PENERAPAN SOFT SYSTEM METHODOLOGY DAN COSTUMER RELATIONSHIP MANAGEMENT DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS PUSKESMAS (STUDI KASUS : Puskesmas Bojongasih) Yusi Yustaviani Aryanti, R.Reza El Akbar, Rahmi Nur Shofa Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Siliwangi ABSTRACT Technology development is rapid more and more along with period development which gives impact to government which competes day by day to use information system in its business process. One of technology and information system implementation is the using of patient information system in patient-passing and patient-nursing data processing. The centre of public health Bojongasih has medical treatment facility included patient-nursing for motherbearing child. However, some handicaps such as recording, patient-nursing and patientpassing data processing, medical recording and referencing are often blocking treatment to the patient. Along with some handicaps, the centre of public health Bojongasih hopes every handicap about recording, patient data processing, and medical recording can be minimized then. In reaching a goal of organization and a development of medical-recording system development, the centre of public health Bojongasih uses Soft-System Methodology (SSM) which is focused to create activity system and human relationship in organization to reach the goal. Meanwhile, in customer side, to increase the service to consumer is used Costumer Relationship Management approach, which explains the steps in consumer serving development. The result of this system development is medical record application that can make the handicaps process of medical record easier. Keyword : SSM, CRM, Medical Record ABSTRAK Perkembangan teknologi semakin pesat seiring dengan perkembangan zaman yang memberikan dampak pada perusahaan yang semakin hari semakin berlomba untuk menerapkan teknologi dan sistem informasi dalam proses bisnisnya. Salah satu contoh penerapan teknologi dan sistem informasi dalam perusahaan yaitu penggunaan sistem informasi pasien dalam pengolahan data pasien rawat jalan dan rawat inap. Puskesmas Bojongasih memiliki fasilitas pengobatan termasuk salah satunya adalah rawat inap untuk pasien melahirkan. Hanya saja, beberapa kendala seperti pencatatan dan pengolahan data pasien rawat inap serta rekam medis dan juga rujukan menghambat proses pelayanan terhadap pasien. Dengan berbagai permasalahan yang telah disebutkan, maka Puskesmas Bojongasih mengharapkan masalah-masalah terkait pencatatan dan pengolahan data pasien serta rekam medisnya dapat diminimalisasi sehingga tidak menghambat pelayanan terhadap pasien. Dalam mencapai tujuan organisasi dan pengembangan sistem rekam medis, Puskesmas Bojongasih menggunakan metode Soft System Methodology (SSM ) yang terfokus untuk menciptakan sistem aktivitas dan hubungan manusia dalam organisasi dalam rangka mencapai tujuan bersama. Sedangkan dari segi kostumer, yaitu dalam rangka peningkatan pelayanan terhadap konsumen digunakan pendekatan Costumer Relationship Management (CRM) yang akan menjelaskan langkah-langkah dalam peningkatan pelayanan konsumen. Hasil dari pengembangan sistem ini yaitu berupa aplikasi rekam medis
yang akan mempermudah proses pencatatan rekam medis di Puskesmas Bojongasih. Kata Kunci : SSM, CRM, Rekam Medis
1
I. PENDAHULUAN Puskesmas Bojongasih memiliki fasilitas pengobatan termasuk salah satunya rawat inap untuk pasien melahirkan. Hanya saja, beberapa kendala seperti pencatatan dan pengolahan data pasien rawat inap serta rekam medis menghambat proses pelayanan terhadap pasien. Dengan berbagai permasalahan yang telah disebutkan diatas maka Puskesmas Bojongasih mengharapkan masalah terkait pencatatan dan pengolahan data pasien serta rekam medisnya dapat diminalisir sehingga tidak menghambat pelayanan terhadap pasien. Dalam mencapai tujuan organisasi, digunakan metode Soft System Methodology (SSM ) yang terfokus untuk menciptakan sistem aktifitas dan hubungan manusia dalamm organisasi dalam rangka mencapai tujuan bersama. Sedangkan dari segi kostumer, digunakan pendekatan Costumer Relationship Management (CRM). Oleh karena itu, penelitian ini akan mengkaji topik Sistem Informasi Pendataan pasien puskesmas dengan judul “Penerapan Soft System Methodology dan Costumer Relationship Management Dalam Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Puskesmas.” Dalam penelitian ini dibatasi permasalahan yang akan dibahas sebagai berikut: 1. Tempat studi kasus pada penelitian ini adalah Puskesmas Bojongasih, yang berlokasi di Desa Bojongasih Kecamatan Bojongasih Kabupaten Tasikmalaya. 