PENGEMBANGAN SISTEM DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Oleh : Adie Irwan Kusumah, SE., M.Si Abstrak Dalam mengembangkan suatu sistem informasi dalam perusahaan, para akuntan pada umumnya menerapkan pendekatan sistem. Banyak perusahaan yang menerapkan pendekatan sistem ini dalam suatu proses daur formal yang disebut daur hidup pengembangan sistem. Sebelum melakukan pengembangan sistem perlu dilakukan beberapa tahapan agar nantinya tidak terjadi kegagalan selama proses pengembangan dilakukan dan hasil pengembangan tersebut dapat digunakan secara optimal. Daur hidup pengembangan sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu : perencanaan sistem, analisis sistem, desain sistem, implementasi sistem (implementasi dan operasionaliasi sistem). Tiga tahap, yaitu analisis, desain dan implementasi, merupakan tahapan pengembangan sistem yang sesungguhnya dan memerlukan waktu bulanan hingga tahunan. Sedangkan tahap operasionalisasi sistem, bisa mencapai waktu puluhan tahun. Pengembangan sistem yang besar biasanya memerlukan waktu yang lama dan biaya yang besar. Namun, apabila kebutuhan informasi berubah sangat cepat, maka sistem yang baru tersebut cepat usang. Untuk menghindari hal itu, maka perusahaan melakukan pendekatan baru agar pengembangan sistem dengan memodifikasi pada daur hidup pengembangan sistem (sistem development life cycle/SDLC) sehingga waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem dikurangi. Dari banyak modifikasi yang dicoba ada dua hal yang mendapat perhatian. kedua hal tersebut adalah Prototyping dan metode Rapid Application Development (RAD). Prototyping merupakan proses menghasilkan sebuah ide atau gagasan bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara system yang akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Sedangkan RAD merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut juga information engineering.
Buletin UNTAG Edisi IV April– Juni 2011 ISSN : 1412-2847
6
A. Latar Belakang Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkoordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan. Untuk mengembangkan suatu sistem informasi dalam perusahaan, para akuntan pada umumnya menerapkan pendekatan sistem. Banyak perusahaan yang menerapkan pendekatan sistem ini dalam suatu proses daur formal yang disebut daur pengembangan sistem. Akuntan harus memahami dan menguasai daur pengembangan sistem karena dua hal. Pertama mereka pasti terlibat dalam tim pengembangan sistem. Kedua, apabila akuntan berperan sebagai auditor dalam suatu perusahaan, maka ia harus melakukan pengkajian atas sistem perusahaan yang diauditnya. Dimana hal itu sangat membutuhkan pengetahuan yang memadai dari akuntan mengenai sistem yang bersangkutan. B. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntan pada umumnya dilibatkan dalam pengembangan sistem dengan pertimbangan bahwa mereka merupakan professional yang menguasai mekanisme pengendalian intern, khususnya yang berkaitan dengan sistem pengolahan data elektronik. Untuk pengembangan suatu sistem informasi akuntansi yang efektif, unsur pengendalian intern merupakan salah satu prasyarat. Sistem informasi dianggap efektif jika bisa memenuhi kebutuhan yang menjadi tujuan pengembangan sistem itu sendiri. Berdasarkan syarat informasi yang baik maka tujuan pengembangan sistem (Tata Sutabri; 2004:163) yaitu : 1. Sistem yang dihasilkan harus menghasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu 2. Pengembangan sistem harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang layak 3. Sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi 4. Sistem harus dapat memberikan kepuasan pada penggunanya. Sebelum melakukan pengembangan sistem perlu dilakukan beberapa tahapan agar nantinya tidak terjadi kegagalan selama proses pengembangan dilakukan dan hasil pengembangan tersebut dapat digunakan secara optimal. Cara yang dapat ditempuh antara lain, pertama perancang sistem harus mempelajari ruang lingkup sistem baru yang dapat dikembangkan dalam jangka waktu yang memadai. Dalam terminologi teori sistem, mereka harus menetapkan batas-batas sistem, dan membatasi usaha mereka sampai dengan komponen-komponen yang terdapat pada batas-batas itu. Buletin UNTAG Edisi IV April– Juni 2011 ISSN : 1412-2847
