development, sebagai dasar pembuatan rencana tindak pelaksanaan untuk menunjang/ meningkatkan kapasitas institusi dalam pengelolaan dana publik. Tujuan dan acuan peningkatan kapasitas manajemen keuangan, pengadaan, dan human resource dapat dilihat pada penjelasan sub-bab 4.3 dan 4.4. Penguatan kapasitas/sistim kontrol terhadap Manajemen Keuangan/Pengadaan di tingkat pelaksana (procuring unit) mutlak diperlukan, dan terdiri atas: 1)

DGHE-IU untuk ”Component A.1 dan A.2: Higher Education System Reform and Oversight”;

2)

Open University untuk ”Component A.3: Higher Education System Reform and Oversight”

3)

Perguruan Tinggi peserta proyek untuk ”Component B: Grants for Responsive and Efficient Allocation of Resources,” yang ditetapkan berdasarkan hasil seleksi proposal untuk competitive grants, proposal-based grants dan performance-based

IMHERE – OPM

IV-1


contract, dan ikatan Surat Perjanjian antara DGHE dan Rektor Perguruan Tinggi yang bersangkutan. Dukungan kapasitas kerja yang memadai untuk setiap penugasan di masing masing Satuan Kerja di lingkungan Dikti, akan memudahkan PA/KPA dalam memberikan pengawasan/umpan balik, dan mempertanggung-jawabkan laporan konsolidasi keuangan/ anggaran. 4.2

Indikator Kinerja

Program penguatan manajemen keuangan dan pengadaan yang disepakati di tingkat institusi (DGHE dan Perguruan Tinggi peserta proyek) dinyatakan sukses dilaksanakan, apabila pada tahun 2010 (lihat schedule 5 - DCA), pengukuran terhadap faktor-faktor berikut ini, mencapai: 1)

Untuk manajemen keuangan: diharapkan terselenggaranya penilaian eksternal audit keuangan dengan status unqualified kepada 5 (lima) universitas negeri. Hal ini menunjukkan bahwa Universitas Negeri harus meningkatkan kapasitas manajemennya untuk dapat menjalankan otonomi secara efektif sejalan dengan tujuan peningkatan kapasitas. Untuk mencapai sasaran tersebut, maka diperlukan perubahan/peningkatan kapasitas melalui indikator yang terukur dan langkah langkah strategis.

2)

Untuk manajemen pengadaan: (i) sembilan puluh persen (90%) dari proses pengadaan yang dilaksanakan oleh institusi peserta proyek, pemenang tendernya diumumkan pada periode masa berlakunya jaminan penawaran; (ii) lima puluh persen (50%) dari staf pengadaan dari institusi peserta proyek telah memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Tingkat Nasional, dengan asumsi bila sistim Sertifikasi Pengadaan secara Nasional telah diberlakukan; dan (iii) Semua institusi peserta proyek mempublikasikan semua pencatatan mengenai harga satuan (unit rates) yang terkontrak untuk barang dan material konstruksi utama kontrak-kontrak bernilai sama dengan/di atas USD 50,000.

Indikator kinerja ini akan diukur selaras dengan output indikator per Tahun Anggaran, sebagaimana penjelasan Bab V. Pengelolaan Kegiatan dan Bab VIII. Pemantauan dan Evaluasi Proyek. 4.3

Peningkatan Kapastas Manajemen Keuangan

4.3.1 Tujuan Tujuan dari penguatan manajemen keuangan institusi pendidikan tinggi peserta adalah peningkatan transparansi dan akuntabilitas termasuk kelancaran proses manajemen keuangan pada tingkat DIKTI dan Perguruan Tinggi (PAD, tabel 3.2). Dampak keberhasilan dari perubahan/peningkatan kapasitas manajemen keuangan dapat ditunjukkan oleh 5 (lima) indikator, meliputi: 1)

Framework peraturan yang sesuai untuk manajemen keuangan.

2)

Perbaikan akuntabilitas dari pimpinan fakultas/dekan terhadap peraturan manajemen keuangan perguruan tinggi.

3)

Peningkatan kontrol keuangan terhadap manajemen dana publik.

4)

Perluasan /peningkatan transparansi manajemen keuangan.

IMHERE – OPM

IV-2


5)

Peningkatan efektifitas fungsi internal dan eksternal audit.

Kelima indikator dampak tersebut memerlukan prasyarat untuk dapat dicapai, yang merupakan pijakan dalam menuju tujuan perubahan/peningkatan kapasitas manajemen keuangan yang diinginkan. Penjabaran indikator dampak tersebut dibagi ke dalam beberapa tahapan, yakni kinerja institusi pendidikan tinggi pada awal proyek, kinerja pada akhir tahun pertama pelaksanaan proyek, dan kinerja pada akhir proyek. Landasan atau pijakan ini merupakan prasyarat awal dimana institusi pendidikan tinggi penerima hibah harus sudah merencanakan konsep dasar pada saat penyusunan proposal. Untuk meningkatkan kapasitas pengelolaan keuangan diperlukan adanya sistem (kebijakan, proses dan prosedur) serta manajemen (pengelolaan pelaksanaan sistem) yang mendukung tercapainya keuangan yang transparan dan akuntabel. Untuk mencapai sasaran tersebut diperlukan adanya sumberdaya manusia yang mampu menyelenggarakan pengelolaan keuangan sesuai dengan sistem yang ditetapkan. Peningkatan kapasitas pada ketiga elemen ini akan dijelaskan pada bagian berikut. 4.3.2 Prasyarat Awal (entry requirement) Komitmen terhadap rencana perubahan/peningkatan kapasitas manajemen keuangan merupakan bagian dari prasyarat awal institusi pendidikan tinggi penerima hibah, yang dilihat dari terselenggaranya hal hal sebagai berikut:

4.3.3

1)

Surat Keputusan Penunjukan/Pengangkatan resmi kepada unit/team di lingkungan organisasi institusi pendidikan tinggi penerima hibah, dengan diberikan mandat dari institusi yang bersangkutan untuk bertanggung-jawab mengarahkan penguatan kapasitas dan reformasi manajemen keuangan dengan wakil dari masing masing unit/fakultas.

2)

Adanya rencana terperinci untuk pelaksanaan penguatan institusi pendidikan tinggi yang akan dilaksanakan melalui kegiatan proyek secara bertahap tiap tahun, bagi seluruh institusi pendidikan tinggi penerima hibah.