2. Penelitian dan pembahasan dikhususkan untuk pencatatan dan pengolahan data pasien rawat inap, rekam medis dan biaya pengobatan pasien di Puskesmas Bojongasih. Adapun tujuan penelitian yang ingin dicapai adalah : 1. Mengembangkan aplikasi rekam medis yang sudah ada dengan menerapkan SSM dan CRM 2. Menjelaskan kekurangan pada aplikasi rekam medis sebelumnya sehingga menjelaskan solusi yang diambil dari kekurangan yang timbul pada aplikasi rekam medis sebelumnya Manfaat penelitian ini adalah bagi Puskesmas Bojongasih, dapat memberikan solusi dalam penanganan pendataan dan pencatatan rekam medis pasien rawat jalan ataupun rawat inap yang mencakup data-data
pasien seperti identitas, catatan penyakit, terapi dan obat yang diberikan. Hal ini akan mempermudah dalam pencatatan laporan bulanan yang terdiri dari beberapa jenis. Manfaat CRM pada penelitian ini adalah untuk meningkatkan nilai perusahaan atau institusi di mata konsumen. Sedangkan manfaat dari SSM adalah untuk menghasilkan strategi pemecahan masalah. I. LANDASAN TEORI Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Peraturan Menteri Kesehatan no. 269 tentang Rekam Medis ) Menurut Checkland (Sa’mun Jaja R, 2008) Soft System adalah proses penelitian sistematik yang dalam pelaksanaannya menggunakan model-model sistem SSM diperkenalkan oleh Peter Checkland pada akhir tahun 1960 di Universitas Lancaster, Inggris. Awalnya SSM berperan sebagai alat pemodelan, tetapi kemudian menjadi alat pembelajaran dan pengembangan. Walaupun sebagai model pengembangan, model-model tersebut tidak seharusnya mepresentasikan “real worlds”, tetapi dengan menggunakan aturan dan dasar-dasar sistem memungkinkan anda untuk menstrukturkan ide-ide anda tentang real world. Model-model tersebut tidak deskriptif ataupun normative, kemungkinan model tersebut memuat keduanya. (Jesper Simonsen, 1994)
Gambar 1 SSM (Checkland 1990) CRM merupakan bagian dari evolusi pemikiran yang dimulai dengan Enterprise Resource Planning (ERP) pada tahun 1990-an. ERP memaksa semua sumber dalam perusahaan untuk bekerja dalam satu sistem 2
bisnis. ( Roger Baran, Christoper Zerres & Michael Zerres, 2014) II. METODOLOGI 3.1. Tahapan Penelitian
Pengumpulan Data Analisis Sistem dengan metode SSM Menganalisis kebutuhan pengguna Pengembangan sistem dengan pendekatan CRM Evaluasi
Bagian Obat) Pendaftaran pasien→Rekam medis pemeriksaan pasien Weltanschauung Rekam medis sebagai arsip catatan medis pasien yang akan digunakan sebagai dasar dalam pemeriksaan dan penanganan Owner Kepala UPTD Puskesmas Bojongasih Environmental Standar pendaftaran Constrains yang berbelit-belit 4. Mengembangkan Model Konseptual (Conceptual Models Of Systems Described In Root Definitions) Transformation
Rancang Sistem Secara Terperinci dan Implementasi Sistem
3.2. Soft System Methodology (SSM) 1. Mengenali Situasi Permasalahan tidak berstruktur (Situation considered problematic) 2. Mengungkap Situasi Permasalahan (Problem Situation Expressed)
Gambar 2 Rich Pictures 3. Merumuskan (formulasi) definisi dasar (Root Definition Of Relevant Systems) Tabel 1 CATWOE Elemen Deskripsi Proses Costumer Pasien Actor Petugas Puskesmas (Bagian Pendaftaran, Bagian Pemeriksaan/Poli,
Gambar 3 Activity Model 5. Membandingkan Model Dengan Realita (Comparison Of Models And Real World) Tabel 2 Matriks Perbandingan Model Konseptual dengan Dunia Nyata N Aktivitas Apakah Rekomendas o dilakuka i n didunia nyata 1. Pasien ya Jika pasien membawa tidak kartu memiliki kunjungan kartu kunjungan maka pasien diharuskan membawa kartu identitas lain. 2. Pasien Ya melakukan 3
5.
Pasien Ya menerima kartu rekam medis Pasien Ya melakukan pengambilan obat Menyerahka Ya n kembali kartu rekam medis
6.
