Penerapan Total Quality Management (TQM) pada Institusi Pendidikan (Suatu Konsekuensi Otonomi Daerah)
Oleh
Juhaiti Yusuf, M. Ag. Dosen Fakultas Tarbiyah IAIN Raden Intan Lampung
Abstract Total Quality Management (TQM) is a people focused-management system that aims at enhancing a sustainable costumer satisfaction. There are four main fields of education that possibly apply certain principles of TQM : the function of administration, TQM interaction with curriculum, applying TQM within teaching method, and applying TQM for managing research activities.
Kata Kunci: Total Quality Management, Organisasi, Kurikulum
A. Pendahuluan Globalisasi yang melanda negara kita secara cepat membuka cakrawala baru bagi management di Indonesia, tidak luput juga manajemen institusi pendidikan, yang semula hanya tertuju pada lingkungan domestik (domestic environment) dan harus terbuka ke lingkungan global (global environment). Keadaan ini memaksa manajemen untuk melakukan rekayasa ulang terhadap manajemen yang selama ini digunakan untuk menghasilkan produk didalam lingkungan global. Seperti sekarang ini, masyarakat telah mengalami perubahan pesat, baik dalam tuntutan mereka maupun cara mereka memenuhi tuntutannya. Oleh karena itu, untuk dapat bertahan hidup dan
berkembang dalam lingkungan yang telah berubah ini, manajemen parlu mengubah paradigma agar sikap dan tindakan menjadi efektif. Era ini ditandai dengan meningkatnya proses pluralisme, yang menjadikan pusat tidak dapat lagi mamapu mengendalikan semua urusan. Era ini menjadikan lingkungan yang turbulen. Pemusatan pengambilan keputusan ditingkat pusat tidak lagi efektif, dengan semakin turbulennya lingkungan memerlukan kecepatan respon terhadap setiap perubahan yang terjadi. Kondisi ini dapat dilakukan jika organisasi didesentralisasi sedemikian rupa, sehingga wewenang pengambilan keputusan berada dipimpinan
yang dekat dengan lingkungan yang dihadapinya dalam era ini
masyarakat memegang kendali, manajemen harus mengubah jalan pikiran kelogika yang dipakai oleh masyarakat. Hal tersebut sejalan dengan isi UU no. 22 tahun 1999, yaitu: otonomi daerah adalah kewenangan daerah otonomi
untuk mengatur dan
mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakasa sendiri berdasarkan asfirasi masyarakat sesuai dengan peraturan perundang-undangan (UU no. 22 tahun 1999, pasal 1 huruf h ). Oleh sebab itu untuk mewujudkan tuntutan masyarakat dalam lingkungan yang turbulen dan sekaligus menjawab tuntutan masyarakat dalam menempuh pendidikan saat ini, makamanajemen harus memperhatikan kualitas pendidikan. Tulisan ini mencoba mengadofsi teori Total Quality Management (TQM) yang selama ini hanya dipahami dan dikembangkan oleh manajer-manajer daalam dunia bisnis agar dapat diterapkan dalam dunia pendidikan.
B. Filosofi Total Quality Manaagement (TQM) Pada awal dekade 1990-an, kita mulai melihat perubahan-perubahan dalam filosofi manajemen mengenai bagaimana bekerja dan membuat pertimbangan. Mulai ada pergerakan ke arah manajemen berdasarkan metodologi daripada sekedar manajemen berdasarkan tujuan. Singkatnya, ini berarti para manajer lebih memutuskan perhatian pada perbaikan cara-cara pekerjaan diselesaikan, bukan sekedar perhatian pada apa yang diselesaikan, bukan sekedar perhatian pada apa yang diselesaikan. Lingkungan organisasi banyak mengalami perubahan dramatis dalam dua dasawarsa terakhir. Dinamika yang berlangsung cepat dan terus menerus ini memunculkan banyak konsep, pendekatan dan strategi manajerial untuk meresponnya menarik untuk ditelaah, ternyata ada dua macam pola penamaan diantara konsep, pendekatan, maupun strategi yang berhasil meraih “popularitas” tinggi ( Handoko, H, Tjiptono, F, 1997). Dalam dunia praktik kualitas, system operasi yang berbasis matriks perlu ada yang menghubungkan satu bagian organisasi kebagian lain, dan sampai tingkat tertentu, tekhnologi memberikan konsistensi dan komunikasi yang dibutuhkan. Ketika hal tersebut dilakukan, maka kualitas secara berangsur-angsur akan membaik, dan kita sepakat bahwa kualitas ditentukan oleh pengguna produk yaitu masyarakat.