3)

Khusus untuk BHMN penerima hibah, harus menerbitkan pernyataan komitmen bersama dari Majelis Wali Amanah dan/atau Senat dan Rektor untuk penguatan manajemen institusi pendidikan tinggi.

Penilaian Peningkatan Kapasitas Manajemen Keuangan

Setelah terpenuhinya prasyarat awal proyek, maka penilaian selama proyek berlangsung, direncanakan dilakukan pada akhir tahun pertama pelaksanaan dan pada akhir pelaksanaan proyek. Secara institusi perlu dipahami terlebih dahulu peran pimpinan dan rancangan manajemen keuangannya. Pada institusi pendidikan tinggi yang sudah otonom, maka salah satu tugas rektor adalah melaksanakan administrasi hibah termasuk manajemen keuangan dan pengadaan. Dalam hal ini dana hibah harus terintegrasi dalam anggaran institusi pendidikan tinggi penerima hibah. Untuk institusi pendidikan tinggi penerima hibah yang belum otonom (baik negeri maupun swasta), rektor/direktur akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan implementasi kegiatan yang didanai dengan hibah, sedangkan dana hibah harus dimasukkan pada rekening resmi institusi pendidikan tinggi tersebut. IMHERE – OPM

IV-3


Kondisi pada akhir tahun pertama pelaksanaan proyek: Setelah proyek berlangsung selama satu tahun, maka perlu dievaluasi apakah arah dari perubahan/peningkatan manajemen keuangan institusi pendidikan tinggi telah berlangsung sesuai dengan target yang diharapkan. Kondisi pada akhir tahun pertama pelaksanaan proyek tersebut adalah: Bagi intitusi pendidikan tinggi BHMN (UI, ITB, IPB dan UGM) dan BHMN lainnya, diharuskan mengeluarkan SK Rektor tentang kebijakan manajemen keuangan, sistim dan prosedur, yang meliputi minimal hal-hal sebagai berikut: 1)

Persiapan dan pelaksanaan anggaran institusi pendidikan tinggi.

2)

Adopsi sistim standar akuntasi double entry.

3)

Membuka rekening bank institusi pendidikan tinggi hanya dengan persetujuan tertulis dari Rektor atau Direktur (SK Rektor/Direktur).

4)

Seluruh pendapatan dan sumbangan yang diterima oleh semua unit/ fakultas pada institusi pendidikan tinggi penerima hibah dimasukkan kepada rekening bank resmi institusi pendidikan tinggi.

5)

Pemisahan fungsi yang jelas antara unit keuangan (yang bertanggung jawab mengeluarkan perintah pembayaran) dan bendahara institusi pendidikan tinggi

6)

Perintah kepada institusi pendidikan tinggi untuk melaksanakan rekonsiliasi secara komprehensif dan berkala atas uang kas dan rekening bank, termasuk bukti bukti seperti kuitansi penerimaan

7)

Seluruh fakultas/unit harus: a. tidak memisahkan bendahara dalam fakultas/unit. b. tidak menerima atau memegang uang kas lebih dari kebutuhan petty cash.

Kondisi akhir pelaksanaan proyek: Kapasitas institusi pendidikan tinggi penerima hibah pada akhir pelaksanaan proyek dapat dinilai seperti yang dilakukan pada akhir tahun pertama diatas, ditambah dengan ketentuan berikut: 1)

Seluruh institusi pendidikan tinggi penerima grant menyiapkan laporan keuangan yang siap untuk diaudit.

2)

Memberikan kesempatan kepada masyarakat luas dan mahasiswa untuk dapat mempelajari anggaran dan laporan keuangan tahunan.

3)

Mengadakan fungsi audit internal dalam institusi pendidikan tinggi dengan tanggung-jawab kepada rektor/direktur.

4)

Auditor independen melakukan audit tahunan atas laporan keuangan institusi pendidikan tinggi.

Keberhasilan peningkatan kapasitas manajemen keuangan yang efisien, efektif dan transparan pada institusi pendidikan tinggi penerima hibah ini diharapkan dapat dicapai dengan mengikuti alur dan target pencapaian kinerja sesuai indikator yang telah ditetapkan pada tiap tahapnya.

IMHERE – OPM

IV-4


4.3.4 Langkah langkah Peningkatan Kapasitas Manajemen Keuangan Untuk mencapai target indikator yang telah dicanangkan, yang dimulai dengan indikator pada awal proyek, pada akhir tahun pertama, dan pada akhir pelaksanaan proyek seperti diatas, diperlukan strategi/ langkah-langkah pencapaian. Berikut ini disampaikan beberapa langkah yang dapat diterapkan pada institusi pendidikan tinggi, disamping langkah inovatif yang dapat dikembangkan oleh masing masing institusi pendidikan tinggi. Seluruh langkah ini harus diperiksa kembali kesesuaiannya dengan undang undang dan peraturan yang berlaku untuk menjamin kesesuaiannya dengan dasar hukum yang berlaku. Terdapat 4 (empat) kelompok langkah yang dapat dilakukan, yaitu: 1)

Penyusunan, pelaksanaan dan monitoring penganggaran;

2)

Manajemen penerimaan;

3)

Akuntansi dan pelaporan; dan

4)

Penguatan kapasitas manajemen keuangan.

Secara terinci beberapa langkah kongkrit yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: 1)

Penyusunan, Pelaksanaan dan Monitoring Penganggaran a. Penyiapan anggaran sebesar 8% (delapan persen) untuk alokasi kegiatan yang direncanakan pada masing masing institusi pendidikan tinggi. b. Pembukaan rekening bank hanya dengan otorisasi dari pimpinan institusi pendidikan tinggi (rektor/direktur). c. Pengenalan perubahan administrasi dan manajemen keuangan seperti; prosedur penarikan dana, peningkatan sistim internal kontrol, formulir/berkas penarikan/pencairan dana. d. Perbaikan manajemen kas, seperti: mempermudah kebijakan dan prosedur pencairan uang, memperbaiki proyeksi kebutuhan uang kas dan penarikan dana pada tiap bulan/periode tertentu.