-
-
Pasien diberikan kartu kunjungan yang akan dibawa saat pasien kembali berobat. 6. Determinasi Kebutuhan dan Perubahan yang memungkinkan 7.Pembuatan Perubahan untuk Meningkatkan Situasi Proses implementasi ini mencakup sejumlah langkah : 1) siapa yang akan bertanggung jawab dalam aksi, 2) dimana dan kapan aksi itu akan dilaksanakan, 3) bagaimana dengan timetable.
Bag. Obat
Poli
Pendaftaran
Pasien
7.
Pendaftaran
Pasien akan diperiksa di poli sesuai dengan gejala penyakit yang diderita
Membawa kartu kunjungan atau identits lain
Menerima kartu rekam medis
Memberikan kartu rekam medis ke Bagian Poli
Menerima kartu rekam medis dan resep obat
Menyerahkan resep
Menerima obat
Memberikan kartu rekam medis dan mengarahkan ke poli
Menyerahkan kartu rekam medis
Menerima kartu rekam medis
Menerima kartu rekam medis
Melakukan pemeriksaan dan pemberian resep obat
Menerima kartu kunjungan
Memberikan kartu kunjungan
Memberikan kartu rekam medis
Menerima resep obat
Memberikan obat
Gambar 4 Swimlane sebelum penerapan sistem
Poli
4.
-
Bag. Obat
3.
Pasien
pendaftaran pemeriksaan Pasien Ya diberikan kartu rekam medis Pasien Ya melakukan pemeriksaan
Membawa kartu kunjungan atau identits lain
Input Data Pasien
Menerima obat
Sistem Informasi Puskesmas
Input Hasil Pemeriksaan dan Resep Obat
Informasi Resep Obat
Memberikan obat
Gambar 5 Setelah Penerapan Sistem 3.3. Costumer Relationship Management (CRM) CRM digunakan untuk memperjelas pelayanan terhadap pelanggan dengan 3 tahapan dan strategi serta uraian mengenai strategi yang akan dilakukan. Untuk lebih jelasnya, tahapan CRM dalam proses pendaftaran pemeriksaan pasien sampai pembuatan rekam medis pasien di Puskesmas Bojongasih, terlihat pada table CRM dibawah ini : Tabel 3 Costumer Relationship Management TAHAPAN STRATEGI URAIAN Mendapatkan Penyuluhan Masyarakat pelanggan baru tentang sering kali (Acquire) pentingnya menganggap kesehatan sepele dan terhadap mendapat penyakit, pelayanan dengan sikap kesehatan di seperti ini Puskesmas maka pasien yang datang untuk mendapatkan pelayanan kesehatan sangat sedikit. Penyuluhan tentang bagaimana bahaya suatu penyakit bila tidak ditangani maka akan timbul minat agar masyarakat mau memeriksaka 4
n keadaan mereka. Tentunya dengan pengarahan berobat ke Puskesmas. Meningkatkan Meningkatk Disediakan hubungan an fasilitas dengan pelayanan konseling pelanggan yang terhadap untuk pasien telah ada pasien yang dengan (Enchance) telah kategori terdaftar penyakit tertentu seperti TBC, Hipertensi dan lainnya. Dimana pasien dapat berkonsultasi tentang perkembanga n penyakitnya. Mempertahank Meningkatk No Pelayanan an Pelanggan an terhadap (Retain) pelayanan pasien dapat terhadap dilakukan pasien dengan beberapa cara seperti penambahan jumlah pegawai, peningkatan jumlah fasilitas, dan juga mempermud ah proses pendaftaran hingga pemeriksaan.
