PENGADAAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA JURNAL ILMIAH DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF.DR. HAMKA Skripsi Diajukan untuk Memenuhi Persyarat Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh CHALILUL RACHMAN NIM . 108025000030
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436 H/ 2015 M
PENGADAAIY KOLEKSI TERBITAN BERKALA JI]RNAL ILMIAII DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUTIAMMADIYAH PROF.DR. HAMI(A,
.-'
Skripsi Diajukim untuk lvlbmenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
oleh
grrAtll,ut
RA-CHMAN
NIM . 10802s000030
di bawah bimbingan
PASIAN HID$YAT. M,Hum NrP. 19780621 201101 1004
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA TINIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436 HI 2OI5
l-
I [-t I
I t
fr I
r. l.' l,
I t
LEMBAR PENGESAItrAN UJIAN SKRIPSI
I
Saya yang bertanda tangan di bawah
I
ini
:
I
Nama
Chalilul Rachman
I
NIM
108025000030
Judul Skripsi
pengadaan Koleksi Terbitan Berkala Jurnal Ilmiah di Perpustakaan
t
UniversitasMuhammadiyah Prof.Dr. Hamka
Ujian Skripsi
Rabu, 28 Oktober 2015
Skripsi tersebut telah diperbaiki sesuai saran dan komentar Tim penguji sebagai syarat untuk memperoleh gelar sarjand strata (S1) Pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab Dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta, 25 Desember 2015
Tanda Tangan
Tanggal
lt r 1.
Ketua Sidang
Puneki Pprnomo. MLIS NrP. 19641215 199903 1005
2.
Sekretaris Sidang
Mukmin S.uprayoei. M.Si NrP. 19620301 199903 1001
3.
Pembimbing
Partlan Hidayat. M.Hup NIP. 19780621 201 101 1004
lot
'/tao 7 /tte86 8
4.
Penguji I
Nuryudi. MLIS NrP. 1 9670912 199903 1002
5.
Penguji II
MukM :-
NrP. 19620301 199903 1001
:4 .
-'-
j
2dL
/
/ai
ao/6
T: C THM
w&x il
KEMENTERIAN AGAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI(UIN) SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
Jl. lr. H. Juanda No. 95, Ciputat 15412, Jakarta, lndonesia
Telp. (021) 7443329, Fax. (021) 7493364
SURAT.PERNYATAAN t
Saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama
Mahasiswa
:
: CHALILUL RACHMAN
NIM
:108025000030
Program Studi
: llmu Perpustakaan
Dengan ini menyatakan Skripsi ini adalah hasil karya saya sendiriyang merupakan ,bahwa hasil penelitian, pengolahan dan analisis saya sendiri serta bukan merupakan replikasi maupun saduran dari hasil karya atau hasil penelitian orang lain.
I
Apabila terbukti skripsi ini merupakan plagiat atau replikasi rnaka skripsi dianggap gugur dan harus melakukan penelitian ulang untuk menyusun skripsi baru dan kelulusan serta gelarnya dibatalkan.
Demikian pernyataan ini dibuat dengan segala akibat yang timbul dikemudian hari menjadi tanggung jawab saya.
Jakarta, 28 oKTOBER 2015
!
f .J
ABSTRAK Chalilul Rachman (108025000030). Pengadaan Koleksi Terbitan Berkala Jurnal Ilmiah di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.Dr. Hamka. Di bawah bimbingan Parhan Hidayat, M. Hum. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 2015.
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui metode dan proses pengadaan terbitan berkala jurnal ilmiah di Perpustakaan UHAMKA Limau dan kendala dalam pengadaan jurnal ilmiah. Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah metode deskriptif dengan menggunakan pendekatan penelitian kualitatif. Data dalam penelitian ini diperoleh melalui observasi, wawancara dan kajian pustaka. Dari hasil penelitian dapat diketahui bahwa Perpustakaan UHAMKA Limau telah memiliki dua Metode pengadaan jurnal ilmiah yaitu pengadaan pembelian dan pengadaan hibah, kedua Metode pengadaan tersebut masingmasing memiliki dua cara pengadaan, Metode pengadaan pembelian dilakukan dengan cara langsung dan tidak lansung adapun dalam Metode pengadaan hibah dilakukan dengan cara permohonan dan tanpa permohonan. Semua pengadaan tersebut dilalui dengan penyeleksian dengan alat bantu seleksi katalog dan biblografi penerbit, dimulai dengan memberikan “formulir permintaan jurnal” kepada para dosen dan mahasiswa. Kendala yang muncul adalah minimnya pengembalian, sehingga perpustakaan memutuskan sendiri jurnal yang akan dipilih, selain itu anggaran menjadi kendala dalam pengadaan pembelian. Namun masalah ini teratasi dengan kegigihan para pustakawan untuk meningkatkan kualitas dan tentunya menambah jumlah jurnal ilmiah diperpustakaan UHAMKA. Kata Kunci: Pengadaan, jurnal ilmiah
i
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirabbil Alamin, puji syukur penulis panjatkan atas kehadiran Allah SWT karena atas izin, rahmat-Nya. Penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul ”Pengadaan Koleksi Terbitan Berkala Jurnal Ilmiah di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA”. Selanjutnya penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sedlamdalamnya kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS dan selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan Bapak Mukmin Suprayogi, M.Hum selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan sebagai dosen pembimbing akademik. 3. Bpk Parhan Hidayat, M.Hum, sebagai dosen pembimbing skripsi yang telah memberikan pengarahan serta bersedia meluangkan waktunya hingga penulisan skripsi ini selesai. 4. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan Syarif Hidayatullah Jakarta yang telah memberikan banyak ilmu pengetahuan kepada penulis. 5. Ibu Risna Kemala Dewi, S.Hum, selaku Kepala Perpustakaan UHAMKA Limau yang telah banyak membantu penulis selama melakukan penelitian di Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan.
ii
6. Lutfan Zulwaqor, S.IP, Diva Artumarta, dan Bapak Muhidin selaku staf perpustakaan yang banyak membantu penulis selama melakukan penelitian di Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan. 7. Kedua orangtuaku H. Fathulloh Ali dan Hj. Tuti, adikku Nida Mawaddah, khusus untuk Istriku Khairun Nisa terimakasih untuk setiap untaian doa, kasih sayang, perhatian, dukungan, semangat, dan motivasi yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Tanpa dorongan semangat dari kalian skripsi ini tidak akan pernah ada. 8. Seluruh teman-teman Jurusan Ilmu Perpustakaan 2008, terima kasih atas segala kebersamaan, kekompakkan dan kenangan yang telah menjadi bagian dalam perjuangan hidup kita, saat ini dan yang akan datang. Tetap jaga rasa kekeluargaan di Jurusan Ilmu Perpustakaan. 9. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari kata sempurna dan masih terdapat beberapa kekurangan, baik dari segi isi maupun penulisannya. Oleh karena itu, penulis mengharapkan segala saran dan kritik yang membangun demi penyempurnaan penulisan skripsi ini.
Penulis
berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca, khususnya kepada jurusan Ilmu Perpustakaan. Jakarta, 24 Oktober 2015
Penulis
iii
DAFTAR ISI
ABSTRAK ......................................................................................................... i KATA PENGANTAR ....................................................................................... ii DAFTAR ISI ...................................................................................................... v DAFTAR TABEL ............................................................................................. ix DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... x
BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang ............................................................................ 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah......................................... 3 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................... 4 D. Definisi Istilah ............................................................................. 4 E. Sistematika Penulisan ................................................................. 7
BAB II
TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan Perguruan Tinggi .................................................. 9 1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi .......................... 9 2. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ............................... 10
B. Koleksi terbitan berkala .............................................................. 12 1. Pengertian Koleksi terbitan berkala……...………………...12 2. Ciri-ciri terbitan berkala……………………………………13
v
3. Fungsi Terbitan Berkala……………………………...…….13 4. Jenis Terbitan Berkala………………………………… …..14 5. Peran Terbitan Berkala………………..…………….……...17 6. Pengadaan Koleksi Terbitan Berkala………….……….......17 7. Metode-Metode pengadaan Terbitan Berkala……………...18 8. Alat Bantu Seleksi majalah………………………………...19 9. Prosedur Seleksi Majalah…………………………………..20 C. Penelitian Terdahulu ………………..……….…………………21
BAB III
METODE PENELITIAN A. Jenis dan Pendekatan Penelitian.................................................. 23 B. Sumber Data ................................................................................ 23 C. Pemilihan Informan..................................................................... 24 D. Instrumen Penelitian.................................................................... 24 E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 24 F. Teknik Analisis Data .................................................................. 25
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perpustakaan .................................................. 27 B. Hasil Penelitian…………………………………………………46 1. Metode Pengadaan terbitan berkala jurnal…………….........46 a. Pengadaan Terbitan Berkala Jurnal Melalui Pembelian……………………………………………….......50
vi
b. Pengadaan Terbitan Berkala Jurnal Melalui Hadiah………………………………………………...….52 C. Pembahasan…………………………………………..………...54 1. Metode Pengadaan terbitan berkala jurnal…………….…54 2. Faktor-faktor kendal pengadaan terbitan berkala jurnal……………………………….….61
BAB V
PENUTUP A. Kesimpulan ................................................................................. 63 B. Saran ........................................................................................... 65
DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………67 LAMPIRAN-LAMPIRAN BIODATA PENULIS
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1
Waktu Layanan Perpustakaa ………………………………….36
Tabel 2
Sumber Daya Manusia Perpustakaan UHAMKA Limau………42
Table 3
Jumlah Jurnal Pembelian……………………………………….50
Table 4
Jumlah Jurnal Hibah ………………………………………….. 52
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1
Struktur Organisasi Perpustakaan…………………………….29
ix
1
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perkembangan
berbagai
disiplin
ilmu
dalam
berbagai
ilmu
pengetahuan disebabkan oleh semakin pesatnya ilmu pengetahuan dan teknologi
diseluruh
dunia
dan
untuk
mengetahui
perkembangan-
perkembangan yang terjadi di luar negeri maupun di dalam negeri, masyarakat tidak cukup hanya mengandalkan buku-buku saja, tetapi juga harus mengikutinya melalui majalah maupun surat kabar yang merupakan jenis koleksi berkala. Terbitan berkala memuat berita mengenai berbagai peristiwa aktual dan terbaru dalam kehidupan sehari-hari. Juga memuat berbagai penemuan baru dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, kepuasan ilmiah. Berbagai artikel yang berhubungan dengan kepentingan kehidupan seharihari, kesenian dan olahraga, cerita hiburan, cerita bergambar, iklan kesehatan, ketrampilan praktis, pertanian teknik dan sebagainya. Terbitan berkala dapat menambah pengetahuan dan membantu pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran. Bagi masyarakat Indonesia yang sedang membangun di tengah-tengah perkembangan era ilmu pengetahuan dan teknologi modern keberadaan perpustakaan mutlak diperlukan. Dan dengan adanya peprustakaan akan mendorong masyarakat untuk meningkatkan perkembangan intelektual dan keterampilan teknologinya, sehingga memungkinkan mereka untuk melepas
2
diri dari kebodohan, keterbelakangan serta kemiskinan. Oleh karena itu kebijakan tentang pembinaan serta pengembangan perpustakaan perlu disertai dengan menumbuhkan kesadaran masyarakat akan arti penting serta manfaat perpustakaan. Dengan demikian ketertinggalan masyarakat dalam ilmu pengetahuan dan teknologi dapat diatasi segera sesuai dengan tuntutan pembangunan masa kini. Terbitan berkala merupakan salah satu koleksi penting di perpustakaan beberapa ciri khas yang dimiliki terbitan berkala sehingga terbitan ini menjadi media penyabaran informasi baru yang paling efektif1. Khususnya jurnal ilmiah diterbitkan untuk mempercepat komunikasi ilmiah,yang diterbitkan secara berkala dan teratur berisis informasi ilmiah, melalui terbitan dalam bidang tertentu oleh instansi, badan, organisasi profesi maupun lembaga keilmuan2.Hal tersebut disebabkan karena komunikasi ilmiah melalui buku teks atau monograf dirasa mulai lambat Menyediakan informasi yang mutakhir merupakan bagian yang penting dalam layanan perpustakaan, dan ini tergantung pada seberapa besar jumlah bahan-bahan yang terkumpul dari surat kabar, kebijakan pembinaan dan pengembangan koleksi yang berlaku di perpustakaan agar upaya pengadaan tersebut dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pemakai perpustakaan. Hal ini merupakan tugas yang berat bagi perpustakaa, karena ukuran keberhasilan suatu perpustakaan adalah dari manfaat koleksinya bagi kebutuhan masyarakat pemakainya. Dan untuk mengetahui apakah koleksi berkala perpustakaan Universitas Muhammadiyah prof.DR. HAMKA sudah mencapai sesuai 1
Abdul Rahman saleh dan yuyu yulia Toha, pengelolaan terbitan berseri (Jakarta:Universitasterbuka,1996), h. 4 2 Anggota IKAPI,pengolahan terbitan berkala (Yogyakarta:kanisius,1994),h. 16
3
dengan yang diharapkan yaitu dapat memenuhi kebutuhan pemakainya. Maka dengan demikian penulis tertarik untuk meneliti tentang “Pengadaan Koleksi Terbitan
Berkala
jurnal
ilmiah
di
Perpustakaan
Universitas
Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA”.
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1.
Pembatasan Masalah Agar penelitian ini lebih terarah dan jelas maka penulis membatasi pada dua aspek pengadaan, yaitu metode pengadaan terbitan berkala khususnya pada jurnal ilmiah dan kendala-kendala dalam pengadaan jurnal di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA”.
2. Perumusan Masalah Dari latar belakang masalah di atas dan batasan masalah maka pokok masalah yang akan dibahas akan dirumuskan sebagai berikut: a.
Bagaimana metode dan proses pengadaan terbitan berkala (jurnal ilmiah) di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA?
b.
Kendala apa yang ada dalam pengadaan terbitan berkala (jurnal ilmiah) di perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA?