7
Kedua, tim desain harus menggunakan teknik-teknik manajemen desain, seperti anggaran, bagan Gantt dan diagram PERT & CPM. Dengan menggunakan metode ini, semua kegiatan yang akan dikerjakan dalam proyek sistem berikut jangka waktu dan biaya penyelesaian masing-masing kegiatan itu harus ditentukan terlebih dahulu. Karena penyusunan sistem informasi memerlukan banyak dana dan waktu, sistem yang dihasilkan harus dapat dimanfaatkan dalam jangka panjang. Oleh karena itu, perancang sistem harus memperhatikan strategi jangka panjang perusahaan agar sistem yang didesainnya bias mendukung strategi tersebut untuk meraih tujuan jangka panjang perusahaan. Untuk menjaga sistem yang dihasilkan benar-benar teruji, pada umumnya perancang sistem akan mengevaluasi dan mengkaji ulang sistem rancanganya secara periodic dalam rentang waktu tertentu. Tujuan dari revaluasi dan kaji ulang ini adalah untuk menentukan apakah sistem tersebut benar-benar dapat diandalkan oleh penggunanya dan apakah pengguna benar-benar puas atas informasi yang dihasilkan. C. Daur Hidup Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Apabila terjadi perubahan dalam organisasi perusahaan, para manajer di semua lini akan menghadapi bentuk-bentuk persoalan baru dan pola baru dalam pengambilan keputusan sesuai dengan perubahan tadi. Sistem akuntansi organisasi juga harus mengikuti perubahan-perubahan tersebut. Pola perkembangan sistem akuntansi pada umumnya memiliki suatu pola yang lazim disebut Daur Hidup Pengembangan Sistem (Sistem Development Life Cycle/SDLC). Menurut Raymond McLeod dan George Schell (2004:133) bahwa : “Daur hidup pengembangan sistem adalah daur dari suatu perkembangan sistem informasi mulai dari tahap perencanaan, tahap analisis, tahap rancangan dan tahap penerapan serta tahap penggunanya.” Upaya peningkatan kemampuan sistem dapat dilakukan oleh tim atau pihak manajemen manapun dalam perusahaan. Namun apabila sumberdaya internal tidak memungkinkan, perusahaan dapat menunjuk akuntan public untuk menangani pengembangan sistem tersebut. Tim tersebut dapat menyusun sistem baru memperbaiki ataupun memperluas sistem lama. Hasil pekerjaan ini akan diimplementasikan ke dalam perusahaan dan akan berlaku untuk beberapa tahun mendatang. Dan apabila terjadi perubahan lagi maka daur yang sama akan terulang. Buletin UNTAG Edisi IV April– Juni 2011 ISSN : 1412-2847
8
Gambar 1. Daur Hidup Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Sumber Tata Sutabri (2004:168) Daur hidup pengembangan sistem menurut Tata Sutabri (2004:166-190) terdiri dari beberapa tahap, yaitu : 1. Perencanaan sistem 2. Analisis sistem 3. Desain sistem 4. Implementasi sistem (Implementasi dan operasionalisasi) 1. Perencanaan Sistem Idealnya, pengembangan sistem dilaksanakan dalam suatu kerangka rencana induk sistem yang telah mengkoordinasikan proyek-proyek pengembangan sistem ke dalam rencana strategis perusahaan. Manajer dan staf perencanaan strategis harus dapat bekerja sama dengan manajer dan staf akuntansi, dan menuangkan pokokpokok pikiran mereka ke dalam suatu rencana strategis bisnis yang didukung oleh rencana strategis sistem informasi akuntansi yang andal. Sebelum proyek pengembangan dimulai, kedua belah pihak harus yakin bahwa proyek tersebut telah sesuai dengan rencana strategis perusahaan. Adanya perbedaan antara strategi perusahaan dan strategi sistem akan menimbulkan hambatan bagi manajemen dalam mewujudkan visi dan misinya. 2. Analisis Sistem Kegiatan ini merupakan proses pengujian sistem informasi atau proses pemeriksaan terhadap sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk mengidentifikasikan perbaikan.