2)

Manajemen Penerimaan a. Mempertegas sistim pengumpulan peneriman, misalnya melalui; penetapan bahwa seluruh penerimaan diterima pada rekening resmi institusi pendidikan tinggi, penggunaan formulir penerimaan yang telah diberi urutan nomor seri. b. Meningkatkan kontrol keuangan melalui rekonsiliasi pada pencatatan akuntansi, laporan bank, bukti bukti transaksi, pencairan cek. c. Menentukan rekening resmi pada institusi pendidikan, sehingga arus penerimaan menjadi jelas tidak berada pada setiap unit.

3)

Akuntansi dan Pelaporan a. Sosialisasi, pelatihan dan uji coba standar akuntansi pemerintahan dengan menggunakan sistim double entry, yaitu; sosialisasi standar akuntansi pemerintahan kepada seluruh unit akuntansi dan staf keuangan di masing masing unit/fakultas.

IMHERE – OPM

IV-5


b. Pelatihan kepada staf akuntansi untuk pelaksanaan sistim akuntansi double entry. c. Uji coba sistim akuntansi double entry. Apabila diperlukan dapat melakukan modifikasi sesuai kebutuhan. Sebaiknya sistim double entry ini dilaksanakan paralel dengan sistim lama, agar proses nantinya dapat lebih mudah dipahami. d. Dapat juga diadopsi dan dimodifikasi sistim akuntansi double entry yang telah dikembangkan oleh departemen keuangan. e. Implementasi dari sistim double entry sesuai dengan konsep Standar Akuntansi Pemerintah. f. Menerapkan sistim akuntansi double entry dan penyusunan laporan keuangan berdasarkan sistim double entry. g. Menyiapkan sistim dan prosedur proyeksi kas dan pelaporannya. h. Merencanakan sedemikian rupa sehingga masyarakat luas dan mahasiswa dapat melihat dan mempelajari rincian anggaran, program kegiatan, laporan keuangan dan penggunaan anggaran, termasuk hasil audit dan hasil tindak lanjut. 4)

Penguatan Kapasitas Sumberdaya Manusia untuk Manajemen Keuangan a. Menyusun program untuk mengadakan pendidikan dan pelatihan kepada dekan, kepala biro/bidang/program dan staf pengelola keuangan. b. Melaksanakan program penguatan kapasitas dan pelatihan untuk; i) Dekan, kepala biro/bidang/program melalui seminar tentang berbagai hal yang menyangkut aspek manajemen keuangan terutama berkaitan dengan perubahan/peningkatan kapasitas manajemen keuangan di institusi pendidikan tinggi. ii) Pelatihan kepada staf bagian keuangan tentang anggaran, perkiraan dan manajemen kas, internal kontrol, dan sistim akuntansi double entry. iii) Pelatihan tentang perkiraan pendapatan dan sumber pendapatan.

4.4

Peningkatan Kapasitas Sistem, Manajemen dan Sumberdaya Manusia untuk Pengadaan Barang dan Jasa

4.4.1 Tujuan Tujuan peningkatan kapasitas1 pengadaan barang dan jasa adalah pembaharuan dalam proses pengadaan dengan meningkatkan penerapan prinsip-prinsip effisiensi/effektivitas, transparansi dan akuntabilitas proses pengadaan di DGHE dan Perguruan Tinggi (PAD, tabel 3.3), untuk meningkatkan pelayanan kepada publik, sesuai dengan prosedur/standar yang berlaku. Untuk meningkatkan kapasitas pengelolaan pengadaan barang dan jasa diperlukan adanya sistem (kebijakan, proses dan prosedur) serta manajemen (pengelolaan pelaksanaan sistem) yang mendukung tercapainya pengadaan yang transparan dan akuntabel. Untuk mencapai sasaran 1

Perubahan /peningkatan kapasitas pengadaan barang dan jasa harus dilakukan untuk mengikuti perubahan/ pembaharuan Undang Undang/Peraturan Pemerintah dibidang keuangan dan kerangka kebijakan nasional dibidang pengadaan barang dan jasa

IMHERE – OPM

IV-6


tersebut diperlukan adanya sumberdaya manusia yang mampu menyelenggarakan pengadaan sesuai dengan sistem yang ditetapkan. Peningkatan kapasitas pada ketiga elemen ini akan dijelaskan pada bagian berikut. Peningkatan kapasitas pengadaan pada dasarnya akan mencakup kegiatan-kegiatan untuk mencapai standar kualitas minimum dari sistem pengadaan di Perguruan Tinggi untuk memenuhi persyaratan yang terdapat di dalam Keppres 80/2003 (mengenai Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah), dengan dukungan kapasitas kelembagaan dan mekanisme kontrol agar keberlanjutan pelaksanaan pembaharuan tetap berjalan. Untuk perguruan tinggi BHMN, pengadaan barang dan jasa dari sumber dana yang berasal dari pemerintah seharusnya sudah sepenuhnya memenuhi/melaksanakan semua ketentuan/prosedur yang ada dalam Keppres 80/2003, sebagaimana tercantum di pasal 7 ayat 1c., walaupun demikian apabila belum dilaksanakan sepenuhnya, maka dengan mengacu pada rencana tindak pelaksanaan sesuai dengan ketentuan pada pasal 6.2, peningkatan kapasitas pengadaan dapat diteruskan ketingkat yg lebih lanjut. Sementara itu, untuk pengadaan barang dan jasa dari sumber dana yang berasal dari masyarakat, perguruan tinggi BHMN dapat mempunyai sistem pengadaan (internal guideline) nya masing-masing yang wajib disetujui oleh Dewan Audit dan Majelis Wali Amanah. Sistem tersebut dikembangkan dengan merujuk kepada Keppres 80/2003 dan atau peraturan lain yang berlaku dengan tetap memperhatikan prinsip efisien, efektif, partisipatif, tidak diskriminatif, transparans dan akuntabel untuk memperoleh barang dan jasa dengan biaya, waktu dan kualitas yang dipersyaratkan Dampak keberhasilan dari perubahan/peningkatan kapasitas pengadaan barang dan jasa adalah: 1)

Pengembangan, perubahan dan peningkatan manajemen pengadaan di tingkat institusi akan sejalan/konsisten dengan kerangka kerja nasional yang berlandaskan undang undang/peraturan pemerintah;

2)

Meredusir keterlambatan pada proses pengadaan dan menjaga ketepatan waktu pengumuman pemenang sesuai dengan jadwal yang ditetapkan;

3)

Meningkatkan profesionalisme institusi dan staf yang terlibat termasuk pemantau pengadaan barang dan jasa yang mewakili masyarakat, dan berkurangnya persepsi masyarakat tentang adanya korupsi dan kolusi dalam proses pengadaan barang dan jasa; dan

4)

Memonitor harga satuan komponen utama pekerjaan konstruksi dan barang untuk kontrak kontrak diatas USD 50,000; dan dipublikasikan secara terbuka kepada masyarakat.