4
C. Tujuan dan Manfaat penelitian 1. Tujuan Penelitian a. Mengetahui metode dan proses Pengadaan koleksi jurnal Ilmiah di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA. b. Mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam pengadaan jurnal ilmiah di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA. 2.
Manfaat Penelitian a. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi pemikiran untuk memperkaya khazanah pengetahuan jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi. b. Memberikan sumbangan pemikiran dan kepustakaan dalam hal sumber pengadaan bahan pustaka terbitan berkala. c. Memberikan pengalaman praktis yang lebih luas kepada penulis dalam hal sumber pengadaan terbitan berkala. d. Memberikan informasi tentang kajian sumber
pengadaan terbitan
berkala E. Definisi Istilah a. Perpustakaan perguruan tinggi Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya,maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi.3 3
Yuyu yulia dan Janti Gristinawati sujana, Pengembangan Koleksi, (Jakarta: Universitas terbuka 2009), h. 21
5
b.
Pegembangan koleksi Pegembangan koleksi menurut ALA Glossary of Library and Information science (1983) pengembangan koleksi merupakan sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan penetuan dan koordinasi kebijkan seleksi, menilai kebutuhan pemakai, studi pemakaian koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan pustaka, perencanaan kerjasama sumberdaya koleksi, pemeliharaan koleksi dan penyiangan koleksi perpustakaan.4
c. Pengadaan koleksi Pengadaan koleksi merupakan konsep yang mengacu kepada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen,yang digunakan untuk menggembangkan dan membina koleksi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta memcapai sasaran unit informasi.5 d. Terbitan Berkala Suatu terbitan dalam media apa saja, yang terbitnya berturut-turut dalam beberapa bagian biasanya mempunyai nomor atau secara bertuturturut dan dengan maksud untuk dilanjutkan dengan ketetapan tanpa batas (akhir).6 Dalam kamus istilah perpustakaan (1990) halaman ; 64 disebutkan kata “periodicals”diartikan sebagai majalah, terbitan berkala, berisis
4
Yuyu yulia dan Janti Gristinawati sujana, Pengembangan Koleksi,(Jakarta: Universitas terbuka, 2009), 5 Sulistio-basuki, Pengantar ilmu perpustakaan, ( Jakarta 2001), h 27 6 Kosam Rimbarawa. Manajemen Terbitan Berkala, ( Jakarta: Hakaeser, 2009)
6
banyak artikel yang ditulis beberapa ornag, diterbtakan oleh lembaga, instansi, yayasan maupun perkumpulan yang membentuk susunan redaksi sebagai penanggug jawab penerbitan, terbitan ini dalam frekuensi tertentu, mingguan, bulanan, dwibulanan, triwulan maupun semester7. e. Jurnal/journal Terbitan dalam bidang tertentu oleh instansi, badan, organisasi profesi maupun lembaga keilmuan. Terbitan secara berkala dan teratur berisis informasi ilmiah, hasil penelitian, prosiding seminar maupun pertemuan ilmiah yang lain8.
7 8
Anggota IKAPI,pengolahan terbitan berkala (Yogyakarta:kanisius,1994),h. 14 Anggota IKAPI,pengolahan terbitan berkala (Yogyakarta:kanisius,1994),h. 16
7
E.
Sistematika Penulisan Untuk mempermudah penyusunan proposal ini penulis membagi pembahasan menjadi lima bab dan masing-masing bab berisi beberapa bagian seperti yang digambarkan dibawah ini: BAB I
PEDAHULUAN Terdiri atas dasar pemikiran yang menjadi latar belakang penelitian ini harus dilakukan, diikuti uraian perumusan dan pembahasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulis.
BAB II TINJAUAN LITERATUR Berisis asal usul Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA, fungsi perpustakaan serta pengertian terbitan berkala dan jenis-jenis terbitan berkala, terbitan berkala sebagai sumber
informasi.
Pengembangan
koleksi
terbitan
berkala
mencakup pengadaaan definisi terbitan berkala, dan jenis-jenis terbitan berkala. BAB III METODE PENELITIAN Tediri atas pendekatan penelitian, sumber data(data primer dan data sekunder), populasi dan sample seta pemilihan informan yang dikembangkan dengan teknik
pengumpulan data (observaasi,
wawancara), analisis data dan jadwal penelitian. BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Pada bab ini penulis menguraikan tentang sejarah berdirinya perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA, tugas dan fungsi, struktur organisasi, visi dan misi kolekisi
8
perpustakaan,system
dan
layanan,
peraturan
perpustakaan
Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA. Membahas hasil yang
berisi
tentang
pengadaaan
koleksi
terbitan
berkala
perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA yaitu metode pengadaan serta solusi dalam mengatasi kendala pengadaan terbitan berkala pada Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA. BAB V PENUTUP Bab ini berisis kesimpulan dari permasalahan yang diangkat dan telah diteliti serta saran untuk permasalahan yang diangkat penulis dan diberikan unruk perpustakaaan yang diteliti.
9
BAB II TINJAUAN LITERATUR A. Perpustakaan perguruan tinggi 1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi Secara umum perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada sebuah perguruan tinggi. Perpustakaan ini dinaungi oleh perguruan tinggi di mana perpustakaan itu berada. Semua kebijkan yang akan dilakukan oleh perpustakaan harus diketahui oleh perguruan tinggi yang bersangkutan. Secara keseluruhan perpustakaan perguruan tinggi termasuk kedalam ruang lingkup perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan sub-sistem dari suatu perguruan tinggi. Artinya perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang bagi suatu perguruan tinggi pendidikan dan teaching, penelitian atau research, dan pengabdian kepada masyarakat atau yang dikenal dengan cooperative extention. Karena peran perpustakaan sebgai unsur penunjnag tri dharma perguruan tinggi, maka perpustakaan perguruan tinggi disebut sebagai jantungya perguruan tinggi.9 Menurut Sulistio-basuki dalam buku pengantar Ilmu perpustakaan menjelaskan bahwa : “perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Tujuan perguruan tinggi di Indonesia dikenal dengan nama tri dharma perguruan tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat) maka perpustakaan perguruan tinggi pun bertujuan membantu melaksanakan
9
Abdul Rahman Saleh dan Fahidin, Materi pokok manajemen perpustakaan perguruan tinggi (Jakarta: Universitas terbuka, 1995), h.13
10
ketiga dharma perguruan tinggi”10 Dari beberapa definisi diatas dapat, penulis mengambil kesimpulan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di perguruan tinggi baik itu Universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik, ataupun yang lainnya dengan tujuan membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan dan fungsi sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya. untuk memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri dharma perguruan tinggi. 2. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi Sebagai pusat informasi disebuah perguruan tinggi, perpustakaan perguraun tinggi selalu berusaha semalsimal mungkin dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya, untuk itu perpustakaan perguraun tinggi harus mampu memenuhi fungsinya sebagai perpustakaan perguruan tinggi. Fungsi perpustakaaan perguraun tinggi dapat ditinjau dari dua segi, yaitu: a. Dari segi layanan, perpustakaan mempunyai enam fungsi yaitu sebagai pusat pengumpulan informasi, pengolahan informasi, pengolahan informasi, penelusuran informasi, dan pemeliharaan serta pelstarian informasi.
10
1991), h.51
Sulistio Basuki, Pengantar Ilmu perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
11
b. Dari segi program kegiatan perpustakaan mempunyai tiga macam fungsi yaitu sebagai pusat layanan informasi untuk program pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.11 Penelitian di pergurauan tinggi tidak hanya dilakukan oleh dosen, tetapi juga mahasiswa, setidaknya sebagai tugas akhir yang menjadi syarat kelulusan. Untuk itu perpustakaan diperguraun tinggi harus mendukung fungsi penelitain ini dengan menyediakan sumber inforamsi. Untuk mendukung funsi penelitain ini maka perpustakaan pergurauntinggi harus dilengkapi dengan koleksi juranl ilmiah yang selalu lengkap dan muktahir. Perpustakaan perguruan tinggi harus mempunyai fungsi yang memenuhi kebutuahan informan pengguna, pada umumnya perpustakaan perguruan tinggi memiliki beberapa fungsi sebgai berikut : a. Fungsi edukasi: perpustakaan merupakan sumber belajar bagi para sivitas akademiknya. Oleh karena itu koleksi yang tersedia adalah koleksi yang mendukung kegiatan belajar diperguruan tinggi b. Fungsi informasi: perpustakaan merupakan sumber inforasi yang diakses oleh pengguna inforamsi c. Fungsi rekreasi: perpustakaan menyediakan koleksi yang dapat membantu untuk mengembangkan minat, kreatifitas, dan daya inovatif para penggunanya. d. Fungsi deposit: perpustakaan menjadi pusat penyimpanan karya ilmiah yang dihasilkan oleh para sivitas akademikanya.12 11
Abdul Rahman Saleh dan Fahidin, Materi Pokok Manajemen perpustakaan perguruan tinggi, h 18.
12
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan hasil sumber informasi hasil karya intektual manusia yang diharapkan berfungsi sebagai media kominukasi keilmuan, inforamsi yang dikandung diharapkan mampu bertahan lama dan bias menjadi media penyebar ilmu pengetahuan dan inforamsi yang efektif. B. koleksi terbitan berkala 1. pengertian koleksi terbitan berkala Terbitan
berkala
adalah
publikasi
yang
diterbitkan
berkesinambungan dan diedarkan kepada publik setiap periode waktu tertentu. Terbitan berkala bisa diterbitkan setiap minggu (weekly), setiap bulan (montly), dua bulan sekali (bimonthly), tiga bulan sekali (quarterly), setahun dua kali (seny annually), atau setahun sekali (annually).13 Menurut ALA Glossary of Library Term, Serial adalah suatu publikasi yang diterbitkan berturut-turut, bagian demi bagian, biasanya dengan jarak penerbitan yang tetap dan dimaksudkan untuk terbit terus menerus tanpa batas-batas waktu tertentu. Terbitan berseri atau serial meliputi terbitan berkala (periodicals) atau secara umum di Indonesia dikenal dengan majalah, terbitan tahunan atau annual (seperti laporan tahunan, buku tahunan atau yearbook), memoir prosiding, dan transaction.
12
Rahayuningsih, pengelolaan perpustakaan, h 7 Abdul rahman saleh dan janti G. Sujana, pengantar perpustakaan, pedoman bagi pengguna perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi (Jakarta)h. 12 13
13
2. ciri- ciri terbitan berkala a.
Dalam satu kali terbit memuat beberapa artikel atau tulisan yang ditulis oleh beberapa orang, mungkin dengan topik yang sama atau mungkin berbeda dengan gaya bahasanya sendiri-sendiri
b.
Artikel atau tulisan pada umumnya tidak terlalu panjang, denagna membaca karangan pendek seseorang dapat menangkap ide pokok yang dikemukakan oleh penulis
c.
Dikelola oleh sekelompok orang, yang kemudian membentuk perkumpulan, organisasi maupun susunan redaksi
d. Terbitan terus menerus dengan memiliki kala terbit, misalnya harian,minggun, bulanan, tiga bulanan, tahunan dan sebagainya e. Memiliki system control internasiaonal. Ciri dapat dikenali dari nomor ISSN atau singkatan dari Internasional strandar serial number14
3. Fungsi Terbitan Berkala a. Memberikan ruang untuk menampung ide, gagasan, pengalaman beberapa orang. b. Menyampaikan gagasan, ide dan penemuan baru dalam bidang tertentu.
Dengan
mengembangkan
mengetahui lebih
lanjut
ini dalam
semua bentuk
seseorang tulisan
akan
maupun
disampaikan dalam seminar c. Memberikan gambaran serta perkembangan baru di dalam ilmu pengetahuan dan teknologi. 14
Abdul rahman saleh dan yuyu yulia Toha, pengelolaan terbitan berseri (Jakarta: Universitas Terbuka,1996),h.4
14
d. Dengan penemuan-penemuan baru yang dikandung terbitan berkala seseorang pencari ilmu merasa mendapatkan jawaban. e. Memberiakn cakrawala peamdangan yang lebih luas. f. Melaui media ini dapat mengenal dan mengetahu ahli dalam bidang atau profesi tertentu.15 4. Jenis Terbitan Berkala Sebagai diketahui bahwa terbitan berkala itu banyak ragamnya mengingat pembaca yang sangat herogen tingkat pendidikan dan minat mereka. Dengan memperhatiakn factor-faktor tersebut maka abdul rahman saleh membagi terbitan berkala menurut jenisnya menjadi a. Majalah Majalah popular ditandai dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh orang awam, lebih banyak bersifat menyampaikan berita terbaru, tulisan kebanyak ditulis oleh wartawan dari majalah.contoh majalah antara lain gatra,intisari, tempo,time, dan lain-lain b. Tabloid Tabloids isisnya mirirp dengan majalah atau juga surat kabar namun ukuranya lebih besar dari majalah, tetapi lebih kecil dari surat kabar, dan kertasnya umunya menggunakan kertas Koran dan isi beritanya membahas hal tertentu contoh tabloid antara lain Otomotif, Nova, Bola, dan lain-lain c. Buletin Salah satu bentuk literature primer yang memuat hasil penelitian asli,
15
Lasa Hs, pengelolaan Terbitan Berkala (Yogyakarta: Kanisius, 1994),hal 21-22
15
kajian mengenai sebuah teori baru atau penjelasan sebuah gagasan dalam suatu bidang ilmu pengetahuan, bulletin merupakan sebuah terbitan berkala yang memuat berita-berita, maupun artikel dari hasilhasil penelitian d. Prosiding Prosiding merupakan publikasi yang berisis materi yang disampaikan pada sebuah pertemuan baik yang berbentuk seminar, konferensi, kongres, lokakarya, symposium, dan sebagai isisnya terdiri dari berbagai pidato yang disampaikan dan makalah-makalah, serta topictopik yang didiskusikan dalam pertemuan itu16 e. Majalah ilmiah/Jurnal majalah ilmiah atau biasa disebut jurnal adalah suatu terbitan khusus berisikan artikel mengenai ilmu pengetahuan berdasarkan hasil penelitian yang tidak jarang mengandung uraian bersifat teknis, biasanya dikelola dan diterbitkan oleh lembaga-lembaga ilmiah, perguruan tinggi, dan organisasi profesi, namun kini banyak jurnal yang diterbitkan oleh penerbit komersil.17 Artikel yang dimuat dalam majalah ini mengandung salah satu dari ketiga aspek berikut : kumpulan atau akumulasi pengetahuan baru, pengamatan empiris dan pengembangan gagasan atau usulan. Ditulis oleh contributor atau penyumbang
naskah
mengenai
hasil-hasil
penelitiannya,
dan
merupakan bagian penting di dalam penyusunan literature di dalamnya. Untuk dimuat dalam jurnal, artikel-artikel tersebut akan 16
Abdul Rahman Saleh dan janti G. Sujana, pengantar perpustakaan, pedoman bagi pengguna perpustakaan di lingkingan perguruan tinggi, h.41 17 Kosam Rimbarawa, Manajemen Terbitan Berkala (Jakarta:Hakaeser, 2009),h.7
16
dinilai dahulu oleh sebuah tim redaksi, sehingga tidak mudah untuk bisa memasukkan tulisan kesebuah jurnal.18 Fungsi Jurnal Ilmiah a) Sebagai salah satu media komunikasi dan publikasi yang sangat penting dalam ilmu pengetahuan, karena memuat informasi perkembangan terbaru bila dibandingkan dengan buku. b) Sebagai suatu sarana bagi para ilmuan untuk dapat mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidangnya yang sekaligus merupakan suatu wadah bagi mereka untuk dapat melaporkan hasil penemuan serta buah pikiranya. 1) Peranan Jurnal Ilmiah a) Jurnal Ilmiah merupakan bimbingan proyek penelitian yang sedang berlangsung. b) Bahan studi kelayakan bagi proyek penelitian yang diusulkan. c) Berperan sebagai informasi bagi proyek lain dengan teknologi yang sama d) Berperan sebagai informs bagi proyek lain dengan teknologi yang berbeda19
18
Abdul Rahman Saleh dan Janti G Sujana, Pengantar kepustakaan(Jakarta: Sagung Seto, 2009),h 32 19 Ade kohar,” Pola Pemakain Majalah ILmiah PDII oleh para penelitian di lingkungan LIPI”.(Tesis S2 Fakultas Ilmu budaya UI, 1996), h.36.