2.3. Pembangunan Sistem 1) Spesifikasi Perangkat Lunak untuk
membangun aplikasi rekam medis adalah : Tabel 4 Spesifikasi perangkat lunak
No
Nama Komponen
1
Sistem Operasi
2
Aplikasi Pemrograman
3
Aplikasi Basis Data
Spesifikasi Microsoft Windows 7 Microsoft Visual Basic 6.0 phpMyAdmin 3.3.9, dan mysqlconnector-odbc5.1.6
4
Aplikasi Laporan
Crystal Report 8.5
2) Spesifikasi Perangkat Keras yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi rekam medis ini adalah : Tabel 5 Spesifikasi perangkat keras
Nama Komponen 1
Sistem Operasi
2
Aplikasi Pemrograman
3
Aplikasi Basis Data
Spesifikasi Microsoft Windows 7 Microsoft Visual Basic 6.0 phpMyAdmin 3.3.9, dan mysqlconnector-odbc5.1.6
4
Aplikasi Laporan
Crystal Report 8.5
3) Diagram Konteks Bagian Pendaftaran
Hak Akses Informasi Poli Informasi Pasien Informasi Penyakit Informasi Kunjungan Informasi Penanggung Jawab Informasi Kamar Laporan Bulanan Penyakit
Nama Pengguna Kata Sandi Data Poli Data Penyakit Data Pasien Data Kunjungan Data Penanggung Jawab Data Kamar
Kepala Puskesmas
Nama Pengguna Kata Sandi Data Laporan Bulanan Penyakit Data Penggunaan Obat
Hak Akses Laporan Bulanan Penyakit Laporan Penggunaan Obat
0 Aplikasi Rekam Medis Nama Pengguna Kata Sandi Informasi Kunjungan Data Pemeriksaan Data Resep Data Rawat Inap Data Rujukan Data Dokter
Bagian Pemeriksaan
Nama Pengguna Kata Sandi Data Obat
Hak Akses Infromasi Obat Informasi Pemeriksaan Informasi Rawat inap Informasi Rujukan Surat Rujukan
Hak akses Informasi Obat Informasi Resep
Apoteker
Gambar 3.6 Diagram Conteks Rekam Medis 5
4) Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Nama Pengguna Kata Sandi Data Laporan Bulanan Penyakit
Kepala Puskesmas
Hak Akses
Laporan Bulanan Penyakit
Penanggung Jawab
Nama Pengguna Kata Sandi
Hak Akses Hak Akses
Record Informasi Penanggung Jawab Penanggung jawab Data penanggung jawab
Hak Akses
Nama Pengguna Kata Sandi Bagian Pemeriksaan
Bagian Pendaftaran Apoteker
Data Laporan Bulanan Penyakit Laporan Bulanan Penyakit Data Poli Data Penyakit Data Pasien Data Kunjungan Data Pegawai Data Kamar
3. Laporan Bulanan Penyakit
Informasi Obat Informasi Resep
Informasi Poli Informasi Penyakit Informasi Pegawai Informasi Kunjungan Informasi Pegawai Informasi Kamar
Record Dokter Record Obat
Data Obat
Data Dokter
Data Data Resep
Data Kunjungan
Record Penyakit
Data Record Kamar Kamar Record Rujukan
Data Rawat Inap
Data Pasien
Dokter Record Resep
Data Rujukan
Data Data Hasil Penyakit Pemeriksaan
Record Kunjungan
Record Rawat Inap Record Rujukan Pemeriksaan
Kunjungan Poli
5. Surat Rujukan
Data Hasil Pemeriksaan Data Resep Data Rawat Inap Data Rujukan Informasi Pemeriksaan Infromasi Obat Informasi Kunjungan Record Pegawai Data Pegawai
2. Data
Record Poli
Surat Rujukan Data Pemeriksaan Data Rujukan Data Dokter
Data Obat
Record Pasien
Data Poli
Nama Pengguna Kata Sandi
1. Log In
Nama Pengguna Kata Sandi
Data Penanggung Jawab
4. Penanggung Jawab
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum
Pegawai
Record Pegawai
Penyakit Pasien
Obat
Resep Kamar
Rawat inap
Record Rujukan
Pemeriksaan
Record Pasien
Record Pemeriksaan Record Pasien Record Penyakit Record Obat
Record Pemeriksaan Laporan Penggunaan Obat
6. Laporan Penggunaan Obat
Gambar 3.7DFD Level 1 5) Entity Relationship Diagram (ERD) pasien nomorpasien namapasien umur alamat jeniskelamin
penyakit
pem eriksaan melakukan
nomorpemeriksaan keluhan tanggal namadokter
melakukan
memiliki
kodepenyakit namapenyakit kategori
memiliki obat
resepdetail
resep nomorresep tanggal
memiliki
no jumlah
memiliki
memiliki
Sistem Informasi Rekam Medis Puskesmas merupakan pengembangan dari Aplikasi Rekam Medis Puskesmas Bojongasih Puskesmas. Dalam pengembangan aplikasi ini digunakan dua metode, yakni Soft System Methodology (SSM) dan Costumer Relationship Management (CRM). SSM digunakan dalam menganalisa proses berjalannya aplikasi di Puskesmas Bojongasih, serta kemungkinan perubahan yang terjadi dalam pengembangan aplikasi selanjutnya. Dalam penganalisaan ini dapat dikemukakan bagaimana proses rumit sebelum diterapkannya aplikasi rekam medis serta bagaimana proses pendaftaran sampai pencatatan rekam medis serta rujukan dapat berjalan dengan efektif. Selain itu, metode lainnya yaitu CRM, dapat membantu dalam pengembangan system informasi ini dalam hal hubungan dengan pelanggan atau dalam hal ini pasien. Dengan menganalisa masalah-masalah yang menghambat pelayanan terhadap pelanggan, dapat ditentukan langkah-langkah guna meningkatkan pelayanan tersebut.