4.4.2 Kegiatan Utama Rencana tindak pelaksanaan (action plan) untuk melakukan perubahan/peningkatan kapasitas pengadaan terdiri dari langkah langkah/tahapan yang akan dilaksanakan oleh pihak terkait untuk mencapai tujuan pembaharuan. Kegiatan utama berikut ini adalah rencana tindak pelaksanaan minimal yang harus ada dalam usulan pembaharuan masing masing institusi untuk meningkatkan kapasitas pengadaan barang dan jasa terdiri dari: 1)

Pendelegasian tugas (mandate) dari institusi yg bersangkutan dengan menunjuk unit/bagian di struktur organisasinya agar dapat berfungsi untuk menangani / mengkoordinasikan perubahan/peningkatan kapasitas pengadaan barang dan jasa di

IMHERE – OPM

IV-7


lingkungan institusinya (DGHE dan Perguruan Tinggi peserta), termasuk juga sistim kontrol yang akan diterapkan; 2)

Melakukan perbaikan/amandemen peraturan internal di Perguruan Tinggi yang bersangkutan, untuk menerapkan peraturan pengadaan dengan standard minimal sesuai dengan Keppres 80/2003, melalui proses yang partisipatif dan transparan;

3)

Meningkatkan/memperbaiki sistim informasi mengenai pengadaan, dengan memberikan informasi terbuka di website, buletin kampus, tentang rencana pengadaan, proses pengadaan dan kontrak, termasuk juga mengenai sanksi/ penalti yang diberikan kepada pelaksana pengadaan/pihak ketiga akibat adanya defisiensi dalam proses pengadaan. Penyebar luasan informasi mengenai pengadaan ini tidak hanya untuk kegiatan IMHERE saja, tetapi secara bertahap sesuai dengan rencana tindak lanjut juga menginformasikan semua kegiatan pengadaan yang sedang berlangsung.

4)

Meningkatkan/memperbaiki sistim kontrol dengan melibatkan independent audit, feed back dari rektorat/senat akademik/mahasiswa/dan berbagai pihak lain, agar proses berjalan dengan baik. Upaya inipun harus didukung dengan mekanisme penanganan pengaduan/sanggahan secara sistematis, termasuk juga sanksi;

5)

Training and capacity building untuk staf yang menangani pengadaan, serta pihakpihak lain yang terkait antara lain di tingkat pelaksana proyek (DGHE), internal auditor, LSM dan juga masyarakat/mahasiswa yang bertindak sebagai pemantau proses pengadaan barang dan jasa.

4.4.3 Prasyarat Awal (entry requirement) Komitmen terhadap rencana perubahan/peningkatan kapasitas pengadaan barang dan jasa merupakan bagian dari prasyarat awal untuk dapat berpartisipasi sebagai peserta IMHERE, yang dinyatakan dengan Surat Keputusan Dirjen Dikti untuk DGHE dan Rektor Perguruan Tinggi untuk perguruan tinggi yang bersangkutan, yaitu: a) SK Penunjukan Unit dalam lingkungan organisasi DGHE/Perguruan Tinggi dan staf, serta pemberian mandat untuk melaksanakan perubahan/peningkatan kapasitas pengadaan barang dan jasa, termasuk mengkoordinasikan pelaksanaan pengadaan di lingkungan institusinya, yang tercantum pada TOR. b) Rencana kebutuhan dan tindak pelaksanaan untuk melakukan perubahan/peningkatan kapasitas pengadaan barang dan jasa, sebagai satu kesatuan terhadap rencana pengembangan Perguruan Tinggi tersebut, berdasarkan pada hasil evaluasi terhadap kapasitasnya yang tertuang di dalam ”Self evaluation report” dan ”strategic/ development plan” dari perguruan tinggi yang bersangkutan. Walaupun proposal grant telah ditanda tangani oleh Rektor; rencana pembaharuan ini tetap harus ditanda tangani oleh Rektor sebagai pernyataan bahwa perguruan tinggi yang bersangkutan memang bermaksud untuk melakukan pembaharuan, terlepas nantinya salah satu sumber pendanaannya akan berasal dari Grant ataupun tidak. 4.4.4 Unit Penanggung Jawab Pelaksana Perubahan/Peningkatan Kapasitas Pengadaan DGHE/Perguruan Tinggi peserta melalui prosedur yang berlaku di institusinya masing-masing melakukan pengkajian terhadap fungsi unit/bagian serta SDM yang tersedia guna menetapkan/ IMHERE – OPM