17
5. Peran Terbitan Berkala Terbitan berseri merupakan sumber informasi penting dalam kegiatan penelitain guna pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Terbitan berkala berperan antara lain : a. Memberi ruang untuk menampung ide, gagasan dan pengalaman seseorang. b. Menjadi media untuk menyampaikan hasil-hasil penemuan tertentu dalam bidang tertentu. c. Sumber untuk memperluas wawasan seseorang. d. Sumber untuk mengetahui keahlian seseorang. Terbitan berkala, khususnya jurnal, diterbitkan untuk mempercepat kominikasi ilmiah antar ilmuan. Hal tersebut disebabkan karena komunikasi ilmiah melalu buku teks atau monograf dirasa mulai lambat. Masalah yang timbul sekarang adalah karena banyaknya terbitan berseri yang tersebar di dunia ini, dengan jumlah terbitan berseri yang besar ini jelas akan menyebabkan kesulitan-kesulitan dalam penanganan terbitan berseri tersebut. 6. Pengadaan koleksi terbitan berkala pengadaan bahan pustaka merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi.
18
7. Metode-metode pengadaan Terbitan Berkala a. Pembelian pembelian buku dapat dilakukan pada took buku, terbitan local maupun luar negeri. Namun untuk buku-buku dari luar negeri ketersediannya sangat terbatas. Untuk itu, perpustakaan dapat memesan judul buku yang diinginkan pada took buku tertentu atau pada agen baik yang ada di dalam negeri maupun luar neger, disamping itu sekarang ini penerbit-penerbit luar negeri juga melayani pembelian dari perpustakaan secara langsung. Untuk melanggan majalah ilmiah(jurnal), biasanya perpustakaan harus menghubungi penerbit jurnl tersebut, baik untuk terbitan local maupun luar negeri. b. Hadiah Terbitan berkala dapat diperoleh sebagai hadiah dari instansi swasta amupun pemerintah. Perolehan terbitan berkala sebagai hadiah ini dapat pula diterima tanpa memintanya. Ada kemungkinan sebuah instansi ingin menyebarluaskan informasi mengenai instansi itu dan kegiatannya kepada khalayak ramai, sehingga dikirimkannya publikasi yang diterbitkan keinstansi-instansi lain, terlebih ke perpustakaan. Biasanya terbitan berkala yang diperoleh sebagai hadiah berupa (News) atau warta. Ada juga instansi yang menghadiahkna terbitan berseri berupa jurnal Ilmiah20.
20
Yuyu yulia dan G sujana, Buku materi pokok pegadaan bahan pustaka (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999), h.92
19
c. Deposit (wajib simpan) Pengadaan terbitan berkala yang bersumber dari hasil wajib simpan dapat diterapkan pada hamper seluruh jenis perpustakaan. Sebgai contoh pada perpustakaaan institusi seperti perguruan tinggi semua karya yang dihasilkan wajib disimpan sebaiknya berdasarkan dukungan keputusan rektor.21 d. Pertukaran Terbitan berkala dapat diperoleh dari pertukaran. Terutama terbitan berkala merupakan bahan pertukaran yang baik, system ini dapat dilaksanakan bila di sebuah perpustakaaan memiliki suatu terbitan yang layak ditukarkan dengan terbitan yang diminta oleh perpustakaan lain.22 9. Alat bantu seleksi majalah a. Indeks majalah Indonesia. Jakarta : pusat dokumentasi dan informasi ilmiah online b. Daftar terbitan berkala Indonesia yang telah mempunyai ISSN. c. Union catalog of serial/catalog induk majalah terbitan PDII-LIPI. Berisis daftar majalah di bidang sains, sosial dan kemunusiaan yang dimiliki oleh perpustakaan-perpustakaan di pulau jawa. d. Catalog penerbit dalam dan luar negeri e. Bibliografi nasioanal maupun internasional f. Tinjauan buku, yang dimuat dalam majalah, surat kabar serta majalah ilmiah popular. 21 22
Pungki Purnomo, Manajemen Pembinaaan dan Pengenbangan koleksi, h.27 Kosam Rimbarawa, Manajemen terbitan berkala, h.39
20
10. Prosedur seleksi majalah Prosedur yang harus dilakukan agar saat seleksi majalah adalah sebagai berikut a. Seleksi bila dilakukan oleh dosen, mahasiswa atau pustakawan hal ini tergantung pada jenis perpustakaan serta siapa yang berhak memilih. Baik atas inisiatif sendiri atau permintaan pustakawan. b. Pengusul menginformasikan usulan dengan cara mengisi formulir yang telah disediakan olehg perpustakaan. Penyediaan data bibliografi secara lengkap : judul majalah,nama dan alamat penerbit, frekwensi terbit, ISSN ( International standard serial number), dan harga langganan c. Formulir bisa langsung disampaikan kepada perpustakaan, atau langsung ke penaggungjawab pengadaan koleksi. d. Petugas melakukan verivikasi diantaranya adalah 1) Mengecek serta melengkapi data bibliografi dari tiap judul mahalah yang diusulkan dengan mengunakan alat seleksi. 2) Petugas pengadaan berkewajiban mencocokkan judul majalah yang diusulkan dengan judul-judul mjalah yang sudah dimiliki oleh perpustakaan dengan catalog majalah atau kartu registrasi majalah 3) Apabila anggaran terbatas sehingga tidak semua usulan dapa diterima, oleh sebab itu perlu dibuatkan “kartu desirdata” sehingga apabila
pengadaan
selanjutnya
memiliki
dana
bisa
dipertimbangkan atau dengan ara laian melalui penjajakan pertukaran atau melalui hadiah
21
Terakhir keputusan yang diambil harus disampaikan kepada yang mengusulkan melalui pimpinan perputakaan.
C. Penelitian Terdahulu Penelitian sebelumnya pernah diteliti oleh Juni Putri Utami program studi ilmu informasi perpustakaan dan kearsipan, Universitas Negeri Padang, dengan judul penelitian “Pengelolaan terbitan berseri di perpustakaan Universitas Andalas (UNAND)” Penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan menggunakan metode deskriftif, dengan objek penelitian kegiatan pengelolaan terbitan berseri di perpustakaan UNAND dan lokasi penelitain berada di unit pelayanan teknis. Pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan studi pustaka (library research).
Penelitian serupa diteliti oleh Malta Nelisa (2010) jurusan ilmu perpustakaan dan informasi, Universitas Sumatera Utara, dengan judul penelitian :” pengadaan terbitan berseri di perpustakaaan politeknik Negeri Medan” penelitian ini merupakan deskriptif kualitatif, tujuan penelitian tersebut untuk mengetahui ketersediaan koleksi terbitan berkala serta mengetahui proses pengadaan koleksi.
Penelitian sebelumnya pernah diteliti oleh Fadlan Abdul Wadud program studi ilmu perpustakaan, Fakultas Adab Humaniora, Universitas Islam Negeri Syarif
Hidayatullah
Jakarta
,
dengan
judul
penelitian
“kebijakan
pengembangan koleksi terbitan berkala di perpustakaan nasional RI”
22
Penelitian yang digunakan adalah kualitatif dan kuantitatif dengan menggunakan metode deskriftif, dengan objek penelitian pengembangan terbitan terbitan berseri di perpustakaan nasional RI dan. Pengumpulan data melalui observasi, wawancara dan studi pustaka (library research). Ditambah dengan populasi dan sample untuk mengkuatan data kualitatif yang telah diperoleh.
Dilihat dari penelitian-penelitian sebelumnya, penelitian ini mempunyai korelasi yang sama dalam tujuan penelitian yaitu untuk mengetahui bagaimana pengadaan koleksi terbitan berkala itu diperoleh perpustakaan. Untuk itu penelitian yang akan saya tulis hanya mencakup dari mana sumber pengadaan terbitan berkala jurnal pada khususnya
23
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan pendekatan Penelitian Jenis penelitian yang digunakan penulis dalam penelitiannya yaitu Deskriptif
yang dapat diartikan sebagai penelitian yang bertujuan
mendeskripsikan atau menjelaskan suatu hal seperti apa adanya.23 Yaitu prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan menggambarkan keadaaan subjek atau objek penelitian pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang ada. Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif yaitu penelitian yang analisis datanya bersifat penyelidikan, peneliti harus mendengarkan informasi dari informan berdasarkan keterangan mereka.
B. Sumber Data a. Data primer yaitu data yang diambil langsung, tanpa perantara, dari sumbernya. Sumber ini dapat berupa benda-benda,situs, atau manusia. Dalam hal ini peneliti dapat memperoleh data yang langsung ditemui di lapangan dalam hal ini perpustakaan dan staff khususnya informan yang telah di tentukan. b. Data sekunder yaitu data yang diambil secara tidak langsung dari sumbernya bersumber dari kepustakaan, yang diteliti dari literature23
Prasetya Irawan, Logika dan prosedur penelitian: pengantar teori dan panduan praktis, (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h.60
24
literatur, buku-buku, dokumen dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti24 C. Pemilihan informan Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang sitausi dan kondisi latar penelitain. Informan dalam penelitian ini adalah Difa Adimarta, AMD selaku sekretaris kepala perpustakaan, Lutfan Zulwaqor, S.IP selaku staf bidang pengolahan dan pengembangan koleksi khususnya jurnal ilmiah. D. Instrumen Penelitian Yang Digunakan Instrumen penelitian yaitu alat-alat perlengkapan penelitian25. Alat-alat tersebut berguna dalam pengumpulan informasi, seperti alat perekam suara (HP), kamera, kertas, bolpoint, dan daftar pertanyaan E. Teknik Pengumpulan data Dalam suatu penelitian diperlukan teknik pengumpulan data agar data yang di kumpulkan dapat digunakan sebagai bahan analisis data., Maka ditempuh beberapa teknik pengumpulan data, yaitu : 1. Metode Penelitian Lapangan (field research) Maksud
dari
penelitian
lapangan
ini
yaitu
peneliti
mengadakan pendekatan langsung dengan mendatangi objek yang akan diteliti, yang sebelumnya mengadakan persiapan-persiapan untuk memperoleh data-data dan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam penelitian. Dalam penelitian ini
teknik
pengumpulan data dilakukan dengan: 24
Prasetya Irawan, Logika dan prosedur penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h.86-87 25 Ibid, h. 133
25
a. Wawancara, penulis mengadakan tanya jawab dengan pihak yang berkaitan dengan objek penelitian penulis.26 Wawancara mendalam merupakan suatu cara mengumpulkan data atau informasi dengan cara langsung bertatap muka dengan informan, dengan maksud mendapatkan gambaran lengkap tentang topik yang diteliti. Wawancara mendalam dilakukan secara intensif dan berulangulang. b. Observasi adalah penelitian yang pengambilan datanya bertumpu pada pengamatan langsung terhadap objek penelitian.27 c. Kajian kepustakaan adalah penelitian yang datanya diambil terutama atau seluruhnya dari kepustakaan (buku, dokumen, artikel, laporan dan sebagainya).28 2. Metode Riset perpustakaan (library research) Dalam riset perpustakaan, peneliti melakukannya dengan mempelajari buku-buku, literature, dokumen, dan artikel sesuai dengan masalah yang dibahas dalam skripsi ini. 5. Teknik Analisis data Setelah data diperoleh maka langkah selanjutnya adalah mengolah data melalui beberapa tahap yaitu: Data akan dianalisa melalui tiga tahapan yaitu : reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan
26
Masri Singarinbun, Metode Penelitian Survey, (Jakarta: LP3ES, 1989), h. 92 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 63 28 Ibid, h. 65 27
26
1. Reduksi data Reduksi data merujuk pada proses pemilihan, pemokusan, penyederhanaan, abstraksi, dan pentransformasian “data mentah” yang terjadi dalam catatan-catatan lapangan tertulis. Jadi, reduksi data adalah
suatu
bentuk
analisis
yang
mempertajam,
memilih,
memfokuskan, membuang dan menyusun data dalam suatu cara dimana kesimpulan akhir dapat digambarkan dan diverifikasikan29 2. Penyajian data Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks naratif30. 3. Penarikan kesimpulan Data–data yang terangkum dan dijabarkan dalam bentuk naratif penulis
buatkan
kesimpulan.