kodeobat namaobat jumlah kategori
pem eriksaandetail melakukan
4.2. Implementasi Perangkat Lunak
nomor nomorpemeriksaan kodepenyakit
melakukan raw atinap noruangan tanggal diagnosa biaya tindakan
rujukan norujukan tujuanrujukan diagnosa tindakan
kunjungan nomorkunjungan tanggal
poli memiliki
kodepoli namapoli
Gambar 3.22 Entity Relationship Diagram (ERD) 6) Perancangan Arsitektur Jaringan
Setelah tahap perancangan antarmuka dilakukan, maka tahap selanjutnya adalah implementasi sistem. Pada tahap ini akan diperlihatkan hasil dari perancangan antarmuka yang telah diimplementasikan kedalam program yang dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0.
Server (Bagian Pendftaran) Dokter Router Switch
Kepala Puskesmas
Apoteker BP Umum
BP KIA
Gambar 7 Form LogIn
BP Gigi
Gambar 6 Perancangan Arsitektur Jaringan
6
Gambar 8 Form Menu Utama Gambar 11 Form Rujukan
Gambar 9 Form Laporan Bulanan Penyakit Gambar 12 Form Pegawai V.
Gambar 9 Form Penanggung Jawab
Gambar 10 Form Laporan Penggunaan Obat
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan dari aplikasi rekam medis sebelumnya adalah dengan diterapkannya dua metode yaitu Soft System Methodology dan Costumer Relationship Management. Pengembangan aplikasi ini berupa analisis terhadap sistem yang sedang berjalan dan langkah-langkah dalam pengembangan sistem tersebut. Peningkatan pelayanan terhadap pasien dapat diuraikan dengan menggunakan CRM. Adapun dalam aplikasi, ditambahkan beberapa menu baru seperti Rawat Inap, Rujukan, Laporan Penggunaan Obat perbulannya, dan juga fasilitas Kamar dimana status kamar diperlukan saat akan melakukan rawat inap. 2. Pada aplikasi sebelumnya belum tersedianya fasilitas atau menu seperti rawat inap, rujukan, laporan 7
penggunaan obat dan juga status kamar. Sehingga, tentu saja berdampak pada kinerja yang kurang efisien. Dimana pada aplikasi sebelumnya jika akan melakukan rujukan dilakukan dengan cara manual. Maka dari itu, dalam pengembangan aplikasi ini ditambahkan beberapa menu baru yang bisa meningkatkan efisiensi kinerja. 5.2. Saran Adapun beberapa saran untuk pengembangan sistem ini selanjutnya adalah pada menu rujukan BPJS bisa dikembangkan sehingga bisa langsung terhubung ke server BPJS, adanya laporan dalam bentuk grafik, serta aplikasi dilengkapi dengan fasilitas EIS untuk memudahkan pihak top manajemen mendapatkan informasi yang dibuutuhkan.
Simonsen, Jesper. 1994. Soft Systems Methodology : An Introduction http: //www.jespersimonsen.dk/Download s/SSMIntoductionJS.pdf[12 Juni 2014] Wahyudi, Yudi. 2013. Rancang Bangun Website Berbasis Costumer Relationship Management (CRM). Skripsi, tidak diterbitkan. Tasikmalaya: Fakultas Teknik Universitas Siliwangi.
DAFTAR PUSTAKA Aradea, ST. 2008. Pengembangan Sistem informasi. Diktat Kuliah, tidak diterbitkan. Tasikmalaya : Jurusan Informatika Fakultas Teknik Universitas Siliwangi Tasikmalaya. Aradea, MT. 2010. Sistem informasi. Diktat Kuliah, tidak diterbitkan. Tasikmalaya : Jurusan Informatika Fakultas Teknik Universitas Siliwangi Tasikmalaya. Baran, Rogen., Zerres, Christopher., Zerres, Michael., 2014. Costumer Relationship Management http://www.bookboon.com[22Mei 2014] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Andi, Yogyakarta Kalakota, R., Robinson, M. 2001. Ebusnisess 2.0 Roadmap For Success..Addison : Wesley Lorgman Inc. Raharja, Sa’mun Jaja. 2008. Model Kolaborasi Metodologi. http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/1261 60-D%2000886Model%20kolaborasiMetodologi.pdf[22 Mei 2014]
8
9