Buletin UNTAG Edisi IV April– Juni 2011 ISSN : 1412-2847
9
Ada 3 alasan proses analisa sistem ini harus dilakukan yaitu : memecahkan suatu masalah dengan sistem yang ada, memenuhi persyaratan baru akan informasi dan melaksanakan bentuk teknologi baru. System Analysis Preliminary Survey
Feastibility Study
System Design
Implementation
Operation
Gam bar 2. Fase analisa sistem a. Studi Awal (Preliminary Survey) Kegiatan ini merupakan bentuk dari evaluasi sistem yang ada. Oleh karena itu, kegiatan evaluasi ini dilakukan oleh tim analis dari MIS dan departemen pemakai. Adapun tujuan dari kegiatan studi awal adalah • Memperoleh suatu pemahaman tentang sistem yang ada, • Mengembangkan hubungan yang bagus dengan para pemakai sistem, • Mengumpulkan data yang mungkin berguna dalam perencanaan sistem, dan • Mengidentifikasikan sifat dasar problem yang sedang diselidiki. Komisi pengarah sistem informasi memulai survey pendahuluan untuk menanggapi usulan studi sistem. Dalam melaksanakan survey, tim studi sistem menentukan informasi berikut tentang sistem yang ada, yaitu : Aliran data : tim studi mengumpulkan fakta tentang aliran data dalam sistem dan melintasi interface terhadap sistem yang lainnya. Aliran data dapat membentuk dokumen, komunikasi lisan atau catatan computer. Tim studi sistem melakukan identifikasi dari masing-masing item yang digunakan dalam sistem serta menentukan data apa yang terkandung pada masingmasing item tersebut, siapa yang mengirim data dan siapa yang menerimanya. Keefektifan : tim studi sistem pertama-tama harus membatasi dengan jelas sasaran sistem yang ada untuk mengukur keefektifan kemudian mengumpulkan data tentang sistem yang dapat digunakan untuk mengukur keefektifan tadi. Data ini mungkin obyektif seperti statistic deskriptif tentang operasi sistem atau subyektif seperti pendapat para pemakai tentang manfaat sistem itu sendiri. Efisiensi : tim studi mencari cara untuk memperbaiki efisiensi sistem, meskipun efisiensi mungkin sulit diukur, tim itu kadang-kadang dapat menghitung efisiensi sebagai perbandingan output sistem dengan input sistem. Buletin UNTAG Edisi IV April– Juni 2011 ISSN : 1412-2847
10
Kontrol internal : merupakan ukuran yang ditetapkan oleh organisasi untuk menyelamatkan asset, menjamin keakuratan data, meningkatkan efisiensi, dan mendorong kepatuhan dengan kebijakan pimpinan. b. Studi Kelayakan (Feastibility Studi) Studi kelayakan adalah suatu studi yang digunakan untuk menentukan apakah pengembangan studi proyek layak atau tidak untuk diteruskan. Studi kelayakan dilakukan dengan melakukan penelitian pendahuluan. Penelitian ini dimaksudkan untuk memahami sistem sebelumnya, menentukan kebutuhan-kebutuhan untuk mencapai sasaran sistem, serta melakukan inventarisasi permasalahan yang menyebabkan sistem tersebut tidak dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Dari hasil penelitian pendahuluan tersebut juga bisa dinilai kelayakan sebuah proyek sistem. Penilaian tersebut antara lain mencakup : Kelayakan Teknik : digunakan untuk menilai dan mejawab pertanyaan “apakah teknologi dapat diterapkan pada sistem?”. Kelayakan ini mencakup dua hal pokok, yaitu : ketersediaan teknologi di pasar dan ketersediaan ahli yang mengoperasikannya. Kelayakan Ekonomi : digunakan untuk menilai dan menjawab pertanyaan “apakah sistem baru nanti dapat dibiayai dan akan menguntungkan?”. Ada dua hal pokok dalam kelayakan ini yaitu biaya dan manfaat. Kelayakan Operasional : digunakan untuk menilai dan mejawab pertanyaan “apakah sistem itu nantinya dapat dioperasikan dengan baik?”. Sedikitnya ada 4 permasalahan yang harus dipertimbangkan untuk menentukan layak dan tidaknya sistem dioperasikan , diantaranya yaitu : kemungkinan bahwa sistem tidak praktis dan terlalu rumit sehingga sulit untuk dijalankan oleh operator, kemungkinan adanya keengganan pemakai meninggalkan sistem lama yang telah ditekuni selama bertahun-tahun, kualitas informasi yang dihasilkan sistem apakah sudah cukup memuaskan pemakainya?, dan kemungkinan terjadinya kesulitan pada pihak manajemen untuk mengendalikan sistem. Kelayakan Waktu : digunakan untuk menilai dan mejawab pertanyaan “apakah sistem dapat dikembangkan sesuai waktu yang ditetapkan?”. Pihak manajemen sebagai pemakai skistem dan analisis sebagai pembuat sistem dapat menilai waktu yang disediakan untuk mengembangkan sistem dapat diterima dan disepakati bersama. Kelayakan Hukum : peninjauan kembali hal-hal yang menyangkut penerapan sistem dan dampak yang ditimbulkan. digunakan untuk menilai dan mejawab pertanyaan “apakah sistem dapat dikembangkan dan tidak menyimpang hukum yang berlaku”.