Kesimpulan
digunakan
untuk
menjawarumusan masalah31.
29
Krisyanto. Teknik Praktis Riset Komunikasi (Jakarta: Prenada Media Group, 2006) h. 129-130 30 Ibid., h. 131 31 Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2010), h. 99.
27
BAB IV GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HAMKA LIMAU JAKARTA SELATAN A. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Universitas HAMKA Limau Jakarta Selatan Universitas Prof. DR. HAMKA Limau Jakarta Selatan (selanjutnya disebut UHAMKA) merupakan salah satu perguruan tinggi swasta milik perserikatan Muhammadiyah yang berkedudukan di Jakarta. UHAMKA adalah perubahan bentuk dari institute keguruan dan ilmu pendidikan (IKIP) Muhammadiyah Jakarta dengan nama awal Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG). PTPG ini diresmikan pada tanggal 25 Rabiul Awal 1377 H/ 18 November 1957 M. Sejalan dengan kebijakan pemerintah, pada tahun 1958 PTPG berubah menjadi fakultas keguruan dan ilmu pendidikan (FKIP) yang menginduk kepada Universitas Muhammadiyah Jakarta (UMJ). Pada tahun 1965 FKIP UMJ berdiri sendiri dengan nama IKIP Muhammadiyah Jakarta (IKIP-MJ). Pada tahun 1997 IKIP Muhammadiyah Jakarta berubah menjadi Universitas Muhammadiyah Prof. DR HAMKA (UHAMKA). Sejak berdirinya, perpustakaan universitas tersebut banyak mengalami perkembangan, walau perkembangan tersebut dilaksanakan tahap demi tahap. Sebagai unit pelayanan teknis, perpustakaan ini berkembang menjadi empat bagian, (1) Perpustakaan UHAMKA Pusat di Limau, (2) Perpustakaan Fakultas Matematika dan IPA di Klender, (3)Perpustakaan Fakultas Ekonomi di Pasar Rebo, dan (4) Perpustakaan Fakultas Ilmu Keguruan dan Pendidikan
28
di Jalan Baru Ciracas.32 B. Visi, Misi Perpustakaan 1. Visi Perpustakaan Universitas Prof Dr. HAMKA Limau Jakarta Selatan33 Sebagai pusat layanan seluruh informasi ilmiah berbasis teknologi informasi bagi seluruh UHAMKA Jakarta. 2. Misi Perpustakaan Universitas Prof Dr. HAMKA Limau Jakarta SelatanMendukung seluruh kegiatan civitas akademika dalam:34 a. Menyediakan dan mengelola bahan-bahan informasi yang aktual, lengkap dan akurat, khususnya bahan pustaka guna mendukung kegiatan universitas muhammadiyah Prof. DR. Hamka dalam proses belajar mengajar, penelitian dan pengembangan ilmu, serta pengabdian masyarakat. b. Menyediakan jasa layanan berupa pemakaian dan pengadaan bahanbahan pustaka, serta penyediaan fasilitas sarana-prasarana lainnya yang diperlukan dalam rangka mendukung kegiatan seluruh sivitas akademika UHAMKA. c. Menjaga, melestarikan dan mengembangkan bahan-bahan informasi yang merupakan kekayaan koleksi perpustakaan UHAMKA. d. Menyebarluaskan informasi sehingga dapat dimanfaatkan secara optimal bagi penyelenggaraan caturdarma perguruan tinggi.
32
Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA: Perpustakaan, (Jakarta: 2012), h. 1-3 33 Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA: Perpustakaan, (Jakarta: 2012), h. 4 34 Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA, Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. HAMKA: Perpustakaan, (Jakarta: 2012), h. 5
29
C. Struktur Organisasi Rektor UHAMKA
Koor. Perpustakaan FKIP Koor. Perpustakaan FEB
KA UPT Perpustakaan Risna kemala dewi S.Hum
Koor. Perpustakaan FT Koor. Perpustakaan FFS
Sekretaris UPT Perpustakaan Diva Artamarta
Layanan Pemustaka Lutfan Zulwaqor S.IP Neneng Aprianti S.IP
Koor. Perpustakaan Pasca
Layanan Teknis Muhidin
Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Prof Dr. HAMKA Limau
D. Koleksi Perpustakaan Secara umum perpustakaan UHAMKA memiliki koleksi yang beragam, koleksi tersebut terbagi menjadi 2 bagian berdasarkan material penyimpanannya yaitu Koleksi Tercetak dan Koleksi Digital. a. Koleksi Tercetak Koleksi tercetak Perpustakan UHAMKA Limau terbagi menjadi beberapa jenis yaitu:
30
1. Buku Teks Buku teks adalah koleksi berbentuk tercetak yang didalamnya berisi tentang informasi yang ditujukan untuk membantu pemustaka dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Perpustakaan UHAMKA Limau tidak kurang memiliki 26.600 Judul dan 68.000 eksemplar buku teks, buku-buku tersebut mencakup untuk informasi-informasi pemustaka yang sedang menjalani pendidikan program sarjana S1 maupun program Pascasarjana S2. Sedangkan dari subjek keilmuan koleksi tersebut meliputi subjek ilmu pengetahuan umum dan ilmu pengetahuan keagamaan, adapun rinciannya sebagai berikut: Ilmu Pengetahuan umum meliputi disiplin (kajian) a
Karya Umum
b Ekonomi dan Manajemen c
Pendidikan
d
Teknologi
e
Bahasa dan Kesusasteraan
f
Politik, Sosial dan Budaya
g
Ilmu-ilmu Murni (Matematika, IPA)
h
Ilmu Terapan (Perpustakaan, Kedokteran)
i
Sejarah dan Biografi Sedangkan ilmu keagamaan meliputi kajian:
a. Islam secara umum, b. Qur’an dan tafsir
31
c. Hadits, d. Aqaid dan Ilmu Kalam, e. Fikih dan Hukum Islam, f. Akhlak & Tasawuf, g. Politik Islam, h. Pendidikan Islam, i. Sosiologi Islam, j. Ekonomi Islam, k. Seni dan Sastra Islam, l. Sejarah dan Biografi Islam
2. Buku Tandon Buku tandon atau buku cadangan adalah koleksi yang ditujukan untuk pemustaka yang kebingungan mencari koleksi pada rak koleksi, sementara koleksi tersebut juga bisa ditemukan dikoleksi tandon. Akan tetapi koleksi tersebut tidak bisa dipinjamkan hanya untuk dibaca di tempat dan difotocopy sesuai dengan
ketentuan
yang
ada.
Koleksi
buku
tandon
pada
perpustakaan UHAMKA Limau tidak kurang dari 4.491 judul dan eksemplar. 3. Buku Referensi Buku referensi atau rujukan adalah berbagai koleksi yang hanya bisa dibaca atau digunakan di perpustakaan saja, tidak dipinjamkan, hingga saat ini perpustakaan UHAMKA Limau
32
memiliki koleksi referensi tidak kurang dari 1.745 eksemplar yang meliputi rujukan-rujukan kajian keilmuan umum dan kajian keilmuan keagamaan. 4. Jurnal Ilmiah Jurnal ilmiah yang dimiliki oleh perpustakaan UHAMKA Limau tidak kurang dari 291 jurnal dari berbagai macam bidang keilmuan, seperti jurnal Ekonomi, ilmu kedokteran dan lain-lain 5. Majalah populer Majalah populer merupakan koleksi yang dilanggan oleh perpustakaan UHAMKA Limau dari beberapa penyedia langganan majalah, seperti Tempo dan Gatra 6. Surat Kabar Surat kabar merupakan koleksi yang dimiliki perpustakaan untuk memberikan informasi terkini yang sedang menjadi sorotan dalam kehidpan sehari-hari. Perpustakaan melanggan surat kabar dalam bahasa inggris seperti Jakarta post dan dalam bahasa Indonesia seperti Kompas, dan Republika. 7. Koleksi Lokal Yang dimaksud dengan koleksi lokal adalah koleksi yang berupa karya-karya yang dihasilkan oleh para sivitas akademika UHAMKA Jakarta sendiri. Yang termasuk jenis koleksi ini adalah: a. Skripsi, b. Tesis, c. Laporan Penelitian
33
Sampai saat ini, jumlah koleksi skripsi telah mencapai tidak kurang dari 1648 (seribu enam ratus empat puluh delapan) judul, tesis sekitar 167 (seratus enam puluh tujuh) judul. Sementara koleksi laporan penelitian yang tersedia saat ini kurang lebih lima ratus (500) judul. Saat ini perpustakaan sedang mengupayakan digitalisasi untuk koleksi skripsi dan tesis ini, dengan harapan agar dapat diakses secara online dari berbagai tempat. Koleksi ini hampir rampung seluruhnya dialih mediakan menjadi koleksi digital selpenuhnya.
b. Sumber Elektronik Selain koleksi tercetak berupa buku dan terbitan berseri, Perpustakaan juga mengembangkan koleksi elektronik. Yang tercakup dalam koleksi jenis ini adalah: Koleksi AV (Audio-Visual) : 1. CD 2. VCD Koleksi Digital : 1. Skripsi/ Tesis Digital 2. E-Books 3. E-Journal : EBSCO dan Proquest
34
E.
Sistem Pelayanan Perpustakaan Sistem layanan perpustakaan yang diterapkan di Perpustakaan UHAMKA ialah sistem terbuka. Sistem yang membuat pemustaka dengan leluasa mengakses koleksi perpustakaan secara langsung, baik melihat-lihat, membaca ataupun meminjamnya. Dalam hal layanan, perpustakaan UHAMKA menyediakan beberapa layanan yaitu: 1. Layanan Sirkulasi Layanan yang ditujukan untuk memberikan akses peminjaman dan pengembalian koleksi untuk pemustaka dengan aturan tertentu dan waktu yang telah ditetapkan oleh perpustakaan .
2. Layanan Referensi Layanan bagi pemustaka yang membutuhkan informasi tertentu yang sulit ditemukan oleh pemustaka.
3. Layanan Multi Media Layanan yang ditujukan untuk memfasilitasi penggunaan koleksi dalam bentuk elektronik (e-book dan local content), CD, VCD. dan DVD.
4. Layanan Tandon Layanan tandon adalah layanan buku cadangan, layanan ini dimaksudkan untuk memudahkan pencarian koleksi tercetak yang sulit
35
ditemukan di rak koleksi. 5. Layanan Jurnal Layanan jurnal adalah layanan terbitan berkala yang disusun berdasarkan nomer urut seri atau subyek, diharapkan dapat membantu pengguna dalam mencari referensi 6. Layanan Pojok Muhammadiyah (Muhammadiyah Corner) Layanan yang diberikan untuk mempermudah pemustakayang membutuhkan
literatur
tentang
Muhammadiyah
atau
Kemuhammadiyahan. Pojok muhammadiyah ini berisi buku-buku tentang Muhammadiyah,
hasil karya Haji Abdul Malik Karim
Amarullah (Buya HAMKA), hasil karya orang-orang Muhammadiyah, dan juga terbitan-terbitan dari PP Muhammadiyah. 7. Layanan Bimbingan Pemakai Setiap awal tahun perpustakaan menyelenggrakan bimbingan pemakai
perpustakaan
untuk
mahasiswa
baru
dengan
tujuan
memperkenalkan perpustakaan secara umum mengenai fasilitas dan layanan yang tersedia 8. Layanan Internet Untuk membantu pengguna dsalam menelusur informasi yang lebih beragam, perpustakaan UHAMKA meneyediakan akses internet. 9. Layanan Foto Copy Pelayanan ini Perpustakaan hanya memberikan akses koleksi dibawa keluar dari perpustakaan untuk difotp copy, tidak tersedia alat foto copy diperpustakaan.
36
10. Layanan Bebas Pustaka Layanan ini khusus bagi mahasiswa yang akan diwisuda wajib meminta surat bebas pustaka. Surat tersebut akan diberikaan dengan syarat : a. Menyerahkan softcopy SKRIPSI yang telah disyahkan dalam bentuk file PDF. b. Semua
buku
yang
dipinjam
telah
dikembalikan
serta
mengembalikan seluruh kartu anggota perpustakaan UHAMKA c. Membawa surat bebas pustaka dari kampus masing-masing bagi mahasiswa Pasar Rebo dan Klender. Untuk pemustaka yang ingin menggunakan layanan tersebut harus memperhatikan jam layanan perpustakaan, adapun penjelasannya sebagai berikut. Tabel 1. Waktu Layanan Perpustakaan
Hari Senin – Kamis Jum’at Sabtu Minggu dan Hari Libur Nasional
Jam Buka 08.00 – 12.00 WIB 13.00 – 17.00 WIB 08.30 – 11.30 WIB 13.30 – 17.00 WIB 08.30 – 12.00 WIB 13.00 – 15.00 WIB Libur
Layanan yang ada bisa diakses oleh pemustaka Non-UHAMKA akan tetapi terbatas hanya beberapa layanan saja dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
37
F. Keanggotaan Seluruh sivitas akademika UHAMKA berhak menjadi anggota perpustakaan dengan melampirkan persyaratan tertentu. Persyaratan bagi mahasiswa dan dosen atau karyawan memiliki perbedaan dengan rincian sebagai berikut. 1. Mahasiswa a. Masih terdaftar sebagai mahasiswa UHAMKA b. Mengisi formulir pendaftaran anggota c. Menyerahkan 2 (dua) buah pas foto terbaru ukuran 2 x 3 d. Telah mengikuti pendidikan pemakai perpustakaan (P3) e. Setiap tahun masa keanggotaan harus diperpanjang 2. Dosen atau Karyawan a. Menunjukan kartu/ identitas dosen/karyawan yang berlaku b. Mengisi formulir pendaftaran anggota c. Menyerahkan 2 (dua) pas foto terbaru ukuran 2 x 3 d. Memperpanjang kartu anggota perpustakaan pada setiap awal tahun akademik e. Keanggotaan diberhentikan apabila sudah tidak tercatat sebagai dosen/karyawan UHAMKA
Selain sivitas akademika UHAMKA Limau pemustaka dari luar (Non UHAMKA/Alumni) pun bisa mengakses perpustakaan UHAMKA Limau dengan syarat sebagai berikut. a. Membawa surat dari instansi yang terkait/kartu identitas yang berlaku
38
b. Mengisi form yang disediakan c. Fasilitas baca ditempat dan foto kopi d. Dikenakan biaya administrasi setiap kali kunjungan . G. Peraturan, Tata Tertib, dan Sanksi Perpustakaan 1. Peraturan Peminjaman a. Menggunakan kartu anggota (KTA) perpustakaan milik sendiri yang masih berlaku b. Tidak diperkenankan meminjam KTA atau member nomor password pada orang lain. Jika melanggar keanggotaannya akan diblokir selama 3 bulan. Aktivasi kembali setelah ada permintaan dan pernyataan resmi tidak akan melanggar lagi dari yang bersangkutan c. Mahasiswa/dosen/karyawan diperkenankan meminjam buku mkasimal 3 (tiga) eksemplar dengan judul yang berbeda d.