Kualitas
adalah
paduan
sifat-sifat
produk
yang
menunjukan
kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan pelanggan langsung atau tidak langsung, baik kebutuhan yang dinyatakan maupun yang tersirat masa kini dan masa depan (Tampubolon, 2001: 108). Total Quality Management (TQM) adalah suatu system manajemen yang berfokus kepada orang yang bertujuan untuk meningkatkan secara berkelanjutan
kepuasan masyarakat (cuctomer) pada tingkat biaya sesungguhnya yang secara berkelanjutan terus menurun (Mulyadi, 1998: 10). TQM merupakan pendekatan system secara menyeluruh (bukan suatu bidang atau program terpisah) dan merupakan bagian terpadu strategi tingkat tinggi. Sistem ini bekerja secara horizontal menembuns fungsi, melibatkan semua sumber daya manusia, dari atas sampai bawah, meluas ke hulu dan ke hilir. Mencakup mata rantai input dan output serta pengguna.
C. Implementasi TQM dalam Managemen Institusi Pendidikan Berdasarkan GBHN 1993 TAP MPR No. II/MPR/1993 dan KPPT JP 19962005, bahwa institusi pendidikan adalah tempat meningkatkan kualitas manusia Indonesia, yaitu manusia yang beriman dan bertakwa terhadap tuhan yang Maha Esa, peduli pekerti luhur, berkpribadian, mandiri, maju, tangguh, cerdas, kreatif, terampil, berdisiplin, beretos kerja, profesional, bertanggung jawab dan produktif serta sehat jasmani dan rohani. Sesungguhnya institusi pendidikan ibarat industry jasa – seperti rumah sakit, hotel, biro perjalanan, konsultan atau lain-lain yang bergerak dalam pelayanan pendidikan yang bertujuan untuk peningkatan sumberdaya manusi, Sesuai kebutuhan masyarakat. Dalam hubungan dengan pelayanan (jasa) sumberdaya manusia sangat menentukan, di samping keahlian dan keterampilan (skill) dari pendidikan yang bersangkutan, meskipun, banyak variabel yang mempengaruhi kualitas lulusan, pendidikan mempunyai andil dan tanggungjawab yang cukup besar terhadap kualitas tersebut. Lulusan merupakan produk yang sangat penting, bahkan dapat dikatakan tujuan utama pendidikan, karena bersifat generatif. Dikatakan generatif karena melalui lulusan lah jasa-jasa.
Pendidikan disebarluaskan, dikembangkan, serta dilestarikan dalam dunia kaerja dan masyarakat. Dikatakan aplikatif, karena dengan lulusanlah yang mengaplikasikan jasa-jasa pendidikan kedalam dunia kerja, sehingga hasilnya dapat dinikmatioleh individu dan masyaraka, sehingga jasa-jasa itu juga berkembang dan mutu kehidupan meningkat. Untuk dapat menerapkan TQM harus memperhatikan pilar TQM dalam sebuah organisasi, yaitu produk, proses, organisasi, pemimpin, dan komitmen (Creech dalam Fandy, 1999). Menurut Harbert ada empat bidang utama dalam pendidikan yang dapat mangadopsi prinsip-prinsip TQM. Pertama penerapan TQM untuk meningkatkan fungsi-fungsi administrasi dan operasi secara keseluruhan. Kedua mengintegrasikan TQM dengan kurikulum. Ketiga, Penggunaan TQM dalam metode pengajaran di kelas. Dan keempat, menggunakan TQM untuk mengelola aktivitas riset (Sarwono, S.S & Sudarsono, 1997). Upaya perbaikan kualitas secara berkesinambungan dalam pendidikan harus menggunakan pendekatan sistem terbuka atas fungsi pendidikan – student learning. Ada tiga komponen besar yang menentukan, yaitu, input, proses transformasi, dan out put. masukan (input) pendidikan. Masukan dalam dunia bisnis merupakan hal yang sangat vital, oleh sebab itu institusi pendidikan dalam hal masukan harus memperhatikan secara sungguhsungguh, karena masukan sangat mempengaruhi yang taraf selanjutnya pada hasil. Input dalam institusi pendidika yang sangat vital adalah input sumber Daya manusia – dosen (guru), staf administrasi, dan teknis, serta calon mahasiswa (siswa). Untuk mendukung penerapan TQM, proses input dosen (guru), staf adminitrasi dan teknis
harus berangkat dari job analisis – gambaran pekerjaan yang dibutuhkan – dan job spesifikasi – gambar kualifikasi orang yang akan mengerjakan pekerjaan. Seleksi calon mahasiswa (siswa) merupakan suatu sistem yang harus mempunyai landasa yang cukup dipandang dari segi akademik, ekonomi, pendidikan, maupun psiko-sosial. 1.