Buletin UNTAG Edisi IV April– Juni 2011 ISSN : 1412-2847
11
3. Desain Sistem Desain sistem adalah proses penyusunan spesifikasi untuk sistem baru yang diusulkan dari rekomendasi yang dibuat selama analisis sistem. Fase desain sistem terdiri dua aktivitas yaitu : a. Desain sistem secara umum yang menyediakan diskripsi konseptual tingkat tinggi mengenai bagaimana seharusnya sistem bekerja. b. Spesifikasi terinci dimana tim desain membuat deskripsi terinci mengenai sistem secara tertulis. Ada tiga fungsi utama selama spesifikasi terinci yaitu : pemilihan peralatan, penetuan software dan laporan manajemen. System Design System Analysis
Preliminary Systems Design
Detail Specification
Implementation
Operation
Gam bar 3. Fase Desain Sistem 4. Pelaksanaan dan Pengoperasian Sistem (Implementasi Sistem) Fase implementasi adalah periode waktu selama sistem bekerja dan ditempatkan dalam operasi. Lima aktivitas utama selama tahap pelaksanaan adalah instalasi peralatan, pemrograman, pelatihan, pengujian (pengujian string dan pengujian sistem) dan perubahan. Fase operasi adalah jangka waktu selama masa sistem berfungsi sebagai pemberi informasi akuntansi. Ada 3 aktivitas selama operasi yaitu pemeriksaan pascaimplementasi, pemeliharaan sistem, akuntansi atas biaya operasi sistem termasuk biaya pengembangan dan biaya operasional. Implementation
Programming
Operation
String Testing
System Analysis
System Design
Equipment Installation
System Testing
Conversion
Post Implementation and Review
Training
Gambar 4. Fase implementasi dan operasi Buletin UNTAG Edisi IV April– Juni 2011 ISSN : 1412-2847
12
D. Pengembangan Sistem Secara Cepat Pengembangan sistem yang besar biasanya memerlukan waktu yang lama dan biaya yang besar. Namun, apabila kebutuhan informasi berubah sangat cepat, maka sistem yang baru tersebut cepat usang. Untuk menghindari hal itu, maka perusahaan melakukan pendekatan baru agar pengembangan sistem dengan memodifikasi pada daur hidup pengembangan sistem (sistem development life cycle/SDLC) sehingga waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem dikurangi. Dari banyak modifikasi yang dicoba ada dua hal yang mendapat perhatian. kedua hal tersebut adalah Prototyping dan metode Rapid Application Development (RAD). 1. Prototyping Prototyping adalah proses menghasilkan sebuah ide atau gagasan bagi pembuat maupun pemakai potensial tentang cara system yang akan berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Ada 2 jenis prototype yaitu : a) Prototype jenis I Prototype jenis I sesungguhnya akan menjadi system operasional. Langkahlangkahnya sebagai berikut : 1) Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai 2) Mengembangkan prototype 3) Menentukan apakah prototype dapat diterima 4) Menggunakan prototype Pendekatan ini hanya memungkinkan jika peralatan prototyping yang memungkinkan prototype memuat semua elemen penting dari system baru. b) Prototype jenis II Prototype jenis II yang merupakan suatu model yang dapat dibuang yang berfungsi sebagai cetak baru bagi system operasional. Langkah-langkah yang terdapat pada Prototype jenis II, tiga langkah pertama sama seperti untuk prototype untuk jenis I. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1) Mengidentifikasikan kebutuhan pemakai 2) Mengembangkan prototype 3) Menentukan apakah prototype dapat diterima 4) Mengkodekan system operasional 5) Menguji system operasional 6) Menentukan jika system operasional dapat diterima 7) Menggunakan system operasional. (Sumber : Raymond McLeod dan George Schell (2004:150))