Buku yang dipinjam dapat diperpanjang maksimal 1(satu) kali
e. Koleksi yang dapat dipinjam adalah : Buku teks 10 hari (mahasiswa) 14 hari (dosen) Buku tandon: hari (24 jam) f. Buku rujukan/referensi/majalah/jurnal/skripsi/tesis/kliping dan laporan penelitian hanya dapat dibaca ditempat. g. Buku yang akan dibawa keluar dari ruang koleksi, sudah diproses dibagian layanan sirkulasi/peminjaman
39
h. Buku yang telah dipinjam tidak diperkenankan dibawa kembali ke dalam ruang koleksi.
2. Tata Tertib Penggunaan Internet a
Menyerahkan KTA/ KTM yang masih berlaku ke petugas/resepsionis
b. Mengisi daftar penggunaan internet c. Pengguna hanya dberi waktu 1 (satu) jam dan dapat diperpanjang 1 (satu) jam lagi bila tidak ada antrian d. Internet hanya dapat digunakan untuk browsing saja 3. Tata Tertib Pengunjung. Setiap pengunjung perpustakan wajib : a. Mengisi daftar pengunjung yang telah disediakan dengan sistem otomasi/barcode (khusus tamu menunjukan kartu identitas kepada petugas) b. Setiap pengunjung perpustakaan diminta untuk turut menjaga ketenangan, ketertiban dan kebersihan ruang perpustakaan dengan : 1.
Tidak membuat keributan, becanda, berteriak, mengobrol dan tindakan lain yang menganggu sesama pengguna
2.
Tidak makan, minum dan merokok di ruang perpustakaan
3.
Tidak mencoret-coret meja dan peralatan lain dalam ruang perpustakaan
4.
Tidak memindahakan meja dan kursi yang telah ditata.
5.
Tidak membuang sampah di tempat yang telah disediakan
40
6.
Tidak diperkenankan berdiskusi dalam ruang koleksi dan referensi
7.
Tidak diperkenankan bawa keluar buku/majalah/bahan pustaka lainnya milik perpustakaan tanpa dicatat dahulu di bagian peminjaman
8.
Tidak menggunakan HP (silent)
c. Pengunjung wajib berpakaian rapih,sopan, dan memakai sepatu d. Menitipkan tas, jaket, map, topi, helm dan semua barang (kecuali barang berharga) yang meninggalkan karu identitas yang masih berlaku. Petugas tidak bertanggung jawab atas barang-barang berharga milik pengguna e. Layanan locker berlaku selama jam buka (tidak dibenarkan membawa pulang kunci). Pelanggaran akan dikenakan sanksi f. Pencurian dan penyobekan bahan pustaka merupakan pelanggaran. Untuk pelanggar dapat dicabut keanggotaannya atau dikenakan sanksi administrasi g. Staf/petugas perpustakaan berhak untuk menegur dan meminta kepada pemakai yang diangap mengganggu ketenangan suasana untuk meninggalkan ruang perpustakaan h. Tata tertib berlaku bagi semua pemakai/pengunjung/anggota perpustakaan i. Sanksi dapat dikenakan kepada setiap anggota ataupun pemakai perpustakaan yang tidak mentaati tata tertib
41
j. Bagi anggota yang melakukan peminjaman diharuskan atas nama sendiri k. Tidak diperkenankan KTA atau member password pada orang lain akan diblokir keangotaannya selama 3 bulan. Aktivasi kembali setelah ada permintaan dan pernyataan resmi tidak melanggar lagi dari yang bersangkutan 4. Sanksi dan Biaya Administrasi a. Terlambat mengembalikan buku dikenakan denda untuk setiap buku b. Terlambat mengembalikan buku tandon ( label ungu) dikenakan denda untuk setiap buku. c. Peminjaman buku untuk foto kopi diberi waktu hanya 3 (tiga) jam dengan
menyerahkan
KTP/KTM/KTA
yang
masih
berlaku.
Keterlambatan pengembalian dikenakan biaya administrasi d. Menghilangkan kartu RF DATE DUE akan dikenakan denda. e. Kerusakan atau hilang KTA dikenakan biaya penggantian. f. Perpanjangan keanggotaan dikenakan biaya penggantian atau pembuatan. g. Terlambat mengembalikan kunci locker akan dikenakan denda. h. Menghilangkan kunci dikenakan biaya administrasi. i. Biaya administrasi tamu j. Buku yang hilang atau rusak wajib diganti dengan buku asli bukan buku bekas, bukan buku hadiah dan layak dibaca atau diganti judul lain dengan persetujuan pihak perpustakaan atau diganti dengan uang sebesar 2 kali dari harga buku yang hilang. Sebelum
42
peminjaman yang bersangkutan melunasi uang denda tidak diijinkan meminjam koleksi perpustakaan k.
Membawa bahan koleksi pustaka yang tidak boleh dibawa keluar perpustakaan seperti buku referensi/majalah/ koran/ skripsi/ tesis, akan dikenakan sanksi berupa penarikan keanggotaan untuk jangka waktu tertentu.
l. Pencurian dan penyobekan bahan pustaka merupakan pelanggaran. Untuk pelanggar dapat dicabut keanggotannya atau dikenakan sanksi administrasi.
Sumber Daya Manusia Perpustakaan Universitas HAMKA Limau Jakarta Selatan Perpustaakaan UHAMKA Limau memiliki sumber daya manusia yang memiliki latar belakang pendidikan sebagai berikut: Tabel 2 Sumber Daya Manusia Perpustakaan UHAMKA Limau No
Jabatan
Jumlah
1
Kepala UPT Perpustakaan
1 orang
2 3 4
Sekretaris UPT Perpustakaan Layanan Pemustaka Layanan Teknis
1 orang
Pendidikan Sarjana Sastra Jerman, pelatihan pustakawan ALA di Thailand D2 Ilmu Perpustakaan
2 orang
S1 Perpustakaan
1 Orang
SMA, Pelatihan Perpustakaan.
Gedung dan Perlengkapan Perpustakaan. Sebuah perpustakaan erat hubungannya dengan sebuah gedung
43
meskipun saat ini telah mulai banyak berkembang perpustakaan digital yang tidak atau jarang memiliki gedung secara fisik. Gedung atau bangunan perpustakaan menyangkut keamanan dan kenyamanan bagi pemustaka perpustakaan tersebut. Lokasi perpustakaan UHAMKA Limau terletak di Jalan Limau II Kebayoran Baru Jakarta Selatan, perpustakaan tersebut terletak dilantai 2 berdekatan dengan ruang kegiatan perkuliahan mahasiswa UHAMKA. Letak ruangan perpustakaan UHAMKA Limau meskipun berada di lantai 2 gedung universitas tersebut tidak menghalangi pencahayaan sinar matahari untuk masuk menerangi perpustakaan. Perpustakaan menggunakan AC (Air Conditioner) untuk memodifikasi cuaca untuk menghindari pembukaan jendela yang berakibat masuknya hewan pengganggu ataupun kotoran yag tertiup angin. Selain daripada itu penggunaan AC untuk membuat pemustaka dan pustakawan tetap nyaman dalam beraktifitas didalam perpustakaan tersebut. Adapun ruangan yang disediakan perpustakaan adalah sebagai berikut: 1. Ruangan baca. Perpustakaan menyediakan ruangan untuk pemustaka membaca koleksi tercetak dan elektronik. Perpustakaan menyediakan meja baca mandiri, meja baca lesehan, dan meja baca diskusi untuk membuat nyaman pemustaka yang ingin membaca koleksi tercetak. Sedangkan untuk mengakses koleksi dalam bentuk elektronik perpustakaan menyediakan 22 komputer dengan posisi duduk, dan 6 komputer dengan posisi lesehan. Perpustakaan pun dilengkapi dengan Wifi, 1 unit
44
komputer untuk mengakses internet dan 4 unit komputer yang difungsikan sebagai OPAC (Online Public Access Catalog). 2. Ruangan Pengolahan (Staf) Perpustakaan menyediakan ruangan untuk para pustakawan yang terbagi menjadi 3 bagia, yaitu: ruangan untuk pengolahan, ruangan untuk mengolah jurnal dan literature kelabu, dan ruangan kepala perpustakaan. 3. Ruangan Audio Visual. Perpustakaan menyediakan ruangan untuk mengakses koleksi audiovisual tepat disamping meja sirkulasi, ruang tersebut difasilitasi 2 unit komputer yang penggunaannya harus mengkonfirmasi pustakawan terlebih dahulu. 4. Ruangan Sirkulasi Ruangan yang difungsikan untuk peminjaman, pengembalian dan konfirmasi penggunaan unit komputer yang disediakan untuk pemustaka kecuali unit komputer untuk mengakses OPAC. 5. Ruang Locker Ruangan
ini
difungsukan
untuk
penitipan
barang-barang
pemustaka. Penggunaan loker harus mengkonfirmasi petugas yang berjaga dijalan akses masuk ke ruang koleksi perpustakaan, setelah mengkonfirmasi petugas akan memberkan kunci untuk membuka loker dengan jaminan kartu mahasiswa ataupu kartu identitas lainnya.
45
Pada bab IV ini penulis akan mendeskripsikan hasil observasi terkait kegiatan pengadaan yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA. Observasi yang dilakukan adalah dengan mengamati langsung dan diakhiri dengan wawancara kepada pelaksana kegiatan pengadaan terbitan berkala
jurnal Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA
(UHAMKA)
Informan 1 Lutfan Zulwaqor S.IP (LT) menjabat sebagai staf perpustakaan bagian pengembangan koleksi,beliau berlatar belakang pendidikan ilmu perpustakaan di UIN Syarif Hidayatullah jakata. Dalam kegiatan pengembangan koleksi di Perpustakaan UHAMKA Limau beliau bertugas sebagai pelaksana kegiatan pengembangan koleksi.
Informan 2 Difa A.MD (DF) menjabat sebagai staf perpustakaan bagian komunikasi dan sekretaris, beliau berlatar belakang pendidikan Ilmu Perpustakaan di Universitas Terbuka.
46
B. Hasil Penelitian 1. Metode Pengadaan terbitan berkala jurnal Koleksi yang diadakan suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, pengadaan bahanbahan pustaka harus memperhatikan pemakai jasa perpustakaan dan tujuan serta misi yang diemban perpustakaan. Untuk mengadakan terbitan berkala di suatu perpustakaan, lembaga, pada prinsipnya sama dengan pengadaan koleksi laianya. Namun demikina dalam pengadaan jurnal ini memiliki prosedur yang berbeda. Pengadaan koleksi jurnal ditempuh dengan cara (lima) sumber, yaitu : a. Membeli b. Meminta sumbangan / Hibah c. Menerima titipan d. Tukar-menukar35 Untuk pengadaan bahan pustaka pada koleksi berkala khususnya jurnal ilmiah di Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA hanya memiliki dua sumber pengadaan yaitu metode pengadaan jurnal pembelian dan metode pengadaan jurnal hibah. Hal tersebut berdasarkan hasil wawancara (LT)Perpustakaan kami,dalam metode pengadaanya seperti perpustakaan perguruan tinggi yang lainnya ada pembelian,hadiah,tukar menukar,pinjaman,tapi untuk metode pengadaan jurnal ilmiah kita hanya memiliki dua metode pengadaan aja,metode pengadaan pembelian, metode pengadaan hibah. Dalam melakukan pengadaan jurnal ilmiah diharapkan dapat meningkatkan
35
Lasa, HS. Pengelolaan terbitan berkala (Yogyakarta, kaninsius 1994)h, 25
47
pemanfaatan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dari seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran yang tersedia. Dengan adanya pengadaan khususnya pada terbitan berkala jurnal, koleksi dapat dibina sabaik mungkin sehingga tujuan pepustakaaan dapat tercapai, senada dengan pernyataan narasumber berikut (DF)Walau hanya memiliki dua metode pengadaa, kami memiliki jumlah jurnal yang banyak sampai 291 judul jurnal ilmiah. Berharap dapat meningkatkan jumlah koleksi perpustakaan, namaun terarah dan terseleksi dengan baik,biar tidak asal numpuk dirak tanpa adanya penyeleksian,alat seleksi yang kami gunakan biblografi dan catalog penerbit Sebelum pengadaan ini dimulai terlebih dahulu melakukan penyeleksian, karena begitu banyak jurnal ilmiah yang ditawarkan oleh penerbit, tentunya tidak semua cocock untuk pemakai perpustakaan. Lagi pula anggaran perpustakaan tersebut terbatas, berikut ini adalah prosedur seleksi terbitan berkala, yaitu : a. Diusahakan mendapat alat yang dapat memberikan informasi mengenai suatu subjek b. Memilih judul yang di indeks didalam majalah sekunder standar cara ini dilakukan dengan membaca review untuk majalah c. Utamakan majalah inti dalam bidang tertentu yang sesuai dengan disiplin ilmu d. Diusahakan mendapat nomor contoh. Hal ini bisa dilakukan dengan mengirim
surat
kepenerbit.