IV-8


menunjuk unit/bagian di Struktur Organisasinya saat ini, dengan pelimpahan tugas /mandat agar dapat berfungsi untuk memimpin dan mengkoordinasikan perubahan/peningkatan kapasitas pengadaan barang dan jasa di institusinya. Hal ini dapat dilakukan dengan memperluas fungsi dan peran salah satu unit yang tersedia tersebut. Saat ini, pada umumnya institusi tersebut belum memiliki unit yang berfungsi sebagai pengelola pengadaan dan mengawasi pelaksanaan pengadaan. Unit Pengadaan pada bagian perlengkapan sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi akan ditunjuk/diberikan mandat untuk bertanggung jawab terhadap rencana/pelaksanaan peningkatan kapasitas pengadaan barang dan jasa di lingkungan Dikti. Sedangkan di tingkat institusi Perguruan Tinggi tergantung dari hasil assessment masing masing institusi. Personalia Unit pengadaan pada bagian Perlengkapan ditetapkan sesuai dengan kebutuhan dan paling sedikit dilengkapi oleh personalia sbb: a) Tenaga fungsional dan struktural yang memiliki keahlian dalam proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan pemerintahan (sertifikasi) dan bantuan luar negeri. b) Kemampuan komputer terutama dalam penggunaan internet yang berguna dalam pencarian referensi baik prosedur pengadaan, jenis kontrak maupun informasi harga dan jenis peralatan dan buku yang diperlukan. Selain itu, kemampuan komputer ini juga diharapkan dapat digunakan untuk membantu posting pengumuman dan sistem monitoring melalui web site Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Rencana tindak pelaksanaan/pengembangan dari unit ini akan sangat tergantung dari hasil assessment dan pemahaman masing-masing institusi terhadap dinamika penerapan peraturan pengadaan dan UU/PP di bidang keuangan, serta komitmen untuk menyediakan anggaran, fasilitas pendukung berupa perangkat komputer, jaringan internet dan fasilitas dokumentasi dalam menjalankan tugas pengadaannya, penempatan staf yang kompeten ataupun bila belum ada staf yang dimaksud, untuk sementara dapat diperkuat oleh tenaga ahli/konsultan dibidang pengadaan. Penunjukan unit/bagian ini dilakukan dengan menerbitkan Surat Keputusan Dirjen/Rektor, dengan fungsi-fungsi sebagai berikut: a) Memimpin dan mengkoordinasikan pembaharuan/peningkatan kapasitas pengadaan; b) Mensosialisasikan, memberikan pelatihan, bimbingan teknis kepada unit lain/staff/ petugas yang melaksanakan pengadaan, pengawas/pemantau pelaksanaan pengadaan; mengenai peraturan pengadaan agar dapat dipahami, dan dilaksanakan dengan baik dan benar. Merencanakan kegiatan sosialisasi/pelatihan sesuai dengan target grup baik pada saat pelaksanaan proyek, maupun setelah proyek berakhir sebagai upaya yang berkesinambungan untuk meningkatkan kapasitas pengadaan barang dan jasa c) Mengawasi, memonitor dan melaporkan kegiatan pengadaan per triwulan agar dapat memberikan informasi kepada Pimpinan institusi ybs (Dirjen; Rektor) apakah proses pengadaan sudah mengikuti/memenuhi prosedur pengadaan yang berlaku, kriteria effisiensi/efektifitas, transparan, akuntabel dan tidak diskriminatif, serta memberikan feed back bagaimana upaya yang harus dilakukan untuk lebih meningkatkan kapasitas. d) Mempublikasikan kegiatan pengadaan, termasuk publikasi harga satuan terkontrak untuk kontrak kontrak di atas $ 50,000 di website (Dikti dan/atau Perguruan Tinggi), buletin kampus atau media lain yang bersifat umum, serta memastikan bahwa informasi tersebut selalu diperbaharui secara berkala. IMHERE – OPM

IV-9


e) Instansi/institusi wajib mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang/jasa setiap awal pelaksanaan tahun anggaran. f) Menampung dan menindak-lanjuti pengaduan masyarakat yang berkaitan dengan masalah atau penyimpangan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa kepada unit / institusi yang berwenang untuk ditindak-lanjuti. Di tingkat Perguruan Tinggi, penanganan pengaduan masyarakat dapat bekerja sama juga dengan Mahasiswa (BEM), sehingga proses transparasinya menjadi lebih terbuka. Unit Pengadaan ini apabila telah berfungsi, dalam kegiatan IMHERE akan bertindak sebagai pembina struktural dalam lingkungan Satuan Kerja. 4.4.5

Perbaikan/Amandemen Peraturan Internal di Perguruan Tinggi

Kajian pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di lingkungan Perguruan Tinggi (terseleksi) perlu dilakukan sebagai dasar untuk menyusun action plan guna melakukan perbaikan/amandemen peraturan internal mengenai peraturan pengadaan di Perguruan Tinggi. Hal ini akan terkait dengan kapasitas pengadaan secara menyeluruh, ketersediaan staff yang memiliki kemampuan untuk melaksanakan pengadaan, kesesuaian prosedur, keterbukaan, penanganan pengaduan, keterlibatan mahasiswa/unsur unsur luar lain (di luar pelaksana pengadaan di Perguran Tinggi ybs), pencatatan/pengarsipan proses pengadaan, dan sistim pelaporan, serta pemeriksaan barang dan registrasi asset. Dari hasil kajian tersebut dapat ditelaah sampai dimana peraturan pengadaan pada Keppres 80 / 2003 telah dapat diterapkan dengan baik; yang mana yang belum atau masih perlu ditingkatkan. Apakah ada dokumen standar pengadaan yang digunakan?, bagaimana kualitas dokumen tersebut?, apakah pernah ada rekanan yang dikenakan sanksi? dls. Proses ini sebaiknya dilakukan secara partisipatif dan transparan sesuai dengan action plan untuk meningkatkan kapasitas manajemen pengadaan yang sejalan dengan kerangka kerja kebijakan pengadaan nasional, agar proses pembaharuan ini dapat berjalan berkesinambungan. Setiap perguruan tinggi akan memiliki karakteristik tersendiri, dan bebas melaksanakan perbaikan / amandemen dari peraturan internalnya, tetapi dalam hal ini harus membuat rencana tindak pelaksanaan sesuai dengan kapasitasnya saat ini. Daftar pertanyaan mengenai ’tujuan pembaruan di bidang pengadaaan’ di bawah ini merupakan panduan dasar saja, dan dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi Perguruan Tinggi ybs: a) Apakah proses lelang selama ini hanya untuk rekanan di daerah dimana lokasi Perguruan Tinggi berada? Bagaimana konsistensi peraturan internal dengan peraturan nasional? Perlukah diusulkan studi/kajian yang lebih mendalam? Bagaimana peran/pendapat stakeholder terhadap penyesuaian peraturan tersebut ? b) Apakah selama ini staf yang menangani pengadaan memang memiliki kapasitas dibidang pengadaan? Bagaimana langkah langkah untuk meningkatkan kemampuan staf baik di tingkat fakultas ataupun di universitas? Bagaimana menyeleksi staf yang berminat, pengaruh terhadap kegiatan yang ditangani oleh staf ybs saat ini? Berapa biaya yang dibutuhkan untuk peningkatan kapasitas? c) Apakah keterlibatan LSM/Mahasiswa diperlukan untuk memantau proses pengadaan? Apakah perlu dituangkan dalam peraturan tertulis sebagai salah satu perbaikan peraturan internal? IMHERE – OPM