Proses Transepormasi Sistem dan proses produksi secara keseluruhan dan terpadu menjadi pusat
perhatian dalam penantuaan kualitas (quality). Karena seluruh sistem dan proses serta produk harus memenuhi kebutuhan para pelanggan – mahasiswa (siswa), masyarakat dan dunia kerja. Sebagai salah satu bentuk produk (jasa) yang melibatkan interaksi yang tinggi antara pelayan – institusi pendidikan – dengan pemakai jasa – mahasiswa (siswa), terdapat lima dimensi pokok yang menentukan kualitas institusi pendidikan, antara lain: pertama, keandalan (realibity), yakni kemampuan pelayanan yang dijanjikan dengan segera / tepat waktu, akuran dan memuaskan. Seperti, kurikulum yang benar – benar sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan keterampilan, profesi, dan dunia kerja. Proses pembelajaran langsung lancar, penilaian yang fair dan bimbingan terlaksana dengan baik, kedua, daya tangkap (responsiveness), yaitu kemauan/ kesediaan para staf untuk membantu para pelanggan dan memberikan pelayanan dengan tanggap. Ketiga, jaminan (assurance), mencakup pengetahuaan, kompetensi, kesopanan, respek terhadap pelanggan, dan sifat dapat dipercaya yang dimiliki para staf. Keempat, empati, meliputi kemudahan dalam melakukuan hubungan, komunikasi yang baik, perhatian pribadi, dan memahami kebutuhan para pelanggan. Kelima, bukti langsung (tangibles), meliputi fasilitas fisik, pelengkap,staf pengajar, karyawan dan sarana komunikasi.
2.
Hasil (out put) Out put (lulusan) merupakan ukuran parsial dari produk sebuah institusi
pendidikan, namun demikian parameter yang dapat digunakan adalah seberapa besar penguasaan materi program studinya, seberapa lama mahasiswa/siswa menyelesaikan studi, seberapa banyak lulusan yang diterima oleh skor dunia kerja, serta adakann pelecehan atau penolakan terhadap lulusan oleh institusi lain. Oleh karena itu, dalam meningkatkan kualitas pendidikan tidak boleh terlepas dari prinsip yaitu berfokus pada pelanggan, baik pelanggan secara langsung maupun tidak langsung.
D. Kesimpulan Implementasi TQM dalam dunia pendidikan merupakan suatu hal yang sangat memikat, karena pencapaian kualitas yang bersinggung gengan sistem, proses dan yang terpenting out put. Akan tetapi untuk mengimplementasikan TQM tersebut sangat mengikat, dalam arti luas adanya komitmen sebagai konsekuensi implementasi TQM yaitu; menurut perubahan dan perombakan fundamental atas budaya organisasi tradisional. Disamping itu komitmen dan totalitas yang dituntut dalam implementasi TQM harus sungguh – sungguh direlisasikan sumber daya manusia sebagai komponen vital dalam pendidikan juga patut mendapat perhatian dan perlakuan sebagai mana yang dituntut dalam TQM, kerja sama lintas fungsional, pebedayaan dan keterlibatan dan semua staf, manajemen partisipatif, tersedianya saluran komunikasi yang efiktif dan sebagainya .
Daftar Pustaka Fandy Tjiptono, Aplikasi manajemen Kualitas, Usahawan, No.11/TH.XXV11, 1999, Handoko, H & Tjiptono F, Kepemimpinan Transformasional dan Manajemen Sumber Daya Manusia dalam lingkungan Organisasi TQM, 1997. Mulyadi, Total Quality Management, Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada, 1998. Sarwono S.S, Sudarsoso, Konsumen dan Total Quality Management, 1997. Tampubolon, Daulat, Perguruan Tinggi Bemutu, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2001. UU No.22 Tahun 1999, tentang Otonomi Daerah.