Sehingga dapat
memutuskan ingin
melanggan atau tidak e. Perpustakaan mengusahakan kersama dalam pengadaan. Hal ini sebagai cara untuk menghemat biaya dalam pengadaan
48
f. Seleksi majalah sebgaiknya dilakukan dalam cara yang sama dengan buku. Perencanaan yang matang serta teratur dan berkelanjutan, hal ini perlu dilakukan.36
Pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi a. Pada perpustkaaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah dewan penasihat/penyantun perpustkaan itu b. Perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pengawas/kepala perpustakaan atau staf khusus pengembangan koleksi, mahasiswa dalam hal ini boleh saja menyaranakan tetapi harus sesuai dengan kebutuhan study mereka. Hal ini senada dengan ucapan narasumber : (DF)“penyeleksian jurnal dilakukan dengan seksama,yah semua berperan penting baik dari pihak lembaga(kampus) atau pustakawan sendiri,biasanya kita sepakati melalui rapat anggota yang diadain tiap semester atau pertahunnya ,rapat anggota ini membicarakan kelengkapan jurnal baik dari seri,tahun terbit dan judul” c. Perpustakaan khusus, pihak yang berwenagg melakukan selskis adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dandan orangorang yang mengetahuidenagan jelas kebutuhan institusi tersebut. d. Pada
akhirnya
pustakawanlah
yang
berwenag
memberikan
keputusanapakah suatu terbitan berseri akan dilanggan/diterima atau tidak. Sebab pustakawanlah yang lebih mengetahui keadaan koleksi.37
36 37
Pengadaan bahan pustaka (Jakarta, modul 3), h.3.11 Ibid, h.3.12
49
MULAI
Pengisian formulir permintaan jurnal
Catalog buku dari penertbit
Rapat/musyawarah panitia pengadaan
Pelaksanaan pengadaan
SELESAI
Bagan 1 : Proses Seleksi Jurnal Perpustakaan UHAMKA
Formulir permintaan jurnal kepada mahasiswa dan dosen bertujuan untuk mengetahui jenis jurnal yang mereka butuhkan. Jawaban dari formulir ini tidak menjadi pertimbangan secara utuh, karena kendala yang sering muncul adalah pengembalian formulir dalam jangka waktu yang lama. Oleh sebab
50
itu berdasarkan seleksinya juga pada musyawarah panitia pengadaan untuk memutuskan jurnal apa yang perlu diprioritaskan terlebih dahulu namun, keputusan tersebut juga didasarkan atas catalog buku yang dibrowsing dan ditawarkan oleh berbagai penerbit. a. Metode Pengadaan terbitan berkala jurnal melalui Pembelian Sebelum menentukan judul-judul majalah yang perlu beli/dilanggan,lebih dahulu perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut : a) Tersedianya anggaran atau dana Harga jurnal ilmiah semakin lama semakain mahal sehingga banyak perpustakaan berhenti berlangganan majalah ilmiah. apalagi banyak perpustakaan yang hanya memiliki dana terbatas untuk berlangganan jurnal tertentu. Hal ini yang juga diutarakan oleh informan : (DF)” anggaran untuk pengadaan jurnal sudah tersedia dari akademik bag keuangan sesuai dengan RAPB, tapi tidak cukup,harga jurnal ilmiah internasional sangat mahal,ada yang mencapai jutaan.tapi itu bisa kita atasilah masalah anggaran soalnya kita kan punya semacam uang kas yang diperoleh dari denda(satu hari keterlambatan dikenakan biaya 2000 rupiah ) keterlambatan pengembalian buku dan sisa anggaran sebelumnya.”
b) Mengetahui bidang-bidang yang dicakup perpustakaan itu c) Mengetahui minat, bidang calon pengguna d) Memperhatikan dan mencetak lebih dahulu judul-judul majalah yang telah dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan Metode pengadaan melalui pembelian ini dianggap praktis dan efesian karena biasanya perpustakaan telah menyediakan anggaran dana untuk pembelian bahan pustaka. Dikatakan efesian karena perpustakaan dapat
51
mencari buku yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat.38
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki dan pengadaan pembelian melaui dua cara yaitu cara langsung kepada penerbit di dalam dan luar negeri dan tidak langsung yaitu membuat daftar pesanan kepada agen atau melalui keanggotaan suatu perkumpulan. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan, hal ini sesuai apa yang dikatakan narasumber (DF)”Klo pembelian kita paling senang, soalnya kita dapat memilih secara langsung koleksi yang diperlukan tapi tetap berpedoman kepada pemakai atau buku induk jurnal disana kita bisa lihat jurnal berdasarkan judul dan serinya,cara pembelian kita ada dua cara langsung kepada penerbit dan melalui penyalur / agen biasanya ada yang datang keperpustakaan menawarkan jurnalnya, jumlah jurnal pembelian sebanyak 63 melalui agen dan langsung kepenerbit 4 jurnal, jadi kita memiliki 67 jurnal pembelian”
TABLE JURNAL PEMBELIAN No
Asal Peroleh
Frekuensi
1
Langsung
4
2
Tidak Langsung
63
Jumlah
38
67
Suharmini, perpustakaan dan kepustakawanan (Jakarta: universitas Terbuka, 2005) h. 22
52
Jurnal ilmiah harus diperhatikan judul- judul yang diinginkan dan data yang diperlukan sudah dikutip lengkap, dan apabila judul yang diperlukan itu jumlahnya banyak, sebaiknya dibuatkan daftar pesanan karena daftar ini sangat perlu untuk catatan dan pengecekan judul saja yang dilanggan tahun tertentu atau penegcekan majalah jurnal dalam negeri atau luat negeri. untuk disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, tahap penyeleksian di perpustakaan UHAMKA tidak lepas dari peran atau persetujuan pihak akedemik dan pustakawan sendiri, seperti yang di paparkan oleh informan (DF)“Sebelumya kita adain rapat untuk memutuskan buku atau jurnal apa yang harus dibeli, ada jurnal yang kita bayar telebi dahulu atau DP dan selama satu tahun kemudian datang jurnal tersebut seri demi seri sampai jangka satu tahun, untuk jurnal pembelian biasanya kita memeperhatiaknan dari daftar pesanaan biar tidak banyak keliru judul mana yang sudah dipesan dan belum dipesan tentunya dilihat dari tahun terbitnya atau serinya,biasanya dari rapat tadi kita peroleh mana jurnal yang harus dibeli beserta biaya yang harus dikeluarkan.lalu keputusan rapat kita ajukan kepada warek(wakil rector) bagian akademik untuk menyetujui usulan tersebut.yah kita hanya iktiar saja keputusan ada pada pihak akademik.karena klo berbicara pengadaan pembelian harus disiapkan anggaran yang cukup”
b. Metode pengadaan terbitan berkala jurnal melalui Hibah Metode hadiah digunakan oleh perpustakaan dalam pengadaan majalah ilmiah. Koleksi tersebut di peroleh dari lembaga kemuhammadiyahan. Perpustakaan UHAMKA mendapatkan koleksi majalah ilmiah diperoleh melalui pemberian dari lembaganya, yaitu institusi yang menaunginya,
Perpustakaaan dapat menerima majalah melaui sumbangan/hibah dari perorangan atau lembaga. untuk mendapatkan sumbagan ini suatu
53
perpustakaan harus dikenal lebih dahulu. Untuk memperkenalkan diri, kiranya perlu mengajukan surat permohonan ke lembaga, yayasan maupun organisasi profesi yang menerbitkan majalah jurnal tertentu Sebuah perpustakaan bisa mendapat jurnal melaui hadiah dari fakultas-fakultas maupun sebuah lembaga.
Perpustakaan UHAMKA dalam Pengadaan hibah atau hadiah memiliki dua cara yaitu melalui permintaan dan tanpa permintaan.sesuai dengan pernyataan informan : (DF)”Klo hibah sama dengan pembelian tadi yang saya jelasin dua cara juga, dengan permintaan dan tanpa permintaan,perbedaannya Cuma dengan permintaan kita harus melalui prosedur tertulis atau sering dibilang surat permohonan, surat itu dituju kepada lembaga-lembaga yang kita inginkan atau fakultas-fakultas kampus lain yang membuat penelitian ilmiah yg dimuat kedalm jurnal, makanya jumlah jurnal hibah ini sangat banyak dari jurnal yang lainnya sampai 224 jurnal ilmaih”.
No 1 2
TABLE JURNAL HIBAH Asal Peroleh Frekuensi Permintaan 1 Tanpa Permintaan 223 Jumlah 224
Informan lain menambahkan (LT)”Tapi biasanya dari fakultas-fakultas atau lembaga kemuhammadiayahan menebrikan cuma-cuma tanpa adanya surat permintaan, terkadang hanya telat atau lupa dalam pemyerahan jurnaljurnal penelitian mereka, maka kita hanya menberim memo hanya utnuk mengingatkan karena itu sudah menjadi simpanan wajib bagi perpustakaan kami. penyeleksian juga tidak terlalu sulit hanya dalam lingkup pustakawan saja dalam hal ini kerjaan saya sebagai pengolahan,yang tentunya disesuaikan dengan kesepakatan rapat anggota, bertujuan rapat apakah jurnal ini layak atau tidak kami display jadi tidak sembarangan terima sebelum kita sepakati bersama.klo asal terima-terima saja bisa numbuk dan makan tempat koleksi.”
54
Berdasarkan hasil wawancara diatas perpustakaan UHAMKA memiliki dua cara pengadaaan hibah yaitu dengan permintaan dan tanpa permintaan, namun tidak semua jurnal yang diperoleh dari hibah diterima dalam hal ini penyeleksian sangat berperan penting untuk memilah dan memilih jurnal yang belum tersedia dan jurnal yang menjadi prioritas, hadiah yang sesuai dapat dijadiakan koleksi perpustakaan sedangkan yang tidak sesuai dapat dihibahkan kembali kepada perpustakaan lain.
C. Pembahasan 1. Metode Pengadaan Terbitan berkala jurnal Metode pengadaan jurnal ilmiah diperpustakaan UHAMKA, Dalam pengadaan terbitan berkala jurnal hanya memiliki dua metode yaitu metode pengadaan pembelian/melanggan dan metode hadiah, kedua metode ini memiliki dua cara pengadaan pembelian dengan cara langsung dan tidak langsung, pengadaan hibah dengan permohonan dan tanpa permohonan. Menurut peneliti kedua metode dan cara pengadaannya sudah baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan itu sendiri dan dibantu dengan
lembaga
yang
menaungi
perpustakaan
UHAMKA,
namun
perpustakaan UHAMKA masih bisa memiliki penambahan metode pengadaan yang belum dilakukan yaitu metode tukar menukar hal ini sebenarnya bisa dilakukan oleh perpustakaan untuk pemerataan dan memupuk kerjasama antar perpustakaan pusat dan fakultas, senada dengan pendapat Drs lasa, HS dalam bukunya “pengelolaan terbitan berkala” yang
55
mengatakan bahwa tukar menukar dapat meningkatkan pelayanan dan pusat antara sesama informasi untuk menyebarkan terbitan lembaga yang menaungi perpustakaan.
Perpustakaan UHAMKA memiliki prosedur penyeleksian jurnal yang dimulai melaui inisiatif atau permintaan jurnal oleh pengguna, tentunya dirangkum dengan rapat anggota pada tiap semester atau tahunnya. Pengadaan jurnal UHAMKA sejauh ini sudah cukup baik, hal ini didapati oleh penulis dengan memperhatikan keaktifan pustakawan dalam pengembangan koleksi
atau
inisiatif
pihak-pihak
pengguna,
sampai
kepada
verifikasi/inventarisasi yang dilakukan bagian pengadaan. Sesuai dengan literature yang penulis peroleh, sebagai berikut : Prosedur seleksi terbitan berkala a. Inisatif seleksi dimulai oleh pengguna perpustakaan, baik atas kemauan sendiri maupun atas permintaan pustakwan b. Pustakawan aktif membuat daftar terbitan dan sesuai dengan kebutuhan pengguna pustakawan, diambil dari berbagai alat seleksi terbitan berkala. kemudian daftar itu disampaikan kepada pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi. c. Formulir disampaikan kepada kepala perpustakaan, atau langsung ke penanggung jawab/petugas pengadaaan koleksi d. Petugas pengadaan melakukan verifikasi dengan cara: 1) Memeriksa dan melengkapi data bibliografi dari setiap judul majalah yang diususlkan dengan menggunakan alat bantu seleksi
56
2) Petugas mencocokkan judul majalah yang diusulkan dengan juduljudul majalah yang sudah dimiliki oleh perpustakaan
a. Metode Pengadaan terbitan berkala jurnal Pembelian Perpustakaan umum UHAMKA di lindungi oleh universitas sebagai penyelenggara perpustakaan dalam hal ini dibawahi langsung rektorat, sesuai penelitan yang diperoleh perpustakaan UHAMKA dalam pendanaan mempunyai anggaran dari RAPB (Rencana anggaran pengeluaran dan belanja). Diperoleh pendapatan dari setiap tahun akademik baru setiap mahasiswa menyumbangkan Rp.100.000 untuk pengadaan perpustakaan. diantaranya untuk melaksanakan pengadaan bahan pustaka. Hal di atas sesuai dengan pasal 39 mengenai pendanaan undang-undang No. 43 tahun 2007, “ pendanaan perpustakaan menjadi tanggung jawab penyelenggara perpustakaan”. Sesudah dana tersedia maka perpustakaan menindak lanjuti dengan hasil pengisian form atau minat pengguna tentunya harus sesuai dengan bidang-bidang yang mencakup perpustakaan. Perpustakaan UHAMKA melakukan pembelian jurnal dengan dua cara yaitu: pembelian langsung dan pembelian tidak langsung, yang akan penulis jabarkan sebagai berukuit : a) Membeli/ melanggan langsung pada penerbit (pembelian langsung). Perpustakaan UHAMKA memiliki 4 judul jurnal melalui pembelian langsung kepada penerbit yang salah satu dari jurnal tersebut adalah jurnal ELT journal 4 issues, pembelian jurnal luar negeri ini memerlukan proforma invoice (faktur) dari penerbit agar jelas berapa
57
uang yang harus dikirim dan jurnal yang diinginkan. Setelah invoice diterima, pembayaran ditransfer dan bukti pembayaran dari bank harus dikirim ke penerbit bersama dengan surat pengantar dan proforma invoice. Fotokopi dari bukti pembayaran melalui bank harus disimpan dengan baik bertujuan untuk bukti bahwa sudah melakukan pembayaran. Menurut peneliti pengadaan pembelian langsung lebih efektif, cepat diterima dan harga yang lebih murah karena tidak ada biaya tambahan sebagai keuntungan agen/penyalur.