IV-10


d) Apakah selama ini transparansi sudah berjalan dengan baik, apakah informasi pengadaan sudah dipasang di website, apakah dipublikasikan di buletin kampus, apakah publik dapat mengakses, apakah perlu peraturan internal diperbaharui untuk memastikan bahwa proses pengadaan dilakukan terbuka? e) Apakah selama ini penanganan pengaduan berjalan dengan baik? apakah mekanisme nya sudah dibakukan? apakah pengaduan dan penyelesaiannya didokumentasikan dengan baik? apakah ada peraturan internal yang mengatur hal ini? f) Apakah standarisasi nasional (Keppres 80/2003) atau standard dokumen institusi international yang akan diterapkan?, bagaimana memformulasikannya? g) Apakah Procurement Plan terkait dengan Rencana anggaran pendapatan dan belanja? Bagaimana merintis agar tertib penganggaran/pengeluaran dapat direncanakan dengan baik? Dukungan peraturan internal yang sejalan dengan peraturan nasional akan sangat mempengaruhi peningkatan kapasitas managemen pengadaan dan pengelolaan keuangan. Perbaikan/ amandemen dari peraturan internal ini, dilakukan dengan menerbitkan SK Rektor, sedangkan penegasan perubahan peraturan pengadaan akan sangat tergantung pada tujuan/manfaat yang ingin dicapai. 4.4.6

Perbaikan Sistim Informasi Pengadaan

Perbaikan sistim informasi pengadaan di tingkat institusi / perguruan tinggi ybs, akan lebih terjamin bila dilandasi dengan peraturan internal yang disusun secara transparan dan partisipatif. Bahkan dapat mengembangkan E-Procurement di lingkungan universitas, dimana secara akademik kemampuan personnelnya tidak diragukan, hanya membutuhkan komitmen agar tercapainya “good governance”. Perbaikan sistim informasi pengadaan mencakup: a) Melakukan kajian mengenai: media informasi, materi/informasi pengadaan yang akan disebar-luaskan. b) Lokakarya dengan stakeholders. c) Pemanfaatan sarana media informasi yang akan digunakan, mis: website universitas, buletin universitas/mahasiswa, papan pengumuman. d) Penugasan staf pengadaan yang bertugas memperbaharui informasi secara berkala. e) Materi pelaksanaan pengadaan yang akan diinformasikan, mencakup antara lain: i) Rencana final pengadaan dan ataupun perubahannya, setelah disetujui oleh Bank, harus dipublikasikan kepada publik melalui website atau media lainnya; ii) Semua bidding documents dan RFP yang diterbitkan sehubungan dengan kegiatan proyek dapat diberikan kepada pemohon dengan membayar biaya pengganti fotocopy dan pengiriman. Kecuali untuk RFP, dokumen tsb dapat diberikan apabila telah diumumkan pemenang hasil seleksi konsultan. Semua dokumen dapat disediakan untuk umum s/d satu tahun setelah kontrak berakhir untuk good, works dan consulting services ybs.; iii) Informasi mengenai short-list consultants, pre-qualification, list dari pre-qualified contractors dan suppliers dapat diberikan kepada pemohon/publik ; IMHERE – OPM

IV-11


iv) Informasi mengenai pemenang kontrak ; untuk kontrak goods senilai $ 100,000 equivalent atau lebih, untuk kontrak works senilai $ 500,000 equivalent atau lebih; untuk kontrak jasa konsultan (firm) senilai $ 100,000 atau lebih dan individual konsultan senilai $ 50,000 atau lebih agar diinformasikan kepada public (website); dan dapat diinformasikan kepada siapa saja sesuai dengan permintaan, segera setelah penentuan pemenang ; v) Daftar semua kontrak dalam kurun waktu 3 bulan terhitung sebelum tanggal permintaan, termasuk, sehubungan dengan kontrak tertentu, nama dari konsultan / kontraktor terpilih, nilai kontrak, jumlah penawar / konsultan yang berpartisipasi, metode procurement / seleksi, serta maksud dan tujuan kontrak, dapat diberikan berdasarkan surat permintaan / permohonan dari masyarakat umum ; vi) Harga satuan terkontrak untuk material utama konstruksi dan jenis barang untuk kontrak kontrak yang bernilai > US $ 50,000. f) Dukungan biaya kegiatan dari universitas. 4.4.7 Meningkatkan/memperbaiki sistim kontrol pada pelaksanaan pengadaan Upaya peningkatan/perbaikan sistim kontrol, yaitu: a) Pembentukan sistim pengawasan yang efektif dari masyarakat; dengan melibatkan independen audit, umpan balik dari sistim pengawasan, melakukan analisis dan menyusun action plan. b) Mekanisme penanganan pengaduan dilokakaryakan/didiskusikan stakeholders untuk mengidentifikasi metoda yang terbaik.

dengan

c) Penggunaan standar pengiklanan, stándar dokumen lelang dan request for proposal. d) Pemberdayaan unit penanggung jawab pengadaan agar dapat berfungsi dengan baik. e) Lokakarya tahunan dengan melibatkan stakeholders, termasuk pemaparan laporan pengdaan tahunan dan rencana procurement tahunan. f) Kerja sama dengan LPKPP dan sharing experience dengan institusi lain. 4.4.8 Peningkatan Kapasitas Pengadaan Pelatihan untuk peningkatan kapasitas staf yang terlibat pengadaan, yaitu: a) Penetapan kriteria penilaian kapasitas staf yang akan dibina sebagai staf pengadaan, termasuk minat dan komitmen; penunjukkan staff terpilih. b) Pemilihan materi pelatihan dan lembaga yang akan menangani; mengirimkan peserta untuk mengikuti pelatihan. c) Pelaksanaan uji coba pengadaaan bagi staf yang sudah dilatih, atau melakukan kegiatan lain yang telah dilatihkan yang berhubungan dengan pengadaan.