Buletin UNTAG Edisi IV April– Juni 2011 ISSN : 1412-2847
13
2. Metode Rapid Application Development (RAD) Istilah RAD ini, dibuat oleh James Martin, seorang konsultan computer dan pengarang, untuk suatu siklus hidup pengembangan yang dimaksudkan untuk menghasilkan system secara cepat tanpa mengorbankan kualitas. Raymond McLeod dan George Schell (2004:153), mengemukakan bahwa : “Rapid Application Development (RAD) adalah seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi yang ada dalam satu kerangka kerja menyeluruh yang disebut juga information engineering”. Selanjutnya Raymond McLeod dan George Schell mengemukakan bahwa RAD memerlukan empat unsur-unsur penting yaitu manajemen, manusia, metodologi dan peralatan. Menggunakan RAD, sistem dan dengan biaya rendah. Tim pendesain bekerja dengan menggunakan perangkat Computer Aided Software Engineering (CASE). Paket program ini dapat mengotomisasi berbagai proses yang diperlukan selama pengembangan sistem. Setiap proses ini diselesaikan oleh perangkat CASE yang berbeda. Perngakat-perangkat itu ada yang digunakan khusus untuk membuat data flow diagram, untuk membantu manajemen proyek, untuk merancang dan mengelola file, input dan output data, untuk membuat kode computer serta mengelola dokumentasi sistem. Raymond McLeod dan George Schell (2004:154) mengemukakan dalam Proyek RAD terdiri dari empat tahap, yaitu : 1. Tahap perencanaan kebutuhan sistem, tim akan melakukan suatu kajian terhadap fungsi bisnis dan data yang sangat dipengaruhi oleh sistem yang diusulkan. Kajian ini akan menghasilkan suatu kerangka fungsi sistem berikut uraian mengenai biaya dan manfaatnya. 2. Tahap desain pengguna, para pengguna akan merumuskan rincian fungsi bisnis dan data yang terkaitdengan sistem yang baru. Mereka menentukan input dan output sistem serta prosedur-prosedur yang dianggap perlu. 3. Tahap tahap kontruksi, tim akan melengkapi sistem, mendemonstrasikannya pada pengguna dan jika perlu akan mengubah sistem sesuai kebutuhan. 4. Tahap penyerahan, tim menyerahkan sistem kepada pengguna dan memberikan pelatihan pada mereka. Tahapan yang tercakup dalam metode RAD sama dengan tahapan yang dilakukan dalam pengembangan sistem, tetapi pada umumnya dilaksanakan dengan melibatkan pengguna dengan lebih intensif dan memanfaatkan teknik prototype secara berulangulang sampai kebutuhan pengguna terpenuhi.
Buletin UNTAG Edisi IV April– Juni 2011 ISSN : 1412-2847
14
DAFTAR PUSTAKA B. Davis, Gordon, 1999, Sistem Informasi Manajemen Binaman Pressindo
Jilid II, Jakarta : PT Pustaka
Baridwan, Zaki, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : BPFE. McLeod, Raymond & George Schell, 2004, Sistem Informasi Manajemen Edisi Kedelapan, Jakarta : PT. Indeks. Sutabari, Tata, 2004, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : Andi.
Buletin UNTAG Edisi IV April– Juni 2011 ISSN : 1412-2847
15