b) Membeli/ melanggan melalui penyalur, Importir atau toko buku (pembelian tidak langsung). Perpustakaan UHAMKA memiliki 63 judul jurnal melalui penyalur atau beli langsung ke toko buku, sesuai dengan pengamatan peneliti yang pernah bekerja di perpustakaan UHAMKA, banyaknya penyalur/ perantara yang datang menawarkan terbitannya dan membelinya. Hal tersebut mempengaruhi jumlah jurnal yang terus bertambah, pembelian dengan cara ini tidak efektif dan memakan waktu dan biaya tambahan.
b. Metode pengadaan terbitan berkala jurnal Hibah Perpustakaan UHAMKA dinaungi oleh lembaga Muhammadiyah dan lembaga kemuhammadiyahan berperan penting dalam pengadaan hibah, selain lembaga itu sendiri terkadang berasal dari pemerintahan, seperti dari kementrian pendidikan dan kementrian agama, namun khusus untuk jurnal ilmiah hibah dari kalangan internal UHAMKA (seperti dari mahasiswa,
58
dosen, atau dari percetakan UHAMKA sendiri). Sama halnya dengan pengadaaan pembelian, pengadaan hibah terbagi menjadi dua cara yaitu pengadaan dengan permintaan/ permohonan dan pengadaan tanpa permohonan. a. Metode hadiah dengan permintaan, cara ini ditempuh oleh perpustakaan UHAMKA dengan menuliskan surat permohonan terlebih dahulu dan perpustakaan hanya memiliki satu judul jurnal dengan cara permintaan ini, dalam pengamatan peneliti perpustakaan UHAMKA sudah memiliki jumlah judul jurnal internal UHAMKA dan sudah hampir memenuhi keinginan pengguna, sehingga untuk mendapatkan dengan cara penulisan permohonan bersikap pasif. Berikut adalah langkah-langkah hibah permintaan : a) Perlu menyusun daftar pustaka yang diperlukan b) Mengirim surat permohonan hadiah c) Apabila bahan pustaka diterima, lakukan pemerikasaaan dengan mencocokan daftar kiriman d) Dilanjutkan mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih
b. Diperoleh majalah dengan cara hadiah tidak atas permintaan, perpustakaan UHAMKA meliliki 223 judul jurnal diperoleh dengan tanpa permohonan artinya perpustakaan mendapat jurnal tersebut dengan Cuma-cuam. Jurnal ini mayoritasnya terdiri dari internal UHAMKA baik penelitian fakultas atau dosen.
Perpustakaaan UHAMKA tidak
59
sembarangan menerima jurnal yang datang, akan tetapi memilih Hadiah yang sesuai dapat dijadikan koleksi perpustakaan, sedangkan yang tidak sesuai dapat di hibahkan lagi atau menolaknya dengan cara yang bijak. Sesuai dengan teori dibawah ini, Berikut langkang-langkah hibah tidak atas permohonan : a) Meneliti kiriman majalah dan mencocokkannya dengan surat pengantar b) Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih, sesuai dengan pengamatan peneliti ucapan terima kasih sering terlupakan karena banyaknya perpustakaan
proses
seperti
subjeknya
sesuai
dengan
tujuan
dan tidak ada duplikat, tentunya merujuk kepada
katalok jurnal atau buku induk jurnal. c) Menyisihkan hadiah yang tidak diperlukan dan mengirim surat ucapan terima kasih
60
Seleksi katalog Penawaran penyalur Browsing internet Pesanan yang belum terpenuhi
Pengajuan catalog dan anggaran Oleh bag.teknis kepada kepala perpustakaan Kepala perpustakaan kepada warek II Pemesanan bahan jurnal/pustaka Kepala perpustakaan merekomendasikan bag. Teknis untuk memesan bahan pustaka Bag. Teknis memesan bahan pustaka kepada pemasok
Pesanan datang
jurnal yang datang dicocokan dengan faktur daftar pesanan bagian pengolahan memeriksa keadaan jurnal,nomor induk dan memberiakn stample
Proses Pengadaan Bahan jurnal
61
Menurut proses pengadaan di Perpustakaan UHAMKA, pertama kali panitia pengadaan mengusulkan Form Pengajuan jurnal/jurnal beserta Daftar Pengadaan Koleksi UPT Perpustakaan UHAMKA kepada Kepala Bagian Teknis. Bagian teknis inilah yang kemudian akan menulis Surat Permohonan Dana Pengadaan Jurnal kepada Kepala Perpustakaan. Surat permohonan ini menyampaikan pula pertimbangan waktu, tempat, sasaran, biaya, dan pelaksanaannya.
Selanjutnya, Kepala Perpustakaan akan menyampaikan surat tersebut (beserta daftar pengadaannya) kepada wakil rektor II yang kemudian akan membuat
surat
disposisi,
memerintahkan
kepada
BAUK (badan
keuangan) untuk memastikan tersedianya anggaran Setelah anggaran dana diperiksa BAUK, wakil rektor II akan membuat rekomendasi apakah anggaran tersedia atau tidak. Rekomendasi tersebut disampaikan kembali kepada Kepala Perpustakaan. Bila tersedia, maka Tugas kepala Perpustakaan selanjutnya adalah membuat Rekomendasi Pemesanan Jurnal yang disampaikan kepada Kepala Bagian Teknis.
Setelah itu, bagian teknis membuat daftar pesan dan dikirim ke pemasok (agen/ penerbit). Selanjutnya, bagian ini akan menerima proforma invoice (semacam faktur) dari pemasok tersebut yang berisi daftar jurnal yang dipesan berikut dengan harganya. Berdasarkan daftar tersebut, bagian teknis akan memeriksa kembali alokasi dana yang sudah disetujui. Bila daftar tersebut disepakati dan sesuai dengan dana yang tersedia, maka
62
daftar tersebut kembali dikirim kepada pemasok tadi.
Selanjutnya, jurnal mungkin akan tiba diantar oleh pemasok atau dijemput oleh panitia pengadaan, tergantung kesepakatan. Biasanya, menurut pengalaman, pemasok akan mengantar jurnal yang dibeli, namun jika pemasoknya merupakan penerbit universitas, maka biasanya panitia pengadaan yang menjemput jurnal ke lokasi penjualan. semua jurnal akan dikirim ke bagian pengolahan untuk diperiksa keadaan fisiknya (apakah ada yang rusak atau tidak). Di bagian ini jurnal-jurnal baru ini akan diberikan nomor induk kemudian distempel. Di UHAMKA, stempel dibubuhkan di dua tempat, (1) di balik halaman judul, (2) di halaman rahasia. Setelah distempel, maka jurnal-jurnal tersebut
2. Faktor-faktor kendal pengadaan terbitan berkala jurnal Pengadaan bahan pustaka jurnal berjalan pada tiap tahunnya namum memiliki kendala atau penghambat dalam pengadaannya, sesuai dengan kedua metode di atas yaitu metode pembelian dan metode hibah. Dapat dianalisis sebagai berikut. a. Faktor kendala metode pengadaan pembelian a) Datang tidak tepat waktu Kendala dalam pembelian jurnal asing secara tercetak adalah waktu pengiriman, karena pada saat pemesanan kita harus membayar satu tahun sebelumnya. sehingga informasi yang didapat tidak aktual lagi. Hal ini biasanya berkaitan dengan
63
distribusi terbitan berkala yang tidak baik. b) Harga semakin meningkat/mahal Harga terbitan berkala semakin lama semakin meningkat dan mahal. Terutama jurnal luar negeri hal ini mengakibatkan banyak perpustakaan berhenti melanggna terbitan berkala. Apalagi jika dana yang tersedia untuk melanggan terbitan berkala sangat terbatas b. Faktor kendala metode pengadaan Hibah a) Keterbatasan tempat Laju pertumbuhan terbitan berkala diperpustakaan UHAMKA begitu cepat khusunya jurnal hibah, karena terbitan secara terus menerus dan semakin banyak judul terbitan berkala baru yang muncul
tiap
terbatasnya
tahunnya. tempat
Situasi
ini
penyimpanan
mengakiabtkansemakin
koleksi
terbitan
berkala
diperpustakaan. b) Minimnya karya tulis dosen yang dipublikasikan melalui percetakan UHAMKA. Dari minimnya angka tersebut, seringkali karya tulis yang diserahkan untuk dipublikasikan dalam pentuk jurnal seringkali tiba terlambat, hal ini merupakan kendala. Karena penelitian yang dipublikasikan dalam bentuk jurnal merupakan salah satu aspek dari Tri Darma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat).
64
BAB V A. Kesimpulan Pengadaan bahan jurnal di UHAMKA sudah mempunyai prosedur standar pengadaan bahan pustaka, pengadaan jurnal melalui pembelian dan pengadaan jurnal melalui hibah sudah berjalan cukup baik. Berdasarkan wawancara dengan staf perpustakaan, observasi perpustakaan dan dokumendokumen yang terkait dengan pengadaan, penulis menyimpulkan beberapa poin berikut ini : 1. Perpustakaan UHAMKA memiliki dua metode pengadaan a. pengadaan pembelian dan hadiah. Pembelian dilakukan secara rutin dengan dana yang dikeluarkan dari RAPB UHAMKA. Proses pembelian dimulai dari pengumpulan formulir dari dosen dan katalog penerbit. Pembelian jurnal di perpustakaan UHAMKA biasanya melaui pembelian
langsung
dan
pembelian
tidak
langsung
(melalui
agen/penyalur), b. Pengadaan hadiah perpustakaan UHAMKA memiliki dau cara, melalui permohonan dan tanpa permohonan. Dan terbagi dari berbagai sumber baik dari Pengadaan jurnal khususnya bersumber dari mahasiswa, Penerbit UHAMKA dan lembaga pemerintah atau non-pemerintah. 2. Anggaran pengadaan tidak menentu pada tiap tahunnya hal ini disebabkan anggaran yang seharusnya untuk perpustakaan tidak diterima sepenuhnya sehingga biaya untuk pengadaan terhambat, namun disikapi positif oleh pihak perpustakaan dengan mengajukan permohonan anggaran secara terus menerus sehingga pengadaan berupa pembelian tetap berjalan.
65
Kendala lainnya penerbit memberikan bahan pustaka hadiah/hibah terbitan jurnal dengan membawa langsung kebagian terbitan berkla tanpa informasi terlebih dahulu sehingga tidak terdaftar dalam buku daftar hadiah. Lalu hambatan yang terjadi dalam proses seleksi tersebut adalah minimnya formulir yang dikembalikan kepada tim pengadaan, sehingga keterlambatan tersebut pembelian jurnal tidak tepat waktu dan tidak sesuai dengan kebutuhan pemakai
B. Saran 1. Kedua sumber pengadaan jurnal UHAMKA memang sudah berjalan baik, namun perlu adanya penambahan metode atau sumber yang bisa menambahkan jumlah judul dan meningkatkan kerja sama antar perpustkaan, seperti halnya metode tukar-menukar jurnal hal ini bisa meningkatkan komunikasi antar perpustakaan. 2. Pengadaan melaui hibah baik melalui permohonan dan tanpa permohonan, umumnya perpustakaan yang diberikan membuat ucapan terima kasih sebagai tanda perhormatan, Mungkin hal ini yang sering terlupakan oleh perpustakaan UHAMKA.
66
3. Meningkatnya kualitas perpustakaan dapat berkembang sejalan dengan meningkatnya intensitas penulisan karya tulis ilmiah, terutama oleh para dosen. Sumbangan karya ilmiah tersebut sangat berharga untuk memperkaya keilmuan.
67
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta, 2006. Basuki, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia, 1991. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1999. Hart, Michael H. 100 Tokoh yanAg Paling Berpengaruh dalam Sejarah. Jakarta: Pustaka Jaya, 1978. Hardjoprakoso, Mastini. Bunga Rampai Kepustakawanan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2005. __________ _______ ___Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 1992. Hernando. Perpustakaan dan Kepustakawanan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1999. Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Lembaga Administrasi Negara, 2004. Nasuhi, Hamid, dkk. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah (Skripsi, Tesis, dan Disertasi). Jakarta: Ceqda, 2007. NS., Sutarno. Manajemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Praktik .Jakarta: Sagung Seto, 2006. Perpustakaan Nasional RI. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2010 Purwono dan Sri Suharmini. Perpustakaan dan Kepustakawanan Indonesia. Jakarta: Universitas Terbuka, 2006. Rahayuningsih, F (ed). Pengelolaan Perpustakaan. Jogjakarta: Graha Ilmu, 2007. Rakhmat, Jalaluddin. Metode Penelitian Komunikasi. Bandung: Rosdakarya, 2005.