IMHERE – OPM

IV-12


4.4.9 Indikator keberhasilan terhadap perubahan Manajemen Pengadaan a) Pada akhir tahun pertama: Hukum dan peraturan. 1. Prosedur pengadaan internal diadopsi sebagai bagian dari HEI-IU instrumen; konsisten dengan Keppres 80/2003. 2. Penetapan mekanisme yang jelas dan menyeluruh untuk pencatatan dan penanganan sanggahan pengadaan dan menggunakannya sebagai bagian dari instrumen institusi itu sendiri. Penyampaian informasi 3. Melakukan monitor dan secara publik membuka informasi tentang harga satuan pada komponen utama dari kontrak pengadaan civil work, demikian juga untuk harga satuan barang. b) Pada akhir proyek: Hukum dan peraturan 1. Rencana pengadaan adalah bagian dari proses penganggaran. Penyampaian informasi 2. Adopsi dari standard bidding documents sebagai bagian dari institusi itu sendiri. Sistim kontrol 3. Seluruh kegiatan pengadaan tergantung dari audit eksternal (oleh BPKP atau auditor independent lain). Penguatan kapasitas 4. Standar dan kualifikasi kriteria staf yang terlibat dalam procurement menjadi bagian dari institusi itu sendiri. 4.4.10 Langkah-langkah Peningkatan Kapasitas Pengadaan Proses pengadaan pekerjaan sipil, barang dan jasa pada proyek ini dikelompokkan dalam dua proses pengadaan yaitu kelompok yang akan ditangani oleh DGHE-IU untuk komponen-1.1 dan 1.2, dan oleh HEI-IU untuk komponen-1.3 dan komponen-2. Tingkat kerawanan atau resiko dalam proses pengadaan proyek ini dikategorikan tinggi mengingat jumlah dan cakupan pengadaan, rendahnya dan keberagaman kapasitas pengadaan di tingkat perguruan tinggi penerima hibah. Salah satu usaha untuk mengurangi tingginya resiko ini adalah dengan menugaskan satu unit pengadaan yang terintegrasi dengan struktur unit yang ada dan diperkuat dengan personalia yang profesional dan berdedikasi tinggi khususnya dalam bidang pengadaan. Peningkatan kapasitas personalia pengadaan ini dilakukan melalui pelatihan tambahan dan juga bantuan teknis dari tenaga ahli pengadaan sesuai dengan keperluan. Sedangkan untuk menjaga akuntabilitas dan mewujudkan transparansi dalam proses pengadaan, unsur masyarakat juga perlu dilibatkan. Peningkatan Kapasitas Pengadaan di tingkat Pusat (DGHE-IU) Sesuai dengan struktur organisasi proyek, bagian pengadaan di tingkat pusat mempunyai tugas antara lain:

IMHERE – OPM

IV-13


1. Menyediakan petunjuk dan saran yang diperlukan kepada setiap HEI-IU dalam melaksanakan proses dan prosedur pengadaan. 2. Melakukan pemeriksaan awal perencanaan dan proses pengadaan untuk menjamin agar proses yang dilaksanakan sesuai dengan prosedur sehingga kesalahan pengadaan atau kelainan dapat dihindari. 3. Memfasilitasi proses pengadaan terutama pada pelaksanaan pengadaan HEI-IU yang bersifat umum misalnya membantu pengumuman procurement plan secara nasional. 4. Memantau kemajuan pengadaan pada HEI-IU secara periodik. 5. Mengkordinasikan perencanaan pengadaan di tingkat pusat meliputi pengadaan untuk kantor Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Badan Akreditasi Nasional, dan Universitas Terbuka. 6. Memfasilitasi proses pengadaan di tingkat pusat terutama dalam tahapan proses pembentukan panitia pengadaan termasuk peningkatan kapasitas panitia pengadaan melalui training, serta proses pengadaannya. 7. Membantu peningkatan kapasitas unit pengadaan di Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan Universitas Terbuka. 8. Membantu HE-IU dan kantor pusat dalam peningkatan pemanfaatan atas hasil pengadaan. 9. Membantu HE-IU dan kantor pusat dalam perencanaan keberlanjutan (sustainability), baik sistem yang telah dibentuk maupun terhadap hasil pengadaan. Untuk mewujudkan tugas di atas, maka kapasitas institusi yang harus dimiliki baik di DGHE-IU maupun di Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan Universtas Terbuka antara lain adalah: DGHE-IU Bagian Perlenkapan di tingkat DGHE-IU dibentuk dengan diberikan kewenangan dan tugas seperti di atas melalui Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi bersamaan dengan pembentukan organisasi DGHE-IU. Secara operational, bagian pengadaan ini dilengkapai dengan staf pendukung sesuai kebutuhan, minimal dapat menangani jenis-jenis pengadaan yaitu civil works, konsultan, equipment dan instructional materials serta satu orang yang menangani komplain. Fasilitas pendukung berupa perangkat komputer, jaringan internet dan fasilitas dokumentasi sangat diperlukan dalam menjalankan tugas pengadaan. Personalia bagian pengadaan di DGHE-IU paling sedikit harus memiliki: a. Komitmen secara full time selama pelaksanaan proyek. b. Pengalaman dibidang pengadaan pada proyek sejenis terutama dalam pengadaan civil works, equipment dan intructional materials. c. Sertifikat pengadaan dan tambahan training pengadaan khususnya prosedur pengadaan Bank Dunia. d. Kemampuan komputer terutama dalam penggunaan internet yang berguna dalam pencarian referensi baik prosedur pengadaan, jenis kontrak maupun informasi harga dan jenis peralatan dan buku yang diperlukan. Selain itu, kemampuan komputer ini juga diharapkan dapat digunakan untuk membantu posting pengumuman dan sistem monitoring melalui web site proyek. IMHERE – OPM