68
Saleh, Abdul Rahman dan Fahidin, Materi Pokok Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi (Jakarta: Universitas Terbuka, 2008. ______ ____ ____dan Janti G. Sujana. Pengantar Kepustakaan. Jakarta: CV Sagung Seto, 2009. __ ____ dan Rita Komalasari. Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka, 2009. Sjahrial, Rusina Pamuntjak. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Jakarta: Djambatan, 1986. Sutoyo, Agus dan Joko Santoso. Strategi Dan Pemikiran Perpustakaan Visi Hernando, Jakarta: Sagung Seto, 2001. Yulia, Yuyu et.al. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka, 1993. Yulia, Yuyu dan B. Mustafa. Materi Pokok Pengolahan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka, 2007. Yulia, Yuyu dan Janti Gristiawati Sujana, Pengembangan Koleksi. Jakarta: Universitas Terbuka, 200
WAWANCARA PENGADAAN BAHAN PUSTAKA JURNAL PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PROF. DR. HAMKA
Nama Informan 1 (satu) : Luthfan Zulwaqor S.IP Jabatan
: Pengenbangan Koleksi
Nama Informan 2 (dua) : Difa Anumarta Jabatan
: sekretaris dan bendahara
1. Bagaimana metode pengadaan pustaka khususnya jurnal ilmiah di perpustakaan ini? Informan 1 : Perpustakaan kami,dalam metode pengadaanya seperti perpustakaan perguruan tinggi yang lainnya ada pembelian,hadiah,tukar menukar,pinjaman,tapi untuk metode pengadaan jurnal ilmiah kita hanya memiliki dua metode pengadaan aja,metode pengadaan pembelian, metode pengadaan hibah. Informan 2 : Walau hanya memiliki dua metode pengadaa, kami memiliki jumlah jurnal yang banyak sampai 291 judul jurnal ilmiah. Berharap dapat meningkatkan jumlah koleksi perpustakaan, namaun terarah dan terseleksi dengan baik,biar tidak asal numpuk dirak tanpa adanya penyeleksian,alat seleksi yang kami gunakan biblografi dan catalog penerbit.
2. Siapa yang berperan dalam penyeleksian jurnal dan bagaimana cara penyeksian? Informan 2 : penyeleksian jurnal dilakukan dengan seksama,yah semua berperan penting baik dari pihak lembaga kampus dalam hal ini kabag teknis atau pustakawan sendiri,di awali dengan pengisisan formulir lalu kita sepakati melalui rapat anggota yang diadain tiap semester atau pertahunnya ,rapat anggota ini membicarakan kelengkapan jurnal baik dari seri,tahun terbit dan judul 3. Bagaimana pengadaan jurnal pada metode pembelian? Informan 2 : Klo pembelian kita paling senang, soalnya kita dapat memilih secara langsung koleksi yang diperlukan tapi tetap berpedoman kepada pemakai atau buku induk jurnal disana kita bisa lihat jurnal berdasarkan judul dan serinya,cara pembelian kita ada dua cara langsung kepada penerbit dan melalui penyalur / agen biasanya ada yang datang keperpustakaan menawarkan jurnalnya, jumlah jurnal pembelian sebanyak 63 melalui agen dan langsung kepenerbit 4 jurnal, jadi kita memiliki 67 jurnal pembelian” 4. Bagaimana proses pengadaan tersebut? Informan 2 : Sebelumya kita adain rapat untuk memutuskan buku atau jurnal apa yang harus dibeli, ada jurnal yang kita bayar telebi dahulu atau DP dan selama satu tahun kemudian datang jurnal tersebut seri demi seri sampai jangka satu tahun, untuk jurnal pembelian biasanya kita memeperhatiaknan dari daftar pesanaan biar tidak banyak keliru judul mana yang sudah dipesan dan belum dipesan tentunya dilihat dari tahun terbitnya atau serinya,biasanya dari rapat tadi kita peroleh mana jurnal yang harus dibeli beserta biaya yang harus dikeluarkan.lalu
keputusan rapat kita ajukan kepada warek(wakil
rektor) bagian akademik untuk menyetujui usulan tersebut.yah kita hanya iktiar saja
keputusan ada pada pihak akademik.karena klo berbicara pengadaan pembelian harus disiapkan anggaran yang cukup 5. Bagaimana dengan anggaran? Informan 2 : Anggaran untuk pengadaan jurnal sudah tersedia dari akademik bag keuangan sesuai dengan RAPB, tapi tidak cukup,harga jurnal ilmiah internasional sangat mahal,seperti jurnal ELT Issu pernerbit oxfort ada yang mencapai juta-an.tapi itu bisa kita atasilah masalah anggaran soalnya kita kan punya semacam uang kas yang diperoleh dari denda(satu hari keterlambatan dikenakan biaya 2000 rupiah ) keterlambatan pengembalian buku dan sisa anggaran sebelumnya. 6. Bagaimana pengadaan jurnal pada metode Hibah? Informan 2 : Klo hibah sama dengan pembelian tadi yang saya jelasin dua cara juga, dengan permintaan dan tanpa permintaan,perbedaannya Cuma dengan permintaan kita harus melalui prosedur tertulis atau sering dibilang surat permohonan, surat itu dituju kepada lembaga-lembaga yang kita inginkan atau fakultas-fakultas kampus lain yang membuat penelitian ilmiah yg dimuat kedalm jurnal, makanya jumlah jurnal hibah ini sangat banyak dari jurnal yang lainnya sampai 224 jurnal ilmaih”. 7. Bagaimana proses pengadaan tersebut Informan 1 : Tapi biasanya dari fakultas-fakultas atau lembaga kemuhammadiayahan memberikan cuma-cuma tanpa adanya surat permintaan, terkadang hanya telat atau lupa dalam pemyerahan jurnal-jurnal penelitian mereka, maka kita hanya memberikan memo hanya utnuk mengingatkan karena itu sudah menjadi simpanan wajib bagi perpustakaan kami. penyeleksian juga tidak terlalu sulit hanya dalam lingkup pustakawan saja dalam hal ini kerjaan saya sebagai pengolahan,yang tentunya disesuaikan dengan kesepakatan
rapat anggota, bertujuan rapat apakah jurnal ini layak atau tidak kami display jadi tidak sembarangan terima sebelum kita sepakati bersama.klo asal terima-terima saja bisa numbuk dan makan tempat koleksi. 8. Apa saja kendala pengadaan untuk metode-metode tersebut? Informan 2 : Klo bicara kendala yah umum seperti anggaran apalagi saat kita ingin membeli jurnal ilmiah yang internasional.tapi itu bias kita atasilah masalah anggaran soalnya kita kan punya semacam uang kas yang diperoleh dari denda keterlambatan pengembalian buku dan sisa anggaran sebelumnya. Ditambahkan oleh informan lain Informan 1 : Pernah waktu itu pesan sama agen,pembayaran sudah kami lunasi tetapi jurnal tidak datang tepat waktu,jadi banyak mahasiswa yang Tanya-tanya jurnal yang sudah mereka pesan
LOGO FAKULTAS
MANUAL PROSEDUR PENGADAAN BUKU
PERPUSTAKAAN
Masukan dari pengguna (doden/penel iti/ma has iswa)
Disetujui oleh Penanggung Jawab
Menyiapkan kartu/formulir o/ bag. Pengadaan
Ka
rtu/formulir disusun berdasarkan a bjad/pen ga ran g/penerbit
Buat daftar pesanan
Men
ghubungi PenerbiUagen/toko melalui interneUtelp
f,fienyerahkan bahan/formulir peaanan -*-r-"
Cek buku yang dipesan
TIDAK
-=-+ r
tr
Buku datano
q
'!
:
l
Dikembalif,an kc penerbit
Tanda terlmalinvoice
I
I
l
FLOWCHART SELEKSI& PENGADMN KOLEKSI UPT PERPUSTAKMN UHAMKA
SEBARMN TORM USULAN KOLEKSI KE FAKULTAS Endang, Satimo, Muhidin, Latifah
BUAT DATTARSEMENTARA PENGANAAN Danang, Latifah
CEKDI LONTAR Latjfah, Danang, Aam, Satimo, Endang
BUAT DAITAII PESANAN KE PENERBIT Aam, Danang, Latifah
PESAN KE PENERBIT/ AGEN Aam, Satimo, Endang.
GANTI OLEH JUDUL BARU DG SUBYEK YG SAMA Aam
CEK KESESUAIAN KOLEKSI YANG DATANG DENGAN FAKTUR &
'
DAFTARPESANAN Latifah, Danang
KI,AIM KE PENERBIT
'Aam, Satimo, Endang
II{VENTARISIR HA.RGA DG DAFTAR PESANAN Latifah, Danang
DISTRIBUSIGI'I KOLEKSI KE TIAP lGl,,lPUS Ufirfr tbila, Latifgh, Danang
AS
i,3
-'i
TglEfektif
PROSEDUR PENGADAAN BUKU
: 1 Juli2009
No Dokumen : SOP-72 No
Revisi
: 00
Ruang Lingkup : Mulaimengumpulkan katalog penerbit sampaipemesanan buku
DOK./CAT.
AKTIVITAS
KETERANGAN
IT'IUTU
f;'Tal l-t"r, p"rsr,rr. tr* I ! ru-pps-nor I Dafrarpengadaan_ I I xotetE upt l' I Perpustakaan uHauxn It ru-ees-ooz z^.1
| I
I
I
Seleksi bahan perpustakaan bisa berdasa*an kebutuhan pengajuan buku dari Fakultas atauoun permintaan pengadaan buku sebelumnya yang belum terpenuhi
Surat permohonan DaFar pengadaan koleksi UPT Perpustakaan UI-IAMKA FM.PPS.OO2
Membuat permohonan dana pengadaan buku
r---l
I-
I
I
surat oermorronan
Dafiarpengadaan
upr ru-pps-ooz
I
I I
xotetsi LJ I Perpustattaan UMMKA I
I(----.,._<
Pertimbangan waktu, tempat, sasaran, biaya, pelaksana
pamelan.
I
koleksi
Surat disposisi
FIII.BAUK{Os
Halaman:
Disetujui
01n2
"-.? a'
,l
:
Diketahul:
rl lkru 'Kefarmos-ron
lndonesia
Asean l
4arl.etig Jotrrnal
*
&
milndln I.rrU rEErrL 13:00 slrDilnr ,rr (l clElul I
TI|EEAL
I !
mandln
o2lorfis
urrsr
ntrAl. Lot^ltr
to- iEqfD {6t2
rrlc r--itI:-LE i.:i;-l
lllll:.
:,rd:'.'
lo. rEmD $5{
otll :
-!-
,E-_
,r{Ixx
;rt
I|lEFEt !/tf,t
3tf: xAtrulr tutl: rD. iE: t000021!rcoffi lrf: i,x txt rtlt: --=ll-.--_.= - UETEISIr lr trD E. lEt: un0m2t9
.
'ir[
ITrIU TEISXAL 13:01 slrDlot^ xr Cl ciloriI^ I
o2lorlL
rAn
ro. lEr: 1 tilll: lt.
[email protected]
{0t,000.00
IATAF:TT?H TCSI If,I 5EU6Ar
TTiliETL
sllorAt
TBIITTT
slrauu
t?202
r.fiAst rr (l c ErilI m. rBootD
1
{655
rplFFEt -: tmnr ilX:
nJltl
:
Ilila: ro. f,,s: goeooatnoofi Gr,x: t !I t!tr iln: IEo 4trlE E rr. rE: 0afntl'o!
.';r]:li:,::r.::. 1:i-.i:'.::.
i
ll0.
-
:;;iiiitl,,
;;ri:.!i-.rr.:.1: a-: r>-?-:li- i::r:
ffi#i',:,,, dl
_
tE: I
fimr TtfirFEl
rmir : rr. 210.000.00 mr t srx rEIt IE sEtc^r arrl Turl3Fa,
..::
Oxford Journal Online
i Oxford University Press (OUP) publishes the highest quality joumals and delivers this research to the widest possible audience- We achieve this by working closely with our society partners, authors, and subscribers in order to provide them with publishing services that support their research needs.
URL
http://www.oxfordogmalsorg/our joumals/
Harga
$ s,2so
Manfaat
Akses full text dari tahun 1996
subject
.
. . . r . .
-
.
.
terbaru, terhadap 250+ Title ,meliputi multi
Medicine Life Science
Mathematics & Physical Science
Humanities Social Sciences
Syarat-dan Ketentqan:
. ." .
Periode Berlangganan calendar Year (1 January 2015 - 31 December 2015) Unlimited User dengan menggunakan IP Address Bisa downbad dalam PDF Alcses kepada seluruh user dalam Institusi yang melanggan
I
iCtoup 1a5;" P.66a
6a
GajehMadeIowcrtSfborr06,JtGddrM.d.No'19-26,rrlarr. lO13Ohdon dr(f,hO2t{rSS3{nG) Unh 2qr3A 20rlF, Carrcrmy ary phra [ 4S9 Hcnncsy Roa{, Causany !ay, Hrong long
*lisre,u*
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Chalilul Rachman Peneliti lahir di Jakarta 12 juli 1989, anak pertama dari satu bersaudara dari Bapak Fathulloh dengan Ibu Tuti. Peneliti bertempat tinggal di Jl. Belimbing 3 Rt 10 RW 01 Kecamatan Jagakarsa Kelurahan Jagakarsa. Menyelesaikan pendidikan dasarnya di MIN 8 Srengseng Sawah Jakarta Selatan. Melanjutkan sekolah menengah pertamanya di Ponpes AL-HAMIDIYAH Depok, Lalu melanjutkan sekolah menengah umumnya di MAN 7 Jakarta, dan pendidikan S1 pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Jakarta. Menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsi berjudul “Pengadaan Koleksi Terbitan Berkala jurnal ilmiah di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Prof.DR. HAMKA”.
Melaksanakan KKN (Kuliah Kerja Nyata) selama satu bulan penuh di Batutulis Bogor Jawa Barat desa Gombong Ciburayut dan mengikuti organisasi karang taruna remaja. semasa kuliah peneliti melaksanakan PKL di Perpustakaan Sekolah Tinggi Abdi Negara (STIP-AN) dan magang di Perpustakaan Universitas Prof. Dr. HAMKA Limau, Jakarta Selatan.