IV-14


Bagian Pengadaan di DGHE Bagian Pengadaan di Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi sebagai salah satu bagian penerima bantuan dari IMHERE dibentuk pada unit pengadaan yang telah ada yaitu pada bagian perlengkapan sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Untuk memenuhi kapasitas institusi dalam melaksanakan proses pengadaan proyek ini, bagian perlengkapan harus dilengkapi dengan fasilitas pendukung berupa perangkat komputer, jaringan internet dan fasilitas dokumentasi dalam menjalankan tugas pengadaannya. Bagian perlengkapan, bila diperlukan untuk menangani masalah teknis yang tidak tersedia sumber-dayanya, diberikan kewenangan untuk membentuk satuan tugas yang terdiri dari tenaga ahli yang diperlukan. Personalia Bagian Perlengkapan paling sedikit dilengkapi oleh personalia sbb: a. Tenaga fungsional dan struktural yang memiliki keahlian dalam proses pengadaan barang dan jasa di lingkungan pemerintahan (sertifikasi) dan bantuan luar negeri. b. Kemampuan komputer terutama dalam penggunaan internet akan berguna dalam pencarian referensi baik prosedur pengadaan, jenis kontrak maupun informasi harga dan jenis peralatan dan buku yang diperlukan. Selain itu, kemampuan komputer ini juga diharapkan dapat digunakan untuk membantu posting pengumuman dan sistem monitoring melalui web site Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Peningkatan Kapasitas Pengadaan di tingkat Penerima Hibah (HEI-IU) Proses pengadaan barang dan jasa di tingkat perguruan tinggi penerima hibah sangat menentukan keberhasilan dari hibah tersebut dalam mewujudkan tujuan institusi yang telah ditetapkan dalam dokumen proposal. Pengadaan peralatan sistem informasi misalnya diharapkan dapat memberikan dampak langsung terhadap perbaikan proses manajemen dan peningkatan kualitas akademik perguruan tinggi. Dengan kontribusi yang tinggi terhadap perbaikan kualitas manajemen dan akademik, maka peningkatan kapasitas institusi penerima hibah tidak hanya terbatas pada tahap proses pengadaan, penerimaan, dan pemanfaatan hasil barang dan jasa, melainkan juga harus memiliki kapasitas keberlanjutan. Pada tahap pemanfaatan peralatan yang diadakan, institusi harus memiliki kemampuan dalam menyediakan fasilitas pendukung yang tidak eligible didanai dari dana bantuan luar negeri seperti penyediaan aliran listrik, fasilitas internet, dll. Selain itu mengingat keterbatasan sumberdaya dan mempertimbangkan kemampuan dalam penyediaan biaya operasional dan biaya pemeliharaan, maka kemampuan lain yang harus dimiliki oleh unit pengadaan di tingkat institusi antara lain adalah memampuan institusi dalam menganalisis kebutuhan pengadaan dengan melakukan pembandingan antara memperbaiki atau upgrading alat yang ada dibandingkan dengan pengadaan baru. Pada saat menetapkan pengadaan baru, agar dapat memberikan manfaat, biaya yang rendah dan kualitas yang diharapkan, proses pengadaan ini harus didukung oleh kapasitas pengguna dalam kemampuan memberikan justifikasi terhadap kecocokan jenis bantuan yang difikirkan, koordinasi dengan unit pengguna di lingkungan institusi, termasuk rencana penyediaan.biaya pemeliharaan. Kemampuan institusi dalam melaksanakan proses pengadaan dapat ditunjukkan dengan kerangka pada tabel sebagai berikut:

IMHERE – OPM

IV-15


Tabel 4.1 Institutional Building untuk Pengadaan pada Insitusi Pendidikan Tinggi yang memperoleh hibah Procurement Institutional Building Objective Increased efficiency, transparency and accountability of procurement process at the participating higher education institutions (HEI) and DGHE

DGHE

Implementation Indicators

Impact indicators Development of a procurement reform momentum at the participating agencies consistent with the national legal framework; • Reduction of procurement delays and maintain timeliness of award of contracts; • Improvement of professionalism of staff involved in procurement and decrease the corruption perception; and Monitored unit rates of major component of civil work contracts and of other prices (for goods) Verification by Implementing Agencies Monitoring and Verification By DGHE (qq UI, ITB, IPB, UGM Other BHMN Non BHMN the Project Monitoring Unit) Supervision by World Bank 2 •

At entry 1. Official appointment of the units and staff with Copy of DG Decree institutional mandate to carry out procurement appointing the units and staff along with their Terms of Reference 2. A proposal including own diagnostic report N/A indicating areas of the needed reform and the action plan that will be carried out under the Project End of 1st yr implementation

Copy of SK Rektor appointing the units and staff along with their Terms of Reference

Copy of SK Rektor indicating the needed reform and action plan

Submit copies of DG Decree/SK Rektor along with letter to World Bank as certifying that the DG Decree/SK Rektor for each of the eligible participating agencies are available at DGHE and are satisfactory in form and substance

Review the DG Decree/SK Rektor, staff memberships and TOR to confirm

Review SK Rektor and the procurement regulation to confirm satisfactory in form and substance, and file the documents as references for monitoring the Project progress. Review the DG Decree/SK Rektor and the complaint handling regulation to confirm satisfactory in form and substance, and file the documents as references for monitoring the Project progress.

Post review during supervision, and confirm satisfactory in substance

satisfactory in form and substance

Law and Regulation 3. Internal procurement procedures are adopted as part of the HEI’s instrument, consistent with Keppres 80/2003

N/A

Copy of issued SK Rektor N/A along with the procurement regulation

4. Establishment of clear and robust mechanism for recording and handling of procurement complaints, and adopt them as part of the institution’s own instrument

Copy of issued DG Copy of issued SK Rektor along with the Decree (after regulation obtaining input from the DG of Higher Education) along with the regulation

N/A

N/A

Disclosure

2

There will be additional monitoring by external parties.

IMHERE – OPM

IV-16


Review submitted documents to confirm satisfactory in form and substance, and file the documents as references for monitoring the Project progress.


N/A

Review the DG Decree/SK Rektor and the procurement plan regulation to confirm satisfactory in form and substance, and file the documents as references for monitoring the Project progress.


Documentation of public disclosure of sanctions

N/A

Review submitted documents to confirm satisfactory in form and substance, and file the documents as references for monitoring the Project progress.


8. Adoption of standard bidding documents as part of the institution's own instrument

Copy of SK DGHE Copy of SK Rektor along with the official along with the official standard bidding documents standard bidding documents

N/A


9. All procurement activities are subject to external audit(by BPKP or other independent auditor) Capacity Building

Copy of the Audit Report

Review submitted documents to confirm satisfactory in form and substance, and file the documents as references for monitoring the Project progress. File the Audit Report for references, follow up any procurement deficiencies Review submitted documents to confirm satisfactory in form and substance, and file the documents as references for monitoring the Project progress.


5. Monitor and publicly disclose contracted unit rates for major components of civil works contracts, as well as prices for major categories Documentation of public disclosure of unit prices (e.g. newspapers, or internet) of goods End of the project Law and Regulation 6. Procurement planning is part of the budgeting Copy of issued DG process Decree

Copy of issued SK Rektor

Disclosure 7. Publication of sanctions against poor performance contractors, suppliers, and consultants

Control System

10. Standard and qualification criteria staff Copy of the SK DGHE involved in procurement is established as part of the institution's own system

IMHERE – OPM

Copy of the SK Rektor

IV-17

Use the input from the Audit Report for Bank's post review

PENINGKATAN KAPASITAS INSTITUSI

Recommend Documents